JP2005327198A - データ管理システム、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 データベースなどに登録されている文書などのデータを閲覧した者が、そのデータを作成などした人物に連絡をとる場合などに、その人物の現在の状況などを容易に把握できるようにして、いかなる手段で連絡をとるのが適切かを判断できるようにする。
【解決手段】 文書データベース３１には、複数の文書が登録されていて、クライアントとなるＰＣから閲覧を要求できる。各ＰＣには、ユーザの姿を撮像できる撮像装置が接続されている。登録文書にはその作者を識別する作者ＩＤが付され、その作者ＩＤからＰＣの別を示す機器ＩＤが判別できる。ユーザが特定の登録文書の閲覧要求を行なうと、その文書の作者ＩＤ、機器ＩＤから作者のＰＣ（の撮像装置）を特定でき、その撮像装置で撮像した画像が、登録文書とともに閲覧要求者のＰＣに表示される。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書などのデータをデータベースなどで管理して要求に応じて提示するデータ管理システム、プログラム及び記憶媒体に関する。

特許文献１には、プッシュ型複写機機能を有する文書処理装置の操作者の顔等を自動的に撮影することのできるカメラを、その文書処理装置に設けた技術について開示されている。かかる技術では、操作者が文書ファイルを作成している時に、カメラが自動的に操作者の顔等を撮影し、画像データを作成する。画像データは、文書ファイルと共に所望の送信先へ送信される。受信側では、文書ファイルを管理する文書管理プログラムを使用すると、送信者の顔等である画像データがサムネイル表示される。よって、送信者が誰であるのかを確認してから、文書ファイルの中身を閲覧することができる。

特開２００４−５６７１２公報

電子掲示板、電子会議システムあるいはワークフローシステムのような文書管理システムにおいて、文書の一覧の表示の際、又は、その文書の表示の際には、文書のタイトル、本文、作成日時などとともに、作者の氏名等その作者を識別可能な情報が表示されるのが通例である。

しかし、作者名ではその作者の現在の状況を知ることができないため、作者に連絡したいことがあっても、電話をかけるのがいいのか、電子メールを書くべきか、ＴＶ会議を開始するべきか、その作者の席まで行くべきか、など、複数の選択肢の中から何を選んでいいのかわからない。

これに対し、特許文献１に開示の技術では、閲覧者は閲覧しようとする文書ファイルの送信者の顔等を撮影した画像を確認してから文書ファイルの中身を開くことができるので、コンピュータウイルスに感染の恐れのある不審な文書ファイルを開かずに済ませることができる。

しかしながら、特許文献１に開示の技術で確認できるのは文書ファイルの送信当時の作成者の顔等であり、文書ファイルを開いた際の送信者の画像ではないため、今現在の送信者の状況は受信者にはわからず、作者に連絡したいときに電話、電子メール、ＴＶ会議などの複数の選択肢の中のどの手段が適切かは判断できないという不具合がある。

本発明の目的は、データベースなどに登録されている文書などのデータを閲覧した者が、そのデータを作成などした人物に連絡をとる場合などに、その人物の現在の状況などを容易に把握できるようにして、いかなる手段で連絡をとるのが適切かを判断できるようにすることである。また、文書などのデータを閲覧するという過程で自然とデータの作者などの状況を知ることができるようにして、作者などへの親近感を育てることができるようにすることである。

本発明は、複数のデータが登録されて要求に応じて前記データを提示するデータ管理システムにおいて、前記要求があったときは当該要求により前記提示を行なうデータに予め関連付けて登録されている識別標識であって複数台の撮像装置をそれぞれ識別するものを取得する手段と、前記要求があったときは前記取得した識別標識の撮像装置で画像を撮像して画像データを取得する手段と、前記要求により前記提示を行なうデータ及び前記撮像を行なった画像を提示する手段と、を備えていることを特徴とするデータ管理システムである。

別の面から見た本発明は、複数のデータが登録されて要求に応じて前記データを提示する処理をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムにおいて、前記要求があったときは当該要求により前記提示を行なうデータに予め関連付けて登録されている識別標識であって複数台の撮像装置をそれぞれ識別するものを取得する手段と、前記要求があったときは前記取得した識別標識の撮像装置で画像を撮像して画像データを取得する手段と、前記要求により前記提示を行なうデータ及び前記撮像を行なった画像を提示する手段と、をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラムである。

本発明によれば、本システムを利用する各ユーザが自分の席などに自分の姿が撮像可能に撮像装置を用意するようにすれば、そのユーザが作成などして登録した文書などのデータを閲覧する他のユーザが、その作成などしたユーザに当該データのことで連絡を取りたいときなどに、その作成などしたユーザが現在ある状況が撮像装置の画像から直ちに判断できるので、いかなる手段でそのユーザに連絡をとるのが適切であるか（電話がよいか、電子メールがよいか、直接訪ねるのがよいか）を容易に判断することができる。

また、文書などのデータを閲覧するという過程で自然とデータの作者などの状況を知ることができるので、その作者などへの親近感を育てることができる。

本発明を実施するための最良の形態について説明する。

図１は、本実施の形態の文書閲覧システム１の全体構成を示すブロック図である。文書閲覧システム１は、ローカルエリアネットワークなどのネットワーク２で構成され、例えば、会社、官庁などの特定の組織内などで運営される。ネットワーク２には、文書管理システム３、状況画像配信システム４、及び通信システム５となる各サーバコンピュータが接続されている。これらは、本発明のデータ管理システムを実施するものである。また、ネットワーク２には、クライアントコンピュータとなる複数台のＰＣ（パーソナルコンピュータ）６が接続されている。

図２は、文書閲覧システム１を構成する各サーバコンピュータ、クライアントコンピュータの電気的な接続のブロック図である。図２に示すように、これらのコンピュータは、各種演算を行い、コンピュータの各部を集中的に制御するＣＰＵ１２と、各種のＲＯＭ、ＲＡＭからなるメモリ１３とが、バス１４で接続されている。

バス１４には、所定のインターフェイスを介して、ハードディスクなどの磁気記憶装置１５と、キーボード、マウスなどの入力装置１６と、表示装置１７と、光ディスクなどの記憶媒体１８を読み取る記憶媒体読取装置１９とが接続され、また、ネットワーク２と通信を行う所定の通信制御装置２０が接続されている。

また、クライアントコンピュータとなるＰＣ６については、バス１４には動画又は静止画を撮像する撮像装置２１が接続されている。この撮像装置２１は、表示装置７側からＰＣ６を操作するユーザの姿、少なくとも上半身などを撮像できるように設置される。さらに、通信システム５が、後述のようにＰＣ６のユーザ間におけるＴＶ会議を運営するシステムである場合には、ＰＣ６については、バス１４にはマイクロフォン２２も接続されている。このマイクロフォン２２は、ＰＣ６のユーザの声を収録するために設置される。

記憶媒体１８としては、ＣＤ，ＤＶＤなどの光ディスク、光磁気ディスク、フレキシブルディスクなどの各種メディアを用いることができる。また、記憶媒体読取装置１９は、具体的には記憶媒体１８の種類に応じて光ディスクドライブ装置、光磁気ディスクドライブ装置、フレキシブルディスクドライブ装置などが用いられる。

各サーバコンピュータ、クライアントコンピュータは、記憶媒体１８から、それぞれの機能を実現するための各プログラム２３をそれぞれ読み取って、磁気記憶装置１５にインストールする。これらのプログラム２３はインターネットなどのネットワークを介してダウンロードしてインストールするようにしてもよい。このインストールにより、各サーバコンピュータ、クライアントコンピュータは、各々後述の所定の処理の実行が可能な状態となる。なお、このプログラム２３は、所定のＯＳ上で動作するものであってもよい。なお、本発明のプログラムは、主に文書管理システム３にインストールされるプログラム２３により実施される。

次に、文書閲覧システム１で実行される処理の内容について説明する。

図３は、文書閲覧システム１で実行される処理の機能ブロック図である。文書管理システム３は、磁気記憶装置１５内に構築された多数のデータ（この例では、文書データ）を登録可能なデータベース（文書データベース）３１を管理している。ＰＣ６からの要求に応じて、文書一覧表示部３２は文書データベース３１の登録文書の一覧を提示し、文書表示部３３は文書データベース３１の各登録文書の内容を提示する。

文書データベース３１の登録文書の内容としては、その文書の本文の他に、文書のタイトル、登録の日付、作者などの情報が含まれる。また、登録文書の作者が各ＰＣ６のユーザのいずれであるのか、その作者を識別する情報（作者ＩＤ）も、各登録文書に関連付けて登録される。

状況画像配信システム４には、各ＰＣ６のＩＤ（機器ＩＤ）と、そのＰＣ６を使用しているユーザの作者ＩＤとを関連付けて登録されている。状況画像配信システム４は、文書管理システム３の文書一覧表示部３２、文書表示部３３から作者ＩＤを受け取ると、その作者ＩＤと関連付けられて登録されている機器ＩＤを特定し、その機器ＩＤのＰＣ６から当該ＰＣ６の撮像装置２１で撮像される今現在の静止画又は動画の画像（状況画像）の画像データを取得し、この画像データを文書管理システム３に送信する。すなわち、作者ＩＤ、機器ＩＤは、各ＰＣ６に設けられている撮像装置２１を識別する識別標識ともなるものである。

文書一覧表示部３２は、文書データベース３１の登録文書の一覧を要求先のＰＣ６に提示するが、この際、提示する登録文書の一覧に羅列される各登録文書の作者ＩＤを取得してこれを状況画像配信システム４に送信し、この各作者ＩＤに対応する各機器ＩＤのＰＣ６から状況画像の各画像データを取得し、登録文書の一覧に羅列される各登録文書の内容とともに各状況画像も提示する。

図４は、この場合のＰＣ６の表示装置１７の画面表示例を示すものである。図４では、特定の登録文書について、そのタイトル１０１、登録の日付１０２、作者１０３、本文１０４とともに、状況画像１０５が表示される。

また、文書表示部３３は、要求のあった文書データベース３１の登録文書の内容をＰＣ６に提示するが、この際、提示する登録文書の作者ＩＤを取得してこれを状況画像配信システム４に送信し、この作者ＩＤに対応する機器ＩＤのＰＣ６から状況画像の画像データを取得し、提示する登録文書の内容とともに状況画像も提示する。

図５は、この場合のＰＣ６の表示装置１７の画面表示例を示すものである。図５では、一覧として表示される各登録文書について、そのタイトル１０１、登録の日付１０２、作者１０３とともに、登録文書ごとに状況画像１０５が表示される。

このように、文書閲覧システム１では、各ユーザは所望の登録文書や登録文書を閲覧すると、その提示された登録文書の作者の現在の状況を状況画像１０５で確認することができる。よって、ユーザがその登録文書のことに関して当該登録文書の作者にどのようにして連絡をとるのが適切かを判断することができる。例えば、状況画像１０５から当該登録文書の作者が自分の席にいることを確認できたときは、リアルタイムで文書の作者とコミュニケーションすることができる、電話、ＴＶ会議などの通信手段や、直接文書の作者の席を訪ねるなどの手段を用いることができる。また、状況画像１０５から当該登録文書の作者が自分の席にいないことを確認できたときは、電子メールの送信などの通信手段を用いるのが適切である。あるいは、しばらく待ってから状況画像１０５を再度確認して席に戻っていることを確認してから電話、ＴＶ会議などの通信手段を用いることもできる。

ユーザは、状況画像１０５で登録文書の作者の現在の状況を確認して、通信システム５により文書の作成者と連絡をとるようにしてもよい。すなわち、通信システム５は、具体的には、テレビ会議システム、電子メールシステム、チャットシステムなどとして実施することができ、それぞれ、テレビ会議、電子メール、チャットにより、登録文書の作成者と連絡をとることができる。

図３の例では、通信システム５をテレビ会議システムとして実施しているので、各ＰＣ６間では通信システム５を介してテレビ会議を行なうことができる。この場合は、図４に示す画面でボタン１０６をクリックすると（登録文書の一覧を表示するときについては、図６を参照）、文書表示部３３が当該登録文書の作者ＩＤを通信システム（テレビ会議システム）５に送信し、テレビ会議システム５では各作者ＩＤと各ＰＣ６の機器ＩＤとが関連付けられて登録されていて、受信した作者ＩＤに対応する機器ＩＤのＰＣ６と、当該登録文書の閲覧を要求したユーザのＰＣ６との間のテレビ会議を接続する。

図７は、通信システム５が電子メールシステムである場合の文書閲覧システム１の機能ブロック図である。この場合には、文書管理システム３にユーザ管理データベース３４が用意され、各作者ＩＤと当該作者ＩＤのユーザの電子メールアドレスとが関連付けられて登録されている。この場合は、登録文書の閲覧者がボタン１０７（図８、図９を参照）をクリックすると、所定の電子メール作成画面が閲覧者のＰＣ６で開かれ、当該登録文書の作成者宛に電子メールを作成することができる。そして作成者宛の電子メールアドレスは、文書表示部３３が当該登録文書の作者ＩＤを受け取ると、ユーザ管理データベース３４で作者ＩＤと関連付けられている電子メールアドレスを検索し、自動的に付与される。

図１０は、通信システム５がチャットシステムである場合の文書閲覧システム１の機能ブロック図である。この場合は、登録文書の閲覧者のＰＣ６の画面でボタン１０８をクリックすると（図１１、図１２を参照）、文書表示部３３は、チャットシステム５を起動し、登録文書の閲覧者はチャット（あるいはインスタント・メッセージ）により登録文書の作成者と連絡をとることができる。

また、図１３の機能ブロック図に示すように、通信システム５を用いず、文書管理システム３が閲覧した登録文書に対する返信文書を文書登録部３５で閲覧者に作成可能としてもよい。この場合は、閲覧者のＰＣ６に表示されるボタン１０９をクリックすることで、返信文書の作成が可能となる。そして、閲覧した登録文書の文書ＩＤを文書表示部３３から取得し、文書データベース３１に登録されているその文書ＩＤの登録文書に関連付けて、返信文書が文書データベース３１に登録される。具体的には、閲覧した登録文書やその返信文書は、電子掲示板として知られる文書管理システムのようにして、各ＰＣ６において閲覧することができる。

さらに、図１６の機能ブロック図に示すように、前述した複数種類の通信システム５と文書登録部３５を組み合わせて構成してもよい。すなわち、それぞれ前述したＴＶ会議システム、電子メールシステム、チャットシステムである複数の通信システム５を用い、登録文書の閲覧者がＴＶ会議、電子メール、チャットのいずれでも登録文書の作成者と連絡を取れるように、さらに前述のように返信文書を文書データベース３１に登録できるようにしてもよい。この場合は、図１７に示すように、閲覧者のＰＣ６の画面に前述のボタン１０６〜１０９がすべて表示される。この場合は、ボタン１０６〜１０９のいずれが選択されたかにより文書管理システム３のコマンド選択部３６がいずれかの通信システム５又は文書登録部３５を選択的に起動する。

本発明の実施の形態の文書閲覧システムの概略構成のブロック図である。 文書閲覧システムを構成する各コンピュータの電気的な接続のブロック図である。 文書閲覧システムの機能ブロック図である。 ＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 ＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 ＴＶ会議を行なえる場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 電子メールを使える場合の文書閲覧システムの機能ブロック図である。 電子メールを使える場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 電子メールを使える場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 チャットを使える場合の文書閲覧システムの機能ブロック図である。 チャットを使える場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 チャットを使える場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 返信文書を登録できる場合の文書閲覧システムの機能ブロック図である。 返信文書を登録できる場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 返信文書を登録できる場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。 ＴＶ会議、電子メール、チャット、返信文書の登録が使える場合の文書閲覧システムの機能ブロック図である。 ＴＶ会議、電子メール、チャット、返信文書の登録が使える場合のＰＣにおける画面表示の例を示す説明図である。

符号の説明

２ ネットワーク
３ データ管理システム
４ データ管理システム
５ データ管理システム
１８ 記憶媒体
２１ 撮像装置
２３ プログラム

Claims (11)

1. 複数のデータが登録されて要求に応じて前記データを提示するデータ管理システムにおいて、
   前記要求があったときは当該要求により前記提示を行なうデータに予め関連付けて登録されている識別標識であって複数台の撮像装置をそれぞれ識別するものを取得する手段と、
   前記要求があったときは前記取得した識別標識の撮像装置で画像を撮像して画像データを取得する手段と、
   前記要求により前記提示を行なうデータ及び前記撮像を行なった画像を提示する手段と、
   を備えていることを特徴とするデータ管理システム。
2. 前記データは文書データである、ことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
3. ネットワークを介して本データ管理システムのユーザ間で通信を行なう手段を、さらに備えていることを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理システム。
4. 前記通信を行なう手段は、ＴＶ会議により通信を行なう、ことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
5. 前記通信を行なう手段は、電子メールにより通信を行なう、ことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
6. 前記通信を行なう手段は、チャットにより通信を行なう、ことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
7. 前記通信を行なう手段は、前記提示を受けたデータに対する返信の文書の登録を受け付ける、ことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
8. 前記通信を行なう手段を複数種類備えている、ことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
9. 複数のデータが登録されて要求に応じて前記データを提示する処理をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムにおいて、
   前記要求があったときは当該要求により前記提示を行なうデータに予め関連付けて登録されている識別標識であって複数台の撮像装置をそれぞれ識別するものを取得する手段と、
   前記要求があったときは前記取得した識別標識の撮像装置で画像を撮像して画像データを取得する手段と、
   前記要求により前記提示を行なうデータ及び前記撮像を行なった画像を提示する手段と、
   をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
10. 前記データは文書データである、ことを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
11. 前記プログラムは、請求項９又は１０に記載のプログラムである、ことを特徴とする記憶媒体。
    

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