JP2006227716A

JP2006227716A - 書類管理システム及び方法並びに書類管理用プログラム

Info

Publication number: JP2006227716A
Application number: JP2005037821A
Authority: JP
Inventors: Seiichi Araki; 誠一荒木
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2005-02-15
Filing date: 2005-02-15
Publication date: 2006-08-31

Abstract

【課題】信頼度の高い書類の管理を実現すること。
【解決手段】印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、を備えると共に、書類と当該書類の作成に用いられた印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、書類に備えられたＩＣタグから書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた印鑑に備えられたＩＣタグから印鑑識別情報を読み取る識別情報読出手段と、識別情報読取手段にて読み取った印鑑識別情報と書類識別情報とを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、を備えた。
【選択図】図１

Description

本発明は、書類管理システムにかかり、特に、書類と共に、当該書類に使用された印鑑を管理するシステムに関する。

近年、物品にメモリー付き集積回路を有する「ＩＣタグ」（一般に、「非接触データキャリア」、「無線ＩＣタグ」、「非接触ＩＣ」、「非接触ＩＣラベル」、「非接触ＩＣタグ」、「ＲＦＩＤ」等と表現される場合もある。）を実装し、各種の情報を記録して商品情報表示や物流の合理化あるいは物品の管理を行うことが実現されてきている。このＩＣタグは、一般にメモリーを有して個体識別符号などの情報を記憶し、かつ、ＩＣタグリーダライタによりそれらの情報を読み書きできるようになっている。

このＩＣタグの特性を生かし、文書類にＩＣタグを搭載し管理をするなどの方法は、これまでに多数提案されている。例えば、非接触ＩＣタグの付いた書類または物品を検索する方法や、ＩＤタグが付与された書籍類の提案、さらには、ＩＣタグを券類に埋め込むこと、などの提案もなされている。

さらに、下記の特許文献１では、非接触データキャリアを備えた印鑑と、文書を特定できるＩＤ情報が機械読取可能に表示された文書とを用い、回覧される文書が誰の許可や承認までもらっているか、ということを簡単に知ることができる文書捺印管理システムが提案されている。

特開２００２−１５７３９２号公報

一方で、以前より、悪徳業者による契約書類の偽造や印鑑の不正利用・偽造などにより不当な契約が結ばれたり、本人の記憶にない契約がなされたりすることが生じている。また、契約の期限切れや契約にまつわるトラブルも多発している。このようなことから、契約書の偽造や印鑑の偽造が困難な仕組みや、契約書のトラブルが発生しないように、また身に覚えの無い契約などが勝手に結ばれてしまうのを防ぐようなサービスの提供が待たれている。

しかし、上記特許文献１に開示されているシステムでは、文書にＩＤ情報が付されているものの、文書そのものが偽造されてしまった場合には、依然として上記問題が生じうる。

このため、本発明では、上記従来例の有する不都合を改善し、特に、信頼度の高い書類の管理を実現する、ことをその目的とする。

そこで、本発明の一形態である書類管理システムは、
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、を備えると共に、
書類と当該書類の作成に用いられた印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
書類に備えられたＩＣタグから書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた印鑑に備えられたＩＣタグから印鑑識別情報を読み取る識別情報読出手段と、
識別情報読取手段にて読み取った印鑑識別情報と書類識別情報とを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴としている。

また、書類管理システムの他の形態は、
書類と当該書類の作成に用いられた印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
書類に備えられた当該書類の書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグから書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた印鑑に備えられた当該印鑑の印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグから印鑑識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
識別情報読取手段にて読み取った印鑑識別情報と書類識別情報とを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴としている。

上記発明によると、印鑑を捺印する書類を作成した際に、当該書類の書類識別情報と捺印した印鑑の印鑑識別情報とを、書類及び印鑑にそれぞれ装備されたＩＣタグから、識別情報読取手段にて読み取る。そして、読み取った各識別情報を関連付けて、登録手段が管理情報記憶手段に記憶する。従って、ＩＣタグがそれぞれ装備された書類と印鑑との関係が登録されて管理されるため、書類の信頼性の向上を図ることができ、また、書類や印鑑の偽造を有効に抑制することができる。

また、管理情報記憶手段は、予め入力された印鑑の印鑑識別情報と当該印鑑を特定する印鑑特定情報とを関連付けて記憶する、ことを特徴としている。このとき、印鑑特定情報は、印鑑の所有者名を表す情報、印鑑の印鑑証明を表す情報、印鑑の印影を表す情報、のいずれかのうち、少なくとも１つを含む情報である、ことを特徴としている。

これにより、予め印鑑の印鑑識別情報に関連付けられて、当該印鑑の所有者名、印鑑証明、印影などが登録されているため、上記登録手段によって書類識別情報に関連付けられて記憶された印鑑識別情報に基づいて、当該書類を作成する際に捺印された印鑑を確認することが容易となる。従って、作成された書類の信頼性の向上を図ることができる。

また、管理情報記憶手段は、予め入力された書類の書類識別情報と当該書類の内容を表す書類内容情報とを関連付けて記憶している、ことを特徴としている。このとき、書類は、所定の契約書であると共に、書類内容情報は、契約書における契約種類を表す情報、契約概要を表す情報、契約金額を表す情報、契約有効期限を表す情報、のいずれかのうち、少なくとも１つを含む情報である、ことを特徴としている。

これにより、予め書類の書類識別情報に関連付けられて、当該書類の契約内容を表す種々の情報が登録されているため、上記登録手段によって印鑑の識別情報に関連付けられて記憶された書類識別情報に基づいて、作成した書類の内容を確認することが容易となる。

また、ネットワークに接続された所定のサーバが、管理情報記憶手段と登録手段とを装備すると共に、
サーバにネットワークを介してアクセス可能な所定の携帯端末が、識別情報読取手段を装備し、
携帯端末の識別情報読取手段が、読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報をサーバに送信し、
サーバの登録手段が、携帯端末から送信された印鑑識別情報及び書類識別情報を受信して管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴としている。

これにより、書類作成時に、その場で書類作成に用いた書類と印鑑との識別情報を携帯端末を用いて読み取り、これら情報をサーバに送信することで関連付けて登録することができる。従って、書類管理の確実化を図ることができ、管理書類の信頼性の向上を図ることができる。

また、携帯端末が、当該携帯端末の現在位置を表す位置情報を取得する位置情報取得手段を備え、携帯端末の識別情報読取手段が、位置情報取得手段にて取得した位置情報を、読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報と共にサーバに送信し、サーバの登録手段が、携帯端末から送信された印鑑識別情報及び書類識別情報と位置情報とを受信して、これらを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する、ことを特徴としている。また、サーバの登録手段は、印鑑識別情報及び書類識別情報に関連付けて現在の日時情報を登録する、ことを特徴としている。これにより、契約の場所や日時情報も登録することができ、書類管理のさらなる信頼性の向上を図ることができる。

さらに、前記サーバの管理情報記憶手段は、予め入力された印鑑の印鑑識別情報に関連付けて当該印鑑の所有者を識別する所有者識別情報を記憶すると共に、
携帯端末の識別情報読取手段は、読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報と共に外部から入力された所有者識別情報を前記サーバに送信し、
前記サーバの登録手段は、識別情報読取手段から送信された所有者識別情報と管理情報記憶手段に予め記憶されている所有者識別情報とが一致した場合に作動する、
ことを特徴としている。

これにより、携帯端末から送信された所有者識別情報と、予めサーバに登録されている所有者識別情報とが一致した場合に、書類と印鑑の登録が行われる。従って、第三者による書類の登録を回避することができ、さらなる信頼性の向上を図ることができる。

また、本発明の他の形態であるサーバコンピュータは、
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ印鑑識別情報と書類識別情報とを各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータであって、
書類と当該書類の作成に用いられた印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
携帯端末の識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される印鑑識別情報と書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴としている。

また、本発明の他の形態であるプログラムは、
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ印鑑識別情報と書類識別情報とを各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータに、
携帯端末の識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される印鑑識別情報と書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて当該サーバコンピュータの管理情報記憶手段に記憶する登録手段、を実現するためのプログラムである。

また、本発明の他の形態である書類管理方法は、
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ印鑑識別情報と書類識別情報とを各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータを用いて書類の管理を行う方法であって、
サーバコンピュータが、携帯端末の識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される印鑑識別情報と書類識別情報とを受信し、受信した印鑑識別情報と書類識別情報とを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴としている。

また、書類管理方法の他の形態は、
携帯端末と、この携帯端末にネットワークを介して接続されたサーバコンピュータとを備え、印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、の管理を行う書類管理方法であって、
携帯端末が、書類に備えられたＩＣタグから書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた印鑑に備えられたＩＣタグから印鑑識別情報を読み取り、読み取った印鑑識別情報と書類識別情報とをサーバコンピュータに送信し、
サーバコンピュータが、携帯端末から印鑑識別情報と書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴としている。

上記構成のサーバコンピュータ、プログラム、方法であっても、上述した書類管理システムと同様に作用するため、上記本発明の目的を達成することができる。

本発明は、以上のように構成され機能するので、これによると、印鑑を捺印する書類を作成した際に、当該書類自体に記憶されている書類識別情報と、捺印した印鑑自体に記憶されている印鑑識別情報と、を読み出して、これらを関連付けて記憶して管理するため、書類や印鑑の偽造を有効に抑制することができ、書類の信頼性の向上を図ることができる、という従来にない優れた効果を有する。

本発明は、書類に装備されたＩＣタグに記憶された書類識別情報と、この書類を作成する際に使用された印鑑に装備されたＩＣタグに記憶された印鑑識別情報と、を関連付けて記憶する、という点に特徴を有する。以下、書類として「契約書」を一例に挙げて説明する。但し、本発明でいう書類は、契約書に限定されない。

本発明の第１の実施例を、図１乃至図１０を参照して説明する。図１は、本システムの全体構成を示す概略図である。図２はＩＣタグの構成を示すブロック図であり、図３は携帯電話の構成を示すブロック図である。図４は管理サーバの構成を示すブロック図である。図５乃至図７は、それぞれ管理サーバにて管理される情報の一例を示す図である。図８乃至図１０は、それぞれシステム全体の動作を示すフローチャートである。

［構成］
図１に示すように、本発明である書類管理システムは、管理サーバ１と、ネットワークを介して接続可能な携帯電話２と、この携帯電話２の所有者あるいはその関係者にて契約が行われる際に使用される印鑑３及び契約書類４と、を備えている。以下、各構成について、詳細に説明する。

＜印鑑＞
印鑑３は、一般的な印鑑に、さらに、ＲＦＩＤタグなどの近距離無線通信により記憶している情報を発信することが可能なＩＣタグ３１を内蔵あるいは外面に装着するなどして備えている。このＩＣタグ３１の記憶部３２には、予め印鑑毎に固有の印鑑識別情報（印鑑ＩＤ）を記憶している。このＩＣタグ３１の構成を図２を参照して詳述する。

図２に示すように、ＩＣタグ３１は、制御部３５、記憶部３２、電力生成部３３、アンテナ部３４からなる。そして、後述するＩＣタグリーダライタ機能付き携帯端末２からの情報取得要求の電波がアンテナ部３４にて受信されると、電力生成部３３で誘導起電力を利用して電力を発生させる。すると、制御部３５は、記憶部３２にあらかじめ記憶されている印鑑３の識別情報（印鑑ＩＤ）等を読み出して、アンテナ部３４からＩＣタグリーダライタ機能付き携帯端末２へ送信する。

＜契約書類＞
契約書類４は、一般的な書類である紙媒体に、ＲＦＩＤタグなどの近距離無線通信により記憶している情報を発信することが可能なＩＣタグ４１を内臓あるいは貼り付けるなどして備えている。このＩＣタグ４１の記憶部には、予め書類毎に固有の書類識別情報（契約書ＩＤ）を記憶している。なお、このＩＣタグ４１の構成は上記印鑑３に備えられたＩＣタグ３１とほぼ同様の構成を採っているので、その説明は省略する。そして、この契約書類４は、上述した印鑑３が捺印されて作成される書類である。

＜携帯電話＞
携帯電話２は、一般的な携帯電話２に、さらに、ＩＣタグに記憶されている情報を読み取る機能を有するＩＣタグリーダライタ２４を備えている。その構成を図３のブロック図を参照して説明する。なお、携帯電話２は、通信機能を有し、後述する管理サーバ１に接続可能な端末であればよい。従って、携帯電話２に代えて、通信機能を有するＰＤＡやノートパソコンなどの情報処理端末であってもよい。

この図に示すように、携帯電話２は、制御部２１、無線部２２、表示部２３、ＩＣタグリーダライタ２４、アンテナ部２５、記憶部２６、操作部２７を備えている。そして、無線部２２は、携帯電話２の無線通信基地局との間で情報の送受信を行う。表示部２３は携帯電話２の表示画面であり、契約書類情報や契約情報や印鑑ＩＤ情報の登録等を行う画面となる。ＩＣタグリーダライタ２４は、アンテナ部２５を介して電波を発信させ、ＩＣタグ３１，４１から情報を読み取る。すなわち、上述したＩＣタグ３１，４１はアンテナ部２５からの電波を受け誘電起電力を発生させ応答をする。記憶部２６は携帯端末の個体識別のための端末ＩＤや、その他情報を記憶させておく部分である。この記憶部２６の情報は、制御部２１からの制御で取り出され、無線部２２を使って外部へ送信することができる。

また、制御部２１には、所定のプログラムが組み込まれることにより、送信処理部２１ａと、読取処理部２１ｂ（識別情報読出手段）と、入力受付処理部２１ｃと、が構築されている。そして、読取処理部２１ｂは、上記アンテナ部２５及びＩＣタグリーダライタ２４の動作を制御して、印鑑３や契約書類４に備えられたＩＣタグ３１，４１から印鑑ＩＤや契約書ＩＤを読み取り、送信処理部２１ａに通知する。また、入力受付処理部２１ｃは、操作部２７から入力された情報の入力を受け付けて、送信処理部２１ａに通知する。ここで、入力される情報とは、例えば、ＩＣタグ３１，４１から読み取った各ＩＤに付加して管理サーバ１に送信されるユーザのＩＤ、パスワードや、契約書類情報などである。また、送信処理部２１ａは、読取処理部２１ｂや入力受付処理部２１ｃなどから通知された情報を、無線部２２を介して管理サーバ１に送信する。

さらに、携帯電話２には、当該携帯電話２の現在位置を表す位置情報を取得するＧＰＳ機能（位置情報取得手段）を備えている。そして、この取得された位置情報は、上記送信処理部２１ａにて、管理サーバ１に送信される。例えば、上述したように、各ＩＣタグ３１，４１と共に管理サーバに送信される。

＜管理サーバ＞
管理サーバ１は、契約管理サービスを行う業者が管理するサーバコンピュータであり、ネットワークＮ、すなわち、ＩＰ網や携帯電話２の無線基地局を介して、携帯電話２との間で情報の送受信が可能となっている。この管理サーバ１の構成を、図４のブロック図に示す。

この図に示すように、管理サーバ１のＣＰＵなどの演算装置１Ａには、所定のプログラムが組み込まれることで、事前登録処理部１１と、管理情報受付処理部１２と、登録処理部１３（登録手段）と、が構築されている。また、ハードディスクなどの記憶装置１Ｂ（管理情報記憶手段）には、契約書情報記憶部１４と、印鑑情報記憶部１５と、管理情報記憶部１６と、が形成されている。以下、各処理部１１〜１３、各記憶部１４〜１６について詳述する。

事前登録処理部１１は、印鑑３の所有者にて管理サーバ１が設置されているサービスを提供する業者に持参された印鑑３のＩＤタグ３１に記憶されている印鑑ＩＤや当該印鑑３を特定する情報の入力を受け付けて、管理サーバ１に登録する機能を有する。例えば、印鑑３のＩＣタグ３１から管理サーバ１に接続されているＩＣタグリーダライタ（図示せず）を介して印鑑ＩＤを読み取り、これを印鑑情報記憶部１５に登録する。また、同時に印鑑３の所有者から持参された印鑑登録証明書から印影画像をスキャナ等で取得し、印鑑ＩＤに関連付けて印鑑所有者名、印鑑登録証明書番号、印影画像情報等を管理サーバ１へ登録する。また、上記印鑑に関する情報を登録した時間を管理サーバ１にて自動的に取得し印鑑登録日時として先ほど登録した印鑑ＩＤと共に管理サーバ１へ登録する。さらに、この登録された印鑑３の所有者に対して、管理サーバ１へのサービス利用権限としてＩＤとパスワードを発行して、当該所有者にて認識できるよう出力する。このようにして、図７に示すように、各印鑑３に関する情報が、記憶装置１Ｂに形成された印鑑情報記憶部１５に登録されることとなる。

また、事前登録処理部１１は、ユーザにて入力された契約書情報をも登録する。例えば、契約を行う当事者は、契約書類４のＩＣタグ４１に記憶された契約書ＩＤを携帯電話２にて読み取り、さらに、契約書種別、契約概要、契約金額、契約有効期限情報等を携帯電話２に入力し、これらの情報を管理サーバ１に送信する。すると、図６に示すように、各契約書類４に関する情報が、管理サーバ１の記憶装置１Ｂに形成された契約書情報記憶部１４に登録されることとなる。なお、契約書類４に関する情報は、直接管理サーバ１に入力されて登録されてもよい。

管理情報受付処理部１２は、契約時に当事者の携帯電話２にて、契約書類４のＩＣタグ４１及び印鑑３のＩＣタグ３１から読み取られた契約書ＩＤ及び印鑑ＩＤの送信を受け付け、登録処理部１３に通知する。このとき、上記各ＩＤと共に、印鑑３の所有者に付与された所有者ＩＤやパスワードも受け付ける。さらには、携帯電話２のＧＰＳ機能にて取得された位置情報も受け付ける。

登録処理部１３は、上記受け付けた所有者ＩＤやパスワードから、印鑑３の所有者からの情報送信であることを認識すると、上記契約書ＩＤと印鑑ＩＤとを関連付けて、契約書管理情報として管理情報記憶部１６に登録する。例えば、契約書管理情報は、図５に示すように、サービス利用者（契約の当事者）が登録した契約書ＩＤに、契約者（甲）と契約者（乙）の契約者名と印鑑ＩＤが関連付けられた状態で記憶される。また、この契約書管理情報には、契約した場所を表す位置情報、例えば、経度と緯度と契約者が入力した契約の詳細場所（この例では、「東京都山田ビル」や「広島県吉田ビル」）、契約情報が登録された日時情報、が登録される。そして、この契約書管理情報内の契約書ＩＤ及び印鑑ＩＤには、上記事前に登録した契約書情報（図６参照）や印鑑情報（図７参照）が関連付けられる。従って、後に、図５に示す契約書管理情報から、契約書ＩＤや印鑑ＩＤをキーとして、契約書の内容や印鑑の所有者などの情報を容易に抽出することができる。

［動作］
次に、上述した書類管理システムの動作を、図８乃至図１０のフローチャートを参照して説明する。

まず、図８を用いて、印鑑情報を登録することによる契約書管理サービスの利用登録の流れを示す。この登録は、契約書の管理サービスを利用したい契約者（甲）と契約者（乙）の両者が契約前に行っておくことが求められる。

まず、最初に、印鑑３に内蔵または付与されたＩＣタグには、印鑑３固有の印鑑ＩＤが記憶されているものとする（ステップS１０１）。これは通常ＩＣタグ内の記憶部に記憶されているユニークＩＤでもよく、印鑑の販売メーカが独自に割り振ったＩＤでもよい。

次に、契約書管理サービスの利用を希望するユーザ（ここでは契約者である甲と乙）が、該当するＩＣタグ付き印鑑３と印鑑登録証明書（紙の文書）とサービス利用料金とを、サービス提供者（管理サーバ１）のところへ持参する（ステップS１０２）。サービス提供者は、該当印鑑３に付与されたＩＣタグ３１の情報を、管理サーバ１に備えられたＩＣタグリーダライタ（図示せず）を使って読み込み、読み込んだ印鑑ＩＤを管理サーバ１へ登録する（ステップS１０３）。

さらに、サービス提供者は、ユーザ（甲、乙）にて持参された印鑑登録証明書から印影画像を管理サーバ１に備えられたスキャナ等で取得すると共に、所有者名や印鑑登録証明書番号情報などを管理サーバ１に入力し、印鑑ＩＤと共に、印鑑所有者、印鑑登録証明書番号、印影画像情報等を管理サーバ１へ登録する（ステップS１０４）。さらに、印鑑情報を登録した時間を、管理サーバ１にて自動的に取得し印鑑登録日時として先ほど登録した印鑑ＩＤと共に管理サーバ１へ登録する（ステップS１０５）。

その後、サービス提供者は、ユーザ（甲、乙）へ、管理サーバ１へのサービス利用権限として利用者ＩＤとパスワードを発行して通知する（ステップS１０６）。また、この利用者ＩＤとパスワードとは、管理サーバ１に登録される。例えば、印鑑ＩＤと関連付けられて登録されるとよい。これにより、ユーザ（甲、乙）の印鑑情報が、図７に示すように管理サーバ１に登録され、ユーザは利用者ＩＤとパスワードにて管理サーバ１へアクセス権を得ることができ、サービスの利用が可能となる。

次に、図９を用いて、契約書情報事前登録の流れを示す。最初に、契約書類４に付与されたＩＣタグ４１には、一意に定められたＩＤ（契約書ＩＤ）が入っているものとする（ステップS２０１）。これは通常ＩＣタグ内の記憶部に記憶されているユニークＩＤでもよく、ＩＣタグ付き契約書の販売メーカや契約書の作成者が独自に割り振ったＩＤでもよい。

次に、ユーザ、すなわち、甲か乙の一方が、ＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で、管理サーバ１にアクセスする（ステップS２０２）。そして、契約書情報の登録者は、管理サーバ１を利用するための利用者ＩＤ、パスワードを入力して、管理サーバ１に登録されているか否かの認証を受ける（ステップS２０３）。なお、この利用者ＩＤとパスワードは、サービス利用者（甲、乙）が上記図８のサービス利用登録と印鑑情報登録時にて登録した後に、サービス提供者から提供されたものである。

次に、契約書類に付与されたＩＣタグ４１から、契約書ＩＤをＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で読み取る（ステップS２０４）。そして、契約書ＩＤを管理サーバ１へアップロードすると共に、契約書種別、契約概要、契約金額、契約有効期限情報等を携帯電話２に入力し、管理サーバ１に送信して登録する（ステップS２０５）。これにより、後に契約書類４に付与されたＩＣタグ４１の契約書ＩＤを元にして、管理サーバ１にアクセスしたときに契約書類４の各種情報を知ることができるようになる。

次に、図１０を用いて、契約時の契約情報登録の流れを示す。最初に、契約を行うユーザ（甲、乙）のいずれか一方のＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で、管理サーバ１にアクセスする（ステップＳ３０１）。続いて、契約書類４に付与されたＩＣタグ４１を、ＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で読む（ステップＳ３０２）。そして、携帯電話２で読み取った契約書ＩＤを管理サーバ１へアップロードすることにより、当該管理サーバ１からアップロードした契約書ＩＤの登録された契約書類４の内容が携帯電話２に送信されるので、上記図９にて示した契約書情報事前登録処理で登録した契約書の契約内容を確認する（ステップＳ３０３）。

次に、甲が印鑑３に付与されたＩＣタグ３１に記憶された印鑑ＩＤをＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で読み取り、甲の印鑑ＩＤを管理サーバ１へ送信する（ステップＳ３０４）。このとき、携帯電話２に甲の利用者ＩＤ及びパスワードも入力して、管理サーバ１に送信する。すると、利用者ＩＤとパスワードにより、甲が既にサービス利用可能なユーザであるか否かが管理サーバ１にて調べられ、利用可能である場合には、印鑑ＩＤと、先にアップロードした契約書ＩＤとが関連付けられて、管理サーバ１に登録される。

また、乙も印鑑３に付与されたＩＣタグをＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２で読み取り、乙の印鑑ＩＤを管理サーバ１へ送信する（ステップＳ３０５）。このときも、乙の利用者ＩＤ、パスワードが必要となるため、携帯電話２に入力して管理サーバ１に送信する。すると、利用者ＩＤとパスワードにより、乙が既にサービス利用可能なユーザであるか否かが管理サーバ１にて調べられ、利用可能である場合には、印鑑ＩＤと、先にアップロードした契約書ＩＤとが関連付けられて、管理サーバ１に登録される。

次に、ＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２のＧＰＳ機能にて、契約箇所である現在位置Ａ（図１参照）の位置情報を取得し、管理サーバ１へアップロードする。この位置情報は経度と緯度からなるもの等である。また、この際、場所を詳細に登録したい場合、例えば、○○ビル内といった情報、は契約場所を手動入力してもよい。すると、上述したように関連付けられて登録された契約書ＩＤと印鑑ＩＤとに、さらに関連付けられて契約場所情報が登録される（ステップＳ３０６）。

次に、管理サーバ１で自動的に日時を取得し、契約日時として契約情報として自動登録する（ステップＳ３０７）。これにより、図５に示すような契約情報が管理サーバ１に登録される。

このようにすることにより、印鑑３を捺印する契約書類４を作成した際に、書類４及び印鑑３にそれぞれ装備されたＩＣタグ４１，３１に記憶された契約書ＩＤ及び印鑑ＩＤが、関連付けられて管理サーバ１に登録されることとなる。従って、書類や印鑑の偽造を有効に抑制することができ、書類の信頼性の向上を図ることができる。

また、契約内容や印鑑情報、契約場所なども登録されているため、契約に関する情報の確認も容易となり、当該契約の確実性の向上を図ることができる。例えば、ユーザが印鑑を複数個所有している者の場合でも、印鑑ＩＤを元に契約書情報を検索すれば印鑑ＩＤごとに、どのような契約をしているのか、を容易に知ることができる。また、不正に登録されたり、不正な契約に多用される印鑑ＩＤがあった場合、管理サーバ１にてその印鑑ＩＤでの契約書の登録を不可とするなどの措置をとれば、不正な契約が結ばれる可能性も小さくできる。

ここで、上記では、携帯電話２には位置情報を取得できる機能として一般的に良く使われるＧＰＳ機能等が搭載されているものとして説明したが、位置情報を取得できる機能がない携帯電話２でもよい。その場合、契約した場所を示す情報として経度と緯度は管理サーバ１には登録されないことになる。また、サービスの利用のため、サービス利用者がサービス提供者のところへ行き、印鑑情報の登録やサービス利用登録をしているが、印鑑登録証明書を郵送するなどし、その他の印鑑ＩＤの登録や利用者の登録、サービス利用料金の決済、利用者のＩＤとパスワードの発行などはオンラインにて行われてもよい。

また、契約書情報事前登録では、ＩＣタグリーダライタ機能付き携帯電話２を利用して管理サーバ４１アクセスし契約書情報を登録しているが、使う端末は携帯電話２でなくても、ＩＣタグリーダライタ機能を用いて普通のパソコン等を経由して契約書情報を管理サーバ１に登録してもよい。

また、管理サーバ１は、契約書管理サービス実施する業者が管理し、本サーバを利用させて利用料金を頂く形態でサービスを提供する方法が一番効果的にビジネスを進められる方法であると考えられる。ただし、印鑑ＩＤの登録や管理は印鑑証明書等の管理を行っている国や地方自治体などの行政側が行ってもよい。

また、契約書の有効期限に近づいたときに、管理サーバ１から契約者へ契約の更新の確認を促す電子メールなどを送り、更新の場合は、再度サーバにアクセスし契約書を更新可能な機能を備えてもよい。これにより、面倒な契約更新をオンラインで行うことができる。

本発明は、印鑑を捺印する書類を作成した際に、印鑑と書類とを関連付けて登録しておくことで、手続きの確実化を図るなど、書類を管理するサービスに利用することができる。

本発明の全体構成を示す概略図である。印鑑や書類に備えられたＩＣタグの構成を示すブロック図である。携帯電話の構成を示すブロック図である。管理サーバの構成を示すブロック図である。書類と印鑑とが関連付けられて登録されているときの様子を示す説明図である。書類に関する情報が登録されているときの様子を示す説明図である。印鑑に関する情報が登録されているときの様子を示す説明図である。印鑑に関する情報を登録するときの動作を示すフローチャートである。書類に関する情報を登録するときの動作を示すフローチャートである。書類と印鑑とを関連付けて登録するときの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１管理サーバ（サーバ）
２携帯電話（携帯端末）
３印鑑
４契約書類（書類）
１１事前登録処理部
１２管理情報受付処理部
１３登録処理部
１４契約書情報記憶部
１５印鑑情報記憶部
１６管理情報記憶部
２４ＩＣタグリーダライタ
３１ＩＣタグ
４１ＩＣタグ

Claims

印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、を備えると共に、
前記書類と当該書類の作成に用いられた前記印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
前記書類に備えられた前記ＩＣタグから前記書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた前記印鑑に備えられた前記ＩＣタグから前記印鑑識別情報を読み取る識別情報読出手段と、
前記識別情報読取手段にて読み取った前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを関連付けて前記管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴とする書類管理システム。
書類と当該書類の作成に用いられた印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
前記書類に備えられた当該書類の書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグから前記書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた前記印鑑に備えられた当該印鑑の印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグから前記印鑑識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
前記識別情報読取手段にて読み取った前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを関連付けて前記管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴とする書類管理システム。
前記管理情報記憶手段は、予め入力された前記印鑑の前記印鑑識別情報と当該印鑑を特定する印鑑特定情報とを関連付けて記憶する、ことを特徴とする請求項２記載の書類管理システム。
前記印鑑特定情報は、前記印鑑の所有者名を表す情報、前記印鑑の印鑑証明を表す情報、前記印鑑の印影を表す情報、のいずれかのうち、少なくとも１つを含む情報である、ことを特徴とする請求項３記載の書類管理システム。
前記管理情報記憶手段は、予め入力された前記書類の前記書類識別情報と当該書類の内容を表す書類内容情報とを関連付けて記憶している、ことを特徴とする請求項２，３又は４記載の書類管理システム。
前記書類は、所定の契約書であると共に、
前記書類内容情報は、前記契約書における契約種類を表す情報、契約概要を表す情報、契約金額を表す情報、契約有効期限を表す情報、のいずれかのうち、少なくとも１つを含む情報である、ことを特徴とする請求項５記載の書類管理システム。
ネットワークに接続された所定のサーバが、前記管理情報記憶手段と前記登録手段とを装備すると共に、
前記サーバに前記ネットワークを介してアクセス可能な所定の携帯端末が、前記識別情報読取手段を装備し、
前記携帯端末の前記識別情報読取手段が、前記読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報を前記サーバに送信し、
前記サーバの前記登録手段が、前記携帯端末から送信された前記印鑑識別情報及び前記書類識別情報を受信して前記管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴とする請求項２，３，４，５又は６記載の書類管理システム。
前記携帯端末が、当該携帯端末の現在位置を表す位置情報を取得する位置情報取得手段を備え、
前記携帯端末の前記識別情報読取手段が、前記位置情報取得手段にて取得した前記位置情報を、前記読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報と共に前記サーバに送信し、
前記サーバの前記登録手段が、前記携帯端末から送信された前記印鑑識別情報及び前記書類識別情報と前記位置情報とを受信して、これらを関連付けて前記管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴とする請求項７記載の書類管理システム。
前記サーバの前記登録手段は、前記印鑑識別情報及び前記書類識別情報に関連付けて現在の日時情報を登録する、ことを特徴とする請求項７又は８記載の書類管理システム。
前記前記サーバの前記管理情報記憶手段は、予め入力された前記印鑑の前記印鑑識別情報に関連付けて当該印鑑の所有者を識別する所有者識別情報を記憶すると共に、
前記携帯端末の前記識別情報読取手段は、前記読み取った印鑑識別情報及び書類識別情報と共に外部から入力された前記所有者識別情報を前記サーバに送信し、
前記前記サーバの登録手段は、前記識別情報読取手段から送信された前記所有者識別情報と前記管理情報記憶手段に予め記憶されている前記所有者識別情報とが一致した場合に作動する、
ことを特徴とする請求項７，８又は９記載の書類管理システム。
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを前記各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータであって、
前記書類と当該書類の作成に用いられた前記印鑑とを関連付ける情報が記憶される管理情報記憶手段と、
前記携帯端末の前記識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて前記管理情報記憶手段に記憶する登録手段と、
を備えたことを特徴とするサーバコンピュータ。
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを前記各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータに、
前記携帯端末の前記識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて当該サーバコンピュータの管理情報記憶手段に記憶する登録手段、
を実現するためのプログラム。
印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、からそれぞれ前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを前記各ＩＣタグから読み取る携帯端末に、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータを用いて書類の管理を行う方法であって、
前記サーバコンピュータが、前記携帯端末の前記識別情報読取手段にて読み取られ当該携帯端末から送信される前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを受信し、受信した前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴とする書類管理方法。
携帯端末と、この携帯端末にネットワークを介して接続されたサーバコンピュータとを備え、印鑑識別情報を記憶し当該印鑑識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた印鑑と、書類識別情報を記憶し当該書類識別情報を無線通信により発信可能なＩＣタグを備えた書類と、の管理を行う書類管理方法であって、
前記携帯端末が、前記書類に備えられた前記ＩＣタグから前記書類識別情報を読み取ると共に、当該書類の作成に用いられた前記印鑑に備えられた前記ＩＣタグから前記印鑑識別情報を読み取り、読み取った前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを前記サーバコンピュータに送信し、
前記サーバコンピュータが、前記携帯端末から前記印鑑識別情報と前記書類識別情報とを受信して、これらを関連付けて管理情報記憶手段に記憶する、
ことを特徴とする書類管理方法。