JP2008123364A - ドキュメント処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ドキュメント処理に伴い、そのドキュメント処理に関する保存情報の内容を分かりやすく保存でき、かつ所望とする保存情報を容易に見つけ出すことができるドキュメント処理装置を提供する。
【解決手段】ドキュメントに対する処理に伴って作成される保存用画像ファイル及び処理に関する処理情報ファイルが保存される保存用ホルダ内に、その保存用ホルダ内に保存されたすべての処理情報ファイルをリスト状にまとめたインデックス情報ファイルが作成されて保存される。
【選択図】図１

Description

本発明は、ドキュメント処理に伴い、そのドキュメント処理に関する情報を保存するドキュメント処理装置に関する。

従来技術として、ドキュメント情報（画像情報）をユーザ名で作成したディレクトリに保存等するようにしたものがある（特許文献１）。
特開２００３−２０８４４８号公報

しかしながら、ドキュメント情報をユーザ名が付与されたディレクトリに保存等するだけでは、そのディレクトリ内にどのようなドキュメント情報が保存されいるのかが分かりにくく、所望とするドキュメント情報を見つけ出すのに手間がかかる等の問題がある。

そこで、本発明の解決すべき課題は、ドキュメント処理に伴い、そのドキュメント処理に関する保存情報の内容を分かりやすく保存でき、かつ所望とする保存情報を容易に見つけ出すことができるドキュメント処理装置を提供することである。

上記の課題を解決するため、請求項１の発明では、ドキュメントに対する処理を行うドキュメント処理部と、ドキュメントに対する処理が行われた際に、そのドキュメントに関する保存用画像と、その処理に関する処理情報とを作成する保存情報作成部と、前記保存情報作成部によって作成された前記保存用画像及び前記処理情報を、このドキュメント処理装置内又は外部に設定された保存用ホルダに保存する保存情報管理部とを備え、前記保存情報管理部は、前記保存用ホルダ内に保存された一部又はすべての前記処理情報をリスト状にまとめたインデックス情報を作成し、前記保存用ホルダ内に保存する。

また、請求項２の発明では、請求項１の発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存情報管理部は、所定の操作入力に応じて前記インデックス情報を所定の表示部に表示させる。

また、請求項３の発明では、請求項１又は請求項２の発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存情報管理部は、前記インデックス情報内の情報要素とその情報要素と関連する前記保存用画像情報又は前記処理情報との間にリンクを設ける。

また、請求項４の発明では、請求項１ないし請求項３のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存情報管理部は、検索条件の入力を受け付け、前記保存用ホルダ内から前記検索条件に適合する前記保存用画像及び前記処理情報を抽出する。

また、請求項５の発明では、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存情報管理部は、選択された前記保存用画像及び前記処理情報のうちの少なくともいずれか一方を、画像表示又は印刷を行う所定の出力部に出力する。

また、請求項６の発明では、請求項１ないし請求項５のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存情報管理部は、選択された前記保存用画像及び前記処理情報に基づき、前記ドキュメント処理部に対して再処理を指示する。

また、請求項７の発明では、請求項１ないし請求項６のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存用ホルダとして、このドキュメント処理装置内に設けられた内部保存用ホルダと、このドキュメント処理装置外に設けられた外部保存用ホルダとが設定されており、前記保存情報管理部は、新しい前記保存用画像及び前記処理情報については前記内部保存用ホルダに優先的に保存するとともに、前記内部保存用ホルダ内の前記保存用画像及び前記処理情報を古いものから順に前記外部保存用ホルダに移動させる。

また、請求項８の発明では、請求項１ないし請求項７のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記保存用ホルダは、このドキュメント処理装置を各ユーザごとに設けられ、ユーザ名が付与されている。

また、請求項９の発明では、請求項１ないし請求項８のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記処理情報及びインデックス情報には、前記処理が行われた日付に関する日付情報が含まれている。

また、請求項１０の発明では、請求項１ないし請求項９のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記インデックス情報には、ユーザに関するユーザ情報が含まれている。

また、請求項１１の発明では、請求項１ないし請求項１０のいずれかの発明に係るドキュメント処理装置において、前記ドキュメント処理部は、前記処理として、ファクシミリの送受信、インターネットファクリミリの送受信、又はドキュメントを読み取って所定の保存先に保存する読取・保存処理を行う。

請求項１に記載の発明によれば、ドキュメントに対する処理に伴って作成される保存用画像及び処理に関する処理情報が保存される保存用ホルダ内に、その保存用ホルダ内に保存された一部又はすべての処理情報をリスト状にまとめたインデックス情報が作成されて保存されるため、そのインデックス情報を利用することにより、保存用ホルダ内の保存情報の内容が分かりやすくなるとともに、所望とする保存用画像及び処理情報を容易に見つけ出すことができる。

請求項２に記載の発明によれば、表示されたインデックス情報の内容を参照することにより、保存用ホルダ内の保存情報の内容が分かりやすくなるとともに、所望とする保存用画像及び処理情報を容易に見つけ出すことができる。

請求項３に記載の発明によれば、インデックス情報内の情報要素と、その情報要素に関連する保存用画像情報又は処理情報との間にリンクが設けられているため、そのリンクを利用することにより、インデックス情報内の情報要素に関連する保存用画像情報又は処理情報に容易にアクセスすることができる。

請求項４に記載の発明によれば、保存情報管理部の検索機能を利用することにより、検索条件を入力するだけで、保存用ホルダ内の保存情報から所望とする保存用画像及び処理情報を簡単かつ迅速に見つけ出すことができる。

請求項５に記載の発明によれば、選択された保存用画像及び処理情報のうちの少なくともいずれか一方が、画像表示又は印刷を行う出力部に出力されるため、ドキュメント処理に関する保存情報を容易に確認することができる。

請求項６に記載の発明によれば、選択された保存用画像及び処理情報に基づき、ドキュメント処理部に対して再処理が指示できるため、一度実行させたドキュメント処理を容易に再実行させることができる。

請求項７に記載の発明によれば、利用頻度の高い直近の保存画像及び処理情報はアクセスが容易なドキュメント処理装置内の内部保存用ホルダに保存されるため、迅速に保存画像及び処理情報を呼び出すことができるとともに、ネットワーク等の通信経路の不調により、所望とする保存画像及び処理情報へアクセスができなくなるといった不都合が生じる可能性を低減できる。

また、古い保存画像及び処理情報をドキュメント処理装置外の外部保存用ホルダに移動することにより、装置内の保存データ量を抑制することができる。

請求項８に記載の発明によれば、各ユーザが自分が行ったドキュメント処理に関する保存情報の保存先として、自分のユーザ名が付与された保存用ホルダを指定することができるため、各ユーザが自分に関連するドキュメント処理の保存用画像及び処理情報を容易に見つけ出すことができる。

請求項９に記載の発明によれば、ドキュメント処理に関する処理情報及びインデックス情報には、処理が行われた日付に関する日付情報が含まれているため、その日付情報を頼りに所望とする保存用画像及び処理情報を容易に見つけ出すことができる。

請求項１０に記載の発明によれば、インデックス情報にはユーザに関するユーザ情報が含まれているため、そのユーザ情報を頼りに所望とする保存用画像及び処理情報を容易に見つけ出すことができる。

請求項１１に記載の発明によれば、ファクシミリの送受信、インターネットファクリミリの送受信、又はドキュメントを読み取って所定の保存先に保存する読取・保存処理に関する保存情報の内容を分かりやすく保存でき、かつ所望とする保存情報を容易に見つけ出すことができる。

図１は、本発明の一実施形態に係るドキュメント処理装置としてのファクシミリ複合装置の構成を示すブロック図である。このファクシミリ複合装置１の機能には、プリンタ機能、ファクシミリ機能、インターネットファクシミリ機能、コピー機能、及びスキャナ機能等が含まれている。このファクシミリ複合装置１は、ネットワーク（例えばＬＡＮ）２１を介してパーソナルコンピュータなどの複数の端末装置３１と接続され、端末装置３１からの指示によっても、上記の各機能を実行することが可能である。また、このファクシミリ複合装置１は、ネットワーク２１を介してサーバ装置３２と接続され、上記の各機能によるドキュメント処理に伴ってバックアップの目的等でそのドキュメント処理に関する保存情報を作成し、ネットワーク２１を介してサーバ装置３２に保存するようになっている。

ファクシミリ複合装置１は、図１に示すように、制御部１１と、制御部１１にバス１２を介して接続されたプリンタ１３、スキャナ１４、表示部１５、入力手段としての操作部１６、記憶部１７、モデム１８、ＮＣＵ（Network Control Unit）１９、及びネットワークユニット２０を備えている。

ここで、本願発明に係るドキュメント処理部には、これらの構成要素のうちの１つ又は複数が対応している。例えば、ファクリミリ送受信についてはモデム１８及びＮＣＵ１９が対応しており、インターネットファクリミリ送受信についてはネットワークユニット２０が対応しており、原稿を読み取って所定の保存先に保存する読取・保存処理（いわゆる、スキャンToフォルダ、スキャンToFTP（File Transfer Protocol）等）についてはスキャナ１４及びネットワークユニット２０が対応している。また、本願発明に係る保存情報作成部及び保存情報管理部に相当する役割は、後述するネットワークユニット２０の制御部２０ａが制御部１１と連携して担っている。

制御部１１は、このファクシミリ複合装置１の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。

プリンタ１３は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であり、外部処理装置から与えられた印刷データ、スキャナ１４によって読み取られた画像データ、ファクシミリ受信又はインターネットファクシミリ受信した画像データ等を記録紙等に印刷する。スキャナ１４は、原稿の読み取りを行うものであり、ファクシミリ送信時の原稿の読み取りや、コピー機能及びスキャナ機能使用時の原稿の読み取り等に用いられる。

表示部１５は、液晶表示装置等によって構成され、このファクシミリ複合装置１の操作情報等の表示に用いられる。操作部１６は、複数の操作ボタンやタッチパネル等によって構成され、このファクシミリ複合装置１の操作に用いられる。

記憶部１７は、ＲＯＭ、ＲＡＭ等の記憶装置を備えて構成されている。ＲＯＭは、制御部１１が実行する制御プログラム等が記憶されている。ＲＡＭは、外部処理装置から送信された印刷データ、ファクシミリ機能使用時にＮＣＵ１９を介して送受信されたファクシミリの送受信画像データ、コピー機能やスキャナ機能使用時に読み取られた画像データ等の一時記憶等に用いられるとともに、ファクシミリ複合装置１の設定や保守管理等に関するデータ等が含まれている。

モデム１８は、ファクシミリ通信が可能なファクシミリモデムから構成されている。また、モデム１８は、ＮＣＵ１９と直接接続されている。ＮＣＵ１９は、アナログの公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）２２との回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１８を公衆電話回線網２２と接続する。なお、ＩＳＤＮ用インターフェースを備えることによって、デジタル回線網（ＩＳＤＮ）に接続するようにしてもよい。

ネットワークユニット２０は、ＬＡＮ（Local Area Network）及びインターネット等の通信回線としてのネットワーク２１を介したデータ通信等を担っている。より詳細には、ネットワークユニット２０は、制御部２０ａと、制御部２０ａにバスを介して接続された記憶部２０ｂ、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）２０ｃ及びインターフェース（Ｉ／Ｆ）２０ｄとを備えている。

制御部２０ａは、ネットワークユニット２０の制御を統括するものである。記憶部２０ｂは、ＲＯＭ、ＲＡＭ等の記憶装置を備えて構成されている。ＲＯＭは、制御部２０ａが実行する制御プログラム等が記憶されている。ＲＡＭは、ネットワークユニット２０の動作設定に関する設定データ等が記憶されている。

通信インターフェース２０ｃは、ネットワーク通信部２０をネットワーク２１に接続するためのインターフェースである。インターフェース（Ｉ／Ｆ）２０ｄは、このネットワークユニット２０と本体側のバス１２と接続するためのものである。

このように構成された制御部２０ａは、各種のネットワーク通信処理を行う機能とともに、このファクリミリ複合装置１で行われたファックス送受信、インターネットファクシミリ送受信及び読取・保存処理に伴ってそれらの処理に関する保存情報を作成して所定の保存用ホルダに保存するとともに、その保存情報を管理する機能等を担っている。

このため、この制御部２０ａは、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、ＰＯＰ（Post Office Protocol）、ＳＭＢ（Server Message Block）、ＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）等を取り扱うための機能が備えられており、電子メールの送受、電子メールに画像データを添付して送受するインターネットファクシミリの送受、読取・保存処理、及び、ＬＡＮ又はインターネットを介したデータの送受等が行えるようになっている。

また、上記のドキュメント処理に伴う保存情報の作成機能では、ファクシミリ送受信、インターネットファクシミリ送受信、読取・保存処理が行われた際に、その処理の対象となったドキュメント画像に関する保存用画像ファイルと、その処理に関する処理情報ファイルとが作成されて、所定の保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ（図２参照）に保存されるようになっている。本実施形態では、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎはファクシミリ複合装置１外のサーバ装置３２内に設定しているが、ファクシミリ複合装置１内（例えば、ネットワークユニット２０の記憶部２０ｂ）等に設定してもよい。

また、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎは、図２に示すように、このファクリミリ複合装置１のユーザごとに設定され、各ユーザを識別するためにユーザが用いるユーザ名が付与されているおり、上記の保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２は、そのドキュメント処理を行ったユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎに保存されるようになっている。例えば、図２の例では、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎに、ユーザ名として「usr01」、「usr02」、「usr03」、・・・が付与されている。保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２の保存時に、そのユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎが存在しない（未設定）である場合には、そのユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎが新たに作成されて保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２の保存が行われるようになっている。

ドキュメント処理を行ったユーザ用の保存用ホルダＨ１〜Ｈｎの識別は、例えば、そのドキュメント処理がファクリミリ送信、インターネットファクリミリ送信、又は読取・保存処理である場合には、ドキュメント処理に際して入力されるユーザ識別情報や、ログイン時に入力されたユーザ識別情報と、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎとを関連付けておくことにより行われる。一方、そのドキュメント処理がファクシミリ受信、インターネットファクリミリ受信である場合には、そのドキュメントの発信元、宛先又は転送先の情報と、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎとを関連付けておくことにより、保存情報を保存すべき保存用ホルダＨ１〜Ｈｎが識別される。

保存用画像ファイルＦ１のファイル形式は、例えばTIF形式（あるいはJPEG、PDF等の他の形式でもよい）が用いられている。処理情報ファイルＦ２のファイル形式は、例えばテキスト形式が用いられている。また、保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２のファイル名には、同じファイル名が用いられており、本実施形態ではドキュメント処理が行われた日付（又は日時）情報がファイル名の一部に含められるようになっている。例えば、図２中の保存用ホルダＨ１中の先頭のファイルＦ２のファイル名「A#20060915093020」は、２００６年９月１５日９時３０分２０秒という日時情報が含められている。

保存用画像ファイルＦ１には、ファクリミリ送受信、インターネットファクリミリ送受信及び読取・保存処理された画像データが、必要に応じて圧縮処理等の処理が施されて含められるようになっている。

処理情報ファイルＦ２には、ファクリミリ送受信の場合は、送受信の日付（又は日時）、ジョブ内容（この場合はファクリミリ送受信）、宛先又は送信元情報（ファクリミリ番号、宛名情報等）、通信結果（良好、不良等）、原稿枚数、ユーザ情報等が含められるようになっている。また、インターネットファクリミリ送受信の場合は、送受信の日付（又は日時）、ジョブ内容（この場合はインターネットファクリミリ送受信）、宛先又は送信元情報（アドレス情報、宛名情報等）、通信結果（良好、不良等）、ユーザ情報等が含められるようになっている。また、読取・保存処理の場合は、処理の日付（又は日時）、ジョブ内容（この場合はスキャンToフォルダ又はスキャンToFTP）、保存先情報（スキャンToフォルダの場合は保存先ホルダ名等、スキャンToFTPの場合は保存先サーバ名等）、ユーザ情報等が含められるようになっている。

次に、制御部２０ａの保存情報管理機能について説明する。この機能には、インデックス情報作成機能と、保存情報出力機能とが含まれている。

インデックス情報作成機能では、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存された一部又はすべて（本実施形態ではホルダＨ１〜Ｈｎ内のすべて）の処理情報ファイルＦ２等をリスト状にまとめたインデックス情報ファイルＦ３（図２参照）が作成され、そのホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存される。このインデックス情報ファイルＦ３の内容は、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内の保存内容が更新される度に更新されるようになっている。インデックス情報ファイルＦ３のファイル形式は、例えばＨＴＭＬ又はＣＳＶ等（ここではＨＴＭＬ）が採用されている。

インデックス情報ファイルＦ３の内容には、図３に示されるように、対応する各保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２に対応する処理の日付（又は日時）情報Ｄ１と、用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２のファイル名Ｄ２,Ｄ３がリスト化されて含まれている。ファイル名Ｄ２，Ｄ３は対応する用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２とリンクを張り、ファイル名Ｄ２，Ｄ３を指定すれると対応する用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２が呼び出されて表示部１６又は端末装置３１の表示画面に表示される等するようにするのが好ましい。また、インデックス情報ファイルＦ３に、用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２のジョブ内容に関する情報を含めるようにしてもよい。

なお、図２及び図３に示す構成では、インデックス情報ファイルＦ３を各ユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎごとに設けるようにしたが、図４に示すように、インデックス情報ファイルＦ３をユーザに割り当てられた複数の保存用ホルダＨ１〜Ｈｎに対して１つ設けるようにしてもよい（この場合、ファイルＦ３は保存用ホルダＨ１〜Ｈｎと同一の階層に設けられる）。この場合のインデックス情報ファイルＦ３の内容には、図４に示すように、同一階層内にあるすべての保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２に対応する処理の日付（又は日時）情報Ｄ１と、用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２のファイル名Ｄ２,Ｄ３と、ユーザ情報Ｄ４とがリスト化されて含まれている。

保存情報出力機能では、操作部１６又は端末装置３１を介して入力された表示要求に応答し、各保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存されたファイルＦ１〜Ｆ２のリストや、インデックス情報ファイルＦ３の内容等が、表示部１５又は端末装置３１の表示部（ウェブ画面等）により表示されるようになっている。このとき、どのような内容のものを表示させるかは、操作により特定できるようになっており、検索条件を入力することにより、その検索条件に適合するファイルＦ１〜Ｆ３や、それらのファイルＦ１〜Ｆ３に含まれる情報要素を抽出させて表示させることもできるようになっている。また、操作部１６又は端末装置３１を介してプリント指示を入力することにより、それらのファイルＦ１〜Ｆ３や、ファイルＦ１〜Ｆ３に含まれる情報要素をプリンタ１３にてプリント出力できるようになっている。

また、選択された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２について操作部１６又は端末装置３１を介して再処理の指示が入力されると、その選択された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２に基づき、保存用画像ファイルＦ１に含まれる画像に対して前回の処理と同じ処理が再度実行されるようになっている。これによって、ファクシミリ送信、インターネットファクリミリ送信の再送等を容易に行えるようになっている。また、操作部１６又は端末装置３１を介して指示することにより、検索処理により呼び出した保存用画像ファイルＦ１に含まれる画像を、ファクリミリ送信又はインターネットファクリミリ送信することもできるようになっている。

次に、図６及び図７のフローチャートに基づき、ドキュメント処理に伴う保存情報の保存処理、及び保存情報の出力時の処理動作について説明する。

図６に示すように、ステップＳ１でドキュメント処理（ファクリミリ送受信、インターネットファクシミリ送受信又は読取・保存処理）が行われると、ステップ２に進み、そのドキュメント処理の保存情報の作成・保存を行うべきか否かが判断され、作成・保存を行う必要がない場合は処理動作が終了され、作成・保存の必要がある場合にはステップＳ３に進む。このステップＳ２の処理について、例えば、このファクリミリ複合装置１の設定モードをドキュメント処理の保存情報の保存を行う保存モードか、保存を行わない非保存モードかに設定しておくようにしてもよく、あるいは、ドキュメント処理に伴ってユーザに保存情報の保存指示を入力させるようにしてもよい。

ステップＳ３では、上述の如く、ドキュメント処理に関する保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２が作成される。

続くステップＳ４では、ステップＳ３で作成されたファイルＦ１，Ｆ２を保存すべきユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎの特定が行われる。この保存用ホルダＨ１〜Ｈｎの特定は、上述の如く、ステップＳ１の処理がファクリミリ送信、インターネットファクリミリ送信、又は読取・保存処理である場合には、ドキュメント処理に際して入力されるユーザ識別情報や、ログイン時に入力されたユーザ識別情報等に基づいて行われ、そのドキュメント処理がファクシミリ受信、インターネットファクリミリ受信である場合には、そのドキュメントの発信元、宛先又は転送先の情報等に基づいて行われる。

続くステップＳ５で、ドキュメント処理に対応するユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎが存在するか否かが判断され、存在する場合はステップＳ７に進み、存在しない場合はステップＳ６にてそのユーザ用の保存用ホルダＨ１〜Ｈｎが新たに作成されてからステップＳ７に進む。

ステップＳ７にてそのユーザの保存用ホルダＨ１〜Ｈｎからインデックス情報ファイルＦ３が呼び出され、続くステップＳ８にて新たに保存する保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２の内容を反映するようにそのインデックス情報ファイルＦ３の内容が更新され、続くステップＳ９にて保存用画像ファイルＦ１、処理情報ファイルＦ２及び更新したインデックス情報ファイルＦ３がそのユーザの保存用ファイルＨ１〜Ｈｎに保存され、保存情報の作成・保存処理が終了する。

一方、保存情報の出力時の処理については、図７に示すように、ステップＳ１１で、操作部１６又は端末装置３１を介して保存情報に関する表示要求が入力されると、ステップＳ１２に進み、表示する情報の取得・調整のための処理が行われる。より具体的には、表示要求にされた各保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存されたファイルＦ１〜Ｆ２のリストや、インデックス情報ファイルＦ３の内容が読み出され、表示情報（画像）として構成されたり、表示要求に伴って入力された検索条件に適合するファイルＦ１〜Ｆ３や、それらのファイルＦ１〜Ｆ３に含まれる情報要素の抽出が行われて表示情報として構成される。

続くステップＳ１３では、表示先がこのファクリミリ複合装置１内での表示か否かが判断され、装置１内での表示の場合はステップＳ１４に進み、ステップＳ１２で構成された表示情報が表示部１６に表示される一方、装置１外での表示の場合はステップＳ１５に進み、ステップＳ１２で構成された表示画像が表示要求元の端末装置３１の表示部に表示され、ステップＳ１６に進む。

続くステップＳ１６では、操作入力の受け付けが行われ、何も指示が入力されない場合はステップＳ１３に戻り、表示終了の指示が入力された場合には一連の処理が終了され、プリント指示が入力された場合には、ステップＳ１７に進み、ステップＳ１４，Ｓ１５で表示された表示内容や、そのプリント指示に伴って指定されたファイルＦ１〜Ｆ３、あるいはファイルＦ１〜Ｆ３に含まれる情報要素がプリンタ１３にてプリント出力され、ステップＳ１３に戻り、表示終了の指示が入力されるまでステップＳ１３〜Ｓ１６の処理が繰り返される。なお、この図７のフローチャートでは省略されているが、ステップＳ１６の操作入力の受付処理により、いずれかの保存用画像ファイルＦ１に対する再処理指示が入力された場合や、ファクリミリ送信又はインターネットファクリミリ送信指示が入力された場合には、それらの指示に応じた処理が実行されるようになっている。

以上のように、本実施形態によれば、ドキュメントに対する処理に伴って作成される保存用画像ファイルＦ１及び処理に関する処理情報ファイルＦ２が保存される保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に、その保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内に保存されたすべての処理情報ファイルＦ２をリスト状にまとめたインデックス情報ファイルＦ３が作成されて保存されるため、そのインデックス情報ファイルＦ３を利用することにより、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内の保存情報の内容が分かりやすくなるとともに、所望とする保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ１を容易に見つけ出すことができる。

また、インデックス情報ファイルＦ３内の情報要素と、その情報要素に関連する保存用画像情報ファイルＨ１又は処理情報ファイルＦ２との間にリンクが設けられているため、そのリンクを利用することにより、インデックス情報ファイルＦ３内の情報要素に関連する保存用画像情報ファイルＦ１又は処理情報ファイルＦ２に容易にアクセスすることができる。

また、保存情報に関する検索機能を利用することにより、検索条件を入力するだけで、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎ内の保存情報から所望とする保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を簡単かつ迅速に見つけ出すことができる。

また、選択された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２が画像表示又は印刷されるため、ドキュメント処理に関する保存情報を容易に確認することができる。

また、選択された保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２に基づき、前回と同様な処理の再処理が指示できるため、一度実行させたドキュメント処理を容易に再実行させることができる。

また、各ユーザが自分が行ったドキュメント処理に関する保存情報の保存先として、自分のユーザ名が付与された保存用ホルダＨ１〜Ｈｎを指定することができるため、各ユーザが自分に関連するドキュメント処理の保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を容易に見つけ出すことができる。

また、ドキュメント処理に関する処理情報ファイルＦ２及びインデックス情報ファイルＦ３には、処理が行われた日付に関する日付情報が含まれているため、その日付情報を頼りに所望とする保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を容易に見つけ出すことができる。

また、図５に示すようにインデックス情報ファイルＦ３にはユーザ情報を含ませた場合には、そのユーザ情報を頼りに所望とする保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を容易に見つけ出すことができる。

なお、本実施形態では、ドキュメント処理に関する保存情報を保存する保存用ホルダＨ１〜Ｈｎをサーバ装置３２内に設けるようにしたが、保存用ホルダＨ１〜Ｈｎをこのファクリミリ複合装置１の記憶部２０ｂ内とサーバ装置３２内との２箇所に設けるようにしてもよい。この場合、新しい保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２についてはファクリミリ複合装置１内に設けた内部保存用ホルダに優先的に保存するとともに、その内部保存用ホルダ内の保存用画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を古いものから順にサーバ装置３２内に設けた外部保存用ホルダに移動させるようにするのが好ましい。また、インデックス情報ファイルＦ３は、内部保存用フォルダ又は外部保存用ホルダのいずれか一方に設けるようにすればよい。

これにより、利用頻度の高い直近の保存画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２はアクセスが容易なファクシミリ複合装置１内の内部保存用ホルダに保存されるため、迅速に保存画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２を呼び出すことができるとともに、ネットワーク２１の不調により、所望とする保存画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２へアクセスができなくなるといった不都合が生じる可能性を低減できる。また、古い保存画像ファイルＦ１及び処理情報ファイルＦ２をファクシミリ複合装置１外の外部保存用ホルダに移動することにより、装置１内の保存データ量を抑制することができる。

本発明の一実施形態に係るドキュメント処理装置としてのファクシミリ複合装置の構成を示すブロック図である。 保存用ホルダのディレクトリ構造及び保存用ホルダ内の保存内容を示す図である。 インデックス情報ファイルの内容を示す図である。 図２に示す構成の変形例を示す図である。 図３に示す構成の変形例を示す図である。 ドキュメント処理に伴う保存情報の保存時の処理動作に関するフローチャートである。 保存情報の出力時の処理動作に関するフローチャートである。

符号の説明

１ ファクシミリ複合装置
１１ 制御部
１３ プリンタ
１４ スキャナ
１５ 表示部
１６ 操作部
１８ モデム
１９ ＮＣＵ
２０ ネットワークユニット
２０ａ 制御部
２０ｂ 記憶部
２１ ネットワーク
２２ 公衆電話回線網
３１ 端末装置
３２ サーバ装置

Claims (11)

1. ドキュメントに対する処理を行うドキュメント処理部と、
   ドキュメントに対する処理が行われた際に、そのドキュメントに関する保存用画像と、その処理に関する処理情報とを作成する保存情報作成部と、
   前記保存情報作成部によって作成された前記保存用画像及び前記処理情報を、このドキュメント処理装置内又は外部に設定された保存用ホルダに保存する保存情報管理部と、を備え、
   前記保存情報管理部は、前記保存用ホルダ内に保存された一部又はすべての前記処理情報をリスト状にまとめたインデックス情報を作成し、前記保存用ホルダ内に保存することを特徴とするドキュメント処理装置。
2. 請求項１に記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存情報管理部は、所定の操作入力に応じて前記インデックス情報を所定の表示部に表示させることを特徴とするドキュメント処理装置。
3. 請求項１又は請求項２に記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存情報管理部は、前記インデックス情報内の情報要素とその情報要素と関連する前記保存用画像情報又は前記処理情報との間にリンクを設けることを特徴とするドキュメント処理情報。
4. 請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存情報管理部は、検索条件の入力を受け付け、前記保存用ホルダ内から前記検索条件に適合する前記保存用画像及び前記処理情報を抽出することを特徴とするドキュメント処理装置。
5. 請求項１ないし請求項４のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存情報管理部は、選択された前記保存用画像及び前記処理情報のうちの少なくともいずれか一方を、画像表示又は印刷を行う所定の出力部に出力することを特徴とするドキュメント処理装置。
6. 請求項１ないし請求項５のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存情報管理部は、選択された前記保存用画像及び前記処理情報に基づき、前記ドキュメント処理部に対して再処理を指示することを特徴とするドキュメント処理装置。
7. 請求項１ないし請求項６のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存用ホルダとして、このドキュメント処理装置内に設けられた内部保存用ホルダと、このドキュメント処理装置外に設けられた外部保存用ホルダとが設定されており、
   前記保存情報管理部は、新しい前記保存用画像及び前記処理情報については前記内部保存用ホルダに優先的に保存するとともに、前記内部保存用ホルダ内の前記保存用画像及び前記処理情報を古いものから順に前記外部保存用ホルダに移動させることを特徴とするドキュメント処理装置。
8. 請求項１ないし請求項７のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記保存用ホルダは、このドキュメント処理装置を各ユーザごとに設けられ、ユーザ名が付与されていることを特徴とするドキュメント処理装置。
9. 請求項１ないし請求項８のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
   前記処理情報及びインデックス情報には、前記処理が行われた日付に関する日付情報が含まれていることを特徴とするドキュメント処理装置。
10. 請求項１ないし請求項９のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
    前記インデックス情報には、ユーザに関するユーザ情報が含まれていることを特徴とするドキュメント処理装置。
11. 請求項１ないし請求項１０のいずれかに記載のドキュメント処理装置において、
    前記ドキュメント処理部は、前記処理として、ファクシミリの送受信、インターネットファクリミリの送受信、又はドキュメントを読み取って所定の保存先に保存する読取・保存処理を行うことを特徴とするドキュメント処理装置。

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