JP2012027748A

JP2012027748A - メール作成支援方法

Info

Publication number: JP2012027748A
Application number: JP2010166626A
Authority: JP
Inventors: Naomi Tsukahara; 直己塚原
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2010-07-26
Filing date: 2010-07-26
Publication date: 2012-02-09

Abstract

【課題】
本発明では、メールの送信先(人)の最新状況に対応した宛先名を、自動的にメール本文に記載することを課題とする。
【解決手段】
上記の課題を解決するために、本発明では、ヘッダ情報であるメールアドレスが入力された場合、このメールアドレスをキーに、その所属などの情報を示す人員情報を検索し、また、この人員情報に対応する表記ルールも特定し、この人員情報よび表記ルールに従って、本文での宛先(名)を特定するものである。
さらに、本発明では、クライアント側が保持するローカル宛先ＤＢに人員情報や表記ルールを格納しておき、本ローカル宛先ＤＢに、ヘッダ情報として入力されたメールアドレスに対応するものがない場合、サーバ側に検索要求を送信することも含まれる。
【選択図】図１

Description

本発明は、いわゆる(電子)メールの作成を支援するための技術に関し、その中でも特に、メール本文に記載する宛先を補完するための技術に関する。

現在、コミュニケーションツールとして、メールがよく利用されている。一般的に、本文と呼ばれる部分については、利用者の手入力が行われている（ヘッダに関しては、宛先を選択できることもある）。

この本文の入力を自動化する技術として、特許文献１が提案されている。特許文献１では、表示装置の可視表示画面上にキーボードによってデータを入力し、メールテキストを作成するメールテキスト作成手段と、前記メールテキスト作成手段によって作成された前記メールテキスト、あるいはメールテキストファイルに格納されている前記メールテキストを作業領域に取得するメールテキスト取得手段と、前記メールテキストを主題と本文に分割するメールテキスト分割手段と、前記主題および前記本文をメールテキスト格納領域の主題格納領域および本文格納領域にそれぞれ格納するメール主題設定手段と、を有して、前記主題格納領域に前記主題を自動的に設定するものである。

特開平６−１９８１３号公報

ここで、メールの場合、本文の文頭に宛先を明記することが一般的になされている。特に、業務上メールで連絡を取る場合、所属部署や地位なども名前とあわせて記載されることが多い。この所属部署等は、異動などにより時間と共に変更されることが多い。特許文献１で開示されている技術では、利用者が別途入力したテキストを利用するものであるため、異動などに自動的に対応できない。また、これに対応しようとする場合、結局利用者が何らかの方法で異動先(現所属等)を確認する手間が掛かる。

さらに、業種などによっては、宛先を記載する場合、略号などの表記ルールが存在することがある。この課題についても本発明では解決する。

上記の課題を解決するために、本発明では、ヘッダ情報であるメールアドレスが入力された場合、このメールアドレスをキーに、その所属などの情報を示す人員情報を検索し、また、この人員情報に対応する表記ルールも特定し、この人員情報よび表記ルールに従って、本文での宛先(名)を特定するものである。

さらに、本発明では、クライアント側が保持するローカル宛先ＤＢに人員情報や表記ルールを格納しておき、本ローカル宛先ＤＢに、ヘッダ情報として入力されたメールアドレスに対応するものがない場合、サーバ側に検索要求を送信することも含まれる。

本発明によれば、メール本文の宛先について、異動やその表記ルールに従って記載することが可能になる。

本発明の実施の形態における構成図である。本発明の実施の形態におけるフローチャートである。本発明の実施の形態における動作説明図（その１）である。本発明の実施の形態における動作説明図（その２）である。

以下に、本発明の実態の形態について、図面を用いて説明する。
図１は、本発明の実態の形態によるメール文頭宛名自動入力機能全体構成を示すブロック図である。なお、以下説明する各機能は、それぞれの装置（コンピュータ）において、プログラムに従ってＣＰＵの如き演算装置の処理で実現される。

メール文頭宛名自動入力機能は、通信ネットワーク１、クライアント２、ローカル宛先データベース３（以下ローカル宛先ＤＢ３）、サーバ４、人員データベース５（以下人員ＤＢ５）、サーバ６、会社別表記ルールデータベース７（以下会社別表記ルールＤＢ７）を用いる。この本機能は、クライアント２に記憶されているメーラーの一機能である。本実施の形態では、一例として、ある企業Ｘ社のグループ内（Ｘグループとする）に構築されたものであり、通信ネットワーク１は、社内に設けられたイントラネットにより構成されている。

クライアント２およびサーバ４、サーバ５は、通信ネットワーク１に接続され、通信ネットワーク１を介して相互に通信可能に構成されている。
クライアント２は、Ｘグループの社内に設置され、Ｘグループの社員が使用するコンピュータ、ワークステーション等である。クライアント２には、プログラムとして、メーラー（電子メールソフト）が記憶されている。

メーラーには、宛先を管理するために、送信経験のある宛先を記憶しておくためのデータベースがあり、社員番号、姓（漢字）、名（漢字）、姓（カナ）、名（カナ）、会社名、部署名、職位、メールアドレス、表記ルール、最終利用時間（当該人物に対し、最後にメールを送信した時間）が記憶されている。これらの項目は、サーバ４の人員ＤＢとサーバ６の会社別表記ルールＤＢより取得したデータが記憶される。

サーバ４は、Ｘグループにて使用／管理するコンピュータ、ワークステーションである。サーバ４には、人員ＤＢ５が記憶されている。人員ＤＢ５には、各人員に関する人員情報が格納されており、例えば、Ｘグループに所属する社員の社員番号、姓（漢字）、名（漢字）、姓（カナ）、名（カナ）、会社名、部署名、職位、メールアドレスと、カラムの最新の更新時間を示す最終更新時間が記憶されている。これらの情報はＸグループの社員により、最新の状態になるよう管理されている。

社員番号とメールアドレスは、Ｘグループ内でユニークに決められているものとし、たとえＸグループ内で、同一の姓名を持った人物が存在した場合でも、社員番号、若しくはメールアドレスを用いて、その人物を一意に決めることができる。

サーバ５は、Ｘグループにて使用／管理するコンピュータ、ワークステーションである。サーバ５には、会社別表記ルールＤＢ７が記憶されている。会社別表記ルールＤＢには、データベースが構築されており、Ｘグループ会社の会社名、部署名、職位、表記ルールが記憶されている。表記ルールとは、各Ｘグループの各企業の各部署毎に持っているそれぞれの職位に対する略号表記のルールを示したものである。例えば、職位が課長の人物で、所属する部署の表記ルールが、姓のカタカナ表記の先頭２文字を（）で囲み、その後ろにＫを付けるルールの場合、つまり、図３の横田Ｈ明の場合、その表記は（ヨコ）Ｋとなる。この表記ルールは、人員ＤＢに記憶されている情報と、記号やテキスト文字の組合せで（例えば、（）やＫ）あればよい。

メーラーのメール文頭宛名自動入力機能は、送信先の人物の所属会社、部署、職位の情報について、最新ものを利用する。宛先欄にメールアドレスを入力すると、ローカル宛先ＤＢ３に記憶する情報が最新の情報であるかどうかを確認するため、人員ＤＢ５の情報が前回送信時から更新されていないかを調査する。これにより、人員ＤＢ５への検索による負荷の軽減と、宛先表記の誤りを防ぐことができる。

次に、メール文頭宛名自動入力機能による電子メールの作成処理について説明する。
図２は、本機能の処理の流れを示すフローチャートである。この作成処理は、クライアント２のメーラーが、ローカル宛先ＤＢ３と人員ＤＢ５と会社別表記ルールＤＢ７より取得したデータを用い、メール本文文頭に表記ルールに従った略号表現で宛名の挿入を行う。

クライアント２は、ユーザの操作によりメーラーを起動させ（ステップ１）、メールを作成するためのウィンドウを表示する（ステップ２）。

クライアント２は、ユーザから、メールの宛先欄への送信先のメールアドレスの入力を受け付ける（ステップ３）。送信先メールアドレスが複数ある場合は、“,”（カンマ）など、所定記号にてメールアドレスを区切られ、メーラーはカンマ等を検出し、メールアドレスを表す範囲を特定する（ステップ４）。

メール文頭宛名自動入力機能は、宛先欄に入力されたメールアドレスをキーに、クライアント２のローカル宛先ＤＢ３を検索する（ステップ５）。
検索の結果、当該メールアドレスがローカル宛先ＤＢ３に存在する場合、すなわち、当該ステップ６でこのように判断した場合、姓（漢字）、名（漢字）、姓（カナ）、名（カナ）、会社名、部署名、職位、表記ルール、最終利用時間を取得する。また、人員ＤＢ５から最終更新時間を取得し（ステップ７）、これらステップ６と７で取得された情報、すなわち、最終利用時間と最終更新時間を比較する(ステップ８）。ステップ８の比較の結果、最終利用時間の方が最近の時間で、且つ、宛先欄に未処理のメールアドレスが有る場合、未処理のメールアドレスに対し、ステップ４より処理を実施する。宛先欄に未処理のメールアドレスが無い場合（ステップ１４）、ステップ６で取得したデータを用い、文頭に宛名を挿入する（ステップ１５）。

メール文頭宛名自動入力機能は、ステップ６にて、該当するメールアドレスが無かった場合、またはステップ８で最終更新時間の方が最近の時間であった場合は、人員ＤＢ５、会社別表記ルールＤＢ７より最新のデータを取得し、ローカル宛先ＤＢ３に記憶する。すなわち、ステップ９に進み、メールアドレスをキーとし、人員ＤＢ５を検索する（ステップ９）。このステップ９での人員ＤＢ５検索の結果、一致する人物がいるか（メールアドレスが一致する情報が検索されるか）を判断する（ステップ１２）。ステップ１２で、一致する人物がいると判断された場合、その人物の姓（漢字）、名（漢字）、姓（カナ）、名（カナ）、会社名、部署名、職位を取得する。これらの少なくとも１つを取得（抽出）するようにしてもよい。ステップ１２で一致する人員がいないと判断された場合、処理は終了する（ステップ１０）。この場合、表示画面に対して、検索結果が無かったことまたは宛先は手入力が必要であることを表示する。また、ユーザの操作によりメール本文中の宛先が入力される等、入力作業は可能である。
また、ステップ１０で、検索結果有と判断された場合、ステップ１０で取得した、会社名、部署名、職位を用い、当該会社、当該部署での職位略称の表記ルールを会社別表記ルールＤＢ７から検索（ステップ１１）し、ステップ１２に進む。この検索において、会社別表記ルールＤＢ７を
検索の結果、該当するデータが無い場合、処理を終了する。この場合、クライアント２の表示画面に、検索結果が無かったことまたは宛先は手入力が必要であることを表示する。また、ユーザの操作によりメール本文中の宛先が入力される等の入力作業は可能である。ステップ１２で、該当するデータが存在すると判断された場合、表記ルールを、会社別表記ルールＤＢ７から取得し、ステップ１０で取得した情報および取得された表記ルールをローカル宛先ＤＢ３に記憶する（ステップ１３）。

宛先欄に未処理のメールアドレスがある場合、未処理のメールアドレスに対し、ステップ４より処理を実施する。宛先欄に未処理のメールアドレスが無い場合、ステップ１５に進む（ステップ１４）。

メール文頭宛名自動入力機能は、ステップ１３で記憶した情報より、メール本文の文頭に、表記ルールに従った略号表記を挿入し、表示する（ステップ１５）。
以上の処理により、メール本文への表記が行われ、以降、ユーザの操作に従って、本文の入力、添付ファイルの添付などがなされ、メールが送信される。

なお、本実施形態で例示した以外の宛先表記にも適用は可能である。例えば、名前に「様」を付けるなど。

１…通信ネットワーク、２…クライアント、３…ローカル宛先ＤＢ、４、６…サーバ、５…人員ＤＢ、７…会社別表記ルール

Claims

メールにおける本文中の宛先名を補完することでメールの作成を支援するメール作成支援方法において、
前記メールを送信するクライアントは、ヘッダ情報であるメールアドレスの入力を利用者から受付け、
前記メールアドレスに対応し、当該メールアドレスの使用者に関する人員情報および宛先名の表記ルールを検索し、
前記された人員情報を、前記表記ルールに従って前記メールの本文中に記載することを特徴とするメール作成支援方法。
請求項１に記載のメール作成支援方法において、
前記クライアントは、自身が有するローカル宛先ＤＢから前記人員情報よび表記ルールを検索し、
当該検索の結果、前記ローカル宛先ＤＢに対応する人員情報および表記ルールが検索されなかった場合、前記クライアントとネットワークを介して接続されたサーバに対して、格納された人員情報および表記ルールを検索する検索要求を送信し、
前記検索要求に対する検索結果である人員情報および表示ルールを受信した場合、受信した当該人員情報を、受信した前記表記ルールに従って前記メールの本文中に記載することを特徴とするメール作成支援方法。