JP2007110475A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】プリント終了またはプリント中止されるまで、あるいは送信終了または送信中止されるまで文書削除を禁止することができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】ユーザによるデジタル複合機へのアクセス中、デジタル複合機はユーザの指示が、文書一覧取得指示か表示指示か送信指示かプリント指示かを判定し、それぞれの指示を受けた場合には、表示、送信等の処理を実行する（ステップ101〜115）。一方、ユーザから文書の削除指示を受けた場合には、該当文書が送信中であるか、あるいは、プリント中であるか否かを判定し、送信中またはプリント中であった場合、削除を行わず、送信中でもプリント中でもないときのみ、当該文書を削除する（ステップ116〜119）。
【選択図】図４

Description

本発明は文書管理装置、特に、パーソナルコンピュータ（以下、パソコンという）などの端末装置とＬＡＮなどの通信ネットワークを介して接続され、端末装置からの指示により文書の印刷処理、削除処理等を実行する文書管理装置に関する。

近時、オフィスなどにおいて、ファクシミリスステムが普及してきており、データ通信上有益な役割を果たしている。このようなシステムは、例えば、ＬＡＮなどの通信ネットワークにより、デジタル複合機や端末装置いわゆるクライアントパソコンなどを接続して構成されており、デジタル複合機は、ファクシミリ受信したデータをクライアントパソコンに転送したり、クライアントパソコンから転送先を指定したデータを受信すると、受信したデータを指定された転送先に送信するようになっている。

このようなデジタル複合機は、複合機本体からの操作によりスキャンした場合に、スキャン文書を機器内部に保存するとともに、指定された端末装置にスキャン文書の保存を通知したり、あるいはファクス／メールを受信した場合に、デジタル複合機が所定の格納場所に画像データを一時的に記憶し、ユーザがデジタル複合機の格納場所にアクセスして画像データを取り込むことができる機能を備えている。

また、最近のデジタル複合機は、受信したファクス文書やスキャンした紙文書などを回覧者指定で通知したり、このような文書をウェブブラウザからの操作で掲示板に掲載でき、だれでも閲覧することができるような機能も備えている。さらに、「見積もり依頼のファクス文書を担当者に処理してもらう。」といった業務をペーパレスで実現するため、通知事務担当者が受信したファクス文書を見積担当者のボックスに格納することもできるようになっている。

上記のようにしてデジタル複合機本体に保存された文書の一覧リストをユーザが表示したい場合には、端末装置のウェブブラウザ画面から一覧リストの表示を指示することにより、文書一覧リストを取得することができる。
また、文書一覧リスト表示画面で、スキャン文書、受信原稿文書、送信文書等の各種文書リストを表示し、プリントや送信したい文書にチェックを入れて「プリント」ボタンや「送信」ボタンをクリックした場合、デジタル複合機の記憶部に格納されている文書画像をイメージに変換して、プリンタで印刷したり、ファクス送信できるようになっている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００４−１２００８８号公報

上記のように、従来の文書管理装置では、ウェブ画面で文書を指定してプリント処理や送信処理を実行することができるが、同様に、削除したい文書にチェックを入れて「削除」ボタンをクリックすることにより、任意の文書を削除することができる。
しかしながら、プリント処理や送信処理を指示した直後に、同じ文書の削除処理を指示すると、文書が削除されてしまい、プリント処理や送信処理ができなくなってしまうという、問題が生じていた。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、プリント終了またはプリント中止されるまで、あるいは送信終了または送信中止されるまで文書削除を禁止することができる文書管理装置を提供することを目的とする。

上述の目的を達成するため、請求項１に係る発明の文書管理装置は、複数の文書を管理し、指示に応じて文書の印刷処理等を実行する制御手段を備えた文書管理装置であって、文書の削除指示を受けたとき、上記制御手段が、当該文書が印刷処理中か否かを判定し、印刷処理中の場合、当該文書の削除を禁止することを特徴とする。

また、請求項２に係る発明の文書管理装置は、複数の文書を管理し、指示に応じて文書の送信処理等を実行する制御手段を備えた文書管理装置であって、文書の削除指示を受けたとき、上記制御手段が、当該文書が送信処理中か否かを判定し、送信処理中の場合、当該文書の削除を禁止することを特徴とする。

さらに、請求項３に係る発明の文書管理装置は、請求項１または請求項２に記載された文書管理装置において、各文書が送信中または印刷中であることを記憶する文書管理手段を備えたことを特徴とする。

請求項１〜請求項３に係る発明の文書管理装置によれば、文書の削除指示を行った場合、当該文書が印刷処理中か、あるいは、送信処理中か否かが判定され、印刷処理中または送信処理中の場合には、当該文書の削除が禁止されるので、印刷処理や送信処理を指示した直後に同じ文書を削除指示した場合に、印刷処理や送信処理に不具合が発生することを防止することができる。

以下、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用した実施例について説明する。図１はデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図であり、図２はデジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。

図１に示すネットワーク構成図において、１はデジタル複合機、２、３、４・・・はパソコン、５は公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、６はＬＡＮ（Local Area Network）、７はインターネット網である。デジタル複合機１はコピーモード、プリンタモード、ファクスモードの各機能を備えるとともに、メール送信機能も備え、ＰＳＴＮ５及びＬＡＮ６に接続されており、このＬＡＮ６に端末装置として複数のパソコン２、３、４・・・が接続されている。また、このＬＡＮ６はインターネット網７にも接続されており、デジタル複合機１はこのインターネット網７を介してメールの送受信を行うことが可能である。

図２はデジタル複合機１の制御系の構成を示す概略ブロック図であり、図に示すように、デジタル複合機１はＣＰＵ１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、表示・操作部１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、コーデック１８、モデム１９、ネットワーク制御ユニットＮＣＵ２０、ネットワークボード２１及びＬＡＮインターフェース（Ｉ／Ｆ）２２から構成され、各部がバス２３を介して接続されている。

ＣＰＵ１１はバス２３を介してデジタル複合機１のハードウェア各部を制御するとともに、ＲＯＭ１２に記憶されたプログラムに基づいて各種のプログラムを実行し、ＲＯＭ１２はデジタル複合機の動作に必要な種々のプログラムや操作メッセージ等を予め記憶している。また、ＲＡＭ１３はＳＲＡＭ等で構成され、プログラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶する。

表示・操作部１４は、デジタル複合機の動作状態を表示したり、種々の機能の操作画面の表示を行う表示部と、デジタル複合機を操作するための複数のキーよりなり、読取部１５はオートドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）やフラットベッドスキャナ（ＦＢＳ）等の読取り用原稿載置台を備え、ＣＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、ドットイメージデータを出力する。

また、画像メモリ１６は、ＤＲＡＭ等を用いて構成され、送信すべき画像データまたは受信した画像データあるいは読取部１５で読み取った画像データを記憶し、記録部１７は電子写真方式等のプリンタ装置を備え、受信したデータ、コピー原稿データあるいは外部のパソコンから送信されたプリントデータをプリントアウトする。

コーデック１８は所定のプロトコルに対応して符号化・復号するものであり、読み取った原稿の画像データを送信するためにＭＨ、ＭＲまたはＭＭＲ方式により符号化し、外部から受信した画像データを復号するとともに、電子メールに添付可能なファイルとして一般的に利用される画像フォーマットであるＴＩＦＦ方式等にも対応して符号化、復号する。

モデム１９はバス２３に接続されており、ファクシミリ通信が可能なファクスモデムとしての機能を有し、このモデム１９は同様にバス２３に接続されたＮＣＵ２０と接続されている。ＮＣＵ２０はアナログ回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１９をＰＳＴＮ５に接続する。

ネットワークボード２１は、デジタル複合機１本体からの操作によるファクス送信画像、スキャン画像、ファクス／メール受信の配信画像等の画像を記憶・管理し、パソコン２、３、４等からユーザによる印刷等の指示を受けた場合、その指示を実行する。
また、ＬＡＮインターフェース２２はＬＡＮ６に接続され、インターネット網７からの信号を受信する一方、ＬＡＮ６に対して信号やデータを送信するものであり、信号変換やプロトコル変換などのインターフェース処理を実行する。

デジタル複合機１は上記のような構成を備えており、ファクシミリ送信時には、原稿の画像データが読取部１５で読み取られ、コーデック１８で圧縮されて画像メモリ１６に蓄積される。この圧縮された画像データが画像メモリ１６から読み出されてモデム１９で変調され、ＮＣＵ２０からＰＳＴＮ５を通して通信相手先に送信される。また、ファクシミリ受信時には、受信した画像データがモデム１９で復調され、画像メモリ１６に蓄積された後、コーデック１８で復号されて記録部１７により印刷される。

一方、ネットワークボード２１は図３の機能ブロック図に示すように、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１、ＨＴＴＰＤ制御部３２、ホームページ管理部３３、文書保存部３４、文書管理部３５からなり、これらの各部は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等のメモリ、磁気ディスク（ハードディスク）記憶装置等により構成されている。

ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１はＴＣＰ（Transmission Control Protocol）／ＩＰ（Internet Protocol）を制御し、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１によるデータストリーム転送機能を用いてＨＴＴＰＤ（Hyper Text Transfer Protocol Deamon）機能に対する処理を実行し、パソコン２、３、４等のＷＷＷ（World Wide Web）ブラウザからの要求を処理する。
なお、ＨＴＴＰＤはＨＴＴＰサーバの機能を提供するデーモンで、ＵＮＩＸ（登録商標）オペレーティング・システム上でウェブサーバを運用する際に使われるものである。

また、ホームページ管理部３３は、ＨＴＴＰＤ制御部３２からのホームページ要求に対応してホームページファイルをＨＴＴＰＤ制御部３２に出力し、文書保存部３４はデジタル複合機１本体からの操作によるファクス送信文書、スキャン文書、ファクス／メール受信の配信文書等の文書を記憶・保存する。

さらに、文書管理部３５は、文書保存部３４に記憶されている各文書の情報を記憶するとともに、文書毎に印刷中や送信中等の状態を記憶するフラグの記憶領域を備えている。この文書管理部３５は、ＨＴＴＰＤ制御部３２からの要求に応じて保存文書の一覧情報をＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式のファイルに変換してＨＴＴＰＤ制御部３２に出力し、かつ、ＨＴＴＰＤ制御部３２から入力された情報を解析して、保存文書の転送、削除等の処理を行う。

このネットワークシステムでは、ユーザがパソコン２、３、４等からデジタル複合機１のネットワークボード２１にアクセスして保存文書の印刷、送信等を行うことができる。
すなわち、ユーザがＷＷＷブラウザを起動し、パソコンのモニタ画面に表示されたＷＷＷブラウザ画面において、デジタル複合機１のＩＰアドレスを指定してアクセスを行うと、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２がこれを検知し、ホームページ管理部３３からＨＴＭＬで記述されたホームページファイルを読み出し、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部３１、ＬＡＮインターフェース２２、ＬＡＮ６を介してパソコン２に転送する。

以下、ユーザがデジタル複合機のネットワークボード２１にアクセスしている状態におけるネットワークボード２１の作用を図４のフローチャートより説明する。
ユーザによるデジタル複合機１へのアクセス中、ネットワークボード２１のＨＴＴＰＤ制御部３２は図４のフローチャートに示すプログラムを常時実行し、ＬＡＮインターフェース２２を介してパソコン２、３、４等からパケットを受信したか否かを判定している（ステップ１０１）。そして、例えば、パソコン２からパケットを受信したと判定すると、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、ＨＴＴＰのパケットか否かを判定し（ステップ１０２）、ＨＴＴＰのパケットでないと判定した場合、ＨＴＴＰ以外のネットワーク処理を実行し（ステップ１０３）、ＨＴＴＰのパケットであると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２はHTTP POST Methodを受信したか否かを判定する（ステップ１０４）。

なお、HTTP POST MethodはＨＴＭＬのフォームに記述された内容をウェブサーバに送信する際のメソッドの一つで、＜FORM＞タグのMethod＝“”属性に指定する。ＰＯＳＴを指定した場合、フォームに記述された内容はＵＲＬに直接現れないので、ＵＲＬ長の制限に収まらないような長いデータも送信でき、送信された内容がユーザの目に触れたり、履歴として残ったりすることがない。

HTTP POST Methodでないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２はＨＴＴＰのその他の処理を実行し（ステップ１０５）、HTTP POST Methodであると判定した場合は、文書一覧情報の取得指示か否かを判定する（ステップ１０６）。文書一覧情報の取得指示であると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、文書管理部３５に文書保存部３４に記憶された文書の文書一覧情報をＨＴＭＬ形式で作成させ、ＨＴＴＰレスポンスとしてパソコン２に送信する（ステップ１０７）。
これにより、図５に示すような、文書一覧リストがパソコン２のモニタ画面に表示される。

図５に示すように、この文書一覧リスト画面の上部には、スキャン画像、送信文書、受信文書、共有受信文書、掲示板文書、回覧文書、処理依頼文書の切替タブと、「転送」、「送信」、「プリント」、「ダウンロード」、「削除」、「掲示板」、「回覧」、「処理依頼」等の機能選択ボタンが表示されている。
また、文書一覧リスト画面の下部には、送信文書の場合、相手先名、文書分類、ページ数、送信日時等が表示される。

そして、この文書一覧リスト画面において、例えば、プリントしたい文書の左端のチェック欄にチェックして「プリント」ボタンをクリックすると、図６に示すように、プリント確認画面が表示され、この確認画面でＯＫボタンをクリックすることによってプリント指示がデジタル複合機１に送信される。そして、デジタル複合機１でのプリント実行中、図７に示すように、パソコン２の文書一覧表示画面に「プリント中」との表示がなされる。

一方、ステップ１０６で文書一覧情報の取得指示でないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は文書画像表示指示か否かを判定し（ステップ１０８）、文書画像表示指示であると判定した場合、文書保存部３４に保存された指定文書画像をＴＩＦＦ形式で作成し、ＨＴＴＰレスポンスとしてパソコン２に送信する（ステップ１０９）。

また、ステップ１０８で文書画像表示指示でないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は文書画像送信指示か否かを判定し（ステップ１１０）、文書画像送信指示であると判定した場合、文書管理部３５の当該文書の送信フラグを１にした（ステップ１１１）後、指定文書をファクス送信する（ステップ１１２）。
すなわち、ＨＴＴＰＤ制御部３２は指定された画像データを文書保存部３４から読み出してデジタル複合機1本体に転送し、ＣＰＵ１１が、転送された画像データをモデム１９で変調し、ＮＣＵ２０からＰＳＴＮ５を通して相手先に送信する。
そして、送信が完了した時または送信がキャンセルされた時、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、上記の文書管理部３５の当該文書の送信フラグを０にリセットする（ステップ１１３）。

さらに、ステップ１１０で文書画像送信指示でないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は文書画像プリント指示か否かを判定し（ステップ１１４）、文書画像プリント指示であると判定した場合、文書管理部３５の当該文書の印刷フラグを１にした（ステップ１１５）後、指定文書をプリントする（ステップ１１６）。
すなわち、ＨＴＴＰＤ制御部３２は指定された画像データを文書保存部３４から読み出してデジタル複合機1本体に転送し、ＣＰＵ１１が、転送された画像データをコーデック１８で復号して記録部１７によりプリントする。
そして、上記と同様に、プリントが完了した時またはプリントがキャンセルされた時、ＨＴＴＰＤ制御部３２は、上記の文書管理部３５の当該文書の印刷フラグを０にリセットする（ステップ１１７）。

また、ステップ１１４で文書画像プリント指示でないと判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２は文書画像削除指示か否かを判定し（ステップ１１８）、文書画像削除指示であると判定した場合、文書管理部３５の当該文書の送信フラグが１か否かを判定することにより、当該文書が送信中か否かを判定する（ステップ１１９）。

当該文書が送信中であると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２はプログラムを終了し、当該文書が送信中でないと判定した場合、文書管理部３５の当該文書の印刷フラグが１か否かを判定することにより、当該文書がプリント中か否かを判定する（ステップ１２０）。
そして、当該文書がプリント中であると判定した場合、ＨＴＴＰＤ制御部３２はプログラムを終了し、当該文書がプリント中でないと判定した場合、文書保存部３４に保存された当該文書を削除する（ステップ１２１）。
また、ステップ１１８で文書画像削除指示でないと判定した場合、ＣＰＵ１１はその他のHTTP処理を実行した（ステップ１２２）後、プログラムを終了するので、再び、プログラムが実行され、次のパケットを受信したか否かが判定される。

以上のように、ユーザがパソコン等から文書の削除指示を行った場合、文書管理部３５の当該文書の送信フラグや印刷フラグに基づいて当該文書が送信処理中か、あるいは、プリント処理中か否かが判定され、送信処理中またはプリント処理中の場合には、当該文書の削除が禁止されるので、送信処理やプリント処理を指示した直後に同じ文書を削除指示しても、印刷処理や送信処理に不具合が発生することを防止することができる。

なお、上記の実施例では、文書画像表示に指定文書をＴＩＦＦ形式で作成して送信したが、その他の様々なファイル形式を使用することも可能であり、また、パケットとしてHTTP POST Methodを使用したが、その他の同等の機能を有するパケット信号を採用することも可能である。
また、上記の実施例では、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用した例について説明したが、メール機能を持たない通常のファクシミリ装置や画像管理のみを行うファクシミリサーバ等にも本発明を適用することが可能である。

デジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図である。 デジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。 ネットワークボードの構成を示す機能ブロック図である。 パソコンからアクセスがあった場合のネットワークボードの作用を示すフローチャートである。 文書一覧情報表示画面の一例を示す図である。 プリント確認画面の表示の一例を示す図である。 プリント中の表示の一例を示す図である。

符号の説明

１ デジタル複合機
２、３、４ パソコン
５ ＰＳＴＮ
６ ＬＡＮ
７ インターネット網
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ 表示・操作部
１５ 読取部
１６ 画像メモリ
１７ 記録部
１８ コーデック
１９ モデム
２０ ＮＣＵ
２１ ネットワークボード
２２ ＬＡＮ Ｉ／Ｆ
２３ バス
３１ ＴＣＰ／ＩＰプロトコル制御部
３２ ＨＴＴＰＤ制御部
３３ ホームページ管理部
３４ 文書保存部
３５ 文書管理部

Claims (3)

1. 複数の文書を管理し、指示に応じて文書の印刷処理等を実行する制御手段を備えた文書管理装置であって、
   文書の削除指示を受けたとき、上記制御手段が、当該文書が印刷処理中か否かを判定し、印刷処理中の場合、当該文書の削除を禁止することを特徴とする文書管理装置。
2. 複数の文書を管理し、指示に応じて文書の送信処理等を実行する制御手段を備えた文書管理装置であって、
   文書の削除指示を受けたとき、上記制御手段が、当該文書が送信処理中か否かを判定し、送信処理中の場合、当該文書の削除を禁止することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１または請求項２に記載された文書管理装置において、
   各文書が送信中または印刷中であることを記憶する文書管理手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。

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