JP2001306617A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】親子関係を持つ文書の一覧における順序を容易
に変更することができ、また、文書一覧の作成を高速化
することにある。 【解決手段】文書管理装置１０は、クライアントで動作
するブラウザ等からの入力情報をネットワークを介して
入力する入力装置２０と、プログラム制御により動作す
るデータ処理装置３０と、情報を記憶する記憶装置４０
と、クライアントで動作するブラウザ等の出力装置５０
とから構成されている。データ処理装置３０は、文書情
報登録手段３１と、文書位置登録手段３２と、文書一覧
表示手段３３と、を備える。記憶装置４０は、データベ
ース４１を保持し、文書情報ファイル４２と、文書位置
情報ファイル４３とを格納する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、データベースに
順次に登録される文書の文書管理装置に関し、特に、文
書を親子関係を保って一覧する文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書を電子的に管理する文書管理システ
ムでは、クライアントで文書を作成入力し、文書管理サ
ーバに登録する。サーバでは、文書の文書番号、親文書
番号、親文書に対する階層位置などを記載した情報をサ
ーバ上のデータベースに蓄積する。登録した文書を参照
する場合は、クライアントからサーバにアクセスし、サ
ーバ上で文書間の関連を考慮して文書一覧を作成し、ク
ライアントで表示する。

【０００３】従来の文書一覧では、意図した順序で文書
を一覧するためには、初めに階層位置情報が最上位の
「１」である文書の文書情報をそれらの順序を考慮して
取得する。次に取得した文書それぞれに対して、その文
書番号を親文書番号として持つ子階層の文書の文書情報
を順序を考慮して取得する。取得した子文書にさらに子
文書が存在する場合には、繰り返して子文書を取得して
いく。このように、親子関係を有する文書が階層化され
て管理されるため、関係文書を一覧するとき、親子関係
にある文書をそれの階層をまたいで繰り返し取得し、一
覧にするので、手間が煩瑣になる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書管理装置の
問題点は、親子関係を有する文書がそれぞれ同じ階層同
士で管理されているため、親子の階層を有する文書を関
係付けて一覧するには、文書の階層をまたいで取得する
ことになるので、手間のかかる操作を必要としている。
また、関連文書を持たない親文書に関しても、子文書を
持つか否かを確認するため、文書の階層が深くなればな
るほど、繰り返して子文書の有無を検索する必要があ
る。そのため、操作に手間がかかり、サーバの負担も大
きくなる。

【０００５】この発明の目的は親子関係を持つ文書の一
覧を容易に作成し、また、文書一覧の作成を高速化する
ことができる文書管理装置を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】そのため、この発明の、
文書をデータベースに登録し、前記文書の文書間の関係
を保つ一覧を作成する文書管理装置において、文書毎に
付与する文書情報を文書情報ファイルに登録する文書情
報登録手段と、前記文書の一覧の順序の位置を示す文書
位置をデータベースの文書位置情報ファイルに登録する
文書位置登録手段と、前記文書位置に含まれる文書表示
順を数値として、その数値をソートし、あるいは前記数
値の同位桁を入れ替えて、文書の並び順を変えて所要の
文書一覧を作成する文書一覧表示手段と、を有すること
を特徴とする。

【０００７】更に、前記文書情報は、文書の登録順を示
す文書番号と、先に登録された文書に親子関係を有する
とき、親子関係を示す文書タイトルと、を含むことを特
徴とする。

【０００８】更に、前記文書位置は、文書の登録順に付
与される番号を格納する文書番号と、文書の親文書がな
いとき、「０」を、親文書があるとき、親の文書番号
を、格納する親文書番号と、文書の親文書がないとき、
「１」を、親文書があるとき、親文書の次位の階層位置
を格納する階層位置情報と、文書一覧における順序を示
す文書表示順と、を含むことを特徴とする。

【０００９】更に、前記文書表示順は、文書の階層数に
相当するブロック数を有し、最上位のブロックから順
に、親の文書番号を格納し、直上の親の次に自身の文書
番号を格納し、残余のブロックに最大数の「ＦＦＦＦ」
を格納してなる数値であることを特徴とする。

【００１０】更に、前記ソートは、前記数値を昇順ある
いは降順に並べ替えることを特徴とする。

【００１１】更に、前記同位桁の入れ替えは、２つの前
記数値の先頭から、同位桁の直上の位桁までの値が同一
のとき、前記同位桁の値を互いに入れ替えて、文書の並
び順を変えることを特徴とする。

【００１２】

【発明の実施の形態】この発明について、図面を参照し
て説明する。この発明の実施の形態を示す図１を参照し
て説明する。文書管理装置１０は、図示しないクライア
ントで動作するブラウザ等からの入力情報をネットワー
クを介して入力する入力装置２０と、プログラム制御に
より動作するデータ処理装置３０と、情報を記憶する記
憶装置４０と、クライアントで動作するブラウザ等の出
力装置５０と、を有する。データ処理装置３０は、文書
情報登録手段３１と、文書位置登録手段３２と、文書一
覧表示手段３３と、を備える。記憶装置４０は、データ
ベース４１を保持し、文書情報ファイル４２と、文書位
置情報ファイル４３とを格納する。

【００１３】文書情報登録手段３１では、入力装置２０
で入力された文書情報をデータベース４１０に登録す
る。文書位置登録手段３２では、入力装置２０で入力さ
れた文書情報と、既に登録されている文書に対する親子
関係及び順序を決定して、文書位置４４を作成して文書
位置情報ファイル４１２に登録する。文書位置情報ファ
イル４３は、図２に示す文書位置４４で構成され、文書
番号４４１、親文書番号４４２、階層位置４４３、文書
表示順４４４、を含む。文書表示順４４４は、文書番号
４４４１から文書番号４４４ｎまでをそれの親子関係に
基づいて列記される構成を図３に示す。文書一覧表示手
段３３は、文書表示順４４４をブロック数に相当する数
値として扱ってソートし、文書一覧を出力する。

【００１４】次に、この実施の形態の動作を示す図４の
フローチャートを参照し、図２の文書位置４４、図３の
文書表示順４４４、図５の文書位置６０の例示、図６の
文書位置６２、６３の各例示、図７の文書位置６４、６
５の各例示を援用し、更に図８に例示する文書８０に適
用して、図１の文書管理装置１０の動作について説明す
る。文書位置情報ファイル４３には、図２の文書位置４
４に含まれる文書番号４４１、親文書番号４４２、階層
位置４４３、文書表示順４４４が含まれる。文書番号４
４１は、数値型で親子関係に関係なく一意で、登録順に
昇順となるように付与される。図３の文書表示順４４４
は、文書番号を表すバイト数×最大階層数分を格納でき
るバイナリ型で、一覧の順に文書番号４４４１から文書
番号４４４ｎが格納される。

【００１５】まず、入力装置２０から登録する文書情報
を入力する。文書情報は、文書に登録順に文書番号と、
文書タイトルとが付与され、文書タイトルには、既存の
文書の関連文書がある場合、親の文書番号を判定できる
番号が列記されて付与される。文書情報登録手段３１が
図５の文書番号６１１にあるように、最初に登録される
文書番号「１」を付与する。付与した文書番号を用い
て、文書番号及び文書タイトルを含む文書情報を文書情
報４２に登録する（図４のステップ１）。文書位置登録
手段３２は、文書情報から関連文書があるか否かを判定
する（図４のステップ２）。親子の関連文書があるか否
かの判定は、入力された文書情報中の親の文書番号を判
定できる番号で判断できる。関連文書がない、つまり親
がない場合は（ステップ２のＮＯ）、図５の親文書番号
３１２に「０」、階層位置６１３に最上位の「１」を設
定する（図４のステップ３）。文書表示順６１４は、最
初のブロックに自身の文書番号６１１を格納する。残り
のブロックには、文書番号の最大となるバイナリ数値
「ＦＦＦＦ」を格納する（図４のステップ４）。作成し
た文書位置６１を文書位置情報ファイル４３に保存する
（図４のステップ５）。関連文書がある、つまり親があ
る場合は（ステップ２のＹＥＳ）、入力された文書情報
中の親の文書番号を判定できる番号で文書位置情報ファ
イル４３を検索して、親文書の文書番号６１１、階層位
置６１２、文書表示順６１４を取得できる（図４のステ
ップ６）。取得した親文書６１の階層位置６１３に対し
て、子文書であるので「１」を加えて、自身の階層位置
６２３を作成する（図４のステップ７）。図５の文書位
置６０の文書番号６１１に文書番号「１」が登録されて
いるとき、文書位置６２に文書番号「２」が登録され
る。文書番号２が文書位置６１の文書番号「１」の子文
書であるとき、図５の文書位置６１に対して、図６の文
書位置６２は、階層位置６２３に「２」が入ることにな
る。取得した親文書の文書位置を使用し、子文書の文書
位置が作成される。具体的には、図６に示すように、親
文書の文書位置６１をそのまま、文書位置６２にコピー
し、子文書の文書位置６２の階層位置６２３に子文書自
身の階層位置の「２」を格納し、文書表示順６１４２に
文書番号「２」を格納する（図４のステップ８）。作成
した文書位置６２を文書位置情報ファイル４３に保存す
る（図４のステップ５）。もし、図７に示すように、同
一の親文書番号６４２，６５２を持ち同じ階層位置の
「２」を持つ子文書同士の表示順を入れ替えたい場合に
は、文書位置６４と文書位置６５の文書表示順の同位桁
である文書番号６４５と文書番号６５５とを入れ替え、
表示順を替えることができる。文書一覧表示手段３３で
は、データベース４１の文書情報ファイル４２と文書位
置情報ファイル４３を文書番号で関連付けした上で、文
書位置情報ファイル４３の文書位置の文書表示順を降順
にソートした後に順次取得することで、目的とする文書
の表示順の一覧を取得することができる。

【００１６】次に、具体的な実施例を用いてこの実施の
形態の動作を説明する。図８に例示する文書９０の文書
タイトルを登録順に入力すると、図９に示す文書位置情
報ファイル７０が得られる。文書位置情報ファイル７０
の文書位置７１乃至文書７８を親子及び階層の関係を考
慮して一覧表示する場合の動作を説明する。文書位置情
報ファイル７０では、文書番号を２バイトの数値型と
し、最大階層数を５すなわち、文書表示順情報を２バイ
ト×５階層の１０バイトで表して説明する。入力装置２
０より文書１を入力する。入力された文書１は、付与さ
れた文書番号「１」を含む文書情報を文書情報登録手段
３１により文書情報ファイル４２に登録する。文書位置
登録手段３２により、文書位置７１を文書位置情報ファ
イル４３に登録する。具体的には、文書１の文書位置７
１の文書番号７０１には文書番号「１」が格納される。
親文書がないので親文書番号７０２には「０」が格納さ
れる。階層位置７０３は関連文書ではないので「１」が
格納される。文書表示順７０４は、先頭ブロックに自身
の文書番号「１」を格納し、残りのブロックには、文書
番号の最大値である「ＦＦＦＦ」を格納する。文書２の
場合は、２番目の文書であるから、文書位置７２の文書
番号７０１には「２」が格納される。親文書が存在しな
いので親文書番号７０２には「０」を格納する。階層位
置７０３は関連文書ではないので「１」が格納される。
文書表示順７０４は、先頭ブロックに自身の文書番号７
０１である「２」を格納し、残りのブロックには、文書
番号の最大値である「ＦＦＦＦ」を格納する。文書１−
１の場合は、３番目の文書であるから文書位置７３の文
書番号に「３」が格納される。親文書は、文書１を指す
文書番号「１」なので親文書番号には「１」を格納す
る。階層位置には、２番目の階層を示す「２」を格納す
る。文書表示順は、先頭ブロックには、親文書の文書番
号「１」を格納し、２番目ブロックには、自身の文書番
号である「３」を格納する。残りのブロックには文書番
号の最大値である「ＦＦＦＦ」を格納する。文書３の場
合は、４番目の文書であるから文書位置７４の文書番号
には、登録順の「４」が格納される。親文書が存在しな
いので、親文書番号には「０」を格納する。階層位置は
関連文書ではないので「１」を格納する。文書表示順
は、先頭ブロックに自身の文書番号である「４」を格納
し、残りのブロックには、文書番号の最大値である「Ｆ
ＦＦＦ」を格納する。文書３−１の場合は、５番目の文
書であるから文書位置７５の文書番号には「５」を格納
する。親文書は、文書３を指す文書番号「４」なので親
文書番号には「４」を格納する。階層位置には、子文書
を示す「２」を格納する。文書表示順は、先頭ブロック
には、親文書と文書番号「４」を格納し、２番目ブロッ
クには、自身の文書番号「５」を格納する。残りのブロ
ックには、文書番号の最大値である「ＦＦＦＦ」を格納
する。文書２−１の場合は、文書位置７６の文書番号に
は「６」を格納する。親文書は、文書２を指す文書番号
「２」なので親文書番号には「２」を格納する。階層位
置には、子であるので「２」を格納する。文書表示順
は、先頭ブロックに、親文書の文書番号「２」を格納
し、第２ブロックには、自身の文書番号である「６」を
格納する。残りのブロックには、文書番号の最大値であ
る「ＦＦＦＦ」を格納する。文書３−２の場合は、７番
目の文書であるから文書位置７７の文書番号には「７」
を格納する。親文書は、文書３を指す文書番号「４」な
ので親文書番号には「４」を格納する。階層位置には
「２」を格納する。文書表示順は、先頭ブロックには、
親文書と同じ「４」を格納し、第２ブロックには、自身
の文書番号である「７」を格納する。残りのブロックに
は、文書番号の最大値である「ＦＦＦＦ」を格納する。
文書３−１−１の場合は、８番目の文書であるから、文
書位置７８の文書番号に「８」を格納する。親文書は、
文書３−１を指す文書番号「５」なので親文書番号には
「５」を格納する。階層位置には「３」を格納する。文
書表示順は、先頭ブロックには、親文書と同じ「４」を
格納し、第２ブロックには、親文書と同じ「５」を格納
し、第３ブロックには、自身の文書番号である「８」を
格納する。残りのブロックには、文書番号の最大値であ
る「ＦＦＦＦ」を格納する。図８に例示する文書９０を
全て登録すると、図９のような文書位置情報ファイル７
０が完成する。図９の各文書位置７１乃至７８を文書表
示順で降順にソート後、階層位置に応じて順序化して表
示すると、図１０（ａ）に例示する表示イメージ７９０
の一覧表示と、それに対応する文書表示順７０４が図１
０（ｂ）になる。

【００１７】次に、図１０（ａ）の表示イメージ７９０
の文書のうち、文書３の子文書である文書３−２と文書
３−１の表示順を入れ替えるとすると、文書３−２、文
書３−１の階層位置は「２」なので、文書表示順の２ブ
ロック目の同位桁を入れ替える。また、文書３−１−１
は、文書３−１の子文書に当たるので、文書表示順の２
ブロック目には、文書３−１と同様の値を格納する。表
示順を入れ替えると、図１１のような文書位置情報ファ
イル８０が完成する。図１１の文書位置情報ファイル８
０を文書表示順で降順にソート後、階層位置に応じてレ
イアウトして表示すると、図１２（ａ）の表示イメージ
８９０ようになり目的の表示順で一覧を表示することが
できる。文書の登録順に下から上へ向かって文書を表示
することを目的としたが、逆に、登録順に上から下に向
かって文書一覧を表示する場合は、上記文書表示順のブ
ロックに文書番号の最大値を格納した部分に最小値であ
る「０」を格納し、文書一覧表示手段において、文書表
示順の昇順にソートすると、図１３（ａ）の表示イメー
ジ８９１になる。

【００１８】

【発明の効果】以上の説明によれば、この発明の効果
は、親子関係を持つ文書の一覧を所望の形式で容易に作
成でき、また、文書一覧の作成を高速化することができ
る。その理由は、文書を登録する際に、文書の登録順を
示す文書番号と、親子関係を示す情報でなる文書タイト
ルから、文書位置情報を作成し、一覧を作成する際の順
番を自動的に生成するので、文書一覧する際に所望の順
序に文書がソートされて、一覧される。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施の形態を示す図である。

【図２】文書位置の構成を示す図である。

【図３】文書表示順を示す図である。

【図４】実施の形態の動作を示すフローチャートであ
る。

【図５】文書位置の文書表示順の具体例を示す図であ
る。

【図６】文書位置の文書表示順の具体例を示す図であ
る。

【図７】文書位置の文書表示順の具体例を示す図であ
る。

【図８】一覧する文書を例示する図である。

【図９】図８の文書の文書位置情報ファイルである。

【図１０】分図（ａ）は表示イメージ、分図（ｂ）は、
表示イメージの文書表示順を示す図である。

【図１１】図１０（ｂ）の表示順を降順にソートした文
書表示順を示す図である。

【図１２】分図（ａ）は表示順のソートを変えた場合の
表示イメージ、分図（ｂ）はそれの文書表示順である例
示である。

【図１３】分図（ａ）は表示順のソートを変えた場合の
表示イメージ、分図（ｂ）はそれの文書表示順である例
示である。

【符号の説明】

１０ 文書管理装置 ２０ 入力装置 ３０ データ処理装置 ３１ 文書情報登録手段 ３２ 文書位置登録手段 ３３ 文書一覧表示手段 ４０ 記憶装置 ４１ データベース ４２ 文書情報ファイル ４３ 文書位置情報ファイル ４４ 文書位置 ５０ 出力装置 ４４１ 文書番号 ４４２ 親文書番号 ４４３ 階層位置 ４４４ 表示順

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書をデータベースに登録し、前記文書
   の文書間の関係を保つ一覧を作成する文書管理装置にお
   いて、 文書毎に付与する文書情報を文書情報ファイルに登録す
   る文書情報登録手段と、 前記文書の一覧の順序の位置を示す文書位置をデータベ
   ースの文書位置情報ファイルに登録する文書位置登録手
   段と、 前記文書位置に含まれる文書表示順を数値として、その
   数値をソートし、あるいは前記数値の同位桁を入れ替え
   て、文書の並び順を変えて所要の文書一覧を作成する文
   書一覧表示手段と、 を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文書情報は、 文書の登録順を示す文書番号と、先に登録された文書に
   親子関係を有するとき、親子関係を示す文書タイトル
   と、を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 前記文書位置は、 文書の登録順に付与される番号を格納する文書番号と、 文書の親文書がないとき、「０」を、親文書があると
   き、親の文書番号を、格納する親文書番号と、 文書の親文書がないとき、「１」を、親文書があると
   き、親文書の次位の階層位置を格納する階層位置情報
   と、 文書一覧における順序を示す文書表示順と、 を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記文書表示順は、 文書の階層数に相当するブロック数を有し、最上位のブ
   ロックから順に、親の文書番号を格納し、直上の親の次
   に自身の文書番号を格納し、残余のブロックに最大数の
   「ＦＦＦＦ」を格納してなる数値であることを特徴とす
   る請求項３記載の文書位置情報。
5. 【請求項５】 前記ソートは、 前記数値を昇順あるいは降順に並べ替えることを特徴と
   する請求項１記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】 前記同位桁の入れ替えは、 ２つの前記数値の先頭から、同位桁の直上の位桁までの
   値が同一のとき、前記同位桁の値を互いに入れ替えて、
   文書の並び順を変えることを特徴とする請求項１記載の
   文書管理装置。