JP2006301899A - データ管理プログラム、データ管理装置、及びデータ管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容が不用意に漏洩することを抑制しつつ、参照元メールの内容を容易に知ることができるデータ管理プログラム、データ管理装置、及びデータ管理方法を提供すること。
【解決手段】 メールコンテンツ管理サーバ３０において、呼び出しデータＹＤ２に含まれる呼び出しキーＫ１と一致する呼び出しキーＫが対応付けられ、且つその呼び出しデータＹＤ２に含まれる表示要求者ユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤが対応付けられたレコードを検索する。そして、呼び出しデータＹＤ２と、ユーザＩＤおよび呼び出しキーＫが一致するレコードが複数存在する場合は、その複数のレコードの全てが抽出され、その複数のレコードに含まれるメールコンテンツＭＣが関連データＤ１の近傍に表示出力される。
【選択図】 図１４

Description

本発明はデータ管理プログラム、データ管理装置、及びデータ管理方法に関し、特に、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容が不用意に漏洩することを抑制しつつ、参照元メールの内容を容易に知ることができるデータ管理プログラム、データ管理装置、及びデータ管理方法に関するものである。

従来より、電子メール（以下、単にメールという）の作成や送受信、送受信したメールの保存や管理を行うメール管理ソフトが知られている。メール管理ソフトにより、メールに文字メッセージを記述し、コンピュータネットワークを通じて記述することができる。また、文字メッセージの記述に限られず、送信者から受信者に知らせたい様々なデータをメールに関連づけて送受信することも可能である。

図２０（ａ）（ｂ）（ｃ）に、データが関連づけられたメールの一例を示す。図２０（ａ）は、添付ファイルとして画像データが添付されたメールを示す図である。このメールの受信者は、メールに添付された画像データを特定（取得）することができる。

図２０（ｂ）は、インターネット上のアドレス、すなわちＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されたメールを示す図である。このメールの受信者は、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいて、インターネット上のファイルデータをダウンロードして特定することができる。

図２０（ｃ）は、共有ファイルのＬＡＮ上のアドレスが記述されたメールを示す図である。このメールの受信者は、メールに記述されているＬＡＮ上のアドレスの共有ファイルを特定することができる。

このようにメールを参照することにより特定したファイルデータについて、そのファイルデータの参照元メールを確認したい場合がある。例えば、図２０（ｂ）に示すように、参照元メールのメール本文にそのファイルデータの使用方法、取扱方法が記述されている場合、または、あるファイルデータがメールを参照することにより特定されたものであることは記憶しているものの、誰から来たどのようなメールによるものなのかを忘れてしまった場合などである。

特許文献１には、添付ファイルのテキストデータに含まれるキーワードや添付ファイルのファイル名を、メールと対応付けてデータベースに記憶させておくシステムが開示されている。この特許文献１に開示の技術によれば、添付ファイルのテキストデータに含まれるキーワードや、添付ファイルのファイル名を検索条件として、メール管理ソフトにより管理されているメールの中から、その添付ファイルの参照元メールを検索、抽出することができる。

したがって、メールに添付された添付ファイルをメール管理ソフトの管理外に移動又はコピーした後であっても、ユーザは、その添付ファイルのテキストデータに含まれるキーワードや添付ファイルのファイル名を手がかりに、メール管理ソフトにより管理される受信済みメールから、その添付ファイルの参照元メールを検索、抽出して確認し、誰から来たどのようなメールにより取得したファイルであったのかを思い出すことができる。
特開２００４−１９２３３５号公報

しかしながら、上述の方法では、参照元メールを容易に確認することができない場合が多々あるという問題点があった。例えば、メールに関連づけられたファイルデータが写真などの画像データである場合、データベースに登録可能なテキストデータを含まないので、キーワードを検索条件として抽出することができない。

また、このような場合、ファイルデータのファイル名を検索条件として参照元メールを抽出することが考えられるが、ファイル名は、ユーザの都合に応じて変更されることがよくある。参照元メールと対応付けてデータベースに記憶されているファイル名は変更前のファイル名であるから、変更後のファイル名からは参照元メールを検索できない。すなわち、変更前のファイル名を忘れてしまうと、参照元メールを検索することができない。

また、複数台のパーソナルコンピュータ（以後、クライアントＰＣと称す）が接続されたＬＡＮにおいて、セキュリティのため、１台のクライアントＰＣのみをメール送受信用として使用し、他のクライアントＰＣではメールの送受信を行わないようにすることがある。したがって、ユーザは、メール送受信用のクライアントＰＣでメールを受信した場合、例えば、そのメールに添付された添付ファイルのみを、自分が専ら使用する他のクライアントＰＣに移動させることがよくある。その後、そのファイルを見て、その参照元メールの内容を知りたくなった場合、上述の方法では、メール送受信用のクライアントＰＣまで行き、さらにテキストデータやファイル名を検索条件として目的の参照元メールを検索しなければならず手間である。

一方、参照元メールの内容を容易に確認することができるよう、メールを参照することによりファイルデータを取得した場合には、そのファイルデータに参照元メールの内容を自動的に書き込み、適宜表示出力することも考えられるが、そのように構成すると不特定多数のユーザに対して参照元メールの内容が公開されるという不都合が生じる。メールには多くの場合個人的な情報が含まれるため、参照元メールの内容が不特定多数の他者に対しても容易に表示出力されることは好ましくない場合があるのである。特に、複数人のユーザが１台のＰＣをシェアする場合には、メールの内容が他者に漏洩しないことが好ましい場合が多い。

本発明は上述した問題点を解決するためになされたものであり、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容が不用意に漏洩することを抑制しつつ、参照元メールの内容を容易に知ることができるデータ管理プログラム、データ管理装置、及びデータ管理方法を提供することを目的としている。

この目的を達成するために、請求項１記載のデータ管理プログラムは、メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する出力ステップを、コンピュータに実行させるものであって、メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定ステップと、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得ステップと、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加ステップとを前記コンピュータに実行させ、前記出力ステップは、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とする。

請求項２記載のデータ管理プログラムは、請求項１記載のデータ管理プログラムにおいて、前記メールコンテンツ取得ステップは、前記メールコンテンツを暗号化した暗号化データを取得する暗号化データ取得ステップを含み、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記暗号化データ取得ステップにより取得された暗号化データを、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものである。

請求項３記載のデータ管理プログラムは、請求項１記載のデータ管理プログラムにおいて、メールコンテンツ取得ステップは、前記関連データのメールコンテンツと前記参照元メールを受信した参照元メール受信者とを暗号化した暗号化データを取得する暗号化データ取得ステップを含み、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記暗号化データ取得ステップにより取得された暗号化データを、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであり、前記メールコンテンツ付加ステップにより暗号化データが付加された関連データに対し前記所定の出力要求がされたことに基づいて、前記出力要求をした出力要求者を取得する出力要求者取得ステップとをコンピュータに実行させ、前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された暗号化データに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものである。

請求項４記載のデータ管理プログラムは、請求項１記載のデータ管理プログラムにおいて、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データのメールコンテンツと、参照元メール受信者とが検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータを、メールデータメモリに記憶させる参照元メールデータ記憶ステップを前記コンピュータに実行させ、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記参照元メールデータ記憶ステップにおいて前記参照元メールデータに対応付けられた検索用文字列を、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであって、前記出力ステップは、前記参照元メールデータ記憶ステップにより前記メールデータメモリに記憶された参照元メールデータのうち、前記所定の出力要求がされた関連データに付加された検索用文字列と一致する検索用文字列が対応付けられた参照元メールデータのメールコンテンツを出力するものである。

請求項５記載のデータ管理プログラムは、請求項４記載のデータ管理プログラムにおいて、前記メールコンテンツ付加ステップにより検索用文字列が付加された関連データに対し前記所定の出力要求がされたことに基づいて、前記出力要求をした出力要求者を取得する出力要求者取得ステップをコンピュータに実行させ、前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された検索用文字列に基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものである。

請求項６記載のデータ管理プログラムは、請求項４または５に記載のデータ管理プログラムにおいて、前記参照元メールデータ記憶ステップは、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されているかを判断する一致メールコンテンツ判断ステップと、前記一致メールコンテンツ判断ステップにより、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されていると判断された場合、前記メールデータメモリにおいて、前記同一のメールコンテンツを含むと判断された参照元メールデータに、前記新規に特定された関連データの参照元メール受信者を追加するメール受信者追加ステップとを含むものである。

請求項７記載のデータ管理プログラムは、請求項４から６のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを記憶する関連データ記憶メモリを備え、前記関連データ記憶メモリに記憶されたすべての関連データから検索用文字列を抽出し、前記抽出された検索用文字列のリストを定期的に作成するリスト作成ステップと、前記リスト作成ステップにより作成されるリストと、前記メールデータメモリにおいて前記参照元メールデータと対応付けられた検索用文字列とを照合し、前記メモリに記憶された検索用文字列のうち、前記リスト作成ステップにより作成されるリストに、所定時間以上継続して含まれない検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除する参照元メールデータ削除ステップとをコンピュータに実行させるものである。

請求項８記載のデータ管理プログラムは、請求項４から７のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記出力ステップによりメールコンテンツが出力された出力回数を、参照元メールデータ毎にカウントする出力回数カウントステップと、その出力回数カウントステップによりカウントされる出力回数に基づいて、その出力回数に関する値が所定の閾値以下であるメールコンテンツを含む参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除する出力回数小削除ステップとをコンピュータに実行させるものである。

請求項９記載のデータ管理プログラムは、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記コンピュータはローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）に接続され、前記関連データ特定ステップは、メールを参照し、そのメールに記述されたＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスを取得することにより、前記関連データを特定するものである。

請求項１０記載のデータ管理プログラムは、請求項９記載のデータ管理プログラムにおいて、前記関連データ特定ステップは、前記メールに記述されたアドレスの関連データに、アクセスできるかを判断するアクセス可否判断ステップと、前記アクセス可否判断ステップにより、前記メールに記述されたアドレスの関連データにアクセスできないと判断された場合、関連データにアクセスできない旨を前記メールを受信したメール受信者または前記メールを送信したメール送信者の少なくとも一方に通知する通知ステップとを含むものである。

請求項１１記載のデータ管理プログラムは、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記関連データ特定ステップは、メールが参照され、前記メールから移動またはコピーされた関連データを特定するものであり、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された移動先またはコピー先の関連データに付加するものである。

請求項１２記載のデータ管理プログラムは、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記コンピュータはインターネットに接続され、前記関連データ特定ステップは、メールが参照され、前記メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データを特定するものである。

請求項１３記載のデータ管理プログラムは、請求項１から１２のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記関連データ特定ステップにより特定される関連データはファイルまたはフォルダで構成され、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記関連データ特定ステップにより特定されたファイルまたはフォルダのコメント領域に、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを付加するものである。

請求項１４記載のデータ管理プログラムは、請求項１から１３のいずれかに記載のデータ管理プログラムにおいて、前記コンピュータは前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを表示可能な表示手段を備え、前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、前記表示手段に表示された関連データの近傍に表示出力するものである。

請求項１５記載のデータ管理プログラムは、請求項１４記載のデータ管理プログラムにおいて、前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、そのメールコンテンツ同士の関連を示して表示出力するか、または時系列に配置して表示出力するものである。

請求項１６記載のデータ管理装置は、メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する出力手段を備えたものであって、メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定手段と、前記関連データ特定手段により特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得手段と、前記メールコンテンツ取得手段により取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定手段により特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加手段と備え、前記出力手段は、前記メールコンテンツ付加手段により関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものである。

請求項１７記載のデータ管理方法は、メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する方法であって、メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定工程と、前記関連データ特定工程により特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得工程と、前記メールコンテンツ取得工程により取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定工程により特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加工程とを含み、前記出力工程は、前記メールコンテンツ付加工程により関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものである。

請求項１に記載のデータ管理プログラムによれば、前記コンピュータは、関連データ特定ステップにより、メールを参照することにより関連データを特定し、メールコンテンツ取得ステップにより、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データのメールコンテンツを取得し、メールコンテンツ付加ステップにより、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データに付加する。

そして、メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされた場合には、出力ステップにより、その関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力する。

ここで、関連データのメールコンテンツに対応するデータは、その関連データに付加されるので、関連データに対し名前の変更や保存位置の移動などの種々の変更がなされた後であっても、その関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。さらに、参照元メールが保存されたコンピュータと異なるコンピュータにおいて関連データが保存される場合も、関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。すなわち、メールコンテンツを出力するために参照元メールが保存されているコンピュータへわざわざ移動する必要がない。したがって、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。すなわち、ユーザは参照元メールの内容を見ることにより、その関連データの特定経緯を思い出したり、参照元メールに記述されたその関連データの使用方法、取扱方法などを容易に知ることができるという利点がある。

請求項２記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、暗号化データ取得ステップにより、前記メールコンテンツを暗号化した暗号化データを取得し、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記暗号化データ取得ステップにより取得された暗号化データを、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するので、暗号化データが解読されない限りは、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツが確認されず、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツの不用意な漏洩が抑制されるという効果がある。

請求項３記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された暗号化データに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するので、出力要求をした出力要求者と参照元メール受信者とが不一致な場合には、メールコンテンツが出力されない。よって、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツの不用意な漏洩が抑制されるという効果がある。すなわち、メールには個人的な情報が含まれることが多いため、参照元メール受信者と出力要求者とが異なる場合はメールコンテンツを出力することが好ましくないことがある。

請求項４記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記メールコンテンツ付加ステップは、参照元メールデータ記憶ステップにおいて前記参照元メールデータに対応付けられた検索用文字列を、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであって、参照元メール受信者と出力要求をした出力要求者とが一致する場合に、前記検索用文字列が対応付けられた参照元メールデータのメールコンテンツが出力されるので、参照元メール受信者以外の出力要求者は容易にメールコンテンツを確認することができず、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツが不用意に漏洩することが抑制されるという効果がある。

また、メールコンテンツは検索用文字列である暗号化データに暗号化されるので、メールコンテンツのデータサイズが大きい場合であっても、関連データに付加することができるという効果がある。

また、関連データのメールコンテンツと参照元メール受信者とが検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータがメールデータメモリに記憶され、その検索用文字列が関連データに付加されるので、メールを参照することにより特定された関連データがテキストデータを含まない画像データなどであっても、その関連データに付加された検索用文字列に基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができるという効果がある。従来は、メールを参照することにより特定された関連データに含まれるテキストデータを、メールコンテンツと対応付けてデータベースに記憶させ、関連データのテキストデータに含まれるキーワードを検索条件としてそのデータベースからメールコンテンツを抽出し出力することが行われていたが、関連データがテキストデータを含まないデータ（例えば、画像データ）である場合には、キーワードとすべき検索条件がないので、メールコンテンツを抽出し出力することができなかったのである。

請求項５記載のデータ管理プログラムによれば、請求項４記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された検索用文字列に基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するので、出力要求をした出力要求者と参照元メール受信者とが不一致な場合には、メールコンテンツが出力されない。よって、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツの不用意な漏洩が抑制されるという効果がある。すなわち、メールには個人的な情報が含まれることが多いため、参照元メール受信者と出力要求者とが異なる場合はメールコンテンツを出力することが好ましくないことがある。

請求項６記載のデータ管理プログラムによれば、請求項５記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、一致メールコンテンツ判断ステップにより、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されているかを判断し、前記一致メールコンテンツ判断ステップにより、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されていると判断された場合、メール受信者追加ステップにより、前記メールデータメモリにおいて、前記同一のメールコンテンツを含むと判断された参照元メールデータに、前記新規に特定された関連データの参照元メール受信者を追加するので、既にメールデータメモリに記憶されているメールコンテンツと同一のメールコンテンツは重複して記憶されず、メールデータメモリの容量を小さくすることができるという効果がある。

請求項７記載のデータ管理プログラムによれば、請求項４から６のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを記憶する関連データ記憶メモリを備え、リスト作成ステップにより、前記関連データ記憶メモリに記憶されたすべての関連データから検索用文字列を抽出し、前記抽出された検索用文字列のリストを定期的に作成し、前記リスト作成手段により作成されるリストと、前記メールデータメモリにおいて前記参照元メールデータと対応付けられた検索用文字列とを照合し、前記参照元メールデータに対応付けられた検索用文字列のうち、前記リスト作成ステップにより作成されるリストに、所定時間以上継続して含まれない検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除する。すなわち、ある関連データが不要となって関連データ記憶メモリから削除された後は、その関連データに対応する参照元メールデータがメールデータメモリから削除されるので、メールデータメモリには不要なデータが蓄積されず、メールデータメモリの容量を小さくすることができるという効果がある。またメールデータメモリに不要なデータが蓄積されないことから、前記メールデータメモリに記憶された参照元メールデータから目的とする参照元メールデータを検索する処理が速くなるという効果がある。

請求項８記載のデータ管理プログラムによれば、請求項４から７のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、出力回数カウントステップにより、前記出力ステップによりメールコンテンツが出力された出力回数を、参照元メールデータ毎にカウントし、出力回数小削除ステップにより、その出力回数カウントステップによりカウントされる出力回数に基づいて、その出力回数に関する値が所定の閾値以下であるメールコンテンツを含む参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除するので、出力回数が少ない参照元メールデータはメールデータメモリから削除され、前記メールデータメモリに記憶された参照元メールデータから目的とする参照元メールデータを検索する処理が速くなるという効果がある。

請求項９記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータはローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）に接続され、前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより、メールを参照し、そのメールに記述されたＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスを取得することにより、前記関連データを特定するので、メールに記述されたアドレスにより特定される関連データにはメールコンテンツに対応するデータが付加される。よって、メールに記述されたＬＡＮ上のアドレスを取得することにより特定された関連データに対し種々の変更がなされた後においても、その関連データの参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。

なお、ＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスとは、例えば、「ｆｉｌｅ：／／￥￥（ＬＡＮに接続されたコンピュータ名）￥（フォルダ名１）￥（フォルダ名２）・・・￥（関連データ名）」と記述された文字列や、「￥￥（ＬＡＮ上のコンピュータ名）￥（フォルダ名１）￥（フォルダ名２）・・・￥（関連データ名）」と記述された文字列などの、ＬＡＮに接続されたコンピュータを特定する識別文字列、そのコンピュータにおける関連データの位置を示す文字列、および関連データ名とを含んで構成されるものである。

請求項１０記載のデータ管理プログラムによれば、請求項９記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、アクセス可否判断ステップにより、前記メールに記述されたアドレスの関連データに、アクセスできるかを判断し、前記アクセス可否判断ステップにより、前記メールに記述されたアドレスの関連データにアクセスできないと判断した場合、通知ステップにより、関連データにアクセスできない旨を前記メールを受信したメール受信者または前記メールを送信したメール送信者の少なくとも一方に通知するので、例えば、メールに記述された、ＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスに誤記があって、その記述されたアドレスの関連データにアクセスできない場合には、メールを受信したメール受信者又はメールを送信した送信者がその旨を知ることができる。メール受信者がメール送信者に対し確認を促したり、または記述されたアドレスの関連データにアクセスできない旨をメール送信者が認識することができるという効果がある。

請求項１１記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより、メールが参照され、前記メールから移動またはコピーされた関連データを特定するものであり、前記メールコンテンツ付加ステップにより、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された移動先またはコピー先の関連データに付加するので、メールから移動またはコピーされた移動先またはコピー先の関連データには、メールコンテンツに対応するデータが付加される。よって、メールから移動またはコピーされた関連データに対し種々の変更がなされた後においても、その関連データに付加されたデータに基づいて、関連データの参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。

請求項１２記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより、メールが参照され、前記メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データを特定するので、ダウンロードされた関連データには、メールコンテンツに対応するデータが付加される。よってダウンロードされた関連データに対し種々の変更がなされた後においても、その関連データに付加されたデータに基づいて、関連データの参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。

なお、インターネット上のアドレスとは、例えば、「ｈｔｔｐ：／／（ドメイン名）／（仮想フォルダ名１）／（仮想フォルダ名２）・・・／（関連データ名）」と記述された文字列や、「ｆｔｐ：／／（ドメイン名）／（仮想フォルダ名１）／（仮想フォルダ名２）・・・／（関連データ名）」と記述された文字列などの、インターネット上のドメイン名、そのドメインにおける関連データの位置を示す文字列、および関連データ名とから構成されるものである。

請求項１３記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１から１２のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記関連データ特定ステップにより特定される関連データはファイルまたはフォルダで構成され、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記関連データ特定ステップにより特定されたファイルまたはフォルダのコメント領域に、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを付加するので、関連データ特定ステップにより特定されたファイルまたはフォルダに対し名前の変更など種々の変更がなされた後においても、その関連データに付加されたデータに基づいて、そのファイルまたはフォルダの参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。

ここで、ファイルのコメント領域とはテキストデータを記述可能な領域であって、ファイル自体に設けられるコメント領域に限られず、ＯＳによりそのファイルと関連づけて管理されるコメント領域をも含むものである。メールコンテンツに対応するデータが、ファイル自体に設けられるコメント領域に付加される場合には、ファイルがＯＳをまたいで移動する場合や、フレキシブルディスクなどの持ち運び可能な記憶媒体に一旦保存されて他のコンピュータへ移動させられる場合であっても、そのコメント領域に付加されたメールコンテンツに対応するデータはファイルと一体的に移動する。よって、他のＯＳにより管理されるコンピュータへファイルが移動された後においても、そのコメント領域に付加されたデータに基づいて、参照元メールの内容を容易に知ることができる。なお、フォルダのコメント領域としては、例えばＯＳ等によりそのファイルと関連づけて管理されるコメント領域があげられる。

請求項１４記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１から１３のいずれかに記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記コンピュータは前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを表示可能な表示手段を備え、前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、前記表示手段に表示された関連データの近傍に表示出力するので、ユーザは、表示手段に表示された関連データの近傍を視認することにより、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを確認することができる。よって、メールを参照することにより特定された関連データについて、その参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。

請求項１５記載のデータ管理プログラムによれば、請求項１４記載のデータ管理プログラムの奏する効果に加え、前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、そのメールコンテンツ同士の関連を示して表示出力するか、または時系列に配置して表示出力するので、メールコンテンツが複数出力される場合に、ユーザがその複数のメールコンテンツの対応関係を視覚的に理解しやすいという効果がある。ここで、時系列に配置して表示出力するとは、例えば、参照元メールの受信日時の順にメールコンテンツを表示出力するものや、メールを参照することにより関連データを特定した日時の順にメールコンテンツを表示出力するものなど、時間を基準とした配置により表示出力することをいう。

請求項１６記載のデータ管理装置によれば、関連データ特定手段により、メールを参照することにより関連データが特定され、メールコンテンツ取得手段により、前記関連データ特定手段により特定された関連データのメールコンテンツが取得され、メールコンテンツ付加手段により、前記メールコンテンツ取得手段により取得されたメールコンテンツに対応するデータが、前記関連データ特定手段により特定された関連データに付加される。そして、関連データに付加されたデータに基づいて、出力手段により、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツが出力される。

ここで、関連データのメールコンテンツに対応するデータは、その関連データに付加されるので、関連データに対し名前の変更や保存位置の移動などの種々の変更がなされた後であっても、その関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。さらに、参照元メールが保存されたコンピュータと異なるコンピュータにおいて関連データが保存される場合も、関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。すなわち、メールコンテンツを出力するために参照元メールが保存されているコンピュータへわざわざ移動する必要がない。したがって、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。すなわち、ユーザは参照元メールの内容を見ることにより、その関連データの特定経緯を思い出したり、参照元メールに記述されたその関連データの使用方法、取扱方法などを容易に知ることができるという利点がある。

請求項１７記載のデータ管理方法によれば、関連データ特定工程により、メールを参照することにより関連データが特定され、メールコンテンツ取得工程により、前記関連データ特定工程により特定された関連データのメールコンテンツが取得され、メールコンテンツ付加工程により、前記メールコンテンツ取得工程により取得されたメールコンテンツに対応するデータが、前記関連データ特定工程により特定された関連データに付加される。そして、前記出力工程により、前記メールコンテンツ付加工程により関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツが出力される。

ここで、関連データのメールコンテンツに対応するデータは、その関連データに付加されるので、関連データに対し名前の変更や保存位置の移動などの種々の変更がなされた後であっても、その関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。さらに、参照元メールが保存されたコンピュータと異なるコンピュータにおいて関連データが保存される場合も、関連データに付加されたデータに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。すなわち、メールコンテンツを出力するために参照元メールが保存されているコンピュータへわざわざ移動する必要がない。したがって、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容を容易に知ることができるという効果がある。すなわち、ユーザは参照元メールの内容を見ることにより、その関連データの特定経緯を思い出したり、参照元メールに記述されたその関連データの使用方法、取扱方法などを容易に知ることができるという利点がある。

以下、本発明の好ましい実施例について、図１から図１６までの添付図面を参照して説明する。図１は本発明のデータ管理プログラムを実行するコンピュータとして機能する実施例のネットワークシステム１００を示すブロック図である。図１に示すように、ネットワークシステム１００は、４台のパーソナルコンピュータ（以下「クライアントＰＣ」と称す）１０に１台のメールコンテンツ管理サーバ３０が接続され、更に、１台のファイルサーバ５０が接続されて構成されている。

図１に示すように、クライアントＰＣ１０にはローカルエリアネットワーク （ＬＡＮ）７０が接続されており、クライアントＰＣ１０には、このＬＡＮ７０を介して１台のメールコンテンツ管理サーバ３０と１台のファイルサーバ５０と接続されている。ＬＡＮ７０の伝送方式には有線通信方式と無線通信方式とがあり、有線通信方式の伝送媒体としては、より対線（ツイストペアケーブル）、同軸ケーブル、または、光ファイバケーブルなどが用いられる。なお、ネットワークシステム１００には、必ずしも、４台のクライアントＰＣ１０が接続される必要はなく、１台以上のクライアントＰＣ１０が接続されれば良い。

図２は、ネットワークシステム１００のより詳細な構成を示すブロック図である。なお、ネットワークシステム１００に接続される複数台のクライアントＰＣ１０は、ほぼ同様の構成を有するため、図２には１台のクライアントＰＣ１０のみを図示する。

クライアントＰＣ１０は、ＬＡＮ７０を介してメールを受信すると共に、メールを参照することにより、メールに関連づけられた関連データを特定する。そして、特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを表示出力する。

なお、「関連データ」とは、文書データ作成ソフトや描画ソフトを用いて作成されたファイルまたは、それらファイルを格納するフォルダで構成され、メールに関連づけられたデータである。例えば、メールに添付されたファイルやフォルダ（図２０（ａ）参照）、メールに記述されたＬＡＮ上のアドレスにより特定されるファイルやフォルダ（図２０（ｃ）参照）、メールに記述されたインターネット上のアドレスにより特定されるファイルやフォルダ（図２０（ｂ）参照）をあげることができる。

また、「関連データを特定する」とは、例えば、メールに記述されたＬＡＮ上のアドレスを取得することによりそのアドレスの関連データを特定すること、メールに添付された関連データをメールから移動またはコピーし、その移動先またはコピー先の関連データのアドレスを取得することにより関連データを特定すること、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データのダウンロード先のアドレスを取得することにより関連データを特定することを含む。

また、「メールコンテンツ」とは、参照元メール（関連データを特定するために参照されたメール）のメール本文に記述されたテキストデータや、参照元メールの送信者データ、または参照元メールの受信日時データなど、参照元メールに関する１または複数種類のデータの組み合わせから構成される。本実施例において、「メールコンテンツ」は、参照元メールのメール本文に記述されたテキストデータと参照元メールの送信者データとから構成されるものとして説明する。

クライアントＰＣ１０は、図２に示すように、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、ＨＤＤ１４と、入力部１５と、表示部１６と、ＬＡＮ７０に接続するネットワーク用インターフェース１７（Ｉ／Ｆ１７）とを備えている。

ＣＰＵ１１は、このプリンタサーバ１０を総括的に制御する中央演算処理であり、図４、図５、図６（ａ）、図８（ａ）、図１０、図１１、図１２（ａ）、図１５（ａ）のフローチャートで示す処理を実行するプログラムなどの各種プログラムを実行する。

ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１により実行される各種制御プログラムや、それらの制御プログラムをＣＰＵ１１により実行する上で必要なデータなどを格納した書き換え不能なメモリである。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１により実行される各種処理に必要なデータやプログラムを一時的に記憶するためのメモリであり、ファイルリストメモリ１３ａを備えている。なおファイルリストメモリ１３ａの構成については、図１５（ｃ）を参照しつつ後述する。

ＨＤＤ１４は、データの読み書きが可能な記憶媒体であるハードディスクを含むハードディスク駆動装置であり、メール管理アプリケーション１４ａと、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂとを備えている。メール管理アプリケーション１４ａは、メールの作成や送受信、および受信したメールの保存・管理を行なうプログラムであって、図４、図５、図６（ａ）、図８（ａ）、図１０、図１１のフローチャートで示す処理を実行する。一方、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂは、図１２（ａ）のフローチャートで示す処理を実行する。また、メールに添付された関連データをＨＤＤ１４に移動またはコピーすることにより、ＨＤＤ１４に関連データを記憶させることができ、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データをＨＤＤ１４に記憶させることができる。

入力部１５は、クライアントＰＣ１０にデータ又はコマンドを入力するものであり、キーボード、マウスなどにより構成されている。表示部１６は、クライアントＰＣ１０で実行される処理内容や、ファイルやフォルダなどのデータを視覚的に確認するために、文字や画像などを表示するものであり、例えば、ＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイなどにより構成されている。

Ｉ／Ｆ１７（ネットワーク用インターフェイス１７）は、クライアントＰＣ１０をＬＡＮ７０に接続し、ＬＡＮ７０を経由したデータの入出力を制御するものである。なお、ＬＡＮ７０は、ルータを介してインターネットに接続されている（図示せず）。

図２に示すように、上述したＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、ＨＤＤ１４と、入力部１５と、表示部１６と、Ｉ／Ｆ１７とは、バスライン１８を介して互いに接続されている。

メールコンテンツ管理サーバ３０は、ＣＰＵ３１と、ＲＯＭ３２と、ＲＡＭ３３と、ＨＤＤ３４と、入力部３５と、表示部３６と、ＬＡＮ７０を介して上述したクライアントＰＣ１０に接続するネットワーク用インターフェース３７（Ｉ／Ｆ３７）とを備えている。

メールコンテンツ管理サーバ３０における上記のような構成において、ＣＰＵ３１は、メールコンテンツ管理サーバ３０の動作を制御するものであり、図６（ｂ）、図８（ｂ）、図１２（ｂ）、図１５（ｂ）、図１６のフローチャートで示す処理を実行するプログラムなどの各種プログラムを実行する。ＲＯＭ３２は、クライアントＰＣ３０の動作を制御するためのプログラムなどが格納されたメモリであり、ＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１の処理に必要なデータなどを一時的に記憶するための読み書き可能なメモリである。

ＨＤＤ３４は、ハードディスクを含むハードディスク駆動装置であり、参照元メールデータデータベース３４ａ（以下、参照元メールデータＤＢ３４ａと記述する）と、データベース管理アプリケーション３４ｂ（以下、ＤＢ管理アプリケーション３４ｂと記述する）とを備えている。なお、参照元メールデータＤＢ３４ａの構成については、図３を参照しつつ後述する。また、ＤＢ管理アプリケーション３４ｂが、図６（ｂ）、図８（ｂ）、図１２（ｂ）、図１５（ｂ）、図１６のフローチャートで示す処理を実行する。

入力部３５は、キーボードやマウスなどにより構成され、メールコンテンツ管理サーバ３０にデータやコマンドを入力するためのものであり、表示部３６は、ＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイなどにより構成され、各種処理内容や入力されたデータなどを視覚的に確認するものである。また、Ｉ／Ｆ３７は、メールコンテンツ管理サーバ３０をＬＡＮ７０に接続し、ＬＡＮ７０を経由したデータの入出力を制御するものである。

図２に示すように、上述したＣＰＵ３１と、ＲＯＭ３２と、ＲＡＭ３３と、ＨＤＤ３４と、入力部３５と、表示部３６と、Ｉ／Ｆ３７とは、バスライン３８を介して互いに接続されている。

上記のように構成されたメールコンテンツ管理サーバ３０は、クライアントＰＣ１０から出力されるメールコンテンツなどを、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録（記憶）する。また、クライアントＰＣ１０からの出力要求に応じて、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されたメールコンテンツをクライアントＰＣ１０へ出力する。

ファイルサーバ５０は、ＣＰＵ５１と、ＲＯＭ５２と、ＲＡＭ５３と、ＨＤＤ５４と、入力部５５と、表示部５６と、ＬＡＮ７０を介して上述したクライアントＰＣ１０に接続するネットワーク用インターフェース５７（Ｉ／Ｆ５７）とを備えている。

ファイルサーバ５０における上記のような構成において、ＣＰＵ５１は、ファイルサーバ５０の動作を制御するものであり、図１５（ａ）のフローチャートで示す処理を実行するプログラムなどの各種プログラムを実行する。ＲＯＭ５２は、ファイルサーバ５０の動作を制御するためのプログラムなどが格納されたメモリであり、ＲＡＭ５３は、ＣＰＵ５１の処理に必要なデータなどを一時的に記憶するための読み書き可能なメモリであり、ファイルリストメモリ５３ａを備えている。なおファイルリストメモリ５３ａの構成については、図１５（ｃ）を参照しつつ後述する。

ＨＤＤ５４は、データの読み書きが可能な記憶媒体であるハードディスクを含むハードディスク駆動装置であり、共有フォルダ５４ａと、メールコンテンツ表示アプリケーション５４ｂとを備えている。共有フォルダ５４ａは、ネットワークシステム１００を構成する他のコンピュータ（装置）からも参照できるように設定されている。なお、クライアントＰＣ１０など他のコンピュータに同様の共有フォルダを設定しても良いが、ここでは説明の便宜のため、ファイルサーバ５０の共有フォルダ５４ａのみが共有化設定されるものとする。ネットワークシステム１００のユーザは、共有フォルダ５４ａにデータ（ファイルやファイルを格納したフォルダ）を格納することにより、そのデータを、ネットワークシステム１００を構成する他のコンピュータからアクセス可能にすることができる。メールコンテンツ表示アプリケーション５４ｂは、図１５（ａ）のフローチャートで示す処理を実行する。

また、メールに添付された関連データをＨＤＤ５４に移動またはコピーすることにより、ＨＤＤ５４に関連データを記憶させることができ、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データをＨＤＤ５４に記憶させることができる。

入力部５５は、キーボードやマウスなどにより構成され、ファイルサーバ５０にデータやコマンドを入力するためのものであり、表示部５６は、ＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイなどにより構成され、各種処理内容や入力されたデータなどを視覚的に確認するものである。また、Ｉ／Ｆ５７は、ファイルサーバ５０をＬＡＮ７０に接続し、ＬＡＮ７０を経由したデータの入出力を制御するものである。

図２に示すように、上述したＣＰＵ５１と、ＲＯＭ５２と、ＲＡＭ５３と、ＨＤＤ５４と、入力部５５と、表示部５６と、Ｉ／Ｆ５７とは、バスライン５８を介して互いに接続されている。

図３を参照して、参照元メールデータＤＢ３４ａの構成について説明する。図３は、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されるデータの構造を模式的に示す図である。図３に示すように、参照元メールデータＤＢ３４ａには、参照元メールの受信者ユーザＩＤと、参照元メールのメールコンテンツＭＣとが、呼び出しキーＫに対応付けて登録される。さらに詳細には、参照元メールデータＤＢ３４ａに記憶されるデータは、管理番号Ｆと、受信者ユーザＩＤと、メールコンテンツＭＣと、呼び出しキーＫと、初回登録時間ＦＴと、呼び出し回数ＹＴと、最終存在日時ＬＴとで１レコードを構成する。

なお、呼び出しキーＫは、後述するメールコンテンツデータ作成処理（図１２（ｂ）参照）において、目的とするメールコンテンツＭＣを参照元メールデータＤＢ３４ａから検索するために、メールコンテンツＭＣに対応付けて登録される検索用文字列である。「呼び出しキーＫ」が請求項の「検索用文字列」および「メールコンテンツに対応するデータ」に相当し、参照元メールデータＤＢ３４ａに記憶される１レコードのデータが請求項の「参照元メールデータ」に相当する。

クライアントＰＣ１０において、メールを参照することにより関連データが特定されると、クライアントＰＣ１０は、参照元メールの送信者データとメール本文のテキストデータとからなるメールコンテンツＭＣを作成し、そのメールコンテンツＭＣと参照元メールの受信者ユーザＩＤとをメールコンテンツ管理サーバ３０へ出力する。メールコンテンツ管理サーバ３０は、クライアントＰＣ１０から出力されるメールコンテンツＭＣと参照元メールの受信者ユーザＩＤとに基づいて、参照元メールデータＤＢ３４ａにレコードを新規登録したり、または既に登録されているレコードに追加登録を行うことにより、参照元メールデータＤＢ３４ａを随時更新する。図３は、ユーザ「ｉｎｏｕｅ」から送信され、ユーザＩＤが「ｋａｔｏｕ」であるユーザによって受信されたメールを参照することにより関連データが特定された場合に、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されるレコードを示している。

ここでユーザＩＤとは、クライアントＰＣ１０のユーザを識別するための標識となる文字列である。ユーザはネットワークにログオンする際に自分のユーザＩＤを使って本人証明を行なうと、以後ログオフするまでそのユーザＩＤの持ち主としてネットワークを利用できるようになる。したがって、参照元メールの受信者ユーザＩＤは、その参照メールの受信時に用いられていたユーザＩＤにより特定される。なお、参照元メールの受信者ユーザＩＤが、請求項における「参照元メール受信者」に相当する。また、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録される初回登録時間ＦＴ、呼び出し回数ＹＴ、最終存在日時ＬＴについては図６、図８、図１５等を参照しつつ後述する。

図４は、クライアントＰＣ１０において実行されるメールコンテンツ登録処理のフローチャートである。このメールコンテンツ登録処理は、メール管理アプリケーション１４ａ（図２参照）の起動により開始される。まず、新規メールを受信したかを確認する（Ｓ２）。新規メールを受信した場合（Ｓ２：Ｙｅｓ）、新規メール受信時登録処理が実行される（Ｓ４）。

一方、新規メールを受信しない場合（Ｓ２：Ｎｏ）、既に受信済みのメールのうち、関連データが添付されたメール（例えば、図２０（ａ）参照）が参照され、そのメールに添付された関連データが、メール管理アプリケーション１４ａの管理外へ移動またはコピーされたかを確認する（Ｓ６）。受信済みのメールから関連データが移動またはコピーされた場合（Ｓ６：Ｙｅｓ）、関連データコピー時登録処理が実行される（Ｓ８）。

一方、受信済みのメールから関連データが移動またはコピーされない場合（Ｓ６：Ｎｏ）、既に受信済みのメールのうち、インターネット上のアドレスが記述されたメール（例えば、図２０（ｂ））が参照され、そのメールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいて、関連データがダウンロードされたかを確認する（Ｓ１０）。受信済みのメールに記述されたアドレスに基づいて、関連データがダウンロードされた場合（Ｓ１０：Ｙｅｓ）、関連データダウンロード時登録処理が実行される（Ｓ１２）。そして、クライアントＰＣ１０の入力部１５からの所定の操作により、ユーザによってメール管理アプリケーション１４ａの終了指示がされるまで（Ｓ１４：Ｙｅｓ）、Ｓ２からＳ１４に示す処理が繰り返される。

図５は、クライアントＰＣ１０において実行される新規メール受信時登録処理（Ｓ４）のフローチャートである。新規メール受信時登録処理は、メール管理アプリケーション１４ａの起動時において、新規メールを受信した場合（図４、Ｓ２：Ｙｅｓ）、実行される処理である。まず、変数ｋを「０」とする（Ｓ４２）。

次に、ＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスであって、受信したメールのメール本文に記述されたアドレスの総数Ｎを取得する（Ｓ４４）。ここで、ＬＡＮ上の関連データを特定するアドレス（以下、単にＬＡＮ上のアドレスと称す）は、ネットワークシステム１００を構成する装置を特定する識別文字列とその装置における関連データの位置を示す文字列と関連データ名とを含んで構成されるものである（例えば、図２０（ｃ）参照）。本実施例では、「ｆｉｌｅ：／／￥￥」または「￥￥」から開始される文字列を、ＬＡＮ上の関連データのアドレスとして取得する。

次に、Ｓ４４の処理において取得されたＬＡＮ上のアドレス総数Ｎが変数ｋよりも大きいかを確認する（Ｓ４６）。変数ｋがＮよりも小さい場合（Ｓ４６：Ｙｅｓ）、新規メールにおいてｋ番目に記述されたＬＡＮ上のアドレスを取得する（Ｓ４７）。なお、メールに記述されたＬＡＮ上のアドレスを取得する処理（Ｓ４７）が、請求項の「関連データを特定する」に相当するものである。

次に、クライアントＰＣ１０が、その取得されたＬＡＮ上のアドレスの関連データにアクセスできるかを判断する（Ｓ４８）。例えば、ネットワークシステム１００を構成する他の装置からも参照できるように設定されているファイルサーバ５０の共有フォルダ５４ａ（図２参照）に関連データが所在する場合、クライアントＰＣ１０は、その関連データにアクセスすることができる。

一方、取得されたアドレスに誤記がある場合や、その関連データが他の装置からの参照の許可がされていない領域に所在する場合は、クライアントＰＣ１０からは、関連データにアクセスできないと判断し（Ｓ４８：Ｎｏ）、クライアントＰＣ１０は、関連データにアクセスできない旨を表示部１６に表示する（Ｓ５８）。これにより、クライアントＰＣ１０のユーザは、アクセスできない関連データのアドレスが新規メールのメール本文に記述されていることを認識できるので、例えば、メール送信者に修正メールを再度送信するように促すなど、迅速な対応が可能である。

一方、取得されたＬＡＮ上のアドレスの関連データにアクセスできる場合（Ｓ４８：Ｙｅｓ）、そのＬＡＮ上のアドレスの関連データにアクセスする（Ｓ４９）。

そして、そのアクセス対象の関連データのコメント領域に、既に呼び出しキーＫが付加されているかを判断する（Ｓ５０）。ここで、説明の便宜上、本実施例においては、「関連データ」は、ファイル、またはファイルを格納したフォルダで構成されるものであり、「関連データのコメント領域」とは、関連データを構成するファイル自体に予め設けられた、テキストデータを記述可能な領域であるものとして説明する。

関連データのコメント領域に未だ呼び出しキーＫが付加されていない場合（Ｓ５０：Ｎｏ）、新規ファイル登録処理（図６参照）を実行し（Ｓ５２）、関連データのコメント領域に既に呼び出しキーＫが付加されている場合（Ｓ５０：Ｙｅｓ）、新規メール登録処理を実行する（Ｓ５４）。そして、変数ｋに「１」を加算し、Ｓ４６の処理に戻る（Ｓ５６）。

このようにして、新規メールに記述されたＬＡＮ上のアドレスの全てについて処理が終了すると、変数ｋが「ｋ＝Ｎ」となるので（Ｓ４６：Ｎｏ）、新規メール受信時登録処理（Ｓ４）の処理が終了し、図４に示すメールコンテンツ登録処理に戻る。

図６（ａ）はクライアントＰＣ１０において実行される新規ファイル登録処理（Ｓ５２）を示すフローチャートである。また、図６（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバ３０において実行されるレコード新規登録処理を示すフローチャートである。図７は、図６に示す新規ファイル登録処理時およびレコード新規登録処理時における、クライアントＰＣ１０とメールコンテンツ管理サーバ３０とのデータの送受信を模式的に示す図である。以下、適宜図７を参照しつつ、図６（ａ）に示す新規ファイル登録処理および図６（ｂ）に示すレコード新規登録処理について説明する。

図６（ａ）に示す新規ファイル登録処理は、メールを参照することにより関連データが特定された場合であって、その関連データに未だ呼び出しキーＫが付加されていない場合に開始される処理である。

まず、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤを取得する（Ｓ５２２）。次に、参照元メールのメール本文に記述されたテキストデータと参照元メールの送信者データとから構成されるメールコンテンツＭＣを作成（取得）し（Ｓ５２３）、そのメールコンテンツＭＣをＳ５２２の処理において取得した受信者ユーザＩＤと共にメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する（Ｓ５２４）。

図６（ａ）に示すＳ５２２からＳ５２４の処理を、図７（１），（２）に模式的に示す。図７（１）に示すように、クライアントＰＣ１０において、メールＡが新規メールとして受信されると、そのメールＡが参照され、そのメールＡのメール本文に記載されたＬＡＮ上のアドレス（￥￥ＣｏｍｍｏｎＳｅｒｖｅｒ￥共有フォルダ￥Ｒｅｐｏｒｔ￥レポート．ｄｏｃ）が取得されることにより、そのアドレスの関連データが特定される。

なお、ここで「ＣｏｍｍｏｎＳｅｒｖｅ」はファイルサーバ５０を示す識別文字列に相当し、「共有フォルダ」はファイルサーバ５０の共有フォルダ５４ａを示す識別文字列に相当するものである。したがって、このアドレスを取得することにより、ファイルサーバ５０の共有フォルダ５４ａ内のフォルダ（フォルダ名：Ｒｅｐｏｒｔ）に格納されたファイル（ファイル名：レポート．ｄｏｃ）が、関連データとして特定される。

このアドレスにより特定された関連データに、未だ呼び出しキーＫが付加されていない場合、クライアントＰＣ１０は、図７（２）に示すように、参照元メール受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとをメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する。

図６に戻り説明する。メールコンテンツ管理サーバ３０は、クライアントＰＣ１０から受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを受信すると、図６（ｂ）に示すレコード新規登録処理を開始する。図６（ｂ）に示すように、クライアントＰＣ１０から受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを受信すると、まず、新規に呼び出しキーＫを作成する（Ｓ３２４）。この時作成される呼び出しキーＫは、参照元メールデータＤＢ３４ａに既に登録されている呼び出しキーＫと異なるものが作成される。

次に、受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとの受信日時を取得する（Ｓ３２６）。そして、クライアントＰＣ１０から受信した受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとがＳ３２４の処理において作成した呼び出しキーＫに対応付けられた１件のレコードを作成し、参照元メールデータＤＢ３４ａに新規登録する（Ｓ３２８）。そして、そのレコードの呼び出しキーＫをクライアントＰＣ１０に送信する（Ｓ３３０）。

図６（ｂ）に示すＳ３２４からＳ３３０の処理を、図７（３），（４）に模式的に示す。図７（３）に示すように、メールコンテンツ管理サーバ３０は、受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを受信すると、管理番号Ｆと、クライアントＰＣ１０から受信した受信者のユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと、Ｓ３２４の処理において作成した呼び出しキーＫと、Ｓ３２８の処理において取得した受信日時である初回登録日時ＦＴとを含む１件のレコードを作成し、そのレコードを参照元メールデータＤＢ３４ａに新規登録する。なお、新規登録される１件のレコードは、さらに、呼び出し回数ＹＴと、最終存在日時ＬＴとを含むものであるが、新規登録時にはヌル（何も含まれない空の文字列）とされるため、図示を省略する。そして、１件のレコードが参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されると、その新規登録されたレコードに含まれる呼び出しキーＫ１が、メールコンテンツ管理サーバ３０からクライアントＰＣ１０へ送信される。

図６に戻り説明する。クライアントＰＣ１０は、メールコンテンツ管理サーバ３０から呼び出しキーＫを受信すると（Ｓ５２６）、関連データのコメント領域に呼び出しキーＫを付加し（Ｓ５２８）、新規ファイル登録処理（Ｓ５２）を終了し、図５に示す新規メール受信時登録処理（Ｓ４）に戻る。

このように、図６（ａ）に示す新規ファイル登録処理（Ｓ５２）と、図６（ｂ）に示すレコード新規登録処理とにより、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとが読み出しキーＫと対応付けて参照元メールデータＤＢ３４ａに登録される。一方、関連データのコメント領域にはその呼び出しキーＫが付加される。

図８（ａ）はクライアントＰＣ１０において実行される新規メール登録処理（Ｓ５４）を示すフローチャートである。また、図８（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバ３０において実行されるレコード追加登録処理を示すフローチャートである。図９は、クライアントＰＣ１０による新規メール登録処理時における、クライアントＰＣ１０とメールコンテンツ管理サーバ３０とのデータの送受信を模式的に示す図である。以下、適宜図９を参照しつつ、図８（ａ）に示す新規メール登録処理および図８（ｂ）に示すレコード追加登録処理について説明する。

図８（ａ）に示す新規メール登録処理は、メールを参照することにより特定された関連データのコメント領域に、既に呼び出しキーＫが付加されている場合（図５，Ｓ５０：Ｙｅｓ）、クライアントＰＣ１０において実行される処理である。まず関連データのコメント領域に付加されている呼び出しキーＫを読み込む（Ｓ５４１）。次に、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤを取得する（Ｓ５４２）。次に、参照元メールのメール本文に記述されたテキストデータと参照元メールの送信者データとから構成されるメールコンテンツＭＣを作成（取得）し（Ｓ５４３）、作成したそのメールコンテンツを、Ｓ５４１の処理により読み込まれた呼び出しキーＫと、Ｓ５４２の処理により取得された受信者ユーザＩＤと共にメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する（Ｓ５４４）。

図９を参照して説明する。まず、図９（５）に示すように、ユーザＩＤが「ｋａｍｅｉ」であるユーザによってメールＢが受信されると、クライアントＰＣ１０は、そのメールＢのメール本文に記述されたＬＡＮ上のアドレス（￥￥ＣｏｍｍｏｎＳｅｒｖｅｒ￥Ｒｅｐｏｒｔ￥レポート．ｄｏｃ）を参照し、そのアドレスの関連データにアクセスする。

ここで図９（５）に示すように、メールＢのメールコンテンツＭＣ（すなわち送信者データとメール本文に記述されたテキストデータ）は、異なるユーザによって先に受信されたメールＡ（図７参照）のメールコンテンツＭＣと同一である。よって、メールＢのメール本文に記述されたＬＡＮ上のアドレスにより特定される関連データのコメント領域には、先にメールＡが受信されたときに、前述した新規ファイル登録処理（図６参照）により既に呼び出しキーＫ１（ＡＢ２ＢＢ１９８ＨＨＢＤ）が付加されている。

この場合、クライアントＰＣ１０は、図９（６）に示すように、メールコンテンツＭＣおよび受信者ユーザＩＤと共に、関連データに既に付加されている呼び出しキーＫ１を送信する。

図８に戻り説明する。メールコンテンツ管理サーバ３０は、クライアントＰＣ１０から受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫとを受信すると）、図８（ｂ）に示すレコード追加登録処理を開始する。図８（ｂ）に示すように、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫとを受信すると、まず、その新規に受信したメールコンテンツＭＣと同一のメールコンテンツＭＣを含み、且つ新規に受信した呼び出しキーＫと同一の呼び出しキーＫが対応付けられたレコードが、既に参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されているかを判断する（Ｓ３４４）。

Ｓ３４４の判断が肯定される場合（Ｓ３４４：Ｙｅｓ）、すなわち、メールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫの両方が一致するレコードが既に参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されている場合には、その一致するレコードに、新規に受信した受信者ユーザＩＤのみを追加登録する（Ｓ３４６）。

図９を参照して説明する。図９（６）に示すように、クライアントＰＣ１０から新規に受信したメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫ１と、同一のメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫを含むレコードが、既に、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されている場合には、図９（７）に示すように、新規に受信した受信者ユーザＩＤ「ｋａｍｅｉ」のみを、その一致するレコードに追加登録する。

続いて、図９（８）に示すように、ユーザＩＤが「ｉｎｏｕｅ」であるユーザによって、前述したメールＡ、メールＢとメールコンテンツＭＣが同一のメールＣが受信されると、図９（１０）に示すように、受信者ユーザＩＤ「ｉｎｏｕｅ」のみを、参照元メールデータＤＢ３４ａに追加登録する。

このように、参照元メールデータＤＢ３４ａに既に登録されているメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫと同一のメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫを含むレコードが既に登録されている場合は、その同一のメールコンテンツＭＣは、重複して登録されないので、参照元メールデータＤＢ３４ａの容量を小さくすることができる。

図８に戻り説明する。Ｓ３４４の判断が否定される場合（Ｓ３４４：Ｎｏ）、すなわち、クライアントＰＣ１０から新規に受信したメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫの両方が一致するレコードが、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されていない場合、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫとをクライアントＰＣ１０から受信した受信日時を取得する（Ｓ３４８）。そして、クライアントＰＣ１０から受信した受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫ、及びＳ３４８の処理において取得された参照元メールデータの受信日時とに基づいて、１件のレコードを参照元メールデータＤＢ３４ａに新規登録する（Ｓ３５０）。

図９を参照して説明する。図９（１１）に示すように、ユーザＩＤが「ｉｎｏｕｅ」であるユーザによってメールＤが受信されると、クライアントＰＣ１０は、そのメールＤのメール本文に記述されたＬＡＮ上のアドレス（￥￥ＣｏｍｍｏｎＳｅｒｖｅｒ￥共有フォルダ￥Ｒｅｐｏｒｔ￥レポート．ｄｏｃ）を参照し、そのアドレスの関連データにアクセスする。

ここで、図９（１１）に示すように、メールＤは、メールＢの受信者（メール受信者のユーザＩＤ「ｋａｍｅｉ」）が、メールＢに対する返信として作成したメールであって、メールＢのメール本文の記述をそのまま含む。すなわち、メールＤの本文に記述されたＬＡＮ上のアドレスは、先に受信されたメールＡ（図７参照）、メールＢ、メールＣのメール本文に記述されたアドレスと同一である。したがって、メールＤのメール本文に記述されたＬＡＮ上のアドレスにより特定される関連データのコメント領域には、先にメールＡが受信されたときに、前述した新規ファイル登録処理（図６参照）により既に呼び出しキーＫ１が付加されている。

この場合、クライアントＰＣ１０は、図９（１２）に示すように、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと共に、関連データに既に付加されている呼び出しキーＫ１を送信する。

メールコンテンツ管理サーバ３０は、クライアントＰＣ１０から新規に受信したメールコンテンツＭＣ及び呼び出しキーＫ１と一致するメールコンテンツＭＣ及び呼び出しキーＫを含むレコードが、既に参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されているかを判断する。ここで、一致するメールコンテンツＭＣおよび呼び出しキーＫを含むレコードがない場合には、図９（１３）に示すように、クライアントＰＣ１０から新規に受信した受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣと呼び出しキーＫ１と、Ｓ３４８の処理において取得された受信日時に相当する初回登録日時ＦＴとを含む１件のレコードが作成され、参照元メールデータＤＢ３４ａに新規登録される。なお、新規登録される１件のレコードには、さらに、呼び出し回数ＹＴと、最終存在日時ＬＴとが含まれるが、新規登録時にはヌル（何も含まれない空の文字列）とされるため、図示を省略する。

図４から図９を参照して説明したように、クライアントＰＣ１０において、新規メールが受信され（図４、Ｓ２：Ｙｅｓ）、その受信メールのメール本文にＬＡＮ上のアドレスが記述されている場合、そのアドレスが取得されることにより関連データが特定され（図５、Ｓ４７）、その関連データに呼び出しキーＫが付加される。一方、メールコンテンツ管理サーバ３０の参照元メールデータＤＢ３４ａには、関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣが、呼び出しキーＫと対応付けて記憶される。

図１０は、クライアントＰＣ１０において実行される関連データコピー時登録処理（Ｓ８）のフローチャートである。関連データコピー時登録処理は、メール管理アプリケーション１４ａの起動時において、関連データが添付されたメール（例えば、図２０（ａ）参照）が参照され、そのメールに添付された関連データが、メール管理アプリケーション１４ａの管理外の記憶領域へ移動またはコピーされた場合（図４、Ｓ６：Ｙｅｓ）、実行される。

まず、変数ｋを０とする（Ｓ８２）。次に、メール管理アプリケーション１４ａの管理外へ移動またはコピーされた関連データの総数Ｎを取得する（Ｓ８４）。

次に、Ｓ８４の処理において取得された関連データ総数Ｎが変数ｋよりも大きいかを確認する（Ｓ８６）。変数ｋがＮよりも小さい場合（Ｓ８６：Ｙｅｓ）、移動先またはコピー先の関連データのアドレスを取得する（Ｓ８８）。なお、移動先またはコピー先の関連データのアドレスを取得する処理（Ｓ８８）が、請求項の「関連データを特定する」に相当するものである。

そして、前述した新規ファイル登録処理（図６（ａ）参照）を実行する（Ｓ５２）。新規ファイル登録処理により、参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとが参照元メールデータＤＢ３４ａに登録され、且つ移動先またはコピー先の関連データのコメント領域に呼び出しキーＫが付加される。

なお、メール管理アプリケーション１４ａの管理外へ移動またはコピーされた関連データには、未だ呼び出しキーＫが付加されていないことがほとんどであるため、本実施例の関連データコピー時登録処理（Ｓ８）においては必ず新規ファイル登録処理（Ｓ５２）を行なうこととしたが、図５に示す新規メール受信時登録処理（Ｓ４）と同様に、関連データのコメント領域に既に呼び出しキーＫが付加されているかを判断し（Ｓ５０）、新規ファイル登録処理（Ｓ５２）または新規メール登録処理（Ｓ５４）のいずれかを実行するように構成してもよい。

そして、変数ｋに「１」を加算し（Ｓ９２）、Ｓ８６の処理に戻る。このようにして、メール管理アプリケーション１４ａの管理外へ移動またはコピーされた関連データの全てについて処理が終了すると、変数ｋが「ｋ＝Ｎ」となるので（Ｓ８６）、関連データコピー時登録処理（Ｓ８）の処理が終了し、図４に示すメールコンテンツ登録処理に戻る。

図１０に示す関連データコピー時登録処理（Ｓ８）によれば、メールが参照され、そのメールから移動またはコピーされた関連データに呼び出しキーＫが付加される。一方、メールコンテンツ管理サーバ３０の参照元メールデータＤＢ３４ａには、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとが呼び出しキーＫと対応付けられて登録される。

図１１は、クライアントＰＣ１０において実行される関連データダウンロード時登録処理（Ｓ１２）のフローチャートである。関連データダウンロード時登録処理は、メール管理アプリケーション１４ａの起動時において、メールが参照され、そのメールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいて関連データがダウンロードされた場合（図４、Ｓ１０：Ｙｅｓ）、実行される。

まず、変数ｋを０とする（Ｓ１２２）。次に、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データの総数Ｎを取得する（Ｓ１２４）。

次に、Ｓ１２４の処理において取得された関連データ総数Ｎが変数ｋよりも大きいかを確認する（Ｓ１２６）。変数ｋがＮよりも小さい場合（Ｓ１２６：Ｙｅｓ）、関連データのダウンロード先のアドレスを取得する（Ｓ１２８）。なお、関連データのダウンロード先のアドレスを取得する処理（Ｓ１２８）が、請求項の「関連データを特定する」に相当するものである。

そして、前述した新規ファイル登録処理（図６（ａ）参照）を実行する（Ｓ５２）。新規ファイル登録処理により、参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとが呼び出しキーＫに対応付けられて参照元メールデータＤＢ３４ａに登録され、且つダウンロード先の関連データのコメント領域に呼び出しキーＫが付加される。

そして、変数ｋに「１」を加算し（Ｓ１３２）、Ｓ１２６の処理に戻る。このようにして、メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データの全てについて処理が終了すると、変数ｋが「ｋ＝Ｎ」となるので（Ｓ１２６）、関連データダウンロード時登録処理（Ｓ１２）の処理が終了し、図４に示すメールコンテンツ登録処理に戻る。

図１１に示す関連データダウンロード時登録処理（Ｓ１２）によれば、メールが参照され、そのメールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされたダウンロード先の関連データに呼び出しキーＫが付加される。一方、メールコンテンツ管理サーバ３０の参照元メールデータＤＢ３４ａには、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとが呼び出しキーＫと対応付けられて登録される。

図１２（ａ）はクライアントＰＣ１０において実行されるメールコンテンツ表示処理を示すフローチャートである。また、図１２（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバ３０において実行されるメールコンテンツデータ作成処理を示すフローチャートである。図１３、図１４は、クライアントＰＣ１０によるメールコンテンツ表示処理時における、クライアントＰＣ１０とメールコンテンツ管理サーバ３０とのデータの送受信を模式的に示す図である。以下、適宜図１３、図１４を参照しつつ、図１２（ａ）に示すメールコンテンツ表示処理および図１２（ｂ）に示すメールコンテンツデータ作成処理について説明する。

図１２（ａ）に示すメールコンテンツ表示処理は、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂ（図２参照）の起動により開始される処理であり、ユーザからの表示要求に応じて、関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣを出力する処理である。

まず、表示部１６に表示された所定のデータに対し、入力部１５から所定の操作がなされることにより、メールコンテンツ表示要求がされたかを判断する（Ｓ２０２）。例えば、図１３（１）に示すように、入力部１５を構成するマウスを操作することにより、表示部１６に表示されるポインタＰで、表示部１６に表示されるデータＤ１を指し示す。そして、ユーザがマウスを右クリックする操作に応じて、処理可能なメニューの一覧を表示する。そして、ユーザが、その一覧の中から例えば「メールコンテンツを表示する」メニューを選択して左クリックする操作により、入力部１５からメールコンテンツ表示要求をすることができるように構成される。

図１２（ａ）に戻り説明する。次に、メールコンテンツ表示要求をした表示要求者のユーザＩＤを取得する（Ｓ２０４）。ここでユーザＩＤとは、上述のように、クライアントＰＣ１０の利用者(ユーザ)を識別するための標識となる文字列であり、ユーザはネットワークにログオンする際に自分のユーザＩＤを使って本人証明を行なう。したがって、表示要求者のユーザＩＤは、メールコンテンツ表示要求時に用いられていたユーザＩＤにより特定される。なお、表示要求者のユーザＩＤが、請求項における「出力要求者」に相当する。

次に、メールコンテンツ表示要求がされたデータのコメント領域を読み込む（Ｓ２０５）。そして、その読み込まれたコメント領域に呼び出しキーＫが付加されているかを判断する（Ｓ２０６）。

コメント領域に呼び出しキーＫが付加されている場合（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、メールコンテンツ管理サーバ３０に、Ｓ２０４の処理で取得された表示要求者のユーザＩＤと、コメント領域に付加された呼び出しキーＫとからなる呼び出しデータＹＤをメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する（Ｓ２１２）。図１３（２）に、呼び出しデータＹＤ１を模式的に示す。呼び出しキーＫ１が付加された関連データＤ１に対し、ユーザＩＤが「ｋａｍｅｉ」であるユーザがメールコンテンツ表示要求をした場合、その表示要求者ユーザＩＤ「ｋａｍｅｉ」と、呼び出しキーＫ１とからなる呼び出しデータＹＤ１がメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信される。

図１２に戻り説明する。図１２（ｂ）に示すメールコンテンツデータ作成処理は、メールコンテンツ管理サーバ３０がクライアントＰＣ１０から呼び出しデータＹＤを受信することにより、メールコンテンツ管理サーバ３０において開始される処理である。

図１２（ｂ）に示すように、呼び出しデータＹＤをクライアントＰＣ１０から受信すると、受信した呼び出しデータＹＤに基づいて、その呼び出しデータＹＤに含まれる呼び出しキーＫと一致する呼び出しキーＫが対応付けられ、且つその呼び出しデータＹＤに含まれる表示要求者のユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤが対応付けられたレコードを検索する（Ｓ３０４）。

図１３（２），（３）を参照して、Ｓ３０４に示す検索処理について説明する。Ｓ３０４に示す検索処理においては、図１３（２）に示す呼び出しデータＹＤ１に含まれる呼び出しキーＫ１「ＡＢ２ＢＢ１９８ＨＨＢＤ」と一致する呼び出しキーＫが対応付けられ、且つその呼び出しデータＹＤに含まれる表示要求者のユーザＩＤ「ｋａｍｅｉ」と一致する受信者ユーザＩＤが対応付けられたレコードを、参照元メールデータＤＢ３４ａから検索する。この検索により、図１３（３）に示すように管理番号「１」により管理されるレコードが抽出される。

図１２（ｂ）に戻り説明する。次にＳ３０４の検索処理の結果、抽出されたレコードの総数Ｎを取得し（Ｓ３０６）、変数ｋを「０」とする（Ｓ３０８）。次に、変数ｋが抽出されたレコードの総数Ｎより小さいかを判断する（Ｓ３１０）。

変数ｋが抽出されたレコードの総数Ｎより小さい場合（Ｓ３１０：Ｙｅｓ）、Ｓ３０４の処理の結果、抽出されたレコードのうち、ｋ番目のレコードのメールコンテンツＭＣを読み出す（Ｓ３１２）。そして、ｋ番目のレコードから読み出したメールコンテンツＭＣをメールコンテンツデータに追加する（Ｓ３１４）。ここで、メールコンテンツデータとは、Ｓ３０４の検索処理の結果、抽出されたＮ個のレコードから読み出されたＮ個のメールコンテンツＭＣの集合で構成されるデータである。

次に、ｋ番目のレコードの呼び出し回数ＹＴ（図３参照）をカウントアップし（Ｓ３１６）、変数ｋに「１」を加算して（Ｓ３１８）、Ｓ３１０の処理に戻る。このようにして、Ｓ３０４の処理の結果、抽出された全てのレコードからメールコンテンツＭＣを読み出すと、変数ｋが「ｋ＝Ｎ」となるので（Ｓ３１０：Ｎｏ）、読み出されたＮ個のメールコンテンツＭＣの集合から構成されるメールコンテンツデータを、クライアントＰＣ１０へ送信する（Ｓ３２０）。このように、レコードからメールコンテンツＭＣが読み出され、メールコンテンツデータに追加されると、Ｓ３１６の処理において、そのレコードの呼び出し回数ＹＴ（図３参照）がカウントアップされる。メールコンテンツデータに追加されたメールコンテンツＭＣは、後述するＳ２１８の処理において表示部１６（図２参照）に表示出力されるので、Ｓ３１６の処理は、そのレコードのメールコンテンツＭＣが表示出力された出力回数を、レコード毎にカウントする処理に相当する。

図１２（ａ）のメールコンテンツ表示処理に示すように、クライアントＰＣ１０は、メールコンテンツ管理サーバ３０からメールコンテンツデータを受信すると（Ｓ２１４）、メールコンテンツデータを構成するメールコンテンツの数Ｎが「０」か否かを判断する（Ｓ２１６）。

メールコンテンツデータを構成するメールコンテンツの数Ｎが「０」である場合（Ｓ２１６：Ｙｅｓ）、表示部１６に表示された関連データの近傍に「メールコンテンツなし」と示すダイアログを表示出力する（Ｓ２０８）。そして、そのダイアログに対して表示終了が指示されると（Ｓ２１０：Ｙｅｓ）、そのダイアログの表示を消去する（Ｓ２２２）。

一方、メールコンテンツデータを構成するメールコンテンツの数Ｎが「０」でない場合（Ｓ２１６：Ｎｏ）、表示部１６に表示された関連データの近傍にＮ個のメールコンテンツを表示出力する（Ｓ２１８）。そして、表示されたＮ個のメールコンテンツに対して表示終了が指示されると（Ｓ２２０：Ｙｅｓ）、その表示を消去する（Ｓ２２２）。

図１３（４），（５）を参照して、関連データの近傍に表示されるメールコンテンツを説明する。図１３（４）に示すように、例えば、１個のメールコンテンツＭＣで構成されるメールコンテンツデータがメールコンテンツ管理サーバ３０からクライアントＰＣ１０へ送信されると、図１３（５）に示すように、クライアントＰＣ１０の表示部１６において、関連データＤ１の近傍に、受信したメールコンテンツデータを構成する１個のメールコンテンツＭＣが表示出力される。

図１２に戻り説明する。メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂの終了指示があるまでＳ２０２からＳ２２４の処理を繰り返し、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂの終了指示があった場合（Ｓ２２４：Ｙｅｓ）、処理を終了する。なお、図１２に示すメールコンテンツ表示処理はクライアントＰＣ１０で実行される処理として説明したが、同様の処理をファイルサーバ５０においても行えるよう構成しても良い。

また、図１３においては、メールコンテンツデータを構成するメールコンテンツＭＣが１個である例について説明したが、図１４を参照し、メールコンテンツを構成するメールコンテンツＭＣが複数である例について説明する。図１４（６）に示すように、関連データＤ１に対しユーザＩＤが「ｉｎｏｕｅ」であるユーザによりメールコンテンツ表示要求がされた場合、図１４（７）に示すように、表示要求者ユーザＩＤ「ｉｎｏｕｅ」と関連データＤ１に付加された呼び出しキーＫ１「ＡＢ２ＢＢ１９８ＨＨＢＤ」とからなる呼び出しデータＹＤ２がクライアントＰＣ１０からメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信される。

そしてメールコンテンツ管理サーバ３０において、呼び出しデータＹＤ２に含まれる呼び出しキーＫ１と一致する呼び出しキーＫが対応付けられ、且つその呼び出しデータＹＤ２に含まれる表示要求者ユーザＩＤ「ｉｎｏｕｅ」と一致する受信者ユーザＩＤが対応付けられたレコードを、参照元メールデータＤＢ３４ａから検索する。この検索により、図１４（８）に示すように例えば、管理番号「１」により管理されるレコード、管理番号「２」により管理されるレコードを含む複数のレコードが抽出される。

すなわち、図５を参照して説明したように、メールを参照することにより関連データが特定されると、その関連データに呼び出しキーＫが付加される。そして、ある関連データに対し、呼び出しキーＫが付加された後は、同一の関連データが関連づけられた参照元メールの受信者ユーザＩＤおよびメールコンテンツＭＣは、その関連データに既に付加された呼び出しキーＫに対応付けて、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録される。

よって、例えば、ユーザＩＤが「ｉｎｏｕｅ」であるユーザが、関連データＤ１のＬＡＮ上のアドレスが記述されたメールを複数回送受信している場合、２回目以降に受信した参照元メールの受信者ユーザＩＤ「ｉｎｏｕｅ」とメールコンテンツＭＣは、最初に関連データＤ１に付加された呼び出しキーＫ１と一致する呼び出しキーＫ１と対応付けられて参照元メールデータＤＢ３４ａに登録される。すなわち、受信者ユーザＩＤが「ｉｎｏｕｅ」であり且つ呼び出しキーＫ１が対応付けられたレコードが、参照元メールデータＤＢ３４ａに複数存在することとなる。

したがって、呼び出しデータＹＤ２と、ユーザＩＤおよび呼び出しキーＫが一致するレコードが複数存在する場合は、その複数のレコードの全てが抽出され、図１４（９）に示すように、その複数のメールコンテンツＭＣから構成されるメールコンテンツデータがメールコンテンツ管理サーバ３０からクライアントＰＣ１０へ送信される。そして、図１４（１０）に示すように、メールコンテンツデータを構成する複数のメールコンテンツＭＣが関連データＤ１の近傍に表示出力される。

ここで、メールコンテンツの表示には、図１４（１０）に示すようにスレッド表示する（すなわち、所定のメールコンテンツに対する返信に相当するメールコンテンツを、前記所定のメールコンテンツに関連づけて表示出力する）ものであっても良いし、複数のメールコンテンツを管理番号Ｆの値の順に応じて並べたり、初回登録時間ＦＴ（図３参照）の順に応じて時系列に配置して表示出力するリスト表示としてもよい。このようにすれば、メールコンテンツＭＣが複数出力される場合であっても、ユーザがその複数のメールコンテンツの対応関係を視覚的に理解しやすい。

本実施例によれば、メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされた場合には、例えば、関連データが画像データなどテキストデータを含まないものである場合であっても、その関連データに付加された呼び出しキーＫに基づいて参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣを出力することができる。

したがって、メールを参照することにより特定された関連データについて、参照元メールの内容を容易に知ることができる。ユーザは参照元メールの内容を見ることにより、例えば、その関連データの特定経緯を思い出したり、参照元メールに記述されていたその関連データの使用方法、取扱方法などを知ることができる。

さらに、ＬＡＮ７０に接続された１台のクライアントＰＣ１０をメール送受信用とし、他のクライアントＰＣ１０ではメールの送受信を行わない場合がある。その場合、ユーザはメール送受信用のクライアントＰＣ１０を用いてメールを受信するが、そのメールを参照することにより特定した関連データを、自らが専ら使用する他のクライアントＰＣ１０に保存することがよくある。そのように参照元メールと関連データとが異なるクライアントＰＣ１０に保存されている場合であっても、本実施例によれば、関連データに付加された呼び出しキーＫに基づいて、参照元メールが保存されたクライアントＰＣ１０と異なるクライアントＰＣ１０において、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣを表示出力することができる。すなわち、メールコンテンツＭＣを表示出力するために参照元メールが保存されているクライアントＰＣ１０へわざわざ移動する必要がない。

なお、上述の実施例ではクライアントＰＣ１０が、メール管理アプリケーション１４ａとメールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂとを備えていたが、メールの送受信を行わないクライアントＰＣ１０は、少なくともメールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂを備えていればよい。このようにすれば、メールの送受信を行わないクライアントＰＣ１０においても関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを表示出力することができる。

ここで、呼び出しキーＫは、関連データのコメント領域に付加されるので、例えば、関連データに対し、保存位置の変更や名前の変更などの種々の変更がなされた後であっても、付加されたデータに基づいて、その関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣを出力することができる。

また本実施例によれば、参照元メール受信者と出力要求をした出力要求者とが不一致な場合には、メールコンテンツＭＣが表示出力されず、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣの不用意な漏洩が抑制される。また、関連データに付加されるのは検索用文字列である呼び出しキーＫなので、関連データのコメント領域を参照してもメールコンテンツは容易に確認されず、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツの不用意な漏洩が抑制される。

また、関連データに付加されるのは検索用文字列である呼び出しキーＫなので、メールコンテンツのデータサイズが大であっても、関連データに付加することができる。

図１５を参照して、参照元メールデータＤＢ３４ａを管理するための処理について説明する。図１５（ａ）は、クライアントＰＣ１０またはファイルサーバ５０により実行されるファイル存在通知処理を示すフローチャートであり、図１５（ｂ）は、メールコンテンツ管理サーバ３０により実行される最終存在日時更新処理を示すフローチャートである。図１５（ａ）に示すファイル存在通知処理、および図１５（ｂ）に示す最終存在日時更新処理は、参照元メールデータＤＢ３４ａにおいて、関連データの最終存在日時ＬＴを更新するための処理である（図３参照）。また、図１５（ｃ）は、図１５（ａ）に示すファイル存在通知処理において用いられるファイルリストメモリ１３ａ（５３ａ）（図２参照）の構成を模式的に示す図である。

まず、図１５（ａ）に示すファイル存在通知処理について説明する。ファイル存在通知処理は、定期的（例えば２４時間毎）且つ自動的に起動される処理であって、クライアントＰＣ１０（またはファイルサーバ５０）のＨＤＤ１４（ＨＤＤ５４）に存在する全てのファイルをスキャンし、呼び出しキーＫが付加されたファイルから、呼び出しキーＫを抽出して呼び出しキーＫのリスト（請求項のリストに相当）を作成し、メールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する処理である（請求項のリスト作成ステップに相当）。

なお、クライアントＰＣ１０とファイルサーバ５０とでは、ほぼ同様の処理を行うため、以下、クライアントＰＣ１０で行うファイル存在通知処理について説明し、ファイルサーバ５０において行われるファイル存在通知処理については説明を省略する。また、本実施例においては、呼び出しキーＫは、関連データを構成するファイルのコメント領域に付加することとしたため、ファイルから呼び出しキーＫを抽出するものとして説明するが、呼び出しキーＫを、関連データを構成するフォルダのコメント領域に付加する場合には、フォルダから呼び出しキーＫを抽出する。

図１５（ａ）に示すように、まず変数ｋを「０」とする（Ｓ１５２）。次に、ＨＤＤ１４（ファイルサーバ５０の場合は、ＨＤＤ５４）に存在するファイルの総数Ｎを取得する（Ｓ１５４）。次に、変数ｋがＮより小さいかを判断する（Ｓ１５６）。

変数ｋがＮより小さい場合（Ｓ１５６：Ｙｅｓ）、ｋ番目のファイルを選択し、コメント領域を読み込み（Ｓ１５８）、そのコメント領域に呼び出しキーＫが付加されているかを判断する（Ｓ１６０）。コメント領域に呼び出しキーＫが付加されていない場合（Ｓ１６０：Ｎｏ）、変数ｋに「１」を加算して（Ｓ１６６）、Ｓ１５６の処理に戻る。

一方、コメント領域に呼び出しキーＫが付加されている場合（Ｓ１６０：Ｙｅｓ）、その呼び出しキーＫがファイルリストメモリ１３ａに既に記憶されているかを判断する（Ｓ１６２）。呼び出しキーＫがファイルリストメモリ１３ａに既に記憶されている場合（Ｓ１６２：Ｙｅｓ）、変数ｋに「１」を加算して（Ｓ１６６）、Ｓ１５６の処理に戻る。

呼び出しキーＫが未だファイルリストメモリ１３ａに記憶されていない場合（Ｓ１６２：Ｎｏ）、その呼び出しキーＫをファイルリストメモリ１３ａに追加し（Ｓ１６４）変数ｋに「１」を加算して（Ｓ１６６）、Ｓ１５６の処理に戻る。

このようにして、ＨＤＤ１４に存在するすべてのファイルについて処理をすることにより、ＨＤＤ１４に記憶されたデータのうち、呼び出しキーＫが付加された全ての関連データから呼び出しキーＫが抽出され、その抽出された呼び出しキーＫのリストがファイルリストメモリ１３ａに作成される（図１５（ｃ）参照）。

ＨＤＤ１４に存在する全てのファイルについて処理が終了すると、変数ｋが「ｋ＝Ｎ」となるので（Ｓ１５６：Ｎｏ）、ファイルリストメモリ１３ａに作成されたリストをメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信する（Ｓ１６８）。図１５（ａ）に示すファイル存在通知処理の結果、図１５（ｃ）に示すように、ファイルリストメモリ１３ａには、Ｎｅ個（Ｎｅ≦Ｎ）の呼び出しキーＫから構成されるリストが作成される。

図１５（ｂ）に示す最終存在日時更新処理は、メールコンテンツ管理サーバ３０が、クライアントＰＣ１０またはファイルサーバ５０のいずれかから、Ｎｅ個の呼び出しキーＫから構成されるリストを受信すると開始する処理である。

図１５（ｂ）に示すように、リストを受信すると、まず、変数ｉを「０」とする（Ｓ３５４）。次に、変数ｉがＮｅより小さいかを判断する（Ｓ３５６）。ここで、Ｎｅは、リストを構成する呼び出しキーＫの個数である。

変数ｉがＮｅより小さい場合（Ｓ３５６：Ｙｅｓ）、リストからｉ番目の呼び出しキーＫを読み込む（Ｓ３５８）。次に、そのｉ番目の呼び出しキーＫと一致する呼び出しキーＫを含むレコードが参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されているかを判断する（Ｓ３６０）。そのｉ番目の呼び出しキーＫと一致する呼び出しキーＫを含むレコードが参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されていない場合、変数ｉに「１」を加算して（Ｓ３６６）、Ｓ３５６の処理に戻る。

一方、ｉ番目の呼び出しキーＫと一致する呼び出しキーＫを含むレコードが参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されている場合、現在の日時を取得する（Ｓ３６２）。そして、その取得した現在の日時で、参照元メールデータＤＢ３４ａにおいて呼び出しキーＫが一致するレコードの最終存在日時ＬＴ（図３参照）を更新する（Ｓ３６４）。そして、変数ｉに「１」を加算し（Ｓ３６６）、Ｓ３５６の処理に戻る。

このようにして、クライアントＰＣ１０またはファイルサーバ５０から受信したリストを構成する全ての呼び出しキーＫについて処理が終了すると、変数ｉが「ｉ＝Ｎｅ」となるので（Ｓ３５６：Ｎｏ）、最終存在日時更新処理を終了する。

図１５（ｂ）に示す最終存在日時更新処理によれば、クライアントＰＣ１０またはファイルサーバ５０により作成されたリストと、参照元メールデータＤＢ３４ａに記憶された呼び出しキーＫとを照合することにより関連データの存在確認が定期的に行われる。そして、存在が確認された場合、その関連データの参照元メールのメールコンテンツＭＣを含むレコードの最終存在日時ＬＴが更新される（図３参照）。

一方、ある時点において、関連データが、クライアントＰＣ１０のＨＤＤ１４またはファイルサーバ５０のＨＤＤ５４から削除されると、その削除された関連データに付加されていた呼び出しキーＫは、ファイル存在通知処理（図１５（ａ）参照）において作成される呼び出しキーＫのリストに追加されない。よって、呼び出しキーＫのリストと参照元メールデータＤＢ３４ａに記憶された呼び出しキーＫとの照合の結果、その関連データの存在確認がされない。すなわち、関連データが削除されると、参照元メールデータＤＢ３４ａにおいて、その関連データの参照元メールのメールコンテンツＭＣを含むレコードの最終存在日時ＬＴは、前回の更新時の値から変更されない。

図１６は、メールコンテンツ管理サーバ３０により実行されるレコード削除処理を示すフローチャートである。レコード削除処理は、最終存在日時ＬＴから所定日時（例えば１週間）が経過したレコードを削除する処理である（請求項のメールデータ削除ステップに相当）。すなわち、ある関連データが削除されると、クライアントＰＣ１０およびファイルサーバ５０からメールコンテンツ管理サーバ３０へ送信される呼び出しキーＫのリスト（図１５（ｃ）参照）には、その関連データに付加されていた呼び出しキーＫが含まれない。よって、本実施例においては、呼び出しキーＫが所定時間以上継続してリストに含まれない場合、その呼び出しキーＫが付加された関連データは削除されたと判断し、参照元メールデータＤＢ３４ａにおいてその呼び出しキーＫに対応付けられたレコードを削除することとした。

レコード削除処理では、まず、現在日時を取得する（Ｓ３８０）。そして、参照元メールデータＤＢ３４ａから、最終存在日時ＬＴと現在日時との間が所定時間（本実施例では１週間）以上あるレコードを検索する（Ｓ３８２）。そして、検索の結果、抽出されたレコードを参照元メールデータＤＢ３４ａから削除する（Ｓ３８４）。

図１６に示すレコード削除処理により、所定時間以上、存在確認がされない関連データの参照元メールのメールコンテンツＭＣを含むレコードが削除されるので、参照元メールデータＤＢ３４ａには既に不要となったレコードが蓄積されず、参照元メールデータ３４ａの容量を小さくすることができる。

以上、実施例に基づき本発明を説明したが、本発明は上述した実施例に何ら限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々の改良変更が可能であることは容易に推察できるものである。

例えば、本実施例では、クライアントＰＣ１０と、メールコンテンツ管理サーバ３０とファイルサーバ５０とが独立したネットワークシステム１００に本発明が適用されていたが、これに限らず、例えば一台のクライアントＰＣ１０に本発明を適用してもよい。

図１７、図１８、図１９を参照して、本発明を一台のクライアントＰＣ１０に適用する変形例について説明する。なお、この変形例において、上記した実施例と同一の部分には同一の符号を付して、その説明を省略する。

図１７は、変形例の新規メール受信時登録処理を示すフローチャートであり、図５に相当するフローチャートである。図１７に示すように変形例の新規メール受信時登録処理は、図５に示す新規メール受信時登録処理のＳ５０からＳ５４の処理に代えて、メールコンテンツ暗号化処理（Ｓ６０）を実行する点が異なり、他の処理は同一である。

図１８（ａ）を参照してメールコンテンツ暗号化処理（Ｓ６０）について説明する。図１８（ａ）は、クライアントＰＣ１０において実行されるメールコンテンツ暗号化処理のフローチャートである。このメールコンテンツ暗号化処理は、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツを暗号化して関連データのコメント領域に付加する処理である。

図１８（ａ）に示すように、メールコンテンツ暗号化処理は、まず、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤを取得する（Ｓ６０２）。次に、参照元メールのメール本文に記述されたテキストデータと参照元メールの送信者データとから構成されるメールコンテンツを作成（取得）し（Ｓ６０３）、そのメールコンテンツをＳ６０２において取得した受信者ユーザＩＤと共に暗号化した暗号化データを取得する（Ｓ６０４）。そしてその取得された暗号化データを関連データのコメント領域に付加する（Ｓ６０６）。

なお、本変形例のクライアントＰＣ１０は、図１０に示す関連データコピー時登録処理（Ｓ８）を実行するが、関連データコピー時登録処理（Ｓ８）における新規ファイル登録処理（Ｓ５２）に代えて、メールコンテンツ暗号化処理（Ｓ６０）を実行する。また、図１１に示す関連データダウンロード時登録処理（Ｓ１２）を実行するが、関連データダウンロード時登録処理（Ｓ１２）における新規ファイル登録処理（Ｓ５２）に代えて、メールコンテンツ暗号化処理（Ｓ６０）を実行する。しかし、他の処理は同一であるため、図示および説明を省略する。

すなわち、上述の実施例においては、メールを参照することにより特定された関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを、メールコンテンツ管理サーバ３０の参照元メールデータＤＢ３４ａに登録し、参照元メールデータＤＢ３４ａにおいてメールコンテンツＭＣに対応付けられた呼び出しキーＫを、関連データのコメント領域に付加していたが、本変形例では、参照元メールデータＤＢ３４ａを用いない点が上述の実施例と異なる。すなわち、本変形例では、関連データの参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを暗号化して暗号化データとし、その暗号化データを関連データのコメント領域に付加する。

図１９を参照して、本変形例において用いられる暗号化データについて説明する。図１９には、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとからなるデータＤＡ１と、そのデータＤＡ１を暗号化して得られる暗号化データＤＡ２を模式的に示す。図１９に示すように、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとからなるデータＤＡ１は、予め定められた規則に従って暗号化され、暗号化データＤＡ２に変換される。

図１８（ｂ）に戻り、メールコンテンツＭＣの表示出力処理について説明する。図１８（ｂ）は、変形例のクライアントＰＣ１０において実行されるメールコンテンツ表示処理のフローチャートである。 図１８（ｂ）に示すメールコンテンツ表示処理は、図１８（ａ）に示すメールコンテンツ暗号化処理により関連データのコメント領域に付加された暗号化データを解読して、表示出力する処理である。

まず、所定のデータに対し、入力部１５から所定の操作がなされることにより、メールコンテンツ表示要求がされたかを判断する（Ｓ１０２）。例えば、入力部１５を構成するマウスを操作することにより、表示部１６に表示されるポインタＰで、表示部１６に表示されるデータが指し示される。そして、ユーザがマウスを右クリックする操作に応じて、処理可能なメニューの一覧を表示する。そして、ユーザが、その一覧の中から例えば「メールコンテンツを表示する」メニューを選択して左クリックする操作により、入力部１５からメールコンテンツ表示要求をすることができるように構成される。

次に、メールコンテンツ表示要求をした表示要求者のユーザＩＤを取得する（Ｓ１０４）。次に、メールコンテンツ表示要求がされたデータのコメント領域を読み込む（Ｓ１０５）。そして、その読み込まれたコメント領域に暗号化データが付加されているかを判断する（Ｓ１０６）。コメント領域に暗号化データが付加されている場合（Ｓ１０６：Ｙｅｓ）、その暗号化データを解読し、解読データを取得する（Ｓ１０８）。なお、コメント領域に付加されている暗号化データが複数である場合、その複数の暗号化データの全てを解読する。

図１９を参照して、解読データについて説明する。図１９に、解読データＤＡ３を示す。図１９に示すように、解読データＤＡ３には、受信者ユーザＩＤとメールコンテンツが含まれる。

図１８に戻り説明する。解読データを取得すると（Ｓ１０８）、次に、Ｓ１０４の処理において取得された表示要求者のユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤを含む解読データがあるかを判断する（Ｓ１１０）。

表示要求者のユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤを含む解読データがない場合（Ｓ１１０：Ｎｏ）、表示部１６に表示された関連データの近傍に「メールコンテンツなし」と示すダイアログを表示出力する（Ｓ１１３）。そして、そのダイアログに対して表示終了が指示されると（Ｓ１１４：Ｙｅｓ）、そのダイアログの表示を消去する（Ｓ１１５）。

一方、表示要求者のユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤを含む解読データがある場合（Ｓ１１０：Ｙｅｓ）、その解読データに含まれるメールコンテンツＭＣを抽出して表示部１６に表示出力する（Ｓ１１１）。なお、表示要求者のユーザＩＤと一致する受信者ユーザＩＤを含む解読データが複数ある場合は、その複数の解読データの全てからメールコンテンツＭＣを抽出して表示出力する。そして、表示されたメールコンテンツに対して表示終了が指示されると（Ｓ１１２：Ｙｅｓ）、その表示を消去する（Ｓ１１５）。

そして、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂの終了指示があるまでＳ１０２からＳ１１６の処理を繰り返し、メールコンテンツ表示アプリケーション１４ｂの終了指示があった場合（Ｓ１１６：Ｙｅｓ）、処理を終了する。

図１９に、表示部１６に表示されるメールコンテンツＭＣを示す。図１９に示すような参照元メールの内容に相当するメールコンテンツＭＣが表示部１６に表示出力されるので、ユーザは、メールに添付された関連データを、そのメールから移動またはコピーした後であっても、関連データに付加された暗号化データに基づいて、その関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力することができる。よって、関連データに対し種々の変更がなされた後においても、メールを参照することにより特定された関連データについて、その特定経緯を容易に知ることができる。

また関連データに付加される暗号化データは、関連データのコメント領域に付加されるが、解読されない限りは、メールコンテンツＭＣが確認されないので、参照元メールの内容に相当するメールコンテンツの不用意な漏洩が抑制される。特に、一台のクライアントＰＣを複数のユーザで共用する場合には、表示要求者のユーザＩＤと参照元メールの受信者ユーザＩＤとが一致する場合にのみ、メールコンテンツを表示出力することにより、その参照元メール受信者以外のユーザに対しては、メールコンテンツＭＣが表示出力されないためプライバシーが確保される。

また、本実施例のレコード削除処理（図１６参照）では、最終存在日時ＬＴと現在日時との差が１週間以上あるレコードが削除されていた。しかし、レコード削除処理（図１６）に加えて、またはレコード削除処理（図１６）に代えて、呼び出し回数ＹＴ（請求項の出力回数に相当）に基づいて、単位時間あたりの呼び出し回数を算出し（単位時間あたりの呼び出し回数＝呼び出し回数／（現在日時−最終存在日時））、その単位時間あたりの呼び出し回数（請求項の出力回数に関する値に相当）が所定値以下のレコードを削除する処理（請求項の出力回数小削除ステップ）を設けてもよい。

このようにすれば、単位時間あたりの呼び出し回数が少ないレコードは削除されるので、参照元メールデータＤＢ３４ａに登録されるレコード数を減少させることができ、参照元メールデータＤＢ３４ａから、呼び出しキーＫが一致するレコードを検索する処理のスピードが速くなる。

また、上述の実施例では、ユーザＩＤと呼び出しキーＫとが一致するレコードが複数ある場合、その複数のレコードに含まれる複数のメールコンテンツＭＣが表示出力されていたが、検索条件に合致するレコードが１つ抽出された段階で検索処理を終了し、１つのメールコンテンツＭＣのみを表示出力するように構成してもよい。その場合、定期的（例えば１日毎）に、参照元メールデータＤＢ３４ａのレコードの並べ替え処理を行う。具体的には、呼び出し回数ＹＴが多い順に、管理番号を「１」から順に付し、参照元メールデータＤＢ３４ａのレコードを並び替える。そして、検索処理においては、管理番号が小さい順から検索することにより、呼び出し回数ＹＴの多いレコードから検索優先的に検索することができる。すなわち、頻繁に表示要求がされる関連データに対し表示要求がされた場合は特に、レスポンスを速くすることができる。

また、本実施例においては、図５に示す新規メール受信時登録処理において、メール本文に記述されたＬＡＮ上のアドレスの関連データにアクセスできないと判断された場合（Ｓ４８：Ｎｏ）、クライアントＰＣ１０は、関連データにアクセスできない旨を表示部１６に表示することにより（Ｓ５８）、メール受信者に対してのみ、関連データにアクセスできない旨を通知していたが、これに加えて又はこれに代えて、メール送信者に対して、関連データにアクセスできない旨を通知してもよい。このようにすれば、メール送信者は修正メールを送信するなど、迅速な対応が可能である。

また、上述の実施例では、新規メールを受信した場合（図４、Ｓ２）、受信済みのメールから関連データが移動またはコピーされた場合（図４、Ｓ６）、受信済みのメールに記述されたアドレスに基づいて、関連データがダウンロードされた場合（図４、Ｓ１０）、新規ファイル登録処理（Ｓ５２）または新規メール登録処理（Ｓ５４）により、参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを含むレコードが、参照元メールデータＤＢ３４ａに新規登録または追加登録されていたが、参照元メールデータＤＢ３４ａにおけるレコードの新規登録または追加登録のタイミングはこれに限られるものではない。例えば、新規メール受信時に、参照元メールのメールコンテンツＭＣを参照元メールデータＤＢ３４ａに登録するか否かをユーザに問い合わせ、ユーザが参照元メールデータＤＢ３４ａへの登録を選択した場合にのみ、その参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを参照元メールデータＤＢ３４ａへ登録するようにしてもよい。

また、新規メール受信時に、メールの件名を抽出し、その件名に所定の単語が含まれている場合に、その参照元メールの受信者ユーザＩＤとメールコンテンツＭＣとを参照元メールデータＤＢ３４ａへ登録するようにしてもよい。

また、上述の実施例では、表示部１６において、ポインタＰによりデータを右クリックしてメニュー一覧を表示させ、そのメニュー一覧の中から「メールコンテンツを表示する」メニューを選択して左クリックする操作により、入力部１５からメールコンテンツ表示要求がされたと判断していたが、たとえばポインタＰにより表示部１６に表示されたデータの近傍を指し示すことで、表示要求がされたと判断するものであってもよい。

本発明のデータ管理プログラムを実行するコンピュータとして機能する実施例のネットワークシステムを示すブロック図である。 ネットワークシステムのより詳細な構成を示すブロック図である。 参照元メールデータＤＢに登録されるデータの構造を模式的に示す図である。 クライアントＰＣにおいて実行されるメールコンテンツ登録処理のフローチャートである。 クライアントＰＣにおいて実行される新規メール受信時登録処理のフローチャートである。 （ａ）はクライアントＰＣにおいて実行される新規ファイル登録処理を示すフローチャートである。（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバにおいて実行されるレコード新規登録処理を示すフローチャートである。 新規ファイル登録処理時における、クライアントＰＣとメールコンテンツ管理サーバとのデータの送受信を模式的に示す図である。 （ａ）はクライアントＰＣにおいて実行される新規メール登録処理を示すフローチャートである。（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバにおいて実行されるレコード追加登録処理を示すフローチャートである。 新規メール登録処理時における、クライアントＰＣとメールコンテンツ管理サーバとのデータの送受信を模式的に示す図である。 クライアントＰＣにおいて実行される関連データコピー時登録処理のフローチャートである。 クライアントＰＣにおいて実行される関連データダウンロード時登録処理のフローチャートである。 （ａ）はクライアントＰＣにおいて実行されるメールコンテンツ表示処理を示すフローチャートである。（ｂ）はメールコンテンツ管理サーバにおいて実行されるメールコンテンツデータ作成処理を示すフローチャートである。 メールコンテンツ表示処理時における、クライアントＰＣとメールコンテンツ管理サーバとのデータの送受信を模式的に示す図である。 メールコンテンツ表示処理時における、クライアントＰＣとメールコンテンツ管理サーバとのデータの送受信を模式的に示す図である。 （ａ）は、クライアントＰＣまたはファイルサーバにより実行されるファイル存在通知処理を示すフローチャートであり、（ｂ）は、メールコンテンツ管理サーバにより実行される最終存在日時更新処理を示すフローチャートである。（ｃ）は、ファイルリストメモリの構成を模式的に示す図である。 メールコンテンツ管理サーバにより実行されるレコード削除処理を示すフローチャートである。 変形例のクライアントＰＣにおいて実行される新規メール受信時登録処理を示すフローチャートであり、図５に相当するフローチャートである。 （ａ）は、変形例のクライアントＰＣにおいて実行されるメールコンテンツ暗号化処理のフローチャートであり、（ｂ）は、変形例のクライアントＰＣにおいて実行されるメールコンテンツ表示処理である。 変形例において用いられる暗号化データについて説明する図である。 （ａ）は、添付ファイルとして画像データが添付されたメールを示す図である。（ｂ）は、インターネット上のアドレスが記述されたメールを示す図である。（ｃ）は、共有ファイルのＬＡＮ上のアドレスが記述されたメールを示す図である。

符号の説明

１０ クライアントＰＣ（コンピュータの一部、コンピュータ）
１４ ＨＤＤ（関連データ記憶メモリ）
１４ａ メール管理アプリケーション（データ管理プログラムの一部）
１４ｂ メールコンテンツ表示アプリケーション（データ管理プログラムの一部）
１６ 表示部（表示手段）
３０ メールコンテンツ管理サーバ（コンピュータの一部、コンピュータ、データ管理装置の一部、データ管理装置）
３４ａ 参照元メールデータＤＢ（メールデータメモリ）
３４ｂ ＤＢ管理アプリケーション（データ管理プログラムの一部）
５０ ファイルサーバ（コンピュータの一部）
５４ａ 共有フォルダ（関連データ記憶メモリ）
５４ｂ メールコンテンツ表示アプリケーション（データ管理プログラムの一部）
７０ ＬＡＮ
１００ ネットワークシステム（コンピュータ、データ管理装置）
Ｄ１ 関連データ
ＤＡ２ 暗号化データ（メールコンテンツに対応するデータ）
Ｋ 呼び出しキー（検索用文字列、メールコンテンツに対応するデータ）
ＭＣ メールコンテンツ
Ｓ４７ 関連データ特定ステップ、関連データ特定手段、関連データ特定工程
Ｓ４８ アクセス可否判断ステップ
Ｓ５２ 新規ファイル登録処理（参照元メールデータ記憶ステップ）
Ｓ５４ 新規メール登録処理（参照元メールデータ記憶ステップ）
Ｓ５８ 通知ステップ
Ｓ８８ 関連データ特定ステップ、関連データ特定手段、関連データ特定工程
Ｓ１０４ 出力要求者取得ステップ
Ｓ１１１ 出力ステップ、出力手段、出力工程
Ｓ１２８ 関連データ特定ステップ、関連データ特定手段、関連データ特定工程
Ｓ２０４ 出力要求者取得ステップ
Ｓ２１８ 出力ステップ、出力手段、出力工程
Ｓ３１６ 出力回数カウントステップ
Ｓ３４４ 一致メールコンテンツ判断ステップ
Ｓ３４６ メール受信者追加ステップ
Ｓ５２３ メールコンテンツ取得ステップ、メールコンテンツ取得手段、メールコンテンツ取得工程
Ｓ５４３ メールコンテンツ取得ステップ、メールコンテンツ取得手段、メールコンテンツ取得工程
Ｓ５２８ メールコンテンツ付加ステップ、メールコンテンツ付加手段、メールコンテンツ付加工程
Ｓ６０３ メールコンテンツ取得ステップ、メールコンテンツ取得手段、メールコンテンツ取得工程
Ｓ６０４ 暗号化データ取得ステップ
Ｓ６０６ メールコンテンツ付加ステップ、メールコンテンツ付加手段、メールコンテンツ付加工程

Claims (17)

1. メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する出力ステップを、コンピュータに実行させるデータ管理プログラムであって、
   メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定ステップと、
   前記関連データ特定ステップにより特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得ステップと、
   前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加ステップとを前記コンピュータに実行させ、
   前記出力ステップは、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とするデータ管理プログラム。
2. 前記メールコンテンツ取得ステップは、前記メールコンテンツを暗号化した暗号化データを取得する暗号化データ取得ステップを含み、
   前記メールコンテンツ付加ステップは、前記暗号化データ取得ステップにより取得された暗号化データを、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであることを特徴とする請求項１に記載のデータ管理プログラム。
3. 前記メールコンテンツ取得ステップは、前記関連データのメールコンテンツと前記参照元メールを受信した参照元メール受信者とを暗号化した暗号化データを取得する暗号化データ取得ステップを含み、
   前記メールコンテンツ付加ステップは、前記暗号化データ取得ステップにより取得された暗号化データを、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであり、
   前記メールコンテンツ付加ステップにより暗号化データが付加された関連データに対し前記所定の出力要求がされたことに基づいて、前記出力要求をした出力要求者を取得する出力要求者取得ステップとをコンピュータに実行させ、
   前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された暗号化データに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とする請求項１に記載のデータ管理プログラム。
4. 前記関連データ特定ステップにより特定された関連データのメールコンテンツと、参照元メール受信者とが検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータを、メールデータメモリに記憶させる参照元メールデータ記憶ステップを前記コンピュータに実行させ、
   前記メールコンテンツ付加ステップは、前記参照元メールデータ記憶ステップにおいて前記参照元メールデータに対応付けられた検索用文字列を、前記メールコンテンツに対応するデータとして前記関連データに付加するものであって、
   前記出力ステップは、前記参照元メールデータ記憶ステップにより前記メールデータメモリに記憶された参照元メールデータのうち、前記所定の出力要求がされた関連データに付加された検索用文字列と一致する検索用文字列が対応付けられた参照元メールデータのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とする請求項１記載のデータ管理プログラム。
5. 前記メールコンテンツ付加ステップにより検索用文字列が付加された関連データに対し前記所定の出力要求がされたことに基づいて、前記出力要求をした出力要求者を取得する出力要求者取得ステップをコンピュータに実行させ、
   前記出力ステップは、前記出力要求者取得ステップにより取得された出力要求者と前記関連データの参照元メール受信者とが一致する場合、前記メールコンテンツ付加ステップにより関連データに付加された検索用文字列に基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とする請求項４に記載のデータ管理プログラム。
6. 前記参照元メールデータ記憶ステップは、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されているかを判断する一致メールコンテンツ判断ステップと、
   前記一致メールコンテンツ判断ステップにより、前記関連データ特定ステップにより新規に特定された関連データのメールコンテンツと同一のメールコンテンツを含む参照元メールデータが、前記メールデータメモリに既に記憶されていると判断された場合、前記メールデータメモリにおいて、前記同一のメールコンテンツを含むと判断された参照元メールデータに、前記新規に特定された関連データの参照元メール受信者を追加するメール受信者追加ステップとを含むものであることを特徴とする請求項４または５に記載のデータ管理プログラム。
7. 前記コンピュータは、前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを記憶する関連データ記憶メモリを備え、
   前記関連データ記憶メモリに記憶されたすべての関連データから検索用文字列を抽出し、前記抽出された検索用文字列のリストを定期的に作成するリスト作成ステップと、
   前記リスト作成ステップにより作成されるリストと、前記メールデータメモリにおいて前記参照元メールデータと対応付けられた検索用文字列とを照合し、前記参照元メールデータに対応付けられた検索用文字列のうち、前記リスト作成ステップにより作成されるリストに、所定時間以上継続して含まれない検索用文字列に対応付けられた参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除する参照元メールデータ削除ステップとをコンピュータに実行させるものであることを特徴とする請求項４から６のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
8. 前記出力ステップによりメールコンテンツが出力された出力回数を、参照元メールデータ毎にカウントする出力回数カウントステップと、
   その出力回数カウントステップによりカウントされる出力回数に基づいて、その出力回数に関する値が所定の閾値以下であるメールコンテンツを含む参照元メールデータを、前記メールデータメモリから削除する出力回数小削除ステップとをコンピュータに実行させるものであることを特徴とする請求項４から７のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
9. 前記コンピュータはローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）に接続され、
   前記関連データ特定ステップは、メールを参照し、そのメールに記述されたＬＡＮ上の関連データを特定するアドレスを取得することにより、前記関連データを特定するものであることを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
10. 前記関連データ特定ステップは、前記メールに記述されたアドレスの関連データに、アクセスできるかを判断するアクセス可否判断ステップと、
    前記アクセス可否判断ステップにより、前記メールに記述されたアドレスの関連データにアクセスできないと判断された場合、関連データにアクセスできない旨を前記メールを受信したメール受信者または前記メールを送信したメール送信者の少なくとも一方に通知する通知ステップとを含むものであることを特徴とする請求項９記載のデータ管理プログラム。
11. 前記関連データ特定ステップは、メールが参照され、前記メールから移動またはコピーされた関連データを特定するものであり、
    前記メールコンテンツ付加ステップは、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定ステップにより特定された移動先またはコピー先の関連データに付加するものであることを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
12. 前記コンピュータはインターネットに接続され、
    前記関連データ特定ステップは、メールが参照され、前記メールに記述されたインターネット上のアドレスに基づいてダウンロードされた関連データを特定するものであることを特徴とする請求項１から８のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
13. 前記関連データ特定ステップにより特定される関連データはファイルまたはフォルダで構成され、前記メールコンテンツ付加ステップは、前記関連データ特定ステップにより特定されたファイルまたはフォルダのコメント領域に、前記メールコンテンツ取得ステップにより取得されたメールコンテンツに対応するデータを付加するものであることを特徴とする請求項１から１２のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
14. 前記コンピュータは前記関連データ特定ステップにより特定された関連データを表示可能な表示手段を備え、
    前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、前記表示手段に表示された関連データの近傍に表示出力するものであることを特徴とする請求項１から１３のいずれかに記載のデータ管理プログラム。
15. 前記出力ステップは、関連データのメールコンテンツを、そのメールコンテンツ同士の関連を示して表示出力するか、または時系列に配置して表示出力するものであることを特徴とする請求項１４記載のデータ管理プログラム。
16. メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する出力手段を備えたデータ管理装置であって、
    メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定手段と、
    前記関連データ特定手段により特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得手段と、
    前記メールコンテンツ取得手段により取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定手段により特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加手段と備え、
    前記出力手段は、前記メールコンテンツ付加手段により関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とするデータ管理装置。
17. メールを参照することにより特定された関連データに対し所定の出力要求がされたことに基づいて、前記関連データの参照元メールの内容に相当するメールコンテンツを出力する出力工程を含むデータ管理方法であって、
    メールを参照することにより関連データを特定する関連データ特定工程と、
    前記関連データ特定工程により特定された関連データのメールコンテンツを取得するメールコンテンツ取得工程と、
    前記メールコンテンツ取得工程により取得されたメールコンテンツに対応するデータを、前記関連データ特定工程により特定された関連データに付加するメールコンテンツ付加工程とを含み、
    前記出力工程は、前記メールコンテンツ付加工程により関連データに付加されたデータに基づいて、前記関連データのメールコンテンツを出力するものであることを特徴とするデータ管理方法。

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