JP2003006399A - プロジェクト管理システムおよびプロジェクト管理プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 業務プロセスの進捗状況を確実に把握するこ
とができるとともに、プロジェクト管理を容易化する。 【解決手段】 各業務項目のそれぞれに重要度に応じた
点数を付して登録する配点登録部３と、各業務プロセス
間における移行許可条件として各業務プロセスに閾値と
なる点数を設定して登録する移行条件登録部４と、実行
中の業務プロセスにおける業務項目の達成の度に得られ
る前記点数の積算値と、当該業務プロセスにおける前記
閾値とを比較して次の業務プロセスへの移行を許可する
か否かを判定し、積算値が閾値を超えている場合には移
行を許可する移行許可判定部５とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、プロジェクト管理
システムおよびプロジェクト管理プログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】プロジェクト管理システムは、ジョブの
最上流プロセスから最下流プロセスまでの業務の流れを
業務プロセス名で設定登録し、設定登録された各業務プ
ロセスで実施される各業務項目の進捗状況を管理するも
のとして生産管理の現場などで利用されている。

【０００３】図１７には、従来のプロジェクト管理シス
テムで使用される画面構成が示されている。

【０００４】同図に示すように、各ＩＤ毎にタスク名
と、そのタスクが実行される期間、開始日と、スケジュ
ール表とが表示されるようになっている。タスク名、す
なわち業務項目は、太字で示した大項目と、この大項目
に含まれる細字で示した小項目とからなっている。また
スケジュール表の部分は、各項目のスケジュール期間を
横バーで表示し、達成された項目は、緑で、未達成の項
目は赤等の色分け表示で現在どの項目が終了し、どの項
目が渋滞中であるかが一見して理解できるようになって
いる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上記の画面構成に代表
される従来のプロジェクト管理システムによれば、各プ
ロジェクトを構成する各業務プロセスは、一つのプロセ
スが終了したら次のプロセスに移行するというように順
番にプロセスを移行させている。

【０００６】しかしながら、未だに固まっておらずリス
クが残っている状態で次プロセスに移行させるとリスク
の先送りになってしまい、結局は、プロセスの後戻りを
招く恐れがある。

【０００７】本発明は上記事情に鑑み、業務プロセスの
進捗状況を確実に把握することができるとともに、プロ
ジェクトにおけるリスク管理を確実かつ容易に行うこと
ができるプロジェクト管理システムおよびプロジェクト
管理プログラムを提供することを目的としている。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに請求項１の発明は、ジョブの最上流プロセスから最
下流プロセスまでの業務の流れを業務プロセス名で設定
登録し、設定登録された各業務プロセスで実施される各
業務項目の進捗状況を管理するプロジェクト管理システ
ムにおいて、前記各業務項目のそれぞれに重要度に応じ
た点数を付して登録する配点登録手段と、各業務プロセ
ス間における移行許可条件として各業務プロセスに閾値
となる点数を設定して登録する移行条件登録手段と、実
行中の業務プロセスにおける業務項目の達成の度に得ら
れる前記点数の積算値と、当該業務プロセスにおける前
記閾値とを比較して次の業務プロセスへの移行を許可す
るか否かを判定する移行許可判定手段とを備えたことを
特徴としている。

【０００９】請求項２の発明は、請求項１に記載のプロ
ジェクト管理システムにおいて、各業務プロセスで対象
とするリスクのチェック項目名、リスク内容、およびこ
のリスクに対するレベル付けを設定登録するとともに、
業務プロセスの実行中にリスク対策が施された場合に
は、そのリスク対策を登録して保存するリスク設定登録
手段を備えたことを特徴としている。

【００１０】請求項３の発明は、請求項１または２のい
ずれかに記載のプロジェクト管理システムにおいて、各
業務プロセスで対象とする検討事項について、その検討
内容、レベルを設定登録するとともに、業務プロセス実
行中に検討事項が実施された場合には、その実施内容を
登録して保存する検討事項設定登録手段を備えたことを
特徴としている。

【００１１】請求項４の発明は、請求項１乃至３のいず
れかに記載のプロジェクト管理システムにおいて、前記
移行許可点数に満たない業務プロセスを強制的に次業務
プロセスに移行させる強制移行手段を設けるとともに、
強制移行させた場合には、未達成の業務項目を検討事項
として前記検討事項設定登録手段に登録させることを特
徴としている。

【００１２】請求項５の発明は、請求項１乃至４のいず
れかに記載のプロジェクト管理システムにおいて、予め
設定された予定日限に対する遅延発生時または指定日時
に、指定された管理者宛のメールを自動発信する手段を
備えたことを特徴としている。

【００１３】請求項６の発明は、ジョブの最上流プロセ
スから最下流プロセスまでの業務の流れを業務プロセス
名で設定登録し、設定登録された各業務プロセスで実施
される各業務項目の進捗状況を管理するプロジェクト管
理プロジェクトプログラムにおいて、前記各業務項目の
それぞれに重要度に応じた点数を付して登録する配点登
録機能と、各業務プロセス間における移行許可条件とし
て各業務プロセスに閾値となる点数を設定して登録する
移行条件登録機能と、実行中の業務プロセスにおける業
務項目の達成の度に得られる前記点数の積算値と、当該
業務プロセスにおける前記閾値とを比較して次の業務プ
ロセスへの移行を許可するか否かを判定する移行許可判
定機能とを備えたことを特徴としている。

【００１４】

【発明の実施の形態】図１は本発明によるプロジェクト
管理システムの実施の形態を示すブロック図である。

【００１５】図１に示すプロジェクト管理システム１
は、業務プロセス／業務項目登録部２と、登録される業
務プロセス（以下、適宜「作業プロセス」とも称する）
の各業務項目に配点を登録する配点登録部３と、業務プ
ロセスから次の業務プロセスへの移行条件を設定登録す
る移行条件登録部４と、各業務項目の配点と移行条件と
から当該業務プロセスから次の業務プロセスへの移行を
許可する移行許可部５と、プロセスの進捗状況等、プロ
セスの全体を管理するプロセス管理部６と、各種のデー
タを登録するデータベース７とを備えている。

【００１６】また、このプロジェクト管理システム１
は、図２に示すようなネットワークののサーバ上に構築
されている。図２はある会社内のプロジェクト管理シス
テムを示すもので、全社統合サーバ１０、カンパニー統
合サーバ、事業所サーバ３０，４０，５０，６０，・・
・が通信回線７０に接続されて成るネットワークの例え
ば統合サーバ１０上に構築されているものとする。各サ
ーバ２０〜６０、あるいは各サーバ１０〜６０に接続さ
れた端末装置（図示せず）からプロジェクト管理システ
ムを呼び出して画面表示させたり、この画面上から所定
項目の入力や指示等を可能にしている。

【００１７】前記業務プロセス／業務項目登録部２は、
ジョブの最上流プロセスから最下流プロセスまでの業務
の流れを業務プロセス名で設定登録し、また設定登録さ
れた各業務プロセスで実施される各業務項目を設定登録
する。

【００１８】配点登録部３は、各業務項目のそれぞれの
配点を登録するもので、それぞれの重要度に応じて、例
えば１０段階の相対点数が付されて登録される。

【００１９】移行条件登録部４は、業務プロセス間にお
ける移行許可条件を設定して登録するもので、業務プロ
セス毎に達成された業務項目の積算値の閾値となる点数
が設定登録される。

【００２０】移行許可部５は、業務項目の達成毎に得ら
れる得点の積算値と、当該業務プロセスにおける閾値と
を比較して、積算値が閾値を超えた場合に、次の業務プ
ロセスへの移行を許可する。

【００２１】プロセス管理部６は、プロジェクト管理シ
ステム１を統括制御してプロジェクトの進捗状況を管理
する。

【００２２】データベース７は、各種のデータの保存、
成果物の保存等に使用される。

【００２３】メール出力部８は、予め設定された予定日
限に対する遅延発生時または指定日時に、指定された管
理者宛のメールを自動発信する機能を有する。

【００２４】次の本発明の作用を図３，図４の各フロー
チャート、及び図５から図１６の画面構成例を参照しつ
つ系統的に説明する。

【００２５】＜プロジェクト開始時の運用＞図３に示す
ように、プロジェクト開始時の運用では、プロジェクト
の登録（ステップＳ１）、作業プロセス（以下、「業務
プロセス」を「作業プロセス」とも称する）の設定（ス
テップＳ２）、業務項目の設定（ステップＳ３）、ワー
クフローの確定（ステップＳ４）、および計画の確認
（ステップＳ５）の各処理ステップに分類される。

【００２６】《プロジェクト登録処理（ステップＳ
１）》プロジェクト開始時の運用として、先ずプロジェ
クトの名称や所属組織、リーダ等のプロジェクト情報を
設定登録する。この処理では、図５に示すようなプロジ
ェクト登録画面からプロジェクト情報の登録を実行す
る。プロジェクト情報としては、カンパニーや事業部所
名、所属部課名、ランク、キーワード、プロジェクト
名、プロジェクト概要、プロジェクトの開始日および終
了予定、プロジェクトリーダ名、サブリーダ名、管理者
等、プロジェクトに関する種々の情報が図５に示すよう
な画面上から登録される。登録された情報は、業務プロ
セス／業務項目登録部２に設けられたファイルに保存さ
れる。

【００２７】《作業プロセスの設定登録（ステップＳ
２）》次に、各作業プロセス名の設定、作業プロセスの
流れとその終了予定日等の計画情報を設定する。この処
理では、図６に示すような作業プロセス設定画面から作
業プロセスの設定登録を実行する。

【００２８】《業務項目の設定（ステップＳ３）》次
に、図７に示すように、プロセス毎に、移行許可点数、
業務項目名とその点数、承認者、担当者、日限、作成す
べきドキュメント等の計画情報を設定する。各業務項目
に付される点数は、業務項目の重要度に応じて１０段階
の相対得点として付されている。また、移行許可点数
は、各業務項目の配点の積算値の閾値となるもので、点
数設定のみならず、％指定も可能である。図７の例で
は、各業務項目の配点の総合計は“２００点”、移行許
可点数は、点数で“１８０点”、％指定で“９０％”で
ある。

【００２９】さらに、具体的なプロジェクト情報とし
て、業務プロセス並びに業務項目の設定について説明す
る。図８のプロジェクト進捗中において業務事項の画面
を開いたもので、画面中に示す“仕様書確認”プロセス
においては、終了予定日は、2000/11/09、移行点数／合
計は、“12/16点”であり、実際の取得点数は“13/16
点”となっており、閾値をクリアーしていることがわか
る。また、“仕様書確認”プロセスを構成する業務項目
は、レベル１〜レベル５の５段階にレベル分けされてい
る。レベル１は“操作手順書確認”、“システム構成表
確認”、“アラームメッセージリスト確認”の各業務項
目、レベル２は“画面コピー”、“画面説明”、“操作
ステップ記載”の各業務項目、レベル３は“正常ステッ
プ記載”、“異常時復旧ステップ記載”の各業務項目、
レベル４は“異常時メッセージ記載”の業務項目、レベ
ル５は“メッセージ集作成”の業務項目が割り当てられ
ている。各業務項目には、その点数と、必ず実行しなけ
ればならない必須項目には、“必須”欄に“二重丸”が
付されている。また、各業務項目が達成された場合に
は、“”達成”欄に“二重丸”が付される。

【００３０】図９は、業務項目の設定画面の一例を示し
ている。この画面構成では、上欄部に、プロセス名とし
て、“仕様書確認”、“システム検証”、“デモシナリ
オ”、“課題まとめ”、“Ver.3仕様検討”の５つの業
務プロセスが設定されている。下欄部には、一例とし
て、プロセス名“課題まとめ”に属する業務項目名とそ
のレベル、移行許可点数、移行許可点数（％指定）が記
載されている。すなわち、レベル１の業務項目として
“機能課題”、レベル２の業務項目として“機能再検討
項目”、レベル３の業務項目として“ユーザー確認”、
レベル４の業務項目として“社内カンパニー”、レベル
５の業務項目として“実行者名”がそれぞれ設定されて
いる。また、業務プロセスの総合計点数として“８６
点”、移行許可点数として“８２点”、移行許可％とし
て“９５％”がそれぞれ設定されている。

【００３１】《ワークフローの確定（ステップＳ４）》
次に、計画したプロセスフローを確定する。この処理で
は、図７に示す画面において、フロー作成完了の項目欄
をクリックするとワークフローの確定画面（図示を省略
する）が表示され、設定されたワークフローの確認が可
能となる。

【００３２】《計画の確認（ステップＳ５）》そして、
プロジェクト開始時の運用として最後に計画の確認処理
を実行する。このようにしてプロジェクト開始時の運用
が実行される。

【００３３】＜プロジェクト遂行中の運用＞プロジェク
ト遂行中の運用としては、リスク設定（ステップＳ１
１）、実績設定（ステップＳ１２）、検討事項設定（ス
テップＳ１３）、業務項目達成（ステップＳ１４）、次
プロセス移行許可処理（ステップＳ１５）、進捗報告
（ステップＳ１６）、進捗フォロー（ステップＳ１７）
の各処理ステップに分類される。

【００３４】《リスク設定（ステップＳ１１）》プロジ
ェクト遂行中の運用としては、事前作業として業務プロ
セスで見込まれるリスクを設定する処理を実行する。

【００３５】この処理では、図１０に示すようなリスク
情報設定画面から、リスク内容、リスクのレベル（低リ
スク／高リスク）、対策予定部、リスク対策、リスク対
策日、実施担当者、等の各種のリスク情報が入力され
る。設定されたリスク情報は、図１１に示すような“項
目リスク一覧”として管理できる。同図に示す表示例で
は、“プロセス名”欄、“チェック項目名”欄、“リス
ク内容”欄、“レベル”欄、“対策予定日／対策日”
欄、“リスク対策”欄、“実施担当者”欄、“完了”欄
から構成されている。“リスク対策”欄には、施された
対策が記述されている。

【００３６】《実績設定（ステップＳ１２）》作成した
ドキュメント、リスクの対策の結果の実績情報を設定す
る処理である。

【００３７】図１２は、“ドキュメント一覧”の画面構
成例を示している。図１２の構成例では、“プロセス
名”欄、“チェック項目欄”、“ドキュメント名”欄、
“ドキュメント番号”欄、“Rev番号”欄、“ＵＲＬ”
欄、“必須”欄などが設定されている。

【００３８】《検討事項設定（ステップＳ１３）》検討
事項とその結果等の実績情報を設定する。図１３は、進
捗状況表示画面例として、“検討事項一覧”を示してお
り、プロセス名”毎に“検討内容”、“レベル”、“実
施予定日／実施日”、“実施内容”、“実施担当者”、
“完了”の各欄が設定され、プロジェクト実行前、また
は進行中に検討事項を設定できる。例えば、プロセス名
“システム検証”では、検討内容として、全機能を確
認、応答性を機能別に計測要、レベルは、低レベル、実
施予定日／実施日、実施内容、実施担当者、完了チェッ
クが設定されている。

【００３９】このように、プロセス毎の検討事項が一覧
として登録可能にするとともに、各検討事項には、その
重要度に応じたレベルが設定されているので、プロセス
の具体的な内容およびその重要度をより一層理解させる
ことができる。なお、後述するように、管理者が現業務
プロセスを強制的に次プロセスに移行させた場合には、
移行前の業務プロセスにおける未達成の業務項目が検討
事項として登録される。

【００４０】《業務項目達成（ステップＳ１４）》承認
者またはプロジェクト・リーダが完了した業務項目を達
成ステータスに変更する処理である。尚、業務項目を達
成することで、取得した点数が移行許可点数を超える
と、次の作業プロセスに自動的に移行する。また、最終
作業プロセスの場合は、自動的にプロジェクトが完了ス
テータスに変更させる。

【００４１】図１４は、業務項目達成の入力画面を示し
ている。例えば、下欄にある“システム検証”の中の
“機能確認”項目の達成をチェック欄に入力する例であ
る。図では、“督促メール機能確認”項目と、“残件項
目リスト機能確認”項目に達成のチェックが入力されて
いる。

【００４２】一方、図１５に示すように、“システム検
証”の中の“操作確認”項目が達成不可の場合には、
“不可”の文字が入力される。その左のコメント欄に
は、達成不可の理由が記載可能とされており、“不可”
の文字部分をクリックすると、その理由を確認すること
ができる。

【００４３】また、予め設定された予定日限に対する遅
延発生時または指定日時には、指定された管理者宛のメ
ールがメール出力部８から自動発信される。

【００４４】《次プロセス移行許可処理（ステップＳ１
５）》取得点数が移行許可点数に満たない（未達成）に
も関わらず、作業プロセスを次プロセスへ移行させる場
合には、プロジェクトの管理者は、次プロセス移行許可
画面（図示せず）から、移行させる理由を記載したコメ
ントを付すとともに、移行許可ボタンをクリックするこ
とにより強制的に次の作業プロセスに移行させることが
できる。

【００４５】こうして次プロセスに強制的に移行させた
場合には、未達成のプロセスに設定されていた業務項目
（リスク内容（図１１参照）を含む）は、検討事項一覧
（図１３参照）中の検討内容として新たに登録される。
これにより、本来、前のプロセスで解決されていなけれ
ばならないリスク内容が検討事項として申し送りされて
いるので、後の時点においてもどの業務項目が未達成で
どのような検討事項があるのかが確実に理解できる。

【００４６】《進捗報告（ステップＳ１６）》プロジェ
クトの進捗状況を登録する。この処理では、図１６に示
すような画面上から、進捗状況を入力させることによっ
て行われる。

【００４７】《進捗フォロー（ステップＳ１７）》プロ
ジェクトの進捗状況、作業プロセスと業務項目の完了状
況等を確認する処理である。この処理では、図８に示し
たような画面上から各プロセスの予定と実績を一覧表示
させて確認できる。

【００４８】《その他の処理》プロジェクト完了後、セ
ービング額の実績値を設定する。プロジェクトが中止に
なった場合には、中止ステータスに変更する。

【００４９】このように、本実施形態によれば、業務プ
ロセスの移行に際しては、所定の得点を条件としている
ため、進捗状況を確実に把握することができるととも
に、業務の進捗状況が数字として認識できるので、業務
管理が容易となる。

【００５０】なお、以上の実施形態においては、完成し
た業務項目の点数を積載して表示するプラス表示の方法
を説明したが、未完了業務項目の点数をマイナス積算表
示して未完成業務項目の度合いを提示するようにしても
良い。これにより、業務を未実施の観点からマイナス点
数で表示しリスク度を直感的に計測しやすくすることが
可能となる。なお、プラス／マイナス表示を１アクショ
ンで切り替えようにしても良い。

【００５１】また、以上の実施形態においては、サーバ
上にプログラムが既にインストールされたプロジェクト
管理システムについて説明したが、インストールする前
のプロジェクト管理プログラムそのものにも本発明は適
用される。

【００５２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、業
務プロセスの移行に際しては、所定の得点を条件として
いるため、リスクを確実に把握することができ、リスク
管理が容易になる。

【００５３】また、どのような条件が揃えば次のプロセ
スに進めることができるかを事前に点数化することがで
きるので、事前に業務プロセスのリスク内容を把握する
ことができ、また業務の進捗状況が数字として認識でき
るので、業務管理が容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明によるプロジェクト管理システムの実施
形態を示す構成ブロック図である。

【図２】本発明によるプロジェクト管理システムが構成
されるネットワークシステムの構成図である。

【図３】本発明によるプロジェクト管理システムにおけ
る処理手順を示すフローチャートである。

【図４】本発明によるプロジェクト管理システムにおけ
る処理手順を示すフローチャートである。

【図５】プロジェクト登録画面の一例を示す説明図であ
る。

【図６】作業プロセス設定画面の一例を示す説明図であ
る。

【図７】プロジェクト情報の設定画面の一例を示す説明
図である。

【図８】プロジェクト進捗中におけるプロジェクト情報
の設定画面の一例を示す説明図である。

【図９】プロジェクト情報中の業務項目設定画面の一例
を示す説明図である。

【図１０】リスク情報設定画面の一例を示す説明図であ
る。

【図１１】項目リスク一覧画面の一例を示す説明図であ
る。

【図１２】ドキュメント一覧画面の一例を示す説明図で
ある。

【図１３】進捗状況表示画面の一例を示す説明図であ
る。

【図１４】業務項目達成の入力画面の一例を示す説明図
である。

【図１５】業務項目達成の入力画面の一例を示す説明図
である。

【図１６】進捗報告画面の一例を示す説明図である。

【図１７】従来のプロジェクト管理システムにおける進
捗管理画面の一例を示す説明図である。

【符号の説明】

１ プロジェクト管理システム ２ 業務プロセス／業務項目登録部 ３ 配点登録部 ４ 移行条件登録部 ５ 移行許可部 ６ プロセス管理部 ７ データベース ８ メール出力部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 穴井 喜文 東京都府中市東芝町１番地 株式会社東芝 府中事業所内 (72)発明者 山口 奈美子 東京都港区芝浦一丁目１番１号 株式会社 東芝本社事務所内

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ジョブの最上流プロセスから最下流プロ
   セスまでの業務の流れを業務プロセス名で設定登録し、
   設定登録された各業務プロセスで実施される各業務項目
   の進捗状況を管理するプロジェクト管理システムにおい
   て、 前記各業務項目のそれぞれに重要度に応じた点数を付し
   て登録する配点登録手段と、 各業務プロセス間における移行許可条件として各業務プ
   ロセスに閾値となる点数を設定して登録する移行条件登
   録手段と、 実行中の業務プロセスにおける業務項目の達成の度に得
   られる前記点数の積算値と、当該業務プロセスにおける
   前記閾値とを比較して次の業務プロセスへの移行を許可
   するか否かを判定する移行許可判定手段と、 を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のプロジェクト管理シス
   テムにおいて、 各業務プロセスで対象とするリスクのチェック項目名、
   リスク内容、およびこのリスクに対するレベル付けを設
   定登録するとともに、業務プロセスの実行中にリスク対
   策が施された場合には、そのリスク対策を登録して保存
   するリスク設定登録手段、 を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１または２のいずれかに記載のプ
   ロジェクト管理システムにおいて、 各業務プロセスで対象とする検討事項について、その検
   討内容、レベルを設定登録するとともに、業務プロセス
   実行中に検討事項が実施された場合には、その実施内容
   を登録して保存する検討事項設定登録手段、 を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれかに記載のプロ
   ジェクト管理システムにおいて、 前記移行許可点数に満たない業務プロセスを強制的に次
   業務プロセスに移行させる強制移行手段を設けるととも
   に、強制移行させた場合には、未達成の業務項目を検討
   事項として前記検討事項設定登録手段に登録させる、 ことを特徴とするプロジェクト管理システム。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれかに記載のプロ
   ジェクト管理システムにおいて、 予め設定された予定日限に対する遅延発生時または指定
   日時に、指定された管理者宛のメールを自動発信する手
   段、 を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
6. 【請求項６】 ジョブの最上流プロセスから最下流プロ
   セスまでの業務の流れを業務プロセス名で設定登録し、
   設定登録された各業務プロセスで実施される各業務項目
   の進捗状況を管理するプロジェクト管理プロジェクトプ
   ログラムにおいて、 前記各業務項目のそれぞれに重要度に応じた点数を付し
   て登録する配点登録機能と、 各業務プロセス間における移行許可条件として各業務プ
   ロセスに閾値となる点数を設定して登録する移行条件登
   録機能と、 実行中の業務プロセスにおける業務項目の達成の度に得
   られる前記点数の積算値と、当該業務プロセスにおける
   前記閾値とを比較して次の業務プロセスへの移行を許可
   するか否かを判定する移行許可判定機能と、 を備えたことを特徴とするプロジェクト管理プログラ
   ム。