JP2005208382A - 画像形成装置の管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 消耗品発注業務のユーザー負荷を軽減することを目的とする。
【解決手段】 画像形成装置毎に、使用カウント数取得手段と、消耗品の欠乏時および消耗品の補充時を上記カウント数と関連づけて記憶する手段と、計時手段を備え、上記手段の出力結果より、消耗品の消耗度を算出する手段と、さらに、ユーザーの消耗品発注間隔を入力する手段と消耗品の品名、単価、容積等の情報を記憶する手段とを備え、次回発注時までの消耗品の使用量を予測する手段と、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と必要な在庫スペースをユーザーに提示する手段を備える。
【選択図】 図４

Description

本発明は、画像形成装置の管理装置、特に、画像形成装置の消耗品管理装置に関する。

従来の消耗品自動発注技術としては、例えば、特許文献１、特許文献２が提案されている。
特開２０００−２９８５７２号公報 特開２００１−２９７２３７号公報

しかしながら、特許文献１、特許文献２では、消耗品の残量および在庫が少なくなったら発注をかけるものであり、発注は不定期なものであった。

また発注量も、一定量すなわち在庫の減った分のみを補充するものであった。なお、後者では過去の発注量を参照して使用量を考慮した補正を行うことになっているが、あくまでも補充した発注量を元に計算しているため、実際の使用状況とは異なるものであった。また、個々の画像形成装置（端末装置）ごとに、自動発注するシステムであるため、複数の画像形成装置（端末装置）の管理者にとっては、全体を管理できないといった欠点があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、ユーザーの指定した発注間隔にて、管理している複数の画像形成装置全ての実使用状況より、精度良く消耗品の発注量を決定し、合わせて、発注金額、必要な在庫スペースの情報も提供することにより、より利便性を向上させることを目的としている。

上記の目的を達成するために、請求項１に係る画像形成装置の管理装置は、画像形成装置毎に、使用カウント数取得手段と、消耗品の欠乏時および消耗品の補充時を上記カウント数と関連づけて記憶する手段と、計時手段を備え、上記手段の出力結果より、消耗品の消耗度を算出する手段と、さらに、ユーザーの消耗品発注間隔を入力する手段と消耗品の品名、単価、容積等の情報を記憶する手段とを備え、次回発注時までの消耗品の使用量を予測する手段と、消耗品の最適な発注量、見積もり金額と必要な在庫スペース情報をユーザーに提示する手段を備えたものである。

これにより、ユーザーの発注業務は、入力した消耗品発注間隔ごとに、定期的に行えば良く、伝票処理等も、定期的な仕事として処理できる。

また、金額面およびスペースを気にするユーザーは、消耗品発注間隔を変化させてみて、発注に関する金額および必要な在庫スペースをシミュレーションすることが可能となる。

一方、販売会社にとっても、不定期に消耗品を受注し、配送するよりも、定期的に配送する方が業務を効率化しやすい。

請求項２に係る管理装置は、さらに、使用状況を監視する対象である、複数の画像形成装置全体の消耗品予測使用量を、おのおのの画像形成装置の消耗品消耗度を合計することによって計算し、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と在庫スペースをユーザーに提示する手段を備えたものである。

これにより、会社内、組織毎等、複数の画像形成装置を使用している場合には、管理している画像形成装置の消耗品をまとめて、発注できるようになる。

請求項３に係る管理装置は、さらに、発注量決定時と納品時の時間的ずれと、消耗品の在庫数を入力する手段を備え、入力された情報により、消耗品の使用量を補正して、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と在庫スペースをユーザーに提示する手段を備えたものである。

これにより、会社等で、伝票処理に時間がかかる場合など、あらかじめ、処理の遅れを見込んで、消耗品の手配が可能となるとともに、消耗品の在庫数によって、発注量を最適化することができる。

請求項４に係る管理装置は、さらに、ユーザーの設定した消耗品発注間隔にて、通信回線を通じて、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータに接続し、消耗品の最適な発注量を自動的に発注する手段を備えたものである。

これにより、ユーザーの指定した消耗品発注間隔毎に、次回の発注まで必要な消耗品をまとめて、自動的に発注することができる。

本発明による画像形成装置の第一の管理装置は、消耗品を発注する間隔をユーザーが設定できるようにしたことにより、その間の消耗品必要量を発注見積もり金額とともに予測して、次回発注時期までの分をまとめて発注できる効果がある。そのため、ユーザーは、設定した間隔（時期）にのみ消耗品の発注業務を行えば良く、不定期に、発注業務に煩わされることが無くなる。

一方、この発注間隔を変化させることにより、発注量と金額と在庫スペースがシミュレーションでき、発注単位により、消耗品の単価が変わる場合や、配送料金がかかる場合には、金額的にも量的にも、また、在庫スペースから見て、最適な発注量を確認することができる。

また、本発明による画像形成装置の第二の管理装置は、管理装置に接続され、管理されている全ての画像形成装置の消耗品について使用量を予測して集計してくれるので、ユーザーの負担をより軽減できる。

また、本発明による画像形成装置の第三の管理装置は、発注量決定時期と納品時期の時間的ずれをユーザーがあらかじめ設定しておくことにより、また在庫数を入力することにより、より精度の高い消耗品の発注が可能となる。

また、本発明による画像形成装置の第四の管理装置は、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータに、発注時期に定期的に接続して、消耗品を自動的に発注する。これにより、ユーザーは、発注業務としては、管理装置の画面を確認するだけとなり、負担をさらに軽減することができる。

以下本発明を実施するための最良の形態を、実施例により詳しく説明する。

図１は、本発明に係る画像形成装置と、その消耗品を管理する管理装置を接続した場合のブロック図である。

図１において、１００は、本発明による画像形成装置の管理装置であり、１１０は、画像形成装置、１２０は、別の画像形成装置である。また、１３０は、ネットワークケーブルである。１４０は、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータである。また、１５０は、ホストコンピュータに接続するための通信ケーブルであり、インターネット回線、電話回線等である。

管理装置１００は、画像形成装置１１０および１２０と、ネットワークケーブル１３０によって、接続され、画像形成装置１１０および１２０のカウント数、使用状態等のいわゆるステータスを、定期的に読みに行き、各画像形成装置毎に、読み取った状態を記憶する。一方、画像形成装置１１０および１２０は、紙無し、トナー切れ等のエラーが発生した場合には、管理装置１００に、カウント数、エラー情報を通知し、管理装置１００は、発生時刻、該当する画像形成装置のカウント数とともに、エラー情報を記憶する。

また、管理装置１００は、インターネット等の通信回線１５０を通じて、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータ１４０に接続可能であり、発注データをホストコンピュータ１４０に送信することにより、いわゆる、ウェブ発注によって、消耗品を発注する。

また、ホストコンピュータ１４０には、消耗品の型名、発注単位、単価、容積、配送費用等の情報も備えている。管理装置１００は、この情報を取得し記憶しておくことにより、発注金額の見積もりが可能となる。

なお、上記の消耗品の情報は、ユーザーが管理装置に、直接入力しても、良い。

図２は、本発明に係る管理装置１００の構成ブロック図である。図２において、１０１は表示部、１０２は操作部、１０３は計時部、１０４は制御部、１０５は、通信Ｉ／Ｆ部、１０６は記憶部、１０７は演算部である。図２において、表示部１０１は、各画像形成装置の状態や、消耗品発注内容等をユーザーに示すためのものであり、操作部１０２は、各種入力、操作を行うところである。計時部１０３は、定期的に画像形成装置の状態を読みにいくトリガーとなり、また、画像形成装置からエラー情報があった場合の、時刻を参照するためのものである。制御部１０４は、装置１００の制御部である。通信Ｉ／Ｆ部１０５は、画像形成装置１１０および１２０と通信を行いステータス情報のやり取りを行う。また、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータ１４０と接続して、消耗品を直接発注するＩ／Ｆともなる。

記憶部１０６は、ＨＤなどの記憶装置であり、本管理装置１００のプログラムを記憶しておくのは勿論、各画像形成装置１１０および１２０のステータス情報、算出した消耗品の消耗度等を、記憶しておく。また、ホストコンピュータ１４０に接続して取得するか、ユーザーが直接入力した消耗品に関する情報も蓄積しておく。演算部１０７は、１０６の記憶部に記憶した、画像形成装置のステータス情報、操作部１０２より入力した情報等をもとに、各種演算を行うところである。なお、管理装置１００は、これらの構成を達成するために、パーソナルコンピュータに専用プログラムをいれて構成しても良い。

次に、管理装置１００の、動作を図３に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、管理装置１００を設置すると、ステップＳ３０１のように、管理する画像形成装置１１０および１２０について、諸設定を行う。例えば、消耗品の発注間隔、各画像形成装置を監視する間隔時間、および、画像形成装置１１０および１２０の型名、消耗品、特に用紙の型番などである。なお、画像形成装置１１０および１２０に、機種固有のコードを決めておけば、管理装置１００の電源立ち上げ後、このコードを読み取り、機種を特定できれば、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータと接続して、消耗品の情報を参照して、自動的に設定することも可能になる。

諸設定が終われば、管理装置１００の動作ルーチンに入り、まずＳ３０２にて操作部からの入力待ちになる。入力としては、消耗品の発注間隔など諸設定の修正である。

また、請求項３に記載した、発注量決定時と納品時の時間的ずれ、消耗品の在庫数という発注量の補正項目はここで入力しておく。

ここで、入力がない場合は、Ｓ３０４に進み、入力がある場合は、Ｓ３０３にてユーザーの入力情報を処理する。その後、次のステップＳ３０４に進む。

Ｓ３０４では、いずれかの画像形成装置１１０または１２０において、紙無し、トナー無し等のエラーが発生していないか監視する。エラーがある場合は、ステップｓ３０５にて、エラーの発生している装置、内容を特定し計時部１０３の時刻とともに、記憶部１０６に記憶する。また、表示部１０１にエラーメッセージを表示する。ｓ３０４にてエラーがない場合および、ｓ３０５が終われば、ステップｓ３０６に移り、管理装置１００に接続された画像形成装置１１０および１２０の状態を監視する時間かどうか確認する。ここで、監視する時刻ではない場合には、ステップｓ３０２に戻る。ステップｓ３０６にて、監視時刻ならば、ステップｓ３０７に移る。ここではプログラムのカウント値を初期値Ｎ＝１とする。なお、管理装置１００に接続された画像形成装置がＭ台あり、まず、１台目をチェックすることを意味している。次のステップＳ３０８では、接続されたＮ番目の画像形成装置のカウント数、各種状態変数すなわち、ステータス等を読みにいき、内容を記憶部１０６に記憶する。次に、Ｓ３０９では、Ｓ３０８にて、取得した情報を元に、記憶部１０６に記憶した内容を更新し、消耗品の必要量と、発注時の見積もり金額と在庫スペースを再計算する。

なおこの時、請求項２に記載されているように、監視している画像形成装置全ての消耗品消耗度を合算して、全体の消耗品の必要量と、発注時の見積もり金額を算出する。

次に、Ｓ３１０では、プログラムのカウント値Ｎを１つ増やし、次の装置をチェックする準備をする。Ｓ３１１では、プログラムのカウント値Ｎが接続された台数Ｍ台より多くならないかをチェックする。ここで、ＮがＭより大きくなければ、ステータス取得が終わっていないので、Ｓ３０８に戻り、次の装置をチェックする。Ｓ３１１にてＮがＭより大きい場合は、全ての装置のチェックが終了したことになるので、ステップｓ３０１に戻る。

次に、用紙についての発注量算出手順について述べる。

前述のように、管理装置１００は、定期的に画像形成装置１１０および１２０の状態を監視しているので、印刷に使用した用紙枚数は画像形成装置内のカウント数を見ることによって、その変化量を取得することができる。例えば、用紙サイズ毎に、全使用量を装置の稼動日数で割れば、一日あたりに使用した用紙枚数が計算できる。そして、消耗品の発注間隔を上記の値にかければ、次回発注までに使用する用紙枚数が予測できることになる。

また、ここで、請求項２にあるように、管理している画像形成装置全体の使用量を予測するには、全画像形成装置分を合計すれば良い。

また、請求項３にあるように、消耗品の納品日までずれが予測される場合には、そのずれ日数を足して計算すれば、納品日までの使用量を、さらに在庫数を減じれば、発注すべき量を予測できる。

なお、この時、用紙の発注単位、（例えば、Ａ４サイズ用紙１箱が２５００枚）でこの発注すべき枚数を割って、少数点以下を整数に切り上げれば、すぐに発注できる形態に変換することができる。

さらに、この発注量と発注単価および容積をかければ、発注見積もり金額および在庫スペースが算出できる。

次に、トナー、インクカートリッジ等について説明する。まず、一番はじめは、メーカーの公表する目安値を、交換時期の初期値として設定する。

これらの消耗品は、欠乏状態になると、エラーメッセージが通知および表示されるため、その時のカウント数を記憶して、利用する。すなわち、個々の画像形成装置において、交換または補充のエラーが発生したら、その時のカウント数および日付を記憶して、その時点までの交換／補充回数（正確には、回数＋１）で、そのカウント数を割れば、平均の交換／補充間隔カウント数が計算できる。また、交換／補充した日付より、交換／補充するまでの、装置の稼動日を数え、平均値を求める。消耗品の発注間隔をこの平均交換／補充日数で割り、少数点以下を整数に切り上げれば、次回発注するまでの、必要数が予測できる。上記の用紙の場合と同様に、さらに、在庫数を引いてやれば、発注すべき数量が、単価および容積をかければ発注見積もり金額および在庫スペースが算出できる。

なお、上記では、交換／補充した日付より、交換／補充までの平均稼動日数を求めて、消耗品の発注間隔に必要な量を、簡易的に予測した。一方、正確には、交換／補充までのカウント数と、１日の平均カウント数より、平均稼動日数を求めて、必要な数量を予測する方法もある。

以上、述べてきたように、本発明により、複数の画像形成装置の消耗品を監視して、ユーザーの消耗品発注間隔内に必要な消耗品の量を予測し、発注量および見積もり金額および在庫スペースも、算出できるようになった。ユーザーは、こうして提示された消耗品の品名と必要量を発注すれば良い。

一方、最近は、画像形成装置の販売会社の、サービス部門のホストコンピュータに、ユーザーが直接接続して消耗品を発注できる体制ができつつある。インターネットを利用した、いわゆる、ウェブ発注である。

請求項４においては、この方法を用いて、上記にて説明した、消耗品の発注必要量のデータを、販売会社のホストコンピュータの発注フォーマットに合わせて、ユーザーの指定した発注間隔にて定期的に、送信することにより、自動的に、消耗品の発注ができるようにしたものである。

この動作を図４のフローチャートを用いて説明する。

まず、ステップＳ４０１において、消耗品発注の時期かどうかを、ユーザーの設定した消耗品発注間隔と、計時部１０３の時計を参照して決める。発注時期でなければＳ４０１に戻る。発注時期ならば、次ステップＳ４０２にて、ユーザーに発注時期であることを通知し、管理装置１００が、前述の方法にて算出した消耗品と発注必要量と見積もり金額すなわち、発注内容をユーザーに提示する。Ｓ４０３にてユーザーが確認して、ＯＫをだしたならば、次ステップＳ４０４に進み、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータに接続し、発注内容をホストコンピュータのフォーマットに変換してデータ送信を行い、発注を行う。発注後、コンピュータとの接続を切り、発注業務を終わる。先のステップＳ４０３にて、ユーザーが内容確認して、ＮＧとした場合には、Ｓ４０５にてユーザーが内容を修正する処理を行う。Ｓ４０６にて、修正した内容でＯＫならば、Ｓ４０４に移り、ホストコンピュータへ発注を行う。もし、Ｓ４０６にて、内容がＮＧの場合には、自動発注をやめて、終了する。

なお、前述のステップＳ３０３にてユーザーが操作部入力設定を行い、手動操作にて、Ｓ４０２からの発注内容確認に移行して、販売会社のホストコンピュータに接続、発注しても良い。

ところで、消耗品に関する情報に、さらに、消耗品の配送料金、消耗品の梱包状態での重さも追加しておけば、配送料金も含めた見積もり金額、また、配送される消耗品の重さ、も事前に知ることができる。

特に、発注間隔はユーザーが入力して決められるので、ここで、発注間隔を変化させてみて、見積もり金額だけでなく、在庫のためのスペースをシミュレートすることも可能となる。

本発明による画像形成装置の管理装置と画像形成装置の接続ブロック図である。 本発明による画像形成装置の管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明による画像形成装置の管理装置の動作を示すフローチャートである。 本発明による管理装置の自動発注動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ 管理装置
１０１ 表示部
１０２ 操作部
１０３ 計時部
１０４ 制御部
１０５ 通信Ｉ／Ｆ部
１０６ 記憶部
１０７ 演算部
１１０ 画像形成装置
１２０ 画像形成装置
１３０ ネットワークケーブル
１４０ ホストコンピュータ
１５０ 通信ケーブル

Claims (4)

1. 消耗品を使用する複数の画像形成装置と、通信回線により接続され、各画像形成装置の使用状況および消耗品の使用状況を監視する管理装置において、
   画像形成装置毎に、使用カウント数取得手段と、消耗品の欠乏時および消耗品の補充時を上記カウント数と関連づけて記憶する手段と、計時手段を備え、上記手段の出力結果より、消耗品の消耗度を算出する手段と、さらに、ユーザーの消耗品発注間隔を入力する手段と消耗品の品名、単価、容積等の情報を記憶する手段とを備え、次回発注時までの消耗品の使用量を予測する手段と、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と必要な在庫スペースをユーザーに提示する手段を備えた、画像形成装置の管理装置。
2. 上記管理装置は、使用状況を監視する対象である、複数の画像形成装置全体の消耗品予測使用量を、おのおのの画像形成装置の消耗品消耗度を合計することによって計算し、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と必要な在庫スペースをユーザーに提示する手段を備えた、請求項１に記載の画像形成装置の管理装置。
3. 上記管理装置は、さらに、発注量決定時と納品時の時間的ずれと、消耗品の在庫数を入力する手段を備え、入力された情報により、消耗品の使用量を補正して、消耗品の最適な発注量と見積もり金額と必要な在庫スペースをユーザーに提示する手段を備えた、請求項１または２に記載の画像形成装置の管理装置。
4. 上記管理装置は、さらに、ユーザーの設定した消耗品発注間隔にて、通信回線を通じて、消耗品を供給する販売会社のホストコンピュータに接続し、消耗品の最適な発注量を自動的に発注する手段を備えた、請求項３に記載の画像形成装置の管理装置。

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