JP2002007641A - 資料の電子配布システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 一般的に会議を行なう場合、会議に必要な情
報を共有するために紙による会議資料が配布されてき
た。近年、情報の電子化が進んでいるが、会議の場にお
ける会議資料の配布は電子化されていない。会議参加者
が一人一台所有する共通の携帯情報端末を利用すること
でペーパーレス化を行ない、会議における情報の共有を
容易にするシステムを提案する。 【解決手段】会議参加者が所持する携帯情報端末装置
は、会議固有のキーワードを付しＬＡＮ通信を利用でき
る開催通知を発行するメール送受信装置と、会議資料記
憶手段と、会議固有のキーワードを記憶する手段と、参
加者のメールアドレス記憶手段と、資料配信要求信号に
よる前記メールアドレスと会議開催通知における会議固
有のキーワードの論理積を条件として資料の送受をおこ
なう無線送受信装置と、から構成したことを特徴とす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する利用分野】本発明は、会議における資料
の電子配布に関し、各自端末機を持参すれば会議の場に
おいて主催者から各参加者に会議資料の配布ができ、ま
た参加者が誰でも主催者になり資料の配布ができるシス
テム、あるいは大学の講義やカルチャー教室といった講
義の場で受講者に講義資料や教材を配布する場合の資料
の電子配布システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】会議を開催する場合、必要な情報を共有
し議論に参加できるようにするために一般に紙による会
議資料が配布される。ペーパレス化が進むなかでは、こ
れらも電子化し簡便な方法で資料の配布ができないかと
いう要求がある。しかしながら、電子化された媒体から
紙に出力して、席上配布される場合が少なくない。

【０００３】これらの技術に関し、特開平１１−４６１
９１号公報がある。これは、Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｈａｎ
ｄｙ−ｐｈｏｎｅ Ｓｙｓｔｅｍとパーソナルコンピュ
ータを利用して電子ファイルの配送を行なう電子ファイ
ル配送システムである。このシステムは、各無線端末機
に対して集合集配信装置を配し、子機間で直接通話接続
をおこなうことによって、電子ファイルの配送をおこな
っている。いわば交換機的な役割を果たしている。集合
集配信装置は内部の者の全員の個人情報を記憶するメモ
リ、子機間接続を行なう無線端末が内部者か外部者かの
判断を行なう判断手段、子機間接続を試みた無線端末へ
必要な情報を配送する手段などを備えている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】情報の電子化が進む中
で、電子データで作られた会議資料を紙に出力し配布す
ることは無駄が多い。また、一時的に集まる会議室全て
に社内ＬＡＮ等のインフラを完備することは、スペース
や経済的な無駄が多く、実現が難しい。また、実際にイ
ンフラが整備されている会議室は意外に少ない。はじめ
から会議室専用に作られた場合はよいが、そうでない
と、会議室として用いるためにインフラを後から整備す
ることは一層難しい。

【０００５】したがって、どこでも、あるいは専用の会
議室でなくても電子資料が配布出来、会議ができること
が望ましい。またそのために特別な装置を必要とせず、
参加者が端末機を持って会議に参加すれば、主催者から
の資料はもちろん、参加者が提案する資料についてもお
互いに配信できるシステムが望ましい。

【０００６】特開平１１−４６１９１号公報に開示され
ているパソコンを使用したシステムは、中心となる集合
集配信装置が必要となる。これは、各無線端末機はなる
べく単純にして、いろんな機能をこの集合集配信装置に
集約し、子機間はこの装置を介して通信が出来るシステ
ムであればよい。上記したように、交換機的な役割を果
たしている。このシステムでは集合集配信装置を常に会
議室に持ち込まなければならない不便さがある。そし
て、招集された参加者以外の個人情報も全て備えた装置
でなければならない。

【０００７】本発明は、お互いに子機端末を持参して会
議室にくれば、特別な装置を必要とすることなく、主催
者からの資料を配布することができるし、参加者から提
案される資料も他の参加者に電子で配布することが出来
る、簡便な電子資料配布システムを提案するものであ
る。

【０００８】

【課題を解決するための手段】会議主催者および参加者
は、以下の機能を有する携帯情報端末を全員が所有す
る。会議主催者側の携帯情報端末はＬＡＮ通信を利用し
たメール送信装置と無線通信を利用した会議資料配布装
置を備える。具体的には次の手段により実現する。

【０００９】会議参加者は同じ機能を有する携帯情報端
末装置を所有し、会議資料の電子配布をおこなうシステ
ムであって、会議固有のキーワードを付して電子メール
で開催案内を発行するメール送受信装置と、会議固有の
キーワードを記憶する記憶装置と、会議資料記憶装置
と、参加者からの会議資料要求信号に基づいて電子化さ
れた資料を送受する会議資料送受信装置と、前記参加者
からの資料の送受通信を行う無線通信装置と、を備え、
前記無線通信装置により会議資料の送信要求があった参
加者に無線通信装置を介して資料の配信をおこなうこと
に特徴がある。

【００１０】また、参加者からの会議資料要求信号は前
記参加者のアドレスと会議固有のキーワードを含み、こ
の論理積条件を満足する参加者にのみ資料の送信をおこ
なう会議資料送受信装置であること。さらに、会議主催
者側の端末で会議資料配布の待ち受け状態のときに会議
参加者リストを表示することに特徴がある。

【００１１】

【発明の実施の形態】本発明の実施例であるシステムを
図１に示す。これは会議主催者および参加者は全員が同
じ携帯情報端末を所有し、誰でも主催者になりうるし、
また参加者にもなりうることを前提にしたシステムであ
る。図１では主催者側端末機１０と参加者側端末機２０
の２者の例を示しているが、基本的には同じ端末機であ
る。ここでは便宜上、主催者側をａ、参加者側をｂ、を
付して示した。また実際には参加者端末機２０が複数存
在することになる。

【００１２】図１で、１４ａ、ｂはＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ
Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）の通信装置である。会議主
催者が会議開催の通知をする際に、会議主催者側携帯情
報端末１０から会議参加者側携帯情報端末２０に電子メ
ールで通知する。このときの電子メールはインターネッ
トメールで代表される標準的な電子メールシステムを利
用して会議開催通知メールを配信する。会議参加者は広
い範囲の関係者の場合が多いので、メールを使用する。
実際の会議では、会議主催者側の携帯情報端末１０が会
議資料を配布するサーバとして機能する。会議の実施場
所において、会議主催者側の携帯情報端末１０は会議参
加者側の携帯情報端末２０から会議資料の要求を受ける
と、あらかじめ保存されていた会議資料を会議参加者側
の携帯情報端末２０に送信する。これらの関係概要を図
２に示す。図２の（Ａ）は主催者が電子メールで会議開
催通知をメールで参加者に送る場合の概略を示してい
る。主催者端末１０から参加者端末２０−１、２０−
２、などに通知する。一方図２の（Ｂ）は会議室で、参
加者が（端末２０−１、などから）主催者端末１０に資
料の送信を要求し（３０１−１、３０１−２）、主催者
側の端末１０からの資料の送信（配信）を受ける（３０
２）例である。

【００１３】図１により詳細に説明する。会議主催者側
携帯情報端末１０は、会議開催通知のメールを送信する
ためのメール送信装置１３ａを備え、メール送受信装置
１３ａで作成されたメールは、ＬＡＮ通信装置１４ａか
らインターネット上のメールシステムを介して会議参加
者側携帯情報端末２０に配信３００される。記憶装置１
５ａには会議データベース１７ａと会議資料１６ａが保
存される。会議データベース１７ａはメール送受信装置
１３ａから登録され、会議資料送受信装置１１ａを参照
する。会議資料送受信装置１１ａは、無線通信装置１２
ａを介して会議資料要求３０１を受け取り、無線通信装
置１２ａを介して記憶装置１５ａに保存された会議資料
１６ａを送信信号３０２として送信する。

【００１４】会議主催者側の会議データベース１７ａ
は、図３の会議データベース・テーブルに示す会議固有
のキーワード１７−１と複数の会議参加者メールアドレ
ス１７−２などからなる。この場合、開催される会議に
関係する、すなわち会議に参加して欲しい人達だけの情
報でよい。

【００１５】会議参加者側携帯情報端末２０は、会議開
催通知のメールを受信するためのメール受信装置１３ｂ
を備える。受信メールは、インターネット上のメールシ
ステムからＬＡＮ通信装置１４ｂを介してメール受信装
置１３ｂで受け取る。メール受信装置１３ｂは、受信し
た会議開催通知メールから会議固有のキーワード１７−
１を抽出し、記憶装置１５ｂの１８ｂに登録する。会議
資料受送信装置１１ｂは、記憶装置１５ｂ上の会議固有
のキーワード１８ｂと自己メールアドレス１９ｂを参照
し（論理積条件）、無線通信装置１２ｂを介して会議主
催者側携帯情報端末１０に会議資料要求３０１を通知す
る。その後、会議資料受送信装置１１ｂは、無線通信装
置１２ｂを介して主催者からの会議資料を受け取り、記
憶装置１５ｂの会議資料１６ｂに保存する。

【００１６】無線通信装置１２ａ、１２ｂは、比較的に
近い距離の通信、例えば会議室内での通信に用いられる
Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈなどを利用し、会議主催者側の会議
資料送受信装置１１ａにより複数の参加者からの会議資
料要求３０１に応答し、資料の配信をおこなう。

【００１７】会議資料配布（送信）システムの詳細な制
御フローを図４に示す。いずれの端末も主催者あるいは
参加者側の端末になり得るがここでは主催者端末１０と
参加者端末２０の例について説明する。図４の端末２０
が主催者になった場合は、図４の１０と同じ処理により
会議開催通知を送り、参加者の要求に応じて資料を配布
することができる。

【００１８】はじめに会議主催者が会議開催通知のメー
ルを作成する（ステップ１００）。図５は会議開催通知
のメール５０を作成する画面の一実施例である。宛先５
１に会議参加者のメールアドレスを入力する。本実施例
では、「ｔａｒｏ＠ｈｉｔａｃｈｉ．ｃｏ．ｊｐ」と
「ｈａｎａｋｏ＠ｈｉｔａｃｈｉ．ｃｏ．ｊｐ」の２名
のメールアドレスが入力されている場合である。会議の
名称を件名５２に入力し、必要連絡事項を本文５３に入
力する。本文には会議主催者が定めた会議固有のキーワ
ード５４も入力する。本実施例では「Ｎｅｗ Ｐｒｏｄ
ｕｃｔｓ」が会議固有のキーワードになる。全ての項目
を入力したら送信ボタン５５を押す。すると、メール送
信装置１３ａは宛先５１に入力した会議参加者のメール
アドレス１７−２（図３）と会議固有のキーワード１７
−１（図３）を会議データベース１７ａに登録する。こ
こで会議固有のキーワードを付してメールで案内を配布
することが特徴のひとつである。

【００１９】メール送信装置１３ａから送信されたメー
ルは、ＬＡＮ通信装置１４ａからインターネットメール
システムを介して会議参加者の携帯情報端末２０に配信
される（３００）。会議参加者側携帯情報端末２０で
は、メール受信装置１３ｂがインターネットメールシス
テムからＬＡＮ受信装置１４ｂを介して送られてきたメ
ールを受信する（ステップ２００）。図６は受信した会
議開催通知メールの参照画面８０の例である。宛先８１
には会議参加者のメールアドレスが表示される。会議の
名称が件名８２に表示され、本文８３に必要連絡事項と
会議固有のキーワード５４が表示されている。メール受
信装置１３ｂは、この会議開催通知メールから会議固有
のキーワード５４を抽出し、記憶装置（１５ｂ）の１８
ｂに登録する。

【００２０】会議主催者は、会議開催通知を済ませた
後、会議資料を記憶装置１６ａへの登録を行なう（ステ
ップ１０１）。図７は会議資料を保存したところの画面
例である。会議資料の保存は携帯情報端末の標準的なフ
ァイル管理システムを使う。本実施例では、会議資料の
保存場所６１を会議固有のキーワードと組み合わせたア
ドレスに保存している。「新製品開発計画」「新製品開
発提案書」が会議資料のファイル名６２である。

【００２１】会議実施時、会議室にて会議主催者は主催
者側携帯情報端末１０で会議資料配信準備を行なう（ス
テップ１０２）。図８は会議資料配信の待ち受け状態の
画面例である。会議固有のキーワードの欄７１に対応し
た参加者リスト７２を会議データベース１７ａから取り
出した情報を元に表示する。参加者リスト７２には、参
加者が会議資料を受け取ったか否かの配布状況を表示す
る。これにより、会議主催者は、会議参加予定者が出席
しているか否かを確認することもできる。

【００２２】会議実施時、参加者は参加者側携帯情報端
末２０で会議資料要求３０１を出す（ステップ２０
１）。このとき、会議資料受信装置１１ｂは記憶装置１
５ｂの会議固有のキーワード１８ｂと自己メールアドレ
ス１９ｂを参照し、会議固有のキーワードとメールアド
レスの論理積条件で、会議資料要求の通知と共に会議主
催者側携帯情報端末１０に要求する（信号３０１）。

【００２３】会議主催者側情報携帯端末１０では、会議
資料要求３０１の通知を受けると、送られてきた会議固
有のキーワードとメールアドレスを会議データベース１
７ａに登録されている参加者と照合を行ない（ステップ
１０３）、正当な参加者であれば記憶装置１５ａに登録
された会議資料１６ａの送信処理を行なう（ステップ１
０４）。この場合、正当な参加者であるかどうかの判断
のひとつの方法はメールアドレスと開催される会議の固
有のキーワードとの論理積で判断する。このように会議
固有のキーワードを組み合わせることによって、資料要
求信号の正当性をより正確に判断することが出来る。

【００２４】会議参加者側携帯情報端末２０では、会議
資料受信装置１１ｂが会議資料を受信して記憶装置１５
ｂの会議資料を１６ｂに保存し、図９の会議資料受信確
認画面を表示する（ステップ２０２）。会議参加者は、
会議資料を受信できたことを確認し確認ボタンを押す。
会議参加者は、受信した会議資料１６ｂを図７の会議資
料保存画面で見ることができる。

【００２５】

【発明の効果】本発明によれば、会議の場において参加
者が所有する同一機能の携帯情報端末機を持参すれば、
特別な介在装置なしで資料配布システムを構成すること
ができる。また共通の携帯情報端末間で無線通信を使う
ことができるから、インターネットに接続する設備や通
信の中継設備が無い会議室でも電子化された資料の送受
信ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のシステム構成例を示す図で
ある。

【図２】本発明の一実施例のシステム概念図である。

【図３】実施例に係る会議データベース・テーブルの例
を示す図である。

【図４】本発明の一実施例のシステム制御フローを説明
する図である。

【図５】実施例に係る会議資料通知メールの作成画面例
を示す説明図である。

【図６】実施例に係る会議開催通知メール参照画面の画
面例を示す説明図である。

【図７】実施例に係る会議資料保存画面の画面例を示す
説明図である。

【図８】実施例に係る会議資料配信待ち受け画面の画面
例を示す説明図である。

【図９】実施例に係る会議資料受信確認画面の画面例を
示す説明図である。

【符号の説明】

１０；会議主催者側携帯情報端末、 ２０；会議参加
者側携帯情報端末、１１；会議資料配布装置、 ２
１；会議資料受信装置、 １２、２２；無線通信装
置、 １３；メール送信装置、 ２３；メール受信
装置、 １４、２４；ＬＡＮ通信装置、 １５、２
５；記憶装置、 １６、２６；会議資料、１７；会議
データベース、 １７−１；会議固有のキーワード、
１７−２；会議参加者メールアドレス、 ２７；
会議固有のキーワード、 ２８；自己メールアドレ
ス、 ５０；会議開催通知作成画面、 ５１、８
１；宛先５２、８２；件名、 ５３，８３；本文、
５４、８４、７１；会議固有のキーワード、 ５
５；送信ボタン、 ６０；会議資料保存画面、 ６
１；会議資料の保存場所、 ６２；会議資料のファイ
ル名、 ７０；会議資料配信待ち受け画面、 ７
２；会議参加者リスト、 ７３；終了ボタン、９０；
会議資料受信確認画面、 ９１；確認ボタン

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｌ 12/58 (72)発明者 杉山 卓也 茨城県日立市東多賀町一丁目１番１号 株 式会社日立多賀エレクトロニクス内 Ｆターム(参考） 5B049 AA06 FF01 GG03 GG06 5K030 HA06 HC14 JL01 JT09 LD02 5K033 BA13 CB13 DA19

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】会議参加者は同じ機能を有する携帯情報端
   末装置を所有し、会議資料の電子配布をおこなうシステ
   ムにおいて、前記携帯情報端末装置は会議固有のキーワ
   ードを付して電子メールで開催案内を発行するメール送
   受信装置と、会議固有のキーワードを記憶する記憶装置
   と、会議資料記憶装置と、参加者からの会議資料要求信
   号に基づいて電子化された資料を送受する会議資料送受
   信装置と、前記参加者から要求された資料の送受通信を
   行う無線通信装置と、を備え、前記無線通信装置により
   会議資料の送信要求があった参加者に無線通信装置を介
   して資料の配信をおこなうことを特徴とする資料の電子
   配布システム。
2. 【請求項２】請求項１の会議資料配布システムにおい
   て、参加者からの会議資料要求による資料の配信は前記
   参加者のアドレスと会議固有のキーワードの論理積条件
   を満足する参加者にのみ資料の配信をおこなう会議資料
   送受信装置であることを特徴とする資料の電子配布シス
   テム。
3. 【請求項３】請求項２の会議資料配布システムにおい
   て、会議主催者側の端末で会議資料配布の待ち受け状態
   のときに会議参加者リストを表示し、会議資料の配布状
   況を表示することを特徴とする資料の電子配布システ
   ム。