JP2005157455A

JP2005157455A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JP2005157455A
Application number: JP2003390837A
Authority: JP
Inventors: Hideki Tanaka; 秀樹田中
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-11-20
Filing date: 2003-11-20
Publication date: 2005-06-16

Abstract

【課題】ワークフローシステムへの申請時・審査の入力、確認作業を容易にし、迅速にかつ簡単に申請・審査を行うことを可能にすること。
【解決手段】申請者や審査者がワークフローへ申請・審査を行う端末としてのクライアントマシン１と、ワークフローシステムへの申請・審査を支援するワークフロー支援アプリケーション２と、申請文書を保存・管理を行うデータベース３から構成され、それぞれがネットワーク４に接続されている。そしてワークフロー支援アプリケーション２は、ワークフローへの申請を行うワークフロー申請手段２ａと、申請者や他者が過去に申請した関連文書を検索する関連文書検索手段２ｂと、申請者の申請文書と関連文書の差分を検出する差分検出手段２ｃと、ワークフローの審査を行うワークフロー審査手段２ｄと、関連文書を検索条件を保存する関連文書検索条件保存手段２ｅと、関連文書の内容をコピーする内容コピー手段２ｆとを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフローシステムに関し、さらに詳しくは、ネットワーク上で複数の利用者間の業務処理を支援するワークフローシステムに関するものである。

近年、企業において生産性向上のためのツールとして、グループウェアの導入が急速に進んでいる。グループウェアには、メンバ間のコミュニケーションや情報伝達を目的とした電子メールや電子掲示板・電子フォーラム機能、メンバの予定やタスクの内容を共有するスケジューラ、タスク管理機能、及び従来は紙の帳票や伝票、申請書によって作業者の間で行われていた申請や承認などの業務を電子化した文書をネットワーク上で回覧するワークフロー支援機能などがある。
このワークフローシステムで申請する業務は、ユーザの日常的な業務として定期的に申請される業務が多い。また、ワークフローへの申請時に入力する内容には、実際の申請内容の他、検印先、承認先などワークフローの回覧ルートに関する情報もある。これらの申請時に入力する内容は、同種のワークフローにおいては他者が過去に申請した文書と共通する内容も多く、ユーザは新規にワークフローシステムに申請する際には、他者が過去に申請した文書を参照して新規申請を行う場合が多い。

しかしながら、従来のワークフローシステムでは、ユーザのワークフローシステムへの申請時や操作時の操作を支援するものはなく、ユーザは各自で他者が過去に申請した申請文書を検索し、その文書を参考にして新たな申請文書を作成していたため、申請者の作業が煩雑となり、操作性が悪いといった問題がある。
本発明は、かかる課題に鑑み、ワークフローシステムへの申請時・審査の入力、確認作業を容易にし、迅速にかつ簡単に申請・審査を行うことを可能としたワークフローシステムを提供することを目的とする。

本発明はかかる課題を解決するために、請求項１は、複数の担当者間の業務処理を支援するワークフローシステムであって、前記ワークフローシステムへの申請及び登録を支援するワークフロー申請支援アプリケーションと、ワークフローへの申請文書を保存及び管理を行うデータベースと、ユーザが前記ワークフローへ申請及び登録を行う端末としてのクライアントマシンとを備え、前記ユーザは、前記申請文書の作成や審査時に関連文書として過去に申請した文書と、当該ユーザと関係する他者が過去に申請した文書の何れを表示するかを設定可能としたことを特徴とする。
本発明のワークフローシステムは、大きく分けて３つの部分から構成されている。それは、ワークフロー申請支援アプリケーション、データベース、及びクライアントマシンである。そして、最も特徴的な点はワークフロー申請支援アプリケーションにより、関連文書の検索条件を申請者の過去の申請文書か、他者が過去に申請した文書のいずれかを設定できることである。
かかる発明によれば、ワークフロー申請支援アプリケーションにより、関連文書の検索条件を申請者の過去の申請文書か、他者が過去に申請した文書のいずれかを設定できるので、申請者が希望する申請文書を容易に且つ迅速に作成することができる。
請求項２は、前記ワークフロー申請支援アプリケーションは、ワークフローへの登録及び申請を行うワークフロー申請手段と、申請者の過去の申請文書や関連する他者が過去に申請した文書を検索する関連文書検索手段と、どのような条件で前記関連文書を検索するのかを保存する関連文書検索条件保存手段と、新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出する差分検出手段と、新規の申請文書へ過去の申請文書の内容をコピーする内容コピー手段とを備えていることを特徴とする。
本発明のワークフロー申請支援アプリケーションには、ワークフロー申請手段、関連文書検索手段、関連文書検索条件保存手段、差分検出手段、及び内容コピー手段を備えている。操作者がワークフローを申請する場合、それを容易にする支援を行うために、申請した関連文書を検索し、その検索を迅速に行うために検索条件を絞り込み、新規の申請文書と過去の申請文書の違いを明確にするためにその差分を検出する。そして、差分が明確になった時点で過去の申請文書を新規の申請文書にコピーして表示する。
かかる発明によれば、ワークフロー申請支援アプリケーションには、ワークフロー申請手段、関連文書検索手段、関連文書検索条件保存手段、差分検出手段、及び内容コピー手段を備えているので、これらの各手段がクライアントマシンの指示により、データベースに記憶された過去の申請文書を検索して、新規の申請文書の作成を迅速に且つ正確に支援することができる。

請求項３は、申請者が前記ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書の場合、当該申請者の過去の申請文書を検索して表示することを特徴とする。
申請者がワークフローシステムへ新規に申請を行う際に、システムが自動的に申請者と関連のある他者が過去に申請した文書を表示することで、申請者は他者の申請文書を検索することなく参照でき、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
かかる発明によれば、ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書の場合、当該申請者の過去の申請文書を検索して表示するので、申請者は他者の申請文書を検索することなく参照でき、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
請求項４は、申請者が前記ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書の場合、当該申請者と同一グループに属する他者の過去の申請文書を検索して表示することを特徴とする。
申請者と同一グループに属する他者が過去に申請した文書を表示することにより、申請者の申請内容、ワークフロー回覧ルート情報と共通する内容が多い他者の申請文書が参照できる。これにより迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
かかる発明によれば、ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書の場合、当該申請者と同一グループに属する他者の過去の申請文書を検索して表示するので、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。

請求項５は、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在した場合、該申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示することを特徴とする。
当該申請者の過去に申請した文書のうち最新の申請文書を表示することにより、申請者の申請内容のうち最新の申請文書が参照できる。これにより迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
かかる発明によれば、関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在した場合、この申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示するので、迅速に且つ簡単に最新の申請文をワークフローシステムへ申請させることができる。
請求項６は、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者と同一グループに属する他者の中から当該申請者にアクセス権がある申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者にアクセス権がある申請文書が存在した場合、該申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示することを特徴とする。
他者が過去に申請した文書のうち最新の申請文書を表示することにより、申請者の申請内容、ワークフロー回覧ルート情報と共通する内容が多い他者の申請文書が参照できる。これにより迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
かかる発明によれば、関連文書検索条件が他者の申請文書であった場合、当該申請者と同一グループに属する他者の中から当該申請者にアクセス権がある申請文書を検索し、この検索の結果、当該申請者にアクセス権がある申請文書が存在した場合、この申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示するので、多くの情報から迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。

請求項７は、前記差分検出手段は、前記新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出し、前記新規の申請文書中で前記過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示することを特徴とする。
他者の過去の申請文書と申請者が新規に申請するために入力中の申請文書の差分を強調表示することで、入力内容の確認が容易になり、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
かかる発明によれば、差分検出手段は、新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出して異なっている部分を選択的に強調表示するので、入力内容の確認が容易になり、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
請求項８は、前記内容コピー手段は、他者の過去の申請文書の内容を新規に申請する文書にコピーすると共に、コピー後の申請文書中で前記過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示することを特徴とする。
他者の過去の申請文書の内容を新規に申請する文書にコピーすることにより、同じ文書を入力する手間が省け、且つ異なる部分だけ強調表示することにより、その部分のみを変更すればよいことが一目瞭然にわかる。
かかる発明によれば、内容コピー手段は、他者の過去の申請文書の内容を新規に申請する文書にコピーすると共に、コピー後の申請文書中で過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示するので、文書作成を正確に且つ迅速に行うことができる。

請求項９は、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在しなかった場合、申請文書入力例を表示することを特徴とする。
関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、検索の結果、必ずしもその申請文書が存在するとは限らない。本発明ではそのような場合は、予め用意した申請文書入力例を表示するものである。
かかる発明によれば、関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、当該申請者の過去の申請文書を検索した結果、当該申請者の過去の申請文書が存在しなかったとき申請文書入力例を表示するので、申請者はその例を参考にして申請文書の作成を行うことができる。

以上記載のごとく請求項１の発明によれば、ワークフロー申請支援アプリケーションにより、関連文書の検索条件を申請者の過去の申請文書か、他者が過去に申請した文書のいずれかを設定できるので、申請者が希望する申請文書を容易に且つ迅速に作成することができる。
また請求項２では、ワークフロー申請支援アプリケーションには、ワークフロー申請手段、関連文書検索手段、関連文書検索条件保存手段、差分検出手段、及び内容コピー手段を備えているので、これらの各手段がクライアントマシンの指示により、データベースに記憶された過去の申請文書を検索して、新規の申請文書の作成を迅速に且つ正確に支援することができる。
また請求項３では、ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書の場合、当該申請者の過去の申請文書を検索して表示するので、申請者は他者の申請文書を検索することなく参照でき、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。

また請求項４では、ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書の場合、当該申請者と同一グループに属する他者の過去の申請文書を検索して表示するので、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
また請求項５では、関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在した場合、この申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示するので、迅速に且つ簡単に最新の申請文をワークフローシステムへ申請させることができる。
また請求項６では、関連文書検索条件が他者の申請文書であった場合、当該申請者と同一グループに属する他者の中から当該申請者にアクセス権がある申請文書を検索し、この検索の結果、当該申請者にアクセス権がある申請文書が存在した場合、この申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示するので、多くの情報から迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
また請求項７では、差分検出手段は、新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出して異なっている部分を選択的に強調表示するので、入力内容の確認が容易になり、迅速に且つ簡単にワークフローシステムへ申請させることができる。
また請求項８では、内容コピー手段は、他者の過去の申請文書の内容を新規に申請する文書にコピーすると共に、コピー後の申請文書中で過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示するので、文書作成を正確に且つ迅速に行うことができる。
また請求項９では、関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、当該申請者の過去の申請文書を検索した結果、当該申請者の過去の申請文書が存在しなかったとき申請文書入力例を表示するので、申請者はその例を参考にして申請文書の作成を行うことができる。

以下、本発明を図に示した実施形態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎない。
図１は、本発明のワークフローシステムのシステム構成図である。このワークフローシステム１００は、大きく分けて、申請者や審査者がワークフローへ申請・審査を行う端末としてのクライアントマシン１と、申請者・審査者のワークフローシステムへの申請・審査を支援するワークフロー支援アプリケーション２と、ワークフローへの申請文書を保存・管理を行うデータベース３の３つの部分から構成され、それぞれがネットワーク４により接続されている。
そしてワークフロー支援アプリケーション２は、ワークフローへの申請を行うワークフロー申請手段２ａと、申請者の過去の申請文書や関連する他者が過去に申請した文書を検索する関連文書検索手段２ｂと、申請者の申請文書と関連文書の差分を検出する差分検出手段２ｃと、ワークフローの審査を行うワークフロー審査手段２ｄと、どのような条件で関連文書を検索するのかを保存する関連文書検索条件保存手段２ｅと、新規の申請文書へ関連文書の内容をコピーする内容コピー手段２ｆとを備えて構成される。

以下、本発明のワークフローシステム１００の動作を説明するために、図２〜図５を参照する。図２は、本発明のワークフローシステム１００へ新規の申請を行う場合の基本フローチャートである。まず申請者および審査者は、申請文書の作成や審査時に関連文書として申請者の過去に申請した文書か、あるいは申請者と関係する他者が過去に申請した文書のどちらを表示するかを設定する（Ｓ１）。その関連文書検索条件が申請者の過去の申請文書の場合は（Ｓ１でＹＥＳのルート）、申請者の過去の申請文書を自動的に表示する（Ｓ２）。ステップＳ１で他者の申請文書の場合は（Ｓ１でＮＯのルート）、申請者と関連のある他者が過去に申請して文書を自動的に表示する（Ｓ３）。
図３は、本発明のワークフローシステム１００へ申請者の過去の申請文書を自動的に表示する（図２のＳ２）フローチャートである。申請者が新規の申請を行ったり、審査者が申請文書を開くと、システムはその申請者の過去の申請文書を検索する（Ｓ１１）。過去の申請文書が見つかれば（Ｓ１１でＹＥＳのルート）、その中から最新の文書を検索し（Ｓ１２）、検索結果の申請文書内容を過去の申請文書表示枠に表示する（Ｓ１３）。ステップＳ１１で過去の申請文書が見つからなかった場合（Ｓ１１でＮＯのルート）、申請文書入力例を過去の申請文書表示枠に表示する（Ｓ１４）。この申請文書入力例は一般的な申請文書例がシステム管理者によりあらかじめシステムに登録されている。
図４は、本発明のワークフローシステム１００へ申請者と関係のある他者の過去の申請文書を自動的に表示する（図２のＳ３）フローチャートである。申請者が新規の申請を行ったり、審査者が申請文書を開くと、システムはその申請者と同一グループに属する他者の中から申請者にアクセス権のある申請文書を検索する（Ｓ２１）。過去の申請文書が見つかれば（Ｓ２２でＹＥＳのルート）、その中から最新の文書を検索し（Ｓ２３）、検索結果の申請文書内容を過去の申請文書表示枠に表示する（Ｓ２４）。ステップＳ２２で過去の申請文書が見つからなかった場合（Ｓ２２でＮＯのルート）、申請文書入力例を過去の申請文書表示枠に表示する（Ｓ２５）。この申請文書入力例は一般的な申請文書例がシステム管理者によりあらかじめシステムに登録されている。

図５は本発明のワークフローシステムへの申請例として交通費精算の申請時に、申請者と関連がある他者の申請文書を関連文書として自動的に表示する例を示す図である。
例えば、申請者が新規の交通費精算申請を行うと、システムはその申請者にアクセス権限があり、かつ申請者と同一のグループに属する他者の過去の交通費精算申請文書を検索する。次に検索結果の中から最も日付が新しい文書を他者の申請文書表示枠１２に表示する。他者の申請文書表示枠１２の近傍に新規の申請文書作成枠１１があり、申請者は他者の申請文書を参照しながら新規申請文書へ入力を行うことが可能である。
また、他者の申請文書表示枠１２にあるコピーボタン１３を押すと、他者の申請文書に入力されている内容が新規の申請文書にコピーされる。申請者は変更する必要のある箇所例えば、日付１４を「１０」から「２５」に変更し、訪問先１５を「中央研究所」から「大森事業所」に変更し、金額１６を「１５００円」から「８００円」に変更し、到着地１７を「新横浜」から「馬込」に変更すれば良い。
さらに、差分ボタン１８を押下すると、他者の申請文書と新規申請文書の差異を求め、新規申請文書中で異なっている部分を強調（文字の背景色を変更して）表示する。例えば、日付１４、訪問先１５、金額１６、到着地１７が強調表示され、申請者は変更点が一目で分かるため、申請内容の確認を容易に行うことが可能になる。
また、申請ボタン１９を押すと、申請者が関連文書として自分の作成した過去の申請文書を提示する様設定してある場合は、過去の申請文書のうち最新の申請文書が自動的に表示される。また、審査者が申請文書を審査する場合も同様に申請者の過去の申請文書または、関連する他者の過去に申請した文書が自動的に提示される。

本発明のワークフローシステムのシステム構成図である。本発明のワークフローシステム１００へ新規の申請を行う場合の基本フローチャートである。本発明のワークフローシステム１００へ申請者の過去の申請文書を自動的に表示する（図２のＳ２）フローチャートである。本発明のワークフローシステム１００へ申請者と関係のある他者の過去の申請文書を自動的に表示する（図２のＳ３）フローチャートである。本発明のワークフローシステムへの申請例として交通費精算の申請時に、申請者と関連がある他者の申請文書を関連文書として自動的に表示する例を示す図である。

符号の説明

１クライアントマシン、２ワークフロー支援アプリケーション、３データベース、４ネットワーク、２ａワークフロー申請手段、２ｂ関連文書検索手段、２ｃ差分検出手段、２ｄワークフロー審査手段、２ｅ関連文書検索条件保存手段、２ｆ内容コピー手段

Claims

複数の担当者間の業務処理を支援するワークフローシステムであって、
前記ワークフローシステムへの申請及び登録を支援するワークフロー申請支援アプリケーションと、ワークフローへの申請文書を保存及び管理を行うデータベースと、ユーザが前記ワークフローへ申請及び登録を行う端末としてのクライアントマシンとを備え、
前記ユーザは、前記申請文書の作成や審査時に関連文書として過去に申請した文書と、当該ユーザと関係する他者が過去に申請した文書の何れを表示するかを設定可能としたことを特徴とするワークフローシステム。
前記ワークフロー申請支援アプリケーションは、ワークフローへの登録及び申請を行うワークフロー申請手段と、申請者の過去の申請文書や関連する他者が過去に申請した文書を検索する関連文書検索手段と、どのような条件で前記関連文書を検索するのかを保存する関連文書検索条件保存手段と、新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出する差分検出手段と、新規の申請文書へ過去の申請文書の内容をコピーする内容コピー手段とを備えていることを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
申請者が前記ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書の場合、当該申請者の過去の申請文書を検索して表示することを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフローシステム。
申請者が前記ワークフロー申請手段により新規に登録及び申請する際、前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書の場合、当該申請者と同一グループに属する他者の過去の申請文書を検索して表示することを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフローシステム。
前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在した場合、該申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示することを特徴とする請求項３に記載のワークフローシステム。
前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が他者の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者と同一グループに属する他者の中から当該申請者にアクセス権がある申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者にアクセス権がある申請文書が存在した場合、該申請文書の中から最新の申請文書を検索して表示することを特徴とする請求項４に記載のワークフローシステム。
前記差分検出手段は、前記新規の申請文書と過去の申請文書の差分を検出し、前記新規の申請文書中で前記過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示することを特徴とする請求項１乃至６の何れか一項に記載のワークフローシステム。
前記内容コピー手段は、他者の過去の申請文書の内容を新規に申請する文書にコピーすると共に、コピー後の申請文書中で前記過去の申請文書と異なっている部分を選択的に強調表示することを特徴とする請求項１乃至６の何れか一項に記載のワークフローシステム。
前記関連文書検索条件保存手段に保存された関連文書検索条件が当該申請者の過去の申請文書であった場合、前記関連文書検索手段により当該申請者の過去の申請文書を検索し、該検索の結果、当該申請者の過去の申請文書が存在しなかった場合、申請文書入力例を表示することを特徴とする請求項５に記載のワークフローシステム。