JP2008282169A - 出力管理システム、出力管理方法及び出力管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の電子ファイルを複数の配布先に出力するために、一括して効率よく管理することができる。
【解決手段】出図クライアント端末２０の制御部２１は、ファイル情報データと配布先データを取得し、これらに基づいて出図設定データを生成する。制御部２１は、ファイル情報データに対応するファイルボタンと、配布先データに対応する配布先部署ボタンと、マトリクス状に配置される出図設定データに対応するセルボタンとを表示する。制御部２１は、選択された各ボタンに対応する出図設定データの項目の値を変更する。制御部２１は、出図指示が選択されると、各出図設定データを含む出力設定登録依頼を送信し、出図サーバ１０の制御部１１は、出図情報データベース１４に登録する。制御部１１は、出図設定データに基づいて印刷データを生成し、各配布先に対して送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書や図面等の電子ファイルについての出力を管理する出力管理システム、出力管理方法及び出力管理プログラムに関する。

近年、企業内においても情報の共有化が進んでおり、例えば、設計された製品等についての図面は、他の関連部門（例えば、検査部門、物流部門や品質部門等）においても使用される場合がある。この場合、新製品について新しく設計された図面や設計変更が行なわれた図面に関する情報を関連部門へ通知することが必要である。そこで、図面配布にかかる負荷を軽減するための図面配布システムが検討されている（例えば、特許文献１、２を参照。）。この特許文献１に記載の技術においては、関連部門に、管理システムとネットワークで接続される複合機を設置する。管理システムは、図面がリリースされた通知を、複合機のファクシミリ機能を用いて送信する。複合機は、受信したリリース通知に対する図面データを取り寄せる。更に、特許文献２に記載の技術においては、リリース通知を受信した複合機は、指定された取り寄せ開始時刻にリリース通知に対応する図面データを取り寄せる。
特開２００４−２８２１９８号公報（第１頁） 特開２００４−２８０２３０号公報（第１頁）

上述のように、特許文献１、２の技術では、他の部門に図面等を配布するために、各部門に設置された複合機を用いて図面を出力させている。しかし、従来、複数の図面ファイルを複数の配布先毎に仕分けされた状態で出力することはできない。更に、印刷のための出力設定を個々に行なう場合には煩雑になることがある。具体的には、出力を希望する図面等の出力対象の種類が複数ある場合には、個々に印刷のための設定を行なっていたのでは煩雑である。また、配布先も複数ある場合には、〔出力対象の種類数〕×〔配布先数〕の設定を行なう必要があり、ユーザにとって大きな負荷となる。更に、出力対象の内容や配布先の状況によっては出力設定を自由に変更したい場合もあり、効率的な設定変更が望まれる。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、複数の電子ファイルを複数の配布先に出力するために、一括して効率よく管理することができる出力管理システム、出力管理方法及び出力管理プログラムを提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する制御手段とを備えた出力管理システムであって、前記制御手段が、各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開手段と、前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開手段と、前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理手段と、前記
第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更手段とを備えたことを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の出力管理システムにおいて、前記変更手段が、前記第１、第２又は第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、選択された表示オブジェクトに対応付けられた出力設定データを取得し、この出力設定データの印刷条件の変更指示を受け付ける変更対象特定手段と、前記変更指示に含まる変更対象識別子によって特定される印刷条件の値を、前記変更指示に含まれる変更指示値に変更して、前記出力設定データを更新する変更実行手段とを備えたことを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の出力管理システムにおいて、前記変更対象特定手段が、前記第１表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第１表示オブジェクトを含む前記第２の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得することを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、請求項２又は３に記載の出力管理システムにおいて、前記変更対象特定手段が、前記第２表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第２表示オブジェクトを含む前記第１の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得することを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する制御手段とを用いた出力管理方法であって、前記制御手段が、各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開段階と、前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開段階と、前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理段階と、前記第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更段階とを実行することを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、制御手段とを用いて、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する出力管理プログラムであって、前記制御手段を、各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開手段、前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開手段、前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理手段、及び前記第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更手段として機能させることを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、制御手段は、各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第
１の軸に配置して表示させ、第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる。更に、制御手段は、第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させる。また、制御手段は、第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する。このため、変更したい出力設定データの電子ファイル及び出力先を、ファイル識別子に関連付けられた第１表示オブジェクトの第１の軸と、出力先識別子に関連付けられた第２表示オブジェクトの第２の軸から、容易に特定できるため、変更する出力設定データを容易に把握することができる。そして、この出力設定データに対して変更を許容するため、出力設定データの変更を効率よく行なうことができる。

本発明によれば、制御手段は、第１、第２又は第３オブジェクトの選択が検出された場合には、選択されたオブジェクトに対応付けられた出力設定データを取得し、この出力設定データの印刷条件の変更指示を受け付ける。更に、制御手段は、変更指示に含まる変更対象識別子によって特定される印刷条件の値を、変更指示に含まれる変更指示値に変更して、出力設定データを更新する。このため、各オブジェクトを選択することにより、このオブジェクトに関連付けられている出力設定データの印刷条件の変更を、効率よく行なうことができる。

本発明によれば、変更対象特定手段は、第１表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第１表示オブジェクトを含む第２の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得する。このため、図面ファイルを示す第１の軸毎に、出力設定データの変更を一括して行なうことができる。

本発明によれば、変更対象特定手段は、第２表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第２表示オブジェクトを含む第１の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得する。このため、出力先を示す第２の軸毎に、出力設定データの変更を一括して行なうことができる。

本発明によれば、複数の電子ファイルを複数の配布先に出力するために、一括して効率よく管理することができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図８に基づいて説明する。本実施形態では、図面（印刷物）の出力を管理する出図管理システムを用いて説明する。この出図管理システムは、図１に示すように、出図サーバ１０と、これにネットワークを介して接続されている出図クライアント端末２０とを備える。更に、これら出図サーバ１０及び出図クライアント端末２０は、ネットワークを介して、複数の印刷手段としてのプリンタ３０及び図面管理システム４０に接続されている。

また、本実施形態においては、図面を管理するシステムの図面管理システム４０だけでなく、出図サーバ１０及び出図クライアント端末２０においても、電子ファイルとしての図面ファイルを記憶する図面ファイルデータ記憶部（電子ファイル記憶手段）が設けられている。このため、出図管理システムは、図面管理システム４０に記憶されている図面ファイルだけでなく、出図サーバ１０及び出図クライアント端末２０の図面ファイルデータ記憶部に記憶された図面ファイルの出図管理を行なうことができる。ここで、図面ファイルのデータには、ファイル識別子、原稿サイズ識別子、初期オプション機能識別子及び図面内容に関するデータが含まれる。ファイル識別子は、この図面ファイルを特定するため
の識別子であり、本実施形態では、ファイル名を用いる。原稿サイズ識別子は、原稿に対して設定されている用紙サイズを特定するための識別子である。初期オプション機能識別子は、図面の付属情報として設定されているオプション機能を特定するための識別子である。図面内容データは、この図面の内容に関するデータである。

一方、出図サーバ１０は、出図クライアント端末２０と連携しながら、図面の出力の管理を行なう。この出図サーバ１０は、制御手段を構成する制御部１１を備える。制御部１１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（記録段階を含む出図指示解釈段階、ファイル取得段階、印刷データ生成段階と送信段階とを含む出力制御段階、ステータス管理段階及びステータス転送段階等を含む処理）を行なう。そして、このための出力管理プログラムを実行することにより、制御部１１は、記録手段を備える出図指示解釈手段１１１、ファイル取得手段１１２、印刷データ生成手段及び送信手段を備える出力制御手段１１３、ステータス管理手段１１５及びステータス転送手段１１６等として機能する。

出図指示解釈手段１１１は、後述するように、出図クライアント端末２０から、一括して管理され図面毎かつ配布先毎の印刷条件に関する出図設定データを取得して、出図情報データベース１４に記録する。

ファイル取得手段１１２は、出力対象の図面ファイルを検索して取得する。
出力制御手段１１３は、出図指示に基づいて、図面を出力するプリンタ３０の特定、出力時刻の管理及び印刷データの生成等を制御する。

ステータス管理手段１１５は、ステータスメモリを備え、プリンタのステータスを管理する。ステータスメモリには、各プリンタのプリンタ識別子に対して、プリンタのステータス（電源オフ状態、稼動状態又は待機状態等）を示すステータス情報が記録される。ステータス管理手段１１５は、各プリンタ３０から、定期的に各プリンタ３０のステータスを取得して、ステータス情報の更新を行なう。

ステータス転送手段１１６は、出図クライアント端末２０の要求に応じて、ステータス管理手段１１５で管理しているプリンタのステータス情報を、出図クライアント端末２０に対して転送する。

更に、制御部１１には、出力プリンタデータベース１２、配布パターンデータ記憶手段としての配布パターンデータベース１３及び出力情報データ記憶手段としての出図情報データベース１４が接続されている。

出力プリンタデータベース１２には、配布先毎に設置され、図面を出力するプリンタに関するデータが記録されている。この出力プリンタデータは、図面出力に用いるプリンタが決定された場合に出力プリンタデータベース１２に記録される。この出力プリンタデータには、図２に示すように、出力先識別子としての配布先識別子、用紙サイズ識別子、プリンタ識別子及びオプション機能識別子に関するデータが含まれている。ここで、配布先において出力可能なプリンタが複数ある場合には、配布先識別子に対して複数のプリンタ識別子が関連付けられている。

配布先識別子データ領域には、図面を配布する配布先を特定するための識別子に関するデータが記録されている。本実施形態では、配布先識別子として配布する部署を特定するためのデータを用いる。

用紙サイズ識別子データ領域には、この配布先において出力する用紙サイズ（Ａ３版や
Ａ４版等）に関するデータが記録されている。
プリンタ識別子データ領域には、この配布先において用いられるプリンタ３０を特定するための識別子に関するデータが記録されている。本実施形態では、配布先識別子と用紙サイズ識別子から、出力するプリンタ３０のプリンタ識別子が特定される。

オプション機能識別子データ領域には、このプリンタ３０において利用可能なオプション機能を特定するためのデータが記録されている。ここで、特定されるオプション機能には、画像合成、印刷形態制御及び後処理に関する機能などがある。画像合成機能は、出力する図面に合成する文字等の画像を設定する機能である。制御部１１は、この画像合成機能の設定に応じて、例えば「社外秘」等の背景文字や配布先の部署名などの画像等を、出力する図面ファイルの画像に合成する処理を行なう。これにより、背景文字等が示された図面を出力することができる。印刷形態制御機能は、図面の出力形態を設定する機能である。制御部１１は、この印刷形態に関する機能の設定に応じて、複数の図面を１枚に集約させた印刷データや、用紙の両面に印刷する印刷データを生成する処理を行なう。これにより、集約印刷や両面印刷等によって図面を出力することができる。後処理機能は、画像形成された図面に対して行なわれる後処理を設定する機能である。この後処理には、例えば、プリンタ３０に設けられたフィニッシャーを用いてパンチ穴を形成し、所定の形状に折り畳み、ステープルでまとめる処理等がある。制御部１１は、この後処理機能の設定に応じて、出力した図面に対して、所定の後処理を行なわせるための制御処理をプリンタ３０に行なう。これにより、出力された図面を、パンチ穴が形成した状態や所定の形状に折り畳まれた状態に自動的にすることができる。

配布パターンデータベース１３には、図面を配布するときの配布パターンに関するデータが記録されている。配布パターンは、各配布先における部数、配布用紙サイズ及び初期オプション機能を組み合わせたデフォルトのパターンである。この配布パターンデータは、初期的な配布パターンの設定が行なわれると、配布パターンデータベース１３に記録される。配布パターンデータには、パターン識別子、配布先識別子、配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子に関するデータが含まれる。複数の配布先に対して出図を行なう配布パターンの場合には、この配布パターンにおいて各配布先に対応する配布先識別子が関連付けられる。

パターン識別子データ領域には、各パターンを特定するためのパターン識別子に関するデータが記録されている。
配布先識別子データ領域には、このパターンにおいて図面を配布する配布先を特定するための配布先識別子に関するデータが記録されている。

配布部数データ領域には、この配布先に対して配布する図面の部数に関するデータが記録されている。
配布用紙サイズ識別子データ領域には、この配布先において配布する図面の用紙サイズを特定するための用紙サイズ識別子に関するデータが記録されている。

オプション機能識別子データ領域には、この配布先において配布する図面に対して行なわれる後処理に関するオプション機能を特定するためのオプション機能識別子に関するデータが記録されている。

なお、複数の配布先に対して出図を行なう場合には、配布部数や配布用紙サイズ、オプション機能識別子は、配布パターンに含まれるそれぞれの配布先識別子毎に設定される。
出図情報データベース１４には、印刷される図面の出力に関する出図データが記録される。この出図データは、後述する出図指示に応じた出力設定登録依頼を出図クライアント端末２０から受信した場合に、出図情報データベース１４に記録される。この出図データ
には、出図の管理に関する出力制御に関する出図制御データと、これに関連付けられる出力設定データとしての出図設定データとが含まれる。

出図制御データには、出力管理識別子及び指定出力時刻に関するデータが含まれる。
出力管理識別子データ領域には、本システムを利用して一括して出力管理されるグループを特定するための出力管理識別子に関するデータが記録される。この出力管理識別子を用いて、同時に出力する図面や配布先を特定することができる。

指定出力時刻データ領域には、図面を出力する時刻（出力時刻）に関するデータが記録される。なお、この指定出力時刻は、ユーザが出力時刻を指定した場合にのみ記録される。

また、出図設定データには、ファイル識別子、配布先識別子、印刷条件に関するデータが含まれる。ここで、印刷条件に関するデータには、配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子に関するデータが含まれる。

ファイル識別子データ領域には、出力対象である図面のファイルを特定するためのファイル識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、このファイル識別子として、ファイル名を用いる。

配布先識別子データ領域には、この図面の配布先を特定するための識別子に関するデータが記録される。
配布部数データ領域には、この配布先に対して配布される図面の部数に関するデータが記録される。

配布用紙サイズ識別子データ領域には、この配布先に対して配布される図面の用紙サイズを特定するための用紙サイズ識別子に関するデータが記録される。
オプション機能識別子データ領域には、この図面をこの配布先に対して配布するときに、この図面に対して処理を行なうプリンタのオプション機能を特定するためのオプション機能識別子に関するデータが記録される。

一方、出図クライアント端末２０は、出図の設定や登録を行なうために用いるコンピュータ端末である。この出図クライアント端末２０は、ディスプレイ、キーボード及びポインティングデバイス等を備えている。ディスプレイには、後述する出図指示操作画面や検索条件入力画面等の各種画面が表示される。キーボード及びポインティングデバイスは、出力する図面の検索条件を入力したり、図面の配布先の指示やプリンタ３０の設定の変更の指示を行なったりする場合に用いる。

出図クライアント端末２０は、制御手段を構成する制御部２１を備えている。制御部２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（出図指示生成段階、出図指示転送段階及びステータス受付段階等を含む処理）を行なう。なお、出図指定生成段階には、出力対象指定段階、出力対象展開段階、出力先指定段階、出力先展開段階、マトリクス生成段階、マトリクス表示処理段階、変更対象特定段階及び変更実行段階を含む変更段階等が含まれる。そして、このための出力管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、出図指示生成手段２１１、出図指示転送手段２１２及びステータス受付手段２１５等として機能する。

出図指示生成手段２１１は、キーボード及びポインティングデバイスを用いてユーザの指示を取得し、この指示に基づいてディスプレイに表示を行ない、出図サーバ２０に対して図面の出力を指示するための出力設定登録依頼を生成する手段である。この出図指示生
成手段２１１の構成については、後述する。

出図指示転送手段２１２は、出図指示生成手段２１１によって生成された出力設定登録依頼を、出図サーバ２０に対して送信する。
ステータス受付手段２１５は、出図サーバ２０のステータス転送手段１１６から送信されたプリンタのステータスを受け付ける。

更に、制御部２１は、図示しないメモリを備える。このメモリには、パターンリストデータや配布先部署データ等が記録されている。パターンリストデータは、配布パターンのパターン名称とパターン識別子とを関連付けたデータである。配布先部署データは、配布先識別子と配布先部署名とを関連付けたデータである。

一方、プリンタ３０は、出図サーバ２０からの指示に応じて図面を出力する。プリンタ３０は、出力可能な用紙サイズの用紙をそれぞれ収容する給紙トレイを備える。更に、プリンタ３０によっては、後処理を実行するフィニッシャーを備えているものも含まれる場合を想定する。

次に、出図クライアント端末２０の制御部２１における出図指示生成手段２１１について、図３を用いて詳述する。この出図指示生成手段２１１は、ユーザからの図面の出力に関する指示を、図６に示す出図指示操作画面５００を介して受け付ける。そこで、まず、この出図指示操作画面５００について説明する。

出図指示操作画面５００には、マトリクス表示部５１０が含まれる。このマトリクス表示部５１０には、左端に縦一列（第１の軸としての縦軸）に配置されたファイル表示部５２０と、上端に横一列（第２の軸としての横軸）に配置された配布先表示部５３０と、ファイル表示部５２０の縦軸と配布先表示部５３０の横軸によりマトリクスを構成する個別設定表示部５４０とが含まれる。

ファイル表示部５２０には、出力対象の図面ファイルを示す第１表示オブジェクトとしてのファイルボタンが表示される。一括して複数の図面ファイルを出図する設定が行なわた場合には、このファイル表示部５２０において、複数のファイルボタンが縦一列で表示される。各ファイルボタンには、対応する図面ファイルのファイル名と原稿サイズが表示される。

配布先表示部５３０には、配布先である部署を示す第２表示オブジェクトとしての配布先部署ボタンが表示される。一括して複数の配布先に出図する設定が行なわた場合には、この配布先表示部５３０において、複数の配布先部署ボタンが一行（横一列）で表示される。各配布先部署ボタンには、対応する配布先部署名が表示される。

個別設定表示部５４０には、出図設定データのそれぞれを示す第３表示オブジェクトとしてのセルボタンが表示される。各セルボタンは、出図設定データに含まれるファイル識別子で特定される図面ファイルのファイルボタンと同じ行で、配布先識別子で特定される配布先部署の配布先ボタンと同じ列の位置に表示される。更に、各セルボタンには、ファイル識別子、配布先識別子に対応する出図設定データの配布部数及び配布用紙サイズが表示される。

また、出図指示操作画面５００には、ファイル検索ボタン、配布先設定ボタン、配布パターン選択プルダウンメニュー、ステータス表示ボタン、クリアボタン、出図ボタン５８０、時間指定出図ボタン５９０が含まれている。

ファイル検索ボタンは、出力対象となる図面ファイルを検索するためのボタンである。このファイル検索ボタンが選択されると、検索するファイルの条件を入力するための検索条件入力画面が表示される。

配布先設定ボタンは、マトリクス表示部５１０に新たな配布先の部署を追加して表示させるためのボタンである。
配布パターン選択プルダウンメニューは、マトリクス表示部５１０に表示させる配布先及び部数のパターンを選択するためのメニューである。

ステータス表示ボタンは、プリンタ３０のステータスを表示させるためのボタンである。
クリアボタンは、マトリクス表示部５１０に表示されているファイルボタン、配布先部署ボタン、セルボタンに対応する出図設定データを削除するためのボタンである。

出図ボタン５８０と時間指定出図ボタン５９０とは、ユーザが出図指示を行なう場合に用いるボタンである。各出図ボタン（５８０，５９０）が選択されると、出図サーバ１０の制御部１１は、このときの出図設定データを用いて出力設定の登録を実行する。また、出図ボタン５８０が選択された場合には、出図サーバ１０の制御部１１は、すぐに図面の出力を実行する。時間指定出図ボタン５９０が選択された場合には、出図サーバ１０の制御部１１は、設定された時刻になったときに、図面の出力を実行する。

以上のような構成の出図指示操作画面５００を用いてユーザからの指示を受け入れる出図指示生成手段２１１は、図３に示すように、マトリクス表示メモリＭ０、出図対象指定手段Ｍ１、ファイル展開手段Ｍ２、出図配布先指定手段Ｍ３、配布先展開手段Ｍ４及びマトリクス生成手段Ｍ５を備えている。

マトリクス表示メモリＭ０は、図６に示すマトリクス表示部５１０に表示される各種ボタンを用いて出図設定を行なうためのデータを記録する。具体的には、マトリクス表示メモリＭ０には、図面ファイルに関連するファイル情報データと、配布先及び部数を設定するために用いる配布先データと、図面毎かつ配布先毎の印刷条件に関する出図設定データとが記録される。このファイル情報データは、図面ファイルのファイル識別子、原稿サイズ識別子及び初期オプション機能識別子に関するデータを含む。配布先データは、配布先を特定する配布先識別子、配布部数、配布先において出力するときの用紙サイズを特定する用紙サイズ識別子及び配布先において設定されるオプションを特定するためのオプション機能識別子に関するデータを含む。マトリクス表示メモリＭ０に記録される出図設定データは、上述した出図情報データベース１４に登録される前のデータであり、ファイル識別子、配布先識別子、配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子に関するデータを含む。

出図対象指定手段Ｍ１は、出力対象である図面を指定するための処理を実行する出力対象指定手段である。
ファイル展開手段Ｍ２は、出力対象の図面ファイルをマトリクス表示に展開する処理を実行して、この図面ファイルのファイル情報データをマトリクス表示メモリＭ０に記録する処理を実行する出力対象展開手段である。

出図配布先指定手段Ｍ３は、図面の配布先を指定するための処理を実行する出力先指定手段である。
配布先展開手段Ｍ４は、配布先をマトリクス表示に展開する処理を実行して、この配布先に関連する配布先データをマトリクス表示メモリＭ０に記録するための処理を実行する出力先展開手段である。

マトリクス生成手段Ｍ５は、マトリクス状に表示される出図設定データを生成し、マトリクス表示メモリＭ０に記録するための処理を実行する手段である。
更に、図３の出図指示生成手段２１１は、マトリクス表示処理手段Ｍ７、変更対象特定手段Ｍ８及び変更指示手段Ｍ９を備えている。なお、変更対象特定手段Ｍ８及び変更指示手段Ｍ９は変更手段を構成する。

マトリクス表示処理手段Ｍ７は、出図設定を行なうために用いるファイルボタン、配布先部署ボタン及びセルボタンを、マトリクス表示部５１０に、マトリクス状に表示するための処理を実行する手段である。この場合、マトリクス表示処理手段Ｍ７は、マトリクス表示メモリＭ０に記録されたファイル情報データ、配布先データ及び出図設定データを用いる。

変更対象特定手段Ｍ８は、マトリクス表示処理手段Ｍ７によってマトリクス状に表示されたファイルボタン、配布先部署ボタン及びセルボタンを用いて、変更する出図設定データを特定するための処理を実行する手段である。本実施形態では、ファイルボタンが選択された場合には、変更対象特定手段Ｍ８は、このファイルボタンと同じ行に表示されているすべてのセルボタンに対応する出図設定データを特定する。また、配布先部署ボタンが選択された場合には、変更対象特定手段Ｍ８は、この配布先部署ボタンと同じ列に表示されているすべてのセルボタンに対応する出図設定データを特定する。更に、セルボタンが選択された場合には、このセルボタンに対応する出図設定データを特定する。

変更指示手段Ｍ９は、変更対象特定手段Ｍ８によって特定された出図設定データに対して変更処理を実行するための変更実行手段である。
そして、以上の構成を有する出図指示生成手段２１１は、ユーザからの出図指示を受けると、マトリクス表示メモリＭ０に記録している出図設定データを出図指示転送手段２１２に送信する。

次に、出図サーバ１０の制御部１１におけるファイル取得手段１１２及び出力制御手段１１３について、図４を用いて詳述する。
ファイル取得手段１１２は、ファイル検索手段と、出力対象の図面ファイルを記憶するファイルデータメモリを備えている。ファイル検索手段は、出図クライアント端末２０から受信した出力設定登録依頼に含まれる出力対象の図面ファイルを検索する。この場合、ファイル検索手段は、この出図サーバ１０、これにネットワークを介して接続されている出図クライアント端末２０及び図面管理システム４０等にある図面ファイルデータ記憶部から検索を行なう。このファイル検索手段は、出力対象の図面ファイルを抽出した場合には、この図面ファイルをファイルデータメモリに記録する。

出力制御手段１１３は、出力時刻管理手段及び出力展開手段を備えている。出力時刻管理手段は、出図クライアント端末２０からの出力設定登録依頼に基づいて、プリンタ３０から出力するタイミングを管理する。出力展開手段は、出図情報データベース１４に記録した出図設定データから、図面を出力する各プリンタに対応させた印刷データを生成して、各プリンタに印刷指示を行なう。

次に、本実施形態に関わる出図管理システムの処理手順について、図５〜図８を用いて説明する。
まず、ユーザは、キーボード及びマウスを操作して、出図クライアント端末２０において、出力管理プログラムを起動させる。この出力管理プログラムによって、出図クライアント端末２０の制御部２１は、図６に示す出図指示操作画面５００をディスプレイに表示する。なお、出図指示プログラムを起動した直後においては、出図指示操作画面５００の
マトリクス表示部５１０内には、何も表示されていない。

ここで、まず、出図管理システムは、ステータス表示処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、ユーザは、出図指示操作画面５００のステータス表示ボタンを選択する。これにより、出図クライアント端末２０の制御部２１は、出図サーバ１０に対して、ステータス要求を送信する。

ステータス要求を受信した出図サーバ１０の制御部１１は、ステータス情報を取得する。具体的には、制御部１１のステータス管理手段１１５は、ステータス情報をステータスメモリから取得し、ステータス転送手段１１６に供給する。そして、ステータス転送手段１１６は、ステータス情報を出図クライアント端末２０に送信する。この場合、ステータス転送手段１１６は、ステータス情報とともに出力プリンタデータも出図クライアント端末２０に送信する。

出図クライアント端末２０の制御部２１は、ステータス情報を取得する。具体的には、制御部２１のステータス受付手段２１５がステータス情報を取得する。制御部２１は、取得したステータス情報に基づいて、各プリンタのステータスをディスプレイに表示する。この場合、ステータス受付手段２１５は、ステータス情報とともに取得した出力プリンタデータと、メモリに記録された配布先部署データを用いて、各プリンタの配布先部署及び用紙サイズを、プリンタのステータスとともに表示する。このため、ユーザは、プリンタのステータスを把握することができる。ここで、ユーザは、電源オフ状態のプリンタがある場合には、電源オフ状態のプリンタによって図面を出力する部署に対して、電源をオンにしてプリンタを待機状態にする指示を行なうことができる。

次に、出図管理システムは、出力図面の登録処理を実行する（ステップＳ１−２）。この処理は、出図指示操作画面５００を用いて行なわれる。具体的には、ユーザが、ファイル検索ボタンを選択する。これにより、出図クライアント端末２０の制御部２１は、検索条件入力画面を表示する。ユーザは、キーボード及びポンティングデバイスを用いて、この検索条件入力画面に、検索を行なう図面ファイルデータ記憶部（出図サーバ１０、出図クライアント端末２０又は図面管理システム４０）を特定する保管場所検索条件と、検索対象のファイルを特定するためのファイル検索条件とを入力し、検索実行を指示する。これにより、制御部２１の出図指示生成手段２１１の出図対象指定手段Ｍ１は、検索依頼を出図サーバ１０に送信する。この検索依頼には、保管場所検索条件及びファイル検索条件に関する検索式データが含まれる。

出図サーバ１０の制御部１１は、保管場所検索条件によって特定される図面ファイルデータ記憶部から、ファイル検索条件に一致する図面ファイルを抽出する。なお、ファイル検索条件に合致するフォルダが存在する場合には、このフォルダに含まれるすべての図面ファイルを抽出する。

そして、制御部１１は、抽出したすべての図面ファイルから、ファイル情報データを生成して、出図クライアント端末２０に送信する。このファイル情報データには、図面ファイルのファイル識別子、原稿サイズ識別子及び初期オプション機能識別子に関するデータが含まれる。

次に、出図クライアント端末２０の制御部２１は、ファイル展開処理を実行する。この場合、まず、出図指示生成手段２１１のファイル展開手段Ｍ２が、受信したファイル情報データを、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、ファイル展開手段Ｍ２は、記録したファイル情報データに対応するファイルボタンを、図６に示すマトリクス表示部５１０のファイル表示部５２０に表示する。この場合、受信したファイル情報データが複数
ある場合には、ファイル展開手段Ｍ２は、ファイル情報データの数に対応するファイルボタンを、ファイル表示部５２０において一列に表示する。更に、ファイル展開手段Ｍ２は、各ファイルボタンの表面に、各ファイル情報データに含まれるファイル識別子（ファイル名）及び原稿サイズ識別子の用紙サイズを表示する。

次に、出図管理システムは、配布先の登録処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、ユーザは、「配布パターン」のプルダウンリストから、使用したい配布パターンのパターン名称を選択する。これにより、出図クライアント端末２０の制御部２１は、出図配布先指定処理を実行する。具体的には、出図指示生成手段２１１の出図配布先指定手段Ｍ３が、制御部２１のメモリに記録されているパターンリストデータから、選択されたパターン名称に対応するパターン識別子を取得し、出図サーバ１０に送信する。出図サーバ１０は、受信したパターン識別子を含む配布パターンデータを、配布パターンデータベース１３から取得し、出図クライアント端末２０に送信する。この配布パターンデータには、配布先識別子、配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子に関するデータが含まれる。

次に、出図クライアント端末２０の制御部２１は、配布先展開処理を実行する。この場合、まず、出図指示生成手段２１１の配布先展開手段Ｍ４が、受信した配布パターンデータを、配布先データとしてマトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、配布先展開手段Ｍ４は、記録した配布先データに対応する配布先部署ボタンを、図６に示すマトリクス表示部５１０の配布先表示部５３０に表示する。この場合、記録した配布先データが複数ある場合には、配布先展開手段Ｍ４は、配布先データの数に対応する配布先部署ボタンを、配布先表示部５３０に一行で表示する。更に、配布先展開手段Ｍ４は、各配布先部署ボタンの表面に、各配布先データの配布先識別子に対応付けられた配布先部署名を表示する。

更に、ユーザが、配布先設定ボタンを選択することにより、配布先の部署を追加してもよい。具体的には、配布先展開手段Ｍ４は、出図指示操作画面５００における配布先設定ボタンが選択されたことを検出すると、メモリから配布先部署データを取得し、配布先部署名を一覧表示する。ここで、ユーザが追加したい配布先部署名を選択する。この場合、配布先展開手段Ｍ４は、選択された配布先部署名に関連付けられた配布先識別子を特定し、この配布先識別子のみを含む配布先データを生成して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、配布先展開手段Ｍ４は、記録した配布先データに対応する配布先部署ボタンを表示し、この配布先部署ボタンの表面に、選択された配布先部署名を表示する。

次に、出図管理システムは、セルの設定処理を実行する（ステップＳ１−４）。ここでは、まず、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、マトリクス表示メモリＭ０に記録されたファイル情報データ及び配布先データを用いて、各ファイル情報データのファイル識別子と、各配布先データの配布先識別子とをそれぞれ組み合わせた出図設定データを生成する。

具体的には、出図指示生成手段２１１のマトリクス生成手段Ｍ５は、ファイル表示部５２０に展開したファイルボタンに対応するファイル識別子と、配布先表示部５３０に展開した配布先部署ボタンに対応する配布先識別子とを１つずつ、すべて組み合わせた出図設定データを生成して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、出図指示生成手段２１１は、配布先データに含まれる配布部数を、この配布先データの配布先識別子を含む出図設定データの配布部数として記録する。

更に、本実施形態では、マトリクス生成手段Ｍ５は、配布先データに用紙サイズ識別子が含まれている場合には、この用紙サイズ識別子を、この配布先データの配布先識別子を
含む出図設定データの配布用紙サイズ識別子として記録する。ここで、配布先データに用紙サイズ識別子が含まれていない場合には、出図指示生成手段２１１は、出図設定データのファイル識別子を含むファイル情報データに含まれる原稿サイズ識別子を、出図設定データの用紙サイズ識別子として記録する。

また、マトリクス生成手段Ｍ５は、出図設定データの配布先識別子を含む配布先データにオプション機能識別子が含まれている場合には、このオプション機能識別子を、出図設定データのオプション機能識別子として記録する。ここで、配布先データにオプション機能識別子が含まれておらず、出図設定データのファイル識別子を含むファイル情報データにオプション機能識別子が含まれている場合には、このオプション機能識別子を、出図設定データのオプション機能識別子として記録する。なお、配布先データ及びファイル情報データにオプション機能識別子が含まれていない場合には、出図指示生成手段２１１は、この出図設定データのオプション機能識別子データ領域にデータを記録しない。

次に、出図指示生成手段２１１のマトリクス表示処理手段Ｍ７が、出図設定データに対応するセルボタンを、図６に示すマトリクス表示部５１０の個別設定表示部５４０に表示する。このとき、マトリクス表示処理手段Ｍ７は、各セルボタンを、対応する出図設定データに含まれるファイル識別子のファイルボタンと同じ行で、かつ、この出図設定データに含まれる配布先識別子の配布先部署ボタンと同じ列に表示する。そして、マトリクス表示処理手段Ｍ７は、セルボタンに、この出図設定データに含まれる配布部数及び配布用紙サイズを表示する。以上により、図６に示すように、マトリクス表示部５１０には、ファイル表示部５２０に１列に整列されたファイルボタンと、配布先表示部５３０に１行に整列された配布先部署ボタンと、個別設定表示部５４０にマトリクス状に表示されたセルボタンとが表示される。

なお、ユーザによって、ファイルボタン、配布先部署ボタン又はセルボタンが選択されてこれらをアクティブにした状態でクリアボタンが選択された場合、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、アクティブにされたボタンによって特定される範囲の出図設定データを、マトリクス表示メモリＭ０から削除する。具体的には、ファイルボタンが選択された場合には、このファイルボタンと同じファイル識別子が記録されたすべての出図設定データを削除する。配布先部署ボタンが選択された場合には、この配布先識別子が記録されたすべての出図設定データを削除する。更に、セルボタンが選択された場合には、このセルボタンに対応するファイル識別子、配布先識別子が記録された出図設定データを削除する。

次に、出図管理システムは、必要に応じてグループ値の設定処理を実行する（ステップＳ１−５）。この設定処理においては、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、ファイル毎に、又は配布先部署毎に部数、用紙サイズ又はオプション機能を一括して変更する。具体的には、ユーザは、マトリクス表示部５１０において、一括変更したいファイルのファイルボタン又は一括変更したい配布先に対応する配布先部署ボタンをアクティブにした上で、変更設定操作を選択（ここではダブルクリック）する。ここで、ファイルボタンが選択されると、変更対象特定手段Ｍ８は、このファイルボタンに対応するファイル識別子を含む出図設定データを変更範囲と特定する。更に、配布先部署ボタンが選択されると、変更対象特定手段Ｍ８は、この配布先部署ボタンに対応する配布先を含む出図設定データを変更範囲と特定する。なお、ファイルボタンが選択されたときの設定処理は、配布先部署ボタンが選択されたときの設定処理と同様であるので、配布先部署ボタンが選択されたときの処理についてのみ、図７を用いて説明する。

ユーザが配布先部署ボタンを選択すると、出図指示生成手段２１１の変更対象特定手段Ｍ８は、選択された配布先部署ボタンに対応する配布先識別子を含むすべての出図設定デ
ータをマトリクス表示メモリＭ０から抽出する。そして、変更対象特定手段Ｍ８は、この配布先識別子を含む一括変更画面データを生成する。ここで、抽出した出図設定データが１つしかない場合には、変更対象特定手段Ｍ８は、この出図設定データの配布部数、配布用紙サイズ及びオプション機能データを一括変更画面データに含める。また、抽出した出図設定データが複数ある場合には、変更対象特定手段Ｍ８は、これらデータを比較する。そして、配布部数、配布用紙サイズ、オプション機能のうち、抽出した出図設定データのすべてに共通するデータがある場合には、変更対象特定手段Ｍ８は、この共通するデータの値（配布部数、配布用紙サイズ及びオプション機能）を一括変更画面データに含める。

出図指示生成手段２１１は、生成した一括変更画面データに基づいて、ディスプレイに一括変更画面６００を表示する。この一括変更画面６００には、部数、用紙サイズ及びオプション機能のそれぞれを設定するための設定表示部及び設定ボタンが含まれる。なお、図７の一括変更画面６００には、抽出した出図設定データに共通するデータがない場合を示しており、部数、用紙サイズ、オプション機能の値は表示されていない。

ここで、ユーザは、表示された一括変更画面６００において、一括して変更したい項目の設定表示部を用いて設定を行なう。例えば、図７の一括変更画面６１０は、部数の設定表示部において、この配布先の部署において配布する部数がすべて２部になるように設定した場合を示す。

そして、設定が終了した場合には、ユーザは、一括変更画面６１０の設定ボタンを選択する。これにより、出図指示生成手段２１１の変更指示手段Ｍ９は、この一括変更画面６１０において設定された変更指示値を、その項目とともに取得する。例えば、一括変更画面６１０の場合には、変更指示手段Ｍ９は、「２」の変更指示値を、「配布部数」を示す項目に関連付けて取得する。

次に、変更指示手段Ｍ９は、変更範囲として特定した一括変更画面データを生成するときに抽出した出図設定データをすべて抽出する。そして、変更指示手段Ｍ９は、抽出した出図設定データの配布部数、配布用紙サイズ及びオプション機能のうち、一括変更すると特定された項目データを特定し、この項目データに取得した変更指示値に変更する。そして、マトリクス表示処理手段Ｍ７は、配布部数と配布用紙サイズ識別子が変更された場合には、セルボタンに表示される配布部数又は配布用紙サイズを、更新された出図設定データに対応する値に変更する。

次に、出図管理システムは、必要に応じて個別値の設定処理を実行する（ステップＳ１−６）。この設定処理は、各出図設定データを個別に変更する場合に実行される。まず、ユーザは、変更を希望するセルボタンを選択する。

そして、図８に示すように、個別設定表示部５４０のセルボタンが選択された場合、出図指示生成手段２１１の変更対象特定手段Ｍ８は、このセルボタンに対応する出図設定データを変更範囲と特定し、このセルボタンに関連付けられた出図設定データを取得する。具体的には、変更対象特定手段Ｍ８は、このセルボタンと同じ行にあるファイルボタンに関連付けられたファイル識別子と、このセルボタンと同じ列にある配布先部署ボタンに関連付けられた配布先識別子とを取得する。そして、変更対象特定手段Ｍ８は、これらファイル識別子及び配布先識別子を含む出図設定データを、マトリクス表示メモリＭ０から抽出する。そして、変更対象特定手段Ｍ８は、この出図設定データに基づいて個別変更画面データを生成する。

出図指示生成手段２１１は、生成した個別変更画面データに基づいて、ディスプレイに個別変更画面７００を表示する。この個別変更画面７００には、部数、用紙サイズ及びオ
プション機能のそれぞれを設定するための設定表示部及び設定ボタンが含まれる。更に、この個別変更画面７００には、抽出した出図設定データに含まれる各項目の値が表示されている。

ここで、ユーザは、表示された個別変更画面７００において、変更したい項目の設定表示部を用いて設定を行なう。例えば、図８の個別変更画面７１０は、部数の設定表示部において、配布部数を「２部」に、配布用紙サイズを「Ａ４横」になるように設定した場合を示す。

そして、設定が終了した場合には、ユーザは、個別変更画面７１０の設定ボタンを選択する。これにより、出図指示生成手段２１１の変更指示手段Ｍ９は、この個別変更画面７１０において設定された変更指示値を、その項目とともに取得する。例えば、個別変更画面７１０の場合には、「２」の変更指示値を「部数」を示す項目データに関連付けて、「Ａ４横」を意味する識別子（変更指示値）を「配布用紙サイズ」を示す項目データに関連付けて取得する。

変更指示手段Ｍ９は、変更範囲として特定した個別変更画面データを生成するときに抽出した出図設定データにおける対応する項目（配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子）の値を、取得した変更指示値に変更する。

次に、出図管理システムは、出力設定の登録を実行する（ステップＳ１−７）。具体的には、ユーザは、出図指示操作画面５００の出図ボタン５８０又は時間指定出図ボタン５９０を選択する。この場合、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、出力管理識別子を付与する。具体的には、出図指示生成手段２１１は、出力管理識別子を、マトリクス表示メモリＭ０に記録されている出図設定データに関連付ける。

ここで、時間指定出図ボタン５９０が選択された場合には、制御部２１は、出図時刻を設定するための出図時間設定画面をディスプレイに表示する。この出図時間設定画面には、時刻設定欄と設定ボタンとが含まれる。ユーザは、この時刻設定欄に、出力を希望する時刻を入力し、設定ボタンを選択する。これにより、制御部２１は、時刻設定欄に入力された時刻を指定出力時刻として、付与される出力管理識別子と関連付けて、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。

次に、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、出力設定登録依頼を出図サーバ１０に送信する。具体的には、出図指示生成手段１２の出図指示転送手段は、マトリクス表示メモリＭ０から、各出図設定データと、これに関連付けられている出力管理識別子に関するデータとを、出力設定登録依頼に含める。ここで、時間指定出図ボタン５９０が選択された場合には、出力設定登録依頼には、出力管理識別子に関連付けられている指定出力時刻データも含める。

出図サーバ１０の制御部１１は、出力設定登録依頼に含まれる出図設定データを出図情報データベース１４に記録する。具体的には、制御部１１の出図指示解釈手段１１１は、この出力管理識別子に関連付けて、各出図設定データを出図情報データベース１４に記録する。更に、指定出力時刻データを受信した場合には、出図指示解釈手段１１は、この指定出力時刻データを出力管理識別子データとともに、出図制御データとして出図情報データベース１４に記録する。

次に、制御部１１のファイル取得手段１１２は、出図情報データベース１４に記録した出図設定データのファイル識別子のファイルを検索して取得する。具体的には、ファイル取得手段１１２のファイル検索手段が、各出図設定データのファイル識別子を含む図面フ
ァイルを図面ファイルデータ記憶部から抽出して、ファイルデータメモリに記録する。

次に、出図管理システムは、出力時刻の管理処理を実行する（ステップＳ１−８）。この処理は、指定出力時刻データを受信した場合のみ実行される。具体的には、出力制御手段１１３の出力時刻管理手段は、現在時刻が、出図制御データにおいて指定された指定出力時刻まで待機する。そして、出力時刻管理手段は、現在時刻が指定出力時刻になった場合には、印刷を実行する指示を出力展開手段に供給する。なお、指定出力時刻データを受信しなかった場合には、制御部１１は、すぐに印刷を実行する指示を出力展開手段に供給する。

この印刷を実行する指示の供給に応じて、出図管理システムは、印刷データの設定処理を実行する（ステップＳ１−９）。具体的には、出力制御手段１１３の出力展開手段は、まず、出力管理識別子を取得する。ここで、出力時刻管理手段から印刷を実行する指示が供給された場合には、経過された指定出力時刻に関連付けられた出力管理識別子を、出力情報データベース１４から取得する。また、出力時刻管理手段を介さずに印刷を実行する指示が供給された場合には、出力設定登録依頼に含まれる出力管理識別子を特定する。そして、出力制御手段１１３の出力展開手段は、特定した出力管理識別子に関連付けられている各出図設定データを、出力情報データベース１４からすべて取得する。

次に、制御部１１の出力制御手段１１３は、出力するプリンタを特定する。具体的には、出力制御手段１１３の出力展開手段が、各出図設定データに含まれる配布先識別子及び配布用紙サイズ識別子を取得する。更に、出力展開手段は、取得した配布先識別子と、取得した配布用紙サイズ識別子に対応する用紙サイズ識別子とを含むプリンタ識別子を、出力プリンタデータベース１２から取得する。

次に、制御部１１の出力制御手段１１３は、印刷データを生成する。具体的には、出力制御手段１１３の出力展開手段が、各出図設定データに含まれるファイル識別子の図面ファイルをファイルデータメモリから取得する。更に、出力展開手段は、各出図設定データの配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子を用いて印刷設定を行なうとともに、図面ファイルを用いて印刷データを生成する。ここで、出力展開手段は、出図設定データのオプション機能識別子が、特定したプリンタのプリンタ識別子を含む出力プリンタデータのオプション機能識別子に含まれていない場合には、出図設定データのオプション機能識別子を利用しない。

次に、出図管理システムは、印刷指示の送信処理を実行する（ステップＳ１−１０）。具体的には、制御部１１の出力制御手段は、生成した印刷データを、各プリンタ識別子で特定されるプリンタ３０に送信する。プリンタ３０は、受信した印刷データに基づいて、印刷を実行する。以上により、各部署のプリンタから、出図指定された図面が一括して出力される。

本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・ 本実施形態では、出図管理システムの制御部２１は、ファイル情報データに対応するファイルボタンを左端に縦一列（縦軸）に配置されたファイル表示部５２０に表示し、配布先データに対応する配布先部署ボタンを、上端に横一列（横軸）に配置された配布先表示部５３０に表示する。更に、制御部２１は、出図設定データに対応するセルボタンを、個別設定表示部５４０に表示する。この場合、制御部２１は、各セルボタンを、対応付けられた出図設定データに含まれるファイル識別子のファイルボタンと同じ行で、かつ、これに含まれる配布先識別子の配布先部署ボタンと同じ列の位置にマトリクス表示する。従って、マトリクス状に配置されたセルボタンの位置から、一括して出力及び管理を行なう複数の図面ファイルと、各配布先を容易に把握することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、グループ値の設定処理を実行する場合（ステップＳ１−５）、ファイルボタンが選択されると、これに対応するファイル識別子を含む出図設定データを変更範囲と特定する。更に、制御部２１は、配布先部署ボタンが選択されると、これに対応する配布先を含む出図設定データを変更範囲と特定する。そして、制御部２１は、一括変更画面６００，６１０を介して設定された変更指示値を、その項目とともに取得し、変更範囲として特定した出図設定データの対応する項目データの値を変更する。従って、ファイルボタンの選択により、図面ファイル毎に印刷条件を一括して変更することができる。また、配布先部署ボタンの選択により、配布先毎に印刷条件を一括して変更することができる。従って、図面毎又は配布先毎に一括変更を、効率よく行なうことができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、セルボタンが選択されると、このセルボタンに対応する出図設定データを変更範囲と特定し、このセルボタンに関連付けられた出図設定データを取得する。更に、制御部２１は、個別変更画面７００，７１０を介して設定された変更指示値を、その項目とともに取得し、変更範囲として特定した出図設定データにおける対応する項目（配布部数、配布用紙サイズ識別子及びオプション機能識別子）の値を、取得した変更指示値に変更する。このため、一括して出力及び管理される図面ファイルに基づく印刷の、各配布先における個別の印刷条件を、容易に変更することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、ファイル表示部５２０に表示される各ファイルボタンの表面に、各ファイル情報データに含まれるファイル識別子（ファイル名）とともに原稿サイズ識別子に対応する用紙サイズを表示する。このため、図面ファイルの原稿サイズも一緒に把握することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、個別設定表示部５４０に表示されるセルボタンの表面に、この出図設定データに含まれる配布部数及び用紙サイズを表示する。このため、セルボタンの表示から、このセルボタンによって変更できる印刷条件のうち、印刷するときに必ず設定される配布部数及び配布用紙サイズを把握することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、検索条件に一致する図面ファイルを抽出して、ファイル情報データを取得して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。制御部２１は、配布パターンを選択して、又は配布先設定ボタンを選択して配布先データを取得して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、制御部２１は、ファイル情報データ及び配布先データを用いて出図設定データを生成して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。このため、ファイルボタンに対応する各ファイル情報データと、配布部署ボタンに対応する各配布先データとから、一括して管理可能で、それぞれ異なる印刷条件で設定可能な出図設定データを生成することができる。

更に、制御部２１は、出図指示操作画面５００において、各出図ボタン（５８０，５９０）が選択されると、制御部２１は、出力管理識別子を付与して、マトリクス表示メモリＭ０に記録されているデータを含めた出力設定登録依頼を出図サーバ１０に送信する。出図サーバ１０の制御部１１は、出力設定登録依頼に含まれる出図設定データを出図情報データベース１４に記録する。このため、一度に出力を管理する複数の図面ファイルと、これら図面ファイルの図面が出力される複数の配布先とを関連付けて記録することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、出図ボタン（５８０，５９０）の選択に応じて印刷データの設定処理を実行する（ステップＳ１−９）。この場合、制御部１１は、出力管理識別子に関連付けられている各出図設定データを、出力情報データベース１４からすべ
て取得する。制御部１１は、各出図設定データから出力するプリンタを特定し、印刷データを生成する。そして、制御部１１は、生成した印刷データを、特定したプリンタ３０に送信する。プリンタ３０は、受信した印刷データに基づいて、印刷を実行する。このため、ユーザの指示に応じて、出力管理識別子によって管理されている複数の図面ファイルの図面を、複数の配布先に対して、それぞれ設定された印刷条件で、一斉に出力することができる。このため、出力管理システムにおいて、一括して管理する図面ファイルの図面を、設定された配布先に対して、それぞれ個別の印刷条件で、出力することができる。

・ 本実施形態では、時間指定出図ボタン５９０が選択されたときに表示される出図時間設定画面を介して、ユーザが出力を希望する時刻を取得する。制御部２１は、取得した時刻を指定出力時刻として、出力管理識別子と関連付けて、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。この場合、制御部２１は、出力管理識別子に関連付けられている指定出力時刻データも含めた出力設定登録依頼を送信する。制御部１１は、出力設定登録依頼に含まれる指定出力時刻データを受信すると、出力時刻の管理処理を実行する（ステップＳ１−８）。この場合、制御部１１は、出図制御データにおいて指定された指定出力時刻まで待機し、現在時刻が指定出力時刻になった場合には、印刷を実行する指示を出力展開手段に供給する。これにより、制御部１１は、印刷データの設定処理を実行する（ステップＳ１−９）。このため、ユーザが指定した時刻に、複数の図面ファイルの図面を各配布先に対して、一斉に出力することができる。

・ 本実施形態では、制御部１１は、出力プリンタデータベース１２に接続されている。この出力プリンタデータベース１２には、配布先毎に設置され、図面を出力するプリンタ３０に関するデータが記録されている。制御部１１は、この出力プリンタデータの配布先識別子と用紙サイズ識別子から、出力するプリンタ２０のプリンタ識別子を特定する。このため、用紙サイズを変更しても、配布先を変更する必要がない。従って、用紙サイズの変更に応じて出力するプリンタ３０を変更する作業を省略することができる。

・ 本実施形態では、制御部１１は、配布パターンデータベース１３に接続されている。この配布パターンデータベース１３には、各配布先における部数、配布用紙サイズ及び初期オプション機能を組み合わせたデフォルトの配布パターンが記録されている。制御部２１は、ユーザの選択により配布パターンが選択されると、この配布パターンのパターン識別子に基づいて、配布パターンデータベース１３に記録された配布パターンデータを取得する。制御部２１は、取得した配布パターンデータを、配布先データとしてマトリクス表示メモリＭ０に記録する。このため、予め登録されている配布パターンと同様な印刷条件に設定する場合には、この配布パターンデータを用いることにより、配布先を効率よく設定することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、配布先設定ボタンの選択により一覧表示された配布先部署名が選択されると、選択された配布先部署名に関連付けられた配布先識別子を特定し、この配布先識別子のみを含む配布先データを生成して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。また、制御部２１は、ファイルボタン、又は配布先部署ボタンをアクティブにした状態でクリアボタンが選択された場合、アクティブにされたボタンによって特定される範囲の出図設定データを、マトリクス表示メモリＭ０から削除する。このため、一括して管理する図面や出力先の増減を効率よく行なうことができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、セルボタンをアクティブにした状態でクリアボタンが選択された場合、制御部２１の出図指示生成手段２１１は、このセルボタンに対応する出図設定データを、マトリクス表示メモリＭ０から削除する。このため、図面毎に異なる配布先を設定しても、一括して出力及び管理することができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、ファイル情報データ及び配布先データを用いて出図設定データを生成して、マトリクス表示メモリＭ０に記録する。そして、制御部２１は、配布先データに含まれる配布部数を、この配布先データの配布先識別子を含む出図設定データの配布部数として記録する。更に、制御部２１は、用紙サイズ識別子が、配布先データに含まれている場合には、この用紙サイズ識別子を出図設定データの配布用紙サイズ識別子として記録し、配布先データに含まれていない場合には、このファイル識別子を含むファイル情報データの原稿サイズ識別子を記録する。また、制御部２１は、オプション機能識別子が、配布先データに含まれている場合には、このオプション機能識別子を、出図設定データのオプション機能識別子として記録する。更に、制御部２１は、配布先データに含まれておらず、ファイル識別子を含むファイル情報データに含まれている場合には、このオプション機能識別子を、出図設定データのオプション機能識別子として記録する。このため、配布先に関連付けられている用紙サイズ及びオプション機能に関する印刷条件が、図面ファイルに関連つけられているこれら印刷条件よりも優先して用いられる。従って、配布先毎に対応して設定される印刷条件を用いた出図設定データを、効率よく生成することができる。また、配布先データに用紙サイズ識別子やオプション機能が含まれていない場合には、図面ファイルに関連付けられている印刷条件を用いることができる。

・ 本実施形態では、制御部２１は、ステータス表示ボタンが検索されると、制御部１１からステータス情報を取得し、各プリンタのステータスをディスプレイに表示する。このため、ユーザは、ディスプレイの表示を閲覧して、プリンタのステータスを把握する。ここで、ユーザは、電源オフ状態のプリンタがある場合には、電源オフ状態のプリンタによって図面を出力する部署に対して、電源をオンにしてプリンタを待機状態にする指示を行なうことができる。

また、上記実施形態は、以下のように変更してもよい。
○ 上記実施形態において、出図指示操作画面５００のマトリクス表示部５１０では、左端に縦一列（縦軸）に配置されたファイル表示部５２０と、上端に横一列（横軸）に配置された配布先表示部５３０とを表示した。これらファイル表示部５２０及び配布先表示部５３０の配置は、これらに限られない。例えば、ファイル表示部５２０と配布先表示部５３０の位置を入れ替えてもよいし、下端や左端に配置してもよい。更に、ファイル表示部５２０と配布先表示部５３０とが十字に交わるように配置してもよい。この場合、これらの２軸によって構成されるマトリクスでセルボタンを配置するように、個別設定表示部５４０を４つに分割して設ける。更に、一括して出力及び管理する図面ファイルや配布先が多い場合には、ファイル表示部５２０や配布先表示部５３０を複数、設けてもよい。例えば、この場合、複数の配布先表示部５３０を平行に設け、同じ行又は同じ列となる位置には、同じ配布先部署ボタンを表示する。これにより、一括して出力及び管理する図面ファイルが多い場合であっても、配布先部署が表示された配布先部署ボタンを、セルボタンの近くに表示させることができるので、各図面ファイルの図面が出力される出力先を容易に把握することができる。また、ファイル表示部５２０及び配布先表示部５３０は固定して、個別設定表示部５４０をスクロール可能にしてもよい。

○ 上記実施形態においては、制御部２１は、セルボタンの表面に、このセルボタンに対応する出図設定データに含まれる配布部数及び配布用紙サイズを表示する。セルボタンの表面に表示する印刷条件は、これに限られない。例えば、一括して管理する図面を印刷する場合に、特定の印刷条件が重要である場合には、制御部２１は、セルボタンに表面の印刷条件を表示させてもよい。また、制御部２１のメモリに、各オプション機能識別子に対応するアイコンの画像を記憶させて、制御部２１は、出図設定データに含まれるオプション機能識別子に対応するアイコンの画像をセルボタンの表面に表示してもよい。この場合、マトリクス表示されたセルボタンを閲覧することにより、各図面ファイルの図面が出力先において、どのような印刷条件に設定されているかを、容易に把握することができる
。

○ 上記実施形態においては、制御部２１は、ファイルボタン又は配布先部署ボタンが選択された場合には、ファイルボタンに関連付けられた出図設定データ又は配布部署ボタンに関連付けられた出図設定データについて一括変更を行なった。一括変更するときの変更範囲を特定する方法は、これらファイルボタンを選択する場合に限られない。例えば、範囲指定等により、複数のセルボタンをアクティブにした上で変更設定操作を行なうことにより、これらセルボタンに関連付けられた出図設定データを一括変更してもよい。

○ 上記実施形態において、出図情報データベース１４に記録された出図設定データは、出図制御データと関連付けられて記録されている。これに限らず、各出図設定データは、出力結果に関するログデータを、更に関連付けてもよい。例えば、このログデータに、出力済であることを示すフラグを記録する。この出力済フラグが、各図面ファイルの出力先毎に対応して記録することにより、同じ出力管理識別子によって一括管理されている出図設定データのうち、出力していない図面ファイル又は配布先を把握することができる。その後、出図システムは、ユーザの指示に応じて、未出力の配布先に対して再印刷を行なう指示を受け付けてもよい。この場合、制御部１１は、未出力の配布先に対して再印刷を行なう指示とともに、対象となる出力管理識別子を取得する。制御部１１は、この出力管理識別子に関連付けられ、ログデータの出力結果データ領域に出力済フラグが記録されていない出図設定データを抽出し、この出図設定データに基づいて印刷データの設定処理を実行し（ステップＳ１−９）、印刷指示の送信処理を実行する（ステップＳ１−１０）。そして、制御部１１は、プリンタ３０から出力結果のデータを取得したときには、このデータを、プリンタ３０のプリンタ識別子に対応する配布先識別子を取得し、この配布先識別子に対応する出図設定データに関連付けられているログデータの出力結果データ領域に出力済フラグを記録する。

○ 上記実施形態の配布先の登録処理（ステップＳ１−３）において、出図指示操作画面５００における配布先設定ボタンが選択されて、配布先部署名が選択されると、配布先展開手段Ｍ４は、選択された配布先部署名に関連付けられた配布先識別子を特定して、この配布先識別子のみを含む配布先データを生成して記録する。この場合に、特定した配布先識別子が配布先表示部５３０にない場合にのみ、選択された配布先識別子を含む配布先データを記録してもよい。具体的には、配布先展開手段Ｍ４は、配布先部署名が選択されて特定された配布先識別子と、配布先表示部５３０に表示された配布先部署ボタンに対応する配布先識別子と比較し、一致していない場合には、特定された配布先識別子を含む配布先データを生成する。更に、比較した結果、一致している配布先識別子が一致している場合には、この配布先識別子に対応付けられた配布先部署ボタンをアクティブにして表示してもよい。これにより、同じ配布先に対して重複して出力するような設定を回避することができる。

○ 上記実施形態において、出力プリンタデータベース１２に記録される出力プリンタデータには、配布先識別子、用紙サイズ識別子及びプリンタ識別子が含まれる。制御部１１は、配布先識別子と用紙サイズ識別子から、出力するプリンタのプリンタ識別子を特定する。これに限らず、同じ配布先識別子と用紙サイズから関連付けられるプリンタ識別子を複数、出力プリンタデータベース１２に記録してもよい。この場合、出図サーバ１０の制御部１１は、ファイル毎に使用するプリンタ３０を決定する振り分け印刷をしてもよいし、複数の部数を印刷する場合には部数を振り分けて印刷してもよい。また、プリンタ３０のステータスに応じて、出力するプリンタ３０を選択してもよい。

○ 上記実施形態においては、１の図面ファイルを出力対象とした。出力対象の電子ファイルは、これに限らず、例えば、文書ファイルを出力対象としてもよいし、様々な種類
の電子ファイルを出力対象としてもよい。

○ 上記実施形態においては、配布する部署を出力先とし、部署を特定する配布先識別子を出力先識別子として用いた。出力先は、これに限らず、各プリンタ３０を出力先としてもよい。

実施形態におけるシステムの概略図。 出力プリンタデータベースに記録されるデータの構成を説明する説明図。 出図指示生成手段の構成を説明する説明図。 ファイル取得手段及び出力制御手段の構成を説明する説明図。 実施形態における処理手順を説明する説明図。 出図指示操作画面におけるマトリクス表示を説明する画面図。 グループ値の設定処理を説明するための説明図。 個別値の設定処理を説明するための説明図。

符号の説明

Ｍ０…マトリクス表示メモリ、Ｍ１…出図対象指定手段、Ｍ２…ファイル展開手段、Ｍ３…出図配布先指定手段、Ｍ４…配布先展開手段、Ｍ５…マトリクス生成手段、Ｍ７…マトリクス表示処理手段、Ｍ８…変更対象特定手段、Ｍ９…変更指示手段、１１，２１…制御手段を構成する制御部、１３…配布パターンデータ記憶手段としての配布パターンデータベース、１４…出力情報データ記憶手段としての出図情報データベース、３０…印刷手段としてのプリンタ、２１１…出図指示生成手段。

Claims (6)

1. 出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する制御手段とを備えた出力管理システムであって、
   前記制御手段が、
   各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開手段と、
   前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開手段と、
   前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理手段と、
   前記第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更手段とを備えたことを特徴とする出力管理システム。
2. 前記変更手段が、
   前記第１、第２又は第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、選択された表示オブジェクトに対応付けられた出力設定データを取得し、この出力設定データの印刷条件の変更指示を受け付ける変更対象特定手段と、
   前記変更指示に含まる変更対象識別子によって特定される印刷条件の値を、前記変更指示に含まれる変更指示値に変更して、前記出力設定データを更新する変更実行手段とを備えたことを特徴とする請求項１に記載の出力管理システム。
3. 前記変更対象特定手段が、前記第１表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第１表示オブジェクトを含む前記第２の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得することを特徴とする請求項２に記載の出力管理システム。
4. 前記変更対象特定手段が、前記第２表示オブジェクトの選択を検出した場合には、この第２表示オブジェクトを含む前記第１の軸方向に配置される第３表示オブジェクトに対応する出力設定データを取得することを特徴とする請求項２又は３に記載の出力管理システム。
5. 出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する制御手段とを用いた出力管理方法であって、
   前記制御手段が、
   各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開段階と、
   前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開段階と、
   前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理段階と
   、
   前記第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更段階とを実行することを特徴とする出力管理方法。
6. 出力対象の電子ファイルを特定するためのファイル識別子と、電子ファイルに基づく印刷物を出力する出力先を特定するための出力先識別子と、印刷物を出力するときの印刷条件と、一括での出力を特定するための出力管理識別子とを関連付けた出力設定データを記録する出力情報データ記憶手段と、制御手段とを用いて、電子ファイルに基づく印刷物の出力を管理する出力管理プログラムであって、
   前記制御手段を、
   各ファイル識別子に対応する第１表示オブジェクトを第１の軸に配置して表示させる出力対象展開手段、
   前記第１の軸と異なる第２の軸に、各出力先識別子に対応する第２表示オブジェクトを配置して表示させる出力先展開手段、
   前記第１、第２の軸により構成されるマトリクス状に、出力設定データについての第３表示オブジェクトを、この出力設定データに含まれるファイル識別子及び出力先に対応する第１及び第２表示オブジェクトに対応する位置に表示させるマトリクス表示処理手段、及び
   前記第３表示オブジェクトの選択を検出した場合には、前記第３表示オブジェクトに関連付けられた出力設定データを表示して変更を許容する変更手段として機能させることを特徴とする出力管理プログラム。

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