JP2009049888A - ネットワークファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの受信者にとって理解が容易な電子メールを作成して送信するネットワークファクシミリ装置を提供することを課題とする。
【解決手段】スキャナ部１４は、送信原稿を読み取り、原稿データを作成する（ステップＳ１２）。電子メール処理部１７は、テキストメッセージを英語および表示言語情報として設定された日本語で作成する（ステップＳ１３）。電子メール処理部１７は、英語および日本語のテキストメッセージを含む本文パートを“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式のマルチパートメールを作成して（ステップＳ１４）、Ｉ−ＦＡＸメールを送信する（ステップＳ１５）。送信したＩ−ＦＡＸメールに対応する開封確認メールを受信した場合（ステップＳ１６においてＹｅｓ）、電子メール処理部１７は、表示言語情報として設定された日本語に基づいて送信証メールを作成して送信する（ステップＳ１７）。
【選択図】図２

Description

本発明は、メール送信機能を有するネットワークファクシミリ装置に関する。

近年、画像データを転送するための通信システムとして、公衆回線網を用いた従来のファクシミリ通信の他に、画像データを電子メールの添付ファイルとして送信するインターネットファクシミリ（Ｉ−ＦＡＸ）通信が使用されている。

Ｉ−ＦＡＸ通信を行うネットワークファクシミリ装置には、日本語および英語など複数の言語に対応した装置がある。ネットワークファクシミリ装置は、ユーザによって設定された表示言語に基づいたメッセージなどを表示パネルに表示させる。一般的には、ユーザが日常的に使用する言語が表示言語として設定される。

また、ネットワークファクシミリ装置は、表示言語に関わらず、Ｉ−ＦＡＸ通信を用いて送信する電子メールの本文に記載されるカバーレターなどのテキストメッセージを英語で記述する。これは、ネットワークファクシミリ装置の表示言語に基づいてテキストメッセージを作成した場合、電子メールの受信者が、テキストメッセージの内容を理解できないおそれがあるためである。このため、電子メールのテキストメッセージは、インターネットで用いられる言語として最も普及した英語で記述される。

一方、電子メールのテキストメッセージを、英語以外の言語に基づいて作成するネットワークファクシミリ装置が開示されている。特許文献１に係るネットワークファクシミリ装置は、受信した電子メールがエラーになった場合に返信するエラー通知メールを、受信した電子メールで使用されている言語に基づいて作成する。これにより、エラー通知メールの受信者は、エラー通知メールの内容を容易に確認することができる。

特開２００１−３２５１９８号公報

上述のように、ネットワークファクシミリ装置は、Ｉ−ＦＡＸ通信を使用して画像データを送信する場合、電子メールを使用する。また、機器の動作状況などをユーザに通知するための電子メール（通知メール）を作成し、予め指定された送信先に通知メールを送信するネットワークファクシミリ装置がある。いずれの場合においても、ネットワークファクシミリ装置は電子メールのテキストメッセージを英語で記述する。

しかしながら、オペレータが日常的に使用する言語が英語でない場合、通知メールを受信したオペレータは、英語で記述されたテキストメッセージを理解しづらいという問題があった。また、Ｉ−ＦＡＸ通信として送信された電子メールの受信者についても、同様の問題が発生していた。

そこで、本発明は前記問題点に鑑み、電子メールの受信者にとって理解が容易な電子メールを作成して送信するネットワークファクシミリ装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１記載の発明は、ユーザの操作に応じた文字情報を表示する表示部と、前記表示部に表示する前記文字情報の言語を、複数の言語のうちいずれか一つに設定する表示情報制御部と、前記表示情報制御部によって設定された第１の言語に基づく第１のメッセージと、前記複数の言語に含まれる第２の言語に基づく第２のメッセージとを作成し、前記第１のメッセージおよび前記第２のメッセージを含む複数の言語に対応した電子メールを作成して送信する電子メール処理部と、を備え、前記第１のメッセージと前記第２のメッセージとは、同一内容を含むことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１に記載のネットワークファクシミリ装置において、前記複数の言語に対応した電子メールは、受信装置が前記第１のメッセージおよび前記第２のメッセージのいずれか一方の処理を選択することができるマルチパート形式の電子メールであることを特徴とする。

請求項３記載の発明は、ユーザの操作に応じた文字情報を表示する表示部と、前記表示部に表示する前記文字情報の言語を、複数の言語のうちいずれか一つに設定する表示情報制御部と、自装置の動作状態を前記ユーザに通知するための通知メッセージを前記文字情報の言語に基づいて作成し、前記通知メッセージを電子メールで送信する電子メール処理部と、を備えることを特徴とする。

本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、表示情報制御部によって設定された第１の言語と、文字情報の言語として設定可能な複数の言語に含まれる第２の言語とに基づいた二つのメッセージを含む電子メールを作成して送信する。このとき、二つのメッセージは、同一の内容を含んでいる。これにより、電子メールの受信者は、理解が容易な言語で作成されたメッセージを選択して、メッセージの内容を確認することができる。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、第１の言語に基づくメッセージと、第２の言語に基づくメッセージとが同一内容であることを示すマルチパートメールを作成する。これにより、電子メールの受信装置は、第１の言語に基づくメッセージの処理ができない場合でも、第２の言語に基づくメッセージを処理することができる。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、自装置の動作状態をユーザに通知するための電子メールを、表示部に表示される文字情報の言語に基づいて作成する。これにより、本発明に係るネットワークファクシミリ装置を操作するユーザは、受信した電子メールに基づいて自装置の動作状態を容易に確認することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の一実施の形態について説明する。ここでは、ネットワークファクシミリ装置の一例として、ネットワーク複合機を例にして説明する。図１は、本実施の形態に係るネットワーク複合機１の構成を含むネットワークシステムの構成図である。

図１に示すネットワークシステムは、ネットワーク複合機１と、複数のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２，２・・・とがローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）３に接続された構成となっている。ＬＡＮ３には、インターネットに接続するためのルータなどのゲートウェイ（図示省略）が設置されている。

まず、ネットワーク複合機１の構成について説明する。ネットワーク複合機１は、制御部１１と、操作部１２と、タッチパネル式ディスプレイ１３と、スキャナ部１４と、プリンタ部１５と、記憶部１６と、電子メール処理部１７と、通信部１８とを備える。なお、図１に示すネットワーク複合機１では、本実施の形態の説明で必要な機能部のみを示しており、ファクシミリ通信部などの表示を省略している。

制御部１１は、マイクロプロセッサ、メインメモリ（ＲＡＭ）などを含み、ネットワーク複合機１の全体制御を行う。また、制御部１１は、ユーザ情報管理部１１１と、表示情報制御部１１２とを有する。

操作部１２は、ネットワーク複合機１に対する各種の指示を入力するためのハードウェアキーなどで構成される。タッチパネル式ディスプレイ１３は、ネットワーク複合機１に関する情報、および各種の操作メニューを表示する。ユーザは、操作部１２およびタッチパネル式ディスプレイ１３（以下、「本体操作部」という）を利用して、ネットワーク複合機１の各種操作をすることが可能である。

スキャナ部１４は、オートドキュメントフィーダ（図示省略）等にセットされた原稿を読み取り、画像データとして出力する。プリンタ部１５は、ネットワークプリンタとして機能する。すなわち、プリンタ部１５は、ＰＣ２，２・・・から送信された印刷ジョブを処理して、印刷文書を出力する。

記憶部１６は、たとえば、ハードディスク装置（ＨＤＤ）などで構成される。記憶部１６は、日本語データ記憶部１６１と、英語データ記憶部１６２とを備える。日本語データ記憶部１６１は、タッチパネル式ディスプレイ１３に表示される文字情報あるいは通知メールのテキストメッセージとして用いられる定型文を保持しており、定型文は日本語で記述される。同様に、英語データ記憶部１６２は、英語で記述された定型文を保持する。

電子メール処理部１７は、Ｉ−ＦＡＸ通信機能と、ユーザにネットワーク複合機１の動作状態を通知するための通知メールを送信する通知メール送信機能とを有する。

まず、電子メール処理部１７におけるＩ−ＦＡＸ通信機能について説明する。電子メール処理部１７は、ユーザが本体操作部を操作してＩ−ＦＡＸ通信を用いた原稿の送信を指示した場合、Ｉ−ＦＡＸ送信処理を実行する。つまり、電子メール処理部１７は、スキャナ部１４が読み取った原稿の画像データ（原稿データ）を添付ファイルとした電子メール（Ｉ−ＦＡＸメール）を作成し、通信部１８を介してＩ−ＦＡＸメールを送信する。また、電子メール処理部１７は、通信部１８を介してＩ−ＦＡＸメールを受信した場合、受信したＩ−ＦＡＸメールに添付された画像データの印刷をプリンタ部１５に指示する。

次に、電子メール処理部１７における通知メール送信機能について説明する。たとえば、電子メール処理部１７は、通知メールの一つである送信証メールを作成して、通信部１８を介して送信証メールを送信する。送信証メールは、送信したＩ−ＦＡＸメールに対応する開封確認メールに基づいて作成される通知メールであり、送信したＩ−ＦＡＸメールが受信側の通信装置で処理されたことをユーザに通知するための電子メールである。

通信部１８は、ＬＡＮ３あるいはインターネットに接続された各コンピュータとの間で、ＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルを利用してデータの送受信を行う。

次に、制御部１１が有する各機能部について説明する。ユーザ情報管理部１１１は、ネットワーク複合機１を使用するユーザを認証するためのユーザ管理情報を保持する。ユーザ管理情報には、各ユーザのユーザＩＤ、パスワード、およびメールアドレスが記録されている。たとえば、ユーザが本体操作部を操作してネットワーク複合機１を使用する場合に、ユーザ情報管理部１１１は、ユーザにユーザＩＤおよびパスワード（認証情報）の入力を要求する。これにより、ユーザ情報管理部１１１は、ネットワーク複合機１を使用するユーザを管理することができる。

表示情報制御部１１２は、タッチパネル式ディスプレイ１３が表示する操作メニューなどの表示情報の作成と、タッチパネル式ディスプレイ１３の表示状態の制御とを行う。このため、表示情報制御部１１２は、表示情報の作成に使用する言語の設定情報（表示言語情報）を保持している。表示情報制御部１１２は、表示言語情報に基づいて操作メニューなどに含まれる文字情報を作成する。ユーザは、表示言語情報として設定する言語を、日本語および英語のいずれか一方に設定することができる。なお、ネットワーク複合機１は、英語および日本語に限らず、他の複数の言語に対応してもよい。

次に、ＰＣ２，２・・・について説明する。ＰＣ２，２・・・は、ユーザが使用する端末装置である。ＰＣ２，２・・・には、それぞれメールソフトウェアがインストールされている。ユーザは、ネットワーク複合機１が送信する通知メールを、ＰＣ２などから確認することができる。なお、本実施の形態においては、表示言語情報は日本語に設定されていると仮定する。

以下、図１に示す構成を有するネットワーク複合機１における、電子メールの送信時の動作について、図２を用いて説明する。図２は、Ｉ−ＦＡＸメール送信時のネットワーク複合機１の動作を示すフローチャートである。

まず、ユーザがネットワーク複合機１の本体操作部を介して認証情報を入力して、ネットワーク複合機１にログインする。ユーザは、原稿を送信するためにＩ−ＦＡＸ通信の設定を行う（ステップＳ１１）。具体的には、ユーザは、スキャナ部１４に原稿をセットし、Ｉ−ＦＡＸメールの送信先情報および送信証メールの送信先情報を設定する。たとえば、Ｉ−ＦＡＸメールの送信先情報は、制御部１１が保持する電話帳（図示省略）などに記録されたメールアドレスに基づいて設定される。送信証メールの送信先情報は、ユーザ情報管理部１１１が保持するユーザ管理情報に記録されたメールアドレスに基づいて設定される。

Ｉ−ＦＡＸ通信の設定後、ユーザが送信開始の操作を行うことにより、スキャナ部１４が原稿を読み取り、原稿の画像データ（原稿データ）を作成する（ステップＳ１２）。

電子メール処理部１７は、Ｉ−ＦＡＸメールのテキストメッセージを、英語および表示言語情報に設定された日本語でそれぞれ作成する（ステップＳ１３）。具体的には、電子メール処理部１７は、Ｉ−ＦＡＸメールに対応した英語の定型文を英語データ記憶部１６２から取得し、設定された送信先情報などに応じて取得した定型文を変更することによって英語のテキストメッセージを作成する。

また、電子メール処理部１７は、表示情報制御部１１２から取得した表示言語情報に基づいて、表示言語情報で記述されたテキストメッセージを作成する。表示言語情報として日本語が設定されているため、電子メール処理部１７は、日本語データ記憶部１６１からＩ−ＦＡＸメールに対応した日本語の定型文を取得する。電子メール処理部１７は、英語のテキストメッセージと同一内容の日本語のテキストメッセージを作成する。

次に、電子メール処理部１７は、図３に示すようなＩ−ＦＡＸメール２０を作成する。すなわち、電子メール処理部１７は、Ｉ−ＦＡＸメールとして、本文パートを“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式としたマルチパートメールを作成する（ステップＳ１４）。本文パートは、英語のテキストメッセージと日本語のテキストメッセージとで構成される。

図３は、電子メール処理部１７が作成するＩ−ＦＡＸメールの本文パートの一例を示す図である。図３に示すＩ−ＦＡＸメール２０は、ヘッダ部２１と、本文パート２２と、原稿データパート２３とで構成される。ヘッダ部２１には、Ｉ−ＦＡＸメールの送信先のメールアドレス、送信元であるネットワーク複合機１のメールアドレスなどが記述される。原稿データパート２３には、原稿データが添付ファイルの形式として記述される。

また、本文パート２２は、ステップＳ１３で作成したテキストメッセージが記述されており、マルチパート設定情報２２１と、英語パート２２２と、日本語パート２２３とで構成される。マルチパート設定情報２２１において、“Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｔｙｐｅ:ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”と記載されている。これより、本文パートが、同一の内容の複数のパートで構成された“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式で記述されていることがわかる。

英語パート２２２は、英語のテキストメッセージが記述されたパートである。英語パート２２２における“ｃｈａｒｓｅｔ＝ＵＳ−ＡＳＣＩＩ”の記載から、Ｉ−ＦＡＸメール２０を受信する受信側の通信装置は、英語パート２２２に文字セットとしてＵＳ−ＡＳＣＩＩを用いたテキストメッセージが記述されていることを確認する。

日本語パート２２３は、日本語のテキストメッセージが記述されたパートである。日本語パート２２３における“ｃｈａｒｓｅｔ＝ＩＳＯ−２０２２−ＪＰ”の記載から、受信側の通信装置は、日本語パート２２３に文字セットとしてＩＳＯ−２０２２−ＪＰを用いたテキストメッセージが記述されていることを確認する。

ステップＳ１４に示す処理の後で、電子メール処理部１７は、Ｍｅｓｓａｇｅ Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ（ＭＤＮ）に基づく開封確認要求を設定して、Ｉ−ＦＡＸメール２０を送信する（ステップＳ１５）。ＭＤＮに基づく開封確認要求は、Ｉ−ＦＡＸメール２０のヘッダ部２１において、“Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ−Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ−Ｔｏ”フィールドにネットワーク複合機１のメールアドレスを記述することによって設定される。

受信側の通信装置は、受信したＩ−ＦＡＸメール２０の本文パート２２が“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式あることを確認し、英語パート２２２および日本語パート２２３のうち、処理可能なパートを処理する。たとえば、受信側の通信装置は、日本語の文字コードに対応していない場合、英語パート２２２を処理する。一方、受信側の通信装置は、表示言語情報が日本語に設定されている場合、日本語パート２２３を処理する。

なお、Ｉ−ＦＡＸメール２０の受信者は、理解が容易な言語で記述されたテキストメッセージを選択して、テキストメッセージの内容を確認することができる。また、受信側の通信装置は、ＭＤＮに基づく開封確認要求を確認して、開封確認メールをネットワーク複合機１に送信する。

一方、ネットワーク複合機１は、Ｉ−ＦＡＸメール２０を送信した後で、Ｉ−ＦＡＸメール２０に対応する開封確認メールを受信したかどうかを確認する（ステップＳ１６）。開封確認メールを受信した場合（ステップＳ１６においてＹｅｓ）、電子メール処理部１７は、表示言語情報に基づいて送信証メールを作成して送信する（ステップＳ１７）。

具体的には、送信証メールを作成する際、電子メール処理部１７は、表示情報制御部１１２から表示言語情報を取得して、表示言語情報が日本語に設定されていることを確認する。電子メール処理部１７は、送信証に対応する定型文を日本語データ記憶部１６１から取得して、取得した定型文と受信した開封確認メールとに基づいて送信証のテキストメッセージを作成する。電子メール処理部１７は、送信証のテキストメッセージを含む電子メールを送信証メールとして作成し、送信証メールの送信先情報に基づいて送信証メールを送信する。

このように、送信証メールは、表示言語情報で設定された言語のみに基づいて作成される。つまり、送信証メールは、“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式のマルチパートメールではなく、シングルパートのメールとして作成される。送信証メールの受信者は、ネットワーク複合機１を操作するユーザであり、表示言語情報で設定された言語を日常的に使用すると考えられる。したがって、英語の送信証を作成する必要性が低いために、電子メール処理部１７は、表示言語情報に設定された言語を用いて送信証を作成する。なお、日本語の送信証と英語の送信証とを作成して、“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式とした送信証メールを作成してもよい。

以上説明したように、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、送信する電子メールの種類に応じて、電子メールのテキストメッセージを記述する言語を変更する。すなわち、Ｉ−ＦＡＸメールを送信する場合、表示言語情報に設定された言語および英語で記述されたテキストメッセージを作成し、本文パートを“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式のマルチパートメールとして送信する。このため、Ｉ−ＦＡＸメールの受信者は、理解が容易な言語で記述されたテキストメッセージを選択して、テキストメッセージの内容を確認することができる。また、本実施の形態に係るネットワーク複合機は、表示言語情報に設定された言語で送信証メールを作成して送信する。このため、送信証メールの受信者は、日常的に使用する言語に基づいて、送信証の内容を確認できる。

なお、本実施の形態において、“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式のマルチパートメールを送信する例としてＩ−ＦＡＸメールについて説明したが、これに限られない。他の例としては、ユーザの操作に基づいて、電子メール処理部１７が電子メールを送信する場合などが挙げられる。

また、本実施の形態において、電子メールのテキストメッセージを表示言語情報に設定された言語で記述する例として送信証メールについて説明したが、これに限られない。ネットワーク複合機１の動作状況をユーザに通知する通知メールを送信する場合に、表示言語情報に設定された言語を用いて通知メールを作成すればよい。たとえば、ネットワーク複合機１の動作ログを、通知メールとして管理者に送信する場合などが考えられる。

また、本実施の形態において、本文パート２２を英語パート２２２および日本語パート２２３で構成した例を説明したが、三つ以上の言語で作成したテキストメッセージで本文パートを構成してもよい。また、本文パート２２の構成は、日本語と英語との組み合わせだけでなく、英語と他の言語の組み合わせ、あるいは他の複数の言語の組み合わせでもよい。

また、本実施の形態において、電子メール処理部１７が、Ｉ−ＦＡＸメールの本文パートを“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式として作成する例を説明したが、これに限られない。たとえば、本文パートを、英語のテキストメッセージおよび日本語のテキストメッセージを併記したシングルパート形式としてもよい。また、本文パートを“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式ではなく、他のマルチパートメールの形式で作成してもよい。

また、本実施の形態において、電子メール処理部１７が、英語のテキストメッセージと日本語のテキストメッセージとを本文パートに記載する例を説明したが、これに限られない。たとえば、英語のテキストメッセージと日本語のテキストメッセージを添付ファイルとしてもよい。この場合であっても、二つの添付ファイルを、“ｍｕｌｔｉｐａｒｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅ”形式とすることができる。

本発明の一実施の形態に係るネットワーク複合機の構成を含むネットワークシステムの構成図である。 本発明の一実施の形態に係るネットワーク複合機における、Ｉ−ＦＡＸメール送信時の動作を示すフローチャートである。 Ｉ−ＦＡＸメールの一例を示す図である。

符号の説明

１ ネットワーク複合機
１１ 制御部
１２ 操作部
１３ タッチパネル式ディスプレイ
１４ スキャナ部
１６ 記憶部
１７ 電子メール処理部
１１１ ユーザ情報管理部
１１２ 表示情報制御部

Claims (3)

1. ユーザの操作に応じた文字情報を表示する表示部と、
   前記表示部に表示する前記文字情報の言語を、複数の言語のうちいずれか一つに設定する表示情報制御部と、
   前記表示情報制御部によって設定された第１の言語に基づく第１のメッセージと、前記複数の言語に含まれる第２の言語に基づく第２のメッセージとを作成し、前記第１のメッセージおよび前記第２のメッセージを含む複数の言語に対応した電子メールを作成して送信する電子メール処理部と、
   を備え、
   前記第１のメッセージと前記第２のメッセージとは、同一内容を含むことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
2. 請求項１に記載のネットワークファクシミリ装置において、
   前記複数の言語に対応した電子メールは、受信装置が前記第１のメッセージおよび前記第２のメッセージのいずれか一方の処理を選択することができるマルチパート形式の電子メールであることを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
3. ユーザの操作に応じた文字情報を表示する表示部と、
   前記表示部に表示する前記文字情報の言語を、複数の言語のうちいずれか一つに設定する表示情報制御部と、
   自装置の動作状態を前記ユーザに通知するための通知メッセージを前記文字情報の言語に基づいて作成し、前記通知メッセージを電子メールで送信する電子メール処理部と、
   を備えることを特徴とするネットワークファクシミリ装置。

Images