JP2006228067A - 文書管理システム及び文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 階層化されたフォルダに電子文書が保存されているシステムにおいて、検索結果を視覚的に好適に利用者に提示することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供する。
【解決手段】 クライアント１０００からの指示に基づいてサーバ１１００では、データベースに格納された階層構造を有するフォルダ内から所望の電子文書を検索制御部１１０２が検索する。クライアント１０００はその結果を受信すると、検索された電子文書が保存されているフォルダのアイコン等を階層構造を持たせてモニタに一覧表示するとともに、アイコン等が一覧表示されたフォルダ内に保存されている電子文書を示すアイコン等を、それぞれのフォルダのアイコンの表示位置に対応付けて表示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子文書をシステム内の階層化されたフォルダ内に保存して管理する文書管理システム及び文書管理方法に関し、特に、電子文書を検索するための機構を備えた文書管理システム及び文書管理方法に関する。

近年のオフィス環境では、原稿を読み取って電子化するデバイスと、電子文書を管理するサーバと、それらを利用するためのパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等のクライアントが同一ネットワーク上に配置・接続された文書管理システムが構築されている。そして、そのような文書管理システム内に階層的にフォルダを作成し、フォルダ内に電子文書を保存することによって、視覚的に電子文書を管理しやすくしているシステムも数多く存在する。

一方で、文書名やインデックス等の文書属性検索や全文検索等の文書検索機構は、フォルダ階層を利用することなく、検索処理の実行者が所望する電子文書へたどり着くための検索手段として一般に利用されている。図４は、従来の一般的な文書管理システムにおける文書検索結果の一覧表示例を示す図である。従来の文書管理システムでは、図４に示すように、キーワード等を入力して文書検索した検索結果として、該当する文書名やそれに付帯する情報等がフォルダや階層に関係なく一覧表示される。例えば、図４に示す例では、領域４００１には、検索されヒットした電子文書の一覧がサイズ等の属性と共に表示されている。尚、図４に示す従来例では、文書の格納場所（フォルダ）に関する情報については、領域４００１に表示された検索結果のうち注目する文書名をマウス等で指定することによって、当該電子文書の格納場所が別欄の領域４００２に表示される。
特開２００１−０４３２３１号公報

しかしながら、図４に示されたような従来の検索結果表示においては、電子文書が格納されているフォルダの構造や階層に関係なく単に一覧表示されるだけである。例えば、検索範囲内に複数のフォルダが存在して電子文書が保存されている場合は、同一文書名を有する電子文書がいくつも存在する場合が考えられる。このような場合、図４に示すように、検索された結果が表示される際に、同一文書名の文書が複数表示され、利用者にとってどれが所望の電子文書か一見しただけでは分からない。また、一覧表示する電子文書の属性としてフォルダ名をあわせて表示することによって上記問題は一部軽減されるが、利用者にとっては依然として視覚的に階層構造が判断しにくく、検索結果を的確に認識するという点では問題が残ってしまう。

本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、階層化されたフォルダに電子文書が保存されているシステムにおいて、検索結果を視覚的に好適に利用者に提示することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、階層構造を有するフォルダ内に電子文書を保存する文書管理システムであって、
電子文書を検索する検索手段と、
前記検索手段によって検索された前記電子文書が保存されているフォルダの情報を階層構造を持たせて一覧表示する第１の表示手段と、
前記第１の表示手段によって情報が一覧表示された前記フォルダ内に保存されている前記検索手段によって検索された電子文書を示す情報を、それぞれのフォルダの情報の表示位置に対応付けて表示する第２の表示手段と
を備えることを特徴とする。

また、本発明に係る上記文書管理システムは、
前記検索手段によって検索された電子文書の検索ヒット率を算出する算出手段をさらに備え、
前記第２の表示手段は、前記電子文書が保存されているフォルダの情報の表示位置を縦軸にとり、前記算出手段によって算出された該電子文書の検索ヒット率を横軸にとった場合に決定される２次元位置に該電子文書を示す情報を表示することを特徴とする。

さらに、本発明に係る上記文書管理システムは、前記算出手段が、検索対象である電子文書から検索された文字列から得られる文字検出数と最大検索文字列検出数との比に基づいて前記検索ヒット率を算出することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る上記文書管理システムは、前記検索手段によって検索された前記電子文書を保存するフォルダに上位フォルダが存在する場合、前記第１の表示手段が、前記電子文書を保存する前記フォルダの情報の表示位置に対して階層的に上位の表示位置に前記上位フォルダの情報を表示することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る上記文書管理システムは、
前記第１の表示手段が、前記検索手段によって検索された前記電子文書が保存されている前記フォルダのフォルダ名を該フォルダを示すアイコンとともに表示し、
前記第２の表示手段が、前記検索手段によって検索された前記電子文書の文書名と該電子文書のアイコンとを前記フォルダのアイコンの表示位置に対応付けて表示する
ことを特徴とする。

さらにまた、上記課題を解決するために、本発明は、階層構造を有するフォルダ内から電子文書を検索する文書管理方法であって、
電子文書を検索する検索工程と、
前記検索工程によって検索された前記電子文書が保存されているフォルダの情報を階層構造を持たせて所定画面上に一覧表示する第１の表示工程と、
前記第１の表示工程によって情報が一覧表示された前記フォルダ内に保存されている前記検索工程によって検索された電子文書を示す情報を、それぞれのフォルダの情報の表示位置に対応付けて前記画面上に表示する第２の表示工程と
を有することを特徴とする。

本発明によれば、階層化されたフォルダに電子文書が保存されているシステムにおいて、検索結果を視覚的に好適に利用者に提示することができる。

以下、図面を参照して、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成及び検索動作、結果表示等の詳細について説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る検索結果表示機能を具備する文書管理システムのシステム構成を示すブロック図である。本実施形態に係る文書管理システムは、図１に示すように、クライアント１０００とサーバ１１００で構成された、パーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント／サーバ型のアプリケーションが実行可能であり、原稿を読み取って電子文書に変換するスキャナ等のデバイスや、ＯＳ上のファイルから電子文書を取り込み、それらの電子文書を管理するものである。

＜クライアント１０００の細部構成＞
図１において、クライアント１０００は、文書入出力やユーザ操作を行う文書入出力処理機能と、各種処理を行う内部処理機能とを有する。

図１において、１００１はユーザインタフェース部である。本実施形態に係る文書管理システムのユーザは、ユーザインタフェース部１００１を介して、サーバ１１００に対する電子文書の登録・保存や、文書サーバ１１００からの電子文書の獲得、あるいは電子文書の検索といった操作を行う。また、ユーザは、電子文書の検索操作や、以下で説明する検索された電子文書の一覧表示といった各種操作もユーザインタフェース部１００１で行う。

ユーザインタフェース部１００１から操作された情報は、コマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われる。また、必要であれば、サーバ１１００との通信を行うためのコマンドもコマンド制御部１００２で作成される。

また、クライアント１０００において、スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御が行われる。さらに、デバイス制御部１００３では、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。

さらにまた、ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部１００４において入力処理させることができる。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もファイル制御部１００４で行われる。

さらにまた、外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理を行うサーバ１１００内の電子文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから電子文書を受け取ったりするといった処理を行う。例えば、外部モジュール通信部１００５は、ＭＡＰＩに対応したメーラーにサーバ１１００で管理している電子文書を渡したりする処理を行う。

以上説明した各制御部等を具備することにより、クライアント１０００は電子文書の入出力処理機能を満足する。次に、クライアント１０００内に配置された各種処理機能を果たす制御部等について説明する。

文書管理制御部１００６は、クライアント１０００の心臓部であり、上述した入出力処理を行うコマンド制御部１００２、デバイス制御部部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。テンポラリデータを保存するための内部データ保存部１００７は、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する。

また、ファイル解析部１００８は、登録された文書が画像として扱うことのできる電子文書であるかどうかを判断する。その結果、画像として扱える電子文書であれば、イメージ文書処理部１０１０によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば、コード文書処理部１００９で処理が行われる。尚、文書管理を行うサーバ１１００上でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の取得処理等は、このコード文書処理部１００９で行われる。

さらに、通信制御部１０１１は、サーバ１１００と通信するための制御を行う。尚、本実施形態に係るクライアント１０００において通信制御部１０１１は文書管理を行うサーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御は、ＯＳに用意されたものを使用している。

＜サーバ１１００の細部構成＞
次に、サーバ１１００内に配置される各種処理部について説明する。図１に示すサーバ１１００は、各種処理を行う処理機能と、データベースに関する処理を行うデータベース処理機能とを備える。

まず、通信制御部１１０１は、クライアント１０００の通信制御部１０１１と通信のための制御を行う。但し、サーバ１１００の通信制御部１１０１は、多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能である。

検索制御部１１０２は、クライアント１０００から依頼された検索のための処理を行ったり、登録された電子文書の検索用インデックス作成のための処理を行う。また、本実施形態に係る検索制御部１１０２は、検索結果の該当率（検索ヒット率）を算出する処理も行う。例えば、本実施形態では、該当率（検索ヒット率）を文書中のキーワードの検出数とする。

さらに、図１において、ファイル解析部１１０３、コード文書処理部１１０４及びイメージ文書処理部１１０５について、主な機能はクライアント１０００が備える各部と同じであるが、サーバ１１００では登録された電子文書に応じて検索用のインデックスを当該電子文書から抽出する処理を行っている。すなわち、ファイル解析部１１０３で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、コード文書処理部１１０４を使用してインデックスデータを抽出する。一方、イメージ文書であればイメージ文書処理部１１０５でイメージ処理を行い、ＯＣＲエンジン１１０６を使用してインデックスデータを抽出する。

さらにまた、文書管理制御部１１０７で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。

次に、サーバ１１００におけるデータベース処理機能について説明する。まず、データベース制御部１１０８は、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１１０９、属性データベース１１１０、及び全文検索用データベース１１１１に対応する電子文書を保存する処理を行う。また、データベース制御部１１０８は、クライアント１０００からの要求に応じて、それぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡す電子文書を作成する処理を行う。

ボリュームデータベース１１０９は、画像文書やコード文書そのものが保存されるデータベースである。また、属性データベース１１１０は、文書の名前、作成日付、或いはコメント等の属性に関する情報が保存されるデータベースである。さらに、属性データベース１１１０には、文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データも保存している。

さらにまた、全文検索用データベース１１１１には、登録された電子文書からテキストデータを抽出してインデックス情報にしたデータが登録される。すなわち、クライアント１０００で全文検索が指示されると、全文検索データベース１１１１内を検索する。

図１２は、本発明の一実施形態に係るクライアント１０００及びサーバ１１００を実現するためのコンピュータのハードウェア構成を示すブロック図である。図１２に示すように、クライアント１０００やサーバ１１００では、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、ハードディスク（ＨＤＤ）３０４、ネットワークＩ／Ｆ３０５、ビデオＩ／Ｆ３０６、ポインティングデバイス３０７、キーボード３０８、記録媒体ドライブ（記憶媒体ドライブ）３０９が、それぞれシステムバス３１０を介して互いに接続されている。システムバス３１０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図１２では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースやいわゆるＳＣＳＩやＡＴＡＰＩのような入出力用インタフェースは省略されている。

ＣＰＵ３０１は、四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウェアやソフトウェアの制御を行う。ＲＡＭ３０２には、ハードディスク３０４や記録媒体ドライブ３０９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記録媒体（記憶媒体）から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらはＣＰＵ３０１の制御のもとに実行される。ＲＯＭ３０３にはオペレーションシステムと協働してハードディスク等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。

ハードディスク３０４は、オペレーションシステムや以下に示す各端末で実行されるフローチャートのステップに対応する部分を実行するためのアプリケーションプログラムや、各種データを記憶している。また、本発明で説明される各種データベースやテーブル等も記憶している。

ネットワークＩ／Ｆ３０５は、ＣＰＵ３０１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してＬＡＮ１０３を介した外部との通信を行う。ビデオＩ／Ｆ３０６はディスプレイ装置３２１に出力する画像信号を生成する。また、ポインティングデバイス３０７及びキーボード３０８は、ＣＰＵ３０１に対して各種指示の入力を実現する入力部として機能する。記録媒体ドライブ３０９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／ＷやＭＯ等の記録媒体を装着してアプリケーションプログラムをハードディスク３０４にインストールするために用いる。

図２は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムにおけるクライアント１０００及びサーバ１１００による文書登録処理の基本動作を説明するためのフローチャートである。

＜クライアント文書登録処理＞
まず、クライアント１０００における文書登録の処理について図２（ａ）を用いて説明する。

クライアント１０００においては、まず、文書管理アプリケーションにファイルを取り込む処理を行う（ステップＳ２０１）。ステップＳ２０１のファイル取り込み処理では、デバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４、及び外部モジュール制御部１００５を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。

次に、取り込んだファイルを解析する処理を行う（ステップＳ２０２）。ステップＳ２０２のファイル解析処理では、ファイル解析部１００８で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報等の取り込みといった処理を行う。

そして、解析された文書が画像文書であるかコード文書であるかを判断する（ステップＳ２０３）。尚、この判断もファイル解析部１００８で行われる。文書を文書管理を行うサーバ１１００に登録する際には、クライアント１０００で文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。そこで、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、このサムネイル作成処理をクライアント１０００で行っている。そのために、クライアント１０００では、ファイルの内容を解析する必要があり、ファイルの処理するモジュールを変更している。

ステップＳ２０３の判断の結果からコード文書と判断された場合（Ｙｅｓ）は、コード文書処理が行われる（ステップＳ２０４）。当該コード文書処理はコード文書処理部１００９で行われ、コード文書からクライアントで表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出したりといったことが行われる。

一方、イメージ文書であると判断された場合（Ｎｏ）は、イメージ文書処理が行われる（ステップＳ２０５）。ステップＳ２０５のイメージ文書処理は、イメージ文書処理部１０１０で行われ、サムネイル作成等を行う。この際、テンポラリデータを格納する内部データ保存部１００７に一時的にファイルが蓄積されることがある。

コード文書処理（ステップＳ２０４）又はイメージ文書処理（ステップＳ２０５）の後、サムネイル及び文書データをサーバ１１００に送信するための処理が行われる（ステップＳ２０６）。尚、本実施形態では、通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。以上が、クライアント１０００における文書登録処理である。

＜サーバ文書登録処理＞
次に、サーバ１１００側における文書登録処理について説明する。まず、サーバ１１００では、クライアント１０００から送信されたデータを受信する処理が行われる（ステップＳ２１１）。尚、ここでもクライアント１０００と同様に、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。

次に、ステップＳ２１１で受信したファイルを解析する処理を行う（ステップＳ２１２）。尚、この処理は、検索制御部１１０２からの指示でファイル解析部１１０３で行われる。その後、解析された文書が画像文書であるかコード文書であるかを判断する（ステップＳ２１３）。ステップＳ２１３の判断もファイル解析部１１０３で行われる。ここで、サーバ１１００に登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのためにはファイルの内容を解析する必要があり、ファイルの処理するモジュールを変更している。

ステップＳ２１３においてコード文書であると判断された場合（Ｙｅｓ）は、コード文書処理が行われる（ステップＳ２１４）。この処理は、コード文書処理部１１０４で行われ、コード文書から検索用インデックスデータが抽出される。

一方、イメージ文書であると判断された場合（Ｎｏ）は、イメージ文書処理が行われる（ステップＳ２１５）。この処理は、イメージ文書処理部１１０５で行われ、文書の画像変換が行われる。ここで行う画像変換は、ＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像は、クライアント１０００から受信した文書をそのまま登録する。イメージ文書処理（ステップＳ２１５）の後、ステップＳ２１５で変換された画像に対してＯＣＲ処理を行い、検索用インデックスデータを抽出する（ステップＳ２１６）。

コード文書処理（ステップＳ２１４）及びＯＣＲ処理（ステップＳ２１６）の後、クライアント１０００から受信した文書データをボリュームデータベース１１０９に登録・保存する処理を行う（ステップＳ２１７）。ボリュームデータベース１１０９に保存されるデータは、受信した文書データそのもの及びサムネイルデータである。

その後、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、全文検索用データベース１１１１に登録する処理を行う（ステップＳ２１８）。そして、文書の属性データ及びボリュームデータベース１１０９に登録した文書データのＩＤ、全文検索用データベース１１１１に登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１１１０に登録する（ステップＳ２１９）。これによって、属性データベース１１１０、ボリュームデータベース１１０９、検索用データベース１１１１に登録されたデータの対応付けを行っている。以上が、サーバ１１００における文書登録処理である。

図３は、本実施形態に係る文書管理システムのサーバ１１００における属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造の概念図である。図３において、３００１は属性データベースのルートを示しており、登録されるすべてのデータはルート３００１の子データである。

また、図３において、３００２はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータ３００２は、フォルダＩＤとフォルダ属性情報と親フォルダＩＤとを含んでいる。フォルダ属性情報には、フォルダ名やフォルダの作成日時等が格納される。また、親フォルダＩＤには、自分自身が格納されているフォルダのＩＤが格納される。尚、第１階層にあるフォルダの親フォルダはルート３００１となる。また、フォルダは複数存在することができるので、最上位に位置するフォルダは、その数分だけ、フォルダデータ３００３のように、ルート３００１に接続される子データとして登録される。

さらに、図３において、３００４は文書データであり、格納されるフォルダデータ３００２の子データとして存在する。文書データ３００４は、文書ＩＤ、文書属性情報、ボリュームＩＤ、検索インデックスＩＤ及び親フォルダＩＤを含んでおり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータ等のデータを保存している。文書データ３００４もフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ文書データ３００５のように登録される。

ここで、検索インデックスＩＤは、全文検索データベース１１１１に保存された情報のＩＤである。また、ボリュームデータＩＤは、ボリュームデータベース１１０９に登録されたＩＤである。これらのＩＤに基づいて各データベースからは情報を引き出すことが可能である。

また、フォルダの下にさらに下位のフォルダを存在させ、フォルダの階層化構造をとることが可能である。この場合は、３００６のように登録される。

図５は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムにおける検索結果の一覧表示例を示す図である。図５に示すように、領域５００１には、システム内に作成されたフォルダ一覧が階層構造を確認できる形で表示されている。すなわち、同一次元の階層の表示位置を揃えて、内部に持つ下位階層のフォルダを当該上位フォルダの下方に少し右側にずらすようにして表示している。

また、図５において、領域５００２には、検索した結果、該当する文書（ヒットした文書）の一覧が表示される。ここで、領域５００２においては、横軸が該当率（ヒット率）を示しており、文書データの表示位置が左にあればあるほど該当率が高い文書であることを意味している。一方、縦軸は領域５００１のフォルダ階層と一致しており、これによって、検索された電子文書がどのフォルダにある文書であるかが一目瞭然にわかる。

図６は、文書検索結果表示機能を有する文書管理システムにおいて、クライアントで検索指示が行われてからサーバがクライアントに検索結果を返信するまでの処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、クライアント１０００からの検索依頼が受信処理によってサーバで受信される（ステップＳ６０１）。

そして、受信された指示が検索指示であるため、検索制御部１１０２によって検索処理が行われる。検索処理部１１０２は、全文検索用データベース１１１１を利用して、検索文字列に該当するインデックスＩＤと検索文字検出数のテーブルを作成する（ステップＳ６０２）。

その後、検索インデックスＩＤをクライアント１０００で利用しやすい文書ＩＤに置き換える（ステップＳ６０３）。さらに、検索文字検出数が該当率（ヒット率）に置き換えられる（ステップＳ６０４）。本実施形態における該当率（ヒット率）の計算は、検索文字検出数が最も多かったものを１００％とみなして計算する。すなわち、
該当率（ヒット率）＝検索文字検出数÷最大の検索文字列検出数×１００
として算出する。そして、今までの処理で作成した文書ＩＤと該当率のリストを検索結果としてクライアント１０００に送信する（ステップＳ６０５：結果一覧送信処理）。そして、処理を終了する。図７は、文書検索結果表示機能を有する文書管理システムにおいて、サーバ１１００で作成される検索結果一覧データフォーマットの一例を示す図である。図７において、７１は検索制御部１１０２で内部的に使用される検索結果一覧の中間フォーマットである。７２はクライアント１０００に実際に渡される結果一覧データフォーマットである。

図８は、図５で示す検索結果一覧表示における領域５００１にフォルダ一覧を表示するための処理を説明するためのフローチャートである。まず、ルートフォルダのフォルダ情報を獲得する（ステップＳ８０１）。これは、図３に示すデータベース概念図で言えばルート３００１の情報に該当する。次に、獲得した情報に基づいてフォルダの表示処理を行う（ステップＳ８０２）。本実施形態では、領域５００１に示すように、フォルダを示すアイコンと、その横（図５では右側）にフォルダ名を表示している。

次いで、フォルダを表示したＹ軸（縦軸）の位置を図９で示すテーブルにフォルダＩＤと共に保存する（ステップＳ８０３）。図９は、フォルダ表示位置保存データのフォーマットの一例を示す図である。図９に示すように、本実施形態では、フォルダＩＤと表示位置とを対にして保存している。尚、本実施形態においては、Ｙ軸の位置を示す単位をライン数とする。

さらに、現在処理中のフォルダが子フォルダ（下位フォルダ）を持っているかどうかをチェックする（ステップＳ８０４）。その結果、子フォルダを持っている場合（Ｙｅｓ）は、再び子フォルダの処理を行うためにステップＳ８０１から始まる再帰処理を子フォルダとして開始する。そして、子フォルダとしての処理が終了した場合は、次の子フォルダがあるかどうかをチェックする（ステップＳ８０６）。その結果、次のフォルダがあった場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８０５に再度戻って、そのフォルダとしての処理を同様にして行う。

一方、ステップＳ８０６で次のフォルダがないと判断された場合（Ｎｏ）、及びステップＳ８０４で子フォルダがないと判断された場合（Ｎｏ）は、親フォルダがあるかどうかをチェックする（ステップＳ８０７）。その結果、親フォルダがある場合（Ｙｅｓ）は、当該親フォルダの処理に戻る。すなわち、親フォルダ処理におけるステップＳ８０６の処理に戻る。一方、ステップＳ８０７で親フォルダがないと判断された場合（Ｎｏ）、すなわち現在のフォルダがルートフォルダの場合は処理を終了する。

図１０は、図５で示した本実施形態に係る検索結果一覧表示における領域５００２に検索された文書一覧をクライアント１０００が表示するための処理手順を説明するためのフローチャートである。また、図１１は、本実施形態に係る文書管理システムにおける検索結果一覧の簡略化した画面表示図を示す図である。

まず、サーバ１１００から送られてくる検索結果一覧をクライアント１０００が受信する（ステップＳ１００１）。これは、図７における７２で示されたフォーマットのデータである。次に、受け取ったデータの文書ＩＤで示される文書の情報を獲得する（ステップＳ１００２）。そして、獲得した文書情報の中には前述したように親フォルダＩＤが含まれているので、当該親フォルダＩＤと図９で示すフォルダ表示位置保存テーブルから、対象となる文書のＹ軸の表示位置を決定する（ステップＳ１００３）。

次に、検索結果一覧の該当率（ヒット率）からＸ軸の表示位置を決定する（ステップＳ１００４）。例えば、図１１に示す画面上において、Ｄｏｃ１の表示位置は、Ｙ軸／１ライン目でＸ軸／１００％の位置である。そして、表示位置が決定されると、その表示位置に文書のアイコンと文書名を表示する（ステップＳ１００５）。以上の処理を全ての検索結果文書に対して行うために、次の文書があるかどうかチェックする（ステップＳ１００６）。その結果、次の文書が存在する場合（Ｙｅｓ）はステップＳ１００２に戻って次の文書に対して上記処理を施し、次の文書が存在しない場合（Ｎｏ）は本処理を終了する。

以上説明したように、本発明によれば、システム内に階層的なフォルダ構造を作成可能でフォルダ内に文書を保存して管理する文書管理システムにおいて、フォルダ階層構造上のフォルダの表示位置と当該フォルダに含まれる検索ヒット文書との表示位置を対応付けて一覧表示する。これによって、文書検索を行った際にユーザは視覚的に容易に所望の文書にたどり着くことができ、文書管理システムにおけるユーザの利便性が向上する。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の一実施形態に係る検索結果表示機能を具備する文書管理システムのシステム構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムにおけるクライアント１０００及びサーバ１１００による文書登録処理の基本動作を説明するためのフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのサーバ１１００における属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造の概念図である。 従来の一般的な文書管理システムにおける文書検索結果の一覧表示例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムにおける検索結果の一覧表示例を示す図である。 文書検索結果表示機能を有する文書管理システムにおいて、クライアントで検索指示が行われてからサーバがクライアントに検索結果を返信するまでの処理手順を説明するためのフローチャートである。 文書検索結果表示機能を有する文書管理システムにおいて、サーバ１１００で作成される検索結果一覧データフォーマットの一例を示す図である。 図５で示す検索結果一覧表示における領域５００１にフォルダ一覧を表示するための処理を説明するためのフローチャートである。 フォルダ表示位置保存データのフォーマットの一例を示す図である。 図５で示した本実施形態に係る検索結果一覧表示における領域５００２に検索された文書一覧をクライアント１０００が表示するための処理手順を説明するためのフローチャートである。 本実施形態に係る文書管理システムにおける検索結果一覧の簡略化した画面表示図を示す図である。 本発明の一実施形態に係るクライアント１０００及びサーバ１１００を実現するためのコンピュータのハードウェア構成を示すブロック図である。

符号の説明

１００１ ユーザインタフェース部
１００２ コマンド制御部
１００３ デバイス制御部
１００４ ファイル制御部
１００５ 外部モジュール通信部
１００６、１１０７ 文書管理制御部
１００７ 内部データ保存部
１００８、１１０３ ファイル解析部
１００９、１１０４ コード文書処理部
１０１０、１１０５ イメージ文書処理部
１０１１、１１０１ 通信制御部
１１０２ 検索制御部
１１０６ ＯＣＲエンジン
１１０８ データベース制御部
１１０９ ボリュームデータベース
１１１０ 属性データベース
１１１１ 全文検索用データベース

Claims (12)

1. 階層構造を有するフォルダ内に電子文書を保存する文書管理システムであって、
   電子文書を検索する検索手段と、
   前記検索手段によって検索された前記電子文書が保存されているフォルダの情報を階層構造を持たせて一覧表示する第１の表示手段と、
   前記第１の表示手段によって情報が一覧表示された前記フォルダ内に保存されている前記検索手段によって検索された電子文書を示す情報を、それぞれのフォルダの情報の表示位置に対応付けて表示する第２の表示手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記検索手段によって検索された電子文書の検索ヒット率を算出する算出手段をさらに備え、
   前記第２の表示手段は、前記電子文書が保存されているフォルダの情報の表示位置を縦軸にとり、前記算出手段によって算出された該電子文書の検索ヒット率を横軸にとった場合に決定される２次元位置に該電子文書を示す情報を表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記算出手段が、検索対象である電子文書から検索された文字列から得られる文字検出数と最大検索文字列検出数との比に基づいて前記検索ヒット率を算出することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記検索手段によって検索された前記電子文書を保存するフォルダに上位フォルダが存在する場合、前記第１の表示手段が、前記電子文書を保存する前記フォルダの情報の表示位置に対して階層的に上位の表示位置に前記上位フォルダの情報を表示することを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記第１の表示手段が、前記検索手段によって検索された前記電子文書が保存されている前記フォルダのフォルダ名を該フォルダを示すアイコンとともに表示し、
   前記第２の表示手段が、前記検索手段によって検索された前記電子文書の文書名と該電子文書のアイコンとを前記フォルダのアイコンの表示位置に対応付けて表示する
   ことを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 階層構造を有するフォルダ内から電子文書を検索する文書管理方法であって、
   電子文書を検索する検索工程と、
   前記検索工程によって検索された前記電子文書が保存されているフォルダの情報を階層構造を持たせて所定画面上に一覧表示する第１の表示工程と、
   前記第１の表示工程によって情報が一覧表示された前記フォルダ内に保存されている前記検索工程によって検索された電子文書を示す情報を、それぞれのフォルダの情報の表示位置に対応付けて前記画面上に表示する第２の表示工程と
   を有することを特徴とする文書管理方法。
7. 前記検索工程によって検索された電子文書の検索ヒット率を算出する算出工程をさらに有し、
   前記第２の表示工程は、前記電子文書が保存されているフォルダの情報の表示位置を縦軸にとり、前記算出工程によって算出された該電子文書の検索ヒット率を横軸にとった場合に決定される２次元位置に該電子文書を示す情報を表示することを特徴とする請求項６に記載の文書管理方法。
8. 前記算出工程が、検索対象である電子文書から検索された文字列から得られる文字検出数と最大検索文字列検出数との比に基づいて前記検索ヒット率を算出することを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
9. 前記検索工程によって検索された前記電子文書を保存するフォルダに上位フォルダが存在する場合、前記第１の表示工程が、前記電子文書を保存する前記フォルダの情報の表示位置に対して階層的に上位の表示位置に前記上位フォルダの情報を表示することを特徴とする請求項６から８までのいずれか１項に記載の文書管理方法。
10. 前記第１の表示工程が、前記検索工程によって検索された前記電子文書が保存されている前記フォルダのフォルダ名を該フォルダを示すアイコンとともに表示し、
    前記第２の表示工程が、前記検索工程によって検索された前記電子文書の文書名と該電子文書のアイコンとを前記フォルダのアイコンの表示位置に対応付けて表示する
    ことを特徴とする請求項６から９までのいずれか１項に記載の文書管理方法。
11. 階層構造を有するフォルダ内から電子文書を検索するコンピュータに、
    電子文書を検索する検索手順と、
    前記検索手順によって検索された前記電子文書が保存されているフォルダの情報を階層構造を持たせて所定画面上に一覧表示する第１の表示手順と、
    前記第１の表示手順によって情報が一覧表示された前記フォルダ内に保存されている前記検索手順によって検索された電子文書を示す情報を、それぞれのフォルダの情報の表示位置に対応付けて前記画面上に表示する第２の表示手順と
    を実行させるためのプログラム。
12. 請求項１１に記載のプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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