JP2006130871A - 電子文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子文書と実物の文書（物理文書）が混在しているオフィイス環境での作業効率向上のために、電子文書と物理文書のスムーズな同期化を図る。
【解決手段】 ＭＦＰはデータベース内の文書を出力する際にユーザＩＤを文書データに関連付けて記憶し、後でデータベース内の文書が更新されたとき該当ユーザへ通知する構成。または、物理文書は無線タグを含んでいて、スキャン手段によって定期的に文書の名称、バージョンなどを読み取られ、データサーバ上の電子文書と比較される。電子文書が更新されて物理文書との差が生じたとき物理文書を所持するユーザに通知する。
【選択図】 図１

Description

多数の電子文書が扱われるオフィイス環境において、電子文書と物理文書の同期をとることを支援する技術に関する。

オフィイス業務の効率化、高度化を目的にいわゆるペーパーレス化（電子化）が推し進められている。つまり文字、図形、画像などからなる文書をデジタルデータに変換してサーバ上のストレージに保管することであり、その利点としては、即時性、共有性、保管性、検索性、再利用性、再加工性などが挙げられる。

文書の電子化による多くの利点がある一方で、従来の紙の文書（物理文書）が有している利点もまた存在する。物理文書の利点としては、可搬性、記録性、書き込み性、追記性、一覧性等が挙げられる。

従って、オフィイスなどにおいてはそれぞれの優位性を生かし電子文書と物理文書が共存している状態が望ましい。本発明は電子文書の内容が改訂されたとき物理文書の保持者にそれを通知し、電子文書と物理文書との同期をとれるようにする技術に関している。

従来、これを実現するためには例えば、文書管理システムアプリケーションソフトが個々の電子文書のバージョンを管理し、ある電子文書が改訂されたならば予めその文書に関連付けられて登録されたメンバーへ電子メールで通知していた。

又、別の従来例としては、同一内容である紙媒体の文書と電子媒体の文書を対応付けて認証を行い、相互に原本性の保証を行うことができる認証システム（例えば特許文献１参照）をあげることが出来る。
特開２００４−５４５９４号公報

しかしながら、従来の方法では、次のような不都合を生じていた。

第１に、個々の文書について文書改訂時にそれを通知すべきメンバーの設定をする必要がありその作業が面倒であることである。作業を簡略化するために画一的に広いメンバーを設定すれば、個々のユーザにとっては興味のない文書改訂の通知を受け取ることになりかえって煩わしいことになってしまう。

第２に、前述の個々の文書に対応したメンバーの設定は常にアップデートする必要があり、その作業が面倒であることである。

本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものである。

本発明はかかる問題を解決するために、個々の電子文書に対応付けられたメンバーの集合にその電子文書の出力を行ったユーザを加える手段を設ける。また、ある範囲の物理的領域の物理文書を検知する手段を設けて、その検知手段に検出されれば検知手段に対応する一人以上のユーザを上記メンバーに加える手段を設ける。また、検知されなければその検知手段に対応する一人以上のユーザを上記メンバーから除く手段を設ける。

以上説明したように本発明によればユーザにとって重要な文書についてのみ、文書改訂の通知を行うことが可能となる。

図１は本発明を説明する図である。

同図において２００は複写機、２０１はデータ格納装置、２０３はパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、５００は非接触ＩＣ検出装置でありこれらはローカルエリアネットワーク２０２に接続されている。

２０５は複数の物理文書が格納されている文書棚であり、２０６は文書棚２０５に格納されている文書の一つである。さらに６００は物理文書２０６に添付されているＲＦＩＤタグである。複写機、ＰＣともに複数接続されていても良いことは言うまでもない。

本実施例においては物理文書の検出手段として例えばＲＦＩＤ技術を利用するが他の磁気情報読み取り方法などでも良い。また複写機２００は印刷専用機、ＦＡＸ、マルチファンクション機であっても良い。

図２における１００は、原稿画像を読み取るイメージリーダ部１０１と、イメージリーダ部１０１で読み取った画像データを再現するプリンタ部１０２とに大きく分けられる。イメージリーダ部１０１は、４００ｄｐｉ（ｄｏｔｓ／ｉｎｃｈ）の解像度で原稿を読み取り、デジタル信号処理を行う部分である。プリンタ部１０２は、イメージリーダ部１０１によって読み取られた原稿画像に対応した画像を１２００ｄｐｉの解像度で指定用紙にフルカラープリント出力する部分である。イメージリーダ部１０１において、原稿台ガラス（以下、プラテン）１０３上の原稿１０４は、ランプ１０５で照射され、ミラー１０６，１０７，１０８に導かれ、レンズ１０９によって、集光された光を電気信号に変換する３ラインセンサ（以下、ＣＣＤ）１１０上に像を結び、フルカラー情報レツド（Ｒ）、グリーン（Ｇ），ブルー（Ｂ）成分として信号処理部１１１に送られる。なお、１０５，１０６を固定しているキヤリツジは速度ｖで、１０７，１０８は速度１／２ｖでラインセンサの電気的走査（主走査）方向に対して垂直方向に機械的に動くことによって、原稿全面を走査（副走査）する。信号処理部１１１においては、読み取られた画像信号を電気的に処理し、マゼンタ（Ｍ），シアン（Ｃ），イエロー（Ｙ），ブラツク（Ｂｋ）の各成分に分解し、プリンタ部１０２に送る。また、イメージリーダ部１０１における一回の原稿走査につき、Ｍ、Ｃ、Ｙ、Ｂｋのうちひとつの成分がプリンタ部１０２に送られ、計４回の原稿走査によって、一回のプリントアウトが完成する。イメージリーダ部１０１より送られてくるＭ、Ｃ、Ｙ、Ｂｋの各画像信号は、レーザドライバ１１２に送られる。レーザドライバ１１２は、送られてきた画像信号に応じ、半導体レーザ１１３を変調駆動する。レーザ光は、ポリゴンミラー１１４，ｆ−θレンズ１１５，ミラー１１６を介し、感光ドラム１１７上を走査する。１１８は回転現像器であり、マゼンタ現像部１１９、シアン現像部１２０、イエロー現像部１２１、ブラツク現像部１２２より構成され、４つの現像部が交互に感光ドラム１１７に接し、感光ドラム上に形成された潜像現像をトナーで現像する。

１２３は転写ドラムであり、手差し給紙トレイ１２４または給紙トレイ１２５より供給される用紙をこの転写ドラム１２３に巻き付け、感光ドラム上に現像された像を用紙に転写する。

この様にして、Ｍ、Ｃ、Ｙ、Ｂｋの４色が順次転写された後に、用紙は定着ユニツト１２６を通過して、トナーが用紙に定着された後に排紙される。

１２７はＲＦＩＤ処理部であり、印字対象用紙が排紙トレイ１２８に排紙される際にＲＦＩＤタグ内に情報を書き込む、もしくはＲＦＩＤタグ内から情報を読み込む。ＲＦＩＤタグは用紙のそれぞれに予め埋め込まれている。

図３において、ＲＦＩＤタグ６００の詳細な説明を行う。ＲＦＩＤタグ６００は、６０１の不揮発性メモリ、６０２の電波を送受信するためのアンテナ部と、６０３の共振コンデンサ部、６０４の電源の整流・平滑を行うための電力形成部と、６０５の電波の変調、復調を行うための復変調部、６０６の制御部とから構成される。

６０２のアンテナ部は、６０３の共振コンデンサと組み合わされ、共振回路を構成できるようになっている。外部から電力を供給するための電波信号が送られることにより、これを共振回路でうけとって、前記６０４に示される電力形成部へ供給し、６０４の電力生成部は６００の非接触ＩＣを動作させるための電力を供給することが可能となる。前記電力は、６０１の不揮発性メモリや、６０５の復変調回路へ供給される。６０６の制御部は、６００のＲＦＩＤタグの制御を行うためのものである。

外部から、電力を供給するための電波とあわせて、ＲＦＩＤタグから読み出す、または書き着込むためのデータも同時に送受信され、６００のＲＦＩＤタグへ送られてきた信号は、６０５の復変調回路によって、復調され６０６の制御部を介して、６０１の不揮発性メモリへ記憶される。また、６０６の制御部によって、６０１の不揮発性メモリから読み出されたデータは、６０５の復変調回路によって変調され、６０２のアンテナ部から電波信号として送信可能である。

図４において、文書１０６等に取り付けられた非接触ＩＣの読み取りを行うための検出部５００とＲＦＩＤ処理部１２７として使用される読み取り、または書き込みを行うためのリーダライタ部５００の詳細な説明を行う。リーダライタ部５００は、６００の非接触ＩＣ部に対して電波を送信するための送信アンテナ部５０１と、送信アンテナから送信する電波の変調を行うための変調回路５０２と、６００の非接触ＩＣ部から送られてくる電波を受信するための受信アンテナ部５０３、５０３の受信アンテナ部より受信した信号を復調するための復調回路５０４、また５０１の送信アンテナ部と、５０２の変調回路、５０３の受信アンテナ部、５０４の復調回路を制御するための制御部５０５と、上位機器との通信を行うＩ／Ｆ部５０６と、送信アンテナ部５０１に接続され、６００の非接触ＩＣへの電力供給を行う電源５０７から構成される。

前記制御部５０５は、外部からの指示により５０２の変調回路を用いて電力を供給するための電波および、送信するデータを変調して、５０１の送信アンテナ部より外部へ電波を送信する。また、外部より受信した電波信号を、５０３の受信アンテナ部で受信して、５０４の復調回路によって復調したのち、データ信号として扱えるように変換することが可能である。

以上のように構成された、システムにおいて複数の電子文書のデータと個々の電子文書に対応付けられたユーザグループの情報は格納装置１０１に格納されている。ただ格納場所は１０１のような個別のサーバである必要はなく複写機１００に付属するＨＤＤなどのストレージまたはＰＣ１０３内でも良い。またこれらの情報は同一装置に集中して格納される必要はなく、各装置に分散されてそれらが相互参照されて目的を実現しても良い。

電子文書に対応するユーザグループの情報の取得として第１の方法は電子文書の出力の際に行われる。ＰＣ１０３を介して印刷命令が発行されるか複写機１００のユーザーインターフェイスから出力命令がなされると、ユーザの識別ＩＤと電子文書の識別情報は格納装置１０１へ送信され対応する電子文書とそのユーザグループ情報と照合され、出力ユーザの情報が必要であれば追加される。

第２の方法は例えばＲＦＩＤタグを用いて行われる。ＲＦＩＤタグはユーザが個別に物理文書に添付しても良いが、より便利な実施形としては複写機１００の出力時にＲＦＩＤ処理部１２７によって文書情報を書き込む方法である。ＲＦＩＤタグは予め用紙に含まれているものとする。物理文書に付属するＲＦＩＤタグは検出装置５００によって例えばユーザのデスク上を定期的に走査読み取りする。これにより個々の物理文書がユーザにとって重要であるかをシステムが推理し、電子文書の改訂がなされたとき物理文書を現に保有しているユーザへそれを通知することが可能となる。

物理文書がユーザにとって不要となり捨てられるなどして検出装置５００に検出されなくなればシステムは電子文書に対応するユーザグループから該当ユーザを除くことにより、ユーザへの通知を省くことができる。ユーザグループから該当ユーザが除外される際にはメールなどでそのユーザへの確認工程があると良い。

第１方法と第２の方法は、組み合わせることによりさらに効果的になる。

本発明を実施した電子文書管理システムの構成図である。 本発明を実施した電子文書管理システムに属する複写機の内部構成を説明する図である。 本発明で用いたＲＦＩＤタグの機構を説明する図である。 本発明で用いたＲＦＩＤリーダライタの機構を説明する図である。

Claims (6)

1. 複数の電子文書を記憶する第１の記憶手段と、
   前期電子文書のそれぞれの前期電子文書に対応する０人以上のユーザ識別情報の集合を前期電子文書のそれぞれに対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
   文書出力命令受付手段と、
   印刷部制御手段と、
   文書を印刷する手段を有する印刷手段
   からなる電子文書管理システムであって、
   前期文書出力命令受付手段が命令発行者識別情報と指定文書識別情報を文書出力命令とともに受け付けたとき、
   第１の記憶手段に指定文書識別情報に関連付けられた電子文書のデータを要求し、印刷部制御手段へ送信させ印刷部制御部をして前期電子文書を印刷させるとともに前期命令発行者識別情報に対応するユーザを前期第２の記憶手段内の前期ユーザ識別情報の集合へ追加する手段を有する電子文書管理システム。
2. 複数の電子文書を記憶する第１の記憶手段と、
   前期電子文書のそれぞれの前期電子文書に対応する０人以上のユーザ識別情報の集合を前期電子文書のそれぞれに対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
   印刷されたものである物理文書の文書識別情報と所持者識別情報を検知する物理文書検知手段と、
   印刷部制御手段と、
   文書を印刷する手段を有する印刷手段
   からなる電子文書管理システムであって、
   前期物理文書検知手段が物理文書を検知し文書の識別情報を得たとき、第１の記憶手段に前期得られた文書識別情報に対する電子文書が存在するかどうか問い合わせ、存在すれば検知した文書の所持者識別情報に対応するユーザを前期第２の記憶部前期ユーザ識別情報の集合へ追加する手段を有する電子文書管理システム。
3. 複数の電子文書を記憶する第１の記憶手段と、
   前期電子文書のそれぞれの前期電子文書に対応する０人以上のユーザ識別情報の集合を前期電子文書のそれぞれに対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
   印刷されたものである物理文書の文書識別情報と所持者識別情報を検知する物理文書検知手段と、
   印刷部制御手段と、
   文書を印刷する手段を有する印刷手段
   からなる電子文書管理システムであって、
   前期物理文書検知手段が物理文書を検知し文書の識別情報を得たとき、過去に物理文書の検出を行ったときと比較して検出されなかった文書を第１の記憶手段に前期得られた文書識別情報に対する電子文書が存在するかどうか問い合わせ、存在すれば検知した文書の所持者識別情報に対応するユーザを前期第２の記憶部前期ユーザ識別情報の集合から除く手段を有する電子文書管理システム。
4. 請求項１乃至３とに記載の電子文書管理システムであって、前期物理文書検知手段は前期物理文書の少なくとも一部のページに附加されたＲＦＩＤタグをＲＦＩＤ読み取り器により検知するものであるところの電子文書管理システム。
5. 請求項１乃至４に記載の電子文書管理システムであって、前期電子文書が改訂されたならば前期電子文書に関連付けられたユーザ識別情報の集合に対応するユーザへ前期電子文書の改訂を通知する手段を有する電子文書管理システム。
6. 複数の電子文書を記憶する第１の記憶手段と、
   前期電子文書のそれぞれの前期電子文書に対応する０人以上のユーザ識別情報の集合を前期電子文書のそれぞれに対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
   印刷されたものである物理文書の文書識別情報と所持者識別情報を検知する物理文書検知手段と、
   印刷部制御手段と、
   文書を印刷する手段を有する印刷手段
   からなる電子文書管理システムであって、
   前期電子文書が改訂されたとき、前記物理文書検知手段によって物理文書を探し、改訂された前記物理文書に対応する物理文書が検出されれば前記電子文書に関連付けられたユーザ識別情報の集合に対応するユーザへ前記電子文書の改訂を通知する手段を有する電子文書管理システム。
   を有する電子文書管理システム。

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