JP2008009657A - 業務フロー管理支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】 管理者による業務フロー管理のための負担を軽減するとともに、業務フロー中の各作業工程を担当する作業者による成果物作成の効率向上を図る業務フロー管理支援システムを得る。
【解決手段】 業務フローテーブル２内に各作業工程の進捗ステータス情報２５を保持し、管理者はこの進捗ステータス情報２５を含む業務フローテーブル２を随時参照可能とする。また、業務フローテーブル２に基づき各作業工程を担当する作業者に対して作業開始の指示を自動通知するとともに、作業工程完了時には、完了報告を含む進捗とその成果物とを連携させて管理し、同時に、後続の作業工程を担当する作業者に対して、作業開始の指示に加えて直前の作業工程の成果物情報を自動通知する。さらに、各作業工程での成果物は、管理者及びすべての作業者が参照可能として一元管理する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、プロジェクト等の業務フローをコンピュータを用いて管理する業務フロー管理支援システムに係り、特に、複数の作業工程に分割され、直前の作業工程の完了に伴う成果物を引き継ぎながら後続の作業工程を順次進めることによって完成される業務に対する業務フローの管理を支援する際に好適な業務フロー管理支援システムに関する。

従来より、業務の進捗状況を時々刻々コンピュータを用いて管理することが行なわれている。一般に、プロジェクト等の業務を管理するにあたっては、管理者は、対象の業務をツリー状の単位作業あるいは工程に展開し、各作業間あるいは工程間の依存関係に基づいて作業順序をネットワーク化した業務フローを作成する。そして、これら単位作業あるいは工程毎にその作業者から進捗情報を得ながら業務を管理する（例えば、特許文献１参照。）。

ここで、例えば各種の分析業務等のように、複数ステップからなる一連の異なる解析作業を直前までの解析結果に基づき順次進めるような業務を管理する場合、すなわち、全体が複数の作業工程に分割され、各作業工程での成果物を後続する工程に引き継ぎながら、これら分割された作業工程を順を追って遂行することにより完成されるような業務を管理する場合には、その業務フローは、シーケンシャルなものとなる。このような場合における業務全体の流れを図４に示す。

図４は、直前の作業工程からの成果物を引き継ぎながらシーケンシャルに作業が進められる業務全体の流れの一例をモデル化して示す図である。図４において、管理者４１は、まず対象の業務４２の業務フローを作成する。この事例では、業務４２を、順を追って遂行される３つの作業工程、すなわち作業工程Ａ４２１、作業工程Ｂ４２２、及び作業工程Ｃ４２３に展開するとともに、各作業工程Ａ〜Ｃの作業者を、それぞれ順に、作業者ａ、作業者ｂ、及び作業者ｃとしている。また、業務全体での成果物４３を明示するとともに、各作業工程Ａ〜Ｃでの成果物を、それぞれ成果物Ａ４３１、成果物Ｂ４３２、及び成果物Ｃ４３３として明示している。

そして、業務遂行にあたっては、管理者４１から作業工程Ａ〜Ｃのそれぞれを担当する作業者ａ〜ｃに対して作業指示が伝えられると、まず作業者ａにより作業工程Ａ４２１が開始される。成果物Ａ４３１が作成されてこの作業工程Ａ４２１が終了すると、その旨が作業者ｂに通知され、作業者ｂにより、成果物Ａ４３１を引き継いで作業工程Ｂ４２２が開始される。

成果物Ｂ４３２が作成されてこの作業工程Ｂが終了すると、さらにその通知を受けた作業者ｃにより、直前までの成果物Ａ４３１及び成果物Ｂ４３２を引き継いで作業工程Ｃが開始される。そして、成果物Ｃ４３３が作成されこの作業工程が終了することによって、対象業務４２を完了し、所期の成果物４３を得る。
特開２００４−１８５３４７号公報（第７ページ、図１）

ところで、上記したような、直前の作業工程までの成果物に基づき後の作業工程を進めていく業務においては、各作業工程における進捗もさることながら、そこでの成果物の完成度が全体の業務遂行及び業務成果に重大な影響を及ぼす。すなわち、それぞれの作業工程での進捗の遅れ以外にも、例えば、途中の作業工程における成果物の完成度が十分でないための手戻り作業等の発生のおそれもある。

しかしながら、各種の分析業務においては、各作業工程での作業内容が専門化していることが多く、業務フロー上では一連の流れとなるが、各作業工程は独立性の高いものとなりがちである。加えて、管理者は全体の業務フローは把握し管理しているものの、各作業工程の細部までは必ずしも精通しているとは限らない。また、それぞれの作業工程の作業指示を受けた作業者も、担当外の作業工程については精通しているとは限らない。さらに、成果物についても、進捗状況と連携させながら業務フロー全体を通して散逸させずに一元管理することが難しい。

このため、管理者は、各作業工程の進捗状況や成果物の完成度を把握しづらく、それぞれの作業者に必要に応じて直接確認しながら業務フローを進める必要があった。特に、次の作業工程に進める際には、本来は必要のない成果物の完成度の確認やその引き継ぎといった負荷が発生していた。また、各作業者も、他の作業者の進捗状況を把握しにくく、加えて直前の工程までの成果物が一元管理されていない場合には作業効率の低下をきたしていた。

本発明は上述の事情を考慮してなされたものであり、管理者による業務フロー管理のための負担を軽減するとともに、業務フロー中の各作業工程を担当する作業者による成果物作成の効率向上を図る業務フロー管理支援システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の業務フロー管理支援システムは、複数の作業工程に分割され、直前の作業工程の完了に伴う成果物を引き継ぎながら後続の作業工程を順次進めることによって完成される業務に対する業務フローの管理を支援する、コンピュータを用いた業務フロー管理支援システムであって、管理者が、前記分割された作業工程ごとに作業者情報、成果物情報、及び進捗ステータス情報を含む業務フローを登録する登録手段と、この業務フローに従って前記作業者に作業開始の指示を自動通知する作業指示通知手段と、前記作業者が、前記直前の各作業工程の完了に伴う成果物を参照するとともに、自作業工程の完了に伴う成果物を格納する成果物管理手段と、前記作業者が、前記作業工程の進捗に対応させて前記進捗ステータス情報を更新するステータス更新手段とを有し、前記作業指示通知手段は、前記作業開始の指示済みの作業工程に対する前記進捗ステータス情報が作業完了を示すときに、後続の前記作業工程の作業者に作業開始の指示を自動通知することを特徴とする。

本発明によれば、管理者による業務フロー管理のための負担を軽減できるとともに、業務フロー中の各作業工程を担当する作業者による成果物作成の効率を向上させることのできる業務フロー管理支援システムを得ることができる。

以下に、本発明に係る業務フロー管理支援システムを実施するための最良の形態について、図１乃至図３を参照して説明する。

図１は、本発明に係る業務フロー管理支援システムの一実施例を示すブロック図である。図１に例示したように、この業務フロー管理支援システム１は、業務フローテーブル２、テーブル管理部３、進捗判定部４、通知部５、成果物管理部６、成果物データベース７、操作表示部（１）８、及び操作表示部（２）９から構成されている。

業務フローテーブル２には、対象の業務を複数の作業工程に分割し構造化した業務フローが記憶される。この業務フローテーブル２は、管理者によって後述する操作表示部（１）８から入力される。そして、テーブル管理部３によって登録、ならびにその後の参照及び更新が管理される。

業務フローテーブル２の一例を図２に示す。この図２に示した事例では、この業務フローテーブル２は、識別番号２１、作業工程名２２、作業者情報２３、成果物情報２４、及び進捗ステータス情報２５を含み構成されている。識別番号２１は、分割された作業工程を識別するために付与された番号である。作業工程名２２は、各作業工程の名称を表す。

作業者情報２３は、各作業工程の作業を担当する作業者についての情報であり、本実施例においては、作業者名２３１、所属２３２、及びメールアドレス２３３で構成されている。成果物情報２４は、各作業工程完了に伴う成果物についての情報であり、本実施例においては、作成される成果物の名称である成果物名２４１、この成果物を後述する成果物データベース６に格納時のファイル名２４２で構成されている。

進捗ステータス情報２５は、各作業工程の進捗状況を表す情報であり、本実施例においては、作業者に対して作業開始の指示がなされた日付である作業指示日２５１、作業者が作業を開始した日付である作業開始日２５２、作業の進捗状況を示す進捗ステータス２５３、及びこれらが最後に更新された最終更新日２５４で構成されている。ここに、進捗ステータス２５３は、作業の進捗度に応じた百分率、あるいは『未着手』、『完了』といったステータスに対応づけて表現されるものとしている。そして、業務開始に先立って、進捗ステータス情報２５を除く各情報が管理者２より登録され、業務の進捗に伴って進捗ステータス情報２５が適宜更新されていく。

テーブル管理部３は、業務フローテーブル２に対する登録、参照、及び更新等の要求を受けつけ、これら要求に応答することによって業務フローテーブル２を管理する。進捗判定部４は、業務フローテーブル２の進捗ステータス情報２５に基づき作業開始を指示すべき作業工程を判定する。通知部５は、この判定結果に基づいて、該当する作業工程を担当する作業者に対して作業開始の指示を自動通知する。この通知は、後述する操作表示部（２）９に送出される。

成果物管理部６は、各作業工程で作成された成果物の成果物データベース７への格納及び参照の要求を管理する。本実施例においては、成果物データベース７に格納された成果物に対する参照の要求を処理する際は、管理者及びすべての作業者がこれら成果物を参照する権限を有するものとして扱うことにより、すべての成果物の共有を可能にしている。成果物データベース７は、成果物情報２４に基づいて各作業工程での成果物が格納されるデータベースである。

操作表示部（１）８は、管理者からの各種操作入力を受けつけるとともに、これら操作に対応した各種の表示を行なう。操作表示部（２）９は、作業者からの各種操作入力を受けつけるとともに、これら操作に対応した各種の表示を行なう。本実施例では、この操作表示部（２）９は、各作業者に対応して設けられているものとしている。

これら各部の機能は、ＣＰＵ（中央演算処理装置）、各種の記憶装置、マンマシンインタフェース、ネットワーク接続等を含むコンピュータシステムとこのコンピュータシステムにインプリメントされたソフトウェア等の共同動作により実現される。

次に、前出の図１及び図２、並びに図３のシーケンス図を参照して、上述のように構成された業務フロー管理支援システム１の動作について説明する。図３は、本発明に係る業務フロー管理支援システム１の動作の一例を説明するためのシーケンス図である。この事例では、図２に例示したように、３つの作業工程Ａ、作業工程Ｂ、及び作業工程Ｃが、それぞれ順に、作業者ａ、作業者ｂ、及び作業者ｃにより成果物を引き継ぎながら順を追って遂行され、それぞれの作業工程での成果物は、資料Ａ、資料Ｂ、及び資料Ｃとした場合を取りあげている。

この図３において、まず、管理者は対象業務の業務フローを作成し、操作表示部（１）８から入力する（Ｓ３０１）。操作表示部（１）８はこの入力操作を受けつけ、テーブル管理部３に送出する。テーブル管理部３は、受けとった業務フローを業務フローテーブル２に登録する（Ｓ３０２）。

これとあわせて、登録された業務フローテーブル２中の進捗ステータス情報２５に基づき、進捗判定部４は、作業開始を指示すべき作業工程を判定する。すなわち、例えば、図２の業務フローテーブル２において、最初の作業工程である作業工程名Ａの進捗ステータス２５３が『未着手』であれば、この作業工程Ａの作業開始を指示すべきと判定し、この判定結果を通知部５に送出する。通知部５は、作業者情報２３に基づき電子メール等を発信することによって、この作業工程Ａを担当する作業者ａに対応した操作表示部（２）９に対して作業開始の指示を自動通知する（Ｓ３０３）。

作業者ａは、この作業開始の指示を操作表示部（２）９経由で受けとると、指示に従って作業工程Ａを遂行しながら（Ｓ３０４）、作業開始日２５２や進捗ステータス２５３を、状況に合わせて操作表示部（２）９に入力する（Ｓ３０５）。操作表示部（２）９は、これら入力を受けつけてテーブル管理部３に送出する。テーブル管理部３は、該当する進捗ステータス情報２５を更新する（Ｓ３０６）。このようにして更新された進捗ステータス情報２５を含む業務フローテーブル２は、管理者によって適宜参照される（Ｓ３０７）。

この後、作業工程Ａが完了すると、作業者ａは、作業の完了報告を行なう。すなわち、『完了』の進捗ステータス２５３、及び所定の成果物（例えば、図２中の資料Ａ）を操作表示部（２）９に入力する（Ｓ３０８）。これら入力によって、上記のＳ３０６のステップと同様の動作により、作業工程Ａの進捗ステータス２５３が『完了』となるとともに（Ｓ３０９）、この進捗ステータスと成果物とを連携させるように、成果物情報２４に基づいてこの作業工程Ａの成果物が操作表示部（２）９から成果物管理部６に送出され、所定のファイル名で成果物データベース７に格納される（Ｓ３１０）。

成果物データベース７に格納された成果物は、本実施例では管理者及びすべての作業者による参照を可能としている。管理者は、操作表示部（１）８から適宜これら成果物参照の要求を発すると、成果物管理部６は、これに応答して所定の成果物を操作表示部（１）８に送出し、操作表示部（１）８はこれを表示する（Ｓ３１１）。

このようにして作業工程Ａが完了し成果物が格納されると、進捗判定部４は、順を追って次に作業開始を指示すべき作業工程を判定する。すなわち、図２の業務フローテーブル２において、作業工程Ａの後に作業工程Ｂが続くものとすれば、この作業工程Ｂの作業開始を指示すべきと判定する。そして、この判定結果を通知部５に通知すると、通知部５は、この作業工程Ｂを担当する作業者ｂに対応した操作表示部（２）９に対して、作業開始の指示、及び直前の工程での成果物情報２４を自動通知する（Ｓ３１２）。

作業者ｂは、これら通知を操作表示部（２）９経由で受けとると、まずこの作業工程Ｂに必要な、成果物データベース７に格納されている直前の作業工程からの成果物（資料Ａ）を、成果物管理部６を通して参照することによって引き継ぐ（Ｓ３１３）。次に、この引き継いだ成果物を参照し活用しながら、指示に従って作業工程Ｂを遂行する（Ｓ３１４）。そして、上記したＳ３０５及びＳ３０６のステップと同じように適宜進捗報告を行ないながら、作業が完了すると、操作表示部（２）９から『完了』の進捗ステータス２５３、及び所定の成果物（例えば、図２中の資料Ｂ）を入力して作業の完了報告を行なう（Ｓ３１５）。

これらによって、業務フローテーブル２内の作業工程Ｂに対する進捗ステータス２５３がテーブル管理部３を通して更新されるとともに（Ｓ３１６）、成果物（資料Ｂ）が成果物管理部６を通して成果物データベース７に格納され（Ｓ３１７）、この作業工程までの進捗とその成果物とが連携を保ちながら管理される。

この後、さらに、進捗判定部４は、Ｓ３１２のステップと同様に、業務フローテーブル２に従って、次に作業開始を指示すべき作業工程が作業工程Ｃであることを判定すると、通知部５は、その作業工程Ｃを担当する作業者ｃに対応した操作表示部（２）９に向けて、作業開始の指示及び成果物情報２４を自動通知し（Ｓ３１８）、通知を受けた作業者ｃは、成果物を引き継いだ上で（Ｓ３１９）作業工程Ｃを進め、成果物（資料Ｃ）を作成していく（Ｓ３２０）。

そして、各作業工程の進捗とその成果物との連携を維持し、後続の作業工程に成果物を引き継ぎながら、業務フロー２に基づき順を追って作業工程を進め、対象の業務を完了させる。

以上説明したように、本実施例においては、業務フローテーブル２内に各作業工程の進捗ステータス情報２５を保持し、管理者はこの進捗ステータス情報２５を含む業務フローテーブル２を随時参照可能としている。また、業務フローテーブル２に基づき各作業工程を担当する作業者に対して作業開始の指示を自動通知するとともに、作業工程完了時には、完了報告を含む進捗とその成果物とを連携させて管理している。さらに、後続の作業工程を担当する作業者に対して、作業開始の指示に加えて直前の作業工程の成果物情報を自動通知している。これらにより、管理者による業務フロー管理のための負担を大幅に軽減することができる。

また、各作業工程での成果物は、管理者及びすべての作業者が参照可能に管理されるとともに、業務フローテーブル２内の成果物情報２４により、進捗ステータス情報２５と連携させて成果物データベース７内に一元管理されている。これにより、成果物を散逸させることなく、各作業者による成果物作成効率の向上を図ることができる。

本発明に係る業務フロー管理支援システムの一実施例を示すブロック図。 業務フローテーブルの一例を示す図。 本発明に係る業務フロー管理支援システムの動作の一例を説明するためのシーケンス図。 シーケンシャルな作業の流れを有する業務全体の一例をモデル化して示す図。

符号の説明

１ 業務フロー管理支援システム
２ 業務フローテーブル
３ テーブル管理部
４ 進捗判定部
５ 通知部
６ 成果物管理部
７ 成果物データベース
８ 操作表示部（１）
９ 操作表示部（２）

Claims (3)

1. 複数の作業工程に分割され、直前の作業工程の完了に伴う成果物を引き継ぎながら後続の作業工程を順次進めることによって完成される業務に対する業務フローの管理を支援する、コンピュータを用いた業務フロー管理支援システムであって、
   管理者が、前記分割された作業工程ごとに作業者情報、成果物情報、及び進捗ステータス情報を含む業務フローを登録する登録手段と、
   この業務フローに従って前記作業者に作業開始の指示を自動通知する作業指示通知手段と、
   前記作業者が、前記直前の各作業工程の完了に伴う成果物を参照するとともに、自作業工程の完了に伴う成果物を格納する成果物管理手段と、
   前記作業者が、前記作業工程の進捗に対応させて前記進捗ステータス情報を更新するステータス更新手段とを有し、
   前記作業指示通知手段は、前記作業開始の指示済みの作業工程に対する前記進捗ステータス情報が作業完了を示すときに、後続の前記作業工程の作業者に作業開始の指示を自動通知することを特徴とする業務フロー管理支援システム。
2. 前記成果物管理手段は、前記格納された成果物の参照者を、前記管理者及びすべての前記作業者としたことを特徴とする請求項１に記載の業務フロー管理支援システム。
3. 前記作業指示通知手段は、前記後続の作業工程の作業者に作業開始の指示を自動通知する際に、さらに前記直前の作業工程の完了に伴う成果物についての前記成果物情報を加えて自動通知することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の業務フロー管理支援システム。

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