JP2020057143A

JP2020057143A - データ処理装置

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Publication number: JP2020057143A
Application number: JP2018186630A
Authority: JP
Inventors: 英司宮前; Eiji Miyamae
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2018-10-01
Filing date: 2018-10-01
Publication date: 2020-04-09
Anticipated expiration: 2038-10-01
Also published as: US20200104524A1; US11275862B2; JP7196511B2

Abstract

【課題】メッセージからリンクされたファイルへのアクセス権の付与を簡便にすることができるデータ処理装置を提供する。【解決手段】情報処理システム１０において、データ処理装置１００は、送手からユーザグループへ送信されるメッセージを監視する監視手段と、メッセージ中からリンクされるファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループを抽出する抽出手段と、ユーザグループ中に、メッセージ中からリンクされるファイルへのアクセス権を有しない受手がいる場合に、抽出手段が抽出したアクセス権グループの参加者に受手を加えるように、アクセス権グループの情報を更新する更新手段とを有する。【選択図】図１

Description

本発明は、データ処理装置に関する。

特許文献１には、ネットワークを介して共有される知識情報を管理するコンピュータの知識情報管理方法において、課題の解決を目的とする業務を遂行するために、前記ネットワークを介して当該業務の関係者によって取り交わされる一連の発言データを管理し、前記一連の発言データの内容を含む会話ストリームを蓄積するとともに、前記課題の発生から結論に至るまでの課程で前記業務の遂行上必要となるオブジェクトを、必要とされたときの状態で逐次蓄積し、関連付け要求に応答して、蓄積された会話ストリーム中の任意の会話ストリームと、蓄積されたオブジェクト中の任意のオブジェクトとを関連付け、関連情報取得要求に応答して、関連付けられた前記任意の会話ストリームと前記任意のオブジェクトとに関する情報を出力する、手順を有することを特徴とする知識情報管理方法が記載されている。

特許文献２には、コミュニティに属するメンバが通信端末装置を用いて行う会話を仲介する会話仲介サーバから、会話ログを取得して、各メンバの発言を監視する会話監視手段と、上記会話監視手段によって、特定のメンバによる会話の中で、特定のキーワードが発言されたことが検知された場合に、検知された上記特定のメンバおよび上記特定のキーワードに対応付けて指定された、上記コミュニティに関わる事象を示す状況情報を収集する状況情報収集手段と、上記状況情報収集手段によって収集された状況情報が示す、上記コミュニティに関わる事象に合致する発言メッセージを上記会話仲介サーバに出力する発言手段とを備えていることを特徴とする発言処理装置が記載されている。

特許文献３には、ネットワーク上に設けられた仮想的なコミュニティにおいて交換されるメッセージを管理するコンピュータを、コミュニティへの各書込みメッセージの発信者及び発信日時情報を少なくとも含む履歴情報を履歴情報記憶手段に記録するメッセージ履歴管理手段、前記履歴情報記憶手段に蓄積されている履歴情報を読み出し、各コミュニティ参加者のメッセージ書込みタイミングを解析することによって各コミュニティ参加者のコミュニティに対する貢献度を算出する貢献度算出処理手段、として機能させるコミュニティ参加者の貢献度評価用プログラムが記載されている。

特許文献４には、電子メールメッセージが所定の文書またはサイトへのリンクを含んでいるかを検知する検知ステップと、前記電子メールメッセージが送信される個々のアドレスを抽出する抽出ステップと、この抽出ステップで抽出されたアドレスのユーザアカウントがなければユーザアカウントを新規生成し、すでにあれば利用する生成ステップと、少なくとも１以上のユーザアカウントを含む各アドレスに対し行なうアクセスの権限を設定する設定ステップと、前記文書へのリンクを備えた電子メールメッセージを１以上の前記各アドレスに転送する転送ステップを備えたことを特徴とする文書アクセス方法が記載されている。

特開２００２−２９７８８３号公報特開２０１４−８１７８２号公報特開２００６−３２３７３８号公報特開２００５−４７６３号公報

メッセージ中からリンクされるファイルへのアクセス権限がない受手にメッセージが送信されることがあり、このような場合には、ファイルへのアクセス権がない受手にファイルへのアクセス権を付与することを要する。

本発明は、メッセージを監視せず、メッセージ中から抽出されたリンクに関する情報から、ファイルへのアクセス権を有しないメッセージの受手を参加者として加えるユーザグループを抽出しない場合と比較して、メッセージの受手へのメッセージからリンクされたファイルへのアクセス権の付与を簡便にすることができるデータ処理装置を提供することを目的とする。

請求項１に係る本発明は、
送手からユーザグループへ送信されるメッセージを監視する監視手段と、
前記メッセージがファイルへのリンクを含む場合に、前記メッセージ中からリンクされる前記ファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループを抽出する抽出手段と、
前記ユーザグループ中に、前記メッセージ中からリンクされる前記ファイルへのアクセス権を有しない受手がいる場合に、前記抽出手段が抽出したアクセス権グループの参加者に前記受手を加えるように、前記アクセス権グループの情報を更新する更新手段と、
を有するデータ処理装置である。

請求項２に係る本発明は、前記更新手段は、前記抽出手段が抽出したアクセス権グループが一つであった場合に、当該アクセス権グループの参加者に前記受手を加えるように、前記アクセス権グループの情報を更新する、を有する請求項１記載のデータ処理装置である。

請求項３に係る本発明は、前記抽出手段が抽出したアクセス権グループが複数あった場合に、前記受手を参加者として加えるアクセス権グループの選択を促す通知をする通知手段をさらに有する請求項１記載のデータ処理装置である。

請求項４に係る本発明は、前記通知手段は、前記ファイルへのアクセス権を有しない受手と、抽出された複数のアクセス権グループのそれぞれとの関連性の高さをさらに通知する請求項３記載のデータ処理装置である。

請求項５に係る本発明は、前記送手からメッセージが送信されたユーザグループへの参加者が参加している人数が多いアクセス権グループほど、前記ファイルへのアクセス権を有しない前記受手との関連性が高いとみなされる請求項４記載のデータ処理装置である。

請求項６に係る本発明は、前記通知手段は、前記送手に通知をする請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置である。

請求項７に係る本発明は、前記通知手段は、メッセージが送信されたユーザグループの参加者に通知する請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置である。

請求項８に係る本発明は、前記通知手段は、メッセージが送信されたユーザグループの管理者に通知する請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置である。

請求項１に係る本発明によれば、メッセージを監視せず、メッセージ中からリンクされるファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループを抽出せず、ファイルへのアクセス権を有しない受手がいる場合に、抽出されたユーザグループの参加者に、アクセス権を有しない受け手を加えるようにアクセス権グループの情報を更新しない場合比較して、メッセージからリンクされたファイルへのアクセス権の付与を簡便にすることができる。

請求項２に係る本発明によれば、メッセージの送手やアクセス権グループへの参加者が操作をしなくても、アクセス権グループの更新がなされるようにすることができる。

請求項３に係る本発明によれば、受手を、複数のアクセス権グループの中の選択されたアクセス権グループに参加者として加えることができる。

請求項４に係る本発明によれば、アクセス権を有しない受手と、抽出された複数のアクセス権グループとの関連性を表示しない場合と比較して、受手を参加者として加えるユーザグループの選択を促された操作者のユーザグループの選択を容易にすることができる。

請求項５に係る本発明によれば、メッセージが送信されたユーザグループの参加者が参加している人数を用いずに、ファイルへのアクセス権を有しない受手と受手を参加者として加えるアクセス権グループとの関連性を決める場合と比較して、表示する関連性の高さを正確にすることができる。

請求項６に係る本発明によれば、メッセージが送られたユーザグループへの参加者の全員等の複数の人に通知がなされる場合と比較して、受手を参加者として加えるアクセス権グループを選択する者が明確になり、選択をするように促されたものの、アクセス権グループの選択がなさずに放置されるとの事態を生じにくくすることができる。

請求項７に係る本発明によれば、メッセージが送信されたユーザグループの参加者の間で協議して、アクセス権を有しない受手を参加者として加えるアクセス権グループを選択することができる。

請求項８に係る本発明によれば、ファイルへのアクセス権を有しない受手について、ユーザグループの他の参加者よりも多くの情報を有することが期待できるユーザグループの管理者に、メッセージの受手を参加者として加えるアクセス権グループの選択を促すことができる。

本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成を示す図である。コミュニケーション監視部によるコミュニケーションの監視と、監視情報保管部による監視対象情報の保管とを示すフローチャートである。分析判定通知部による分析判定通知機能を示すフローチャートである。分析判定通知部によるリンク判定のサブ処理を示すフローチャートである。更新処理部でのデータの更新処理を示すフローチャートである。ユーザグループ情報管理部で管理されているユーザグループの例を示す図表である。ユーザグループを並べ替えた結果を示す図表である。コミュニケーションツール部への通知の一例を示す図である。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は、本発明に係る情報処理システムの一実施形態である情報処理システム１０を示す図である。図１に示すように、情報処理システム１０は、ユーザグループ情報管理部１１０を有する。

ユーザグループ情報管理部１１０は、ユーザグループ管理手段の一例であって、後述するコミュニケーションツール部１２０と後述するファイル管理システム部１３０とのユーザの情報や、ユーザグループの情報を一元的に管理する。ユーザグループ情報管理部１１０としては、例えば、マイクロソフト社のActive Directoryや、LDAP（Lightweight Directory Access Protocol）サーバを用いることができる。

ここで、ユーザとは、情報処理システム１０の利用者であり、例えば、コミュニケーションツール部１２０を用いるメッセージの送手と受手とを含み、例えば、ファイル管理システム部１３０に文書を保存したり、ファイル管理システム部１３０に保存された文書を利用したりする者を含む。また、ユーザの情報には、例えば、ユーザの名前や、ユーザのメールアドレスや、ユーザが所属する組織等を含む。

また、ユーザグループとはユーザの集合体であり、ユーザが複数である場合もあれば、ユーザが単数である場合もある。また、ユーザグループに関する情報の一例としては、例えば、そのユーザグループに参加しているユーザの名前や人数を挙げることができる。また、ユーザグループに関する情報の他の例としては、例えば、それぞれのグループのファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのアクセス権等を挙げることができる。また、ユーザグループに関する情報として、そのユーザグループへの参加者のファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのアクセス権を管理するユーザグループを、以下、アクセス権グループを称することがある。

上述のようにユーザグループの情報を管理することで、例えば、同じグループに参加しているユーザに対して同じアクセス権を付与する等の処理が可能になり、情報処理システム１０の管理が簡便になり、ユーザの管理が簡便になる。

また、ユーザグループ情報管理部１１０が管理する情報は、コミュニケーションツール部１２０から参照され、ファイル管理システム部１３０から参照され、後述する分析判定通知部１６０から参照される。また、ユーザグループ情報管理部１１０が管理する情報は、後述する更新処理部１７０によって更新される。

情報処理システム１０は、コミュニケーションツール部１２０をさらに有する。コミュニケーションツール部１２０は、コミュニケーション手段の一例であって、ユーザグループ情報管理部１１０と連携し、例えば、一のユーザである送手から他のユーザである受手へのメッセージの送信を可能とし、複数のユーザ間のコミュニケーションを可能とする。ここで、コミュニケーションツール部１２０の一例としては、例えば、メッセージの一例である電子メールを送受信するメールサーバを挙げることができる。また、コミュニケーションツール部１２０で送受信されるメッセージは、電子メールに限らず、例えば、チャットやインスタントメッセージ等であってもよい。

コミュニケーションツール部１２０を用いて送受信されるメッセージは、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクを含む場合がある。このような場合であって、メッセージの受手がリンクされているファイルへのアクセス権を有しない場合には、メッセージの受手がリンクされているファイルにアクセスができないとの不都合が生じる。

コミュニケーションツール部１２０は、後述する更新処理部１７０に、ユーザグループ情報管理部１１０が管理するユーザグループの情報を更新するように指示することがある。また、コミュニケーションツール部１２０は、更新処理部１７０から、ユーザグループの情報の更新結果の通知を受け取ることがある。

情報処理システム１０は、ファイル管理システム部１３０をさらに有する。ファイル管理システム部１３０は、ファイル管理手段の一例であって、ユーザグループ情報管理部１１０と連携して、例えば文書ファイル等のファイルを管理する。より具体的には、ファイル管理システム部１３０は、ユーザグループ情報管理部１１０が管理する各ユーザグループの（各アクセス券グループの）ファイルへのアクセス権を参照し、ファイルへのアクセス権に応じて、各ユーザユーザグループに参加するユーザが、ファルの登録、ファイルの閲覧、ファイルの管理等を行えるようにする。ファイル管理システム部１３０としては、例えば、富士ゼロックス社のDocuShare等を用いることができる。

情報処理システム１０は、データ処理装置１００を有し、データ処理装置１００は、コミュニケーション監視部１４０と、監視情報保管部１５０と、分析判定通知部１６０と、更新処理部１７０とを有する。

コミュニケーション監視部１４０は、コミュニケーションツール部１２０において送手から受手に送信されるメッセージを定期的に監視し、メッセージの内容から監視対象となるか否かを判別して、監視対象となる情報を抽出する。ここで、メッセージを監視の対象とするか否かの判別は、例えば、メッセージ内にファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクが含まれているか否かを基準として、例えば、メッセージ内にファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクが含まれている場合に、コミュニケーション監視部１４０は、メッセージを監視対象であると判別する。以下、コミュニケーション監視部１４０の監視対象となる情報を、管理対象情報と称することがある。

監視情報保管部１５０は、コミュニケーション監視部１４０が抽出した管理対象情報を保管して管理する。監視情報保管部１５０が保管して管理する情報としては、例えば、メッセージの送信日時、メッセージの送手、メッセージの受手が参加しているユーザグループ、メッセージの送手が参加しているユーザグループ等を挙げることができる。また、メッセージ内に、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクが含まれている場合には、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクを、監視情報保管部１５０が管理する情報として挙げることができる。

分析判定通知部１６０は、抽出手段の一例であって、更新手段の一例であって、通知手段の一例であり、監視情報保管部１５０に保管され、監視情報保管部１５０で管理された管理対象情報を分析して、メッセージ中からリンクされるフィルへのアクセス権をメッセージの受手が有しない場合に、ユーザグループ情報管理部１１０が管理する全てのユーザグループを抽出し、監視情報保管部１５０で管理されている情報から、更新するべきユーザグループを判定する。ここで、ユーザグループの更新とは、より具体的には、ユーザグループの参加者に、メッセージの受手を追加することを指す。

そして、分析判定通知部１６０は、判定したユーザグループを更新するように、すなわち、判定したユーザグループの参加者にメッセージの受手を加えるよう更新処理部１７０に指示をする（更新指示）。また、分析判定通知部１６０が更新処理部１７０にユーザグループの更新をするよう指示をすることに代えて、分析判定通知部１６０が、コミュニケーションツール部１２０に、ユーザグループの更新を推奨する通知をするように指示するようにしてもよい（推奨処理通知）。このあと、コミュニケーションツール部１２０が、更新処理部１７０にユーザグループの更新をするよう指示をしてもよい。

更新処理部１７０は、更新手段の一例であって、分析判定通知部１６０からの指示か、コミュニケーションツール部１２０からの指示に基づいて、ユーザグループ情報管理部１１０が管理しているユーザグループの情報を更新する。すなわち、メッセージからリンクされているファイルにアクセス権を有するアクセス権グループの参加者に、メッセージ内からリンクされているファイルにアクセス権を有しないメッセージの受手を追加する。また、更新処理部１７０は、ユーザグループを更新した場合に、更新の結果をコミュニケーションツール部１２０に通知する。

図２は、コミュニケーション監視部１４０によるコミュニケーションの監視と、監視情報保管部１５０による監視対象情報の保管とを示すフローチャートである。図２に示すように、コミュニケーションの監視が開始されると、最初のステップであるステップＳ１０において、コミュニケーション監視部１４０は、コミュニケーションツール部１２０でのコミュニケーションが監視対象であるか否かを監視する。そして、コミュニケーションが監視対象ではないとの判別がなされた場合には、コミュニケーション監視部１４０は、コミュニケーションの監視を終了する。一方、コミュニケーションが判別対象であるとの判別がなされた場合には、ステップＳ１２に進む。

ステップＳ１２では、コミュニケーション監視部１４０で監視対象と判別されたコミュニケーションの情報が、監視対象情報として監視情報保管部１５０に保管される。より具体的には、メッセージ内に、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクが含まれていた場合に、メッセージに関する情報として、メッセージの日時と、メッセージの送手の名前と、メッセージの受手の名前と、メッセージの送手が参加しているユーザグループ名と、メッセージの受手が参加しているユーザグループ名と、メッセージに含まれるファイルへのリンクとが監視情報保管部１５０に格納される。

図３は、分析判定通知部１６０による分析判定通知機能を説明するフローチャートである。図３に示すように、分析判定通知部１６０は、ステップＳ２０において、定期的に監視情報保管部１５０から監視対象情報を取得する。

次のステップであるステップＳ２２では、分析判定通知部１６０は、ステップＳ２０で取得した監視対象情報を分析し、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクがメッセージ中に含まれているか否かを判別する。そして、ファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクがメッセージ中に含まれていないとの判別がなされた場合、分析判定通知部１６０は、分析を終了する。一方、メッセージ中に、ファイル管理システム部１３０か管理するファイルへのリンクが含まれているとの判別がなされた場合、ステップＳ１００のリンク判定サブ処理に進む。

図４は、ステップＳ１００のリンク判定サブ処理を示すフローチャートである。図４に示すように、ステップＳ１０２で、分析判定通知部１６０は、メッセージの中からリンクされたファイルであって、ファイル管理システム部１３０に管理されたファイルへのアクセス権をメッセージの受手が有するか否かを判別する。そして、メッセージの受手がファイルへのアクセス権を有するとの判別がなされた場合は、判定サブ処理を終了する。一方、メッセージの受手が、ファイルへのアクセス権を有しないとの判別がされた場合は、ステップＳ１０４に進む。

ステップＳ１０４では、分析判定通知部１６０は、メッセージからリンクされたファイルであって、ファイル管理システム部１３０に管理されたファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループを、ユーザグループ情報管理部１１０から取得し、取得したアクセス権グループの中から、メッセージの送手が参加しているアクセス権グループを抽出する。

次のステップであるステップＳ１０６では、分析判定通知部１６０は、メッセージの送手が参加しているアクセス権グループとしてステップＳ１０４で抽出されたアクセス権グループの数が１つであるか、２つ以上であるかを判別する。そして、メッセージの受手が参加しているアクセス権グループの数が１つであるとの判別がなされた場合は、ステップＳ２００に進む。一方、メッセージの受手がメンバーとして参加しているアクセス権グループの数が２つ以上であるとの判別がなされた場合は、ステップＳ１０８に進む。

ステップＳ２００では、分析判定通知部１６０は、リンク先のファイルへのアクセス権がないメッセージの受手をメッセージの送手がメンバーとして参加している一つのアクセス権グループに参加者として追加するように、更新処理部１７０にデータの更新を指示する。尚、更新処理部１７０でのデータの更新の詳細は後述する。

ステップＳ１０８では、分析判定通知部１６０は、メッセージの受手であるユーザグループへの参加者が参加している人数が多いアクセス権グループ程、メッセージの受手との関連性が高いと判断し、ステップＳ１０４で抽出したアクセス権グループを、メッセージの受手であるユーザグループへの参加者が参加している人数が多い順に並べ替えた新たなリストを作成し、作成されたアクセス権グループのリストを一時的に保存する。

次のステップであるステップＳ１１０では、分析判定通知部１６０は、ステップＳ１０８で作成されたアクセス権グループのリストを、メッセージの受手をメンバーとして加えるアクセス権グループの候補として、更新処理部１７０を介して、コミュニケーションツール部１２０に通知する。

ここで、通知においては、メッセージの受手を追加する候補となるアクセス権グループのリストと併せて、受手を追加するアクセス権グループを選択し、選択したアクセス権グループに受手を参加させるためのインターフェイスも通知される。以上のようにして、ステップＳ１００のリンク判定サブ処理が終了する。

ステップＳ１０２は、上述の説明に替えて、ステップＳ１０６の後でステップＳ２００の前に行ってもよいし、ステップＳ１０８の後で、ステップＳ１１０の前に行っもよい。また、ステップＳ１１０で通知処理をすることで、リンク判定サブ処理が終了しているが、通知を受けた参加者からの指示により、ステップＳ２００の更新処理が実行されることがある。

図５は、ステップＳ２００における分析判定通知部１６０での指示による更新処理部１７０でのデータの更新を示すフローチャートである。図５に示すように、更新処理が開始されると、ステップＳ２０２において、メッセージ中からリンクされたファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループに、メッセージの参加者を参加させるように、ユーザグループ情報管理部１１０が管理するアクセス権ループの情報を更新処理部１７０が更新する。

次のステップであるステップＳ２０４では、ステップＳ２０２でのアクセス権グループ情報の更新が成功したいか否かが判別される。そして、更新が成功した場合には、ステップＳ２０６に進み、更新が失敗した場合には、ステップＳ２０８に進む。

ステップＳ２０６では、例えばコミュニケーションツール部１２０が、例えばメッセージの送手と受手とにユーザグループ情報の更新が成功したことを通知する。

ステップＳ２０８では、例えばコミュニケーションツール部１２０が、例えばメッセージの送手と受手とに、ユーザグループの更新が失敗したことを通知する。

次に、情報処理システム１０による情報処理の具体例を説明する。この具体例は、新製品Ｘを開発するプロジェクトである「新製品プロジェクトＸ」に関するものである。そして、新製品プロジェクトＸでは、メンバー相互の連絡手段として、コミュニケーションツール部１２０にインストールされた新製品Ｘ用のコラボレーションシステム（以下、コラボシステムＸと称する）を用いている。また、新製品プロジェクトＸでは、例えば文書ファイル等のファイルの管理に、ファイル管理システム部１３０を利用している。また、図６は、この具体例で、ユーザグループ情報管理部１１０で管理されているユーザグループを示す図表である。

図６に示すように、ユーザグループ情報管理部１１０は、６個のグループを管理している。最初のグループである「Ｘコラボグループ」には、新製品Ｘの開発者が参加していて、具体的な参加者は、ユーザ１、ユーザ２、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ５及びユーザ６であり、それぞれの参加者は、アクセス権限として、コラボシステムＸの参照権と、コラボシステムＸへの書込権とを有している。

次のユーザグループである「Ｘコラボ管理グループ」は、新製品Ｘの開発者であり、コラボシステムＸの管理者である者が参加していて、具体的な参加者はユーザ１と、ユーザ２とである。また、それぞれの参加者は、アクセス権限として、コラボシステムＸの参照権と、コラボシステムＸへの書込権とを有し、さらにはコラボシステムＸの管理権を有している。

また、次のユーザグループである「Ｙコラボグループ」は、新製品Ｘに先立ち開発された製品である製品Ｙに関与した者が参加していて、具体的な参加者はユーザ１０、ユーザ１１であり、それぞれの参加者は、コミュニケーションツール部１２０にインストールされた製品Ｙ用のコラボレーションシステム（以下、コラボシステムＹと称する）の参照権と、コラボシステムＹへの書込権とを有している。また、Ｘコラボグループと同様に、Ｙコラボグループも、文書ファイル等のファイルの管理にファイル管理システム部１３０を利用している。

また、次のグループである「Ｘ文書参照グループ」は、アクセス権グループであって、例えば、製品Ｙの開発者等の新製品Ｘの開発には携わっていないものの、新製品Ｘに関する文書を参照する必要がある者が参加していて、具体的な参加者はユーザ１０、ユーザ１１であり、それぞれの参加者は、ファイル管理システム部１３０に管理されている新製品Ｘに関する文書（以下、Ｘ文書と称することがある）の参照権を有している。

また、次のグループである「Ｘ文書管理者グループ」は、アクセス権グループであって、新製品Ｘに関する文書を管理する管理者が参加していて、具体的な参加者はユーザ１であり、参加者であるユーザ１は、アクセス権として、Ｘ文書の参照権と、Ｘ文書への書込権とを有し、さらにはＸ文書の管理権を有している。

また、次のグループである「Ｘ文書一般グループ」は、アクセス権グループであって、新製品Ｘの開発メンバーが参加していて、具体的な参加者はユーザ２、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ５であり、それぞれの参加者は、Ｘ文書の参照権と、Ｘ文書への書込権とを有している。

ここで、ユーザ６は、新製品Ｘの開発に新たに加わったメンバーであり、既に「Ｘコラボグループ」に参加している。このため、上述のように、コラボシステムＸの参照権と書込権とを有している。しかしながら、ユーザ６は、「Ｘ文書一般グループ」に、現状においては参加していない。このため、ユーザ６は、新製品Ｘの開発メンバーであるものの、ファイル管理システム部１３０が管理する新製品Ｘに関するファイルについて、参照権も、書込権も有しない。

以上で説明をした状態において、ユーザ２が、例えば新製品Ｘに関するファイルであるファイルＡをファイル管理システム部１３０に保存した上で、コラボシステムＸを用いて、例えば、「資料格納のお知らせ」とのタイトルのメッセージであって、ファイルＡへのリンクを含むメッセージをＸコラボグループの参加者に送信したとする。この場合、Ｘコラボグループの参加者であるユーザ１、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ５及びユーザ６は、ユーザ２からのメッセージを受信可能である。

そして、Ｘ文書管理者グループの参加者であるユーザ１と、Ｘ文書一般グループの参加者であるユーザ３、ユーザ４及びユーザ５は、ファイルＡの参照権を有するため、ファイルＡを参照可能である。一方、ユーザ６は、Ｘ文書管理者グループにも、Ｘ文書一般グループにも参加していないため、ファイルＡを参照することができない。以下、上述のユーザ２によるメッセージを端緒として、ユーザ６がファイルＡを参照できるようにする情報処理システム１０による処理を説明する。

ユーザ２がメッセージを送信すると、コミュニケーション監視部１４０の監視対象となり、メッセージ中にファイルＡへのリンクが含まれているため、ユーザ２が送信したメッセージは、その送信情報が監視情報保管部１５０に格納される。

次に、分析判定通知部１６０が、監視情報保管部１５０から、ユーザ２が送信したメッセージに関する情報を取り出し、ファイルＡへのリンクがファイル管理システム部１３０が管理するファイルへのリンクであるため、リンク判定予備処理（ステップＳ１００、図４を参照）をする。すなわち、メッセージの受手の一人であるユーザ６にファイルＡへのアクセス権がないため、分析判定通知部１６０は、ファイルＡへのアクセス権を有するアクセス権グループの全てであるＸ文書参照グループ、Ｘ文書管理者グループ及びＸ文書一般グループを取得し、それぞれのアクセス権グループへの参加者の一覧を取得する。

尚、メッセージの受手であるユーザ３、ユーザ４及びユーザ５については、これらのユーザが、Ｘ文書一般グループへの参加者であることからユーザグループの一覧を取得する処理を行わない。また、メッセージの受手であるユーザ１については、Ｘ文書管理者グループへの参加者であることからユーザグループを取得する処理は行わない。

次に、監視情報保管部１５０は、ユーザ６に関し、抽出したアクセス権グループの数が複数であるため、抽出したアクセス権グループを、ユーザ２がメッセージを送信したグループであるＸコラボグループへの参加人数順に並べ替える。

図７は、Ｘコラボグループへの参加者順にアクセス権グループを並べ替えた結果を示す図表である。図７に示すように、Ｘコラボグループへの参加人数は、Ｘ文書一般グループが４人（ユーザ２、ユーザ３、ユーザ４、ユーザ５の４人）であり、Ｘ文書管理者グループが１人（ユーザ１の１人）であり、Ｘ文書参照グループは０人である。この結果から、分析判定通知部１６０は、Ｘコラボグループへの参加者数が０人であるＸ文書参照グループを対象外と判別する。また、Ｘコラボグループへの参加者が多いアクセス権グループほど関連性が高いとの基準から、分析判定通知部１６０は、Ｘ文書一般グループがユーザ６に最も関連性が高いと判断し、Ｘ文書管理者グループが２番めにユーザ６と関連性が高いと判断する。

次に、分析判定通知部１６０は、ユーザ６と関連性が高い順に並べ替えられたアクセス権グループのリストを、ユーザ６を追加するアクセス権グループの候補として、コミュニケーションツール部１２０にインストールされているコラボシステムＸに通知する。コラボシステムＸになされた通知は、例えば、ＸコラボシステムＸの参照権を有する参加者の全員が参照可能であり、例えば、Ｘコラボグループへの書込権を有する参加者が操作可能である。

図８には、分析判定通知部１６０からコラボシステムＸへの通知の一例である通知３００が示されている。図８に示すように、通知３００には、ユーザ６を追加するアクセス権グループの候補とともに、「○月○日にユーザ２から送信されたメッセージ「資料格納のお知らせ」に含まれる文書管理先リンク「ファイルＡ」へのユーザ６のアクセス権がありません」との説明が表示される。また、通知３００には、「このコラボと関連性が高いグループは以下の通りです。ユーザ６を追加する場合は、対象のグループのユーザ追加ボタンを押してください」とのユーザグループへの参加者へのユーザ６の追加を促す表示がなされる。

また、通知３００には、ユーザ６を、アクセス権グループであるＸ文書一般グループに追加するユーザインターフェイスの一例である操作ボタン３１２が表示され、ユーザ６を、アクセス権グループであるＸ文書管理者グループに追加するインターフェイスの一例である操作ボタン３１４が表示される。

ここで、通知を見た参加者が、Ｘ文書一般グループに対応する操作ボタン３１２を押すと、Ｘ文書一般グループにユーザ６を参加させるように、ユーザグループ情報管理部１１０が管理するアクセス権ループの情報を更新処理部１７０が更新する。

１０・・・情報処理システム
１００・・・データ処理装置
１１０・・・ユーザグループ情報管理部
１２０・・・コミュニケーションツール部
１３０・・・ファイル管理システム部
１４０・・・コミュニケーション監視部
１５０・・・監視情報保管部
１６０・・・分析判定通知部
１７０・・・更新処理部

Claims

送手からユーザグループへ送信されるメッセージを監視する監視手段と、
前記メッセージがファイルへのリンクを含む場合に、前記メッセージ中からリンクされる前記ファイルへのアクセス権を有するアクセス権グループを抽出する抽出手段と、
前記ユーザグループ中に、前記メッセージ中からリンクされる前記ファイルへのアクセス権を有しない受手がいる場合に、前記抽出手段が抽出したアクセス権グループの参加者に前記受手を加えるように、前記アクセス権グループの情報を更新する更新手段と、
を有するデータ処理装置。
前記更新手段は、前記抽出手段が抽出したアクセス権グループが一つであった場合に、当該アクセス権グループの参加者に前記受手を加えるように、前記アクセス権グループの情報を更新する、
を有する請求項１記載のデータ処理装置。
前記抽出手段が抽出したアクセス権グループが複数あった場合に、前記受手を参加者として加えるアクセス権グループの選択を促す通知をする通知手段をさらに有する請求項１記載のデータ処理装置。
前記通知手段は、前記ファイルへのアクセス権を有しない受手と、抽出された複数のアクセス権グループのそれぞれとの関連性の高さをさらに通知する請求項３記載のデータ処理装置。
前記送手からメッセージが送信されたユーザグループへの参加者が参加している人数が多いアクセス権グループほど、前記ファイルへのアクセス権を有しない前記受手との関連性が高いとみなされる請求項４記載のデータ処理装置。
前記通知手段は、前記送手に通知をする請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置。
前記通知手段は、メッセージが送信されたユーザグループの参加者に通知する請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置。
前記通知手段は、メッセージが送信されたユーザグループの管理者に通知する請求項３から５いずれか記載のデータ処理装置。