JP2002123476A - 電子メールデータ管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 業務遂行のための電子メールに関わるワーク
フローの作成を容易に可能とし、事務処理作業の効率を
向上可能とすること。 【解決手段】 電子メールデータの発送及び着信を管理
する電子メールデータ管理システムにおいて、電子メー
ルデータ及び各々の電子メールデータ固有の属性情報を
記憶する記憶手段６、記憶される属性情報を基にワーク
フローを作成するワークフロー作成手段７、ワークフロ
ーを表示する表示手段、を有するもの。また、ワークフ
ロー作成手段７によって作成されるワークフローは、部
門表示と複数の部門表示を連結する連結表示を有し、連
結表示が電子メールデータに関連付けられ、連結表示を
指定することによって連結表示に関連づけられた電子メ
ールデータが表示されること。また、メールサーバとワ
ークフローサーバを分離して設け、ワークフローサーバ
はメールサーバから必要な情報を引き出すこと。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータネッ
トワークを用いて電子メールデータの発送又は着信を管
理する電子メールデータ管理システムに関し、特に、業
務遂行のための電子メールに関わるワークフローを自動
的に作成する技術に関する。

【０００２】

【従来技術】コンピュータを利用した情報の伝達により
業務遂行を支援する業務支援システムについて、例え
ば、特開平１０−２７２０３号公報に記載されている。
この公報によれば、文書とタスクが関連づけられて記憶
されて、情報の流れの図示（ワークフロー）を自動生成
することが開示されている。

【０００３】また、業務処理に必要な一連の作業の流れ
及びその作業に必要な情報の受け渡しを支援するワーク
フロー管理システムについて、例えば、特開平１１−７
３４５９号公報に記載されている。この公報によれば、
ユーザが結びつけたいドキュメントとタスクを選択する
と、ドキュメントとタスクの結び付けが自動的に行われ
ることが開示されている。

【０００４】上述した従来技術には、「ワークフロー」
に関連する「文書」の結びつきについて、結び付けを自
動化したり、関連して記憶することが開示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】業務引継、新入社員の
教育、業務の代行等に必要な事務処理のマニュアル化に
おいて、欠かすことができない作業としてワークフロー
の作成が挙げられる。ワークフローとは業務の流れを図
示するものであり、典型的な事例としては伝票の処理マ
ニュアルが挙げられる。

【０００６】一例として、自部門が販売店から商品と伝
票を受け取り、その後、上長承認の上で経理部門に伝票
を送付する、という業務をワークフローで表現すると、
図３に示すようになる。このようなワークフローは往々
にしてマニュアル化されず、担当者やその上司の個人ノ
ウハウとしてのみ蓄積されているので、彼らの異動等に
より後任者がその業務を行おうとしてもスムーズに引継
ができないことが多々あった。

【０００７】また、ワークフローが書面化されていたと
しても業務手順には変更が付き物であり、変更の度にワ
ークフローを更新することは、担当者にとっては負担で
ある。

【０００８】本発明の目的は、ワークフローの作成を容
易に可能とし、事務処理作業の効率を向上可能な制御装
置を提供することにある。

【０００９】また、本発明の特徴は、従来技術との対比
で云えば、種々の工夫を以て、「メール」から「ワーク
フロー」を作成することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
に、本発明は主として次のような構成を採用する。

【００１１】コンピュータネットワークを用いて電子メ
ールデータの発送及び着信を管理する電子メールデータ
管理システムにおいて、電子メールデータ及び各々の電
子メールデータ固有の属性情報を記憶する記憶手段、前
記記憶される属性情報を基にワークフローを作成するワ
ークフロー作成手段、ワークフローを表示する表示手
段、を有する電子メールデータ管理システム。

【００１２】また、前記電子メールデータ管理システム
において、前記ワークフロー作成手段によって作成され
るワークフローは、部門表示と複数の部門表示を連結す
る連結表示を有し、前記連結表示が電子メールデータに
関連付けられ、前記連結表示を指定することによって連
結表示に関連づけられた電子メールデータが表示される
電子メールデータ管理システム。

【００１３】ム。

【００１４】また、前記電子メールデータ管理システム
において、メールサーバとワークフローサーバを分離し
て設け、前記ワークフローサーバはメールサーバから必
要な情報を引き出す電子メールデータ管理システム。

【００１５】

【発明の実施の形態】本発明の実施形態に係る電子メー
ルデータ管理システムについて図面を用いて以下説明す
る。図１は本発明の実施形態に係る電子メールデータ管
理システムの全体構成を示す図である。図１に示すよう
に、部門から発行されるメールは公知のＥメールと同様
にメールサーバに蓄積され、各部門の部門長、もしくは
部門長及び担当者のクライアント宛に発送されるように
構成されている。

【００１６】ここで、通常、Ｅメールは個人のＰＣから
個人のＰＣに向けて発送されるが、本発明の実施形態に
おけるメールサーバは原則的に発行元、発送先は各部門
単位となっており、担当者のクライアントに発送される
場合でも必ず発送先の部門は記憶されているようにす
る。このように構成した理由は、あくまでも業務上の書
面が部門対部門でやりとりされることを前提としてお
り、個人間のやりとりはワークフローとして処理の対象
としていないという本発明の主旨からである。

【００１７】既存のＥメールサーバを本実施形態のシス
テムに用いる場合、メール発行元および発行先を個人ベ
ースにして、担当者の所属部門のデータベースを参照し
て部門が記憶されるように構成することもできる。

【００１８】次に、発行書面に基づくワークフローの作
成支援について説明する。過去に発行されたメールを基
に、ワークフローを自動的に作成する。或るメールに引
用されたメールを記載することで、以下のようにワーク
フローを作成できる。

【００１９】「依頼メールと回答メールについて」自部
門Ｂに対してＡ部門からの依頼メール１が来ると、依頼
元部門と依頼先部門のデータにより、図４の（１）に示
すようにワークフローを作成することができる。図４の
（１）で、「Ａ部門」と記載されている矩形を、ここで
は「部門ボックス」と称することにする。また、クリッ
クするとメールが表示される矢印のことをここでは「フ
ァイルシェイプ」と称することにする。尚、図４の
（１）ではファイルシェイプは単なる矢印であるが、フ
ァイルシェイプの傍らにファイル名を表示しても良い
し、マウスカーソルをファイルシェイプ上に置いた時
に、マウスカーソルの脇にファイル名が表示されるよう
にしても良い。

【００２０】次にこの依頼メールに対して回答メール２
を作成し、回答メールに依頼メール１の名称を引用メー
ル名として記載しておくと、図４の（２）に示すような
ワークフローを作成できる。

【００２１】「属性情報について」メールには全て、
「属性情報」として以下のデータを入力し、メールデー
タと共に保存する必要がある。

【００２２】メール名 「TITLE」 発行元 「FROM」−発行部門 発行先 「TO」−発送先部門 ここで、最初の起点となるメール以外で、関連するメー
ル全てについては、関連するメール名を入力する。この
関連メール名を基にワークフローを連結していくことが
本発明の主要な特徴部分となっている。

【００２３】関連メール名 「RELATED」 なお、発送先のクライアントを特定しないと実際の発送
ができないので、発送先のクライアントマシンを特定す
るために、メールには部門長又は担当者の個別の宛先も
記載される。

【００２４】次に、ワークフローに関するプログラム処
理について説明する。図５の（１）に示すようなワーク
フローについて、そのメール１とメール２には図５の
（２）に示すデータを作成時に属性情報として付与す
る。続いて、最初にメール１及びメール２のそれぞれの
属性情報から、一旦次のような中間ファイルを作成す
る。

【００２５】「中間ファイル（段階１）」 ［FROM A部門 メール1 GO TO B部門］ ［RELATEDメール1 FROM B部門 メール2 GO TO A部門］
次いで、メール２の関連情報「RELATEDメール１」を参
照して、「メール１」が含まれる中間ファイルを検索す
る。ここで中間ファイル［FROM A部門 メール1GO TO B
部門］を見つけると、次の「段階２」の中間ファイルを
作成する。以下にその手順を示す。

【００２６】「中間ファイル（段階２）」［FROM A部門
メール1 GO TO B部門 メール2 GO TO A部門］手順とし
て、 まず起点となるメールとして、「RELATED」の無い中
間ファイルとして［FROMA部門 メール1 GO TO B部門］
（中間ファイル１）を選択し、段階２の中間ファイルの
冒頭に配置する、 次に［RELATEDメール1 FROM B部門 メール2 GO TO A
部門］（中間ファイル２）の「FROM」とした部門（Ｂ部
門）が「中間ファイル１」の中に無いか検索する。

【００２７】ここで、中間ファイル１の中に「GO TO
B部門」の記載があるため、中間ファイル１の「GO TO B
部門」の記載に続けて「メール2 GO TO A部門」を足し
て、最終的に上記の段階２の中間ファイルを作成する。
上述した手順を示したものが図６である。

【００２８】次に、ワークフローの描画について説明す
る。前記中間ファイル（段階２）を基に、以下のワーク
フローを作成する。描画手順として、 まず「FROM A部門」の記載を参照して、Ａ部門の部門
ボックスを画面上に最初に配置し、描画する。

【００２９】次に「Ｂ部門」の記載を参照して、２番
目の部門ボックスとしてＡ部門の部門ボックスの下に
「Ｂ部門」を配置し描画する。

【００３０】次いで「Ａ部門 メール1 GO TO B部門」
の記載を参照して、Ａ部門の部門ボックスを始点として
Ｂ部門の部門ボックスに伸びる矢印を描画し、これがメ
ール１のファイルシェイプとなる。

【００３１】最後に「Ｂ部門 メール2 GO TO A部門」
の記載を参照して、Ｂ部門の部門ボックスを始点として
Ａ部門の部門ボックスに伸びる矢印を描画し、これがメ
ール２のファイルシェイプとなる。以上の手順を示した
ものが図７である。

【００３２】次に、ワークフローの作成の他の例を示
す。段階１の中間ファイルが次のような場合、 ［FROM A部門 メール1 GO TO B部門］ ［RELATEDメール1 FROM B部門 メール3 GO TO C部門］
上記の段階１の中間ファイルから、下記の段階２の中間
ファイルが作成でき、 ［FROM A部門 メール1 GO TO B部門 メール3 GO TO C部
門］最終的に、図８に示すようなワークフローとなる。

【００３３】更に、ワークフローの作成の他の例を示
す。段階１の中間ファイルが次のような場合、 ［FROM A部門 メール4 GO TO B部門］ ［FROM A部門 メール4 GO TO C部門］上記の段階１の中
間ファイルから、下記の段階２の中間ファイルを作成す
る。発行元部門と発行メールが同じで発行先のみ違う場
合、下記のように複数の発行先が並記された中間ファイ
ルを作成し、 ［FROM A部門 メール4 GO TO B部門TO C部門］このよ
うな中間ファイルからワークフローを作成する場合、発
行先の部門ボックスを並記するよう配置する。図９に示
すようなワークフローとなる。

【００３４】なお、上記のワークフローは部門名のみ記
載したが、メールの宛先の担当者や作成者を部門名に併
記しても良い。

【００３５】次に、図１に示す電子メールデータ管理シ
ステムの構成並びに機能について説明すると、メール
は、メールサーバ１の仲介により、クライアント間でや
りとりされている。メールデータはメールサーバ内のメ
ール記憶部３に記憶され、全てのメールデータはワーク
フローサーバ２によってアクセス可能に接続されてい
る。ワークフローサーバー２内には次に示す制御ブロッ
クがある。

【００３６】属性情報取得部４は、メールの配信を行う
メールサーバ内のメール記憶部の中の全てのメール情報
の中から、ワークフローを作成するのに必要な属性情報
（FROM,TO,RELATE）を引き出す。メールサーバのメール
記憶部の容量の制限があるので、宛先のクライアントへ
メールの転送が完了する（）か、または各個人でサー
バに保管できるメールの容量限度に到達した時点（）
でメールサーバに記憶されたメールデータは削除されて
しまう。従って、属性情報取得部４による情報取得はメ
ール記憶部にメールデータが存在する間、具体的には、
上記のケースではメールがメールサーバに到着した直
後に作動し、属性情報を属性情報記憶部４に転送する。
上記のケースでは誰かの記憶されていたメールデータ
が削除される直前までに、属性情報取得部４が作動し、
属性情報を属性情報記憶部４に転送する。

【００３７】保管メール記憶部５はワークフローから参
照されるメールデータを保管する。上述したようにメー
ルサーバのメールデータは削除されるので、ワークフロ
ーから参照される可能性のあるメールを保管するため
に、ワークフロー内に「保管メール記憶部」を設けた。
保管メール記憶部５は、全てのメールデータが一旦記憶
される。そして、ワークフロー記憶部８に記憶されたワ
ークフローにより全く参照されないメールデータは、保
管メール記憶部５の容量確保のため、ワークフロー運用
部９により削除される。保管メール記憶部５で、ワーク
フローから全く参照されないメールの保管期間は、クラ
イアントにおける通常の業務上の回答期限の上限を基に
適宜決定すれば良い。例えば通常業務で最も回答期限が
長い場合が１ヶ月ならば、メール保管期間はメール作成
日から１ヶ月＋αとする（メール１に対する回答期限に
は、回答メール２が作成されている筈なので、メール１
とメール２をつなぐワークフローができるから）。

【００３８】属性情報記憶部６は引き出した属性情報の
全てを記憶保管する。ワークフローの作成のために引用
されない状態が長期間続いた属性情報は不要とみなし、
属性情報記憶部６の記憶容量を確保するために削除して
も良い。その為に、記憶された属性情報にはタイムスタ
ンプと引用履歴（最近の引用された日時）が記憶され、
半年〜１年程度ワークフロー作成のために引用されなか
った属性情報は削除される。

【００３９】ワークフロー作成部７は、引き出した属性
情報から上述の手順に従ってワークフローを作成する。
作成したワークフローを記憶するワークフロー記憶部８
がワークフローサーバーの内部に構成される。ワークフ
ロー作成部７は、属性情報記憶部６に新たな属性情報が
記憶される都度起動され、ワークフローを更新する。ワ
ークフロー記憶部８は作成したワークフローを記憶す
る。

【００４０】また、ワークフロー運用部９は次に示す処
理を行う。クライアントからのワークフローの照会要求
に応じてワークフローデータをワークフロー記憶部８か
ら引き出しクライアントに転送する。ワークフローを参
照したクライアントからのメールデータ照会要求に応じ
てメールデータを保管メール記憶部５から引き出しクラ
イアントに転送する。部外秘のメールデータについては
部門内の所属員のみ参照可能なように制御する。

【００４１】尚、上記説明では「全てのメールデータが
ワークフローサーバによりアクセス可能」としたが、セ
キュリティを確保するため以下のように、ワークフロー
サーバからアクセス可能な情報を制限しても良い。最も
安全な方法として、全てのメールデータについて「属性
情報」のみをワークフローサーバからアクセス可能とす
る。この場合、セキュリティレベルは高いが、ワークフ
ローからメールデータを参照することができなくなり利
便性が悪い。次に安全な方法として、特定の機密性の高
いメールデータについてのみ、「属性情報」のみをワー
クフローサーバからアクセス可能とする。

【００４２】また、クライアントに転送されるデータ形
式について述べると、ワークフロー記憶部８に記憶さ
れ、またクライアントに転送されるワークフローデータ
は、データ量削減のためにコード形式−上記の中間ファ
イル（段階２）−となっており、各クライアントにイン
ストールされる「ワークフロークライアントソフト」に
より、上記「ワークフローの描画」で記述した方式によ
り、コードをビットマップ展開して表示画面に表示す
る。

【００４３】また、部外秘のメールデータについては、
属性情報として部外秘がメールに付けられている場合、
ワークフローサーバ２により中間ファイル上のメール名
に部外秘フラグを添付しておくようにする。例示する
と、通常のファイルの場合、 中間ファイル（段階２）； ［FROM A部門 メール1 GO TO B部門 メール2 GO TO A部
門］ メール２が部外秘の場合、 ［FROM A部門 メール1 GO TO B部門 メール2F GO TO A
部門］ 但しＦは部外秘フラグ。

【００４４】次に、クライアントの内部構成を示すブロ
ック図である図２に基づいて、クライアントにおける処
理について説明する。

【００４５】「ワークフローの指定と表示」文字入力操
作部から入力された部門名を含むワークフローがワーク
フローサーバから引き出され、クライアントに表示され
る。クライアントの設置してある部門は初期値として指
定されるので、自部門の部門名を一々入力する必要性は
ない。処理としては以下の通りである。

【００４６】入力された部門名をワークフローサーバ
に転送する、 ワークフローサーバは入力された部門名を含むワーク
フローを検索し、クライアントに転送する、 コードデータ展開部によりワークフローをビットマッ
プ展開し表示する。

【００４７】ここで、ワークフローが膨大で、すべてが
表示画面上に展開できないこともあり得る。このような
場合、仮想画面上にワークフローをビットマップ展開し
てスクロールにより表示画面を切り換える等の処理を行
う。別の方法として部門名からでなく、クライアントで
指定したメール名からワークフローを検索する様にして
も良い。

【００４８】「ポインティング操作部」マウスカーソル
の操作データをワークフロー上の表示データと関連づけ
て操作を行う。ワークフロー上の、ファイルシェイプを
ポイントする事で、表示したいメールの指定をすると、
コードデータを参照して、ワークフローサーバ上の当核
メールを呼び出す。メールデータが転送されてくると表
示する。なお、クライアントの処理で、メールが部外秘
データであった場合、中間コードのメール名に部外秘フ
ラグがついていた場合、メール表示ができない旨、表示
する。

【００４９】「文字入力操作部」は、部門名の入力を行
い、「表示部」は、ワークフローや呼び出したメールの
表示、マウスカーソルや入力文字の表示を行い、「コー
ド記憶部」は、クライアントから表示するために指定し
て、ワークフローサーバから転送したワークフローのコ
ード、即ち上記の中間ファイル（段階２）を一時記憶す
る。

【００５０】「コードデータの展開部」は、上記「ワー
クフローの描画」で説明したワークフローの展開処理を
行い、表示部にビットマップデータを供給し、「メール
データの展開部」マウスにより指定したメールデータは
コードデータとしてワークフローサーバからクライアン
トに転送されてくるので、このコードデータをビットマ
ップ展開する（メールビュワー）。

【００５１】次に、所定の部門名のみの抽出表示につい
て説明すると、ワークフローが表示されている状態にお
いて、文字入力操作部から特定の部門名が入力される
と、入力された部門を含む部門ボックスのみが部門名と
ともに表示され、それ以外の部門は部門名が消去された
状態で、部門ボックスの枠のみ表示する。この機能は、
コードデータの展開部に文字入力操作部から入力された
部門名を入力することで、展開部は当該部門名を含まな
い部門ボックスについては枠のみ表示するようにビット
マップ展開処理を行うことにより実現する。

【００５２】指定していない部門名を消してしまうので
はなく、表示色を変える、文字フォントの大きさを変え
るなどの方法もある。また逆に、指定した部門名の表示
色やフォントの大きさを変えても良い。また、指定の部
門の部門ボックスと連結しているファイルシェイブの表
示色、大きさ等の表示形態を変更しても良い。

【００５３】次に、部外秘メールのファイルシェイブに
ついて説明すると、部外秘メールは部外秘フラグを参照
して、ファイルシェイプの表示色や大きさを変更して表
示する。

【００５４】次に、関連部門の省略表示について説明す
る。ワークフローが大きくなりすぎると、参照性、一覧
性が悪化する。これを改善するために、関連部門のデー
タをワークフローサーバ上に保存しておいて、関連部門
同士がファイルシェイプにより結びついている場合は以
下のように省略表示することで、一覧性を向上すること
ができる。処理手順は以下の通りである。

【００５５】クライアントから省略表示の指定が行わ
れる、 ワークフローサーバから関連部門のデータがクライア
ントに転送される、 コードデータ展開部は転送された関連部門データとコ
ードデータを参照して、関連部門同士の部門ボックスが
ファイルシェイプにより結合されている部分を検索す
る、 検索した部分の表示については、ファイルシェイプを
省略し、部門ボックス同士を重ね合わせてビットマップ
展開し、表示する。

【００５６】以上説明したように、本発明の実施形態に
よれば、電子メールを用いて業務の流れを図示したワー
クフローを作成することにより、図示したワークフロー
を観察することで業務の重要性、他の業務との関連性を
一望できる。また、ワークフローの特定の部門名のみ抽
出表示することで抽出部門の重要性を認識させることが
できる。また、特定の部門から発行されるメールの、ま
たは特定の部門に発行されるメールに対しては矢印の色
を変えることで、特定の部門への書面がどれか判別しや
すくなる。

【００５７】更に、関連する部門同士は指定により重ね
合わせて表示することで、表示が部門の関連性を示し、
メリハリのついたわかりやすい表示になる。

【００５８】また、自部門に新たに到着したメールにつ
いて、メール名に関連するワークフローを検索すること
により、行ねなければならない処理を一望でき、関連す
る書面も見ることにより、自部門から発行するメールに
盛り込まなければならない項目がわかる。

【００５９】また、部外秘メールの場合、属性情報の発
行元、発行先及びメール名は表示するが、属性情報とし
て「公開禁止」を設定することができる。

【００６０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は次のよう
な効果を奏するものである。即ち、作成した電子メール
と共に固有の属性情報を作成するだけで、電子メールに
関わるワークフローを自動的に作成することができ、ワ
ークフローを別途作成する手間が省け、事務処理業務の
効率化が図れる。更に、個々のメール作成時にはワーク
フローの全体を必ずしも知る必要が無く、各メールの作
成者はそれぞれ自分の作成したメールに関連する情報を
属性情報として記載するだけで、最終的に一連のワーク
フローを完成させることができるため、各メール作成者
の作業負担は極めてわずかとなる。

【００６１】また、ワークフローを閲覧する際には、連
結表示を指定するだけで関連メールを参照することがで
きる為、操作が簡素化される。

【００６２】また、特定の属性情報を持つメールを発見
することが容易になる。

【００６３】また、メールサーバとワークフローサーバ
をそれぞれ独立して設けることにより、既存のメールサ
ーバにワークフロー処理のための大幅な変更を加える必
要性がなくなる。メンテナンスの際もメールサーバとワ
ークフローサーバをそれぞれメンテナンスすればよく、
たとえばワークフローサーバのメンテナンスのためにメ
ールサーバを停止して業務が遅滞する事態を避けること
ができる。

【００６４】また、ワークフロー作成のために必要な
「属性情報」のみを記憶しておけば良く、メールデータ
を全て保管しておく必要がない。

【００６５】また、メールサーバ内のメールデータの削
除に関わらず、ワークフローから参照されるメールを保
管することができ、更に、ワークフローサーバ内に機密
性の高いメールデータを置かないようにすることで、秘
密が外部に漏出することを防ぐことができ、更に、一定
期間以上ワークフローから参照されないメールデータや
属性情報をそれぞれの記憶部から削除することで、メー
ルデータ記憶部の容量を確保することができ、属性情報
記憶部の容量を確保することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係る電子メールデータ管理
システムの全体構成を示す図である。

【図２】本実施形態のクライアントの内部構成を示すブ
ロック図である。

【図３】典型的な事例のワークフローを示した図であ
る。

【図４】Ａ部門とＢ部門との間の依頼メール及び回答メ
ールを付したワークフローの作成図である。

【図５】メール１とメール２に付与される属性情報を示
す図である。

【図６】メール１とメール２のそれぞれの属性情報から
中間ファイルを作成する手順を示す図である。

【図７】ワークフローの作成についての描画手順を示す
図である。

【図８】中間ファイルに基づいて作成したワークフロー
の例を示す図である。

【図９】中間ファイルに基づいて作成したワークフロー
の他の例を示す図である。

【符号の説明】

１ メールサーバ ２ ワークフローサーバ ３ メール記憶部 ４ 属性情報記憶部 ５ 保管メール記憶部 ６ 属性情報記憶部 ７ ワークフロー作成部 ８ ワークフロー記憶部 ９ ワークフロー運用部

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コンピュータネットワークを用いて電子
   メールデータの発送及び着信を管理する電子メールデー
   タ管理システムにおいて、 電子メールデータ及び各々の電子メールデータ固有の属
   性情報を記憶する記憶手段、前記記憶される属性情報を
   基にワークフローを作成するワークフロー作成手段、ワ
   ークフローを表示する表示手段、を有することを特徴と
   する電子メールデータ管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、前記ワークフロー作成手段によって
   作成されるワークフローは、部門表示と複数の部門表示
   を連結する連結表示を有し、前記連結表示が電子メール
   データに関連付けられ、 前記連結表示を指定することによって連結表示に関連づ
   けられた電子メールデータが表示されることを特徴とす
   る電子メールデータ管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフロー作成手段は、前記属性情報が所定の条
   件を満たすときに、ワークフローの表示形態を変更する
   ことを特徴とする電子メールデータ管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、メールサーバとワークフローサーバ
   を分離して設け、前記ワークフローサーバはメールサー
   バから必要な情報を引き出すことを特徴とする電子メー
   ルデータ管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフローサーバは、メールサーバのメール記憶
   部から属性情報を引き出し、前記ワークフローサーバ内
   の属性情報記憶部に属性情報を記憶することを特徴とす
   る電子メールデータ管理システム。
6. 【請求項６】 請求項４に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフローサーバは、その内部にメールを記憶す
   るメール記憶部を有することを特徴とする電子メールデ
   ータ管理システム。
7. 【請求項７】 請求項４に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフローサーバは、セキュリティレベルに応じ
   て、メールデータの属性情報のみをワークフローサーバ
   によってアクセス可能とすることを特徴とする電子メー
   ルデータ管理システム。
8. 【請求項８】 請求項４に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフローサーバは、一定期間以上ワークフロー
   から参照されないメールデータをワークフローサーバ内
   のメール記憶部から削除することを特徴とする電子メー
   ルデータ管理システム。
9. 【請求項９】 請求項４に記載の電子メールデータ管理
   システムにおいて、 前記ワークフローサーバは、一定期間以上ワークフロー
   から参照されない属性情報をワークフローサーバ内の属
   性情報記憶部から削除することを特徴とする電子メール
   データ管理システム。