JP2007065805A - 電子伝票管理システム、並びに電子伝票管理システムに用いられるサーバ装置、端末装置、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】伝票の記入データ項目に変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができる電子伝票管理システムを提供する。
【解決手段】電子伝票の設計において、伝票のどの項目のデータを伝票データとして格納するか否かを設定することができるので、電子伝票の項目に関して、重要度の軽重をつけた伝票設計が可能である。例えば、基幹の情報システムに不可欠な項目に関しては、伝票データとして伝票データ記憶部に格納するとともに、単に組織内での意思伝達に必要なコメント事項や特記事項などに関しては、伝票データとして保存せず、起票時の証拠としての原票データとして保存し、原票データ記憶部に格納する。
【選択図】図５

Description

本発明は、電子データ化された伝票（電子伝票）を管理する電子伝票管理システムに関する。

企業等にあっては、社内で発生する各種の伝票をいかに能率良くかつスピーディに決済するかについて大きな関心を持っている。この一環として、昨今、省資源化からの要請とも相俟って、ペーパーレス化が可能な決済システムが採用され始めている。

この決済を行うシステムの一例としては、社内の通信ネットワークを介して通信可能に結んだ複数の端末の間で、庶務、総務など関係する伝票を決済する仕組みがある。この場合、社員が自分の端末を用いて電子的に起票すると、この電子伝票に記入された各項目のデータ（記入データ）がサーバに保管される。管理者は、適宜な時期に自分の端末からサーバにアクセスして未決済の電子伝票の記入データを所定のフォーマットで読み出し、その伝票を承認するか否かについての入力処理を行う。これにより、サーバに保管されている伝票には決済情報が付され、電子決済が行われる。

このような電子伝票を管理するシステムにおいては、社内で発生する多種多様な伝票を扱わなければならないため、伝票設計に関する機能に関しても、ＧＵＩ（Graphical User Interface）ベースで作業が簡単で効率的であることが求められる。

尚、この出願に関連する先行技術文献情報としては、次のものがある。

特開２００１−１４３００６号公報

上述したように、電子伝票を管理するシステムの伝票設計においては、簡単に伝票設計ができるようになっているが、電子伝票に記入されたデータはデータベースに格納され、また、当該データベースに格納されたデータは、通常、経理や人事・給与などの基幹システムとも連動しているため、簡単に電子伝票の項目を変更できないという問題がある。例えば、ある申請書のフォーマットを変更して、新たに項目を増やしたくても、項目を増やすと、格納するデータベースを再構築しなければならなかったり、プログラムに変更が生じたりするので、システム改修のコスト及び労力が必要になる。

本発明は、上記の事情を鑑みたものであり、伝票の記入データ項目に変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができる電子伝票管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の１つの態様によれば、電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムにおいて、所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、を有し、前記伝票設計手段は、前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、前記伝票データ保存手段は、前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とする。

本発明によれば、伝票設計の段階において、伝票の必要項目を設定し、かつ、必要項目のうち、伝票データとして保存すべき保存項目を指示可能であるので、当該保存項目を伝票データとして保存することができるとともに、起票された伝票を起票時の形態で参照可能に保存する原票データも保存することができるので、電子伝票の項目に関して重要度の軽重をつけた伝票設計が可能となる。例えば、基幹の情報システムに不可欠な項目に関しては、伝票データとして保存し、単に組織内での意思伝達に必要なコメント事項や特記事項などに関しては、伝票データに保存せず、起票時の証拠としての原票データに保存することが可能である。この結果、柔軟な伝票設計が可能であり、伝票の記入データに変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができる。

一例として、前記伝票データ保存手段の保存されている記入データを指示情報に基づいて呼び出し、当該伝票に対する決済を電子的に可能とする決済手段を更に有することを特徴とする。

また、一例として、前記起票手段により起こされる伝票に添付書類があるときには、当該添付書類を電子データ化して保存する添付書類保存手段を更に有し、前記添付書類保存手段は、原票データ保存手段に保存された前記原票データを添付書類として保存可能であることを特徴とする。

また、本発明の別の態様によれば、電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられるサーバ装置において、所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段により、設計された前記伝票を記憶する伝票フォーマット記憶手段と、前記伝票フォーマット記憶手段に記憶された前記伝票に従い、前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段により、起票された伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、を有し、前記伝票設計手段は、前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、前記伝票データ保存手段は、前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とする。

また、本発明の別の態様によれば、電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられる端末装置において、所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に、第１の記憶手段に保存するように指令する原票データ保存指令手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを、第２の記憶手段に保存するように指令する伝票データ保存指令手段と、を有し、前記伝票設計手段は、前記必要項目のうち、前記第２の記憶手段に保存する保存項目を指示可能であり、前記伝票データ保存指令手段は、前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存するように指令することを特徴とする。

また、本発明の別の態様によれば、電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられるコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、して機能させ、前記伝票設計手段は、前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、前記伝票データ保存手段は、前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とする。

本発明によれば、伝票の記入データ項目に変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができる電子伝票管理システム、並びに電子伝票管理システムに用いられるサーバ装置、端末装置、及びプログラムを提供することができる。

以下、本発明の実施形態を図面を用いて説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る電子伝票管理システム１０の概略構成図である。電子伝票管理システム１０は、企業などの組織体において発生する総務、庶務、経理などの業務に関わる伝票を電子データとして起こし（起票）、この伝票の電子データを保管し、管理者からオンラインで決済を受けるシステムである。このため、電子データとして起こされる（記入される）伝票を電子伝票とも呼ぶ。この電子伝票は勿論、必要なときには印刷して紙の伝票とすることもできる。

電子伝票管理システム１０は、図１に示すように、電子伝票を管理する電子伝票管理サーバ（以下、サーバ装置と呼ぶ）１と、従業員及び管理者が利用する端末装置２ｉ（ｉ＝ａ，ｂ，…，ｎ）と、サーバ装置１及び端末装置２ｉを相互に接続する、例えば、イントラネット網などの通信ネットワーク３とを備えており、サーバ装置１にはデータベース１１が備えられている。勿論、通信ネットワーク３は、企業などの組織体において閉じた通信ネットワークの他、インターネット網などの外部ネットワークと接続された通信ネットワークであってもよい。

サーバ装置１は、必要に応じてデータベース１１との間でデータの書込み・読取りを行なうと共に、通信ネットワーク３を経由して後述する端末装置２ｉとの間で所定の通信プロトコルにしたがってデータ通信を行なうことができるように構成されている。

具体的には、このサーバ装置１は、図２に示すように、通信ネットワーク３との間において通信機能を担うインターフェース１２を備え、このインターフェース１２にＣＰＵ１３、ＲＡＭ１４、ＲＯＭ１５、及び読出／書込回路（Ｒ／Ｗ）１５がバス１７により相互に接続された構成を有する。なお、図示しないが、サーバ装置１には入力器及び表示器も設けられている。

ＣＰＵ１３は、ＲＯＭ１５に予め格納されている各種のプログラムを読み出し、そのプログラムに記述されている手順に従って処理を実行する。このプログラムには、後述する如く、伝票を電子データとして設計する作業、伝票を電子データに書き起こす起票作業、及び管理者によるオンライン上での伝票決済（電子決済）の作業などの各種の作業に対応して、データベース１１との間にデータの受渡しを行うためのプログラムが含まれる。

ＲＡＭ１４は、ＣＰＵ１３が各種の演算を行うときにデータを一時的に保管する機能を有する。読出／書込回路（Ｒ／Ｗ）１６は、ＣＰＵ１３から指令を受け、その内容及び必要なアドレスを解読し、そのアドレスに応じて、データベース１１からデータを読み出し、又は、データベース１１にデータを書き込む機能を有する。

データベース１１は、例えばハードディスクやオプティカルディスクなどのメモリ装置で構成される。本実施形態にあっては、このデータベース１１は、読み出し及び書き込むデータの属性に応じて５つの記憶領域Ｍ１〜Ｍ５を備えている。記憶領域Ｍ１（以下、伝票フォーマット記憶部Ｍ１ともいう）は電子伝票のデータ記入前のフォーマットを、記憶領域Ｍ２（以下、ひな型記憶部Ｍ２ともいう）は電子伝票のデータ記入後の雛型を、記憶領域Ｍ３（以下、原票データ記憶部Ｍ３ともいう）は電子伝票の起票時の形態そのもの（伝票のハードコピーデータであり、本実施形態では原票データという）を、記憶領域Ｍ４（以下、伝票データ記憶部Ｍ４ともいう）は起票した電子伝票への記入データ（伝票の各項目に設定されるデータであり、本実施形態では伝票データという）を、そして、記憶領域Ｍ５（以下、添付書類記憶部Ｍ５ともいう）は電子伝票に添付した書類をそれぞれデジタルデータとして格納するように設定されている。

ここで、伝票フォーマット記憶部Ｍ１に記憶される伝票フォーマットデータ、及びひな型記憶部Ｍ２に記憶されるひな型データは、システム上で伝票種別を一意に識別可能な識別情報（例えば、伝票種別番号など）により一意に管理されている。また、原票データ記憶部Ｍ３に記憶される原票データ、及び伝票データ記憶部Ｍ４に記憶される伝票データは、システム上で伝票を一意に識別可能な識別情報（例えば、伝票番号など）により一意に管理されており、この識別情報により、同一伝票における原票データと伝票データの対応付けが可能となっている。

尚、サーバ装置１は、物理的に一つからなる装置の他、複数の装置がネットワーク接続されたシステムなどのいずれの構成であってもよい。この場合、例えば、データベース１１を分散したシステム構成とすることができる。

一方、端末装置２ｉのそれぞれは、本実施形態では汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）又は携帯情報端末として構成される。具体的には、端末装置２ｉは、図３に示すように、通信ネットワーク３との間において通信機能を担うインターフェース２１を備え、このインターフェース２１にＣＰＵ２２、ＲＡＭ２３、ＲＯＭ２４、表示器２５、入力器２６、及びスキャナ２７がバス２８により相互に接続された構成を有する。

ＣＰＵ２２は、ＲＯＭ２４に予め格納されている各種のプログラムを読み出し、そのプログラムに記述されている手順に従って処理を実行する。このプログラムには、後述する如く、伝票を電子データとして設計する作業、伝票を電子データに書き起こす起票作業、及び管理者によるオンライン上での伝票決済（電子決済）の作業などの各種の作業に伴う処理を、サーバ装置１（データベース１１）との間でデータの受渡しを行いながら実行するプログラムが含まれる。

具体的には、端末装置２ｉそれぞれのＲＯＭ２４には、図４に示す伝票設計処理のプログラム、図６，７に示す起票処理のプログラム、及び、図８，９に示す電子決済処理のプログラムを含む各種のプログラムを統合した統合プログラムがアプリケーションソフトとして予めインストールされる。

本実施形態にあっては、従業員及び管理者とも、端末装置２ｉを用いて作業を行うが、端末装置２ｉを起動させると、まず、認証処理を行うようになっているので、この認証処理に伴って識別される職責情報に応じて、統合プログラムのうちの許可されたプログラムによる処理が行われる。具体的には、従業員が自分の端末装置２ｉを起動させたときに動作させることができるプログラムは、伝票設計処理及び起票処理に限定される。これに対し、管理者は電子決済処理のプログラムをも動作させることができる。

端末装置２ｉそれぞれにおいて、ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２２が各種の演算を行うときにデータを一時的に保管する機能を有する。表示器２５及び入力器２６は従業員又は管理者により使用されるマンマシン・インターフェースを成す。スキャナ２７は、後述するように、起票時に添付書類がある場合、この添付書類を図面データとして読み込ませるために使用される。

尚、上述したサーバ装置１のＲＯＭ１５及び端末装置２ｉのＲＯＭ２４に予め格納されたプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録することも、通信ネットワークを介して配信することも可能である。また、端末装置２ｉのＲＯＭ２４に予め格納されたプログラムを、端末装置２ｉには格納せず、サーバ装置１に格納しておき、認証処理の後、サーバ装置１に格納された当該プログラムを稼働させ、端末装置２ｉ上における各処理を行うようにしてもよい。

次に、電子伝票管理システム１０における各種処理を図４〜９を用いて説明する。

（伝票設計）
図４は、電子伝票の設計のための処理を示す。利用者（従業員、管理者）は電子伝票を新たに設計したいときは、端末装置２ｉ上で、この伝票設計のプログラムを起動させる。利用者は、例えば、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製の表計算ソフトである「Ｅｘｃｅｌ」やハイパーテキスト既述言語であるＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）を設計ツールとして用いて、所望のフォームの電子伝票を設計する（ステップＳ１０）。これにより、多様な種類やフォームの要求に簡単に応えることができ、しかも、特別なプログラム開発は不要になる。

次いで、設計された電子伝票のフォーマットは、サーバ装置１に送られてデータベース１１の伝票フォーマット記憶部Ｍ１に保存される（ステップＳ２０，Ｓ３０）この伝票フォーマット記憶部Ｍ１に保存されている電子伝票のフォーマットは、端末装置２ｉの要求に応じて随時、選択及び呼出しできる。

ここで、上述のステップＳ１０に示された伝票設計は、さらに詳しくは、上述した設計ツールによるフォーム作成（ステップＳ１１）の他、当該フォームを用いて伝票を起票するときのチェック条件を設定することができるようになっている。例えば、当該フォーム起動時におけるチェック条件を設定すると、当該フォーム起動時には、伝票番号には、自動採番された伝票番号が設定されていたり、日付には、処理日が自動的に設定されたり、個人ＩＤには、起票しようとする人のＩＤが設定されていたりする（ステップＳ１１）。このように、入力作業の効率化を図り、入力ミスをなくすことが可能となっている。

また、当該フォーム確認時におけるチェック条件を設定すると、当該フォームのそれぞれの項目にデータを入力した際に、入力チェックを行うようになっている（ステップＳ１３）。例えば、必須入力項目であるか否かのチェック、入力されるデータの属性チェック（数値データであるか否か、日付時刻のデータとして適正か、文字数の制限、入力されるデータが設定された範囲の値であるか否か、入力されたコードをコード表を用いてのチェックなど）を行うことができるようになっている。このように、入力時のチェックにより、入力データの適正化を図ることが可能となっている。

また、当該フォーム終了時におけるチェック条件を設定すると、当該フォームを用いてデータを格納した時に、伝票のどの項目のデータを伝票データとして格納するか否かを設定することができるようになっている（ステップＳ１４）。これは、電子伝票の項目に関して、重要度の軽重をつけた伝票設計が可能となるものである。一般に、伝票データは、経理、総務、人事などの基幹の情報システムとも関連していることが多いので、このような基幹の情報システムに不可欠な項目に関しては、伝票データとして伝票データ記憶部Ｍ４に格納するとともに、単に組織内での意思伝達に必要なコメント事項や特記事項などに関しては、伝票データとして保存せず、起票時の証拠としての原票データとして保存し、原票データ記憶部Ｍ３に格納するものである。

この結果、電子伝票管理システム１０においては、組織が大きく、業務が多様化し、複雑化して、多種多様な伝票を扱うようであっても、伝票データを極力シンプルなデータ構成で格納することができる。また、伝票上、伝票データとして格納されない項目に関しても、電子伝票の起票時の形態そのものである原票データとして、常時参照可能であるので、業務上、不便は生じない。

以上から、本実施形態においては、伝票の項目に関して、柔軟な伝票設計が可能であり、伝票の記入データの項目に変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができる。例えば、伝票設計されたフォームに新たな項目を設けたいときでも、伝票データに影響を与えずに、項目を追加することができる。

図５は、ある申請書を例に、上述した原票データと伝票データの関係を示している。例えば、図５に示すように、申請書の入力項目Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ及びＥに対しては、伝票データ記憶部Ｍ４への格納指示が設定されていたとすると、入力項目Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ及びＥに入力されたデータは、伝票データ記憶部Ｍ４に格納されるが、入力項目Ｆ及びＧに入力されたデータに関しては、伝票データ記憶部Ｍ４に格納されない。尚、伝票データは、図５に示すように、伝票の内容に関するデータ（例えば、入力項目Ａ〜Ｅに設定されたデータ）の他、後述する決済に関するデータ（例えば、誰がいつ起票し、誰がいつ決済したかに関するデータ）も管理されるようになっている。一方、入力項目Ｆ及びＧを含む申請書の起票時の形態そのものは、原票データとして原票データ記憶部Ｍ３に格納される。即ち、原票データは、図５に示すように、設計ツールとして用いられた「Ｅｘｃｅｌ」やＨＴＭＬのデータ形式で保存され、参照される。

（起票処理）
次に、利用者（従業員及び管理者）が端末装置２ｉ上で行う起票処理を図６，７に基づいて説明する。

利用者は、自分の端末装置２ｉにおいてこの起票処理のプログラムを起動させて、起票作業を指令する（ステップＳ５０）。起票する場合には、メニュー画面（図示せず）から起票伝票の種類を指定する（例えば、人事関係伝票、経理関係伝票などの指定、さらには、経理関係伝票であれば、通勤交通費伝票、旅費交通費伝票などの指定）（ステップＳ６０）。これに応じて、端末装置２ｉは雛型を用いた起票作業か否かを利用者に問い合わせてくるので、利用者はＹＥＳ又はＮＯの回答を行う（ステップＳ７０）。

雛型を用いた起票とは、一度、起票して申請した伝票そのもの（伝票の必要項目に伝票データは記入されている）を参考にする手法で、記載内容が似ているときに特に有効であり、利用者の記入作業を省力化できる。

ステップＳ７０の問い合わせに対して、雛型を用いようとする場合には、利用者はＹＥＳの回答を返すが、既存のフォーマット（白紙フォーマット）から新規に起票したい場合には利用者はＮＯの回答を返す（ステップＳ８０，Ｓ９０）。

これに応じて、雛型を用いる場合、サーバ装置１に過去の雛型を特定する情報を送り、サーバ装置１のひな型記憶部Ｍ２にアクセスさせる。これにより、ひな型記憶部Ｍ２から所望の過去の雛型が読み出され、端末装置２ｉに送信されて表示される（ステップＳ８０，Ｓ１００，Ｓ１１０）。

一方、雛型を用いず、標準の白紙フォーマットを用いる場合、サーバ装置１に所望の伝票フォーマットを特定する情報を送り、サーバ装置１の伝票フォーマット記憶部Ｍ１にアクセスさせる。これにより、伝票フォーマット記憶部Ｍ１から所望の伝票フォーマットが読み出され、端末装置２ｉに送信されて表示される（ステップＳ９０，Ｓ１００，Ｓ１１０）。

次いで、利用者は、このように表示された雛型又は白紙伝票を用いて、起票、すなわち電子伝票への記入（入力）を行う（ステップＳ１２０（Ｓ１２０Ａ））。白紙フォーマットの場合には、利用者はこの伝票上の必要項目にデータを記入する。一方、雛型の場合には、白紙の記入画面のうち、必要項目には既にデータが記入されているので、この必要項目のうちの更に所望の項目についてのみ、新規なデータに変更記入すればよい。

このステップＳ１２０で行う記入処理作業全体の途中で、随時、過去の伝票の参照（ステップＳ１２０Ｂ）及び添付書類データ読込（ステップＳ１２０Ｃ）を任意の順番で実行できるようになっている。過去伝票の参照及び同種伝票の参照の処理は、利用者の記入作業の迅速化及び確実化を図るものである。利用者は適宜に過去伝票や同種伝票を参照することで記入内容を容易に思い出したり、又は確認でき、また誤入力を避けることもできる。尚、過去伝票や同種伝票として参照されるデータは、原票データ記憶部Ｍ３に記憶された原票データなので、起票時の形態そのものを参照することが可能である。一方、添付書類は、伝票への記載内容を補完したり、証明するための書類であり、例えば出張宿泊時に宿泊先から発行される領収書などがこれに該当する。

上述したように、これらの参照及び入力の処理（ステップＳ１２０Ｂ〜１２０Ｃ）は、伝票入力作業（ステップＳ１２０Ａ）の前後又はその途中で随時実施することができる。図６及び図７に示すフローチャートの例では、過去伝票の参照及び同種伝票の参照を行いながら、伝票記入作業を行い、その後に更に添付書類をスキャナ２７から入力するようになっている。

尚、ステップＳ１２０Ｂの処理は、利用者の参照有無の判断、参照要時の伝票の指定、及びサーバ装置１との間における指定伝票の送信依頼及び受信の処理をそれぞれ含む。これに伴い、サーバ装置１はデータベース１１から指定伝票に関わるデータを読み出し、これを端末装置２ｉに送信する（ステップＳ１３０）。また、ステップＳ１２０Ｃの処理にあっては、利用者による添付書類有無の判断及び添付書類の入力・保存の処理をそれぞれ含む。

このように電子伝票の記入が終わると（ステップＳ１３０）、端末装置２ｉは利用者との間で、いま記入した伝票を雛型として保存するか否かについてインターラクティブに判断する（ステップＳ１４０）。この雛型の保存は、上述したように雛型を起票時に使用可能にするための処理である。この判断がＹＥＳ、すなわち雛型を保存する場合、端末装置２ｉは、記入された伝票を雛型データとしてサーバ装置１に送信し（ステップＳ１５０）、サーバ装置１はこの雛型データをデータベース１１のひな型記憶部Ｍ２に追加保存する（ステップＳ１６０）。

次いで、端末装置２ｉは、いま記入された伝票を、その記入された形態のまま姿で（写真の如く）保存すべく、そのハードコピーデータ（原票データ）をサーバ装置１１に送信する（ステップＳ１７０）。これに応じて、サーバ装置１はその伝票のハードコピーデータを受信し、これをデータベース１３の原票データ記憶部Ｍ３に起票時伝票（ハードコピー）として保存する（ステップＳ１８０）。

最後に、端末装置２ｉは、記入された伝票の内容、すなわち、伝票の各項目のデータ（記入データ；伝票データ）と、この伝票に添付されている添付書類のデータとをサーバ装置１に送信する（ステップＳ１９０）。そこで、サーバ装置１はそれらの記入データ及び添付書類データを受信し、記入データをデータベース１１の伝票データ記憶部Ｍ４に保存するとともに、添付書類がある場合、その添付書類データを添付書類記憶部Ｍ５に保存する（ステップＳ２００）。尚、過去に起票された伝票を添付書類データとして添付書類記憶部Ｍ５に保存することも可能である。これは、例えば、具体的には、受注報告書の伝票を起票する際に、この受注報告書に対応する見積書（既に過去に伝票として起票済み）を添付書類とするものである。このように、原票データ記憶部Ｍ３に記憶された原票データである見積書を添付書類記憶Ｍ５に保存することも可能である。

（決済処理）
起票された伝票は、予め定められたワークフローに従って、管理者が操作する端末装置２ｉにおいて、オンラインで決済処理される。この決済処理の概要を図８，９に示す。

端末装置２ｉは、管理者からの指令入力に基づき決済処理を実行するか否かを判断する（ステップＳ２１０）。この判断でＹＥＳ、すなわち決済処理を行うと判断できたときには、管理者が入力する決済実行条件を受け付ける（ステップＳ２２０）。この決済実行条件は、例えば、未決済の処理案件について「ＸＸ月ＸＸ日から○○月○○日」までの１週間など、期間的な条件でもよいし、従業員ＩＤを入力して従業員毎でもよいし、課コードを入力して課毎であってもよい。

この受付けに応答して、端末装置２ｉは決済実行条件に合致した電子伝票の記入データの送信依頼をサーバ装置１に送信する。サーバ装置１は決済実行条件に基づいてデータベース１１を検索し、その検索結果、すなわち検索された電子伝票の記入データ（伝票データ）を端末装置２ｉに伝送するので、端末装置２ｉは、この記入データを受信する（ステップＳ２３０，Ｓ２４０）。

この記入データを受信すると、端末装置２ｉは、この記入データを所定の決済画面フォーマットで表示器２５に表示する（ステップＳ２５０）。

次いで、端末装置２ｉは、表示画面に表示された１つ又は複数の決済案件のうち、管理者の指定情報に基づき決済案件を特定し（ステップＳ２６０）、この特定した決済案件について承認するか否かの決済を含む種々の処理に移行する（ステップＳ２７０〜Ｓ２９０）。

すなわち、かかる決済の前に又はその途中に、端末装置２ｉは、起票した伝票そのもの（ハードコピー；原票データ）の参照を管理者が希望しているか否かについて、管理者からの指令に応じて判断し、希望している場合には、サーバ装置１に参照依頼情報を送信してデータベース１１の原票データ記憶部Ｍ３から起票時伝票を受信するとともに表示する（ステップＳ２７０Ａ、Ｓ２７０Ｂ）。これにより、管理者は決済する上で必要な起票伝票そのものを参照することができる。

また端末装置２ｉは、決済しようとする伝票に添付資料がある否かを判断し、この添付資料がある場合に、管理者がその参照を希望する場合には、サーバ装置１に依頼情報を送信してデータベース１１の添付書類記憶部Ｍ５から該当する添付資料を受信するとともに表示する（ステップＳ２７０Ｃ、Ｓ２７０Ｄ）。これにより、管理者は、添付資料がある場合には、これを参照することができる。

端末装置２ｉは、過去の伝票（例えば決済案件に関わる請求伝票を提出した従業員と同じグループで出張した他の出張者からの経費請求伝票や、本人の過去の出張時における経費請求伝票）の参照を管理者が希望しているか否かについて、管理者からの指令に応じて判断する。そして、かかる参照を管理者が希望している場合には、サーバ装置１に依頼情報を送信してデータベース１１の伝票データ記憶部Ｍ４から該当する伝票を受信するとともに表示する（ステップＳ２７０Ｅ、Ｓ２７０Ｆ）。これにより、管理者は決済する上で必要な過去の同種の又は比較用の伝票を参照することができる。

次いで、端末装置２ｉは、管理者からの操作情報に基づいて、かかる決済対象の案件に対して承認又は非承認の処理を行う（ステップＳ２９０）。

この決済が済むと、端末装置２ｉは、決済した伝票の記入データ（決済情報が付記されている伝票データ）をサーバ装置１に送り、そのデータベース１１の伝票データ記憶部Ｍ４にその記入データを保存する（ステップＳ３００、Ｓ３１０）。

一方、従業員は、自分の端末装置２ｉからデータベース１１にアクセスして、決済状況及び決済結果を閲覧できる（図示せず）。

以上のように、本実施形態に係る電子伝票決済システムによれば、電子伝票の設計、起票、及び決済までを一環して処理することができる。

まず、利用者は特別なプログラム開発をしなくても、日常良く使われるＥｘｃｅｌやＨＴＭＬといった設計ツールを用いて簡単に所望のフォーマットで電子伝票を設計でき、それをサーバ装置１に保存できる。これにより、利用者が所望する多様な形態の伝票に簡単に対処できる。

起票時には、過去に起こした伝票を雛型として用いるか、白紙の標準フォーマットの伝票に必要事項を記入する。このとき、いま記入しようとしている伝票と同種の伝票や過去の伝票を参照できるし、領収書などの添付書類があれば、これを伝票に添付できる。この際、過去に伝票として起票した原票データを添付書類とすることも可能なので、より業務上の効率化が図られる。

起票が終わると、その伝票のデータ（記入データ；伝票データ）が保存されることは勿論、起票時の伝票の形態（原票データ）がそのままの姿で保存される。また、添付書類もサーバ装置１に保存される。一方で、起こした伝票は雛型として登録することもできるので、将来の同種伝票の記入にも備えることができる。

このように本実施形態においては、伝票に関するデータを構成の異なる２種類のデータ、即ち、原票データと伝票データとして保存できるので、伝票設計の段階においては、伝票の必要項目のうち、伝票データとして保存すべき保存項目を指示可能となっている。これにより、当該保存項目を伝票データとして保存することができるとともに、起票された伝票を起票時の形態で参照可能に保存する原票データとしても保存することができるので、電子伝票の項目に関して重要度の軽重をつけた伝票設計が可能となる。例えば、基幹の情報システムに不可欠な項目に関しては、伝票データとして保存し、単に組織内での意思伝達に必要なコメント事項や特記事項などに関しては、伝票データに保存せず、起票時の証拠としての原票データに保存することができる。

一方、決済時には、指定条件に沿って記入データがサーバ装置１から呼び出されて所定のフォーマットで表示されるので、管理者は表示された個々の案件に沿って承認又は非承認の入力を行えばよい。この決済時に、必要であれば、添付書類や起票時のままの形態（姿）の伝票を参照できる。また、過去伝票として、過去の同種の伝票（例えば同じ会社からの過去の月々の請求伝票）を参照して見比べ、決済の判断に役立てることができる。決済する案件にはコメントを付すこともできる。

このように、伝票設計が容易であって、起票から決済までの作業をスムーズ・確実に行うことができ、省力化され且つ使い勝手が良く、ネットワーク化された電子伝票管理システムが提供される。また、伝票設計に関しては、伝票の記入データ項目に変更が生じても、システムを変更することなく、柔軟に対応することができるので、コストがかからない電子伝票管理システムが提供される。

本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの概略構成図である。 本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムに用いるサーバ装置の概略構成図である。 本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムに用いる端末装置の概略構成図である。 本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの伝票設計の概要を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムで管理される伝票のデータを説明する概説図である。 図７とともに、本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの起票処理の概要を示すフローチャートである。 図６とともに、本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの起票処理の概要を示すフローチャートである。 図９とともに、本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの決済処理の概要を示すフローチャートである。 図８とともに、本発明の実施形態に係る電子伝票管理システムの決済処理の概要を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 電子伝票管理サーバ（サーバ装置）
２ｉ 端末装置
１０ 電子伝票管理システム
１１ データベース
１２，２１ Ｉ／Ｆ
１３，２２ ＣＰＵ
１４，２３ ＲＡＭ
１５，２４ ＲＯＭ
１６ Ｒ／Ｗ
１７，２８ バス
２５ 表示器
２６ 入力器
２７ スキャナ
Ｍ１ 伝票フォーマット記憶部
Ｍ２ ひな型記憶部
Ｍ３ 原票データ記憶部
Ｍ４ 伝票データ記憶部
Ｍ５ 添付書類記憶部

Claims (6)

1. 電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムにおいて、
   所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、
   前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、
   を有し、
   前記伝票設計手段は、
   前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、
   前記伝票データ保存手段は、
   前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とする電子伝票管理システム。
2. 前記伝票データ保存手段に保存されている記入データを指示情報に基づいて呼び出し、当該伝票に対する決済を電子的に可能とする決済手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の電子伝票管理システム。
3. 前記起票手段により起こされる伝票に添付書類があるときには、当該添付書類を電子データ化して保存する添付書類保存手段を更に有し、
   前記添付書類保存手段は、原票データ保存手段に保存された前記原票データを添付書類として保存可能であることを特徴とする請求項１又は２記載の電子伝票管理システム。
4. 電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられるサーバ装置において、
   所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段により、設計された前記伝票を記憶する伝票フォーマット記憶手段と、
   前記伝票フォーマット記憶手段に記憶された前記伝票に従い、前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段により、起票された伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、
   を有し、
   前記伝票設計手段は、
   前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、
   前記伝票データ保存手段は、
   前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とするサーバ装置。
5. 電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられる端末装置において、
   所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、
   前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に、第１の記憶手段に保存するように指令する原票データ保存指令手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票への記入データを、第２の記憶手段に保存するように指令する伝票データ保存指令手段と、
   を有し、
   前記伝票設計手段は、
   前記必要項目のうち、前記第２の記憶手段に保存する保存項目を指示可能であり、
   前記伝票データ保存指令手段は、
   前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存するように指令することを特徴とする端末装置。
6. 電子データ化される伝票を管理する電子伝票管理システムに用いられるコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
   前記コンピュータを、
   所望のフォームで前記伝票の必要項目を設定し、前記伝票を設計する伝票設計手段と、
   前記伝票設計手段により設計された前記伝票上の必要項目へのデータ記入に応じて起票する起票手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票をその起票時の形態で参照可能に保存する原票データ保存手段と、
   前記起票手段により起こされた伝票への記入データを保存する伝票データ保存手段と、して機能させ、
   前記伝票設計手段は、
   前記必要項目のうち、前記伝票データ保存手段に保存する保存項目を指示可能であり、
   前記伝票データ保存手段は、
   前記伝票への記入データの中から、前記伝票設計手段で指示された前記保存項目だけを保存することを特徴とするプログラム。

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