JP2002230248A

JP2002230248A - ワークフローシステムにおける検索方法及び知識検索機能を備えたワークフローシステム

Info

Publication number: JP2002230248A
Application number: JP2001021017A
Authority: JP
Inventors: Makoto Kakizaki; 誠柿崎; Fumio Takahashi; 扶美夫高橋; Michiko Ooba; みち子大場
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2001-01-30
Filing date: 2001-01-30
Publication date: 2002-08-16

Abstract

(57)【要約】【課題】保管庫に格納された文書に係わる情報と合わせ
てワークフローでの回覧情報を検索対象として検索でき
るようにするものである。【解決手段】クライアント端末は、ワークフローサーバ
から業務情報を取得し、業務情報に定められた複数の作
業情報を表示し、表示された複数の作業情報の中から選
択された作業情報によって検索条件を生成し、検索サー
バで検索を行う。検索サーバによって行われた検索結果
である電子化文書を表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書の回覧を
制御するワークフローシステムにおいて、電子化文書、
回覧履歴などワークフローシステムで利用される情報お
よび関連情報の知識検索機能を具備したシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】ワークフローシステムでは、電子化され
た文書を予め定義されたビジネスプロセスに従って回覧
し、回覧された文書は文書管理システムやデータベー
ス、ファイルサーバ等の保管庫に格納される。新たに文
書を作成する場合、上記の保管庫に格納された文書の中
から類似する文書や情報を検索して、再利用することに
より短時間で文書を作成できる。

【０００３】従来の技術では、このような場合、キーワ
ード検索ソフトや概念検索ソフトを利用して類似の文書
を探していた。この種の技術として特開平10-187840、
特開平10-260962がある。

【０００４】また、ワークフローシステムと検索とを利
用したシステムとして特開平10-187840、特開平10-2609
62がある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上記従来の技術では、
キーワード検索ソフトや概念検索ソフトの検索対象は各
種保管庫に格納された文書に係わる情報のみであった。
文書に係わる情報として、文書内のデータや文書の属
性（作成日時、作成者、更新日時等）が挙げられる。

【０００６】例えば、帳票への記入、承認などの作業が
含まれるワークフローシステムにおいて、作業者が帳票
への記入をする際に既に、承認された帳票の内容を見て
帳票の記入を行うと効率的な場合がある。例えば、帳票
に記入する内容が承認されるかわからない場合、既に同
じ内容が記入された帳票が承認されていることが分かれ
ば、作業者は安心して記入することができる。また、承
認されていないことがわかれば、作業者は記入しなくな
り、承認者の作業も軽減される場合もある。

【０００７】また、商品の発注業務において、作業Ａ、
作業Ｂのルートで発注依頼書を回覧し、作業Ｃ、作業Ｄ
のルートで代金の決済書を回覧し、作業Ｅ、作業Ｆで承
認された発注依頼書と決済書に基づいて注文書を作成、
承認するように分岐、統合が含まれる業務においては、
それぞれの作業者は異なった帳票に記入することとな
る。このような場合、作業Ａの作業者は、作業Ｆで承認
された帳票を見るよりも作業Ｂで承認された帳票を見て
作業を行った方が効率が良い。

【０００８】本発明は、このように効率的に作業者が帳
票を記入することができるワークフローを提供すること
を目的とするものである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
の一つの手段として、電子化文書を送るクライアント端
末とこのクライアント端末で処理すべき項目が定められ
た複数の作業情報を有し、複数の前記作業の実行順序を
定めた業務情報を有し、当該業務情報に従って電子化文
書をクライアント端末に送付するワークフローサーバ
と、クライアント端末で処理された電子化文書と前記業
務情報に従って実行された処理の履歴情報とが保持され
た検索サーバとを有するワークフローシステムであっ
て、クライアント端末で作業情報によって検索条件を生
成する。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例について図
面を用いて説明する。図１は、知識検索機能を利用した
ワークフローシステムの構成を示したものである。本シ
ステムは、ワークフローサーバ１００、検索サーバ１２
０、複数のクライアント端末１１１、１１２、１１３と
を有し、それぞれがネットワーク１０に接続されてい
る。

【００１１】ワークフローサーバ１００は、電子化文書
を回覧するためのワークフロー制御部１０１と、作業が
終了した電子化文書及び関連情報を検索サーバ１２０へ
送るための回覧履歴・属性情報抽出部１０７とを有して
いる。

【００１２】ワークフロー制御部１０１は、電子化文書
の回覧を制御する回覧制御部１０２、回覧経路と回覧物
とを関連付けた情報（以下、回覧定義と記す。）を管理
する回覧定義管理部１０３、回覧定義上を遷移する電子
化文書（以下、案件と記す。）の識別情報を管理する回
覧文書管理部１０４、案件に付随する属性情報および添
付ファイルを管理する回覧属性値管理部１０５、案件の
遷移結果（履歴情報）を管理する回覧履歴管理部１０６
とを有している。

【００１３】回覧履歴・属性情報抽出部１０７は回覧属
性値管理部１０５および回覧履歴管理部１０６で管理し
ている情報を抽出・加工し、検索サーバ１２０の回覧履
歴・属性情報変換部１１０に転送する。回覧中の案件
は、ワークフロー制御部１０１の中の回覧文書管理部１
０４で管理し、回覧が終了した案件は回覧履歴・属性情
報抽出部１０７で情報が抽出され、検索サーバ１２０上
に情報が格納される。

【００１４】回覧履歴・属性情報変換部１１０はワーク
フローサーバ１００から転送された情報を検索データ部
１０９に格納する形式に変換し情報を蓄積する。検索制
御部１０８は、外部から入力された検索キーに基づいて
検索データ部１０９に格納されている情報から検索キー
を満足する情報を抽出する。

【００１５】作業者が操作するクライアント端末（１１
１、１１２、１１３）は、ワークフローサーバから送ら
れてきた案件の情報を表示したり、クライアント端末の
キーボードやマウスなどの入力装置から入力される情報
により案件の処理を行うワークフロークライアント(１
１１ａ、１１２ａ、１１３ａ)、ワークフロークライア
ントで表示された案件の情報から入力装置によって決定
された検索項目に基づいて検索キーを生成し、検索サー
バ１２０の検索機能部１０８に検索要求を出す検索クラ
イアント起動部(１１１ｂ、１１２ｂ、１１３ｂ)、およ
び検索結果の表示を行う検索クライアント(１１１ｃ、
１１２ｃ、１１３ｃ)とを有している。

【００１６】図２（ａ）は、回覧定義管理部１０３で定
義されているデータを示したものである。ここでは、発
注業務、旅費申請務業等のように業務毎に付けられてい
る回覧定義名、案件となる帳票の記入、記入された帳票
の承認等のように作業と作業の実行順序が定義された回
覧経路とが定義されている。更に、各作業毎に、電子化
文書を特定するための回覧文書識別子、電子化文書の送
付先であるクライアント端末、電子化文書の項目のうち
クライアント端末で表示すべき項目、クライアント端末
で入力される項目とが対応付けて定義されている。図１
２は、電子化文書の一例を示したものである。この電子
化文書は、申請者記入欄、資材記入欄、経理記入欄と３
つの部分に分かれている。従って、申請者記入の作業を
行うクライアント端末には、申請者が記入するのに必要
な申請者記入欄の項目を表示するように作業と対応付け
て定義されている。資材記入欄、経理記入欄も同様であ
る。

【００１７】図２（ｂ）は、回覧文書管理部１０４で定
義されているデータを示したものである。案件そのもの
は、回覧文書管理部１０４にて管理しており、回覧文書
管理部１０４では、回覧定義名２０３と回覧文書である
電子化文書を特定するための回覧文書識別子２０４とを
対応づけて定義されている。

【００１８】回覧制御部１０２は、ワークフロークライ
アントからの作業要求に応じて、回覧定義管理部１０３
で管理するデータ２０１と回覧文書管理部１０４で管理
するデータ２０２とを参照し、必要に応じて案件の回覧
制御を行う。

【００１９】図３は、回覧履歴管理部で管理されている
データを示したものである。回覧文書識別子３０２と案
件履歴情報３０３とが対応づけて管理されている。案件
履歴情報３０３は、クライアント端末で処理を終了した
際に付けられる「案件の処理日時」、回覧経路で定義さ
れた「作業名」、案件の処理状態を示す「処理内容」、
「案件処理者」が作業毎に管理されている。

【００２０】ここで、案件の処理状態を示す「処理内
容」とは、案件を処理した場合には次の作業に移ること
を意味する「遷移」、案件が却下されたことを意味する
「却下」、次の作業への遷移を中止する「中止」等であ
る。

【００２１】図４は、回覧属性値管理部で管理されてい
るデータを示したものである。ここでは、回覧文書を特
定するための回覧文書識別子４０２、回覧文書を構成し
ている項目４０３およびクライアント端末で項目４０３
に対して入力された値４０４とが対応づけて管理されて
いる。ここで、属性値とは図１２に示す電子化文書の
「申請者」、「伝票No.」、「申請年月日」、「品
名」、「単価」、「納入先」などである。また、案件に
付随する添付ファイルデータはこの管理部のデータに含
まれる。

【００２２】図５は、検索サーバ１２０の検索データ部
１０９で管理されるデータを示したものである。

【００２３】ここでは、案件単位に、「回覧定義名」、
「回覧文書識別子」、「回覧状態」、「属性情報」、「履歴情
報」、「添付ファイル」などの情報が対応付けて管理され
ている。ここでワークフローシステム全体の動作につい
て説明する。

【００２４】各作業者はクライアント端末を利用して、
ユーザＩＤ、パスワードをワークフローサーバへ送る。
ワークフローサーバ１００では、ユーザＩＤと作業とを
対応付けて管理している。ワークフローサーバ１００で
は各クライアント端末から送られてきたユーザＩＤ、パ
スワードによって認証が行われ、アクセス権があるクラ
イアント端末に回覧定義名、回覧経路、作業名、属性値
などの情報が送られる。また、ユーザが複数の業務に登
録されている場合には、業務名をワークフローサーバに
送ると、ワークフローサーバから業務名に対応した回覧
定義名と回覧経路が送られてくる。ワークフローサーバ
１００は認証の結果、アクセス権があるクライアント端
末に対して、案件を送る。クライアント端末では、送ら
れてきた案件を表示し、作業者が入力装置を利用して案
件の処理を行う。クライアント端末では、例えば図１２
に示すような電子化文書又は電子化文書の一部が表示さ
れており、「申請/承認」ボタン、「却下」ボタン、
「中止」ボタンが表示されており、作業者はいずれかの
ボタンを入力装置で指示することにより、対応した処理
が行われる。

【００２５】作業者が「申請/承認」ボタンを指示した
場合、クライアント端末は案件をワークフローサーバへ
送信する。案件が送られてきたワークフローサーバ１０
０の回覧制御部１０２は、処理内容を「遷移」とし、案
件に付された処理日時、回覧経路で定義された「作業
名」、「案件処理者」を回覧履歴管理部１０６へ格納す
る。また、送られてきた案件の項目に入力された文字や
数値を回覧属性値管理部１０５に格納する。次に、回覧
制御部１０２は回覧定義管理部に定義された回覧経路に
基づいて次の作業を処理するクライアント端末へ案件を
送付する。

【００２６】作業者が、「却下」ボタンを指示した場合
には、クライアント端末は却下情報をワークフローサー
バ１００へ送信する。却下情報が送られたワークフロー
サーバ１００の回覧制御部１０２は、処理内容を「却
下」とし、却下情報と共に送られた処理日時、回覧経路
で定義された「作業名」、「案件処理者」を回覧履歴管
理部１０６へ格納する。次に、回覧制御部１０２は回覧
定義管理部に定義された回覧経路上の所定の作業へ戻
る。回覧定義管理部で定義されている作業には差戻しが
おきた場合、どの作業に戻るか予め定義されている。回
覧制御部１０２は、この定義に従って作業を戻す。

【００２７】作業者が、「中止」ボタンを指示した場合
には、クライアント端末は中止情報をワークフローサー
バ１００へ送信する。中止情報が送られたワークフロー
サーバ１００の回覧制御部１０２は、次の作業に遷移し
ている場合には、当該作業を中止し、中止情報が送られ
た端末の作業へ戻し、中止の対象となった案件をクライ
アント端末へ送る。

【００２８】ワークフローサーバ１００は、回覧定義管
理部１０３で定義された回覧経路に従って作業を進め、
一通りの作業が終了すると回覧属性管理部１０５、回覧
履歴管理部１０６に格納されたデータを回覧履歴・属性
情報抽出部１０７により、検索サーバ１２０へ送る。検
索サーバ１２０では、送られた回覧属性管理部１０５、
回覧履歴管理部１０６のデータを回覧履歴・属性情報変
換部１１０により、検索データ部１０９へ格納できるよ
う変換し、検索データ部１０９へ格納する。検索サーバ
１２０は、クライアント端末から送られてくる検索キー
に基づいて検索を行い、検索結果を要求元のクライアン
ト端末へ送る。尚、クライアント端末の検索要求につい
ては、後述する。

【００２９】図６は、知識検索を利用した本システムの
動作を示したものである。クライアント端末１１１は、
ワークフロー制御部１０１から回覧定義名、回覧経路、
作業名、属性値などの情報、案件を受ける。クライアン
ト端末１１１は、ワークフローサーバ１００から送られ
てきた案件を表示し、項目への入力を行う。クライアン
ト端末１１１では、ワークフローサーバ１００から送ら
れた属性値情報に対して入力がされた場合、当該案件が
処理されたものと判断する。クライアント端末１１１で
は、情報の入力にあたり、必要に応じて検索制御部１０
８に対して検索条件を与えて検索データ部１０９から検
索結果（知識）を受取る。受取った検索結果は、表示し
て項目の入力の参考としたり、あるいはファイルとして
電子化文書に添付することもできる。

【００３０】ワークフローサーバ１００は、クライアン
ト端末１１１から電子化文書と電子化文書に関連するデ
ータを受信し、電子化文書を回覧文書管理部１０４へ格
納し、指定された回覧定義名２０３と対応する情報とし
て、受信した電子化文書の識別子を回覧文書識別子２０
４として登録する。また、電子化文書に付随している属
性情報は回覧属性値管理部１０５へ、履歴情報は回覧履
歴管理部１０６へ登録される。

【００３１】登録処理が完了すると、ワークフロー制御
部１０１の回覧制御部１０２は、回覧経路３００に従
い、電子文書３０１を配布（遷移）する。

【００３２】作業２の作業者は、クライアント端末１１
２を利用して作業を行う。クライアント端末１１２は、
ワークフローサーバ１００から送信されてきた電子文書
３０２（電子化文書３０１に検索結果（知識）を付加し
た形）を受信し、回覧定義に定義された情報に従い内容
を表示する。この作業者は作業に必要な項目を入力し、
必要に応じて検索制御部１０８に対して検索条件を与え
て検索データ部１０９から検索結果（知識）を受取り、
項目の内容を創造し入力（場合によっては知識を項目に
付与）し、電子化文書３０２と付加情報３０３をクライ
アント端末ワークフロークライアント１１２aを通じて
回覧制御部１０２へ送信し、回覧制御部１０２はこの要
求を受け、次の作業へ遷移させる。

【００３３】作業３の作業者は、クライアント端末１１
３を利用して作業を行う。クライアント端末１１３は、
電子文書３０５を受信し、作業に必要な項目を入力（同
様に知識を付与）し、ワークフロークライアント113-a
を通じて回覧制御部１０２へ送信する。

【００３４】回覧制御部１０２は、回覧経路３００によ
り作業の完了を検知（回覧定義上で最終作業であること
が分かる）し、電子文書を回覧文書管理部１０４へ登録
するとともに、回覧履歴・属性情報抽出部１０７に対し
データ格納要求を送信し回覧を終了させる。

【００３５】このように、検索サーバ１２０の検索デー
タ部１０９に、商品のカタログ、設計図、辞書などのデ
ータを格納することにより、帳票の金額の入力が効率よ
く行うことができたり、帳票に記入された文字の意味を
添付することで、次の作業者へ意味情報を送ることがで
き、作業を円滑に進めることができる。

【００３６】図７は、クライアント端末の処理を示した
ものである。作業者は、回覧物の起票（もしくは遷移）
にあたり、クライアント端末のキーボードやマウス等を
利用して対象となる電子化文書を開くと、帳票がクライ
アント端末の画面上に表示される(７０１)。作業者は、
表示された項目を確認して、項目の入力に知識検索機能
の要否を判断する。知識検索機能が必要と判断した場
合、検索画面を表示し、検索値、条件を入力する(７０
２)。検索値、条件の入力が完了したら、検索条件に応
じて該当する検索ボタンを押下し、検索処理を開始する
（７０３）。クライアント端末では、入力された検索
値、条件より検索キーを生成し、検索サーバ１０９へ検
索キーを送る。次に検索結果（知識）を受けたクライア
ント端末は、検索結果を表示する（７０４）。作業者は
表示された検索結果を確認し、再検索が必要かを判断す
る。再検索が必要と判断した場合、再度検索条件を入力
し検索処理を行う。作業者は、知識検索を不要と判断し
たり、再検索を不要と判断した場合には、項目に対して
データ入力（必要に応じて「知識」を付与）するデータ
の入力が完了したら、対象となる回覧物（案件）を起票
（投入）する（７０５）。

【００３７】図８はワークフローサーバから検索サーバ
へ検索対象となるデータを送るための構成を示したもの
である。回覧が終了すると、回覧制御部１０２は回覧履
歴・属性情報抽出部１０７に対して案件の属性値情報と
履歴情報の抽出要求を送信する。回覧履歴・属性情報検
出部１０７は、回覧文書識別子に基づいて回覧属性値管
理部１０５、回覧履歴管理部１０６から、回覧属性デー
タ８０１と回覧履歴データ８０２が抽出する。データ抽
出が完了すると、この二つのデータを検索サーバ１２０
へ転送する形式に統合し、変換前検索データ８０３が生
成され検索サーバ１２０に対して転送する。変換前検索
データ８０３を受信した検索サーバ１２０は、検索履歴
・属性情報変換部１１０がデータを認識し、検索可能な
形式に変換した後、検索データ部１０９（変換後検索デ
ータ）として登録される。

【００３８】図９（ａ）は、ワークフローサーバ上での
データ抽出の流れ（回覧履歴・属性情報抽出部107の処
理の流れ）を示したものである。回覧履歴・属性情報抽
出部１０７は回覧制御部１０２からデータ抽出要求を受
け、回覧属性値管理部１０５から回覧属性値を抽出する
(９０１)。次に回覧履歴管理部１０６から回覧履歴を抽
出する(９０２)。案件に付随する添付ファイルがあるか
どうかを判断し(９０３)、添付ファイルがあれば情報を
抽出する(９０４)。全ての情報が揃ったら抽出データを
統合(９０５)し、検索サーバ１２０へデータ転送する
(９０６)。

【００３９】図９（ｂ）は、検索サーバ上でのデータ変
換の流れ（回覧履歴・属性情報変換部の処理の流れ）を
示したものである。回覧履歴・属性情報変換部は、回覧
履歴・属性情報抽出部から変換前の検索データを受信し
(９０７)、検索サーバ（検索エンジン）が検索できる形
式（データベースとして格納できる形式）に変換する
(９０８)。変換処理が完了すると、変換後のデータを検
索データ部としてデータ登録する(９０９)。

【００４０】次に、クライアント端末の画面表示例を使
って動作を説明する。まず、電子化文書について説明す
る。

【００４１】図１２は、電子化文書の一例を示したもの
である。本例は、資材購買業務を例とした「購入要求
書」の画面例である。回覧定義の流れとしては、申請者
→上長→資材→経理→データ格納（自動格納）を想定し
ている。入力項目としては以下のものがある。

【００４２】＜申請者記入欄＞「申請者」：この帳票を起票する人。「伝票Ｎｏ」：この帳票の管理Ｎｏ。帳票毎にランダ
ム。回覧文書識別子と同等の役割。「申請年月日」：この帳票の申請日（起票日）。「品名」：発注する品名。「単価」：発注品の単価。「数量」：発注数量。「添付書類」：この帳票を起票するにあたり添付する電
子文書。カタログなど。「備考欄」：特記事項やコメント等を記載。＜資材記入欄＞「購入先」：発注品の購入先（取引先）。「納入場所」：発注品の納入場所。「納入予定日」：発注品の納入予定日。「備考欄」：特記事項やコメント等を記載。＜経理記入欄＞「受付日」：経理側での帳票受付日。「受付者」：経理側での帳票受付者。「支払日」：購入代金の支払日。「備考欄」：特記事項やコメント等を記載。

【００４３】本帳票の回覧方法として、まず、起票者が
この帳票を開き「申請者記入欄」を記載する（記入する
際に「知識検索機能」を用いても良い）。添付書類に関
しては、必要に応じて添付するが、自分のパソコンや共
用マシンなど特定の場所にある資料を添付する場合は
「参照」ボタンを押下し、必要なファイルを選択する。

【００４４】必要な項目が揃ったら、「申請／承認」ボ
タンをを押下し、次の作業者（上長）に遷移する。途中
で申請を止めたい場合は、「中止」ボタンを押下し、処
理を中止する。次の作業者（上長）は、申請者が記載し
た内容を確認し、承認するか却下するか判断する。却下
する場合は、「備考欄」に理由を記入し、「却下」ボタ
ンを押下し申請者に差戻す。承認する場合は「申請／承
認」ボタンを押下し、次の作業者（資材）に遷移する。
次の作業者（資材）は、申請者が記載した内容を確認
し、「購入先」「納入場所」「納入年月日」を判断（こ
こで「知識検索機能」を用いても良い）し、内容を記載
する。

【００４５】却下する場合は、「備考欄」に理由を記入
し、「却下」ボタンを押下し申請者に差戻す。回覧を続
行する場合、「申請／承認」ボタンを押下し、次の作業
者（経理）に遷移する。次の作業者（経理）は申請者と
資材が記載した内容を確認し、「受付日」「受付者」
「支払日」を記載する。却下する場合は、「備考欄」に
理由を記入し、「却下」ボタンを押下し申請者に差戻
す。回覧を続行する場合、「申請／承認」ボタンを押下
し、次の作業（データ格納）に遷移する。

【００４６】図１０は、クライアント端末で行う検索の
画面表示例を示したものである。まず、作業者がキーボ
ードやマウスを利用して画面に表示された案件（帳票）
を開くと、ワークフローサーバから送られてきた電子化
文書（帳票）１００１が表示される。帳票には、図１２
で示したような電子化文書の名称、金額、数量などが表
示される表示項目１、金額、数量などを入力するための
領域である入力項目１、２が表示される。更に、ここで
はデータを検索するための検索画面へ移行する検索画面
遷移ボタン１００３が表示される。

【００４７】検索画面遷移ボタン１００３をマウスで指
示することにより、検索条件設定画面１００５に切替
る。この画面は、チェックボックス１００６、検索項目
１００７、検索値１００８、検索１００９が表示され
る。

【００４８】ここでは、検索項目１００７として「回覧
定義名」、「作業」、「金額」、「キーワード」が表示
されている。「回覧定義名」、「作業」は、クライアン
ト端末で作業を行う際に、ワークフローサーバ１００か
ら送られてくる回覧定義名、回覧経路に含まれている情
報であり、「金額」は帳票に関する情報に含まれるもの
である。

【００４９】検索値１００８は、検索するための値を作
業者が入力するための領域である。「回覧先定義名」の
項目に対しては、クライアント端末が現在、作業を行っ
ている回覧定義名（ここでは、「回覧定義Ａ」であ
る。）が最初に表示されるようになっている。この回覧
定義名は、既に説明したように作業を行うに先立って、
ワークフローサーバから送られてくるものである。入力
領域の右側にあるボタンをマウスで指示することによ
り、プルダウンメニューによって、「回覧定義取得」を
選択できるようになっている。作業者が「回覧定義取
得」を設定して検索を実行した場合、検索サーバ１２０
の検索データ部に登録されている全ての回覧定義名が検
索サーバ１２０からクライアント端末へ送られてくる。
このようにすると、作業者は回覧経路上にはない電子化
文書に対する検索を行うことができる。

【００５０】「作業」の項目に対する検索値１００８
は、プルダウンメニューにより、回覧先定義名で定義さ
れた回覧経路の全ての作業が表示され選択することがで
きる。例えば、「回覧定義名」に対して「回覧定義Ａ」
が選択されている場合には、図２で定義された作業経路
より「作業１」、「作業２」、「作業３」がプルダウン
メニュに表示される。

【００５１】帳票に関する情報として表示される「金
額」、あるいは「キーワード」については作業者が自由
に入力することができる。

【００５２】条件１００９は、検索値１００８の検索す
る条件を入力する領域である。

【００５３】尚、この画面を表示する際に検索サーバ１
２０から情報を入力することにより、処理時間、ユーザ
名（承認ルート）なども検索対象とすることができる。
チェックボックス１００６は、検索を行う項目を選択す
るためのもので、マウスによりチェックされた項目に対
して検索が行われる。また、検索を開始するための検索
ボタン１０１０は、各項目毎に設けている。これによ
り、項目ごとの検索が可能になる。また、複数の項目を
組合わせて検索を行うために、「上記すべての条件を満
たして検索」というボタン１０１２を設けている。これ
により、チェックボックス１００６にチェックされた項
目が組合わせられて検索が行われる。

【００５４】検索ボタン１０１０又は「上記すべての条
件を満たして検索」のボタン１０１２が作業者によって
マウスなどで指示されると、クライアント端末は、検索
項目１００７と検索値１００８、条件１００９とを検索
サーバ１２０へ送る。

【００５５】検索サーバ１２０では、送られた検索項目
１００７、検索値１００８、条件１００９により検索デ
ータ部を検索し、検索した結果をクライアント端末へ送
る。

【００５６】クライアント端末では検索結果１０１３を
表示する。ここではまず、ヒット件数、回覧定義名、回
覧識別子、回覧処理者、添付ファイルの有無が表示され
る。表示される内容は、項目を選択することにより自由
に設定することができる。作業者は、より詳細な情報を
参照した場合には、レコードを選択し、詳細表示ボタン
１０１４をマウス等で指示する。

【００５７】図１１は、詳細表示ボタン１０１４が指示
された結果を表示したものである。

【００５８】この画面上では、検索でヒットした案件の
回覧定義名１１０２、回覧文書識別子１１０３、属性情
報１１０４、履歴情報１１０５および案件に付随する添
付ファイル情報１１０６が表示される。また、付随する
添付ファイル情報１１０６の詳細を電子文書表示装置内
に表示させることで内容を確認する事が可能である。さ
らに、ヒット件数が複数ある場合を想定し、案件単位に
検索結果を表示し、画面スクロール用ボタン１１０８、
１１０９、１１１０を使用してヒットした案件すべてを
確認する事も可能である。

【００５９】次に他の実施例を説明する。本発明の他の
実施例として、知識検索機能を用いる際、検索対象とし
て回覧が完了した回覧文書（案件）のみとしているが、
回覧中の文書（処理中案件）についてもリアルタイムに
検索データに反映（もしくはバッチ処理にて反映）する
ことで検索条件として「回覧状態」を選択する事が可能
である。これは、例えばワークフローサーバ１００に内
臓されているタイマーを利用して、ワークフローサーバ
１００の利用頻度が低い時間帯（例えば、夜間）に行う
ことで、通信負荷を削減することができる。また、ワー
クフローサーバと検索サーバの間にセキュリティシステ
ムを追加する事で、作業者が参照不可としたい機密情報
等を制限して表示する事も可能である。具体的には、検
索データ部１０９に格納されている回覧識別子毎に参照
可能な作業者を示すユーザＩＤを設定し、クライアント
端末から検索サーバへ送られる検索キーにユーザＩＤを
付加する。検索サーバ１２０では、ユーザＩＤとともに
検索キーで検索を行う。これによりセキュリティを高め
ることができる。

【００６０】あるいは、クライアント端末で検索できる
範囲を制限するようにしてもよい。例えば、検索対象と
なる回覧定義名を、そのクライアント端末が属している
業務に限るようにする。例えば、先ほど説明した実施例
ではクライアント端末がユーザＩＤ、パスワードを使っ
てログインした際に、ワークフローサーバから送られて
くる回覧定義名だけを表示することで実現できる。

【００６１】このように本発明を用いれば、ワークフロ
ーシステムと検索システムを統合し、個々に所持するデ
ータを共有・再利用できるだけでなく、履歴情報を有効
活用する事で「過去に誰が同類の案件を処理している
か」「どのルートを経由すれば良いか」などが確認でき
るだけでなく、属性値情報を活用する事でこの案件を完
了させるには「どのような項目が必要」「どのような値
の場合に条件が通過できる」などの情報も入手する事が
できる。

【００６２】尚、実施例で説明したワークフローサー
バ、クライアント端末、検索サーバはコンピュータなど
の計算機で実現することができる。更に、ワークフロー
サーバを構成するワークフロー制御部や回覧履歴・属性
値情報抽出部が行う処理については、ソフトウェアなど
のプログラムで実現することができる。同様に、クライ
アント端末のワークフロークライアント、検索クライア
ント起動部、検索クライアントが行う処理についてもソ
フトウェアなどのプログラムで実現することができる。
検索サーバの回覧履歴・属性除法変換部、検索制御部の
処理についてもソフトウェアなどのプログラムにより実
現することができる。

【００６３】これにより、手戻り作業や無駄な作業が発
生せず、業務の効率化にも役立つ。

【００６４】さらに、検索条件や検索結果、作業者が作
業する過程で生成されたファイルを蓄積する事で作業者
が業務を遂行するにあたり必要な情報は何か、つまり、
（回覧定義を生成する上での）業務分析等にも役立てる
事ができる。

【００６５】なお、本発明では、ワークフローサーバと
検索サーバを利用するものとして説明したが、文書やデ
ータを分析するプログラムや、音声・動画像データ検索
システム等を用いても良い。この場合は、検索対象は電
子文書に限らず、音声や画像データの検索にも応用でき
る。

【００６６】

【発明の効果】回覧文書に対する知識収集に、過去の資
産（履歴情報や属性情報など）を再利用することで、効
率的に知識収集でき、回覧文書作成（作業）を行う工数
を削減できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】知識検索機能を利用したワークフローシステム
の構成を示した図である。

【図２】ワークフロー制御部で管理されるデータを示し
た図である。

【図３】ワークフロー制御部で管理されるデータを示し
た図である。

【図４】ワークフロー制御部で管理されるデータを示し
た図である。

【図５】検索サーバで管理されるデータを示した図であ
る。

【図６】本システムの動作を説明するための図である。

【図７】クライアント端末の動作を説明するための図で
ある。

【図８】ワークフローサーバと検索サーバとの構成を示
した図である。

【図９】ワークフローサーバと、検索サーバの動作を説
明するための図である。

【図１０】クライアント端末の画面表示を示した図であ
る。

【図１１】クライアント端末の画面表示を示した図であ
る。

【図１２】クライアント端末の画面表示を示した図であ
る。

【符号の説明】

１０ネットワーク１００計算機１０１ワークフロー制御部１０２回覧制御部１０３回覧定義管理部１０４回覧文書管理部１０５回覧属性値管理部１０６回覧履歴管理部１０７回覧履歴・属性情報抽出部１０８検索制御部１０９検索データ部１１０回覧履歴・属性情報変換部１１１クライアント端末１１１ａワークフロークライアント１１１ｂ検索クライアント起動部１１１ｃ検索クライアント１１２クライアント端末１１２ａワークフロークライアント１１２ｂ検索クライアント起動部１１２ｃ検索クライアント１１３クライアント端末１１３ａワークフロークライアント１１３ｂ検索クライアント起動部１１３ｃ検索クライアント

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子化文書を送るクライアント端末と該ク
ライアント端末で処理すべき項目が定められた複数の作
業情報を有し、複数の前記作業の実行順序を定めた業務
情報を有し、当該業務情報に従って電子化文書をクライ
アント端末に送付するワークフローサーバと、クライア
ント端末で処理された電子化文書と前記業務情報に従っ
て実行された処理の履歴情報とが保持された検索サーバ
とを有するワークフローシステムにおける検索方法であ
って、クライアント端末は、前記ワークフローサーバから業務
情報を取得し、当該業務情報に定められた複数の作業情
報を表示し、表示された複数の作業情報の中から選択さ
れた作業情報によって検索条件を生成し、当該検索条件
によって得られた電子化文書を表示する検索方法。
【請求項２】請求項１記載の検索方法において、前記ワークフローサーバは複数の業務情報を有し、前記
クライアント端末から受けた作業の実行要求から、業務
情報を選択し、選択された業務情報を前記ワークフロー
サーバへ送る検索方法。
【請求項３】請求項１記載の検索方法において、前記ワ
ークフローサーバは、業務情報に従って作業を終了した
後に、該業務情報と該業務情報に従って作業を終了した
電子化文書と履歴情報とを前記検索サーバに送る検索方
法。
【請求項４】請求項１記載の検索方法において、前記履歴情報は、クライアント端末で処理が行われた時
刻、ユーザ名、作業名である検索方法。
【請求項５】電子化文書を処理する複数のクライアント
端末と、電子化文書の送付先であるクライアント端末と該クライ
アント端末で処理すべき項目が定められた複数の作業情
報から構成され、複数の前記作業の実行順序を定めた業
務情報を有し、当該業務情報に従って電子化文書をクラ
イアント端末に送付するワークフローサーバと、クライ
アント端末で処理された電子化文書と前記業務情報に従
って実行された処理の履歴情報とが保持された検索サー
バとを有するワークフローシステムであって、クライアント端末は、前記ワークフローサーバから業務
情報を取得し、当該業務情報に定められた複数の作業情
報を表示し、表示された複数の作業情報の中から選択さ
れた作業情報によって検索条件を生成し、当該検索条件
によって得られた電子化文書を表示するワークフローシ
ステム。
【請求項６】請求項５記載のワークフローシステムにお
いて、前記ワークフローサーバは複数の業務情報を有し、前記
クライアント端末から受けた作業の実行要求から、業務
情報を選択し、選択された業務情報を前記ワークフロー
サーバへ送るワークフローシステム。
【請求項７】請求項５記載のワークフローシステムにお
いて、前記ワークフローサーバは、該業務情報と該業務
情報に従って作業を終了した電子化文書と履歴情報とを
前記検索サーバに送るワークフローシステム。
【請求項８】請求項１記載のワークフローシステムにお
いて、前記履歴情報は、クライアント端末で処理が行わ
れた時刻、ユーザ名、作業名であるワークフローシステ
ム。
【請求項９】電子化文書を送るクライアント端末と、該
クライアント端末で処理すべき項目が定められた複数の
作業情報を有し、複数の前記作業の実行順序を定めた業
務情報を有し、当該業務情報に従って電子化文書をクラ
イアント端末に送付するワークフローサーバと、クライ
アント端末で処理された電子化文書と前記業務情報に従
って実行された処理の履歴情報とが保持された検索サー
バとを有するワークフローシステムのクライアント端末
で実行されるプログラム、前記ワークフローサーバから業務情報を取得し、当該業
務情報に定められた複数の作業情報を表示し、表示され
た複数の作業情報の中から選択された作業情報によって
検索条件を生成し、当該検索条件によって得られた電子
化文書を表示するプログラム。