JP2006330899A - 電子メールおよびファイルの管理方法、プログラム及び計算機システム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザによる案件の管理やメールの送受信における負担を軽減する。
【解決手段】電子メールを格納したメール格納部から互いに関連を持つ電子メールをメールシーケンスとして抽出する手順（１０１）と、前記ファイルを格納したファイル格納領域から互いに関連を持つファイルをファイル集合として抽出する手順（１０２）と、前記抽出したメールシーケンスとファイル集合のうち、互いに関連を持つ前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順（１０３）と、を計算機に機能させる。
【選択図】図９

Description

本発明は、本発明は、電子メールおよびファイルの管理に関する。

近年、オフィスや一般の家庭においても電子メール（以下、単に「メール」と呼ぶ）が普及しており、メールで仕事の関係者など連絡をとり、個人用のパソコンを用いて作成・更新したファイルをメールで送受信するという活動は日常的に行われている。今日ではメールは、情報通信手段という機能に加えてファイルの流通手段としても機能しているといえる。

一般にメールはメーラーと呼ばれるメール管理システムが管理しており、メール管理システムが管理する領域（以下、「メール格納領域」と呼ぶ）に格納される。これに対してファイルはファイル管理システムが管理しており、ファイル管理システムが管理する領域（以下、「ファイル格納領域」と呼ぶ）に格納される。そのためオフィスでの業務で同じ案件に属するメールとファイルは、別々のシステムが別々の領域で管理・格納している。
例えば「新製品企画のための調査」という案件に関し、メールを介して入手したファイル「市場調査報告書」やそれに対する個人的なメモ「調査報告書コメント」はファイル管理システムが管理するので、ファイル格納領域に格納される。これに対して前記「市場調査報告書」のファイルの送付を依頼したメールやその依頼に応じてファイルを添付して送付したメールは、前記ファイルと同じ案件に関するものの、メール管理システムが管理し、メール管理領域に格納される。

ここで、前記のようなファイルの流通手段として機能しているメールの本文には、ファイルに関する情報が含まれているといえる。例えば、前記「市場調査報告書」のファイルの送付を依頼したメール（「営業部の鈴木です。市場調査報告書を送ってもらえますか？」）や前記ファイルを添付して送付したメール（「企画部の斉藤です。ファイルを送ります。」）は、ファイルの入手経緯を表している。その一方で先に述べたようにメールとファイルは一元管理されていない。そのためメールに記載の情報、例えば入手の経緯（「企画部の斉藤さんからもらったファイル」など）を手がかりにファイル格納領域にあるファイルを検索したい場合など、ユーザはメール管理システムとファイル管理システムそれぞれに対して検索を実行する必要があり、手間がかかる。

これに対して特許文献１では、あらかじめ案件と案件ＩＤを定義しておき、メールに案件ＩＤをつけてファイルを添付して送信すれば、文書管理サーバ上でメールと添付ファイルを対応付けて案件ごとに管理することができる。これによれば、ある案件に関するメールやファイルを案件別に容易にまとめて管理することができる。
特開２００１−１４２８０１号

上記特許文献１に記載の従来技術によれば、ある案件に関するファイルとメールをまとめて管理することができる。しかし、上記従来技術には、次のような問題点がある。
（１）案件ＩＤの設定・定義に手間がかかるという問題点
ある案件に関してメールを送信する際に、ユーザはメールに案件ＩＤをつける必要があり、手間がかかる。またひとりのユーザが複数の案件に関係することもあるので、案件に対応する案件ＩＤをユーザが正しく管理するのは煩雑であるという問題点もある。
（２）案件の定義が困難であるという問題点
メールやメールに添付されるファイルを案件ごとに管理するためには、あらかじめ案件を定義しておく必要がある。一方で、すべての案件をあらかじめ定義するのは困難であるという問題点がある。例えば、過去の案件で知り合った関係者とメールで数回やり取りするうちに新たな案件としてまとまっていくという状況が考えられる。
そのような場合、特許文献１に記載の従来技術では、（ａ）案件としてまとまった時点で案件ＩＤを定義し、（ｂ）関連するファイルやメールを関係者が各自収集して、（ｃ）メールで再送信すれば、対応することが可能である。しかし、そのような作業は非常に面倒である。
（３）メールで送受信されなかったファイルは案件に関連するファイル集合から漏れてしまうという問題点
特許文献１に記載の従来技術は、メールとその添付ファイルとして送受信したファイルを管理の対象としている。そのため、案件に関連しているもののメールでは送受信しなかったファイルが存在する場合、案件から漏れてしまうので、問題となる。

例えば、先の例に示した調査報告書の元となった市場データやそれに関する個人的なメモなど、ファイルサイズや内容の点からメールで流通しなかったファイルは、特許文献１に記載の従来技術では案件に含まれない。そのため、上記のようなファイルも案件としてまとめて管理したいユーザにとって、従来技術では十分に対応することができない。

そこで本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、ユーザによる案件の管理やメールの送受信における負担を軽減することを目的とする。

本発明は、電子メールおよびファイルを管理するプログラムであって、前記電子メールを格納したメール格納部から互いに関連を持つ電子メールをメールシーケンスとして抽出する手順と、前記ファイルを格納したファイル格納部から互いに関連を持つファイルをファイル集合として抽出する手順と、前記抽出したメールシーケンスとファイル集合のうち、互いに関連を持つ前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順と、を計算機に機能させる。

また、前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とする電子メールまたはファイルを設定する手順と、前記検索対象に関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索する手順と、当該検索結果に基づいて前記メール格納部からメールを参照し、または前記検索結果に基づいて前記ファイル格納部からファイルを参照する手順と、を含む。

したがって、本発明によれば、前記従来例のように、予め案件を定義する必要がなく、またユーザがメールを送受信する際にメールに案件ＩＤをつける必要がないので、ユーザによる案件の管理やメールの送信における負担を軽減することができる。また、メールで送受信しなかったファイルも案件に含めることができるので、案件に関連するメールおよびファイルの管理や検索が容易となる。

以下、本発明の一実施形態を添付図面に基づいて説明する。

図１は、第１の実施形態を示し、本発明を適用するコンピュータシステムの構成図である。

＜コンピュータシステムの構成＞
まず、図１を用いて本発明の第一の実施形態にかかるコンピュータシステムの構成について説明する。図１に示すように本発明の第一の実施形態にかかるコンピュータシステムは、個人用ＰＣ（Personal Computer）１、メールサーバ２、および個人用ＰＣ１とメールサーバ２を接続するネットワーク３から構成される。なお、ネットワーク３は例えばＬＡＮなどで構成され、メールサーバ２は外部のネットワークと接続していても良い。

個人用ＰＣ１は、オフィス等に設置されて、ユーザが使用しているＰＣである。この個人用ＰＣ１では、電子メールの送受信を行うメールクライアント１ｃと、電子メールとファイルを管理する管理システム１ａがＯＳ（図示省略）上で稼動する。また、個人用ＰＣ１では、ファイルを管理するファイル管理システム１ｂが稼動しており、このファイル管理システム１ｂは、例えば、ＯＳの一部として実行されるもので、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）におけるＮＴＦＳやＦＡＴなどである。そして、電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、メールクライアント１ｃが管理する電子メールと、ファイル管理システム１ｂが管理するファイルからそれぞれメールシーケンスおよびファイル集合を抽出して相互の関係を対応付けるシステムであり、詳細については後で述べる。

ここで、メールシーケンスは、メールクライアント１ｃが送受信した電子メール（以下、メールとする）のヘッダ、本文、添付ファイルを含む一連のデータの集合を意味する。例えば、メールクライアント１ｃが、送信メールと、受信メール等を独立したファイルで管理する場合、各ファイルまたは各ファイルの集合がメールシーケンスを構成する。あるいは、メールクライアント１ｃが、一つのメールを一つのファイルで管理する場合には、メールのファイルの集合をメールシーケンスとする。

また、ファイル集合は、ファイル管理システム１ｂで管理されるファイルの集合であり一つまたは複数のファイルから構成されるものである。

本発明の第一の実施形態において、メールを管理するメール管理システムはクライアント・サーバ型のシステムであり、メールの送受信および管理を行うメールクライアント１ｃ、およびメールを配信するメールサーバ２から構成される。図中、メールクライアント１ｃは、ＬＡＮ３を経由してメールサーバ２と通信し、メールを送受信する。

メールサーバ２は、前記個人用ＰＣ１に搭載されているメールクライアント１ｃとＬＡＮ３を経由して通信し、メールクライアント１ｃから送信されたメールを宛先のユーザに送信し、当該コンピュータシステム内のユーザ宛のメールを受信し、メールクライアント１ｃからの受信要求に応じてメールを配信する。

＜個人用ＰＣのハードウェア構成＞
図２を用いて本発明の第一の実施形態にかかる電子メールおよびファイルの管理システム１ａを実行する個人用ＰＣ１のハードウェア構成について説明する。図２は、本発明の第一の実施形態にかかる個人用ＰＣ１の構成を示すブロック図である。図２に示すように個人用ＰＣ１は、データの入出力、読み込み、格納及び各種処理を実行するＣＰＵ１０と、ファイルなどを格納するストレージ装置としてのハードディスク２０と、ＣＰＵ１０が実行するプログラム及びデータをロードして記憶するメモリ３０と、ユーザに情報を表示するディスプレイ４０と、ＣＰＵ１０からの指令に基づいてディスプレイ４０を制御するディスプレイ制御部４１と、ユーザからの入力を受け付けるキーボード５０と、キーボード５０を制御するキーボード制御部５１と、ユーザの操作によりＯＳが提供するＧＵＩ上でポインティングを行うマウス６０と、マウス６０の入力を制御するマウス制御部６１と、上記各デバイスを接続するバス７０から構成される。

＜本発明の概要＞
本発明のメールおよびファイルの管理システム１ａの概要は、個人用ＰＣ１のユーザが送受信したメールから抽出したメールシーケンスと、当該ユーザが保有するファイル（または個人用ＰＣ１からアクセス可能なファイル）から抽出したファイル集合を対応付けておき、メールまたはメールから抽出したキーワードを手がかりに関連するファイル集合を参照し、あるいはファイルから関連するメールシーケンスを参照することを可能にするものである。

すなわち、メールおよびファイルの管理システム１ａの機能ブロックは、図３で示すようになる。図３において、個人用ＰＣ１のユーザが送受信したメールからメールシーケンスを抽出するメールシーケンス抽出部１１と、抽出したメールシーケンスを格納するメールシーケンステーブル３１と、個人用ＰＣ１またはユーザが保有するファイルからファイル集合を抽出するファイル集合抽出部１２と、抽出したファイル集合を格納するファイル集合テーブル３２と、メールシーケンステーブル３１とファイル集合テーブルテーブル３２の対応関係を作成する対応付け作成部１３（対応関係作成部）と、作成されたメールシーケンステーブル３１とファイル集合テーブル３２の対応関係を格納する対応付けデータ格納部２３と、メールまたはメールから抽出したキーワードを手がかりに関連するファイル集合をユーザに表示し、あるいはファイルから抽出したキーワードを手がかりに関連するメールシーケンスをユーザに表示する表示部１４とを備え、メールおよびファイルの管理を行うものである。

より具体的には、メールおよびファイルの管理システム１ａは、オフィス等に設置された個人用ＰＣ１で動作する。前記個人用ＰＣ１は、ファイル格納部２２（ファイル格納領域）およびメール格納部２１（メール格納領域）を有し、メール格納部２１にはメールクライアント１ｃ（メール管理システム）が管理するメールのうち当該個人用ＰＣ１を利用しているユーザのメールのみが格納されている。メールおよびファイルの管理システム１ａは、メール格納部２１から関連するメールをメールシーケンスとして抽出し、さらにファイル格納部２２から関連するファイルをファイル集合として抽出し、前記メールシーケンスに含まれるメールと前記ファイル集合に含まれるファイルがメールと添付ファイルの関係にあれば対応付ける。さらに電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、メールシーケンスに含まれるメールの本文からキーワードを抽出して、関連するファイル集合に対応付ける。ユーザからキーワードの入力があれば、前記電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、ファイル集合に付与されたキーワードを検索し、一致するキーワードがあればキーワードが付与されたファイル集合に含まれるファイルをユーザに表示する。表示されたファイルのうちいずれかが選択され、ユーザが関連するメールの表示を指示すれば、電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、選択されたファイルを含むファイル集合に対応付けられたメールシーケンスに含まれるメールを一覧表示する。

さらに送受信されたメールがユーザに一覧表示されている状態で、ユーザがメールを選択して関連するファイルの表示を指示すれば、前記電子メールおよびファイルの管理システム１ａは前記ユーザが選択したメールを含むメールシーケンスに対応付けられたファイル集合を取得し、ファイル集合に含まれるファイルを一覧表示する。

＜電子メールおよびファイルの管理システムの構成＞
次に、図３及び図４〜図８を用いて本発明の第一の実施形態にかかる電子メールおよびファイルの管理システム１ａのモジュール構成について説明する。図３は、電子メールおよびファイルの管理システムのモジュール構成を示す図である。図３に示すように、電子メールおよびファイルの管理システム１ａを構成するモジュールは、次の３種類に分類される。

すなわち、電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、各種処理を実行する処理部（図中矩形領域で示す）と、データを格納するデータ格納部（ドラム形）と、及びテーブル格納部（平行四辺形）から構成される。以下、電子メールおよびファイルの管理システム１ａのそれぞれのモジュールについて説明する。

＜モジュール構成：処理部＞
図３に示すように、電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理部として、メールシーケンス抽出部１１、ファイル集合抽出部１２、対応付け作成部１３、およびメール／ファイル表示部１４の４つがある。メールシーケンス抽出部１１は、メール格納部２１に格納されたメールからメールシーケンスを抽出して、メールシーケンステーブル３１に格納する。

ファイル集合抽出部１２は、ファイル格納部２２からファイルの集合を抽出してファイル集合テーブル３２に格納する。対応付け作成部１３は、メールシーケンステーブル３１に格納されたメールシーケンスと、ファイル集合テーブル３２に格納されたファイル集合を対応付けて、メールシーケンスに含まれるメールの本文およびファイル集合に含まれるファイルの本文からキーワードを抽出して対応付けデータ格納部２３に格納する。メール／ファイル表示部１４は、ユーザがキーワードを入力すると対応付けデータ格納部２３を検索してキーワードにマッチするファイルの集合を画面に表示する。あるいはユーザが選択したファイルに対応するメールシーケンスのメールを対応付けデータ格納部２３から検索して画面に表示し、またはユーザが選択したメールに対応するファイル集合のファイルを対応付けデータ格納部２３から検索して画面に表示する。上記各処理部は、個人用ＰＣ１で実行される。

＜モジュール構成：データ格納部＞
次にデータ格納部について説明する。図３に示すようにデータ格納部として、メール格納部２１、ファイル格納部２２、および対応付けデータ格納部２３の３つがある。メール格納部２１は、メールクライアント１ｃがメールを格納するエリアであり、あるユーザが送受信したメールが格納されている。ファイル格納部２２は、ファイル管理システム１ｂがファイルを格納するエリアである。対応付けデータ格納部２３は、電子メールおよびファイルの管理システム１ａが対応付けデータを格納するエリアであり、メールのシーケンスとメールシーケンスに付与されたキーワード、およびファイルの集合とファイル集合に付与されたキーワードが対応付けられて格納される。

上記メール格納部２１、ファイル格納部２２、対応付けデータ格納部２３は、例えば、個人用ＰＣ１のハードディスク２０に格納される。

ここで、各データ格納部２１〜２３の詳細な構成について図４〜図６を用いて説明する。

＜メール格納部の構成＞
図４は、メールクライアント１ｃによって管理されるメール格納部２１の構成を示す図である。図４に示すようにメール格納部２１に格納されたメールは、メールヘッダ２１０１およびメールデータ２１０２から構成される。メールヘッダ２１０１には、メールのＩＤや送受信者名などメールクライアント１ｃおよびメールサーバ２から構成されるメール管理システムがメールに付与した属性データを格納する。メールデータ２１０２には、メールの本文などメール作成者が入力したデータを格納する。

メールヘッダ２１０１は、さらにＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ２１０１１、Ｔｏ２１０１２、Ｆｒｏｍ２１０１３、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ２１０１４、およびＤａｔｅ２１０１５の欄から構成される。Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ２１０１１には、メールサーバ２がメールに付与したユニークなＩＤ（識別子）を格納する。Ｔｏ２１０１２には、メールの作成者が指定したメールの受信者のアドレスを格納する。Ｆｒｏｍ２１０１３には、メールの送信者のアドレスを格納する。Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ２１０１４には、当該メールがあるメールの返信である場合、もとのメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを格納する。Ｄａｔｅ２１０１５には、メールの送信日付（または受信日時）を格納する。

メールデータ２１０２は、Ｓｕｂｊｅｃｔ（件名）２１０２１、本文２１０２２、添付ファイル名２１０２３、および添付ファイルデータ２１０２４から構成される。Ｓｕｂｊｅｃｔ２１０２１には、メールの主題を格納する。本文２１０２２には、メールの本文を格納する。添付ファイル名２１０２３には、当該メールに添付されたファイルのファイル名を格納する。添付ファイルデータ２１０２４は、添付ファイルのデータを格納する。

図４において、第１行目（図中Message-ID＝Ｍ１０１）にはメールの主題が「旅費の件で問合せ」である「yamada」さんから「sato」さん宛のメールが格納されている。

メール格納部２１には、複数のメールが格納され、各メールは、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ２１０１１毎にメールヘッダ２１０１とメールデータ２１０２を一対のデータとして格納する。そして、各メールにはインデックス２１０３０がメールクライアント１ｃによって付与される。

なお、本実施形態では、メールヘッダ２１０１とメールデータ２１０２を一対のデータとして扱う例を示したが、後述するファイル格納部２２のように、一つのメールを一つのファイルとして管理するようにしてもよい。この場合、メールヘッダ２１０１をファイルヘッダ（ファイルプロパティ）に含めるようにしてもよい。あるいは、メールヘッダ２１０１をメールデータ２１０２に付加したファイルデータとして管理しても良い。

＜ファイル格納部の構成＞
図５は、ファイル管理システム１ｂによって管理されるファイル格納部２２の構成を示す図である。図５に示すようにファイル格納部２２は、ファイルプロパティ２２０１、およびファイルデータ２２０２から構成される。

ファイルプロパティ２２０１には、ファイルの作成者名などファイルの属性データを格納する。ファイルデータ２２０２には、ファイルの内容を格納する。ファイルプロパティ２２０１は、さらにＩＤ２２０１１、作成者２２０１２、更新者２２０１３、更新日２２０１４、およびファイルパス２２０１５から構成される。ＩＤ２２０１１には、ファイルのＩＤを格納する。作成者２２０１２には、ファイルの作成者の名前を格納する。更新者２２０１３には、ファイルの更新者の名前を格納する。更新日２２０１４には、ファイルが更新された日付を格納する。ファイルパス２２０１５には、ファイルが格納されているパスを格納する。これら、ファイルプロパティ２２０１のデータはファイル管理システム１ｂによって設定される。

以上のようにファイル格納部２２には、複数のファイルが格納され、各ファイルは、ファイルＩＤ２２０１１毎にインデックス２２０３０がファイル管理システム１ｂによって付与される。

図５中、第１行目（インデックス２１０３０＝１）には「佐藤」が作成者であるファイル「提案書．ｐｐｔ」が格納されている。そして、ファイル格納部２２には、複数のファイルがファイルＩＤ２２０１１毎にファイルプロパティ２２０１とファイルデータ２２０２が格納される。

なお、本実施形態では、ファイル格納部２２の構成を図５で示すように、ファイルＩＤ２２０１１毎にファイルプロパティ２２０１とファイルデータ２２０２を一対のデータとして格納する例を示すが、これに限定されるものではなく、ファイルプロパティ２２０１にファイルデータ２２０２の格納位置（例えば、ハードディスク２０上のアドレス）を格納するようにして、ファイルプロパティ２２０１とファイルデータ２２０２を位置的に分離して管理するようにしても良い。

＜対応付けデータ格納部の構成＞
図６は、電子メールおよびファイルの管理システム１ａによって管理される対応付けデータ格納部２３の構成を示す図である。図６に示すように対応付けデータ格納部２３は、一つのエントリが、メールシーケンス２３０１、メールキーワード２３０２、ファイル集合２３０３、およびファイルキーワード２３０４から構成される。メールシーケンス２３０１には、メールシーケンスとして抽出したメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤのリストを格納する。ファイル集合２３０３には、ファイル集合として抽出したファイルＩＤのリストを格納する。メールキーワード２３０２には、当該ファイル集合２３０３に含まれるファイルデータ２２０２やファイルパス２２０１５から後述するように抽出したキーワードのリストを格納する。ファイルキーワード２３０４には、当該メールシーケンス２３０１に含まれるメールの本文２１０２２やＳｕｂｊｅｃｔ２１０２１から抽出したキーワードのリストを格納する。

図６において、第１行目（エントリ）にはＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが「Ｍ１１７」であるメールなど５件のメールを含むメールシーケンス２３０１と、ファイルＩＤが「Ｆ００３」であるファイルなど４件のファイルを含むファイル集合２３０３が相互に関連する情報として対応付けられて格納されており、さらにメールキーワード２３０１として前記ファイル集合から抽出したキーワード「提案書」などが、またファイルキーワード２３０４として前記メールシーケンスから抽出したキーワード「Ａ社」などが格納されている。

以上のように対応付けデータ格納部２３には、メールシーケンス２３０１に対応するファイル集合２３０３とメールキーワード２３０２及びファイルキーワード２３０４が格納され、各エントリ（行）には、インデックス２３１０が電子メールファイル管理システム１ａによって付与される。

以上、図４〜図６を用いて図３に示す電子メールおよびファイルの管理システム１ａのモジュール構成のうちデータ格納部について説明した。

＜モジュール構成：テーブル格納部＞
次に図３に示す電子メールおよびファイルの管理システム１ａのモジュール構成のうちテーブル格納部について説明する。図３に示すようにテーブルとして、メールシーケンステーブル３１、およびファイル集合テーブル３２の２つがある。メールシーケンステーブル３１は、メール格納部２１に格納されたメールから抽出したメールのシーケンスを格納する。ファイル集合テーブル３２は、ファイル格納部２２から抽出したファイルの集合を格納する。

ここで、各テーブル格納部の詳細な構成について図７および図８を用いて説明する。

＜メールシーケンステーブルの構成＞
図７は、メールシーケンステーブル３１の構成を示す図である。図７に示すようにメールシーケンステーブル３１は、インデックス３１１０とＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１から構成される。Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１には、メールシーケンス抽出部１１がメールシーケンスとして抽出したメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤのリストを格納する。図７において、第１行目（＃＝１）のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１には、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤが「Ｍ１０１」および「Ｍ１３１」であるメールをメールシーケンスとして後述するようにメール間の関係に基づいて抽出した結果が格納されている。

そして、一つのエントリ（行）には関連するメール毎に複数のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを格納することができる。なお、電子メールおよびファイル管理システム１ａは、ひとつのエントリについてひとつのインデックス３１１０を割り当てる。

＜ファイル集合テーブルの構成＞
図８は、ファイル集合テーブル３２の構成を示す図である。図８に示すようにファイル集合テーブル３２は、インデックス３２１０とファイルＩＤリスト３２０１から構成される。ファイルＩＤリスト３２０１には、ファイル集合抽出部１２がファイル集合として抽出したファイルＩＤリストを格納する。図８において、第１行目（＃＝１）のファイルＩＤリスト３２０１には、ファイルＩＤが「Ｆ００１」および「Ｆ００２」であるファイルをファイル集合として抽出した結果が一つのエントリ（行）に格納されている。なお、電子メールおよびファイル管理システム１ａは、ひとつのエントリについてひとつのインデックス３２１０を割り当てる。

以上、本発明の第一の実施形態にかかる電子メールおよびファイルの管理システム１ａのモジュール構成及びその構成要素の詳細について説明した。

以下、電子メールおよびファイル管理システム１ａの詳細な処理手順について図９〜図１３に示すフローチャートを用いて説明する。なお、以下の文中で末尾に付した括弧内の数字は、各フローチャートにおけるステップ番号である。

＜電子メールおよびファイルの管理システムの処理概要＞
まず、電子メールおよびファイルの管理システムの全体の処理手順の概要について図９を用いて説明する。図９は、本発明の第一の実施形態における電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順を示すフローチャートである。図９に示すように電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、まずメール格納部２１からメールシーケンスを抽出してメールシーケンステーブル３１に格納し（１０１）、ファイル格納部２２に格納されたファイルからファイル集合を抽出してファイル集合テーブル３２に格納して（１０２）、メールシーケンステーブル３１に格納されたメールシーケンスとファイル集合テーブル３２に格納されたファイル集合を対応付けて、メールシーケンスとファイル集合からキーワードを抽出して対応付けデータ格納部２３に格納する（１０３）。

次に電子メールおよびファイルの管理システム１ａは、ユーザ等からの指示を受け付けて対応付けデータ格納部２３を参照しながら関連するメールまたはファイルの検索と参照を行う。（１０４）。ユーザがメールまたはファイルの検索・参照の終了を指示すれば処理を終了し（１０５）、それ以外はステップ１０４に戻る。

なお、上記の処理において、ステップ１０１からステップ１０３は、それぞれバッチ処理等により予め処理を行って対応付けデータを作成しておき、ユーザからメールまたはファイルの検索・参照の指示があればステップ１０４およびステップ１０５を実行するということも可能である。

上記図９に示した処理のうち、メールシーケンス抽出ステップ１０１、ファイル集合抽出ステップ１０２、および対応付けステップ１０３の詳細について以下のフローチャートを用いて説明する。

＜メールシーケンス抽出ステップの詳細な処理手順＞
上記図９に示した電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順におけるメールシーケンス抽出ステップ１０１では、メール間の返信関係に基づいてメールシーケンスを抽出する。

すなわち、個人用ＰＣ１のユーザが送受信したメールのうち、送信メールＳ１が受信メールＲ１に対する返信であれば、メールＳ１とメールＲ１をメールシーケンスとして抽出する。さらに送信メールＳ１に対する返信としてメールＲ２を受信すれば、Ｒ１とＳ１を含むメールシーケンスにメールＲ２を加える。あるメールが他のメールの返信メールであるかどうかは、メールヘッダに含まれる「Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ」（図４の２１０１４）の属性を参照して判定する。具体的には、あるメールＳ１の「Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ」２１０１４の属性を参照し、その値としてメールＲ１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤがセットされていればメールＳ１とメールＲ１をメールシーケンスとして抽出する。このメールシーケンス抽出処理について、以下、フローチャートを用いて詳細に説明する。

図１０は、図９に示す電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順におけるメールシーケンス抽出ステップ１０１の詳細な処理手順を示すフローチャートである。

図１０に示すようにメールシーケンス抽出ステップ１０１は、まずメールシーケンステーブル３１のインデックス３１１０を示す変数ｉに０をセットし（１０１０１）、メール格納部２１に格納されたメールの数（インデックス２１０３０）を示す変数ｘに１をセットして初期化する（１０１０２）。

次にメール格納部２１のｘ番目（＝インデックス２１０３０＝ｘ）に格納されたメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ（図４の２１０１１）を抽出して変数ＩＤにセットする（１０１０３）。変数ＩＤにセットされたＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤでメールシーケンス３１を検索し、このＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤがメールシーケンステーブル３１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１にすでに格納されているか否かを判定する（１０１０４）。

既にセットされているＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤであれば、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ３１０１に変数ＩＤを含むメールシーケンステーブル３１のインデックス３１１０の値を変数ｊにセットする（１０１０５）。変数ＩＤのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤが格納されていなければステップ１０１０６に進み、変数ｉに１を加算して、変数ｊに変数ｉの値をセットし、メールシーケンステーブル３１のｊ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１に変数ＩＤにセットされたＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをセットする（１０１０６）。次に、メール格納部２１に格納されたメールの数（インデックス２１０３０）を示す変数ｙにｘ＋１をセットし（１０１０７）、メール格納部２１のｙ番目のメールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ２１０１４の値がＩＤの値と同じか比較する（１０１０８）。

比較結果が同じであればｙ番目のメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをメールシーケンステーブル３１のｊ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１の末尾に追加する（１０１０９）。比較結果が同じでなければ（１０１０８）、ステップ１０１１０に進み変数ｙに１を加算する（１０１１０）。次に、変数ｙがメール格納部２１に格納されたメールの数（インデックス２１０３０の最大値）より大きければ（１０１１１）、ステップ１０１１２に進む。大きくなければ（１０１１１）、ステップ１０１０８に戻る。

ステップ１０１１２では、変数ｘに１を加算し（１０１１２）、変数ｘがメール格納部２１に格納されたメールの数（インデックス２１０３０の最大値）より大きければ（１０１１３）、処理を終了する。大きくなければ（１０１１３）、ステップ１０１０３に戻り、上記処理を繰り返して実行する。

以上の処理により、メール格納部２１に格納されたメールから、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ２１０１４に同一のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを含むメールおよびそれらメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤをＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ２１０１４の値とするメールが繰り返し抽出されて、メールシーケンスとしてそれらのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤがメールシーケンステーブル３１に格納される。

＜ファイル集合抽出ステップの詳細な処理手順＞
図９に示した電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順におけるファイル集合抽出ステップ１０２では、ファイルが格納されたフォルダを利用してファイル集合を抽出する。具体的には、あるユーザのファイルのうち、格納されているフォルダが同じファイルをひとつのファイル集合として抽出する。以下、フローチャートを用いて詳細に説明する。

図１１は、図９に示した電子メールおよびファイルの管理システムの処理手順におけるファイル集合抽出ステップ１０２の詳細な処理手順を示すフローチャートである。

図１１に示すようにファイル集合抽出ステップ１０２は、まずファイル集合テーブル３２のインデックス３２１０を示す変数ｉに０をセットし（１０２０１）、ファイル格納部２２に格納されたファイルの数（インデックス２２０３０）を示す変数ｘに１をセットして初期化する（１０２０２）。

次にファイル格納部２２のｘ番目（＝インデックス２２０３０＝ｘ）に格納されたファイルのＩＤ２２０１１を抽出し、抽出したファイルＩＤがファイル集合テーブル３２のファイルＩＤリスト３２０１にすでに格納されているか否かを判定する（１０２０３）。

抽出したファイルＩＤがファイルＩＤリスト３２０１になければ、変数ｉに１を加算してファイル集合テーブル３２のｉ番目のファイルＩＤリスト３２０１に前記ファイルのＩＤを格納する（１０２０４）。一方、抽出したファイルＩＤがファイルＩＤリスト３２０１にある場合には（１０２０３）ステップ１０２１１に進む。

ステップ１０２０５では、ファイル格納部２２に格納されたファイルの数（インデックス２２０３０）を示す変数ｙにｘ＋１をセットし（１０２０５）、ファイル格納部２２のｙ番目のファイルのＩＤ２２０１１がファイル集合テーブル３２のファイルＩＤリスト３２０１に格納されているか否かを判定する（１０２０６）。

ｙ番目のファイルのＩＤ２２０１１がファイル集合テーブル３２のファイルＩＤリスト３２０１に格納されていなければステップ１０２０７に進み、そうでなければステップ１０２０９に進む。

次に、ファイル格納部２２のｙ番目のファイルパス２２０１５（ただしファイル名は除く）がｘ番目のファイルのパス２２０１５（ただしファイル名は除く）と同じであるかを比較し（１０２０７）、同じであればｙ番目のファイルＩＤ２２０１１をファイル集合テーブル３２のｉ番目のファイルＩＤリスト３２０１の末尾に追加する（１０２０８）。同じでなければ（１０２０７）、ステップ１０２０９に進み、変数ｙに１を加算して（１０２０９）、変数ｙがファイル格納部２２に格納されたファイルの数（インデックス２２０３０の最大値）より大きければ（１０２１０）、ステップ１０１１１に進む。

変数ｙがファイル格納部２２に格納されたファイルの数（インデックス２２０３０の最大値）より大きくなければ（１０２１０）、ステップ１０２０７に戻って上記処理を繰り返して実行する。一方、変数ｙがファイル格納部２２に格納されたファイルの数より大きければ、ステップ１０２１１へ進んで変数ｘに１を加算し（１０２１１）、変数ｘがファイル格納部２２に格納されたファイルの数（インデックス２２０３０の最大値）より大きくなければ（１０２１２）、ステップ１０２０３に戻って次のファイルについて上記処理を実行する。一方、変数ｘがファイル格納部２２に格納されたファイルの数より大きい場合には処理を終了する（１０２１２）。

以上の処理によりファイル名を除いたファイルパス２２０１５が同一であるファイルのＩＤのリストがファイル集合として抽出されて、ファイル集合テーブル３２に格納される。

＜対応付けデータ作成ステップの詳細な処理手順＞
図９に示した電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順におけるメールシーケンスとファイル集合の対応付けデータ作成ステップ１０３では、あるファイル集合ＦＳ１に含まれるファイルＦ１が、メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ１の添付ファイルならば、当該ファイル集合ＦＳ１とメールシーケンスＭＳ１を対応付ける。なお本発明の第一の実施形態において、メールシーケンスとファイル集合は１対多の対応付けを行う。すなわち、前記ファイル集合ＦＳ１と異なるファイル集合ＦＳ２に含まれるファイルＦ２が、前記メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ２の添付ファイルであれば、前記ファイル集合ＦＳ１とＦＳ２をマージしたファイル集合を前記メールシーケンスＭＳ１に対応付ける。以下、フローチャートを用いて詳細に説明する。

図１２は、図９に示した電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順における対応付けデータ作成ステップ１０３の詳細な処理手順を示すフローチャートである。

図１２に示すように対応付けデータ作成ステップ１０３は、まず対応付けデータ格納部２３のインデックス２３１０を示す変数ｔに０をセットし、メールシーケンステーブル３１のインデックス３１１０を示す変数ｍｓに１をセットして初期化する（１０３０１）。

次にメールシーケンステーブル３１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１に含まれるＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの数を示す変数ｍｉに１をセットして初期化し（１０３０２）、メールシーケンステーブル３１のｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１に格納されたｍｉ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを取得し、当該Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤによりメール格納部２１を参照し、当該Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを持つメールに添付ファイルがあるかどうかをチェックする（１０３０３）。このチェックは、図４のメール格納部２１の添付ファイル名２１０２３に名称がセットされているか否かにより判定する。

添付ファイルがなければステップ１０３１３に進み、添付ファイルがあれば添付ファイルデータ２１０２４の値を変数ａｄにセットする（１０３０４）。次にファイル集合テーブル３２のインデックス３２１０を示す変数ｆｓに１をセットして初期化し（１０３０５）、さらにファイル集合テーブル３２のｆｓ番目に格納されたファイルＩＤリスト３２０１内のファイルＩＤの数を示す変数ｆｉに１をセットして初期化する（１０３０６）。

次に、ファイル集合テーブル３２のｆｓ番目のファイルＩＤリスト３２０１のｆｉ番目のファイルＩＤを取得し、このファイルＩＤによってファイル格納部２２を参照し、当該ファイルＩＤを持つファイルのファイルデータ２２０２が上記変数ａｄにセットされたファイルデータと同じかどうかを判定する（１０３０７）。ファイルＩＤのファイルデータ２２０２が変数ａｄのファイルデータと同一であればステップ１０３０８ヘ進み、同一でなければステップ１０３０９に進む。

変数ａｄのファイルデータと同一の場合のステップ１０３０８では、メールシーケンステーブル３１のｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１とファイル集合テーブル３２のｆｓ番目のファイルＩＤリスト３２０１を対応付けて対応データ格納部２３に格納する（１０３０８）。この処理については図１３を用いて後述する。

一方、変数ａｄのファイルデータに一致しない場合のステップ１０３０９では、ファイルＩＤの数を示す変数ｆｉに１を加算し（１０３０９）、次のファイルＩＤを参照するようにセットする。

次に、ファイルＩＤの数を示す変数ｆｉがファイル集合テーブル３２のｆｓ番目に格納されたファイルＩＤリスト３２０１内のファイルＩＤの数よりも大きいかを判定し（１０３１０）、変数ｆｉがファイルＩＤの数よりも大きければステップ１０３１１に進む。大きくなければ、ステップ１０３０７に戻り、変数ｆｉに対応するファイルデータと変数ａｄの比較を行う。次に、ステップ１０３１１では、ファイル集合テーブル３２に格納されたファイル集合の数を示す変数ｆｓに１を加算して（１０３１１）、この変数ｆｓがファイル格納部２２のファイル集合数（インデックス３２１０の最大値）より大きいか否かを比較する（１０３１２）。

変数ｆｓがファイル格納部２２のファイル集合数より大きい場合にはステップ１０３１３へ進み、そうでない場合にはステップ１０３０６に戻って、次のインデックスについて上記処理を行う。

ステップ１０３１３では、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤの数を示す変数ｍｉに１を加算し（１０３１３）、変数ｍｉがメールシーケンステーブル３１のｍｓ番目に格納されたＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの数よりも大きいか否かを判定する（１０３１４）。変数ｍｉが上記Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤの数よりも大きければステップ１０３１５に進む一方、変数ｍｉがＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの数以下であればステップ１０３０３に戻り、次のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤについて上記処理を行う。

ステップ１０３１５ではメッセージシーケンステーブル３１のインデックス３１１０を示す変数ｍｓに１を加算し（１０３１５）、変数ｍｓがメールシーケンステーブル３１に格納されたメールシーケンスの数（インデックス３１１０の最大値）よりも大きければ（１０３１６）処理を終了する一方、変数ｍｓが上記メールシーケンスの数以下であればステップ１０３０２に戻り、次のメールシーケンスについて上記処理を繰り返す。

以上の処理により、ファイル集合ＦＳ１に含まれるファイルＦ１が、メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ１の添付ファイルであれば、当該ファイル集合ＦＳ１とメールシーケンスＭＳ１は相互に関係するデータとして、対応付けデータ格納部２３に格納される。

＜対応対応付けデータ格納ステップの詳細な処理手順＞
図１２に示したメールシーケンスとファイル集合の対応付けデータ作成処理の対応付けデータ格納ステップ１０３０８では、メールシーケンステーブル３１のｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１に対して、ファイル集合テーブル３２のｆｓ番目のファイルＩＤリスト３２０１を対応付けて対応付けデータ格納部２３に格納する。以下、フローチャートを用いて詳細に説明する。

図１３は、図１２に示した対応付けデータ作成ステップにおける対応付けデータ格納ステップ１０３０８の詳細な処理手順を示すフローチャートである。図１３に示すように対応付けデータ格納ステップ１０３０８は、まずメールシーケンステーブル３１のｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１の値が対応付けデータ格納部２３のメールシーケンス２３０１に既に格納されているかチェックする（１０３０８１）。ｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１の値が、対応付けデータ格納部２３に既に格納されていれば、当該Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤリストが格納されている対応付けデータ格納部２３のインデックス２３１０の値を示す変数ｔ２にセットして（１０３０８２）、ステップ１０３０８６に進む。

一方、ｍｓ番目のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤリスト３１０１が格納されていない場合には、応付けデータ格納部２３のインデックス２３１０を示す変数ｔに１を加算し、変数ｔ２＝ｔをセットする（１０３０８３）。次に、対応付けデータ格納部２３のｔ２番目（インデックス２３１０の値＝ｔ２）のメールシーケンス２３０１に前記Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤリストを格納し（１０３０８４）、さらにメール格納部２１を参照して、当該リストに含まれるＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを持つメールから後述するように本文２１０２２やＳｕｂｊｅｃｔ２１０２１等からキーワードを抽出して、対応付けデータ格納部２３のファイルキーワード２３０４に格納する（１０３０８５）。

ステップ１０３０８６では、対応付けデータ格納部２３のｔ２番目のファイル集合２３０３に、ファイル集合テーブル３２のｆｓ番目のファイルＩＤリスト３２０１を格納する（１０３８６）。

そして、ファイル格納部２２を参照して、当該リストに含まれるファイルＩＤを持つファイルのファイルデータ２２０２等から後述するようにキーワードを抽出して、対応付けデータ格納部２３のｔ２番目のメールキーワード２３０２に格納する（１０３０８７）。

なお上記のうちステップ１０３０８５、１０３８７におけるメールやファイルからのキーワード抽出には、下記公知文献１または公知文献２に記載の従来技術を適用することにより実現が可能である。

公知文献１：下畑光夫、杉尾俊之：“文字種切り出しと複合語分解によるキーワード抽出”、情報処理学会，自然言語処理研究会報告、１２０−１３、（１９９７）．
公知文献２：原正巳、中島浩之、木谷強：“テキストのフォーマットと単語の範囲内重要度を利用したキーワード抽出”、情報処理学会、論文誌、Ｖｏｌ．３８、Ｎｏ．２、（１９９７）．
以上の処理により、対応付けデータ格納部２３には、抽出したメールシーケンスに関連するファイル集合が一つのエントリ（インデックス２３１０）に対応付けられて格納され、各エントリには、メールシーケンス２３０１が示すメールに含まれるキーワードと、当該メールシーケンスに関連するファイル集合２３０３に含まれるキーワードがそれぞれ抽出され、メールキーワード２３０２及びファイルキーワード２３０４に格納される。

ここで、メールシーケンス２３０１のメールから抽出したキーワードをファイルキーワード２３０４とし、ファイル集合２３０３のファイルから抽出したキーワードをメールキーワード２３０２とすることで、メールからファイルの検索を迅速且つ容易にし、また、ファイルからメールの検索を迅速且つ容易にすることができ、メールとファイルの双方向の検索性能を向上させるものである。

＜メールまたはファイルの参照・検索ステップの画面例＞
図９に示した電子メールおよびファイルの管理システム１ａの処理手順におけるメールまたはファイルの参照・検索ステップ１０４について、図１４〜図１８に示す画面例及び図１９のフローチャートを用いて説明する。

＜参照・検索処理の概要＞
メールまたはファイルの参照・検索ステップ１０４の概要について、図１９のフローチャートを参照しながら以下に説明する。図１９は、図９のステップ１０４で行われる処理の一例を示すフローチャートである。

まず、検索する対象がメールまたはファイルのいずれであるかを設定し（１０４０１）、次に検索したいキーワードを入力する（１０４０２）。なお、これらステップ１０４０１、１０４０２は、ユーザがキーボード５０やマウス６０を用いて設定することができる。

次に、電子メールおよびファイル管理システム１ａは、入力されたキーワードに基づいてステップ１０４０１で設定された検索対象について検索を実行する（１０４０３）。検索対象がメールであれば、対応付けデータ格納部２３のメールキーワード２３０２について入力されたキーワードが含まれるメールシーケンス２３０１を抽出する。また、検索対象がファイルであれば、対応付けデータ格納部２３のファイルキーワード２３０４について入力されたキーワードが含まれるファイル集合２３０３を抽出する。

次に、抽出されたメールシーケンスまたはファイル集合に対応するメールまたはファイルを、メール格納部２１またはファイル格納部２２から検索する（１０４０４）。検索対象がメールの場合は、抽出されたメールシーケンス２３０１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤからメール格納部２１の該当メールを検索する。同様に、検索対象がファイルの場合は、抽出されたファイル集合２３０３のファイルＩＤからファイル格納部２２の該当ファイルを検索する。

上記ステップ１０４０４で検索したメールまたはファイルの一覧を表示部１４からディスプレイ４０に出力し、検索結果の一覧を表示する（１０４０５）。

＜メールまたはファイルの参照・検索ステップにおけるファイル参照の画面例＞
図１４は、図９に示したメールまたはファイルの参照・検索ステップ１０４における画面表示の一例を示す図である。図示のようにメールまたはファイルの参照・検索ステップ１０４におけるメールまたはファイルの参照・検索画面は、ファイル参照画面４０１、メール参照画面４０２、および終了ボタン４０３から構成される。

ファイル参照画面４０１は電子メールおよびファイルの管理システム１ａがファイルを表示する画面で、メール参照画面４０２はシステム１ａがメールを表示する画面であり、ユーザが何れかの画面のタブをクリックすることにより、あるいはシステム１ａがメールまたはファイルを表示することにより画面が切り替わる。終了ボタン４０３は、ユーザがシステムに対してメールまたはファイルの参照・検索ステップ１０４の終了を指示するボタンであり、このボタンがクリックされるとシステム１ａは図１４に示すメールまたはファイルの参照・検索画面を閉じて処理を終了する。

図１４は、上記ファイル参照画面４０１およびメール参照画面４０２のうち、ファイル参照画面４０１が選択されている状態を示している。図示のようにファイル参照画面４０１は、キーワード入力エリア４０１１、ファイル一覧表示エリア４０１２、検索指示ボタン４０１３、およびメール一覧表示指示ボタン４０１４から構成される。キーワード入力エリア４０１１は、ユーザによるキーワードの入力を受け付けるエリアである。ファイル一覧表示エリア４０１２は、ファイル集合を一覧表示するエリアであり、ユーザによって入力されたキーワードと一致するキーワードを付与されたファイル集合のファイル、またはユーザが選択したメールに対応するファイル集合のファイルを表示する。ファイル一覧表示エリア４０１２は、さらにファイル名表示エリア４０１２１、およびキーワード表示エリア４０１２２から構成される。

ファイル名表示エリア４０１２１には、表示するファイルのパスを表示する。キーワード表示エリア４０１２２には、ファイルが含まれるファイル集合に付与されたファイルキーワードを表示する。検索指示ボタン４０１３は、キーワードを入力したユーザがシステムにファイルの検索を指示するボタンである。メール一覧表示指示ボタン４０１４は、ユーザが選択したファイルに対応するメールシーケンスのメールの表示を指示するボタンである。

図１４において、キーワード入力エリア４０１１には、ユーザがキーワードとして営業部の鈴木さんのメールアドレスである「ｓｕｚｕｋｉ」を入力し、ファイル検索指示ボタン４０１３をクリックした状態が表示されている。

＜メールまたはファイル参照・検索ステップにおけるファイル参照の画面例＞
図１５は、上記図１４に示したファイル参照画面におけるユーザの指示（キーワード入力）により、システムがキーワードにマッチするファイル集合を検索して、ファイルを一覧表示する画面の一例を示す図である。 図１５において、ファイル一覧表示エリア４０１２には、ユーザが入力したキーワード「ｓｕｚｕｋｉ」がキーワードとして付与されたファイル集合が表示されており、ファイル一覧表示エリア４０１２の１行目から４行目まではキーワード「Ａ社」、「提案」、「ｓｕｚｕｋｉ」が付与されたファイル集合、すなわち「提案書．ｐｐｔ」、「コメント．ｄｏｃ」、「提案書ｖ２．ｐｐｔ」、および「出張報告書．ｄｏｃ」が表示されている。４行目と５行目の間にはファイル集合が変わったことを示す罫線４０１２３が表示され、５行目にはキーワード「デモ」および「ｓｕｚｕｋｉ」がファイルキーワードとして付与されたファイル集合「案内状．ｐｄｆ」等が表示されている。

図１５においてユーザは表示されたファイルのうち、あるファイルに関連するメールの表示をシステムに指示している。具体的には、ファイル一覧表示エリア４０１２に表示されたファイルのうち、「コメント．ｄｏｃ」を選択して、メール一覧表示指示ボタン４０１４をクリックしている状態が表示されている。

＜メールまたはファイル参照・検索ステップにおけるメール参照の画面例＞
図１６は、上記図１５に示したファイル参照画面におけるユーザの指示により、電子メールおよびファイルの管理システム１ａがユーザによって選択されたファイルを含むファイル集合に対応したメールシーケンスのメールを一覧表示する画面の一例を示す図である。

図１６は、メールまたはファイルの参照・検索画面のうち、メール参照画面４０２が表示されている状態を示している。図に示すようにメール参照画面４０２は、キーワード入力エリア４０２１、メール一覧表示エリア４０２２、検索指示ボタン４０２３、全メール表示指示ボタン４０２４、およびファイル一覧表示指示ボタン４０２５から構成される。キーワード入力エリア４０２１は、ユーザによるキーワードの入力を受け付けるエリアである。メール一覧表示エリア４０２２には、メールシーケンスに含まれるメールまたはメール格納部２１に格納されたメールを表示する。メール一覧表示エリア４０２２は、さらに送信者表示エリア４０２１１、受信日時表示エリア４０２２２、主題表示エリア４０２２３、およびキーワード表示エリア４０２２４から構成される。送信者表示エリア４０２２１には、メールの送信者を表示する。受信日時表示エリア４０２２２には、メールの受信日時を表示する。主題エリア４０２２３には、メールの主題（Ｓｕｂｊｅｃｔ）を表示する。キーワード表示エリア４０２２４には、メールが含まれるメールシーケンスに付与されたメールキーワードを表示する。検索指示ボタン４０２３は、キーワードを入力したユーザがシステムにメールの検索を指示するボタンである。全メール表示指示ボタン４０２４は、メール格納部２１に格納されたメールの表示を指示するボタンである。ファイル一覧表示指示ボタン４０２５は、ユーザが選択したメールに対応するファイル集合のファイルの表示を指示するボタンである。

図１６中、メール一覧表示エリア４０２２には、図１５においてユーザが選択したファイル「コメント．ｄｏｃ」を含むファイル集合に対応するメールシーケンスのメールが一覧表示されており、そのうち「コメント．ｄｏｃ」が添付されていたメール、すなわちメール一覧表示エリア４０２２の３行目「Ｒｅ：Ｒｅ：Ａ社殿提案」のメールが強調表示されている。

図１６においてユーザは、メール格納部２１に格納されたメールの表示をシステムに指示している。具体的には、全メール表示指示ボタン４０２４がクリックされた状態が表示されている。

＜メールまたはファイル参照・検索ステップにおけるメール参照の画面例＞
図１７は、図１６に示すメール参照画面におけるユーザの指示により、システムがメール格納部２１に格納されたメールを一覧表示する画面の一例を示す図である。

図１６中、メール一覧表示エリア４０２２には、メール格納部２１に格納されているメールがすべて表示されている。

図１６においてユーザは、メールをひとつ選択し、そのメールに関連するファイルの一覧の表示を指示している。具体的には、メール一覧表示エリア４０２２の６行目に表示されたメール「Ａ社殿提案」を選択して、ファイル一覧表示指示ボタン４０２４をクリックした状態が表示されている。

＜メールまたはファイル参照・検索ステップにおけるファイル参照の画面例＞
図１８は、図１７に示したメール参照画面におけるユーザの指示により、電子メールおよびファイル管理システム１ａがユーザによって選択されたメールに対応するファイル集合のファイルの一覧を表示する画面の一例を示す図である。

図１８中、ファイル一覧表示エリア４０１２には、図１７においてユーザが選択したメール「Ａ社殿提案」に対応するファイル集合のファイルが４つ表示されている。

上記、図１５に示すようにユーザはメールから抽出したキーワードによって同じ案件に属するファイルを検索することができるので、ファイル検索の効率が向上する。ファイル検索のためのキーワードとしてファイルには直接出現しない情報も指定することが可能である。例えば営業部の鈴木さんと対応した案件に関するファイルを検索したいとき、キーワードとして鈴木さんのメールアドレス「ｓｕｚｕｋｉ」を入力すれば、営業部の鈴木さんが送ってくれたファイル「コメント．ｄｏｃ」のほかに、営業部の鈴木さんに送ったファイル「提案書．ｐｐｔ」や営業部の鈴木さんと対応した案件に関する出張報告書「出張報告書．ｄｏｃ」を得ることが可能である。

さらに図１６に示すようにユーザはファイルと同じ案件に属するメールを容易に取得できる。すなわち、前記ファイルを送受信した際にメールに記載されていた情報のほかに前記案件に関する関係者とのメールでのやり取りなども参照することができるので、ユーザはファイルがどのような案件に関するものなのかをその背景知識も含めて容易に知ることが可能となる。

また図１８に示すように、ユーザはメールと同じ案件に属するファイルを容易に取得できる。すなわち、前記案件に関して作成・入手したファイルをメールで送受信しなかったものも含めて参照することができるので、ユーザは関係者とのやり取りを手がかりとして案件の成果物やメモなどを取得することが可能となる。

以上のように、本発明によれば、関連する案件の複数のメールと、当該案件に関連するファイルとを、特別な操作を必要とすることなく関連づけることが可能となり、メールに添付されて送受信されたファイルはもちろん、メールで送受信されないものの当該案件に関連するファイルも容易に管理することが可能となる。ユーザは、従来のようにメールクライアント１ｃの送受信履歴と、ファイル管理システム１ｂの内容から、案件毎に必要なファイルやメールを各システムで探す必要がなくなり、電子メールおよびファイルの管理システム１ａからキーワードを入力することで、所望のファイルとメールを容易且つ迅速に検索することが可能となるのである。

さらに、ユーザは、電子メールおよびファイルの管理システム１ａを操作するだけで、メールに含まれたキーワードから関連するファイルを検索したり、ファイルに含まれたキーワードから関連するメールを検索することが可能となり、手作業による案件毎のファイルとメールの関連付けを行う必要がなくなって、デスクワークにおける生産性を向上させることが可能となる。

なお、上記においてはユーザが入力したキーワードからメールまたはファイルを検索する例を示したが、メールシーケンスから複数のキーワードを抽出しておき、複数のキーワードの中からユーザが選択したキーワードでファイルの検索を行ってもよい。あるいは、逆に、ファイル集合から複数のキーワードを抽出しておき、複数のキーワードの中からユーザが選択したキーワードでメールの検索を行ってもよい。

また、上記においてはユーザが入力したキーワードからメールまたはファイルを検索する例を示したが、ユーザがメールを指定し、当該指定されたメールと同じメールシーケンスに属するメールを検索し、メールの一覧を表示してもよい。また、ユーザがファイルを指定し、当該指定されたファイルと同じファイル集合に属するに関連する（対応付けられた）ファイルを検索し、ファイルの一覧を表示してもよい。また、ユーザがメールを指定し、当該指定されたメールに関連する（対応付けられた）ファイルを検索し、ファイルの一覧を表示してもよい。また、ユーザがファイルを指定し、当該指定されたファイルに関連する（対応付けられた）メールを検索し、メールの一覧を表示してもよい。

＜第２実施形態＞
図２０は、第２の実施形態を示す説明図である。前記第１実施形態の対応付けデータ作成ステップ１０３（図９、図１２）で、ファイル集合ＦＳ１に含まれるファイルＦ１が、メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ１の添付ファイルであれば、メールシーケンスＭＳ１とファイル集合ＦＳ１は相互に関連するデータであるとして、対応付けデータ格納部２３に格納したが、本第２実施形態では、さらに、メールシーケンスに含まれる電子メールの送受信期間と、ファイル集合に含まれるファイルの更新・作成期間を比較し、期間の重なりが最も大きいメールシーケンスとファイル集合を関連付ける。なお、その他については、前記第１実施形態と同様である。

つまり、図４のメール格納部２１からメールシーケンスを構成するメールの送受信日時（ＤＡＴＥ２１０１５）を取得し、メールシーケンス内の最初の送受信日時と最後の送受信日時からメールシーケンスに含まれるメールの送受信期間を決定する。

例えば、図２０において、ファイル集合Ｆ１の内、このメールの送受信期間内に作成または更新されたファイルＩＤをメールシーケンスＭ１に対応付ける。これにより、メールシーケンスのメールに含まれた添付ファイルと同一のファイルであっても、送受信期間以外で作成、更新されたものを除外することで、メールシーケンスとファイル集合の対応付けの精度を向上させることができる。例えば、メールシーケンスのメールに添付されたファイルと同一のファイルを他の案件に流用する場合、上記送受信期間以外で更新が行われることが多く、また、この流用後のファイルは、元のメールに関連づける必要性はなくなる。そこで、本実施形態では、メールの送受信期間内に作成または更新されたファイルのみをファイル集合に保持することで、メールシーケンスとファイル集合の対応付けの精度を向上させることができる。

なお、メールの送受信期間には、最初の送受信日時から最後の送受信日時に所定の範囲を加えることが望ましく、メールシーケンス内の最初の送受信日時と最後の送受信日時にそれぞれ所定の期間（例えば、前後１０日など）を付加し、実際のメールの送受信の前後に作成または更新したファイルを含めることで、実際の仕事の流れに即した運用を行うことができる。例えば、図２０のように、メールシーケンスＭ１の送受信期間が３／３１〜５／７であれば、最初の送受信日時と最後の送受信日時に所定の期間を加えた２／１８〜５／１７を、ファイル集合に維持するファイルの更新日付の範囲（ファイルの抽出範囲）となる。これにより、図示のように、メールシーケンスＭ１に関連づけられたファイル集合Ｆ１のうち、更新日が４／５〜５／１０のファイルがファイル集合Ｆ１に維持され、実際のメールの送受信期間以降に更新されたメールシーケンスＭ１に関連するファイルを、ファイル集合Ｆ１に含めることができる。また、図示はしないが、実際のメールの送受信期間以前に作成または更新されたファイルも、メールシーケンスに対応するファイル集合に加えることができる。

＜第３の実施形態＞
図２１は、第３の実施形態を示す説明図である。前記第１実施形態の対応付けデータ作成ステップ１０３（図９、図１２）で、ファイル集合ＦＳ１に含まれるファイルＦ１が、メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ１の添付ファイルであれば、メールシーケンスＭＳ１とファイル集合ＦＳ１は相互に関連するデータであるとしたのに対し、本第３実施形態では、メールシーケンスに含まれる電子メールの主題（Ｓｕｂｊｅｃｔ２１０２１）から作成したタームベクトルと、ファイル集合に含まれるファイルのファイル名（ファイルパス２２０１５）から作成したタームベクトルの類似性に基づいて、メールシーケンスとファイル集合の対応付けを行うようにしたものである。なお、その他については、前記第１実施形態と同様である。なおタームベクトルとはキーワードを要素とするベクトルであり、ベクトル間の類似性はコサイン尺度（２つのベクトルがなす角度）や内積などを用いて計算することができる（詳細は公知文献３を参照。なお公知文献３における文書ベクトルとは本発明におけるタームベクトルと同一である）。一般に共通するキーワードをより多く含むタームベクトル間の類似性は高く、逆に共通するキーワードが少ないタームベクトル間の類似性は低く（共通するキーワードがない場合には類似性は０）なる。

公知文献３：北研二、津田和彦、獅々堀正幹：”情報検索アルゴリズム”，共立出版(2002).
まず、各ファイル集合を構成するファイルＩＤから、該当するファイルのファイル名（ファイルパス２２０１５）を取得し、ファイル名から前記第１実施形態と同様の手法でキーワードを抽出して、抽出したキーワードを要素として図２１のファイル名のタームベクトル２１０３を作成する。なお、ファイル名のタームベクトル２１０３は、ファイル集合毎にそれぞれ作成される。

次に、各メールシーケンスを構成するＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤから、該当するメールのＳｕｂｊｅｃｔ２１０２１を取得し、Ｓｕｂｊｅｃｔから前記第１の実施形態と同様の手法でキーワードを抽出して、抽出したキーワードを要素として図２１の主題のタームベクトル２１０４を作成する。なお、主題のタームベクトル２１０４は、メールシーケンス毎にそれぞれ作成される。

そして、メールシーケンスの主題のタームベクトル２１０４と、各ファイル集合のファイル名のタームベクトル２１０３の類似性を計算し、類似性がもっとも高いファイル名のタームベクトル２１０３を有するファイル集合を当該メールシーケンスに対応付ける。

これにより、メールのＳｕｂｊｅｃｔ２１０２１（主題）から作成した主題のタームベクトルと、ファイル名（ファイルパス２２０１５）から作成したファイル名のタームベクトルの類似性に基づいて、メールシーケンスとファイル集合の対応付けを行うことができ、添付ファイルとファイルデータが同一でなくても、関連するメールとファイルを対応付けることが可能となる。

例えば、図２１において、メールシーケンスＭ１に含まれるメールのＳｕｂｊｅｃｔから作成したタームベクトルが「Ａ社殿、提案」、ファイル集合Ｆ１に含まれるファイル名から作成したタームベクトルが「提案書、Ａ社」、同様にファイル集合Ｆ２に含まれるファイルのファイル名から作成したタームベクトルが「見積書、システム構成」である場合、ファイル集合Ｆ１のタームベクトルのほうがファイル集合Ｆ２のタームベクトルより類似性が高いので（共通するキーワードがより多いので）、メールシーケンスＭ１はファイル集合Ｆ１に対応付けられる。

また、この第３実施形態に、前記第２実施形態を適用し、メールの送受信期間からファイル集合として抽出するファイルの作成または更新期間を決定し、この作成または更新期間内に作成または更新されたファイルのみをファイル集合として抽出することで、不要なファイルをメールシーケンスに関連づけることを防ぎ、対応付けの精度を向上させることができる。

＜第４の実施形態＞
図２２は、第４の実施形態を示す説明図である。前記第３実施形態ではメールシーケンスに含まれる電子メールの主題（Ｓｕｂｊｅｃｔ２１０２１）から抽出したキーワードを要素とするタームベクトルと、ファイル集合に含まれるファイルのファイル名（ファイルパス２２０１５）から抽出したキーワードを要素とするタームベクトルの類似性に基づいて、メールシーケンスとファイル集合の対応付けを行ったが、本第４実施形態では、メールシーケンスに含まれる電子メールの本文２１０２２から抽出したキーワードを要素としてタームベクトルとし、ファイル集合に含まれるファイルの本文（データ）からキーワードを抽出してファイル集合のタームベクトルとして、メールシーケンスのタームベクトルと、ファイル集合のタームベクトルの類似性が高ければ当該メールシーケンスとファイル集合を関連付けるようにしたものである。なお、その他については、前記第３実施形態と同様である。

前記第３実施形態では、Ｓｕｂｊｅｃｔ２１０２１からメールシーケンスのタームベクトルを作成したが、第４本実施形態では、メールの本文２１０２２からキーワードを抽出し、抽出したキーワードを要素としてタームベクトルとする。なお、キーワードの抽出については前記第３実施形態と同様である。

また、前記第３実施形態では、ファイル名からファイル集合のタームベクトルを作成したが、第４本実施形態では、ファイルデータ（本文）からキーワードを抽出し、抽出したキーワードを要素としてタームベクトルとする。

この場合、タームの数は増えるが、メールシーケンスとファイル集合の相関関係をより高精度で判定することができる。

＜第５の実施形態＞
図２３は、第５の実施形態を示す説明図である。前記第１実施形態ではファイル集合ＦＳ１に含まれるファイルＦ１が、メールシーケンスＭＳ１に含まれるメールＭ１の添付ファイルであれば、メールシーケンスＭＳ１とファイル集合ＦＳ１は相互に関連するデータであるとしたのに対し、本第５実施形態は、メールシーケンスに含まれる電子メールの送信者または受信者のリストである送受信者リストを作成し、また、ファイル集合に含まれるファイルの作成者または更新者のリストである作成・更新者リストを作成して、２つのリストの人名を比較して一致度の高いメールシーケンスとファイル集合を関連づけるものである。なお、その他については、前記第１実施形態と同様である。

まず、各ファイル集合を構成するファイルＩＤから、該当するファイルの作成者２２０１２と更新者２２０１３を抽出し、図２３の作成・更新者リスト２３０５を作成する。なお、作成・更新者リスト２３０５は、ファイル集合毎にそれぞれ作成される。

次に、各メールシーケンスを構成するＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤから、該当するメールの送信者２１０１３と受信者２１０１３を抽出し、図２３の送受信者リスト２３０６を作成する。なお、送受信者リスト２３０６は、メールシーケンス毎にそれぞれ作成される。

そして、メールシーケンスの送受信者リスト２３０６の人名と、各ファイル集合の作成・更新者リスト２３０５の人名を比較し、一致する人名が最も多い作成・更新者リスト２３０５を有するファイル集合を、一致度の高いファイル集合として当該メールシーケンスに対応付ける。なお、送受信者リストから抽出した人名が英文表記で、作成・更新者リスト２３０５から抽出した人名が和文表記の場合には、図示しない辞書を用いて何れか一方の表記に変換して人名の比較を行う。

例えば、図２３のように、メールシーケンスＭ１の送受信者リスト２３０６が「suzuki、satoh」で構成される場合、ファイル集合の各作成・更新者リスト２３０６の人名を比較するとファイル集合Ｆ１の作成・更新者リスト２３０５の人名の一致率が高いため、このファイル集合Ｆ１をメールシーケンスＭ１に対応付ける。同様に、メールシーケンスＭ２の送受信者リスト２３０６についても各ファイル集合の作成・更新者リスト２３０５と比較を上記と同様に行い、双方のリストで最も一致率の高いファイル集合Ｆ２を、メールシーケンスＭ２に対応付ける。

一般的に、個人用ＰＣ１が受信したメールに添付されるファイルは、このメールの送信者が作成または更新したり、あるいは、メールを受信した個人用ＰＣ１のユーザがファイルの作成または更新を行うことが多い。このため、メールの送受信者と、ファイルの作成者または更新者からメールシーケンスとファイル集合の相互の関連性を推定することができるのである。

＜第６の実施形態＞
図２４は、第６の実施形態を示し、前記第１実施形態の電子メールおよびファイルの管理システム１ａをメールクライアント１ｃの機能として実装し、電子メールおよびファイルの管理システム１ａの各データを、ネットワーク３に接続されたストレージ装置４に格納するようにしたもので、その他の構成は、前記第１実施形態と同様である。

上記図３に示した、電子メールおよびファイルの管理システム１ａの機能モジュールの内、メールシーケンス抽出部１１、ファイル集合抽出部１２、対応付け作成部１３及びメール／ファイル表示部１４は、メールクライアント１ｃの機能の一部として実行される。

そして、メールクライアント１ｃ及び電子メールおよびファイルの管理システム１ａ、ファイル管理部１ｂが作成または更新する各データ（メール格納部２１、ファイル格納部２２、対応付けデータ格納部２３、メールシーケンステーブル３１、ファイル集合テーブル３２）は、ＮＡＳ（Network Attached Storage）等で構成されたストレージ装置４に格納される。

電子メールおよびファイルの管理システム１ａをメールクライアント１ｃの一部とすることで、電子メールの送受信と、メールとファイルの対応付けを行う２つの機能を有するソフトウェアをひとつのソフトウェアパッケージとして提供することが可能となり、ソフトウェアの流通性と操作性を向上させることができる。

なお、メールサーバ２は、グループウェアを実行するサーバで構成することができる。また、ネットワーク３上にデータベースサーバを設け、電子メールおよびファイルの管理システム１ａ及びメールクライアント１ｃがアクセスするメール格納部２１、対応付けデータ格納部２３、メールシーケンステーブル３１及びファイル集合テーブル３２をデータベースサーバで管理するようにしてもよい。

＜第７の実施形態＞
図２５は、第７の実施形態を示し、前記第６実施形態のネットワーク３にバックアップ用のストレージ装置５を接続し、個人用ＰＣ１に電子メールおよびファイルの管理システム１ａのデータ等をストレージ装置５に複写等を行うデータ管理部１ｄを設けたもので、その他の構成は前記第６実施形態と同様である。

バックアップ用のストレージ装置５は、上記ストレージ装置４と同様に構成され、個人用ＰＣ１毎にバックアップ領域４５を備えている。

データ管理部１ｄは、所定のタイミング（所定の周期またはＣＰＵのアイドル時）でストレージ装置４の対応付けデータ格納部２３のメールシーケンスとファイル集合の対応関係に基づいて、メール格納部２１のメールとファイル格納部２２のファイルをストレージ装置５のバックアップ領域４５に複写する。

このとき、データ管理部１ｄは、図６の対応付けデータ格納部２３のメールシーケンス２３０１とファイル集合２３０３で関連付けられたメール（Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）とファイル（ファイルＩＤ）をひとつのデータ集合として扱い、このデータ集合を単位としてバックアップ領域４５に複写する。

すなわち、データ管理部１ｄは、対応付けデータ格納部２３のインデックス２３１０で示される各エントリ毎に、メールシーケンス２３０１のＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを持つメールをメール格納部２１から読み込み、ファイル集合２３０３のファイルＩＤを持つファイルをファイル格納部２３から読み込んで、これらメールとファイルをひとつのデータ集合としてストレージ装置５のバックアップ領域４５に複写する。

また、データ管理部１ｄは、不要になったメールシーケンスとファイル集合を削除する場合には、対応付けデータ格納部２３のメールシーケンス２３０１とファイル集合２３０３で関連付けられたメール（Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）とファイル（ファイルＩＤ）をひとつのデータ集合として削除する。

以上により、相互に関連するメールシーケンスとファイル集合を一つのデータ集合として扱うことで、対応付けデータ格納部２３の管理を効率よく行うことが可能となる。

＜補足＞
なお、請求項１８の電子メールおよびファイルの管理方法において、前記メールシーケンスとして抽出された電子メールからタームまたは送受信者を抽出し、抽出したタームまたは送受信者を当該電子メールが属するメールシーケンスに対応付けられたファイル集合のキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納するステップと、
前記ファイル集合抽出部に抽出されたファイルからタームまたは作成者あるいは更新者を抽出し、抽出した前記タームまたは作成者あるいは更新者を当該ファイルが属するファイル集合に対応付けられたメールシーケンスのキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納するステップと、
を含むことを特徴とする電子メールおよびファイルの管理方法、としてもよい。

以上のように、本発明によれば、電子メールの送受信と、ファイルの管理を行う計算機に適用することで、メールとファイルを一元的に管理することが可能となり、特にパーソナルコンピュータなどのエンドユーザが利用する計算機に適用することができる。

本発明の第一の実施形態を示し、電子メールおよびファイルの管理システムを実行する計算機システムのブロック図である。 本発明の第一の実施形態にかかる個人用ＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の第一の実施形態にかかる電子メールおよびファイルの管理システムの機能モジュールを示すブロック図である。 メール格納部の構成を示す説明図である。 ファイル格納部の構成を示す説明図である。 対応付けデータ格納部の構成を示す説明図である。 メールシーケンステーブルの構成を示す説明図である。 ファイル集合テーブルの構成を示す説明図である。 電子メールおよびファイルの管理システムの処理手順を示すフローチャートである。 メールシーケンス抽出ステップの処理手順を示すフローチャートである。 ファイル集合抽出ステップの処理手順を示すフローチャートである。 対応付けデータ作成ステップの処理手順を示すフローチャートである。 対応付けデータ作成ステップのうち対応付けデータ格納処理の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第一の実施形態にかかるファイル参照の画面の表示例であり、ユーザがキーワードを入力して検索を指示する画面の一例を示す説明図である。 本発明の第一の実施形態にかかるファイル参照の画面例であり、ユーザが入力したキーワードに一致するファイル集合をシステムが表示する画面の一例を示す説明図である。 本発明の第一の実施形態にかかるメール参照の画面例であり、ユーザが選択したファイルを含むファイル集合に対応付けられたメールシーケンスをシステムが表示する画面の一例を示す説明図である。 本発明の第一の実施形態にかかるメール参照の画面例であり、すべてのメールが表示された状態で、ユーザがメールをひとつを選択し関連するファイルの一覧表示をシステムに指示する画面の一例を示す説明図である。 本発明の第一の実施形態にかかるファイル参照の画面例であり、ユーザが選択したメールを含むメールシーケンスに対応付けられたファイル集合をシステムが表示する画面の一例を示す説明図である。 図９のステップ１０４で行われるメールまたはファイル参照・検索処理の一例を示すフローチャートである。 第２の実施形態を示す説明図で、メールシーケンスとファイル集合の時間的な関係を示す。 第３の実施形態を示す説明図で、メールシーケンスとファイル集合の主題名／ファイル名のタームベクトルの関係を示す。 第４の実施形態を示す説明図で、メールシーケンスとファイル集合の本文のタームベクトルの関係を示す。 第５の実施形態を示す説明図で、メールシーケンスとファイル集合の送受信者と作成・更新者の関係を示す。 第６の実施形態を示し、電子メールおよびファイルの管理システムを実行する計算機システムのブロック図である。 第７の実施形態を示し、電子メールおよびファイルの管理システムを実行する計算機システムのブロック図である。

符号の説明

１ 個人用ＰＣ
１a 電子メールおよびファイルの管理システム
１ｂ ファイル管理システム
１ｃ メールクライアント
２ メールサーバ
３ ＬＡＮ
１１ メールシーケンス抽出部
１２ ファイル集合抽出部
１３ 対応付け作成部
１４ メール／ファイル表示部
２１ メール格納部
２２ ファイル格納部
２３ 対応付けデータ格納部
３１ メールシーケンステーブル
３２ ファイル集合テーブル

Claims (20)

1. 電子メールおよびファイルを管理するプログラムであって、
   前記電子メールを格納したメール格納部から互いに関連を持つ電子メールをメールシーケンスとして抽出する手順と、
   前記ファイルを格納したファイル格納領域から互いに関連を持つファイルをファイル集合として抽出する手順と、
   前記抽出したメールシーケンスとファイル集合のうち、互いに関連を持つ前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順と、
   を計算機に機能させることを特徴とするプログラム。
2. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順は、
   前記メールシーケンスに含まれる少なくとも１以上の電子メールと、前記ファイル集合に含まれる少なくとも１つ以上のファイルが、前記電子メールの添付ファイルの関係にあれば、前記電子メールを含むメールシーケンスと、前記ファイルを含むファイル集合を対応関係のあるメールシーケンスとファイル集合として対応付けることを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
3. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順は、
   前記メールシーケンスに含まれる電子メールの送受信期間を抽出する手順と、
   前記ファイル集合に含まれるファイルの更新または作成期間を抽出する手順と、
   前記送受信期間と更新または作成期間とを比較して、送受信期間と更新または作成期間の重なりが最も大きいメールシーケンスとファイル集合を関連付ける手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
4. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順は、
   前記メールシーケンスに含まれる電子メールの主題からタームを抽出してメールシーケンスのタームベクトルとする手順と、
   前記ファイル集合に含まれるファイルのファイル名からタームを抽出してファイル集合のタームベクトルとする手順と、
   前記メールシーケンスのタームベクトルと、ファイル集合のタームベクトルの類似性が高ければ、当該メールシーケンスとファイル集合を関連付ける手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
5. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順は、
   前記メールシーケンスに含まれる電子メールの本文からタームを抽出してメールシーケンスのタームベクトルとする手順と、
   前記ファイル集合に含まれるファイルの本文またはデータからタームを抽出してファイル集合のタームベクトルとする手順と、
   前記メールシーケンスのタームベクトルと、ファイル集合のタームベクトルの類似性が高ければ、当該メールシーケンスとファイル集合を関連付ける手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
6. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納する手順は、
   前記メールシーケンスに含まれる電子メールの送受信者を抽出して送受信者リストを作成する手順と、
   前記ファイル集合に含まれるファイルの作成者または更新者名を抽出して作成・更新者リストを作成する手順と、
   前記送受信者リストと作成・更新者リストを比較して、送受信者と作成者または更新者の一致度がもっとも高いメールシーケンスとファイル集合を関連付ける手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
7. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とする電子メールを設定する手順と、
   前記検索対象に設定された電子メールに関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索する手順と、
   当該検索結果に基づいて前記メール格納部からメールを参照し、または前記検索結果に基づいて前記ファイル格納部からファイルを参照する手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
8. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とするファイルを設定する手順と、
   前記検索対象に設定されたファイルに関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索する手順と、
   当該検索結果に基づいて前記メール格納部からメールを参照し、または前記検索結果に基づいて前記ファイル格納部からファイルを参照する手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
9. 前記メールシーケンスとして抽出された電子メールからタームまたは送受信者を抽出する手順と、
   前記抽出したタームまたは送受信者を当該電子メールが属するメールシーケンスに関連するファイル集合のキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納する手順と、
   を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
10. 前記ファイル集合として抽出されたファイルからタームまたは作成者あるいは更新者を抽出する手順と、
    前記抽出した前記タームまたは作成者あるいは更新者を当該ファイルが属するファイル集合に関連するメールシーケンスのキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納する手順と、
    を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
11. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とする前記電子メールのキーワードまたはファイルのキーワードを設定する手順と、
    前記設定されたキーワードに関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索する手順と、
    当該検索結果に基づいて前記メール格納部またはファイル格納部からメールまたはファイルを参照する手順と、
    を含むことを特徴とする請求項９または請求項１０に記載のプログラム。
12. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合を、ひとつのデータ集合として管理する手順を含むことを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
13. 前記管理する手順は、対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合を、ひとつのデータ集合としてストレージ装置にバックアップする手順を含むことを特徴とする請求項１２に記載のプログラム。
14. ネットワークに接続されて電子メールの送受信を行うメールクライアントと、
    前記送受信した電子メールを格納するメール格納部と、
    ファイルの作成または更新を管理するファイル管理部と、
    前記作成または更新されたファイルを格納するファイル格納部と、を備えた計算機システムにおいて、
    前記メール格納部から互いに関連を持つ電子メールをメールシーケンスとして抽出するメールシーケンス抽出部と、
    前記ファイル格納部から互いに関連を持つファイルをファイル集合として抽出するファイル集合抽出部と、
    前記抽出したメールシーケンスとファイル集合から互いに関連を持つ前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付ける対応関係作成部と、
    前記メールシーケンスとファイル集合の対応関係を格納する対応付けデータ格納部と、
    を備えたことを特徴とする計算機システム。
15. 前記対応関係作成部は、前記メールシーケンスに含まれる少なくとも１以上の電子メールと、前記ファイル集合に含まれる少なくとも１つ以上のファイルが、前記電子メールの添付ファイルの関係にあれば、前記電子メールを含むメールシーケンスと、前記ファイルを含むファイル集合を対応関係のあるメールシーケンスとファイル集合として対応付けることを特徴とする請求項１４に記載の計算機システム。
16. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とする電子メールまたはファイルを設定する検索対象設定部と、
    前記検索対象に関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索する検索部と、
    当該検索結果に基づいて前記メール格納部からメールを参照し、または前記検索結果に基づいて前記ファイル格納部からファイルを参照する参照部と、
    を有することを特徴とする請求項１４に記載の計算機システム。
17. 前記メールシーケンス抽出部が抽出したメールシーケンスに属する電子メールからタームまたは送受信者を抽出し、抽出したタームまたは送受信者を当該電子メールが属するメールシーケンスに対応付けられたファイル集合のキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納するメールキーワード抽出部と、
    前記ファイル集合抽出部が抽出したファイル集合に属するファイルからタームまたは作成者あるいは更新者を抽出し、抽出したタームまたは作成者あるいは更新者を当該ファイルが属するファイル集合に対応付けられたメールシーケンスのキーワードとして前記対応付けデータ格納部に格納するファイルキーワード抽出部と、
    を有することを特徴とする請求項１４に記載の計算機システム。
18. 電子メールおよびファイルを計算機で管理する方法であって、
    前記電子メールを格納したメール格納部から互いに関連を持つ電子メールをメールシーケンスとして抽出するステップと、
    前記ファイルを格納したファイル格納部から互いに関連を持つファイルをファイル集合として抽出するステップと、
    前記抽出したメールシーケンスとファイル集合のうち、互いに関連を持つ前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納するステップと、
    を含むことを特徴とする電子メールおよびファイルの管理方法。
19. 前記メールシーケンスとファイル集合とを対応付けて対応付けデータ格納部に格納するステップは、
    前記メールシーケンスに含まれる少なくとも１以上の電子メールと、前記ファイル集合に含まれる少なくとも１つ以上のファイルが、前記電子メールの添付ファイルの関係にあれば、前記電子メールを含むメールシーケンスと、前記ファイルを含むファイル集合を対応関係のあるメールシーケンスとファイル集合として対応付けることを特徴とする請求項１８に記載の電子メールおよびファイルの管理方法。
20. 前記対応付けデータ格納部に格納された互いに関連を持つメールシーケンスとファイル集合に対し、検索対象とする電子メールまたはファイルを設定するステップと、
    前記検索対象に関連する電子メールまたはファイルを前記対応付けデータ格納部から検索するステップと、
    当該検索結果に基づいて前記メール格納部からメールを参照し、または前記検索結果に基づいて前記ファイル格納部からファイルを参照するステップと、
    を含むことを特徴とする請求項１８に記載の電子メールおよびファイルの管理方法。

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