JP2006287790A - データ送信装置、宛先設定補助プログラム、および宛先設定補助プログラムを記録する記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 データ送信時に複数の宛先を設定する際のユーザの作業負担を軽減し、操作ミスを防止できるデータ送信装置を提供する。
【解決手段】 ＭＦＰにおいて文書データの送信先としてユーザ設定された宛先が複数であると判断されると（ステップＳ１１０４で「複数設定」）、ユーザ（またはそのユーザの属する部や課などのグループ）の送信履歴やワンタッチキー登録から、設定された宛先を含む宛先グループが検索され（ステップＳ１１０５）、先に入力した宛先と、まだ入力されていない残りの宛先とを含む宛先グループが、送信先の候補として表示される（ステップＳ１１０７）。ユーザは表示された宛先グループの中から所望の宛先グループを選択することで（ステップＳ１１０８）、その宛先グループを構成する複数の宛先に対してデータ送信を指示することができる。
【選択図】 図６

Description

この発明はデータ送信装置、宛先設定補助プログラム、および宛先設定補助プログラムを記録する記録媒体に関し、特に、複数の宛先に対してデータを送信するデータ送信装置、宛先設定補助プログラム、および宛先設定補助プログラムを記録する記録媒体に関する。

一般的に、送信データを送信するために宛先を入力することは様々な場面で行なわれているが、その宛先設定作業はどの場面でもユーザによって負担となるものであった。また、宛先の誤入力による設定ミスなども多発してしまっていた。このような課題に対応するために、たとえば下記の特許文献１に示されるような、データ送信時に必要な設定事項を、送信履歴を参照して取得することで、ユーザの設定作業を軽減するデータ送信装置が提案されている。

また、ユーザが設定する事項に関する情報を、送信履歴を参照して取得する装置としては、下記の特許文献２において、相手先電話番号を手動入力したときに、送信履歴から当該番号に対応する相手先情報を取得して表示することで、相手先番号の誤入力を防止するファクシミリ装置が提案されている。
特開２００２−２３２６３９号公報 特開２００１−７７９９７号公報

しかしながら、このような従来のデータ送信装置では、単独の宛先を設定する場合に、その宛先設定以外の各種設定作業を軽減させたり、設定宛先に対応する情報を表示したりすることで誤設定の防止を図ることはできるが、宛先設定自体はユーザが行なわなければならなかった。そのため、データ送信時に複数の宛先を設定する場合、各宛先についてユーザが設定作業を行なわなければならず、設定間違いや設定漏れ、余計な宛先の設定などの操作ミスが生じやすいという問題があった。

また、従来のデータ送信装置において複数の宛先を設定する操作は、ユーザの作業負担が大きいという問題があった。送信データの送信の都度、複数の宛先をユーザが設定しなければならなことの解決方法として、予めワンタッチキーに宛先を設定しておき、送信時、宛先の設定をワンタッチとするという方法も広く周知されている。しかしながら、この方法では、予めワンタッチキーへの宛先の設定を複数しておかなければならないという作業負担が発生する上に、どのキーがどの宛先に対応しているか識別してキー選択しなければならないという問題があった。特に、１つのワンタッチキーに複数の宛先を対応させる場合には、各宛先がどのキーに対応しているのかがわかりづらく、選択ミスが生じやすいという問題があった。

本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、宛先の設定方法を簡単な方法としてデータ送信時に複数の宛先を設定する際のユーザの作業負担を軽減し、操作ミスを防止できるデータ送信装置、宛先設定補助プログラム、および宛先設定補助プログラムを記録する記録媒体を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、データ送信装置は、送信データの送信先とする宛先を入力する宛先入力手段と、宛先入力手段で送信先として複数の宛先が入力されたか否かを判断する宛先判断手段と、宛先判断手段で、宛先入力手段で送信先として複数の宛先が入力されたことが判断されると、宛先入力手段で入力された送信先を含む送信履歴を検索し、送信先に上記宛先を含む宛先グループを取得する宛先検索手段と、宛先検索手段で取得された宛先グループを提示する提示手段とを備える。

また、データ送信装置は、上記宛先を入力するユーザを識別するユーザ識別手段をさらに備え、宛先検索手段はユーザ識別手段で識別されたユーザを含む送信履歴を検索することが好ましい。

また、データ送信装置は、他の装置へアクセスするアクセス手段をさらに備え、宛先検索手段は、アクセス手段でアクセスした他の装置に記憶される送信元が上記ユーザである送信履歴を検索することが好ましい。

また、データ送信装置は、送信データの属性を判断する属性判断手段をさらに備え、送信履歴には送信されたデータの属性が含まれ、宛先検索手段は、送信されたデータの属性が属性判断手段で判断された送信データの属性と関連のある送信履歴を検索することが好ましい。

また、送信履歴には送信結果が含まれ、宛先検索手段は、送信結果が正常送信である送信履歴を検索することが好ましい。

また、送信履歴には送信時に関する情報が含まれ、検索手段で複数の宛先グループが取得されたときに、提示手段は、上記複数の宛先グループの各々を送信先とする送信履歴の、送信時に関する情報に基づいた順に上記複数の宛先グループを並べて提示することが好ましい。

また、送信履歴には送信されたデータの少なくとも一部が含まれ、提示手段は、宛先検索手段で取得された宛先グループと共に、上記宛先グループを送信先とする送信履歴に含まれる送信されたデータの少なくとも一部を提示することが好ましい。

また、送信履歴には送信先として同報宛先が含まれ、宛先入力手段で入力された送信データの送信先に同報宛先が含まれていたとき、宛先検索手段はさらに、送信先に上記同報宛先を含む送信履歴の、送信先である宛先グループを取得することが好ましい。

また、データ送信装置は、予め定められた宛先グループをキーと関連付けて記憶するワンタッチキー登録手段をさらに備え、宛先検索手段は、ワンタッチキー登録手段を検索し、上記複数の宛先を含む、キーと関連付けられた宛先グループを取得することが好ましい。

さらにそのとき提示手段は、宛先検索手段で取得された宛先グループとして、上記宛先グループに関連付けられているキーを提示することが好ましい。

本発明の他の局面に従うと、宛先設定補助プログラムは、送信データの宛先を設定する際の補助を行なう処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、送信データの送信先とする宛先を入力する宛先入力ステップと、宛先入力ステップにおいて送信先として複数の宛先が入力されたか否かを判断する宛先判断ステップと、宛先判断ステップにおいて、宛先入力ステップにおいて送信先として複数の宛先が入力されたことが判断されると、宛先入力ステップで入力された送信先を含む送信履歴を検索し、送信先に上記宛先を含む宛先グループを取得する宛先検索ステップと、宛先検索ステップにおいて取得された宛先グループを提示する提示ステップとを実行させる。

また、宛先設定補助プログラムは、上記宛先を入力するユーザを識別するユーザ識別ステップをさらに実行させ、宛先検索ステップにおいて、ユーザ識別ステップで識別されたユーザを含む送信履歴を検索することが好ましい。

また、宛先設定補助プログラムは、他の装置へアクセスするアクセスステップをさらにコンピュータに実行させて、宛先検索ステップにおいて、アクセスステップでアクセスした他の装置に記憶される送信元が上記ユーザである送信履歴を検索することが好ましい。

また、送信履歴には送信されたデータの属性が含まれ、送信データの属性を判断する属性判断ステップをさらにコンピュータに実行させて、宛先検索ステップにおいては、送信されたデータの属性が属性判断ステップにおいて判断された送信データの属性と関連のある送信履歴を検索することが好ましい。

また、送信履歴には送信結果が含まれ、宛先検索ステップにおいては、送信結果が正常送信である送信履歴を検索することが好ましい。

また、送信履歴には送信時に関する情報が含まれ、検索ステップにおいて複数の宛先グループが取得されたときに、提示ステップにおいては、上記複数の宛先グループの各々を送信先とする送信履歴の、送信時に関する情報に基づいた順に上記複数の宛先グループを並べて提示することが好ましい。

また、送信履歴には送信されたデータの少なくとも一部が含まれ、提示ステップにおいては、宛先検索ステップにおいて取得された宛先グループと共に、上記宛先グループを送信先とする送信履歴に含まれる送信されたデータの少なくとも一部を提示することが好ましい。

また、送信履歴には送信先として同報宛先が含まれ、宛先入力ステップにおいて入力された送信データの送信先に同報宛先が含まれていたとき、宛先検索ステップにおいては、さらに、送信先に上記同報宛先を含む送信履歴の、送信先である宛先グループを取得することが好ましい。

また、コンピュータには、予め定められた宛先グループをキーと関連付けて記憶するワンタッチキー登録手段が備えられ、宛先検索ステップにおいては、ワンタッチキー登録手段を検索し、上記複数の宛先を含む、キーと関連付けられた宛先グループを取得することが好ましい。

さらにそのとき提示ステップにおいては、宛先検索ステップにおいて取得された宛先グループとして上記宛先グループに関連付けられているキーを提示することが好ましい。

以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本実施の形態にかかるネットワークシステムの構成の具体例を示す図である。

図１を参照して、本実施の形態にかかるネットワークシステムでは、データ送信装置の一例としてのＭＦＰ（Multi Function Peripherals）１０１が、ＰＣ（Personal Computer）などの端末装置１０２ａ，１０２ｂ（これらを代表させてＰＣ１０２と称する）とネットワーク１０３により接続されている。

本実施の形態にかかるネットワークシステムでは、具体的に文書データを扱うものとする。ユーザはＭＦＰ１０１へログインし、ＭＦＰ１０１内の文書データをＰＣ１０２に送信することができる。

図２は、図１に示されたＭＦＰ１０１のハードウェア構成の具体例を示すブロック図である。

図２を参照して、ＭＦＰ１０１は、装置全体を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、原稿から画像データを読取るイメージリーダ部３０と、用紙上に画像を印刷するプリンタ部３５と、図示されない拡張スロットに挿入し、ＭＦＰ１０１をネットワーク１０３や電話回線に接続したり、近距離の無線通信を行なったりするための拡張カードであるＮＩＣ（Network Interface Card）１５と、ＨＤ（Hard Disc）などから構成されて、ジョブデータやＣＰＵ１０で実行されるプログラムなどを記憶するための記憶部２０と、ユーザとのインタフェースであるパネル２５と、消耗品の残量などを検出するセンサ部４０とを含んで構成される。

図３は、図１に示されたＰＣ１０２のハードウェア構成の具体例を示すブロック図である。

図３を参照して、ＰＣ１０２は、装置全体を制御するＣＰＵ６０１と、ディスプレイ６０５と、ネットワーク１０３に接続したり外部と通信を行なったりするためのＬＡＮ（Local Area Network）カード６０７（またはモデムカード）と、キーボードやマウスなどにより構成される入力装置６０９と、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ：Flexible Disk Drive）６１１と、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory）ドライブ６１３と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：Hard Disc Drive）６１５と、ＲＡＭ（Random Access Memory）６１７と、ＲＯＭ（Read Only Memory）６１９とを含んで構成される。

フレキシブルディスクドライブ６１１によりフレキシブルディスクＦに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能であり、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３によりＣＤ−ＲＯＭ６１３ａに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能である。

さらに、ハードディスクドライブ６１５には送信履歴記憶部６２１が含まれ（あるいはハードディスクドライブ６１５に関連付けられて送信履歴記憶部６２１が存在し）、後述する送信履歴を記憶する。

図４は、図１に示されたＭＦＰ１０１の機能構成を示すブロック図である。図４に示される各機能は、ＭＦＰ１０１においてユーザがデータを送信する宛先の設定操作を補助する機能を実現するためのものであって、図２のＣＰＵ１０が記憶部２０に記憶されるプログラムを読出して実行することによって発揮される。

図４を参照して、ＭＦＰ１０１は、ユーザのログイン情報を入力するログイン情報入力部２０１と、ログインしたユーザを識別するユーザ識別部２０５と、文書データの送信先である宛先を入力する宛先入力部２０２と、ユーザによって設定された宛先が複数か否かを判断する宛先判断部２０６と、記憶部２０の所定領域であって、アドレス帳や各ユーザの送信履歴などのデータを蓄積する送信履歴記憶部２０４と、記憶部２０の所定領域であって、１つのキー操作で１以上の宛先を設定するためのワンタッチキーに対応した宛先群を記憶するワンタッチキー登録部２００と、記憶部２０の所定領域であって、送信された文書データを記憶する送信文書記憶部２０３と、文書データの属性を判断する文書属性判断部２０７と、設定された宛先を含む宛先グループを検索する宛先検索部２０８と、検索された宛先をユーザに提示する宛先提示部２０９とを含んで構成される。さらに、送信文書記憶部２０３には、先頭ページ記憶部２０３１と文書属性記憶部２０３２とが含まれる。あるいは、送信文書記憶部２０３に関連付けられて、先頭ページ記憶部２０３１と文書属性記憶部２０３２とが存在する。

ログイン情報入力部２０１は、パネル２５またはネットワーク１０３を介してＰＣ１０２で行なわれたユーザのログイン操作に基づいて、ログイン情報をユーザ識別部２０５に入力する。ログイン情報としては、ユーザ個人を特定する情報（ＩＤ、パスワード、指紋などの生体情報等）や、ユーザの所属するグループ（部、課など）等を特定する情報（ＩＤ、パスワード等）が具体的に挙げられる。

ユーザ識別部２０５は、ログイン情報入力部２０１から入力されたログイン情報に基づいて、ユーザを識別する。具体的には、ログイン情報入力部２０１から入力されたログイン情報からＭＦＰ１０１において当該ユーザを識別できる固有の識別情報を抽出（または変換）する処理、あるいは図示しない対応テーブルを参照して、ログイン情報に対応した識別情報を取得する処理、などが実行される。さらにこのとき、ＭＦＰ１０１の使用が許可されたユーザであるか否かの認証が行なわれてもよい。そして、ログインしたユーザの識別情報を、宛先検索部２０８に入力する。

宛先入力部２０２は、パネル２５またはネットワーク１０３を介してＰＣ１０２で行なわれたユーザの宛先設定操作に基づいて、宛先を示す情報を宛先判断部２０６に入力する。

宛先判断部２０６は、宛先入力部２０２から入力された宛先を示す情報に基づいて、設定された宛先が複数であるか否かを判断し、複数であると判断された場合に、宛先検索部２０８に、宛先を示す情報と共に宛先検索要求信号を入力する。

文書属性判断部２０７は、必要に応じて、送信する文書データの属性を判断し、属性を示す情報を宛先検索部２０８に入力する。また、送信された文書データの属性を判断し、属性を示す情報を送信文書記憶部２０３に入力する。ここで判断される属性は、文書データに付随しているファイル名、データ種類、データサイズ、バージョン情報、作成者や管理者に関する情報、作成時に関する情報、およびアクセス管理に関する情報などや、文書データを解析して得られるデータ内容などが含まれる。

ワンタッチキー登録部２００は、ワンタッチキー（ワンタッチキー１，ワンタッチキー２，…）ごとに、当該ワンタッチキーに対応付けられた１つあるいは複数の宛先を記憶する。または、ワンタッチキーに、ログインしたユーザごとに１つあるいは複数の宛先が対応付けられて記憶されていてもよい。その場合、ワンタッチキー登録部２００は、ワンタッチキーごとに、当該ワンタッチキーに対応付けられた１つあるいは複数の宛先とユーザの識別情報とを記憶する。

送信文書記憶部２０３は、当該ＭＦＰ１０１において送信された文書データを記憶する。また、既送信、未送信に関わらずにイメージリーダ部３０で読取られた文書データを記憶してもよい。また、ＮＩＣ１５を介してＰＣ１０２などの他の装置から送信された文書データを記憶してもよい。また、送信結果（正常送信、エラー送信）に関わらずに送信指示の対象となった文書データを記憶してもよい。

さらに、送信文書記憶部２０３に記憶された文書データのうち文書の先頭ページに相当する文書データが先頭ページ記憶部２０３１に記憶され、文書属性判断部２０７から入力された送信された文書データの属性を示す情報が文書属性記憶部２０３２に記憶される。

宛先検索部２０８は、宛先判断部２０６から入力された宛先検索要求信号にしたがって、ユーザ識別部２０５から入力されたログインしたユーザの識別情報（あるいはユーザの所属するグループの識別情報）、宛先判断部２０６から入力された宛先を示す情報、および必要に応じて文書属性判断部２０７から入力された送信する文書データの属性を示す情報に基づいて、ワンタッチキー登録部２００、送信履歴記憶部２０４、および必要に応じて文書属性記憶部２０３２を検索し、１つあるいは複数の宛先からなる宛先グループの候補を１以上抽出する。抽出された宛先グループの候補に関する情報は、宛先提示部２０９に入力される。

宛先提示部２０９は、宛先検索部２０８から入力された宛先グループの候補に関する情報に基づいて、パネル２５またはＮＩＣ１５を介したＰＣ１０２のディスプレイ６０５に、所定の順番で候補である宛先グループを選択可能にユーザに提示するために表示させる処理を行なう。その際、宛先提示部２０９は、必要に応じて、送信履歴記憶部２０４を参照し、先頭ページ記憶部２０３１に記憶されている文書データを取得して処理に用いる。また、この処理は、パネル２５またはネットワーク１０３を介してＰＣ１０２で行なわれたユーザの指示操作に基づいた指示信号にしたがって進められてもよい。

図５は、ＭＦＰ１０１内に記憶される送信履歴の具体例を示す図であって、図４の送信履歴記憶部２０４に記憶される送信履歴の具体例を示す図である。

図５を参照して、送信履歴としては、具体的に、文書データを送信したユーザや所定のグループの識別情報（ユーザ名等）と、当該文書データを特定する情報（データ名等）やデータの属性（図、テキスト等）と、当該文書データの送信先である１つあるいは複数の宛先と、当該文書データのうち文書の先頭ページに相当する文書データの先頭ページ記憶部２０３１での保存場所と、送信時に関する情報（送信日時等）とが対応付けられて記憶される。さらに、図５に示された例においては、送信結果（正常送信、送信エラー）に関わらずに送信履歴記憶部２０４に送信指示の対象となった文書データが記憶され、その場合、さらに、送信結果（正常送信、送信エラー）も対応付けられて記憶される。

なお、ネットワーク１０３を介してＰＣ１０２から文書データを送信するための指示操作がなされてＭＦＰ１０１で文書データの送信が実行された場合、図５の送信履歴はＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１に記憶される。または、ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４とＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１との両方に記憶されてもよい。

図６および図７は、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１での宛先設定補助処理を含む文書データ送信処理を示すフローチャートである。図６および図７のフローチャートに示される処理は、図２のＣＰＵ１０が記憶部２０に記憶されるプログラムを読出して実行し、図４に示される各部を機能させることで実現される。

図６を参照して、当該処理は、図２のパネル２５、またはＮＩＣ１５を介したＰＣ１０２によるユーザのログイン操作によってスタートする（ステップＳ１１０１）。

続いて、図２のパネル２５、またはＮＩＣ１５を介したＰＣ１０２でユーザがＭＦＰ１０１から文書データを送信するために宛先を設定する操作を行なうと、図４の宛先入力部２０２において、入力された宛先を受付ける（ステップＳ１１０２）。

宛先判断部２０６は、宛先入力部２０２から入力された、ステップＳ１１０２で入力された宛先を示す情報に基づいて、入力された宛先が複数であるか否かを判断する（ステップＳ１１０３）。ここでの判断方法としては、第１の宛先入力の後に第２の宛先が入力される（第２の宛先の入力が完了する）と宛先が複数であると判断する方法（方法１）、第１の宛先入力の後に第２の宛先の第１文字目が入力されると宛先が複数であると判断する方法（方法２）、および第１の宛先入力の後に第１の宛先と第２の宛先との区切りであるカンマが入力されると宛先が複数であると判断する方法（方法３）がある。宛先判断部２０６においていずれの方法を採用してどの時点で宛先が複数であると判断させるかは、ユーザが任意に設定可能であるものとする。なお、ステップＳ１１０３における複数の宛先が設定されたか否かを判断する処理（複数設定判断処理）については後述する。

ステップＳ１１０３での処理の結果、ステップＳ１１０２で設定された宛先が１つであると判断された場合、すなわちユーザが第１の宛先設定後に文書データを送信するための指示操作を行なった場合（ステップＳ１１０４で「送信」）、ステップＳ１１０５以降の処理がステップＳ１１１０までスキップされて、指示された文書データが第１の宛先に対して送信される（ステップＳ１１１０）。

ステップＳ１１０３の処理の結果、ステップＳ１１０２で設定された宛先が複数であると判断された場合（ステップＳ１１０４で「複数設定」）、宛先検索部２０８は設定された複数の宛先を含む宛先グループを検索する（ステップＳ１１０５）。

ステップＳ１１０５の検索では、検索範囲が図５のような送信履歴である場合、さらに検索範囲を送信結果が正常送信である履歴に絞込んで正常送信した履歴から検索してもよい。または、文書属性判断部２０７において判断された送信する文書データの属性と送信履歴に含まれる文書データの属性とを比較して、属性の近い履歴に絞込んで属性の近い履歴から検索してもよい。たとえば、ある文書のＶｅｒ．２の文書データを送信する際、送信履歴のうち、当該文書のＶｅｒ．１の文書データの送信履歴に絞込んで検索してもよい。または、ある文書データをある宛先グループに送信した後に送信すべき宛先が抜けていたことが発覚し、前記宛先グループとは別に抜けていた宛先に対して追加で文書データを送信した場合、抜けていた宛先を前記宛先グループに含めた送信履歴から検索することが好ましい。または、検索範囲とする送信履歴は、ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４に記憶される送信履歴、ＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１に記憶される送信履歴、またはそれらの両方であってもよい。

なお、ステップＳ１１０５の検索処理については後述する。

ステップＳ１１０５の処理の結果、設定された複数の宛先を含む宛先グループが抽出された場合（ステップＳ１１０６でＹＥＳ）、宛先提示部２０９は、ステップＳ１１０５で抽出された宛先グループの候補を、パネル２５、またはＮＩＣ１５を介したＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示するための処理を行なう（ステップＳ１１０７）。

この状態で、パネル２５またはＮＩＣ１５を介したＰＣ１０２から、アドレス帳などからさらに宛先を設定する操作、パネル２５またはＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示された宛先グループの候補の中から選択して送信を指示する操作などのユーザの指示操作を受付ける（ステップＳ１１０８）。

ステップＳ１１０８での指示操作が、宛先を編集する操作であって（ステップＳ１１０９で「宛先編集」）、宛先をさらに設定して追加する操作である場合、あるいは、パネル２５またはＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示された宛先グループの候補の中から所望の宛先グループが選択され、さらにその宛先グループに対して宛先を追加する操作である場合には（ステップＳ１１０９−１で「追加」）、処理がステップＳ１１０５に戻されて、ステップＳ１１０５からの設定された複数の宛先を含む宛先グループを検索する処理が繰返される（ステップＳ１１０５〜Ｓ１１０７）。
ステップＳ１１０９−１では、ステップＳ１１０３で宛先が複数であるか否かを判断する方法と同様の方法（たとえば方法１〜方法３等）で、宛先判断部２０６において宛先が追加されたか否かが判断される。具体的には、パネル２５またはＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示されているステップＳ１１０２で設定された宛先に対して、またはステップＳ１１０７で表示された宛先グループの中から選択された所望の宛先グループに対して、次の宛先が入力された場合、またはその後にカンマが入力されるなどさらに宛先を追加する意思を示すユーザ操作がなされた場合に、ステップＳ１１０９で宛先判断部２０６において宛先が追加されたと判断される。

ステップＳ１１０８での指示操作が、宛先を編集する操作であって（ステップＳ１１０９で「宛先編集」）、設定された宛先を削除する操作である場合（ステップＳ１１０９−１で「削除」）、処理がステップＳ１１０３に戻されて、ステップＳ１１０３からの処理が繰返される。

ステップＳ１１０８での指示操作が、パネル２５またはＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示された宛先グループの候補の中から所望の宛先グループが選択され、当該宛先グループに対して文書データの送信を指示する操作である場合（ステップＳ１１０９で「送信指示」）、図７を参照して、ＣＰＵ１０は選択された宛先グループに含まれる各宛先に対して、ＮＩＣ１５を介して対象の文書データを送信するための処理を行なう（ステップＳ１１１０）。

ステップＳ１１０５の処理の結果、設定された複数の宛先を含む宛先グループが抽出されなかった場合は（ステップＳ１１０６でＮＯ）、上記ステップＳ１１０８と同様にユーザの指示操作を受付け（ステップＳ１１０８−１）、ステップＳ１１０８での指示操作が文書データの送信を指示する操作である場合には（ステップＳ１１０９−２で「送信指示」）、ＣＰＵ１０は設定された各宛先に対して対象の文書データを送信するための処理を行なう（ステップＳ１１１０）。また、宛先を編集する操作であって（ステップＳ１１０９−２で「宛先編集」）、宛先をさらに設定して追加する操作である場合（ステップＳ１１０９−３で「追加」）、すでに上記ステップＳ１１０５で、上記追加前に設定された複数の宛先を含む宛先グループが抽出されていないので上記ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理を繰返すことなく、追加された宛先をそのまま設定し、さらなるユーザ指示操作を受付ける（ステップＳ１１０８−１）。

一方、ステップＳ１１０８−１での指示操作が、宛先を編集する操作であって（ステップＳ１１０９−２で「宛先編集」）、設定された宛先を削除する操作である場合（ステップＳ１１０９−３で「削除」）、削除された残りの宛先を含む宛先グループは抽出される可能性があるので処理がステップＳ１１０３に戻されて、再度、ステップＳ１１０３からの処理が繰返される。

ステップＳ１１１０で文書データが送信されると、ＣＰＵ１０においてその送信が正常送信か否かが判断される（ステップＳ１１１１）。

ステップＳ１１１１で送信がエラー送信であると判断された場合（ステップＳ１１１１でＮＯ）、その判断結果（エラー送信）が宛先と共に送信履歴記憶部６２１に記憶されて（ステップＳ１１１６）、一連の処理が終了する。

ステップＳ１１１１で送信が正常送信であると判断された場合（ステップＳ１１１１でＹＥＳ）、その判断結果（正常送信）もまた宛先と共に送信履歴記憶部６２１に記憶される（ステップＳ１１１２）。なお、ステップＳ１１１６，Ｓ１１１２では、送信の指示操作がＰＣ１０２からなされたものである場合、つまりログイン情報がＰＣ１０２から送信された情報である場合、判断結果および宛先はＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１に記憶されてもよい。

さらに、ステップＳ１１１１で送信が正常送信であると判断された場合（ステップＳ１１１１でＹＥＳ）、文書属性判断部２０７において送信された文書データの属性を識別する処理が実行される（ステップＳ１１１３）。そして、文書属性判断部２０７において何らかの属性が識別された場合には（ステップＳ１１１３でＹＥＳ）、識別された属性を示す情報が文書属性記憶部２０３２に記憶され、送信された文書データのうち文書の先頭ページに相当する文書データが先頭ページ記憶部２０３１に記憶される（ステップＳ１１１４）。識別された属性はステップＳ１１１２で送信履歴記憶部６２１に記憶された送信履歴に関連付けられる（ステップＳ１１１５）。

以上で一連の処理が終了する。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１でこのような宛先設定補助処理が実行されることで、文書データの送信先として入力された宛先が複数であると判断されたときに、所定の検索範囲から入力された宛先を含む宛先グループの候補が抽出され、候補中から所望の宛先グループを選択することで前記宛先グループに含まれる入力された宛先以外の宛先も文書データの送信先として設定される。このため、送信先を設定し間違えたり、設定漏れしたり、余計な宛先を設定してしまったりという操作ミスを事前に防止でき、的確に複数の宛先が送信先として設定される。また、候補の中から所望の宛先グループを選択する操作で入力された宛先以外の宛先も送信先として設定されるため、複数の宛先を設定する際のユーザの宛先設定作業を軽減させることができる。

図８は、上記ステップＳ１１０３での設定された宛先が複数か否かを判断する処理（複数設定判断処理）の一例を示すフローチャートである。図８を参照して、上記ステップＳ１１０２で宛先入力部２０２において宛先を受付けると処理が開始され（ステップＳ１３０１）、ＣＰＵ１０において、宛先判断部２０６での判断方法として上記いずれの方法がユーザ設定されているかが判断される（ステップＳ１３０１）。

上記方法１が採用されている場合（ステップＳ１３０１で「方法１」）、第２の宛先が入力されると（ステップＳ１３０３で「入力」）、宛先が複数であると判断する（ステップＳ１３０６）、第２の宛先が入力される前にユーザから文書データの送信が指示されると（ステップＳ１３０３で「送信指示」）、宛先が複数ではないと判断する（ステップＳ１３０７）。

上記方法２が採用されている場合（ステップＳ１３０１で「方法２」）、第２の宛先の第１文字目が入力されると（ステップＳ１３０４で「入力」）、宛先が複数であると判断する（ステップＳ１３０６）、第２の宛先の第１文字目が入力される前にユーザから文書データの送信が指示されると（ステップＳ１３０４で「送信指示」）、宛先が複数ではないと判断する（ステップＳ１３０７）。

上記方法３が採用されている場合（ステップＳ１３０１で「方法３」）、第１の宛先入力の後に第１の宛先と第２の宛先との区切りであるカンマが入力されると（ステップＳ１３０５で「入力」）、宛先が複数であると判断する（ステップＳ１３０６）、カンマが入力される前にユーザから文書データの送信が指示されると（ステップＳ１３０５で「送信指示」）、宛先が複数ではないと判断する（ステップＳ１３０７）。

以上でステップＳ１１０３での複数設定判断処理が終了し、上記ステップＳ１１０４に処理が進む。

なお、上記例においては方法１〜３のいずれかの方法を採用して設定された宛先が複数か否かを判断するものとしたが、その他の方法を採用して判断することもできる。たとえば、後述する同報宛先が設定可能な場合、第１の同報宛先が入力されたとき、第１の同報宛先の第１文字目が入力されたとき、および同報宛先を入力するために同報宛先を入力するための設定済ＣＣ宛先表示部にカーソルが移動されたときなどユーザが同報宛先を入力する意思を示したとき、などに宛先が複数か否かを判断する方法も挙げられる。そのような場合も同様の処理が実行される。

図９は、ユーザが文書データを送信する宛先を設定する際の画面遷移の一例を示す図であって、ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において方法３を採用して設定された宛先が複数であるか否かを判断すると定められている場合、つまり第１の宛先の後にカンマが入力されたときに設定された宛先が複数であると判断すると定められている場合の画面遷移の具体例を示す図である。図９Ａ〜図９Ｆに示される宛先設定画面１２０１〜１２０６は、ＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示され、少なくとも、宛先を設定するための宛先設定ボタン１２１と、文書データの送信を指示するためのデータ送信ボタン１２２と、設定された宛先を表示する設定済宛先表示部１２３とを含んで構成される。

上記ステップＳ１１０１でログイン操作がなされて宛先設定補助処理を含む文書データ送信処理が開始されると宛先設定画面が表示される。

宛先設定ボタン１２１を押下するとアドレス帳が表示され、ユーザはその中から文書データの送信先とする宛先を選択することができる。選択された宛先は、設定済宛先表示部１２３に表示される。その状態でデータ送信ボタン１２２を押下すると、設定済宛先表示部１２３に表示された宛先に対して、文書データが送信される。

宛先設定画面において文書データの送信先として複数の宛先を設定するために設定済宛先表示部１２３に第１の宛先「宛先Ａ」が入力された後にカンマ「，」が入力されると（図９Ａの宛先設定画面１２０１）、上記ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において宛先が複数設定されるものと判断される。

宛先が複数設定されると判断された場合には（上記ステップＳ１１０４でＹＥＳ）、上記ステップＳ１１０５で宛先検索部２０８において宛先Ａを含む宛先グループが検索されて、上記ステップＳ１１０７で、抽出された宛先グループの候補に応じた選択可能なボタン１２４ａ〜１２４ｃが表示される（図９Ｂの宛先設定画面１２０２）。なお、このとき、候補として抽出される宛先グループは宛先として「宛先Ａ」を含んでいればよく、ボタン１２４ｂに示されるように、「宛先Ａ」が宛先の先頭にない宛先グループであっても候補として抽出される。

宛先設定画面１２０２において１つの宛先グループである「宛先Ｂ，宛先Ｃ，宛先Ａ」からなる宛先グループが選択されると、選択された宛先グループを構成する各宛先が文書データの送信先として設定されて、設定済宛先表示部１２３に当該宛先グループを構成する宛先Ｂ，宛先Ｃ，宛先Ａが表示される（図９Ｃの宛先設定画面１２０３）。

上記ステップＳ１１０８において、宛先設定画面１２０３の入力欄１２３に表示された宛先Ｂ，宛先Ｃ，宛先Ａに続けて、さらに宛先を入力するためにカンマ「，」が入力されると（図９Ｄの宛先設定画面１２０４）、上記ステップＳ１１０９で宛先判断部２０６において宛先がさらに追加されるものと判断されて、上記ステップＳ１１０５で宛先検索部２０８において、現在選択されている宛先Ｂ，宛先Ｃ，宛先Ａを含む宛先グループが検索され、上記ステップＳ１１０７で抽出された宛先グループの候補に応じた選択可能なボタン１２５ａ〜１２５ｃが表示される（図９Ｅの宛先設定画面１２０５）。なお、このとき、候補として抽出される宛先グループは宛先として「宛先Ｂ」と「宛先Ｃ」と「宛先Ａ」とを含んでいればよく、ボタン１２５ａに示されるように、宛先の順が「宛先Ｂ」，「宛先Ｃ」，「宛先Ａ」でない宛先グループであっても候補として抽出される。

宛先設定画面１２０５において１つの宛先グループである「宛先Ｂ，宛先Ｃ，宛先Ａ」からなる宛先グループが選択されると、選択された宛先グループが文書の送信先として設定される（図９Ｆの宛先設定画面１２０６）。

図１０は、ユーザが文書データを送信する宛先を設定する際の画面遷移の一例を示す図であって、ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において方法２を採用して設定された宛先が複数であるか否かを判断すると定められている場合、つまり第１の宛先の後に第２の宛先の第１文字目が入力されたときに設定された宛先が複数であると判断すると定められている場合の画面遷移の具体例を示す図である。図１０Ａ〜図１０Ｃに示される宛先設定画面１４０１〜１４０３は、ＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示され、少なくとも、宛先設定ボタン１４１と、データ送信ボタン１４２と、設定済宛先表示部１４３とを含んで構成される。

宛先設定画面において文書データの送信先として設定済宛先表示部１２３に第１の宛先「ａｂｃ＠ｃｏ．ｊｐ」が入力された後に、第２の宛先の第１文字目「ｅ」が入力されると（図１０Ａの宛先設定画面１４０１）、上記ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において宛先が複数設定されるものと判断される。

宛先が複数設定されると判断された場合には（上記ステップＳ１１０４でＹＥＳ）、上記ステップＳ１１０５で宛先検索部２０８において第１の宛先「ａｂｃ＠ｃｏ．ｊｐ」と、第１文字目が「ｅ」である宛先とを含む宛先グループが検索されて、上記ステップＳ１１０７で、抽出された宛先グループの候補に応じた選択可能なボタン１４４ａ〜１４４ｃが表示される（図１０Ｂの宛先設定画面１４０２）。このときも、候補として抽出される宛先グループは宛先として「ａｂｃ＠ｃｏ．ｊｐ」と第１文字目が「ｅ」である宛先とを含んでいればよく、ボタン１４４ｃに示されるように、宛先の順が「ａｂｃ＠ｃｏ．ｊｐ」，第１文字目が「ｅ」である宛先でない宛先グループであっても候補として抽出される。

宛先設定画面１４０２において、「ｏｚａ＠ｃｏ．ｊｐ」と「ｅｆ＠ｃｏ．ｊｐ，ａｂｃ＠ｃｏ．ｊｐ」とからなる宛先グループが選択されると、選択された宛先グループが、登録されている順で文書の送信先として設定される（図１０Ｃの宛先設定画面１４０３）。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１でこのような複数設定判断処理が実行されることで、ユーザが２つ目の宛先を入力した段階、または２つ目の宛先を入力する意思を示した段階（２つ目の宛先の第１文字目を入力した段階、２つ目の宛先を入力するために１つ目の宛先の入力の後にカンマを入力した段階）で設定される宛先が複数であることが判断されるので、ユーザ操作が開始してから早い段階で宛先設定補助処理が開始される。そのため、ユーザ操作がまだ少ない段階で宛先グループの候補を表示させることができ、ユーザの宛先設定作業を軽減させることができる。

図１１は、上記ステップＳ１１０５での宛先グループを検索する処理（宛先グループ検索処理）の一例を示すフローチャートである。図１１を参照して、上記ステップＳ１１０３の複数設定判断処理の結果、設定された宛先が複数である場合に処理が開始され（ステップＳ１５０１）、宛先検索部２０８において、宛先入力部２０２で入力された宛先を読込む（ステップＳ１５０２）。

続いて、ユーザ識別部２０５からログインしたユーザや当該ユーザの属するグループ（部や課など）の識別情報を取得し（ステップＳ１５０３）、ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４より、送信者がそのユーザ（またはそのユーザの属するグループ）で、送信結果が正常送信である送信履歴を読出して検索範囲１とする（ステップＳ１５０４）。

続いて、ステップＳ１０５３で取得した識別情報よりそのユーザ（またはそのユーザの属するグループ）に関連付けられているＰＣ１０２にアクセスし、ＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１より、送信結果が正常送信である送信履歴を読出して検索範囲２とする（ステップＳ１５０５）。

続いて、ワンタッチキー登録部２００にワンタッチキーに対応付けられた宛先が登録されている場合（ステップＳ１５０６でＹＥＳ）、登録されている宛先を読出して検索範囲３とする（ステップＳ１５０７）。

次に、ステップＳ１５０２で読込んだユーザ設定された宛先を検索キー１とする（ステップＳ１５０８）。

続いて、文書属性判断部２０７において送信する文書データの属性が識別可能な場合には（ステップＳ１５０９でＹＥＳ）、文書属性判断部２０７において識別された文書属性を取得して検索キー２とする（ステップＳ１５１０）。なお、検索キー２については、文書属性判断部２０７において識別された文書属性そのものに限定されず、識別された文書属性と関連あるものも含めてもよい。

そして、検索範囲１，２，３に対して検索キー１，２を用いて検索し、該当する宛先グループを抽出する（ステップＳ１５１１）。なお、検索キー１として、入力された複数の宛先が用られる場合、ステップＳ１５１１では、その入力順によらないでそれら複数の宛先が含まれる宛先グループが抽出される。

以上でステップＳ１１０５での宛先グループ検索処理が終了し、その検索結果に応じて上記ステップＳ１１０７またはステップＳ１１０８に処理が進む。

なお、上記例においては、検索範囲１，２，３に対して検索キー１，２を用いて検索するものとしたが、上記検索範囲１，２，３のいずれか１つまたは２つを検索としてもよい。また、上記検索範囲１，２，３の順を優先順位とし、優先順位の高い検索範囲から宛先グループが抽出されなかった場合に、次の順位の検索範囲に対する検索が実行されてもよい。また、上記具体例以外の範囲が検索範囲として設定されてもよい。検索キー１，２についても同様である。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１でこのような宛先グループ検索処理が実行されることで、ログイン情報に基づいた送信履歴やワンタッチキー登録など、ユーザが送信先として設定する可能性が高い範囲から宛先グループの候補が抽出されるので、選択の可能性の高い宛先グループの候補を表示させることができる。また、検索キーとして入力された宛先や送信する文書データの属性を用いて検索するので、選択の可能性の高い宛先グループの候補を表示させることができる。そのため、ユーザの宛先設定作業を軽減させることができる。

図１２は、上記ステップＳ１１０７での宛先グループの候補表示処理の一例を示すフローチャートである。図１２を参照して、上記ステップＳ１１０５での宛先グループ検索処理の結果、該当する宛先グループの候補が抽出された場合に処理が開始される（ステップＳ１７０１）。

ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理によって、ワンタッチキー登録部２００に登録されている宛先の中から宛先グループの候補が抽出された場合、つまり、上記検索範囲３から抽出された宛先グループの候補がある場合（ステップＳ１７０２でＹＥＳ）、宛先提示部２０９は、ワンタッチキー登録部２００においてその宛先グループの候補に対応付けられているワンタッチキーをＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示する処理を行なう（ステップＳ１７０３）。

さらに、他の検索範囲からも宛先グループの候補が抽出された場合、つまり、上記検索範囲２（ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４）および／または上記検索範囲３（ＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１）から抽出された宛先グループの候補がある場合（ステップＳ１７０４でＹＥＳ）、宛先グループの候補が、送信する文書データの文書属性を検索キー（上記検索キー２）として抽出された送信履歴に対応付けられたものであって（ステップＳ１７０５でＹＥＳ）、その送信履歴に先頭ページが対応付けられて先頭ページ記憶部２０３１に記憶されている場合（ステップＳ１７０６でＹＥＳ）、宛先提示部２０９は、抽出された送信履歴に対応付けられている宛先グループとその送信履歴に対応付けられている先頭ページのプレビューとをＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示する処理を行なう（ステップＳ１７０７）。その送信履歴に先頭ページが対応付けられていない場合には（ステップＳ１７０６でＮＯ）、宛先提示部２０９は、抽出された送信履歴に対応付けられている宛先グループをＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示する処理を行なう（ステップＳ１７０８）。

ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理によって上記検索範囲２および／または上記検索範囲３から抽出された宛先グループが１つの場合には（ステップＳ１７０９でＮＯ）、宛先提示部２０９は、抽出された宛先グループをＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示する処理を行ない（ステップＳ１７１１）、複数の宛先グループが抽出された場合には（ステップＳ１７０９でＹＥＳ）、その送信履歴の新しい順に並べ替えて、最新の送信履歴の宛先グループから順にＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示する処理を行なう（ステップＳ１７１０）。

以上でステップＳ１１０７での宛先グループの候補表示処理が終了し、ステップＳ１１０８のユーザからの指示操作を待機する。

図１３は、ユーザが文書データを送信する宛先を設定する際の画面遷移の一例を示す図であって、ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理において、ワンタッチキー登録範囲（検索範囲３）、およびＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４（検索範囲２）またはＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１（検索範囲３）から複数の宛先グループの候補が抽出された場合の画面遷移の具体例を示す図である。図１３Ａ〜図１３Ｄに示される宛先設定画面１６０１〜１６０４は、ＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示され、少なくとも、宛先設定ボタン１６１と、データ送信ボタン１６２と、設定済宛先表示部１６３とを含んで構成される。

上記ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において方法１を採用して設定された宛先が複数であるか否かを判断すると定められている場合、つまり第１の宛先に続いて第２の宛先が入力されたときに設定された宛先が複数であると判断すると定められている場合、設定済宛先表示部１６３に第１の宛先「宛先Ａ」に続いて第２の宛先「宛先Ｂ」が入力されると（図１３Ａの宛先設定画面１６０１）、上記ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において宛先が複数設定されたと判断され、ステップＳ１１０５で宛先グループ検索処理が実行される。

ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理の結果、ワンタッチキー登録部２００に登録されている宛先の中（検索範囲１）から宛先Ａおよび宛先Ｂを含む宛先グループの候補が抽出された場合（上記ステップＳ１７０２でＹＥＳ）、上記ステップＳ１７０３では、宛先設定画面に、宛先グループの候補に対応付けられているワンタッチキー１〜３に応じた選択可能なボタン１６４ａ〜１６４ｃが表示される（図１３Ｂの宛先設定画面１６０２）。

ユーザは、宛先設定画面１６０２に表示されたボタン１６４ａ〜１６４ｃの中から所望の宛先グループが登録されているワンタッチキーを選択する、ボタン１６４ａ〜１６４ｃのいずれも選択せず（ワンタッチキー１〜３のいずれも選択せず）にアドレス帳などから宛先を追加する、またはその状態でデータ送信ボタン１６２を押下して文書データの送信を指示するなどの操作ができる。

さらに、ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理の結果、ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４（検索範囲２）および／またはＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１（検索範囲３）から宛先Ａおよび宛先Ｂを含む宛先グループの候補が抽出され（上記ステップＳ１７０５でＹＥＳ）、その送信履歴に先頭ページが対応付けられて先頭ページ記憶部２０３１に記憶されている場合（ステップＳ１７０６でＹＥＳ）、上記ステップＳ１７０７では、宛先設定画面に、送信履歴に対応付けられている宛先グループに応じた選択可能なボタン１６５ａ〜１６５ｃがその送信履歴に対応付けられている先頭ページ（文書１〜文書３）のプレビューと共に表示される（図１３Ｃの宛先設定画面１６０３）。

ユーザは、宛先設定画面１６０３に表示された先頭ページの文書を参考にして、ボタン１６５ａ〜１６５ｃの中から所望の宛先グループを選択する、ボタン１６５ａ〜１６５ｃのいずれも選択せずにアドレス帳などから宛先を追加する、または戻るボタンで図１３Ｂの宛先設定画面１６０２に戻るなどの操作ができる。

さらに、ステップＳ１１０５の宛先グループ検索処理の結果、検索範囲２および／または検索範囲３から宛先Ａおよび宛先Ｂを含む宛先グループの候補が複数抽出された場合（上記ステップＳ１７０９でＹＥＳ）、上記ステップＳ１７１０では送信履歴の新しい順に並べ替えられ、宛先設定画面に、送信履歴に対応付けられている宛先グループに応じた選択可能なボタン１６６ａ〜１６６ｃが最新の送信履歴の宛先グループから順に表示される（図１３Ｄの宛先設定画面１６０４）。

ユーザは、宛先設定画面１６０４に送信履歴の新しい順に表示された宛先グループの候補に応じたボタン１６６ａ〜１６６ｃの中から所望の宛先グループを選択する、ボタン１６６ａ〜１６６ｃのいずれも選択せずにアドレス帳などから宛先を追加する、またはその状態でデータ送信ボタン１６２を押下して文書データの送信を指示するなどの操作ができる。

なお、宛先設定画面１６０２から宛先設定画面１６０３、宛先設定画面１６０３から宛先設定画面１６０４へは、所定時間経過後に自動的に画面が遷移してもよいし、図１３Ｃ宛先設定画面１６０３に示されているように、戻るボタンや進むボタンなどを表示して、ユーザ操作にしたがって画面が遷移してもよい。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１でこのような宛先グループの候補表示処理が実行されることで、ユーザが送信先として設定する可能性が高い順に宛先グループの候補が表示される。また、過去にその宛先グループに対して送信された文書データの一部と共に表示される。このため、ユーザの宛先設定作業を軽減させることができる。

一般に、オフィス間で文書を送信する場合には、宛先の職務階層（社長、部長、課長、…）に応じて上位の階層から順に設定していくことが多い。そのため、複数の宛先を設定することに加えてその設定順を考慮する必要があり、ユーザの負担が大きくなっていた。本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１でこのような宛先グループの候補表示処理が実行されることで、抽出された宛先グループの候補の中から所望の宛先を選択して送信先として設定する際に、宛先の順が以前送信したときの宛先の順（履歴の順）で設定される。そのため、ユーザは宛先の順を気にすることなく、思いついた宛先や入力しやすい宛先から入力することができ、ユーザの負担を小さくすることができる。

図１４は、図１１の上記ステップＳ１１０５での宛先グループ検索処理の変形例を示すフローチャートである。図１４を参照して、図１１のステップＳ１５０１〜Ｓ１５０７が実行されて検索範囲１〜３が設定されると、続いて、宛先判断部２０６においてステップＳ１５０２で読込んだユーザ設定された宛先に同報宛先が設定されているか否かが判断され（ステップＳ１５１２）、同報宛先が設定されている場合には（ステップＳ１５１２でＹＥＳ）、ユーザ設定された宛先および同報宛先を検索キー２とする（ステップＳ１５１３）。同報宛先が設定されていない場合、つまりＴＯ宛先だけ設定されている場合には（ステップＳ１５１２でＮＯ）、上述のように、ステップＳ１５０２で読込んだユーザ設定された宛先を検索キー１とする（ステップＳ１５０８）。

以降、図１１に示された処理と同様の処理が実行される。

図１５は、ユーザが文書データを送信する宛先を設定する際の画面遷移の一例を示す図であって、上記変形例に示された宛先グループ検索処理が実行されて宛先グループの候補が抽出された場合の画面遷移の具体例を示す図である。図１５Ａ，図１５Ｂに示される宛先設定画面１８０１，１８０２は、ＭＦＰ１０１のパネル２５、またはＭＦＰ１０１から文書データを送信するためのアプリケーションが実行されたＰＣ１０２のディスプレイ６０５に表示され、少なくとも、宛先設定ボタン１８１と、データ送信ボタン１８２と、設定済ＴＯ宛先表示部１８３と、設定済ＣＣ宛先表示部１８３とを含んで構成される。

宛先設定画面において、文書データの送信先として設定済ＴＯ宛先表示部１８３に第１の宛先「宛先Ａ」が入力され、設定済ＣＣ宛先表示部１８３に第１の同報宛先「宛先Ｂ」が入力されると（図１５Ａの宛先設定画面１８０１）、上記ステップＳ１１０３で宛先判断部２０６において宛先が複数設定されたと判断される。

このとき、上記ステップＳ１５１３ではＴＯ宛先の宛先ＡおよびＣＣ宛先の宛先Ｂが検索キー３に設定されてステップＳ１５１１で上記検索範囲２（ＭＦＰ１０１の送信履歴記憶部２０４）および／または上記検索範囲３（ＰＣ１０２の送信履歴記憶部６２１）が検索され、ＴＯ宛先に宛先ＡおよびＣＣ宛先に宛先Ｂを含む宛先グループの候補が抽出される。上記ステップＳ１１０７では、宛先グループの候補に対応付けられた選択可能なボタン１８６ａ，１８６ｂが選択可能に表示される（図１５Ｂの宛先設定画面１８０２）。

ユーザは、宛先設定画面１８０２に表示されたボタン１８６ａ，１８６ｂの中から所望の宛先グループを選択する、ボタン１８６ａ，１８６ｂのいずれも選択せずにアドレス帳などから宛先を追加する、またはその状態でデータ送信ボタン１８２を押下して文書データの送信を指示するなどの操作ができる。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１で変形例に示されたような宛先グループ検索処理が実行されることで、ユーザが送信先として設定する可能性のより高い宛先グループの候補が抽出される。このため、ユーザの宛先設定作業をより軽減させることができる。

上述の実施の形態においては、データ送信装置としてＭＦＰを例示したが、本発明にかかるデータ送信装置はＭＦＰ以外で実現されてもよい。たとえば、ファクシミリ、ネットワーク機能を有するスキャナやプリンタによっても本発明にかかるデータ送信装置を実現することができる。

また、上述の実施の形態においては、送信対象のデータとして文書データを例示したが、本発明にかかるデータ送信装置は文書データを含むすべてのデータを送信対象とする。たとえば、画像データ、音声データ、メールデータ、メールデータに添付されるファイルなどが本発明にかかるデータ送信装置において送信対象となる。そのため、本発明にかかるデータ送信装置は文書データ以外のデータを送信可能な装置で実現されてもよい。たとえば、ネットワーク機能を有するパーソナルコンピュータやＰＤＡ（Personal Digital Assistants）、携帯電話、携帯通信端末によっても本発明にかかるデータ送信装置を実現することができる。

さらに、上述のデータ送信装置において実行される宛先設定補助方法を、宛先設定補助プログラムとして提供することもできる。

上述の実施の形態においては、宛先設定補助プログラムを実行させて、文書データを送信する際の、ユーザの宛先の設定を補助する方法を例示したが、本発明にかかる宛先設定補助プログラムを実行させることで、文書データを含むすべてのデータを送信する際の、ユーザの宛先の設定を補助できるものとする。たとえば、方法が本発明にかかる宛先設定補助プログラムを実行させることで、画像データ、音声データ、メールデータ、メールデータに添付されるファイルなどを送信する際の、ユーザの宛先の設定を補助できるものとする。

宛先設定補助プログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって提供することもできる。また、メール送受信用のプログラムなどの他のプログラムに組込まれて提供されてもよい。

提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本実施の形態にかかるネットワークシステムの構成の具体例を示す図である。 ＭＦＰ１０１のハードウェア構成の具体例を示すブロック図である。 ＰＣ１０２のハードウェア構成の具体例を示すブロック図である。 ＭＦＰ１０１の機能構成を示すブロック図である。 送信履歴記憶部２０４に記憶される送信履歴の具体例を示す図である。 本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１での宛先設定補助処理を含む文書データ送信処理を示すフローチャートである。 本実施の形態にかかるＭＦＰ１０１での宛先設定補助処理を含む文書データ送信処理を示すフローチャートである。 ステップＳ１１０３での複数設定判断処理の一例を示すフローチャートである。 画面遷移の一例を示す図である。 画面遷移の一例を示す図である。 ステップＳ１１０５での宛先グループ検索処理の一例を示すフローチャートである。 ステップＳ１１０７での宛先グループの候補表示処理の一例を示すフローチャートである。 画面遷移の一例を示す図である。 ステップＳ１１０５での宛先グループ検索処理の変形例を示すフローチャートである。 画面遷移の一例を示す図である。

符号の説明

１０，６０１ ＣＰＵ、１５ ＮＩＣ、２０ 記憶部、２５ パネル、３０ イメージリーダ部、３５ プリンタ部、４０ センサ部、１０１ ＭＦＰ、１０２，１０２ａ，１０２ｂ ＰＣ、２０１ ログイン情報入力部、２０２ 宛先入力部、２０３ 送信文書記憶部、２０４，６２１ 送信履歴記憶部、２０５ ユーザ識別部、２０６ 宛先判断部、２０７ 文書属性判断部、６０５ ディスプレイ、６０７ ＬＡＮまたはモデムカード、６０９ 入力装置、６１１ フレキシブルディスクドライブ、６１３ ＣＤ−ＲＯＭドライブ、６１３ａ ＣＤ−ＲＯＭ、６１５ ハードディスクドライブ、６１７ ＲＡＭ、６１９ ＲＯＭ、６２１ 送信履歴記憶部、２０３１ 先頭ページ記憶部、２０３２ 文書属性記憶部、Ｆ フレキシブルディスク。

Claims (20)

1. 送信データの送信先とする宛先を入力する宛先入力手段と、
   前記宛先入力手段で前記送信先として複数の宛先が入力されたか否かを判断する宛先判断手段と、
   前記宛先判断手段で、前記宛先入力手段で前記送信先として複数の宛先が入力されたことが判断されると、前記宛先入力手段で入力された送信先を含む送信履歴を検索し、送信先に前記宛先を含む宛先グループを取得する宛先検索手段と、
   前記宛先検索手段で取得された前記宛先グループを提示する提示手段とを備える、データ送信装置。
2. 前記宛先を入力するユーザを識別するユーザ識別手段をさらに備え、
   前記宛先検索手段は前記ユーザ識別手段で識別されたユーザを含む送信履歴を検索する、請求項１に記載のデータ送信装置。
3. 他の装置へアクセスするアクセス手段をさらに備え、
   前記宛先検索手段は、前記アクセス手段でアクセスした前記他の装置に記憶される送信元が前記ユーザである前記送信履歴を検索する、請求項２に記載のデータ送信装置。
4. 前記送信データの属性を判断する属性判断手段をさらに備え、
   前記送信履歴には送信されたデータの属性が含まれ、
   前記宛先検索手段は、送信されたデータの属性が前記属性判断手段で判断された前記送信データの前記属性と関連のある前記送信履歴を検索する、請求項１に記載のデータ送信装置。
5. 前記送信履歴には送信結果が含まれ、
   前記宛先検索手段は、前記送信結果が正常送信である前記送信履歴を検索する、請求項１に記載のデータ送信装置。
6. 前記送信履歴には送信時に関する情報が含まれ、
   前記検索手段で複数の宛先グループが取得されたときに、前記提示手段は、前記複数の宛先グループの各々を送信先とする前記送信履歴の、前記送信時に関する情報に基づいた順に前記複数の宛先グループを並べて提示する、請求項１に記載のデータ送信装置。
7. 前記送信履歴には送信されたデータの少なくとも一部が含まれ、
   前記提示手段は、前記宛先検索手段で取得された前記宛先グループと共に、前記宛先グループを送信先とする前記送信履歴に含まれる前記送信されたデータの少なくとも一部を提示する、請求項１に記載のデータ送信装置。
8. 前記送信履歴には前記送信先として同報宛先が含まれ、
   前記宛先入力手段で入力された前記送信データの前記送信先に同報宛先が含まれていたとき、前記宛先検索手段はさらに、送信先に前記同報宛先を含む前記送信履歴の、前記送信先である宛先グループを取得する、請求項１に記載のデータ送信装置。
9. 予め定められた宛先グループをキーと関連付けて記憶するワンタッチキー登録手段をさらに備え、
   前記宛先検索手段は、前記ワンタッチキー登録手段を検索し、前記複数の宛先を含む、前記キーと関連付けられた宛先グループを取得する、請求項１に記載のデータ送信装置。
10. 前記提示手段は、前記宛先検索手段で取得された宛先グループとして前記宛先グループに関連付けられている前記キーを提示する、請求項９に記載のデータ送信装置。
11. 送信データの宛先を設定する際の補助を行なう処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
    送信データの送信先とする宛先を入力する宛先入力ステップと、
    前記宛先入力ステップにおいて前記送信先として複数の宛先が入力されたか否かを判断する宛先判断ステップと、
    前記宛先判断ステップにおいて、前記宛先入力ステップにおいて前記送信先として複数の宛先が入力されたことが判断されると、前記宛先入力ステップで入力された送信先を含む送信履歴を検索し、送信先に前記宛先を含む宛先グループを取得する宛先検索ステップと、
    前記宛先検索ステップにおいて取得された前記宛先グループを提示する提示ステップとを実行させる、宛先設定補助プログラム。
12. 前記宛先を入力するユーザを識別するユーザ識別ステップをさらに実行させ、
    前記宛先検索ステップにおいて、前記ユーザ識別ステップで識別されたユーザを含む送信履歴を検索する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
13. 他の装置へアクセスするアクセスステップをさらに実行させて、
    前記宛先検索ステップにおいて、前記アクセスステップでアクセスした前記他の装置に記憶される送信元が前記ユーザである前記送信履歴を検索する、請求項１２に記載の宛先設定補助プログラム。
14. 前記送信履歴には送信されたデータの属性が含まれ、
    前記送信データの属性を判断する属性判断ステップをさらに実行させて、
    前記宛先検索ステップにおいては、送信されたデータの属性が前記属性判断ステップにおいて判断された前記送信データの前記属性と関連のある前記送信履歴を検索する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
15. 前記送信履歴には送信結果が含まれ、
    前記宛先検索ステップにおいては、前記送信結果が正常送信である前記送信履歴を検索する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
16. 前記送信履歴には送信時に関する情報が含まれ、
    前記検索ステップにおいて複数の宛先グループが取得されたときに、前記提示ステップにおいては、前記複数の宛先グループの各々を送信先とする前記送信履歴の、前記送信時に関する情報に基づいた順に前記複数の宛先グループを並べて提示する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
17. 前記送信履歴には送信されたデータの少なくとも一部が含まれ、
    前記提示ステップにおいては、前記宛先検索ステップにおいて取得された前記宛先グループと共に、前記宛先グループを送信先とする前記送信履歴に含まれる前記送信されたデータの少なくとも一部を提示する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
18. 前記送信履歴には前記送信先として同報宛先が含まれ、
    前記宛先入力ステップにおいて入力された前記送信データの送信先に同報宛先が含まれていたとき、前記宛先検索ステップにおいては、さらに、送信先に前記同報宛先を含む前記送信履歴の、前記送信先である宛先グループを取得する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
19. 前記コンピュータには、予め定められた宛先グループをキーと関連付けて記憶するワンタッチキー登録手段が備えられ、
    前記宛先検索ステップにおいては、前記ワンタッチキー登録手段を検索し、前記複数の宛先を含む、前記キーと関連付けられた宛先グループを取得する、請求項１１に記載の宛先設定補助プログラム。
20. 前記提示ステップにおいては、前記宛先検索ステップにおいて取得された宛先グループとして前記宛先グループに関連付けられている前記キーを提示する、請求項１９に記載の宛先設定補助プログラム。

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