JP2008084018A - 電子ファイル管理プログラム及び電子ファイル管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文字情報を含む電子ファイルの内容を把握しやすくする管理用画像を形成できる電子ファイル管理プログラム及び電子ファイル管理装置を提供する。
【解決手段】文字情報を含む電子ファイルからその内容の特徴を表すような特徴文字情報ＵＩＦを抽出し、抽出した特徴文字情報ＵＩＦに基づいて、電子ファイルを管理するための文書用サムネイル画像ＤＴＮを形成する。これによれば、文書用サムネイル画像ＤＴＮから電子ファイルの内容を把握しやすくなる。
【選択図】図５

Description

本発明は、電子ファイル管理プログラム及び電子ファイル管理装置に関する。

画面上に電子ファイルに関する情報を一覧表示して、ユーザが所望の電子ファイルを選択して閲覧する際に、電子ファイルの内容を把握しやすいようにいわゆるサムネイル画像を表示することが行われている。サムネイル画像は、一般的には、電子ファイルに含まれる画像等の内容情報を縮小した画像であり、ユーザが電子ファイルの内容を把握する際の手掛かりにするための管理用画像である。
サムネイル画像に関する技術は次に例示するように、種々存在する。
特許文献１は、サムネイル画像の識別に利用できる情報を付加情報としてサムネイル画像に対応付けて登録し、表示する際にその付加情報をサムネイル画像と共に表示する技術を開示している。
特許文献２は、サムネイル画像により印刷内容を容易に確認できるようにするために、サムネイル画像の作成範囲をユーザ設定用画面で設定できる技術を開示している。
特許文献３は、サムネイル画像毎にその表示条件を設定する技術を開示している。
特許文献４は、アノテーションを付加した電子ファイルを閲覧する際に、ユーザが視覚的に探しやすいようにサムネイル画像を形成、表示する技術を開示している。
特許文献５は、各サムネイル画像のデータから特徴量を抽出し、特徴量に基づきサムネイル画像をグループ化して表示する技術を開示している。
特許文献６は、サムネイル画像を一覧表示する際に、データファイルのフォーマット種別毎に解像度を任意に変えることにより、サムネイル画像の視認性を向上させる技術を開示している。
特開２００１−３３７９９４号公報 特開２００３−２６３２８８号公報 特開２００５−２６７００２号公報 特開２００５−２４４３０１号公報 特開２００５−２３６６４６号公報 特開２００４−１９４１４６号公報

本発明の目的は、文字情報を含む電子ファイルの内容を把握しやすくする管理用画像を形成できる電子ファイル管理プログラム及び電子ファイル管理装置を提供することにある。
また、本発明の他の目的は、電子ファイルを管理するためのファイル管理情報を表示部に表示させる際に、複数のファイル管理情報の内容を把握しやすく表示させるようにする電子ファイル管理プログラム及び電子ファイル管理装置を提供することにある。

本発明の第１の観点に係る電子ファイル管理プログラムは、コンピュータを、記憶部に記憶された文字情報を含む電子ファイルから抽出された文字情報に基づいて、前記電子ファイルを管理する管理用画像を作成する管理用画像作成手段として機能させることを特徴としている。

上記構成において、前記管理用画像作成手段は、前記文字情報を模様がない背景画像に合成して前記管理用画像を作成する、構成を採用できる。

上記構成において、前記管理用画像作成手段は、前記文字情報を編集する編集機能を有する、構成を採用できる。

上記構成において、前記管理用画像作成手段は、管理すべき電子ファイルの属性に応じて、前記電子ファイルから抽出された前記文字情報に基づく第１の管理用画像と前記電子ファイルから抽出された前記文字情報とは異なる情報に基づく第２の管理用画像とを選択的に作成する、構成を採用できる。

本発明の本発明の第１の観点に係る電子ファイル管理装置は、記憶部に記憶された文字情報を含む電子ファイルから抽出された文字情報に基づいて、前記電子ファイルを管理する管理用画像を作成する管理用画像作成手段を有することを特徴とする電子ファイル管理装置。

本発明の第２の観点に係る電子ファイル管理プログラムは、コンピュータを、記憶部に記憶された電子ファイルの内容に基づいて管理用画像を作成する管理用画像作成手段、前記電子ファイルを管理するためのファイル管理情報を表示部に表示させる際、前記電子ファイルの属性に基づいて、表示の対象とするファイル管理情報に前記管理用画像作成手段で作成した管理用画像を含めるか否かを判断し、表示の対象となったファイル管理情報を表示部に表示させる表示手段として機能させる、構成を採用できる。

上記構成において、前記表示手段は、前記管理用画像を含むファイル管理情報を表示する領域と前記管理用画像を含まないファイル管理情報を表示する領域とを分けて表示させる、構成を採用できる。

本発明の第２の観点に係る電子ファイル管理装置は、記憶部に記憶された電子ファイルの内容に基づいて管理用画像を作成する管理用画像作成手段と、
前記電子ファイルを管理するためのファイル管理情報を表示部に表示させる際、前記電子ファイルの属性に基づいて、表示の対象とするファイル管理情報に前記管理用画像作成手段で作成した管理用画像を含めるか否かを判断し、表示の対象となったファイル管理情報を表示部に表示させる表示手段とを有することを特徴としている。

本発明の請求項１によれば、本構成を有していない場合に比較して、文字情報を含む電子ファイルの内容を把握しやすくする管理用画像が得られる。

本発明の請求項２によれば、本構成を有していない場合に比較して、管理用画像中の文字が見やすくなる。

本発明の請求項３によれば、本構成を有していない場合に比較して、管理用画像中の文字が読みやすくなる。

本発明の請求項４によれば、電子ファイルの内容に応じて適切な管理用画像を作成できる。

本発明の請求項５によれば、本構成を有していない場合に比較して、文字情報を含む電子ファイルの内容を把握しやすくする管理用画像が得られる。

本発明の請求項６によれば、電子ファイルの内容や属性によらずにファイル管理情報に管理用画像を必ず含めて表示する場合と比較してより多くのファイル管理情報を表示することができ、電子ファイルの内容や属性によらずにファイル管理情報に管理用画像を必ず含めないように表示する場合と比較して電子ファイルの内容を把握しやすい。

本発明の請求項７によれば、管理用画像を含むファイル管理情報と管理画像を含まないファイル管理情報の両方が表示された場合、本構成を有していない場合に比較して、ファイル管理情報が見やすくなる。

本発明の請求項８によれば、電子ファイルの内容や属性によらずにファイル管理情報に管理画像を必ず含めて表示する場合と比較してより多くのファイル管理情報を表示することができ、電子ファイルの内容や属性によらずにファイル管理情報に管理画像を必ず含めないように表示する場合と比較して電子ファイルの内容を把握しやすい。

以下、本発明の最良の実施形態について、添付図面を参照しつつ説明する。
図１は本発明の一実施形態に係る電子ファイル管理装置が適用された電子ファイル管理システムの構成図、及び図２は電子ファイル管理装置のハードウエア構成図の一例である。

この電子ファイル管理システムは、図１に示すように、電子ファイル管理装置１０、複合機１００、パーソナルコンピュータ２００（以下、ＰＣ２００）等から構成されている。
電子ファイル管理装置１０、複合機１００は、それぞれｎ台がネットワークを介して相互に接続されており、電子ファイル管理装置１０は任意の複合機１００又はＰＣ２００と通信可能に接続されている。

複合機１００は、プリンタ、複写機、ファクシミリ、スキャナ等の複数の画像形成機能を併せ持つ装置であり、その表示画面１１０に後述する電子ファイル管理装置１０で管理されているフォルダや電子ファイルの管理情報（サムネイル画像等）を表示すると共に、電子ファイルの閲覧や編集が可能になっており、この電子ファイルを印刷媒体やネットワークへ出力可能に形成されている。
また、複合機１００は、プロセッサ、メモリ等のハードウエアと所要のソフトウエアを備えており、後述するように、表示画面１１０への電子ファイルの管理情報の表示出力処理を実行する。

ＰＣ２００は、プロセッサ、メモリ等のハードウエアと所要のソフトウエア等を備えており、その表示画面２１０に後述する電子ファイル管理装置１０で管理されているフォルダや電子ファイルの管理情報（サムネイル画像等）を表示すると共に、電子ファイルの閲覧や編集が可能に形成されている。

電子ファイル管理装置１０は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０、ＲＯＭ（Read Only Memory）３０、ＲＡＭ（Random Access Memory）４０、外部記憶装置５０、通信部６０、バス７０等から構成されている。尚、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ３０、ＲＡＭ４０、外部記憶装置５０、通信部６０は、バス７０により相互に接続されている。

ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ３０に記憶されたプログラムをＲＡＭ４０へ読み出して各種処理を実行する。
ＲＯＭ３０は、後述する電子ファイル管理用プログラム等の各種プログラムを保持している。
外部記憶装置５０は、例えば、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等で構成され、各種電子ファイル等を保存等する。
通信部６０は、例えば、ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）やモデム等で構成され、複合機１００やＰＣ２００との間で各種電子ファイルや各種データの送受信を実行する。

次に、電子ファイル管理装置１０によるサムネイル画像形成処理の一例について図３ないし図６を参照して説明する。
ここで、図３は電子ファイル管理装置１０におけるサムネイル画像形成処理の一例を示すフローチャート、図４は文書用サムネイル画像の形成手順の例を示す図、図５はサムネイル画像の表示、非表示を決定するための条件例を示す図、及び図６は文書用サムネイル画像の形成処理の一例を示すフローチャートである。

尚、サムネイル画像は、電子ファイルを管理するための管理用画像の一形態であり、電子ファイルの内容を把握しやすいように、その電子ファイルの内容の全部又は一部を縮小等して形成された画像である。尚、本実施形態では、後述するように、電子ファイルから抽出した文字情報に基づいて形成したサムネイル画像を文書用サムネイル画像と呼び、文書用サムネイル画像も電子ファイルを管理するための管理用画像に含まれる。また、管理用画像には、電子ファイルの保存場所を示すフォルダを表すようないわゆるアイコンと呼ばれるものも含まれる。

電子ファイル管理装置１０は、図３に示すように、先ず、サムネイル画像形成条件判定処理を実行する（ステップＳＴ１）。サムネイル画像形成条件判定処理は、電子ファイル管理装置１０に登録された電子ファイルの属性に応じてサムネイル画像を形成するか否かを判断する。

サムネイル画像を形成するか否かの条件を設定する指針としては、複合機１００の表示画面１１０やＰＣ２００の表示画面２１０に表示する際に、サムネイル画像としての表示の必要性が高いものが挙げられるが、例えば、図４に示すような、各電子ファイルの有するファイル属性を条件とすることができる。

ファイル属性を具体的に例示すると、ファイルサイズ、ファイルへのアクセス回数、ファイルへ付与されたキーワード、いわゆるＭＩＭＥタイプ、文書内のオブジェクト数、電子ファイルの作成日、電子ファイルの作成者などが挙げられるが、これらに限定されない。これらの何れか一つをサムネイル画像の形成（非形成）条件とすることもできるし、複数をサムネイル画像の形成（非形成）条件とすることもできる。図４に示す条件データは、電子ファイル管理装置１０が保持しており、装置の処理能力、ユーザの要求する条件等に応じて変更することにより、条件を最適化することができる。

次に、電子ファイル管理装置１０は、ステップＳＴ１の判定処理結果に基づいて、サムネイル画像を形成するかを判断し（ステップＳＴ２）、形成しない場合には、処理を終了する。

電子ファイル管理装置１０は、サムネイル画像を形成する場合には、その電子ファイルのファイル属性に応じて、文書用サムネイル画像を形成するか、又は、通常のサムネイル画像を形成するかを判断する（ステップＳＴ３）。
具体的には、例えば、電子ファイルの内容が文字情報を含む場合には、文書用サムネイル画像を形成し（ステップＳＴ４）、電子ファイルの内容が画像情報のみを含む場合には、通常のサムネイル画像を形成する（ステップＳＴ５）。

尚、文書用サムネイル画像を形成するか、通常のサムネイル画像を形成するかの判断は、例えば、電子ファイルの内容を解析して判断してもよいし、予め電子ファイル毎にいずれのサムネイル画像を形成するかの情報を付与しておくことにより判断することもできる。
ここで、通常のサムネイル画像の形成方法は、例えば、電子ファイルの内容である画像の全部又は一部を縮小処理してサムネイル画像とする。

ステップＳＴ４における文書用サムネイル画像の形成方法の一例について、図５及び図６を参照して説明する。
尚、図５は文書用サムネイル画像の形成手順を示す図、及び図６は電子ファイル管理装置における文書用サムネイル画像の形成処理の一例を示すフローチャートである。

電子ファイル管理装置１０は、図６に示す文書用サムネイル画像形成処理を実行する前に、図５（Ａ）及び（Ｂ）に示すように、文字情報を含む電子ファイルからその内容の特徴を表すような文字情報を予め抽出しておく。ここでは、このように抽出した文字情報を特徴文字情報ＵＩＦと記載する。

特徴文字情報ＵＩＦの抽出方法は、例えば、電子ファイルの内容の中から文字サイズの比較的大きなものを抜き出す。これは、電子ファイルの内容の中に記載された題名等の重要な情報は一般的には他の部分と比べて大きなサイズの文字で形成されることが多いからである。電子ファイルの内容の中に記載された題名がわかれば、その電子ファイルの内容を把握しやすい。

特徴文字情報ＵＩＦの抽出方法は、上記の方法に限定されるわけではなく、例えば、次のような方法を採用できる。
電子ファイルの内容の中で出現頻度の高い文字列を特徴文字情報ＵＩＦとする。
電子ファイルの内容の中から特徴となるものとして抽出した文字情報の先頭から所定の数の文字列を特徴文字情報ＵＩＦとする。
電子ファイルの内容の先頭から所定の数の文字列を特徴文字情報ＵＩＦとする。
電子ファイルの内容のヘッダ部の文字列を特徴文字情報ＵＩＦとする。尚、ヘッダ部の文字列とは、例えば、ページの右上隅等の予め規定された領域に記載された文字列である。
尚、これらの方法以外にも、電子ファイルの内容を特徴づける文字情報を抽出できれば、文字情報から特徴を解析して抽出する周知の技術も含めて採用できる。

電子ファイル管理装置１０は、図６に示すように、先ず、電子ファイルから抽出された特徴文字情報ＵＩＦを所定の保存場所から読み込む（ステップＳＴ４１）。
次いで、抽出した特徴文字情報ＵＩＦの編集処理を実行する（ステップＳＴ４２）。この編集処理は、例えば、特徴文字情報ＵＩＦの視認性を高めるための処理である。例えば、図５（Ｃ）において、特徴文字情報ＵＩＦを編集した後の特徴文字情報ＡＵＩＦは、特徴文字情報ＵＩＦの文字サイズを拡大すると共に文字を太字にしたものである。
単に、文字サイズ等を調整するだけでなく、出現頻度の高い文字を選択的にサイズを拡大する、あるいは、太字にする等の処理も可能である。
さらに、この編集機能は、文字自体を編集するだけでなく、文字の配置等も編集でき、例えば、いくつかの文字列を抽出して所定領域内に配置する場合に、各文字列の途中に改行が挿入されないように文字サイズを調整することも可能である。改行が入ると文字列の内容を理解しにくくなるからである。また、文字サイズを調整した結果、所定の文字サイズよりも小さくなる場合には、例えば、文字を縦方向に拡大して視認性を高める等の調整も可能である。

次いで、背景画像と編集後の文字情報を合成処理する（ステップＳＴ４３）。
図５（Ｄ）に示すように、背景画像ＢＩＭとしては、白色かつ無模様のものを採用することができる。この背景画像ＢＩＭに黒色の編集後の特徴文字情報ＡＵＩＦを重ね合わせることにより、図５（Ｅ）に示すような文章用サムネイル画像ＤＴＮが得られる。
尚、文章用サムネイル画像ＤＴＮの視認性を向上の観点から、背景画像ＢＩＭを白色かつ無模様のものとした場合を例に挙げたが、これに限定されるわけではない。

図３に示したように、図６に示した各処理を経て得られた文書用サムネイル画像ＤＴＮと、ステップＳＴ５において得られる通常のサムネイル画像とは、電子ファイル管理装置１０の所定の保存場所に登録（保存）される（ステップＳＴ６）。

電子ファイル管理装置１０に文書用サムネイル画像ＤＴＮと共に保存された通常のサムネイルや電子ファイルの保管場所を示すフォルダ等のファイル管理情報は、複合機１００やＰＣ２００から一覧表示要求があると、例えば、図７に示すように、一覧表示される。
具体的には、文書用サムネイル画像ＤＴＮは、通常のサムネイル画像ＴＮ、フォルダ等のアイコンＩＣＮと共に画面に混在した状態で表示される。
この表示状態から、所望の通常のサムネイル画像ＴＮまたは文書用サムネイル画像ＤＴＮを選択すれば、選択したサムネイル画像に対応する電子ファイルに対する表示、プリント、送信、複写、削除等の各種処理を指示することができる。

次に、文書用サムネイル画像を一覧表示する際の他の表示方法について図８及び図９を参照して説明する。
図８は電子ファイル管理装置１０に対して複合機１００やＰＣ２００から電子ファイルの一覧表示要求があった場合の他の処理例を示すフローチャート、及び図９は図８による処理による画面への一覧表示例を示す図である。
尚、図８に示す処理は、複合機１００やＰＣ２００から電子ファイルの一覧表示要求があると起動される。

電子ファイル管理装置１０は、先ず、一覧表示要求があった保存先のファイル管理情報を読み込む（ステップＳＴ７１）。ここで、ファイル管理情報とは、上記した文書用サムネイル画像ＤＴＮや通常のサムネイル画像ＴＮ等の電子ファイルを直接的に管理するための情報と共に、電子ファイルの保管場所を示すフォルダ等の電子ファイルを間接的に管理するための情報も含まれている。

次いで、ファイル管理情報の中から、サムネイル画像として一覧表示するものと、サムネイル画像以外の表示態様で表示するものとを選別する（ステップＳＴ７２）。すなわち、所定の属性を有する電子ファイルのファイル管理情報をサムネイル画像として選択的に画面に表示するためである。
このときの選別方法は、例えば、予め各ファイル管理情報にサムネイル画像表示／非表示の情報を与えておき、このサムネイル画像表示／非表示の情報から選別することができる。また、所定の条件、例えば図４に例示した条件を適用して、各ファイル管理情報に基づいてサムネイル画像表示するかを決定することも可能である。

そして、例えば、図９に示すように、選別した文書用サムネイル画像ＤＴＮ及び通常のサムネイル画像ＴＮを表示画面の表示領域ＤＲ１に表示させ、その他のファイル管理情報ＦＭは表示領域ＤＲ２にサムネイル画像無しで表示させる（ステップＳＴ７３）。すなわち、条件に合致した電子ファイルのサムネイル画像が表示領域ＤＲ１にまとめて表示され、条件に合致しない電子ファイルやフォルダ等のファイル管理情報ＦＭはサムネイル画像なしで表示領域ＤＲ２にまとめて表示される。

上記実施形態では、電子ファイル管理装置１０に対して複合機１００とＰＣ２００の双方からアクセス可能な例について説明したが、ＰＣ２００が存在せず、電子ファイル管理装置１０が複合機１００のみからアクセス可能な構成であってもよく、複合機１００が存在せず、ＰＣ２００のみからアクセス可能な構成であってもよい。

上記実施形態では、形成した文書用サムネイル画像ＤＴＮを登録（保存）したのち、これを一覧表示する場合について説明したが、文書用サムネイル画像ＤＴＮの形成及び一覧表示を一連の処理の中で実行する構成とすることも可能である。

上記実施形態では、文字情報を含む電子ファイルの内容の特徴を表すような文字情報を抽出する処理を、文書用サムネイル画像ＤＴＮの形成処理とは別に実行する場合について説明したが、これらを一連の処理として実行する構成とすることも可能である。

上記実施形態では、電子ファイル管理用プログラムにインストールすることにより電子ファイル管理装置１０を構成する場合について説明したが、これに限定されるわけではなく、例えば、複合機１００やＰＣ２００に電子ファイル管理用プログラムをインストールすることにより、複合機１００やＰＣ２００を電子ファイル管理装置として機能させることも可能である。

上記実施形態は、管理用画像としていわゆるサムネイル画像の場合について説明したが、本発明の管理用画像は、電子ファイルの内容に基づいて画像形成された管理用画像であればよい。

上記実施形態において、文字情報を含む電子ファイルから文字情報を抽出して文書用サムネイル画像を形成する構成としたが、文字情報を含む電子ファイルには文字情報以外に画像、表等の他の情報が含まれていてもよい。

上記実施形態において、電子ファイル管理用プログラムは、磁気ディスクや光ディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体に格納して配布したり、ネットワークを介して配信したりすることにより提供できる。

本発明の一実施形態に係る電子ファイル管理装置が適用された電子ファイル管理システムの構成図である。 電子ファイル管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。 電子ファイル管理装置におけるサムネイル画像形成処理の一例を示すフローチャートである。 サムネイル画像の非形成条件／形成条件の一例を示す図である。 文書用サムネイル画像の形成手順の一例を示す図である。 電子ファイル管理装置における文書用サムネイル画像の形成処理の一例を示すフローチャートである。 サムネイル画像の表示例を示す図である。 本発明の他の実施形態に係る電子ファイル管理装置の一覧表示処理の一例を示すフローチャートである。 表示領域を分離した場合の一覧表示の一例を示す図である。

符号の説明

１０…電子ファイル管理装置
２０…ＣＰＵ
３０…ＲＯＭ
４０…ＲＡＭ
５０…外部記憶装置
６０…通信部
７０…バス
１００…複合機
１１０…表示画面
２００…パーソナルコンピュータ
２１０…表示画面
ＤＲ１，ＤＲ２…表示領域
ＴＮ…サムネイル画像（管理用画像、ファイル管理情報）
ＤＴＮ…文書用サムネイル画像（管理用画像、ファイル管理情報）
ＩＣＮ…アイコン（管理用画像、ファイル管理情報）

Claims (8)

1. コンピュータを、
   記憶部に記憶された文字情報を含む電子ファイルから抽出された文字情報に基づいて、前記電子ファイルを管理する管理用画像を作成する管理用画像作成手段として機能させることを特徴とする電子ファイル管理プログラム。
2. 前記管理用画像作成手段は、前記文字情報を模様がない背景画像に合成して前記管理用画像を作成する、ことを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理プログラム。
3. 前記管理用画像作成手段は、前記文字情報を編集する編集機能を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子ファイル管理プログラム。
4. 前記管理用画像作成手段は、管理すべき電子ファイルの属性に応じて、前記電子ファイルから抽出された前記文字情報に基づく第１の管理用画像と前記電子ファイルから抽出された前記文字情報とは異なる情報に基づく第２の管理用画像とを選択的に作成することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の電子ファイル管理プログラム。
5. 記憶部に記憶された文字情報を含む電子ファイルから抽出された文字情報に基づいて、前記電子ファイルを管理する管理用画像を作成する管理用画像作成手段を有することを特徴とする電子ファイル管理装置。
6. コンピュータを、
   記憶部に記憶された電子ファイルの内容に基づいて管理用画像を作成する管理用画像作成手段、
   前記電子ファイルを管理するためのファイル管理情報を表示部に表示させる際、前記電子ファイルの属性に基づいて、表示の対象とするファイル管理情報に前記管理用画像作成手段で作成した管理用画像を含めるか否かを判断し、表示の対象となったファイル管理情報を表示部に表示させる表示手段として機能させる、ことを特徴とする電子ファイル管理プログラム。
7. 前記表示手段は、前記管理用画像を含むファイル管理情報を表示する領域と前記管理用画像を含まないファイル管理情報を表示する領域とを分けて表示させることを特徴とする、請求項６に記載の電子ファイル管理プログラム。
8. 記憶部に記憶された電子ファイルの内容に基づいて管理用画像を作成する管理用画像作成手段と、
   前記電子ファイルを管理するためのファイル管理情報を表示部に表示させる際、前記電子ファイルの属性に基づいて、表示の対象とするファイル管理情報に前記管理用画像作成手段で作成した管理用画像を含めるか否かを判断し、表示の対象となったファイル管理情報を表示部に表示させる表示手段とを有することを特徴とする電子ファイル管理装置。

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