JP2007140803A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】キーワード入力をしなくても、目的とするキーワードの検索をクリック操作のみで行い、イメージファイルを検索することができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】ディスプレイ６上に表示された実体文書４の管理番号（文書ＩＤ）、実体文書４内の文字の位置情報及び大きさを抽出し、文書ＩＤ、位置情報及び大きさを記録した検索用インデックスを作成して検索用インデックスデータベース５に格納する登録処理部２、データベース５に格納された検索用インデックスの文書ＩＤ、位置情報及び大きさを元に、ディスプレイ６に表示中の文書の文書ＩＤ及びユーザがポインティングデバイス７でクリックした文字の位置情報及び大きさからクリックした文字を認識し、データベース５から、認識した文字を含むイメージファイルを検索し、検索したイメージファイルをディスプレイ６に表示する検索処理部３を備えたものである。
【選択図】図１

Description

この発明は、サーバに登録されたイメージファイルの検索について、画面上の文字をクリックするだけで、対象文字に関連するイメージファイルの検索ができ、検索操作を効率よく行える文書管理システムに関するものである。

従来の文書管理システムにおける検索は、キーワード入力による検索が主である。また、ポインティングデバイス操作により検索可能なシステムにおいては、クリック座標位置から指定の範囲内の文字を検索キーとして検索を行う方法、ドラック操作により指定した範囲内の文字を検索キーとして検索を行う方法が開示されている。（例えば、特許文献１参照）

特開２００２−１９７１０４号公報（第３−５頁、図１−図６）

従来の文書管理システムでは、キーワード入力により検索を行うため、入力操作に手間が掛るという問題があった。

また、クリック操作で検索を行う上記特許文献１のような検索システムは、文字範囲を指定するものであるため、目的とするキーワードが検索されない場合が生じるという問題がある。

この発明は上記のような問題を解決するためになされたものであり、キーワード入力をしなくても、目的とするキーワードの検索をクリック操作のみで行い、イメージファイルを検索することができる文書管理システムを提供することを目的とする。

この発明に係る文書管理システムは、ディスプレイ上に表示された実体文書における文書の管理番号（文書ＩＤ）、上記実体文書内の文字の位置情報及び大きさを抽出し、上記文書ＩＤ、文字の位置情報及び大きさを記録した検索用インデックスを作成し、上記検索用インデックスを検索用インデックスデータベースに格納する登録処理部、
上記検索用インデックスデータベースに格納された検索用インデックスの文書ＩＤ、文字の位置情報及び大きさを元に、ディスプレイに表示中の文書の上記文書ＩＤ、及び上記ディスプレイに表示中の文書内のユーザがクリックした文字の位置情報及び大きさから上記クリックした文字を認識する文字抽出処理部、
上記認識した文字を含むイメージファイルを上記検索用インデックスデータベースから検索する文字検索処理部を備え、
上記検索したイメージファイルを表示するものである。

この発明に係る文書管理システムよれば、クリック操作により検索が行えるため、キーワード入力操作を省くことができ、検索操作の効率化を図ることができるとともに、文字毎の位置情報及び大きさを利用して検索対象の文字（キーワード）の認識及び検索対象の文字を含むイメージファイルの検索を行うことにより、目的とするキーワードの検索を確実に行うことができる。

実施の形態１．
図１は、この発明に係る文書管理システムの実施の形態１を示すブロック図である。図１において、文書管理システム１は、実体文書４の管理番号（文書ＩＤ）、実体文書４の文書内の文字に関する情報（位置情報及び大きさ）を抽出し、文書ＩＤ、位置情報及び大きさを記録した検索インデックスを作成し、検索インデックスデータベース５に作成した検索インデックスを格納する登録処理部２と、ディスプレイ６上に表示されたイメージファイル内の文字をポインティングデバイス７でクリックすることで、ユーザがクリックした座標情報から、検索インデックスデータベース５の文書ＩＤ、位置情報を元に、クリックした対象の文字を認識し、認識した文字を含むイメージファイルを検索し、検索したイメージファイルをディスプレイ６上に表示する検索処理部３を備えている。

図２は、この実施の形態１における登録処理部２の処理内容を説明する図である。
図２において、登録処理部２は、文字認識技術を応用し、ディスプレイ上に表示された実体文書４に記載されている文字を検索し、例えば、破線で示した大きさの矩形領域内に含まれる文字（ＡＡＡ）の抽出を行う。抽出した矩形領域情報（左上Ｘ座標Ｌｘ、左上Ｙ座標Ｌｙ、幅Ｗ、高さＨ）及び文字、実体文書４毎に与える文書ＩＤを検索インデックス５ａに記録し、検索インデックスデータベース５に格納する。

図３は、この実施の形態１における検索処理部内の詳細を示すブロック図である。図３に示したように、検索処理部３は、ディスプレイに表示中の文書の文書ＩＤ、ポインティングデバイス７でクリックされた文字の座標情報及び大きさを取得し、検索インデックスデータベース５の検索インデックスデータ５ａの文書ＩＤ、位置情報を元に、クリックされた対象の文字を認識する文字抽出処理部１１、認識された文字を含むイメージファイルを検索インデックスデータベース５から検索し、検索されたイメージファイルをディスプレイ６に表示する文字検索処理部１２を有する。

図４は、この実施の形態１における、検索処理部の処理手順を示すフローチャートであり、図５は、この実施の形態１における検索処理部の処理例を示す説明図である。検索処理部の動作について図４及び図５を参照して説明する。

図４において、ユーザがポインティングデバイスによりディスプレイ上に表示中のイメージファイル内の文字をクリックすると（Ｓ１０１）、文字抽出処理部１１は文書ＩＤ、クリック座標を取得し（Ｓ１０２）、検索インデックスデータベース５内にある検索インデックスデータ５ａの文書ＩＤ、位置情報及び大きさ（幅Ｗ、高さＨ）によりクリックした文字の文字認識を行う（Ｓ１０３）。文字抽出処理部１１による文字認識後、文字検索処理部１２において、認識された文字を含むイメージファイルを検索インデックスデータベース５から検索する（Ｓ１０４）。その後、検索されたイメージファイルをディスプレイ上に表示する（Ｓ１０５）。

次に、図５において、図４の処理フローによる処理例を説明する。
まず、図５（ａ）に示したように、ユーザのポインティングデバイス７によるクリック操作により、文字抽出処理部１１は文書ＩＤ＝ＩＤ１、クリック座標＝（ｘ，ｙ）及びクリックした文字（ここではＡＡＡ）の幅Ｗ及び高さＨを取得する。検索インデックスデータベース５内の検索インデックス５ａの文書ＩＤ座標、幅Ｗ及び高さＨと比較し、下記検索式（式（１）及び式（２））によりクリック座標＝（ｘ，ｙ）を含む位置情報を算出することで、文字＝ＡＡＡが認識される。
＜検索式＞
Ｌｘ１＜ｘ＜Ｌｘ１＋Ｗ…式（１）
Ｌｙ１＜ｙ＜Ｌｙ１＋Ｈ…式（２）

図５（ａ）において文字＝ＡＡＡが認識されると、図５（ｂ）に示したように、文字検索処理部１２において認識文字＝ＡＡＡの検索を行い、文字＝ＡＡＡを含む文書ＩＤ＝ＩＤ２が検索される。イメージファイル（文書ＩＤ＝ＩＤ２）が検索インデックスデータベース５から検索されると、文書ＩＤ＝ＩＤ２に相当するイメージファイルがディスプレイ６上に表示される。

この実施の形態１によれば、ディスプレー上に表示中の文書においてクリック操作により検索対象の文字（キーワード）を選択することにより、選択した文字を含むイメージファイルの検索ができ、キーワード入力を必要としないため、検索操作の効率化を図ることができ、また、検索対象の文字（キーワード）の検索を確実に行うことができる。

実施の形態２．
図６は、この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態２の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。なお、図６において、上記実施の形態１と同一符号は同一部分または相当部分を示す。

図６において、上記実施の形態１と異なる点は、検索処理部３が、検索文字強調表示処理部１３を備えた点であり、文字検索処理部１２により検索され、ディスプレイ６上に表示されたイメージファイル内の検索対象の文字は検索文字強調表示処理部１３により強調表示（例えば、色枠表示）される。

図７は、この実施の形態２における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。図７を参照して、検索処理部の処理手順を説明する。なお、上記実施の形態１と共通するステップは同一符号を付している。

文字検索処理部１２で検索対象の文字を含むイメージファイルが検索される（Ｓ１０４）と、検索文字強調表示処理部１３は、対象の文字の位置情報を元にして、対象の文字を強調表示（色枠表示）しながらイメージファイルを表示する（Ｓ２０１）。

この実施の形態２によれば、ディスプレイ上に表示された検索イメージファイル内の検索対象の文字が強調表示されるため、ユーザは一目で検索対象の文字を確認することができる。

実施の形態３．
図８は、この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態３の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。なお、上記実施の形態２と同一符号は同一部分または相当部分を示す。

図８に示したように、この実施の形態３では、検索処理部３が、検索件数判別処理部１４と、メッセージ表示処理部１５とを備えている。文字検索処理部１２の検索結果に対し、検索件数判別処理部１４は検索したイメージファイルの件数を判別し、メッセージ表示処理部１５は検索件数が０件の場合に、ディスプレイ６上に関連するイメージファイルがない旨のメッセージウィンドウを表示する。

図９は、この実施の形態３における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。図９を参照して、検索件数が０件の場合の検索処理部の動作について説明する。なお、上記実施の形態２と共通の箇所は同じステップ番号を付けている。また、抽出文字による検索（Ｓ１０４）までのフローの説明は実施の形態２と同様である。

文字検索処理部１２で対象の文字を含むイメージファイルが検索される（Ｓ１０４）と、文字検索処理部１２の検索結果から検索件数判別処理部１４はイメージファイルの有無を判別し（Ｓ３０１）、対象の文字を含むイメージファイルが検索されるとイメージファイルを表示し、文字を強調表示する（Ｓ２０１）。検索対象の文字を含むイメージファイルがなければ、メッセージ表示処理部１５は検索対象の文字を含むイメージファイルがない旨のメッセージウィンドウを表示する（Ｓ３０２）。

この実施の形態３によれば、クリックした対象の文字を含むイメージファイルがない場合は、その旨のメッセージウィンドウが表示されるため、ユーザの確認が容易になる。

なお、この実施の形態３において、クリックした対象の文字を含むイメージファイルが検索された場合に、検索対象の文字が強調表示されるように検索文字強調表示処理部１３を設けたが、単に、検索されたイメージファイルを検索件数判別処理部１４が表示するようにしてもよい。

実施の形態４．
図１０は、この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態４の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。なお、図１０において、上記実施の形態３と同一符号は同一部分または相当部分を示す。

図１０に示したように、この実施の形態４では、検索処理部３が、検索件数判別処理部１４と、リスト表示処理部１６とを備えている。検索件数判別処理部１４にて判別された件数が複数あった場合に、表示するリスト表示処理部１６はディスプレイ６上に検索したイメージファイルのファイル名の一覧を表示する。

図１１は、この実施の形態４における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。図１１を参照して、検索件数が複数あった場合の検索処理部の動作について説明する。なお、上記実施の形態３と共通の箇所は同じステップ番号を付けている。また、抽出文字による検索（Ｓ１０４）までのフローの説明は実施の形態２と同様である。

文字検索処理部１２で検索対象の文字を含むイメージファイルが検索される（Ｓ１０４）と、検索件数判別処理部１４は文字検索処理部１２の検索結果から検索したイメージファイルの件数を判別し（Ｓ４０１）、検索したイメージファイルが１つの場合、イメージファイルをディスプレイ６上に表示し、対象の文字を強調表示する（Ｓ２０１）。検索したイメージファイルが複数ある場合、リスト表示処理部１６は検索したイメージファイルのファイル名の一覧を表示する（Ｓ４０２）。

この実施の形態４によれば、クリックした対象の文字を含むイメージファイルが複数ある場合でも、検索したイメージファイルの一覧がリスト表示されるので、ユーザの確認が容易になる。

なお、この実施の形態４において、クリックした対象の文字を含むイメージファイルが検索された場合に、検索対象の文字が強調表示されるように検索文字強調表示処理部１３を設けたが、単に、検索されたイメージファイルを検索件数判別処理部１４が表示するようにしてもよい。

実施の形態５．
図１２は、この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態５の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。なお、図１２において、上記実施の形態４と同一符号は同一部分または相当部分を示す。

図１２に示したように、この実施の形態５では、検索処理部３が、検索件数判別処理部１４と、表示モード切替処理部１７とを備えている。検索件数判別処理部１４にて判別された件数が複数あった場合に、表示モード切替処理部１７はディスプレイ６上へ検索したイメージファイルの表示を、ファイル名の一覧表示またはイメージファイルのサムネイル表示のいずれかに設定した表示方法に切替えて表示する。

図１３は、この実施の形態５における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。図１３を参照して、検索件数が複数あった場合の検索処理部３の動作について説明する。なお、上記実施の形態４と共通の箇所は同じステップ番号を付けている。また、検索結果の件数判別（Ｓ４０１）までのフローの説明は実施の形態４と同様である。

文字検索処理部１２で対象の文字を含むイメージファイルが検索される（Ｓ１０４）と、検索したイメージファイルが１つの場合はイメージファイルをディスプレイ６上に表示し、対象の文字を強調表示する（Ｓ２０１）。検索したイメージファイルが複数ある場合、表示モード切替処理部１７は検索されたイメージファイルの表示モードの設定を取得し（Ｓ５０１）、設定がリスト表示するモードであれば、ファイル名の一覧を表示し（Ｓ５０２）、設定がサムネイル表示するモードであれば、イメージファイルのサムネール表示を行う（Ｓ５０３）。

この実施の形態５によれば、クリックした対象の文字を含むイメージファイルが複数ある場合に、検索したイメージファイルの表示方法が選択できるため、ユーザの要望に合わせた表示が可能となる。

なお、この実施の形態５において、クリックした対象の文字を含むイメージファイルが検索された場合に、検索対象の文字が強調表示されるように検索文字強調表示処理部１３を設けたが、単に、検索されたイメージファイルを検索件数判別処理部１４が表示するようにしてもよい。

この発明に係る文書管理システムは、サーバに登録されたイメージファイルの検索における検索操作を効率よく行うのに有効に利用することができる。

この発明に係る文書管理システムの実施の形態１を示すブロック図である。 実施の形態１における登録処理部２の処理内容を説明する図である。 実施の形態１における検索処理部内の詳細を示すブロック図である。 実施の形態１における、検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。 実施の形態１における検索処理部の処理例を示す説明図である。 この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態２の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。 実施の形態２における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。 この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態３の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。 実施の形態３における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。 この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態４の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。 実施の形態４における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。 この発明に係る文書管理システムにおける実施の形態５の検索処理部内の詳細を示すブロック図である。 実施の形態５における検索処理部の処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 文書管理システム、２ 登録処理部、３ 検索処理部、４ 実体文書、
５ 検索インデックスデータベース、５ａ 検索インデックス、６ ディスプレイ、
７ ポインティングデバイス、１１ 文字抽出処理部、１２ 文字検索処理部、
１３ 検索文字強調表示処理部、１４ 検索件数判別処理部、
１５ メッセージ表示処理部、１６ リスト表示処理部、１７ 表示モード切替処理部。

Claims (5)

1. ディスプレイ上に表示された実体文書における文書の管理番号（文書ＩＤ）、上記実体文書内の文字の位置情報及び大きさを抽出し、上記文書ＩＤ、文字の位置情報及び大きさを記録した検索用インデックスを作成し、上記検索用インデックスを検索用インデックスデータベースに格納する登録処理部、
   上記検索用インデックスデータベースに格納された検索用インデックスの文書ＩＤ、文字の位置情報及び大きさを元に、ディスプレイに表示中の文書の上記文書ＩＤ、及び上記ディスプレイに表示中の文書内のユーザがクリックした文字の位置情報及び大きさから上記クリックした文字を認識する文字抽出処理部、
   上記認識した文字を含むイメージファイルを上記検索用インデックスデータベースから検索する文字検索処理部を備え、
   上記検索したイメージファイルを表示することを特徴とする文書管理システム。
2. 上記検索したイメージファイルの表示において上記認識した文字を強調表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 上記文字検索処理部が検索した検索件数を判別し、上記認識した文字を含むイメージファイルが検索されない場合に、上記ディスプレイ上に該当文書がない旨のメッセージを表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
4. 上記文字検索処理部が検索した検索件数を判別し、上記検索したイメージファイルが一つの場合は、検索したイメージファイルを表示し、上記検索したイメージファイルが複数ある場合は、検索したイメージファイルのリストを表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
5. 上記文字検索処理部が検索した検索件数を判別し、上記検索したイメージファイルが複数の場合に、ファイル名を一覧表示またはサムネイル表示に切り替えて表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。

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