JP2006146687A

JP2006146687A - オンデマンド印刷システム

Info

Publication number: JP2006146687A
Application number: JP2004337675A
Authority: JP
Inventors: Mitsuo Amatsu; 光雄天津
Original assignee: NEC Fielding Ltd
Current assignee: NEC Fielding Ltd
Priority date: 2004-11-22
Filing date: 2004-11-22
Publication date: 2006-06-08

Abstract

【課題】ネットワークを介して、紹介、見積もり、受注、印刷、製本、費用請求等という一連の営業製作行為（印刷サービス）を自動で行うことが可能なオンデマンド印刷システムを提供する。
【解決手段】印刷を発注するユーザコンピュータ１０と、印刷を受け付ける受注用コンピュータ２０とをネットワーク１００を介して接続してオンデマンド印刷システムを構成する。そして、印刷料金を規定した料金テーブル２０４、印刷時間を規定した工程管理テーブル２０５、ユーザコンピュータ１０から提示された印刷条件及び印刷原稿データをもとに料金テーブル２０４及び工程管理テーブル２０５を参照し、印刷料金及び納期を含む見積もりを提示する手段、ユーザコンピュータ１０から正式印刷発注があった時に印刷原稿データを印刷条件に基づいて印刷するオンデマンド印刷機４０を具備する。
【選択図】図６

Description

本発明は、オンデマンド印刷機で対応可能な印刷サービスをネットワーク上で自動受注等を行い、自動でオンデマンド印刷機による印刷作業を行うオンデマンド印刷システムに関するものである。

近年、文書，データ，資料作成ツールとして、ＷＯＲＤ，ＥＸＣＥＬ，ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ，一太郎，ＰＤＦ等が一般化し、これらのアプリケーションで作成したデータを原稿とする印刷注文が急速に増加している。

従来の印刷システムとしては、例えば、特開２００２−２０７８１５号公報で提案されたものがある（特許文献１）。同公報のものは、読者が端末からネットワークを介してオンデマンド出版サーバに購入希望書籍、縦サイズ、横サイズ、文字サイズ等の発注条件を入力し、オンデマンド出版サーバはその発注条件に基づいて購入希望書籍の一部当たりの費用等を算出して読者に提示する。そして、読者は費用等を確認したら注文部数等を入力し、オンデマンド出版サーバはデータベースから購入希望書籍の本文データを読み出して発注条件として入力された縦サイズ、横サイズ、文字サイズ等に応じて実際に印刷するための本文組版データを生成して印刷会社のシステムに送信し、印刷会社のシステムはその本文組版データに基づいて印刷を行い、発注主に発送するというものである。
特開２００２−２０７８１５号公報

特許文献１のものは、希望購入書籍を注文し、希望の縦サイズ、横サイズ、文字サイズ等で自由に印刷するというものである。そのため、読者からの発注条件に基づいて希望購入書籍の印刷を行うが、所望の印刷データの印刷を注文するものではなかった。

本発明の目的は、ネットワークを介して、紹介、見積もり、受注、印刷、製本、費用請求等という一連の営業製作行為（印刷サービス）を自動で行うことが可能なオンデマンド印刷システムを提供することにある。

本発明のオンデマンド印刷システムは、上記目的を達成するため、印刷を発注するユーザコンピュータと、印刷を受け付ける受注用コンピュータとがネットワークを介して接続され、前記ユーザコンピュータからの注文に応じて印刷原稿データの印刷を行うオンデマンド印刷システムであって、印刷料金を規定した料金テーブルと、印刷時間を規定した工程管理テーブルと、前記ユーザコンピュータから提示された印刷条件及び印刷原稿データをもとに前記料金テーブル及び工程管理テーブルを参照し、印刷料金及び納期を含む見積もりを提示する手段と、前記ユーザコンピュータから送信された印刷原稿データを保管する保管手段と、前記ユーザコンピュータから正式印刷発注があった場合に前記印刷原稿データを印刷条件に基づいて印刷するオンデマンド印刷機とを備えたことを特徴とする。

また、本発明のオンデマンド印刷システムは、印刷を発注するユーザコンピュータと、印刷を受け付ける受注用コンピュータと、前記ユーザコンピュータからの印刷原稿データを保管する印刷原稿データ保管手段と、前記印刷原稿データを印刷するオンデマンド印刷機とがネットワークを介して接続され、前記ユーザコンピュータからの注文に応じて印刷原稿データの印刷を行うオンデマンド印刷システムであって、印刷料金を規定した料金テーブルと、印刷時間を規定した工程管理テーブルと、前記ユーザコンピュータから提示された印刷条件及び印刷原稿データをもとに前記料金テーブル及び工程管理テーブルを参照し、印刷料金及び納期を含む見積もりを提示する手段と、前記ユーザコンピュータから正式印刷発注があった場合に前記印刷原稿データを前記オンデマンド印刷機に送信し、前記オンデマンド印刷機によって印刷条件に基づいて印刷原稿データを印刷させる手段とを備えたことを特徴とする。

本発明によれば、人手の必要な作業を最小限（製本発送作業）に抑えることができ、効率の高い印刷業務サービスの展開を実現できる。即ち、ネットワークを利用することにより２４時間受注活動が展開可能となる。また、受注から印刷完了まで一連の作業を自動化でき、人手が必要な作業としては印刷物の検査、梱包及び発送、設備の保守のみとなるため、大幅な工数削減が可能になると共に、納期短縮によりＣＳ向上につながる。更に、受注案件の印刷作業漏れ等人的ミスを防止できる。

次に、発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明によるオンデマンド印刷システムの一実施形態の構成を示すブロック図である。本発明のシステムは図１に示すようにユーザコンピュータ１０、受注用コンピュータ２０、印刷データ保管用サーバ３０及びオンデマンド印刷機４０より構成され、これらの各部はインターネット１００を介して相互に接続されている。

ユーザコンピュータ１０は、ユーザが運用するコンピュータシステムであり、図２に示すように図示しないＲＯＭ等の記憶手段に格納された制御プログラムによって動作する処理装置１０１とデータを蓄積するデータベース１０２より構成されている。

処理装置１０１は、受注用コンピュータ２０のＷＥＢサイトにアクセスし、顧客情報（例えば、会社名，部署名，担当者名，電話番号，メールアドレス，パスワード等）の登録を行い、また、印刷サービスの標準料金確認、標準納期確認、注文書フォーマットに必要事項（例えば、ＯＳ情報，データ形式，バージョン，カラー／モノクロ，印刷部数，製本方法，希望納期，納品先：顧客への直送，コンビニエンスストア店舗，郵便局留め等指定可能等）を記入発注する。更に、印刷原稿データ（アプリケーション：ＷＯＲＤ，ＥＸＣＥＬ，ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ，一太郎，ＰＤＦその他及びバージョン）の送信を行う。

データベース１０２は処理装置１０１で印刷サービス発注の際の印刷原稿データの保管に用いられる。

受注用コンピュータ２０は、ユーザコンピュータ１０から印刷依頼を受け付けるセンターとして働くコンピュータシステムであり、図３に示すように図示しないＲＯＭ等の記憶手段に格納された制御プログラムによって動作する処理装置２０１、ＷＥＢサーバ２０２、顧客情報登録用サーバ２０３を含んでいる。また、受注用コンピュータ２０は料金テーブル２０４、工程管理テーブル２０５、進捗管理テーブル２０６から構成されている。

ＷＥＢサーバ２０２は、印刷サービス内容の紹介を行い、顧客登録画面、標準料金表及び標準納期の掲載、発注画面、印刷物発送完了確認画面、問い合わせ画面等で構成されており、顧客とのインタフェース機能を有する。

処理装置２０１は、ＷＥＢサーバ２０２から入力された顧客情報の顧客登録用データベース２０３への登録処理、顧客からの印刷注文を受け付け、その受付後に受付確認メールの自動発信処理、料金テーブル２０４に基づいて印刷料金を含む見積書を自動作成する。更に、自動発信メールによる見積書の発行処理、工程管理テーブル２０５に基づいて自動工程調整を行い、自動発信メールによる納期回答及び正式な受注期限を示す正式受注期限の発行処理を行う。

更に、処理装置２０１は、印刷原稿データを受信し、印刷原稿データ保管用サーバ３０へ印刷原稿データを移行保管する処理、印刷原稿データ保管用サーバ３０を通じて、オンデマンド印刷機４０に対して印刷実行を指示する処理、印刷の進捗状況を管理し、進捗管理テーブル２０６へ進捗状況を記録する処理及び印刷物製作完了情報を入力することにより、請求書を自動作成する処理を行う。

顧客情報登録用データベース２０３は、ＷＥＢサーバ２０２の顧客登録画面から入力された顧客情報を管理保管する機能を有する。表１は顧客情報登録用データベース２０３の一例を示す。この顧客情報登録用データベース２０３には、会社名、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレス、パスワード等の顧客情報が登録される。料金テーブル２０４は印刷条件（カラー／モノクロ，印刷枚数，製本仕様等）毎に印刷料金を設定した料金テーブルである。表２は料金テーブル２０４の一例を示す。

工程管理テーブル２０５は、印刷条件（カラー／モノクロ，印刷枚数，製本仕様等）毎に印刷所要時間を設定したテーブルである。また、所要時間＋予備日数（設定可能パラメータ）の納期設定が可能である。更に、工程管理テーブル２０５にはオンデマンド印刷機４０の保守時間、例えば、１週間のうち何曜日の何時から何時までオンデマンド印刷機４０のメンテナンスを行うという保守時間の日程を設定しても良い。この場合には、印刷を受注した時に工程管理テーブル２０５に設定された保守時間を考慮して印刷納期の設定を行う必要がある。表３は工程管理テーブル２０５の一例を示す。

進捗管理テーブル２０６は処理装置２０１が制御している受注した案件の時間毎の進捗状況を記録管理するテーブルである。表４は進捗管理テーブル２０６の一例を示す。なお、表４では処理開始日時と処理終了日時のみを示しているが、時間毎の処理内容、例えば、時間毎に印刷中、製本中等の処理内容を登録する。そうすることにより、より細かい工程の進捗状況を管理することができる。受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は、常時進捗管理テーブル２０６を参照して、設定された納期に対して遅れや進み過ぎ等がないかどうかを監視しており、もし、遅れや進み過ぎ等が発生した場合には、オンデマンド印刷機４０等にフィードバックして工程の調整を行う。

印刷原稿データ保管用サーバ３０は、図４に示すように図示しないＲＯＭ等の記憶手段に格納された制御プログラムによって動作する処理装置３０１と複数の印刷データ保管用サーバから構成されている。処理装置３０１は受注用コンピュータ２０を介して受け取った印刷原稿データを管理保管する処理を行う。

印刷データ保管用サーバ３０はデータの形式やバージョン毎に分類され、例えば、データ形式がＯｆｆｉｃｅＸＰは印刷データ保管用サーバ３０２−１、Ｏｆｆｉｃｅ２０００は印刷データ保管用サーバ３０２−２、Ｏｆｆｉｃｅ９７は印刷データ保管用サーバ３０２−３、一太郎は印刷データ保管用サーバ３０１−４、ＰＤＦは印刷データ保管用サーバ３０２−５、…、というように分類されている。

処理装置３０１は印刷用データを保管する場合には、データの形式やバージョン毎に分類し、対応したサーバへ保管する。保管期限は、処理装置２０１で自動設定（保管後に設定期限を変更する機能を有する）でき、期限直前に顧客に自動通知する機能を有する。更に、受注用コンピュータ２０の処理装置２０１からの命令により、オンデマンド印刷機４０に対して印刷実行する機能を有する。表５は印刷原稿データを印刷データ保管用サーバに保管する場合のデータ形式の一例を示す。印刷原稿データには、表５に示すように会社名、原稿名、ページ数等、或いはモノクロ／カラーの種別、片面／両面の種別、製本方法、用紙サイズ、紙質、登録日等の情報を付加して保管される。

オンデマンド印刷機４０は、図５に示すように図示しないＲＯＭ等の記憶手段に格納された制御プログラムによって動作する処理装置４０１と印刷機４０２から構成されている。処理装置４０１は印刷原稿データを印刷形式データへ変換し、印刷機４０２はその印刷形式データの印刷を行う。即ち、処理装置２０１からの印刷指示により印刷原稿データ保管用サーバ３０に保管された印刷原稿データ（ＷＯＲＤ，ＥＸＣＥＬ，ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ，一太郎，ＰＤＦその他）を受信し、印刷形式データ（オンデマンド印刷機で印刷するためのデータ形式）に変換し、自動印刷を行う。

次に、本実施形態の動作を図１〜図６を参照して詳細に説明する。図６は本実施形態の動作を説明するためのフローチャートである。

まず、ユーザはユーザコンピュータ１０からインターネット１００を介して受注用コンピュータ２０のＷＥＢサイトへアクセスし、ホームページの確認を行う。即ち、印刷サービスの内容、標準料金、標準納期等必要情報を確認する（ステップＡ１）。

ホームページを確認すると、ユーザコンピュータ１０からＷＥＢサイトの登録画面から顧客情報（会社名，部署名，担当者名，電話番号，メールアドレス，設定パスワード等）の送信（出力）を行う（ステップＡ２）。受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は送信された顧客情報を顧客情報登録用データベース２０３に登録する（ステップＡ３）。例えば、表１に示すような表顧客情報をデータベース２０３に登録する。

更に、ユーザコンピュータ１０からＷＥＢサイトの注文書画面に必要事項（ＯＳ情報，データ形式，バージョン，印刷部数，製本方法，希望納期等）を記入の上、印刷原稿データ（アプリケーション：ＷＯＲＤ，ＥＸＣＥＬ，ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ，一太郎，ＰＤＦその他及びバージョン）を添付して受注用コンピュータ２０に発注（出力）する（ステップＡ４）。受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は送信された必要事項や印刷原稿データを内部の図示しない記憶手段に格納する（ステップＡ５）。

また、受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は、注文情報の印刷条件をもとに料金テーブル２０４及び工程管理テーブル２０５を参照し、見積書の自動作成や納期設定を行い、注文確認（料金，納期，正式受注期限）を自動発信メールにてユーザコンピュータ１０に発信（出力）する（ステップＡ６）。

ユーザコンピュータ１０は受注用コンピュータ２０から発信された注文確認（料金，納期等）を確認し、問題なければ受注用コンピュータ２０に対して受注期限内に正式発注を行う（ステップＡ７）。この際、受注用コンピュータ２０は一定時間（設定可能パラメータ）の印刷工程を確保し、一定時間内（受注期限内）に正式発注がない場合には、注文情報を取り消す。取り消された注文についてユーザコンピュータ１０から正式発注する場合には、再度ＷＥＢサイトの注文画面から発注する必要がある。

受注用コンピュータ２０は正式発注を受信すると、処理装置２０１は内部の記憶手段に格納しておいた印刷原稿データを印刷原稿データ保管用サーバ３０に送信する（ステップＡ８）。印刷原稿データ保管用サーバ３０は印刷原稿データを受信すると、対応する保管用サーバに保管する（ステップＡ９）。即ち、印刷原稿データを印刷原稿データ保管用サーバ３０に保管する場合には、上述のように印刷原稿データのデータ形式やバージョンに応じて対応する印刷原稿保管用サーバに保管する。また、印刷原稿データ保管用サーバ３０は、印刷原稿データを顧客名，注文書情報と合わせて保管管理する。

次いで、受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は印刷原稿保管用サーバ３０に印刷指示を行う（ステップＡ１０）。

印刷原稿保管用サーバ３０は印刷指示を受信すると、該当する印刷原稿データをオンデマンド印刷機４０に送信する（ステップＡ１１）。オンデマンド印刷機４０の処理装置４０１は印刷データを印刷形式データに変換し（ステップＡ１２）。印刷形式データに変換した印刷原稿を注文書の内容（ＯＳ情報，データ形式，バージョン，印刷部数，製本方法，希望納期等）に合わせて印刷製本を行う（ステップＡ１３）。印刷製本が完了すると、受注用コンピュータ２０に印刷製本の完了を通知する。

受注用コンピュータ２０は印刷製本完了通知を受信すると、請求書を作成し（ステップＡ１４）、オンデマンド印刷機４０に送信する。また、オンデマンド印刷機４０で対応可能な製本方法以外の注文に対しては、人手作業による製本を行い、仕上がりの確認後梱包を行い、注文書で指定された納品場所に発送する（ステップＡ１５）。この際、オンデマンド印刷機４０は請求書の印刷を行い、印刷物の発送の際に請求書を添付して発送する。更に、オンデマンド印刷機４０は印刷物の発送を完了すると、受注用コンピュータ２０の処理装置２０１に対して印刷作業完了情報を通知する。

ここで、図６には図示していないが、受注から印刷完了まで受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は進捗管理テーブル２０６に時間毎の進捗状況を記録すると共に、常時進捗管理テーブル２０６の進捗状況を監視している。もし、設定された納期に対して印刷進捗状況に遅れや進み過ぎ等が発生すると、オンデマンド印刷機４０の印刷工程或いは人手作業等にフィードバックすることで作業工程の調整を行う。

また、受注用コンピュータ２０の処理装置２０１は上述のようにオンデマンド印刷機４０から印刷作業完了通知を受信すると、ＷＥＢサーバ２０２のＷＥＢサイトに発送作業完了メッセージを掲載する（ステップＡ１６）。一方、顧客は印刷物を受け取ると、添付された請求書に基づいて郵便振り込み，銀行振り込み，或いはコンビニエンスストア振り込み等の希望の処理で精算を行う（ステップＡ１７）。

本発明に係るオンデマンド印刷システムの一実施形態の構成を示すブロック図である。ユーザコンピュータの一例を示すブロック図である。受注用コンピュータの一例を示すブロック図である。印刷原稿データ保管用サーバの一例を示すブロック図である。オンデマンド印刷機の一例を示す構成図である。図１の実施形態の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１０ユーザコンピュータ
２０受注用コンピュータ
３０印刷原稿データ保管用サーバ
４０オンデマンド印刷機
１００インターネット
１０１処理装置
１０２データベース
２０１処理装置
２０２ＷＥＢサーバ
２０３顧客情報登録用データベース
２０４料金テーブル
２０５工程管理テーブル
２０６進捗管理テーブル
３０１処理装置
３０２−１〜３０２−５印刷データ保管用サーバ
４０１処理装置
４０２印刷機

Claims

印刷を発注するユーザコンピュータと、印刷を受け付ける受注用コンピュータとがネットワークを介して接続され、前記ユーザコンピュータからの注文に応じて印刷原稿データの印刷を行うオンデマンド印刷システムであって、印刷料金を規定した料金テーブルと、印刷時間を規定した工程管理テーブルと、前記ユーザコンピュータから提示された印刷条件及び印刷原稿データをもとに前記料金テーブル及び工程管理テーブルを参照し、印刷料金及び納期を含む見積もりを提示する手段と、前記ユーザコンピュータから送信された印刷原稿データを保管する保管手段と、前記ユーザコンピュータから正式印刷発注があった場合に前記印刷原稿データを印刷条件に基づいて印刷するオンデマンド印刷機とを備えたことを特徴とするオンデマンド印刷システム。
前記見積もりを作成する際に、前記ユーザコンピュータに正式発注までの期限を示す正式発注期限を提示し、前記ユーザコンピュータから正式発注期限までに正式発注がない場合には、その印刷注文を取り消すことを特徴とする請求項１に記載のオンデマンド印刷システム。
受注した印刷案件の進捗状況を管理するための進捗管理テーブルを有し、前記進捗管理テーブルを参照して設定された納期に対して遅れ又は進み過ぎが無いように工程を調整する手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載のオンデマンド印刷システム。
前記印刷原稿データ保管手段は、印刷原稿データをデータ形式或いはバージョン毎に分類して保管することを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載のオンデマンド印刷システム。
前記工程管理テーブルには、前記オンデマンド印刷機のメンテナンスの日程が格納され、前記見積もりを作成する場合には、前記オンデマンド印刷機の保守時間を考慮して納期を設定することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載のオンデマンド印刷システム。
印刷を発注するユーザコンピュータと、印刷を受け付ける受注用コンピュータと、前記ユーザコンピュータからの印刷原稿データを保管する印刷原稿データ保管手段と、前記印刷原稿データを印刷するオンデマンド印刷機とがネットワークを介して接続され、前記ユーザコンピュータからの注文に応じて印刷原稿データの印刷を行うオンデマンド印刷システムであって、印刷料金を規定した料金テーブルと、印刷時間を規定した工程管理テーブルと、前記ユーザコンピュータから提示された印刷条件及び印刷原稿データをもとに前記料金テーブル及び工程管理テーブルを参照し、印刷料金及び納期を含む見積もりを提示する手段と、前記ユーザコンピュータから正式印刷発注があった場合に前記印刷原稿データを前記オンデマンド印刷機に送信し、前記オンデマンド印刷機によって印刷条件に基づいて印刷原稿データを印刷させる手段とを備えたことを特徴とするオンデマンド印刷システム。
前記見積もりを作成する際に、前記ユーザコンピュータに正式発注までの期限を示す正式発注期限を提示し、前記ユーザコンピュータから正式発注期限までに正式発注がない場合には、その印刷注文を取り消すことを特徴とする請求項６に記載のオンデマンド印刷システム。
受注した印刷案件の進捗状況を管理するための進捗管理テーブルを有し、前記進捗管理テーブルを参照して設定された納期に対して遅れ又は進み過ぎが無いように工程を調整する手段を有することを特徴とする請求項６又は７に記載のオンデマンド印刷システム。
前記印刷原稿データ保管手段は、印刷原稿データをデータ形式或いはバージョン毎に分類して保管することを特徴とする請求項６〜８のいずれか１項に記載のオンデマンド印刷システム。
前記工程管理テーブルには、前記オンデマンド印刷機のメンテナンスの日程が格納され、前記見積もりを作成する場合には、前記オンデマンド印刷機の保守時間を考慮して納期を設定することを特徴とする請求項６〜９のいずれか１項に記載のオンデマンド印刷システム。