JP2005107633A - 文書管理検索システム - Google Patents

Abstract

【課題】 鉄鋼プラント等のプロジェクトマネージャは、業務遂行時に発生する様々な問題の解決を行わねばならないが、経験の浅いマネージャは過去のプロジェクトに関与した人からヒヤリングを行うと共に、関連資料の調査を行っている。しかしヒヤリングは記憶に頼るため不正確になるおそれがあり、資料調査は膨大な時間を要し、能率的かつタイムリなものではない。
そこで電子メール、文書ファイルをデータベース化し、問題解決する力のある文書を系統的、能率的に検索するシステムを提供する。
【解決手段】 電子メール保存部と文書ファイル保存部とにデータベースを保存し、電子メールおよび文書ファイル検索処理部が指定周期毎に検索条件に合う電子メールまたは文書ファイルの個数を抽出、表示する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、製鉄、電力プラント等のプロジェクト業務において時間経過に沿って作成される文書ファイルや電子メール群を管理するとともに、それら文書ファイルや電子メール群を系統的かつ能率的に検索するシステムに関するものであり、特に過去に遂行された受注生産の大規模プラントのプロジェクト等において発生した諸問題を解決する上で主要な役割を果たした文書の検索をするシステムに係る。

各種プラント設備を新設するプロジェクトは一般に受注生産に基づくものであり、設備の最適化を図ろうとするユーザ企業とこの要求に応えつつも機器製作上の拘束条件を守るべき設備サプライヤ企業とは、企業間における連携を行い、協力して目的達成を図らなければならない。このためには同一企業内、もしくはユーザ企業とサプライヤ企業間などの異なる企業間において技術文書の授受による公式のコミュニケーションが必要である。近年では紙に記載された文書によるコミュニケーションに替えて電子メールによる情報交換が行われる場合も多いが、企業間にまたがる技術文書を授受する場合はセキュリティの確保が難しい場合もあるため、ファクスを含む紙文書の授受が現在でも広く行われている。またわが国と近隣諸国とにまたがる技術文書の授受に関しては和文にて作成された文書が用いられることも多いが、この場合において電子ファイルをそのまま授受すると相手国におけるコンピュータ文字コードの相違のため表示や印刷のトラブルが発生するので、やはりファクスを含む紙文書の授受とならざるを得ない。このように、電子メールによる情報交換と紙文書による公式の技術文書の授受を併用するのが最近の受注生産のプロジェクトにおける企業内もしくは企業間のコミュニケーションの基本的な様相となっている。

このようなプロジェクトの特徴の一つとして、利害関係者が非常に多いことがあげられる。ユーザ企業側においては、最終的に納入された設備を使用して生産を行う生産操業者、設備の機械的な面を所掌する機械技術者、電気的な面を所掌する電気技術者の三者は先ず考えられよう。更にユーザ企業は建設業者、工事業者等へ業務を発注する場合も多いからこれらの業者も利害関係者となる。また設備を納入するサプライヤ企業にも機械設備のサプライヤ企業と電気設備のサプライヤ企業が存在し、それぞれ計画部門、設計部門、製作部門等を持つから、このプロジェクトの利害関係者は１０者を超えることも多い。このためプロジェクトを進める途上において一旦問題が発生するとその解決のためには複雑な経緯を取ることが多い。このような状況から、特に大型のプロジェクトに対しては、ユーザ企業や各々のサプライヤ企業において各企業の内部を取りまとめて自企業外に対する交渉窓口となる経験豊富なプロジェクトマネジャ（ＰＭ）を任命し、当該プロジェクトの円滑な推進を図ることもしばしば行われる。また何等かの問題が発生したときには、利害関係者の多さなどの複雑な構造のため、純粋な技術的問題として解決することが困難な場合もある。このため、通常取られる解決方法としては、たとえば問題の発生に最も責任のある企業のＰＭが過去に存在した類似のプロジェクト（以後「参照プロジェクト」と称する）を調査し、同様の問題が発生していればその時の解決法を参考として利害関係者の大部分が納得する解決案を提示する等の、いわば経験に基づいた解決を目指すことも多い。

前記における調査に際して、例えば今回のＰＭが参照プロジェクトのＰＭにも任命されていれば、当然のこととして問題の解決策はＰＭの経験の範囲内にあり、具体的な内容の調査も比較的に容易であろう。しかし今回のＰＭが参照プロジェクトのＰＭに任命されていなければ問題の解決策は経験の範囲外であり具体的な調査作業には困難な面が発生する。このような場合は、一般的には参照プロジェクトのＰＭもしくはその参照プロジェクトに参画した者から問題の発生とその解決法についての経験をヒアリングすることが行われる。しかしこの場合は記憶に頼った部分があるため不正確になるおそれもあり、そのヒアリングと並行してその参照プロジェクトの書類や資料の調査を行って裏付けを取ることが望ましい。しかし参照プロジェクトに関する膨大な書類や資料を調査することには困難が伴う。さらには、ヒアリングすべき経験者が自企業内に存在しなくなるというケースも頻発している。このような状況により、参照プロジェクトを経験していない者でも、問題の発生とその解決法についてその参照プロジェクトの書類や資料の調査を系統的かつ能率的に行う方法の出現が強く望まれていた。

従来より、前記のような業務などをにおいて、時間経過に沿って作成される資料ファイル群の管理および新しい資料ファイルの作成の支援を行う資料作成支援システムが示されている（例えば、特許文献１）。

特開平８−２２４７０号公報（図１，００１５，００６０欄）

しかしながら、前記特許文献１には、必要な資料ファイルの所在が分からない場合、資料ファイルの作成量が多い日付には重要な資料が存在すると思われるという知見に基づいて、作成量の多い日付を指定し検索を行うことが示されている。しかし、前記の知見については、それを超える定性的、定量的な洞察がなされていないため、発展的な取扱が難しかった。また、電子メールによる情報交換と紙文書による公式の技術文書の授受を併用するのが最近の受注生産のプロジェクトにおける企業内もしくは企業間のコミュニケーションの基本的な様相となっているが、特許文献１に示されたものは資料一種類のみを取扱うものであり、前記のように電子メールと紙文書という複数の手段が併用された状況への対処も困難であった。

この発明は前記のような課題を解決するためになされたものであり、電子メールによる情報交換と紙文書による公式の技術文書の授受を併用する受注生産のプロジェクト等におけるコミュニケーションの様相下において、当該プロジェクト等において発生した問題を解決するために、問題解決に寄与した文書等を系統的かつ能率的に検索できると共に、その検索はそのプロジェクトに参画していなかった者にも容易に検索が可能となるようにした文書管理検索システムを提供することを目的としている。

第１の発明に係る文書管理検索システムは、電子メール受発信処理部、電子メール保存部、電子メール検索処理部と、文書ファイル受発信処理部、文書ファイル保存部、文書ファイル検索処理部と、操作部および表示部とを備えており、電子メール受発信処理部と文書ファイル受発信処理部は、業務の管理者が受発信した電子メールおよび文書ファイルの内、必要とされるものをそれぞれ保存すべく処理してデータベース化するものであり、電子メール保存部と文書ファイル保存部は、データベースをそれぞれ保存するものであり、操作部を操作することにより、電子メール検索処理部および文書ファイル検索処理部は、指定された周期ごとに、検索条件に合致した保存されているデータベースの電子メール個数および文書ファイル個数を抽出し、表示部に表示するものである。

第２の発明に係る文書管理検索システムは、電子メール受発信処理部、電子メール保存部、電子メール検索処理部と、操作部および表示部とを備えており、電子メール受発信処理部は、第１の管理者が受発信した電子メールの内必要とするものを保存すべく処理してデータベース化するものであり、電子メール保存部は、第１の管理者が発信した第１の電子メールのデータベースを保存する第１の電子メール保存部と、第２の管理者が発信し第１の管理者が受信した第２の電子メールのデータベースを保存する第２の電子メール保存部と、第１、第２の電子メール以外であって、第１の管理者が受信した電子メールのデータベースを保存する第３の電子メール保存部とで構成されており、操作部を操作することにより、電子メール検索処理部は指定された周期ごとに、検索条件に合致した保存されているデータベースの電子メールの個数を抽出し、表示部に表示するものである。

第１の発明に係わる文書管理検索システムは、プロジェクト等における電子メールによる情報交換と、紙文書による情報授受を併用するコミュニケーションにおいて、指定された周期ごとに、検索条件に合致した保存されているデータベースである電子メールおよび文書ファイルの個数を抽出し、表示部に表示するのでプロジェクトで発生した問題解決に寄与した文書を系統的かつ能率的に検索できると共に、その検索はプロジェクト参画者以外の者にでも容易に行え、問題解決を速やかに行えるという優れた効果がある。

また、第２の発明に係わる文書管理検索システムは、電子メールによるいわゆるペーパレスのプロジェクト業務等において、前記第１の発明と同等の手法にて問題解決に寄与した電子メールの検索を系統的、能率的かつ容易に行え、問題解決を速やかに行えるという効果がある。

実施の形態１．
以下、この発明の実施の形態１を図１に示す文書検索システムブロック図に基づいて説明する。
図１において、電子メール受発信処理部１は、この実施の形態１による文書管理検索システムを運用する第１の管理人、例えば製鉄プラントや発電所建設プラント等の大規模プラントのプロジェクトマネジャ（以下、ＰＭと記す）が受発信した電子メールを後述する電子メール保存部２に保存するため、必要とされる電子メールのみを取り出し処理してデータベース化を行う。
電子メール保存部２は、前記電子メール受発信処理部１が処理、データベース化したものを保存する。ＰＭが受発信した文書ファイルである紙文書３および電子ファイル文書４は、入力部７および入力表示部６を通じての操作者（前記ＰＭやＰＭのアシスタント）のインタラクティブな操作に基づき、文書ファイル受発信処理部５で必要とされるもののみを取り出しの上データベース化される。文書ファイル保存部８は、前記文書ファイル受発信処理部５が処理、データベース化したものを保存する。電子メール検索処理部１０および文書ファイル検索処理部１２は、操作部９を操作することによって、前記電子メール保存部２および文書ファイル保存部８に保存されているデータベースから後述する指定された周期ごとに、検索条件に合致した電子メールの個数または文書ファイルの個数を抽出し、表示部１１に表示する。

次に動作について詳述する。前記図１は、例えば過去建設完了した製鉄プラントを参照プロジェクトとし、その業務遂行上、ＰＭが受発信した電子メールおよび文書ファイルをデータベース化し、検索するためのブロック図であるが、この図１において、電子メール受発信処理部１による電子メールのデータベース構築手順について述べる。
一般的に電子メールは基本的には個人に帰属する性格が強く、データベース化の機構に乏しい欠点があるため、特に同時進行的に情報共有を図るためにはグループウェア等の特別のソフトウェア機能が利用されるが、本実施の形態１における電子メールの保存機能は、前記の如く参照プロジェクトの電子メールデータを保存するものであるから、参照プロジェクトにおいてプロジェクトを代表する者、具体的にはプロジェクトに参画する一つの企業のＰＭがそのプロジェクトに関して受発信する電子メールデータの保存を行う。特に本実施の形態１が意識しているプロジェクト進行上の問題の発生とその解決法に関しては、発生する問題の殆どはＰＭに通達され、ＰＭによる検討と判断によってその解決が進捗するから、プロジェクトの末端に位置し、重要な判断を行わない各担当者の相互間で受発信される連絡までも含むようなグループウェアなどは基本的には不要である。従って、電子メール受発信処理部１は通常市販されているパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと略記）とそのＰＣにインストールされた電子メールソフトウェア機能を用いて、参照プロジェクトのＰＭが受発信する全ての電子メールから参照プロジェクトに関する電子メールのみを区分して収集することで実現できる。さらに、この収集作業は特別なものではなく、通常市販されている電子メールソフトウェア機能を活用して電子メールの区分のためのフォルダを作成して関係する電子メールをそのフォルダの下に置くことが可能であり、この作業を参照プロジェクトのＰＭがプロジェクト進捗の過程において電子メールの受発信ごとに逐次行うことにより実現される。なおこの電子メール受発信処理部１は当然のこととして入力部７と入力表示部６を有するが、前述のようにこの部分は通常市販されているＰＣとそのＰＣにインストールされた電子メールソフトウェア機能により実現されるから自明のこととして図示していない。

また、文書ファイル受発信処理部５においては文書ファイルである紙文書３と電子ファイル文書４との双方を取扱うが、この処理は一般的には参照プロジェクトの進捗の過程においてそのプロジェクトのＰＭまたはそのアシスタントが図１に示す文書検索システムに対してインタラクティブな指示を行う。その理由は、受発信する紙文書３や電子ファイル文書４に対して以後の検索に有用となるような適切なファイル名を与えるのはそのプロジェクトのＰＭまたはアシスタントが最も適切と考えられるからである。紙文書３はスキャナー（図示せず）を経由してディジタル的なイメージ情報として、また電子ファイル文書４は既にディジタル化されているのでそのままの形態で、それぞれ文書ファイル受発信処理部５に操作者、すなわち参照プロジェクトのＰＭが入力操作を行う。この入力のタイミングにおいて文書ファイル受発信処理部５は入力された文書の内容を入力表示部６に表示すると同時に前記文書を保存するフォルダの場所と当該文書のファイル名の入力を操作者に要求する。この状況は一般的なＰＣの操作において文書をディジタル情報としてファイル名を付して保存する操作と基本的には同じであるが、本実施の形態１においてはファイル名が一定の形式となるようにインタラクティブな操作を行う。

この操作を図２に示す。図２において、入力表示部６に表示された入力文書２１の輪郭であり、表示された前記文書の内容の一部２２が表示されている。保存操作を要求する第１のウィンドウ２３は、前記入力文書２１の前面に表示されている。この図２においては保存先のフォルダとして「ＰＭ発信」、すなわちＰＭが発信する書類が示されている。第２のウィンドウ２４の内部には今までに保存されているＰＭ発信の書類のファイル名が示されており、図２で示されているように、
“□”“日付”“∪”“書類種別”(“ファイル内容”).“拡張子”
の形式としている。ここに“□”はアイコンを示し、実際は何等かの絵柄が付属しているが図示しない。“日付”は当該ファイルの日付であり、西暦年、月、日の順に構成されている。“書類種別”は図２においてはフォルダ名と同一であるが、以後の検索の便を考えて特定の個人名とするなど自由に命名することが出来る。この後に“ファイル内容”を続ける。最後はファイルの種別を表す拡張子である。第２のウィンドウ２４の下部にファイル名の命名を操作者に要求する第３のウィンドウ２５が設けられている。この第３のウィンドウ２５のデフォルト値は下記の通りである。
日付：該当ファイルが入力された日付
書類種別：フォルダ名
ファイル内容：入力の形態が紙文書３をスキャンしたものであった場合は新たに入力する。電子ファイル文書４であった場合は入力された電子ファイルの元のファイル名
ファイルの種類：入力の形態が紙文書３をスキャンしたものであった場合はイメージファイルの拡張子、電子ファイル文書４であった場合は入力された電子ファイルの元の拡張子

但し、以後の検索の便を考えるならば、操作者の判断によって下記の配慮を行うことが好ましい。
日付：因果関係を明らかにすることを考慮すれば書類またはファイルが発行された日付とする。
書類種別：必要に応じて発信者企業名または個人名とする。
ファイル内容：可能な限りキーワードを盛り込む。特に入力が電子ファイル文書４の場合は元のファイル名にこだわらず、新たにキーワードを含むファイル名とする。
前記の入力ならびに保存操作を必要に応じてフォルダを作成しつつ逐次に参照プロジェクトの終了まで実施することにより、当該参照プロジェクトの文書データベースは文書ファイル保存部８に構築される。

なお、一般的には文書データベースを構築する際には個々のファイルに複数のキーワードを関連付ける方法が行われるが、本発明の実施の形態１においてはそのような方法は採用していない。この理由はキーワード検索にてヒットしない場合でも最終的な手段としてファイル名を順次閲覧することにより目的のファイルを探索出来るなどの周辺情報を活用する可能性を残したためである。このような方法は特にＰＣなどリソースの制約を受けるシステムにおいて、オペレーティングシステムに含まれる機能のみによってファイルを検索するような場合に効果的となる特徴がある。

次に、前記の手順によって図１の電子メール保存部２に保存された参照プロジェクトの電子メールと文書ファイル保存部８に保存された文書とから、目的の文書を検索する手順を示す。既述のように、本実施の形態１における文書の検索機能は、参照プロジェクトにおいて発生した問題が解決されてゆくプロセスと、問題解決に寄与した文書等を検索することにあるが、このためには一定周期毎に電子メールまたは文書ファイルの個数データを活用することに特徴がある。ここでは電子メール保存部２に保存されているデータベースを検索するケースを先に述べる。図１において、第２の管理者である参照プロジェクトの文書の検索を行う者が操作部９からキーワードを入力する。前記の参照プロジェクトの文書を検索する第２の管理者は、当然のことながら参照プロジェクトにおいて電子メール受発信処理部１や入力部７を取扱った第１の管理者（参照プロジェクトのＰＭまたはそのアシスタント）とは基本的には別人である。先ず、前記キーワードは電子メール検索処理部１０に至る。電子メール検索処理部１０においてはこのキーワードを検索条件として、この条件に合致するメールタイトルもしくはテキストを持つメールを電子メール保存部２の中から検索する。そして、該当するメールの個数を指定された周期、ここでは１週間ごとにカウントし、表示部１１に表示する。１週間ごとにカウントする理由は、当該プロジェクトに参画する者にとっては１週間がいわばビジネスのサイクルとして意識されているからである。次に表示の概念を図３（ａ）に示す。図３（ａ）において折れ線グラフ３０１は検索結果に合致する電子メールの個数を時系列的に表示するものである。前記グラフにおいて、横軸３０２は日付に対応しており、前記の指定された周期は最終日が代表となって表示されている。また縦軸３０３は前記の検索条件に合致する電子メールの個数を示している。一般に受注生産のプロジェクトは長いものでは数年間の期間にわたって継続されるが、このグラフは操作者の視認を容易にするため半年分の時系列データを表示しており、図示しないスクロールのボタンをマウス等のポインティングデバイスでクリックすることにより所望の年月日の近傍を表示することが出来る。

一方、上記の電子メール検索処理と並行して、操作部９より電子メール検索処理部１０へ入力されたキーワードは文書ファイル検索処理部１２へも伝達され、前記のキーワードに合致するファイル名を持つ電子ファイルを文書ファイル保存部８の中から検索する。この検索結果に基づく検索条件に合致する電子ファイルの個数は同時に図３（ｂ）（ｃ）にそれぞれのフォルダ別に表示される。図３（ｂ）の棒グラフ３０４はウィンドウ３０５に表示されたように第１の管理者が発信した「ＰＭ発信」のフォルダに含まれる検索条件に該当するファイルの個数を時系列的に表示している。横軸３０６の日付の範囲は前記横軸３０２と同一であるので具体的な日付は表示しない。縦軸３０７は文書ファイルの個数に対応する。同様に棒グラフ３０８は第５のウィンドウ３０９に表示されたように第１の管理者が受信した「ユーザ発信」のフォルダに含まれる検索条件に該当するファイルの個数を時系列的に表示している。横軸３１０の日付の範囲は前記横軸３０２と同一であるので具体的な日付は表示しない。また縦軸３１１は文書ファイルの個数に対応する。これら一連の処理手順は図４のフローチャートにて示される。なお、本実施の形態１では表示される文書ファイルのフォルダとしては因果関係を意識してデフォルトとして「ユーザ発信」および「ＰＭ発信」を選択しているが、図３における第４のウィンドウ３０５または第５のウィンドウ３０９内に所望のフォルダ名を入力することによりその他のフォルダにおける検索結果を表示することも可能である。

このように検索条件に合致する電子メールの個数と電子ファイルの個数を同時に表示したのは、前記したようにプロジェクトの進捗の過程で発生する各種の問題に対して、その問題を解決する、いわば「問題解決力」を有する文書ファイルを検索するのを目的としている。図３（ａ）〜（ｃ）はまさにこのような状態を示すものであって、例えば、図３（ｃ）における棒グラフ３０８上の棒３１２に対応する時点においてユーザが発信する文書を契機として問題が発生し、種々の利害関係者からそれぞれの立場を擁護する多数の電子メール等が発信され、俗に「メールが飛び交う」といわれる状態となるまで激増するが、同時期にＰＭが適切な文書をほぼこれと同時期、例えば、図３（ｂ）の棒グラフ３０４上の棒３１４に対応する時点において発行し、これに利害関係者が概ね納得すればメールの個数は図３（ａ）の極大点３１３を取った後激減し、極小点３１５に至っている。なお、前記検索条件に合致する電子メールのタイトルのリストが別途独立して表示され、個々のタイトルをクリックするとその電子メールの内容が表示されることは通常の電子メール機能と同じであることはいうまでもない。

特許文献１には「資料ファイルの作成量の多い日付には重要な資料ファイルが存在すると思われる」、という知見が示されているが、本実施の形態１においては、問題が発生して利害関係者から発信される電子メールの個数が激増してゆく途上においてＰＭ等のプロジェクトの責任者が問題解決のために適切な文書を発信することにより電子メールが沈静化するという、新たな知見を基礎にしている。この知見を用いれば従来技術を超える進歩的な手段、すなわち数値的、定量的な処理を可能とする。本実施の形態１においては、ある週とその翌週との間で逐次電子メールの個数を比較し、与えられた閾値以上の個数の減少があった場合にその週を強調表示するオプション表示を具備している。この閾値はゼロを最小値として操作者が増減させることのできるインタラクティブなものとしており、そのフローチャートを図５に示す。

図５に記載したフローチャートの説明を以下に記載する。図１の操作部９からオプション表示をＯＮとする要求を電子メール検索処理部１０へ入力する。この入力は、フローチャート図５におけるＳＴＥＰ１においてなされる。なお、この操作入力とその表示は、たとえばキーボードから何等かの指示を入力し、その入力結果を表示器に表示するなど、一般的なものなので図示しない。次に、前記のオプション表示をＯＮとする要求が入力された時に、以後の表示を処理するために閾値を与える必要があるが、本実施の形態１においてはこの閾値Ｔｈの初期値としてＳＴＥＰ２に記載したように０とする。次に、ＳＴＥＰ３において電子メールの個数を比較する週に対応する変数Ｗを決定する必要があるが、その初期値はＷ＝１とする。変数Ｗに１の値を与えることは表示された最初の週に対応している。具体的には図３（ａ）における０３／１／６、すなわち２００３年１月６日を最終日とする１週間が変数Ｗ＝１に対応するものである。

次に図５のＳＴＥＰ４おいて前記した電子メールの個数を当該週とその翌週とにおいて比較する。ＳＴＥＰ４においてＦ（Ｗ）は当該週における電子メールの個数を示す。Ｗの初期値は１であり、このＷ＝１に対応する週は２００３年１月６日を最終日とする１週間であったから、図３（ａ）に示すようにこの電子メールの個数は０となっているから、
Ｆ（Ｗ）＝Ｆ（１）＝０
である。
次に、ＳＴＥＰ４において、現在は
Ｗ＝１であったから、Ｗ＋１に対応する週は０３／１／１３、すなわち２００３年１月１３日を最終日とする１週間であり、
Ｆ（Ｗ＋１）＝Ｆ（２）
は２００３年１月１３日を最終日とする１週間の電子メール個数である。その個数は図３（ａ）に示すようにその前の週より多いから
Ｆ（１）−Ｆ（２）＜０
となるので、ＳＴＥＰ４の条件式
Ｆ（Ｗ）−Ｆ（Ｗ＋１）≧Ｔｈ、かつＴｈ＝０
は週を表す変数がＷ＝１のとき満足されない。
従ってＳＴＥＰ４においてはＮＯと判断され、ＳＴＥＰ５の強調表示は経由せずＳＴＥＰ６に至る。ＳＴＥＰ６では週を表す変数Ｗに１を加え、Ｗ＝２としてＳＴＥＰ７に至る。

ＳＴＥＰ７では週を表す変数Ｗが調査を行う範囲に該当しているか否かの判断を行う。Ｗｍａｘは表示された最後の週、すなわち図３（ａ）に即して言えば０３／６／２３すなわち２００３年６月２３日に対応し、この間の週の個数は２５個であるから
Ｗｍａｘ＝２５
である。ここでは比較を始めたところであり、前記のように
Ｗ＝２
であるから、
Ｗ＝２＜Ｗｍａｘ＝２５
となっており、当然のことながらＳＴＥＰ４における条件式
Ｗ＞Ｗｍａｘ
は満足されないのでＮＯと判断され、ＳＴＥＰ４に戻る。
このフローは当該週１個の処理を示すもので、前記のように順次週を表す変数Ｗを増加させて同様の処理が行われることになる。

前述のように週を表す変数Ｗ＝２においても前記と同様の処理が行われるが、Ｗ＋１に対応する週は０３／１／２０、すなわち２００３年１月２０日を最終日とする１週間であり、
Ｆ（Ｗ＋１）＝Ｆ（３）
は２００３年１月２０日を最終日とする１週間の電子メール個数である。その個数は図３（ａ）に示すようにその前の週、すなわち２００３年１月１３日を最終日とする週より少ないから
Ｆ（１）−Ｆ（２）＞０
となるので、ＳＴＥＰ４の条件式
Ｆ（Ｗ）−Ｆ（Ｗ＋１）≧Ｔｈ、かつＴｈ＝０
は変数Ｗ＝２のときには満足されるので、ＳＴＥＰ４においてはＹＥＳと判断され、ＳＴＥＰ５の処理を経由する。すなわち当該週のエリアを強調表示する処理が行われる。この強調表示は、たとえばその部分を半透明色にて覆う等の手段によって実現されるが、図の表示上は点線で囲むものとし、これを図６に示す。図６（ａ）〜図６（ｃ）の折れ線、棒グラフは前述した図３（ａ）〜図３（ｃ）と同一である。

図６においては当該週０３／１／１３すなわち２００３年１月１３日を最終日とする週は閾値Ｔｈ＝０に対して図５の処理フローのＳＴＥＰ４の条件式に該当するので強調表示されたことが表されている。同様の処理を変数Ｗが図５に示したＳＴＥＰ７の条件式を満足しなくなるまで、すなわち
Ｗ＝２４
に至るまで繰返すことにより、最初は図６の１個の週であったものが図７のように全て前記の条件を満足するものを表示してＳＴＥＰ４からＳＴＥＰ７に至るまでの繰返しループを終了する。この終了時の表示を図７に示す。図７の表示における強調範囲は、閾値Ｔｈ＝０、すなわち当該週とその翌週の電子メールの個数を比較して、翌週の個数が当該週より少ないか等しいかであれば該当するものと判断したものである。

しかしこの場合は閾値Ｔｈが低すぎるので該当するとした強調表示の範囲が多すぎるので操作者は有用な情報を得ることができない。有用な情報を得るためには閾値を増加させて絞込みを行わなければならない。このために操作者が行う操作がＳＴＥＰ９であって、例えばキーボードの矢印付のキー等のポインタを利用して閾値の増加操作を行うと、ＳＴＥＰ１０において閾値を１増加させる。今の場合であれば閾値は
Ｔｈ＝１
となる。この場合はその前のＴｈ＝０の場合に比較すると条件が厳しくなるのでＳＴＥＰ３からＳＴＥＰ７までの一連の処理を行った結果としての強調表示の範囲は以前より狭くなる。この結果を見て操作者は次の入力をＳＴＥＰ８にて再度行う。

閾値を増加させる上記の操作を順次行ってゆくと、例えば図８にその典型例を示すように、強調表示が電子メールの個数が激減する箇所を的確に示す箇所が出現する。また図８における閾値をさらに増加させた場合は、条件が厳しすぎるために該当箇所がなくなり、全く強調表示が消失するようになってしまう。このような状態になった時には、ＳＴＥＰ１１において操作者は閾値Ｔｈを減少させる指示を与えることが出来る。このように処理結果に応じて操作者が次の指示を与えることができるようなインタラクティブな操作を可能としている。
また、操作者が強調表示が不要と判断した場合には、ＳＴＥＰ１５により強調表示の終了操作を行うことにより、この強調表示すなわちオプション表示はＳＴＥＰ１６を経てＯＦＦとなる。

このように操作して得た図８における強調表示部７１、７２の囲まれた棒のうちの７１に相当する、例えば図３における棒３１４を操作者がポインタによってクリックすればこの範囲に含まれる図２の第２のウィンドウ２４に類似した文書ファイル名のリストが表示され、一個の文書ファイル名をクリックすればその内容が表示される。この内容を操作者が確認して、その文書に問題解決力があるか否かを最終的に判断することができるという効果がある。

実施の形態２．
なお、前記の実施の形態１では図１に示したように電子メール保存部２と文書ファイル保存部８とが並存する場合についてのものであった。前記したように電子メールによる情報交換と紙文書による公式の技術文書の授受を併用するのが最近の受注生産のプロジェクトにおける企業内もしくは企業間のコミュニケーションの基本的な様相となっているのがその理由である。しかし大規模な企業の中にはその一部門が社内の他部門に対して設備や業務を発注する場合も多く、この場合は基本的には電子メールのみを用いて発注側と受注側のコミュニケーションが図られる場合も多い。この場合、各種文書は電子メールの添付ファイルとなるか、自社内のイントラネットに設置された共用サーバに設置されることになる。このようないわゆるペーパーレスの企業内受発注プロジェクトの場合にも本発明を適用することができる。

このようなペーパーレスの企業内受発注業務に対する実施の形態２のブロック図を図９に示す。ペーパーレスであるため、実施の形態１で示した図１の紙文書や電子ファイル文書に対応する各部分すなわち図１の３〜８および１２を必要とせず、これらに代えて、図９に示すように電子メール保存部１００が第１の管理者である受注側責任者の発信した第１の電子メール保存部８１と、第２の管理者である発注側責任者の発信し前記第１の管理者が受信した第２の電子メールのデータベースを保存する第２の電子メール保存部８２と、前記第１、第２の電子メール以外であって、前記第１の管理者が受信した電子メールのデータベースを保存する第３の電子メール保存部８３とで構成されている。ここで前記第１の管理者は前記実施の形態１におけるＰＭに相当する。このような実施の形態２の文書管理検索システムを用いて、電子メール検索を行う時には、検索のためのキーワードを操作部９から入力すると、先ず全ての保存された電子メールすなわち前記第１〜第３の電子メール保存部の８１〜８３を検索することにより、前記実施の形態１に対応する表示出力である図３の折れ線グラフ３０１と同様の折れ線グラフを得る。次に受注側責任者メール発信である第１の電子メール保存部８１のみを検索することにより、前記の図３の棒グラフ３０４と同様の棒グラフを得る。最後に発注側発信である第２の電子メール保存部８２のみを検索することにより、前記の図３の棒グラフ３０８と同様の棒グラフを得る。このような手順によって以後の操作も同様にして問題解決力を有する受注側責任者つまりＰＭ発信の電子メールの検索ができ、その内容を知ることにより問題解決力の有無を判断することが可能となる。
このようにこの実施の形態２では、電子メールによる情報をデータベースとして文書検索を行うシステムであるので、前記実施の形態１と同様の効果を奏する。

なお、前記実施の形態１、２に対しては、カウント周期（前記実施の形態１、２においては１週間）毎の電子メールの個数の時系列の表示を図３の３０１に示すような折れ線グラフ、また文書等の個数は図３の３０４、３０８に示すような棒グラフとしているが、グラフの種類は時系列的な表示が可能であれば如何なるものでも採用可能である。また前記カウント周期についてもプロジェクトの特質により変更してよく、またプロジェクトのライフサイクルの全期間において一定でなくとも良い。特にプロジェクトの終了期のように授受情報が激減する時には周期を延長することは合理的な選択である。また、図５にそのフローチャートを示したオプション表示の処理手順に関しては、隣接する週の相互間にて電子メールの個数の差を求めて閾値と比較しているが、単なる差の代わりにプロット点を平滑化して微分を行うなどのさらに高度な数学的処理を適用しても良い。

以上のように、この発明の実施の形態１、２を各種プラント設備を新設するプロジェクトに適用すると、そのプロジェクトの管理者は、プロジェクト遂行上発生する諸問題の解決がより容易に、かつ能率的に行えることができる。

この発明の実施の形態１におけるブロック図である。 この発明の実施の形態１における文書ファイルの保存に際しての操作表示を示す図である。 この発明の実施の形態１における検索結果の表示例を示す図である。 この発明の実施の形態１における処理手順のフローチャートを示す図である。 この発明の実施の形態１におけるオプション表示の処理手順のフローチャートを示す図である。 この発明の実施の形態１におけるオプション表示の初期画面を示す図である。 この発明の実施の形態１におけるオプション表示の典型的画面を示す図である。 この発明の実施の形態１におけるオプション表示の典型的画面を示す図である。 この発明の実施の形態２におけるブロック図である。

符号の説明

１ 電子メール受発信処理部、２ 電子メール保存部、
５ 文書ファイル受発信処理部、８ 文書ファイル保存部、９ 操作部、
１０ 電子メール検索処理部、１１ 表示部、１２ 文書ファイル検索処理部、
８１ 第１の電子メール保存部、８２ 第２の電子メール保存部、
８３ 第３の電子メール保存部、１００ 電子メール保存部。

Claims (14)

1. 業務遂行時、時間経過に沿って作成された文書を管理するとともに、前記文書を検索する文書管理検索システムであって、
   前記文書管理検索システムは、電子メール受発信処理部、電子メール保存部、電子メール検索処理部と、文書ファイル受発信処理部、文書ファイル保存部、文書ファイル検索処理部と、操作部および表示部とを備えており、前記電子メール受発信処理部と前記文書ファイル受発信処理部は、前記業務の管理者が受発信した電子メールおよび文書ファイルの内、必要とされるものをそれぞれ保存すべく処理してデータベース化するものであり、前記電子メール保存部と文書ファイル保存部は、前記データベースをそれぞれ保存するものであり、前記操作部を操作することにより、前記電子メール検索処理部および文書ファイル検索処理部は、指定された周期ごとに、検索条件に合致した前記保存されているデータベースの電子メール個数および文書ファイル個数を抽出し、前記表示部に表示することを特徴とする文書管理検索システム。
2. 前記電子メール検索処理部および文書ファイル検索処理部は、前記保存されているデータベースから、電子メールまたは文書ファイルの個数を指定された周期でカウントし、前記個数が閾値以上に減少した日付部分を検索して前記データベースを抽出し、前記表示部に表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理検索システム。
3. 前記電子メール受発信処理部と文書ファイル受発信処理部は、１個のキーワードを与えてデータベース化とすることを特徴とする請求項１に記載の文書管理検索システム。
4. 前記データベース化は、ファイル名を付して行われるものであることを特徴とする請求項３に記載の文書管理検索システム。
5. 前記ファイル名は、年月日、発信者名、前記ファイルの内容を含むことを特徴とする請求項４に記載の文書管理検索システム。
6. 前記電子メール検索処理部および文書ファイル検索処理部による検索は、前記ファイル名に対して行われるものであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理検索システム。
7. 前記抽出された検索条件に合致する電子メール個数または文書ファイル個数は、前記表示部に強調表示されることを特徴とする請求項１または請求項２のいずれか１項に記載の文書管理検索システム。
8. 時間経過に沿って作成された文書を管理するとともに、前記文書を検索する文書管理検索システムであって、
   前記文書管理検索システムは、電子メール受発信処理部、電子メール保存部、電子メール検索処理部と、操作部および表示部とを備えており、前記電子メール受発信処理部は、第１の管理者が受発信した電子メールの内必要とするものを保存すべく処理してデータベース化するものであり、前記電子メール保存部は、前記第１の管理者が発信した第１の電子メールの前記データベースを保存する第１の電子メール保存部と、第２の管理者が発信し前記第１の管理者が受信した第２の電子メールの前記データベースを保存する第２の電子メール保存部と、前記第１、第２の電子メール以外であって、前記第１の管理者が受信した電子メールの前記データベースを保存する第３の電子メール保存部とで構成されており、前記操作部を操作することにより、前記電子メール検索処理部は指定された周期ごとに、検索条件に合致した前記保存されているデータベースの電子メールの個数を抽出し、前記表示部に表示することを特徴とする文書管理検索システム。
9. 前記電子メール検索処理部は、前記保存されているデータベースから電子メールの個数を指定された周期でカウントし、前記個数が閾値以上に減少した日付部分を検索して前記データベースを抽出し、前記表示部に表示することを特徴とする請求項８に記載の文書管理検索システム。
10. 前記電子メール受発信処理部は１個のキーワードを与えてデータベース化することを特徴とする請求項８に記載の文書管理検索システム。
11. 前記データベース化は、ファイル名を付して行われるものであることを特徴とする請求項１０に記載の文書管理検索システム。
12. 前記ファイル名は、年月日、発信者名、前記ファイルの内容を含むことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理検索システム。
13. 前記電子メール検索部による検索は、前記ファイル名に対して行われるものであることを特徴とする請求項１２に記載の文書管理検索システム。
14. 前記抽出された検索条件に合致する電子メールの個数は、前記表示部に強調表示されることを特徴とする請求項８または請求項９のいずれか１項に記載の文書管理検索システム。
    

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