JP2001325258A - 書類管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 従来の書類管理システムでは、テキストデー
タ化された書類（６）を全文検索した場合、たとえその
書類の一部に守秘項目が設定されていたとしても、当該
検索によりその秘密が漏れてしまうなどの課題があっ
た。 【解決手段】 書類のテキストデータ（６）とは別に、
守秘項目のテキストを削除した検索テキストデータ
（８）を生成し、これを検索に用いるものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は書類をテキストデ
ータあるいはイメージデータとして記憶するとともに、
文字列検索などによって所定の書類電子化データを抽出
して出力する書類管理システムに係り、特に、書類の全
文検索がなされたとしても守秘項目が記載された書類の
秘匿性を好適に維持することができる書類管理システム
に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】図１２は特開平６−１７６１３１号公報
に開示された従来の書類管理システムの構成を示すシス
テム構成図である。図において、４４はシステム本体、
４５は表示デバイス、４６はキーボードなどの文字入力
デバイス、４７はマウスなどの領域指定入力デバイス、
４８は書類の読取イメージデータを記憶する記憶デバイ
ス、４９は中央処理装置、５０は画像メモリ、５１は表
示メモリである。

【０００３】次に動作について説明する。書類を登録す
る場合には図示外のイメージスキャナなどを用いてその
書類を電子データ化し、これを記憶デバイス４８に記憶
させる。次に、この書類の電子化データを表示メモリ５
１に書き込んで表示デバイス４５に書類を表示させた状
態で、文字入力デバイス４６を用いて当該書類のキーワ
ードを入力し、領域指定入力デバイス４７を用いて表示
させたくない領域にマスクパターンを設定する。これら
のキーワードおよびマスクパターンは当該書類の電子化
データと関連付けられて記憶デバイス４８に記憶され
る。

【０００４】次に、検索者が文字入力デバイス４６を用
いて検索文字列を入力すると、中央処理装置４９は各書
類のキーワードを読出し、このキーワードと検索文字列
との一致比較を行う。そして、中央処理装置４９はキー
ワードが検索文字列と一致したら当該書類の電子化デー
タおよびマスクパターンを読出し、画像メモリ５０にお
いて当該電子化データの所定の領域をマスクパターンで
マスクし、更にこれを表示メモリ５１に書込む。これに
より表示デバイス４５に所定の領域がマスクされた状態
で書類が表示される。

【０００５】また、特開平６−３３０２９１号公報に
は、書類の読取イメージデータをＯＣＲ処理（光学的文
字読み取り処理）することで検索テキストデータを生成
し、これと検索文字列とを比較することで書類の全文検
索を可能とすると共に、当該書類に適宜マスクして表示
する技術が記載されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】従来の書類管理システ
ムは以上のように構成されているので、検索文字列を入
力して各書類の全文に係るテキストデータの検索を行っ
た場合、例えその文字列が或る書類の守秘項目であった
としても、当該書類の電子化データを抽出して出力して
しまい、その結果、当該守秘項目をマスクして出力した
としても守秘項目の内容が漏れてしまうなどの課題があ
った。

【０００７】この発明は上記のような課題を解決するた
めになされたもので、検索文字列を用いて書類の全文検
索を行ったとしても、その文字列が守秘項目となってい
る書類などを抽出して出力してしまうことがなく、その
結果守秘項目の秘匿性を維持することができる文書管理
システムを得ることを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明に係る書類管理
システムは、各種書類を書類毎に電子化データとして記
憶する第一のデータベースと、当該第一のデータベース
に記憶された各書類のテキストデータを抽出するテキス
トデータ抽出手段と、各書類についての守秘データが入
力される守秘データ入力手段と、上記抽出されたテキス
トデータから当該守秘データに関する部分を削除して各
書類毎の検索テキストデータを生成する検索データ生成
手段と、当該検索テキストデータを記憶する第二のデー
タベースと、検索文字列が入力され、この検索文字列を
用いて第二のデータベースを検索して所定の書類情報を
抽出する検索手段と、当該抽出された書類情報に係る電
子化データを第一のデータベースから読出すとともに上
記守秘データに関する部分を隠蔽して出力する公開手段
とを備えるものである。

【０００９】この発明に係る書類管理システムは、各種
書類を書類毎に電子化データとして記憶する第一のデー
タベースと、当該第一のデータベースに記憶された各書
類のテキストデータを抽出するテキストデータ抽出手段
と、各書類についての守秘データおよび各守秘データ毎
に複数の機密レベルのうちから選択された機密レベルが
入力される守秘データ入力手段と、上記抽出されたテキ
ストデータから当該守秘データに関する部分を削除して
各機密レベル毎に複数の書類毎の検索テキストデータを
生成する検索データ生成手段と、当該複数の検索テキス
トデータを記憶する第二のデータベースと、検索文字列
および検索者の検索レベルが入力され、この検索文字列
および当該検索レベルに相当する機密レベルの検索テキ
ストデータを用いて第二のデータベースを検索して所定
の書類情報を抽出する検索手段と、当該抽出された書類
情報に係る電子化データを第一のデータベースから読出
すとともに当該検索レベルよりも高い機密レベルの守秘
データに関する部分を隠蔽して出力する公開手段とを備
えるものである。

【００１０】この発明に係る書類管理システムは、守秘
データは書類上の守秘項目の出力位置として入力され、
公開手段は当該出力位置にマスク処理を行って出力する
ものである。

【００１１】この発明に係る書類管理システムは、守秘
項目の条件が入力される守秘項目条件入力手段と、当該
守秘項目の条件を用いてテキストデータ抽出手段が抽出
したテキストデータを検索し、各書類の守秘設定候補を
抽出する守秘候補抽出手段とを設けたものである。

【００１２】この発明に係る書類管理システムは、各書
類の公開期間が入力される公開期間入力手段を設け、公
開手段は当該公開期間において当該書類の電子化データ
を出力するものである。

【００１３】この発明に係る書類管理システムは、各書
類の電子化データを守秘データが設定された部分および
守秘内容が判る状態で出力する出力手段と、当該出力に
応じて入力される書類の公開可否データが入力される公
開可否データ入力手段とを設け、検索データ生成手段は
公開が否と入力された書類の電子化データを除いて検索
テキストデータを生成するものである。

【００１４】この発明に係る書類管理システムは、出力
手段は、守秘データが設定された部分が守秘理由および
／または機密レベルに応じて異なるものである。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施の一形態を
説明する。 実施の形態１．図１はこの発明の実施の形態１による書
類管理システムの構成を示すシステム構成図である。図
において、１は各種書類の電子化データなどを書類毎に
管理して記憶するデータベース、２は各書類を光学的イ
メージ読取デバイスなどを用いて読み込み、その読込イ
メージデータおよび／またはそれをＯＣＲ処理（光学的
文字読み取り処理）して得られるテキストデータをデー
タベースに登録する書類登録手段（テキストデータ抽出
手段）、３は表示デバイスや入力デバイスを備え、デー
タベース１に記憶されている各書類の電子化データに対
して守秘エリア、守秘項目（文字列）などの公開条件を
設定する公開条件設定手段（守秘データ入力手段）、４
は表示デバイス（出力手段）や入力デバイス（公開可否
データ入力手段）を備え、公開条件が設定された各書類
の公開可否承認、公開期間の設定を行う承認手段（公開
期間入力手段）、５は表示デバイスや入力デバイスを備
え、公開可（含む、期間限定）の書類の電子化データか
ら検索テキストデータを生成する検索データ生成手段で
ある。そして、上記書類登録手段２により読みこまれた
書類の電子化データはデータベース１の文書データ部
（第一のデータベース）６に記憶され、上記公開条件や
公開可否承認はデータベース１の管理情報部７に記憶さ
れ、上記検索テキストデータはデータベース１の検索情
報部（第二のデータベース）８に記憶される。また、９
は書類である。

【００１６】１０は表示デバイスや入力デバイスを備
え、検索文字列を入力するとともにその検索結果を表示
する検索端末、１１はこの検索端末１０から入力された
検索文字列を用いて検索情報部８を検索し、当該文字列
と一致する文字列を含む書類の電子化データを文書デー
タ部６から抽出する検索・閲覧手段（検索手段、公開手
段）、１２は各検索者を特定する情報（以下、識別情報
と呼ぶ）とその検索レベルとを対応付けて記憶するユー
ザ情報テーブル、１３は検索端末１０と検索・閲覧手段
１１との間でのデータ交換に用いられるネットワークで
ある。

【００１７】次に動作について説明する。書類のデータ
ベース１への登録処理について説明する。まず、書類登
録手段２において各書類の読み込み処理を行う。このと
き、当該書類が書面によるものである場合には、光学的
イメージ読取デバイスなどで読み込み、その書類の読込
イメージデータをそのまま圧縮などして文書データ部へ
登録しても、その読込イメージデータからＯＣＲ処理な
どを行って得られるテキストデータをそのレイアウト情
報とともに文書データ部６へ登録してもよい。なお、定
型文書をテキストデータ化して登録する場合には、予め
定型文書のレイアウト情報をテンプレート化するととと
もにそれと関連付けて登録したほうが効率良く記憶する
ことができる。また、書類が既に電子データ化されてい
る場合には、その電子化データを文書データ部６に登録
する。

【００１８】このように書類が文書データ部６に登録さ
れると公開条件設定手段３は、各書類の電子化データを
文書データ部６から読出し、電子化データに対して守秘
エリア、守秘項目（文字列）などの公開条件を設定す
る。例えば、図２（ａ）に示すように収支内訳のリスト
やグラフが記載された収支報告書の電子化データ１４が
読取イメージデータとして文書データ部６に登録される
と、図３（ａ）に示すように、その収支内訳のリストや
グラフに重なるように守秘エリア１６，１７を設定した
り、図２（ｂ）に示すように道路拡張工事の通達書の電
子化データ１５がテキストデータ化されて文書データ部
６に登録されると、図３（ｂ）に示すように、その道路
の拡張地域や予算額に重なるように守秘文字列１８，１
９を設定したりする。そして、この公開条件設定処理は
公開条件設定手段３の表示デバイスに各書類をそのレイ
アウトにおいて表示するとともに、オペレータなどによ
る入力デバイスの操作に応じて実施される。

【００１９】また、図４はこのような公開条件設定処理
により各書類毎に管理情報部７に記憶される管理情報の
リストである。同図（ａ）は読取イメージデータに対し
て公開条件を設定した図３（ａ）に対応する管理情報リ
スト、同図（ｂ）はテキストデータに対して公開条件を
設定した図３（ｂ）に対応する管理情報リストである。
これらの図において、２０はそれぞれ守秘エリアや守秘
文字列毎に発生する各書類における守秘項目番号、２１
はそれぞれ読取イメージデータにおける座標あるいはテ
キストデータにおける先頭からの文字数などの各守秘項
目の守秘位置情報、２２は各守秘項目の機密レベル情
報、２３は各守秘項目の守秘理由（コメント）である。

【００２０】公開条件の設定が終了すると、今度は承認
手段４において公開条件が設定された各書類について公
開可否承認や公開期間の設定を行う。具体的には、各書
類の電子化データと公開条件とを表示デバイスにそのレ
イアウトにおいて表示するとともに、オペレータなどの
入力デバイスの操作に応じて実施される。例えば、図３
（ａ）のように公開条件が設定されている場合には図５
（ａ）に示すように、その収支内訳のリストやグラフの
周囲に守秘エリアの枠イメージ２４，２５が重畳されて
書類の電子化データが表示され、図３（ｂ）のように公
開条件が設定されている場合には図５（ｂ）に示すよう
に、その守秘文字列の周囲に守秘文字列の枠イメージ２
６，２７が重畳されて書類の電子化データが表示され
る。また、これらの枠イメージ２４，・・・，２７はそ
れぞれの機密レベルに応じて枠線の線幅やパターンが異
なるように表示されており、オペレータは当該枠イメー
ジ２４，・・・，２７に基づいて守秘レベルをも容易に
認識して公開可否や公開期間を判断することができる。
なお、同図において、２８はそれぞれ各枠イメージ２
４，・・・，２７に対応付けて、各機密項目の機密レベ
ルおよび守秘理由を表示するためのタグである。

【００２１】図６は表示デバイスに表示されている書類
の公開可否情報や公開期間情報を入力するためのＧＵＩ
（グラフィカルユーザインタフェース）画面である。こ
の画面は書類の電子化データを枠イメージ２４，・・
・，２７などとともに表示する際に同時に表示されて
も、あるいは、特定の入力デバイスの操作に応じてポッ
プアップすることで表示されてもよい。図において、２
９は入力ウィンドウ枠、３０は公開可チェックボック
ス、３１は公開不可チェックボックス、３２は公開開始
日入力ボックス、３３は公開終了日入力ボックスであ
る。そして、オペレータが公開可チェックボックス３０
および公開不可チェックボックス３１のいずれか一方に
チェックを入れる操作を行うとともに必要に応じて公開
期間を入力することで、各書類毎の公開可否情報や公開
期間情報が生成されて管理情報部７に追加記憶される。

【００２２】このように各書類の電子化データをデータ
ベース１の文書データ部６へ記憶させる処理、および、
公開条件、公開可否情報、公開期間情報を管理情報部７
へ記憶させる処理が終了すると、検索データ生成手段５
による検索テキストデータ生成処理が開示される。図７
は検索データ生成手段５が各書類毎に繰り返して実施す
る検索テキストデータ生成処理フローを示すフローチャ
ートである。図において、ＳＴ１は文書データ部６から
公開可（含む、期間限定）の書類の電子化データを読み
込む書類読込ステップ、ＳＴ２は当該電子化データが読
取イメージデータであるか、テキストデータであるかを
判断する電子化データ判断ステップ、ＳＴ３は読取イメ
ージデータに対してＯＣＲ処理を行う文字認識ステッ
プ、ＳＴ４は電子化データからテキストデータを抽出す
るテキストデータ抽出ステップ、ＳＴ５は各機密レベル
毎に機密項目に係るテキストデータを削除して当該機密
レベルの数と同数の検索テキストデータを生成する検索
情報作成ステップ、ＳＴ６は当該検索テキストデータを
各機密レベル毎に分類し且つ上記書類の電子化データと
対応付けて検索情報部８に記憶させる検索情報格納ステ
ップである。これにより、検索情報部８には各機密レベ
ル毎に分類されて、各書類の検索テキストデータが１乃
至複数個格納される。なお、読取イメージデータにおけ
る座標を用いて文字認識処理により得られたテキストデ
ータから所定の機密項目のテキストデータを削除するた
めには、例えば、文字認識ステップＳＴ３において機密
項目毎に文字認識エリアを分割して文字認識処理を行
い、検索情報作成ステップＳＴ５において文字認識エリ
ア毎のテキストデータを機密レベルに基づいて組み合わ
せることによって、所定の機密項目のテキストデータを
削除するようにすればよい。

【００２３】次に書類の検索処理について説明する。検
索者が検索端末１０の入力デバイスを操作して検索者
名、検索者パスワードなどとともに検索文字列を入力す
ると、これらの情報はネットワーク１３を通じて検索・
閲覧手段１１に伝送される。検索・閲覧手段１１は、ま
ず、検索者名、検索者パスワードなどをユーザ情報テー
ブル１２の識別情報と照合し、予め登録された人物であ
る場合には更にユーザ情報テーブル１２から検索レベル
を取得する。検索・閲覧手段１１は、次に、当該検索レ
ベルに対応する機密レベルの検索テキストデータを検索
情報部８から全て読出し、各書類の検索テキストデータ
毎に順次上記検索文字列との一致照合を行う。そして、
検索テキストデータが当該文字列と一致する文字列を含
む場合には、更に管理情報部７に記憶されている当該書
類の公開期間内であるか否かを判断し、公開期間内であ
る場合には当該書類の電子化データを文書データ部６か
ら読出し、当該書類の公開条件に応じた加工処理をした
上でネットワーク１３を通じてこれを検索端末１０に送
信する。検索端末１０においては、当該加工された電子
化データを表示デバイスに表示する。

【００２４】図８は図３（ａ）に示す書類の検索端末１
０の表示デバイスにおける表示画面を示す説明図であ
る。同図（ａ）は検索者の検索レベルが３の場合、同図
（ｂ）は検索者の検索レベルが２の場合、同図（ｃ）は
検索者の検索レベルが１の場合である。図において、３
４は守秘位置情報に基づいて検索・閲覧手段１１が収支
内訳のリスト上に重ね合わせたマスク、３５は守秘位置
情報に基づいて検索・閲覧手段１１が収支内訳のグラフ
上に重ね合わせたマスクである。同様に、図９は図３
（ｂ）に示す書類の検索端末１０の表示デバイスにおけ
る表示画面を示す説明図である。同図（ａ）は検索者の
検索レベルが３の場合、同図（ｂ）は検索者の検索レベ
ルが２の場合、同図（ｃ）は検索者の検索レベルが１の
場合である。図において、３６は守秘位置情報に基づい
て検索・閲覧手段１１が道路の拡張地域の文字列上に重
ね合わせたマスク、３７は守秘位置情報に基づいて検索
・閲覧手段１１が予算額の文字列上に重ね合わせたマス
クである。そして、検索者の検索レベルが３である場合
には機密レベル２以上の全ての守秘項目がマスクされた
状態で表示され、検索者の検索レベルが２である場合に
は機密レベル１以上の全ての守秘項目がマスクされた状
態で表示され、検索者の検索レベルが１である場合には
全ての守秘項目が公開された状態で表示される。

【００２５】なお、この例では機密レベルのみに基づい
てマスクをかけるようにしたが、他の公開条件である例
えば機密理由なども併せて利用して例えば会社の部門に
応じてマスクをかけるようにしてもよい。

【００２６】以上のように、この実施の形態１によれ
ば、機密項目を削除した検索テキストデータを生成する
とともに、この検索テキストデータを用いて検索を行う
ので、検索文字列を用いて全ての書類の全文検索を行っ
たとしても、その文字列が守秘項目となっている書類、
公開不可となっている書類などを抽出して出力してしま
うことがない。従って、守秘項目の秘匿性を維持するこ
とができる効果がある。特に、各機密項目毎に機密レベ
ルを設定するとともに各機密レベル毎に当該レベル以上
の機密項目を削除した複数の検索テキストデータを生成
し、検索者の検索レベルに応じてこのうちから１つの検
索テキストデータを選択した上で検索を行うので、検索
者に応じた複数の公開レベルにて書類を公開することが
できる効果がある。

【００２７】また、この実施の形態１によれば、各書類
の公開期間を入力し、検索・閲覧手段１１はその公開期
間において当該書類の電子化データを出力するので、書
類を一々公開するタイミングにおいてデータベース１に
記憶させたり、公開を終了するタイミングにおいてデー
タベース１から削除したりする必要がなくなり、書類が
発生した時点において順番にデータベース１に登録すれ
ばよく、膨大な書類を効率良く管理しつつ必要に応じて
公開させることができる効果がある。

【００２８】更に、この実施の形態１によれば、公開条
件設定手段３とは別に承認手段４を設け、この承認手段
４の表示デバイスにおいて各書類の電子化データを守秘
データが設定された部分（枠イメージ２４，・・・，２
７）および守秘内容が判る状態で表示し、承認手段４の
入力デバイスから当該書類の公開可否および公開期間を
入力するので、守秘データの設定情報を含めて一度に各
書類の公開可否および公開の範囲について検討すること
ができ、効率良く各書類の公開可否を判定することがで
きる効果がある。特に、承認手段４の表示デバイスは、
守秘データが設定された部分が守秘理由および／または
機密レベルに応じて異なる枠イメージ２４，・・・，２
７にて表示されるので、各書類の公開可否および公開の
範囲について検討する際に、一瞥するだけで各守秘項目
がなぜ設定されたのかを知ることができ、効率良く各書
類の公開可否を判定することができる効果がある。

【００２９】実施の形態２．図１０はこの発明の実施の
形態２による書類管理システムの構成を示すシステム構
成図である。図において、３８は表示デバイスおよび入
力デバイス（守秘項目条件入力手段）を備え、入力され
た守秘項目の条件を用いて各書類を検索して各書類の守
秘設定候補を抽出して出力する守秘項目候補検出手段
（守秘候補抽出手段）、３９は表示デバイスや入力デバ
イスを備え、守秘設定候補を書類の電子化データに重ね
合わせて表示し、これに修正を加える形でデータベース
１に記憶されている各書類の電子化データに対して守秘
エリア、守秘項目（文字列）などの公開条件を設定する
公開条件設定手段（守秘データ入力手段）、４０は上記
守秘項目候補検出手段３８の入力デバイスを用いて入力
すべき守秘項目の条件を列挙した守秘項目リストであ
る。これ以外の構成は実施の形態１と同様であり説明を
省略する。

【００３０】次に動作について説明する。書類の電子化
データが文書データ部６に登録されるとともに入力デバ
イスから守秘項目の条件リストが入力されると、守秘項
目候補検出手段３８は、文書データ部６から書類の電子
化データを読出し、この電子化データのテキストデータ
と当該条件リストに登録された各守秘項目とを比較し、
守秘項目に一致するテキストデータがある場合にはそれ
を各書類の守秘設定候補として抽出して出力する。な
お、読取イメージデータしか登録されていない書類につ
いては当該検索をスキップするか、あるいは読取イメー
ジデータをＯＣＲ処理したうえで検索し、一致する文字
列の読取イメージデータ上の位置を守秘位置情報として
出力すればよい。図１１は守秘項目リストの一例を示す
説明図である。図において、４１は特定の文字列情報が
記載される条件の記載欄、４２は各条件項目に対応付け
て設定される機密レベルの初期設定記載欄、４３は各条
件項目に対応付けて設定される守秘理由の初期設定記載
欄であり、各行に１つの守秘項目が設定されている。

【００３１】公開条件設定手段３９は、その表示デバイ
スに書類の電子化データに守秘設定候補を重ね合わせて
表示し、これに修正を加える形でデータベース１に記憶
されている各書類の電子化データに対して守秘エリア、
守秘項目（文字列）などの公開条件を設定する。これ以
外の動作は実施の形態１と同様であり説明を省略する。

【００３２】以上のように、この実施の形態２によれ
ば、公開条件設定手段３９による守秘項目設定処理に先
立って、守秘項目候補検出手段３８において守秘項目の
条件リストに基づいて各書類の守秘設定候補を抽出して
いるので、公開条件設定手段３９において守秘設定を行
う際に全ての守秘項目を頭に入れて全ての文書を確認す
る必要はなくなり、守秘項目のオペレータにおける負担
を格段に軽減し、守秘項目の設定の能率を向上させるこ
とができる効果がある。特に、公開条件設定手段３９と
は別に承認手段４を設けるとともに、更にこの守秘項目
候補検出手段３８を設けているので、書類の電子データ
化から最終的な公開登録までの作業を効果的に分業して
格段に効率化させることができる効果がある。

【００３３】

【発明の効果】以上のように、この発明によれば、各種
書類を書類毎に電子化データとして記憶する第一のデー
タベースと、当該第一のデータベースに記憶された各書
類のテキストデータを抽出するテキストデータ抽出手段
と、各書類についての守秘データが入力される守秘デー
タ入力手段と、上記抽出されたテキストデータから当該
守秘データに関する部分を削除して各書類毎の検索テキ
ストデータを生成する検索データ生成手段と、当該検索
テキストデータを記憶する第二のデータベースと、検索
文字列が入力され、この検索文字列を用いて第二のデー
タベースを検索して所定の書類情報を抽出する検索手段
と、当該抽出された書類情報に係る電子化データを第一
のデータベースから読出すとともに上記守秘データに関
する部分を隠蔽して出力する公開手段とを備えるので、
予め守秘項目に係る文字列などが削除された検索テキス
トデータを用いて全文検索を行うことができ、検索文字
列を用いて書類の全文検索を行ったとしても、その文字
列が守秘項目となっている書類などを抽出して出力して
しまうことがない。従って、守秘項目の秘匿性を維持す
ることができる効果がある。

【００３４】この発明によれば、各種書類を書類毎に電
子化データとして記憶する第一のデータベースと、当該
第一のデータベースに記憶された各書類のテキストデー
タを抽出するテキストデータ抽出手段と、各書類につい
ての守秘データおよび各守秘データ毎に複数の機密レベ
ルのうちから選択された機密レベルが入力される守秘デ
ータ入力手段と、上記抽出されたテキストデータから当
該守秘データに関する部分を削除して各機密レベル毎に
複数の書類毎の検索テキストデータを生成する検索デー
タ生成手段と、当該複数の検索テキストデータを記憶す
る第二のデータベースと、検索文字列および検索者の検
索レベルが入力され、この検索文字列および当該検索レ
ベルに相当する機密レベルの検索テキストデータを用い
て第二のデータベースを検索して所定の書類情報を抽出
する検索手段と、当該抽出された書類情報に係る電子化
データを第一のデータベースから読出すとともに当該検
索レベルよりも高い機密レベルの守秘データに関する部
分を隠蔽して出力する公開手段とを備えるので、予め守
秘項目に係る文字列などが削除された検索テキストデー
タを用いて全文検索を行うことができ、検索文字列を用
いて書類の全文検索を行ったとしても、その文字列が守
秘項目となっている書類などを抽出して出力してしまう
ことがない。従って、守秘項目の秘匿性を維持すること
ができる効果がある。

【００３５】また、複数の機密レベルを設定するととも
に検索者の検索レベルとを比較し、これらのレベル比較
に基づいて公開手段が検索レベルよりも高い機密レベル
の守秘データに関する部分を隠蔽して出力するので、検
索者に応じた複数の公開レベルにて書類を公開すること
ができる効果がある。

【００３６】なお、守秘データは例えば書類上の守秘項
目の出力位置として入力され、公開手段は例えば当該出
力位置にマスク処理を行って出力すればよい。

【００３７】この発明によれば、守秘項目の条件が入力
される守秘項目条件入力手段と、当該守秘項目の条件を
用いてテキストデータ抽出手段が抽出したテキストデー
タを検索し、各書類の守秘設定候補を抽出する守秘候補
抽出手段とを設けたので、守秘設定を行う際に全ての守
秘項目を頭に入れて全ての文書を確認する必要はなくな
り、守秘項目の設定者における負担を格段に軽減し、守
秘項目の設定の能率を向上させることができる効果があ
る。

【００３８】この発明によれば、各書類の公開期間が入
力される公開期間入力手段を設け、公開手段は当該公開
期間において当該書類の電子化データを出力するので、
書類を一々公開するタイミングにおいて第一のデータベ
ースに記憶させたり、公開を終了するタイミングにおい
て第一のデータベースから削除したりする必要がなくな
り、書類が発生した時点において順番に第一のデータベ
ースに登録すればよく、膨大な書類を効率良く管理しつ
つ必要に応じて公開させることができる効果がある。

【００３９】この発明によれば、各書類の電子化データ
を守秘データが設定された部分および守秘内容が判る状
態で出力する出力手段と、当該出力に応じて入力される
書類の公開可否データが入力される公開可否データ入力
手段とを設け、検索データ生成手段は公開が否と入力さ
れた書類の電子化データを除いて検索テキストデータを
生成するので、守秘データの設定情報を含めて一度に各
書類の公開可否および公開の範囲について検討すること
ができ、効率良く各書類の公開可否を判定することがで
きる効果がある。特に、守秘項目条件入力手段および守
秘候補抽出手段を用いて当該守秘データの設定を行うこ
とで、書類の電子データ化から最終的な公開登録までの
作業を格段に効率化させることができる効果がある。

【００４０】この発明によれば、出力手段は、守秘デー
タが設定された部分が守秘理由および／または機密レベ
ルに応じて異なるので、各書類の公開可否および公開の
範囲について検討する際に、一瞥するだけで各守秘項目
がなぜ設定されたのかを知ることができ、更に効率良く
各書類の公開可否を判定することができる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この発明の実施の形態１による書類管理シス
テムの構成を示すシステム構成図である。

【図２】 この発明の実施の形態１において守秘項目が
設定される書類の例を示す説明図である。

【図３】 図２の各書類に守秘項目を設定した例を示す
説明図である。

【図４】 この発明の実施の形態１の管理情報部に記憶
される管理情報のリストである。

【図５】 図２の各書類を承認手段の表示デバイスに表
示した状態を説明する説明図である。

【図６】 この発明の実施の形態１において公開可否や
公開期間を入力するためのＧＵＩ画面である。

【図７】 この発明の実施の形態１の検索データ生成手
段が各書類毎に繰り返して実施する検索テキストデータ
生成処理フローを示すフローチャートである。

【図８】 図３（ａ）に示す書類の検索端末の表示デバ
イスにおける表示画面を示す説明図である。

【図９】 図３（ｂ）に示す書類の検索端末の表示デバ
イスにおける表示画面を示す説明図である。

【図１０】 この発明の実施の形態２による書類管理シ
ステムの構成を示すシステム構成図である。

【図１１】 この発明の実施の形態２における守秘項目
リストの一例を示す説明図である。

【図１２】 従来の書類管理システムの構成を示すシス
テム構成図である。

【符号の説明】

１ データベース、２ 書類登録手段（テキストデータ
抽出手段）、３ 公開条件設定手段（守秘データ入力手
段）、４ 承認手段（公開期間入力手段、出力手段、公
開可否データ入力手段）、５ 検索データ生成手段、６
文書データ部（第一のデータベース）、７ 管理情報
部、８ 検索情報部（第二のデータベース）、９ 書
類、１０ 検索端末、１１ 検索・閲覧手段（検索手
段、公開手段）、１２ ユーザ情報テーブル、１３ ネ
ットワーク、１４，１５ 電子化データ、１６，１７
守秘エリア、１８，１９ 守秘文字列、２０ 守秘項目
番号、２１ 守秘位置情報、２２ 機密レベル情報、２
３ 守秘理由（コメント）、２４，・・・，２７ 枠イ
メージ、２８ タグ、２９ 入力ウィンドウ枠、３０公
開可チェックボックス、３１ 公開不可チェックボック
ス、３２ 公開開始日入力ボックス、３３ 公開終了日
入力ボックス、３４，３５，３６，３７ マスク、３８
守秘項目候補検出手段（守秘項目条件入力手段、守秘
候補抽出手段）、３９ 公開条件設定手段（守秘データ
入力手段）、４０ 守秘項目リスト、４１ 条件の記載
欄、４２ 機密レベルの初期設定記載欄、４３ 守秘理
由の初期設定記載欄。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/21 ５９０ Ｇ０６Ｆ 17/21 ５９０Ｅ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｄ (72)発明者 岡田 康裕 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内 Ｆターム(参考） 5B009 SA12 TB13 VA02 5B050 BA10 BA16 DA06 FA02 FA09 FA17 GA07 GA08 5B075 KK54 KK63 ND03 PQ02 5B082 GA11

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 各種書類を書類毎に電子化データとして
   記憶する第一のデータベースと、 当該第一のデータベースに記憶された各書類のテキスト
   データを抽出するテキストデータ抽出手段と、 各書類についての守秘データが入力される守秘データ入
   力手段と、 上記抽出されたテキストデータから当該守秘データに関
   する部分を削除して各書類毎の検索テキストデータを生
   成する検索データ生成手段と、 当該検索テキストデータを記憶する第二のデータベース
   と、 検索文字列が入力され、この検索文字列を用いて第二の
   データベースを検索して所定の書類情報を抽出する検索
   手段と、 当該抽出された書類情報に係る電子化データを第一のデ
   ータベースから読出すとともに上記守秘データに関する
   部分を隠蔽して出力する公開手段とを備える書類管理シ
   ステム。
2. 【請求項２】 各種書類を書類毎に電子化データとして
   記憶する第一のデータベースと、 当該第一のデータベースに記憶された各書類のテキスト
   データを抽出するテキストデータ抽出手段と、 各書類についての守秘データおよび各守秘データ毎に複
   数の機密レベルのうちから選択された機密レベルが入力
   される守秘データ入力手段と、 上記抽出されたテキストデータから当該守秘データに関
   する部分を削除して各機密レベル毎に複数の書類毎の検
   索テキストデータを生成する検索データ生成手段と、 当該複数の検索テキストデータを記憶する第二のデータ
   ベースと、 検索文字列および検索者の検索レベルが入力され、この
   検索文字列および当該検索レベルに相当する機密レベル
   の検索テキストデータを用いて第二のデータベースを検
   索して所定の書類情報を抽出する検索手段と、 当該抽出された書類情報に係る電子化データを第一のデ
   ータベースから読出すとともに当該検索レベルよりも高
   い機密レベルの守秘データに関する部分を隠蔽して出力
   する公開手段とを備える書類管理システム。
3. 【請求項３】 守秘データは書類上の守秘項目の出力位
   置として入力され、公開手段は当該出力位置にマスク処
   理を行って出力することを特徴とする請求項１記載の書
   類管理システム。
4. 【請求項４】 守秘項目の条件が入力される守秘項目条
   件入力手段と、 当該守秘項目の条件を用いてテキストデータ抽出手段が
   抽出したテキストデータを検索し、各書類の守秘設定候
   補を抽出する守秘候補抽出手段とを設けたことを特徴と
   する請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の
   書類管理システム。
5. 【請求項５】 各書類の公開期間が入力される公開期間
   入力手段を設け、公開手段は当該公開期間において当該
   書類の電子化データを出力することを特徴とする請求項
   １から請求項３のうちのいずれか１項記載の書類管理シ
   ステム。
6. 【請求項６】 各書類の電子化データを守秘データが設
   定された部分および守秘内容が判る状態で出力する出力
   手段と、 当該出力に応じて入力される書類の公開可否データが入
   力される公開可否データ入力手段とを設け、 検索データ生成手段は公開が否と入力された書類の電子
   化データを除いて検索テキストデータを生成することを
   特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項
   記載の書類管理システム。
7. 【請求項７】 出力手段は、守秘データが設定された部
   分が守秘理由および／または機密レベルに応じて異なる
   ことを特徴とする請求項６記載の書類管理システム。