JP2009053954A - 情報管理プログラム及び情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】共有情報に対する制御の規則をきめ細かく管理する場合において、それぞれの利用者にとって理解しやすい、制御の規則の名称を出力する情報管理プログラム及び情報管理システムを提供する。
【解決手段】共有情報制御部３４が、フェーズ情報記憶部３２に記憶されるフェーズ情報に含まれるアクセス権限情報に記述されるアクセス権限に従って共有情報を制御する。共通アクセス権限情報選択部３６が、アクセス権限が共通するアクセス権限情報を選択する。抽象フェーズ情報記憶部３８が、利用者を示す情報とフェーズ情報のうち複数の組合せとに関連付けて共通名称を記憶する。フェーズ情報出力部４２が、利用者情報取得部４０が取得する利用者を示す情報と名称を出力する対象のフェーズ情報が含まれる組合せとに関連付けて抽象フェーズ情報記憶部３８に共通名称が記憶されている場合、その共通名称を出力する。
【選択図】 図４

Description

本発明は、情報管理プログラム及び情報管理システムに関する。

複数の利用者で共有される共有文書などの共有情報を管理する情報管理システムが存在する。例えば、特許文献１には、共有情報の処理の流れを示すワークフローを直列または階層的に連携することができる情報管理システムが開示されている。特許文献２には、共有情報の管理単位をモジュール化することによって保守を容易にした情報管理システムが開示されている。

このような情報管理システムのなかには、例えば、ある人はある文書を参照しかできないが、別の人はその文書を編集できるといったように、各利用者の文書に対するアクセス権限などといった、利用者に関連付けられた制御の規則に従って、共有情報を管理するものがある。
特開平８−１２３７４４号公報 特開平１１−３１６７８０号公報

共有情報を管理する情報管理システムのそれぞれの利用者が担う役割は様々である。そのため、すべての利用者が各自の役割に応じて共有情報を適切に制御できるようにするためには、制御の規則をきめ細かく設定し、管理する必要がある。そのため、ある利用者にとっては区別されない制御の規則が区別して管理されることとなる。

したがって、ある利用者が制御の規則に関する情報を取得する際、この利用者にとっては区別されない制御の規則であっても、それぞれの制御の規則に異なった名称が付与されて出力されることとなる。すなわち、この利用者にとっては理解しにくい制御の規則の名称が出力されることとなる。

一方で、特定の利用者にとって理解がしやすくなるよう制御の規則を設定すると、共有情報に対する制御の規則のきめ細かい管理が困難となる。

なお、複数の制御の規則を同一視するような仕組みや制御の規則を示す情報を入れ子構造にする構成（例えば図１８参照）も考えられるが、この場合は、制御の規則を示す情報が複雑な構造となり、その管理が困難となる。

本発明は、共有情報に対する制御の規則をきめ細かく管理する場合において、それぞれの利用者にとって理解しやすい、制御の規則の名称を出力する情報管理プログラム及び情報管理システムを提供することをその目的の一つとする。

請求項１に記載の発明は、情報管理プログラムであって、複数の利用者によって共有される共有情報に対する制御の規則が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述される、制御規則情報を複数記憶する記憶装置に接続されたコンピュータを、前記利用者を示す情報と、前記制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けられた、前記制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称を記憶部に記憶させる共通名称記憶手段、前記利用者を示す情報を取得する取得手段、及び、前記制御規則情報の名称を出力する際に、前記取得手段により取得される前記利用者を示す情報と、名称を出力する対象の前記制御規則情報が含まれる前記組合せとに関連付けて、前記共通名称記憶手段によって前記共通名称が記憶されている場合、該共通名称を出力する共通名称出力手段、として機能させることとしたものである。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の情報管理プログラムであって、前記利用者を示す情報に基づいて、前記制御規則情報のうちから、前記利用者についての前記制御の規則が共通する複数の前記制御規則情報を、共通制御規則情報として選択する選択手段として前記コンピュータをさらに機能させ、前記共通名称記憶手段が、前記利用者を示す情報と、前記選択手段により選択される複数の前記共通制御規則情報の組合せとに関連付けて、前記共通名称を記憶部に記憶させる、こととしたものである。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の情報管理プログラムであって、前記記憶装置に記憶される前記制御規則情報は、前記共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述されており、前記コンピュータを、前記共通名称出力手段が出力する前記共通名称に関連付けられる複数の前記制御規則情報のそれぞれに記述される前記条件に基づいて、前記取得手段により取得される情報が示す前記利用者についての、前記共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件を示す出力用切替条件を生成して、出力する手段としてさらに機能させる、こととしたものである。

請求項４に記載の発明は、複数の利用者によって共有される共有情報に対する制御の規則が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述される、制御規則情報を複数記憶する記憶装置に接続された情報管理システムにおいて、前記利用者を示す情報と、前記制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けられた、前記制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称を記憶する共通名称記憶手段と、前記利用者を示す情報を取得する取得手段と、前記制御規則情報の名称を出力する際に、前記取得手段により取得される前記利用者を示す情報と、名称を出力する対象の前記制御規則情報が含まれる前記組合せとに関連付けて、前記共通名称記憶手段に前記共通名称が記憶されている場合、該共通名称を出力する共通名称出力手段と、を含むこととしたものである。

また、上記のプログラムはコンピュータ読み取り可能な情報記憶媒体に格納することもできる。

請求項１，４に記載の発明によれば、共有情報に対する制御の規則をきめ細かく管理する場合において、それぞれの利用者に対応すべく、複数の制御規則情報に対して１つの共通名称が出力されるので、本構成を有しない場合と比較して、それぞれの利用者にとって理解しやすい制御の規則の名称を出力することができる。

請求項２に記載の発明によれば、それぞれの利用者について制御の規則が共通する複数の制御規則情報に対して１つの共通名称が出力されるので、本構成を有しない場合と比較して、それぞれの利用者にとって理解しやすい制御の規則の名称を出力することができる。

請求項３に記載の発明によれば、共通名称に関連付けられる制御規則情報に基づいて出力用切替条件を生成して、出力するので、本構成を有しない場合と比較して、それぞれの利用者にとって理解しやすい制御の規則の切替条件を出力することができる。

以下、本発明の実施形態について図面に基づき詳細に説明する。

図１のネットワーク構成図に例示するように、本実施形態における文書管理システム１０は、文書管理装置１２と、管理者端末１４と、複数の利用者端末１６（１６−１〜１６−ｎ）を含んで構成される。文書管理装置１２と、管理者端末１４と、利用者端末１６とは、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）などのネットワーク１８に接続されており、文書管理装置１２と、管理者端末１４や利用者端末１６とは通信することができるようになっている。

管理者端末１４や利用者端末１６は、例えば、ＣＰＵ等の制御装置、ハードディスク等の記憶装置、ディスプレイ等の出力装置、キーボード等の入力装置、ネットワークボード等の通信装置を備えた公知のパーソナルコンピュータにより構成されている。また、管理者端末１４や利用者端末１６には公知のＷｅｂブラウザがインストールされている。

図２は、本実施形態に係る文書管理装置１２のハードウェア構成の一例を示す図である。

文書管理装置１２は、制御部２０、記憶部２２、通信部２４を含んで構成される。制御部２０、記憶部２２、通信部２４は、バス２６を介して接続される。

制御部２０はCentral Processing Unit（ＣＰＵ）等のプログラム制御デバイスであり、記憶部２２に格納されたプログラムに従って動作する。

記憶部２２は、Random Access Memory（ＲＡＭ）等の記憶素子やハードディスクなどである。記憶部２２には、制御部２０によって実行されるプログラムなどが格納される。また、制御部２０のワークメモリとしても動作する。

また、記憶部２２には、文書管理システム１０で管理対象となる電子文書（例えば、マニュアル）が記憶される。記憶部２２に記憶される電子文書は、複数の利用者によって共有されるものであり、文書管理システムの各利用者は、利用者端末１６から文書管理装置１２にネットワーク１８経由で接続し、文書管理装置１２の記憶部２２に記憶されている文書を参照したり、変更したりすることができる。

本実施形態では、各電子文書は、図３の概念図で例示するいずれかのフェーズ３０（３０−１〜３０−６）に属している。

そして、電子文書が属するフェーズ３０は、予め定められた条件を満たすことによって遷移していく。例えば、第１フェーズ３０−１（作成）に属する文書は、文書の完成やレビュアーによる承認などの条件を満たすことによって、第２フェーズ３０−２（内部レビュー）、第３フェーズ３０−３（外部レビュー）、第４フェーズ３０−４（公開）、第５フェーズ３０−５（保管）へと順に遷移した後、第６フェーズ３０−６（廃棄）に属することとなる。また、例えば、第２フェーズ３０−２（内部レビュー）に属する電子文書や第３フェーズ３０−３（外部レビュー）に属する電子文書が、例えば、レビュアーによって却下されると、第１フェーズ３０−１（作成）へと遷移することとなる。

このようにして、電子文書のライフサイクルが管理される。

また、記憶部２２には、既に説明した情報以外にも様々な情報が記憶されているが、それらについては追って説明する。

通信部２４は、管理者端末１４や利用者端末１６などと互いに通信を行う。

次に、文書管理装置１２で実現される機能の一例について説明する。文書管理装置１２は、機能的には、図４の機能ブロック図に例示するように、フェーズ情報記憶部３２、共有情報制御部３４、共通アクセス権限情報選択部３６、抽象フェーズ情報記憶部３８、利用者情報取得部４０、フェーズ情報出力部４２を含むものとして機能する。

これらの要素は、コンピュータである文書管理装置１２にインストールされた文書管理プログラムを、文書管理装置１２に含まれるＣＰＵ等の制御部２０で実行することにより実現されている。なお、この文字認識支援プログラムは、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の情報伝達媒体を介して、あるいは、インターネット等の通信ネットワークを介して文書管理装置１２に供給される。

フェーズ情報記憶部３２は記憶部２２を主として実現される。フェーズ情報記憶部３２は、複数の利用者によって共有される共有情報に対する制御の規則が、これらの利用者のそれぞれに関連付けて記述される、制御規則情報を複数記憶する記憶装置に対応する。また、フェーズ情報記憶部３２に記憶される制御規則情報は、共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述されていてもよい。

本実施形態では、フェーズ情報記憶部３２には、複数の利用者によって共有される電子文書などの共有情報が属するフェーズ３０を示すフェーズ情報が記憶される。

フェーズ情報は、例えば、図５〜図８に例示する表形式のデータとしてフェーズ情報記憶部３２に記憶される。

図５は、各フェーズ３０に対応するフェーズ識別子４４とそのフェーズ名称４６との対応を示すフェーズ名称表４８の一例を示す図である。例えば、「１」のフェーズ識別子４４に対しては「作成」というフェーズ名称４６が対応付けられている。ここで、フェーズ識別子４４が「１」であるフェーズを第１フェーズ３０−１と呼ぶこととする。（第２フェーズ３０−２以下同様。）

図６は、文書管理システム１０の利用者の役割に対応する、各フェーズ３０に属する電子文書に対するアクセス権限を示すアクセス権限表５０の一例を示す図である。アクセス権限表５０中の、「Ｅ」は文書があることを確認可能なアクセス権限を、「Ｒ」は文書の参照が可能なアクセス権限を、「Ｗ」は文書の変更が可能なアクセス権限を示している。例えば、第１フェーズ３０−１に属する電子文書に対して、マニュアル作成者の役割の利用者は文書の参照も変更もできるが、開発者の役割の利用者は文書の参照も変更もできない。

このように、各フェーズ情報は、アクセス権限情報を複数含んでいる。

アクセス権限表５０によってアクセス権限がきめ細かく設定されるため、様々な役割を担う利用者の、各自の役割に応じて電子文書が適切に制御されることとなる。

図７は、フェーズ情報を利用者端末１６に表示出力する際に、出力される表示属性５２を示す表示属性表５４の一例を示す図である。例えば、第１フェーズ３０−１のフェーズ情報（以下、「第１フェーズ情報」と呼ぶ。第２フェーズ情報以下同様。）を利用者端末１６に出力する際には、この文書の文書名、作成者、及び、最終変更者を示す情報が出力される。

図８は、電子文書が関連付けられたフェーズ３０が切り替わる条件、すなわち、遷移条件とその遷移先のフェーズ３０とを示すフェーズ遷移表５６を例示する図である。フェーズ遷移表５６は、遷移識別子５８、遷移元となるフェーズ３０に対応するフェーズ識別子４４を示す前フェーズ識別子６０、遷移先となるフェーズ３０に対応するフェーズ識別子４４を示す後フェーズ識別子６２、そして、その遷移のための条件を示す遷移条件６４を含む。

図８に示すフェーズ遷移表５６によれば、例えば、第２フェーズ３０−２（内部レビュー）に属する電子文書は、内部レビュー責任者の承認を条件として、第３フェーズ３０−３（外部レビュー）に遷移する。

このように、本実施形態においては、フェーズ情報は、文書管理システム１０の利用者のそれぞれに関連付けられた遷移条件６４を示す情報を含んでいる。

フェーズ情報は、例えば、文書管理システム１０の管理者によって、管理者端末１４から文書管理装置１２へ送信され、フェーズ情報記憶部３２に記憶される。

共有情報制御部３４は制御部２０を主として実現される。共有情報制御部３４は、フェーズ情報記憶部３２に記憶されるフェーズ情報に含まれるアクセス権限情報に記述されるアクセス権限に従って、文書管理システム１０において管理される電子文書を制御する。

共通アクセス権限情報選択部３６は制御部２０を主として実現される。共通アクセス権限情報選択部３６は、文書管理システム１０の利用者を示す情報に基づいて、制御規則情報のうちから、前記利用者についての制御の規則が共通する複数の制御規則情報を、共通制御規則情報として選択する選択手段に対応する。

本実施形態では、共通アクセス権限情報選択部３６は、例えば、図６に示すアクセス権限表５０に示されるフェーズ３０のうち、文書管理システム１０の利用者の役割におけるアクセス権限が共通しているアクセス権限情報を、共通アクセス権限情報として複数選択する。

図６に示すアクセス権限表５０では、プロダクトリーダーの役割において、第１フェーズ３０−１のアクセス権限情報（以下、「第１アクセス権限情報」と呼ぶ。第２アクセス権限情報以下同様。）と、第２アクセス権限情報とはアクセス権限が共通している（文書があることの確認可、かつ、文書の参照不可、かつ、文書の変更不可）。また、第４アクセス権限情報と、第５アクセス権限情報とはアクセス権限が共通している（文書があることの確認可、かつ、文書の参照可、かつ、文書変更不可）。そのため、共通アクセス権限情報選択部３６は、プロダクトリーダーの役割について、第１アクセス権限情報、及び、第２アクセス権限情報のそれぞれを、第１共通アクセス権限情報として選択する。また、第４アクセス権限情報、及び、第５アクセス権限情報のそれぞれを、第２共通アクセス権限情報として選択する。

同様に、マニュアル作成者の役割について、第２アクセス権限情報、及び、第３アクセス権限情報それぞれを、第３共通アクセス権限情報として選択する。また、第４アクセス権限情報、第５アクセス権限情報、及び、第６アクセス権限情報のそれぞれを、第４共通アクセス権限情報として選択する。

このように、共通アクセス権限情報選択部３６は、フェーズ情報記憶部３２に記憶される複数のアクセス権限情報のうちから、文書管理システム１０の利用者についてのアクセス権限が共通する複数のアクセス権限情報を、共通アクセス権限情報として選択する。共通アクセス権限情報として選択されるアクセス権限情報を含むフェーズ情報を含むフェーズ３０は、特定の役割の利用者にとっては同じ意味づけのものであるといえる。

なお、先述の通り、アクセス権限が共通する複数のアクセス権限情報の組合せが複数ある場合は、共通アクセス権限情報選択部３６は、それぞれの組合せに属するアクセス権限情報を、互いに識別される共通アクセス権限情報（例えば、第１共通アクセス権限情報、第２共通アクセス権限情報、など）として選択してもよい。

抽象フェーズ情報記憶部３８は記憶部２２を主として実現される。抽象フェーズ情報記憶部３８は、文書管理システム１０の利用者を示す情報と、制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けられた制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称を記憶する共通名称記憶手段に対応する。

本実施形態では、抽象フェーズ情報記憶部３８は、文書管理システム１０の利用者を示す情報と、フェーズ情報のうち複数の組合せとに関連付けて、抽象フェーズ情報を記憶する。

ここで、抽象フェーズ情報記憶部３８は、文書管理システム１０の利用者を示す情報と、共通アクセス権限情報選択部３６において共通アクセス権限情報として選択された複数のアクセス権限情報を含むフェーズ情報との組合せとに関連付けて、抽象フェーズ情報を記憶してもよい。

抽象フェーズ情報は、例えば、図９に示す抽象フェーズ表６６のデータとして、抽象フェーズ情報記憶部３８に記憶される。 抽象フェーズ表６６は、抽象フェーズ識別子６８、役割情報７０、対応フェーズ識別子７２、最終フェーズ識別子７４、共通名称７６を含んでいる。

このように、本実施形態では、抽象フェーズ情報は、抽象フェーズ情報に関連付けられるフェーズ情報で共通に用いる名称を示す共通名称７６を含んでいる。

抽象フェーズ識別子６８は、各抽象フェーズの識別子である。役割情報７０は、文書管理システム１０の利用者の役割を示す情報である。対応フェーズ識別子４４は、複数のフェーズ識別子４４を含んでおり、これら複数のフェーズ識別子４４は、共通アクセス権限情報として選択されたアクセス権限情報を含むフェーズ情報に対応するフェーズ識別子４４である。最終フェーズ識別子４４は、対応フェーズ識別子４４に対応する各フェーズ３０のうち、最終遷移先となるフェーズ３０に対応するフェーズ識別子４４である。

ここで、プロダクトリーダーの役割についての抽象フェーズ７８（第１抽象フェーズ７８−１、及び、第２抽象フェーズ７８−２）を概念的に例示した概念図（図１０）、マニュアル作成者の役割についての抽象フェーズ７８（第３抽象フェーズ７８−３、及び、第４抽象フェーズ７８−４）を概念的に例示した概念図（図１１）、及び、図１０と図１１に示す抽象フェーズ７８についてまとめて表現した概念図（図１２）を参照しながら、抽象フェーズ７８の設定について説明する。

プロダクトリーダーの役割を担う利用者を示す情報と、共通アクセス権限情報選択部３６において、第１共通アクセス権限情報として選択されたアクセス権限情報を含むフェーズ情報（第１フェーズ情報、及び、第２フェーズ情報）との組合せが、抽象フェーズ識別子「１」の抽象フェーズ７８（第１抽象フェーズ７８−１）の抽象フェーズ情報と関連付けられる。

また、プロダクトリーダーの役割を担う利用者を示す情報と、第２共通アクセス権限情報として選択されたアクセス権限情報を含むフェーズ情報（第４フェーズ情報、及び、第５フェーズ情報）との組合せが、第２抽象フェーズ７８−２の抽象フェーズ情報と関連付けられる。

同様にして、マニュアル作成者の役割を担う利用者を示す情報と、共通アクセス権限情報選択部３６において、第３共通アクセス権限情報として選択されたアクセス権限情報を含むフェーズ情報（第２フェーズ情報、及び、第３フェーズ情報）との組合せが、第３抽象フェーズ７８−３の抽象フェーズ情報と関連付けられる。

また、マニュアル作成者の役割を担う利用者を示す情報と、第４共通アクセス権限情報として選択されたアクセス権限情報を含むフェーズ情報（第４フェーズ情報、第５フェーズ情報、及び、第６フェーズ情報）との組合せが、第４抽象フェーズ７８−４の第４抽象フェーズ情報と関連付けられる。

そして、第１抽象フェーズ７８−１の共通名称７６は「レビュー準備」と、第２抽象フェーズ７８−２の共通名称７６は「活用」と、第３抽象フェーズ７８−３の共通名称７６は「レビュー」と、第４抽象フェーズ７８−４の共通名称７６は「完了」と設定される。この設定は、管理者が管理者端末１４から、あるいは、利用者が利用者端末１６から文書管理装置１２に共通名称７６を送信して、設定したり変更したりするようにしてもよい。また、制御部２０が、予め定めた規則に従って共通名称７６を生成するようにしてもよい。

なお、抽象フェーズ情報記憶部３８には、図１３に例示する表示ルール表８０が記憶されていてもよい。表示ルール表８０を用いた処理の詳細については後述する。

利用者情報取得部４０は制御部２０を主として実現される。利用者情報取得部４０は、利用者を示す情報を取得する取得手段に対応する。

本実施形態では、利用者情報取得部４０は、通信部２４が受信した、文書管理システム１０の利用者を示す利用者情報を取得する。この利用者情報は、文書管理システム１０の利用者が、利用者端末１６に入力し、ネットワーク１８経由で文書管理装置１２へ送信した情報である。

利用者情報は、利用者の識別子などを含んでいるが、利用者の役割を示す情報を含むようにしてもよい。

また、記憶部２２に、利用者の識別子と、利用者の役割とを対応付けた表を格納し、この表に基づいて、利用者の識別子から利用者の役割を選択することによって、利用者の役割を取得してもよい。

いずれにせよ、利用者情報取得部４０は、文書管理システム１０の利用者の役割を取得することとなる。

フェーズ情報出力部４２は制御部２０と通信部２４を主として実現される。フェーズ情報出力部４２は、制御規則情報の名称を出力する際に、取得手段により取得される文書管理システム１０の利用者を示す情報と、名称を出力する対象の前記制御規則情報が含まれる組合せとに関連付けて、共通名称記憶手段に共通名称７６が記憶されている場合、該共通名称７６を出力する共通名称出力手段に対応する。また、フェーズ情報出力部４２は、共通名称出力手段が出力する共通名称に関連付けられる複数の前記制御規則情報のそれぞれに記述される前記条件に基づいて、利用者情報取得部４０により取得される情報が示す利用者についての、共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件を示す出力用切替条件を生成して、出力してもよい。

本実施形態では、フェーズ情報出力部４２は、利用者からの要求に応じて、フェーズ名称４６を出力する際に、利用者情報取得部４０により取得される利用者を示す情報と、名称を出力する対象のフェーズ情報とに関連付けて、抽象フェーズ情報記憶部３８に共通名称７６が記憶されている場合、その共通名称７６などを通信部２４からネットワーク１８経由で利用者端末１６に送信し、利用者端末１６上のディスプレイ等の出力装置に、例えばＷｅｂブラウザを介して出力する。

例えば、図９の抽象フェーズ表６６に示す例では、プロダクトリーダーの役割の利用者が、第１フェーズ３０−１のフェーズ名称４６−１を出力する際、図９の抽象フェーズ表６６において第１フェーズ３０−１と関連付けられた抽象フェーズ７８−１の共通名称７６−１（レビュー準備）が出力される。

なお、このとき、抽象フェーズ７８に関連付けられる複数のフェーズ３０に対応するフェーズ情報に含まれる遷移条件６４に基づいて、出力用の遷移条件を生成して、出力してもよい。さらに、例えば、電子文書の文書名、作成者、及び、最終更新者などといった属性を出力してもよい。

また、フェーズ情報出力部４２は、例えば、電子文書の名称などに基づいて、その電子文書が属するフェーズ３０のフェーズ識別子４４を取得する。

次に、文書管理システム１０の利用者が、文書管理システム１０で管理されている電子文書が属するフェーズ３０などの情報を、利用者端末１６のディスプレイ等の出力装置に出力する際の詳細な処理の流れの一例を図１４に示すフロー図を参照しながら説明する。

ここでは、具体例として、「プロダクトリーダー」の役割を担う文書管理システム１０の利用者が、第１フェーズ３０−１（作成）に属する、文書名が「文書１」である電子文書が属するフェーズ３０などの情報などを、図１５の出力例に示すように、利用者端末１６のディスプレイ等に、例えばＷｅｂブラウザなどを介して出力する処理について説明する。

まず、文書管理システム１０の利用者は、利用者端末１６に、ユーザＩＤとパスワードなどを入力することなどにより、文書管理装置１２にログインする。すると、文書管理装置１２は、ログインした利用者の役割を示す情報を利用者端末１６に送信する。そして、利用者端末１６は、利用者の役割を示す情報を受信して、利用者端末１６内記憶部に記憶する。ここでは、利用者の役割は、「プロダクトリーダー」である。

そして、利用者は、フェーズ情報をディスプレイに出力したい指定文書を特定する情報（指定文書の名称など）を利用者端末に入力する。ここでは、「文書１」と、指定文書の名称を入力する。

すると、利用者端末１６は、この指定文書の名称を文書管理装置１２に送信する。このとき、利用者端末１６内記憶部に記憶されている、利用者の役割（プロダクトリーダー）を示す情報も併せて、文書管理装置１２に送信する。

そして、利用者情報取得部４０は、利用者の役割（プロダクトリーダー）を示す情報、及び、指定文書の名称（文書１）を取得する（Ｓ１０１）。

そして、フェーズ情報出力部４２は、この時点において、指定文書が属するフェーズ３０のフェーズ識別子４４を取得する（Ｓ１０２）。ここで、この時点において、指定文書は第１フェーズ３０−１（作成）に属しているとする。

そして、フェーズ情報出力部４２は、取得したフェーズ識別子４４に基づいて、図５〜図８に示す表形式のデータを参照して、利用者の役割と指定文書に関連するフェーズ情報を取得する（Ｓ１０３）。具体的には、図５に示すフェーズ名称表４８から、各フェーズ３０のフェーズ名称４６を取得する。ここでは、第１フェーズ３０−１に限らず、全てのフェーズ３０のフェーズ名称４６を取得する。

図６に示すアクセス権限表５０からアクセス権限情報を取得する。ここでは、「プロダクトリーダー」の利用者の役割について、少なくとも、指定文書が属する第１フェーズ３０−１のアクセス権限情報を取得する。

図７に示す表示属性表５４からは、各フェーズ３０の表示属性５２を取得する。

図８に示すフェーズ遷移表５６からは、全ての情報を取得する。

そして、フェーズ情報出力部４２は、利用者の役割、及び、各フェーズ３０に対応する抽象フェーズ７８が存在するか否かを確認する（Ｓ１０４）。

対応する抽象フェーズ７８が存在しない場合（Ｓ１０４：Ｎ）は、Ｓ１０９の処理へ進む。

対応する抽象フェーズ７８が存在する場合（Ｓ１０４：Ｙ）は、フェーズ情報出力部４２は、対応する抽象フェーズに関する抽象フェーズ情報を取得する（Ｓ１０５）。

ここでは、図９に示す抽象フェーズ表６６において、「プロダクトリーダー」の利用者の役割に対応する第１抽象フェーズ７８−１、及び、第２抽象フェーズ７８−２が存在する。そこで、フェーズ情報出力部４２は、図９に示す抽象フェーズ表６６から、第１抽象フェーズ７８−１の共通名称７６（レビュー準備）などの第１抽象フェーズ情報を取得する。同様に、第２抽象フェーズ７８−２の共通名称７６（活用）などの第２抽象フェーズ情報を取得する。

そして、取得した抽象フェーズ情報をＳ１０３で取得したフェーズ情報に上書きする（Ｓ１０６）。ここでは、第１抽象フェーズ情報を第１フェーズ情報、及び、第２フェーズ情報に上書きし、第２抽象フェーズ情報を第４フェーズ情報、及び、第５フェーズ情報に上書きする。

そして、各フェーズ３０についての遷移条件に基づいて、出力用遷移条件８２を生成する（Ｓ１０７）。例えば、各抽象フェーズ７８の最終フェーズであるフェーズ３０と関連付けられる、図８のフェーズ遷移表５６に記載された遷移条件６４と、最終フェーズ以外のフェーズ３０が完了している旨とを組み合わせた出力用遷移条件８２を生成する。

具体的には、第１抽象フェーズ７８−１の最終フェーズである第２フェーズ３０−２の遷移条件６４である「内部レビュー責任者の承認」と、第１抽象フェーズ７８−１の最終フェーズ以外のフェーズ３０である第１フェーズ３０−１（作成）が完了している旨とを組み合わせて、図１５の出力例に示すように「作成が終了していることが条件、内部レビュー責任者の承認が条件」という出力用遷移条件８２を生成する。同様にして、図１５の出力例に示される他の出力用遷移条件８２も生成される。例えば、「公開が終了していることが条件」という出力用遷移条件８２は、第２抽象フェーズ７８−２（活用）から第６フェーズ３０−６（廃棄）遷移するには、指定文書が第５フェーズ３０−５（保管）に属していることが必要となるため、生成されることとなる。

そして、図１３に示す表示ルール表８０が示す表示ルールを取得する（Ｓ１０８）。ここでは、図１３の表示ルール表８０に示すように、「アクセス制御については、フェーズ３０に沿った情報を取得して、表示する属性については、抽象フェーズ７８と関連付けられているすべてのフェーズ３０について、図７に示す表示属性表５４において共通して表示属性５２と設定されている属性についてのみ表示する。」という表示ルールを取得する。

ここでは、図７に示す表示属性表５４において、第１フェーズ３０−１の表示属性５２が「文書名」、「作成者」、及び、「最終変更者」と設定されており、第２フェーズ３０−２の表示属性５２が「文書名」、「作成者」、「最終変更者」、「内部レビュー担当者」、「内部レビュー期限」、及び、「最終レビュー期限」と設定されている。そのため、第１抽象フェーズ７８−１に属する電子文書については、「文書名」、「作成者」、及び、「最終変更者」の属性を表示することとなる。同様にして、図１６の端末表示属性表８４に例示するように、各抽象フェーズ７８について出力される端末表示属性８６が決定される。

そして、以上の処理によって取得した情報に基づいて出力内容を生成し、その出力内容を、利用者端末１６に送信し、図１５の出力例に示すように利用者端末１６のディスプレイに、Ｗｅｂブラウザなどを介して出力する（Ｓ１０９）。図１５の例では、フェーズ名称４６を上書きした共通名称７６だけでなく、対応する抽象フェーズ７６が存在するフェーズ３０について、そのフェーズ３０のフェーズ情報を抽象フェーズ情報に置き換えて出力するようにしている。また、指定文書が属する第１抽象フェーズ７８−１が強調されて表示されている。

なお、利用者の役割が「マニュアル作成者」である利用者が上記の一連の処理を行うと、図１７の出力例に示すように利用者端末１６のディスプレイに出力される。ここでは、指定文書が属する第１フェーズ３０−１が強調されて表示されている。

このようにして、それぞれの利用者の役割に応じたフェーズ情報や抽象フェーズ情報が出力される。具体的には、同じ指定文書であっても、プロダクトリーダーであれば「レビュー準備」のフェーズ３０に属しているように見え、マニュアル作成者であれば「作成」のフェーズ３０に属しているように見える。

なお、図１５や図１７に示す出力例は、一例に過ぎず、他の出力形式で出力してもよい。

ここで、この指定文書の内容を、「プロダクトリーダー」の役割の利用者が参照しようとすると、図１３に示す表示ルール表８０の記述に従い、第１フェーズ３０−１におけるアクセス権限である「文書の参照不可」が適用されるので、この利用者はこの文書の内容を参照することはできない。

一方、この指定文書の内容を、「マニュアル作成者」の役割の利用者が参照しようとすると、図１３に示す表示ルール表８０の記述に従い、第１フェーズ３０−１におけるアクセス権限である「文書の参照可」が適用されるので、この利用者はこの文書の内容を参照することができる。

このように、電子文書が属するフェーズ３０が切り替われば、それに応じて、アクセス権限表５０が示す内容に基づき、電子文書に対する制御の規則も切り替わる。

なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。

例えば、フェーズ情報記憶部３２及び共有情報制御部３４を文書管理システム１０外の別のコンピュータに設け、文書管理装置１２と通信部２４を介して通信する構成とした、分散型文書管理システムに本発明を適用してもよい。

また、文書管理装置１２は、一つの筐体により構成されていても、複数の筐体により構成されていてもよい。

また、共通アクセス権限情報選択部３６において、文書管理システム１０の利用者についてのアクセス権限が共通するアクセス権限情報を共通アクセス権限情報として選択したが、ここでのアクセス権限は、共有情報に対する制御の規則を示す情報（制御規則情報）の一例にすぎない。そのため、このとき、制御の規則に関する他の選択基準に基づいて、文書管理システム１０の利用者についての制御の規則が共通する複数の制御規則情報を、共通制御規則情報として選択してもよい。例えば、文書が属するフェーズ３０を遷移させることが可能であるかどうかを基準に複数の制御規則情報を、共通制御規則情報として選択することが考えられる。

また、フェーズ情報記憶部３２には、複数のアクセス権限情報を含むフェーズ情報が記憶されているが、複数の制御規則情報を含むフェーズ情報が記憶されていてもよい。また、フェーズ情報を記憶せず複数の制御規則情報を記憶していてもよい。

また、電子文書が関連付けられたフェーズが遷移する条件、及び、その遷移先のフェーズは、共有に対する制御の規則が切り替わる条件の一例として示したものである。そのため、フェーズ情報は、共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件を示す情報を含んでいてもよい。また、制御規則情報が、共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件を記述していてもよい。

また、抽象フェーズ情報記憶部３８は、文書管理システム１０の利用者を示す情報と、制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けた制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称７６を記憶していてもよい。

また、抽象フェーズ情報記憶部３８は、文書管理システム１０の利用者を示す情報と、共通アクセス権限情報選択部３６において共通制御規則情報として選択された複数の制御規則情報との組合せとに関連付けた制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称７６を記憶してもよい。

また、フェーズ情報出力部４２は、制御規則情報の名称を出力する際に、利用者情報取得部４０により取得される利用者を示す情報と、名称を出力する対象の制御規則情報を含む組合せとに関連付けて、抽象フェーズ情報記憶部３８に共通名称７６が記憶されている場合、その共通名称７６などを通信部２４からネットワーク１８経由で利用者端末１６に送信し、利用者端末１６上のディスプレイ等の出力装置に出力してもよい。

また、このとき、共通名称７６にも関連付けられる制御規則情報のそれぞれに記述される制御の規則が切り替わる条件に基づいて、出力用の切替条件を生成して、出力してもよい。

また、文書管理システム１０は、利用者からの、共通名称７６に関連付けられた複数の制御規則情報（複数のフェーズ３０）単位での、アクセス権限などの制御の規則の設定変更命令を取得して、アクセス権限などの制御の規則の設定変更を行う手段を設けてもよい。

また、文書管理システム１０は、共通アクセス権限情報選択部３６を設けない構成をとってもよい。

また、本実施形態では、共有情報に対するアクセス権限として、「文書があることを確認可能なアクセス権限」、「文書の参照権限」、「文書の変更権限」を扱ったが、例えば「文書の削除権限」など、他のアクセス権限を取り扱ってもよい。

また、本実施形態では、共有情報として電子文書を扱ったが、他の種類の共有情報に対して本発明を適用してもよい。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムのネットワーク構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係るフェーズの一例を示す概念図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の一例の機能ブロック図である。 フェーズ名称表の一例を示す図である。 アクセス権限表の一例を示す図である。 表示属性表の一例を示す図である。 フェーズ遷移表の一例を示す図である。 抽象フェーズ表の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る抽象フェーズの一例を示す概念図である。 本発明の一実施形態に係る抽象フェーズの一例を示す概念図である。 本発明の一実施形態に係る抽象フェーズの一例を示す概念図である。 表示ルール表の一例を示す図である。 文書管理システムで行われる処理のフローの一例を示す図である。 文書管理システムで行われる利用者端末への出力の一例を示す図である。 端末表示属性表の一例を示す図である。 文書管理システムで行われる利用者端末への出力の一例を示す図である。 情報管理システムにおける共有情報の管理の一例を示す概念図である。

符号の説明

１０ 文書管理システム、１２ 文書管理装置、１４ 管理者端末、１６ 利用者端末、１８ ネットワーク、２０ 制御部、２２ 記憶部、２４ 通信部、２６ バス、３０ フェーズ、３２ フェーズ情報記憶部、３４ 共有情報制御部、３６ 共通アクセス権限情報選択部、３８ 抽象フェーズ情報記憶部、４０ 利用者情報取得部、４２ フェーズ情報出力部、４４ フェーズ識別子、４６ フェーズ名称、４８ フェーズ名称表、５０ アクセス権限表、５２ 表示属性、５４ 表示属性表、５６ フェーズ遷移表、５８ 遷移識別子、６０ 前フェーズ識別子、６２ 後フェーズ識別子、６４ 遷移条件、６６ 抽象フェーズ表、６８ 抽象フェーズ識別子、７０ 役割情報、７２ 対応フェーズ識別子、７４ 最終フェーズ識別子、７６ 共通名称、７８ 抽象フェーズ、８０ 表示ルール表、８２ 出力用遷移条件、８４ 端末表示属性表、８６ 端末表示属性。

Claims (4)

1. 複数の利用者によって共有される共有情報に対する制御の規則が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述される、制御規則情報を複数記憶する記憶装置に接続されたコンピュータを、
   前記利用者を示す情報と、前記制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けられた、前記制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称を記憶部に記憶させる共通名称記憶手段、
   前記利用者を示す情報を取得する取得手段、及び、
   前記制御規則情報の名称を出力する際に、前記取得手段により取得される前記利用者を示す情報と、名称を出力する対象の前記制御規則情報が含まれる前記組合せとに関連付けて、前記共通名称記憶手段によって前記共通名称が記憶されている場合、該共通名称を出力する共通名称出力手段、
   として機能させることを特徴とする情報管理プログラム。
2. 前記利用者を示す情報に基づいて、前記制御規則情報のうちから、前記利用者についての前記制御の規則が共通する複数の前記制御規則情報を、共通制御規則情報として選択する選択手段として前記コンピュータをさらに機能させ、
   前記共通名称記憶手段が、前記利用者を示す情報と、前記選択手段により選択される複数の前記共通制御規則情報の組合せとに関連付けて、前記共通名称を記憶部に記憶させる、
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理プログラム。
3. 前記記憶装置に記憶される前記制御規則情報は、前記共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述されており、
   前記コンピュータを、前記共通名称出力手段が出力する前記共通名称に関連付けられる複数の前記制御規則情報のそれぞれに記述される前記条件に基づいて、前記取得手段により取得される情報が示す前記利用者についての、前記共有情報に対する制御の規則が切り替わる条件を示す出力用切替条件を生成して、出力する手段としてさらに機能させる、
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報管理プログラム。
4. 複数の利用者によって共有される共有情報に対する制御の規則が、前記利用者のそれぞれに関連付けて記述される、制御規則情報を複数記憶する記憶装置に接続された情報管理システムにおいて、
   前記利用者を示す情報と、前記制御規則情報のうち複数の組合せとに関連付けられた、前記制御規則情報で共通に用いる名称を示す共通名称を記憶する共通名称記憶手段と、
   前記利用者を示す情報を取得する取得手段と、
   前記制御規則情報の名称を出力する際に、前記取得手段により取得される前記利用者を示す情報と、名称を出力する対象の前記制御規則情報が含まれる前記組合せとに関連付けて、前記共通名称記憶手段に前記共通名称が記憶されている場合、該共通名称を出力する共通名称出力手段と、
   を含むことを特徴とする情報管理システム。

Images