JP2006163835A - 文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ファイル名を変更して文書ファイルを管理する場合に、ファイル名の変更と属性情報の登録とを効率的に行うための文書管理方法及文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】 ユーザ端末２０が、変更後のファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイル３３を読み込むとともに、画像ファイル３２を読み込む。そして、書誌情報ファイル３３の各書誌情報を画像ファイル３２に割り当て、割り当てた書誌情報に含まれるファイル名により画像ファイル３２のファイル名を変更する。そして、このファイル名を変更した画像ファイル３２と、これに対応する書誌情報に基づく属性情報を有する登録属性ファイル３４とを、文書管理サーバ５０に送信して、画像ファイル３２を、この属性情報と関連付けて文書管理サーバ５０に登録する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、効率的に文書ファイルを管理するための文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

印刷物を電子化する場合、スキャナにより画像データとして読み込んで、この図面データをコンピュータ端末に取り込む。読み込んだ画像データを１つずつコンピュータ端末に取り込んで、文書ファイルを記録する場合、それぞれファイル名を設定することが可能である。しかし、複数の印刷物について、それぞれファイルを記録しようとする場合、画像データのコンピュータ端末への取り込み及びファイル名を設定しての記録を１ファイルずつ行うのは作業が繁雑となる。一方、スキャナ入力文書を自動的に取り込んで、複数のファイルを記録する場合もある。このような場合、各ファイルについて、コンピュータ端末が自動的にファイル名を付与するのが一般的である。自動的に付与されるファイル名には、例えば、日付や連番の数字が付される。また、スキャナ入力文書を管理するシステムが、多数、開発されている（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、スキャナ入力文書をパーソナルコンピュータ等の指定のフォルダに自動的に取り込むようにした自動配信機能を有するシステムが開示されている。
特開２００４−１７１１９９号公報（第４−６頁）

しかし、自動的に付与されたファイル名では、ユーザがファイル名から文書の内容を判別しにくい。このため、文書の内容を判別しやすいファイル名を希望する場合、自動的に付与されたファイル名を変更する必要がある。このような場合、ユーザは、ファイルの内容を確認しながら、新たなファイル名を決定して、入力操作により変更しなければならず、非効率である。また、スキャナ入力文書の電子ファイルを文書管理システムのようなシステムを用いて管理する場合、このシステムでのファイルの管理に必要な属性情報を登録する必要がある。このような属性情報を、各ファイルについて、それぞれユーザが入力するのは非効率である。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、文書ファイルを管理する場合に、効率的にファイル名の変更と属性情報の登録とを行うための文書管理方法及文書管理プログラムを提供することにある。

本発明は、コンピュータを用いて、文書ファイルのファイル名を変更して登録することにより文書ファイルを管理するものであって、前記コンピュータが、付与したいファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイルを読み込み、文書ファイルを読み込み、前記書誌情報ファイルの各書誌情報を前記文書ファイルに割り当て、割り当てた書誌情報に含まれるファイル名により文書ファイルのファイル名を変更し、前記ファイル名を変更した文書ファイルと、この文書ファイルに対応する前記書誌情報に基づく属性情報とを関連付けて登録する。これによれば、文書ファイルのファイル名を容易に変更できるとともに、この文書ファイルの属性情報を文書ファイルに関連付けて登録できる。

さらに、本発明によれば、前記文書ファイルは、スキャナにより読み込んだ画像を記録した文書ファイルである。これによれば、スキャナにより読み込んだ画像を記録した文書
ファイルのファイル名を容易に変更できるとともに、この文書ファイルの属性情報を文書ファイルに関連付けて登録することができる。

さらに、本発明によれば、前記コンピュータが、前記文書ファイルに基づいて文書の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促し、前記書誌情報ファイルに基づいて書誌情報の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促し、前記ユーザにより選択された文書ファイルのファイル名を、前記ユーザにより選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更し、前記ファイル名の変更が行われた文書ファイルと、前記ユーザにより選択された書誌情報とを関連付ける。これによれば、ユーザが書誌情報と画像とを確認しながら、文書ファイルのファイル名を、書誌情報に設定されたファイル名に変更できるとともに、書誌情報の文書ファイルへの関連付けを行うことができる。

さらに、本発明によれば、前記コンピュータが、前記選択された文書ファイルをビューアに表示させ、前記文書ファイルのファイル名の変更と、前記文書ファイルと前記書誌情報との関連付けとを行った場合に、前記ファイル名の変更を行った文書の次に並べられた文書を選択し、この文書を前記ビューアに表示させ、前記文書ファイルと関連付けた書誌情報の次に並べられた書誌情報を選択する。これによれば、ユーザが書誌情報と画像とを確認しながら文書ファイルのファイル名の変更と、文書ファイルと書誌情報との関連付けによる文書ファイルについての属性情報の設定を行う場合に、その効率を上げることができる。

さらに、本発明によれば、前記コンピュータが、整列させた文書ファイルと、前記書誌情報ファイルの各書誌情報とを順次、それぞれ選択し、前記選択された文書ファイルのファイル名を、前記選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する処理を、前記書誌情報ファイルのすべての書誌情報について行うまで繰り返す。これによれば、整列させられた文書ファイルを用いて、より効率的にファイル名の変更と文書ファイルへの書誌情報の関連付けによる文書ファイルについての属性情報の設定とを行うことができる。

本発明によれば、文書ファイルを管理する場合に、効率的にファイル名の変更及び属性情報の登録を行うことができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を、図１〜図５を用いて説明する。本実施形態では、スキャナにより読み込んだ画像ファイルのファイル名を、書誌情報ファイルに含まれるファイル名により変更し、この書誌情報ファイルに設定された情報を用いて文書管理サーバに登録するための文書管理方法及び文書管理システムとして説明する。

図１に示すように、ユーザ端末２０は、ＬＡＮ６０によりスキャナ装置４０と文書管理サーバ５０とに接続されている。
スキャナ装置４０は、一般的なスキャナ機能を備えた装置であり、印刷機能、コピー機能、ファクシミリ機能等を備えた画像形成装置であってもよいし、スキャナ機能のみを備えた装置であってもよい。

文書管理サーバ５０は、文書ファイルを記録して管理するサーバである。この文書管理サーバ５０は、文書ファイルを階層化されたフォルダに格納するとともに、この文書ファイルの属性情報を登録する。

ユーザ端末２０は、制御部２１を備えている。制御部２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段等を有し、後述する処理（書誌情報読
込段階、文書ファイル読込段階、ファイル名変更段階、登録段階等を含む処理）を行う。このための文書管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、書誌情報読込手段２２、文書ファイル読込手段２３、ファイル名変更手段２４、登録手段２５等として機能する。書誌情報読込手段２２は、付与したいファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイル３３を読み込む。文書ファイル読込手段２３は、文書ファイルとしての画像ファイル３２を読み込む。ファイル名変更手段２４は、書誌情報ファイル３３の各書誌情報を画像ファイル３２に割り当て、割り当てた書誌情報に含まれるファイル名により画像ファイル３２のファイル名を変更する。登録手段２５は、ファイル名を変更した画像ファイル３２と、この画像ファイル３２に対応する書誌情報に基づく属性情報とを関連付けて文書管理サーバ５０に登録する。なお、本実施形態では、画像ファイル３２と、この画像ファイル３２に対応する書誌情報に基づく属性情報とを文書管理サーバ５０に登録するが、これに代えて、画像ファイル３２と属性情報とを関連付けてユーザ端末２０等の他の記憶装置に登録してもよい。

また、制御部２１は、ハードディスク等の記憶手段により構成される記憶部３０に接続されている。記憶部３０には、各データを格納するための複数のフォルダ３１が設けられる。そして、これらのフォルダ３１に、文書ファイルとしての画像ファイル３２、書誌情報ファイル３３、登録属性ファイル３４がそれぞれ記録される。

画像ファイル３２は、スキャナ装置４０により読み込まれた画像データが記録されたファイルである。スキャナ装置４０から転送された画像ファイルは、記憶部３０中の、ユーザにより指定されたフォルダ３１に格納される。本実施形態では、この画像ファイル３２としてＴＩＦＦ形式のファイルを用いる。また、本実施形態では、この画像ファイル３２には、日付と連番の数字とを含む文字列から構成されるファイル名が付与されている。

書誌情報ファイル３３は、図２に示すように、画像ファイル３２について新たに設定するファイル名３３１と、この画像ファイル３２を文書管理サーバ５０に登録する際に設定する属性情報３３２とを含む書誌情報データ３３０により構成される。本実施形態では、この書誌情報ファイル３３は、ＣＳＶ形式のファイルにより構成されており、１つの画像ファイルについて、１行（１レコード）を対応させる。

書誌情報のフォーマットは、文書管理サーバ５０への登録用タイプ、又はフリータイプのいずれかのフォーマットを用いて定義することができる。文書管理サーバ５０への登録用タイプの場合、この書誌情報を用いて生成した登録属性ファイル３４を用いて文書管理サーバ５０への画像ファイル３２の属性登録を行うことができる。なお、この書誌情報ファイル３３は、ユーザにより作成され、又は、他のシステム等から導入され、ユーザにより指定されたフォルダ３１に格納されている。

登録属性ファイル３４は、文書管理サーバ５０に画像ファイル３２を登録するために、書誌情報ファイル３３に基づいて生成されたファイルである。この登録属性ファイル３４は、ＣＳＶ形式のファイルにより構成されており、１つの画像ファイル３２について、１行（１レコード）を対応させる。この登録属性ファイル３４は、後述する処理に従って、画像ファイル３２に書誌情報データ３３０が割り当てられた場合に、１行（１レコード）の登録属性データが記録される。

また、ユーザ端末２０は、キーボード、マウス等の入力部３８、ディスプレイ装置等の表示部３９を備えている。
次に、上記のようなシステムを用いて、書誌情報ファイル３３を用いて、スキャナ装置４０により読み取った画像による画像ファイル３２のファイル名を変更し、属性情報を設定して文書管理サーバ５０に登録する場合の処理手順を図３〜図５を用いて説明する。

まず、ユーザは、ユーザ端末２０の入力部３８を用いて、文書管理プログラムの起動要求を入力する。これにより、ユーザ端末２０は、文書管理プログラムを起動させ、ユーザ端末２０の表示部３９に、図５に示すファイル名変更画面７０を表示させる。このファイル名変更画面７０には、書誌情報表示部７１、画像一覧表示部７２及びビューアとしての画像表示部７３が設けられている。また、このファイル名変更画面７０には、割当ボタン７４、解除ボタン７５、一括割当ボタン７６及び終了ボタン７７が設けられている。

書誌情報表示部７１の上部には、入力ファイルのフォーマット選択欄、書誌情報ファイル指定入力欄、参照ボタン、読込ボタン及びソートボタンが設けられている。なお、文書管理プログラムの起動段階では、書誌情報一覧８１は表示されていない状態となっている。画像一覧表示部７２の上部には、画像ファイル３２が格納されたフォルダの指定入力欄、参照ボタン、読込ボタン、リフレッシュボタン、ソートキー選択欄及びソートボタンが設けられている。画像表示部７３には、画像一覧８２で選択された画像がプレビュー表示される。なお、文書管理プログラムの起動段階では、画像一覧８２やプレビュー表示８３は表示されていない状態となっている。

割当ボタン７４は、書誌情報一覧８１の書誌情報を画像一覧８２の画像に割り当てるためのボタンである。解除ボタン７５は、書誌情報と画像との割当を解除するためのボタンである。一括割当ボタン７６は、書誌情報一覧８１に整列させた書誌情報を、画像一覧８２に整列させた画像に、その順番に割り当てるためのボタンである。終了ボタン７７は、書誌情報と画像との割当の作業を終了させるためのボタンである。

そして、ユーザ端末２０は、書誌情報ファイル３３を読み込むための処理を行う（ステップＳ１−１）。この場合、まず、ユーザは、書誌情報表示部７１の入力ファイルのフォーマット選択欄において、文書管理サーバ５０への登録用タイプ又はフリータイプのいずれかを指定する。これにより、ユーザ端末２０は、書誌情報ファイル３３のフォーマットおよびキー項目に関する環境情報を特定する。そして、ユーザは、書誌情報ファイル指定入力欄において、書誌情報ファイル３３の所在及びファイル名を指定することにより書誌情報ファイル３３を指定する。そして、読込ボタンを用いて、書誌情報の読込要求を入力する。なお、参照ボタンを用いて、任意のフォルダに指定された書誌情報ファイル３３の選択を行うこともできる。この場合、選択されたファイルの所在及びファイル名が書誌情報ファイル指定入力欄において指定される。これにより、ユーザ端末２０は、指定された書誌情報ファイル３３を抽出し、この書誌情報ファイル３３についての書誌情報一覧８１を表示する。この場合、フォーマット選択欄において指定された環境情報に基づいて、書誌情報一覧８１を出力する。書誌情報一覧８１の上部には、フォーマット選択欄において指定されたフォーマットにおける項目名が表示される。

この書誌情報一覧８１の上部の項目名をマウスにより選択して列を指定することにより、ソートキーを指定することができる。そしてソートボタンを用いてソート要求を行うと、ユーザ端末２０は、指定されたソートキーにより書誌情報をソートして、書誌情報一覧８１を再表示する。また、同様にして書誌情報一覧８１において列を指定し、ファイル名変更画面の上部に設けられた操作部を操作して検索要求を行うと、ユーザ端末２０は、指定された列について文字列の検索を行い、検索された文字列を有する行をアクティブにして表示する。また、この書誌情報一覧８１において、書誌情報の編集や、行の挿入又は削除を行うことができる。

次に、ユーザ端末２０は、画像ファイル３２の読込を行う（ステップＳ１−２）。具体的には、まず、ユーザが、ファイル名変更画面７０において、画像一覧表示部７２のフォルダの指定入力欄で、任意のフォルダを指定し、読込ボタンを用いて、このフォルダ内の
画像ファイル３２の読込要求を入力する。なお、参照ボタンを用いて、任意のフォルダの選択を行うこともでき、選択されたフォルダがフォルダの指定入力欄において指定される。これにより、ユーザ端末２０は、指定されたフォルダに格納された画像ファイル３２を抽出し、この画像ファイル３２に基づいて画像一覧８２を表示する。

この画像一覧表示部７２で、ユーザが、フォルダを指定して、このフォルダ内の画像ファイル３２の読込要求を行う操作を繰り返すと、ユーザ端末２０は、指定された複数のフォルダにそれぞれ格納された画像ファイル３２を読み込む。一方、フォルダを指定して、リフレッシュボタンを用いて画像一覧８２のリフレッシュ要求を行うと、ユーザ端末２０は、画像一覧８２における画像の表示を削除して、指定されたフォルダ内の画像ファイル３２を読み込み、この画像ファイル３２に基づいて画像を表示する。また、ソートキー選択欄において日付、ファイル名等のソートキーを指定してソートボタンを用いてソート要求を入力すると、ユーザ端末２０は、指定されたソートキーにより、画像一覧８２に表示された画像をソートして、画像一覧８２の画像を表示し直す。これにより、ソートキーによるソート順に従って整列させた画像が、左上から横方向に順番に並べられて表示される。

また、画像一覧８２において、カーソルを移動させて画像を指定すると、ユーザ端末２０は、指定された画像の画像ファイル３２に基づいて、画像表示部７３にプレビュー表示８３を表示する。そして、画像表示部７３上にカーソルを移動すると、画像編集のためのツールボックスが表示される。このツールボックスを用いることにより、画像の拡大領域を指定し、指定した部分の拡大表示を行うことができる。また、画像表示部７３上で、プレビュー表示８３における領域を指定することにより、記録する画像ファイル３２の画像の領域の変更を行うことができる。また、画像表示部７３上で、表示された画像の回転、傾き補正、ノイズ除去を行って、画像ファイル３２を更新することができる。さらに、ツールボックスを用いて画像編集要求を入力すると、ユーザ端末２０は、この画像ファイルのファイル拡張子に基づいて、このファイル拡張子に対応する画像編集アプリケーションを起動する。ユーザは、このアプリケーションを用いて、画像の編集を行うことができる。

このように書誌情報表示部７１及び画像一覧表示部７２において、それぞれ書誌情報一覧８１及び画像一覧８２を表示した状態で、ユーザ端末２０は、画像ファイルのファイル名変更処理を行う（ステップＳ１−３）。この処理について図４を用いて説明する。

図４に示すように、まず、ユーザ端末２０は、書誌情報の選択を行う（ステップＳ２−１）。初期状態においては、ユーザ端末２０は、書誌情報一覧８１の１列目にカーソルを位置させ、この列をアクティブにする。つまり、この状態では、１列目の書誌情報が選択されていることになる。ここで、ユーザがカーソルを移動させて書誌情報一覧８１において書誌情報の選択を行うと、ユーザ端末２０は、カーソルの移動先の列の書誌情報をアクティブにする。

次に、ユーザ端末２０は、画像の選択を行う（ステップＳ２−２）。初期状態においては、ユーザ端末２０は、画像一覧８２の左上の画像にカーソルを位置させ、この画像をアクティブにする。つまり、この状態では、画像一覧８２の左上の画像が選択されていることになる。ここで、ユーザがカーソルを移動させて画像一覧８２において画像の選択を行うと、ユーザ端末２０は、カーソルの移動先の画像をアクティブにする。そして、ユーザ端末２０は、選択された画像を画像表示部７３で表示する（ステップＳ２−３）。

ここで、選択された書誌情報を選択された画像に割り当てる場合、ユーザは、割当ボタン７４を用いて、割当指示を入力する。割当指示がされた場合（ステップＳ２−４におい
てＹＥＳの場合）、ユーザ端末２０は、選択された書誌情報を選択された画像に割り当て、選択された画像ファイル３２のファイル名を、書誌情報により指定されたファイル名に変更する（ステップＳ２−５）。具体的には、記憶部３０に記録された、選択された画像ファイル３２のファイル名を、選択された書誌情報で指定されたファイル名により変更する。

そして、ユーザ端末２０は、書誌情報と画像ファイル３２とを関連付けた登録属性データを生成し、記録する（ステップＳ２−６）。具体的には、文書管理サーバ５０に登録する登録属性ファイル３４の記録するために予め指定したフォルダに、生成した登録属性ファイル３４に登録属性データを記録する。この登録属性データには、書誌情報及び関連付けた画像ファイル３２の所在に関するデータが含まれる。さらに、ユーザ端末２０は、画像ファイル３２と関連付けた書誌情報に対して、書誌情報ファイル３３において割当フラグを記録する。

なお、割当フラグが記録されている場合、この書誌情報については、書誌情報一覧８１において、表示色を変更して表示する。
また、ユーザ端末２０は、割当を行った書誌情報と画像とを連動させる。例えば、書誌情報一覧８１において、画像ファイル３２に割当済の書誌情報にカーソルを移動した場合、ユーザ端末２０は、この書誌情報に含まれるファイル名と同じファイル名の画像ファイル３２が画像一覧８２にあるかどうかを調べる。そして、このファイル名の画像ファイル３２がある場合、画像一覧８２において、この画像をアクティブにし、この画像を画像表示部７３に表示する。また、画像一覧８２において、書誌情報を割当済の画像にカーソルを移動した場合、ユーザ端末２０は、カーソルの移動先の画像ファイル３２のファイル名が書誌情報ファイル３３に記録されているかどうかを調べる。そして、この画像ファイル３２のファイル名が書誌情報ファイル３３に記録されている場合、書誌情報一覧８１において、このファイル名により特定される書誌情報を反転表示させる。

なお、割当済の書誌情報又は画像ファイル３２については、割当を行わない。具体的には、割当フラグが記録された書誌情報が選択された場合、ユーザ端末２０は、割当済である旨を表示して画像ファイル３２の割当を行わない。また、書誌情報ファイル３３にファイル名が記録された画像ファイル３２が選択された場合、ユーザ端末２０は、割当済である旨を表示して、割当を行わない。

一方、解除ボタン７５を用いて、書誌情報と画像ファイル３２との割当を解除することができる。具体的には、割り当てられた書誌情報と画像ファイル３２とを選択して、解除ボタン７５を用いて解除要求を行うと、ユーザ端末２０は、書誌情報ファイル３３におけるこの書誌情報についての割当フラグを削除する。また、登録属性ファイル３４においてこの書誌情報及び画像ファイル３２に対応するレコード（登録属性データ）を削除する。そして、画像ファイル３２のファイル名を、自動的に付与したファイル名により変更する。なお、画像ファイル３２の変更前のファイル名を記録しておき、割当を解除する場合に、この変更前のファイル名に戻してもよい。

次に、ユーザ端末２０は、書誌情報一覧８１及び画像一覧８２において、現在選択されている書誌情報又は画像が一番後ろに並べられたものかどうかを調べる（ステップＳ２−７）。ここで、この書誌情報一覧８１において一番下の行の書誌情報が、一番後ろに並べられた書誌情報に相当する。また、現在選択されている画像が、画像一覧８２において一番下の行の右端の画像が、一番後ろに並べられた画像に相当する。

書誌情報及び画像のいずれも一番後ろに並べられたものでない場合（ステップＳ２−７においてＮＯの場合）、ユーザ端末２０は、まず、書誌情報一覧８１において、次の行の
書誌情報にカーソルを移動させて、この書誌情報を選択する（ステップＳ２−８）。そして、ユーザ端末２０は、画像一覧８２において、次の画像にカーソルを移動させて、この画像を選択する（ステップＳ２−９）。そして、ユーザ端末２０は、カーソルにより指定された画像について、画像表示部７３（ビューア）でプレビュー表示８３を表示する（ステップＳ２−１０）。そして、ステップＳ２−４の処理に戻る。

整列させた書誌情報を画像に、順次、割り当てる場合、ステップＳ２−４〜ステップＳ２−１０の処理を繰り返す。一方、ユーザが書誌情報及び画像を選択し直す場合は、選択されている書誌情報及び画像について割当指示を行わずに、別の書誌情報又は画像を選択する。割当指示が行われない場合（ステップＳ２−４においてＮＯの場合）、終了指示が入力されない限り（ステップＳ２−１１においてＮＯの場合）、ステップＳ２−１〜ステップＳ２−３の処理を継続する。

また、書誌情報及び画像のいずれかが一番後ろに並べられたものである場合（ステップＳ２−７においてＹＥＳの場合）、ユーザ端末２０は、すべての書誌情報についての割当が終了したかどうかを調べる（ステップＳ２−１２）。具体的には、書誌情報一覧８１のすべての書誌情報に対して割当フラグが記録されているかどうかを調べる。すべての書誌情報についての割当が終了していない場合（ステップＳ２−１２においてＮＯの場合）、すなわち割当フラグが記録されていない書誌情報が残っている場合、ステップＳ２−１の処理に戻る。一方、すべての書誌情報についての割当が終了している場合（ステップＳ２−１２においてＹＥＳの場合）、ユーザ端末２０は、このファイル名変更処理を終了する。

なお、すべての書誌情報の割当が終了していない場合であっても、ユーザは、終了ボタン７７を用いて終了指示を入力することにより、ファイル名変更処理を終了させることができる。この場合（ステップＳ２−１１においてＹＥＳの場合）、ユーザ端末２０は、このファイル名変更処理を終了する。

なお、書誌情報一覧８１に整列させた書誌情報を画像一覧８２に整列させた画像に、画像一覧表示部７２にプレビュー表示８３を表示させずに、順次、割り当てる場合には、一括割当ボタン７６を用いる。この場合、ユーザ端末２０は、書誌情報一覧８１に整列させた書誌情報と画像一覧８２に整列させた画像とを、順次、選択し、書誌情報を画像ファイル３２に割り当てる。そして、書誌情報において指定されたファイル名により、この書誌情報を割り当てた画像ファイル３２のファイル名を変更する。そして、ユーザ端末２０は、書誌情報と画像ファイル３２とを関連付けた登録属性データを記録する。さらに、ユーザ端末２０は、書誌情報ファイル３３において、画像ファイル３２と関連付けた書誌情報について割当フラグを記録する。

ファイル名変更処理を終了すると、ユーザ端末２０は、ファイル名変更後の画像ファイル３２と、登録属性ファイル３４とを文書管理サーバ５０に送信する（ステップＳ１−４）。これを受信した文書管理サーバ５０は、受信した画像ファイル３２を文書管理サーバ５０に登録するとともに、受信した登録属性ファイル３４に基づいて、この画像ファイル３２の属性情報を文書管理サーバ５０に登録する。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、ユーザ端末２０が、変更後のファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイル３３を読み込むとともに、画像ファイル３２を読み込む。そして、書誌情報ファイル３３の各書誌情報を画像ファイル３２に割り当て、割り当てた書誌情報に含まれるファイル名により画像ファイル３２のファイル名を変更する。そして、このファイル名を変更した画像ファイル３２と、これに対応する書誌情報に
基づく属性情報を有する登録属性ファイル３４とを、文書管理サーバ５０に送信して、画像ファイル３２を、この属性情報と関連付けて文書管理サーバ５０に登録する。これにより、画像ファイル３２のファイル名を容易に変更できるとともに、この画像ファイル３２に必要な属性情報を画像ファイル３２に関連付けて文書管理サーバ５０に登録できる。

・ 上記実施形態では、画像ファイル３２は、スキャナ装置４０により読み込んだ画像を記録した画像ファイルである。このため、スキャナ装置４０により読み込んだ画像を記録した画像ファイルのファイル名を容易に変更できるとともに、この画像ファイルの属性情報を画像ファイルに関連付けて文書管理サーバ５０に登録することができる。

・ 上記実施形態では、ユーザ端末２０が、画像ファイル３２に基づいて画像の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促すとともに、書誌情報ファイル３３に基づいて書誌情報の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促す。そして、ユーザにより選択された画像ファイル３２のファイル名を、ユーザにより選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更し、ファイル名の変更が行われた画像ファイル３２と、選択された書誌情報とを関連付ける。これにより、ユーザが書誌情報と画像とを確認しながら、画像ファイル３２のファイル名を、書誌情報に設定されたファイル名に変更できるとともに、書誌情報の文書ファイルへの関連付けを行うことができる。

・ 上記実施形態では、ユーザ端末２０が、選択された画像ファイル３２を画像表示部７３に表示させる。そして、この画像ファイル３２のファイル名の変更と、この画像ファイル３２と書誌情報との関連付けとを行った場合に、ファイル名の変更を行った画像の次に並べられた画像を選択し、画像表示部７３に表示させる。さらに、画像ファイル３２と関連付けた書誌情報の次に並べられた書誌情報を選択する。これにより、効率的に、書誌情報と画像とを確認しながら画像ファイル３２のファイル名の変更し、画像ファイルと書誌情報との関連付けによる画像ファイル３２についての属性情報の設定を行うことができる。

・ 上記実施形態では、ユーザ端末２０が、整列させた画像ファイル３２と、書誌情報ファイル３３の各書誌情報とを順次、それぞれ選択し、選択された画像ファイル３２のファイル名を、選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する処理を、書誌情報ファイル３３のすべての書誌情報について行うまで繰り返す。これにより、整列させた画像ファイル３２を用いて、より効率的にファイル名の変更と画像ファイル３２への書誌情報の関連付けによる画像ファイル３２についての属性情報の設定とを行うことができる。

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、ファイル名変更後の画像ファイル３２と、登録属性ファイル３４とを文書管理サーバ５０に送信して、文書管理サーバ５０に画像ファイル３２と、その属性情報とを登録した。これに代えて、必要な属性情報について、ユーザにさらに入力を行わせて属性情報を文書管理サーバ５０に登録してもよい。具体的には、まず、ユーザ端末２０は、文書管理サーバ５０への画像ファイル３２の登録に必要な属性情報を入力するための参照値設定画面を表示させ、この参照値設定画面に登録属性ファイル３４に記録された属性情報を表示する。ユーザは、この参照値設定画面において、必要な属性情報の設定入力をさらに行う。そして、ユーザ端末２０は、このようにして設定された属性情報を、画像ファイル３２についての属性情報として文書管理サーバ５０に送信し、画像ファイル３２の属性情報を文書管理サーバ５０に登録する。

○ 上記実施形態では、画像ファイル３２と登録属性ファイル３４とを文書管理サーバ５０に送信して、画像ファイル３２を文書管理サーバ５０に登録する際に、画像ファイル３２の属性情報を文書管理サーバ５０に登録した。これに代えて、画像ファイル３２のフ
ァイル名を変更した後、まず、登録属性ファイル３４を文書管理サーバ５０に送信し、文書管理サーバ５０に属性情報の登録を行い、その後に、ファイル名変更後の画像ファイル３２の登録を行ってもよい。この場合、ファイル名変更後の画像ファイル３２を文書管理サーバ５０に登録することにより、この画像ファイル３２と先に登録した属性情報とが関連付けられる。

○ 上記実施形態では、スキャナ装置４０から読み込んだ画像データに基づいて画像ファイル３２をユーザ端末２０の記憶部３０に記録した。また、書誌情報ファイル３３をユーザ端末２０の記憶部３０に記録した。そして、ユーザ端末２０は、記憶部３０において任意のフォルダ３１に格納された画像ファイル３２及び書誌情報ファイル３３を読み込んで、画像ファイル３２のファイル名を変更して文書管理サーバ５０に登録するための処理を行った。これに代えて、画像ファイル３２又は書誌情報ファイル３３は、ユーザ端末２０に接続可能なサーバ等、他の記憶装置に記録されていてもよい。例えば、スキャナ装置４０により読み込んだ画像を記録した画像ファイル３２は、一旦、スキャナ装置４０に接続されたサーバに記録し、この画像ファイル３２をユーザ端末２０が読み込んで、ファイル名の変更及び文書管理サーバ５０への登録処理を行ってもよい。

○ 上記実施形態では、文書ファイルとしてスキャナ装置４０により読み込んだ画像を記録した画像ファイル３２を用いたが、本発明における文書ファイルは、画像ファイルに限らず、いかなる形式で文書を記録した電子ファイルであってもよい。そして、スキャナ装置４０により入力された画像ファイル３２のファイル名を変更して文書管理サーバ５０に登録する場合に限らず、いかなる形式の文書ファイルのファイル名を変更して文書管理サーバ５０に登録する場合について本発明を具体化してもよい。例えば、他のシステムから入力された文書ファイルのファイル名を変更して文書管理サーバ５０に登録する場合に、本発明を具体化してもよい。

本発明の一実施形態のシステムの概略図。 書誌情報ファイルに記録されたデータの説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 ユーザ端末の表示部に表示された表示画面の説明図。

符号の説明

２０…ユーザ端末、２１…制御部、３０…記憶部、３２…文書ファイルとしての画像ファイル、３３…書誌情報ファイル、４０…スキャナ装置、５０…文書管理サーバ、６３…ビューアとしての画像表示部。

Claims (10)

1. コンピュータを用いて、文書ファイルのファイル名を変更して登録することにより文書ファイルを管理する方法であって、
   前記コンピュータが、
   付与したいファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイルを読み込む書誌情報読込段階と、
   文書ファイルを読み込む文書ファイル読込段階と、
   前記書誌情報ファイルの各書誌情報を前記文書ファイルに割り当て、割り当てた書誌情報に含まれるファイル名により文書ファイルのファイル名を変更するファイル名変更段階と、
   前記ファイル名を変更した文書ファイルと、この文書ファイルに対応する前記書誌情報に基づく属性情報とを関連付けて登録する登録段階とを含むことを特徴とする文書管理方法。
2. 前記文書ファイルは、スキャナにより読み込んだ画像を記録した文書ファイルであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
3. 前記ファイル名変更段階は、
   前記文書ファイルに基づいて文書の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促す段階と、
   前記書誌情報ファイルに基づいて書誌情報の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促す段階と、
   前記ユーザにより選択された文書ファイルのファイル名を、前記ユーザにより選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する段階と、
   前記ファイル名の変更が行われた文書ファイルと、前記ユーザにより選択された書誌情報とを関連付ける段階とを含むことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理方法。
4. 前記ファイル名変更段階は、
   前記選択された文書ファイルをビューアに表示させる段階を更に含むとともに、
   前記文書ファイルのファイル名の変更と、前記文書ファイルと前記書誌情報との関連付けとを行った場合に、
   前記ファイル名の変更を行った文書の次に並べられた文書を選択し、この文書を前記ビューアに表示させる段階と、
   前記文書ファイルと関連付けた書誌情報の次に並べられた書誌情報を選択する段階と
   を更に含むことを特徴とする請求項３に記載の文書管理方法。
5. 前記ファイル名変更段階は、
   整列させた文書ファイルと、前記書誌情報ファイルの各書誌情報とを順次、それぞれ選択し、
   前記選択された文書ファイルのファイル名を、前記選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する処理を、前記書誌情報ファイルのすべての書誌情報について行うまで繰り返すことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理方法。
6. コンピュータを用いて、文書ファイルのファイル名を変更して登録することにより文書ファイルを管理するための文書管理プログラムであって、
   前記コンピュータを、
   付与したいファイル名を含む書誌情報を１レコードとして構成された書誌情報ファイルを読み込む書誌情報読込手段と、
   文書ファイルを読み込む文書ファイル読込手段と、
   前記書誌情報ファイルの各書誌情報を前記文書ファイルに割り当て、割り当てた書誌情
   報に含まれるファイル名により文書ファイルのファイル名を変更するファイル名変更手段と、
   前記ファイル名を変更した文書ファイルと、この文書ファイルに対応する前記書誌情報に基づく属性情報とを関連付けて登録する登録手段
   として機能させるための文書管理プログラム。
7. 前記文書ファイルは、スキャナにより読み込んだ画像を記録した文書ファイルであることを特徴とする請求項６に記載の文書管理プログラム。
8. 前記ファイル名変更手段を、
   前記文書ファイルに基づいて文書の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促す手段と、
   前記書誌情報ファイルに基づいて書誌情報の一覧を表示させ、ユーザによる選択を促す手段と、
   前記ユーザにより選択された文書ファイルのファイル名を、前記ユーザにより選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する手段と、
   前記ファイル名の変更が行われた文書ファイルと、前記ユーザにより選択された書誌情報とを関連付ける手段
   として機能させることを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理プログラム。
9. 前記ファイル名変更手段を、さらに、
   前記選択された文書ファイルをビューアに表示させる手段として機能させるとともに、
   前記文書ファイルのファイル名の変更と、前記文書ファイルと前記書誌情報との関連付けとを行った場合に、
   前記ファイル名の変更を行った文書の次に並べられた文書を選択し、この文書を前記ビューアに表示させる手段と、
   前記文書ファイルと関連付けた書誌情報の次に並べられた書誌情報を選択する手段
   として機能させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理プログラム。
10. 前記ファイル名変更手段を、さらに、
    整列させた文書ファイルと、前記書誌情報ファイルの各書誌情報とを順次、それぞれ選択し、
    前記選択された文書ファイルのファイル名を、前記選択された書誌情報に含まれるファイル名により変更する処理を、前記書誌情報ファイルのすべての書誌情報について行うまで繰り返す手段として機能させることを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理プログラム。

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