JP2007242058A - サーバ及び案件処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】発注者・受注者間で情報を伝達する際にその履歴管理を従来に比べ容易とし、受・発注案件の関する処理をより効率的に行える案件処理システムを提供する。
【解決手段】ユーザに対してユーザからディーラーへネットワークを介して情報を送信するためのディーラー問い合わせフォーム５１を提供し、ディーラー問い合わせフォーム５１を用いて送信された電子メールを受信し、情報の送信者を受信者として返信メールを送信するとともに、同一発注者との間で送受信した情報を一覧表示し、かつ、一覧表示した情報に対応づけて進捗情報を入力及び表示するための各欄を有する案件トップページ５５を受注者に対して提供するシステムである。
【選択図】図２

Description

本発明は、ネットワークを介して発注者及び受注者間で情報を伝達する手段を利用して発・受注案件に係る処理を行う際に用いて好適なサーバ及び案件管理方法に関する。

一般にオーダーメードの商品やサービスを得ようとする場合には、購入者は、まず、販売店あるいは代理店を選択するとともに、販売店との間で商品やサービスの内容を計画・決定し、商品やサービスを発注する。そして、販売店側では、その計画に基づいて商品やサービスを納入するのに必要な作業が行われて、作業が完了したところで、あるいは完了した後所定の期日にて、商品やサービスの納入や実施がなされる。商品やサービスの内容によっては、商品やサービスの内容の計画・決定（あるいは設計）するのに購入者・販売店間で複数回の情報交換が必要な場合がある。そのような場合には、従来は、直接複数回面会したり、書簡、電話、ファクシミリあるいは電子メール等を相互に送受信したりすることで情報交換が行われてきた。

なお、関連する技術が、特許文献１に開示されている。
特開平１１−３０８２６８号公報

上記のような従来の情報交換では、情報交換が複数回行われた場合にも、各回の情報交換の履歴が自動的に管理されるようにはなっていなかった。そのため情報交換の履歴をできるだけ正確に管理しようとした場合、煩雑な作業が必要となる場合が多かった。

また、一方、オーダーメードの商品やサービスの内容によっては、発注後の作業が長期間に及ぶ場合もある。また、特にこのような場合においては、発注後の作業途中において、計画変更や修正、発注商品やサービスの追加発注等が発生することもある。したがって、販売店側としては、このような作業期間の長い商品やサービスについては、適宜、作業状況を発注者に対して連絡したり、あるいは好適と思われる追加発注商品やサービスに関するある種の宣伝情報を発注者に対して連絡したりすることが望ましい。しかしながら、これらの情報の管理には煩雑な作業が必要であったり、また上記のある種の宣伝情報の選択あるいは作成には営業上の経験等が必要となっていることが多かった。

本発明は、上記の事情を考慮し、発注者・受注者間で情報を伝達する際に、その履歴管理を従来に比べ容易としたり、発注者へ伝達する情報の選択や作成を従来に比べて容易にすることで、受・発注案件の関する処理をより効率的に行えるようにするサーバ及び案件管理方法を提供することを目的とする。

この発明は上述した課題を解決するためになされたもので、本発明のサーバは、受注者が発注者に接近を図るための接近手段であって、少なくとも１つはネットワークを介して情報を伝達する手段を含むものを複数種類予め記憶した記憶手段と、発注者に関する属性情報を入力する属性情報入力手段と、当該受注案件に関する進捗情報を入力する進捗情報入力手段と、属性情報入力手段によって入力された属性情報と、進捗情報入力手段によって入力された進捗情報とに基づいて、前記記憶手段に記憶されている複数の接近手段から１又は複数の接近手段を選択して表示する接近手段選択手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明のサーバは、上述のサーバであって、前記接近手段が、ネットワークを介して情報を伝達する第１の情報伝達手段と、文書にて情報を伝達する第２の情報伝達手段を含んでいることを特徴とする。

また、本発明のサーバは、現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報と、新規に処理対処となった案件とを記憶する記憶手段と、前記記憶手段を検索することにより、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストを表示する手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明の案件処理方法は、発注者に関する属性情報を入力する属性情報入力過程と、当該受注案件に関する進捗情報を入力する進捗情報入力過程と、属性情報入力過程で入力された属性情報と、進捗情報入力過程で入力された進捗情報とに基づいて、受注者が発注者に接近を図るための接近手段であって、少なくとも１つはネットワークを介して情報を伝達する手段を含むものを複数種類予め記憶した記憶手段に記憶されている複数の接近手段から１又は複数の接近手段を選択して表示する接近手段選択過程とを有することを特徴とする。

また、本発明の案件処理方法は、現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報と、新規に処理対処となった案件とを記憶する記憶手段を用いて各案件の検索を行う過程と、前記記憶手段の検索結果より、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストを生成し、表示させる過程とを有することを特徴とする。

この発明によれば、属性情報や進捗情報に基づいて接近手段が選択され表示されたり、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストが表示されたりする。これにより、受注者は、各発注者への適切な接近手段を用いることができたり、各担当者の仕事の負荷を確認して各担当者に案件を割振ることができたりするので、発注者に対する販売促進活動を効率的に進めることができる。

以下、発明の実施の形態を通じて本発明を説明する。ただし、以下の実施の形態は特許請求の範囲に記載された発明を限定するものではなく、また実施の形態の中で説明されている特徴の組合せのすべてが発明の解決手段に必要であるとは限らない。以下、図面を参照して本発明による案件処理システムの実施の形態について説明する。本実施の形態の案件処理システムでは、一例として、自動車の受注・発注に関する案件について処理を行うこととするが、適用商品は自動車に限られず、本発明はオーダーメードによって製造される商品一般に適用可能である。また、適用対象は、商品に限定されず、オーダーメードで提供されるサービスに対して適用可能である。

図１は、本システムの構成および情報の流れを示すシステム図である。図１においてユーザ端末１０は、インターネットと有線または無線公衆網等からなるネットワーク２０内のサーバ３０に接続可能な通信装置を有するコンピュータ端末である。サーバ３０は、ディーラーに関するデータを格納するディーラーＤＢ（データベース）、複数のユーザに関するデータを格納する顧客情報ＤＢ（データベース）３１、顧客の数や各案件を管理するためのデータを格納する案件管理ＤＢ（データベース）等のデータベース群３１を有する。また、サーバ３０は、顧客情報ＤＢ３１内の情報を利用してディーラーおよびユーザへ提供する複数のＷＥＢページ３２，３２，…を作成し、ネットワーク２０を介して提供する機能を有している。ディーラー端末４０は、ユーザ端末１０と同様にネットワーク２０内のサーバ３０に接続可能なコンピュータ端末である。なお、サーバ３０は、前述のようにＤＢ群、および、ユーザ端末１０に対して提供する機能により構成されるユーザ用処理領域、ディーラー端末４０に対して提供する機能により構成されるディーラー用処理領域を含む構成となっている。また、サーバ３０は、ユーザ端末１０からのアクセスをユーザ用処理領域に制限し、ディーラー端末４０からのアクセスをディーラ用処理領域に制限するアクセス制御を行う。また、ＤＢ群３１は、サーバ３０において統合された１つのデータベースとして管理されても、それぞれ個別のデータベースとして管理されてもよい。

ユーザ端末１０では、ＷＷＷブラウザを利用してサーバ３０にアクセスすることで、車両関連情報等を入手する機能１１と、希望する車両を販売しているディーラーを検索し、ディーラーに関する情報を入手するディーラー検索情報入手機能１２と、選択したディーラーに対してユーザの電子メールのアドレスに関する情報と、他の任意入力としての氏名や住所、電話番号等の情報を入力し、問い合わせメールとして送信するパーソナル情報入力機能１３と、問い合わせメールに対する返信メールの内容を表示してユーザの判断に従ってディーラーを選択して接触開始を通知する電子メールを発信するためのディーラー選択接触開始機能１４と、サーバ３０によって提供される案件処理システムによる各機能１５と、ディーラーとの間の折衝に関する一般的な予備知識に関する情報等を入手する折衝予備知識情報等入手機能１６とを備えている。これら各機能は、時系列に動作するものであり、図１では上から下に向けて時間軸をとっている。なお、前述のユーザ用処理領域は、符号１１〜１４，１６に示す各機能、および、ユーザ側案件処理システム１５の提供する機能を含む。また、サーバ３０は、機能１１〜１４，１６の提供を除き、認証後にユーザ端末１０のユーザ側の案件処理システム１５へのアクセスを許可するアクセス制御を行う。

一方、ディーラー端末４０は、ユーザ端末１０側のパーソナル情報入力機能１３、ディーラー選択接触開始機能１４および案件処理システムの各機能１５と対になって機能する各機能を含んで構成される案件処理システム４１をディーラー端末４０のコンピュータ端末上で実行されるＷＷＷブラウザを用いて実現する。案件処理システム４１は、パーソナル情報入力機能１３によって送られてきた問い合わせメールの内容を確認するとともに、顧客情報ＤＢ３１に蓄積されている当該ユーザの過去の発注実績や問い合わせ内容等の情報を確認することができるようにし、さらに、各ディーラーの複数の担当者の中から１人の担当者を決定して返信メールを送信するための機能４１１と、ディーラー選択接触開始機能１４でディーラーが選択されて、具体的な受注処理を開始する場合に当該顧客との間のホットラインとしてのホームページ（コミュニケーションページ）を作成し、コミュニケーションページを作成した旨と、そのページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）およびそのページにアクセスする際に必要となるＩＤ（認証符号）とパスワードを電子メールで通知する顧客ホットライン「ＯＮ」機能４１２とを備えている。

コミュニケーションページは、サーバ３０内で作成・登録・管理されるページであって、特定のユーザのみがアクセスできるようにするため、アクセスの際に認証情報の入力を求め、そのユーザに設定されているＩＤとパスワードを確認して、アクセスの可否が決定される。また、各ユーザ向けに作成されるコミュニケーションページ上で管理される情報は、ディーラー端末４０側で各担当者が閲覧および情報の書き込みを可能とするディーラー担当ページ３２上でも共有される。
つまり、ユーザ端末１０側がアクセスするコミュニケーションページと一対一で対応するものとしてディーラー担当ページ３２が作成され、ディーラー端末４０側で各担当者はディーラー担当ページ３２を介して各ユーザと情報を交換することになる。

ディーラー端末４０は、さらに、ネットワーク２０を介してユーザ端末１０へ提供する各種商品に関する情報を、所定の提案ツールを利用して提案するための提案ツール準備機能４１３と、ユーザ端末１０からの回答を表示・管理するための回答管理機能４１４と、ユーザ端末１０に対して例えば車種、仕様、オプション部品等を提案し、また問い合わせに対して回答し、そして見積もりを提出するための提案・問合せ回答・見積り提出機能４１５と、進捗報告・問合せ回答機能４１６と、各機能４１１〜４１６を利用して処理あるいは管理される受注処理における各過程の進捗状況を入力および表示するための進捗入力機能４１７とを備えている。これらの各機能も、図１の上から下に向けて時系列で利用されることになる。なお、前述のディーラー用処理領域は、前述したユーザ側案件処理システム４１の提供する機能を含む。また、サーバ３０は、認証後にディーラー端末４０のディーラー側の案件処理システム４１へのアクセスを許可するアクセス制御を行う。

一方、ユーザ端末１０側では、案件処理システムの機能１５として、コミュニケーションページ上の情報を確認し、また他の相談をコミュニケーションページを利用して行う確認・相談機能１５１と、コミュニケーションページを利用して作業進捗・品質確認、要望を行うための作業進捗・品質確認、要望機能１５２と、計画過程での確認・問合せをコミュニケーションページを利用して行うための計画過程での確認・問合せ機能１５３とを備えている。

図１に示すシステムでは、コミュニケーションページを作成した後は、ユーザとディーラーの担当者との間の情報の送受信は、主にコミュニケーションページとそれに対応するディーラー担当ページ３２を介して行われることになる。すなわち、ディーラー端末４０側からユーザ端末１０側へ送られる各種アプローチ用ツールを用いた商品の受注に関する提案情報、ユーザ端末１０側からディーラー端末４０側へ送られる反応・要望・質問・相談等に関する情報、ならびに、ユーザ端末１０側とディーラー端末４０側で情報を交換しながら車種、仕様等を計画・決定する計画セッションで送受信される情報、および、製造工場における製造段階およびディーラーにおける部品等の取り付け作業および事務手続き等の準備作業段階である作業セッションで送受信される情報は、コミュニケーションページとそれに対応するディーラー担当ページ３２を利用して送受信されることになる。なお、図１に示す提携物販の過程は、例えば、自動車会社あるいはディーラーが提携している他の部品メーカあるいは販売店と、保険会社や信販会社等の提供商品あるいはサービスを販売する過程であり、ディーラーの各担当者が各案件でユーザと情報交換した結果に基づいて、すなわち、ディーラー担当ページ３２を利用して得た情報と、その他の電話、ファクシミリ等を利用して交換した情報とに基づいて行われる。

次に、図２と、図２に示す各ページの構成例を示す図３〜図１１と、図２に示すページから呼び出される他のページの構成例を示す図１２〜図１７を参照して、本システムの動作について説明する。なお、図２等に示す各ＷＥＢページは、顧客情報ＤＢや案件管理ＤＢ、ディーラーＤＢ等のＤＢ群３１に格納された情報に基づき作成される。図２は、図１に示す案件処理システム１５，４１の各機能を実現するためにサーバ３０からユーザ端末１０またはディーラー端末４０に提供されるＷＥＢページの構成と各ページ間の連携を示すブロック図である。図２において、ページ（あるいはフォーム）５１は、図１に示すパーソナル情報入力機能１３を実現するためのものであって、例えば複数のディーラーに関する情報をユーザ側に提供する情報提供サイトからアクセス可能なページ上で呼び出される「ディーラー問い合わせフォーム」として提示される。ここでユーザは、ユーザの有する電子メールのアドレス情報と、氏名、住所、電話番号、ファクシミリ番号等の情報をフォーム上で入力し、所定の送信指示ボタンをクリックすることで入力した情報が図１の問い合わせメールとして送信される。

ページ５２は、図１のディーラー担当ページ３２の一部に対応する案件処理システム担当者トップページであって、ディーラー毎、担当者毎に設けられていて、各担当者がログインページ５３を介してＩＤとパスワードを入力した後アクセス可能となる。ページ５２の具体的な構成例を図３に示す。図３に示す案件処理システム担当者トップページ５２には、新規の問い合わせメールの受信件数を表示する表示欄５２ａと、担当者毎等の営業成績を順位表示するページへのリンク情報を示す表示欄５２ｂと、問い合わせおよび正式受注案件に関する案件を一覧表示する案件リスト欄５２ｃと、ディーラー内で複数の所員間で情報交換を行うための電子掲示板機能を利用した書き込み内容の閲覧と、情報の書き込みを行うためのＨＰ（ホームページ）掲示板への書き込み欄５２ｄとが設けられている。案件リスト欄５２ｃでは、まだ担当者が決まっていない新規案件（問い合わせメールを受信した案件）を一覧にして表示する新規案件一覧５２１ｃと、当該ページの担当者（この場合「瀬川二郎」）が担当している案件を一覧表示する担当案件一覧５２２ｃと、ディーラー（この場合「Ａディラー」）内の他の担当者の担当案件を一覧表示する他の担当者の案件一覧５２３ｃが表示される。そして、任意の案件を選択（クリック）することで、選択した個別案件に対応するページが呼び出される。図２のページ５５が、ページ５２から呼び出される個別案件に対応する案件トップページである。なお、案件管理ＤＢには、現在処理対象中となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報、および、新規に処理対処となった案件に関する情報が格納されており、各担当者毎に処理対象となっている案件一覧（５２２ｃ，５２３ｃ）および新規に処理対象となった新規案件一覧（５２１ｃ）は、案件処理システム４１が案件管理ＤＢに格納された情報の検索結果を利用して表示処理することにより表示される。

なお、本実施形態では、問い合わせメールに対して最初に回答した者が最初の担当者として設定されるものとしている。すなわち、案件処理システム担当者トップページ５２で新規案件一覧から担当しようとする案件を選択して、案件トップページ５５を開き、そこでメッセージを最初に送信した者が当該案件の最初の担当者に決定される。

本実施形態では、また、図２に示すように、案件処理システム担当者トップページ５２に対応するものであって、ディーラーにおける管理者のみがアクセス可能なページが案件処理システム管理者トップページ５４として設けられている。案件処理システム管理者トップページ５４は、予め管理者として登録された利用者だけがアクセス可能なページであって、ログインページ５３で管理者として登録されたＩＤとパスワードを入力することでアクセス可能となる。図４に示すように、案件処理システム管理者トップページ５４では、案件処理システム担当者トップページ５２でアクセス可能な各情報に加え、ランキング表示欄５４ｂでは図示していない管理者のみが閲覧可能なランキング情報の呼び出し項目が追加されたり、案件リスト一覧５４ｃとして担当者別の案件一覧が表示されたり、また、コントロールパネル５４ｅとして管理者のみがアクセス可能な各ページ（機能）の呼び出し欄が設けられている。なお、各担当者別に処理対象となっている案件リスト、および、新規に処理対象となった案件リストを含む案件リスト一覧５４ｃは、案件処理システム４１により案件管理ＤＢに格納された新規に処理対処となった案件、及び、現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報の検索結果を利用した表示処理により表示される。本実施形態では、コントロールパネル５４ｅから、「管理ＨＰ（ホームページ）初期設定変更」、「自店ＨＰ更新／修正」、「自店アクセスログ」、「スローガン入力」、「新規担当者ページ作成」の各機能を利用するためのページが呼び出せるようになっている。

上記各機能のうち「管理ＨＰ初期設定変更」機能は、図１２に示すようなページ７１において、各案件の属性を変更（編集）したり、新規に担当者用のアカウントを作成したり、削除したりするための機能である。ページ７１で例えば担当者「瀬川二郎」の横の「編集」ボタンがクリックされると、図１３に示すような案件属性変更ページ７２が呼び出されて、担当者の変更、案件のリスト（案件一覧５２ｃ，５４ｃ）からの削除、案件管理ＤＢからの削除が実行できるようになっている。案件管理ＤＢは、図１の顧客情報ＤＢと統合、あるいは個別に、サーバ３０内で管理されるデータベースである。「自店ＨＰ更新／修正」機能は、図１４に示すようなページ７３において、上述したＰＲサイト用のページでの表示項目を更新・修正するため機能である。ページ７３で。店名、店長名、電話番号等の更新・修正事項を入力した後、「確認」ボタンを押すことで、図１５に示すように、自店ＨＰの修正後の表示内容を示す自店ＨＰページ内容確認ページ７４が表示される。ここで、「更新」ボタンをクリックすると、実際に自店ＨＰの表示内容が更新され、更新後の自店ＨＰ更新ページ７６が表示される。この更新内容は、ディーラーＤＢ７５の記憶内容に反映される。「自店アクセスログ」機能は、図１６に示す自店ＨＰアクセスログページ７７を呼び出したり、さらにページ７７から担当者別アクセスログ７８、案件別アクセスログ７９、顧客属性別アクセスログ８０が閲覧できるようになっている。この場合、自店ＨＰアクセスログページ７７では、全国のディーラーの自店ＨＰのアクセス合計ページビューと、地域内の各ディーラーのアクセス合計ページビューと、自店ＨＰアクセスページビューと、全国順位とが表示されるようになっている。「スローガン入力」機能は、図１７に示すようなスローガン入力ページ８１で、スローガンを入力し、例えば図４の案件処理システムトップページ５４で今月のスローガンの表示欄５４ｆに表示されるようになっている。

一方、図２に示す案件トップページ５２は、図５に示すように、当該案件に対応するコミュニケーションを作成するための「ホットラインをＯＮにする」ボタン５５ａと、当該案件に関して送受信された電子メールを一覧表示するメッセージ一覧欄５５ｂと、メッセージ一覧欄５５ｂで選択されたメッセージの内容を表示するメッセージ内容欄５５ｃと、各メッセージに対応して進捗入力・表示するための進捗入力欄５５ｄと、送信メッセージの入力フォーム５５ｅと、その案件に関する処理の進捗状況を複数のラジオボタンを用いてゲージ状に選択入力および表示する進捗ゲージ５５ｆと、その案件に関して各作業過程での撮影写真（デジタル写真）画像を入力するページ５７（図２）を呼び出すアルバム更新ボタン５５ｇと、営業活動で知り得た顧客に関する情報を入力・表示するための属性データ確認・更新・入力ページ５６（図２）を呼び出す属性データ確認・更新・入力ボタン５５ｈと、例えばオプション部品等の追加情報を顧客に伝達する等して受注金額を増加させるのに好適なツールをシステムが選択して表示するおすすめアプローチツール欄５５ｉとが設けられている。

「ホットラインをＯＮにする」ボタン５５ａは、図１の顧客ホットライン「ＯＮ」機能４１２を実現するための構成であり、このボタン５５ａをクリックすることで、図２に示すように、各顧客専用のホットラインページ（コミュニケーションページの名称）６０がサーバ３０内で作成されるとともに、そのホットラインページ６０のＵＲＬと、ホットラインページ６０にアクセスするときの認証情報となるＩＤとパスワード（ＰＷ）が電子メールにてユーザ端末１０へと送信される。このとき、電子メールの宛先アドレスは、ページ５１で入力されたアドレスが用いられる。メッセージ一覧欄５５ｂは、ページ５１を利用して入力された問い合わせメール（受信メール）と、顧客（ユーザ端末１０）の電子メールアドレスを利用してユーザから送信された電子メール（受信メール）と、自動作成されたホットラインページ６０を利用して送信された電子メール（受信メール）と、案件トップページ５５を利用して当該ユーザへ直接あるいはホットラインページ６０に対して送信された電子メール（送信メール）の送受信日時と表題欄とを一覧にして表示する。

進捗入力欄５５ｄは、メッセージ一覧欄５５ｂに対応して、各メッセージに対応づけて任意の文字情報を入力・表示するためのものであって、例えば、図５の進捗入力欄５５ｄで▲印のメークがクリックされると、図８の進捗メッセージ入力フォーム５８が表示される。進捗メッセージ入力フォーム５８では、すでにメッセージが入力されている場合には入力された内容が表示され、新規に入力する場合には文字情報を入力して「ＯＫ」ボタンをクリックすることで入力内容が案件管理ＤＢに登録されて、案件トップページ５５（図５）が再び表示される。そして、新規の入力が有った場合には進捗入力欄５５ｄに入力内容の冒頭部分が表示される。進捗入力欄５５ｄは、各電子メールの送受信日に対応して、あるいは近傍の電子メールの送受信日に対応させて、各受注過程において行った行動をメモしておいたり、電子メール以外の情報交換の内容等をメモしておいたり、業務日報として利用して必要項目を書き込むようにしたりする使い方ができる。

送信メッセージの入力フォーム５５ｅでは、メッセージを入力して「送信」ボタンを押すことで、例えば、「ホットラインをＯＮにする」ボタン５５ａを押す前は、顧客の電子メールアドレスを宛先としてメッセージが送信され、ボタン５５ａを押した後は、ホットラインページ６０に対してメッセージが送信される。進捗ゲージ５５ｆでは、予め自動車の受注処理について処理すべき過程を複数段階に分けて各段階を示す文字情報（図５では「…」）とラジオボタン（「○」または「●」付きの「○」）が時系列でゲージ状に一覧表示される。進捗ゲージ５５ｆでは、各担当者が現在の進捗段階のラジオボタンを選択すること進捗段階が設定される。

また、アルバム更新ボタン５５ｇが押されて呼び出されるアルバム更新ページ５７は、図７に示すように、すでに登録済みの写真５７ａ，５７ａ，…を一覧表示するとともに、「画像アップロード」ボタン５７ｂを押すことで、例えばディーラー端末４０の端末に接続されているデジタルスチルカメラあるいはその取り外し可能な記憶媒体から読み込んで、読み込んだ画像データを案件管理ＤＢに登録する。属性データ確認・更新・入力ボタン５５ｈが押されて呼び出される属性データ確認・更新・入力ページ５９は、図６に示すように、複数の入力質問項目（「……」）と対応する回答欄５６ａ，５６ａ，…が設けられたページであって、例えば、性別、年齢、家族構成等の情報を、リストから選択する形式であるいは文字情報として入力する。ここで入力された情報は、案件管理ＤＢに登録される。

アプローチツール欄５５ｉには、図５に示すように、システムが自動的に選択した各過程において適切と思われる１または複数のアプローチ方法が一覧表示される。一覧表示されるアプローチ方法は、サーバ３０に予め記憶されている複数種類のアプローチ方法の中から、進捗ゲージ５５ｆに設定されている進捗段階と、ページ５６を利用して入力された属性データの内容とに基づいて選択・決定される。この例では、伝達しようとする情報を表示するホームページを作成し、ユーザへはそのページのＵＲＬを電子メールで伝える「ＷＥＢチラシシステム」、ＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）形式で画像情報等を含めて電子メールを作成して送信する「ＨＴＭＬチラシ」、書簡にて情報を送る「メールＤＭ（ダイレクトメール）」、適切と思われる電子メールの文例を一覧にして示す「電子メール対応文例集」が適切なツールとして表示されている。例えば、「ＷＥＢチラシシステム」の項目が選択されると、図１１にページ６１として示すように、「ナビゲーションシステム提案書」の作成項目が表示され、ここで「作成する」ボタンを選択すると、ＷＥＢチラシ作成用のツール作成ページ６２が呼び出される。なお、ＷＥＢチラシ作成のためにＷＥＢチラシ用の標準レイアウトが雛形として図示しないデータベースに予め１つ以上格納されている。さらに、このデータベースにはＷＥＢチラシに加える店名、地図、画像等の表示素材群も格納されている。ディーラー端末４０を操作する担当者等は、ツール作成ページ６２において、標準レイアウトの選択や、表示素材群の中から表示素材の選択・ページ上への張り付け等の操作をすることで、画面上でＷＥＢチラシを作成し、所定のファイル形式で保存する。なお、作成されたＷＥＢチラシのファイルは、このファイルの添付された電子メールにより、あるいは、このＷＥＢチラシをダウンロードするホームページのＵＲＬを記載した電子メールにより顧客に伝えることで、このツールによる顧客への情報伝達が行われる。なお、ＨＴＭＬ形式で作成されるＨＴＭＬチラシもＷＥＢチラシと同様に作成・登録された後、そのＵＲＬを電子メールとして顧客に伝えることで、このツールによる情報伝達が行われる。

一方、図２において、ユーザ端末１０が自動作成されたホットラインページ（コミュニケーションページ）６０へアクセスする場合、ユーザが通知されたＵＲＬにアクセスすると、ログインページ５９（図９参照）が表示され、ここで当該ページに割り当てられている正当なＩＤとパスワードを入力することで、ホットラインページ６０へアクセスすることが可能となる。ホットラインページ６０は、案件トップページ５５でアルバムに登録された写真を表示するアルバム表示欄（図１０のアルバム表示欄６０ａ）と、案件トップページ５５との間で送受信された電子メールを一覧表示するメッセージ一覧欄（図１０のメッセージ一覧欄６０ｂ）と、メッセージ一覧欄で選択されたメッセージの内容と添付画像情報（図１０の添付画像６０ｅ）を表示するメッセージ内容欄（図１０のメッセージ内容欄６０ｃ）と、案件トップページ５５への送信メッセージの入力・送信欄６０ｄと、アルバム一覧欄６０ａに表示されている画像の拡大画像を一覧を表示するボタン６０ｆと、ディーラー端末４０側でページに貼り付けられた複数の画像情報（図１０の図面６０ｇ、コンピュータグラフィックス６０ｈ）とを表示する。

以上の説明したように、本実施の形態によれば、ディーラー側で閲覧・書き込みする担当者トップページ５２および案件トップページ５５と、案件トップページ５５と所定の情報を共有するものであってユーザ側で閲覧・書き込みを行うホットラインページ６０とを用いて、ユーザ（発注者）・ディーラー（受注者）間で送受信される情報を、所定のホームページ上で一覧管理できるようにしたので、送受信される情報の履歴管理を従来に比べ容易とすることができる。また、進捗状況と顧客に関する属性情報を入力することで、それらに基づいて各過程において適切であると考えられる顧客へのアプローチツールが自動的に提案されるようになっているので、発注者へ伝達する情報の選択や作成を従来に比べて容易にすることが可能となる。

また、図１におけるサーバ３０の機能の一部またはすべてを実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより案件管理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

ここで、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

なお、本発明の実施の形態は、上記のものに限定されることなく適宜変更可能である。例えば、各データベースを複数のサーバに分割して設けるようにしたり、案件処理システムで用いるホームページ上で閲覧可能な情報を各端末のローカルな記憶装置にダウンロードできるようにするツールを新たに追加したりすることが考えられる。

また、図５に示す進捗ゲージ５５ｆは、担当者により設定されるものとして説明した。しかし、これに限定されるものでなく、案件処理システム４１が担当者と顧客の間でやり取りされる電子メールやメッセージの意味解釈機能を備えて、意味解釈の結果に応じて自動的に進捗ゲージ５５ｆを更新するようにしてもよい。

また、図１に示すユーザ用処理領域の提供する機能およびディーラー用処理領域の提供する機能は１つのサーバ３０により提供されるものとして説明した。しかし、これに限定されるものでなく、ユーザ用処理領域の提供する機能やディーラー用処理領域の提供する機能は、複数のサーバにより実現され、これら複数のサーバの協調のもと前述の機能が提供されるようにしてもよい。

以上説明したように、本発明によるサーバおよび案件管理方法によれば、下記の効果を得ることができる。
本発明によれば、同一発注者との間で送受信した情報が一覧表示される。これにより、発注者、受注者間での応答が案件毎に管理されるとともに、それら応答がすべて記録として残る。よって、応答内容を容易に確認できるとともに、発注者と受注者間でのトラブルを防止できる。また、一覧表示した情報に対応づけて文字情報の入力及びその表示が行われる。よって、各応答に対しコメントを容易に残せる。なお、「発注者」とは、受注者に対し実際に何らかの発注を行った者のほか、発注者に対しコンタクトしてきた者も含むものとする。

本発明によれば、発注者との間の受注案件に関する進捗状況の入力及び表示が行われる。これにより、各案件の進捗状況を時系列的に確認することができる。
本発明によれば、前述の進捗状況が、送受信した情報を一覧表示する画面と同一画面上に表示される。これにより、各案件と関連付けて進捗状況を一目で確認することができる。

本発明によれば、受注者が発注者に接近を図るための接近手段であって、少なくとも１つはネットワークを介して情報を伝達する手段を含むものを複数種類予め記憶し、属性情報や進捗情報に基づいて１又は複数の接近手段が選択され表示される。これにより、受注者は、受注者の経験に頼ることなく、各受注者に対し、属性情報や進捗情報に基づいた各案件毎に最適な接近手段を選択でき、選択された接近手段を用いて販売促進活動を進めることができる。

本発明によれば、接近手段が、ネットワークを介して情報を伝達する第１の情報伝達手段と、文書にて情報を伝達する第２の情報伝達手段を含む。これにより、受注者はネットワークや郵送といった複数の経路により発注者に対し情報を伝達することができ、各案件毎に最適な接近手段を用いた受注者へのアプローチができる。

本発明によれば、発注者から受注者へネットワークを介して送信された情報の送信者に対応づけて所定の認証処理を経た後にアクセス可能なホームページを作成し、このホームページのアドレスとアクセスの認証情報とを、この受信情報の送信者に対して送信する。これにより、発注者および受注者が案件毎に特化したホームページ上でその案件に関する情報を容易に入手できる環境を提供できる。また、発注者は、各案件に特化したホームページに対し認証後にアクセス可能となるので、他社への情報の漏洩を防ぐことができるとともに、サーバにおいて認証により容易に対象とする案件を特定できるようになる。

本発明によれば、作成されたホームページが、当該発注者と当該受注者との間で情報を送受信するとともに、送受信した情報が一覧表示される。これにより、発注者および受注者は、案件毎に特化したホームページ上で情報のやり取りを容易に行うことができるようになる。

本発明によれば、作成されたホームページに、当該案件に関する画像情報の付加および表示を行える。案件に対し関連する画像を関連付けて付加・表示できるので、案件に関連する情報のビジュアル化ができるとともに、案件毎に特化したホームページの付加価値を高めることができる。

本発明によれば、現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報と新規に処理対処となった案件とが記憶手段に記憶され、この記憶手段を検索することにより、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストが表示される。これにより、受注者側では、各担当者の仕事の負荷を容易に確認できる。さらに、受注側では、新規に処理対処となった案件の担当者の決定を担当者の負荷に応じて決定することが可能となる。

本発明の案件処理システムの実施形態の構成および情報の流れを示すシステム図。 図１の案件処理システムの動作を説明するためのブロック図。 図２の案件処理システム担当者トップページ５２の構成例を示す図。 図２の案件処理システム管理者トップページ５４の構成例を示す図。 図２の案件処理システム案件トップページ５５の構成例を示す図。 図２の属性データ確認更新入力ページ５６の構成例を示す図。 図２のアルバム更新ページ５７の構成例を示す図。 図２の進捗メッセージ入力フォーム５８の構成例を示す図。 図２のログインページ５９の構成例を示す図。 図２のホットラインページ６０の構成例を示す図。 図２のアプローチツール選択ページ６１およびツール活用ページ６２の構成例を示す図。 本実施形態の管理ＨＰ初期設定変更ページ７１の構成例を示す図。 本実施形態の案件属性変更ページ７２の構成例を示す図。 本実施形態の自店ＨＰ更新／修正ページ７３の構成例を示す図。 図１４の自店ＨＰ更新／修正ページ７３による機能を説明するための図。 本実施形態の自店ＨＰアクセスログ機能を説明するための図。 本実施形態のスローガン入力機能を説明するための図。

符号の説明

１０：ユーザ端末（コンピュータ端末）
１５：案件処理システム
２０：ネットワーク
３０：サーバ
４０：ディーラー端末（コンピュータ端末）
４１：案件処理システム

Claims (5)

1. 受注者が発注者に接近を図るための接近手段であって、少なくとも１つはネットワークを介して情報を伝達する手段を含むものを複数種類予め記憶した記憶手段と、
   発注者に関する属性情報を入力する属性情報入力手段と、
   当該受注案件に関する進捗情報を入力する進捗情報入力手段と、
   属性情報入力手段によって入力された属性情報と、進捗情報入力手段によって入力された進捗情報とに基づいて、前記記憶手段に記憶されている複数の接近手段から１又は複数の接近手段を選択して表示する接近手段選択手段と
   を備えることを特徴とするサーバ。
2. 前記接近手段が、ネットワークを介して情報を伝達する第１の情報伝達手段と、文書にて情報を伝達する第２の情報伝達手段を含んでいることを特徴とする請求項１記載のサーバ。
3. 現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報と、新規に処理対処となった案件とを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段を検索することにより、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストを表示する手段と
   を備えることを特徴とするサーバ。
4. 発注者に関する属性情報を入力する属性情報入力過程と、
   当該受注案件に関する進捗情報を入力する進捗情報入力過程と、
   属性情報入力過程で入力された属性情報と、進捗情報入力過程で入力された進捗情報とに基づいて、受注者が発注者に接近を図るための接近手段であって、少なくとも１つはネットワークを介して情報を伝達する手段を含むものを複数種類予め記憶した記憶手段に記憶されている複数の接近手段から１又は複数の接近手段を選択して表示する接近手段選択過程と
   を有することを特徴とする案件処理方法。
5. 現在処理対象となっている案件に対し各案件の担当者を対応付けた情報と、新規に処理対処となった案件とを記憶する記憶手段を用いて各案件の検索を行う過程と、
   前記記憶手段の検索結果より、各担当者毎に処理対象となっている案件の一覧リスト、および、新規に処理対象となった案件の一覧リストを生成し、表示させる過程と
   を有することを特徴とする案件処理方法。

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