JP2008020945A - 電子帳票配信装置および電子帳票配信システム - Google Patents

Abstract

【課題】請求書や支払通知などの帳票の発送に伴う作業負荷を抑えることができる電子帳票配信装置を得ること。
【解決手段】請求元と請求先で使用される請求書と支払通知書の様式が規定された電子帳票書式データを格納する電子帳票書式データ格納部５２と、請求元端末から所定の形式の請求明細データまたは請求先端末から所定の書式の支払通知データが保存されると、電子帳票書式データ格納部５２から取得した請求明細データまたは支払通知データの宛先に対応付けられた電子帳票書式データに、請求明細データまたは支払通知データの内容を埋込んで、電子帳票請求書または電子帳票支払通知書を作成し、所定の場所に格納する電子帳票作成部５５と、電子帳票請求書または電子帳票支払通知書の作成が終了すると、その宛先の請求先または請求元に電子帳票保存完了通知を送信する電子帳票保存完了通知部５８と、を備える。
【選択図】 図４

Description

この発明は、請求元と請求先との間における請求書とその請求書に対する支払通知の管理を行う電子帳票配信装置および電子帳票配信システムに関するものである。

図１１は、従来の製品の売買取引における請求元と請求先との間の証憑類の授受の流れを模式的に示す図である。この図に示されるように、製品の販売元である請求元は、その会計システムから請求明細を印刷し、請求先ごとに仕分けを行い、封緘し、宛名書きをして、製品の購入元である請求先へと郵送する。一方の、請求先では、郵送されてきた請求明細を受け取り、会計システムと照合した後、支払確定情報や支払繰越情報を作成し、支払通知を作成する。そして、その支払通知を印刷して、その送付先（請求元）ごとに仕分けを行い、封緘し、宛名書きをして請求元へと郵送する。請求元では、郵送されてきた支払通知を受け取り、その支払確定情報から入金予定情報を自社の会計システムへ入力する。以上のような一連の作業が、請求元と請求先との間で行われる。

ところで、従来では、請求明細を電子ファイルとして電子メールで送信し、請求元と請求先との間での支払い処理などの請求処理を効率化する方法が提案されているが、この場合にも、請求書は郵送している（たとえば、特許文献１参照）。

特開２００２−１３３３０６号公報

上述したように、請求元と請求先との間では、一般的には請求書（請求情報）と支払通知書（支払情報）などの帳票の授受は紙ベースで行われている。そのため、請求元と請求先では、それぞれの会計システムで帳票を印刷した後、送付先ごとの仕分け、宛先の記入、封緘、および発送などの人的な作業負荷が発生するとともに、帳票を物理的に運ぶためにタイムラグが発生するという問題点があった。

このような問題を解決する手段として、ＥＤＩ（Electronic Data Interchange）によるデータ連携の活用も考えられる。しかし、社団法人電子情報技術産業協会（ＪＥＩＴＡ）形式のＥＤＩでは、たとえば資材系の取引を行う場合など取引するデータの種別によってフォーマットが規格化されているので、汎用性に乏しく、請求元や請求先の会計システムに応じたデータを作ることができないという問題点があった。また、ＥＤＩ用の専用回線やハードウェア、ソフトウェアが必要になるため、多大な導入コストが発生するという問題点もあった。さらに、ＥＤＩは、純粋なデータの交換のみであるため、経理的なやり取りでは、請求元と請求先との間の取引上必要とされる証憑類を所定の期間保管する必要があり、そのためには上述した特許文献１にも示されているように、請求書を別途郵送する必要があるという問題点もあった。

この発明は、上記に鑑みてなされたもので、請求書や支払通知書などの従来紙ベースで授受されていた帳票の発送に伴う作業負荷を抑え、経理上必要な証憑類を所定の期間保管することができるとともに、請求元と請求先のそれぞれの会計システムに応じたデータ形式のデータで処理可能な請求明細や支払通知などの会計システムで使用されるデータを送受信することができる電子帳票配信装置および電子帳票配信システムを得ることを目的とする。また、ＥＤＩのように多大な導入コストのかからない電子帳票配信装置および電子帳票配信システムを得ることも目的とする。

上記目的を達成するため、この発明にかかる電子帳票配信装置は、製品の売買における請求元が請求明細データの管理を行う請求元端末装置と、前記製品の売買における請求先が受信した請求明細についての支払情報である支払通知データの管理を行う請求先端末装置と、にネットワークを介して接続され、前記請求元端末装置と前記請求先端末装置との間で授受される請求明細と支払通知の所定の宛先への配信を行う電子帳票配信装置であって、前記請求元と前記請求先で使用される請求書と支払通知書の様式が規定された電子帳票書式データを格納する電子帳票書式データ格納手段と、前記請求元端末から所定の形式の請求明細データまたは前記請求先端末から所定の書式の支払通知データが保存されると、前記電子帳票書式データ格納手段から取得した前記請求明細データまたは前記支払通知データの宛先に対応付けられた電子帳票書式データに前記請求明細データまたは前記支払通知データの内容を埋込んで、電子帳票請求書または電子帳票支払通知書を作成し、所定の場所に格納する電子帳票作成手段と、前記電子帳票請求書または前記電子帳票支払通知書の作成が終了すると、その宛先の請求先端末装置または前記請求元端末装置に、前記電子帳票請求書または前記電子帳票支払通知書の取得が可能であることを示す電子帳票保存完了通知を送信する電子帳票保存完了通知手段と、を備えることを特徴とする。

この発明によれば、請求元と請求先との間でやり取りされる請求書や支払通知書を電子帳票請求書と電子帳票支払通知書を、所定の形式の請求明細データと支払通知データに基づいて作成し、その電子帳票請求書と電子帳票支払通知書を請求明細データと支払通知データとともに相手先に送信するようにしたので、帳票の発送に伴う作業負荷を抑えながら、経理上必要な証憑類を所定の期間保管することができるとともに、請求元と請求先のそれぞれの会計システムに応じたデータ形式のデータで処理可能な請求明細や支払通知などの会計システムで使用されるデータを送受信することができるという効果を有する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子帳票配信装置および電子帳票配信システムの好適な実施の形態を詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、この発明にかかる電子帳票配信システムの構成を模式的に示す図である。この電子帳票配信システムは、請求元１０の請求元会計システム１１に接続される請求書発行管理装置１２と、請求先３０の請求明細管理装置３２と、請求元１０と請求先３０との間で請求明細や支払通知などの電子データと、請求書や支払通知書の電子帳票の配信を行う電子帳票配信装置５０と、がインタネットなどのネットワーク７０に接続される構成を有する。

ここで、電子帳票配信装置５０は、請求元１０からアップロードされた標準形式請求明細データから電子帳票の請求書（以下、電子帳票請求書という）を作成し、標準形式請求明細データと電子帳票請求書を請求先３０に配信する。また、電子帳票配信装置５０は、請求先３０からアップロードされた標準形式支払通知データから電子帳票の支払通知書（以下、電子帳票支払通知書という）を作成し、標準形式支払通知データと電子帳票支払通知書を請求元１０に送信する。

図２は、請求元の請求書発行管理装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。この請求書発行管理装置１２は、通信部１２１、請求明細データ格納部１２２、標準形式請求明細データ作成部１２３、標準形式請求明細データ格納部１２４、請求明細データアップロード処理部１２５、支払通知データダウンロード処理部１２６、支払通知データ格納部１２７、印刷部１２８、およびこれらの各処理部を制御する制御部１２９を備える。なお、この請求書発行管理装置１２は、特許請求の範囲における請求元端末に相当する。

通信部１２１は、請求元会計システム１１やネットワーク７０に接続される他の通信装置と通信する機能を有する。請求明細データ格納部１２２は、請求元会計システム１１から取得した、まだ支払が行われていない請求先への請求明細である請求明細データを格納する。この請求明細データ格納部１２２に格納される請求明細データは、請求元会計システム１１で使用されているデータ形式であり、その請求元会計システム１１独自のデータ形式であってもよい。また、請求明細データ格納部１２２は、請求元会計システム１１と接続される状態にある場合には、請求書発行管理装置１２に設ける必要はなく、請求元会計システム１１の有する請求明細データを使用すればよい。

標準形式請求明細データ作成部１２３は、請求明細データ格納部１２２に格納される請求明細データを取り込み、電子帳票配信装置５０で使用される所定のデータ形式を有する標準形式請求明細データに変換する。なお、電子帳票配信装置５０で使用される所定のデータ形式とは、この電子帳票配信システムに接続される各請求元１０の請求元会計システム１１や各請求先３０の請求先会計システム３１など独自のデータ形式でデータを使用する装置が、この電子帳票配信システムに接続された場合でも、動作可能なように、予め各会計システムで共通して使用される内容の項目を定義したものである。そのため、標準形式請求明細データ作成部１２３は、請求元会計システム１１で使用される請求明細データで使用される項目と、標準形式請求明細データで使用される項目との対応関係を示すデータ形式変換情報を保持しており、このデータ形式変換情報に基づいて、請求明細データの変換を行っている。この標準形式請求明細データ作成部１２３は、特許請求の範囲における請求明細データ変換手段に対応している。

標準形式請求明細データ格納部１２４は、標準形式請求明細データ作成部１２３で作成された標準形式請求明細データを格納する。請求明細データアップロード処理部１２５は、標準形式請求明細データ格納部１２４に格納された標準形式請求明細データを電子帳票配信装置５０にアップロードする機能を有する。この請求明細データアップロード処理部１２５は、特許請求の範囲における請求明細データ保存手段に対応している。

支払通知データダウンロード処理部１２６は、電子帳票配信装置５０から自装置宛（請求元宛）の支払通知データをダウンロードする機能を有する。このときダウンロードされる支払通知データは、標準形式支払通知データと、電子帳票配信装置５０で作成された電子帳票支払通知書である。この支払通知データダウンロード処理部１２６は、特許請求の範囲における支払通知データ取得手段に対応している。

支払通知データ格納部１２７は、支払通知データダウンロード処理部１２６によってダウンロードされた支払通知データ（所定の形式の支払通知データと電子帳票支払通知書）を格納する。印刷部１２８は、支払通知データダウンロード処理部１２６によってダウンロードされた電子帳票支払通知書を経理上の保管用に印刷する機能を有する。この印刷部１２８は、特許請求の範囲における印刷手段に対応している。

図３は、請求先の請求明細管理装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。この請求明細管理装置３２は、通信部３２１、請求明細データダウンロード処理部３２２、支払通知データ格納部３２３、支払通知データ作成部３２４、標準形式支払通知データ作成部３２５、標準形式支払通知データ格納部３２６、支払通知データアップロード処理部３２７、印刷部３２８、およびこれらの各処理部を制御する制御部３２９を有する。なお、この請求明細管理装置３２は、特許請求の範囲における請求先端末装置に対応している。

通信部３２１は、請求先会計システム３１やネットワーク７０に接続される他の通信装置と通信する機能を有する。請求明細データダウンロード処理部３２２は、電子帳票配信装置５０から自装置宛（請求先宛）の請求明細データをダウンロードする機能を有する。このときダウンロードされる請求明細データは、所定の形式の請求明細データと、電子帳票配信装置５０で作成された電子帳票請求書である。この請求明細データダウンロード処理部３２２は、特許請求の範囲における請求明細データ取得手段に対応している。支払通知データ格納部３２３は、請求明細データダウンロード処理部３２２によってダウンロードされた請求明細データ（所定の形式の請求明細データと電子帳票明細書）を格納する。

支払通知データ作成部３２４は、請求明細データダウンロード処理部３２２によってダウンロードされた所定の形式の請求明細データに、請求先が支払を行う際に必要な支払予定日、支払予定額、支払繰越額を含む支払情報を付加するとともに、請求先会計システム３１で使用可能な形式の支払通知データに変換する。このとき、標準形式支払通知データ作成部３２５は、請求先会計システム３１で使用される支払通知データで使用される項目と、支払情報を付加した標準形式請求明細データで使用される項目との対応関係を示すデータ形式変換情報を保持しており、このデータ形式変換情報に基づいて、請求明細データの変換が行われる。支払通知データ格納部３２３は、支払通知データ作成部３２４によって作成された支払通知データを格納する。

標準形式支払通知データ作成部３２５は、支払通知データ格納部３２３に格納された、請求先会計システム３１で使用可能なデータ形式の支払通知データを取り込み、電子帳票配信装置５０で使用される所定のデータ形式の標準形式支払通知データに変換する。なお、電子帳票配信装置５０で使用される所定のデータ形式とは、この電子帳票配信システムに接続される各請求先３０の請求先会計システム３１や各請求元１０の請求元会計システム１１など独自のデータ形式でデータを使用する装置が、この電子帳票配信システムに接続された場合でも、動作可能なように、予め各会計システムで共通して使用される内容の項目を定義したものである。この所定の形式のデータ形式が、標準形式請求明細データに支払情報の項目を付加したものと同じである場合には、支払通知データ作成部３２４で使用するデータ形式変換情報に基づいて、請求明細データの変換を行うことができる。標準形式支払通知データ格納部３２６は、標準形式支払通知データ作成部３２５によって作成された標準形式支払通知データを格納する。なお、上記の支払通知データ作成部３２４と標準形式支払通知データ作成部３２５は、特許請求の範囲における支払通知データ作成手段に対応している。

支払通知データアップロード処理部３２７は、標準形式支払通知データ格納部３２６に格納されている標準形式支払通知データを電子帳票配信装置５０にアップロードする機能を有する。この支払通知データアップロード処理部３２７は、特許請求の範囲における支払通知データ保存手段に対応している。

印刷部３２８は、請求明細データダウンロード処理部３２２によってダウンロードされた電子帳票請求書を経理上の保管用に印刷する機能を有する。この印刷部３２８は、特許請求の範囲における印刷手段に対応している。

図４は、電子帳票配信装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。この電子帳票配信装置は、通信部５１、電子帳票書式データ格納部５２、標準形式請求明細データ格納部５３、標準形式支払通知データ格納部５４、電子帳票作成部５５、電子帳票請求書データ格納部５６、電子帳票支払通知書データ格納部５７、電子帳票保存完了通知部５８、およびこれらの各処理部を制御する制御部５９を有する。

通信部５１は、請求元１０の請求書発行管理装置１２や請求先３０の請求明細管理装置３２などのネットワーク７０に接続される他の通信装置と通信する機能を有する。電子帳票書式データ格納部５２は、各請求先３０で要求される支払通知書のデータ様式や、各請求元１０で要求される請求書のデータ様式などの電子帳票書式データを格納する。つまり、各請求元１０や各請求先３０で使用される支払通知書や請求書の様式が規定された電子帳票書式データが、その請求元１０や請求先３０と対応付けられて保存されている。この電子帳票書式データ格納部５２は、特許請求の範囲における電子帳票書式データ格納手段に対応している。

標準形式請求明細データ格納部５３は、請求書発行管理装置１２の請求明細データアップロード処理部１２５によってアップロードされた標準形式請求明細データを格納する。図５は、標準形式請求明細データの一例を示す図である。この標準形式請求明細データは、請求書の基本情報が格納されるヘッダレコードと、取引の詳細を示すディテイルレコードと、から構成される。ヘッダレコードは、使用する電子帳票書式データを指定する「帳票ＩＤ」、請求先である「宛先」、「請求書日付」、「請求年月」、請求元を示す「発信」を含む項目からなる。

また、ディテイルレコードは、使用する電子帳票書式データを指定する「帳票ＩＤ」、「売上年月」、請求書を識別する番号である「請求番号」、注文を識別する番号である「注文番号」、「件名」、「税抜請求額」、「税額」、「税込請求額」、「支払期日」を含む項目からなる。また、このディテイルレコードは、ヘッダレコードに対して複数のレコードを有していてよい。また、ヘッダレコードとディテイルレコード中の１つのレコードによって、１つの電子帳票請求書が作成される。なお、このとき、ヘッダレコードとディテイルレコードの「帳票ＩＤ」で示される電子帳票書式データが電子帳票書式データ格納部５２から抽出されて使用される。

標準形式支払通知データ格納部５４は、請求明細管理装置３２の支払通知データアップロード処理部３２７によってアップロードされた標準形式支払通知データを格納する。図６は、標準形式支払通知データの一例を示す図である。この標準形式支払通知データもヘッダレコードとディテイルレコードとを有し、図５の標準形式請求明細データのディテイルレコードに、支払が確定したか否かを示す「支払確定」、支払確定された税込請求額の総額を示す「支払予定額」、支払予定額を支払う「支払予定日」が付加されたものである。ここで、「支払確定」項目には、請求先によって今回支払が行われるものには、「○」が付される。その他の構成要素は、図５の標準形式明細書データと同一であるので、その説明を省略する。

電子帳票作成部５５は、標準形式請求明細データ格納部５３に格納される各宛先の標準形式請求明細データを、電子帳票書式データ格納部５２から取得したその宛先で使用される請求書の様式に対応する電子帳票書式データに埋め込み、各宛先で求められる形式の電子帳票請求書を作成する。また、電子帳票作成部５５は、標準形式支払通知データ格納部５４に格納される各宛先の標準形式支払通知データを、電子帳票書式データ格納部５２から取得したその宛先で使用される支払通知書の様式に対応する電子帳票書式データに埋め込み、各宛先で求められる形式の電子帳票支払通知書を作成する。これらの電子帳票請求書は、たとえばＰＤＦ（Portable Document Format）形式の電子文書として作成される。また、この電子帳票請求書を作成する際に、電子帳票の改ざんを検知できるように電子署名を付与することもできる。この電子帳票作成部５５は、特許請求の範囲における電子帳票作成手段に対応している。

電子帳票請求書データ格納部５６は、電子帳票作成部５５によって作成された電子帳票請求書を格納する。また、電子帳票支払通知書データ格納部５７は、電子帳票作成部５５によって作成された電子帳票支払通知書を格納する。

電子帳票保存完了通知部５８は、請求書発行管理装置１２から標準形式請求明細データ格納部５３にアップロードされた標準形式明細データから電子帳票請求書が作成され、電子帳票請求書データ格納部５６に格納された後に、または請求明細管理装置３２から標準形式支払通知データ格納部５４にアップロードされた標準形式支払通知データから電子帳票支払通知書が作成され、電子帳票支払通知書データ格納部５７に格納された後に、作成されたそれぞれの電子帳票の宛先に対して、電子帳票とそれに対応する標準形式の電子データ（標準形式請求明細データまたは標準形式支払通知データ）がダウンロード可能な状態となったことを示す電子帳票保存完了通知を送信する。なお、この電子帳票保存完了通知は、たとえば、請求元１０の請求書発行管理装置１２や請求先３０の請求明細管理装置３２に電子帳票と標準形式の電子データが保存されている場所（ＵＲＬ：Uniform Resource Locator）を含む電子メールによって通知することができる。この電子帳票保存完了通知部５８は、特許請求の範囲における電子帳票保存完了通知手段に対応する。

なお、このような請求書発行管理装置１２、請求明細管理装置３２および電子帳票配信装置５０は、キーボードなどの入力装置、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などの表示装置、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、メモリ、ハードディスクドライブなどの記憶装置、ＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭ（Read Only Memory）やＤＶＤ（Digital Versatile DiscまたはDigital Video Disc）−ＲＯＭなどの光学式記録媒体やフレキシブルディスクやメモリカードなどの記憶媒体を読込む媒体駆動装置、ネットワークと接続するネットワークインタフェースなどが、バスを介して接続されたパーソナルコンピュータなどの情報処理装置によって構成される。具体的には、後述する処理手順が記録されたプログラムをメモリ上に展開し、そのプログラムをＣＰＵが実行することによって、上記の機能を実現することが可能となる。

また、請求書発行管理装置１２の請求明細データアップロード処理部１２５と支払通知データダウンロード処理部１２６や、請求明細管理装置３２の請求明細データダウンロード処理部３２２と支払通知データアップロード処理部３２７は、ブラウザソフトによって達成することができる。さらに、請求書発行管理装置１２の標準形式請求明細データ作成部１２３や、請求明細管理装置３２の支払通データ作成部３２４と標準形式支払通知データ作成部３２５は、市販の表計算アプリケーションのマクロ機能によって達成することができる。

つぎに、このような構成を有する電子帳票配信システムにおける動作処理について説明する。図７は、請求元の請求書発行管理装置における標準形式請求明細データの作成処理手順の一例を示すフローチャートである。まず、請求元１０の請求書発行管理装置１２の標準形式請求明細データ作成部１２３は、請求明細データ格納部１２２からまだ支払が行われていない請求明細データを読込む（ステップＳ１１）。通常、この請求明細データは、請求元会計システム１１で独自のデータ形式を有しているので、標準形式請求明細データ作成部１２３は、データ形式変換情報を用いて、標準形式請求明細データに変換し（ステップＳ１２）、標準形式請求明細データ格納部１２４に格納する。その後、請求明細データアップロード処理部１２５は、変換された標準形式請求明細データを電子帳票配信装置５０の標準形式請求明細データ格納部５３の所定の領域にアップロードし（ステップＳ１３）、標準形式請求明細データ作成処理が終了する。

図８は、電子帳票配信装置による電子帳票作成処理手順の一例を示すフローチャートである。まず、電子帳票配信装置５０の電子帳票作成部５５は、所定の時間が経過したかを確認し（ステップＳ３１）、所定の時間が経過していない場合（ステップＳ３１でＮｏの場合）には待ち状態となる。また、所定の時間が経過した場合（ステップＳ３１でＹｅｓの場合）には、電子帳票作成部５５は、標準形式請求明細データ格納部５３と標準形式支払通知データ格納部５４からそれぞれ標準形式請求明細データと標準形式支払通知データとを読取り、そのヘッダレコード内の宛先ごとに分配する（ステップＳ３２）。ついで、電子帳票作成部５５は、ヘッダレコード内の帳票ＩＤごとにデータを分配する（ステップＳ３３）。

その後、電子帳票作成部５５は、ヘッダレコードとディテイルレコード内の帳票ＩＤに対応した電子帳票書式データを電子帳票書式データ格納部５２から抽出し、その電子帳票書式データに標準形式請求明細データと標準形式支払通知データを埋め込み、電子帳票請求書と電子帳票支払通知を作成する（ステップＳ３４）。作成した電子帳票請求書と電子帳票支払通知は、それぞれ電子帳票請求書データ格納部５６と電子帳票支払通知書データ格納部５７の所定の場所に格納される（ステップＳ３５）。

そして、電子帳票保存完了通知部５８は、標準形式請求明細データと標準形式支払通知データの宛先に対応するＥ−ｍａｉｌアドレスを取得し、その宛先に請求書または支払通知書のダウンロードが可能になったことを示す電子帳票保存完了通知を送信し（ステップＳ３６）、電子帳票作成処理が終了する。

図９は、請求先の請求明細管理装置による支払通知データ作成処理手順の一例を示すフローチャートである。まず、請求明細管理装置３２の通信部３２１を介して電子帳票保存完了通知を電子帳票配信装置５０から受信すると、請求明細データダウンロード処理部３２２は、電子帳票配信装置５０にアクセスし、その標準形式請求明細データ格納部５３と電子帳票請求書データ格納部５６から自分宛の標準形式請求明細データと電子帳票請求書をダウンロードする（ステップＳ５２）。その後、請求明細管理装置３２の使用者によって電子帳票請求書の印刷が指示されると、印刷部３２８は電子帳票請求書を紙媒体に印刷する（ステップＳ５３）。

ついで、支払通知データ作成部３２４は、ダウンロードした標準形式明細書データを読み込み（ステップＳ５４）、支払情報の各項目を付加した後、請求先で使用される形式の支払通知データに変換する（ステップＳ５５）。この支払通知データは、支払通知データ格納部３２３に格納される。その後、支払通知データの付加された支払情報の各項目に対して、使用者によって入力された内容を支払通知データ格納部３２３の支払通知データに登録する（ステップＳ５６）。

ついで、標準形式支払通知データ作成部３２５は、支払通知データ格納部内の支払通知データをデータ形式変換情報を用いて標準形式支払通知データに変換し（ステップＳ５７）、標準形式支払通知データ格納部３２６に格納する。そして、支払通知データアップロード処理部３２７は、標準形式支払通知データ格納部３２６に格納されている標準形式支払通知データを電子帳票配信装置５０の標準形式支払通知データ格納部５４の所定の場所にアップロードし（ステップＳ５８）、支払通知データ作成処理が終了する。

図１０は、請求元の請求書発行管理装置における支払通知データの受信処理手順の一例を模式的に示す図である。まず、請求書発行管理装置１２は通信部１２１を介して電子帳票保存完了通知を電子帳票配信装置５０から受信すると（ステップＳ７１）、支払通知データダウンロード処理部１２６は、電子帳票配信装置５０の標準形式支払通知データ格納部５４と電子帳票支払通知書データ格納部５７から自分宛の標準形式支払通知データと電子帳票支払通知をダウンロードする（ステップＳ７２）。その後、請求書発行管理装置１２の使用者によって電子帳票支払通知書の印刷が指示されると、印刷部１２８は電子帳票支払通知書を紙媒体に印刷する（ステップＳ７３）。また、支払通知データダウンロード処理部１２６は、ダウンロードした標準形式支払通知データを請求元会計システム１１で使用可能なデータ形式の支払通知データに変換し（ステップＳ７４）、支払通知データ格納部１２７に格納する。以上によって、支払通知データの受信処理が終了する。

なお、その後、支払通知データ格納部１２７に格納された支払通知データは、請求元会計システム１１に読み込まれ、入金予定データが取り込まれる。

この実施の形態によれば、授受するデータに発送先と返信先の情報を付加し、その情報を基に電子配信を実施するため、帳票の発送および返信に関わる仕分けや封緘、宛名書きなどの事務作業の省略化が可能となる。また、請求元にとっては、請求先からの支払情報を電子データ形式で入手することができるので、請求元会計システムへ容易に支払情報を取り込むことができる。これにより、売掛債権の回収後有無の効率化が可能となる。さらに、請求元１０の請求書発行管理装置１２や請求先３０の請求明細管理装置３２での、自社の会計システムで使用される電子データと標準形式の電子データとの変換を、市販の表計算アプリケーションソフトのデータ編集ツールとして使用することができ、通信にインタネットを用いることができるので、ＥＤＩのように多大な導入コストがかからず、請求元１０や請求先３０での汎用性が高く、導入コストを抑えることができるという効果も有する。

また、請求明細や支払通知などのデータと帳票を、インタネットを介して即日相手先に配信することができるので、従来の郵送によるタイムラグが解消され、結果として、請求元の売掛債権回収期間の短縮を可能とする。

以上のように、この発明にかかる電子帳票配信システムは、企業間で製品の売買を、インタネットを介して電子的に行うシステムに有用である。

この発明による電子帳票配信システムの構成を模式的に示す図である。 請求元の請求書発行管理装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。 請求先の請求明細管理装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。 電子帳票配信装置の機能構成を模式的に示すブロック図である。 標準形式請求明細データの一例を示す図である。 標準形式支払通知データの一例を示す図である。 請求元の請求書発行管理装置における標準形式請求明細データの作成処理手順の一例を示すフローチャートである。 電子帳票配信装置による電子帳票作成処理手順の一例を示すフローチャートである。 請求先の請求明細管理装置による支払通知データ作成処理手順の一例を示すフローチャートである。 請求元の請求書発行管理装置における支払通知データの受信処理手順の一例を模式的に示す図である。 従来の製品の売買取引における請求元と請求先との間の証憑類の授受の流れを模式的に示す図である。

符号の説明

１１ 請求元会計システム
１２ 請求書発行管理装置
３１ 請求先会計システム
３２ 請求明細管理装置
５０ 電子帳票配信装置
５１，１２１，３２１ 通信部
５２ 電子帳票書式データ格納部
５３ 標準書式請求明細データ格納部
５４ 標準書式支払通知データ格納部
５５ 電子帳票作成部
５６ 電子帳票請求書データ格納部
５７ 電子帳票支払通知書データ格納部
５８ 電子帳票保存完了通知部
５９，１２９，３２９ 制御部
７０ ネットワーク
１２２ 請求明細データ格納部
１２３ 標準形式請求明細データ作成部
１２４ 標準形式請求明細データ格納部
１２５ 請求明細データアップロード処理部
１２６ 支払通知データダウンロード処理部
１２７ 支払通知データ格納部
１２８，３２８ 印刷部
３２２ 請求明細データダウンロード処理部
３２３ 支払通知データ格納部
３２４ 支払通知データ作成部
３２５ 標準形式支払通知データ作成部
３２６ 標準形式支払通知データ格納部
３２７ 支払通知データアップロード処理部

Claims (2)

1. 製品の売買における請求元が請求明細データの管理を行う請求元端末装置と、前記製品の売買における請求先が受信した請求明細についての支払情報である支払通知データの管理を行う請求先端末装置と、にネットワークを介して接続され、前記請求元端末装置と前記請求先端末装置との間で授受される請求明細と支払通知の所定の宛先への配信を行う電子帳票配信装置であって、
   前記請求元と前記請求先で使用される請求書と支払通知書の様式が規定された電子帳票書式データを格納する電子帳票書式データ格納手段と、
   前記請求元端末から所定の形式の請求明細データまたは前記請求先端末から所定の書式の支払通知データが保存されると、前記電子帳票書式データ格納手段から取得した前記請求明細データまたは前記支払通知データの宛先に対応付けられた電子帳票書式データに前記請求明細データまたは前記支払通知データの内容を埋込んで、電子帳票請求書または電子帳票支払通知書を作成し、所定の場所に格納する電子帳票作成手段と、
   前記電子帳票請求書または前記電子帳票支払通知書の作成が終了すると、その宛先の請求先端末装置または前記請求元端末装置に、前記電子帳票請求書または前記電子帳票支払通知書の取得が可能であることを示す電子帳票保存完了通知を送信する電子帳票保存完了通知手段と、
   を備えることを特徴とする電子帳票配信装置。
2. 製品の売買における請求元が請求明細データの管理を行う請求元端末装置と、
   前記製品の売買における請求先が受信した請求明細についての支払情報である支払通知データの管理を行う請求先端末装置と、
   前記請求元端末装置と前記請求先端末装置との間で授受される請求明細と支払通知の所定の宛先への配信を行う電子帳票配信装置と、
   が、ネットワークに接続された電子帳票配信システムであって、
   前記請求元端末装置は、
   自装置に接続される会計システムで使用される請求明細データを、所定の形式の請求明細データに変換する請求明細データ変換手段と、
   前記所定の形式の請求明細データを前記電子帳票配信装置の所定の場所に保存する請求明細データ保存手段と、
   前記電子帳票配信装置から電子帳票支払通知書が取得可能であることを示す電子帳票保存完了通知を受信すると、前記電子帳票配信装置内の所定の場所から前記電子帳票支払通知書と所定の形式の支払通知データを取得する支払通知データ取得手段と、
   取得した前記電子帳票支払通知書を印刷する印刷手段と、
   を備え、
   前記請求先端末装置は、
   前記電子帳票配信装置から電子帳票請求書が取得可能であることを示す電子帳票保存完了通知を受信すると、前記電子帳票配信装置内の所定の場所から前記電子帳票請求書と所定の形式の請求明細データを取得する請求明細データ取得処理手段と、
   取得した前記所定の形式の請求明細データに支払を行う際に必要な支払情報を入力するための項目を埋め込み、自装置に接続される会計システムで使用可能な形式の支払通知データに変換するとともに、支払情報が入力された前記支払通知データを所定の形式の支払通知データに変換する支払通知データ作成手段と、
   前記所定の形式の支払通知データを前記電子帳票配信装置の所定の場所に保存する支払通知データ保存手段と、
   取得した前記電子帳票請求書を印刷する印刷手段と、
   を備え、
   前記電子帳票配信装置は、
   前記請求元と前記請求先で使用される請求書と支払通知書の様式が規定された電子帳票書式データを格納する電子帳票書式データ格納手段と、
   前記請求元端末から所定の形式の請求明細または前記請求先から所定の書式の支払通知データが保存されると、前記電子帳票書式データ格納手段から取得した前記請求明細または前記支払通知の宛先に対応付けられた電子帳票書式データに前記請求明細または前記支払通知の内容を埋込んで、電子帳票請求書または電子帳票支払通知書を作成し、所定の場所に格納する電子帳票作成手段と、
   前記電子帳票請求書または前記電子帳票支払通知書の作成が終了すると、その宛先の請求先端末装置または前記請求元端末装置に電子帳票保存完了通知を送信する電子帳票保存完了通知手段と、
   を備えることを特徴とする電子帳票配信システム。

Images