JP2003308281A

JP2003308281A - 通信装置及び通信プログラム

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Publication number: JP2003308281A
Application number: JP2002114623A
Authority: JP
Inventors: Yoshifumi Tanimoto; 好史谷本
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2002-04-17
Filing date: 2002-04-17
Publication date: 2003-10-31
Anticipated expiration: 2022-04-17
Also published as: US7243128B2; JP4388728B2; US20030200270A1

Abstract

(57)【要約】【課題】受信先に負担をかけることなく、送信元にお
いて必要とする情報を取得可能な通信装置を提供する。【解決手段】制御部１１は、読取部１３で読み取ら
れ、又はファクシミリ通信部１４で受信し、あるいはネ
ットワーク通信部１２で受信するなどによって、送信対
象の文書を用意する。この時の条件を記憶部１５内の配
信テーブル１６に設定されている条件と比較し、配信先
や返信用文書の有無、返信用文書の特定などを行う。返
信用文書を含める場合、送信対象の文書とともに特定し
た返信用文書を含めて電子メールを作成し、配信先に対
してネットワーク通信部１２から送信する。返信用文書
には、文書の取り扱いや処理の指示や、送信元で必要と
する情報の入力欄を設けておくことができる。また、返
信先のアドレスを含めておくことができ、受信先での人
為的ミスや入力の労力を軽減することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を電子メール
として送信する際の技術に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年のネットワーク技術の発展ととも
に、電子メールのやりとりが盛んに行われている。一般
に電子メールを送信する場合、発信元を管轄するドメイ
ン内に設けられているメールサーバに対して電子メール
を送信し、必要に応じて他のメールサーバに転送した
後、メールサーバから受信先へ転送して配信したり、あ
るいは受信先からの要求を受けてからメールサーバが受
信先に配信する。

【０００３】このような電子メールの送信過程は一方向
のみであり、双方向の通信は行われない。従って、電子
メールの送信時に受信先の情報を取得することができな
い。わずかに、送信した電子メールが受信先に届いたこ
とは、受領確認の電子メールが返送されることによって
分かる場合もある。しかし、それ以上の情報を得ること
はできなかった。

【０００４】例えば送信した電子メールの内容に対し
て、処理状況やコメントなど、受信先からの返信を必要
とする場合がある。このような場合には、受信先におい
て自発的に返信メールを新たに作成し、返信するといっ
た操作を必要としていた。例えば返信先が元の電子メー
ルの送信元である場合には自動的に返信メールの宛先が
設定される場合もあるが、返信先が異なる場合には改め
て返信メールの宛先の設定を行う必要がある。この場
合、宛先の入力を間違えるなど、人為的なミスが発生し
やすい。このように、電子メールの返信作業のために、
受信先に負担を強いていた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、受信先に負担をかけること
なく、送信元において必要とする情報を取得可能な通信
装置及び通信プログラムを提供することを目的とするも
のである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、電子メールの
送信が可能な通信装置において、送信対象の文書ととも
に返信用文書を含む電子メールを生成する生成手段と、
生成手段で生成した電子メールを送信する送信手段を有
することを特徴とするものである。また本発明は、電子
メールの送信をコンピュータに行わせる通信プログラム
において、送信対象の文書とともに返信用文書を含む電
子メールを生成する生成機能と、前記生成機能で生成し
た前記電子メールを送信する送信機能をコンピュータに
実現させることを特徴とするものである。

【０００７】このように返信用文書を含めて電子メール
を送信することによって、受信先において返信メールを
作成する際の労力を軽減できる。それとともに、例えば
返信用文書中に返信してほしい情報の入力欄を設けてお
けば、返信してほしい情報を送信元において設定してお
くことができる。また、返信用文書には、電子メールの
処理結果の通知先アドレスを含めておくことができ、こ
れによって返信時のアドレス入力のミスなど、人為的な
ミスも防止することができる。

【０００８】さらに、情報を受信する受信手段を有する
構成とすることができ、送信対象の文書として、受信手
段により受信された情報とすることができる。これによ
って、情報の中継を行う場合に、返信用文書を含めて電
子メールとして配信することが可能となる。このとき、
返信用文書を電子メールに含めるか否かを示す条件を保
持する条件保持手段を設けておき、受信手段による受信
時の条件を条件保持手段が保持する条件と比較して、返
信用文書を電子メールに含めるか否かを判断するように
構成することができる。

【０００９】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の通信装置の実施
の一形態を含む通信システムの一例を示す構成図であ
る。図中、１は通信装置、２，３はクライアント、４は
サーバ、５はデータ交換ネットワーク、６は電話回線、
１１は制御部、１２はネットワーク通信部、１３は読取
部、１４はファクシミリ通信部、１５は記憶部、１６は
配信テーブルである。図１に示す例では、データ交換ネ
ットワーク５に通信装置１やクライアント２，３、サー
バ４が通信可能に接続されている。もちろん、図示しな
い様々な機器がデータ交換ネットワーク５に接続されて
いてよい。データ交換ネットワーク５は、ＬＡＮやイン
ターネットなど、電子メールの転送が可能な様々な形態
のネットワークでよい。

【００１０】通信装置１は本発明の通信装置であり、送
信対象の文書とともに返信用文書を含む電子メールを生
成して送信する機能を有している。この例では、送信対
象の文書として、読取部１３で読み取った画像、ネット
ワーク通信部１２で受け取った電子メールの本文や添付
文書、ファクシミリ通信部１４で受信したファクシミリ
画像などが可能である。もちろん、通信装置１が文書を
生成する機能を有していれば、内部で生成した文書を送
信対象とするなど、他の文書を送信対象としてもよい。
ネットワーク通信部１２で受け取った電子メールの本文
や添付文書、ファクシミリ通信部１４で受信したファク
シミリ画像等を送信対象とする場合には、これらの文書
を中継配信することになる。

【００１１】通信装置１は、この例では制御部１１、ネ
ットワーク通信部１２、読取部１３、ファクシミリ通信
部１４、記憶部１５などを含んで構成されている。制御
部１１は、通信装置１全体を制御し、各種の機能を実現
する。特に、送信対象の文書とともに返信用文書を含む
電子メールを生成する生成手段及び生成した電子メール
をネットワーク通信部１２を介して送信する送信手段と
しての機能の全部あるいは一部を有する。返信用文書に
は、例えば返信用文書中に返信してほしい情報の入力欄
を設けておいたり、送信対象の文書に対する処理の指示
など、各種の情報を含めておくことができる。また返信
用文書には、送信した電子メールの処理結果の通知先ア
ドレスを含めておくことができ、受信先で返信時のアド
レス入力を不要とすることができる。さらに、電子メー
ルの生成及び送信を行う際には、後述する配信テーブル
１６を参照し、配信条件の判定による配信先の特定や、
返信用文書を電子メールに含めるか否か、さらにはいず
れの返信用文書を含めるか等を判断し、その結果に従っ
て電子メールを生成することができる。

【００１２】ネットワーク通信部１２は、データ交換ネ
ットワーク５を通じて通信を行う。ネットワーク通信部
１２は、送信手段の一部として機能し、制御部１１で作
成した電子メールを送信する機能を有する。また受信手
段の一部として機能し、データ交換ネットワーク５を介
して各種の文書を受信することができる。文書の受信は
電子メールによるほか、他の様々なネットワークプロト
コルにより受信することも可能である。

【００１３】読取部１３は、原稿上の画像を読み取る。
読み取った画像は送信対象の文書とすることができ、デ
ータ交換ネットワーク５を通じて電子メールとして送信
することができる。なお、読み取り方式などは任意であ
る。また、読み取り機能を設けない場合には、この読取
部１３を設けずに構成してもよい。

【００１４】ファクシミリ通信部１４は、公衆回線や専
用線などの電話回線６を通じて相手先のファクシミリ装
置との間でファクシミリ通信を行う。特にファクシミリ
受信を行う受信手段あるいは受信手段の一部として機能
し、受信したファクシミリ画像を送信対象の文書とする
ことができる。また、ファクシミリ受信時に発信元の電
話番号やサブアドレス、その他各種の情報を取得するこ
とができる。この情報は、制御部１１において、配信先
を特定したり、返信用文書を電子メールに含めるか否
か、さらにはいずれの返信用文書を含めるか等の判断を
行う際に用いられる。なお、ファクシミリ通信機能を設
けない場合には、このファクシミリ通信部１４を設けず
に構成してもよい。

【００１５】記憶部１５は、通信装置１内で記憶する必
要のある情報を記憶する。記憶部１５としてはＲＡＭや
ＲＯＭなどの半導体記憶装置に限らず、ハードディスク
やリムーバブルディスクなど、様々な記憶装置を適用す
ることができる。

【００１６】記憶部１５には、配信テーブル１６が記憶
されている。本発明における配信テーブル１６は、少な
くとも、返信用文書を電子メールに含めるか否かを示す
条件を保持するものである。ここではファクシミリ通信
部１４で受信したファクシミリ画像や読取部１３で読み
取った画像などを配信する際の配信先を決定するための
条件とともに１つのテーブルとして構成し、配信テーブ
ル１６としている。

【００１７】図２は、配信テーブルの一例の説明図であ
る。この例では、配信Ｎｏ．、配信条件、配信先、返信
用フォーム送信などの欄を設けている。配信Ｎｏ．は各
配信条件の一連番号である。配信条件としては各種の条
件を設定可能であるが、この例では、ファクシミリ通信
部１４においてファクシミリ受信した際に、通信手順中
に相手側機から受け取った送信端末識別信号（ＴＳＩ）
やサブアドレス（ＳＵＢ）による条件の設定を行ってい
る。また、配信Ｎｏ．３のように読取部１３で読み取っ
た画像の配信を指示する条件「スキャン」や、配信Ｎ
ｏ．４のように他の条件に該当しなかった場合の条件
「上記以外」なども可能である。もちろん、これらの他
の条件設定も可能であるし、条件として部分一致を指定
したり、複数の条件を組み合わせるなど、種々の条件の
設定が可能である。

【００１８】配信先の欄には、条件に適合する場合の電
子メールの送信先となるアドレスが設定されている。配
信先としては、配信Ｎｏ．１のように複数の配信先を設
定しておくことができる。

【００１９】返信用フォーム送信の欄には、返信用文書
を電子メールに含めるか否か（ＯＮ／ＯＦＦ）、及び、
返信用文書を電子メールに含める場合に、どの返信用文
書を含めるかを登録している。これによって、配信先に
応じて返信用文書を含めるか否かを切り替えたり、及
び、送信する返信用文書の選択を可能としている。な
お、この例では配信先の欄に複数の配信先が設定されて
いる場合に、それらの複数の配信先について一律に返信
用文書を含めるか否か及び含める返信用文書が決められ
るが、これに限られるものではない。例えばそれぞれの
配信先あるいは配信先のグループ毎に返信用文書を含め
るか否か及び含める返信用文書の設定が可能なように構
成してもよい。

【００２０】図２に示した配信テーブルは一例であっ
て、このほかにも各種の情報を含めておくことができ
る。また、予め配信先が指定される場合には配信先の欄
を含めなくてもよい。その場合には配信条件は返信用文
書を送るか否か及び送る返信用文書の選択のみに利用さ
れることになる。また、返信用文書が１種類の場合に
は、返信用フォーム送信欄は返信用文書を電子メールに
含めるか否かのみを示す設定がなされているだけでよ
い。

【００２１】配信テーブル１６は、通信装置１の図示し
ない操作パネルから登録編集が可能に構成されるほか、
例えば管理者のクライアント端末において編集可能に構
成することもできる。図３は、配信テーブルの編集用デ
ータの一例の説明図、図４は、管理者用クライアント端
末における配信テーブルの表示画面の一例の説明図であ
る。管理者のクライアント端末において配信テーブルを
編集する場合には、例えば図３に示すようなＨＴＭＬデ
ータを管理者のクライアント端末に転送する。すると、
図４に示すような配信テーブルが表示されるので、内容
を変更した後に、編集欄の「変更」を指示すればよい。
これによって編集された内容が返信されて配信テーブル
１６が更新される。このようにして、管理者のクライア
ント端末からリモートで配信テーブル１６の編集を行う
ことができる。

【００２２】図５は、本発明の通信装置の実施の一形態
を含む通信システムの一例における動作例の説明図、図
６は、本発明の通信装置の実施の一形態における動作の
一例を示すフローチャートである。まず図６のＳ２１に
おいて、通信装置１内に送信対象となる文書が用意され
る。送信対象の文書は、例えば図５として示すように
読取部１３で読み取ることができる。または、図５と
して示すようにファクシミリ通信部１４によってファク
シミリ受信した画像とすることができる。あるいは、図
５として示すようにネットワーク通信部１２によって
受信した電子メールや、その他のネットワークプロトコ
ルによって受信した情報とすることもできる。あるいは
また、その他の方法によって通信装置１に送られたり、
あるいは内部で作成された情報を送信対象の文書とする
ことも可能である。

【００２３】通信装置１の制御部１１は、送信対象の文
書を含む電子メールを生成する。このとき、Ｓ２２にお
いて、記憶部１５に記憶されている配信テーブル１６を
参照し、適合する条件を検索して対応する配信先や返信
用文書に関する情報を取得する。例えば送信対象の文書
がファクシミリ受信した画像であれば、ファクシミリ受
信時に得られる各種の情報と配信テーブル１６中の条件
を比較すればよい。また、ネットワーク通信部１２で受
信した情報についても同様である。さらに、読取部１３
で読み取った画像についても同様であり、「スキャン」
の条件など、適合する条件を探せばよい。また、いずれ
の場合も、他の条件に適合しない場合には「上記以外」
といった条件に適合させることができる。あるいは、デ
フォルトの設定を設けておいてもよい。「上記以外」や
デフォルトの条件を含め、適合する条件が見つかった
ら、当該条件に対応づけられている配信先及び返信用文
書に関する情報を取得し、配信先については電子メール
の送信先として設定する。

【００２４】また、Ｓ２３において返信用文書を電子メ
ールに含める設定か否かを判定し、返信用文書を電子メ
ールに含める設定の場合には、Ｓ２４において、送信対
象の文書とともに返信用文書を含めて電子メールを生成
する。なお、電子メールに含める返信用文書は、配信テ
ーブル１６中に設定されている返信用文書を選択して電
子メールに含める。なお、送信対象の文書及び返信用文
書は、電子メールに添付する形式でもよいし、一方を本
文としてもよい。そしてＳ２６において、Ｓ２４で生成
した電子メールをネットワーク通信部１２から送信す
る。

【００２５】Ｓ２３で返信用文書を電子メールに含めな
い設定であると判定された場合には、Ｓ２５において、
送信対象の文書を含む電子メールを生成し、その電子メ
ールをＳ２６においてネットワーク通信部１２から送信
する。なお、送信対象の文書は、電子メールに添付して
もよいし、電子メールの本文としてもよい。

【００２６】このようにして、通信装置１で生成された
電子メールは、図５で示すように、配信先であるクラ
イアント（図５ではクライアント２）に配信される。こ
のとき、返信用文書が含まれていなければ、通常の電子
メールの配信と同様である。返信用文書が含まれている
場合、クライアント２において当該返信用文書を表示さ
せることによって、通信装置１からの指示や要求が表示
される。

【００２７】図７は、返信用文書の具体例の説明図、図
８は、同じく表示例の説明図である。例えば図７に示す
ようなＨＴＭＬで記述した返信用文書を電子メールに添
付して送信すると、クライアント２において添付された
返信用文書を表示させれば、図８に示すような返信用フ
ォームが表示される。あるいは、例えば図７に示す返信
用文書を電子メールの本文中に含めて送信すると、クラ
イアント２において電子メールを開いて本文を参照する
ことによって、図８に示すような返信用フォームが表示
される。

【００２８】この例においては、電子メールで送信した
文書の閲覧状況や、当該文書に対する処理状況あるいは
当該文書によって指示された処理の状況、それにコメン
トなどを入力して返送する例を示している。

【００２９】クライアント２では、この返信用文書を表
示させ、例えば図８に示す閲覧状況欄や処理状況欄、コ
メント欄などに適宜入力を行った後、「返信」ボタンを
操作すればよい。図７において下線を付して示している
ように、この例における返信用文書には、返信先の電子
メールアドレスが含まれている。図８の例において「返
信」を操作することによって、返信用文書中の返信先の
電子メールアドレスに入力内容が電子メールとして返送
されることになる（図５）。

【００３０】このようにして、クライアント２では返信
のために新たに電子メールを作成するといった作業を行
う必要はなく、表示された項目に対して入力を行って
「返信」ボタンを操作するだけで返信を行うことができ
る。この返信用文書の内容は通信装置１において決めて
おくことができるので、電子メールの送信側で必要とす
る情報を受け取ることが可能である。例えば図７に示し
た例では、クライアントにおける文書の閲覧状況、当該
文書の処理状況、その他コメントの返送を要求している
ことをクライアントに伝えるとともに、クライアントに
おけるこれらの情報の入力を支援し、また文書の処理を
促すことができる。このように、送信側の意図を受信側
に確実に伝えるとともに、返信されてくる情報を電子メ
ールの送信側でコントロールすることができる。それと
ともに、返信されてくる情報の概要は返信用文書によっ
て規定されているので、返信されてきた情報を処理する
ことも容易である。

【００３１】返信先は、通信装置１であるほか、他の装
置に対して送られるように設定しておくこともできる。
例えば図１に示したサーバ４のアドレスを含めておくこ
とによって、返信用文書に入力された情報はサーバ４へ
転送されることになる。これによって、サーバ４は返信
用文書に入力された情報に基づいた様々な処理を行った
り、入力された情報の管理を行うことができる。いずれ
にしても、返信用文書に返信先を含めておくことによっ
て、クライアントからの返信時にアドレスの誤りなどの
人為的なミスを防止し、確実に返信してもらうことがで
きる。また、返信用文書の送信元において、返送先を任
意に設定することが可能である。

【００３２】もちろん返信は電子メールに限られるもの
ではなく、例えば返信用文書中にＵＲＬを記述してお
き、当該ＵＲＬに対して入力された内容がＨＴＴＰによ
り送信することもできる。さらに他のプロトコルを用い
てもよい。返信用文書の記述もＨＴＭＬに限られるもの
ではなく、ＰＤＦやその他の形式で記述しておくことが
可能である。

【００３３】また、返信用文書の内容は図７，図８に示
した例に限られるものでないことは言うまでもないが、
これらの例のように入力欄を用意しておくことによって
確実に必要とする情報の返送を受けることができるとと
もに、受信側における負担を軽減することができる。ま
た、このようなクライアント側で入力を必要とするもの
のほか、例えば電子メールに含めた文書の取り扱いなど
の注意事項などを返信用文書としておくなど、様々な内
容を含めておくことができる。例えば入力欄が存在しな
い返信用文書でも、「返信」ボタンの操作によって注意
事項を了承したとするなどといった利用が可能である。
さらに、その際にクライアントの情報を取得するスクリ
プトやマクロなどを実行可能なように構成することも可
能である。従って、返信用文書の内容を変更することに
よって様々な用途への利用が可能である。

【００３４】図１に示した本発明の通信装置の実施の一
形態では、読取部１３やファクシミリ通信部１４などを
含んだ構成を示し、中継転送が可能な通信装置について
主に説明してきた。しかし本発明はこれに限られるもの
ではなく、例えば通信装置１がクライアント２，３と同
様のクライアント端末などであってもよい。この場合に
も電子メールを送信する際に返信用文書を含めて送信
し、受信先に対して文書の指示などを行ったり、送信元
で必要とする情報の取得や入力を促し、返信を受けるよ
うに構成することができる。

【００３５】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、送信対象の文書を電子メールにて送信する際
に、返信用文書を含めて送信することができるので、受
信先に負担をかけることなく、返信を受けることができ
る。このとき、例えば受信先において入力可能に構成し
たり、自動的に受信先の情報を取得して返信されるよう
にしておけば、送信元において必要とする情報を確実に
取得することができる。また、返信用文書によって、受
信先に対して送信した文書の処理や取り扱いについて指
示することができる。本発明によれば、これらの効果の
他にも、上述したような様々な効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信シ
ステムの一例を示す構成図である。

【図２】配信テーブルの一例の説明図である。

【図３】配信テーブルの編集用データの一例の説明図で
ある。

【図４】管理者用クライアント端末における配信テーブ
ルの表示画面の一例の説明図である。

【図５】本発明の通信装置の実施の一形態を含む通信シ
ステムの一例における動作例の説明図である。

【図６】本発明の通信装置の実施の一形態における動作
の一例を示すフローチャートである。

【図７】返信用文書の具体例の説明図である。

【図８】返信用文書の具体例を表示したときの表示例の
説明図である。

【符号の説明】

１…通信装置、２，３…クライアント、４…サーバ、５
…データ交換ネットワーク、６…電話回線、１１…制御
部、１２…ネットワーク通信部、１３…読取部、１４…
ファクシミリ通信部、１５…記憶部、１６…配信テーブ
ル。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールの送信が可能な通信装置にお
いて、送信対象の文書とともに返信用文書を含む電子メ
ールを生成する生成手段と、前記生成手段で生成した前
記電子メールを送信する送信手段を有することを特徴と
する通信装置。
【請求項２】前記返信用文書は、前記電子メールの処
理結果の通知先アドレスを含むことを特徴とする請求項
１に記載の通信装置。
【請求項３】さらに情報を受信する受信手段を有して
おり、送信対象の前記文書は、前記受信手段により受信
された情報であることを特徴とする請求項１または請求
項２に記載の通信装置。
【請求項４】さらに、前記返信用文書を前記電子メー
ルに含めるか否かを示す条件を保持する条件保持手段を
有し、前記生成手段は、前記受信手段による受信時の条
件を前記条件保持手段が保持する前記条件と比較して前
記返信用文書を前記電子メールに含めるか否かを判断す
ることを特徴とする請求項３に記載の通信装置。
【請求項５】電子メールの送信をコンピュータに行わ
せる通信プログラムにおいて、送信対象の文書とともに
返信用文書を含む電子メールを生成する生成機能と、前
記生成機能で生成した前記電子メールを送信する送信機
能をコンピュータに実現させることを特徴とする通信プ
ログラム。