JP2004295789A

JP2004295789A - スケジュール自動調整システム

Info

Publication number: JP2004295789A
Application number: JP2003090350A
Authority: JP
Inventors: Satoshi Kaminaga; 聡上永
Original assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Current assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Priority date: 2003-03-28
Filing date: 2003-03-28
Publication date: 2004-10-21

Abstract

【課題】イベントの出席対象者を増やすために個人スケジュールを変更することができるスケジュール調整システムを提供する。
【解決手段】個人毎のスケジュールを全て管理しているデータベース２０から、出席希望者の個人スケジュールを抽出する。会議の許容開催期間及び許容時間帯で出席希望者の全て、もしくは出席希望者の中で設定した会議の主要メンバーを優先的に出席させることができるようにするため、重み付けを行い、その重み付けをもとに出席希望者の個人スケジュールを参照・分析し、最適な会議の日時設定を行い、出席希望者によっては、会議の日時と同時間に行われるイベントを変更させる。
【選択図】なし

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会議等のイベントの出席対象者のスケジュールを調整するシステムに関し、最適なイベントの日時等の設定を自動的に決定できるシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、スケジュールの調整方法として、例えば特開平１１−１５８７４号公報に記載されている。特開平１１−１５８７４号公報記載のものは、会議開催の要求を音声入力として受け取ったとき、会議の出席予定者の個人スケジュールを参照して、会議設定素案を作成し、開催担当者に承認を得たあと、出席予定者の個人スケジュールを分析して、自動的に最適な会議を設定している。また、出席予定者の会議への関連度を重み付けて演算することにより、会議への関連度が高い出席対象者がより多数出席できるような会議を設定できる。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１１−１５８７４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
特開平１１−１５８７４号公報記載の技術は、出席対象者の会議への関連度での重み付け演算を行うことにより、主要メンバーがより多数出席できるような会議を設定するための技術については記述があるが、出席対象者個人のスケジュールとイベントの重要度とを比較して、イベントの重要度が勝る場合には、個人のスケジュールを変更するように依頼したり、個人のスケジュールを他の変更可能な日時に強制的に変更させたりして、更に多くの出席者を確保する方法については記述がない。
【０００５】
また、「あるグループから出席者は一人で良い」というようなとき、イベント開催日時、出席者の決定をグループ単位で行うような方法についても記述がない。
【０００６】
本発明の目的は、会議等イベントの出席対象者を増やすために、各出席対象者のイベントにおける重要度を重み付けした上で、イベント開催の許容日時内で、重み付けした出席者数が最も多くなる日時、時間数を探索、設定することができるスケジュール自動調整システムを提供することにある。また、本発明の別の目的は、イベントの日時を設定する際に、各出席対象者の個人スケジュールの重要度と当該出席対象者のイベントにおける重要度を比較して、必要な場合には出席対象者の個人スケジュールの変更案を作成することができ、当該出席対象者に対しての変更案を連絡し、了承を得たりあるいは強制的に変更させたりすることができるスケジュール自動調整システムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のスケジュール自動調整システムでは、会議の開催データとして、出席希望者・会議を設定するための探索情報（スケジュールを参照する期間・時間帯の範囲）が入力として得られたとき、個人ごとのスケジュールをすべて管理しているデータベースから、出席希望者の個人スケジュールを抽出し、入力時に設定した期間および時間帯で出席希望者のすべて、もしくは出席希望者の中で設定した会議の主要メンバーを優先的に出席させることができるようにするため、重み付けを行い、その重み付けをもとに出席希望者の個人スケジュールを参照・分析し、最適な会議の日時設定を行い、出席希望者によっては、会議と設定される会議の日時と同時間に行われるイベントとを変更させ、会議の出席対象者を増やすことができる。
【０００８】
また、上記に説明した出席希望者が予定しているイベントを設定した会議と変更したとき、その出席希望者に変更内容を伝える必要があり、変更内容を承諾することができるかを出席希望者に決めさせたり、強制的にスケジュールを変更したことを出席希望者に事後通知したりすることで、出席対象者に会議が行われることを伝えることができる。
【０００９】
すなわち、本発明によるスケジュール自動調整システムは、個人識別子、スケジュール識別子、設定日、及び設定時間に関する情報に関する情報を含む個人毎のスケジュールを記録したデータベースと、スケジュール調整部とを備え、イベント識別子、許容開催日、許容開催時間、出席を要請する複数の対象者名、及び各対象者の個人別重要度に関する情報を含むイベントのデータが登録されたとき、スケジュール調整部は、データベースに記録されている各個人のスケジュールを参照し、許容開催日及び許容開催時間の範囲内で、当該イベントに出席可能な対象者の個人別重要度の総和（重み付け出席者数）が最大となる日時に当該イベントの開催日及び開催時間を設定することを特徴とする。
【００１０】
個人毎のスケジュールは当該スケジュールの重要度に関する情報を含ませることができる。イベントのデータには、イベントの重要度に関する情報を含ませることができる。この時、スケジュール調整部は、許容開催日及び許容開催時間の範囲内に設定される当該イベントの仮の開催日時と対象者のスケジュールとが重なるとき、イベントの重要度、当該対象者の個人別重要度、又はイベントの重要度と当該対象者の個人別重要度の積のいずれかで表されるイベントポイントと重なった対象者のスケジュールの重要度（個人ポイント）とを比較し、イベントポイントの方が大きい場合には、対象者にスケジュール変更を依頼する通知を送信し、この通知に対する回答を待って、仮の開催日時の重み付け出席者数を決定することができる。あるいは、個人ポイントよりイベントポイントの方が大きく、重なったスケジュールに許容変更日又は許容設定時間が設定されていれば当該スケジュールを許容変更日又は許容設定時間に強制的に変更し、重なった対象者を出席可能として、仮の開催日時の重み付け出席者数を決定するようにしてもよい。
【００１１】
イベントのデータとして出席が必須とされる対象者が設定されているとき、スケジュール調整部は、当該対象者が出席可能な日時にイベントの開催日及び開催時間を設定する。イベントのデータとして最小出席者数が設定されているとき、スケジュール調整部は、出席者の数が前記最小出席者数以上となる日時に前記イベントの開催日及び開催時間を設定する。また、出席を要請する対象者名としてグループが設定されているとき、当該グループをその中の一人に置き換えて前記重み付け出席者数を決定する。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。
図１は、本発明の実施の一形態のスケジュール自動調整システムの構成を示すブロック図である。本スケジュール自動調整システムは、図１に示すようにサーバ１０、データベース２０、パソコン・携帯機器等の個人端末３０及びイントラネット等のネットワーク４０で構成されており、更にサーバ１０は、個人スケジュール登録部１１、イベントスケジュール登録部１２、スケジュール調整部１３、出席対象者連絡部１４を有している。
【００１３】
個人スケジュール登録部１１は、本システムでスケジュール調整の対象となる人員の使用するパソコン・携帯機器等の個人端末３０から入力された個人スケジュールを受信し、データベース２０に登録する。個人端末３０における個人スケジュールの入力方法については、後で説明する。
【００１４】
イベントスケジュール登録部１２は、会議等イベントの開催を行いたい者により個人端末３０から入力された会議スケジュールを受信し、データベース２０に登録する。個人端末３０における会議スケジュールの入力方法については、後で説明する。
【００１５】
データベース２０は、本システムでスケジュール調整の対象となる人員の個人スケジュールデータ２１と会議等のイベントスケジュールデータ２２を一括して管理する。また、スケジュール調整処理のために、イベント日時候補テーブル２３及びイベント通知リスト２４を保持する。各データの内容については、後で説明する。
【００１６】
スケジュール調整部１３では、データベース２０に新規のイベントスケジュールデータ２２が登録されると、イベントの出席対象者となっている個人スケジュールデータ２１との間でイベント開催日時等のスケジュール調整を行う。スケジュール調整の手順については、後で詳しく説明する。
【００１７】
出席対象者連絡部１４では、スケジュール調整部１３で作成するイベント通知リスト２４の種類に伴い、各出席対象者への連絡を変更後のスケジュールデータとともに送る内容を設定する。新たにイベントスケジュールが設定された場合は会議設定の通知を行い、イベントスケジュール設定に当って当該出席対象者の元々の個人スケジュールが強制的に変更された場合にはその旨も通知する。また、イベントスケジュールを確定する前に出席対象者の意思確認が必要な場合は、その確認を求める通知がなされる。
【００１８】
次に、個人端末３０における個人スケジュールの入力方法について説明する。個人端末３０では、当該個人端末の使用者個人のスケジュールを、サーバ１０の管理するデータベース２０の個人スケジュールデータ２１の内容をネットワーク経由で図２に示すような個人スケジュール表２１０を表示することにより、個人スケジュールを確認することができる。図２に示すように、個人スケジュール表２１０では使用者自身のスケジュールだけでなく、関係者のスケジュールも一覧表として表示することができるものとする。
【００１９】
個人端末の使用者が新たにスケジュールを入力したり、既存のスケジュールを変更したい場合には、図２の空欄をクリックしたり、変更対象スケジュールをクリックして、所定の内容を入力することによって行う。
【００２０】
ここでは、図２において使用者Ａが、まだ空いている１４：００から時間帯にスケジュールを入力する場合を例にとって説明する。なお、ここでは３０分単位にスケジュールを設定できるものとする。
【００２１】
個人端末３０の使用者Ａが、画面に示された個人スケジュール表２１０の２００３年３月１７日の１４：００の空欄２１１をクリックすると、図３のような個人スケジュール登録画面３００が表示され、スケジュールの件名３０１他、必要な情報を登録することができる。
【００２２】
図３において、重要度３０２とは、後のスケジュール調整処理におけるイベントの重み付けを決定する際の係数であり、「個人スケジュールの変更されにくさ」の度合いを示す。ここでは重要度を「大」「中」「小」の３段階に分けて選択するようにしているが、更に細かい段階に分けて選択させても良く、また数値（１．０以下の少数）で入力させても良い。なお、この実施例では便宜上「大」「中」「小」の係数をそれぞれ１．０，０．６，０．３とし、個人スケジュール表２１０にも表示させているが、他の値にしても良く、個人スケジュール表２１０に表示させなくても良い。また、各個人が安易に重要度「大」を選択すると後で述べるスケジュール調整が実質的に無意味になるので、例えば重要度「大」は部長・課長等のスケジュール管理者自身の個人スケジュールであるか、部長・課長等に承認を受けた場合のみ設定できる等の制限を設けても良い。
【００２３】
また、最適設定日３０３とは当該個人にとっての当該スケジュールの最適な設定日を示し、許容変更日３０４は、もしスケジュール調整で最適設定日から強制変更させられた場合、変更後に設定可能な日をいう。ただし許容変更日３０４は、例えば重要度「大」の場合等は省略可能としても良い。また、最適開始時間３０５とは当該個人にとっての当該スケジュールの最適な開始時間を示し、最適開始時間３０５と許容開始時間３０６の関係については、最適設定日３０３と許容変更日３０４の関係と同様である。更に、最適所要時間３０７とは、当該個人が当該スケジュールを遂行するために望ましい所要時間を示し、最小所要時間３０８とは、当該個人が当該スケジュールを部分的にでも遂行するために最低限必要な所要時間を示す。
【００２４】
当該個人がこれらの項目を入力・変更し終わった後に（スケジュール削除の場合は項目入力は不要）、新規登録・変更・削除ボタン３０９を押せば、その設定内容が個人端末３０からサーバ１０に送信され、個人スケジュール登録部１１において個人スケジュールデータ２１がサーバ１０の管理するデータベース２０に登録される。
【００２５】
このようにして新たに個人スケジュールがデータベース２０に登録されると、使用者が個人スケジュール表２１０を表示させたときは、図４に示すように、登録したスケジュール２１２が追加表示される。個人スケジュールを変更・削除した場合も同様に、変更等の内容に応じて表示される。
【００２６】
次に、個人端末３０において会議等のイベントの主催者がイベントスケジュールを入力する方法について説明する。
【００２７】
図５に、イベントスケジュール登録画面を示す。
図５において、イベント重要度５０２とは、後のスケジュール調整処理におけるイベントの重み付けを決定する際の係数であり、出席対象者となる「個人スケジュールの変更させ易さ」の度合いを表している。ここでは重要度を「大」「中」「小」の３段階に分けて選択するようにしているが、更に細かい段階に分けて選択させても良く、また数値（１．０以下の少数）で入力させても良い。また、主催者が安易に重要度「大」を選択すると後で述べるスケジュール調整において出席対象者の個人スケジュールが頻繁に強制変更させられる恐れがあるので、例えば重要度「大」は主催者が部長・課長等のスケジュール管理者自身であるか、主催者が部長・課長等に承認を受けた場合のみ設定できる等の制限を設けても良い。
【００２８】
また、最適開催日５０３とは主催者にとっての当該イベントの最適な開催日を示し、許容開催日５０４は、後のスケジュール調整処理を行っても、最適開催日５０３にはイベントの開催に必要な出席者が集まらない場合、変更後に開催可能な日をいう。ただし許容開催日５０４は、例えばその日以外ではイベントを開催する意味がなくなるような場合は省略可能としても良い。最適開始時間５０５、許容開始時間５０６、最適所要時間５０７、最小所要時間５０８については、図３の個人スケジュール入力画面３００と同様である。
【００２９】
また、出席対象者５０９は、主催者が当該イベントへの出席を希望する人員の一覧であり、各々の対象者について、そのイベントにおける当該対象者の個人別重要度５１４を設定することができる。個人別重要度５１４とは、後のスケジュール調整処理における個人別の重み付けを決定する際の因子であり、出席対象者となる「個人スケジュールの変更させ易さ」の度合いを個人別に表している。ここでは個人別重要度を「必須」「大」「中」「小」の４段階に分けて選択するようにしているが、もっと細かい段階または粗い段階で設定しても良い。ここで「必須」とは、その対象者が出席できないと当該イベントが成立しなくなるような人員のことであり、「大」「中」「小」は必須不可欠ではない対象者に対して重み付けを決定する際の因子である。更に出席対象者５１０としては、特定の個人ではなく、部・課等のグループを指定することもできる。この場合、当該グループに所属する誰か１人が当該グループの代表として出席できれば良い。またこのグループは、部・課等の既存のグループでなくても良く、イベント主催者が複数の人員をピックアップして新たにグループを作成できるようにしておいても良い。
【００３０】
なお、イベントを成立させるために必要な最小出席者数５０９を設定しても良い。この人数は必ずしも実人数である必要はなく、出席対象者の重み付けを考慮した人数、即ち出席対象者毎に重要度係数を掛けた値の合計（以下、「重み付け出席者数」と呼ぶ）でも良い（例えば図５の５０９に示すように、３．５人等の小数で数値を設定しても良い）。
【００３１】
イベント主催者がこれらの項目を入力・変更し終わった後に（イベント削除の場合は項目入力は不要）、新規登録・変更・削除ボタン５１１を押せば、その設定内容が個人端末３０からサーバ１０に送信され、イベントスケジュール登録部１２においてイベントスケジュールデータ２２がサーバ１０の管理するデータベース２０に登録される。
【００３２】
図６、図７は、それぞれ個人スケジュールデータ２１、イベントスケジュールデータ２２のデータ構造を表す。
【００３３】
個人スケジュールデータ２１の内容は、個人スケジュール登録画面３００の項目の内容と、イベントスケジュールデータ２２の内容は、イベントスケジュール登録画面５００の項目の内容と、ほぼ同等である。
【００３４】
次に、スケジュール調整部におけるスケジュール調整処理の手順について、図８を用いて説明する。
【００３５】
スケジュール調整処理の概要は、まず主催者がイベントスケジュール登録画面５００で設定した最適日時に対して重み付け出席者数の計算を行い、「全員出席」でない場合は主催者の設定した日・開始時間・所要時間の許容範囲内で、開始時間・日・所要時間の順にずらした場合のそれぞれについて重み付け出席者数を求め、重み付け出席者数が最大となる開始時間・日・所要時間にイベント開催を決定する、というものである。
【００３６】
以下、スケジュール調整の具体的処理について説明する。
まず、初期設定として、最初に重み付け出席者数を計算する日時をイベント主催者が登録した最適日時に設定し（Ｓ８０１）、当該日時に対する重み付け出席者数をゼロクリアする（Ｓ８０２）。
【００３７】
次に、各々の出席対象者に対して当該対象者の個人ポイントと当該対象者に対するイベントポイントを計算して出席可否を判定する処理に入る。
【００３８】
まず、最初の出席対象者を当該対象者として設定（Ｓ８０３）し、当該日時に対する当該対象者の個人ポイントを計算する（Ｓ８０４）。この個人ポイントは、当該日時に設定された当該対象者の個人スケジュールの「重要さ」「変更されにくさ」を表す指標で、既に述べたように、個人スケジュール登録画面３００の重要度３０２に応じて、例えば「大」は１．０、「中」は０．６、「小」は０．３という係数が個人ポイントとなる。なお、一般にスケジュールはその期日が近づくにつれ変更が困難になるので、例えば期日の３日以内又は前日以降は個人ポイントに係数２．０を掛ける等、個人ポイントを割増しして計算するようにしても良い。ここで、当該日時に当該対象者の個人スケジュールが何も入っていない場合は、個人ポイントは０となり、当該対象者は「出席可能」と判断されるので（Ｓ８０５）、図１１に示すイベント通知リスト２４のうちイベント開催通知リスト２４１に当該イベントのイベントＩＤ、イベント候補日時ＩＤ、及び当該対象者の個人ＩＤ等の情報を登録する（Ｓ８０６）。
【００３９】
個人ポイントが０でない場合は、次に当該対象者に対するイベントポイントを計算する（Ｓ８０７）。イベントポイントは、当該対象者の個人ポイントとの相対評価で「個人スケジュールの変更させ易さ」を表す指標で、例えば、イベントスケジュール登録画面５００におけるイベント重要度５０２と当該対象者に対する個人別重要度５１４の積で表される。例えばイベント重要度が０．６で個人別重要度が０．３ならば、イベントポイントは０．１８となる。なお、イベントポイントとして、単にイベント重要度５０２または当該対象者に対する個人別重要度５１４をそのまま使用しても良い。
【００４０】
次に個人ポイントとイベントポイントを比較し（Ｓ８０８）、個人ポイントの方が大きければ個人スケジュールが優先するので、当該担当者は「出席不可」と判断する。その際、もし当該対象者が個人別重要度５１４で「必須」に該当する場合は（Ｓ８０９）、他の対象者について調べるまでもなく当該日時にはイベント開催不可なので、次の開催日時候補について調べる（Ｓ８１９）。次の開催日時候補があれば、次の候補を当該開催日時として設定し（Ｓ８２０）、Ｓ８０２に戻る。
【００４１】
Ｓ８０９で当該対象者が「必須」でない場合は、他の対象者についても調べる必要があるので、まだ未処理の対象者がいれば（Ｓ８１６）、次の対象者を当該対象者として設定し（Ｓ８１７）、Ｓ８０４に戻る。
【００４２】
Ｓ８０８で個人ポイントがイベントポイントより大きくないときは、個人スケジュールを変更できる可能性があるので、当該個人スケジュールに対する許容変更日３０４、許容変更時間３０６、最小所要時間３０８の情報から変更可能日時を探索し（Ｓ８１０）、変更可能日時がなければ当該対象者は「出席不可」なのでＳ８０９に進むが、変更可能日時があれば出席可能性があるので、個人ポイントとイベントポイントを再度比較する（Ｓ８１２）。ここで、個人ポイントがイベントポイントより小さければイベントスケジュールの方が優先するので、先程探索した変更可能日時に個人スケジュールを強制変更し、イベント通知リスト２４のスケジュール強制変更通知リスト２４２に、当該イベントのイベントＩＤ、イベント候補日時ＩＤ、当該対象者の個人ＩＤ、変更対象となる個人スケジュールＩＤ、強制変更した変更日時等の情報を登録する（Ｓ８１３）。また、個人ポイントとイベントポイントが等しければ、双方のスケジュールの優劣がつかないので、当該対象者に個人スケジュールの変更諾否を確認すべく、イベント通知リスト２４のスケジュール変更依頼リスト２４３に、当該イベントのイベントＩＤ、イベント候補日時ＩＤ、当該対象者の個人ＩＤ、変更対象となる個人スケジュールＩＤ、変更日時案等の情報を登録する（Ｓ８１３）。なお、図８のフローチャートでは、個人ポイントとイベントポイントが完全に等しい場合のみ当該対象者に変更諾否を求めるようにしているが、例えば「個人ポイントとイベントポイントの比率が１０％以内の場合は当該対象者に変更諾否を求める」等、多少幅を持たせても良い。
【００４３】
ここで、Ｓ８０６，Ｓ８１３，Ｓ８１４でイベント通知リスト２４の各リストに追加した対象者は、ひとまず「出席可能」と考えて、重み付け出席者数に、当該対象者の個人別重要度５１４から算出される重要度係数を加算する。重要度係数は、先に述べたように「大」「中」「小」に応じて１．０，０．６，０．３等となる。
【００４４】
次にＳ８１６に進み、未処理対象者がある場合は次の対象者について処理するが（Ｓ８１７）、未処理対象者がない場合は、重み付け出席者数、イベント通知リストに登録した対象者など、当該開催日時についての情報を、重み付け出席者数が大きい順に並ぶように、図１０に示すイベント日時候補テーブル２３に追加する。
【００４５】
Ｓ８１９に進んで、未処理の別の開催候補日時がなくなった時は、イベント日時候補テーブル２３の先頭レコード、即ち重み付け出席者数が最大のレコードについて、出欠未定者があるかどうか、即ちスケジュール変更依頼リスト登録数を確認し（Ｓ８２１）、未定者がいなければその日時にイベント開催を正式決定し（Ｓ８２２）、その日時に対する「イベント開催通知リスト」及び「スケジュール強制変更通知リスト」に登録された対象者の個人端末３０に対し、出席者連絡部１４において、それぞれイベント開催通知１４１（図１２）、個人スケジュール強制変更通知１４２（図１３）を送信する。
【００４６】
出欠未定者がいる場合には、重み付け出席者数が他の開催日時より小さくなる可能性があり、イベント開催日時が確定しないので、ここでは「仮決定」としておき（Ｓ８２３）、「スケジュール変更依頼リスト」に示された対象者の個人端末３０に対し、出席者連絡部１４において個人スケジュール変更依頼通知１４３（図１４）を送信し、一旦スケジュール調整処理を終了する。この場合は、対象者から変更諾否回答をサーバ１０が受信した段階で、変更承諾の回答ならば「仮決定」した開催日時を正式決定し、対象者の個人端末３０に対し上記と同様の通知を行う。ただし、出欠未定者がいる場合でも、仮に当該対象者を欠席としたときも、イベント日時候補テーブル２３の２番目のレコードの重み付け出席者数より小さくないときは、当該対象者からの回答を待たずに当該日時を正式決定して、上記と同様の通知を行っても良い。
【００４７】
当該対象者からの回答が変更拒否であって、当該対象者の重要度係数を重み付け出席者数から引いた数値がイベント日時候補テーブル２３の２番目のレコードの重み付け出席者数より小さいときは、２番目のレコードの日時を新たな候補とし、そこに出欠未定者がいない場合にはその日時を開催日として正式決定し、上記と同様の通知を行う。２番目のレコードにおいても出欠未定者がいる場合は、再度その出欠未定者に対して個人スケジュール変更依頼通知１４３を送信し、以下、開催日時が正式決定されるまで上記処理を繰り返す。
【００４８】
ただし、個人スケジュール変更依頼通知１４３の回答が何日も返ってこない場合、また、開催日時が正式決定されず何度も個人スケジュール変更依頼通知１４３を送信するような場合は、他の出席対象者に対しても悪影響を及ぼすので、送信後一定時間以内（例えば丸１日）に回答がない場合は「欠席」とみなして処理を進めたり、個人スケジュール変更依頼通知１４３は最初の１回のみ出すようにしても良い。
【００４９】
次に、個人スケジュールが図３、図４に示す内容であって、登録したイベントスケジュールが図５に示す内容である場合を例にとって、上記スケジュール調整処理の適用結果について、図９を用いて説明する。
【００５０】
まず、主催者の設定した最適開催日時は２００３／３／１７９：００、最適所要時間は１時間なので、Ｓ８０１では図９の候補１が選ばれる。この候補１に対して、まず出席対象者Ａの個人ポイント、イベントポイントを計算する。Ａの個人スケジュール「会議」は重要度「大」なので、個人ポイントは１．０である。また、このイベントは重要度「中」なのでイベント重要度は０．６、Ａの個人別重要度は１．０なので、イベントポイントは０．６×１．０＝０．６となる。即ち個人ポイントの方がイベントポイントより大きいので、Ａは出席不可となり、Ｓ８０８の判定ではＳ８０９に進むが、Ａは「必須」対象者なので、他の対象者を調べるまでもなく図９候補１は除外される。
【００５１】
同様に、Ａが出席不可の日時を除いて、図５に示す許容日時の範囲から開催日時の候補を求めると、図９の候補２〜候補５になるので、以下、これらの候補の中から開催日が選ばれる過程について説明する。
【００５２】
まず、候補２について重み付け出席者数を計算する。Ａ，Ｂ，Ｃについては個人ポイントが０なので出席可能となり、それぞれの重要度係数１．０，０．６，０．３が加算される。またＤについては個人ポイントが０．６、イベントポイントがイベント重要度０．６×個人別重要度１．０＝０．６となり、両者が等しいのでＤは出欠未定者となるが、Ｓ８１４，Ｓ８１５に示す通り、ひとまずＤの重要度１．０は加算する。Ｚ課については「グループ指定」であり、所属するＥ，Ｆ，Ｇのうち誰か一人出席できれば良いので、個人ポイントが最も低い対象者の個人ポイントをグループの個人ポイントとする（個人ポイントが等しいときは、最初の対象者を出席対象者とする）。この場合、Ｅ，Ｆ，Ｇ全員の個人ポイントが０なので、Ｅを出席対象者として、グループの重要度係数１．０を加算する。これらの加算の結果、候補２の重み付け出席者数は、１．０＋０．６＋０．３＋１．０＋１．０＝３．９となる。
【００５３】
次に、候補２について重み付け出席者数を計算する。Ａについては、個人ポイントが０．３、イベントポイントが０．６×１．０＝０．６で、イベントポイントの方が大きいので、Ａの個人スケジュール「△出張」は強制移動の対象となるが、図３の許容変更日３０４を見ると、３／１８以降にも変更可能であり、実際に３／１８１４：００に変更可能であったとすると、Ａは出席可能となり、重要度係数１．０が加算される。その他、Ｂ，Ｃ，Ｚ課Ｆが出席可能なので（Ｄは個人ポイント１．０の方がイベントポイント０．６より大きいので出席不可）、それぞれの重要度係数０．６，０．３，１．０を加算し、候補３の重み付け出席者数は、１．０＋０．６＋０．３＋１．０＝２．９となる。
【００５４】
同様に、候補４について重み付け出席者数を計算すると、出席可能者Ａ，Ｃ，Ｄ，Ｚ課Ｆについて（Ｂは個人ポイント０．６の方がイベントポイント０．３６より大きいので出席不可）、候補４の重み付け出席者数は、１．０＋０．３＋１．０＋１．０＝３．３となる。
【００５５】
次に候補５について見ると、ここではＺ課のグループ全員の個人ポイントが１．０で出席不可であり、Ｚ課はグループとして「必須」になっているため、候補５は除外される。
【００５６】
以上の計算の結果、イベント日時候補テーブル２３には、候補２、候補４、候補３の順で並ぶが、候補２には出欠未定者Ｄがいるため、この時点では開催日時は確定せず、Ｄへの個人スケジュール変更依頼通知１４３の結果、Ｄの回答が変更承諾ならば、そのまま候補２を開催日時として正式決定して、出席者Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｅにイベント開催通知１４１を行うが（Ｄに対して改めて開催通知を出しても良い）、Ｄの回答が変更拒否ならば、候補２の重み付け出席者数からＤの重要度係数１．０を引くと２．９となって、候補４の重み付け出席者数３．３の方が上回るので、その場合は候補４を正式決定して、出席者Ｃ，Ｄ，Ｆに対してはイベント開催通知１４１を、出席者Ａに対しては個人スケジュール強制変更通知１４２を行う。
【００５７】
なお、結果として重み付け出席者数の最大値が最小出席者数５０９に満たない場合は、主催者はイベントスケジュール登録画面５００において各種項目を設定し直すことによって、スケジュール調整を再計算することもできる。また、イベント開催日確定の後に、出席対象者の当該日時の個人スケジュールが変更された場合は、スケジュール調整を再計算して新たに開催日時を決定するようにしても良い。
【００５８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、各出席対象者のイベントにおける重要度を重み付けした上で、イベント主催者が設定するイベント開催許容日時内で、重み付けした出席者数が最も多くなる日時、時間数を探索、設定することができる。また、本発明によれば、イベントの日時を設定する際に、各出席対象者の個人スケジュールの重要度と当該出席対象者のイベントにおける重要度を比較して、必要な場合には出席対象者の個人スケジュールの変更案を作成して、当該出席対象者に対して変更案の承諾を求めたり、当該出席対象者の個人スケジュールを変更案の通り強制的に変更することができる。更に、本発明によれば、出席対象者は個人のみならずグループ単位でも指定できることにより、より合理的に出席対象者を設定することができる。
【００５９】
これによって、単に当該出席対象者の個人スケジュールを優先してイベント開催日時を決定する場合よりも、更に多くのイベント出席者を合理的に確保することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】スケジュール自動調整システムの構成例を示すブロック図。
【図２】個人スケジュール表の例を示す図。
【図３】個人スケジュール登録画面の例を示す図。
【図４】個人スケジュール表の例を示す図。
【図５】イベントスケジュール登録画面の例を示す図。
【図６】個人スケジュールデータのデータ構造例を示す図。
【図７】イベントスケジュールデータのデータ構造例を示す図。
【図８】スケジュール調整部におけるスケジュール調整処理の手順を示すフローチャート。
【図９】スケジュール調整処理の説明図。
【図１０】イベント日時候補テーブルの説明図。
【図１１】各種通知リストの説明図。
【図１２】イベント開催通知の説明図。
【図１３】個人スケジュール強制変更通知の説明図。
【図１４】個人スケジュール変更依頼通知の説明図。
【符号の説明】
１０サーバ
１１個人スケジュール登録部
１２イベントスケジュール登録部
１３スケジュール調整部
１４出席者連絡部
２０データベース
３０個人端末

Claims

個人識別子、スケジュール識別子、設定日、及び設定時間に関する情報を含む個人毎のスケジュールを記録したデータベースと、
スケジュール調整部とを備え、
イベント識別子、許容開催日、許容開催時間、出席を要請する複数の対象者名、及び各対象者の個人別重要度に関する情報を含むイベントのデータが登録されたとき、
前記スケジュール調整部は、前記データベースに記録されている各個人のスケジュールを参照し、前記許容開催日及び許容開催時間の範囲内で、当該イベントに出席可能な対象者の個人別重要度の総和（重み付け出席者数）が最大となる日時に当該イベントの開催日及び開催時間を設定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。
請求項１記載のスケジュール自動調整システムにおいて、前記個人毎のスケジュールは当該スケジュールの重要度に関する情報を更に含み、前記イベントのデータはイベントの重要度に関する情報を含み、前記スケジュール調整部は、前記許容開催日及び許容開催時間の範囲内に設定される当該イベントの仮の開催日時と前記対象者のスケジュールとが重なるとき、前記イベントの重要度、当該対象者の個人別重要度、又は前記イベントの重要度と当該対象者の個人別重要度の積のいずれかで表されるイベントポイントと前記重なった対象者のスケジュールの重要度（個人ポイント）とを比較し、イベントポイントの方が大きい場合には、前記対象者にスケジュール変更を依頼する通知を送信し、前記通知に対する回答を待って、前記仮の開催日時の重み付け出席者数を決定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。
請求項１記載のスケジュール自動調整システムにおいて、前記個人毎のスケジュールは当該スケジュールの重要度、許容設定日、及び許容設定時間に関する情報を更に含み、前記イベントのデータはイベントの重要度に関する情報を含み、前記スケジュール調整部は、前記許容開催日及び許容開催時間の範囲内に設定される当該イベントの仮の開催日時に前記対象者のスケジュールが重なるとき、前記イベントの重要度、当該対象者の個人別重要度、又は前記イベントの重要度と当該対象者の個人別重要度の積で表されるイベントポイントと前記重なった対象者のスケジュールの重要度（個人ポイント）とを比較し、イベントポイントの方が大きく、前記重なったスケジュールに許容変更日または許容設定時間が設定されていれば当該スケジュールを前記許容変更日または許容設定時間に強制的に変更し、前記重なった対象者を出席可能として、前記仮の開催日時の重み付け出席者数を決定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。
請求項１〜３のいずれか１項記載のスケジュール自動調整システムにおいて、前記イベントのデータとして出席が必須とされる対象者が設定されているとき、前記スケジュール調整部は、当該対象者が出席可能な日時に前記イベントの開催日及び開催時間を設定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。
請求項１〜４のいずれか１項記載のスケジュール自動調整システムにおいて、前記イベントのデータとして最小出席者数が設定されているとき、前記スケジュール調整部は、出席者の数が前記最小出席者数以上となる日時に前記イベントの開催日及び開催時間を設定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。
請求項１〜５のいずれか１項記載のスケジュール自動調整システムにおいて、前記出席を要請する対象者名としてグループが設定されているとき、当該グループをその中の一人に置き換えて前記重み付け出席者数を決定することを特徴とするスケジュール自動調整システム。