JP2003141034A

JP2003141034A - 電子メール作成装置

Info

Publication number: JP2003141034A
Application number: JP2001333412A
Authority: JP
Inventors: Hidetoshi Uchibori; 秀俊内堀
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2001-10-30
Filing date: 2001-10-30
Publication date: 2003-05-16

Abstract

(57)【要約】【課題】ユーザの電子メールの宛先入力を容易にし，
ユーザの電子メール作成の負担を軽減する。【解決手段】記憶装置３には，電子メールアドレスお
よび該電子メールアドレスの宛先者の属性を含む共有ア
ドレス帳ファイルおよび個別アドレス帳ファイルと，電
子メールアドレスを含まず，電子メールの宛先者の属性
を含む共有名簿ファイル，個別名簿ファイル，および一
般ファイルが記憶されている。共有アドレス帳ファイル
および共有名簿ファイルは，サーバ４側で一元管理され
たものが記憶装置３にダウンロードされる。ユーザがク
ライアント２を使用して，共有名簿ファイル，個別名簿
ファイル，または一般ファイルの属性を指定すると，該
属性をキーとして共有アドレス帳ファイルおよび個別ア
ドレス帳ファイルの電子メールアドレスと宛先名が検索
される。検索された電子メールアドレスは，電子メール
の宛先欄と本文欄に入力される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は，電子メールを作成
する電子メール作成装置および電子メール作成方法に関
する。また，本発明は，電子メールの作成をコンピュー
タに実行させるためのプログラムおよび該プログラムを
記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ユーザが名簿を作成する場合には，表計
算ソフトが広く使用されている。そして，ユーザがこの
表計算ソフトにより作成した名簿に基づいて電子メール
を発信する場合に，従来，ユーザは，次の手順で電子メ
ールの宛先を入力し，電子メールを発信していた。（１）表計算ソフトを起動し，表計算ソフトにより作成
した名簿ファイルを開き，名簿ファイルのデータを画面
に表示させる。また，電子メールソフト（メーラ）を別
個に起動し，メール（メッセージ）作成ウィンドウ（メ
ール作成画面）（図１９（Ａ）および（Ｂ）参照）を開
く。（２）表示された名簿ファイルのデータを見て電子メー
ルの宛先対象者を決める。（３）電子メールソフトのアドレス帳から（２）による
電子メールの宛先対象者を探し，メール作成画面の宛先
欄１０１に電子メールアドレス（aaa＠bbb）を入力す
る。（４）上記（１）〜（３）を電子メールの宛先対象者分
繰り返す。（５）件名（表題）を宛先欄１０１に入力し，宛名を含
めた本文を本文欄１０２に作成し，電子メールを発信す
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし，こうした手順
は，電子メールの宛先対象者が数人の場合にはそれほど
の時間と手間を要しないが，宛先対象者が多くなってく
ると多くの時間と手間（特に（３）に要する時間と手
間）を要し，非効率である。

【０００４】また，図１９（Ａ）に示すように，本文欄
１０２に宛名を記載することが望ましい場合であって
も，入力に時間がかかるため，図１９（Ｂ）の本文欄１
０２に示すように宛名が省略される場合が多い。省略さ
れた場合には，電子メールの受信者はその電子メールが
自分以外には何処の誰に送付されているのか分らない場
合があり不便を来すこともある。なお，宛先として入力
されている電子メールアドレスから推定することもでき
るが，電子メールアドレスとその電子メールアドレスの
ユーザとの対応関係をあらかじめ知っておく必要があ
る。

【０００５】また，記載されていても記載する人によっ
て宛名が異なったり（たとえば山田さんの宛名を“一開
発）二課山田”とする人もいれば，“第一開発）第二
技術課山田”とする人もいる等，統一された宛名にな
っていない），間違いがあったり等の問題がある。

【０００６】さらに，電子メールのアドレス帳は，一般
に，各人が作成管理しているため，アドレス帳のデータ
の追加，変更，削除を各人が行わなければならず，非効
率な作業を強いられている。例えば，職場に新入社員が
入った場合等，職場の各人が自分のアドレス帳に新入社
員の電子メールアドレスを追加している。

【０００７】一方，現在，表計算ソフトにより作成され
た名簿に電子メールアドレスが記述されている場合に，
その電子メールアドレスがマウスによりクリック／選択
されると，電子メールソフトが自動的に起動され，クリ
ック／選択された電子メールアドレスがメールの宛先欄
に自動的に入力されるものがある。

【０００８】しかし，入力される電子メールアドレスは
クリックされた一の電子メールアドレスのみであり，複
数人に送信したい場合には，他の者の電子メールアドレ
スをキーボードで入力しなければならず不便である。

【０００９】また，表計算ソフトにより作成された名簿
ファイルのデータには，社員番号，所属部署，氏名，住
所等の電子メールの宛名情報が含まれている。しかし，
これらの情報は，電子メールソフトと連携していないた
めに，これらの情報を電子メールの宛名として直接活用
できない。

【００１０】このような状況の中で，表計算ソフトは非
常に便利なことから利用が拡大しており，また，電子メ
ールも企業はもとより個人にとっても不可欠なツールと
して利用が激増している。

【００１１】本発明は，このような状況に鑑みなされた
ものであり，電子メールのヘッダ情報としての電子メー
ルアドレスおよびメッセージ（メール本文）としての宛
名入力を容易にし，ユーザの電子メール作成の負担を軽
減することを目的とする。

【００１２】また，本発明は，電子メールのアドレス情
報を一元管理し，ユーザのアドレス情報の管理負担を軽
減するとともに，ユーザのアドレス情報の入力ミス，入
力漏れ等をなくすことを目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
に，本発明の第１の側面による電子メール作成装置は，
電子メールアドレスおよび該電子メールアドレスに対応
した宛先者の属性を含む第１のデータと，電子メールの
宛先者の属性を含む第２のデータとを記憶する記憶手段
と，前記記憶手段に記憶された前記第２のデータに含ま
れる属性を選択するための第１の選択手段と，前記属性
選択手段により選択された属性をキーとし，該キーと一
致する属性に対応する電子メールアドレスを前記第１の
データから検索する検索手段と，前記検索手段により検
索された電子メールアドレスを電子メールの宛先欄に入
力する第１の入力手段と，を備えている。

【００１４】本発明による電子メール作成方法は，電子
メールアドレスおよび該電子メールアドレスに対応した
宛先者の属性を含む第１のデータと，電子メールの宛先
者の属性を含む第２のデータとを記憶装置にあらかじめ
記憶させ，前記記憶された前記第２のデータに含まれる
属性を選択し，前記選択した属性をキーとし，該キーと
一致する属性に対応する電子メールアドレスを前記第１
のデータから検索し，前記検索された電子メールアドレ
スを電子メールの宛先欄に入力するものである。

【００１５】さらに，本発明によるプログラムは，前記
電子メール作成方法をコンピュータに実行させるプログ
ラムであり，また，本発明によるプログラム記録媒体
は，前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可
能な記録媒体である。

【００１６】本発明によると，第２のデータにおいて，
電子メールの宛先者の属性を選択することにより，該宛
先者の電子メールアドレスが電子メールの宛先欄に入力
される。これにより，電子メールの宛先入力が容易にな
り，ユーザの電子メール作成の負担が軽減される。

【００１７】なお，電子メールの宛先欄には，電子メー
ルの中心的な受信者，写し（ＣＣ：Carbon Copy）の受
信者，ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）の受信者，または
参考として受信する受信者の宛先欄の少なくとも１つが
含まれる。

【００１８】好ましくは，前記記憶手段は，前記キーの
構成要素についての置換データをさらに記憶し，前記検
索手段は，前記キーと一致する属性に対応する電子メー
ルアドレスが存在しない場合に，前記キーの構成要素を
前記置換データにより置換し，置換後のキーに基づいて
前記電子メールアドレスを再検索する。

【００１９】これにより，たとえば，氏名等の属性の文
字（漢字等）が旧字体で第１のデータに使用されていて
も，電子メールアドレスを検索することができる。

【００２０】また，好ましくは，前記第１のデータおよ
び前記第２のデータは，これら第１のデータおよび第２
のデータが一元管理されたサーバ装置から通信ネットワ
ークを介して前記記憶手段に記憶されるものである。

【００２１】これにより，電子メールのアドレス情報が
一元管理され，ユーザのアドレス情報の管理負担を軽減
するとともに，ユーザのアドレス情報の入力ミス，入力
漏れ等をなくすことができる。

【００２２】また，前記第１のデータおよび前記第２の
データは，前記属性として宛先者の名前を含み，前記電
子メール作成装置は，前記検索手段により検索された電
子メールアドレスに対応する前記宛先者の名前を前記電
子メールの本文欄に入力する第２の入力手段を，さらに
備えている。

【００２３】これにより，送信者（ユーザ）は質の高い
メールを作成でき，また，受信者は自己宛てのメールか
どうかを容易に判断できるとともに，自己以外の誰に送
信されているかを容易に知ることができ，受信メールの
転送の必要の有無等を判断できる。

【００２４】本発明の第２の側面によるプログラムは，
入力操作部から入力された送信先の電子メールアドレス
を電子メールのヘッダ情報とし，該入力操作部から入力
されたメッセージ情報を電子メールのヘッダ情報以外の
メッセージ情報としてメールサーバに送信する機能を有
するコンピュータに，該コンピュータの記憶部に記憶さ
れた電子メールアドレスと宛名情報との対応関係に基づ
いて，該入力操作部から入力された電子メールアドレス
に対応する宛名情報を特定させ，該特定させた宛名情報
を前記メッセージ情報とさせるためのものである。

【００２５】本発明の第３の側面によるプログラムは，
入力操作部から入力された送信先の電子メールアドレス
を電子メールのヘッダ情報とし，該入力操作部から入力
されたメッセージ情報を電子メールのヘッダ情報以外の
メッセージ情報としてメールサーバに送信する機能を有
し，かつ，複数の送信先電子メールアドレスを記憶した
コンピュータに，前記複数の送信先の電子メールアドレ
スのうち，入力操作部により選択された電子メールアド
レスを含む前記ヘッダ情報とさせ，該コンピュータの記
憶部に記憶された電子メールアドレスと宛名情報との対
応関係に基づいて，該選択された電子メールアドレスに
対応する宛名情報を特定させ，該特定させた宛名情報を
前記メッセージ情報とさせるためのものである。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下に，本発明の一実施の形態に
ついて説明する。

【００２７】図１は，本発明の一実施の形態によるメー
ル作成支援システムの全体構成を示すブロック図であ
る。

【００２８】このメール作成支援システムは，通信ネッ
トワーク１，クライアント２，記憶装置３，サーバ４，
および記憶装置５を備えている。このメール作成支援シ
ステムは，本実施の形態では，一例としてある企業（Ｘ
社とする。）の社内に構築されたものであり，通信ネッ
トワーク１は，社内に設けられたイントラネットにより
構成されている。

【００２９】クライアント２およびサーバ４は，通信ネ
ットワーク１に接続され，通信ネットワーク１を介して
相互に通信可能に構成されている。

【００３０】クライアント２は，Ｘ社の社内に設置さ
れ，Ｘ社の社員が使用するコンピュータ，ワークステー
ション等である。クライアント２には，ハードディスク
等により構成される記憶装置３が接続され，クライアン
ト２によってプログラム（ソフトウェア）またはデータ
ファイルの読み出し，書き込み等が行われる。

【００３１】図１では，図面を簡略化するために，クラ
イアント２および記憶装置３をそれぞれ１つしか示して
いないが，一般的には，複数のクライアント２および記
憶装置３が設けられ，複数の社員のそれぞれに対して，
これらのクライアント２および記憶装置３が個別に割り
当てられるであろう。また，図１では，クライアント２
と記憶装置３とを別個に示しているが，記憶装置３はク
ライアント１の構成要素（たとえば内蔵ハードディスク
等）であってもよい。

【００３２】記憶装置３には，プログラムとして，メー
ル作成支援ソフト，表計算ソフト（スプレッドシートプ
ログラム），およびメーラ（電子メールソフト）が記憶
されている。

【００３３】また，記憶装置３には，データファイルと
して，個別アドレス帳ファイル，個別名簿ファイル，共
有アドレス帳ファイル，共有名簿ファイル，一般ファイ
ル，テンプレートファイル，および置換文字ファイルが
記憶される。これらのファイルのうち，共有アドレス帳
ファイル，共有名簿ファイル，一般ファイル，テンプレ
ートファイル，および置換文字ファイルは，サーバ４側
の記憶装置５に記憶されたものが通信ネットワーク１を
介してダウンロードされたものである。これらのファイ
ルの詳細については後述する。

【００３４】サーバ４は，このメール作成支援システム
のシステム管理者が使用／管理するコンピュータ，ワー
クステーションである。サーバ４には，ハードディスク
等により構成される記憶装置５が接続され，サーバ４に
よってプログラム（ソフトウェア）またはデータファイ
ルの読み出し，書き込み等が行われる。

【００３５】記憶装置５には，データファイルとして，
共有アドレス帳ファイル，共有名簿ファイル，テンプレ
ートファイル，置換文字ファイル，および一般ファイル
が記憶されている。これらのファイルは，システム管理
者等により作成され，一元管理（集中管理）される。こ
れらのファイルの内容に追加，削除，変更等が生じる
と，システム管理者等が，記憶装置５に記憶されたこれ
らファイルの内容を更新する。これにより，記憶装置５
に記憶されたファイルは，常に最新の状態に管理され
る。

【００３６】これらのファイルは，Ｘ社の社員に共有さ
れ，社員が使用するクライアント２からのダウンロード
要求に応じて，通信ネットワーク１を介してクライアン
ト２にダウンロードされ，記憶装置３に記憶される。

【００３７】また，これらのファイルが更新されると，
更新されたことが社内向けのホームページや各社員向け
の電子メールによって通知され，各社員に対し，クライ
アント２の記憶装置３に記憶されたファイルの更新が促
される。

【００３８】このように，アドレス帳ファイルや名簿フ
ァイルが共有アドレス帳ファイル，名簿ファイルとして
一元管理され，各クライアント２とサーバ４間で共有さ
れるので，ユーザの管理負担が軽減される。

【００３９】後に詳述するが，共有名簿ファイル，一般
ファイル，個別名簿ファイル等には，社員番号，氏名等
の情報が含まれ，社員番号，氏名等が単数または複数指
定されると，クライアント２は，共有アドレス帳ファイ
ルまたは個別アドレス帳ファイルの内容を検索し，対応
する電子メールアドレス（以下，単に「メールアドレ
ス」という。）を読み出し，読み出したメールアドレス
を電子メールのヘッダ情報の宛先として自動入力する。

【００４０】共有アドレス帳ファイルは，たとえば社員
に関するもの，社外関係者に関するもの等があり，社員
番号，氏名等の宛名情報と対応するメールアドレス情報
を含んでいる。図２は，社員に関する共有アドレス帳フ
ァイルの一例を示している。図３は，社外関係者に関す
る共有アドレス帳ファイルの一例を示している。

【００４１】これら共有アドレス帳ファイルは，表計算
ソフトによりテーブル（表）形式で作成される。このテ
ーブルには，行，列，および要素（欄，項目）を指定す
るために，数値（整数）で示された行番号および大文字
のアルファベットで示された列符号（または列番号）が
付されている。共有名簿ファイル，一般ファイル等につ
いても同じである。

【００４２】図２に示す，社員に関する共有アドレス帳
ファイルは，Ｘ社の社員の電子メールアドレス，および
社員の属性として社員番号（各社員にユニークに与えら
れた識別情報），氏名，所属部署等を有する。図３に示
す社外関係者に関する共有アドレス帳ファイルは，社外
関係者のメールアドレス，および属性として会社名，氏
名，所属部署等を有する。

【００４３】メールアドレスには，個人のメールアドレ
スや企業の代表のメールアドレスに加えて，同報通信の
対象となる複数の宛先を含んだメーリングリストのメー
ルアドレスも含まれる。

【００４４】氏名には，本名（姓および名）による表記
に加えて，姓に役職を付加した表記（たとえば「山田課
長」），姓のみの表記（たとえば「佐藤」），複数の同
姓者がいる場合の略記（たとえば「鈴木（Ｂ）」）等の
複数の表記方法があるので，複数の氏名の列（「氏名
１」，「氏名２」，「氏名３」等）が設けられている。
これら氏名の欄のすべてに必ずデータを記入する必要は
なく，記入するものがない欄は空欄とされる。空欄に
は，情報が存在しないことを表す非表示のデータ（たと
えば“ＮＵＬＬ”等）が置かれている。所属等の他の欄
についても同じである。

【００４５】また，所属についても，同じ部課名であっ
ても複数の表記があり，また，同一人が複数の部署に所
属している場合もあることから，複数の所属の列（「所
属１」，「所属２」等）が設けられている。

【００４６】もっとも，これら氏名および所属はそれぞ
れ１つであってもよい。

【００４７】共有アドレス帳ファイルは，電子メール作
成支援ソフトによるメールアドレスの検索に使用され，
また，検索されたメールアドレス，氏名，所属等が電子
メールに自動的に記載されるようになっている。これら
を可能とするために，共有アドレス帳ファイルには，検
索範囲，メールアドレス記載列，デフォルト宛名記載
列，所属名記載列，およびデフォルト所属名記載列がシ
ステム管理者によってあらかじめ設定され，記憶装置５
に記憶されている。

【００４８】検索範囲は，ユーザにより選択されたキー
に基づいて検索される共有アドレス帳ファイルのデータ
の範囲である。この検索範囲は，共有アドレス帳ファイ
ルが複数の属性を有することから検索範囲が広範となり
検索に多くの時間を要する事態を回避し，あるいは，ユ
ーザの選択するキーの属性とは異なる属性が検索対象と
して検索されるおそれを回避する等のために設定され
る。

【００４９】この検索範囲の設定は，たとえば，管理者
がサーバ４のキーボード（図１に図示せず）を使用し
て，共有アドレス帳ファイルのテーブルの列符号と行番
号の範囲を入力することにより行われる。入力された列
符号と行番号の範囲は，検索範囲として記憶装置５に記
憶される。

【００５０】たとえば，図２の社員に関する共有アドレ
ス帳ファイルの場合には，検索範囲として「社員番号検
索範囲」，「氏名検索範囲」等を設定することができ
る。

【００５１】社員番号検索範囲として，たとえば，検索
開始位置Ｂ２（すなわちＢ列２行目）および検索終了位
置Ｂ７８９（すなわちＢ列７８９行目）が入力され，記
憶装置５に記憶される。そして，ユーザ（社員）が社員
番号をキー（検索キー）としてメールアドレスを検索す
る場合には，この社員番号検索範囲として設定された検
索開始位置Ｂ２から検索終了位置Ｂ７８９までの範囲に
含まれる項目が検索され，対応するメールアドレスが取
り出される。

【００５２】同様にして，氏名検索範囲は，たとえば検
索開始始位置Ｃ２（すなわちＣ列２行目）および検索終
了位置Ｅ７８９（すなわちＥ列７８９行目まで）がキー
ボードから入力されることにより設定される。そして，
ユーザが氏名をキーとしてメールアドレスを検索する場
合には，この氏名検索範囲として設定された検索開始位
置Ｃ２から検索終了位置Ｅ７８９までの範囲に含まれる
項目が検索され，対応するメールアドレスが取り出され
る。

【００５３】メールアドレス記載列は，電子メールの宛
先欄に記載されるメールアドレスの列を指定するもので
ある。このメールアドレス記載列の設定は，たとえば，
管理者がサーバ４のキーボードを使用して共有アドレス
帳ファイルのテーブルの列符号「Ａ」を入力することに
より行われる。入力された列符号「Ａ」は，アドレス記
載列として記憶装置５に記憶される。

【００５４】デフォルト宛名記載列は，電子メールの本
文欄に記載される宛名を指定するものであり，共有アド
レス帳ファイルに属性が複数存在する場合，特に宛名と
なり得る属性（図２では氏名１〜氏名３）が複数存在す
る場合に指定される。このデフォルト宛名記載列の設定
は，たとえば，管理者がサーバ４のキーボードを使用し
て列符号「Ｃ」を入力することにより行われる。入力さ
れた列符号は，デフォルト宛名記載列として記憶装置５
に記憶される。

【００５５】所属名記載列は，電子メールの本文欄に記
載される所属の列を指定するものであり，デフォルト所
属名記載列は，所属名記載列が複数存在する場合（図２
では所属１および所属２）に，電子メールの本文欄にデ
フォルトとして入力される所属の列を指定するものであ
る。

【００５６】この所属名記載列の設定およびデフォルト
所属名記載列の設定は，列符号をキーボードを使用して
入力することにより行われる。たとえば，所属名記載列
として列符号「Ｆ」および「Ｇ」が入力される。入力さ
れた列符号は所属名記載列として記憶装置５に記憶され
る。また，デフォルト所属名記載列として列符号「Ｆ」
が入力される。入力された列符号はデフォルト所属名記
載列として記憶装置５に記憶される。

【００５７】後述するように，電子メールの宛名とし
て，設定されたデフォルト宛名記載列の氏名が記載さ
れ，宛先者の所属として，設定されたデフォルト所属名
記載列の所属が記載される。

【００５８】共有名簿ファイルは，電子メールの送信先
を決定する際に使用される名簿ファイルである。共有名
簿ファイルには，たとえば社内組織に関する共有名簿フ
ァイル，社内委員会に関する共有名簿ファイル等があ
る。

【００５９】図４は，社内組織に関する共有名簿ファイ
ルの一例を示している。このファイルは，社員を社内の
組織によりグループ分類した名簿ファイルであり，メー
ルアドレスを含まず，Ｘ社を構成する各部署の名称およ
び各部署に所属する社員（部長，課長，一般社員等）の
名前を有する。名前は，本名，苗字（姓）に役職が付加
されたもの等で示される。

【００６０】図５は，社内委員会に関する共有名簿ファ
イルの一例を示している。このファイルは，社員を，社
内に設けられた種々の委員会（経営会議，開発会議等）
や福利厚生の部会（親睦会等）によりグループ分類した
名簿ファイルであり，メールアドレスを含まず，委員会
等の名称およびその会の構成社員の名前を有する。

【００６１】個別アドレス帳ファイルおよび個別名簿フ
ァイルは，各社員が個人で作成し，管理しているファイ
ルであり，他の社員に共有されるものではない。

【００６２】図６は，個別アドレス帳ファイルの一例を
示している。このファイルは，共有アドレス帳ファイル
（図２，図３参照）と同様に，メールアドレス，会社
名，氏名，所属等を有する。個別アドレス帳ファイルに
も，共有アドレス帳ファイルと同様に，これを作成した
社員によって，メールアドレス記載列（Ａ列），会社名
検索範囲（Ｂ２−Ｂ２０），氏名検索範囲（Ｃ２−Ｄ２
０），デフォルト宛名記載列（Ｃ列），所属名記載列
（Ｅ列），およびデフォルト所属名記載列（Ｅ列）がそ
れぞれ設定され，記憶装置３に記憶される。

【００６３】図７は，個別名簿ファイルの一例を示して
いる。個別名簿ファイルは，共有名簿ファイルと同様
に，電子メールの送信先を決定する際に使用される名簿
ファイルである。このファイルは，メールアドレスを含
まず，このファイルを作成した社員と交流のある者（Ｘ
社の社員および社外の者の双方を含む。）の氏名を，そ
の社員固有のカテゴリ（たとえば「作家関係」，「作曲
関係」等）により分類したものである。

【００６４】なお，個別アドレス帳ファイルおよび個別
名簿ファイルは，各個人の形式により作成され，図６お
よび図７に示すもの以外の形式であってもよい。

【００６５】図８は，一般ファイルの一例を示してい
る。一般ファイルも，共有ファイルの１つであり，たと
えば，情報処理試験を受験する社員，英語の試験を受験
する社員等の試験名，受験日，受験者氏名，合否等の一
覧により構成される。

【００６６】テンプレートファイルは，電子メールの表
題（件名）および電子メールの本文（たとえば定型分
等）の雛型ファイルである。

【００６７】置換文字ファイルは，置換可能な文字（た
とえば漢字）を規定したファイルであり，メールアドレ
スの検索に使用されるキー（検索キー）の構成文字の置
換に使用される。たとえば「斎」と「斉」，「辺」と
「邊」，「辺」と「邉」，「邉」と「邊」等の当用漢字
／常用漢字と旧漢字の相互変換等が規定されている。そ
して，たとえばキーとして「斉藤」が指定された場合
に，「斉藤」に加えて「斎藤」の文字によっても検索が
行われ，逆に，キーとして「斎藤」が指定された場合
に，「斎藤」に加えて「斉藤」の文字によっても検索が
行われる。これにより，同じ漢字が異なる字体でファイ
ル内に登録されている場合であっても，検索が可能とな
る。

【００６８】次に，電子メール作成支援システムによる
電子メールの作成処理について説明する。図９は，電子
メール作成処理の流れを示すフローチャートである。こ
の作成処理は，クライアント５が記憶装置３に記憶され
たメール支援ソフトを実行し，ユーザとのインタラクテ
ィブな対話により進められる。図中，実線のブロックは
クライアント５による処理を示し，破線のブロックはユ
ーザの処理（入力）を示している。

【００６９】メール作成支援ソフトが起動されると，ク
ライアント２は，その表示装置（図１に図示せず）（Ｃ
ＲＴディスプレイ，液晶ディスプレイ等）に，図１０に
示すメニューウィンドウ（ダイアログボックス）を表示
する（ステップＳ１）。このメニューウィンドウィンド
ウには，メニューとして，LiveUpdateボタン１１，宛先
作成ボタン１２，および終了ボタン１３が設けられてい
る。これらのボタン１１〜１３のいずれかがユーザ（ク
ライアント２を使用する社員）により選択される(ステ
ップＳ３１)。

【００７０】ユーザがマウス等のポインティングデバイ
ス（図１に図示せず）によりLiveUpdateボタン１１をク
リックすると（ステップＳ２で「LiveUpdate」），クラ
イアント２は，記憶装置３に記憶された共有ファイル
（共有アドレス帳ファイル，共有名簿ファイル，一般フ
ァイル）の版数をサーバ４に通知し，記憶装置５に記憶
された対応する共有ファイルとの版数の照合を依頼す
る。

【００７１】サーバ４は，版数照合の結果，版数が異な
る（すなわち記憶装置３に記憶されたものが最新のファ
イルでない）場合には，最新のファイルをクライアント
２に送信する。これにより，クライアント２は，記憶装
置２に記憶されたファイルを，最新のファイルに更新す
る（ステップＳ３）。一方，版数照合の結果，版数が同
じである場合には，サーバ４は，版数が同じであること
をクライアント２に通知する。この場合には，記憶装置
３に記憶されたファイルの更新は行われない。

【００７２】なお，版数照合およびファイルの更新は，
テンプレートファイルおよび置換文字ファイルについて
行われてもよい。

【００７３】終了ボタン１３がユーザによりクリックさ
れると（ステップＳ２で「終了」），メール作成支援ソ
フトの処理は終了し，メニューウィンドウはクローズす
る。

【００７４】宛先作成ボタン１２がユーザによりクリッ
クされると（ステップＳ２で「宛先作成」），クライア
ント２は，図１１に示す宛先一覧ウィンドウをオープン
し，表示装置に表示する（ステップＳ４）。

【００７５】続いて，クライアント２は，記憶装置３に
記憶された共有名簿ファイル（図４，図５），および個
別名簿ファイル（図７）をオープンし，表示装置に表示
する（ステップＳ５）。また，利用者の必要に応じて，
利用者により指定された一般ファイル（図８）をクライ
アント２はオープンし，表示装置に表示する（ステップ
Ｓ５）。以下，共有ア名簿ファイル，個別名簿ファイ
ル，および一般ファイルを「名簿ファイル等」と総称す
る。

【００７６】これら表示装置に表示された宛先一覧ウィ
ンドウおよび名簿ファイル等によって，電子メールの宛
先指定がユーザによって行われる。

【００７７】宛先一覧ウィンドウには，電子メールの宛
先表示欄１４ａ〜１４ｃ（「ご参考」，「To」，および
「Cc」）が設けられている。この宛先表示欄１４ａ〜１
４ｃには，それぞれ個別に送信先のメールアドレスを入
力することができる。

【００７８】これら３つの欄１４ａ〜１４ｃに対応して
追加ボタン１５ａ〜１５ｃおよびクリアボタン１６ａ〜
１６ｃが設けられている。追加ボタン１５ａ〜１５ｃ
は，対応する宛先表示欄１４ａ〜１４ｃに宛先を追加
（入力）するためのボタンである。クリアボタン１６ａ
〜１６ｃは，対応する宛先表示欄に入力された宛先を消
去（クリア）するためのボタンである。

【００７９】また，宛先一覧ウィンドウには，敬称ボタ
ン１７，宛名編集ボタン１８，メールソフト名ボタン１
９，メールソフト連携ボタン２０，テンプレート名ボタ
ン２１，およびテンプレート連携ボタン２２が設けられ
ている。これらボタンの機能については後述する。

【００８０】ユーザは，まず，共有アドレス帳ファイル
および／または個別アドレス帳ファイルに設定されてい
るいずれの検索範囲（社員番号検索範囲，氏名検索範囲
等）で，メールアドレスを検索するかを指定する（ステ
ップＳ３２）。

【００８１】続いて，ユーザは，表示された名簿ファイ
ル等において，電子メールの送信先となる項目（たとえ
ば，図４，５，７，８の列Ｂ，Ｃ等の項目）を選択する
（ステップＳ３３）。この選択は名簿ファイル等におけ
る名前等の項目を選択／クリックすることにより行って
もよい。送信先が複数の場合には，複数の名前（宛名）
等を選択／クリックしてもよい。以下では，名前を直接
選択する場合を中心に説明する。

【００８２】送信先が選択／クリックされた後，追加ボ
タン１５ａ〜１５ｃのいずれかがユーザによりクリック
されると，クライアント２は，選択／クリックされた名
前をキー（選択された名前に属する名前をキー）とし
て，共有アドレス帳ファイルおよび個別アドレス帳ファ
イル（以下，両者を「アドレス帳ファイル」と総称す
る。）の指定された検索範囲に，キーと一致（対応）す
る項目があるかどうかを検索する（ステップＳ６）。

【００８３】検索は，検索結果に対応して，１回または
複数回行われる。

【００８４】第１回目の検索では，キーと完全一致する
項目がサーチされる。たとえば，キーが「大関」である
場合に，アドレス帳ファイルの指定された検索範囲内
で，「大関」が存在するかどうかがサーチされ，「大
関」以外の文字が付加された「大関部長」や，「大関」
を構成する文字の一部が欠けた文字（たとえば「大」の
み，「関」のみ）等の項目は不一致とされる。

【００８５】ただし，キーおよび検索範囲の項目の文字
とも，文字間にスペース（空白）が挿入されている場
合，その文字は，このスペースがない文字として扱われ
る。たとえば，「山田」と「Ａ一」との間にスペースが
ある「山田Ａ一」や，「山」，「田」，「Ａ」，およ
び「一」の各間にスペースがある「山田Ａ一」等
は，すべてスペースを除去した「山田Ａ一」として扱わ
れる。

【００８６】第１回目の検索の結果，キーと一致する項
目が１つだけ発見された場合（ステップＳ７で「結果１
つ」），クライアント２は，発見された項目に対応する
メールアドレス，デフォルト宛名，およびデフォルト所
属名を，クリックされた追加ボタンに対応する宛先表示
欄に表示する（ステップＳ１０，図１２参照）。この表
示形態は，たとえば，図１２に示すように「デフォルト
宛名／メールアドレス／デフォルト所属名」である。

【００８７】このように電子メール作成ウィンドウへの
宛先入力前に，宛先一覧ウィンドウでメールアドレスに
加えてデフォルト宛名およびデフォルト所属名も確認で
きるので，宛先が確認し易くなり，誤った宛先へ電子メ
ールを送信するミスを減少させることができる。

【００８８】第１回目の検索において，一致する項目が
複数個検索された場合には（ステップＳ７で「結果複
数」），図１３に示す複数宛先検出／選択ウィンドウが
表示装置に表示される（ステップＳ８）。この複数宛先
検出／選択ウィンドウには，検索された項目の個数（図
１３では２個）に応じた宛先表示欄２５ａおよび２５ｂ
が設けられ，各宛先表示欄２５ａおよび２５ｂに，検索
された宛名，宛先が表示される。図１３では，キー「佐
藤」により検索した結果，「佐藤Ｃ雄」および「佐藤Ｋ
子」の２つの宛名，宛先が検索された場合を示してい
る。

【００８９】複数の宛先の選択チェック欄２６ａまたは
２６ｂ（図１３ではチェック欄２６ａ）がユーザにより
クリックされると（ステップＳ３６），クライアント２
は選択チェック欄にチェック記号（レ点）を表示する。
その後，確定ボタン２７がユーザによりクリックされる
と，クライアント２は，選択された宛名，宛先を，宛先
一覧ウィンドウ（図１１，図１２参照）の宛先表示欄１
４ａ〜１４ｃの対応する欄に表示する（ステップＳ１
０）。

【００９０】複数宛先検出／選択ウィンドウにおいて，
複数の宛先が正しい場合に，ユーザは，複数のチェック
欄をクリックし，複数の宛先を選択することができる。
また，いずれの宛先も該当しない場合に，ユーザは，チ
ェック欄をチェックすることなく確定ボタンをクリック
することにより図２に戻ることができる。

【００９１】第１回目の検索で一致する項目が存在しな
い場合において，キーの文字が置換文字ファイルにより
置換できるとき，クライアント２は，キーの文字を置換
し，置換されたキーにより第２回目の検索を実行する。

【００９２】第２回目の検索において，検索結果が１つ
のみの場合には，前述した第１回目の検索結果が１つの
場合と同じ処理が行われる。また，検索結果が複数個の
場合には，前述した第１回目の検索結果が複数個の場合
と同じ処理が行われる。

【００９３】また，キーの文字置換による検索によって
も，一致する項目が存在しない場合，または，キーの文
字置換が置換文字ファイルに規定されていない場合に
は，クライアント２は，前方一致検索を実行する。

【００９４】「前方一致検索」とは，キーの文字列（文
字数Ｎとする。）の最後尾から順次１文字をスペースに
置換（または１文字削除）し，キーおよび検索対象の項
目の文字列ともに，先頭の文字から（Ｎ−１）文字まで
で，一致するものがあるかどうかを検索することをい
う。最後尾から順次１文字をスペースに置換（または１
文字削除）する操作は，あらかじめ定められた有効文字
数（たとえば２文字，３文字等）まで行われる。

【００９５】たとえば，キーが「佐藤Ｋ太郎」であり，
アドレス帳ファイルに「佐藤Ｋ雄」および「佐藤Ｐ子」
が含まれていた場合には，まず，キーの最後尾の文字
「郎」がスペースに置換され，４文字のキー「佐藤Ｋ
太」が４文字「佐藤Ｋ雄」および「佐藤Ｐ子」と一致す
るかどうかが判断される。これらは一致しないので，次
にキーが「佐藤Ｋ」に置換され，３文字のキー「佐藤
Ｋ」が３文字の「佐藤Ｋ」および「佐藤Ｐ」と一致する
かどうかが判断される。この場合に一方が一致するの
で，「佐藤Ｋ雄」が検索結果として得られる。クライア
ント２は，この検索結果を，宛先一覧ウィンドウの宛先
表示欄１４ａ〜１４ｃの対応する欄に表示する。

【００９６】これにより，名簿ファイル等で選択された
キーと，アドレス帳ファイルの属性とが厳密に一致しな
くても，目的とする電子メールアドレスを探し出すこと
ができる。

【００９７】この前方一致検索においても，複数個の検
索結果が得られた場合には，前述した第１回目の検索結
果が複数個の場合と同じ処理が行われる。

【００９８】この前方一致検索によっても一致する項目
が得られない場合には，クライアント２は，図１４に示
す宛先不明ウィンドウを表示装置に表示し，宛先不明表
示欄３１ａおよび３１ｂに「キー／アドレス不明／所属
不明」を表示する（ステップＳ９）。

【００９９】宛先不明が発生するのは，宛先は正しいの
にアドレス帳ファイルに未登録の場合と，宛先名に間違
いがある場合とがある。アドレス帳ファイルに未登録の
場合には，アドレス帳ファイルへの登録を待つことな
く，この宛先不明ウィンドウで直接メールアドレスと所
属を入力することができ，確定ボタンをクリックするこ
とにより，図１２に追加される。アドレス帳ファイルに
は別途管理者によりアドレス等が登録され，共有され
る。

【０１００】これらの入力後，メールアドレスおよび所
属の入力された欄３１ａに対応するチェック欄３２ａが
ユーザによりクリックされ（チェック記号「レ点」が表
示される），確定ボタン３３がユーザによりクリックさ
れると，クライアント２は，宛先一覧ウィンドウの対応
する宛先表示欄に宛名，宛先を表示する（ステップＳ１
０，図１２参照）。

【０１０１】これらの処理が宛先表示欄１４ａ〜１４ｃ
の各欄に対して実行され，図１２に示すように，それぞ
れの宛名，宛先がこれらの欄に入力される。なお，これ
ら宛先表示欄１４ａ〜１４ｃのそれぞれには，図１２の
宛先表示欄１４ｂに示すように，複数の宛先を入力する
ことができる。また，「Ｔｏ」（宛先表示欄１４ａ）を
除く「ご参考」（宛先表示欄１４ｂ）および「Ｃｃ」
（宛先表示欄１４ｃ）の欄には，必ずしも宛先が入力さ
れる必要はない。

【０１０２】次に，敬称を付加するかどうかがユーザに
より判断され，付加する場合には，敬称ボタン１７（図
１１，図１２参照）がユーザによりクリックされる（ス
テップＳ３７）。

【０１０３】敬称ボタン１７がクリックされると，クラ
イアント２は，図１６（Ａ）に示すように，プルダウン
メニューにより複数の敬称（殿，様，氏，さん，御中，
Ｍｒ，Ｍｒｓ，Ｍｓ，Ｍｉｓｓ等）を表示する。これら
のうちの１つがユーザにより選択／クリックされ，その
後，宛名編集ボタン１８がユーザによりクリックされる
と，クライアント２は，図１６（Ｂ）に示すように，宛
先表示欄１４ａ〜１４ｃの宛名の名前に，選択された敬
称（図１６（Ｂ）では「殿」）を挿入する（ステップＳ
１１）。なお，このステップを省略し，自動的にいずれ
かの敬称（たとえば「殿」）を挿入することもできる。

【０１０４】敬称の挿入位置は，その敬称の種類によっ
てあらかじめ定められ，たとえば「殿」，「様」，
「氏」，「さん」等の日本語の敬称は，宛名（名前）の
後尾に挿入され，「Ｍｒ」，「Ｍｒｓ」，「Mｓ」等の
英語の敬称は，宛名（名前）の先頭に挿入される。

【０１０５】宛名編集ボタン１８がクリックされること
により，図１６（Ｂ）に示すように，宛名表示欄１４ａ
〜１４ｃの表示からメールアドレス部分だけ表示が消さ
れ，表示形態は，「名前／所属名」に変更される。ま
た，各欄１４ａ〜１４ｃにおいて，宛先が所属名にした
がって並び替えられ，グルーピングされて，同一所属名
の宛先が連続的に表示される。さらに，ユーザは，宛先
を並び替えることもできる。

【０１０６】なお，敬称の付加を行わない場合に，ユー
ザは，敬称の選択操作および宛名編集ボタンのクリック
操作を省略することができる。また，宛名編集ボタン１
８がクリックされることにより，宛名編集ウィンドウ
（図示略）が宛先一覧ウィンドウとは別にオープン／表
示され，ユーザは，この宛名編集ウィンドウによって宛
先を編集するようにしてもよい。

【０１０７】次に，メーラ（メールソフト）との連携処
理が実行される。まず，どのメールソフトを使用するか
が，ユーザにより選択される（ステップＳ３８）。この
選択は，メールソフト名ボタン１９をクリックすること
により行われる。メールソフト名ボタン１９がユーザに
よりクリックされると，クライアント２は，図１７
（Ａ）に示すように，プルダウンメニューによりメール
ソフト一覧を表示する。メールソフト一覧の１つのメー
ルソフトがユーザにより選択され，メールソフト連携ボ
タン２０がユーザによりクリックされると，クライアン
ト２は，選択されたメールソフトを起動し，図１７
（Ｂ）に示すように，該起動されたメールソフトのメー
ル作成ウィンドウ（メール送信ウィンドウ）を表示装置
に表示する（ステップＳ１２）。

【０１０８】なお，メールソフトと当該メール作成支援
ソフトとを一体としたソフトを新たなメールソフトとす
ることもでき，この場合には，このメールソフトの選択
は省略できる。

【０１０９】そして，クライアント２は，このメール作
成ウィンドウのメール宛先欄４１および４２に，宛先一
覧ウィンドウの宛先表示欄１４ａ〜１４ｃに表示してい
たメールアドレスを入力／表示するとともに，本文欄４
４に，所属名および名前を入力／表示する。

【０１１０】具体的には，宛先一覧ウィンドウの宛先表
示欄１４ａ（ご参考）および宛先表示欄１４ｂ（Ｔｏ）
に表示されていたメールアドレスは，メール作成ウィン
ドウのヘッダ情報用の入力欄であるメール宛先欄４１
（Ｔｏ）に入力／表示される。宛先一覧ウィンドウの宛
先表示欄１４ｃ（Ｃｃ）のメールアドレスは，メール作
成ウィンドウのヘッダ情報用の入力欄であるメール宛先
欄４２（Ｃｃ）に入力／表示される。なお，図１６
（Ａ）の宛先名編集ボタンにより宛先編集が行われた場
合には，その結果が表示される。

【０１１１】このように，メールのヘッダ情報であるメ
ールアドレスを複数直接入力せずとも，簡易な操作で入
力でき，かつ，そのメールアドレスに対応するメール作
成ウィンドウの本文欄４４に所属名および名前が自動的
に入力／表示されるので，ユーザの入力負担を軽減する
ことができ，また入力ミスをなくすことができる。

【０１１２】次に，ユーザがテンプレートファイルを使
用する場合には，ユーザは，テンプレート名ボタン２１
をユーザによりクリックし，使用するテンプレートを選
択することができる（ステップＳ３８）。

【０１１３】テンプレート名ボタン２１がクリックされ
ると，クライアント２は，図１８（Ａ）に示すように，
あらかじめ用意されたテンプレートの一覧を示すプルダ
ウンメニューを表示する。テンプレートの１つがユーザ
により選択され，次に，テンプレート連携ボタン２２が
ユーザによりクリックされると，クライアント２は，図
１８（Ｂ）に示すように，選択されたテンプレートに含
まれる「件名」（表題）をメール作成ウィンドウの件名
欄４３に入力／表示し，また，本文をメール作成ウィン
ドウの本文欄４４に入力／表示する（ステップＳ１
３）。

【０１１４】これにより，たとえば会議開催通知のよう
な定型文についてのユーザの入力負担を軽減することが
できるとともに，日時，開催場所等の入力ミスを防止す
ることもできる。

【０１１５】本文にさらに追加する事項がなければ，ユ
ーザは，メーラの送信ボタンをクリックし，メールの送
信を行う。送信されたメールは，メールサーバにより受
信され，メールアドレスのアッとマーク「＠」以降の内
容に従って，転送されることとなる。たとえば，ＳＭＴ
Ｐプロトコルにより転送される。

【０１１６】なお，通信ネットワーク１は，インターネ
ットや移動通信ネットワーク等であってもよい。また，
共有アドレス帳ファイル，共有名簿ファイル等も一例で
あって，これら以外のファイル，あるいは，これらのフ
ァイルに加えて他のファイルが記憶装置３および／また
は５に用意されてもよい。

【０１１７】さらに，これまで述べた実施の形態では，
社員の氏名に基づいてメールアドレスを検索する例を示
したが，共有名簿ファイル，個別名簿ファイル等に社員
番号が含まれている場合には，社員番号をキーとしてメ
ールアドレスを検索することもできる。また，所属名や
社内委員会等をキーとしてメールアドレスを検索するこ
ともできる。

【０１１８】（付記１）電子メールアドレスおよび該
電子メールアドレスに対応した宛先者の属性を含む第１
のデータと，電子メールの宛先者の属性を含む第２のデ
ータとを記憶する記憶手段と，前記記憶手段に記憶され
た前記第２のデータに含まれる属性を選択するための第
１の選択手段と，前記属性選択手段により選択された属
性をキーとし，該キーと一致する属性に対応する電子メ
ールアドレスを前記第１のデータから検索する検索手段
と，前記検索手段により検索された電子メールアドレス
を電子メールの宛先欄に入力する第１の入力手段と，を
備えている電子メール作成装置。

【０１１９】（付記２）付記１において，前記検索手
段により検索された電子メールアドレスが複数存在する
場合には，複数の電子メールアドレスの０以上任意数を
ユーザに選択させる第２の選択手段をさらに備え，前記
第１の入力手段は，前記第２の選択手段により選択され
た電子メールアドレスを前記電子メールの宛先欄に入力
する，電子メール作成装置。

【０１２０】（付記３）付記１または２において，前
記記憶手段は，前記キーの構成要素についての置換デー
タをさらに記憶し，前記検索手段は，前記キーと一致す
る属性に対応する電子メールアドレスが存在しない場合
に，前記キーの構成要素を前記置換データにより置換
し，置換後のキーに基づいて前記電子メールアドレスを
再検索する，電子メール作成装置。

【０１２１】（付記４）付記３において，前記検索手
段は，前記置換されたキーに基づく検索によっても，前
記電子メールアドレスが検索されない場合には，前方一
致検索によって検索を再実行する，電子メール作成装
置。

【０１２２】（付記５）付記１から４のいずれか１つ
において，前記第１のデータのうち，検索範囲となる属
性があらかじめ設定されている，電子メール作成装置。

【０１２３】（付記６）付記１から５のいずれか１つ
において，前記第１のデータおよび前記第２のデータ
は，これら第１のデータおよび第２のデータが一元管理
されたサーバ装置から通信ネットワークを介して前記記
憶手段に記憶される，電子メール作成装置。

【０１２４】（付記７）付記１から６のいずれか１つ
において，前記第１のデータおよび前記第２のデータ
は，前記属性として宛先者の名前を含み，前記検索手段
により検索された電子メールアドレスに対応する前記宛
先者の名前を前記電子メールの本文欄に入力する第２の
入力手段を，さらに備えている電子メール作成装置。

【０１２５】（付記８）付記７において，前記宛先者
の名前は，個人の氏名，氏，名，氏に役職名が付加され
たもの，氏と名の略称とを結合したもの，および団体の
名称を含む，電子メール作成装置。

【０１２６】（付記９）付記７または８において，前
記第２の入力手段は，前記宛先者の名前に敬称を付加し
て前記電子メールの本文に入力する，電子メール作成装
置。

【０１２７】（付記１０）付記７から９のいずれか１
つにおいて，前記第１のデータおよび前記第２のデータ
は，前記属性として宛先者の企業における所属をさらに
含み，前記第２の入力手段は，前記検索手段により検索
された電子メールアドレスに対応する前記所属を，前記
宛先者の名前に付加して前記本文欄に入力する，電子メ
ール作成支援システム。

【０１２８】（付記１１）付記１から１０のいずれか
１つにおいて，前記記憶手段は，電子メールの件名もし
くは表題，または，電子メールの本文を有する第３のデ
ータを記憶し，前記第３のデータのリストを表示する表
示手段と，前記表示手段により表示された前記第３のデ
ータのうち，選択手段により選択されたデータを，前記
記憶手段に記憶された前記電子メールの件名もしくは表
題または電子メールの本文の対応する欄に入力する第３
の入力手段と，をさらに備えている電子メール作成装
置。

【０１２９】（付記１２）付記１１において，前記第
３のデータは，該第３のデータが一元管理されたサーバ
装置から通信ネットワークを介して前記記憶手段に記憶
される，電子メール作成装置。

【０１３０】（付記１３）付記１から１２のいずれか
１つにおいて，少なくとも前記第２のデータは，表計算
ソフトウェアによる表により作成される，電子メール作
成支援システム。

【０１３１】（付記１４）付記１から１３のいずれか
１つにおいて，前記電子メールアドレスは，メーリング
リストのアドレスを含む，電子メール作成支援システ
ム。

【０１３２】（付記１５）電子メールアドレスおよび
該電子メールアドレスに対応した宛先者の属性を含む第
１のデータと，電子メールの宛先者の属性を含む第２の
データとを記憶装置にあらかじめ記憶させ，前記記憶さ
れた前記第２のデータに含まれる属性を選択し，前記選
択した属性をキーとし，該キーと一致する属性に対応す
る電子メールアドレスを前記第１のデータから検索し，
前記検索された電子メールアドレスを電子メールの宛先
欄に入力する，電子メール作成方法。

【０１３３】（付記１６）電子メールアドレスおよび
該電子メールアドレスに対応した宛先者の属性を含む第
１のデータと，電子メールの宛先者の属性を含む第２の
データとが記憶装置に記憶されたコンピュータに，前記
記憶された前記第２のデータのリストを表示する手順
と，前記表示した属性のうち選択された属性をキーと
し，該キーと一致する属性に対応する電子メールアドレ
スを前記第１のデータから検索する手順と，前記検索し
た電子メールアドレスを電子メールの宛先欄に入力する
手順と，を実行させるためのプログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体。

【０１３４】（付記１７）電子メールアドレスおよび
該電子メールアドレスに対応した宛先者の属性を含む第
１のデータと，電子メールの宛先者の属性を含む第２の
データとが記憶装置に記憶されたコンピュータに，前記
記憶された前記第２のデータのリストを表示する手順
と，前記表示した属性のうち選択された属性をキーと
し，該キーと一致する属性に対応する電子メールアドレ
スを前記第１のデータから検索する手順と，前記検索し
た電子メールアドレスを電子メールの宛先欄に入力する
手順と，を実行させるためのプログラム。

【０１３５】（付記１８）入力操作部から入力された
送信先の電子メールアドレスを電子メールのヘッダ情報
とし，該入力操作部から入力されたメッセージ情報を電
子メールのヘッダ情報以外のメッセージ情報としてメー
ルサーバに送信する機能を有するコンピュータに，該コ
ンピュータの記憶部に記憶された電子メールアドレスと
宛名情報との対応関係に基づいて，該入力操作部から入
力された電子メールアドレスに対応する宛名情報を特定
させ，該特定させた宛名情報を前記メッセージ情報とさ
せるためのプログラム。

【０１３６】（付記１９）入力操作部から入力された
送信先の電子メールアドレスを電子メールのヘッダ情報
とし，該入力操作部から入力されたメッセージ情報を電
子メールのヘッダ情報以外のメッセージ情報としてメー
ルサーバに送信する機能を有し，かつ，複数の送信先電
子メールアドレスを記憶したコンピュータに，前記複数
の送信先の電子メールアドレスのうち，入力操作部によ
り選択された電子メールアドレスを含む前記ヘッダ情報
とさせ，該コンピュータの記憶部に記憶された電子メー
ルアドレスと宛名情報との対応関係に基づいて，該選択
された電子メールアドレスに対応する宛名情報を特定さ
せ，該特定させた宛名情報を前記メッセージ情報とさせ
るためのプログラム。

【０１３７】

【発明の効果】本発明によると，ユーザの電子メールの
宛先入力が容易化され，ユーザの電子メールの作成負担
が軽減される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態によるメール作成支援シ
ステムの全体構成を示すブロック図である。

【図２】社員に関する共有アドレス帳ファイルの一例を
示す。

【図３】社外関係者に関する共有アドレス帳ファイルの
一例を示す。

【図４】社内組織に関する共有名簿ファイルの一例を示
す。

【図５】社内委員会に関する共有名簿ファイルの一例を
示す。

【図６】個別アドレス帳ファイルの一例を示す。

【図７】個別名簿ファイルの一例を示す。

【図８】一般ファイルの一例を示す。

【図９】電子メール作成処理の流れを示すフローチャー
トである。

【図１０】メニューウィンドウを示す。

【図１１】宛先一覧ウィンドウを示す。

【図１２】宛先一覧ウィンドウを示す。

【図１３】複数宛先検出／選択ウィンドウを示す。

【図１４】宛先不明ウィンドウを示す。

【図１５】宛先不明ウィンドウを示す。

【図１６】宛名の編集の様子を示し，（Ａ）は，敬称ボ
タンのクリックよりプルダウンメニューが表示された宛
先一覧ウィンドウを示し，（Ｂ）は，宛先欄に敬称が付
加された宛先一覧ウィンドウを示す。

【図１７】メールソフトの選択の様子を示し，（Ａ）
は，メールソフト名ボタンのクリックよりプルダウンメ
ニューが表示された宛先一覧ウィンドウを示し，（Ｂ）
は，選択されたメールソフトによる電子メール作成ウィ
ンドウを示す。

【図１８】テンプレートの選択の様子を示し，（Ａ）
は，テンプレート名ボタンのクリックよりプルダウンメ
ニューが表示された宛先一覧ウィンドウを示し，（Ｂ）
は，選択されたテンプレートが電子メール作成ウィンド
ウに入力された様子を示す。

【図１９】（Ａ）および（Ｂ）は，電子メール作成ウィ
ンドウを示す。

【符号の説明】

１通信ネットワーク２クライアント３，５記憶装置４サーバ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールアドレスおよび該電子メール
アドレスに対応した宛先者の属性を含む第１のデータ
と，電子メールの宛先者の属性を含む第２のデータとを
記憶する記憶手段と，前記記憶手段に記憶された前記第
２のデータに含まれる属性を選択するための第１の選択
手段と，前記属性選択手段により選択された属性をキー
とし，該キーと一致する属性に対応する電子メールアド
レスを前記第１のデータから検索する検索手段と，前記
検索手段により検索された電子メールアドレスを電子メ
ールの宛先欄に入力する第１の入力手段と，を備えてい
る電子メール作成装置。
【請求項２】請求項１において，前記記憶手段は，前
記キーの構成要素についての置換データをさらに記憶
し，前記検索手段は，前記キーと一致する属性に対応す
る電子メールアドレスが存在しない場合に，前記キーの
構成要素を前記置換データにより置換し，置換後のキー
に基づいて前記電子メールアドレスを再検索する，電子
メール作成装置。
【請求項３】請求項１または２において，前記第１の
データおよび前記第２のデータは，これら第１のデータ
および第２のデータが一元管理されたサーバ装置から通
信ネットワークを介して前記記憶手段に記憶される，電
子メール作成装置。
【請求項４】請求項１から３のいずれか１項におい
て，前記第１のデータおよび前記第２のデータは，前記
属性として宛先者の名前を含み，前記検索手段により検
索された電子メールアドレスに対応する前記宛先者の名
前を前記電子メールの本文欄に入力する第２の入力手段
を，さらに備えている電子メール作成装置。
【請求項５】請求項１から４のいずれか１項におい
て，前記記憶手段は，電子メールの件名もしくは表題，
または，電子メールの本文用の第３のデータを記憶し，
前記第３のデータのリストを表示する表示手段と，前記
表示手段により表示された前記第３のデータのうち，選
択手段により選択されたデータを，前記記憶手段に記憶
された前記電子メールの件名もしくは表題または電子メ
ールの本文の対応する欄に入力する第３の入力手段と，
をさらに備えている電子メール作成装置。
【請求項６】電子メールアドレスおよび該電子メール
アドレスに対応した宛先者の属性を含む第１のデータ
と，電子メールの宛先者の属性を含む第２のデータとを
記憶装置にあらかじめ記憶させ，前記記憶された前記第
２のデータに含まれる属性を選択し，前記選択した属性
をキーとし，該キーと一致する属性に対応する電子メー
ルアドレスを前記第１のデータから検索し，前記検索さ
れた電子メールアドレスを電子メールの宛先欄に入力す
る，電子メール作成方法。
【請求項７】電子メールアドレスおよび該電子メール
アドレスに対応した宛先者の属性を含む第１のデータ
と，電子メールの宛先者の属性を含む第２のデータとが
記憶装置に記憶されたコンピュータに，前記記憶された
前記第２のデータのリストを表示する手順と，前記表示
した属性のうち選択された属性をキーとし，該キーと一
致する属性に対応する電子メールアドレスを前記第１の
データから検索する手順と，前記検索した電子メールア
ドレスを電子メールの宛先欄に入力する手順と，を実行
させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取
り可能な記録媒体。
【請求項８】電子メールアドレスおよび該電子メール
アドレスに対応した宛先者の属性を含む第１のデータ
と，電子メールの宛先者の属性を含む第２のデータとが
記憶装置に記憶されたコンピュータに，前記記憶された
前記第２のデータのリストを表示する手順と，前記表示
した属性のうち選択された属性をキーとし，該キーと一
致する属性に対応する電子メールアドレスを前記第１の
データから検索する手順と，前記検索した電子メールア
ドレスを電子メールの宛先欄に入力する手順と，を実行
させるためのプログラム。
【請求項９】入力操作部から入力された送信先の電子
メールアドレスを電子メールのヘッダ情報とし，該入力
操作部から入力されたメッセージ情報を電子メールのヘ
ッダ情報以外のメッセージ情報としてメールサーバに送
信する機能を有するコンピュータに，該コンピュータの
記憶部に記憶された電子メールアドレスと宛名情報との
対応関係に基づいて，該入力操作部から入力された電子
メールアドレスに対応する宛名情報を特定させ，該特定
させた宛名情報を前記メッセージ情報とさせるためのプ
ログラム。
【請求項１０】入力操作部から入力された送信先の電
子メールアドレスを電子メールのヘッダ情報とし，該入
力操作部から入力されたメッセージ情報を電子メールの
ヘッダ情報以外のメッセージ情報としてメールサーバに
送信する機能を有し，かつ，複数の送信先電子メールア
ドレスを記憶したコンピュータに，前記複数の送信先の
電子メールアドレスのうち，入力操作部により選択され
た電子メールアドレスを含む前記ヘッダ情報とさせ，該
コンピュータの記憶部に記憶された電子メールアドレス
と宛名情報との対応関係に基づいて，該選択された電子
メールアドレスに対応する宛名情報を特定させ，該特定
させた宛名情報を前記メッセージ情報とさせるためのプ
ログラム。