JP2008197700A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者が文書を検索する際の検索範囲を縮小する。
【解決手段】本発明の文書管理システムは、文書検索後に、検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、その文書の検索に用いた検索キーワード、その利用者が所属する組織情報、およびその文書の格納先フォルダを検索情報ＤＢ２−２に格納し、また、文書検索時に、検索情報ＤＢ２−２に格納された文書のうち、対応する組織情報がその利用者の組織情報と同一で、かつ、対応する検索キーワードがその利用者の指定した検索キーワードと同一である文書を特定し、特定された文書に対応する格納先フォルダを抽出する検索部１−２と、文書検索時に、検索部１−２により抽出された格納先フォルダを一覧表示する操作部１−１と、を有する。検索部１−２は、文書検索時に、一覧表示された格納先フォルダのうち利用者に指定された格納先フォルダから文書を検索する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書を階層型のフォルダに格納して管理する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

従来、文書を階層型のフォルダに格納して管理する文書管理システムでは、利用者は、文書を格納した格納先フォルダに任意の名称を付けている。

したがって、命名者以外の利用者は、通常、格納先フォルダの命名規則を知らないことから、該当文書の格納先フォルダを知らない。

よって、命名者以外の利用者が文書検索を行う際には、階層の最上位のフォルダ配下の全ての文書が検索対象となり、検索範囲が広いため、膨大な検索結果一覧から該当文書を探したり、深い階層を辿って該当文書を見つけ出したりしなければならなかった。

その結果、前者の方法では、余計な検索時間が発生する上、ハードウェアリソースに多大なオーバヘッドがかかってしまう。一方、後者の方法は、利用者に与える負担が増加し、非効率的な方法となる。

そこで、最近は、文書の検索範囲を縮小するための文書管理システムが提案されており、例えば、特許文献１に開示された文書管理システムでは、文書の検索時に使われた検索キーワードを検索履歴キーワードとして登録しておき、以降、その文書が検索されると、その文書について登録された検索履歴キーワードを用いて再検索を行う。
特開平１１−３９３３８号公報

しかし、特許文献１に開示された文書管理システムでは、文書について登録される検索履歴キーワードの数は、その文書が検索されることに伴い増加していくことになる。

その結果、文書の検索範囲は縮小するどころか、逆に拡大していく可能性があるため、ハードウェアリソースに多大なオーバヘッドがかかるという課題や、利用者に与える負担が増加するという課題を解決することは困難である。

そこで、本発明の目的は、利用者が文書を検索する際の検索範囲を縮小することができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することにある。

上記目的を達成するために本発明の文書管理システムは、
文書を階層型のフォルダに格納して管理しておき、利用者により指定された検索キーワードを用いて文書検索を実行する文書管理システムであって、
文書検索後に、検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索に用いた検索キーワード、当該利用者が所属する組織を表す組織情報、および当該文書の格納先フォルダをデータベースに格納し、また、文書検索時に、前記データベースに格納された文書のうち、対応する組織情報が表す組織が当該利用者の所属する組織と同一で、かつ、対応する検索キーワードが当該利用者の指定した検索キーワードと同一である文書を特定し、特定された文書に対応する格納先フォルダを抽出する検索部と、
文書検索時に、前記検索部により抽出された格納先フォルダを一覧表示する操作部と、を有し、
前記検索部は、文書検索時に、前記操作部により一覧表示された格納先フォルダのうち利用者に指定された格納先フォルダから文書を検索することを特徴とする。

なお、前記検索部は、文書検索後に、利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索実行日時を前記データベースにさらに格納し、文書検索時に、前記特定された文書に対応する検索実行日時を前記データベースからさらに抽出し、
前記操作部は、前記検索部により抽出された格納先フォルダを、前記検索部により抽出された検索実行日時順に並び替えることとしても良い。

上記目的を達成するために本発明の文書管理方法は、
文書を階層型のフォルダに格納して管理しておき、利用者により指定された検索キーワードを用いて文書検索を実行する文書管理システムによる文書管理方法であって、
文書検索後に、
検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索に用いた検索キーワード、当該利用者が所属する組織を表す組織情報、および当該文書の格納先フォルダをデータベースに格納する格納ステップを実行し、
文書検索時に、
前記データベースに格納された文書のうち、対応する組織情報が表す組織が当該利用者の所属する組織と同一で、かつ、対応する検索キーワードが当該利用者の指定した検索キーワードと同一である文書を特定し、特定された文書に対応する格納先フォルダを抽出する抽出ステップと、
前記抽出された格納先フォルダを一覧表示する表示ステップと、
前記一覧表示された格納先フォルダのうち利用者に指定された格納先フォルダから文書を検索する検索ステップと、を実行することを特徴とする。

なお、前記格納ステップでは、利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索実行日時を前記データベースにさらに格納し、
前記抽出ステップでは、前記特定された文書に対応する検索実行日時を前記データベースからさらに抽出し、
前記表示ステップでは、前記抽出された格納先フォルダを、前記抽出された検索実行日時順に並び替えることとしても良い。

本発明によれば、文書検索後には、検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、その文書の検索に用いた検索キーワード、その利用者が所属する組織の組織情報、およびその文書の格納先フォルダをデータベースに格納する。文書検索時には、データベースに格納された文書のうち、対応する組織情報がその利用者の組織情報と同一で、かつ、対応する検索キーワードがその利用者の指定した検索キーワードと同一である文書に対応する格納先フォルダを抽出し、抽出された格納先フォルダを一覧表示する。

したがって、文書検索時の検索範囲を、利用者が指定した検索キーワードに関連した格納上位フォルダ内の文書まで縮小することができるという効果が得られる。

よって、文書検索時に、ハードウェアリソースに多大なオーバヘッドがかかるという課題や、検索結果が膨大になることに起因して利用者に与える負担が増加するという課題を解決することができる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。

図１に示すように、本実施形態の文書管理システムは、操作部１−１と、検索部１−２と、認証部１−３と、ストレージ部１−４と、を有している。

利用者は、個人端末３のＩＥ等のブラウザを通して文書管理システムにアクセスし、文書管理システムに登録済みの文書を検索キーワードを指定して検索したり、新規文書の登録をしたりする利用形態になる。

ストレージ部１−４は、文書が格納される文書ＤＢ２−１と、文書の検索結果を表す検索情報が格納される検索情報ＤＢ２−２と、利用者ＩＤ、パスワード、利用者の所属する組織のＩＤ番号を表す組織ＩＤ（組織ＩＤ、または、組織配下のグループのグループＩＤ。以下、同じ）等の利用者情報が格納される利用者情報ＤＢ２−３と、を有している。

操作部１−１は、個人端末３に対しユーザインターフェイスを提供するとともに、文書管理の各処理を検索部１−２および認証部１−３に実行させる。

検索部１−２は、文書ＤＢ２−１から文書を検索して、その検索結果を表す検索情報を検索情報ＤＢ２−２に格納して管理する。

認証部１−３は、利用者情報ＤＢ２−３に格納された利用者情報を基にして、利用者の認証を行う。

以下、本実施形態の文書管理システムの動作について、図２のフローチャートに沿って説明する。

まず、利用者が、個人端末３のブラウザから、文書管理システムへのログイン画面上で、利用者ＩＤおよびパスワードをログイン情報として入力し、送信ボタンをクリックすると（ステップ４−１）、文書管理システム側では、認証部１−３は、利用者が入力した利用者ＩＤおよびパスワードと利用者情報ＤＢ２−３に格納された利用者ＩＤおよびパスワードとを比較することにより、利用者の認証を行う（ステップ４−２）。

認証に失敗した場合は（ステップ４−３）、ステップ４−１に戻り、一方、認証に成功した場合は（ステップ４−３）、ログインを認めてステップ４−４に進む。なお、認証に成功した場合は、利用者の所属する組織の組織ＩＤが、認証部１−３から操作部１−１に渡される。ここでは、利用者の組織ＩＤが「Ｏ０００１」であるとする。

次に、利用者は、図３の文書検索画面上で、検索キーワード５−１を入力する（ステップ４−４）。ここでは、検索キーワード「ＲＦＩＤ」を入力したとする。なお、この時点の検索範囲は、図４に示す階層の最上位のルートフォルダ配下の全ての文書が検索対象としなっている（ステップ４−５）。

このように文書の検索範囲が広い状態で、利用者が、図３の検索画面上で、検索ボタン５−２をクリックすると、その検索処理によって文書管理システム側のハードウェアリソースに多大なオーバヘッドがかかる上、ヒット文書の数が膨大になりがちである。図４に示す文書１．１．１、文書２．２．１、文書２．１．１．１…ｎがこれに相当する。

従来技術では、文書検索画面におけるインターフェイスとして、文書の検索範囲が広い状態のままで文書検索を実行する検索ボタン５−２しか提供していない。

これに対して、本実施形態では、文書検索画面におけるインターフェイスとして、検索ボタン５−２の他に、フォルダの絞込み検索を実行するフォルダ予測検索ボタン５−３を提供することにより、文書の検索範囲を縮小した上で文書検索を実行することができる。

次に、利用者が、図３の文書検索画面上で、フォルダ予測検索ボタン６−３をクリックすると（ステップ４−６）、文書管理システム側では、検索部１−２は、検索情報ＤＢ２−２に格納されている検索情報を検索する（ステップ４−７）。

このとき、検索情報ＤＢ２−２には、例えば、図５に示すような検索情報が格納されている。文書ＩＤコラム６−１には、過去に検索結果一覧から利用者が参照した文書のＩＤ番号を表す文書ＩＤが格納されている。文書ＩＤコラム６−１の文書に対応付けられて、キーワードコラム６−２には、その文書の検索に用いた検索キーワードの文字列情報が格納され、検索実行日時コラム６−３には、その文書の検索実行日時が格納され、組織ＩＤコラム６−４には、その文書を検索した利用者の組織ＩＤが格納され、格納先フォルダＩＤコラム６−５には、その文書の格納先フォルダのＩＤ番号を表す格納先フォルダＩＤが格納されている。なお、図５において、文書ＩＤ「Ｄ００００００００００１」で表される文書は、図４の文書１．１．１に相当し、文書ＩＤ「Ｄ００００００００００２」で表される文書は、図４の文書２．２．１に相当する。

検索部１−２は、検索情報ＤＢ２−２に文書ＩＤが格納されている文書のうち、対応する組織ＩＤが利用者の組織ＩＤ「Ｏ０００１」と同一で、かつ、対応する検索キーワードが利用者の指定した検索キーワード「ＲＦＩＤ」と同一である文書を特定する。ここでは、図５において、文書ＩＤ「Ｄ００００００００００１」で表される文書が特定されることになるため、検索部１−２は、その文書に対応する格納先フォルダＩＤ「Ｆ００００００００００１」および検索実行日時「２００６．１０．０８．１５：０２：３０」を少なくとも抽出することになる。次に、操作部１−１は、図６に示すように、検索部１−２により格納先フォルダＩＤが抽出された全てのフォルダを、検索実行日時順に並び替えた上で、一覧表示する（ステップ４−８）。

次に、利用者が、図６の文書検索画面上で、検索対象フォルダを選択し、そのチェックボックス７−１にチェックを入れた上で、検索ボタン７−２をクリックすると（ステップ４−９）、文書管理システム側では、検索部１−２は、利用者に選択された検索対象フォルダのみを対象に、文書ＤＢ２−１から文書検索を実行する（ステップ４−１０）。

次に、操作部１−１は、文書検索結果を表示し（ステップ４−１１）、文書検索結果の中から参照する文書の表示部分が利用者にクリックされると、文書ＤＢ２−１から文書を読み出して参照させる（ステップ４−１２）。

この時点で、検索部１−２は、検索情報ＤＢ２−２へ、利用者が参照した文書の文書ＩＤを格納し、さらに、その文書に対応付けて、その文書の検索に用いた検索キーワード「ＲＦＩＤ」、その文書の検索実行日時、その文書を検索した利用者の組織ＩＤ「Ｏ０００１」、その文書の格納先フォルダＩＤを格納する（ステップ４−１３）。

その後、利用者が、文書管理システムからログアウトすると（ステップ４−１４）、処理が終了する。

上述したように本実施形態においては、文書検索後には、検索された文書のうち利用者に参照された文書の文書ＩＤに対応付けて、その文書の検索に用いた検索キーワード、その利用者が所属する組織の組織ＩＤ、およびその文書の格納先フォルダＩＤを検索情報ＤＢ２−２に格納する。文書検索時には、検索情報ＤＢ２−２に文書ＩＤが格納されている文書のうち、対応する組織ＩＤがその利用者の組織ＩＤと同一で、かつ、対応する検索キーワードがその利用者の指定した検索キーワードと同一である文書に対応する格納先フォルダＩＤを抽出し、格納先フォルダＩＤが抽出されたフォルダを一覧表示する。

したがって、文書検索時の検索範囲を、利用者が指定した検索キーワードに関連した格納上位フォルダ内の文書まで縮小することができる。

本発明の一実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。 図１に示した文書管理システムの動作を説明するフローチャートである。 図１に示した操作部から個人端末に提供される文書検索画面の一例を示す図である。 図１に示した文書ＤＢにおけるファイル階層構造の一例を示す図である。 図１に示した検索情報ＤＢに格納される検索情報の一例を示す図である。 図１に示した操作部から個人端末に提供される文書検索画面の他の例を示す図である。

符号の説明

１−１ 操作部
１−２ 検索部
１−３ 認証部
１−４ ストレージ部
２−１ 文書ＤＢ
２−２ 検索情報ＤＢ
２−３ 利用者情報ＤＢ
３ 個人端末

Claims (4)

1. 文書を階層型のフォルダに格納して管理しておき、利用者により指定された検索キーワードを用いて文書検索を実行する文書管理システムであって、
   文書検索後に、検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索に用いた検索キーワード、当該利用者が所属する組織を表す組織情報、および当該文書の格納先フォルダをデータベースに格納し、また、文書検索時に、前記データベースに格納された文書のうち、対応する組織情報が表す組織が当該利用者の所属する組織と同一で、かつ、対応する検索キーワードが当該利用者の指定した検索キーワードと同一である文書を特定し、特定された文書に対応する格納先フォルダを抽出する検索部と、
   文書検索時に、前記検索部により抽出された格納先フォルダを一覧表示する操作部と、を有し、
   前記検索部は、文書検索時に、前記操作部により一覧表示された格納先フォルダのうち利用者に指定された格納先フォルダから文書を検索する、文書管理システム。
2. 前記検索部は、文書検索後に、利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索実行日時を前記データベースにさらに格納し、文書検索時に、前記特定された文書に対応する検索実行日時を前記データベースからさらに抽出し、
   前記操作部は、前記検索部により抽出された格納先フォルダを、前記検索部により抽出された検索実行日時順に並び替える、請求項１に記載の文書管理システム。
3. 文書を階層型のフォルダに格納して管理しておき、利用者により指定された検索キーワードを用いて文書検索を実行する文書管理システムによる文書管理方法であって、
   文書検索後に、
   検索された文書のうち利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索に用いた検索キーワード、当該利用者が所属する組織を表す組織情報、および当該文書の格納先フォルダをデータベースに格納する格納ステップを実行し、
   文書検索時に、
   前記データベースに格納された文書のうち、対応する組織情報が表す組織が当該利用者の所属する組織と同一で、かつ、対応する検索キーワードが当該利用者の指定した検索キーワードと同一である文書を特定し、特定された文書に対応する格納先フォルダを抽出する抽出ステップと、
   前記抽出された格納先フォルダを一覧表示する表示ステップと、
   前記一覧表示された格納先フォルダのうち利用者に指定された格納先フォルダから文書を検索する検索ステップと、を実行する、文書管理方法。
4. 前記格納ステップでは、利用者に参照された文書に対応付けて、当該文書の検索実行日時を前記データベースにさらに格納し、
   前記抽出ステップでは、前記特定された文書に対応する検索実行日時を前記データベースからさらに抽出し、
   前記表示ステップでは、前記抽出された格納先フォルダを、前記抽出された検索実行日時順に並び替える、請求項３に記載の文書管理方法。

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