JP2008209984A - 画像形成装置、プリント方法およびプリントプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】 用紙が無駄に消費されるのを防止すること。
【解決手段】 MFPは、少なくとも2以上のユーザに対応付けられたグループBOXを有するHDDを備え、グループBOXにデータが記憶される際に(S12でYES)、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶し、グループBOXに記憶されたデータのプリント指示を受付期限前に受け付けると(S14でYES)、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定し、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する(S15)。
【選択図】 図3
【解決手段】 MFPは、少なくとも2以上のユーザに対応付けられたグループBOXを有するHDDを備え、グループBOXにデータが記憶される際に(S12でYES)、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶し、グループBOXに記憶されたデータのプリント指示を受付期限前に受け付けると(S14でYES)、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定し、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する(S15)。
【選択図】 図3
Description
この発明は画像形成装置、プリント方法およびプリントプログラムに関し、特に複数のユーザ間でデータを受け渡しするのに適したデータ処理装置、データ処理方法およびプリントプログラムに関する。
従来、MFP等の画像形成装置は、複数人により共有して使用される。このMFPは、HDDなどの記憶装置を備え、HDDに記憶されたデータを複数人がアクセスすることができる。複数人が同じデータをプリントすると、同一の印刷物が複数出力されることになり、紙資源等が無駄に消費されてしまう。
同一の印刷物が出力されるのを防止する技術として、特開2001−71593号公報には、過去に印刷したファイル毎にファイル名、ファイルリビジョン、印刷要求者名を含む出力データ履歴情報を記録し、コンピュータから転送されるファイルのファイル名がテーブルに記録された何れかの出力データ履歴情報中のファイル名に一致したとき、その出力データ履歴情報をユーザに通知し、ユーザから印刷の実行を指示する回答が得られたときに限って、当該ファイルの印刷を実行する印刷装置が記載されている。
しかしながら、後にプリント指示したユーザが、出力データ履歴を見て、既にプリントされていることを認識したとしても、先にプリント指示したユーザは、自ら手にした印刷媒体を、後に他人が必要とすることを知ることができないため、廃棄してしまったり、紛失してしまったりする場合がある。また、後にプリント指示するユーザは、先にプリント指示したユーザに対して、閲覧を依頼しなければならず、煩わしい作業が必要となるといった問題がある。
特開2001−71593号公報
この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の一つは、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することである。
この発明の他の目的は、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することである。
この発明のさらに他の目的は、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することである。
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、画像形成装置は、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶する設定手段と、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示を受付期限前に受け付けると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するユーザ設定手段と、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する一括出力手段と、を備える。
この局面に従えば、グループ記憶領域にデータが記憶され、データのプリント指示を受付期限前に受け付けると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザの識別情報が設定され、受付期限になると、設定された識別情報を含む回覧用紙がデータとともに出力される。このため、複数のユーザが1つのデータのプリントを指示しても1回のみプリントするので、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができる。その結果、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することができる。
好ましくは、一括プリント手段は、属性情報に含まれる複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む回覧用紙を生成する装置別生成手段と、複数の画像形成装置それぞれについて生成された回覧用紙を、当該画像形成装置にデータとともに出力する装置別出力手段を、含む。
この局面に従えば、複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む回覧用紙が生成され、複数の画像形成装置それぞれについて生成された回覧用紙がデータとともに当該画像形成装置に出力される。このため、ユーザが登録されている画像形成装置が複数の場合には、それぞれの画像形成装置において1回のみプリントされる。このため、回覧する部数を増やすことができる。
好ましくは、装置別出力手段は、画像形成装置に、回覧用紙とデータとをプリントする指示を送信するプリント指示手段を含む。
この局面に従えば、他の画像形成装置から自動的に回覧用紙とデータとをプリントさせることができる。
好ましくは、回覧用紙は、属性情報に含まれる識別情報をランダムに配列する回覧用紙生成手段を含む。
この局面に従えば、同じ人が常に最初に回覧されるのを回避することができる。
この発明のさらに他の局面によれば、画像形成装置は、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするとともに、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントする出力手段と、を備える。
この局面に従えば、グループ記憶領域にデータが記憶されると、データをプリントするとともに、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙がプリントされる。このため、データとともに回覧用紙がプリントされるので、2回目以降のプリント指示に対してデータをプリントする必要がない。その結果、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができ、用紙が無駄に消費されるのを防止した画像形成装置を提供することができる。
好ましくは、グループ記憶領域と対応付けられたユーザにデータが記憶されたことを通知する通知手段をさらに備える。
この発明のさらに他の局面によれば、プリント方法は、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示が受付期限前にあると、プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するステップと、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を含む。
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することができる。
この発明のさらに他の局面によれば、プリント方法は、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするステップと、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を含むプリント方法。
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリント方法を提供することができる。
この発明のさらに他の局面に従えば、プリントプログラムは、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、グループ記憶領域に記憶されたデータのプリント指示が受付期限前にあると、プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を属性情報に設定するステップと、受付期限になると、データに関連付けられた属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を画像形成装置に実行させる。
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することができる。
この発明のさらに他の局面によれば、プリントプログラムは、少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、グループ記憶領域に記憶されたデータの最初のプリント指示が受け付けられると、データをプリントするステップと、グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を画像形成装置に実行させる。
この局面に従えば、用紙が無駄に消費されるのを防止することが可能なプリントプログラムを提供することができる。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰り返さない。
図1は、本発明の実施の形態の一つにおけるプリントシステムの全体概要を示す図である。図1を参照して、プリントシステム1は、ネットワーク2にそれぞれ接続された複合機(以下、「MFP」という)100,100A,100B,100Cと、パーソナルコンピュータ(以下「PCという」)200と、を含む。PC200は、一般的なコンピュータである。その構成及び機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。MFP100,100A,100B,100Cは、その構成および機能は同じなので、ここでは特に言及しない限りMFP100を例に説明する。
MFP(Multi Function Peripheral)100は、画像形成装置であり、原稿を読取るためのスキャナ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成部、ファクシミリを含む、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能を備えている。
ネットワーク2は、ローカルエリアネットワーク(LAN)であり、有線または無線を問わない。またネットワーク2は、LANに限らず、インターネットなどのワイドエリアネットワーク(WAN)、一般公衆回線を用いたネットワーク等であってもよい。
図2は、本実施の形態におけるMFP100のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、MFP100A、MFP100BおよびMFP100Cは、MFP100と同じハード構成を有するため、説明を繰り返さない。図2を参照して、MFP100は、それぞれがバス120に接続された中央演算装置(CPU)101と、CPU101が実行するためのプログラムなどを記録したROM(Read Only Memory)103と、実行されるプログラムをロードするための、およびプログラム実行中のデータを記憶するためのRAM(Random Access Memory)105と、データを不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ(HDD)107と、フラッシュROM108が装着されるカードインターフェース(I/F)109と、MFP100をネットワーク2に接続するための通信I/F111と、スキャナ113と、画像形成部115と、ファクシミリ(FAX)117と、ユーザとのインターフェイスとなるオペレーションパネル119とを含む。
HDD107は、複数の記憶領域を含む。複数の記憶領域それぞれを、ここではBOXという。BOXは、個人BOXとグループBOXとを含む。個人BOXは、MFP100を使用するユーザとして登録された複数のユーザ個々に割り当てられる記憶領域である。グループBOXは、複数のユーザのうち2以上のユーザに割り当てられる記憶領域である。個人BOXおよびグループBOXは、それぞれに対して登録されたユーザのみがアクセス可能とされる。或いは、登録されたユーザ以外のユーザからのアクセスについて何らかの制限を課すようにされる。
CPU101は、カードI/F109に装着されたフラッシュROM108に記録されたプリントプログラムをRAM105にロードして実行する。なお、CPU101で実行するプログラムは、フラッシュROM108に記録されたプリントプログラムに限られず、CPU101に別に接続されたEEPROM(Electrically Erasable/Programable ROM)に記憶されたプログラムをRAM105にロードして実行するようにしてもよい。EEPROMを用いれば、プリントプログラムを書き換えるまたは追加して書き込みすることが可能となる。このため、ネットワーク2に接続されたPC200が、MFP100のEEPROMに記憶されたプリントプログラムを書き換える、または、新たなプリントプログラムを追加して書き込むようにしてもよい。さらに、MFP100が、インターネットに接続された他のコンピュータからプリントプログラムをダウンロードして、そのプリントプログラムをEEPROMに記憶するようにしてもよい。さらに、CPU101は、HDD107に保存されたプリントプログラムをRAM105にロードして実行するようにしてもよい。
ここでいうプログラムは、CPU101により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
画像形成部115は、レーザプリンタ、または、インクジェットプリンタ等であり、画像データに基づいて画像を形成し、紙などの記録媒体に画像データを可視化する。スキャナ113は、CCD(Charge Coupled Device)等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読み取って画像データとしての電子データを出力する。FAX117は、画像データをファクシミリ規格に従って一般電話回線を介して送受信する。
オペレーションパネル119は、入力部119Aと表示部119Bとを含む。入力部119Aは、MFP100のユーザによる操作の入力を受付けるためのタッチパネル、キーボードまたはマウス等の入力装置である。表示部119Bは、液晶表示装置または有機EL(Electro−Luminescence)ディスプレイパネルである。入力部119Aに透明な部材からなるタッチパネルを用いる場合には、表示部119B上にタッチパネルを重ねて設置することで、表示部119Bに表示されたボタンの指示を検出することができる。これにより、種々の操作の入力が可能となる。
通信I/F111は、MFP100をネットワーク2と接続するための通信インターフェイスである。これにより、MFP100は、他のMFP100A,100B,100C、PC200との間で通信することが可能となる。MFP100と、他のMFP100A,100B,100C、PC200とは、ネットワーク2を介して接続されるが、シリアルインターフェイスまたはパラレルインターフェイスを用いて直接接続されてもよい。通信I/F111は、MFP100と他のMFP100A,100B,100Cとの接続形態に応じたインターフェイスが用いられる。
MFP100へのデータの入力は、(1)スキャナ113で原稿を読み取って、画像データが入力される場合、(2)通信I/Fを介してネットワーク2に接続されたPC200、または他のMFP100A,100B,100Cから画像データが受信される場合、(3)フラッシュROM108に記憶された画像データがカードI/Fを介して読み出される場合、(4)FAX117で、ファクシミリデータが受信される場合である。MFP100に入力されたデータは、ファイル名が付されて、一時的にHDD107の所定の領域に記憶される。
MFP100からのデータの出力は、HDD107に記憶されたデータが、(1)画像形成部115により紙などの記録媒体に可視化される場合、(2)通信I/F111を介してネットワークに接続されたPC200、または他のMFP100A,100B,100Cに送信される場合、(3)フラッシュROM108に記憶される場合、(4)FAX117によりファクシミリデータとして出力される場合、(5)表示部119Bに表示される場合がある。
なお、プリントプログラムを記憶する記録媒体としては、フラッシュROM108に限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク(MO(Magnetic Optical Disc/MD(Mini Disc)/DVD(Digital Versatile Disc))、ICカード、光カード、マスクROM、EPROM、EEPROMなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。
図3は、MFPで実行されるメイン処理の流れを示すフローチャートである。図3に示すメイン処理は、CPU101がフラッシュROM108に記憶されたプリントプログラムを実行することにより、CPU101により実行される処理である。図3を参照して、CPU101は、ユーザ認証を実行する(ステップS01)。ユーザ認証に成功するまで待機状態となり(ステップS01でNG)、成功すれば処理をステップS02に進める。MFP100は、ユーザが入力部119Aに入力するユーザ識別情報とパスワードとを受け付け、それらに基づいて認証する。MFP100は、HDD107に後述するユーザテーブルを予め記憶しており、入力部119Aより受け付けたユーザ識別情報とパスワードとの組を含むユーザデータがユーザテーブルに存在するか否かを判断する。入力部119Aより受け付けたユーザ識別情報とパスワードとの組を含むユーザデータが存在すれば認証し、そうでなければ認証しない。以下、ユーザ認証に成功したユーザをログインユーザという。
ステップS02においては、ログインユーザのユーザ識別情報がMFP100の管理者に設定されているか否かを判断する。管理者のユーザ識別情報を予め記憶しておき、ステップS01で受け付けたユーザ識別情報が、管理者のユーザ識別情報として予め記憶されたユーザ識別情報と同じならば処理をステップS03に進め、そうでなければ処理をステップS07に進める。管理者に設定されたユーザと、管理者でないユーザとで実行を許可する処理を異ならせるためである。
ステップS03においては、MFP100を使用するユーザを新規に登録するためのユーザ登録指示を受け付けたか否かを判断する。具体的には、表示部119Bに管理者用のメニュー画面を表示し、メニュー画面に含まれるユーザ登録を指示するための選択肢を選択する指示が入力部119Aに入力されると、入力部119Aからユーザ登録指示を受け付ける。ユーザ登録指示を受け付けたならば処理をステップS04に進め、そうでなければステップS04をスキップして処理をステップS05に進める。ステップS04においては、ユーザ登録処理を実行する。ユーザ登録処理については後述するが、登録されたユーザごとにユーザレコードを生成し、そのユーザレコードをユーザテーブルに追加する処理である。
ステップS05においては、グループBOXを生成するためのグループBOX生成指示を受け付けたか否かを判断する。具体的には、表示部119Bに管理者用のメニュー画面を表示し、メニュー画面に含まれるグループBOXの生成を指示するための選択肢を選択する指示が入力部119Aに入力されると、入力部119AからグループBOXを生成する指示を受け付ける。グループBOXを生成する指示を受け付けたならば処理をステップS06に進め、そうでなければステップS06をスキップして処理をステップS07に進める。ステップS06においては、グループBOX生成処理を実行する。グループBOX生成処理については後述するが、HDD107に新たにグループBOXを生成する処理である。
ステップS07においては、HDD107にデータが格納されたか否かを判断する。HDD107にデータが格納されたならば処理をステップS08に進め、そうでなければ処理をステップS14に進める。ステップS08においては、データが格納されたHDD107の領域が個人BOXか否かを判断する。個人BOXにデータが格納されたならば処理をステップS09に進め、そうでなければ処理をステップS12に進める。
ステップS09においては、データが格納された個人BOXに対応するユーザレコードが存在するか否かを判断する。具体的には、データが格納された個人BOXを識別するためのBOX識別情報を定義するユーザレコードがユーザテーブルに存在するか否かを判断する。そのようなユーザレコードが存在すれば、処理をステップS10に進め、存在しなければ処理をステップS14に進める。ステップS10においては、データが格納された個人BOXに対応するユーザレコードが処理方法を定義するか否かを判断する。処理方法を定義するならば処理をステップS11に進め、そうでなければ処理をステップS14に進める。
ステップS11においては、ステップS07において個人BOXに格納されたデータを、ユーザレコードで定義された処理方法に従って処理し、処理をステップS14に進める。これにより、ユーザがユーザ登録処理において、予め設定した処理方法でデータが処理される。例えば、処理方法に電子メールによる送信処理を定義しておけば、ユーザは、個人BOXにデータが格納されると、そのデータを電子メールで受信することができる。
ステップS12においては、データが格納されたHDD107の領域がグループBOXか否かを判断する。グループBOXにデータが格納されたならば処理をステップS13に進め、そうでなければ処理をステップS14に進める。ステップS14においては、グループBOX格納処理を実行し、処理をステップS14に進める。グループBOX格納処理については後述する。
ステップS14においては、グループBOXを閲覧する指示を受け付けたか否かを判断する(ステップS14)。具体的には、入力部119Aに予め設けられたグループBOXを選択するボタンが押下されると、入力部119AからグループBOX閲覧指示を受け付ける。グループBOX閲覧指示を受け付けたならば処理をステップS15に進め、そうでなければステップS15をスキップして処理を終了する。ステップS15においては、出力設定処理を実行する。出力設定処理については後述するが、グループBOXに格納されたデータをプリントするための指示を受け付ける処理である。
図4は、ユーザ登録処理の流れを示すフローチャートである。ユーザ登録処理は、図3のステップS04において実行される処理である。図4を参照して、CPU101は、表示部119Bにユーザ登録画面を表示する(S21)。そして、ユーザ情報の入力が完了するまで入力を受付けて(ステップS22でNO)、ユーザ情報の入力完了指示が入力されたならば(ステップS22でYES)、処理をステップS23に進める。ステップS23においては、ユーザを登録する。具体的には、ユーザ登録画面に従って入力されたユーザ情報に従ってユーザレコードを生成し、生成したユーザレコードをHDD107に記憶されているユーザテーブルに追加する。
本実施の形態におけるプリントシステムにおいては、MFP100、100A,100B,100Cそれぞれにおいて、ユーザ登録処理が実行されることにより、それを主に使用するユーザが登録される。ここでは、ユーザを基準にして、そのユーザのユーザ情報が記憶されたMFP100、100A,100B,100Cを「ホーム装置」という。たとえば、ユーザ「デービッド」のユーザ情報が、MFP100に記憶されていれば、ユーザ「デービッド」のホーム装置はMFP100である。なお、MFP100、100A,100B,100Cそれぞれに、ユーザ情報を記憶させるのは、主に使用するユーザを定めるものであって、ユーザ情報が記憶されていないユーザの使用を禁止するものではない。
図5は、ユーザ登録画面の一例を示す図である。図5を参照して、ユーザ登録画面は、ユーザ情報を入力する領域と、処理方法を入力する領域とを含む。ユーザ情報を入力する領域は、ユーザ名を入力する領域と、パスワードを入力する領域と、BOXNo.を入力する領域と、電子メールアドレスを入力する領域と、権限レベルを入力する領域とを含む。ユーザ名は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報である。パスワードは、ユーザ識別情報とともに認証に用いられる認証情報である。BOXNo.は、HDD107が有する複数のBOXのいずれであるかを識別するためのBOX識別情報である。BOXNo.が入力されることにより、ユーザ識別情報で識別されるユーザにそのBOXNo.で識別されるBOXが割り当てられる。電子メールアドレスは、ユーザに情報を通知するために用いられる。権限レベルは、HDD107に記憶されたデータにアクセスできるか否かを判断するために用いられる。具体的には、データに予め付されたアクセスレベルと、そのデータをアクセスしようとするユーザの権限レベルとが比較され、アクセス可能か否かが判断される。ここでは、権限レベルおよびアクセスレベルともに、レベル1〜レベル5までの5段階としている。権限レベルがアクセスレベル以上であればアクセスが認められる。
処理方法は、ユーザに割り当てられたBOXに格納されたデータに対して実行する処理を規定する。処理方法は、「プリント」、「メール受信」、「FAX受信」および「FTP受信」を含む。処理方法を入力する領域は、「プリント」の処理方法を指定するための「指定装置で印刷する」の項目、「メール受信」の処理方法を指定するための「メール受信」の項目、「FAX受信」の処理方法を指定するための「FAX受信」の項目および「FTP受信」の処理方法を指定するための「FTP受信」の項目を含む。「指定装置で印刷する」の項目が指示されることにより処理方法「プリント」が指定される。「メール受信」の項目が指示されることにより処理方法「メール受信」が指定される。「FAX受信」の項目が指示されることにより処理方法「FAX受信」が指定される。「FTP受信」の項目が指示されることにより処理方法「FTP受信」が指定される。ユーザは、これらの処理方法のいずれかの指定が可能である。なお、複数の指定を可能とするようにしてもよい。
処理方法「プリント」は、個人BOXに格納されたデータを指定した装置に印刷させる処理を定義する。印刷させる装置を指定するために装置識別情報を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられており、処理方法「プリント」が指定された場合には装置識別情報の入力がユーザに要求される。図ではMFP100Aに付された装置識別情報「MFP−2」が入力されている場合を示している。処理方法「メール受信」は、個人BOXに格納されたデータを電子メールで送信する処理を定義する。ユーザ情報を入力する領域における電子メールアドレスを入力する領域に入力された電子メールアドレスが電子メールの宛先として設定される。処理方法「FAX受信」は、個人BOXに格納されたデータをファクシミリで送信する処理を規定する。ファクシミリを送信する先のファクシミリ装置を指定するためにファクシミリ番号を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられており、処理方法「FAX受信」が指定された場合にはファクシミリ番号の入力がユーザに要求される。処理方法「FTP受信」は、個人BOXに格納されたデータをFTP(File Transfer Protocol)で送信する処理を定義する。FTPでデータを送信する送信先を指定するために送信先の装置のIPアドレスおよび格納場所を入力するための領域がユーザ登録画面に設けられている。
図6は、ユーザテーブルの一例を示す図である。図6(A)は、MFP100に記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図6(B)は、MFP100Aに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図6(C)は、MFP100Bに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図であり、図6(D)は、MFP100Cに記憶されるユーザテーブルの一例を示す図である。ユーザテーブルは、ユーザ識別情報と、パスワードと、BOX識別情報と、処理方法と、電子メールアドレスと、権限レベルとの組を定義する少なくとも1つのユーザレコードを含む。なお、ユーザに関する付随情報を含むようにしてもよい。付随情報は、そのユーザの顔を撮影して得られる顔画像データなど、そのユーザに関連する情報である。認証情報は、ログイン時のユーザの認証に用いられる情報であり、ここでは、パスワードを用いている。顔画像データを認証情報に用いることも可能である。認証情報は、生体認証が用いられる場合には、指紋、声紋、虹彩、静脈パターンなどが用いられる。
処理方法は、「プリント」、「メール受信」、「FAX受信」および「FTP受信」のいずれか、または複数の組合せを含む。処理方法は、「プリント」とされる場合には装置識別情報を含み、「FAX受信」とされる場合にはファクシミリ番号を含む。処理方法は、「メール受信」とされる場合には、送信先の電子メールアドレスを含む。処理方法は、「FTP受信」の場合には、FTPでデータの送信先となる装置に割り当てられたIPアドレスと、データを格納する位置情報、例えばURLを含む。
図7は、グループBOX生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。グループBOX生成処理は、図3のステップS06で実行される処理である。図7を参照して、CPU101は、他のMFP100A,100B,100Cに対してそれぞれが記憶するユーザテーブルの送信を要求するための問い合わせを行う(ステップS31)。他のMFP100A,100B,100Cに登録されているユーザを、MFP100に登録されているユーザとともに同じグループに含めることを可能とするためである。この問い合わせに応じて、他のMFP100A,100B,100Cそれぞれは、それが有するHDD107に記憶されているユーザテーブルをMFP100に送信する。ステップS32ではユーザテーブルの受信待ちとなっており(ステップS32でNO)、ユーザテーブルを受信すると処理をステップS33に進める。
ステップS33では、ユーザテーブルを受信する。ここでは、他のMFP100A,100B,100Cすべてからユーザテーブルが受信されたとする。この際に、ユーザテーブルとともにそれを送信してきたMFPの装置識別情報が受信されるので、ユーザテーブルがMFP100A,100B,100Cのいずれから受信されたものかが判る。したがって、受信されたユーザテーブルを、それを送信してきたMFPを識別するための装置識別情報とともに管理するようにしてもよい。
ステップS34においては、MFP100に記憶されているユーザテーブルをHDD107から読み出す。そして、ユーザ一覧画面を表示部119Bに表示する(ステップS35)。ユーザ一覧画面は、ステップS33で受信されたユーザテーブル、およびステップS34で読み出したユーザテーブルそれぞれに含まれる全てのユーザレコードから複数のユーザ識別情報を抽出し、一覧表示する画面である。
次に、ユーザ一覧画面に表示されたユーザ識別情報のうちから、グループに含めるユーザ識別情報の指定を受け付けるまで待機状態となり(ステップS36でNO)、指定を受け付けたならば処理をステップS37に進める。ステップS37においては、指定されたユーザ識別情報を含むユーザレコードを抽出し、そのユーザレコードで定義されている権限レベルおよび電子メールアドレスを抽出する。そして、そのユーザのホーム装置を抽出する(ステップS38)。ホーム装置は、MFP100、100A,100B,100CのうちステップS37で抽出されたユーザレコードが記憶されていたMFPである。そして、ユーザ識別情報の指定が終了したか否かを判断する(ステップS39)。ユーザが、入力部119Aに設けられた指定の終了を指示するためのボタンを押下すると、入力部119Aから指定を終了させる指示を受け付ける。指定を終了させる指示を受け付けたならば処理をステップS40に進めるが、そうでなければ処理をステップS36に戻す。複数のユーザ識別情報が指定されると、指定された複数のユーザ識別情報で識別されるユーザが同じグループに割り当てられる。
ステップS40においては、グループテーブルを生成する。グループテーブルは、ステップS36で指定されたユーザ識別情報と、ステップS37で抽出された権限レベルおよび電子メールアドレスと、ステップS37で抽出されたユーザレコードが記憶されていたホーム装置名と、を含む。
次のステップS41においては、グループBOXの指定を受け付ける。HDD107が有する複数のBOXのうちから1つのBOXを識別するためのBOXNo.が受け付けられる。そして、グループBOXとして指定されたBOXNo.のBOXとグループテーブルとを関連付ける(ステップS42)。具体的には、グループBOXにグループテーブルを記憶する。
図8は、グループテーブルの一例を示す図である。ここでは、図6(A)〜(D)に示したMFP100,100Aそれぞれに登録ユーザとして登録された全てのユーザを同じ1つのグループに割り当てた場合に生成されるグループテーブルを示している。図8を参照して、グループテーブルは、ユーザ識別情報と、処理方法との組からなる複数のグループレコードを含む。
図9は、グループBOX格納処理の流れの一例を示すフローチャートである。グループBOX格納処理は、図3のステップS13において実行される処理である。図9を参照して、CPU101は、HDD107に格納するデータに対するアクセスレベルの設定を受け付ける(ステップS51)。データを格納しようとしているユーザが、表示部119Bにアクセスレベル設定画面を表示し、アクセスレベル設定画面が含むレベル1〜レベル5のボタンをユーザが指示するすると、入力部119Aから指示されたボタンに対応するアクセスレベルを受け付ける。
そして、受付期限の設定を受け付ける(ステップS52)。受付期限は、格納したデータに対してプリント指示を受け付け可能な最終日時を示す。表示部119Bに受付期限設定画面を表示し、受付期限設定画面が含む受付期限を入力する領域にユーザが日時を入力部119Aに入力すると、入力部から受付期限を受け付ける。そして、HDD107に格納するデータの属性情報を生成し(ステップS53)、データとともに属性情報をHDD107のグループBOXに格納する(ステップS54)。
次に、データが格納されたグループBOXのグループテーブルを読み出し(ステップS55)、グループテーブルに含まれるグループレコードを1つ選択する(ステップS56)。そして、グループレコードにより定義されている権限レベルとステップS51で設定されたアクセスレベルとを比較し、権限レベルがアクセスレベル以上か否かを判断する(ステップS57)。権限レベルがアクセスレベル以上ならば処理をステップS58に進め、そうでなければ処理をステップS59に進める。ステップS58においては、選択されたグループレコードにより定義されている電子メールアドレス宛に、電子メールを送信する(ステップS58)。電子メールは、グループBOXにデータが記憶されたことを示すメッセージを含む。このため、グループBOXに割り当てられたユーザのうち、データへのアクセスが許可されたユーザのみにそのデータがBOXに格納されたことを通知することができる。
ステップS59においては、次人選択するべき未処理のグループレコードが存在するか否かを判断する。未処理のグループレコードが存在するならば処理をステップS56に戻し、存在しなければ処理をメイン処理に戻す。
図10は、データ属性情報のフォーマットの一例を示す図である。データ属性情報は、データを識別するためのファイル名の項目と、アクセスレベルの項目と、受付期限の項目と、複数の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目と、を含む。出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目は、データにプリント指示をしたユーザのユーザ識別情報が設定される。これについては、後述する。したがって、グループBOX格納処理が実行された後の段階では、ファイル名の項目と、アクセスレベルの項目と、受付期限の項目とが設定され、出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目は、ブランクである。
図11は、出力設定処理の流れの一例を示す第1のフローチャートである。出力設定処理は、図3のステップS15において実行される処理である。図11を参照して、図3のステップS14において閲覧を指示されたグループBOXに記憶されているデータのファイル名の一覧を、表示部119Bに表示する(ステップS61)。そして、一覧表示されたファイル名のうちからいずれかを選択するための指示を受け付けたか否かを判断する(ステップS62)。選択指示を受け付けたならば処理をステップS63に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。ステップS63においては、選択指示されたファイル名のデータを縮小したサムネイルを表示部119Bに表示する。そして、プリント指示を受け付けたか否かを判断する。例えば、入力部119Aが備えるスタートキーが押下されたか否かを判断する。プリント指示を受け付けたならば処理をステップS65に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。
ステップS65においては、受付期限内か否かを判断する。ステップS62において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報により定義されている受付期限よりも現在日時が前か否かを判断する。受付期限内であれば処理をステップS66に進めるが、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。受付期限内に限って、プリントまたは回覧可能にするためである。
ステップS66においては、権限レベルがアクセスレベル以上か否かを判断する。具体的には、MFP100を操作するユーザの権限レベルと、ステップS62において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報により定義されているアクセスレベルとを比較する。権限レベルがアクセスレベル以上ならば処理をステップS67に進め、そうでなければ処理をメイン処理に戻す。
ステップS67においては、データ属性情報に出力設定をし、処理をメイン処理に戻す。具体的には、ステップS62において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目のいずれかに、MFP100を操作するユーザのユーザ識別情報を設定する。出力指示ユーザ識別情報(1)から順に、ユーザ識別情報を格納していく。例えば、出力指示ユーザ識別情報(1)〜(n)の項目まで既にユーザ識別情報が設定されている場合には、出力指示ユーザ識別情報(n+1)の項目にユーザ識別情報を設定する。
このように、ユーザがプリント指示をした場合、受付期限内であれば出力指示ユーザ識別情報の項目にユーザ識別情報が設定されるが、プリント指示をした時点ではプリントされない。プリント指示をしたときから受付期限までに他のユーザがプリント指示をするのを受け付けるためである。
図12は、グループBOXデータ出力処理の流れの一例を示す図である。グループBOXデータ出力処理は、MFP100のCPU101がプリントプログラムを実行することにより、CPU101により実行される処理である。また、グループBOXデータ出力処理は、予め定められた時、例えば、MFP100に電源が入ったとき、所定時間間隔で実行され、グループBOX毎に実行される。したがって、グループBOXが複数ある場合には、複数のグループBOXすべてに対してそれぞれ実行される。
図12を参照して、CPU101は、グループBOX内に記憶されているデータを1つ選択し(ステップS71)、そのデータに対応するデータ属性情報を読み出す(ステップS72)。そして、データ属性情報により定義されている受付期限内か否かを判断する(ステップS73)。受付期限内ならば処理をステップS84に進めるが、受付期限を過ぎていれば処理をステップS74に進める。
ステップS74においては、出力指示ユーザが存在するか否かを判断する。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目のいずれかにユーザ識別情報が定義されているか否かを判断する。出力指示ユーザが存在すれば処理をステップS75に進めるが、存在しなければ処理をステップS84に進める。ステップS76においては、同一のホーム装置に登録ユーザとして登録されているユーザをまとめる。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目に定義されているすべてのユーザ識別情報について、ホーム装置で分類する。
次のステップS77においては、最初のホーム装置を選択する。そして、データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目に定義されているユーザ識別情報のうち、ホーム装置に登録されているユーザ識別情報のユーザ名を含む回覧用紙を生成する(ステップS78)。ユーザ名を配列する順番は、ランダムにするのが好ましい。回覧順序が最初になるユーザが毎回同じになるのを回避するためである。そして、自装置が処理対象となっているホーム装置か否かを判断し(ステップS79)、自装置がホーム装置ならば処理をステップS80に進め、そうでなければ処理をステップS81に進める。
ステップS80においては、ステップS78において生成された回覧用紙とステップS71において選択されたデータとをプリントする。これにより、回覧用紙と、データをプリントした1部の用紙とが出力される。ステップS81においては、処理対象となっているホーム装置のMFPを特定する。そして、特定されたMFPに、ステップS78において生成された回覧用紙とステップS71において選択されたデータとの出力指示を送信する(ステップS82)。出力指示は、回覧用紙と、データを1部プリントする指示である。
ステップS83においては、処理対象として次に選択するべき未処理のホーム装置が存在するか否かを判断する。未処理のホーム装置が存在するならば処理をステップS78に戻し、未処理のホーム装置が存在しないならば処理をステップS84に進める。ステップS84においては、次に処理対象として選択するべき未処理のデータが存在するか否かを判断する。未処理のデータが存在するならば処理をステップS71に戻し、未処理のデータが存在しないならば処理を終了する。
以上説明したように本実施の形態におけるMFP100は、グループBOXにデータが記憶されると、ユーザにデータが記憶されたことが電子メールで通知される。その後、データをプリントさせるためのプリント指示が受付期限前に受け付けられると、データをプリントすることなくプリント指示をしたユーザのユーザ識別情報がデータ属性情報に設定される。そして、受付期限になると、設定されたユーザ識別情報を含む回覧用紙がデータとともに出力される。このため、複数のユーザが1つのデータのプリントを指示しても1回のみプリントするので、同じ画像の用紙が複数枚プリントされるのを回避することができる。
<変形例>
上述した実施の形態におけるMFP100は、ユーザが、グループBOXに記憶されているデータをプリントする指示を入力しても、直ちにはプリントされない。変形例においては、プリント指示を入力した時点で、データおよび回覧用紙をプリントするようにしたものである。以下、上述したMFP100と異なる点を説明する。
上述した実施の形態におけるMFP100は、ユーザが、グループBOXに記憶されているデータをプリントする指示を入力しても、直ちにはプリントされない。変形例においては、プリント指示を入力した時点で、データおよび回覧用紙をプリントするようにしたものである。以下、上述したMFP100と異なる点を説明する。
図13は、変形例における出力設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。変形例における出力設定処理は、図3のステップ15において実行される処理である。図13を参照して、ステップS61〜ステップS66は、図3において説明したのでここでは説明を繰り返さない。ステップS91においては、データ属性情報を読み出す。そして、そして、データ属性情報に出力設定し(ステップS92)、処理をステップS93に進める。具体的には、ステップS62において選択指示されたファイル名のデータに対応するデータ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目のいずれかに、MFP100を操作するユーザのユーザ識別情報を設定する。
ステップS93においては、ステップS64で受け付けられたプリント指示がステップS62で選択されたデータに対する最初のプリント指示か否かを判断する。データ属性情報の出力指示ユーザ識別情報(1)〜(N)の項目のいずれにもユーザ識別情報が設定されていなければ最初のプリント指示と判断する。最初のプリント指示ならば処理をステップS94に進め、最初でなければ処理をステップS97に進める。
ステップS94においては、データをプリントし、処理をステップS95に進める。ステップS95においては、回覧用紙を生成する。生成される回覧用紙は、ステップS62で選択指示されたデータが格納されているグループBOXに関連付けられたユーザのユーザ識別情報(ユーザ名)を含む。具体的には、データが格納されたグループBOXのグループテーブルを読み出し、グループテーブルに含まれるグループレコードのうち、権限レベルがアクセスレベル以上のすべてのグループレコードそれぞれのユーザ識別情報を含む回覧用紙を生成する。ユーザ識別情報を配列する順番は、ランダムにするのが好ましい。回覧順序が最初になるユーザが毎回同じになるのを回避するためである。そして、生成された回覧用紙をプリントし(ステップS96)、処理をメイン処理に戻す。
一方、ステップS97においては、「回覧中です。」をMFP100を操作するユーザに通知し、処理をメイン処理に戻す。具体的には、表示部119Bに「回覧中です。」のメッセージを表示する。処理をステップS97に進める場合は、データをプリントしないので、そのデータが複数回プリントされることがない。
変形例におけるMFP100においては、図12に示したグループBOXデータ出力処理は、実行されない。変形例におけるMFP100においては、データに最初にプリント指示した場合にそのデータと回覧用紙とがプリントされ、2回目以降にプリント指示した場合には、データはプリントされない。データをプリントアウトするのは、最初の1回のみなので、1つのデータが複数回プリントされるのを回避して、用紙が無駄に消費されるのを防止することができる。
なお、上述した実施の形態においては、画像形成装置の一例としてMFP100について説明したが、図3、図4、図7、図9、図11〜図13に示した処理をコンピュータに実行させるためのプリント方法またはプリントプログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
1 プリントシステム、2 ネットワーク、100,100A,100B,100C MFP、101 CPU、103 ROM、105 RAM、107 HDD、108 フラッシュROM、109 カードI/F、111 通信I/F、113 スキャナ、115 画像形成部、117 FAX、119 オペレーションパネル、119A 入力部、119B 表示部、120 バス、200 PC。
Claims (10)
- 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶する設定手段と、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示を前記受付期限前に受け付けると、前記データをプリントすることなく前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するユーザ設定手段と、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力する一括出力手段と、を備えた画像形成装置。 - 前記一括プリント手段は、前記属性情報に含まれる複数のユーザ識別情報が登録される画像形成装置が複数の場合、複数の前記画像形成装置毎に、当該画像形成装置に登録されているユーザ識別情報を含む前記回覧用紙を生成する装置別生成手段と、
複数の前記画像形成装置それぞれについて生成された前記回覧用紙を前記データとともに当該画像形成装置に出力する装置別出力手段と、を含む請求項1に記載の画像形成装置。 - 前記装置別出力手段は、前記画像形成装置に、前記回覧用紙と前記データとをプリントする指示を送信するプリント指示手段を含む、請求項2に記載の画像形成装置。
- 前記回覧用紙は、前記属性情報に含まれる識別情報をランダムに配列する回覧用紙生成手段を含む、請求項1に記載の画像形成装置。
- 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段と、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするとともに、前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントする出力手段と、を備えた画像形成装置。 - 前記グループ記憶領域と対応付けられた前記ユーザにデータが記憶されたことを通知する通知手段をさらに備えた、請求項1または5に記載の画像形成装置。
- 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示が前記受付期限前にあると、前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するステップと、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を含むプリント方法。 - 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリント方法であって、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするステップと、
前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を含むプリント方法。 - 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、
前記グループ記憶領域にデータが記憶される際に、当該データをプリントする受付期限を受け付け、該受付期限を含む属性情報を記憶するステップと、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データのプリント指示が前記受付期限前にあると、前記プリント指示をしたユーザを識別するための識別情報を前記属性情報に設定するステップと、
前記受付期限になると、前記データに関連付けられた前記属性情報に含まれる識別情報を含む回覧用紙を該データとともに出力するステップと、を前記画像形成装置に実行させるプリントプログラム。 - 少なくとも2以上のユーザに対応付けられた、データを記憶するためのグループ記憶領域を有するデータ記憶手段を備えた画像形成装置で実行されるプリントプログラムであって、
前記グループ記憶領域に記憶された前記データの最初のプリント指示が受け付けられると、前記データをプリントするステップと、
前記グループ記憶領域に対応付けられたユーザの識別情報を含む回覧用紙をプリントするステップと、を前記画像形成装置に実行させるプリントプログラム。
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Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2007043577A JP2008209984A (ja) | 2007-02-23 | 2007-02-23 | 画像形成装置、プリント方法およびプリントプログラム |
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JP2007043577A Pending JP2008209984A (ja) | 2007-02-23 | 2007-02-23 | 画像形成装置、プリント方法およびプリントプログラム |
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-
2007
- 2007-02-23 JP JP2007043577A patent/JP2008209984A/ja active Pending
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