JP2013164767A - 電子メール送信装置、電子メール送信方法および電子メール送信プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】正確に送信先アドレスを指定して誤送信を防止することを可能とする電子メール送信装置等を提供する。
【解決手段】電子メール送信装置１０は、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける電子メール作成部１０１と、電子メールの送信先アドレスとこれに対応する複数の属性情報とを含むアドレス帳データ１１１を予め記憶している記憶手段１２と、本文と共にユーザから入力された複数の属性情報によってアドレス帳データを検索して送信先アドレスを一つに特定する送信先設定部１０２と、特定された送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信する電子メール送信部１０３とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール送信装置、電子メール送信方法および電子メール送信プログラムに関し、特に電子メール送信時の誤送信を防止しうる電子メール送信装置等に関する。

電子メールは、個人としての利用においても、また業務における利用においても、既に一般的な通信手段として定着している。しかしながら、通信プロトコル（ＳＭＴＰ: Simple Mail Transfer Protocol）の仕様上、一度送信した電子メールはそのまま相手のアドレスに対して送信され、送信者がこれを取り消すことはできない。個人情報や企業秘密などのような重要な情報を含む内容の電子メールが、誤ったアドレスに送信される可能性を否定することはできず、その場合には重要情報の流出という事態が生じることとなる。

電子メールの誤送信の防止について、たとえば次の各々のような技術文献がある。その中でも特許文献１には、電子メール本文中の文字列（たとえば「○○株式会社」「○○様」など）から送信先を特定するという電子メール送受信装置が記載されている。特許文献２には、国際電話番号から電子メールの送信先を特定するという電子メール送受信装置が記載されている。特許文献３には、当該ユーザの過去の電子メール送受信履歴から、電子メールを送信しようとしている送信先についてユーザに確認表示を出すという電子メール送信装置が記載されている。

特許文献４には、特定の相手先との電子メールの送受信頻度から、誤送信の可能性の有無を判定するという電子メール送信装置が記載されている。特許文献５には、過去の電子メール送受信履歴を用いて誤送信を防止するという電子メール誤送信防止装置が記載されている。特許文献６には、送信先アドレスのドメイン名から誤送信を判定するという電子メール誤送信防止装置が記載されている。特許文献７には、過去の電子メール送受信履歴とメーリングリスト情報とによって誤送信を防止するという送信制御装置が記載されている。

特開２００９−１６３３５３号公報 特表２００５−５１５５５５号公報 特開２００７−１９３７１７号公報 特開２００８−１１７５１３号公報 特開２００８−２３４４３７号公報 特開２０１０−０１５３２７号公報 特開２０１０−０２６７６７号公報

前述のように、電子メールを利用する上で「誤送信の防止」は重要なテーマの一つとして広く認識されており、特許文献１〜７にはいずれもそのための技術が記載されている。

特許文献３、４、５、７に記載の技術は、いずれも「過去の送受信履歴」を利用するものである。即ち、十分な量の送受信履歴が蓄積されていないうちは誤送信の判定が不可能であり、またその蓄積があるとしても１００％正確に誤送信の判定ができるとは限らないものである。

また、特許文献６に記載の技術は送信先アドレスの「ドメイン名」を利用して誤送信を判定するが、そのドメイン名がその送信相手の属性を正確に表していない場合がある（たとえば一般のプロバイダやフリーメールのアドレスを利用している場合など）ので、その場合には正確に誤送信の判定ができない。

特許文献１に記載の技術では、電子メール本文が常に送信相手の属性を含むものであるとは限らないので、その場合には正確に誤送信の判定ができない。特許文献２記載の技術では、送信相手の電話番号がわからないと電子メールを送信できない。

電子メールの誤送信は、ほとんどの場合、アドレスの入力間違い、あるいはアドレス帳から送信先メールアドレスを選択する際の誤操作（クリックミスなど）によって生じる。しかしながら、以上で述べた特許文献１〜７に記載の各技術では、正確に誤送信を判定できない場合がありうることを否定できない。

本発明の目的は、送受信履歴の蓄積がなくても、正確に送信先アドレスを指定して誤送信を防止することを可能とする電子メール送信装置、電子メール送信方法および電子メール送信プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明に係る電子メール送信装置は、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける電子メール作成部と、電子メールの送信先アドレスとこれに対応する複数の属性情報とを含むアドレス帳データを予め記憶している記憶手段と、本文と共にユーザから入力された複数の属性情報によってアドレス帳データを検索して送信先アドレスを特定する送信先設定部と、特定された送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信する電子メール送信部とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明に係る電子メール送信方法は、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付け、これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索し、検索された送信先アドレスを電子メールの送信先として特定し、特定された送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信することを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明に係る電子メール送信プログラムは、コンピュータに、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける手順、これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索する手順、検索された送信先アドレスを電子メールの送信先として特定する手順、および特定された送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信する手順を実行させることを特徴とする。

本発明は、上記したように、複数の属性情報からこれに対応する送信先アドレスを特定するように構成したので、送受信履歴の蓄積を必要とせずに入力間違いや選択する際の誤操作を抑制することができる。これによって、正確に送信先アドレスを指定して誤送信を防止することが可能であるという、優れた特徴を持つ電子メール送信装置、電子メール送信方法および電子メール送信プログラムを提供することができる。

本発明の実施形態に係る電子メール送信装置の構成について示す説明図である。 図１に示したアドレス帳データのデータ構成について示す説明図である。 図１に示した電子メール作成部が入出力手段に表示させる表示画面（ユーザインタフェース）の一例を示す説明図である。 図１に示した電子メール送信装置が、電子メールの送信先を特定する処理について示したフローチャートである。 図４のステップＳ２０４に示した処理で、送信先設定部が入出力手段に表示させる送信先確定画面について示す説明図である。 図４のステップＳ２０５に示した処理で、送信先設定部が入出力手段に表示させる送信先候補表示画面について示す説明図である。 図４のステップＳ２０４に示した処理を通じて送信先アドレスが送信先表示部に追加された後の表示画面について示す説明図である。 図１に示した電子メール送信装置が、選択された送信先に対して電子メールを送信する処理について示したフローチャートである。 図８のステップＳ３０２に示した処理で、電子メール送信部が入出力手段に表示させる送信先最終確認画面について示す説明図である。

（第１の実施形態）
以下、本発明の実施形態の構成について添付図１に基づいて説明する。
最初に、本実施形態の基本的な内容について説明し、その後でより具体的な内容について説明する。
本実施形態に係る電子メール送信装置１０は、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける電子メール作成部１０１、電子メールの送信先アドレスとこれに対応する複数の属性情報とを含むアドレス帳データ１１１を予め記憶している記憶手段１２と、本文と共にユーザから入力された複数の属性情報によってアドレス帳データを検索して送信先アドレスを一つに特定する送信先設定部１０２と、特定された送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信する電子メール送信部１０３とを備える。

また、送信先設定部１０２が、入力された属性情報によって送信先アドレスが複数存在する場合に、ユーザに対して他の属性情報の入力を要求する動作を繰り返す。さらに、複数の送信先アドレスを設定する場合にも、属性情報によって一つずつ当該送信先アドレスを特定する処理を繰り返す。

そして、電子メール送信部１０３は、電子メールを送信する直前に、最終的に特定された複数の送信先アドレスの一覧を最終確認用に表示する。

以上の構成を備えることにより、正確に送信先アドレスを指定して誤送信を防止することが可能となる。
以下、これをより詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る電子メール送信装置１０の構成について示す説明図である。電子メール送信装置１０は、具体的な装置の形態としてはパーソナルコンピュータ、携帯電話端末（フィーチュアフォン）、スマートフォンなどである。即ちコンピュータ装置としての基本的な構成を備え、かつインターネットに接続して電子メールを送受信可能なものであれば何でもよい。

電子メール送信装置１０は、コンピュータプログラムの動作主体であるプロセッサ１１と、プログラムおよびデータを記憶する記憶手段１２と、インターネットを介して他装置との間の通信を行う通信手段１３と、ユーザからの動作指令入力を受け付け、またユーザに対して処理結果を表示する入出力手段１４とを備える。

プロセッサ１１は、電子メール送受信プログラムが動作することにより、電子メール作成部１０１、送信先設定部１０２、電子メール送信部１０３の各々として機能する。また記憶手段１２にはアドレス帳データ１１１が予め記憶されている。

図２は、図１に示したアドレス帳データ１１１のデータ構成について示す説明図である。アドレス帳データ１１１は、ユーザが予め作成して記憶させておく、電子メールの送信先についてのデータであり、送信先アドレス１１１ａと、これに対応する送信相手の属性、たとえば姓１１１ｂ、名１１１ｃ、所属名１１１ｄ、部署１１１ｅ、所在地１１１ｆ、電話番号１１１ｇ、年齢１１１ｈ、性別１１１ｉなどが対応づけられて記憶されている。もちろん、これらとは別の情報、たとえば生年月日や当該人物の顔写真・似顔絵などが含まれていてもよい。ただし、これらの属性についての情報を利用すれば、送信先アドレス１１１ａを一意に特定可能であることが必要である。

図３は、図１に示した電子メール作成部１０１が入出力手段１４に表示させる表示画面１２１（ユーザインタフェース）の一例を示す説明図である。この表示画面１２１には、ユーザが作成中の電子メール本文を入力する本文入力部１２１ａと、その電子メールを送信しようとしている相手の属性についての情報を入力する送信先情報入力部１２１ｂ、送信先情報入力部１２１ｂに入力された情報に基づいて送信先を選択する送信先選択ボタン１２１ｃ、選択された送信先について表示する送信先表示部１２１ｄ、および最終的に選択された送信先に対して電子メールを送信する送信決定ボタン１２１ｅが含まれる。

本文入力部１２１ａには、電子メールの文面の作成に必要な情報を入力できる各種入力要素が並んでいる。添付ファイルを選択するための添付ファイル選択ボックス１２１ｆが、この本文入力部１２１ａに含まれていてもよい。あるいは、ＨＴＭＬメールで各種文字装飾（太字、下線、斜体、フォントなど）を行うための入力要素が含まれていてもよい。

送信先情報入力部１２１ｂで入力できる相手の属性は、アドレス帳データ１１１に含まれる各項目についての情報、たとえば姓１１１ｂ、名１１１ｃ、所属名１１１ｄ、部署１１１ｅ、所在地１１１ｆ、電話番号１１１ｇ、年齢１１１ｈ、性別１１１ｉなどである。もちろん、これら全ての項目について入力しなくてもよい。また、各々の項目についても完全一致でなくても、前方一致や部分一致でもよいし、あるいはあいまい検索などを利用することもできる。

また、これらの情報によって選択される送信相手が、当該電子メール送信先の「Ｔｏ」「Ｃｃ」「Ｂｃｃ」のいずれに該当するかを選択する送信区分選択ボタン１２１ｇも、この送信先情報入力部１２１ｂの中に含まれる。

ユーザが本文入力部１２１ａに電子メール本文を入力し、また送信先情報入力部１２１ｂのうちの入力項目（全ての入力項目でなくてもよい）について入力して、送信先選択ボタン１２１ｃを押すと、電子メール作成部１０１は送信先設定部１０２を呼び出す。

ここで呼び出された送信先設定部１０２は、送信先情報入力部１２１ｂに入力された内容をもとに送信先アドレス１１１ａを特定する。そして電子メール送信部１０３は、特定された送信先アドレス１１１ａに、本文入力部１２１ａに入力された文面の電子メールを送信する。

図４は、図１に示した電子メール送信装置１０が、電子メールの送信先を特定する処理について示したフローチャートである。ユーザが本文入力部１２１ａに電子メール本文を入力し、また送信先情報入力部１２１ｂのうちの入力項目について入力して、送信先選択ボタン１２１ｃを押す（ステップＳ２０１）と、電子メール作成部１０１は送信先設定部１０２を呼び出す。

呼び出された送信先設定部１０２はまず、送信先情報入力部１２１ｂに入力された情報を検索キーとして、アドレス帳データ１１１を検索する（ステップＳ２０２）。ここで、検索された送信先が１名であるか２名以上であるかについて判断して（ステップＳ２０３）、１名であれば、検索された送信相手についての情報と「この相手を送信先に追加します。よろしいですか？」とユーザに確認する送信先確定画面１２２を、送信先設定部１０２が入出力手段１４に表示させる（ステップＳ２０４）。

図５は、図４のステップＳ２０４に示した処理で、送信先設定部１０２が入出力手段１４に表示させる送信先確定画面１２２について示す説明図である。ユーザがＯＫを押せば、その送信先アドレス１１１ａが送信先表示部１２１ｄに追加されてステップＳ２０１に処理が戻る。キャンセルを押せば、そのままステップＳ２０１に処理が戻る。

ステップＳ２０３で、検索された送信先が２名以上であれば、検索された複数の送信相手についての情報と「送信先を特定できません。情報を追加入力してください」とユーザに確認する送信先候補表示画面１２３を、送信先設定部１０２が入出力手段１４に表示させる（ステップＳ２０５）。

図６は、図４のステップＳ２０５に示した処理で、送信先設定部１０２が入出力手段１４に表示させる送信先候補表示画面１２３について示す説明図である。ここでユーザがＯＫを押すか、一定時間が経過したら、そのままステップＳ２０１に処理が戻る。

ここで、送信先確定画面１２２に表示される情報は、選択された送信先のアドレス帳データ１１１に含まれる各項目、および送信区分選択ボタン１２１ｇで選択された送信区分である。送信先候補表示画面１２３についても同様である。

図７は、図４のステップＳ２０４に示した処理を通じて送信先アドレス１１１ａが送信先表示部１２１ｄに追加された後の表示画面１２１について示す説明図である。他のアドレスを送信先として追加したい場合には、この図４に示した処理を繰り返す。そして、最終的に選択された送信先に対して電子メールを送信する時に、ユーザは送信決定ボタン１２１ｅを押す。

図８は、図１に示した電子メール送信装置１０が、選択された送信先に対して電子メールを送信する処理について示したフローチャートである。図４に示した処理を通じて送信先アドレスを選択した（ステップＳ３０１）後、ユーザが送信決定ボタン１２１ｅを押すと、電子メール作成部１０１は電子メール送信部１０３を呼び出す。

呼び出された電子メール送信部１０３は、送信先表示部１２１ｄに追加された各送信先アドレス１１１ａについて「このアドレスに対して送信します。よろしいですか？」とユーザに確認する送信先最終確認画面１２４を入出力手段１４に表示させる（ステップＳ３０２）。

図９は、図８のステップＳ３０２に示した処理で、電子メール送信部１０３が入出力手段１４に表示させる送信先最終確認画面１２４について示す説明図である。送信先最終確認画面１２４に表示される情報は、送信先確定画面１２２および送信先候補表示画面１２３と同様に、選択された送信先のアドレス帳データ１１１に含まれる各項目、および送信区分選択ボタン１２１ｇで選択された送信区分である。

送信先最終確認画面１２４で、ユーザがＯＫを押せば、これらの送信先アドレス１１１ａに対して、電子メール送信部１０３が本文入力部１２１ａに入力された文面の電子メールを送信して（ステップＳ３０３）処理を終了する。キャンセルを押せば、そのままステップＳ３０１（図４）に処理が戻って、送信先アドレスの選択をやり直すことができる。

（第１の実施形態の全体的な動作）
次に、上記の実施形態の全体的な動作について説明する。
本実施形態に係る電子メール送信方法は、電子メール送信装置１０が、ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付け（図４・ステップＳ２０１）、これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索して送信先アドレスを一つに特定し（図４・ステップＳ２０２）、特定された送信先アドレスを電子メールの送信先として特定し（図４・ステップＳ２０４）、この送信先アドレスに対して入力された本文の電子メールを送信する（図８・ステップＳ３０３）。

ここで、上記各動作ステップについては、これをコンピュータで実行可能にプログラム化し、これらを前記各ステップを直接実行する電子メール送信装置１０のプロセッサ１１に実行させるようにしてもよい。本プログラムは、非一時的な記録媒体、例えば、ＤＶＤ、ＣＤ、フラッシュメモリ等に記録されてもよい。その場合、本プログラムは、記録媒体からコンピュータによって読み出され、実行される。
この動作により、本実施形態は以下のような効果を奏する。

以上で示したように、本実施形態の電子メール送信装置１０は、ユーザに送信先アドレス１１１ａを直接入力あるいは選択させるのではなく、送信相手の属性に関する複数の情報を入力させることによって、送信先アドレス１１１ａを「順々に特定させる」ように動作する。電子メール送信装置１０は、このような動作によって、ユーザのアドレスの入力間違いやクリックミスなどの誤操作の発生を抑制することが可能となる。

その際、送信先アドレス１１１ａの選択に使用される送信相手の属性に関する情報は、アドレス帳データ１１１としてユーザが予め作成するものである。従って、前述の各特許文献に記載されている先行技術のような「過去の送受信履歴」を必要としない。

これまで本発明について図面に示した特定の実施形態をもって説明してきたが、本発明は図面に示した実施形態に限定されるものではなく、本発明の効果を奏する限り、これまで知られたいかなる構成であっても採用することができる。

上述した実施形態について、その新規な技術内容の要点をまとめると、以下のようになる。なお、上記実施形態の一部または全部は、新規な技術として以下のようにまとめられるが、本発明は必ずしもこれに限定されるものではない。

（付記１） ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける電子メール作成部と、
前記電子メールの送信先アドレスとこれに対応する複数の属性情報とを含むアドレス帳データを予め記憶している記憶手段と、
前記本文と共にユーザから入力された前記複数の属性情報によって前記アドレス帳データを検索して前記送信先アドレスを一つに特定する送信先設定部と、
特定された前記送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する電子メール送信部と
を備えることを特徴とする電子メール送信装置。

（付記２） 前記送信先設定部が、入力された前記属性情報に該当する前記送信先アドレスが複数存在する場合に、前記ユーザに対して他の前記属性情報の入力を要求する動作を繰り返すことを特徴とする、付記１に記載の電子メール送信装置。

（付記３） 前記送信先設定部が、複数の前記送信先アドレスを設定する場合にも、前記属性情報によって一つずつ当該送信先アドレスを特定する処理を繰り返すことを特徴とする、付記２に記載の電子メール送信装置。

（付記４） 前記電子メール送信部が、
前記電子メールを送信する直前に、最終的に特定された複数の前記送信先アドレスの一覧を最終確認用に表示することを特徴とする、付記３に記載の電子メール送信装置。

（付記５） ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付け、
これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから前記複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索して前記送信先アドレスを一つに特定し、
特定された前記送信先アドレスを前記電子メールの送信先として特定し、
この送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する
ことを特徴とする電子メール送信方法。

（付記６） コンピュータに、
ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける手順、
これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから前記複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索して前記送信先アドレスを一つに特定する手順、
特定された前記送信先アドレスを前記電子メールの送信先として特定する手順、
およびこの送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する手順
を実行させることを特徴とする電子メール送信プログラム。

パーソナルコンピュータ、携帯電話端末（フィーチュアフォン）、スマートフォンなど、電子メールを送信可能な装置において広く利用可能である。

１０ 電子メール送信装置
１１ プロセッサ
１２ 記憶手段
１３ 通信手段
１４ 入出力手段
１０１ 電子メール作成部
１０２ 送信先設定部
１０３ 電子メール送信部
１１１ アドレス帳データ
１２１ 表示画面
１２２ 送信先確定画面
１２３ 送信先候補表示画面
１２４ 送信先最終確認画面

Claims (6)

1. ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける電子メール作成部と、
   前記電子メールの送信先アドレスとこれに対応する複数の属性情報とを含むアドレス帳データを予め記憶している記憶手段と、
   前記本文と共にユーザから入力された前記複数の属性情報によって前記アドレス帳データを検索して前記送信先アドレスを一つに特定する送信先設定部と、
   特定された前記送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する電子メール送信部と
   を備えることを特徴とする電子メール送信装置。
2. 前記送信先設定部が、入力された前記属性情報に該当する前記送信先アドレスが複数存在する場合に、前記ユーザに対して他の前記属性情報の入力を要求する動作を繰り返すことを特徴とする、請求項１に記載の電子メール送信装置。
3. 前記送信先設定部が、複数の前記送信先アドレスを設定する場合にも、前記属性情報によって一つずつ当該送信先アドレスを特定する処理を繰り返すことを特徴とする、請求項２に記載の電子メール送信装置。
4. 前記電子メール送信部が、
   前記電子メールを送信する直前に、最終的に特定された複数の前記送信先アドレスの一覧を最終確認用に表示することを特徴とする、請求項３に記載の電子メール送信装置。
5. ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付け、
   これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから前記複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索して前記送信先アドレスを一つに特定し、
   特定された前記送信先アドレスを前記電子メールの送信先として特定し、
   この送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する
   ことを特徴とする電子メール送信方法。
6. コンピュータに、
   ユーザからの電子メールの本文の入力を受け付ける手順、
   これと共にユーザから入力された複数の属性情報によって、予め記憶されたアドレス帳データから前記複数の属性情報に対応する送信先アドレスを検索して前記送信先アドレスを一つに特定する手順、
   特定された前記送信先アドレスを前記電子メールの送信先として特定する手順、
   およびこの送信先アドレスに対して入力された前記本文の電子メールを送信する手順
   を実行させることを特徴とする電子メール送信プログラム。

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