JP2008129983A - 予実管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】
本発明は、企業で資金繰りを管理するための予実管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】
項目毎の予算データの入力を受け付ける予算データ入力受付部と、入力を受け付けた予算データについて記憶する予算データ記憶部と、項目毎の実績データの入力を、取引が発生する毎に作成する入力画面を介して受け付ける実績データ入力受付部と、入力を受け付けた実績データについて記憶する実績データ記憶部と、予算データ記憶部に記憶する予算データと、実績データ記憶部に記憶する実績データとに基づいて収支予定表の表示を行う表示処理部と、を有しており、表示処理部は、項目に係る予算データと実績データとを表示する一つのセルにおいて、該予算データと該実績データとの表示を切り替え可能として、収支予定表の表示を行う、予実管理システムである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、企業の資金の予算と実績とを管理するための予実管理システムに関する。より詳細には、実績値が、随時取引が発生するたびに更新されることによって、高精度の予実管理を実現すると共に、予算と実績値との複合した表示が可能な予実管理システムに関する。

企業経営にあたって、予算と実績値とを管理する予実管理は資金繰りの観点から極めて重要である。大企業ではこのような資金繰りについて、長期の経営計画を立案するなどして対処しているが、中小企業では長期計画は実効性に乏しく、翌月、３ヶ月先、半年先というように短期での資金繰りが重要視される。

中小企業で短期の資金繰りが特に重要視されるのは、一般に企業活動において売上があったときにすぐに入金されるのではなく、一定の期間が経過後、入金が行われるため、その間の資金繰りの計画がしっかりしていないと資金ショートを起こし、いわゆる黒字倒産に繋がりかねない面があるためである。

そこで中小企業で用いられている会計ソフトウェアでもこのような予実管理が可能な仕組みを目指しているが、会計ソフトウェアは貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を生成することが目的であり、複式簿記で記入しなければならないなどの理由から、普及していない。つまり会計処理では発生主義が採用されているが、発生主義ではキャッシュフローの管理が難しいことから、会計ソフトウェアでは十分な対応をすることが出来ない。

そこで下記特許文献１乃至特許文献５に記載の発明などを用いることで資金繰りを管理する（予実管理をする）システムに係る発明が開示されている。

特開２００５−４５２１号公報 特開２００５−１５７８２４号公報 特開２００３−３２３５３５号公報 特開２００３−１６７９８５号公報 特開２００２−２１６０６８号公報

これらの発明を用いることによって資金繰りの管理（予実管理）を行うことは出来るが、実績値の入力について、取引が発生する毎に入力されるような仕組みになっていないので、精度があまり高くない。

また予算と実績値とを対比させて資金計画などを見ようとする場合に、それらの表が予算の表と実績値の表のように別々に表示されたり、グラフ化されて表示される。その為、別々の表として表示される場合には各表を比較しながら見る必要があり、またグラフ化された場合には大まかな傾向は分かるものの、その値をすぐに知ることは難しい。つまり、利用者が視覚的に予算と実績値、そしてそれに対する達成率をすぐに把握することが困難である。

そこで本願発明者は、予実管理を行う予実管理システムにおいて、取引が発生する毎にすぐに実績値に反映されることで予実管理の高精度化を実現すると共に、一つのセルで予算と実績値と達成率とを表示することを可能とせしめることで、利用者がすぐに把握可能な、予実管理システムを発明した。

請求項１の発明は、企業の予実管理をコンピュータ端末において行う予実管理システムであって、前記予実管理システムは、項目毎の予算データの入力を受け付ける予算データ入力受付部と、前記入力を受け付けた予算データについて記憶する予算データ記憶部と、前記項目毎の実績データの入力を、取引が発生する毎に作成する入力画面を介して受け付ける実績データ入力受付部と、前記入力を受け付けた実績データについて記憶する実績データ記憶部と、前記予算データ記憶部に記憶する予算データと、前記実績データ記憶部に記憶する実績データとに基づいて収支予定表の表示を行う表示処理部と、を有しており、前記表示処理部は、前記項目に係る予算データと実績データとを表示する一つのセルにおいて、該予算データと該実績データとの表示を切り替え可能として、前記収支予定表の表示を行う、予実管理システムである。

本発明のように構成することで、請求書や仕入などについて入力する画面からそのまま実績値が入力されることとなるので、取引が発生する毎にすぐに実績値として反映されることとなる。その結果として予実管理の高精度化が可能となる。また予算データと実績データとを一つのセルで切り替えて表示を行うことから、一つの収支予定表で双方のデータを表示することが出来、予算と実績とをすぐに把握することが出来る。また予算と実績とを一つの収支予定表で表示できるので、必要に応じて使い分けることが出来る。

請求項２の発明において、前記表示処理部は、更に、前記項目にかかる予算データと実績データの双方が存在する場合には、該実績データを優先して表示を行い、該実績データを表示する際には、実績データを表示することを示す情報を前記セルまたはその近傍に表示することにより、前記収支予定表の表示を行う、予実管理システムである。

項目によっては予算データと実績データの双方が存在することがある。その場合に一つのセルに２つのデータを表示することは難しいし、またその表示が小さくなってしまうことから視認性の観点からも好ましくない。このような場合には実績データを優先してセルに表示すると共に、実績データが表示されていることを示す情報、例えば所定のマークを表示することによって、セルに表示されているデータが実績データなのか予算データなのかを一目で区別可能と出来る。また実績データを優先したことによって、キャッシュフローを把握しやすくなる。

請求項３の発明において、前記表示処理部は、更に、前記項目にかかる予算データと実績データの双方が存在する場合には、該実績データを該予算データで除することで該項目に対する達成率を算出し、該項目の予算データ、実績データを表示するセルに、算出した達成率を併せて表示することにより、前記収支予定表の表示を行う、予実管理システムである。

予算データと実績データの双方があれば、予算に対する達成率を算出することが出来る。そのため、実績データ、あるいは予算データを表示している際に、併せて達成率もそのセルに表示できれば、予実管理をより的確に把握出来る。

請求項４の発明において、前記表示処理部は、更に、前記達成率は、前記セルにおいてグラフとして表示される、予実管理システムである。

上述のように、一つのセルに複数の値を表示することは難しいし、その表示が小さくなってしまうことから視認性の観点からも好ましくない。その為、達成率を数値として表示するのでなく、異なる方法で表示することが求められる。そこで、当該セルにおいてグラフとして達成率を表示することが好ましい。つまりセルの背景全体に色が入った状態を達成率１００％とし、当該セルにおける背景の色を調節することで、達成率を表示する。例えば達成率が５０％であれば当該セルの半分に所定の色が付され、残り半分はセルのもとの色を表示する。達成率が８０％であれば、当該セルの８０％に所定の色が付され、残り２０％はセルのもとの色を表示する。このように達成率をセルにおいてグラフ上で表示することで、一目で達成率の大まかな値を把握させることが出来、またそれが実績データまたは予算データと共に同じセルに表示されているので、一つのセルで様々な情報をすぐに把握させることとなる。即ち、視認性に極めて優れたインターフェイスを備えた収支予定表が表示可能となる。

本発明によって、請求書の作成など、取引が発生する毎にすぐにその値が実績値として反映されるので、予実管理の高精度化を実現することが出来る。また一つのセルで予算と実績値と達成率とを表示することが可能となるので、利用者が予実管理についてすぐに把握することができる。

本発明の予実管理システム１の概念図を図１に示す。本発明の予実管理システム１１は、企業の予算、実績をもとに資金繰りを管理するシステムであって、所定のコンピュータ端末において起動される。図２にコンピュータ端末のハードウェア構成の一例の概念図を示す。

このコンピュータ端末には、プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置２０と、情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置２１と、キーボードやマウスやテンキーなどの入力装置２３、ディスプレイなどの表示装置２２とを少なくとも有している。また当該コンピュータ端末には、演算装置２０の処理結果や記憶装置２１に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置２４を更に備えていてもよい。コンピュータ端末上で実現する各機能（各手段）は、その処理を実行する手段（プログラムやモジュールなど）が演算装置２０に読み込まれることでその処理が実行される。各機能は、記憶装置２１に記憶した情報をその処理において使用する場合には、該当する情報を当該記憶装置２１から読み出し、読み出した情報を適宜、演算装置２０における処理に用いる。

本発明における各機能（各手段）は、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。また各機能は、一又は複数のプログラムやモジュール、装置等により処理することも可能である。

予実管理システム１は、予算データ入力受付部２と予算データ記憶部３と実績データ入力受付部４と実績データ記憶部５と表示処理部６とを有している。

予算データ入力受付部２は、予実管理を行う対象となる項目毎に予算データの入力について、入力画面を表示装置２２に表示して、その入力を入力装置２３から受け付ける。受け付けた予算データは、各項目毎に予算データ記憶部３に記憶させる。例えば図４に示すような入力画面の場合、項目として売上について、顧客毎に予算データの入力を受け付ける。

予算データ記憶部３は、予算データ入力受付部２で受け付けた予算データを、項目毎に記憶する。上述の例では、項目として売上について、顧客毎に予算データを記憶する。予算データ記憶部３において予算データを記憶する際には、データベースやデータファイルなどの様々なデータ記憶形式を用いることが出来る。

実績データ入力受付部４は、予実管理を行う対象となる項目毎に実績データの入力について、その入力画面を表示装置２２に表示して、その入力を入力装置２３から受け付ける。受け付けた実績データは、各項目毎に実績データ記憶部５に記憶させる。実績データは、例えば請求書を発行した場合であれば、図５に示すような請求書発行のデータを入力する画面から、その金額、宛先（顧客）などの情報が入力され、それが実績データとして実績データ記憶部５に記憶される。

実績データ記憶部５は、実績データ入力受付部４で受け付けた実績データを、項目毎に記憶する。例えば請求書関連であれば、顧客毎に請求書として発行した金額を、当該宛先の顧客の実績データとして記憶する。実績データ記憶部５において実績データを記憶する際には、データベースやデータファイルなどの様々なデータ記憶形式を用いることが出来る。

表示処理部６は、予実管理システム１において、予算と実績値とを示す収支予定表の表示要求を受け付けると、予算データ記憶部３に記憶する予算データと、実績データ記憶部５に記憶する実績データとを抽出し、各項目毎に予算データ（予算）と実績データ（実績値）とを一つのセルで表示可能な形式にして、収支予定表を表示装置２２で表示する。この際に表示される画面の一例を図９に示す。収支予定表の画面では、各項目毎に実績データまたは予算データが表示される。この際に、ある項目に実績データと予算データの双方が存在する場合には、実績データを優先して表示する。そして当該項目のセルに実績データが表示されていることを示すために、所定の表示（図９では「旗マーク」）を行う。更に、この項目のセルには、実績データを予算データで除することによって算出される達成率が棒グラフ上で表示されている。そして入力装置２３で、当該所定の表示またはセルを選択することによって、表示が実績データから予算データに切り替えて表示を行う。なお上述の説明では、実績データを表示している場合に、「旗マーク」などの所定の表示を行う場合を説明したが、予算データを表示している場合に所定の表示を行ってもよい。

次に本発明の処理プロセスの一例を図３のフローチャート、図１の概念図を用いて説明する。

本発明の予実管理システム１を利用する際には、その入力担当者などがコンピュータ端末で所定の操作を行うことにより、予実管理システム１を起動させる。そして起動した予実管理システム１から予算データを入力させる画面を起動させる。図４に予算データを入力される画面の一例を示す。

図４に示すような画面の場合では、各項目のセルをマウスなどの入力装置２３で選択することで、そのセルが選択された状態とし、キーボードなどの入力装置２３で数値を入力することで予算データの入力が行える。ここで入力された予算データは、予算データ入力受付部２で入力を受け付け（Ｓ１００）、項目毎に予算データ記憶部３に記憶させる（Ｓ１１０）。

以上のようにして各項目毎に予算データを入力することで、各項目毎の予算の入力が行える。

次に何らかの取引が発生したことによって実績データ（実績値）を入力する場合には、入力担当者などがコンピュータ端末で所定の操作を行うことにより、予実管理システム１を起動させる。そして起動した予実管理システム１から、所定の入力画面を起動させることによって実績データの入力を入力装置２３を用いて行う。

例えば請求書の入力を行いたい場合には、予実管理システム１の「請求書」の入力を行うアイコンをクリックなどで選択することによって、図５に示すような請求書に係るデータの入力画面を起動させる。

入力担当者は、請求書に係るデータ、例えば品名や金額、宛先、取引区分、取引内容、日付など、請求書に関連するデータを入力装置２３から入力する（Ｓ１２０）。そうすると実績データ入力受付部４は、請求書に係るデータのうち、金額と請求書の宛先（顧客）について実績データとして抽出して、それを実績データとして実績データ記憶部５に記憶させる（Ｓ１３０）。つまり、当該顧客について、請求書に入力した金額の売上の実績があったことが実績データとしてすぐに反映される。

また請求書のほかに、担当者が給与明細書の入力を行いたい場合には、予実管理システム１の「給与明細書」の入力を行うアイコンをクリックなどで選択することによって、図６に示すような給与明細書に係るデータの入力画面を起動させる。

入力担当者は、給与明細書に係るデータ、例えば従業員名や給与の金額（基本給、残業手当、役員報酬、家族手当、住宅手当など）、日付など、給与明細書に関連するデータを入力装置２３から入力する（Ｓ１２０）。そうすると実績データ入力受付部４は、給与明細書に係るデータのうち、金額と従業員名について実績として抽出して、それを実績データとして実績データ記憶部５に記憶させる（Ｓ１３０）。つまり、当該従業員に対して、給与明細書に入力した金額の支払いの実績があったことが実績データとしてすぐに反映される。

また入力担当者が商品の仕入れなどの入力を行いたい場合には、予実管理システム１の「仕入 新規作成」の入力を行うアイコンをクリックなどで選択することによって、図７に示すような仕入に係るデータの入力画面を起動させる。

入力担当者は、商品の仕入れに係るデータ、例えば品名や金額、仕入れ先、取引区分、取引内容、日付など、仕入に係るデータを入力装置２３から入力する（Ｓ１２０）。そうすると実績データ入力受付部４は、仕入に係るデータのうち、金額と仕入れ先（顧客）について実績データとして抽出して、それを実績データとして実績データ記憶部５に記憶させる（Ｓ１３０）。つまり、当該顧客について、入力した金額の支払いの実績があったことが実績データとしてすぐに反映される。

更に、入力担当者が、その他の出金に係る入力を行いたい場合には、予実管理システム１の「その他出金」の入力を行うアイコンをクリックなどで選択することによって、図８に示すような、その他出金に係るデータの入力画面を起動させる。

入力担当者は、その他出金に係るデータ、例えば経費などの区分、金額など、その他出金に係るデータを入力装置２３から入力する（Ｓ１２０）。そうすると実績データ入力受付部４は、その他出金に係るデータのうち、金額について実績データとして抽出して、それを実績データとして実績データ記憶部５に記憶させる（Ｓ１３０）。つまり、入力した金額の支払いの実績があったことが実績データとしてすぐに反映される。

このように各種の入出金について、入力担当者が各入力画面から入力を行うと、入力した情報のうち、少なくとも金額のデータについて実績データとして、その項目に対応づけられて記憶されることとなる。

予算データと実績データとが入力された状態で、収支予定表を表示したい場合には、担当者が予実管理システム１において所定の操作をすることによって、収支予定表の表示要求が行われる。その表示要求は、表示処理部６で受け付ける（Ｓ１４０）。

この表示要求を受け付けると、表示処理部６は、予算データ記憶部３に記憶する予算データと、実績データ記憶部５に記憶する実績データとを抽出し、各項目毎に予算データと実績データとを対応づけて一つのセルで表示可能な形式にして、収支予定表として表示装置２２で表示を行う。図９が収支予定表の画面の一例である。

図９の収支予定表では、一つのセルに一つの項目の実績データまたは予算データが数値として表示されている。そのセルの横には、実績データを表示しているか、予算データを表示しているかを示すマーク（図９では「旗マーク」）が表示されている。図９では旗マークがあると実績データが表示されていることを示しているが、その逆であってもよい。つまり図９の場合、旗マークが表示されている隣（右隣）のセルの数値は実績データであることを示している。例えば「十勝川リフォーム」の「３月」のセルは「旗マーク」が表示されており、その数値は「９８５，９５０」である。従って、このセルは実績データとして「９８５，９５０」であることが分かる。また「十勝川リフォーム」の「３月」のセルは「旗マーク」が表示されておらず、その数値は「６００，０００」である。従って、このセルは予算データとして「６００，０００」であることが分かる。

そしてセルの表示を行う際に、項目毎に予算データと実績データを各データ記憶部から抽出すると、項目によってはその双方が存在する場合がある。その場合には、実績データを優先的に表示するとよい。これは実際のキャッシュフローを把握しやすくするためである。そして双方のデータが存在する場合には、当該セルには、実績データを予算データで除することによって算出される達成率が棒グラフとして表示されている（なおセルの全てに棒グラフが表示された状態であれば達成率が１００％を超過していることを意味する）。

図１２に、図９の収支予定表の項目におけるセルを模式的に示す。図１２（ａ）はセルに「旗マーク」が付されているので、当該セルには実績データとして「９８５，９５０」が表示されていることが示されている。そして担当者が収支予定表において、所定の操作、例えば「旗マーク」やセルを選択することによって、当該セルにおける表示を実績データから予算データ、あるいは予算データから実績データに変更することが出来る。図１２（ｂ）は、図１２（ａ）のセルで表示の変更が行われた場合を示している。つまり図１２（ｂ）においては図１２（ａ）の実績データの表示から予算データの表示に表示の変更が行われているので、「旗マーク」が消され、セルに表示される値も予算データとなる。従って、図１２に示すセルには、予算データとして「１，２００，０００」、実績データとして「９８５，９５０」、達成率としてそれを除した割合を棒グラフで示したものが表示可能となる。

このように一つのセルで予算データ、実績データ、達成率を表示することで、収支予定表を見る人は、それらを視覚的にすぐに把握することが可能となる。

なお収支予定表については、図９に示すように一つのセルで予算データ、実績データ、達成率の表示を行うほか、図１０に示すように予算データと実績データとを異なるセルで表示して確認可能な表示を行ってもよい。またこれら予算データ、実績データとを用いて、図１１に示すような収支の予測グラフの画面を生成するように構成することも出来る。

本明細書の収支予定表においては取引毎に分類して表示しているが（図９参照）、その分類の中に、「売上」と「入金」、「仕入」と「支払」という特別な関係の分類を更に設けてもよい。

一般的に売上が立った時期と入金があった時期、仕入をした時期と支払いを行う時期とは、実務的に期間的なずれが存在している。つまりこの期間的なずれに関する情報を予め入力しておくことによって、「売上」や「仕入」の入力を行っておけば、この期間的なずれが経過した時点で自動的に入金または出金の欄にデータが反映されるように構成することも出来る。例えば実績データの入力において、「請求書」として入力を行っておけば、自動的にこの時期のずれを換算して、「売上」と「入金」の双方の実績データとして、実績データ記憶部５に記憶されるように構成することが出来る。

なお「売上」と「入金」、「仕入」と「支払」の時期のずれに関する情報は、顧客毎に設定が可能となっており、その設定から入金・出金時期を自動的に判定することが出来る。また時期のずれに関する情報は、修正も可能である。

本発明によって、請求書の作成など、取引が発生する毎にすぐにその値が実績値として反映されるので、予実管理の高精度化を実現することが出来る。また一つのセルで予算と実績値と達成率とを表示することが可能となるので、利用者が予実管理についてすぐに把握することができる。

本発明のシステム構成の一例を模式的に示す概念図である。 本発明の予実管理システムを起動させるコンピュータ端末のハードウェア構成の一例を示す概念図である。 本発明の処理プロセスの一例を模式的に示すフローチャートである。 予算データの入力画面の一例である。 実績データ（請求書関連）の入力画面の一例である。 実績データ（給与明細書関連）の入力画面の一例である。 実績データ（仕入）の入力画面の一例である。 実績データ（その他出金）の入力画面の一例である。 収支予定表の画面の一例である。 収支予定表のほかの画面の一例である。 収支予測グラフを表示する画面の一例である。 収支予定表のセルの表示を模式的に示す図である。

符号の説明

１：予実管理システム
２：予算データ入力受付部
３：予算データ記憶部
４：実績データ入力受付部
５：実績データ記憶部
６：表示処理部
２０：演算装置
２１：記憶装置
２２：表示装置
２３：入力装置
２４：通信装置

Claims (4)

1. 企業の予実管理をコンピュータ端末において行う予実管理システムであって、
   前記予実管理システムは、
   項目毎の予算データの入力を受け付ける予算データ入力受付部と、
   前記入力を受け付けた予算データについて記憶する予算データ記憶部と、
   前記項目毎の実績データの入力を、取引が発生する毎に作成する入力画面を介して受け付ける実績データ入力受付部と、
   前記入力を受け付けた実績データについて記憶する実績データ記憶部と、
   前記予算データ記憶部に記憶する予算データと、前記実績データ記憶部に記憶する実績データとに基づいて収支予定表の表示を行う表示処理部と、を有しており、
   前記表示処理部は、
   前記項目に係る予算データと実績データとを表示する一つのセルにおいて、該予算データと該実績データとの表示を切り替え可能として、前記収支予定表の表示を行う、
   ことを特徴とする予実管理システム。
2. 前記表示処理部は、更に、
   前記項目にかかる予算データと実績データの双方が存在する場合には、該実績データを優先して表示を行い、該実績データを表示する際には、実績データを表示することを示す情報を前記セルまたはその近傍に表示することにより、前記収支予定表の表示を行う、
   ことを特徴とする請求項１に記載の予実管理システム。
3. 前記表示処理部は、更に、
   前記項目にかかる予算データと実績データの双方が存在する場合には、該実績データを該予算データで除することで該項目に対する達成率を算出し、該項目の予算データ、実績データを表示するセルに、算出した達成率を併せて表示することにより、前記収支予定表の表示を行う、
   ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の予実管理システム。
4. 前記表示処理部は、更に、
   前記達成率は、前記セルにおいてグラフとして表示される、
   ことを特徴とする請求項３に記載の予実管理システム。

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