JP2006251865A - 帳票再利用システム - Google Patents

Abstract

【課題】 新たな帳票を作成する際に、再利用に最適な帳票を検索することができる帳票再利用システムを提供する。
【解決手段】 既存帳票データ１１１から複数のキーワードを切り出す基準である登録規則に基づいて既存帳票データ１１１からキーワードの集合であるキーワード２１を切り出すと共にキーワード２１を既存帳票データ１１１又は既存帳票データの複製データ３１に関連付けてキーワードデータベース２０に格納する帳票登録手段５０と、
所望の検索キーワード１１２に基づいてキーワードデータベース２０を検索して再利用に最適な帳票データ１１１又は既存帳票データの複製データ３１を抽出する再利用帳票抽出手段６０とを具備する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、既存の帳票データを再利用して新たな帳票の作成を支援するシステムに関する。

従来から、帳票などに帳票の種類を示す文字列や帳票情報を有するバーコードを印刷し、それらを機械などで読み取り、その読み取られた情報と予め登録されている帳票種とを照合することによって帳票の種類を決定し、帳票を管理する方法が行なわれてきた（特許文献１及び２参照）。しかしながら、このような帳票の管理方法では、役所提出用の帳票、社内管理用の帳票、又は事業部内管理用帳票などのように単に帳票の種類別に管理しているに過ぎず、帳票を再利用する際に再利用に最適な帳票を検索することができないという問題があった。

一方、手書き文字認識機能及び通信機能を有する端末機器に帳票データを入力すると、端末機器は通信機能により入力された帳票データをホスト装置に送信し、ホスト装置がその帳票データを処理する帳票管理システムが提案されているが（特許文献３参照）、入力された帳票データの再利用について何ら考慮されていないという問題があった。

特開２００３−２０８５６５号公報 特開２００３−１１５０２８号公報 特開２００３−３０５８７号公報

本発明は、このような事情に鑑み、新たな帳票を作成する際に再利用に最適な帳票を検索することができる帳票再利用システムを提供することを課題とする。

上記課題を解決するための本発明に係る第１の態様は、既存帳票データを再利用して新たな帳票の作成を支援する帳票再利用システムであって、前記既存帳票データから複数のキーワードを切り出す基準である登録規則に基づいて前記既存帳票データから前記キーワードの集合を切り出すと共に当該キーワードの集合の各キーワードを前記既存帳票データ又は前記既存帳票データの複製データに関連付けてキーワードデータベースに格納する帳票登録手段と、所望の検索キーワードに基づいて前記キーワードデータベースを検索して再利用に最適な前記既存帳票データ又は前記既存帳票データの複製データを抽出する再利用帳票抽出手段とを具備することを特徴とする帳票再利用システムにある。

かかる第１の態様では、再利用に最適な既存帳票データを再利用して、新たな帳票を迅速、正確かつ容易に作成することができる。

本発明の第２の態様は、第１の態様において、前記登録規則が予め設定された登録規則又は任意入力された登録規則の少なくとも何れか一方であることを特徴とする帳票再利用システムにある。

かかる第２の態様では、より効率的に既存帳票データからキーワードを切り出すことができる。

本発明の第３の態様は、第１又は２の態様において、前記既存帳票データの複製データは前記キーワードの集合のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調されたものであることを特徴とする帳票再利用システムにある。

かかる第３の態様では、新たな帳票を作成する際に書き換えるべき部分を容易に認識することができる。

本発明の第４の態様は、第１〜３の何れかの態様において、前記再利用帳票抽出手段は前記検索キーワードに基づいて当該検索キーワードに類似又は近似するキーワードを含む前記既存帳票データの複製データまで抽出することを特徴とする帳票再利用システムにある。

かかる第４の態様では、再利用により最適な既存帳票データを容易に抽出することができる。

本発明の第５の態様は、第１〜４の何れかの態様において、前記キーワードは帳票番号、工事名、工事に使用する物品の物品名、工事契約先の会社名、工事の日付、帳票作成担当者の少なくとも１つであることを特徴とする帳票再利用システムにある。

かかる第５の態様では、再利用に最適な既存帳票データをより容易に抽出することができる。

本発明によれば、再利用に最適な既存帳票データを再利用して、帳票を迅速、正確かつ容易に作成することができる。

以下、図面を用いて本発明を実施するための最良の形態について説明する。なお、本実施形態の説明は例示であり、本発明の構成は以下の説明に限定されない。

（実施形態１）
図１は、本発明の実施形態１に係る電気工事の帳票再利用システムの概略図である。図１に示すように、本実施形態に係る帳票再利用システム１は、既存帳票データ１１１や既存帳票データ１１１を検索する際に用いるキーワードである検索キーワード１１２などを入力する入力手段１１０を具備した端末１００と、ネットワーク５を介して端末１００と接続された帳票再利用サーバ１０とからなり、帳票再利用サーバ１０は、キーワードの集合であるキーワード２１を格納するキーワードデータベース２０と、既存帳票データ１１１を複製した既存帳票データの複製データ３１を格納する複製データベース３０と、既存帳票データ１１１から複数のキーワードを切り出す基準である登録規則に基づいて既存帳票データ１１１からキーワードの集合を切り出すと共にそのキーワードの集合であるキーワード２１をそのキーワード２１が切り出された既存帳票データ１１１を複製した既存帳票データの複製データ３１に関連付けてキーワードデータベース２０に格納する帳票登録手段５０と、所望の検索キーワード１１２に基づいてキーワードデータベース２０を検索して再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出する再利用帳票抽出手段６０と、既存帳票データの複製データ３１に含まれるキーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべき個々のキーワードの部分を強調するキーワード強調手段７０とを具備する。

まず、帳票再利用サーバ１０について説明する。キーワードデータベース２０とは、キーワードの集合であるキーワード２１を格納するものである。ここで、キーワード２１とは、既存帳票データ１１１から切り出されると共にキーワードデータベース２０に格納され、且つキーワードデータベース２０を検索する際に用いられるものである。具体的には、例えば帳票ごとに付与される帳票番号、帳票の件名に該当する「高圧配線工事」などの工事名、工事に使用する物品名、その物品の製造メーカー名、工事契約先の会社名、「２００４年６月２９日」などの工事の日付、帳票作成担当者などの集合が挙げられる。なお、既存帳票データ１１１とは、具体的には、例えば図２に示すようなデータである。

複製データベース３０とは、既存帳票データの複製データ３１を格納するものである。ここで、既存帳票データの複製データ３１とは、既存帳票データ１１１を複製すると共に必要に応じてそれを加工したものであり、新たな帳票を作成する際に再利用されるデータである。本実施形態では、後述するように、既存帳票データの複製データ３１はキーワード強調手段７０により元となった既存帳票データ１１１の一部を加工したものであるが、加工せずに複製しただけのものであってもよい。なお、本実施形態では、既存帳票データの複製データ３１を複製データベース３０に格納したが、キーワード２１と共にキーワードデータベース２０に格納するようにしてもよい。

帳票登録手段５０とは、既存帳票データ１１１から複数のキーワードを切り出す基準である登録規則に基づいて既存帳票データ１１１からキーワードの集合であるキーワード２１を切り出すと共にそのキーワード２１をそのキーワード２１が切り出された既存帳票データの複製データ３１に関連付けてキーワードデータベース２０に格納するように機能する。具体的には、例えば登録規則として「工事名の欄に記載されている工事名」及び「工事の日付」が設定されていた場合には、図２に示す既存帳票データ１１１の中の工事名の欄に記載されている「高圧配電工事」及び「２００４年６月２９日」がキーワード２１として切り出されると共に、そのキーワード２１の「高圧配電工事」及び「２００４年６月２９日」と図２に示す既存帳票データの複製データ３１とが関連付けられ、さらにキーワード２１の「高圧配電工事」及び「２００４年６月２９日」がキーワードデータベース２０に格納される。ここで、キーワード２１をそのキーワード２１が切り出された既存帳票データの複製データ３１に関連付けるとは、キーワードデータベース２０に格納されたキーワード２１と複製データベース３０に格納された既存帳票データの複製データ３１とをリンクさせることである。このようにキーワード２１と既存帳票データの複製データ３１とをリンクさせることにより、キーワード２１からそのキーワード２１に関連付けられた既存帳票データの複製データ３１を検索することができる。なお、登録規則は予め設定されていてもよいし、任意に直接入力するようにしてもよく、さらに両方を併用してもよい。また、登録規則の具体例としては、例えば「一般的な辞書に載っている用語をキーワードとする」などの他、「帳票ごとに付与される帳票番号、工事に使用される物品の品名、工事を担当する担当者名、工事を請負う会社名、工事の費用、又は工事の日付などをキーワードとする」などが挙げられる。なお、本実施形態では、キーワード２１についての登録規則を設定しているが、既存帳票データ１１１の書式の規則性を利用して登録規則を設定してもよい。具体的には、例えば「上から３行目に記載の文字をキーワードとする」という登録規則などが挙げられる。

再利用帳票抽出手段６０とは、検索キーワード１１２に基づいてキーワードデータベース２０を検索し、検索キーワード１１２を含み且つ再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出するように機能する。ここで、検索キーワード１１２に基づいて既存帳票データの複製データ３１を抽出する際には、検索キーワード１１２を含む既存帳票データの複製データ３１を抽出するようにしてもよいし、検索キーワード１１２に類似又は近似するものを含む既存帳票データの複製データ３１まで抽出するようにしてもよい。なお、類似とは検索キーワード１１２と概念的に類似することをいい、近似とは検索キーワード１１２としての日付や数値などが近似することをいう。このような類似又は近似キーワードの検索は、例えば、各キーワードごとに類似及び近似するキーワードのリストを定義することにより行うことができる。

検索キーワード１１２を含む既存帳票データの複製データ３１を抽出する具体例としては、例えば検索キーワード１１２が工事名の「高圧配電線工事」である場合には、キーワードデータベース２０から「高圧配電線工事」を検索し、その「高圧配電線工事」に関連付けられた既存帳票データの複製データ３１を抽出する。また、検索キーワード１１２に類似又は近似するものを含む既存帳票データの複製データ３１を抽出する具体例としては、例えば検索キーワード１１２が工事の日付の「２００４年６月２９日」である場合には、キーワードデータベース２０から工事の日付が「６月２９日」近辺の、例えば前後１週間のものを検索し、「６月２９日」近辺の工事の日付に関連付けられた既存帳票データの複製データ３１を抽出する。なお、検索に用いる検索キーワード１１２を入力する際には、任意の検索キーワード１１２を直接入力するようにしてもよいし、検索キーワード１１２のリストを表示させ、そのリストから指定するようにしてもよく、さらにそれらを併用してもよい。また、１つの検索キーワード１１２で検索すると多数の既存帳票データの複製データ３１が該当してしまい、再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１が得ることができない場合には、複数の検索キーワード１１２を入力し、その複数の検索キーワード１１２のアンド又はオア検索を行い、キーワードデータベース２０から再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出するようにしてもよい。複数の検索キーワード１１２を用いた方が再利用により最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出することができる。

キーワード強調手段７０とは、既存帳票データの複製データ３１に含まれるキーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分を強調するように機能する。具体的には、例えばキーワード２１が「高圧配電線工事」と「２００４年６月２９日」であり、書き換えるべき部分が「”○○工事”の”○○”」と設定されていた場合には、図３に示すように、既存帳票データの複製データ３１に含まれるキーワード２１の中の「高圧配電線工事」の部分が強調される。なお、キーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分については、前述した登録規則などで予め設定しておいてもよいし、既存帳票データの複製データ３１を抽出する際に任意に直接入力するようにしてもよく、さらには両方を併用してもよい。また、強調する方法としては、強調すべき部分の文字のフォントを変更したり、又はその文字の色を赤色に変更したりする方法などが挙げられる。このように既存帳票データの複製データ３１に含まれるキーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分を強調することにより、書き換えるべき部分を容易に認識することができる。

帳票再利用サーバ１０は、特別な専用ハードウェアである必要はなく、一般的なパーソナルコンピュータなどであってもよい。

次に、端末１００及びネットワーク５について説明する。入力手段１１０とは、既存帳票データ１１１や検索キーワード１１２などを入力するように機能するものであり、例えばキーボードなどが挙げられる。

端末１００は、特別な専用ハードウェアである必要はなく、一般的なパーソナルコンピュータや携帯用パーソナルコンピュータなどでもよい。

ネットワーク５は、帳票再利用サーバ１０と端末１００とを接続できるものであれば特に限定されず、専用回線、電話回線、又はインターネットなどであってもよい。

次に、図４及び図５を用いて、本実施形態に係る帳票再利用システム１の動作を説明する。まず、本実施形態に係る帳票再利用システム１における既存帳票データ１１１の登録に関する動作を説明する。図４は、本実施形態に係る帳票再利用システム１の既存帳票データ１１１の登録に関するシーケンスを示す図である。

まず、端末１００から入力手段１１０を介して入力された既存帳票データ１１１が端末１００内に保存されると（Ｓ１）、その既存帳票データ１１１はネットワーク５を介して自動的に帳票再利用サーバ１０に送信される（Ｓ２）。

その既存帳票データ１１１が帳票再利用サーバ１０に受信されると、その既存帳票データの複製データ３１が作成される（Ｓ３）。次に、帳票登録手段５０によりその既存帳票データ１１１から複数のキーワード２１が切り出されると共に（Ｓ４）、切り出されたキーワードの集合であるキーワード２１はそのキーワード２１が切り出された既存帳票データの複製データ３１に関連付けられる（Ｓ５）。そして、キーワード２１はキーワードデータベース２０に格納される（Ｓ６）。

次に、キーワード強調手段７０により、その既存帳票データの複製データ３１に含まれるキーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調され（Ｓ７）、キーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調された既存帳票データの複製データ３１が複製データベース３０に格納される（Ｓ８）。

このようにして、既存帳票データの複製データ３１に関連付けられたキーワード２１がキーワードデータベース２０に格納されると共にその既存帳票データの複製データ３１が複製データベース３０に格納されるので、既存帳票データ１１１を再利用する際に、検索キーワード１１２を用いて、キーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調されており、かつ再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を検索することができる。

次に、本実施形態に係る帳票再利用システム１の再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出する動作について説明する。図５は、本実施形態に係る帳票再利用システム１の再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１の抽出に関するシーケンスを示す図である。まず、端末１００に検索キーワード１１２が入力されると（Ｓ１）、その検索キーワード１１２はネットワーク５を介して帳票再利用サーバ１０に送信される（Ｓ２）。

その検索キーワード１１２が帳票再利用サーバ１０に受信されると、その検索キーワード１１２に基づいて再利用帳票抽出手段６０により、再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１が抽出される（Ｓ３）。そして、抽出された既存帳票データの複製データ３１はネットワーク５を介して端末１００に送信される（Ｓ４）。

その既存帳票データの複製データ３１が端末１００に受信されると、その既存帳票データの複製データ３１は端末１００の表示画面に表示される（Ｓ５）。そして、表示された既存帳票データの複製データ３１を参考にすることにより、新たな帳票を作成することができる。

以上説明したように、本実施形態に係る帳票再利用システム１によれば、より再利用に最適な既存帳票データ１１１を再利用して、帳票をより迅速、正確かつ容易に作成することができる。

（他の実施形態）
本実施形態１では、キーワード強調手段７０を用いて、既存帳票データの複製データ３１を複製データベース３０に格納する際に、キーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワード２１の部分が強調された既存帳票データの複製データ３１を作成したが、再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出した後にキーワード２１のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調された既存帳票データの複製データ３１を作成してもよい。

また、本実施形態１では、既存帳票データ１１１の意図しない更新などを防止するために、キーワード２１を既存帳票データの複製データ３１に関連付け、検索キーワード１１２に基づいてキーワードデータベース２０を検索して再利用に最適な既存帳票データの複製データ３１を抽出し、端末１００の表示画面に表示するようにしたが、キーワード２１を既存帳票データ１１１に直接関連付け、検索キーワード１１２に基づいてキーワードデータベース２０を検索して再利用に最適な既存帳票データ１１１を抽出し、端末１００の表示画面に表示するようにしてもよい。

本発明の実施形態１に係る帳票再利用システムの概略図を示す図である。 本発明の実施形態１に係る既存帳票データの一例を示す図である。 本発明の実施形態１に係る既存帳票データの複製データの一例を示す図である。 本発明の実施形態１に係る帳票再利用システムの既存帳票データの登録に関するシーケンスを示す図である。 本発明の実施形態１に係る帳票再利用システムの再利用に最適な既存帳票データの複製データの抽出に関するシーケンスを示す図である。

符号の説明

１ 帳票再利用システム
５ ネットワーク
１０ 帳票再利用サーバ
２０ キーワードデータベース
２１ キーワード
３０ 複製データベース
３１ 既存帳票データの複製データ
５０ 帳票登録手段
６０ 再利用帳票抽出手段
７０ キーワード強調手段
１００ 端末
１１０ 入力手段
１１１ 既存帳票データ
１１２ 検索キーワード

Claims (5)

1. 既存帳票データを再利用して新たな帳票の作成を支援する帳票再利用システムであって、
   前記既存帳票データから複数のキーワードを切り出す基準である登録規則に基づいて前記既存帳票データから前記キーワードの集合を切り出すと共に当該キーワードの集合の各キーワードを前記既存帳票データ又は前記既存帳票データの複製データに関連付けてキーワードデータベースに格納する帳票登録手段と、
   所望の検索キーワードに基づいて前記キーワードデータベースを検索して再利用に最適な前記既存帳票データ又は前記既存帳票データの複製データを抽出する再利用帳票抽出手段とを具備することを特徴とする帳票再利用システム。
2. 請求項１において、前記登録規則が予め設定された登録規則又は任意入力された登録規則の少なくとも何れか一方であることを特徴とする帳票再利用システム。
3. 請求項１又は２において、前記既存帳票データの複製データは前記キーワードの集合のうち再利用の際に書き換えるべきキーワードの部分が強調されたものであることを特徴とする帳票再利用システム。
4. 請求項１〜３の何れかにおいて、前記再利用帳票抽出手段は前記検索キーワードに基づいて当該検索キーワードに類似又は近似するキーワードを含む前記既存帳票データの複製データまで抽出することを特徴とする帳票再利用システム。
5. 請求項１〜４の何れかにおいて、前記キーワードは帳票番号、工事名、工事に使用する物品の物品名、工事契約先の会社名、工事の日付、帳票作成担当者の少なくとも１つであることを特徴とする帳票再利用システム。
   

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