JP2001265785A

JP2001265785A - 文書管理装置、文書管理方法および記憶媒体

Info

Publication number: JP2001265785A
Application number: JP2000072353A
Authority: JP
Inventors: Hiroyuki Kiyono; 博之清野
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-03-15
Filing date: 2000-03-15
Publication date: 2001-09-28

Abstract

(57)【要約】【課題】キーワードによる文書検索を容易に行うこと
ができる文書管理装置を提供する。【解決手段】文書管理装置は、文書データを検索する
ためのキーワードとなる用語を用語情報記憶手段１０４
に予め登録し、文書用語選択手段１０７により登録され
た用語の中から文書データに付加する用語を選択し、選
択された用語を文書データに対応付けて文書用語記憶手
段１０８に記憶し、検索用語選択手段１０９により登録
された用語の中から文書を検索するための用語を選択し
て入力し、入力された文書データを検索するための用語
と文書データに対応付けて記憶されている用語とを照合
することによって格納されている文書データの検索を行
う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書格納手段に格
納された文書を検索可能に管理する文書管理装置、文書
管理方法および記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、スキャナなどにより読み込んで得
られたイメージデータ、ワードプロセッサにより作成さ
れた文書データなどの文書ファイルを管理する文書管理
方法として、前記文書ファイルをキーワードなどの文書
管理情報と関連付けて記憶し、入力された検索情報と文
書管理情報とを照合することによって前記文書ファイル
の検索を行うことが可能なものがある。ここで、文書フ
ァイルに関連付ける文書管理情報例えば用語はユーザに
より任意に入力された情報であり、この用語の入力に関
しては各ユーザ毎に協調を図ることが困難である。その
結果、文書ファイルに対して無秩序な用語の関連付けが
行われ易く、検索する際にキーワードとして選択すべき
適正な用語を見出すことが非常に困難になる。また、適
正な用語の選択が難しいから、検索効率が低下し、キー
ワードの入力回数が増すなど検索操作に余分な手間が掛
る。

【０００３】本発明の目的は、キーワードによる文書検
索を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理方
法および記憶媒体を提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
文書格納手段に格納された文書を検索可能に管理する文
書管理装置において、前記文書を検索するためのキーワ
ードとなる用語を登録する用語登録手段と、前記用語登
録手段に登録された用語の中から前記文書に付加する用
語を選択する文書付加用語選択手段と、前記選択された
用語を前記文書に対応付けて記憶する文書付加用語記憶
手段と、前記用語登録手段に登録された用語の中から前
記文書を検索するための用語を選択して入力する検索用
語選択入力手段と、前記検索用語選択入力手段により入
力された前記文書を検索するための用語と前記文書付加
用語記憶手段に記憶されている用語とを照合することに
よって前記格納されている文書の検索を行う検索手段と
を備えることを特徴とする。

【０００５】請求項２記載の発明は、請求項１記載の文
書管理装置において、前記用語登録手段は、前記文書を
検索するためのキーワードとなる用語を階層的に分類し
て登録することを特徴とする。

【０００６】請求項３記載の発明は、請求項１記載の文
書管理装置において、前記用語登録手段は、前記文書を
検索するための複数の用語と、前記複数の用語をそれぞ
れ分類するための複数の階層情報と、各階層間でそれぞ
れの用語の関連付けを行うための関連付け情報とを登録
することを特徴とする。

【０００７】請求項４記載の発明は、請求項１記載の文
書管理装置において、前記検索手段によって得られた前
記文書の検索結果を表示する表示手段を備えることを特
徴とする。

【０００８】請求項５記載の発明は、文書格納手段に格
納された文書を検索可能に管理する文書管理方法におい
て、前記文書を検索するためのキーワードとして予め登
録された用語の中から前記文書に付加する用語を選択す
る工程と、前記選択された前記文書に付加する用語を前
記文書に対応付けて記憶する工程と、前記文書を検索す
るためのキーワードとして登録された用語の中から前記
文書を検索するための用語を選択して入力する工程と、
前記入力された前記文書を検索するための用語と前記文
書に対応付けて記憶されている用語とを照合することに
よって前記格納されている文書の検索を行う工程とを有
することを特徴とする。

【０００９】請求項６記載の発明は、請求項５記載の文
書管理方法において、前記文書を検索するためのキーワ
ードとなる用語を階層的に分類して登録することを特徴
とする。

【００１０】請求項７記載の発明は、請求項５記載の文
書管理方法において、前記文書を検索するためのキーワ
ードとなる複数の用語と、前記複数の用語をそれぞれ分
類するための複数の階層情報と、各階層間でそれぞれの
用語の関連付けを行うための関連付け情報とを登録する
ことを特徴とする。

【００１１】請求項８記載の発明は、請求項５記載の文
書管理方法において、前記文書の検索結果を表示手段に
表示する工程を有することを特徴とする。

【００１２】請求項９記載の発明は、文書を格納する文
書格納手段を有する情報処理装置上に前記格納された文
書を検索可能に管理する文書管理システムを構築するた
めのプログラムを格納した記憶媒体において、前記プロ
グラムは、前記文書を検索するためのキーワードとなる
用語を登録する用語登録モジュールと、前記用語登録モ
ジュールに登録された用語の中から前記文書に付加する
用語を選択する文書付加用語選択モジュールと、前記選
択された用語を前記文書に対応付けて記憶手段に記憶す
る文書付加用語記憶モジュールと、前記用語登録モジュ
ールに登録された用語の中から前記文書を検索するため
の用語を選択して入力する検索用語選択入力モジュール
と、前記検索用語選択入力モジュールにより入力された
前記文書を検索するための用語と前記記憶手段に記憶さ
れている用語とを照合することによって前記格納されて
いる文書の検索を行う検索モジュールとを有することを
特徴とする。

【００１３】請求項１０記載の発明は、請求項９記載の
記憶媒体において、前記用語登録モジュールは、前記文
書を検索するためのキーワードとなる用語を階層的に分
類して登録することを特徴とする。

【００１４】請求項１１記載の発明は、請求項９記載の
記憶媒体において、前記用語登録モジュールは、前記文
書を検索するための複数の用語と、前記複数の用語をそ
れぞれ分類するための複数の階層情報と、各階層間でそ
れぞれの用語の関連付けを行うための関連付け情報とを
登録することを特徴とする。

【００１５】請求項１２記載の発明は、請求項９記載の
記憶媒体において、前記プログラムは、前記検索モジュ
ールによって得られた前記文書の検索結果を表示手段に
表示するように制御する表示制御モジュールを有するこ
とを特徴とする。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下に、本発明の実施の形態につ
いて図を参照しながら説明する。

【００１７】図１は本発明の文書管理装置の実施の一形
態の構成を示すブロック図である。

【００１８】文書管理装置は、図１に示すように、用語
階層登録手段１０１、用語登録手段１０２、連想用語登
録手段１０３、文書登録手段１０５および文書用語選択
手段１０７を備える。用語階層登録手段１０１は、ユー
ザにより指定される用語を分類するための用語階層を用
度情報記憶手段１０４に登録する処理を行う。用語登録
手段１０２は、ユーザにより指定されるキーワードとな
る用語を用語情報記憶手段１０４に登録する処理を行
う。連想用語登録手段１０３は、ユーザにより指定され
る用語に関連した次の階層の用語を用語情報記憶手段１
０４に登録する処理を行う。

【００１９】文書登録手段１０５は、ユーザにより指定
された文書データを文書記憶手段１０６に登録する。文
書用語選択手段１０７は、ユーザにより指定された文書
データを文書記憶手段１０６に登録する際に、この登録
する文書データに付加する用語を選択して文書用語記憶
手段１０８に登録する処理を行う。この処理において
は、具体的には、用語情報記憶手段１０４に登録されて
いる用語をＣＲＴ、液晶表示パネルなどの表示装置（図
示せず）に選択可能に表示し、この表示された用語の中
から登録する文書データに付加する用語を選択し、この
選択した用語を対応する文書データに関連付けて文書用
語記憶手段１０８に登録する。

【００２０】文書記憶手段１０６に登録された文書デー
タを検索する際には、検索用語選択手段１０９によりキ
ーワードとなる用語が選択される。この検索用語選択手
段１０９は、用語情報記憶手段１０４に登録されている
用語を読み出し、読み出した用語をユーザ操作により選
択可能に上記表示装置に表示し、ユーザ操作により選択
された用語をキーワードとして文書検索手段１００に入
力する。文書検索手段１１０は、検索用語選択手段１０
９から入力された用語をキーワードとして文書用語記憶
手段１０８内の用語およびそれが付加されている文書記
憶手段１０６内の文書データを検索する。この検索結果
は検索結果表示手段１１１に入力され、検索結果表示手
段１１１は、入力された検索結果を上記表示装置に表示
する処理を行う。例えば、上記検索により入力された用
語に一致する用語が付加されている文書データが見出さ
れると、この見出された文書データが上記表示装置に表
示され、該当する文書データが見出されないときには、
その旨を表示する。

【００２１】次に、本文書管理装置のハードウェア構成
について図２を参照しながら説明する。図２は図１の文
書管理装置のハードウェア構成を示すブロック図であ
る。

【００２２】文書管理装置のハードウェア構成において
は、図２に示すように、ＲＯＭ（リードオンリーメモ
リ）２０７に格納されているプログラムに従って対応す
る処理を実行するＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１の演算
処理の結果を一時的に保持するなどの作業領域を提供す
るＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２０８とを備え
る。ＣＰＵ２０１には、ＲＯＭ２０７およびＲＡＭ２０
８とともに、キーボード２０２（ＫＢ）、マウス２０
３、表示装置２０４、フロッピディスク装置（ＦＤＤ）
２０５、スキャナ２０６、ハードディスク装置（ＨＤ
Ｄ）２０９がバス２１０を介して接続されている。

【００２３】キーボード２０２は登録する用語などを入
力するために使用され、マウス２０３は、表示装置２０
４上に表示されるキーワードとなる用語の選択操作など
に使用される。表示装置２０４は、キーワードなる用語
の選択画面、検索結果などを含むＣＰＵ２０１の演算処
理の結果を表示するＣＲＴ、液晶表示装置などからな
る。フロッピディスク装置２０５は、登録する文書、検
索した文書などをフロッピディスクに書き込み、またフ
ロッピディスクから文書データなどを読み出すなどの書
込み、読出し動作を行う。スキャナ２０６は、原稿など
から画像を読み取り、この読み取った画像は文書データ
としてハードディスク装置２０９に登録される。ハード
ディスク装置２０９は、用語情報、文書データなどを格
納する。

【００２４】ここで、上記ＲＯＭ２０７に格納されてい
るプログラムには、文書管理プログラムが含まれ、この
文書管理プログラムは、上述した用語階層登録手段１０
１、用語登録手段１０２、連想用語登録手段１０３、文
書登録手段１０５、文書用語選択手段１０７、検索用語
選択手段１０９、文書検索手段１１０、検索結果表示手
段１１１を構成する。また、ハードディスク装置２０９
は、用語情報記憶手段１０４、文書記憶手段１０６、文
書用語記憶手段１０８を構成する。

【００２５】次に、本文書管理装置のハードディスク装
置２０９における文書データ、用語情報などの管理につ
いて図３を参照しながら説明する。図３は図２の文書管
理装置のハードディスク装置２０９における文書デー
タ、用語情報などの管理方法を示す図である。

【００２６】ハードディスク装置２０９における文書デ
ータ、用語情報などの管理においては、ハードディスク
装置２０９に用語情報領域、文書データ領域を割り当
て、それぞれの領域を管理領域３０１の情報を用いて管
理する。この管理領域３０１には用語情報格納先が設け
られ、この用語情報格納先には、用語階層の情報を格納
する領域３０２が含まれる。この領域３０２には、用語
階層の順位を示す階層順位、用語階層の名前を示す用語
階層名、用語階層に含まれる用語を格納した領域を示す
アドレスを格納する用語格納先が設けられている。領域
３０２の用語格納先のアドレスに対応する領域３０３に
は用語の情報が格納され、この用語の情報には、階層順
位、用語名、およびこの用語に関する連想用語の格納先
を示すアドレスを格納した連想用語格納先が含まれる。
この連想用語格納先には、連想用語となる用語を格納し
たアドレスを示す用語格納先３０４が対応付けられてい
る。

【００２７】また、管理領域３０１には文書情報格納先
が設けられ、この文書情報格納先には、文書名、文書用
語格納先、文書格納先を格納する領域３０５が含まれ
る。ここで、文書用語格納先は、文書に対応付けられた
用語を格納した領域３０６のアドレスを示し、文書格納
先は登録した文書データを格納した領域３０７のアドレ
スを示す。領域３０６には、文書データに対応付けられ
た用語の格納先を示すアドレスが格納される。

【００２８】次に、登録されている用語の管理画面につ
いて図４を参照しながら説明する。図４は図１の文書管
理装置における用語管理画面の一例を示す図である。

【００２９】ハードディスク装置２０９に登録されてい
る用語の一覧は、例えば図４に示すように、表示装置２
０４上で閲覧可能である。本例では、登録されている用
語階層４０１をツリー構造として表示し、用語階層４０
１上で選択されている階層に属する用語の一覧４０２を
表示する。そして、用語の一覧４０２上で選択されてい
る用語の連想用語の一覧４０３を表示する。

【００３０】次に、登録する文書データに対して付加す
る用語を選択するための画面について図５を参照しなが
ら説明する。図５は図１の文書管理装置における登録文
書データに対して付加する用語を選択するための画面例
を示す図である。

【００３１】登録されている文書データにキーワードと
なる用語を付加する際には、例えば図５に示す画面上で
予め登録されている用語の中からキーワードとなる用語
を選択する。この画面においては、登録されている用語
の階層５０１が順に表示され、各階層に対応する用語の
一覧５０２が選択可能に表示される。ここで、例えば最
初の階層（Area）において「Japan」という用語を選択
すると、この用語に対する次階層（Company）の用語が
選択可能になり、この次階層において「TDKK」という用
語を選択すると、さらに次の階層における用語が選択可
能になる。このようにして文書データに付加する用語が
選択され、この選択された用語は対応する文書データに
対応付けてハードディスク装置２０９に格納される。

【００３２】次に、文書データの検索の際に使用する用
語の選択するための画面について図６を参照しながら説
明する。図６は図１の文書管理装置における文書データ
検索に使用する用語の選択画面の一例を示す図である。

【００３３】文書データの検索の際に使用するキーワー
ドとなる用語を選択する際には、例えば図６に示す画面
上で予め登録されている用語の中からキーワードとなる
用語を選択する。この画面においては、登録されている
用語の階層６０１が順に表示され、各階層に対応する用
語の一覧６０２が選択可能に表示される。この画面上で
選択された用語はキーワードとしてＲＡＭ２０８に保持
される。

【００３４】次に、検索結果を示す画面について図７を
参照しながら説明する。図７は図１の文書管理装置にお
ける検索結果を示す画面の一例を示す図である。

【００３５】上記図６に示す画面上で選択された用語を
キーワードとして文書データの検索を行うと、その検索
結果が例えば図７に示す画面上に表示される。本例で
は、検索結果として得られた文書データを表示する。こ
こでは、検索された文書データを表す情報として、文書
名、著者名、作成日などを表示する。

【００３６】次に、本文書管理装置における全体動作に
ついて図８を参照しながら説明する。図８は図１の文書
管理装置における全体動作を示すフローチャートであ
る。

【００３７】本文処理管理装置では、図８に示すよう
に、まずステップＳ８０１においてキーボード２０２ま
たはマウス２０３からの操作の受付を行う。そして、ス
テップＳ８０２に進み、この受け付けた操作の指示内容
を判定する。この受け付けた操作の指示内容が用語情報
登録であるときには、ステップＳ８０３に進み、用語情
報登録処理を行う。この用語情報登録処理の詳細につい
ては後述する。用語情報登録処理が終了すると、再度上
記ステップＳ８０１に戻る。

【００３８】受け付けた操作の指示内容が文書登録であ
るときには、ステップＳ８０４に進み、文書登録処理を
行う。この文書登録処理の詳細については後述する。文
書登録処理が終了すると、再度上記ステップＳ８０１に
戻る。受け付けた操作の指示内容が文書検索であるとき
には、ステップＳ８０５に進み、文書検索処理を行う。
この文書検索処理の詳細については後述する。文書検索
処理が終了すると、再度上記ステップＳ８０１に戻る。

【００３９】次に、用語情報登録処理、文書登録処理、
文書検索処理について図９ないし図１１を参照しながら
説明する。図９は図８のステップＳ８０３における用語
情報登録処理の手順を示すフローチャート、図１０は図
８のステップＳ８０４における文書登録処理の手順を示
すフローチャート、図１１は図８のステップＳ８０５に
おける文書検索処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【００４０】用語情報登録処理では、図９に示すよう
に、まずステップＳ９０１においてキーボード２０２ま
たはマウス２０３からの操作の受付を行う。そして、ス
テップＳ９０２に進み、受け付けた操作の指示内容を判
定する。受け付けた操作の指示内容が用語階層であると
きには、ステップＳ９０３に進み、用語階層の受付を行
う。この用語階層の受付においては、キーボード２０２
またはマウス２０３の操作により入力された用語階層名
とその順位を受け付ける。続くステップＳ９０４では、
受け付けた用語階層名とその順位をハードディスク装置
２０９（図１の用語情報記憶手段１０４）に登録する用
語階層登録処理を行う。そして、上記ステップＳ９０１
に戻るかまたは本処理を終了する。ここで、上記ステッ
プＳ９０１に戻るか本処理を終了するかは、用語階層登
録処理の実行後に表示装置２０４に選択画面を表示し、
この選択画面においてそれらのいずれかを選択するよう
に構成することが可能である。

【００４１】受け付けた操作の指示内容が用語受付であ
るときには、ステップＳ９０５に進み、用語受付を行
う。この用語受付においては、キーボード２０２または
マウス２０３の操作により入力されたキーワードとなる
用語とその用語が属する階層を受け付ける。続くステッ
プＳ９０６では、受け付けた用語とその階層をハードデ
ィスク装置２０９（図１の用語情報記憶手段１０４）に
登録する用語登録処理を行う。そして、上記ステップＳ
９０１に戻るかまたは本処理を終了する。

【００４２】受け付けた操作の指示内容が連想用語受付
であるときには、ステップＳ９０７に進み、連想用語受
付を行う。この連想用語受付においては、キーボード２
０２またはマウス２０３の操作により用語に関連する次
階層の用語を受け付ける。続くステップＳ９０８では、
受け付けた用語をハードディスク装置２０９（図１の用
語情報記憶手段１０４）に登録する連想用語登録処理を
行う。そして、上記ステップＳ９０１に戻るかまたは本
処理を終了する。

【００４３】次に、文書登録処理について説明する。本
処理では、図１０に示すように、まずステップＳ１００
１においてユーザにより指定された文書データを読み込
み、続くステップＳ１００２で読み込んだ文書データに
付加する用語の受付を行う。この用語の受付において
は、上述した図５の画面を用いて登録文書データに対し
て付加する用語を選択し、この選択された用語を受け付
ける。そして、ステップＳ１００３に進み、上記ステッ
プＳ１００２で選択された用語に関連する連想用語の選
択を許可し、この画面上で選択された連想用語の受付を
行う。

【００４４】次いで、ステップＳ１００４に進み、文書
データに付加する用語の選択を終了する操作入力の有無
を判定し、文書データに付加する用語の選択を終了する
操作入力がなければ、上記ステップＳ１００２に戻り、
用語の選択を繰り返す。その終了操作があると、ステッ
プＳ１００５に進む。

【００４５】ステップＳ１００５では、文書データに付
加する用語として選択された用語をハードディスク装置
２０９（図１の文書用語記憶手段１０８）に登録する処
理を行い、続くステップＳ１００６で、読み込んだ文書
データを選択された用語と対応付けてハードディスク装
置２０９（図１の文書記憶手段１０６）に格納する。そ
して本処理を終了する。

【００４６】次に、文書検索処理について説明する。本
処理では、図１１に示すように、まずステップＳ１１０
１において上述した図６に示す画面を表示し、この画面
上で選択されたキーワードとなる用語の受付を行う。そ
してステップＳ１１０２に進み、用語の選択を終了する
操作入力の有無を判定し、用語の選択を終了する操作入
力がなければ、上記ステップＳ１１０１に戻り、次のキ
ーワードとなる用語の受付を行う。これに対し、用語の
選択を終了する操作入力があれば、ステップＳ１１０３
に進み、受け付けた用語を用いてハードディスク装置２
０９（図１の文書記憶手段１０６）に格納された文書デ
ータの検索を行う。この検索においては、受け付けた用
語に一致する用語が付加された文書データを抽出する。
続くステップＳ１１０４では、上記検索の結果を表示装
置２０４に表示する。例えば、図７に示す検索結果画面
を表示する。そして本処理を終了する。

【００４７】このように本実施の形態では、文書データ
を検索するためのキーワードとなる用語を予め登録し、
登録された用語の中から文書データに付加する用語を選
択し、選択された用語を文書データに対応付けて記憶
し、登録された用語の中から文書を検索するための用語
を選択して入力し、入力された文書データを検索するた
めの用語と文書データに対応付けて記憶されている用語
とを照合することによって格納されている文書データの
検索を行うから、キーワードによる文書検索を容易に行
うことができる。

【００４８】また、文書を検索するためのキーワードと
なる用語を階層的に分類して登録することによって、検
索効率をより高めることができる。

【００４９】なお、本実施の形態では、各ブロックを同
一の装置上で構成した例を示したが、ネットワーク上に
分散したコンピュータや処理装置を用いて各部を構成す
ることも可能である。

【００５０】さらに、本実施の形態では、各ブロックを
構成するためのプログラムをＲＯＭに格納しているが、
これに代えて他の記憶媒体に格納してもよい。例えば、
ハードディスク装置などに上記プログラムを格納し、こ
のプログラムを読み出して実行するように構成すること
もできる。また、ＣＤＲＯＭ、ＭＯ、ＦＤ、メモリカー
ドなどの記憶媒体から上記プログラムを供給するように
構成してよい。また、各ブロックに対応する処理を実行
するハードウェア回路で構成するようにしてもよい。

【００５１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
装置によれば、文書を検索するためのキーワードとなる
用語を登録する用語登録手段と、用語登録手段に登録さ
れた用語の中から文書に付加する用語を選択する文書付
加用語選択手段と、選択された用語を文書に対応付けて
記憶する文書付加用語記憶手段と、用語登録手段に登録
された用語の中から文書を検索するための用語を選択し
て入力する検索用語選択入力手段と、検索用語選択入力
手段により入力された文書を検索するための用語と文書
付加用語記憶手段に記憶されている用語とを照合するこ
とによって格納されている文書の検索を行う検索手段と
を備えるから、キーワードによる文書検索を容易に行う
ことができる。

【００５２】また、用語登録手段に、文書を検索するた
めのキーワードとなる用語を階層的に分類して登録する
ことによって、検索効率をより高めることができる。

【００５３】本発明の文書管理方法によれば、文書を検
索するためのキーワードとして予め登録された用語の中
から文書に付加する用語を選択する工程と、選択された
文書に付加する用語を文書に対応付けて記憶する工程
と、文書を検索するためのキーワードとして登録された
用語の中から文書を検索するための用語を選択して入力
する工程と、入力された文書を検索するための用語と文
書に対応付けて記憶されている用語とを照合することに
よって格納されている文書の検索を行う工程とを有する
から、キーワードによる文書検索を容易に行うことがで
きる。

【００５４】また、文書を検索するためのキーワードと
なる用語を階層的に分類して登録することによって、検
索効率をより高めることができる。

【００５５】本発明の記憶媒体によれば、プログラム
は、文書を検索するためのキーワードとなる用語を登録
する用語登録モジュールと、用語登録モジュールに登録
された用語の中から文書に付加する用語を選択する文書
付加用語選択モジュールと、選択された用語を文書に対
応付けて記憶手段に記憶する文書付加用語記憶モジュー
ルと、用語登録モジュールに登録された用語の中から文
書を検索するための用語を選択して入力する検索用語選
択入力モジュールと、検索用語選択入力モジュールによ
り入力された文書を検索するための用語と記憶手段に記
憶されている用語とを照合することによって格納されて
いる文書の検索を行う検索モジュールとを有するから、
キーワードによる文書検索を容易に行うことができる。

【００５６】また、文書を検索するためのキーワードと
なる用語を階層的に分類して登録することによって、検
索効率をより高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書管理装置の実施の一形態の構成を
示すブロック図である。

【図２】図１の文書管理装置のハードウェア構成を示す
ブロック図である。

【図３】図２の文書管理装置のハードディスク装置２０
９における文書データ、用語情報などの管理方法を示す
図である。

【図４】図１の文書管理装置における用語管理画面の一
例を示す図である。

【図５】図１の文書管理装置における登録文書データに
対して付加する用語を選択するための画面例を示す図で
ある。

【図６】図１の文書管理装置における文書データ検索に
使用する用語の選択画面の一例を示す図である。

【図７】図１の文書管理装置における検索結果を示す画
面の一例を示す図である。

【図８】図１の文書管理装置における全体動作を示すフ
ローチャートである。

【図９】図８のステップＳ８０３における用語情報登録
処理の手順を示すフローチャートである。

【図１０】図８のステップＳ８０４における文書登録処
理の手順を示すフローチャートである。

【図１１】図８のステップＳ８０５における文書検索処
理の手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０１用語階層登録手段１０２用語登録手段１０３連想用語登録手段１０４用語情報記憶手段１０５文書登録手段１０６文書記憶手段１０７文書用語選択手段１０８文書用語記憶手段１０９検索用語選択手段１１０文書検索手段１１１検索結果表示手段２０１ＣＰＵ２０２キーボード２０３マウス２０４表示装置２０７ＲＯＭ２０８ＲＡＭ２０９ハードディスク装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書格納手段に格納された文書を検索可
能に管理する文書管理装置において、前記文書を検索す
るためのキーワードとなる用語を登録する用語登録手段
と、前記用語登録手段に登録された用語の中から前記文
書に付加する用語を選択する文書付加用語選択手段と、
前記選択された用語を前記文書に対応付けて記憶する文
書付加用語記憶手段と、前記用語登録手段に登録された
用語の中から前記文書を検索するための用語を選択して
入力する検索用語選択入力手段と、前記検索用語選択入
力手段により入力された前記文書を検索するための用語
と前記文書付加用語記憶手段に記憶されている用語とを
照合することによって前記格納されている文書の検索を
行う検索手段とを備えることを特徴とする文書管理装
置。
【請求項２】前記用語登録手段は、前記文書を検索す
るためのキーワードとなる用語を階層的に分類して登録
することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】前記用語登録手段は、前記文書を検索す
るための複数の用語と、前記複数の用語をそれぞれ分類
するための複数の階層情報と、各階層間でそれぞれの用
語の関連付けを行うための関連付け情報とを登録するこ
とを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】前記検索手段によって得られた前記文書
の検索結果を表示する表示手段を備えることを特徴とす
る請求項１記載の文書管理装置。
【請求項５】文書格納手段に格納された文書を検索可
能に管理する文書管理方法において、前記文書を検索す
るためのキーワードとして予め登録された用語の中から
前記文書に付加する用語を選択する工程と、前記選択さ
れた前記文書に付加する用語を前記文書に対応付けて記
憶する工程と、前記文書を検索するためのキーワードと
して登録された用語の中から前記文書を検索するための
用語を選択して入力する工程と、前記入力された前記文
書を検索するための用語と前記文書に対応付けて記憶さ
れている用語とを照合することによって前記格納されて
いる文書の検索を行う工程とを有することを特徴とする
文書管理方法。
【請求項６】前記文書を検索するためのキーワードと
なる用語を階層的に分類して登録することを特徴とする
請求項５記載の文書管理方法。
【請求項７】前記文書を検索するためのキーワードと
なる複数の用語と、前記複数の用語をそれぞれ分類する
ための複数の階層情報と、各階層間でそれぞれの用語の
関連付けを行うための関連付け情報とを登録することを
特徴とする請求項５記載の文書管理方法。
【請求項８】前記文書の検索結果を表示手段に表示す
る工程を有することを特徴とする請求項５記載の文書管
理方法。
【請求項９】文書を格納する文書格納手段を有する情
報処理装置上に前記格納された文書を検索可能に管理す
る文書管理システムを構築するためのプログラムを格納
した記憶媒体において、前記プログラムは、前記文書を
検索するためのキーワードとなる用語を登録する用語登
録モジュールと、前記用語登録モジュールに登録された
用語の中から前記文書に付加する用語を選択する文書付
加用語選択モジュールと、前記選択された用語を前記文
書に対応付けて記憶手段に記憶する文書付加用語記憶モ
ジュールと、前記用語登録モジュールに登録された用語
の中から前記文書を検索するための用語を選択して入力
する検索用語選択入力モジュールと、前記検索用語選択
入力モジュールにより入力された前記文書を検索するた
めの用語と前記記憶手段に記憶されている用語とを照合
することによって前記格納されている文書の検索を行う
検索モジュールとを有することを特徴とする記憶媒体。
【請求項１０】前記用語登録モジュールは、前記文書
を検索するためのキーワードとなる用語を階層的に分類
して登録することを特徴とする請求項９記載の記憶媒
体。
【請求項１１】前記用語登録モジュールは、前記文書
を検索するための複数の用語と、前記複数の用語をそれ
ぞれ分類するための複数の階層情報と、各階層間でそれ
ぞれの用語の関連付けを行うための関連付け情報とを登
録することを特徴とする請求項９記載の記憶媒体。
【請求項１２】前記プログラムは、前記検索モジュー
ルによって得られた前記文書の検索結果を表示手段に表
示するように制御する表示制御モジュールを有すること
を特徴とする請求項９記載の記憶媒体。