JP2008305086A - 文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】仮想空間外での活動との連携をとって、利用者が互いに同じ情報を共有することによりコミュニケーションを促進する。
【解決手段】利用者クライアントで文書を利用するとき、文書の版などを含む版管理情報を取得し表示する。また、利用者クライアントで文書の複製を再度利用するときには、その版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を表示することで、現在同じ文書を読書中のユーザを確認する。「読書中」のユーザにメッセージを送信することで、現在同じ文書を読書中のユーザとコミュニケーションをとる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、文書管理サーバが版管理する文書の利用者が使用する利用者用クライアントで構成され、仮想空間上でのコミュニケーションの場を提供する文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに係り、特に、文書管理サーバが版管理する文書の利用者同士の偶発的なコミュニケーションを促進する文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

近年の組織活動において、部門や役割の壁を越えた問題解決や知識創造の場として、インフォーマルな対話の場の有効性が認識されている。インフォーマルな対話は偶発的な状況で発生する。例えば、インフォーマルな対話の自由度を維持し、且つ、偶発的な頻度を高めるような、対話への参加機会を増加させるための支援を行なう対話支援システムについて提案がなされている（例えば、特許文献１を参照のこと）。同システムによれば、状況が対話条件に合致した際に、対話条件で指定された通知先に対話条件に合致する状況が発生したことを通知するように構成されており、対話を所望する人物は、所望する対話条件が成立した好機を逃すことなく、人と人との実際の対話を発生させることができる。

また、情報通信技術の普及に伴い、電子掲示板やチャットといったさまざまなメッセージ交換システムが利用可能であり、これらのシステムを部門や役割の壁を越えた問題解決や知識創造の場として有効に活用して、仮想空間上においても、偶発的に対話が起きる頻度を高めたり、対話への参加機会を助長したりすることが考えられる。このうちチャット・システムは、基本的に、チャット・サーバとチャット・クライアントで構成され、複数のチャット・クライアントが互いに同一のネットワーク、すなわち仮想空間を共有して同時に双方向通信を行なうことができる。利用者はチャット・クライアントからチャット・サーバにログインし、仮想空間上で対話を行なう。例えばＩＲＣ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｒｅｌａｙ Ｃｈａｔ）方式によりインターネットを通じて送受される文字列データを介した対話をリアルタイムで行なうことができる。

チャット・システムの利用者は対話を開始するにあたって、同一の仮想空間にアクセスしている利用者の情報を参照して対話する相手を選ぶことができる。例えば、Ｗｅｂのチャットや掲示板に現在アクセスしている人数やユーザ情報（メール・アドレスやシステム内のユーザＩＤ）を表示し、気に入ったユーザ同士が直接コミュニケーションをとれるようにするシステムなどが代表的である。

例えばチャットのようなコミュニケーション・システムを活用すれば、同一の文書を読んでいる利用者同士で偶発的にコミュニケーションする機会が増えて、組織内の問題解決や知識創造活動が促進することが期待される。すなわち、同一の文書を読んでいる利用者とメッセージ交換に移行し、文書の内容についてリアルタイムで議論し、新たな知を生み出すことができる。

しかしながら、利用者の取り扱う情報がすべて同一の仮想空間に含まれている訳ではない。このため、仮想空間外での活動と好適に連携することが、チャット・システムが有効に機能するための重要な課題の１つとして挙げられる。

例えば、外部システムでの状態の変化をリアルタイムにシステムに参加しているユーザに通知し、ユーザが互いに同じ情報を共有することによって、コミュニケーションの促進を図る状態変化通知システムについて提案がなされている（例えば、特許文献２を参照のこと）。

同システムでは仮想空間外の情報と連携はしているが、対話を始める際にはチャット・サーバを指定してログインを行なうため、同じ興味を持ったユーザ同士で偶発的に対話が始まる頻度は低い。例えば、メールで受け取った文書ファイルを閲覧している場合や、サーバに保管されている文書をダウンロードしてローカルで閲覧している場合になどは、たとえ同時に同一の文書を参照しているユーザが他にいても、それを知ることができない。

特開２００５−７１１４６号公報 特開２０００−２５０８２６号公報

本発明の目的は、文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、文書管理サーバが版管理する文書の利用者が使用する利用者用クライアントで構成され、仮想空間上でのコミュニケーションの場を提供することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明のさらなる目的は、文書管理サーバが版管理する文書の利用者同士の偶発的なコミュニケーションを促進することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することにある。

本発明は、上記課題を参酌してなされたものであり、その第１の側面は文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、前記文書管理サーバにより版管理される文書の利用者により使用される利用者用クライアントからなる文書管理システムであって、前記利用者クライアントは、利用者が利用する文書に関する既読情報を前記文書管理サーバに送信し、前記文書管理サーバは、前記利用者クライアントにおいて利用する文書の既読情報を該当する文書の版管理情報として記録し、前記利用者クライアント又は前記提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信することを特徴とする文書管理システムである。

本発明に係る文書管理システムでは、文書管理サーバは、ファイル提供者により作成又は改版されたファイルにファイル識別情報及び版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。また、利用者クライアントは、文書管理サーバにより版管理されるファイルの複製を再度利用するときに、版管理情報として設定されている当該ファイルの利用可否の状態を文書管理サーバへ自動的に確認するように構成されている。したがって、管理対象のファイルが複製されたとき、その複製されたファイルに対しても文書管理サーバで管理されるファイルに対して行なわれた改訂や設定などに伴う状態の変更を文書管理サーバが管理する版管理情報に反映させることができる。

さらに、本発明に係る文書管理システムでは、前記利用者クライアントは、前記文書管理サーバに対して、利用者が文書の複製を再度利用するときに版管理情報として「読書開始」の既読情報を送信するとともに、利用者が文書の複製の利用を終了するときに「読書終了」の既読情報を送信するようになっている。これに対し、前記文書管理サーバは、前記利用者クライアントにおいて文書の複製を再度利用するとき送信される「読書開始」の既読情報及び文書の複製の利用を終了するとき送信される「読書終了」の既読情報を、該当する文書の版管理情報として記録するようになっている。

これによって、文書管理サーバは、利用者クライアント又は提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信することができる。したがって、文書利用者は、現在同じ文書を読んでいる人を知ることができるので、同一の興味を持った利用者と偶発的にコミュニケーションする機会が増えて、組織内の問題解決や知識創造活動が促進される。

ここで、前記利用者クライアントにおいて文書の複製を再度利用するときに、その版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を前記利用者クライアント上で表示するようにしてもよい。このような場合、文書の利用者は、現在同じ文書を読書中のユーザを確認することができる。

このとき、前記利用者クライアント上で表示された「読書中」のユーザのクライアントに対してメッセージを送信するようにしてもよい。このような場合、利用者クライアント上で文書を利用するユーザは、現在同じ文書を読書中のユーザとコミュニケーションをとることができる。

また、前記利用者クライアントにおいて指定された文書の既読情報を定期的に確認し、同じ文書を読書中のユーザを前記利用者クライアント上で表示するようにしてもよい。このような場合、ユーザがその文書を現在読書中のユーザの状態を把握することができる。

また、前記利用者クライアントにおいて文書の複製を再度利用するときに、その文書の版管理情報に含まれる既読情報をすべて表示するようにしてもよい。このような場合、現在利用している文書を読書中のユーザと過去に読んだユーザを確認できるようにする。

また、前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版管理情報のうち、指定された版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を前記提供者クライアント上で表示するようにしてもよい。このような場合、文書を提供したユーザが使用する提供者クライアント上で文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザを確認することができる。

このとき、前記提供者クライアント上で表示された「読書中」のユーザのクライアントに対してメッセージを送信するようにしてもよい。このような場合、文書を提供したユーザは、提供者クライアント上で文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザとコミュニケーションをとることができる。

また、前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版管理情報のうち指定された版管理情報に含まれる既読情報をすべて表示するようにしてもよい。このような場合、文書を提供したユーザは、提供者クライアント上で文書を保持していなくても、文書を保持していなくてもその文書を現在読書中のユーザと過去に読んだユーザを確認することができる。

また、前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版情報のうち、指定された版管理情報の既読情報を定期的に確認し、読書中のユーザを利用者クライアント上で表示するようにしてもよい。このような場合、文書を提供したユーザは、提供者クライアント上で文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザの状態を把握する。

また、本発明の第２の側面は、文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、前記文書管理サーバにより版管理される文書の利用者により使用される利用者用クライアントからなる文書管理システムにおいて文書の版管理を行なうための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータに対し、
前記利用者クライアントが、利用者が利用する文書に関する既読情報を前記文書管理サーバに送信する手順と、
前記文書管理サーバが、前記利用者クライアントにおいて利用する文書の既読情報を該当する文書の版管理情報として記録する手順と、
前記文書管理サーバが、前記利用者クライアント又は前記提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信する手順と、
を実行させることを特徴とするコンピュータ・プログラムである。

本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムは、コンピュータ上で所定の処理を実現するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムを定義したものである。換言すれば、本発明の第２の側面に係るコンピュータ・プログラムをコンピュータにインストールすることによって、コンピュータ上では協働的作用が発揮され、本発明の第１の側面に係る文書管理システムと同様の作用効果を得ることができる。

本発明によれば、文書管理サーバが版管理する文書の利用者同士の偶発的なコミュニケーションを促進することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

また、本発明によれば、仮想空間外での活動との連携をとって、利用者が互いに同じ情報を共有することによりコミュニケーションを促進することができる、優れた文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することができる。

本発明に係る文書管理システムは、利用者が仮想空間に含まれない情報を利用しているときでも、同じ情報を同時に利用している利用者を参照できるように構成されている。したがって、サーバの管理から外れて広い範囲で流通した文書に対して、文書利用者は現在同じ文書を読んでいる人を知ることができる。その結果、同一の興味を持った利用者と偶発的にコミュニケーションする機会が増えて、組織内の問題解決や知識創造活動が促進される。

本発明に係る文書管理システムは、例えばチャットや電子掲示板といった既存のコミュニケーション・システムに適用することができる。本発明によれば、流通範囲が広い文書から利用者同士の対話を開始できるようになることで、従来のシステムに比べて飛躍的に偶発的な対話の発生頻度が増す。この結果、偶発的な対話の場を増えて、知識創造や問題解決の可能性が高まる。例えば、組織内の技術コミュニティを支援するツールとして利用することで、組織内に発生する知の量が劇的に増える、問題解決のスピードが飛躍的に向上するといった効果が期待できる。

例えば、文書利用者は文書を読んでいるときに、同一の文書を読んでいる利用者とチャットなどのメッセージ交換に移行し、文書の内容についてリアルタイムで議論し、新たな知を生み出すことができる。

また、文書利用者がある課題を抱えて文書を読んでいるときに、今同一の文書を読んでいるエキスパートから直接アドバイスを授かることによって問題を解決することができる。

また、文書提供者は、自分の作成した文書を現在読んでいる利用者を把握し、直接コミュニケーションして感想を聞いたり、アドバイスを与えたりすることができるようになる。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施形態や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。

以下では、本発明に係るファイル管理システムを、文書ファイルを集中管理する文書管理システムに適用した実施形態について、図面を参照しながら詳解する。

図１には、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示している。図示のシステムは、同システム内で扱われる文書の管理及びその文書の版管理を集中管理する文書管理サーバ１０と、ファイルを提供するファイル提供者が使用する提供者クライアント２０と、文書管理サーバ１０によって版管理されるファイルの利用者が使用する利用者クライアント３０とを有線又は無線のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１で接続して構成される。同図では、図面の簡素化のため、提供者クライアント２０並びに利用者クライアント３０を１台ずつしか描いていないが、ＬＡＮ１上には複数台のクライアントを接続することができる。

文書管理サーバ１０は、専用のハードウェア装置として構成することもできるが、実際にはＰＣ（パーソナル・コンピュータ）などの記憶部に記憶したプログラムをＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）で処理を行なうことにより情報を処理する汎用的な計算機システム上でサーバ・アプリケーション・プログラムを実行することで構築できる。

提供者クライアント２０は、文書を作成し、また、その作成した文書を改版するユーザ（文書提供者）によって使用される。

利用者クライアント３０は、文書提供者によって作成又は改版された文書を参照、印刷などのために利用するユーザ（文書利用者）によって使用される。

各クライアント２０、３０は、専用のハードウェア装置として構成することもできるが、実際にはＰＣ（パーソナル・コンピュータ）などの記憶部に記憶したプログラムをＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）で処理を行うことにより情報を処理する汎用的な計算機システム上でクライアント・アプリケーション・プログラムを実行することで構築できる。

本実施形態では、本システムを構成するクライアントを、便宜的に文書提供者が使用するクライアント２０と文書利用者が使用するクライアント３０に分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなるので、１台のＰＣが提供者クライアント２０にも利用者クライアント３０にもなりうる。

文書管理サーバ１０は、データベース管理部１１と文書管理部１２を備えている。データベース管理部１１は、文書データベース１３への文書登録、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。文書管理部１２は、文書提供者により作成又は改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。さらに、文書管理部１２は、文書データベース１３への文書の登録、削除、登録されている文書の利用状況などを管理ログファイル１４に記録する。

提供者クライアント２０は、新規登録処理部２１と、改版登録処理部２２と、文書状態設定処理部２３と、利用状況監視部２４と、版管理情報確認処理部２５と、版管理情報定期確認部２６と、版管理情報検索部２７と、メッセージ送信部２８を備えている。

新規登録処理部２１は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成して文書管理サーバ１０へ登録する。あるいは、既存文書を新規文書として登録してもよい。

改版登録処理部２２は、作成した文書を更新することで文書を改版する。そして、改版された文書を最新版として文書管理サーバ１０へ登録する。あるいは、新規に作成した文書を既登録の文書の新版として登録してもよい。文書の新規作成及び編集には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用する。

また、新規登録処理部２１及び改版登録処理部２２は、作成した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書を文書管理サーバ１０へ登録するときに、その文書の版管理情報も併せて登録する。この版管理情報に前述の既読情報を含む。

文書状態設定処理部２３は、作成又は改版した文書の利用の可否（有効／無効）などの利用状態など版の状態を設定する。版の状態は、版管理情報に含まれている。

利用状況監視部２４は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバ１０に記録させ、また、その記録した内容を取得する。

版管理情報確認処理部２５は、取得した文書の版などを含む版管理情報を取得し、当該文書の版及び利用状態（有効／無効）を確認する。

版管理情報定期確認部２６は、文書管理サーバ１０に対して文書識別情報を送って版管理情報を取得し、版管理情報に含まれる既読情報を取得する。

版管理情報検索部２７は、文書管理サーバ１０内の版管理情報を取得し、指定の検索条件に合致した版管理情報を表示する。

メッセージ送信部２８は、他のクライアントにメッセージを送信して、コミュニケーションを行なう。

利用者クライアント３０は、文書取得処理部３１と、版管理情報確認処理部３２と、文書情報表示処理部３３と、印刷処理部３４と、版管理情報送信部３７と、メッセージ送信部３８を備えている。

文書取得処理部３１は、文書管理サーバ１０から利用したい文書をダウンロードし利用文書保存部３６に保存する。このダウンロードにより取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。文書利用者は、基本的に利用文書保存部３６に格納した文書を利用することになる。

版管理情報確認処理部３２は、取得した文書の版などを含む版管理情報を取得する。文書情報表示処理部３３は、版管理情報確認処理部３２が取得した版管理情報を表示する。印刷処理部３４は、取得した文書を図示しないプリンタから印字出力する。

版管理情報送信部３７は、文書を読んでいる利用者の利用者クライアントが、文書識別情報と奇特情報とともに文書管理サーバ１０に送信する。メッセージ送信部３８は、他のクライアントにメッセージを送信して、コミュニケーションを行なう。

文書管理サーバ１０、並びに各クライアント２０及び３０における各処理機能は、ソフトウェアにより実現される。また、文書データベース１３及び利用文書保存部３６は、ディスク装置により実現され、それぞれ汎用的なデータベース管理システム及びファイルシステムによりアクセスされる。

本実施形態に繋る文書管理システムでは、文書データベース１３を利用して文書の版の管理を行なう。文書データベース１３は、図１に例示したデータ構造で構築されている。すなわち、各文書の版の関連付けを、版管理情報を構成する版系列情報と版情報とを用いて行なう。版系列情報は、文書毎に作成され、その版系列の名称（文書名）、その版系列のセキュリティなどの情報が設定される。版系列情報には、同一文書の各版情報が作成された順に直列に接続される。版情報には、その版の名称、利用の可否（有効／無効）などの版の状態、文書利用者に対して提示するメッセージ、取得した利用者などを含む利用情報、対応する文書識別情報、実際の文書の格納場所等が含まれている。文書管理部１２は、版管理情報と文書識別情報により識別される文書とを関連付けして各文書の版管理を行なう。換言すると、文書管理部１２は、提供者クライアント２０から文書及び版管理情報が送られてくると、データベース管理部１１に前述したデータ構造に従い文書等を文書データベース１３に登録させ、各文書の版管理を行なう。さらに、文書データベース１３には、セキュリティ、動作ログなど自サーバを管理するための設定情報がサーバ管理情報として保存されている。

文書管理システムにおける版管理の詳細については、例えば本出願人に既に譲渡されている特開２００４−１１０６９２号公報に開示されているので、本明細書ではこれ以上説明しない。

本実施形態に係る文書管理システムは、文書管理サーバ１０で管理する文書データベース１３の版管理情報に、既読情報のデータを加える点に主な特徴がある。既読情報は、版情報をキーとして、既読状態(読書中/読書終了)、状態の変更時刻、ユーザ名、ＩＰアドレス、イーサネット（登録商標）・アドレス、メール・アドレスで構成される。図２には、既読情報のデータ構成例を示している。

文書データベース１３の版管理情報に既読情報を管理するために、文書管理サーバ１０、提供者クライアント２０、及び利用者クライアント３０がそれぞれ行なう処理機能を以下に示す。

（１）利用者クライアント３０において文書の複製を再度利用するときに、版管理情報送信部３７は、文書管理サーバ１０に対して、版管理情報として「読書開始」の既読情報を送信する。
（２）利用者クライアント３０において文書の複製の利用を終了するときに、版管理情報送信部３７は、文書管理サーバ１０に対して「読書終了」の既読情報を送信する。
（３）利用者クライアント３０において文書を利用するときに、版管理情報確認処理部３２は、文書の版などを含む版管理情報を取得し、文書情報表示処理部３３は版管理情報確認処理部３２が取得した版管理情報を表示する。また、利用者クライアント３０において文書の複製を再度利用するときには、その版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を表示することで、現在同じ文書を読書中のユーザを確認できるようにする。
（４）さらに、利用者クライアント３０上で表示された「読書中」のユーザに対してメッセージ送信部３８からメッセージを送信することで、現在同じ文書を読書中のユーザとコミュニケーションをとる。
（５）版管理情報定期確認部３９は、利用者クライアント３０において指定された文書の既読情報を定期的に確認し、同じ文書を読書中のユーザを利用者クライアント３０の文書情報表示処理部３３上で表示することで、ユーザがその文書を現在読書中のユーザの状態を把握できるようにする。
（６）利用者クライアント３０において文書の複製を再度利用するときに、その文書の版管理情報に含まれる既読情報をすべて表示することで、現在利用している文書を読書中のユーザと過去に読んだユーザを確認できるようにする。
（７）提供者クライアント２０において、版管理情報検索部２７が文書管理サーバ１０から取得した版管理情報のうち、指定された版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を提供者クライアント上で表示することで、文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザを確認できるようにする。
（８）さらに、提供者クライアント２０上で表示された「読書中」のユーザに対してメッセージ送信部２８からメッセージを送信することで、文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザとコミュニケーションをとる。
（９）提供者クライアント２０において、版管理情報検索部２７が文書管理サーバ１０から取得した版管理情報のうち、指定された版管理情報に含まれる、既読情報をすべて表示することで、文書を保持していなくてもその文書を現在読書中のユーザと過去に読んだユーザを確認できるようにする。
（１０）提供者クライアント２０において文書管理サーバ１０から取得した版情報のうち、指定された版管理情報の既読情報を版管理情報定期確認部２６が定期的に確認し、読書中のユーザを利用者クライアント上で表示することで、文書を保持していなくても、その文書を現在読書中のユーザの状態を把握する。
（１１）文書管理サーバ１０において、利用者クライアント３０又は提供者クライアント２０から要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信する。
（１２）利用者クライアント３０において文書の複製を再度利用するとき送信される「読書開始」の既読情報を、文書管理サーバ１０において該当する文書の版管理情報として記録する。また、利用者クライアント３０において文書の複製の利用を終了するとき送信される「読書終了」の既読情報を、文書管理サーバ１０において該当する文書の版管理情報として記録する。

図３には、利用者クライアントにおいて文書を開く際の処理手順をフローチャートの形式で示している。

利用者が文書を開くと、利用者クライアント３０の版管理情報確認処理部３２が文書に含まれている文書識別情報を取得する（ステップＳ１）。

次いで、利用者クライアント３０は、文書管理サーバ１０に対して文書識別情報を送って、文書管理サーバ１０から版管理情報を取得し、さらに版管理情報に含まれる既読情報を取得する（ステップＳ２）。

ここで、利用者クライアント３０から既読情報の送信をする場合には（ステップＳ３のＹｅｓ）、版管理情報送信部３７が、文書識別情報と「読書中」の既読情報を文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ４）。

また、利用者クライアント３０が文書管理サーバ１０から既読情報が取得できたときには（ステップＳ５のＹｅｓ）、文書情報表示処理部３３が既読情報に含まれる読書中のユーザを利用者クライアント上に表示する（ステップＳ６）。

ここで、利用者クライアント３０を使用している文書利用者が、利用者クライアント上で読書中のユーザと連絡を取る指示を実行したときには（ステップＳ７のＹｅｓ）、メッセージ送信部３８が、指定された読書中のユーザに対してメッセージを送信し、コミュニケーションを開始する（ステップＳ８）。

また、図４には、利用者クライアントにおいて文書を閉じる際の処理手順をフローチャートの形式で示している。

利用者が文書を閉じる際に（ステップＳ１１）、既読情報の送信をするときには（ステップＳ１２のＹｅｓ）、版管理情報送信部３７が文書識別情報と「読書終了」の既読情報を文書管理サーバ１０に送信する（ステップＳ１３）。

上述したように、利用者クライアント３０は、指定された文書の既読情報を定期的に確認することができる。図５には、文書の利用者が既読情報を定期的に確認するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

文書の利用者が文書を開くと、開いた文書の既読情報定期確認機能を実行する。すなわち、利用者クライアント３０の版管理情報確認処理部３２が、文書に含まれている文書識別情報を取得し（ステップＳ２１）、これを版管理情報定期確認部３９に通知する。

この後、利用者は文書を閉じて構わない（ステップＳ２２）。

版管理情報定期確認部３９は、文書管理サーバ１０に対して、文書識別情報を送って版管理情報を取得し、版管理情報に含まれる既読情報を取得する（ステップＳ２３）。

ここで、既読情報が取得できていれば（ステップＳ２４のＹｅｓ）、文書情報表示処理部３３が、既読情報に含まれる読書中のユーザを利用者クライアント３０上に表示する（ステップＳ２５）。

そして、利用者が定期確認の終了指示を行なうと（ステップＳ２６のＹｅｓ）、版管理情報定期確認部３９は定期確認を終了する。

一方、定期確認を終了しない場合には（ステップＳ２６のＮｏ）、一定時間が過ぎると（ステップＳ２７のＹｅｓ）、ステップＳ２３に戻って上述と同様の処理を実施し、定期確認の終了が指示されるまで繰り返す。

図６には、文書の提供者が提供者クライアント２０から既読情報を検索する際に、提供者クライアント２０が実行する処理手順をフローチャートの形式で示している。

提供者は、文書管理サーバ１０にログインして、指定の検索条件でサーバ１０内の版管理情報を検索する。版管理情報検索部２７は、文書管理サーバ１０内の版管理情報を取得し、指定の検索条件に合致した版管理情報を表示する（ステップＳ３１）。

提供者は、表示された検索結果の版管理情報を選択して、版管理情報に含まれる既読情報の表示を指示する。

提供者クライアント２０の版管理情報確認処理部２５は、版管理情報に含まれる既読情報を取得する（ステップＳ３２）。

既読情報が取得できたときには（ステップＳ３３のＹｅｓ）、文書情報表示処理部２９が、既読情報に含まれる読書中のユーザを提供者クライアント２０上に表示する（ステップＳ３４）。

そして、文書提供者が、提供者クライアント２０上で読書中のユーザと連絡を取る指示を実行したときには（ステップＳ３５のＹｅｓ）、メッセージ送信部２８が、指定された読書中のユーザにメッセージを送信して（ステップＳ３６）、コミュニケーションを開始することができる。

また、図７には、文書の提供者が既読情報を定期的に確認するために、提供者クライアント２０が実行する処理手順をフローチャートの形式で示している。

提供者は提供者クライアント２０から文書管理サーバ１０にログインして、指定の検索条件でサーバ１０内の版管理情報を検索する（ステップＳ４１）。提供者クライアント２０の版管理情報検索部２７は、文書管理サーバ１０内の版管理情報を取得し、指定の検索条件に合致した版管理情報を表示する。

提供者は、提供者クライアント２０を介して表示された検索結果の版管理情報を選択して、選択した文書の既読情報定期確認機能を実行する。版管理情報検索部２７は、検索結果の版管理情報に含まれている文書識別情報を取得し（ステップＳ４２）、版管理情報定期確認部２６に通知する。この後、版管理情報の検索結果は破棄しても構わない。

版管理情報定期確認部２６は、文書管理サーバ１０に対して文書識別情報を送って版管理情報を取得し、版管理情報に含まれる既読情報を取得する（ステップＳ４３）。

ここで、既読情報が取得できていれば（ステップＳ４４のＹｅｓ）、文書情報表示処理部２９が既読情報に含まれる読書中のユーザを提供者クライアント２０上に表示する（ステップＳ４５）。

また、提供者が定期確認の終了指示を行なうと（ステップＳ４６のＹｅｓ）、版管理情報定期確認部２６は定期確認を終了する。

一方、定期確認を終了しない場合には（ステップＳ４６のＮｏ）、一定時間が過ぎると（ステップＳ４７のＹｅｓ）、ステップＳ２３に戻って上述と同様の処理を実施し、定期確認の終了が指示されるまで繰り返す。

図８には、文書管理サーバ１０が利用者クライアント３０や提供者クライアント２０から既読情報を取得するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

文書管理サーバ１０は、利用者クライアント２０又は提供者クライアント３０から既読情報の取得を受け付ける（ステップＳ５１）。そして、文書管理サーバ１０のデータベース管理部１２は、文書データベース１３の受け付けた文書の版管理情報の中から、既読情報を検索する。

ここで、既読情報が存在する場合には（ステップＳ５２のＹｅｓ）、データベース管理部１２は、既読情報を版管理情報の一部として、要求元のクライアントに送信する（ステップＳ５３）。

一方、既読情報が存在しない場合には（ステップＳ５２のＮｏ）、データベース管理部１２は、既読情報が無いことを要求元のクライアントに送信する（ステップＳ５４）。このとき、既読情報以外の版管理情報が送信される場合がある。

また、図９には、文書管理サーバ１０が利用者クライアント３０や提供者クライアント２０からの既読情報の通知を処理するための処理手順をフローチャートの形式で示している。

文書管理サーバ１０は、利用者クライアント３０又は提供者クライアント２０から既読情報の通知を受け付ける（ステップＳ６１）。そして、文書管理サーバ１０のデータベース管理部１２は、文書データベース１３の受け付けた文書の版管理情報の中から、既読情報を検索する。

ここで、既読情報が存在する場合には（ステップＳ６２のＹｅｓ）、文書データベース１３内の既読情報の持つＩＰアドレスが通知された既読情報の持つＩＰアドレスと一致しているかどうか比較する。そして、ＩＰアドレスが一致しているときには、データベース管理部１２は、ＩＰアドレスの一致している文書データベース内の既読情報を通知された既読情報で上書き更新する（ステップＳ６３）。

一方、一致していないときには（ステップＳ６２のＮｏ）、データベース管理部１２は、新規の既読情報として文書データベース１３内に追加する（ステップＳ６４）。

最後に、本発明に係る文書管理システムが持つ、この他の派生機能について説明する。

利用者クライアント３０や提供者クライアント２０上で既読情報を表示するときに、「読書中」のユーザ以外に、「読書終了」のユーザを表示することで、過去に文書を読んだことがある利用者を表示することができる。

通信の手順や通信データは必ずしもこれまでに記述した内容である必要はない。例えば、利用者クライアント３０や提供者クライアント２０から版管理情報の要求時に、既読情報の一部のみを送ることで通信コストを低減させる方法などが考えられる。

また、利用者クライアント３０や提供者クライアント２０上における版管理情報の表示方法としてダイアログボックスなどを想定しているが、必ずしもこの形態である必要はなく、文書の本文に表示する方法や、文書の表示ウインドウの下部などに表示する方法などでも良い。

本明細書中で既読情報として記載した情報は一例であり、本発明の要旨はこれに限定されるものではない。例えば、読書中のユーザを詳しく表現する情報や読書中のユーザにメッセージを送るための情報を既読情報に含めるようにしても良い。例えば、イーサネット（登録商標）・アドレスやＩＰアドレスに加えて、メッセンジャーサービスを提供しているプロバイダなどのＩＤを持たせることで、既存のサービス（例えばＹａｈｏｏメッセンジャーなど）を利用して個人を特定できるようにしてもよい。

文書利用者が既読情報を送信するかは、あらかじめ利用者クライアントに設定しておき、文書利用者が逐次的に確認しなくても良い。

また、個人情報の保護に配慮して、送信前に警告を表示するようにしても良い。

文書利用者は、版情報を特定できる文書識別情報と、既読状態と、ＩＰアドレスさえ送信すれば、その他のすべての既読情報を送る必要はない。利用者が送信する既読情報をあらかじめ設定するようにしても良い。

また、既読情報においてユーザを特定する情報として、図２に示した例ではＩＰアドレスを想定しているが、本発明の要旨はこれに限定されるものではなく、イーサネット（登録商標）・アドレスやメール・アドレスを代わりに用いても良い。

また、利用者クライアント３０から文書管理サーバ１０に対し「読書中」の既読情報の送信タイミングは、文書を開いた直後でなくても良い。例えば、１分以上開いている状態を読書中とするなどとして、開いてすぐ閉じる利用を排除すること、若しくは読書中という状態が確定してから送信することも考えられる。

また、利用者クライアント３０から文書管理サーバ１０へ既読情報を送信する処理は、文書管理サーバ１０で読書開始から終了までの時間を見て制御しても良いし、あるいは利用者クライアント３０側で文書を開いてからの時間を見て制御するようにしても良い。

利用者クライアント３０又は提供者クライアント２０上での読書中のユーザの表示は、文書を開いているときにいつでも最新状態に更新するようにしても良い。最新状態を保てば、読書終了しているユーザにコミュニケーションを開始する可能性が軽減される。

以上、特定の実施形態を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施形態の修正や代用を成し得ることは自明である。

本発明に係る文書管理システムは、例えばチャットや電子掲示板といった、部門や役割の壁を越え、現在参加しているユーザを見つけて意見交換を行なうことを想定した既存のコミュニケーション・システムに適用することができる。

また、本明細書で説明した実施形態では、読書中のユーザへのメッセージ送信方法としてメールを想定しているが、必ずしもこの形態である必要はない。例えば、チャットや掲示板などのＵＲＬやＩＰを利用してメッセンジャ・ソフトでメッセージを送るようにすることもできる。

要するに、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、本明細書の記載内容を限定的に解釈するべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲を参酌すべきである。

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示した図である。 図２は、既読情報のデータ構成例を示した図である。 図３は、利用者クライアントにおいて文書を開く際の処理手順を示したフローチャートである。 図４は、利用者クライアントにおいて文書を閉じる際の処理手順を示したフローチャートである。 図５は、文書の利用者が既読情報を定期的に確認するための処理手順を示したフローチャートである。 図６は、文書の提供者が提供者クライアント２０から既読情報を検索する際に、提供者クライアント２０が実行する処理手順を示したフローチャートである。 図７は、文書の提供者が既読情報を定期的に確認するために、提供者クライアント２０が実行する処理手順を示したフローチャートである。 図８は、文書管理サーバ１０が利用者クライアント３０や提供者クライアント２０から既読情報を取得するための処理手順を示したフローチャートである。 図９は、文書管理サーバ１０が利用者クライアント３０や提供者クライアント２０からの既読情報の通知を処理するための処理手順を示したフローチャートである。

符号の説明

１０…文書管理サーバ
１１…データベース管理部
１２…文書管理部
１３…文書データベース
１４…管理ログファイル
２０…提供者クライアント
２１…新規登録処理部
２２…改版登録処理部
２３…文書状態設定処理部
２４…利用状況監視部
２５…版管理情報確認処理部
２６…版管理情報定期確認部
２７…版管理情報検索部
２８…メッセージ送信部
２９…文書情報表示処理部
３０…利用者クライアント
３１…文書取得処理部
３２…版管理情報確認処理部
３３…文書情報表示処理部
３４…印刷処理部
３７…版管理情報送信部
３８…メッセージ送信部

Claims (11)

1. 文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、前記文書管理サーバにより版管理される文書の利用者により使用される利用者用クライアントからなる文書管理システムであって、
   前記利用者クライアントは、利用者が利用する文書に関する既読情報を前記文書管理サーバに送信し、
   前記文書管理サーバは、前記利用者クライアントにおいて利用する文書の既読情報を該当する文書の版管理情報として記録し、前記利用者クライアント又は前記提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記利用者クライアントにおいて文書の複製を再度利用するときに、その版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を前記利用者クライアント上で表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記利用者クライアント上で表示された「読書中」のユーザのクライアントに対してメッセージを送信する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記利用者クライアントにおいて指定された文書の既読情報を定期的に確認し、同じ文書を読書中のユーザを前記利用者クライアント上で表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記利用者クライアントにおいて文書の複製を再度利用するときに、その文書の版管理情報に含まれる既読情報をすべて表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版管理情報のうち、指定された版管理情報に含まれる既読情報の中から「読書中」の状態を持つユーザ情報を前記提供者クライアント上で表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
7. 前記提供者クライアント上で表示された「読書中」のユーザのクライアントに対してメッセージを送信する、
   ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
8. 前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版管理情報のうち指定された版管理情報に含まれる既読情報をすべて表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
9. 前記提供者クライアントにおいて、前記文書管理サーバから取得した版情報のうち、指定された版管理情報の既読情報を定期的に確認し、読書中のユーザを利用者クライアント上で表示する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
10. 文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、前記文書管理サーバにより版管理される文書の利用者により使用される利用者用クライアントからなる文書管理システムにおいて文書の版管理を行なう文書処理方法であって、
    前記利用者クライアントが、利用者が利用する文書に関する既読情報を前記文書管理サーバに送信するステップと、
    前記文書管理サーバが、前記利用者クライアントにおいて利用する文書の既読情報を該当する文書の版管理情報として記録するステップと、
    前記文書管理サーバが、前記利用者クライアント又は前記提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信するステップと、
    を具備することを特徴とする文書管理方法。
11. 文書を提供する提供者が使用する提供者クライアントと、文書の版管理を行なう文書管理サーバと、前記文書管理サーバにより版管理される文書の利用者により使用される利用者用クライアントからなる文書管理システムにおいて文書の版管理を行なうための処理をコンピュータ上で実行するようにコンピュータ可読形式で記述されたコンピュータ・プログラムであって、前記コンピュータに対し、
    前記利用者クライアントが、利用者が利用する文書に関する既読情報を前記文書管理サーバに送信する手順と、
    前記文書管理サーバが、前記利用者クライアントにおいて利用する文書の既読情報を該当する文書の版管理情報として記録する手順と、
    前記文書管理サーバが、前記利用者クライアント又は前記提供者クライアントから要求される版管理情報に、該当する文書の既読情報を含めて送信する手順と、
    を実行させることを特徴とするコンピュータ・プログラム。
    

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