JP2002082828A

JP2002082828A - 情報管理システム

Info

Publication number: JP2002082828A
Application number: JP2000272525A
Authority: JP
Inventors: Yosuke Gochi; 陽介後地
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2000-09-08
Filing date: 2000-09-08
Publication date: 2002-03-22

Abstract

(57)【要約】【課題】データが移動した場合、ユーザがデータの移
動元を参照したときにデータが移動したことおよびデー
タの移動先を通知できるようにすることである。【解決手段】フォルダＡに格納されている文書Ｂ302
がフォルダＢに文書Ｂ304として移動されたとき、フォ
ルダＡの文書Ｂ302が登録されていた位置に移動先通知
探索用文書303を自動的に作成して登録し、移動先通知
探索用文書303には移動文書の特徴を表す最小限の部分
情報と移動元フォルダ名（フォルダＡ）と移動先を探索
するために必要な移動先情報を持たせる。移動元の文書
Ｂに対してアクセスがなされたときは、移動先通知探索
用文書303の内容を読み出すことにより、文書Ｂの移動
先を探索することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータで利
用するデータを登録・管理・検索・表示する情報管理シ
ステムに係り、特に、データを移動（またはデータの位
置情報を変更）した場合、移動元から移動先を探索でき
る情報管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】現在、企業等でさまざまな形態の情報管
理システムで電子化されたデータが蓄積・管理されてお
り、種々の契機でデータが移動する。例えば、文書管理
システムでは、文書の管理体系において、文書がある分
類から別の分類に移動したり、管理体系の構成変更に伴
って分類自体の移動が発生する。ユーザ情報管理システ
ムでは、ユーザの転属に伴い、ユーザ情報がある部署か
ら別の部署へ移動する。インターネットやイントラネッ
トでは、プロバイダの変更等の理由でホームページの存
在位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）があ
るアドレスから別のアドレスに移動が発生する。また、
データの移動は、システム内の移動だけに留まらず、シ
ステムを跨って移動したり、システムと分離して保管す
る記憶装置へ移動する場合がある。一方、上記のような
情報管理システムにおいてデータを移動すると、そのデ
ータの位置情報を頼りにデータの検索・表示を行ってい
たユーザは、そのデータが移動されたのか、削除された
のかわからない。また、データが移動されたと思っても
移動先は推測で探す必要があり、簡単に見つからないと
いう問題があった。以上のような問題を解決する技術の
例として、データが移動した場合、電子メールや電子掲
示板を利用して、移動したデータの移動先をユーザに通
知することが行われている。また、インターネットやイ
ントラネットでホームページのＵＲＬが移動した場合、
移動元のＵＲＬのアドレスに移動先のＵＲＬのアドレス
を表示するページや移動元を参照すると自動的に移動先
のＵＲＬのアドレスに移動するページを作成しておくこ
とが行われている。なお、上記の問題を解決する技術の
例について記載した文献は見当たらない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記の従来技術におい
て、データが移動したことおよびデータの移動先を電子
メールを利用して通知する方法は、メールが通知されな
いユーザはデータが移動したことおよびデータの移動先
を知ることができない、データの移動先を確認するため
に必ずメールを読まなければならない、データが移動す
る度にメールが送られてきて煩わしい、データの移動先
を忘れないために通知メールを常に記憶または保存して
おかなければならないという問題がある。また、電子掲
示板を利用して通知する方法は、掲示板を確認しないユ
ーザはデータが移動したことおよびデータの移動先を知
ることができない、データの移動先を確認するためには
必ず掲示板を見なければならないという問題がある。さ
らに、ホームページの移動元のＵＲＬに移動先のＵＲＬ
を表示するページを作成して通知する方法は、ホームペ
ージ管理者によってページが作成されないかぎりユーザ
はホームぺージのＵＲＬの移動先を知ることができない
という問題がある。本発明の目的は、データが移動した
場合、ユーザがデータの移動元を参照したときにデータ
が移動したことおよびデータの移動先を通知できるよう
にすることにある。本発明の他の目的は、データが移動
した場合、ユーザがデータの移動元から移動先を探索で
きるようにすることにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】コンピュータを利用して
電子的に作成されたデータを登録・管理・検索・表示す
る情報管理システムであり、登録されたデータにはデー
タの登録位置情報を含むデータ属性情報を付与してお
く。登録されたデータが移動されて、このデータのデー
タ属性情報中の登録位置情報が変更されると、この登録
されたデータの移動前の登録位置情報と移動後の登録位
置情報を含むデータ属性情報を作成して付与した移動先
通知・探索用データを作成して登録する。そして、上記
の登録されたデータが移動前の登録位置情報によって読
み出し要求された場合には、上記の移動先通知・探索用
データを読み出し、この移動先通知・探索用データのデ
ータ属性情報中の変更後の登録位置情報を用いて上記の
登録されたデータを探索するようにしている。また、メ
ールを送信・受信するためのユーザ情報を登録・管理・
検索・表示するメール管理システムであり、登録された
ユーザ情報にはユーザのメールアドレスを含む属性情報
を付与しておく。登録されたユーザ情報が移動されて、
このユーザ情報の属性情報中のメールアドレスが変更さ
れると、この登録されたユーザ情報の移動前のメールア
ドレスと移動後のメールアドレスを含む属性情報を作成
して付与した移動先通知・探索用ユーザ情報を作成して
登録する。そして、上記の移動前のメールアドレスにメ
ールが送信された場合には、このメールを上記の移動先
通知・探索用ユーザ情報で受信し、この移動先通知・探
索用ユーザ情報中の変更後のメールアドレスを送信元に
メールにより送信し、かつ受信したメールを変更後のメ
ールアドレスに転送するようにしている。また、インタ
ーネットあるいはイントラネットのＵＲＬ情報を登録・
管理・検索・表示するＵＲＬ情報管理システムであり、
登録されたＵＲＬ情報はＵＲＬを含む属性情報からなっ
ている。ＵＲＬの移動のため移動先のＵＲＬが入力され
た場合には、移動元のＵＲＬから移動先のＵＲＬへの自
動遷移処理をするプログラムに移動先のＵＲＬを書き込
み、この書き込んだプログラムを移動元のＵＲＬに転送
する。そして、入力された移動先のＵＲＬを上記のＵＲ
Ｌ情報の属性情報として設定し、ユーザにより移動元の
ＵＲＬにアクセスがされたとき、上記のプログラムはア
クセスされた移動元のＵＲＬを移動先のＵＲＬに遷移す
るようにしている。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図面に
より詳細に説明する。図１は、本発明が動作する文書管
理システムの基本的な構成例であり、文書管理システム
100、記憶装置101、操作端末102から構成される。文書
管理システム100はシステム全体を制御するシステム制
御部103、データベース104に格納したデータ（文書およ
び文書の管理体系であるフォルダ）を管理するデータ管
理部105、データの検索を行なうデータ検索処理部106、
データの属性情報の入出力処理を行なうデータ入出力処
理部107、データの移動処理と移動先通知・探索用デー
タの作成処理を行なうデータ移動処理部108、移動した
データの特徴を示す最小限の属性情報を作成する最小限
データ作成部109、移動したデータの探索に必要な移動
先情報を作成する移動先情報作成部110、移動先通知・
探索用データを参照して移動先を探索する移動先探索処
理部111で構成される。保存データ用記憶装置112は使用
頻度の少ないデータやバックアップデータを保存データ
113として格納する装置である。また、文書管理システ
ム100が２つ以上存在する場合はネットワーク114を介し
て連携できる。

【０００６】図２は、本発明が動作する文書管理システ
ムで扱う文書の管理体系の一例である。フォルダ200は
文書201の管理単位であり、フォルダ200の階層構造によ
り文書201を階層化した体系で管理する。文書201は種々
の契機で属するフォルダ200を移動する。

【０００７】図３は、本発明が動作する文書管理システ
ムで文書を移動する場合の遷移図の一例である。「文書
Ｂ」302を「フォルダＡ」300から「フォルダＢ」301に
移動すると、移動元の「フォルダＡ」300の下に、移動
した文書と同じ文書名で移動先通知・探索用文書「文書
Ｂ」303を作成する。移動先通知・探索用文書は文書が
移動したことを示す目印となる。また、移動先通知・探
索用文書から移動した文書を探索することができる。

【０００８】図４は、本発明が動作する文書管理システ
ムで扱う文書の属性400の一例である。属性は属性名401
と属性値402から成り、文書の属性400にはデータ種別40
3、文書名404、作成者名405、作成日時406、更新日時40
7、ファイル名408、ファイルサイズ409、所属フォルダ
名410がある。

【０００９】図５は、本発明が動作する文書管理システ
ムで扱う移動先通知・探索用文書の属性500の一例であ
る。移動先通知・探索用文書の属性500にはここでは文
書の最小限の属性として、データ種別501、文書名502、
作成者名503、所属フォルダ名504、移動先属性として移
動先種別505、移動先識別名506、移動先フォルダ名50
7、移動日時508を定義している。

【００１０】図６は、本発明が動作する文書管理システ
ムでフォルダを移動する場合の遷移図の一例である。
「フォルダＢ」602を「フォルダＡ」600の下から「フォ
ルダＤ」601の下に移動すると、移動元の「フォルダ
Ａ」600の下に、移動したフォルダと同じフォルダ名で
移動先通知・探索用フォルダ「フォルダＢ」604を作成
する。移動先通知・探索用フォルダはフォルダが移動し
たことを示す目印となる。また、移動先通知・探索用フ
ォルダから移動したフォルダを探索することができる。

【００１１】図７は、本発明が動作する文書管理システ
ムで扱うフォルダの属性700の一例を示したものであ
る。フォルダの属性700にはデータ種別701、フォルダ名
702、作成者名703、作成日時704、更新日時705、親フォ
ルダ名706がある。

【００１２】図８は、本発明が動作する文書管理システ
ムで扱う移動先通知・探索用フォルダの属性800の一例
を示したものである。移動先通知・探索用フォルダの属
性800にはここではフォルダの最小限の属性として、デ
ータ種別801、フォルダ名802、作成者名803、親フォル
ダ名804と、移動先属性として移動先種別805、移動先識
別名806、移動先親フォルダ名807、移動日時808を定義
している。

【００１３】図９は、図３において「文書Ｂ」302を
「フォルダＡ」300から「フォルダＢ」301に移動する場
合の「フォルダＡ」300に属する文書一覧の画面例900で
ある。画面中には文書一覧を表示する対象のフォルダ名
901、文書を移動するときに移動先通知（移動先通知・
探索用文書の作成）を行なうかどうかを設定した移動モ
ード902を表示する。また、「フォルダＡ」300に属する
文書および移動先通知・探索用文書の属性情報903を一
覧で表示し、一覧において文書と移動先通知・探索用文
書を視覚的に識別するため、文書には文書アイコン90
6、移動先通知・探索用文書には移動先通知・探索用文
書アイコン907を表示する。画面メニューには、操作メ
ニュー904と表示メニュー905がある。操作メニュー904
には、文書について「属性表示」と「所属フォルダの移
動」と「削除」、移動先通知・探索用文書について「属
性表示」と「移動先の探索」と「削除」がある。更に
「一覧表示のクローズ」がある。また、表示メニュー90
5には、「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」
がある。

【００１４】図１０は、移動先通知・探索用文書を含む
文書一覧の画面例1000である。画面中の文書一覧1001に
おいて移動先通知・探索用文書の属性の移動先種別1002
には移動先として、自サーバ、他サーバ、記憶媒体があ
り、移動先識別名1003には移動先がサーバの場合はサー
バ名、移動先が記憶媒体の場合は媒体番号を表示する。

【００１５】図１１は、図６において「フォルダＢ」60
2を「フォルダＡ」600の下から「フォルダＤ」601の下
に移動する場合の「フォルダＡ」600の下のフォルダ一
覧の画面例1100である。フォルダ一覧の画面は文書一覧
の画面900のとほぼ同じ形式で、画面中にはフォルダ一
覧を表示する対象のフォルダ名1101、フォルダを移動す
るときに移動先通知（移動先通知・探索用フォルダの作
成）を行なうかどうかを設定した移動モード1102を表示
する。また、「フォルダＡ」600の下に属するフォルダ
および移動先通知・探索用フォルダの属性情報1103を一
覧で表示し、一覧においてフォルダと移動先通知・探索
用フォルダを視覚的に識別するため、フォルダにはフォ
ルダアイコン1106、移動先通知・探索用フォルダには移
動先通知・探索用フォルダアイコン1107を表示する。画
面メニューには、操作メニュー1104と表示メニュー1105
がある。操作メニュー1104には、フォルダについて「属
性表示」と「親フォルダの移動」と「削除」、移動先通
知・探索用フォルダについて「属性表示」と「移動先の
探索」と「削除」がある。更に「一覧表示のクローズ」
がある。また、表示メニュー1105には、「表示属性の選
択」と「表示順序の並べ替え」がある。

【００１６】図１２は、移動先通知・探索用フォルダを
含むフォルダ一覧の画面例1200である。画面中のフォル
ダ一覧1201において移動先通知・探索用フォルダの属性
の移動先種別1202には移動先として、自サーバ、他サー
バ、記憶媒体があり、移動先識別名1203には移動先がサ
ーバの場合はサーバ名、移動先が記憶媒体の場合は媒体
番号を表示する。

【００１７】図１３は、本発明が動作する文書管理シス
テムにおける文書の移動処理の流れを示すフローチャー
ト1300である。図１４は、本発明が動作する文書管理シ
ステムにおける移動した文書の探索処理の流れを示すフ
ローチャート1400である。図１５は、本発明が動作する
文書管理システムにおけるフォルダの移動処理の流れを
示すフローチャート1500である。図１６は、本発明が動
作する文書管理システムにおける移動したフォルダの探
索処理の流れを示すフローチャート1600である。

【００１８】次に、図１３から図１６までのフローチャ
ートに基づいて、文書管理システム100における移動文
書および移動フォルダの探索方法の実施例について説明
する。文書管理システム100ではユーザが文書を移動
する際、図３に示したように、移動元のフォルダの下に
移動先通知・探索用文書を作成することができる。ユー
ザがある特定の文書を検索した場合、その文書が移動さ
れていても、移動した文書の代わりに移動先通知・探索
用文書を検索できることで、ユーザは文書が移動したこ
とを確認することができる。移動先通知・探索用文書を
作成するかどうかは移動モード902で予め設定しておく
ことができ、作成する場合は移動モード902に「移動先
通知あり」、作成しない場合は移動モード902に「移動
先通知なし」を設定する。ユーザが文書一覧画面900の
一覧から文書を指定して操作メニュー904の「所属フォ
ルダの移動」を実行すると(1300)、移動モード902の設
定(1301)が「移動先通知あり」の場合、データ移動処理
部108がユーザが指定した文書の移動先情報を取得し(13
02)、これを元に移動元のフォルダの下に移動先通知・
探索用文書を作成して(1303)、文書の移動処理を実行す
る(1304)。移動モード902の設定(1301)が「移動先通知
なし」の場合には、文書の移動処理を実行する(1304)。
ユーザは移動先として自サーバだけでなく、他サーバや
記憶媒体も指定できる。移動先通知・探索用文書の属性
値は最小限データ作成部109と移動先情報作成部110が設
定する。また、移動先通知・探索用文書は図９および図
１０で示したようにフォルダに属する文書一覧で移動し
ていない文書といっしょに表示する。

【００１９】更にユーザは移動先通知・探索用文書を元
に、移動した文書の移動先を探索して移動した文書その
ものを参照することができる。ユーザが文書一覧画面90
0の一覧から移動先通知・探索用文書を指定して操作メ
ニュー904の「移動先の探索」を実行すると(1400)、移
動先探索処理部111が移動先通知・探索用文書の属性情
報を取得して(1401)、移動先種別(1402)が自サーバの場
合は自サーバに対して移動先のフォルダを探索(1403)、
移動先種別(1402)が他サーバの場合は移動先識別名のサ
ーバ名に対応するサーバに対して移動先のフォルダを探
索(1404)、移動先種別(1402)が記憶媒体の場合はユーザ
に移動先識別名の媒体番号に対応する記憶媒体の挿入を
要求し(1405)、媒体番号が一致(1406)した記憶媒体に対
して移動先のフォルダを探索(1407)する。移動先のフォ
ルダ(1408)が見つからない場合はその旨をユーザに通知
し(1409)、移動先のフォルダが見つかった場合はそのフ
ォルダに移動した文書があるかどうかチェックする(141
0)。移動した文書が見つからない場合はその旨をユーザ
に通知し(1411)、見つかった文書が移動先通知・探索用
文書(1412)の場合は移動した文書そのものが見つかるま
で探索処理を繰り返す。つまり、同一文書が２回以上移
動している場合でも見つかるまで追跡を行なうことがで
きる。移動した文書そのものが見つかった場合はその文
書を参照することができる(1413)。なお、文書と移動先
通知・探索用文書の識別はデータ種別の属性値で判定す
る。また、上記の移動した文書の探索処理において、
文書の移動先のフォルダが移動先通知・探索用フォルダ
の場合は移動先のフォルダそのものが見つかるまで移動
先のフォルダの探索処理を繰り返す。移動先通知用フォ
ルダとフォルダの識別も文書と同じようにデータ種別の
属性値で判定する。

【００２０】また、文書管理システム100ではユーザが
フォルダを移動する際、図６に示したように、移動元の
親フォルダの下に移動先通知・探索用フォルダを作成す
ることができる。ユーザがある特定のフォルダを検索し
た場合、そのフォルダが移動されていても、移動したフ
ォルダの代わりに移動先通知・探索用フォルダを検索で
きることで、ユーザはフォルダが移動したことを確認す
ることができる。また、フォルダの移動および移動した
フォルダの探索方法は、それぞれ文書の移動および移動
した文書の探索方法のしくみと同様である。移動先通知
・探索用フォルダを作成するかどうかは移動モード1102
で予め設定しておくことができ、作成する場合は移動モ
ード1102に「移動先通知あり」、作成しない場合は移動
モード1102に「移動先通知なし」を設定する。

【００２１】ユーザがフォルダ一覧画面1100の一覧から
フォルダを指定して操作メニュー1104の「親フォルダの
移動」を実行すると(1500)、移動モード1102の設定(150
1)が「移動先通知あり」の場合、データ移動処理部108
がユーザが指定したフォルダの移動先情報を取得し(150
2)、これを元に移動元の親フォルダの下に移動先通知・
探索用フォルダを作成して(1503)、フォルダの移動処理
を実行する(1504)。移動モード1102の設定(1501)が「移
動先通知なし」の場合には、フォルダの移動処理を実行
する(1504)。文書の場合と同じくユーザは移動先として
自サーバだけでなく、他サーバや記憶媒体も指定でき
る。移動先通知・探索用フォルダの属性値は最小限デー
タ作成部109と移動先情報作成部110が設定する。また、
移動先通知・探索用フォルダは図１１および図１２で示
したようにフォルダ一覧で移動していないフォルダとい
っしょに表示する。

【００２２】更に文書の場合と同じようにユーザは移動
先通知・探索用フォルダを元に、移動したフォルダの移
動先を探索して移動したフォルダそのものを参照するこ
とができる。ユーザがフォルダ一覧画面1100の一覧から
移動先通知・探索用フォルダを指定して操作メニュー11
04の「移動先の探索」を実行すると(1600)、移動先探索
処理部111が移動先通知・探索用フォルダの属性情報を
取得して(1601)、移動先種別(1602)が自サーバの場合は
自サーバに対して移動先の親フォルダを探索(1603)、移
動先種別(1602)が他サーバの場合は移動先識別名のサー
バ名に対応するサーバに対して移動先の親フォルダを探
索(1604)、移動先種別(1602)が記憶媒体の場合はユーザ
に移動先識別名の媒体番号に対応する記憶媒体の挿入を
要求し(1605)、媒体番号が一致(1606)した記憶媒体に対
して移動先の親フォルダを探索(1607)する。移動先の親
フォルダ(1608)が見つからない場合はその旨をユーザに
通知し(1609)、移動先の親フォルダが見つかった場合は
その親フォルダに移動したフォルダがあるかどうかチェ
ックする(1610)。移動したフォルダが見つからない場合
はその旨をユーザに通知し(1611)、見つかったフォルダ
が移動先通知・探索用フォルダ(1612)の場合は移動した
フォルダそのものが見つかるまで探索処理を繰り返す。
つまり、同一フォルダが２回以上移動している場合でも
見つかるまで追跡を行なうことができる。移動したフォ
ルダそのものが見つかった場合はそのフォルダを参照す
ることができる(1613)。

【００２３】本実施例によれば、登録されたデータが他
の登録位置に移動した場合、移動したデータの代わりと
してそのデータの移動元の登録位置にそのデータの特徴
を表す最小限の部分情報と移動先の登録位置情報を持つ
移動先通知・探索用データが自動的に作成（または、そ
のデータが移動先登録位置情報を付加した移動先通知・
探索用データに自動的に置換）されるため、ユーザはデ
ータが移動した後でも上記の最小限の部分情報の範囲内
で移動前と同じ検索条件でそのデータ（実際に検索され
るのは移動先通知・探索用データ）を検索でき、かつ、
ユーザは単に検索したデータが移動先通知・探索用デー
タかどうかを認知するだけでデータの移動の有無および
データの移動先を確認できるという効果がある。

【００２４】次に、本発明のもう一つの一実施例を図面
により詳細に説明する。図１７は、本発明が動作するメ
ール管理システムの基本的な構成例であり、メール管理
システム1700、記憶装置1701、操作端末1702から構成さ
れる。メール管理システム1700はシステム全体を制御す
るシステム制御部1703、システムを利用するユーザ情報
データベース1704を管理するユーザ情報管理部1705、メ
ールデータベース1706に格納したメールを管理するメー
ル管理部1707、メールやユーザ情報の入出力を行なうデ
ータ入出力処理部1708、ユーザ情報の移動処理、移動先
通知・探索用ユーザ情報の作成処理を行なうユーザ情報
移動処理部1709、移動したユーザ情報の最小限の情報を
作成する最小限データ作成部1710、移動したユーザ情報
の移動先情報を作成する移動先データ作成部1711、移動
先通知・探索用ユーザ情報を参照してユーザ情報の移動
先のメールアドレスにメールを転送するメール自動転送
処理部1712、ユーザ情報の移動先のメールアドレスを通
知するメール宛先通知処理部1713で構成される。また、
メール管理システム1700が２つ以上の場合はネットワー
ク1714を介して連携する。

【００２５】図１８は、本発明が動作するメール管理シ
ステムで扱うユーザ情報1800の一例である。ユーザ情報
1800は属性名1801と属性値1802から成り、属性にはデー
タ種別1803、ユーザＩＤ1804、ユーザ名1805、事業所名
1806、部署名1807、分掌1808、電話番号1809、メールア
ドレス1810がある。

【００２６】図１９は、本発明が動作するメール管理シ
ステムで扱う移動先通知・探索用ユーザ情報1900の一例
である。移動先通知・探索用ユーザ情報の属性には、ユ
ーザ情報の最小限の属性としてデータ種別1901、ユーザ
ＩＤ1902、ユーザ名1903、部署名1904、メールアドレス
1905、移動先属性として移動先事業所名1906、移動先部
署名1907、移動先メールアドレス1908がある。

【００２７】図２０は、移動先通知・探索用ユーザ情報
を含むユーザ一覧の画面例2000である。ユーザ情報管理
部ではユーザ情報または移動先通知・探索用ユーザ情報
の属性を条件として検索できる。画面中にはユーザ情報
一覧を表示する属性条件2001（ここでは部署名が情報管
理部の条件で検索して一覧表示）、ユーザ情報を移動す
るときに移動先通知（移動先通知・探索用ユーザ情報の
作成）を行なうかどうかを設定した移動モード2002を表
示する。また、ユーザ情報データベース1704に含まれる
ユーザ情報および移動先通知・探索用ユーザ情報2003を
一覧で表示し、一覧においてユーザ情報と移動先通知・
探索用ユーザ情報を視覚的に識別するため、ユーザ情報
にはユーザアイコン2004、移動先通知・探索用ユーザ情
報には移動先通知・探索用ユーザアイコン2005を表示す
る。画面メニューには、操作メニュー2006と表示メニュ
ー2007がある。操作メニュー2006には、ユーザ情報につ
いて「属性表示」と「所属の移動」と「削除」、移動先
通知・探索用ユーザ情報について「属性表示」と「メー
ル自動転送の設定」と「削除」がある。更に「一覧表示
のクローズ」がある。また、表示メニュー2007には、
「表示属性の選択」と「表示順序の並べ替え」がある。

【００２８】図２１は、本発明が動作するメール管理シ
ステムにおけるユーザ情報の移動処理の流れを示すフロ
ーチャート2100である。図２２は、本発明が動作するメ
ール管理システムにおけるメールの自動転送処理の流れ
を示すフローチャート2200である。次に、図２１および
図２２のフローチャートに基づいて、メール管理システ
ム1700における移動先通知・探索用ユーザの探索方法の
実施例について説明する。メール管理システム1700では
所属する事業所や部署を移動するユーザのユーザ情報を
移動（移動元のユーザ情報を削除して、移動先に新しい
ユーザ情報を作成）する際、移動先通知・探索用ユーザ
情報を作成することができる。ユーザがある特定のユー
ザ情報を検索した場合、そのユーザ情報が移動されてい
ても、移動したユーザ情報の代わりに移動先通知・探索
用ユーザ情報を検索できることで、ユーザはユーザ情報
に対応するユーザの所属が移動したことを確認すること
ができる。移動先通知・探索用ユーザ情報を作成するか
どうかは移動モード2002で予め設定しておくことがで
き、作成する場合は移動モード2002に「移動先通知あ
り」、作成しない場合は移動モード2002に「移動先通知
なし」を設定する。

【００２９】例えば、図２１のフローチャートで示すよ
うに、ユーザがユーザ情報一覧画面2000からあるユーザ
情報を選択して「所属の移動」を実行すると(2100)、移
動モード2002の設定(2101)が「移動先通知あり」の場
合、ユーザ情報移動処理部1709が移動するユーザ情報の
移動先情報を取得または入力し(2102)、これを元に移動
先通知・探索用ユーザ情報を作成して(2103)、ユーザ情
報移動処理を実行する(2104)。移動モード2002の設定(2
101)が「移動先通知なし」の場合には、ユーザ情報移動
処理を実行する(2104)。移動先通知・探索用ユーザ情報
の属性値は最小限データ作成部1710と移動先データ作成
部1711が設定する。また、移動先通知・探索用ユーザ情
報は図２０で示したようにユーザ情報一覧で移動してい
ないユーザ情報といっしょに表示する。

【００３０】更に移動先通知・探索用ユーザ情報は移動
したユーザ情報の代わりにメールを受信し、移動したユ
ーザ情報の新しいメールアドレスにメールを自動転送
し、移動したユーザ情報の新しいメールアドレスをメー
ル送信者に通知する。メールの自動転送をするかどうか
の設定はユーザ情報一覧画面2000の一覧から移動先通知
・探索用ユーザ情報を指定して操作メニュー2006の「メ
ール自動転送の設定」を実行して変更することができ
る。移動先通知・探索用ユーザ情報がメールの自動転送
を行なう設定となっている場合(2200)、メール管理シス
テム1700はメールを受信すると、受信メールの送信先メ
ールアドレス(2201)に対応するユーザ情報の検索を行な
う(2202)。ユーザ情報(2203)が見つからない場合はメー
ル宛先通知処理部1713がメール送信者にメール送信先が
見つからない旨を通知するメールを送信する(2204)。ユ
ーザ情報が見つかった場合は、移動先通知・探索用ユー
ザ情報かどうかチェックし(2205)、移動していないユー
ザ情報の場合は受信メールをそのまま送信する(2206)。
移動先通知・探索用ユーザ情報の場合はメール自動転送
処理部1712が移動先メールアドレスに受信メールを転送
し(2207)、メール宛先通知処理部1713がメール送信者に
受信メールを移動先メールアドレスに転送した旨のメー
ルを送信する(2208)。なお、メールの転送先でメールを
受信するユーザ情報が移動先通知・探索用ユーザ情報の
場合は上記の処理が繰り返される。つまり、同一ユーザ
情報が２回以上移動している場合でもメールを最終的な
移動先に自動転送することができる。なお、ユーザ情報
と移動先通知・探索用ユーザ情報の識別はデータ種別の
属性値で判定する。

【００３１】本実施例によれば、移動先通知・探索用ユ
ーザ情報が移動前と移動後のメールアドレスを備えるこ
とにより、メールの送り手のユーザに変更後のメールア
ドレスを通知するメールを返信し、かつ、送信されてき
たメールを変更後のメールアドレスに自動的に転送する
ことができるという効果がある。

【００３２】最後に、本発明の更にもうひとつの一実施
例を図面により詳細に説明する。図２３は、本発明が動
作するインターネットやイントラネットのホームページ
のＵＲＬ情報管理システムの基本的な構成例であり、Ｕ
ＲＬ情報管理システム2300、記憶装置2301、操作端末23
02から構成される。ＵＲＬ情報管理システム2300はシス
テム全体を制御するシステム制御部2303、ＵＲＬ情報デ
ータベース2304を管理するＵＲＬ情報管理部2305、ＵＲ
Ｌ情報に関する入出力を行なうデータ入出力処理部230
6、ＵＲＬの移動に伴うＵＲＬ情報の更新処理を行なう
ＵＲＬ情報移動処理部2307、移動したＵＲＬについて移
動元のＵＲＬを参照したときに移動先のＵＲＬへ自動遷
移するための設定を行なう自動遷移設定部2308で構成さ
れる。

【００３３】図２４は、本発明が動作するＵＲＬ情報管
理システムで扱うＵＲＬ情報2400の一例である。ＵＲＬ
情報2400は属性名2401と属性値2402から成り、属性には
管理ＩＤ2403、ＵＲＬ2404、ホームページ名2405、管理
者名2406、管理者のメールアドレス2407、移動フラグ24
08、移動先ＵＲＬ2409がある。移動フラグ2408は初期値
（ＵＲＬが移動していない状態）が0で、移動したＵＲ
Ｌには1を設定する。

【００３４】図２５は、ＵＲＬ情報一覧の画面例2500で
ある。画面中にはＵＲＬ情報データベース2304に含まれ
るＵＲＬ情報2501を一覧で表示し、一覧において移動し
ていないＵＲＬ情報と移動したＵＲＬ情報を視覚的に識
別するため、移動していないＵＲＬ情報には未移動ＵＲ
Ｌアイコン2502、移動したＵＲＬ情報には移動ＵＲＬア
イコン2503を表示する。画面メニューには、操作メニュ
ー2504と表示メニュー2505がある。操作メニュー2504に
は、ＵＲＬ情報について「属性表示」と「ＵＲＬの移
動」と「削除」と「一覧表示のクローズ」がある。ま
た、表示メニュー2505には、「表示属性の選択」と「表
示順序の並べ替え」がある。

【００３５】図２６は、本発明が動作するＵＲＬ情報管
理システムにおけるＵＲＬ情報の移動処理の流れを示す
フローチャート2600である。ＵＲＬ情報管理システム23
00ではＵＲＬを移動する際、移動元のＵＲＬに移動先Ｕ
ＲＬへ自動遷移するプログラムを設定し、かつ移動元の
ＵＲＬ情報に移動先ＵＲＬの情報を設定することができ
る。ＵＲＬを移動する操作によって移動先のＵＲＬに自
動遷移するプログラムを自動的に設定できるため、イン
ターネットやイントラネットの利用者は移動したＵＲＬ
を見失うことなく追跡することができる。例えばユーザ
がＵＲＬ情報情報一覧画面2500からあるＵＲＬ情報を選
択して「ＵＲＬの移動」を実行すると(2600)、データ入
出力処理部2306がユーザに移動先のＵＲＬ情報の入力を
促し、入力されるとＵＲＬ情報移動処理部2307が入力さ
れた移動先ＵＲＬの情報を取得し(2601)、自動遷移設定
部2308に入力された移動先ＵＲＬの情報を元に移動先Ｕ
ＲＬの値を書き込むと移動先ＵＲＬへ自動遷移するプロ
グラムに対して移動先ＵＲＬの値の書き込み要求を行な
う(2602)。自動遷移プログラムに移動先ＵＲＬが書き込
まれると、情報移動処理部2307がそのプログラムを移動
元のＵＲＬのメインページとしてアクセスされるファイ
ル名称で上書きで転送する(2603)。また、情報移動処理
部2307は移動元のＵＲＬ情報の移動先ＵＲＬ属性に移動
先ＵＲＬの値を設定し、移動フラグに1を設定する(260
4)。なお、ＵＲＬ情報一覧画面2500のＵＲＬ情報一覧25
01において、移動フラグが0のＵＲＬ情報については未
移動ＵＲＬアイコン2502、移動フラグが1のＵＲＬ情報
については移動ＵＲＬアイコン2503を表示する。以降、
ユーザが移動したＵＲＬの移動元のＵＲＬにアクセスす
ると、自動遷移プログラムが実行されて、ユーザがアク
セスするＵＲＬが自動的に移動先に遷移する。なお、同
一ホームページのＵＲＬが２回以上移動している場合で
も、移動するごとに常に直近の移動元のＵＲＬには移動
先のＵＲＬに自動遷移するプログラムが設定されていく
ため、ユーザは各移動元の自動遷移プログラムによって
ＵＲＬを繰り返し辿っていくことによって、最終的な移
動先のＵＲＬに自動遷移することができる。

【００３６】

【発明の効果】本発明によれば、登録されたデータが他
の登録位置に移動した場合に、データの移動の有無およ
びデータの移動先を容易に確認できるという効果があ
る。また、メールアドレスが他のメールアドレスに変更
された場合に、メールの送り手のユーザに変更後のメー
ルアドレスを通知するメールを返信し、かつ、送信され
てきたメールを変更後のメールアドレスに自動的に転送
することができるという効果がある。また、ＵＲＬが移
動された場合に、ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセ
スされたとき、そのアクセスを移動先のＵＲＬに容易に
切り替えられる

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例である文書管理システムのシ
ステム構成図である。

【図２】図１の文書管理システムで扱う文書のフォルダ
による管理体系の一例を示す図である。

【図３】図１の文書管理システムで扱う文書を移動する
場合の遷移の一例を示す図である。

【図４】図１の文書管理システムで扱う文書の属性の一
例を示す図である。

【図５】図１の文書管理システムで扱う移動先通知・探
索用文書の属性の一例を示す図である。

【図６】図１の文書管理システムで扱うフォルダを移動
する場合の遷移の一例を示す図である。

【図７】図１の文書管理システムで扱うフォルダの属性
の一例を示す図である。

【図８】図１の文書管理システムで扱う移動先通知・探
索用フォルダの属性の一例を示す図である。

【図９】図３に示す文書の移動の一例に対応した文書一
覧の画面の一例を示す図である。

【図１０】図１の文書管理システムにおける移動先通知
・探索用文書を含む文書一覧の画面の一例を示す図であ
る。

【図１１】図６に示すフォルダの移動の一例に対応した
フォルダ一覧の画面の一例を示す図である。

【図１２】図１の文書管理システムにおける移動先通知
・探索用フォルダを含むフォルダ一覧の画面の一例を示
す図である。

【図１３】図１の文書管理システムにおける文書の移動
処理の流れを示すフローチャートである。

【図１４】図１の文書管理システムにおける移動した文
書の探索処理の流れを示すフローチャートである。

【図１５】図１の文書管理システムにおけるフォルダの
移動処理の流れを示すフローチャートである。

【図１６】図１の文書管理システムにおける移動したフ
ォルダの探索処理の流れを示すフローチャートである。

【図１７】本発明の一実施例であるメール管理システム
のシステム構成図である。

【図１８】図１７のメール管理システムで扱うユーザ情
報の属性の一例を示す図である。

【図１９】図１７のメール管理システムで扱う移動先通
知・探索用ユーザ情報の属性の一例を示す図である。

【図２０】図１７のメール管理システムにおける移動先
通知・探索用ユーザ情報を含むユーザ情報一覧の画面の
一例を示す図である。

【図２１】図１７のメール管理システムにおけるユーザ
情報の移動処理の流れを示すフローチャートである。

【図２２】図１７のメール管理システムにおける移動し
たユーザ情報に対するメールの自動転送処理の流れを示
すフローチャートである。

【図２３】本発明の一実施例であるＵＲＬ情報管理シス
テムのシステム構成図である。

【図２４】図２３のＵＲＬ情報管理システムで扱うＵＲ
Ｌ情報の属性の一例を示す図である。

【図２５】図２３のＵＲＬ情報管理システムにおけるＵ
ＲＬ情報一覧の画面の一例を示す図である。

【図２６】図２３のＵＲＬ情報管理システムにおけるＵ
ＲＬ情報の移動処理の流れを示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１００文書管理システム１０１記憶装置１０２操作端末１０３システム制御部１０４データベース１０５データ管理部１０６データ検索処理部１０７データ入出力処理部１０８データ移動処理部１０９最小限データ作成部１１０移動先情報作成部１１１移動先探索処理部１１２保存データ用記憶装置１１３保存データ１１４ネットワーク１７００メール管理システム１７０１記憶装置１７０２操作端末１７０３システム制御部１７０４ユーザ情報データベース１７０５ユーザ情報管理部１７０６メールデータベース１７０７メール管理部１７０８データ入出力処理部１７０９ユーザ情報移動処理部１７１０最小限データ作成部１７１１移動先データ作成部１７１２メール自動転送処理部１７１３メール宛先通知処理部１７１４ネットワーク２３００ＵＲＬ情報管理シス
テム２３０１記憶装置２３０２操作端末２３０３システム制御部２３０４ＵＲＬ情報データベース２３０５ＵＲＬ情報管理部２３０６データ入出力処理部２３０７ＵＲＬ情報移動処理部２３０８自動遷移設定部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コンピュータを利用して電子的に作成さ
れたデータを登録・管理・検索・表示し、登録されたデ
ータにはデータの登録位置情報を含むデータ属性情報を
付与する情報管理システムであって、登録されたデータが移動され、該登録されたデータのデ
ータ属性情報中の登録位置情報が変更されたとき、該登
録されたデータの移動前の登録位置情報と移動後の登録
位置情報を含むデータ属性情報を付与した移動先通知・
探索用データを作成して登録する手段と、該登録されたデータが該移動前の登録位置情報により読
み出し要求されたとき、該移動前の登録位置情報を含む
データ属性情報の付与された前記移動先通知・探索用デ
ータを読み出し、該移動先通知・探索用データのデータ
属性情報中の変更後の登録位置情報により該登録された
データを探索する探索手段を有することを特徴とする情
報管理システム。
【請求項２】請求項１記載の情報管理システムにおい
て、同一の登録されたデータが２回以上移動されてる場合、
前記探索手段は、登録されたデータの探索を繰り返し行
うことを特徴とする情報管理システム。
【請求項３】メールを送信・受信するためのユーザ情
報を登録・管理・検索・表示し、登録されたユーザ情報
はユーザのメールアドレスを含む属性情報からなる情報
管理システムであって、登録されたユーザ情報が移動され、該登録されたユーザ
情報の属性情報中のメールアドレスが変更されたとき、
該登録されたユーザ情報の移動前のメールアドレスと移
動後のメールアドレスを含む属性情報からなる移動先通
知・探索用ユーザ情報を作成して登録する手段と、前記移動前のメールアドレスにメールが送信されたと
き、該メールを前記移動先通知・探索用ユーザ情報で受
信し、該移動先通知・探索用ユーザ情報中の変更後のメ
ールアドレスを送信元にメールにより送信し、かつ受信
したメールを変更後のメールアドレスに転送する転送手
段を有することを特徴とする情報管理システム。
【請求項４】請求項３記載の情報管理システムにおい
て、登録されたユーザ情報が２回以上移動されてる場合、前
記転送手段は、移動前のメールアドレスに送信されたメ
ールに対して、順次変更後のメールアドレスに該メール
を繰り返し送信することにより最終的な移動先のメール
アドレスに該メールを送信することを特徴とする情報管
理システム。
【請求項５】インターネットあるいはイントラネット
のＵＲＬ情報を登録・管理・検索・表示し、登録された
ＵＲＬ情報はＵＲＬを含む属性情報からなる情報管理シ
ステムであって、ＵＲＬの移動のため移動先のＵＲＬが入力されたとき、
移動元のＵＲＬから移動先のＵＲＬへの自動遷移処理を
するプログラムに移動先のＵＲＬを書き込み、該書き込
んだプログラムを移動元のＵＲＬに転送する転送手段
と、前記入力された移動先のＵＲＬを前記ＵＲＬ情報の属性
情報として設定する設定手段を有し、ユーザにより移動
元のＵＲＬにアクセスされたとき、前記プログラムはア
クセスされた移動元のＵＲＬを移動先のＵＲＬに遷移す
ることを特徴とする情報管理システム。
【請求項６】請求項５記載の情報管理システムにおい
て、ＵＲＬが２回以上移動されてる場合、前記転送手段は、
ＵＲＬの移動の度に、前記自動遷移処理をするプログラ
ムへの移動先のＵＲＬの書き込みと書き込んだプログラ
ムの移動元のＵＲＬへの転送を繰り返し行い、設定手段
は、前記設定を繰り返し行い、ユーザにより移動元のＵＲＬにアクセスされたとき、移
動先のＵＲＬへの遷移を繰り返し行うことを特徴とする
情報管理システム。