JP2004538574A - 文書バージョン管理が可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法 - Google Patents
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Abstract
ワークフローシステムで文書の変更履歴を管理するとともに、保存される文書のデータ量を最小化することが可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法を提供する。クライアントコンピュータから伝達される命令または自体の演算に基づいて制御命令を生成するための流れ制御モジュールと、クライアントコンピュータで定義されたプロセス定義や、ＥＤＭＳサーバに保存される文書ファイルの経路などをデータベースに格納するためのＤＢ格納モジュールと、ＥＤＭＳサーバから文書ファイル管理のための関数を呼び出すためのファイル管理モジュールとを含むワークフローエンジン、及び前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのためのアダプタモジュールを備える。
Description
〔発明の属する技術分野〕
本発明は、ワークフローシステムに係り、さらに詳しくは、ワークフローシステムで用いられる文書の追加、修正及び削除などが行われる場合に文書の変更履歴を管理することができると共に、保存される文書のデータ量を最小化することができる、文書バージョン管理が可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法に関する。
【０００１】
〔従来の技術〕
一般に、文書と情報又は業務が一連の手続又は規則によって一つの参与者から他の参与者に伝達される、全体若しくは部分的に具現されたビジネスプロセスをワークフローという。ワークフローシステムはこのようなワークフローを統合的に管理するための自動化システムである。
【０００２】
ビジネスプロセスの例としては、保険社での保険加入サービス処理業務、宅配社での配達サービス処理業務、銀行での貸出サービス処理業務などが挙げられる。ワークフローシステムは、日常に存在する組織内外の業務と関連のある資源と資源間の関係及び流れからなる前記のようなビジネスプロセスを解析し、実際人々がこれを用いて業務処理を行うことが可能な形態で具体化する作業を行い、このような遂行過程をプロセス定義（Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｄｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）という。
【０００３】
図１を参照して保険加入サービス処理業務をより具体的に考察すると、顧客からの注文受付、加入処理のための書類作成業務、作成された書類の承認業務の順で業務のプロセスが形成される。前記保険加入サービス処理業務では注文受付、書類作成、書類の承認業務それぞれがワークフローにおいて一つの単位業務（Ａｃｔｉｖｉｔｙ）になる。ワークフロー上で、単位業務はプロセスを構成する論理的最小単位として人、資源、情報を包括する概念である。
【０００４】
図２は図１の保険加入処理サービスのために従来のワークフローシステムで単位業務別に文書ファイルが処理される過程を示すための図である。まず、顧客が電話、訪問又はインターネットを介して加入申込みをすると、受付担当者は、顧客の身の上情報、所得などその他の保険料算定または保険加入承認に必要な入力データを書き込むことにより、注文受付単位業務での文書ファイルｆ１を完成し、共通データベースに格納する。
【０００５】
その後、規定されたプロセス定義に基づいてワークフローシステムによって次の担当者に文書ファイルｆ１が伝達されると、加入処理のための書類作成単位業務で保険料算定または保険加入承認のための各種データを文書ファイルｆ１に追加して文書ファイルｆ２を生成し、共通データベースに格納する。この際、文書ファイルｆ１は文書ファイルｆ２で代替されて共通データベースに格納され、最初の文書ファイルｆ１は存在しなくなる。
【０００６】
文書ファイルｆ２は、作成された書類の承認業務で最終保険料または加入承認に対するメッセージがさらに添加されることにより、文書ファイルｆ３で代替されて共通データベースに格納され、文書ファイルｆ２は 存在しなくなる。
【０００７】
従って、従来のワークフローシステムでは、それぞれのビジネスプロセス上で処理される単位業務上発生する文書のバージョン管理が行われないから、文書の変更履歴を管理することができないため、どの単位業務で文書の何の内容が変更されたかを把握することができないという問題点がある。
【０００８】
現在文書のバージョン管理を行うことが可能な道具として、電子文書管理システム（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ ： ＥＤＭＳ）を挙げることができる。ＥＤＭＳはコンピュータプログラムと記憶装置を用いて企業内の各種文書を管理するシステムである。すなわち、ＥＤＭＳは、企業と企業内の使用者が文書を作るか或いは紙文書を電子文書の形態に変換した後、保存、編集、出力及び処理できるようにし、テキスト形式だけでなく、イメージ、ビデオ、オーディオ形式の文書を管理できるようにする。ＥＤＭＳは、文書が修正または編集されて内容が変更される度ごとに新規バージョンの文書を生成して以前の文書ファイルとは別途に保存することにより、文書の変更履歴管理を容易にする。ところが、このようなＥＤＭＳは、文書の変更履歴の管理を主とし、企業内の業務流れに従って作業を円滑にするワークフローのシステムの機能を行うことはできないという問題点がある。
【０００９】
〔発明が解決しようとする課題〕
本発明は、かかる問題点を解決するためのもので、その目的は、ワークフローシステムとＥＤＭＳとの効果的なインタフェースを介してワークフローシステムでも文書ファイルの変更履歴を管理することが可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法を提供することにある。
【００１０】
本発明の他の目的は、互いに異なるバージョンの文書を格納するに際して、格納するデータ量を最小化することが可能なワークフローシステムの文書バージョン管理システム及び方法を提供することにある。
【００１１】
〔課題を解決するための手段〕
上記目的を達成するために、本発明は、少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン及びデータベースを備えるワークフローシステムにおいて、前記ワークフローエンジンは、前記クライアントコンピュータから伝達される命令または自体の演算に基づいて制御命令を生成するための流れ制御モジュールと、前記クライアントコンピュータで定義されたプロセス定義や、前記ＥＤＭＳサーバに保存される文書ファイルの経路、文書ファイル間のバージョン関係、文書ファイルの修正日付、修正者などを含む情報をデータベースに格納するためのＤＢ格納モジュールと、前記流れ制御モジュールによって制御され、前記ＥＤＭＳサーバから文書ファイル管理のための関数を呼び出すためのファイル管理モジュールとを備え、前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのためのアダプタモジュールをさらに備えるワークフローシステムを提供する。
【００１２】
また、本発明は、少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン、データベース、及び前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのために複数の応用プログラムインタフェース（ＡＰＩ）と前記ＥＤＭＳサーバの前記ファイル管理関数を呼び出すためのアダプタインプリメンテーションモジュールを含むアダプタモジュールを備えるワークフローシステムの文書バージョン管理方法であって、前記ＥＤＭＳサーバの仕様に関する情報を含む環境値を保存する段階と、前記ワークフローエンジンが前記クライアントコンピュータを介して文書作業命令の伝達を受け、前記アダプタモジュール内の該当ＡＰＩを呼び出す段階と、前記呼び出されたＡＰＩが前記環境値に対応する、前記アダプタモジュール内の前記アダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出す段階と、前記アダプタインプリメンテーションモジュールが前記利用者の文書作業命令を行うことが可能な前記ＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールの関数を呼び出して利用者の命令を行えるようにする段階とを含むワークフローシステムの文書バージョン管理方法を提供する。
【００１３】
〔発明の実施の形態〕
以下、添付図面に基づいて本発明の好適な実施例を詳細に説明する。
【００１４】
図３は本発明に係るワークフローシステムの適用状態を説明するための図である。図３によれば、ワークフローシステム（ワークフローサーバ２０）は少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ１０とＥＤＭＳサーバ３０に連結され、前記システム等は内部のＬＡＮ、ＷＡＮまたはインターネット網によって相互接続可能になっている。本発明で意味する「インターネット網」とは、ＴＣＰ／ＩＰ及びＨＴＴＰ、無線インターネットプロトコル（例：ＷＡＰ）のような標準プロトコルによって相互接続されたネットワークの集合であって、現存する標準プロトコルに対する変更または添加を含み、今後の様々な変化を含む概念である。
【００１５】
クライアントコンピュータ１０は、プロセス定義を行ってワークフローサーバ２０に伝達及び格納し、ワークフローサーバ２０を介してＥＤＭＳサーバ３０に文書ファイル管理のための命令を伝達する。
【００１６】
ワークフローサーバ２０は、ワークフローエンジン２１を搭載してクライアントコンピュータ１０からプロセス定義を始めとした制御命令の伝達を受け、データベース２５に格納し或いはＥＤＭＳを制御する。
【００１７】
図４は前記ワークフローサーバ２０の構成をより詳細に説明するための図である。図４を参照すると、ワークフローサーバ２０はワークフローエンジン２１、アダプタモージュル２３を含む。
【００１８】
ワークフローエンジン２１は、プロセス定義に基づいた作業を制御し、文書ファイルの追加、修正、削除、検索などのための制御命令をクライアントから受け付けるか或いは自体の演算によって行う。ワークフローエンジン２１は組織管理モージュル、フォルダー管理モジュール、流れ制御（Ｆｌｏｗ Ｃｏｎｔｒｏｌ）モジュール、ＤＢ格納モジュール、ファイル管理モジュールを含む。
【００１９】
組織管理モジュールは、ワークフローシステムに参加する人々を管理するためのモジュールであって、ＩＤ管理、アクセス権限の付与及び削除（ログイン制御）などを行う。
【００２０】
フォルダー管理モジュールは、プロセス定義に関する事項を体系的に管理するためのモジュールであって、どのフォルダーに何のプロセス定義があるかが分かるようにする。例えば、保険フォルダーの中に車両保険プロセス定義、生命保険プロセス定義、火災保険プロセス定義などが保存されるようにすることができる。
【００２１】
流れ制御モジュールは、クライアントコンピュータ１０から伝達される命令又は自体の演算に基づいてＤＢ格納モジュール又はファイル管理モジュールに制御命令を伝達する機能を行う。
【００２２】
ＤＢ格納モジュールは、クライアントコンピュータ１０で定義されたプロセス定義や、ＥＤＭＳサーバ３０に保存されるファイルの経路、文書ファイル間のバージョン関係、文書ファイルの修正日付、修正者に関する事項などをデータベース２５に格納する。
【００２３】
ファイル管理モジュールは、流れ制御モジュールによって制御され、ＥＤＭＳサーバ３０から文書を追加、修正、削除、検索、取り込みなどを行うための関数をそれぞれ備える。ファイル管理モジュールは、このような追加、修正、削除、検索又は取り込み機能を行うためにアダプタモジュール２３から該当する応用プログラムインタフェース（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ ： ＡＰＩ）を呼び出す。
【００２４】
アダプタモジュール２３は、ワークフローエンジン２１とＥＤＭＳサーバ３０とのインタフェースのためのプログラムモジュールであって、既存のいろいろのＥＤＭＳシステムと連動できるようにする。すなわち、既存のＥＤＭＳシステムはそれぞれ文書ファイルを保存する方式が異なるが、本発明のアダプタモジュール２３はワークフローエンジン２１の修正なしでも既存の互いに異なるＥＤＭＳシステムとの自由な連動が可能な構造で設計される。
【００２５】
本発明のワークフローシステムによれば、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールから文書ファイルを追加、修正、削除、検索、取り込みなど文書管理のための命令をファイル管理モジュールに伝達すると、ファイル管理モジュールはアダプタを介してＥＤＭＳサーバ３０からファイルを追加、修正、削除、検索及び取り込み作業を行うことになる。
【００２６】
アダプタモジュール２３は、ワークフローエンジン２１とのインタフェースを行うためのモジュール、すなわちワークフローアダプタ２７と、ＥＤＭＳサーバ３０のファイル管理モジュールとのインタフェースを行うためのモジュール、すなわちＥＤＭＳアダプタモジュール２９の２つのプログラムモジュールを含む。
【００２７】
ワークフローアダプタ２７は、追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ、ログインＡＰＩ、ログアウトＡＰＩ、取り込みＡＰＩを含み、ＥＤＭＳアダプタ２９は、ＥＤＭＳシステムの仕様によるアダプタインプリメンテーション（ＩＭ１、ＩＭ２、・・・、ＩＭｎ）モジュールを少なくとも一つ以上有する。
【００２８】
図５は、ＥＤＭＳサーバ３０の構成をより詳細に説明するための図である。図５を参照すると、ＥＤＭＳサーバ３０は、文書ファイル管理のための応用プログラムと、文書ファイルを格納するためのＥＤＭＳデータベース３３を含む。応用プログラムは、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールと同様に、文書ファイルを追加、修正、削除、検索、ログイン（Ｌｏｇ−ｉｎ）、ログアウト（Ｌｏｇ−ｏｕｔ）するための関数をそれぞれ備える。ＥＤＭＳのファイル管理モジュールは、文書ファイルのバージョン管理を行うものであって、文書ファイルが修正される場合、原本ファイルと修正本ファイルを両方ともＥＤＭＳデータベース３３に格納することにより、ファイルの変更履歴、すなわちどのファイルがいつ、誰によって、どのように変更されたかが分かるようにする。
【００２９】
図４のワークフローアダプタ２７の追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ及び取り込みＡＰＩは、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールの追加、修正、削除、検索及び取り込み関数の呼び出しによって実行され、それぞれのＡＰＩが実行される場合、それぞれのＡＰＩは既に設定されたＥＤＭＳ環境値を読み込み、これに該当するＥＤＭＳアダプタ２９の該当インプリメンテーションを呼び出す。「ＥＤＭＳ環境値」とは、ＥＤＭＳシステムがそれぞれ異なるデータ格納方式をもっているため、クライアントによって既にセットされる値であって、ＥＤＭＳシステムのデータ保存方式、製造社、バージョンなどに関する情報を含む値である。ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、クライアントが入力する環境値に関するデータをワークフローサーバ２０の格納空間に格納している。従って、文書ファイルに対してＥＤＭＳデータベース３３で追加、修正、削除又は検索などの作業をしようとする場合に、ワークフローアダプタ２７の該当ＡＰＩは、環境値を読み込み、対応するＥＤＭＳアダプタ２９内部のアダプタインプリメンテーションを実行する。それぞれのアダプタインプリメンテーションは、特定のＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールとのインタフェースができるように具現されたモジュールであって、アダプタインプリメンテーションが実行されると、該当ＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールのファイルの追加、修正、削除、検索又は取り込み関数が呼び出されてファイル管理が行われる。
【００３０】
一方、ログインＡＰＩは、利用者がワークフローエンジン２１にログオンした後、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールがワークフローアダプタ２７の他のＡＰＩを最初に呼び出す場合、それに先立って呼び出されて実行される。すなわち、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、組織管理モジュールで既に利用者認証のために入力を受けたＩＤやパスワードなどのログイン値をＥＤＭＳサーバ３０に伝達してＥＤＭＳサーバ３０に接続する。従って、システムの内部的にはＥＤＭＳサーバ３０に接続するために別途のログイン過程を経るが、外形からみて、利用者は別途のログイン過程を経ないものと認識することになる。ログアウトＡＰＩは、利用者がワークフローエンジン２１でログアウトすると、自動実行されてＥＤＭＳサーバ３０から自動ログアウトできるようにする。
【００３１】
図６は、本発明に係るワークフローシステムの文書バージョン管理方法を説明するための流れ図である。
【００３２】
ワークフローシステムの利用者が文書ファイルに対する作業を行うが、これに先立って、ワークフローシステムで使用されるＥＤＭＳシステムの環境値を設定する事前作業を行わなければならない（Ｓ１００）。ワークフローエンジン２１は、このような環境設定値をメモリに格納してワークフローアダプタ２７が参考できるようにする。
【００３３】
次に、利用者が文書作業命令を出し（Ｓ１０１）、このような作業命令をクライアントコンピュータ１０を介してワークフローエンジン２１から受けると、前記命令に該当するファイル管理モジュールの関数を呼び出す（Ｓ１０２）。文書作業命令とは、例えば、文書ファイルｆ１に対する追加、修正、削除、検索及び取り込み作業などに関する命令であり、呼び出されるファイル管理モジュールの関数は前記文書作業に対応する関数になる。
【００３４】
前記ファイル管理モジュールによって呼び出された関数は、その関数に対応するワークフローアダプタ２７内のＡＰＩを呼び出す（Ｓ１０３）。ワークフローアダプタ２７は追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ、ログインＡＩ、ログアウトＡＰＩ、取り込みＡＰＩを含む。
【００３５】
前記呼び出されたＡＰＩは、前記環境値に対応する、ＥＤＭＳアダプタ２９内に特定のＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールとのインタフェースができるように具現されたアダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出す（Ｓ１０４）。前記アダプタインプリメンテーションは、前記利用者の文書作業命令を行うことが可能なＥＤＭＳサーバ３０のファイル管理モジュールの関数を呼び出して利用者の命令を行えるようにする（Ｓ１０５）。
【００３６】
前記ＥＤＭＳサーバ３０は、利用者命令遂行結果、文書の内容が修正される場合、修正前の文書ファイルｆ１と修正後の文書ファイルｆ２を別途のファイルにして保存する（Ｓ１０６）。この場合、ＥＤＭＳサーバ３０は、修正後の文書ファイルに関する情報、すなわちファイル名、バーション、修正日付、文書の大きさなどを含む情報をワークフローエンジン２１に伝達し（Ｓ１０７）、ワークフローエンジン２１は、伝達された文書ファイル情報をデータベース２５に格納できるようにする（Ｓ１０８）。このように格納された情報は、以後に利用者が文書ファイルに関する作業を行う際に参考することができるため、文書管理の容易性を増大させる。
【００３７】
一方、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、利用者がワークフローエンジン２１にログオンした後、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールがワークフローアダプタ２７の他のＡＰＩを最初に呼び出す場合、それに先立ってログインＡＰＩを呼び出して実行させることにより、組織管理モジュールで既に利用者認証のために入力を受けたＩＤやパスワードなどのログイン値をＥＤＭＳシステムに伝達してＥＤＭＳシステムに接続する。同様に、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、利用者がワークフローエンジン２１でログアウトすると、ログアウトＡＰＩを自動的に実行してＥＤＭＳシステムから自動的にログアウトできるようにする。
【００３８】
ここで、前記ＥＤＭＳサーバ３０は、利用者命令遂行結果、文書の内容が修正される場合、修正前の文書ファイルｆ１と修正後の文書ファイルｆ２を別途のファイルとして保存する。文書ファイルｆ１の修正部分が全体内容に鑑みて極めて一部であっても、文書ファイルｆ１の変更されていない部分と変更された部分とが合されて新規の文書ファイルｆ２として保存されるので、ＥＤＭＳデータベース３３の容量が大きくなってシステム維持費用が大きくなるという問題点がある。
【００３９】
本発明は、このような点を補完するために文書ファイルが修正される場合、修正前の文書と修正後の文書とを比較して修正部分のみのデータをマークアップ言語（Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）を用いて保存することにより、データ保存量の最小化を可能にする方法及びシステムを提供する。マークアップ言語としてはＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）を代表的に挙げることができる。本発明の好適な実施例ではＸＭＬを用いてデータを保存するが、これに限定されない。そして、ＸＭＬ形式で保存される文書ファイルは、元々ＸＭＬ形式で作成された文書であることも、マイクロソフトワード（拡張子ＤＯＣ）ファイル又はハングルＷＯＲＤＩＡＮ（拡張子ＨＷＰ）ファイルなどのようにＸＭＬで作成されていない文書ファイルであることもできる。
【００４０】
ＸＭＬは、インターネットで既存のＨＴＭＬの限界を克服し、ＳＧＭＬの複雑さを解決する方案であって、ＨＴＭＬに使用者が新しいタグ（ｔａｇ）を定義することが可能な機能が追加されたものである。
【００４１】
本発明の原理は、文書ファイルｆ１をＸＭＬを用いて保存し、文書ファイルｆ１に修正がある場合、修正された文書ファイルｆ２を保存せず、文書ファイルｆ２と文書ファイルｆ１とを比較して、修正された文書部分を含む修正本ファイル△ｆ１のみをＸＭＬを用いて保存することである。
【００４２】
このため、図４で説明したワークフローエンジン２１に変形を加えなければならない。図７は変更されたワークフローエンジン２１を含むワークフローサーバ２０の構成を詳細に説明するための図である。図７を参照すると、図４のワークフローサーバ２０と比較する際、ワークフローエンジン２１には、最初の文書ファイルｆ１と修正された文書ファイルｆ２とを比較して、修正された文書部分を探索し、探索された文書部分をＸＭＬタグ対で含ませて修正本ファイル△ｆ１をＥＤＭＳデータベース３３に格納するための比較格納モジュール２２と、文書ファイルｆ１と修正本ファイル△ｆ１とを結合させて最終本文書ファイルを生成するための最終本生成モジュール２４をさらに含む。ところが、このような比較格納モジュール２２及び最終本生成モジュール２４は必要に応じてクライアントコンピュータ１０に搭載されることもできる。このような変更は当業者に明らかなことであろう。
【００４３】
例えば、ＥＤＭＳデータベース３３に格納されている、ＸＭＬからなる文書ファイルｆ１と、文書ファイルｆ１で「キムシュンイ」を「キムシュキ」に修正した後の文書ファイルｆ２を次のように仮定する。
【００４４】
図８は本発明に係るワークフローシステムでＸＭＬを用いて文書ファイルを修正及び保存し、最終本文書ファイルを生成する過程を説明するための流れ図である。
【００４５】
利用者が文書ファイルｆ１を修正するためには、ＸＭＬを解析し編集することができる一種の編集可能なブラウザＸＭＬ解析及び編集器（図示せず）をクライアントコンピュータ１０に搭載しなければならない。
【００４６】
利用者が文書ファイルｆ１を修正するためには、既に言及したワークフローエンジン２１及びアダプタモジュール２３を用いてＥＤＭＳデータベース３３から取り込みを行い、ＸＭＬ解析及び編集器を用いてクライアントコンピュータ１０の画面に文書ファイルｆ１をディスプレイする（Ｓ２００）。この際、文書ファイルｆ１はクライアントコンピュータ１０のＲＡＭに臨時保存した状態にある。
【００４７】
利用者がＸＭＬ解析器を用いて「キムシュンイ」を「キムシュキ」に修正し、保存命令を出すと、原本文書ファイルｆ１は以前と同様にＥＤＭＳデータベース３３に格納され、ＸＭＬ解析器は文書ファイルｆ１と文書ファイルｆ２をワークフローエンジン２１のＲＡＭに伝達する（Ｓ２０１）。
【００４８】
ワークフローエンジン２１の比較格納モジュール２２は、文書ファイルｆ１と修正された文書ファイルｆ２とを比較して、修正された文書部分を探索し、修正された部分を含むＸＭＬタグ対を基準として修正本ファイル△ｆ１を生成する（Ｓ２０２）。
【００４９】
次に、一般的な文書ファイル追加過程と同様に、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、ファイル追加命令をファイル管理モジュールに伝達してアダプタモジュール２３及びＥＤＭＳのファイル管理モジュールを経て修正本ファイル△ｆ１をＥＤＭＳデータベース３３に格納する（Ｓ２０３）。その後、ＥＤＭＳサーバ３０は修正後の文書ファイルに関する情報、すなわち最初から最終までの文書ファイルｆ１及びｆ２のバージョン、修正本ファイル名△ｆ１、修正日付、文書の大きさなどを含む情報をワークフローエンジン２１に伝達してデータベース２５に格納できるようにする（Ｓ２０４）。
【００５０】
利用者がデータベース２５で最終本文書ファイルのバージョンを確認し、最終本文書ファイルｆ２の取り込みを要請する場合（Ｓ２０５）、最終本生成モジュール２４はデータベース２５を参考して最初文書ファイルｆ１及び修正本ファイル△ｆ１の経路を確認して取り込み命令をファイル管理モジュールに伝達し、次に文書ファイルｆ２及び△ｆ１を結合することにより、最終本ファイルを利用者に表示する（Ｓ２０６）。従って、利用者はいつでも所望のバージョンの文書ファイルを取り込むか或いは修正することができる。
【００５１】
次に、修正本ファイル△ｆ１を決定する方法について説明する。
【００５２】
修正本ファイルは、基準タグと基準タグに含まれた文書部分との組み合わせからなる。ここで、「基準タグ」とは文書内で重複せず、文書の修正部分と最も隣接しているタグを意味し、一対で存在する。
【００５３】
原則的に修正本ファイルを生成する場合において、文書で修正された部分を含む最も隣接した一対のタグとそのタグを基準としてそのタグに含まれた文書内容を修正本ファイルに生成する。ところが、最も隣接したタグが文書内の他の部分で重複して存在する場合には、修正本と原本ファイルを結合して最終本を生成することができないという問題が発生する可能性がある。従って、文書の修正部分と最も隣接したタグが文書の他の部分においても存在する場合には、その次に隣接するタグを修正本ファイルの基準タグに設定する。
【００５４】
前記ＸＭＬからなる文書ファイルｆ１、ｆ２をみれば、修正された文書部分の「キムシュキ」を含んで最も隣接したタグを含ませた＜ｎａｍｅ＞キムシュキ＜／ｎａｍｅ＞部分を修正本ファイルと決定すると、修正本ファイルと原本ファイルとしての文書ファイルｆ１とを結合して文書ファイルｆ２を生成しようとする場合、＜ｎａｍｅ＞及び＜／ｎａｍｅ＞のタグ対は文書ｆ１内で他の部分にも重複しており、修正本ファイルを文書ファイルｆ１のいずれの部分と代替するかを判断することができなくなる。
【００５５】
従って、＜ｎａｍｅ＞及び＜／ｎａｍｅ＞のタグ対は、基準タグになることができない。その次に隣接したタグ対を検索した後、文書ファイルｆ１内の他の部分で同一のタグが存在するか否かを判断し、同一のタグが存在すれば、その次に隣接したタグ対を検索する過程を繰り返し、同一のタグが存在しなければ、そのようなタグ対を基準としてその内部にある文書内容を修正本ファイル△ｆ１と決定する。前記実施例では、「キムシュキ」を含んでいる、最も隣接し且つ文書内で重複しないタグ、すなわち基準タグは＜ｍｅｍｂｅｒ２＞、＜／ｍｅｍｂｅｒ２＞のタグ対となるので、このような基準タグによって修正本ファイル△ｆ１が生成される。
【００５６】
このような修正本ファイルを決定するアルゴリズムを有するプログラムモジュールは、前記比較格納モジュールに含まれることが好ましい。
【００５７】
利用者がデータベース２５で最終本文書ファイルのバージョンを確認し、最終本文書ファイルｆ２を取り込もうとする場合、最終本生成モジュール２４はデータベース２５を参考して最初文書ファイルｆ１及び修正本ファイルの経路を確認して取り込み命令をファイル管理モジュールに伝達し、次に文書ファイルｆ２及び△ｆ１を結合することにより、最終本ファイルを利用者に表示する。本発明の実施例では、文書ファイルｆ１の＜ｍｅｍｂｅｒ２＞、＜／ｍｅｍｂｅｒ２＞のタグ対以内部分が修正本ファイル△ｆ１によって代替されることにより、最終本文書ファイルｆ２が生成される。
【００５８】
文書ファイルｆ２に再び修正を加えて最終本文書ファイルがｆ３であり、修正本ファイル△ｆ２がさらに存在すると仮定すれば、この際も、第１段階として、前述したように文書ファイルｆ２を生成する。次に、文書ファイルｆ２と修正本ファイル△ｆ２とを結合して最終本文書ファイルｆ３を生成する。
【００５９】
以上説明された具体的な実施形態はあくまでも本発明の技術内容を明確にするためのものである。本発明の権利範囲は、そのような例にのみ限定して狭義に解されるべきものではなく、本発明の思想と特許請求の範囲内で実施されるいろいろの変形と変更を含む。
【００６０】
〔発明の効果〕
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムとＥＤＭＳとの効果的なインタフェースを介してワークフローシステムでも文書ファイルの変更履歴を効果的に管理することができるため、体系的な文書バージョン管理が可能であるという効果を伴う。
【００６１】
また、文書ファイルの保存方式において、ＸＭＬのようなマークアップ言語を使用することにより、保存される文書ファイルのデータ量を最小化することができるため、文書管理にかかる費用を最小化することができる。
【００６２】
また、既存のＥＤＭＳシステムを変更せず、ワークフローシステムとのインタフェースを可能とすることにより、システムの具現が容易である。
【図面の簡単な説明】
【図１】
保険加入サービス処理業務のビジネスプロセスを説明するための図である。
【図２】
図１の保険加入処理サービスのために従来のワークフローシステムで単位業務別に文書ファイルが処理される過程を示すための図である。
【図３】
本発明に係るワークフローシステムの適用状態を説明するための図である。
【図４】
図３のワークフローサーバの構成をより詳細に説明するための図である。
【図５】
図３のＥＤＭＳサーバの構成をより詳細に説明するための図である。
【図６】
本発明に係るワークフローシステムの文書バージョン管理方法を説明するための流れ図である。
【図７】
図４のワークフローサーバの変形実施例を説明するための図である。
【図８】
本発明に係るワークフローシステムでＸＭＬを用いて文書ファイルを修正及び保存し、最終本の文書ファイルを生成する過程を説明するための流れ図である。
【符号の説明】
１０ クライアントコンピュータ
２０ ワークフローサーバ
２１ ワークフローエンジン
２２ 比較格納モジュール
２３ アダプタモジュール
２４ 最終本生成モジュール
２５ データベース
２７ ワークフローアダプタモジュール
２９ ＥＤＭＳアダプタモジュール
３０ ＥＤＭＳサーバ
本発明は、ワークフローシステムに係り、さらに詳しくは、ワークフローシステムで用いられる文書の追加、修正及び削除などが行われる場合に文書の変更履歴を管理することができると共に、保存される文書のデータ量を最小化することができる、文書バージョン管理が可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法に関する。
【０００１】
〔従来の技術〕
一般に、文書と情報又は業務が一連の手続又は規則によって一つの参与者から他の参与者に伝達される、全体若しくは部分的に具現されたビジネスプロセスをワークフローという。ワークフローシステムはこのようなワークフローを統合的に管理するための自動化システムである。
【０００２】
ビジネスプロセスの例としては、保険社での保険加入サービス処理業務、宅配社での配達サービス処理業務、銀行での貸出サービス処理業務などが挙げられる。ワークフローシステムは、日常に存在する組織内外の業務と関連のある資源と資源間の関係及び流れからなる前記のようなビジネスプロセスを解析し、実際人々がこれを用いて業務処理を行うことが可能な形態で具体化する作業を行い、このような遂行過程をプロセス定義（Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｄｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）という。
【０００３】
図１を参照して保険加入サービス処理業務をより具体的に考察すると、顧客からの注文受付、加入処理のための書類作成業務、作成された書類の承認業務の順で業務のプロセスが形成される。前記保険加入サービス処理業務では注文受付、書類作成、書類の承認業務それぞれがワークフローにおいて一つの単位業務（Ａｃｔｉｖｉｔｙ）になる。ワークフロー上で、単位業務はプロセスを構成する論理的最小単位として人、資源、情報を包括する概念である。
【０００４】
図２は図１の保険加入処理サービスのために従来のワークフローシステムで単位業務別に文書ファイルが処理される過程を示すための図である。まず、顧客が電話、訪問又はインターネットを介して加入申込みをすると、受付担当者は、顧客の身の上情報、所得などその他の保険料算定または保険加入承認に必要な入力データを書き込むことにより、注文受付単位業務での文書ファイルｆ１を完成し、共通データベースに格納する。
【０００５】
その後、規定されたプロセス定義に基づいてワークフローシステムによって次の担当者に文書ファイルｆ１が伝達されると、加入処理のための書類作成単位業務で保険料算定または保険加入承認のための各種データを文書ファイルｆ１に追加して文書ファイルｆ２を生成し、共通データベースに格納する。この際、文書ファイルｆ１は文書ファイルｆ２で代替されて共通データベースに格納され、最初の文書ファイルｆ１は存在しなくなる。
【０００６】
文書ファイルｆ２は、作成された書類の承認業務で最終保険料または加入承認に対するメッセージがさらに添加されることにより、文書ファイルｆ３で代替されて共通データベースに格納され、文書ファイルｆ２は 存在しなくなる。
【０００７】
従って、従来のワークフローシステムでは、それぞれのビジネスプロセス上で処理される単位業務上発生する文書のバージョン管理が行われないから、文書の変更履歴を管理することができないため、どの単位業務で文書の何の内容が変更されたかを把握することができないという問題点がある。
【０００８】
現在文書のバージョン管理を行うことが可能な道具として、電子文書管理システム（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ ： ＥＤＭＳ）を挙げることができる。ＥＤＭＳはコンピュータプログラムと記憶装置を用いて企業内の各種文書を管理するシステムである。すなわち、ＥＤＭＳは、企業と企業内の使用者が文書を作るか或いは紙文書を電子文書の形態に変換した後、保存、編集、出力及び処理できるようにし、テキスト形式だけでなく、イメージ、ビデオ、オーディオ形式の文書を管理できるようにする。ＥＤＭＳは、文書が修正または編集されて内容が変更される度ごとに新規バージョンの文書を生成して以前の文書ファイルとは別途に保存することにより、文書の変更履歴管理を容易にする。ところが、このようなＥＤＭＳは、文書の変更履歴の管理を主とし、企業内の業務流れに従って作業を円滑にするワークフローのシステムの機能を行うことはできないという問題点がある。
【０００９】
〔発明が解決しようとする課題〕
本発明は、かかる問題点を解決するためのもので、その目的は、ワークフローシステムとＥＤＭＳとの効果的なインタフェースを介してワークフローシステムでも文書ファイルの変更履歴を管理することが可能なワークフローシステム及びこれを用いた文書バージョン管理方法を提供することにある。
【００１０】
本発明の他の目的は、互いに異なるバージョンの文書を格納するに際して、格納するデータ量を最小化することが可能なワークフローシステムの文書バージョン管理システム及び方法を提供することにある。
【００１１】
〔課題を解決するための手段〕
上記目的を達成するために、本発明は、少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン及びデータベースを備えるワークフローシステムにおいて、前記ワークフローエンジンは、前記クライアントコンピュータから伝達される命令または自体の演算に基づいて制御命令を生成するための流れ制御モジュールと、前記クライアントコンピュータで定義されたプロセス定義や、前記ＥＤＭＳサーバに保存される文書ファイルの経路、文書ファイル間のバージョン関係、文書ファイルの修正日付、修正者などを含む情報をデータベースに格納するためのＤＢ格納モジュールと、前記流れ制御モジュールによって制御され、前記ＥＤＭＳサーバから文書ファイル管理のための関数を呼び出すためのファイル管理モジュールとを備え、前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのためのアダプタモジュールをさらに備えるワークフローシステムを提供する。
【００１２】
また、本発明は、少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン、データベース、及び前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのために複数の応用プログラムインタフェース（ＡＰＩ）と前記ＥＤＭＳサーバの前記ファイル管理関数を呼び出すためのアダプタインプリメンテーションモジュールを含むアダプタモジュールを備えるワークフローシステムの文書バージョン管理方法であって、前記ＥＤＭＳサーバの仕様に関する情報を含む環境値を保存する段階と、前記ワークフローエンジンが前記クライアントコンピュータを介して文書作業命令の伝達を受け、前記アダプタモジュール内の該当ＡＰＩを呼び出す段階と、前記呼び出されたＡＰＩが前記環境値に対応する、前記アダプタモジュール内の前記アダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出す段階と、前記アダプタインプリメンテーションモジュールが前記利用者の文書作業命令を行うことが可能な前記ＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールの関数を呼び出して利用者の命令を行えるようにする段階とを含むワークフローシステムの文書バージョン管理方法を提供する。
【００１３】
〔発明の実施の形態〕
以下、添付図面に基づいて本発明の好適な実施例を詳細に説明する。
【００１４】
図３は本発明に係るワークフローシステムの適用状態を説明するための図である。図３によれば、ワークフローシステム（ワークフローサーバ２０）は少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ１０とＥＤＭＳサーバ３０に連結され、前記システム等は内部のＬＡＮ、ＷＡＮまたはインターネット網によって相互接続可能になっている。本発明で意味する「インターネット網」とは、ＴＣＰ／ＩＰ及びＨＴＴＰ、無線インターネットプロトコル（例：ＷＡＰ）のような標準プロトコルによって相互接続されたネットワークの集合であって、現存する標準プロトコルに対する変更または添加を含み、今後の様々な変化を含む概念である。
【００１５】
クライアントコンピュータ１０は、プロセス定義を行ってワークフローサーバ２０に伝達及び格納し、ワークフローサーバ２０を介してＥＤＭＳサーバ３０に文書ファイル管理のための命令を伝達する。
【００１６】
ワークフローサーバ２０は、ワークフローエンジン２１を搭載してクライアントコンピュータ１０からプロセス定義を始めとした制御命令の伝達を受け、データベース２５に格納し或いはＥＤＭＳを制御する。
【００１７】
図４は前記ワークフローサーバ２０の構成をより詳細に説明するための図である。図４を参照すると、ワークフローサーバ２０はワークフローエンジン２１、アダプタモージュル２３を含む。
【００１８】
ワークフローエンジン２１は、プロセス定義に基づいた作業を制御し、文書ファイルの追加、修正、削除、検索などのための制御命令をクライアントから受け付けるか或いは自体の演算によって行う。ワークフローエンジン２１は組織管理モージュル、フォルダー管理モジュール、流れ制御（Ｆｌｏｗ Ｃｏｎｔｒｏｌ）モジュール、ＤＢ格納モジュール、ファイル管理モジュールを含む。
【００１９】
組織管理モジュールは、ワークフローシステムに参加する人々を管理するためのモジュールであって、ＩＤ管理、アクセス権限の付与及び削除（ログイン制御）などを行う。
【００２０】
フォルダー管理モジュールは、プロセス定義に関する事項を体系的に管理するためのモジュールであって、どのフォルダーに何のプロセス定義があるかが分かるようにする。例えば、保険フォルダーの中に車両保険プロセス定義、生命保険プロセス定義、火災保険プロセス定義などが保存されるようにすることができる。
【００２１】
流れ制御モジュールは、クライアントコンピュータ１０から伝達される命令又は自体の演算に基づいてＤＢ格納モジュール又はファイル管理モジュールに制御命令を伝達する機能を行う。
【００２２】
ＤＢ格納モジュールは、クライアントコンピュータ１０で定義されたプロセス定義や、ＥＤＭＳサーバ３０に保存されるファイルの経路、文書ファイル間のバージョン関係、文書ファイルの修正日付、修正者に関する事項などをデータベース２５に格納する。
【００２３】
ファイル管理モジュールは、流れ制御モジュールによって制御され、ＥＤＭＳサーバ３０から文書を追加、修正、削除、検索、取り込みなどを行うための関数をそれぞれ備える。ファイル管理モジュールは、このような追加、修正、削除、検索又は取り込み機能を行うためにアダプタモジュール２３から該当する応用プログラムインタフェース（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ ： ＡＰＩ）を呼び出す。
【００２４】
アダプタモジュール２３は、ワークフローエンジン２１とＥＤＭＳサーバ３０とのインタフェースのためのプログラムモジュールであって、既存のいろいろのＥＤＭＳシステムと連動できるようにする。すなわち、既存のＥＤＭＳシステムはそれぞれ文書ファイルを保存する方式が異なるが、本発明のアダプタモジュール２３はワークフローエンジン２１の修正なしでも既存の互いに異なるＥＤＭＳシステムとの自由な連動が可能な構造で設計される。
【００２５】
本発明のワークフローシステムによれば、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールから文書ファイルを追加、修正、削除、検索、取り込みなど文書管理のための命令をファイル管理モジュールに伝達すると、ファイル管理モジュールはアダプタを介してＥＤＭＳサーバ３０からファイルを追加、修正、削除、検索及び取り込み作業を行うことになる。
【００２６】
アダプタモジュール２３は、ワークフローエンジン２１とのインタフェースを行うためのモジュール、すなわちワークフローアダプタ２７と、ＥＤＭＳサーバ３０のファイル管理モジュールとのインタフェースを行うためのモジュール、すなわちＥＤＭＳアダプタモジュール２９の２つのプログラムモジュールを含む。
【００２７】
ワークフローアダプタ２７は、追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ、ログインＡＰＩ、ログアウトＡＰＩ、取り込みＡＰＩを含み、ＥＤＭＳアダプタ２９は、ＥＤＭＳシステムの仕様によるアダプタインプリメンテーション（ＩＭ１、ＩＭ２、・・・、ＩＭｎ）モジュールを少なくとも一つ以上有する。
【００２８】
図５は、ＥＤＭＳサーバ３０の構成をより詳細に説明するための図である。図５を参照すると、ＥＤＭＳサーバ３０は、文書ファイル管理のための応用プログラムと、文書ファイルを格納するためのＥＤＭＳデータベース３３を含む。応用プログラムは、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールと同様に、文書ファイルを追加、修正、削除、検索、ログイン（Ｌｏｇ−ｉｎ）、ログアウト（Ｌｏｇ−ｏｕｔ）するための関数をそれぞれ備える。ＥＤＭＳのファイル管理モジュールは、文書ファイルのバージョン管理を行うものであって、文書ファイルが修正される場合、原本ファイルと修正本ファイルを両方ともＥＤＭＳデータベース３３に格納することにより、ファイルの変更履歴、すなわちどのファイルがいつ、誰によって、どのように変更されたかが分かるようにする。
【００２９】
図４のワークフローアダプタ２７の追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ及び取り込みＡＰＩは、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールの追加、修正、削除、検索及び取り込み関数の呼び出しによって実行され、それぞれのＡＰＩが実行される場合、それぞれのＡＰＩは既に設定されたＥＤＭＳ環境値を読み込み、これに該当するＥＤＭＳアダプタ２９の該当インプリメンテーションを呼び出す。「ＥＤＭＳ環境値」とは、ＥＤＭＳシステムがそれぞれ異なるデータ格納方式をもっているため、クライアントによって既にセットされる値であって、ＥＤＭＳシステムのデータ保存方式、製造社、バージョンなどに関する情報を含む値である。ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、クライアントが入力する環境値に関するデータをワークフローサーバ２０の格納空間に格納している。従って、文書ファイルに対してＥＤＭＳデータベース３３で追加、修正、削除又は検索などの作業をしようとする場合に、ワークフローアダプタ２７の該当ＡＰＩは、環境値を読み込み、対応するＥＤＭＳアダプタ２９内部のアダプタインプリメンテーションを実行する。それぞれのアダプタインプリメンテーションは、特定のＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールとのインタフェースができるように具現されたモジュールであって、アダプタインプリメンテーションが実行されると、該当ＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールのファイルの追加、修正、削除、検索又は取り込み関数が呼び出されてファイル管理が行われる。
【００３０】
一方、ログインＡＰＩは、利用者がワークフローエンジン２１にログオンした後、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールがワークフローアダプタ２７の他のＡＰＩを最初に呼び出す場合、それに先立って呼び出されて実行される。すなわち、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、組織管理モジュールで既に利用者認証のために入力を受けたＩＤやパスワードなどのログイン値をＥＤＭＳサーバ３０に伝達してＥＤＭＳサーバ３０に接続する。従って、システムの内部的にはＥＤＭＳサーバ３０に接続するために別途のログイン過程を経るが、外形からみて、利用者は別途のログイン過程を経ないものと認識することになる。ログアウトＡＰＩは、利用者がワークフローエンジン２１でログアウトすると、自動実行されてＥＤＭＳサーバ３０から自動ログアウトできるようにする。
【００３１】
図６は、本発明に係るワークフローシステムの文書バージョン管理方法を説明するための流れ図である。
【００３２】
ワークフローシステムの利用者が文書ファイルに対する作業を行うが、これに先立って、ワークフローシステムで使用されるＥＤＭＳシステムの環境値を設定する事前作業を行わなければならない（Ｓ１００）。ワークフローエンジン２１は、このような環境設定値をメモリに格納してワークフローアダプタ２７が参考できるようにする。
【００３３】
次に、利用者が文書作業命令を出し（Ｓ１０１）、このような作業命令をクライアントコンピュータ１０を介してワークフローエンジン２１から受けると、前記命令に該当するファイル管理モジュールの関数を呼び出す（Ｓ１０２）。文書作業命令とは、例えば、文書ファイルｆ１に対する追加、修正、削除、検索及び取り込み作業などに関する命令であり、呼び出されるファイル管理モジュールの関数は前記文書作業に対応する関数になる。
【００３４】
前記ファイル管理モジュールによって呼び出された関数は、その関数に対応するワークフローアダプタ２７内のＡＰＩを呼び出す（Ｓ１０３）。ワークフローアダプタ２７は追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、検索ＡＰＩ、ログインＡＩ、ログアウトＡＰＩ、取り込みＡＰＩを含む。
【００３５】
前記呼び出されたＡＰＩは、前記環境値に対応する、ＥＤＭＳアダプタ２９内に特定のＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールとのインタフェースができるように具現されたアダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出す（Ｓ１０４）。前記アダプタインプリメンテーションは、前記利用者の文書作業命令を行うことが可能なＥＤＭＳサーバ３０のファイル管理モジュールの関数を呼び出して利用者の命令を行えるようにする（Ｓ１０５）。
【００３６】
前記ＥＤＭＳサーバ３０は、利用者命令遂行結果、文書の内容が修正される場合、修正前の文書ファイルｆ１と修正後の文書ファイルｆ２を別途のファイルにして保存する（Ｓ１０６）。この場合、ＥＤＭＳサーバ３０は、修正後の文書ファイルに関する情報、すなわちファイル名、バーション、修正日付、文書の大きさなどを含む情報をワークフローエンジン２１に伝達し（Ｓ１０７）、ワークフローエンジン２１は、伝達された文書ファイル情報をデータベース２５に格納できるようにする（Ｓ１０８）。このように格納された情報は、以後に利用者が文書ファイルに関する作業を行う際に参考することができるため、文書管理の容易性を増大させる。
【００３７】
一方、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、利用者がワークフローエンジン２１にログオンした後、ワークフローエンジン２１のファイル管理モジュールがワークフローアダプタ２７の他のＡＰＩを最初に呼び出す場合、それに先立ってログインＡＰＩを呼び出して実行させることにより、組織管理モジュールで既に利用者認証のために入力を受けたＩＤやパスワードなどのログイン値をＥＤＭＳシステムに伝達してＥＤＭＳシステムに接続する。同様に、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、利用者がワークフローエンジン２１でログアウトすると、ログアウトＡＰＩを自動的に実行してＥＤＭＳシステムから自動的にログアウトできるようにする。
【００３８】
ここで、前記ＥＤＭＳサーバ３０は、利用者命令遂行結果、文書の内容が修正される場合、修正前の文書ファイルｆ１と修正後の文書ファイルｆ２を別途のファイルとして保存する。文書ファイルｆ１の修正部分が全体内容に鑑みて極めて一部であっても、文書ファイルｆ１の変更されていない部分と変更された部分とが合されて新規の文書ファイルｆ２として保存されるので、ＥＤＭＳデータベース３３の容量が大きくなってシステム維持費用が大きくなるという問題点がある。
【００３９】
本発明は、このような点を補完するために文書ファイルが修正される場合、修正前の文書と修正後の文書とを比較して修正部分のみのデータをマークアップ言語（Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）を用いて保存することにより、データ保存量の最小化を可能にする方法及びシステムを提供する。マークアップ言語としてはＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）を代表的に挙げることができる。本発明の好適な実施例ではＸＭＬを用いてデータを保存するが、これに限定されない。そして、ＸＭＬ形式で保存される文書ファイルは、元々ＸＭＬ形式で作成された文書であることも、マイクロソフトワード（拡張子ＤＯＣ）ファイル又はハングルＷＯＲＤＩＡＮ（拡張子ＨＷＰ）ファイルなどのようにＸＭＬで作成されていない文書ファイルであることもできる。
【００４０】
ＸＭＬは、インターネットで既存のＨＴＭＬの限界を克服し、ＳＧＭＬの複雑さを解決する方案であって、ＨＴＭＬに使用者が新しいタグ（ｔａｇ）を定義することが可能な機能が追加されたものである。
【００４１】
本発明の原理は、文書ファイルｆ１をＸＭＬを用いて保存し、文書ファイルｆ１に修正がある場合、修正された文書ファイルｆ２を保存せず、文書ファイルｆ２と文書ファイルｆ１とを比較して、修正された文書部分を含む修正本ファイル△ｆ１のみをＸＭＬを用いて保存することである。
【００４２】
このため、図４で説明したワークフローエンジン２１に変形を加えなければならない。図７は変更されたワークフローエンジン２１を含むワークフローサーバ２０の構成を詳細に説明するための図である。図７を参照すると、図４のワークフローサーバ２０と比較する際、ワークフローエンジン２１には、最初の文書ファイルｆ１と修正された文書ファイルｆ２とを比較して、修正された文書部分を探索し、探索された文書部分をＸＭＬタグ対で含ませて修正本ファイル△ｆ１をＥＤＭＳデータベース３３に格納するための比較格納モジュール２２と、文書ファイルｆ１と修正本ファイル△ｆ１とを結合させて最終本文書ファイルを生成するための最終本生成モジュール２４をさらに含む。ところが、このような比較格納モジュール２２及び最終本生成モジュール２４は必要に応じてクライアントコンピュータ１０に搭載されることもできる。このような変更は当業者に明らかなことであろう。
【００４３】
例えば、ＥＤＭＳデータベース３３に格納されている、ＸＭＬからなる文書ファイルｆ１と、文書ファイルｆ１で「キムシュンイ」を「キムシュキ」に修正した後の文書ファイルｆ２を次のように仮定する。
【００４４】
【００４５】
利用者が文書ファイルｆ１を修正するためには、ＸＭＬを解析し編集することができる一種の編集可能なブラウザＸＭＬ解析及び編集器（図示せず）をクライアントコンピュータ１０に搭載しなければならない。
【００４６】
利用者が文書ファイルｆ１を修正するためには、既に言及したワークフローエンジン２１及びアダプタモジュール２３を用いてＥＤＭＳデータベース３３から取り込みを行い、ＸＭＬ解析及び編集器を用いてクライアントコンピュータ１０の画面に文書ファイルｆ１をディスプレイする（Ｓ２００）。この際、文書ファイルｆ１はクライアントコンピュータ１０のＲＡＭに臨時保存した状態にある。
【００４７】
利用者がＸＭＬ解析器を用いて「キムシュンイ」を「キムシュキ」に修正し、保存命令を出すと、原本文書ファイルｆ１は以前と同様にＥＤＭＳデータベース３３に格納され、ＸＭＬ解析器は文書ファイルｆ１と文書ファイルｆ２をワークフローエンジン２１のＲＡＭに伝達する（Ｓ２０１）。
【００４８】
ワークフローエンジン２１の比較格納モジュール２２は、文書ファイルｆ１と修正された文書ファイルｆ２とを比較して、修正された文書部分を探索し、修正された部分を含むＸＭＬタグ対を基準として修正本ファイル△ｆ１を生成する（Ｓ２０２）。
【００４９】
次に、一般的な文書ファイル追加過程と同様に、ワークフローエンジン２１の流れ制御モジュールは、ファイル追加命令をファイル管理モジュールに伝達してアダプタモジュール２３及びＥＤＭＳのファイル管理モジュールを経て修正本ファイル△ｆ１をＥＤＭＳデータベース３３に格納する（Ｓ２０３）。その後、ＥＤＭＳサーバ３０は修正後の文書ファイルに関する情報、すなわち最初から最終までの文書ファイルｆ１及びｆ２のバージョン、修正本ファイル名△ｆ１、修正日付、文書の大きさなどを含む情報をワークフローエンジン２１に伝達してデータベース２５に格納できるようにする（Ｓ２０４）。
【００５０】
利用者がデータベース２５で最終本文書ファイルのバージョンを確認し、最終本文書ファイルｆ２の取り込みを要請する場合（Ｓ２０５）、最終本生成モジュール２４はデータベース２５を参考して最初文書ファイルｆ１及び修正本ファイル△ｆ１の経路を確認して取り込み命令をファイル管理モジュールに伝達し、次に文書ファイルｆ２及び△ｆ１を結合することにより、最終本ファイルを利用者に表示する（Ｓ２０６）。従って、利用者はいつでも所望のバージョンの文書ファイルを取り込むか或いは修正することができる。
【００５１】
次に、修正本ファイル△ｆ１を決定する方法について説明する。
【００５２】
修正本ファイルは、基準タグと基準タグに含まれた文書部分との組み合わせからなる。ここで、「基準タグ」とは文書内で重複せず、文書の修正部分と最も隣接しているタグを意味し、一対で存在する。
【００５３】
原則的に修正本ファイルを生成する場合において、文書で修正された部分を含む最も隣接した一対のタグとそのタグを基準としてそのタグに含まれた文書内容を修正本ファイルに生成する。ところが、最も隣接したタグが文書内の他の部分で重複して存在する場合には、修正本と原本ファイルを結合して最終本を生成することができないという問題が発生する可能性がある。従って、文書の修正部分と最も隣接したタグが文書の他の部分においても存在する場合には、その次に隣接するタグを修正本ファイルの基準タグに設定する。
【００５４】
前記ＸＭＬからなる文書ファイルｆ１、ｆ２をみれば、修正された文書部分の「キムシュキ」を含んで最も隣接したタグを含ませた＜ｎａｍｅ＞キムシュキ＜／ｎａｍｅ＞部分を修正本ファイルと決定すると、修正本ファイルと原本ファイルとしての文書ファイルｆ１とを結合して文書ファイルｆ２を生成しようとする場合、＜ｎａｍｅ＞及び＜／ｎａｍｅ＞のタグ対は文書ｆ１内で他の部分にも重複しており、修正本ファイルを文書ファイルｆ１のいずれの部分と代替するかを判断することができなくなる。
【００５５】
従って、＜ｎａｍｅ＞及び＜／ｎａｍｅ＞のタグ対は、基準タグになることができない。その次に隣接したタグ対を検索した後、文書ファイルｆ１内の他の部分で同一のタグが存在するか否かを判断し、同一のタグが存在すれば、その次に隣接したタグ対を検索する過程を繰り返し、同一のタグが存在しなければ、そのようなタグ対を基準としてその内部にある文書内容を修正本ファイル△ｆ１と決定する。前記実施例では、「キムシュキ」を含んでいる、最も隣接し且つ文書内で重複しないタグ、すなわち基準タグは＜ｍｅｍｂｅｒ２＞、＜／ｍｅｍｂｅｒ２＞のタグ対となるので、このような基準タグによって修正本ファイル△ｆ１が生成される。
【００５６】
【００５７】
利用者がデータベース２５で最終本文書ファイルのバージョンを確認し、最終本文書ファイルｆ２を取り込もうとする場合、最終本生成モジュール２４はデータベース２５を参考して最初文書ファイルｆ１及び修正本ファイルの経路を確認して取り込み命令をファイル管理モジュールに伝達し、次に文書ファイルｆ２及び△ｆ１を結合することにより、最終本ファイルを利用者に表示する。本発明の実施例では、文書ファイルｆ１の＜ｍｅｍｂｅｒ２＞、＜／ｍｅｍｂｅｒ２＞のタグ対以内部分が修正本ファイル△ｆ１によって代替されることにより、最終本文書ファイルｆ２が生成される。
【００５８】
文書ファイルｆ２に再び修正を加えて最終本文書ファイルがｆ３であり、修正本ファイル△ｆ２がさらに存在すると仮定すれば、この際も、第１段階として、前述したように文書ファイルｆ２を生成する。次に、文書ファイルｆ２と修正本ファイル△ｆ２とを結合して最終本文書ファイルｆ３を生成する。
【００５９】
以上説明された具体的な実施形態はあくまでも本発明の技術内容を明確にするためのものである。本発明の権利範囲は、そのような例にのみ限定して狭義に解されるべきものではなく、本発明の思想と特許請求の範囲内で実施されるいろいろの変形と変更を含む。
【００６０】
〔発明の効果〕
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローシステムとＥＤＭＳとの効果的なインタフェースを介してワークフローシステムでも文書ファイルの変更履歴を効果的に管理することができるため、体系的な文書バージョン管理が可能であるという効果を伴う。
【００６１】
また、文書ファイルの保存方式において、ＸＭＬのようなマークアップ言語を使用することにより、保存される文書ファイルのデータ量を最小化することができるため、文書管理にかかる費用を最小化することができる。
【００６２】
また、既存のＥＤＭＳシステムを変更せず、ワークフローシステムとのインタフェースを可能とすることにより、システムの具現が容易である。
【図面の簡単な説明】
【図１】
保険加入サービス処理業務のビジネスプロセスを説明するための図である。
【図２】
図１の保険加入処理サービスのために従来のワークフローシステムで単位業務別に文書ファイルが処理される過程を示すための図である。
【図３】
本発明に係るワークフローシステムの適用状態を説明するための図である。
【図４】
図３のワークフローサーバの構成をより詳細に説明するための図である。
【図５】
図３のＥＤＭＳサーバの構成をより詳細に説明するための図である。
【図６】
本発明に係るワークフローシステムの文書バージョン管理方法を説明するための流れ図である。
【図７】
図４のワークフローサーバの変形実施例を説明するための図である。
【図８】
本発明に係るワークフローシステムでＸＭＬを用いて文書ファイルを修正及び保存し、最終本の文書ファイルを生成する過程を説明するための流れ図である。
【符号の説明】
１０ クライアントコンピュータ
２０ ワークフローサーバ
２１ ワークフローエンジン
２２ 比較格納モジュール
２３ アダプタモジュール
２４ 最終本生成モジュール
２５ データベース
２７ ワークフローアダプタモジュール
２９ ＥＤＭＳアダプタモジュール
３０ ＥＤＭＳサーバ
Claims (11)
- 少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン及びデータベースを備えるワークフローシステムにおいて、
前記ワークフローエンジンは、
前記クライアントコンピュータから伝達される命令または自体の演算に基づいて制御命令を生成するための流れ制御モジュールと、
前記クライアントコンピュータで定義されたプロセス定義や、前記ＥＤＭＳサーバに保存される文書ファイルの経路、文書ファイル間のバージョン関係、文書ファイルの修正日付、修正者などを含む情報をデータベースに格納するためのＤＢ格納モジュールと、
前記流れ制御モジュールによって制御され、前記ＥＤＭＳサーバから文書ファイル管理のための関数を呼び出すためのファイル管理モジュールとを備え、
前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのためのアダプタモジュールをさらに備えることを特徴とする文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。 - 前記アダプタモジュールは、前記ワークフローエンジンとのインタフェースを行うためのワークフローアダプタモジュールと、前記ＥＤＭＳサーバのファイル管理モジュールとのインタフェースを行うためのＥＤＭＳアダプタモジュールとからなることを特徴とする請求項１記載の文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。
- 前記ワークフローアダプタモジュールは追加ＡＰＩ、修正ＡＰＩ、削除ＡＰＩ、ログインＡＰＩ、ログアウトＡＰＩ、取り込みＡＰＩを含み、前記ＥＤＭＳアダプタはＥＤＭＳサーバの仕様に応じてＥＤＭＳサーバのファイル管理モジュールとのインタフェースができるように具現された少なくとも一つ以上のアダプタインプリメンテーションモジュールを備え、前記それぞれのＡＰＩは前記ワークフローエンジンのファイル管理モジュールの呼び出しによって前記アダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出すことを特徴とする請求項２記載の文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。
- 前記ＥＤＭＳサーバは、タグ対を有するマークアップ言語で文書ファイルを前記ＥＤＭＳデータベースに格納し、前記ワークフローエンジンは、修正前の文書ファイルと修正後の文書ファイルとを比較して、修正された文書部分を探索し、探索された文書部分を前記マークアップ言語のタグ対で含ませたものを修正本ファイルとして前記ＥＤＭＳデータベースに格納するための比較格納モジュールと、
修正前の文書ファイルと修正本ファイルとを結合させて修正後の文書ファイルを生成するための最終本生成モジュールとをさらに含むことを特徴とする請求項１記載の文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。 - 前記修正本ファイルは、文書ファイルで修正部分を含む基準タグと、前記基準タグに含まれた文書内容で構成され、前記基準タグは、前記修正部分とは最も隣接し且つ前記文書内の他の部分で重複して存在しないタグであることを特徴とする請求項４記載の文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。
- 前記マークアップ言語はＸＭＬであることを特徴とする請求項４記載の文書バージョン管理が可能なワークフローシステム。
- 少なくとも一つ以上のクライアントコンピュータ及び文書のバージョン管理ができるように文書ファイルが格納されるデータベースと前記ファイルを管理するための関数からなるファイル管理モジュールを備えたＥＤＭＳサーバに通信網を介して接続され、ワークフローエンジン、データベース、及び前記ワークフローエンジンと前記ＥＤＭＳサーバとのインタフェースのために複数の応用プログラムインタフェース（ＡＰＩ）と前記ＥＤＭＳサーバの前記ファイル管理関数を呼び出すためのアダプタインプリメンテーションモジュールを含むアダプタモジュールを備えるワークフローシステムの文書バージョン管理方法であって、
前記ＥＤＭＳサーバの仕様に関する情報を含む環境値を保存する段階と、
前記ワークフローエンジンが前記クライアントコンピュータを介して文書作業命令の伝達を受け、前記アダプタモジュール内の該当ＡＰＩを呼び出す段階と、
前記呼び出されたＡＰＩが前記環境値に対応する、前記アダプタモジュール内の前記アダプタインプリメンテーションモジュールを呼び出す段階と、
前記アダプタインプリメンテーションモジュールが前記利用者の文書作業命令を行うことが可能な前記ＥＤＭＳシステムのファイル管理モジュールの関数を呼び出して利用者の命令を行えるようにする段階とを含むことを特徴とするワークフローシステムの文書バージョン管理方法。 - 前記ＥＤＭＳサーバは、前記利用者命令遂行結果、文書の内容が修正される場合、修正前の文書ファイルと修正後の文書ファイルを別途のファイルとして保存し、修正後の文書ファイルにファイル名、バージョン、修正日付、文書の大きさなどを含む情報を前記ワークフローエンジンに伝達して前記ワークフローエンジンの前記データベースに格納できるようにする段階をさらに含むことを特徴とする請求項７記載のワークフローシステムの文書バージョン管理方法。
- 前記ＥＤＭＳサーバは、タグ対を有するマークアップ言語で文書ファイルを前記ＥＤＭＳデータベースに格納し、前記ワークフローエンジンは、修正前の文書ファイルと修正後の文書ファイルとを比較して、修正された文書部分を探索し、探索された文書部分を前記マークアップ言語のタグ対で含ませたものを修正本ファイルとして前記ＥＤＭＳデータベースに格納する段階と、
前記修正前の文書ファイルと修正本ファイルとを結合させて修正後の文書ファイルを生成する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項７記載のワークフローシステムの文書バージョン管理方法。 - 前記修正本ファイルは、文書ファイルで修正部分を含む基準タグと、前記基準タグに含まれた文書内容で構成され、前記基準タグは、前記修正部分とは最も隣接しかつ前記文書内の他の部分で重複して存在しないタグであることを特徴とする請求項９記載のワークフローシステムの文書バージョン管理方法。
- 前記マークアップ言語はＸＭＬであることを特徴とする請求項９記載のワークフローシステムの文書バージョン管理方法。
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