JP2008090666A - 文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
特定の関与者に対してのみ操作を許可する暫定文書を、正式文書として登録する正規の保存場所に登録して管理し、関与者以外への暫定文書の公開、操作を正式化するまで禁止して管理する。
【解決手段】
文書管理サーバ２００は、クライアント端末１００からの暫定文書４２の登録操作を検知し、登録する暫定文書４２の文書ＩＤ、暫定文書４２に対する文書処理が可能なユーザの識別情報を暫定文書管理情報５に登録し、暫定文書４２を正式文書４１として変更することが可能な正式化条件を暫定文書４２の文書ＩＤとともに暫定文書正式化条件６に登録する。暫定文書正式化条件６に登録した正式化条件を満足する暫定文書４２を文書処理実施直後に毎回チェックし、暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６から正式化可能な暫定文書４２の登録データを削除する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラムに関する。

従来、電子文書を登録して管理するシステムに関する技術として、特許文献１にて公開された「情報管理システム」がある。

この特許文献１の発明は、組織の中で人間が実際に行っている情報管理が可能な情報管理システムを提供することを目的とし、ユーザ名称を用いて、計算機ネットワーク上の（ＤＢ）内の情報にアクセス（参照・更新）する情報管理システムにおいて、非公開情報を格納して管理するための第１のＤＢインタフェースと、未確定・公開情報を格納管理するための第２のＤＢインタフェースと、確定済み・公開情報を格納管理するための第３のＤＢインタフェースの３種類のＤＢインタフェース郡を設けて、情報の公開、確定状態対応にアクセスの権限管理を実現する情報管理システムである。

また、共有データのアクセス制御に関する技術として、特許文献２にて公開された「共有データシステム、共有データシステムにおけるデータ居所操作方法、および、記録媒体」がある。

この特許文献２の発明は、あるクライアントにおける文書データ等のデータを構成するコンテンツのデータの一部を、システム運用中に動的、一時的、永続的に他のクライアントから非共有化、あるいは、共有化することを課題とし、クライアントにおいては、共有データを構成するコンテンツの共有の制御を所望する場合、共有データに階層的なコンテキストを作成し、対応するコンテンツを示すコンテンツ情報、および、コンテンツに対する制御属性を示す各種の属性リストを登録する。クライアントにおけるコンテンツの操作時には、データ同期部によって、そのコンテンツにたいするコンテキストが含まれていて、操作により変化する属性が、属性リストに含まれている場合、そのクライアントにて局所的に属性を変更し、その属性の変化を、サーバをはじめ他のクライアントに同期させないよう制御を行う技術である。

また、文書管理において、登録された文書の確定、未確定を管理するための技術として、特許文献３にて公開された「書類管理表示システム及びその方法」がある。

この特許文献３の発明は、複数の項目からなり、一部は必須入力項目で構成される一群の書類内容を管理表示するシステムにおいて、必須入力項目の判明を待たずに都度項目データの入力ができ、タイムリーに書類内容の確認、伝達ができるようにすることを課題とし、種類に対する入力内容が確定したものであるか、あるいは、未確定であるかを指定する手段を設け、未確定の状態では必須入力項目を欠いたままの入力を許し、判明した項目のみ都度入力できるようにする。一方、必須項目の入力が完了した場合のみ確定を指定できるようにすることも設定により可能にした技術である。

また、作成した文書の最適な保管場所を特定して管理する技術として、特許文献４にて公開された「文書保管システム、文書保管方法および情報記録媒体」がある。

特許文献４の発明は、利用者サイトから指定された保管対象文書の属性情報と、予め設定されている保管対象文書を保管するサービスサイトにより決定された保管先を有する保管サイトとを備え、保管情報検索部は、保管情報記憶部に格納されている保管情報と利用者サイトより受信した文書検索条件情報とに基づいて、文書が保管されている保管先を検索する。更に、検索結果に基づいて、送信部を介して検索した保管先を有する保管サイトに対して利用者サイトより受信した文書検索条件情報を送信する。

また、作成中文書の完成度を管理する技術として、特許文献５にて公開された「文書処理装置」がある。

特許文献５の発明は、予め外部記憶装置に保存されている保存文書に対して、作成文書を上書きする場合に、完成した重要な保存文書に対する誤った上書き操作を防止することを目的とし、文書メモリ内の作成文書に対応付けてその文書の完成度を示す状態マークをキーボードから指定しておく。文書を保存した記憶媒体のメモリ内の作成文書を上書きする際、ＣＰＵは、保存文書と作成文書との状態マークを比較する。ＣＰＵは、その比較結果に応じてＣＰＵは所定のメッセージデータを表示部に出力する、ユーザは、表示部に表示された出力結果に応じて、作成文書の保存操作を実施するか否かを判断する。
特開平０５−2４１９３２。 特開２００１−３１８８１８。 特開２００２−７４２４７。 特開２００３−３３０７８３。 特開平０７−２９５９６３。

本発明の目的は、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、文書が暫定版であるときには特定の利用者だけに対して文書に対する処理を許可し、文書を暫定版から正式版に変更することができる文書管理システムおよび文書管理装置および文書処理プログラムを提供することである。

上記課題を解決するために、請求項１の発明の文書管理システムは、文書管理装置と、文書管理装置に接続され、該文書管理装置が管理する文書に対する処理要求の送信を行う少なくとも１つの端末とを有し、文書管理装置は、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、文書管理手段により管理される利用者情報に基づき、受信手段によって受信した暫定文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、判断手段により許可された処理が暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、暫定版の文書を正式版として文書管理手段で管理するように変更する正式化手段とを具備する。

また、請求項２の発明の文書管理装置は、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、文書管理手段により管理される利用者情報に基づき、受信手段によって受信した暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、判断手段により許可された処理が暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、当該暫定版の文書を正式版として文書管理手段で管理するように変更する正式化手段とを具備する。

また、請求項３の発明の文書管理装置は、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、文書管理手段により管理される利用者情報に基づき、受信手段によって受信した暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、文書管理手段によって管理される暫定版の文書毎に、暫定版から正式版に変更するための正式化条件を管理する正式化条件管理手段と、暫定版の文書が正式化条件管理手段により管理される正式化条件を満たすかを監視する監視手段と、監視手段により正式化条件を満たすとされた暫定版の文書を正式版として文書管理手段で管理するように変更する正式化手段とを具備する。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明の文書管理装置において、正式化手段は、暫定版の文書を正式版に変更する際に、正式化条件管理手段によって管理される当該暫定版の文書に対応する正式化条件を削除する。

また、請求項５の発明は、請求項２または３の発明の文書管理装置において、暫定版の文書が登録されてからの経過時間を監視する経過時間監視手段を更に具備し、正式化手段は、経過時間監視手段により監視される経過時間に基づき暫定版の文書を正式版に変更する。

また、請求項６の発明は、請求項２または３の発明の文書管理装置において、正式化手段は、暫定版の文書を正式版に変更する際、暫定版において当該文書に対する処理を許可されていなかった利用者に正式版に変更する当該文書の閲覧を許可するように変更する。 また、請求項７の発明の文書管理プログラムは、コンピュータを、記憶部に記憶された文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段、文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段、文書管理手段により管理される利用者情報に基づき、受信手段よって受信した暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段、判断手段により許可された処理が暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、当該暫定版の文書を正式版として文書管理手段で管理するように変更する正式化手段として機能させる。

また、請求項８の発明の文書管理プログラムは、コンピュータを、記憶部に記憶された文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段、文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段、文書管理手段により管理される利用者情報に基づき、受信手段よって受信した暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段、文書管理手段によって管理される暫定版の文書毎に、暫定版から正式版に変更するため正式化条件を管理する正式化条件管理手段、暫定版の文書が正式化条件管理手段により管理される正式化条件を満たすかを監視する監視手段、監視手段により正式化条件を満たす暫定版の文書を正式版として文書管理手段で管理するように変更する正式化手段として機能させる。

請求項１に記載の文書管理システムによれば、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理できる。また、暫定版の文書に対して特定の利用者だけに処理を許可することができる。暫定版の文書を正式版にする際に文書を再度登録する必要がなく、端末を操作する特定の利用者からの処理要求に応じて文書を暫定版から正式版に容易に変更することができる。

請求項２に記載の文書管理装置によれば、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理できる。また、暫定版の文書に対して特定の利用者だけに処理を許可することができる。暫定版の文書を正式版にする際に文書を再度登録する必要がなく、特定の利用者からの処理要求に応じて文書を暫定版から正式版に容易に変更することができる。

請求項３に記載の文書管理装置によれば、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理できる。暫定版の文書に対して特定の利用者だけに処理を許可することができる。暫定文書毎に対応付けられた所定の条件を満たす暫定版の文書を正式版に変更することができ、利用者が暫定版から正式版に変更する手間を軽減することができる。

請求項４に記載の文書管理装置によれば、暫定文書毎に対応付けられた所定の条件を満たした文書を正式版に変更する際、不要となった情報である当該文書に対応付けられた所定の条件を削除することができる。

請求項５に記載に文書管理装置によれば、文書の登録から経過時間に基づき、文書を暫定版から正式版に変更することができ、利用者の手間を軽減することができる。

請求項６に記載の文書管理装置によれば、暫定版だったときに文書に対する処理を許可された利用者以外の利用者が正式版となった文書を閲覧することができ、利用者間で正式版の文書の内容を共有することができる。

請求項７に記載の文書管理プログラムによれば、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理できる。また、暫定版の文書に対して特定の利用者だけに処理を許可することができる。暫定版の文書を正式版にする際に文書を再度登録する必要がなく、特定の利用者からの処理要求に応じて文書を暫定版から正式版に容易に変更することができる。

請求項８に記載の文書管理プログラムによれば、文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理できる。暫定版の文書に対して特定の利用者だけに処理を許可することができる。暫定文書毎に対応付けられた所定の条件を満たす暫定版の文書を正式版に変更することができ、利用者が暫定版から正式版に変更する手間を軽減することができる。

本発明の実施例について添付図面を参照しながら説明する。

図１は、本願発明の文書管理装置を適用した文書管理サーバを含む構成にて文書管理プログラムによる文書管理を行う文書管理システムの一例の概要を示した図である。

文書管理システムは、少なくともひとつの電子ファイルで構成される文書４を文書管理サーバ２００のサーバ記憶部２２０に登録して管理し、登録した文書４に属するファイルの構成と、各文書の文書属性を記録して管理する。なお、文書４は、文字が記載された契約書や書類等の電子データのほかに、電子化された図面データや画像データなどであってもよい。

さらに、文書管理サーバ２００は、ネットワーク９を介して接続されるクライアント端末１００による文書処理（登録、削除、コピー、移動、属性変更、更新、一覧表示、検索）に対してユーザ毎の操作権限を設定して管理し、設定したユーザの操作権限に基づいて文書処理を制御する。

文書管理システムは、サーバ記憶部２２０に記録して管理される文書４に属するファイルのうち、必要な情報が揃っていない作成途中等の暫定的な状態の文書（以後、この状態で登録されている文書を「暫定文書４２」と称し、暫定文書４２以外の文書を「正式文書４１」と称す）を、正式文書４１として登録する正規の保存場所に作成と同時に登録して管理するとともに、特定のユーザに対してのみ文書処理を許可する操作権限を暫定文書４２毎に設定し、操作権限が設定されないユーザに対しては、暫定文書４２の公開を禁止したり、暫定文書４２に対する文書処理を禁止する。

また、暫定的な取り扱いを解除して暫定文書４２を正式文書４１に変更するための正式化条件を暫定文書正式化条件６に設定して管理し、文書管理システムにて文書処理が行われた場合は、文書処理の実施直後に、暫定文書正式化条件６に登録された各暫定文書４２の正式化条件をチェックして、正式化条件を満たした暫定文書４２を正式文書４１として文書管理システムに認識させる正式化処理を行う。

さらに、暫定文書４２の正式化は、正式化条件の設定によるシステムでの監視以外に、正式化操作の権限を設定したユーザ操作によって正式文書４１に変更することも可能である。

また、文書管理システムは、暫定文書４２に対する操作権限を持たないユーザに対して参照系の文書処理（文書の一覧表示、文書検索、文書内容の閲覧）を一時的に許可する操作モードの切り替えが、オプション設定により可能である。

次に、文書管理サーバ２００のサーバ制御部２１０における機能構成の一例を図２のブロック図に示して説明する。

入出力制御手段２１１は、ネットワーク９を介して接続されたクライアント端末１００、あるいは、文書管理サーバ２００に設けられた操作端末におけるユーザの入力操作を検知し、入力操作が文書処理の場合は、操作内容を示す入力データを文書処理手段２１２に出力し、暫定文書４２に対する正式化操作、あるいは、暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６に対する登録データのメンテナンス操作の場合は、入力データを文書管理手段２１４に出力する。

また、入出力制御手段２１１は、文書処理手段２１２、あるいは、文書管理手段２１４による処理結果を、クライアント端末１００あるいは文書管理サーバ２００に設けられた操作端末の表示装置に出力するためのデータ出力制御を行う。

文書処理手段２１２は、入出力制御手段２１１から受けとった入力データを解析して、文書処理の種別、処理対象文書の文書識別子（新規登録文書の場合を除く）、文書処理に必要なデータ（暫定文書４２として文書を登録する場合、暫定文書４２に対する操作権限を与えるユーザ情報、ユーザ毎の操作権限）、文書処理を行ったユーザのユーザ識別情報を読み取り、文書管理手段２１４に対して読み取った各情報を通知して文書処理が実施可能であるか否かを問合せる。文書管理手段２１４にて文書処理が許可された場合、文書処理手段２１２は、属性管理手段２１３、コンテント管理手段２１５を用いて文書処理を実施する。

属性管理手段２１３は、文書処理手段２１２の文書処理によって処理された文書の属性を文書属性管理情報２２１１に記録して管理し、文書処理手段２１２、文書管理手段２１４からの問合せにより、指定された文書の属性を文書属性管理情報２２１１から読み取って通知する。

コンテント管理手段２１５は、文書処理手段２１２による制御により正式文書４１、暫定文書４２のデータをコンテント記憶部２２２に記録して管理する。

文書管理手段２１４は、文書処理手段２１２から通知される文書操文書処理の種別、文書処理の対象となる文書の文書ＩＤ、文書処理を行ったユーザのユーザ識別情報、さらには、文書処理に関する入力データに基づいて、文書処理が実施可能か否かを判断し、判断した結果を文書処理手段２１２に応答する。

特に、文書処理が暫定文書４２の登録の場合、操作ユーザがユーザアクセス管理情報８にて暫定文書４２の登録操作が許可されたユーザであるかを判断し、暫定文書４２の登録操作が許可されているユーザである場合は、文書処理手段２１２に対して、暫定文書４２の登録操作を許可する。文書処理手段２１２による暫定文書４２の登録処理が完了すると、文書処理手段２１２から通知される登録した暫定文書４２の文書ＩＤと、登録操作によってユーザが指定した登録する暫定文書４２に対する文書処理を許可するユーザのユーザ識別情報を入力データから読み取って暫定文書管理情報５に登録して管理する。

また、文書処理が暫定文書４２に対する登録以外の文書処理の場合、文書管理手段２１４は、操作対象となる暫定文書４２に対して文書処理の権限が付与された操作可能なユーザであるかを、暫定文書管理情報５にて特定される操作対象となる暫定文書４２に関与可能なユーザのユーザ識別情報と、ユーザアクセス管理情報８にて設定されたユーザに対する文書処理の種別毎に設定されたアクセス権に基づいて判断し、判断結果を文書処理手段２１２に応答する。

文書管理手段２１４は、暫定文書管理情報５に登録して管理される暫定文書４２のうち、文書属性の変更、同一文書に属する他の構成文書の登録状況、暫定文書管理情報５にて設定された関与可能なユーザによる暫定文書４２のアクセス状況、暫定文書４２を登録した日時からの所定の経過時間にて指定される条件を、正式化して登録する際の正式化条件として暫定文書正式化条件６に登録し、文書処理手段２１２による文書処理の実施直後、暫定文書正式化条件６に登録された正式化条件を満たす暫定文書４２があるか否かをチェックする、あるいは、登録した日時から所定の設定期間が経過した暫定文書４２が所定のタイマ監視手段にて検知された場合は、その所定の設定期間が経過した暫定文書４２が、暫定文書正式化条件６に登録された正式化条件を満たすか否かを判断し、正式化条件を満たす暫定文書４２がある場合は、暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６それぞれから、正式化条件を満たす暫定文書４２の登録データを削除する。

クライアント端末１００、あるいは、文書管理サーバ２００の操作端末にて暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６に対するメンテナンス操作が行われた場合、文書管理手段２１４は、暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６に対する登録データの更新、追加、削除を行い、文書処理手段２１２からの通知により、暫定文書４２に対する文書処理を検知した場合、操作された暫定文書４２の文書ＩＤ、文書処理の種別、文書処理を行ったユーザの識別情報を含む操作内容を暫定文書アクセス履歴７に記録する。

暫定文書管理情報５は、例えば、図３に示すように、文書管理情報２２１１に記録して管理される暫定文書４２の文書ＩＤ、暫定文書４２への文書処理を許可するユーザの識別情報、あるいは、ユーザグループの識別情報を記録した表形式のデータであり、文書管理手段２１４にて管理される。

ユーザアクセス管理情報８は、例えば、図４に示すように、文書管理システムに登録されたユーザあるいはユーザグループに所属するユーザに対し、文書の種類（正式文書、暫定文書）別に文書処理毎の操作権限を記録した表形式のデータであり、文書管理手段２１４にて管理される。

暫定文書正式化条件６は、例えば、図５に示すように、暫定文書管理情報５に登録して管理される暫定文書４２のうち、正式文書４１に変更して登録する際の正式化条件を、暫定文書４２の文書ＩＤとともに記録した表形式のデータであり、正式化条件として登録される内容は、暫定文書４２の属性に関する条件、暫定文書４２が属する文書４あるいは、同一文書に属する他の構成文書の登録状況に関する条件、暫定文書４２に対するアクセス状況に関する条件、さらには、暫定文書４２として登録してからの経過時間に関する条件などが設定され、文書管理手段２１４にて管理される。

暫定文書アクセス履歴７は、例えば、図６に示すように、暫定文書管理情報５に登録して管理される暫定文書４２に対する文書処理の種別、文書処理を行ったユーザの識別情報、文書処理が行われた文書属性、文書処理が行われた 日時などを示す操作内容を記録した表形式のデータであり、文書管理手段２１４にて管理される。

コンテント管理情報２２１２は、登録された文書４と、文書４に属する文書（暫定文書４２、正式文書４１）の構成を記憶して管理するために、例えば、暫定文書４２、正式文書４１が属する文書４の文書名、同一文書に属する他の文書との関係を示す情報を記録した表形式のデータであり、コンテント管理手段２１５にて管理される。

文書管理情報２２１１は、コンテント記憶部２２２に記憶して管理される文書に設定された各属性の属性値を表形式にて記録したデータであり、文書ＩＤ、文書名、文書のデータサイズ、文書の格納場所を示すパス名、文書の登録更新日時、文書の読み書きに関する属性値等を、文書ＩＤ毎に記録し、属性管理手段２１３にて管理される。

コンテント記憶部２２２は、コンテント管理情報２２１２に登録して管理される暫定文書４２、正式文書４１に属する各種データファイルが記憶される領域であり、コンテント管理手段２１５にてデータファイルの管理が行われる。

次に、文書登録処理の一例を図７のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、入出力制御手段２１１にて文書登録操作を検知すると、文書処理手段２１２は、登録する文書の種別（正式文書４１、暫定文書４２）、文書の登録操作を行った操作ユーザのユーザＩＤ、登録する文書のデータ、登録先としてユーザが指定した文書の保存場所の情報を、入出力制御手段２１１にて検知した入力データを解析してそれぞれ抽出する（Ｓ１０１）。

文書管理サーバ２００は、ステップＳ１０１の処理にて抽出した操作ユーザのユーザＩＤ、登録する文書の種類（正式文書、暫定文書）に基づいてユーザアクセス管理情報８を参照し、操作ユーザが文書登録を行う操作権限があるか否かを、文書管理手段２１４にて判断する（Ｓ１０２）。

文書登録操作の権限が操作ユーザにある場合（Ｓ１０２ＹＥＳ）、さらに、文書管理手段２１４にて、登録先として指定された文書保存場所のパスに文書登録が可能な属性が設定されていて、文書保存場所に対する登録操作の権限がユーザにあるかを判断する（Ｓ１０３）。

文書保存場所への文書登録が可能である場合（Ｓ１０３ＹＥＳ）、文書管理サーバ２００は、文書処理手段２１２にて、コンテント管理手段２１５、属性管理手段２１３を制御して文書の登録処理を行う（Ｓ１０４）。

ステップＳ１０４による文書登録処理が完了すると、登録した文書の種類が暫定文書４２の場合（Ｓ１０５ＹＥＳ）、文書管理サーバ２００は、暫定文書管理情報５に登録した暫定文書４２の文書ＩＤ、暫定文書４２に対する操作を許可するユーザ識別情報を暫定文書管理情報５に登録する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０４の処理によって登録した文書の種類が正式文書４１の場合（Ｓ１０５ＮＯ）、入出力制御手段２１１は、文書登録の完了を操作ユーザに通知する画面を操作端末（クライアント端末１００、あるいは、文書管理サーバ２００に設けられた操作端末）の表示部に出力する。

文書管理サーバ２００は、暫定文書４２の登録処理を行った場合、文書登録操作を行った操作端末の表示部に暫定文書４２の登録完了を通知するメッセージを出力するとともに、登録した暫定文書４２に対する正式化条件の設定操作の実施をユーザ選択させる操作画面の表示制御を入出力制御手段２１１にて実施する（Ｓ１０７）。

文書管理サーバ２００は、暫定文書４２に対する正式化条件の設定操作を入出力制御手段２１１にて検知すると（Ｓ１０７ＹＥＳ）、操作ユーザにて入力された正式化条件を入出力制御手段２１１による入力データの解析によって取得し、正式化条件を文書管理手段２１４にて暫定文書正式化条件６に登録し（Ｓ１０８）、暫定文書４２に対する正式化条件の設定操作が実施されない場合は（Ｓ１０７ＮＯ）、文書登録処理を終了する。

ステップＳ１０２の判断処理において、操作ユーザに登録操作の権限が無い場合（Ｓ１０２ＮＯ）、あるいは、操作ユーザに登録操作の権限があっても、文書保存場所に文書の登録を禁止する属性が設定されている場合（Ｓ１０２ＹＥＳ、Ｓ１０３ＮＯ）、入出力制御手段２１１は、文書処理を行った端末の表示部に対してエラー表示を行い、文書登録処理を終了する（Ｓ１０９）。

次に、文書のコピー処理の一例を図８のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、入出力制御手段２１１にて文書コピーの操作を検知すると（Ｓ２０１ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、コピー操作を行った操作ユーザのユーザＩＤと、コピー元文書の文書ＩＤ、コピー元文書の文書の種類（正式文書、暫定文書）に基づいてユーザアクセス管理情報８、さらに、コピー元文書が暫定文書４２の場合は暫定文書管理情報５を参照し、コピー元文書に対する文書のコピー操作が可能なユーザであるかを判断する（Ｓ２０１）。

コピー元文書に対するコピー操作が可能なユーザである場合（Ｓ２０１ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、次に、操作ユーザによるコピー操作がコピー先として指定されたパスに対して実施可能であるか否かを、属性管理手段２１３にて取得されるコピー先のパスに設定された文書処理に対する属性に基づいて判断する（Ｓ２０２）。

コピー先のパスに対するコピー操作が可能な場合（Ｓ２０２ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、コピー先のパスにコピー元文書と同一文書名の文書があるか否かを判断する（Ｓ２０３）。

コピー元文書と同一文書名の文書がコピー先にある場合（Ｓ２０３ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、コピー元文書と同一文書名を有する上書き対象文書の属性にて上書き可能な文書であるかを判断し、上書き対象文書の種類（正式文書、暫定文書）とコピー元文書の種類（正式文書、暫定文書）の組み合わせに基づいて上書き可能であるか（暫定文書４２による正式文書４１の上書きを禁止する等）を判断する（Ｓ２０４）。

コピー先のパスにコピー元文書と同一文書名の文書が無い場合（Ｓ２０３ＮＯ）あるいは、コピー先のパスにコピー元文書名と同一文書名の文書があって上書き可能である場合（Ｓ２０４ＹＥＳ）、文書処理手段２１２は、文書のコピー処理を行う（Ｓ２０５）。

ステップＳ２０５のコピー処理において、コピー元文書が暫定文書４２であり、文書の上書き処理でない場合（Ｓ２０６ＹＥＳ）、コピー先のパスにコピーした暫定文書４２の文書IDを属性管理手段２１３にて取得し、暫定文書４２の文書ＩＤ、コピー元の暫定文書４２に設定されているアクセス可能なユーザの情報を暫定文書管理情報５に登録する（Ｓ２０７）。

コピー元文書に対するコピー操作の権限が無いユーザの場合（Ｓ２０１ＮＯ）、あるいは、コピー先のパスに対するコピー操作の権限が無い場合（Ｓ２０２ＮＯ）、コピー先のパスにコピー元文書の文書名と同一名称の文書がすでに存在し、なおかつ、文書上書き処理が不可である場合（Ｓ２０４ＮＯ）、文書のコピー操作を行った操作端末に対してエラー表示を行う出力制御を入出力制御手段２１１にて行う（Ｓ２０８）。

次に、文書管理サーバ２００における文書検索処理の一例を図９のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、入出力制御手段２１１にて文書検索操作を検知すると、入力データを解析して、検索範囲、文書の検索条件、検索操作を行った操作ユーザのユーザＩＤを入力データから取得する（Ｓ３０１）。

文書管理手段２１４は、ステップＳ３０１の処理にて特定した検索範囲に操作ユーザがアクセスできないパスが含まれているか否かを、属性管理手段２１３にて取得される検索範囲の各パスに設定された文書処理に対する属性に基づいて判断する（Ｓ３０２）。

文書管理手段２１４は、ユーザがアクセスできないパスが検索範囲に含まれる場合（Ｓ３０２ＮＯ）、検索範囲の指定エラーを操作ユーザに通知するエラーメッセージの出力制御を入出力制御手段２１１に行う（Ｓ３０９）。

操作ユーザによる検索範囲に属するパスに対して操作ユーザがアクセス可能な場合（Ｓ３０２ＹＥＳ）、文書処理手段２１２は指定された文書の検索条件に基づいて文書検索処理を行う（Ｓ３０３）。

暫定文書４２に対する文書処理が禁止されたユーザに対して、暫定文書４２の参照、検索など、参照系の文書処理を許可する動作モードが設定されている場合（３０４ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、文書処理手段２１２に対して、ステップＳ３０３による検索処理の結果を文書の検索結果として、検索操作を行った操作端末の表示部に表示する出力制御を入出力制御手段２１１にて実施する（Ｓ３０８）。

暫定文書管理情報５に登録されているユーザ以外のユーザに対し、暫定文書４２に対する参照系操作を一時的に許可する動作モードが設定されていない場合（３０４ＮＯ）、ステップＳ３０３の検索処理によって抽出された文書の中に暫定文書管理情報５に登録された暫定文書４２があり（Ｓ３０５ＹＥＳ）、なおかつ、操作ユーザのアクセスが許可されていない暫定文書４２がステップＳ３０３の処理による検索結果に含まれる場合（Ｓ３０６ＮＯ）、操作ユーザのアクセスが許可されていない暫定文書４２をステップＳ３０３の検索結果から除外し（Ｓ３０７）、操作ユーザがアクセス可能な暫定文書４２のみを検索結果として操作端末の表示部に出力する出力制御を入出力制御手段２１１にて実施する（Ｓ３０８）。

ステップＳ３０３の検索結果に暫定文書４２が含まれていない場合（Ｓ３０５ＮＯ）、あるいは、ステップＳ３０３の検索結果に暫定文書４２が含まれていても（Ｓ３０５ＹＥＳ）検索結果に含まれる暫定文書４２対して、操作ユーザがアクセス権を持たない場合（Ｓ３０６ＹＥＳ）、入出力制御手段２１１は、ステップＳ３０３の処理による検索結果を、検索操作を行った操作端末の表示部に表示する出力制御を行う（Ｓ３０８）。

なお、ステップＳ３０２における検索範囲のチェック処理において、操作ユーザがアクセスできないパスがある場合、入力エラーにして検索処理を中止する以外に、その旨を操作ユーザに警告するとともに、アクセス可能なパスがある場合は、アクセス可能なパスのみを文書検索の対象範囲とすることを操作ユーザに通知し、操作ユーザの確認操作に基づいて、検索可能な範囲にて検索処理を実施するようにしてもよい。

次に、文書管理サーバ２００における文書移動処理の一例を図１０のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、文書の移動操作を入出力制御手段２１１にて検知すると、文書の移動操作を行った操作ユーザのユーザＩＤ、移動する文書の文書ＩＤ、移動先として指定されたパスの情報を入力データの解析によって特定し、文書管理手段２１４は、移動する文書の文書属性、移動する文書の種類（正式文書、暫定文書）、操作ユーザに設定された文書の種類別に設定された操作権限にて文書の移動が可能か否かを判断する（Ｓ４０１）。

文書の移動操作が操作ユーザにて可能である場合（Ｓ４０１ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、文書の移動先として指定されたパスの属性を属性管理手段２１３にて取得して文書の移動が可能なパスであるか否かを判断する（Ｓ４０２）。

文書の移動先として指定されたパスに対する文書の移動が可能な場合（Ｓ４０２ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、移動する文書と同一文書名を有した文書が、文書の移動先として指定されたパスに存在するか否かを判断する（Ｓ４０３）。

移動する文書と同一文書名を有した文書が、文書の移動先にある場合（Ｓ４０３ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、文書の移動先に登録されている同一文書名の文書の属性を属性管理手段２１３にて取得し、上書き可能な文書であるか、文書の種類が暫定文書４２であるか否か、移動する文書の種類と上書きされる文書の種類（正式文書、暫定文書）の組み合わせにて上書き処理が可能であるか、上書きされる文書が上書き可能な属性をもつ文書であるかをそれぞれ判断して文書の上書きを伴う文書の移動が可能であるかを判断する（Ｓ４０４）。

文書の上書きによる文書の移動が可能な場合（Ｓ４０４ＹＥＳ）、文書処理手段２１２は、上書き対象文書の内容を、移動する文書の内容にて更新し、移動する文書を削除する（Ｓ４０５）。

移動する文書と同一文書名を有する文書が文書の移動先として指定されたパスに存在しない場合（Ｓ４０３ＮＯ）、文書処理手段２１２は、移動先として指定されたパスに文書を移動する（Ｓ４０６）。

文書の移動操作が操作ユーザにて不可能である場合（Ｓ４０１ＮＯ）、あるいは、文書の移動先として指定されたパスに文書の移動操作を禁止する属性が設定されている場合（Ｓ４０２ＮＯ）、あるいは、上書き処理を伴う文書の移動処理ができない場合（Ｓ４０４ＮＯ）、入出力制御手段２１１は、文書の移動操作が実施できない理由を文書の移動操作を行った操作端末の表示部に表示する（Ｓ４０７）。

次に、文書の削除処理の一例を図１１のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、文書の削除操作を入出力制御手段２１１にて検知し、削除対象文書の文書ＩＤ、文書の削除操作を行った操作ユーザのユーザＩＤを文書処理手段２１２にて特定し、文書管理手段２１４は、削除対象文書の種類（正式文書、暫定文書）と操作ユーザのユーザＩＤにてユーザアクセス管理情報８から操作ユーザの操作権限を取得し、属性管理手段２１３にて取得される削除対象文書の文書属性、削除対象文書が属するパスに設定された属性それぞれに基づいて文書削除が可能であるか否かを判断する（Ｓ５０１）。

文書の削除が可能な場合（Ｓ５０１ＹＥＳ）、文書処理手段２１２は、文書の削除を行い（Ｓ５０２）、次いで、削除した文書の種類が暫定文書４２の場合（Ｓ５０３ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、削除した暫定文書４２に対応する登録データを暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６から削除する（Ｓ５０４）。

文書の削除が不可である場合（Ｓ５０１ＮＯ）、入出力制御手段２１１は、文書の削除操作を行った操作端末の表示部に文書が削除できない理由を表示してエラー処理を行う（Ｓ５０５）。

次に、暫定文書４２の正式化処理を図１２のフローチャートに示して説明する。

文書管理サーバ２００は、暫定文書４２の正式化操作を入出力制御手段２１１にて検知すると（Ｓ６０１ＹＥＳ）、正式化する暫定文書４２の文書ＩＤ、正式化操作を行った操作ユーザのユーザＩＤを入力データの解析によって取得し、文書管理手段２１４は、操作ユーザのユーザＩＤ、正式化する暫定文書の文書ＩＤにて暫定文書管理情報５およびユーザアクセス管理情報８を参照し、操作ユーザによる暫定文書４２の正式化操作が可能であるか否かを判断する（Ｓ６０２）。

操作ユーザによる暫定文書４２の正式化操作が許可されている場合（Ｓ６０２ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、正式化する暫定文書４２に対応する登録データを、暫定文書管理情報５およびユーザアクセス管理情報８から削除する（Ｓ６０３）。

暫定文書４２の正式化操作が操作ユーザに対して許可されていない場合（Ｓ６０２ＮＯ）、入出力制御手段２１１は、暫定文書４２の正式化操作を行った操作端末の表示部に、正式化操作の権限が無いことを操作ユーザに通知するためのメッセージを表示する（Ｓ６０４）。

また、文書処理実施に伴う暫定文書正式化条件６にて管理される各暫定文書４２の正式化判断を文書処理手段２１２からの文書処理完了に伴って要求された場合（Ｓ６０５ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、文書処理手段２１２によって文書処理が行われた文書の文書属性、文書の種類（正式文書、暫定文書）、文書処理の種別、文書処理を要求した操作ユーザのユーザＩＤに基づいて取得し（Ｓ６０６）、暫定文書正式化条件６に設定されている各暫定文書４２の正式化条件をそれぞれチェックし（Ｓ６０７）、正式化条件を全て満たした暫定文書４２がある場合（Ｓ６０８ＹＥＳ）、正式化条件を全て満たした暫定文書４２に対応する登録データを、暫定文書管理情報５、暫定文書正式化条件６それぞれから削除する（Ｓ６０９）。
登録されてからの所定期間を経過した暫定文書４２に対して正式化判断を行う正式化条件が設定された暫定文書４２が暫定文書正式化条件６に登録して管理されていて、正式化条件に設定された所定期間の経過を所定のタイマ監視手段にて検知すると（Ｓ６１０）、文書管理手段２１４は、所定期間を経過した暫定文書４２に対して設定されている正式化条件を暫定文書正式化条件６から全て読出し（Ｓ６１２）、全ての正式化条件を満足して正式化が可能な状態であるか否かを判断する（Ｓ６１３）。

正式化が可能な状態である場合（Ｓ６１３ＹＥＳ）、文書管理手段２１４は、正式化する暫定文書４２の正式化条件の登録データを暫定文書正式化条件６から削除し（Ｓ６１４）、正式化する暫定文書４２の登録データを暫定文書管理情報５から削除する（Ｓ６１５）。

本発明の文書管理システムおよび文書管理装置および文書管理プログラムは、アクセス権が設定された複数のユーザによるファイル操作にて文書を作成し、作成した文書を登録して管理するシステム、装置、さらには、その装置にて動作するプログラムに利用可能であり、特に、暫定文書を正式ファイルとして登録する正規の保存場所に作成と同時に登録し、登録した暫定文書に対するファイル操作を許可した特定のユーザ以外のユーザに対しては、暫定文書の公開、暫定文書に対するファイル操作を正式化されるまでの間禁止して管理する場合に有効である。

本発明に係る文書管理システムの一例の概略構成図。 文書管理サーバのサーバ制御部における機能構成の一例を示すブロック図。 暫定文書管理情報の登録の一例を示す図。 ユーザアクセス管理情報の登録の一例を示す図。 暫定文書正式化条件の登録の一例を示す図。 暫定文書アクセス履歴の登録の一例を示す図。 文書登録処理の一例を示すフローチャート。 文書コピー処理の一例を示すフローチャート。 文書検索処理の一例を示すフローチャート。 文書移動処理の一例を示すフローチャート。 文書削除処理の一例を示すフローチャート。 暫定文書正式化処理の一例を示すフローチャート。

符号の説明

１００ クライアント端末
２００ 文書管理サーバ
２１０ サーバ制御部
２１１ 入出力制御手段
２１２ 文書処理手段
２１３ 属性管理手段
２１４ 文書管理手段
２１５ コンテント管理手段
２２０ サーバ記憶部
２２１ 属性情報記憶部
２２１１ 文書管理情報
２２１２ コンテント管理情報
２２２ コンテント記憶部
４ 文書
４１ 正式化文書
４２ 暫定文書
５ 暫定文書管理情報
６ 暫定文書正式化条件
７ 暫定文書アクセス履歴
８ ユーザアクセス管理情報
９ ネットワーク

Claims (8)

1. 文書管理装置と、
   前記文書管理装置に接続され、該文書管理装置が管理する文書に対する処理要求の送信を行う少なくとも１つの端末と
   を有し、
   前記文書管理装置は、
   文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、前記暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、
   前記文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、
   前記文書管理手段により管理される前記利用者情報に基づき、前記受信手段によって受信した前記暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により許可された処理が前記暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、当該暫定版の文書を正式版として前記文書管理手段で管理するように変更する正式化手段と
   を具備する文書管理システム。
2. 文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、前記暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、
   前記文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、
   前記文書管理手段により管理される前記利用者情報に基づき、前記受信手段によって受信した前記暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により許可された処理が前記暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、当該暫定版の文書を正式版として前記文書管理手段で管理するように変更する正式化手段と
   を具備する文書管理装置。
3. 文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、前記暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段と、
   前記文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段と、
   前記文書管理手段により管理される前記利用者情報に基づき、前記受信手段によって受信した前記暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段と、
   前記文書管理手段によって管理される前記暫定版の文書毎に、暫定版から正式版に変更するため正式化条件を管理する正式化条件管理手段と、
   前記暫定版の文書が前記正式化条件管理手段により管理される正式化条件を満たすかを監視する監視手段と、
   前記監視手段により前記正式化条件を満たすとされた前記暫定版の文書を正式版として前記文書管理手段で管理するように変更する正式化手段と
   を具備する文書管理装置。
4. 前記正式化手段は、
   前記暫定版の文書を正式版に変更する際に、前記正式化条件管理手段によって管理される当該暫定版の文書に対応する前記正式化条件を削除する
   請求項３記載の文書管理装置。
5. 前記暫定版の文書が登録されてからの経過時間を監視する経過時間監視手段
   を更に具備し、
   前記正式化手段は、
   前記経過時間監視手段により監視される前記経過時間に基づき前記暫定版の文書を正式版に変更する
   請求項２または３記載の文書管理装置。
6. 前記正式化手段は、
   前記暫定版の文書を正式版に変更する際、暫定版において当該文書に対する処理を許可されていなかった利用者に正式版に変更する当該文書の閲覧を許可するように変更する
   請求項２または３記載の文書管理装置。
7. コンピュータを
   記憶部に記憶された文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、前記暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段、
   前記文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段、
   前記文書管理手段により管理される前記利用者情報に基づき、前記受信手段によって受信した前記暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段、
   前記判断手段により許可された処理が前記暫定版の文書を正式版の文書に変更する処理であった場合、当該暫定版の文書を正式版として前記文書管理手段で管理するように変更する正式化手段
   として機能させるための文書管理プログラム。
8. コンピュータを
   記憶部に記憶された文書を暫定版と正式版のどちらであるかを識別できるように管理し、前記暫定版の文書毎に文書に対する処理を許可する利用者情報を管理する文書管理手段、
   前記文書管理手段により管理する文書に対する処理要求を受信する受信手段、
   前記文書管理手段により管理される前記利用者情報に基づき、前記受信手段よって受信した前記暫定版の文書に対する処理要求に応じた処理を許可するか否かを判断する判断手段、
   前記文書管理手段によって管理される前記暫定版の文書毎に、暫定版から正式版に変更するため正式化条件を管理する正式化条件管理手段、
   前記暫定版の文書が前記正式化条件管理手段により管理される正式化条件を満たすかを監視する監視手段、
   前記監視手段により前記正式化条件を満たした前記暫定版の文書を正式版として前記文書管理手段で管理するように変更する正式化手段
   として機能させるための文書管理プログラム。

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