JP2006107374A - バインダ文書生成装置、バインダ文書生成方法、プログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 バインダ構造全体のファイルサイズを容易に小さくすることができるバインダ文書生成装置を提供する。
【解決手段】 バインダ文書生成部１０４は、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成する。バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準が設定され、バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除が行われる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、素材文書および該素材文書から得られるページ単位文書が含まれるソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成装置、バインダ文書生成方法、プログラムおよび記憶媒体に関する。

企業においては、文書管理システムが導入され、文書の再利用化が推進されている。初期の文書管理システムは、スキャナにより紙の文書を画像として取り込み、当該画像を登録、保存するものであったが、最近はパーソナルコンピュータなどで文書が作成されることが多く、このような文書を登録、保存することが可能な文書管理システムが出現している。

また、オフィス環境においては、様々なアプリケーションソフトウェアが用いられて文書の作成が行われている。例えば、レポートは、ワードプロセッサソフトウェアにより、プレゼンテーション資料は、プレゼンテーションソフトウェアにより、それぞれ作成されることがある。また、新聞や雑誌などのコピー画像がスキャナなどで読み取られてパーソナルコンピュータに取り込まれ、イメージファイルとして作成されることがある。このように様々なフォーマットが混在する状況においては、各アプリケーションソフトウェアと連携可能なフォーマットもあるが、連携することができないフォーマットも数多く存在する。

そこで、異なるアプリケーションソフトウェアのそれぞれにより作成された文書をあたかも一つの文書のように扱うことができる電子バインダというソフトウェアが存在する（例えば特許文献１〜５を参照）。

電子バインダは、インポートされた文書を、アプリケーションデータ単位に並べ替え、また１つにまとめて印刷可能にすることができる。また、例えばプリンタドライバなどを利用して、文書をページ単位毎のデータに変換することによって、文書をページ単位で扱うことを可能にするものもある。電子バインダは、そのようなアプリケーションデータやページ単位のデータを保持し、さらに電子バインダ内のデータを更新することを可能にするために、オリジナルのアプリケーションデータを保持することもある。
特開２００１-３４５１１ 特開２００１-２９７１１４ 特開２００１-２２９１５９ 特開２００２-０９１９４９ 特開２００２-０９９５２８

しかしながら、上述の電子バインダは、オリジナルのアプリケーションデータやバインダデータとして扱うためのページ単位の画像など様々な付加的な情報、ファイルを保持するためのバインダ構造を生成するので、バインダ構造のファイルサイズが肥大化する。特に、電子メールやリムーバブルメディアによる文書交換においては、バインダ構造のファイルサイズが大きくなることにより、そのバインダ構造を電子メールで送信することができない（送信可能容量を超える）、リムーバブルメディアに格納することができないなどの問題が生じる。

本発明の目的は、バインダ構造全体のファイルサイズを容易に小さくすることができるインダ文書生成装置、バインダ文書生成方法、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成装置であって、前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定手段と、前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除手段と
を備えることを特徴とするバインダ文書生成装置を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成装置であって、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定手段と、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除手段とを備えることを特徴とするバインダ文書生成装置を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成方法であって、前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定工程と、前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除工程とを備えることを特徴とするバインダ文書生成方法を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成方法であって、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定工程と、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除工程とを備えることを特徴とするバインダ文書生成方法を提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するためのプログラムであって、前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定モジュールと、前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除モジュールとを備えることを特徴とするプログラムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するためのプログラムであって、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定モジュールと、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除工程とを備えることを特徴とするプログラムを提供する。

本発明は、上記目的を達成するため、上記プログラムのいずれかをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体を提供する。

本発明によれば、バインダ構造全体のファイルサイズを容易に小さくすることができる。特に、本発明は、電子メールやリムーバブルメディアによる文書交換において有用であり、バインダ構造のファイルサイズが大きくなることにより、バインダ構造を電子メールで送信することができない（送信可能容量を超える）、リムーバブルメディアに格納することができないなどの問題を解消することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

（第１の実施の形態）
図１は本発明の第１の実施の形態に係るバインダ文書生成装置が組み込まれている文書管理システムの構成を示すブロック図である。

文書管理システムは、対応するプログラムを実行することによってパーソナルコンピュータ、ワークステーションなどの情報処理装置上に構築される。この文書管理システムは、図１に示すように、データベース１０１、データベース登録部１０２、データベース検索部１０３、バインダ文書生成部１０４、およびデータベースアクセスユーザインタフェイス部１０５を備え、バインダ文書生成部１０４は、他の機能ブロックと協働してバインダ文書生成装置（電子バインダ）を構成する。このバインダ文書生成装置は、対応するプログラムをコンピュータにより実行することによって構成される。

電子バインダは、異なるアプリケーションソフトで作成された文書を同一のページの綴りとして扱うことを可能にするものであり、この電子バインダにおいては、少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造が生成されるとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集することによってバインダ文書が生成される。

ここで、バインダ文書とは、異なるアプリケーションで作成された文書を、アプリケーションの違いを意識することなく扱うことが可能なフォーマットの文書である。また、単純に、アプリケーションによりそれぞれ生成されたデータファイル（素材文書）を束ねるようにするフォーマットもある。本実施の形態においては、素材文書がページ単位に分割され、分割された各ページから必要なページが集められてバインダ文書が生成される。ここで、素材文書をページ単位に分割する際には、例えばプレーンテキスト文書など、文書のページ区切りが明確でない文書に関しては、インポートされた時点でページを確定させる必要がある。ページを確定させる方法としては、アプリケーションの印刷機能を利用して、素材文書を、例えば、Adobe社のPDFであるとか、W3C（World Wide Web Consortium）で定められたSVG（Scalable Vector Graphics）など、表示、印刷可能なアプリケーションに依存しない統一的なフォーマットのデータに変換することにより、ページを確定する方法が用いられる。このように素材文書のページを確定させ、統一的なフォーマットのページからバインダ文書を生成することにより、素材文書を作成したアプリケーションが無い環境でも、素材文書を閲覧、印刷することができ、また、アプリケーションが存在する環境でも、アプリケーションの設定により、ページ位置がずれる可能性があるが、そのような位置ずれを回避することができる。

本実施の形態においては、バインダ文書を扱うことが可能な電子バインダを有する文書管理システムを説明するが、もちろん、単体で動作する電子バインダ（ソフトウェア）は、本発明を構成するものである。

文書管理システムの利用者は、データベースアクセスユーザインタフェイス部１０５を用いて視覚的に文書の登録、削除、複製、検索などの文書管理に関わる操作を行う。また、検索のためのインデックス付けを行うことも可能である。データベースアクセスユーザインタフェイス部１０５を介して入力された操作により文書登録が指示された場合、データベース登録部１０２が呼び出され、登録が指示された文書がデータベース１０１に登録される。また、検索を行う場合、データベース検索部１０３が呼び出され、検索のための問い合わせがデータベース１０１に対して行われる。なお、検索の際に、データベース１０１に登録されている情報を更新する必要が生じた場合には、データベース登録部１０２により、データベース１０１に登録されている情報が更新される。

次に、バインダ文書に対する操作、編集について図２を参照しながら説明する。図２は図１の文書管理ステムの操作画面の一例を示す図である。

バインダ文書に対する操作または編集を行う場合、電子バインダ（バインダ文書生成部１０４）が呼び出され、例えば図２に示すような、操作画面３０１、コンピュータのＯＳ上で管理されたファイル管理画面３０２およびバインダ文書編集のための操作画面３０３が表示される。この操作画面３０３には、素材文書を管理するためのドキュメントリスト３０４、ドキュメントリスト３０４上で選択された文書の各ページのサムネイル画像を表示するためのページビュー３０５、およびバインダ文書を生成するために、インポートされたドキュメントから抽出された必要なページを管理するためのワークスペース３０６が含まれる。

素材文書をバインダ文書編集ソフトウェアにインポートすると、ドキュメントリスト３０４に文書が挿入され、上述したページ確定方法により、文書を作成したアプリケーションの印刷機能を利用して、文書のページが確定される。そして、確定された各ページのサムネイルが作成され、ページビュー３０５に表示される。次いで、ドキュメントリスト３０４から文書単位またはページビュー３０５から必要なページがワークスペース３０６に集められ、所望のバインダ文書が作成される。

このとき、バインダ構造には、素材文書をインポートする毎に、「素材文書」、「全ページ分のページ単位の文書」、「全ページ分のページ単位のサムネイル」が保持されることになる。ユーザは、バインダ構造に保持されている素材文書の所望のページを抽出し、抽出したページをバインダ文書とする。このとき、抽出されたページをバインダ文書として構成するために、ページ単位の文書が利用され、電子バインダにおける操作の簡便性を図るためにページ単位のサムネイルが用いられる。

次に、バインダ構造およびバインダ文書について図３および図４を参照しながら説明する。図３はバインダ構造の構成の一例を示す図、図４はバインダ構造の構成の他の例を示す図である。

ここでは、例えば図３に示すように、バインダ構造４０１に１つの素材文書４０３がインポートされている場合を説明する。素材文書４０３は、インポート時にページ単位のドキュメント４０４とそれに対応するページ単位のサムネイル４０５とからなる。本例においては、素材文書４０３が４ページからなる文書とし、素材文書４０３から４つのページ単位文書４０４が得られるとする。素材文書４０３、ページ単位文書４０４、ページ単位のサムネイル４０５は、まとめられ、それぞれバインダ構造４０１内における１つのソース文書４０２として管理される。ユーザは、バインダ文書の１ページ目をソース文書４０２中の２ページ目のページ単位文書、バインダ文書の２ページ目をソース文書４０２中の３ページ目のページ単位文書とするように、必要なページを選択する。ここで、同じページ単位文書を何度でも利用することも可能であり、また、全く利用されないページもある。

また、図４に示すように、バインダ構造に、３つのソース文書５０１，５０２，５０３が含まれている場合、ユーザは、それぞれのソース文書５０１，５０２，５０３中のページ単位文書から、バインダ文書として構成する１ページ目を例えばソース文書５０２の２ページ目、バインダ文書の２ページ目をソース文書５０１の４ページ目とするように、必要なページを必要なソース文書から選択する。ここで、同じページ単位文書を何度でも利用することも可能であり、また、各ソース文書５０１，５０２，５０３のうち、いずれかのソース文書中のページ単位文書が全く利用されない場合もある。

バインダ文書は、１つ以上のソース文書に含まれるページから構成され、バインダ文書を構成するページと対応するソース文書中のページとの関係は、管理ファイルに記述されている。この管理ファイルについて図５および図６を参照しながら説明する。図５は管理ファイルのソース文書を管理するテーブルの一例を示す図、図６は管理ファイルのバインダ文書の構成テーブルである。

管理ファイルは、例えば図５に示すテーブルおよび図６に示すテーブルとから構成される。図５に示すテーブルはソース文書を管理するテーブルであり、このテーブルにおいては、ソース文書毎にＩＤ６０１、素材文書名６０２、インポート日時６０３、ページ数６０４が関係付けられ、ソース文書のページ毎にページ単位文書の情報６０５、ページ単位サムネイルの情報６０６が関係付けられている。ここで、例えば、ページ単位文書やページ単位サムネイルがファイルとして保持される場合、情報６０５、６０６はファイル名になる。この例においては、パス名（相対パス名）とファイル名とが記載されている。図６に示すテーブルは、バインダ文書の構成テーブルである。このテーブルにおいては、バインダ文書のページ番号７０１に対して、ソース文書のＩＤ７０２とそのソース文書中のページ番号７０３とが関係付けられている。例えば、本テーブルから、バインダ文書の１ページ目がソース文書ＩＤ３の４ページ目に対応することが分かる。

最終的に生成された文書に対して、テーブルとしてページ番号のみを管理する場合、バインダ文書の構築に時間が掛かる。また、このような管理形態であると、ページ単位の扱いであるため、印刷においてページ単位に印刷が実行されるため、都合が悪いことがある。そこで、最終的な生成文書として、例えば、バインダ文書を保存するときにページ単位文書から、複数ページの１つの文書に変換したものとする場合がある。

このように、バインダ構造には、ソース文書（素材文書、ページ単位文書、ページ単位サムネイル）、管理ファイル、および最終生成文書が含まれることになる。

ここで、バインダ文書とは、上記管理ファイルによって構築された状態の文書を表し、バインダ構造とは、ソース文書（素材文書、ページ単位文書、ページ単位サムネイル）、管理ファイル、および最終生成文書からなるデータ構造を表すものとする。

バインダ構造が作成元である素材文書を保持するのは、再度その素材文書を作成元のアプリケーションで編集して、バインダ文書内のページを更新することを可能にするためである。バインダ文書として利用されていないソース文書、ページ単位文書、ページ単位サムネイルについては存在しなくてもバインダ文書は表示や印刷することができることになる。ただし、この場合は、バインダ文書の編集に制限がかかる。

このようにバインダ構造には、多くの情報が含まれることになり、また、素材文書がイメージ文書の場合は、ファイルサイズが大きいものもあり、バインダ構造のファイルサイズが巨大化することになる。そこで、バインダ構造から不要なものを取り除く必要がある。

バインダ構造内において、バインダ文書を構成しないものすなわち不要と成り得るものとしては、（１）全く使用されていないソース文書、（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書、およびページ単位サムネイルの３種類がある。それぞれについて以下に説明する。

（１）全く使用されていないソース文書に関しては、当該ソース文書内のいかなるページもバインダ文書として構成するものではないため、当該文書をバインダ構造から取り除いても、当該文書は、バインダ文書に対する操作の制限とはならない。ただし、このソース文書（アプリケーション文書）をユーザがインポートしたということは、いずれ利用することを想定してバインダ構造へインポートしているため、無条件に削除することは望ましくない。

（２）ソース文書内の素材文書に関しては、これを削除すると、バインダ文書内のページを作成元のアプリケーションで編集することができなくなる。ただし、ページ単位文書、ページ単位サムネイルが残っていれば、削除する直前までの情報は、バインダ構造に残されていることになり、バインダ文書にページを追加することは可能である。

（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書、およびページ単位サムネイルに関しては、これは、現在バインダ文書として構成されていないページ単位文書、ページ単位サムネイルを削除することである。削除後は、削除時点でバインダ文書として構成されていないソース文書中のページは、利用することができないことになる。また、この場合、サムネイルは縮小画像であり、一般にかなり小さいファイルサイズになるので、バインダ文書編集のためにページ単位のサムネイルを残しておくことが考えられる。さらに、仮にソース文書内の素材文書が削除されていないのであれば、再度作成元アプリケーションを利用してページ単位文書、ページ単位サムネイルを作成することができる。

前述したように、たとえ巨大なファイルサイズになろうが、ユーザが必要としているデータがバインダ構造に保持されているのであれば、当該データを無条件で削除することは好ましくない。そこで、バインダを削除するための条件を準備し、その条件に該当するものを削除するようにする。

まず、バインダ構造のファイルサイズを縮小するための設定が必要となる。この設定が有効な場合のみバインダ構造のファイルサイズの縮小が自動的に行われるものとする。

前述した削除可対象を示す上記項目（１）、（２）、（３）については、ユーザにより削除許可を表すフラグを立てることができる。これは、前述の図５の管理テーブルを拡張した図７に示す管理テーブルを用いて実現することができる。図７は図５の管理テーブルを拡張した管理テーブルの一例を示す図である。

図７の管理テーブルにおいては、図５の管理テーブルに対して、当該ソース文書が使用されていない場合に削除許可を表わすフラグ（Ｆ１）９０１、ソース文書中の素材文書の削除許可を表わすフラグ（Ｆ２）９０２、ソース文書中の各ページ単位文書それぞれについて削除許可を表わすフラグ（Ｆ３）９０３が追加されている。具体的には、ＩＤ１のソース文書のフラグＦ１が立てられているため、ＩＤ１のソース文書が使用されていなければ、ＩＤ１のソース文書の削除を許可することが表されている。また、ソース文書ＩＤ２とＩＤ３のフラグＦ２が立てられていることにより、これらのソース文書の素材文書を削除することができる。また、フラグＦ３より、ソース文書ＩＤ３の２ページ目のみに対して削除を許可することが表されている。図７に示す管理テーブルにおいては、削除が許可されているものに対してフラグが与えられているが、逆に削除が禁止されているものに対してフラグを与えるようにしてもよい。

次に、上記項目（１）の全く使用されていないソース文書の削除する場合について図８を参照しながら説明する。図８は図１のバインダ文書生成部による全く使用されていないソース文書の削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。

バインダ構造内の全く使用されていないソース文書の削除する場合、まず、ソース文書の数がｎとされる（ステップＳ８０１）。この数は、図７に示す管理テーブルから得られる。そして、ｎが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ８０２）。ここで、ｎが０以下でない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）に対して削除を許可するフラグＦ１が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ８０３）。ここで、ＩＤ（ｎ）とは、ｎ番目のソース文書に対するＩＤを表わす。上記フラグＦ１が立てられている場合、すなわちソース文書ＩＤ（ｎ）の削除が許可されている場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成するものであるか否かの判定が行われる（ステップＳ８０４）。この判定には、図６に示すテーブルが用いられる。ソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成するものでない場合は、当該ソース文書の削除処理が行われる（ステップＳ８０５）。この削除処理には、実体であるファイルを削除することと、管理テーブルの更新を行うことが含まれる。そして、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ８０６）、処理が上記ステップＳ８０２へ戻る。

上記ステップＳ８０３において上記フラグＦ１が立てられていない、すなわちソース文書ＩＤ（ｎ）の削除が許可されていないと判定された場合、上記ステップＳ８０４およびステップＳ８０５がスキップされ、ｎが１デクリメントされる（ステップＳ８０６）。

上記ステップＳ８０４においてソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成するものであると判定された場合、上記ステップＳ８０５がスキップされてｎが１デクリメントされる（ステップＳ８０６）。

上記ステップＳ８０２において文書の数ｎが０以下であると判定された場合、本処理は終了する。

本フローチャートにおいては、削除を許可するフラグが設定されかつバインダ文書を構成しないソース文書が削除されているが、このフローチャートにおけるステップＳ８０３の処理を取り除けば、バインダ文書を構成しない全てのソース文書を削除することができる。

次に、上記項目（２）のソース文書内の素材文書を削除する場合について図９を参照しながら説明する。図９は図１のバインダ文書生成部によるソース文書内の素材文書を削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。

ソース文書内の素材文書を削除する場合、図９に示すように、まずソース文書の数がｎとされる。これは、図７に示す管理テーブルから得られる。そして、ｎが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１００２）。ｎが０以下でない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中の素材文書の削除を許可するフラグＦ２が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ１００３）。ここで、フラグＦ２が立てられている場合すなわちソース文書ＩＤ（ｎ）中の素材文書の削除が許可されている場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中の素材文書の削除処理が行われる（ステップＳ１００４）。そして、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ１００５）、処理がステップＳ１００２に戻る。

上記ステップＳ１００３においてフラグＦ２が立てられていないと判定された場合、上記ステップＳ１００４がスキップされてｎが１デクリメントされる（ステップＳ１００５）。

上記ステップＳ１００２において文書の数ｎが０以下であると判定された場合、本処理は終了する。

次に、上記項目（３）のソース文書のうち使用されていないページ単位文書を削除する場合について図１０を参照しながら説明する。図１０は図１のバインダ文書生成部によるソース文書のうち使用されていないページ単位文書を削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。ここでの説明においては、ページ単位のサムネイルの削除については説明されていないが、同様の処理によってページ単位のサムネイルの削除を行うことができる。

ソース文書のうち使用されていないページ単位文書を削除する場合、図１０に示すように、まずソース文書の数がｎとされる（ステップＳ１１０１）。この数は、図７に示す管理テーブルから得られる。ｎが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１１０２）。この数ｎは、図７に示す管理テーブルから得られる。ここで、ｎが０以下でない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）のページ数がｍとされ（ステップＳ１１０３）、ｍが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１１０４）。

上記ステップＳ１１０４においてｍが０以下でないと判定された場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍの削除を許可するフラグＦ３が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ１１０５）。ここで、上記フラグＦ３が立てられている場合すなわちソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍの削除が許可されている場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍがバインダ文書を構成しているものであるか否かの判定が行われる（ステップＳ１１０６）。この判定には、図６に示すテーブルが用いられる。ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍがバインダ文書を構成するものでなければ、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍの削除処理が行われる（ステップＳ１１０７）。そして、ｍが１デクリメントされ（ステップＳ１１０８）、処理が上記ステップＳ１１０４へ戻る。

上記ステップＳ１１０５においてフラグＦ２が立てられていないすなわちソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍの削除が許可されていないと判定された場合、上記ステップＳ１１０６およびステップＳ１１０７がスキップされてｍが１デクリメントされ（ステップＳ１１０８）、処理が上記ステップＳ１１０４へ戻る。

上記ステップＳ１１０６においてソース文書ＩＤ（ｎ）中のページｍがバインダ文書を構成していると判定された場合、上記ステップＳ１１０７がスキップされてｍが１デクリメントされ（ステップＳ１１０８）、処理が上記ステップＳ１１０４へ戻る。

上記ステップＳ１１０４においてｍが０以下であると判定された場合、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ１１０９）、処理が上記ステップＳ１１０２に戻る。そして、上記ステップＳ１１０２においてｎが０以下であると判定されると、本処理は終了する。

本フローチャートにおいては、フラグＦ３が設定されかつバインダ文書を構成していないページ単位文書が削除されるが、このフローチャートのステップＳ１１０５の処理を取り除けば、ソース文書中のバインダ文書を構成しない全てのページ単位文書を削除することができる。

上述した処理をバインダ構造の保存時などの適当なタイミングで自動的に実行することにより、バインダ構造のファイルサイズを小さくすることができる。また、ユーザが上記処理の実行を指示することによって、対応するソース文書、素材文書またはページ単位文書を削除するようにしてもよい。

（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について図１１を参照しながら説明する。図１１は本発明の第２の実施の形態における全く使用されていないソース文書をユーザにより設定された閾値を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。また、図１１のフローチャートに示す手順は、電子バインダ（バインダ文書生成部１０４）により実行されるものである。

本実施の形態においては、ファイルサイズに応じてバインダ構造内のデータを削除する処理が行われる。本実施の形態の場合、（１）全く使用されていないソース文書、（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書、およびページ単位サムネイルのそれぞれの場合について、ユーザにより予め閾値が指定され、この閾値が設定される。また、上記項目（１）、（２）、（３）のいずれの場合の削除を優先的に行うのかをユーザにより指定することができる。

例えば、ユーザにより、閾値として項目（１）に対して１０ＭＢ、項目（２）に対して１ＭＢが指定されたとし、項目（３）に対しては閾値が指定されないとする。また、あるソース文書が総サイズ１０．５ＭＢ、その素材文書が１．５ＭＢとする。この場合は、ソース文書、素材文書は、それぞれに対応する閾値を超えているファイルサイズを有する。しかし、ここで、素材文書を先に削除すると、削除後のソース文書の総サイズは９ＭＢとなり閾値を下回ることになる。これに対し、ソース文書を先に削除すれば、ソース文書の削除に伴いその内部に含まれる素材文書も同時に削除される。このような状況に対応するために、本実施の形態においては、ユーザにより、予め上記項目（１）、（２）、（３）のうち、いずれの項目から削除を行うかを指定することが可能なように構成されている。

全く使用されていないソース文書をユーザにより指定された閾値を基準にして削除する場合について図１１を参照しながら説明する。なお、本フローチャートは、上記第１の実施の形態における図８に示すフローチャートに基づいて作成されたものであるので、図８と同様の部分についての説明は省略する。

本実施の形態においては、図１１に示すように、ソース文書ＩＤ（ｎ）の総サイズsizeが求められる（ステップＳ１２０４）。ソース文書は、上記第１の実施の形態において述べた通り、素材文書、ページ単位文書、ページ単位サムネイルからなり、これらのサイズの総和がソース文書の総サイズｓｉｚｅとなる。次いで、ソース文書ＩＤ（ｎ）の総サイズsizeがユーザにより指定された閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１２０５）。ここで、ソース文書ＩＤ（ｎ）の総サイズsizeが上記閾値より大きい場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成しているか否かの判定が行われ（ステップＳ１２０７）。ソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成していなければ、ソース文書ＩＤ（ｎ）の削除が行われる（ステップＳ１２０７）。

このようにして、各ソース文書のうち、総サイズｓｉｚｅが閾値を超えかつバインダ文書を構成していないソース文書は削除される。

本フローチャートにおいては、上記第１の実施の形態と同様に、ユーザによりフラグＦ１が立てられているものについて削除を行うものであるが、本フローチャートのステップＳ１２０３の処理を取り除けば、ユーザにより指定された閾値以上の総サイズを有しかつバインダ文書として構成されていないソース文書を削除することができる。

（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書の削除についても、上記第１の実施の形態の図９、図１０のフローチャートに対して、それぞれ素材文書、ページ単位文書のサイズを求めるステップ、求められたサイズがユーザにより指定された閾値を超えているか否かを判定するステップと加えることによって、対応することが可能である。

（第３の実施の形態）
次に、本発明の第３の実施の形態について図１２を参照しながら説明する。図１２は本発明の第３の実施の形態におけるソース文書をファイルサイズ順に並べ替える処理を行った後に全く使用されていないソース文書をユーザにより設定された閾値を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。また、図１２のフローチャートに示す手順は、電子バインダ（バインダ文書生成部１０４）により実行されるものである。

上記第２の実施の形態においては、該当するソース文書がＩＤ順に削除される。本実施の形態においては、予め全てのソース文書のファイルサイズが求められ、ソース文書がファイルサイズの大きい順に並べ替えられる。そして、この並び替えが行われた状態で、該当するソース文書がそのファイルサイズの大きさの順に削除される。これにより、効率よくバインダ構造のサイズを減少させることができる。

ここで、図１２に示すフローチャートは、上記第２の実施の形態における図１１に示すフローチャートに対して、ファイルサイズ順に並べ替える処理を追加したものであるので、図１１と同様の部分についての説明は省略する。

本実施の形態においては、図１２に示すように、全てのソース文書のファイルサイズが求められ（ステップＳ１３０１）、求められたファイルサイズの順にソース文書が並べ替えられる（ステップＳ１３０２）。このとき、各ソース文書はファイルサイズの小さい順に並べられ、各ソース文書に対して１から順番にＩＤが割り振られる。次いで、ソース文書の数ｎに対してＩＤの最大値が代入される（ステップＳ１３０３）。ここで、ＩＤの最大値とは、ファイルサイズが最大のソース文書のＩＤの値になる。そして、ステップＳ１３０４以降は、図１１に示す処理と同様の処理である。よって、ソース文書の削除処理は、ファイルサイズの大きなものから順に行われる。

（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書についても、上記第１の実施の形態の図９、図１０に対して、それぞれ素材文書、ページ単位文書のサイズを求めるステップ、求められたサイズがユーザにより指定された閾値を超えているか否かを判定するステップ、上記ステップＳ１３０１，Ｓ１３０２，Ｓ１３０３に相当するステップを加えることによって、対応することが可能になる。

（第４の実施の形態）
次に、本発明の第４の実施の形態について図１３を参照しながら説明する。図１３は本発明の第４の実施の形態における全く使用されていないソース文書をそのインポート日付を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。また、図１３のフローチャートに示す手順は、電子バインダ（バインダ文書生成部１０４）により実行されるものである。

本実施の形態においては、（１）全く使用されていないソース文書、（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書、およびページ単位サムネイルのそれぞれの場合について、ユーザにより予め削除対象の期間が与えられる。これは、例えば、図７に示すインポートされた日時の情報に基づいて行われる。

ここで、図１３に示すフローチャートは、上記第１の実施の形態における図８に示すフローチャートに対して、ソース文書ＩＤ（ｎ）のインポートされた日付と現在の日付の差がユーザにより指定された期間より長いか否かの判定ステップが加えられたものであるので、図８と同様の部分についての説明は省略する。

本実施の形態においては、ユーザにより削除する許可が与えられている（フラグＦ１が立てられている）ソース文書ＩＤ（ｎ）のインポートされた日付と現在の日付の差がユーザにより指定された期間より長いか否かの判定が行われる（ステップＳ１４０４）。そして、ソース文書ＩＤ（ｎ）のインポートされた日付と現在の日付の差がユーザにより指定された期間より長く、当該ソース文書がバインダ文書を構成していないものである場合（ステップＳ１４０５）、当該ソース文書の削除処理が行われる（ステップＳ１４０６）。

また、本実施の形態においては、上記第１の実施の形態と同様に、フラグＦ１が立てられているソース文書の削除を行うものであるが、本フローチャートのステップＳ１４０３の処理を取り除けば、インポートされた日付と現在の日付の差がユーザにより指定された期間より長く、かつバインダ文書を構成していないソース文書の全てを削除することができる。

また、上記項目（２）のソース文書内の素材文書、上記項目（３）のソース文書のうち使用されていないページ単位文書の削除についても、上記第１の実施の形態の図９、図１０に対して、インポートされた日付と現在の日付の差がユーザにより指定された期間より長いか否かの判定ステップを加えることによって、対応することができる。

また、図７で示す管理テーブルを拡張して、この管理テーブルに、各ソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれの最終アクセス日時を記録し、最終アクセス日時で上記文書の並べ替えを行い、長期間利用されていない文書から削除するようにすることも可能である。

（第５の実施の形態）
次に、本発明の第５の実施の形態について図１４〜図１６を参照しながら説明する。図１４〜図１６は本発明の第５の実施の形態におけるバインダ構造全体のファイルサイズに対する閾値を基準してこの閾値を下回るまでバインダ構造内のデータを削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。本実施の形態は、上記第１の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。また、図１４〜図１６のフローチャートに示す手順は、電子バインダ（バインダ文書生成部１０４）により実行されるものである。

上記第２の実施の形態においては、（１）全く使用されていないソース文書、（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書およびページ単位サムネイルのそれぞれを削除する場合について、ユーザにより予め閾値が指定される。

これに対し、本実施の形態においては、バインダ構造全体のファイルサイズに対する閾値を指定し、（１）全く使用されていないソース文書、（２）ソース文書内の素材文書、（３）ソース文書のうち使用されていないページ単位文書を削除することによって、バインダ構造全体のファイルサイズを閾値以下にする方法が採用されている。これは、例えば、ファイルを電子メールに添付する、リムーバブルメディアに格納するなどの際に、そのファイルサイズに制限が設けられている場合に有効な方法である。

また、本実施の形態においては、削除対象のソース文書、素材文書、ページ単位文書がファイルサイズ順に並べ替えられ、ファイルサイズが大きなものから順番に削除されるものとする。また、ソース文書、素材文書、ページ単位文書の順に削除が行われるものとする。これは、ソース文書が素材文書、ページ単位文書を含み、そのファイルサイズがそれらよりも大きいものであるので、ソース文書の削除を先に行う方がファイルサイズ削減の効果が高いからである。素材文書は、必ずしも、ページ単位文書よりファイルサイズが大きいものであるとはいえないが、一般的には、複数ページ含む素材文書は、ページ毎のページ単位文書より大きい。さらに、予め、バインダ構造の最大のファイルサイズ（バインダ構造に対する閾値）、ソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれを削除対象にするか否かを判定するための閾値が指定されているものとする。

具体的には、図１４に示すように、対象のバインダ構造全体のファイルサイズtotalが求められる（ステップＳ１５０１）。次いで、ファイルサイズtotalがユーザにより指定された閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１５０２）。ここで、バインダ構造のファイルサイズtotalが閾値以下であれば、削除処理を行う必要がないので、本処理は終了する。これに対し、ファイルサイズtotalが閾値より大きい場合、バインダ構造内のすべてのソース文書のファイルサイズが求められ（ステップＳ１５０３）、各ソース文書がファイルサイズの小さい順に並べ替えられ、各ソース文書に対して順にＩＤが割り振られる（ステップＳ１５０４）。ここで、ＩＤは１から始まる値とする。そして、ＩＤの最大値がｎに代入される（ステップＳ１５０５）。

次いで、ｎが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１５０６）。ここで、ｎが０以下でない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）に対して削除を許可するためのフラグＦ１が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ１５０７）。この判定は、図７に示す管理テーブルを参照して行われる。ここで、フラグＦ１が立てられている場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）のサイズsize（内部に含まれる素材文書など当該ソース文書に関する全てのファイルサイズの合計）が求められ（ステップＳ１５０８）、ソース文書ＩＤ（ｎ）のサイズsizeがユーザにより指定された閾値を超えているか否かの判定が行われる（ステップＳ１５０９）。ここで、ユーザが閾値を指定せずに閾値を０とする場合は、全てのソース文書が削除対象となる。

上記ステップＳ１５０９においてソース文書ＩＤ（ｎ）のサイズsizeが上記閾値を超えていると判定された場合、当該ソース文書（そのページ）がバインダ文書（そのページ）を構成しているか否かの判定が行われる（ステップＳ１５１０）。この判定には、図６に示すテーブルが用いられる。ここで、ソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成していない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）が削除される（ステップＳ１５１１）。そして、（total−size）の値が算出され、その値がtotalに代入される（ステップＳ１５１２）。これは、ソース文書ＩＤ（ｎ）を削除後のバインダ構造のファイルサイズを求めているものである。

次いで、ファイルサイズtotalがバインダ構造に対する閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１５１３）。ここで、ファイルサイズtotalがバインダ構造に対する閾値以下であれば、削除処理を行う必要がないので、本処理は終了する。これに対し、ファイルサイズtotalがバインダ構造に対する閾値より大きい場合、ｎが１デクリメントされて（ステップＳ１５１４）、処理がステップＳ１５０６に戻る。そして、次のソース文書ＩＤ（ｎ）に対する処理が行われる。

上記ステップＳ１５０７においてソース文書ＩＤ（ｎ）に対して削除を許可するためのフラグＦ１が立てられていないと判定された場合、ｎが１デクリメントされて（ステップＳ１５１４）、処理がステップＳ１５０６に戻る。

上記ステップＳ１５０９においてソース文書ＩＤ（ｎ）のサイズsizeが上記閾値を超えていないと判定された場合、ステップＳ１５１０〜ステップＳ１５１３がスキップされて、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ１５１４）、処理がステップＳ１５０６に戻る。

上記ステップＳ１５１０においてソース文書ＩＤ（ｎ）がバインダ文書を構成していると判定された場合、ステップＳ１５１１〜ステップＳ１５１３がスキップされて、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ１５１４）、処理がステップＳ１５０６に戻る。

上記ステップＳ１５０３からステップＳ１５１４までが、ソース文書の削除に関する処理であり、ステップＳ１５０６からステップＳ１５１４までが、全てのソース文書に対して繰り返される。

上記ステップＳ１５０６においてｎが０以下であると判定された場合、全ての素材文書に対するサイズが求められる（図１５のステップＳ１５１６）。そして、対応する素材文書を含むソース文書がその素材文書のファイルサイズの小さい順に並び替えられ、各ソース文書に対してその素材文書のファイルサイズの小さいものから順にＩＤが割り振られる（ステップＳ１５１７）。ソース文書の並び順を素材文書のファイルサイズの小さい順とする理由は、ソース文書に対するものと同一である。

次いで、ＩＤの最大値がｍに代入され（ステップＳ１５１８）、ｍが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１５１９）。ここで、ｍが０以下でない場合、ソース文書ＩＤ（ｍ）中の素材文書に対して削除を許可するフラグＦ２が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ１５２０）。フラグＦ２が立てられている場合、ソース文書ＩＤ（ｍ）中の素材文書のサイズがsizeに代入され（ステップＳ１５２１）、サイズsizeがユーザにより指定された閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１５２２）。ここで、ユーザにより閾値が指定されていない場合、閾値は０とされ、ファイルサイズに関して、フラグＦ２が立てられている素材文書の全てが削除対象とされることになる。

上記ステップＳ１５２２においてサイズsizeが上記閾値より大きいと判定された場合、ソース文書ＩＤ（ｍ）の中の素材文書の削除が行われる（ステップＳ１５２３）。そして、（total−size）の値が算出されてtotalに代入される（ステップＳ１５２４）。これは、ソース文書ＩＤ（ｍ）の中の素材文書を削除した後のバインダ構造のファイルサイズを求めるものである。次いで、totalがバインダ構造に対する閾値より大きいか否かの判定が行われ（ステップＳ１５２５）、totalがバインダ構造に対する閾値より大きくなければ、本処理を終了する。これに対し、totalがバインダ構造に対する閾値より大きければ、ｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５２６）、処理がステップＳ１５１９に戻り、次のソース文書に対する処理が行われる。

上記ステップＳ１５２０においてソース文書ＩＤ（ｍ）中の素材文書に対して削除を許可するフラグＦ２が立てられていないと判定された場合、ステップＳ１５２１〜ステップＳ１５２５がスキップされてｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５２６）、処理がステップＳ１５１９に戻る。

上記ステップＳ１５２２においてtotalがバインダ構造に対する閾値より大きくないと判定された場合、ステップＳ１５２３〜ステップＳ１５２５がスキップされてｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５２６）、処理がステップＳ１５１９に戻る。

上記ステップＳ１５１６からステップＳ１５２６までが素材文書に関する削除処理である。

上記ステップＳ１５１９においてｍが０以下であると判定された場合、ページ単位文書に関する削除処理が開始される。まず、ソース文書数が改めてｎに代入される（図１６のステップＳ１５２７）。これは、先の処理でソース文書が既に削除されている場合があるので、文書数を設定し直すために行われるものである。次いで、ｎが０以下であるか否かの判定が行われ（ステップＳ１５２８）、０以下であれば、本処理は終了する。これに対し、ｎが０以下でないない場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）の全てのページ単位文書に対するサイズが求められる（ステップＳ１５２９）。そして、ソース文書ＩＤ（ｎ）のページ単位文書がそのファイルサイズの小さい順に並び替えられ、ソース文書ＩＤ（ｎ）内のページ単位文書がそのファイルサイズの小さいものから順にＩＤが割り振られる（ステップＳ１５１７）。ここでは、ページ単位文書に対してＩＤＰａｇｅ（ｎ，ｍ）とするＩＤが割り振られるものとし、ｍがページ単位文書に対してそのファイルサイズの小さいものから順に割り振られたものである。ｍは１から始まる正の整数である。

次いで、ＩＤのｍの最大値がｍに代入され（ステップＳ１５３１）、ｍが０以下であるか否かの判定が行われる（ステップＳ１５３２）。ここで、ｍが０以下でなければ、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページ単位文書ＩＤｐａｇｅ（ｎ，ｍ）に対して削除を許可するフラグＦ３が立てられているか否かの判定が行われる（ステップＳ１５３３）。ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページ単位文書ＩＤｐａｇｅ（ｎ，ｍ）に対してフラグＦ３が立てられている場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページ単位文書ＩＤＰａｇｅ（ｎ，ｍ）のサイズがsizeに代入され（ステップＳ１５３４）、サイズsizeがユーザによりページ単位文書に対して指定された閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１５３５）。ここで、全てのページ単位文書を削除対象とする場合は、ユーザにより閾値が指定されないまたは閾値が０とされる。

上記ステップＳ１５３５においてサイズsizeがユーザによりページ単位文書に対して指定された閾値より大きい場合、ソース文書ＩＤ（ｎ）中のページ単位文書ＩＤＰａｇｅ（ｎ，ｍ）が削除され（ステップＳ１５３６）、（total−size）の値が算出されてtotalに代入される（ステップＳ１５３７）。これは、ソース文書ＩＤ（ｎ）の中のページ単位文書ＩＤＰａｇｅ（ｎ，ｍ）を削除した後のバインダ構造のファイルサイズを求めるものである。

次いで、totalがバインダ構造のファイルサイズに対する閾値より大きいか否かの判定が行われる（ステップＳ１５３８）。ここで、totalがバインダ構造のファイルサイズに対する閾値より大きくなければ、本処理は終了する。これに対し、totalがバインダ構造のファイルサイズに対する閾値より大きい場合、ｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５３９）、処理がステップＳ１５３２に戻る。そして、次のページ単位文書に対する処理が行われる。

上記ステップＳ１５３３においてソース文書ＩＤ（ｎ）中のページ単位文書ＩＤｐａｇｅ（ｎ，ｍ）に対してフラグＦ３が立てられていないと判定された場合、ステップＳ１５３４〜ステップＳ１５３８がスキップされて、ｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５３９）、処理がステップＳ１５３２に戻る。

上記ステップＳ１５３５においてサイズsizeがユーザによりページ単位文書に対して指定された閾値より大きくないと判定された場合、ステップＳ１５３６〜ステップＳ１５３８がスキップされて、ｍが１デクリメントされ（ステップＳ１５３９）、処理がステップＳ１５３２に戻る。

上記ステップＳ１５３２においてｍが０以下であると判定された場合、ｎが１デクリメントされ（ステップＳ１５４０）、処理がステップＳ１５２８へ戻り、次のソース文書に対する処理が行われる。そして、上記ステップＳ１５２８においてｎが０以下であると判定された場合、本処理は終了する。

このようにして、バインダ構造のファイルサイズをユーザにより指定された閾値以下になるまでソース文書、素材文書、ページ単位文書がその順に削除されることになる。

ただし、ページ単位文書の削除処理が行われた後においても、バインダ構造のファイルサイズがユーザにより意図されたファイルサイズ以下にならないことがあり得る。この場合は、ユーザに対してメッセージを表示するなどの必要があるが、例えば上記メッセージを表示する表示手段を設ければ、対応可能である。

本実施の形態においては、図７に示すテーブルに、削除が許可されているか否かを表すフラグとソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれとを対応付けるように記述することによって、削除対象となるソース文書、素材文書、ページ単位文書を判別するようにしているが、フラグを設けずに、全てのソース文書、素材文書、ページ単位文書を削除対象としてそれぞれに対して指定された閾値に応じて削除処理を行うようにしても、ユーザが意図したファイルサイズまでバインダ構造のファイルサイズを小さくすることは可能である。

さらに、本実施の形態においては、ファイルサイズに応じて削除を行う処理を説明したが、第４の実施の形態のように、インポートしてからの期間に応じて、ユーザが意図したファイルサイズまでバインダ構造のファイルサイズを小さくするようにしてもよい。また、図７の管理テーブルを拡張して、ソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれについて最終アクセス日時を記録するようにし、一定期間アクセスのないものについて削除を行うことによって、ユーザが意図したファイルサイズまでバインダ構造のファイルサイズを小さくするようにすることも可能である。

なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることはいうまでもない。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードを、ネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の第１の実施の形態に係るバインダ文書生成装置が組み込まれている文書管理システムの構成を示すブロック図である。 図１の文書管理ステムの操作画面の一例を示す図である。 バインダ構造の構成の一例を示す図である。 バインダ構造の構成の他の例を示す図である。 管理ファイルのソース文書を管理するテーブルの一例を示す図である。 管理ファイルのバインダ文書の構成テーブルである。 図５の管理テーブルを拡張した管理テーブルの一例を示す図である。 図１のバインダ文書生成部による全く使用されていないソース文書の削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 図１のバインダ文書生成部によるソース文書内の素材文書を削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 図１のバインダ文書生成部によるソース文書のうち使用されていないページ単位文書を削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態における全く使用されていないソース文書をユーザにより設定された閾値を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態におけるソース文書をファイルサイズ順に並べ替える処理を行った後に全く使用されていないソース文書をユーザにより設定された閾値を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第４の実施の形態における全く使用されていないソース文書をそのインポート日付を基準にして削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第５の実施の形態におけるバインダ構造全体のファイルサイズに対する閾値を基準してこの閾値を下回るまでバインダ構造内のデータを削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第５の実施の形態におけるバインダ構造全体のファイルサイズに対する閾値を基準してこの閾値を下回るまでバインダ構造内のデータを削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第５の実施の形態におけるバインダ構造全体のファイルサイズに対する閾値を基準してこの閾値を下回るまでバインダ構造内のデータを削除する場合の処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ データベース
１０４ バインダ文書生成部
１０５ データベースユーザインタフェイス部

Claims (19)

1. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成装置であって、
   前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定手段と、
   前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除手段と
   を備えることを特徴とするバインダ文書生成装置。
2. 前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書の削除を、ファイルサイズの大きい順に行うことを特徴とする請求項１記載のバインダ文書生成装置。
3. 前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書の削除を、インポートされた日付の古い順に行うことを特徴とする請求項１記載のバインダ文書生成装置。
4. 前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して削除を許可することを表すフラグを設定するフラグ設定手段を備え、
   前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のうち、前記フラグが設定されている文書の削除を行うことを特徴とする請求項１記載のバインダ文書生成装置。
5. 前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して削除を許可することを表すフラグを設定するフラグ設定手段と、
   前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準となるファイルサイズの閾値を設定する個別閾値設定手段とを備え、
   前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のうち、前記フラグが設定されている文書を、該フラグが設定されている文書に対して設定されている閾値に基づいて該フラグが設定されている文書の削除を行うことを特徴とする請求項１記載のバインダ文書生成装置。
6. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成装置であって、
   前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定手段と、
   前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除手段と
   を備えることを特徴とするバインダ文書生成装置。
7. 前記設定手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除対象であることを表すフラグを設定し、
   前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のうち、前記フラグが設定されている文書の削除を行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
8. 前記設定手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準となるファイルサイズを設定し、
   前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている閾値に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除を行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
9. 前記設定手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して削除を許可することを表すフラグを設定するフラグ設定手段と、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準となるファイルサイズの閾値を設定する個別閾値設定手段とを有し、
   前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のうち、前記フラグが設定されている文書を、該フラグが設定されている文書に対して設定されている閾値に基づいて該文書の削除を行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
10. 前記設定手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対する許容経過期間の長さを設定し、
    前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用ページ単位文書のうち、それぞれのインポートされた時刻から現在の時刻までの経過期間の長さが前記設定された許容経過期間の長さを超えている文書の削除を行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
11. 前記設定手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、ページ単位文書のそれぞれに対する許容経過期間の長さを設定し、
    前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、ページ単位文書のうち、それぞれの最終アクセス時刻から現在の時刻までの経過期間の長さが前記設定された許容経過期間の長さを超えている文書の削除を行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
12. 前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書の削除を、ファイルサイズの大きい順に行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
13. 前記削除手段は、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、ページ単位文書の削除を、インポートされた日付の古い順に行うことを特徴とする請求項６記載のバインダ文書生成装置。
14. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成方法であって、
    前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定工程と、
    前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除工程と
    を備えることを特徴とするバインダ文書生成方法。
15. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するバインダ文書生成方法であって、
    前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定工程と、
    前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除工程と
    を備えることを特徴とするバインダ文書生成方法。
16. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するとともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するためのプログラムであって、
    前記バインダ構造のファイルサイズを制限するための閾値を設定するバインダ構造閾値設定モジュールと、
    前記バインダ構造のファイルサイズが前記設定された閾値以下になるまで、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれを個別に削除する削除モジュールと
    を備えることを特徴とするプログラム。
17. 少なくとも１つの素材文書および該素材文書から得られる少なくとも１つのページ単位文書が含まれる少なくとも１つのソース文書を保持するバインダ構造を生成するともに、該バインダ構造内のページ単位文書を編集してバインダ文書を生成するためのプログラムであって、
    前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に削除基準を設定する設定モジュールと、
    前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれに対して個別に設定されている削除基準に基づいて、前記バインダ構造内の未使用のソース文書、素材文書、未使用のページ単位文書のそれぞれの削除を行う削除工程と
    を備えることを特徴とするプログラム。
18. 請求項１６記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。
19. 請求項１７記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。

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