JP4724283B2

JP4724283B2 - 文書管理装置、文書管理方法および記憶媒体

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Publication number: JP4724283B2
Application number: JP2000285299A
Authority: JP
Inventors: 博之清野
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-09-20
Filing date: 2000-09-20
Publication date: 2011-07-13
Anticipated expiration: 2020-09-20
Also published as: JP2002091979A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、少なくとも１つの文書が含まれる複数のフォルダおよび該複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書を管理する文書管理装置、画像管理方法および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、スキャナなどにより原稿上の画像を読み取って作成されたイメージデータや、ワードプロセッサなどで作成された文書データなどを、その作成者、作成日などの属性を含む文書管理情報と関連付けて記憶し、この文書管理情報を用いて文書データの検索を行うことが可能な文書管理装置が知られている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来の画像管理装置において、既存のファイルシステム上にある文書を管理する場合には、このファイルシステム上にある文書を本装置に移動する必要がある。また、単一のスキーマしか扱うことができず、異なるスキーマの複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書の検索を容易に行うことができない。
【０００４】
本発明の目的は、異なるスキーマの複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書の検索を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理方法および記憶媒体を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記目的を達成するため、少なくとも１つの文書が含まれる複数のフォルダおよび該複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書を管理する文書管理装置であって、前記複数のフォルダの中から選択されたフォルダに対して、属性が定義されているスキーマを登録するスキーマ登録手段と、属性値の登録対象として選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録する属性値登録手段と、検索対象となるフォルダを指定する検索対象フォルダ指定手段と、前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダに対して、親フォルダがあるかどうかを判定する判定手段と、前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがあると判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に加え、前記親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示し、前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがないと判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性のみに関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示する表示手段と、前記検索条件入力画面を介して入力された文書検索条件となる属性値を受け付ける検索属性値入力手段と、前記検索属性値入力手段で受け付けた属性値と前記属性値登録手段に登録されている属性値とを照合することにより該当文書の検索を行う検索手段と、前記検索手段による検索結果を出力する検索結果出力手段とを備え、前記属性値登録手段は、前記属性値の登録対象として選択された文書に対して、当該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値と、当該文書が含まれるフォルダの親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値とを登録することを特徴とする。
【０００６】
また、本発明は、文書管理方法および記憶媒体を提供する。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【００１８】
図１は本発明の実施の一形態に係る文書管理装置を構成するパーソナルコンピュータの構成を示すブロック図である。本実施の形態では、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）から構成された画像管理装置について説明する。
【００１９】
画像管理装置を構成するＰＣは、図１に示すように、ＲＯＭ２０７に格納されているＢＩＯＳに従いＨＤＤ（ハードディスク装置）２０９からＯＳ（オペレーティングシステム）プログラムを読み出してＯＳを構築するＣＰＵ２０１を備え、ＣＰＵ２０１は、このＯＳ上でＨＤＤ（ハードディスク装置）２０９またはＦＤＤ（フロッピディスクドライブ）２０５から読み出されたアプリケーションプログラムを実行することによって各種処理を実行する。このＣＰＵ２０１の作業領域は、ＲＡＭ２０８により提供される。ＣＰＵ２０１はバス２１０に接続され、このバス２１０には、上記ＲＯＭ２０７、ＲＡＭ２０８、ＨＤＤ２０９、ＦＤＤ２０５とともに、キーボード２０２、マウス２０３、表示装置２０４、スキャナ２０６が接続されている。
【００２０】
本実施の形態では、画像管理プログラムをＨＤＤ２０９に格納し、この画像管理プログラムを読み出して実行することによって、画像管理システムを構築する。この画像管理プログラムにより構築される画像管理システムの機能構成について図２を参照しながら説明する。図２は図１のＰＣ上に構築される画像管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【００２１】
上記画像管理プログラムにより構築される画像管理システムは、図２に示すように、スキーマ登録フォルダ選択手段１０１と、属性値登録文書選択手段１０４と、文書検索フォルダ選択手段１０７とを備える。
【００２２】
スキーマ登録フォルダ選択手段１０１は、ユーザにより指定されたフォルダをスキーマ登録対象フォルダとして選択し、この選択されたフォルダを特定する情報例えばフォルダ名称をスキーマ登録手段１０２に通知する。スキーマ登録手段１０２は、上記選択されたフォルダに対し、スキーマの登録を行う。この選択されたフォルダの親フォルダにスキーマが存在すれば、選択されたフォルダに対して親フォルダのスキーマに対応する属性が登録され、さらに追加する属性があれば、この追加する属性が登録されることになる。スキーマ登録手段１０２により、選択されたフォルダに対して登録されたスキーマは、スキーマ記憶手段１０３（ＨＤＤ２０９）に格納される。
【００２３】
ここで、スキーマとは、フォルダ毎に定義される属性の集合であり、この属性とは、文書の性質や特徴を表現するためのものである。属性としては、例えば「作成日」、「作成者」などがある。この属性の実体としての値が属性値であり、上記属性の例に対応した属性値は、例えば、「２０００年１月１日」、「Bill」などとなる。フォルダに属する全てのファイルは、そのスキーマで定義される全ての属性に対する属性値を持つことになる。また、スキーマは各フォルダ毎に異なるものを定義することが可能である。
【００２４】
属性値登録文書選択手段１０４は、ユーザにより指定された文書を属性値登録対象文書として選択し、この選択された文書を特定する情報例えば文書名称を属性値登録手段１０５に通知する。属性値登録手段１０５は、スキーマ記憶手段１０３の登録内容を参照して、上記選択された文書に対し、この文書が属するフォルダのスキーマに含まれる属性の属性値を登録する。この選択された文書が含まれるフォルダの親フォルダにスキーマが存在すれば、選択された文書に対して親フォルダのスキーマに含まれている属性の属性値が登録され、さらに追加する属性があれば、この追加する属性が登録されることになる。属性値登録手段１０５により、選択された文書に対して登録された属性値は、属性値記憶手段１０６（ＨＤＤ２０９）に格納される。
【００２５】
文書検索フォルダ選択手段１０７は、ユーザにより指定されたフォルダを文書検索対象フォルダとして選択し、この選択されたフォルダを特定する情報例えばフォルダ名称を検索属性値入力手段１０８に通知する。検索属性値入力手段１０８は、スキーマ記憶手段１０３の登録内容を参照して選択されたフォルダのスキーマに含まれる属性に対して、検索条件となる属性値を入力する。ここで、この選択されたフォルダの親フォルダにスキーマが存在すれば、この親フォルダのスキーマに含まれている属性に対しても検索条件となる属性値の入力を行うことが可能である。
【００２６】
検索属性値入力手段１０８により入力された属性値は、文書検索手段１０９に与えられ、文書検索手段１０９は、属性値記憶手段１０６内の属性値を検索し、検索属性値入力手段１０８により入力された属性値に合致する属性値が付加されている文書を見出す。文書検索手段１０９による検索結果は、検索結果表示手段１１０（表示装置２０４）に表示される。
【００２７】
次に、上記文書管理ステムにおけるスキーマ、属性値の管理方法について図３を参照しながら説明する。図３は図２の文書管理システムにおけるスキーマ、属性値の管理構造を示す図である。
【００２８】
本実施の形態においては、スキーマ記憶手段１０３および属性値記憶手段１０６（図２に示す）をＨＤＤ２０９から構成し、ＨＤＤ２０９には、フォルダに対応するスキーマおよび属性値が格納される。ＨＤＤ２０９においては、各フォルダ名に対してスキーマ格納先、属性値格納先を格納する領域３０１が設けられている。ここで、各フォルダ名は、ファイルシステム上のフォルダ名である。スキーマ格納先は、フォルダに対応するスキーマを格納した領域３０２ａ，３０２ｂ，３０２ｃのアドレスを示す。属性値格納先は、フォルダに含まれている文書の属性値を格納した領域３０３ａ，３０３ｂ，３０３ｃのアドレスを示す。
【００２９】
例えば、フォルダ名"/Documents"に対しては、そのスキーマが領域３０２ａに格納され、この領域３０２ａの先頭には、親フォルダのスキーマを格納した領域のアドレスが格納される。ここで、このフォルダ名"/Documents"は親フォルダであるので、この領域３０２ａの先頭には"NULL"が格納されている。領域３０２ａの先頭に続く領域には属性である"作成者"、さらに続く領域には属性である"作成日"がそれぞれ格納されている。また、属性値が領域３０３ａに格納され、この領域３０３ａには、フォルダ名"/Documents"のフォルダに属する文書名、作成者の属性値、作成日の属性値がそれぞれ格納されている。
【００３０】
また、フォルダ名" /Documents/Budget"に対しては、そのスキーマが領域３０２ｂに格納され、この領域３０２ｂの先頭には、親フォルダ（フォルダ名" /Documents/Budget"）のスキーマを格納した領域のアドレスが格納される。
【００３１】
次に、スキーマ登録対象のフォルダの選択、およびその選択されたフォルダに対するスキーマの登録について図４を参照しながら説明する。図４はスキーマの入力画面の一例を示す図である。
【００３２】
スキーマを登録する際には、表示装置２０４にスキーマ入力画面例えば図４に示すスキーマ入力画面が表示される。この入力画面においては、フォルダ名入力欄４０１、属性入力欄４０２、属性型入力欄４０３が設けられている。フォルダ名入力欄４０１には、スキーマ登録対象となるフォルダの名称が入力される。属性入力欄４０２には、フォルダに付加する属性の名称が入力される。ここで、例えば、このフォルダに対して親フォルダのスキーマが存在する場合には、この親フォルダのスキーマにより定義される属性の名称が表示される。この親フォルダのスキーマにより定義される属性を変更することはできない。属性型入力欄４０３には、属性に対する型が入力される。ただし、親フォルダのスキーマにより定義される属性の型を変更することはできない。
【００３３】
次に、文書の選択、およびその選択された文書に対する属性値の登録について図５を参照しながら説明する。図５は属性値の入力画面の一例を示す図である。
【００３４】
属性値を登録する際には、表示装置２０４に属性値入力画面例えば図５に示す属性値入力画面が表示される。この入力画面においては、文書名入力欄５０１、属性表示欄５０２、属性値入力欄５０３が設けられている。文書名入力欄５０１には、属性値登録対象となる文書名が入力される。属性表示欄５０２には、入力された文書名の文書が属するフォルダに対応するスキーマの属性およびその親フォルダに対応するスキーマの属性が表示される。属性値入力欄５０３には、属性表示欄５０２に表示された属性に対する属性値が入力される。
【００３５】
次に、文書検索条件となる属性値の入力について図６を参照しながら説明する。図６は文書検索条件となる属性値の入力画面の一例を示す図である。
【００３６】
文書を検索する際には、表示装置２０４に文書検索条件となる属性値入力画面例えば図６に示す属性値入力画面が表示される。この入力画面においては、検索対象フォルダ名入力欄６０１、属性表示欄６０２、検索範囲入力欄６０３、検索条件となる属性値入力欄６０４が設けられている。検索対象フォルダ名入力欄６０１には、検索対象となるフォルダ名が入力される。属性表示欄６０２には、入力されたフォルダ名のフォルダに対応するスキーマの属性およびその親フォルダに対応するスキーマの属性が表示される。検索範囲入力欄６０３には、予め決められている検索範囲の中から選択された検索範囲が入力される。属性値入力欄６０４には、属性表示欄６０２に表示された属性に対する属性値が検索条件として入力される。
【００３７】
次に、検索結果の表示画面について図７を参照しながら説明する。図７は検索結果表示画面の一例を示す図である。
【００３８】
選択されたフォルダ内の文書の検索が終了すると、図７に示すように、その検索結果が表示装置２０４に表示される。この表示された検索結果には、該当する文書の名称、そのバージョン情報、作者、作成日などが含まれる。
【００３９】
次に、本実施の形態における全体動作について図８を参照しながら説明する。
図８は図２のＰＣ上に構築された画像管理システムにおける全体動作を示すフローチャートである。
【００４０】
画像管理システムが起動されると、図８に示すように、ますステップＳ８０１においてユーザの操作受付を行い、続くステップＳ８０２で、ユーザ操作により指示された処理の判別を行う。ここで、ユーザ操作によりスキーマ登録が指示されると、ステップＳ８０３に進み、スキーマ登録処理を実行する。そして、上記ステップＳ８０１に戻る。ユーザ操作により属性値登録が指示されると、ステップＳ８０４に進み、属性値登録処理を実行する。そして、上記ステップＳ８０１に戻る。ユーザ操作により文書検索が指示されると、ステップＳ８０５に進み、文書検索処理を実行する。そして、上記ステップＳ８０１に戻る。
【００４１】
次に、上記ステップＳ８０３のスキーマ登録処理について図９を参照しながら説明する。図９は図８のステップＳ８０３のスキーマ登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００４２】
スキーマ登録処理では、図９に示すように、まずステップＳ９０１においてスキーマ入力画面（図４に示す）上で入力されたスキーマ登録対象となるフォルダ名を受け付ける。続いて、ステップＳ９０２に進み、入力フォルダ名のフォルダに対して親フォルダがあるか否かを判定する。この親フォルダがあるときには、ステップＳ９０３に進み、親ホルダのスキーマに対応する属性を表示し、ステップＳ９０４に進む。これに対し、親フォルダがないときには、上記ステップＳ９０３をスキップしてステップＳ９０４に進む。
【００４３】
ステップＳ９０４では、スキーマ入力画面（図４に示す）上で入力されたフォルダに対するスキーマを構成する属性の入力を受け付け、続くステップＳ９０５で、受け付けられたスキーマの属性をスキーマ記憶手段１０３（ＨＤＤ２０９）に登録する。そして、本処理を抜ける。
【００４４】
次に、上記ステップＳ８０４の属性値登録処理について図１０を参照しながら説明する。図１０は図８のステップＳ８０４の属性値登録処理の手順を示すフローチャートである。
【００４５】
属性値登録処理では、図１０に示すように、まずステップＳ１００１において属性値入力画面（図５に示す）上で入力された属性値登録対象となる文書名を受け付ける。続いて、ステップ１００２に進み、入力された文書名の文書が属するフォルダにスキーマが登録されているか否かを判定する。この文書が属するフォルダにスキーマが登録されているときには、ステップＳ１００３に進み、この文書が属するフォルダに登録されているスキーマを読み込み、ステップＳ１００４に進む。これに対し、文書が属するフォルダにスキーマが登録されていないときには、上記ステップＳ１００３をスキップしてステップＳ１００４に進む。
【００４６】
ステップＳ１００４では、文書が属するフォルダに対して親フォルダがあるか否かを判定する。この親フォルダがあるときには、ステップＳ１００５に進み、親ホルダのスキーマの属性を読み込み、ステップＳ１００６に進む。これに対し、親フォルダがないときには、上記ステップＳ１００５をスキップしてステップＳ１００６に進む。
【００４７】
ステップＳ１００６では、文書が属するフォルダまたはその親フォルダのスキーマの読み込みが行われたか否かを判定し、このスキーマの読み込みが行われていないときには、スキーマの登録が行われておらず、属性値の登録を行うことができないと判断して本処理を抜ける。
【００４８】
文書が属するフォルダまたはその親フォルダのスキーマの読み込みが行われたときには、ステップＳ１００７に進み、属性値入力画面（図５に示す）上に読み込まれたスキーマの属性を表示するとともに、属性値入力画面（図５に示す）上で入力された文書に対する属性の属性値の入力を受け付け、続くステップＳ１００８で、受け付けられた属性値を属性値記憶手段１０６（ＨＤＤ２０９）に登録する。そして、本処理を抜ける。
【００４９】
次に、上記ステップＳ８０５の文書検索処理について図１１を参照しながら説明する。図１１は図８のステップＳ８０５の文書検索処理の手順を示すフローチャートである。
【００５０】
文書検索処理では、図１１に示すように、まずステップＳ１１０１において検索条件属性値入力画面（図６に示す）上で入力された検索対象となるフォルダ名を受け付ける。続いて、ステップ１１０２に進み、入力されたフォルダ名のフォルダにスキーマが登録されているか否かを判定する。このフォルダにスキーマが登録されているときには、ステップＳ１１０３に進み、このフォルダに登録されているスキーマを読み込み、ステップＳ１１０４に進む。これに対し、フォルダにスキーマが登録されていないときには、上記ステップＳ１１０３をスキップしてステップＳ１１０４に進む。
【００５１】
ステップＳ１１０４では、フォルダに対して親フォルダがあるか否かを判定する。この親フォルダがあるときには、ステップＳ１１０５に進み、親ホルダのスキーマの属性を読み込み、ステップＳ１１０６に進む。これに対し、親フォルダがないときには、上記ステップＳ１１０５をスキップしてステップＳ１１０６に進む。
【００５２】
ステップＳ１１０６では、入力されたフォルダ名のフォルダまたはその親フォルダのスキーマの読み込みが行われたか否かを判定し、このスキーマの読み込みが行われていないときには、スキーマの登録が行われておらず、属性値による検索を行うことができないと判断して本処理を抜ける。
【００５３】
フォルダまたはその親フォルダのスキーマの読み込みが行われたときには、ステップＳ１１０７に進み、検索条件属性値入力画面（図６に示す）上に読み込まれたスキーマの属性を表示するとともに、この入力画面上で検索条件となる属性値の入力を受け付け、続くステップＳ１００８で、属性値記憶手段１０６（ＨＤＤ２０９）内を検索し、受け付けられた属性値に合致する属性値が付加された文書を見出す。そして、ステップＳ１００９に進み、上記検索結果を表示装置２０４に表示し、本処理を抜ける。
【００５４】
このように、本実施の形態では、各フォルダに対してスキーマを登録するスキーマ登録処理と、各フォルダから所望の文書を選択し、選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマより定義されている属性値を登録する属性値登録処理と、文書検索条件となる属性値を入力し、この入力された属性値と属性値記憶手段１０６に登録されている属性値とを照合することにより該当文書の検索を行う文書検索処理とを実行することが可能であるので、異なるスキーマの複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書の検索を容易に行うことができる。
【００５５】
また、スキーマ登録を図４に示すスキーマ入力画面を用いて行うことができ、属性値登録を図５に示す属性値入力画面を用いて行うことができ、検索条件となる属性値の入力を図６に示す検索条件属性値入力画面を用いて行うことができるので、スキーマ登録、属性値登録、検索条件となる属性値の入力に掛かる作業を容易に行うことができる。
【００５６】
また、上述の実施形態の機能（図２に示す機能ブロック、図８ないし図１１に示すフローチャートを含む）を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることはいうまでもない。
【００５７】
この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００５８】
プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＤＶＤなどを用いることができる。
【００５９】
また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることはいうまでもない。
【００６０】
さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることはいうまでもない。
【００６１】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、異なるスキーマの複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書の検索を容易に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の一形態に係る文書管理装置を構成するパーソナルコンピュータの構成を示すブロック図である。
【図２】図１のＰＣ上に構築される画像管理システムの機能構成を示すブロック図である。
【図３】図２の文書管理システムにおけるスキーマ、属性値の管理構造を示す図である。
【図４】スキーマの入力画面の一例を示す図である。
【図５】属性値の入力画面の一例を示す図である。
【図６】文書検索条件となる属性値の入力画面の一例を示す図である。
【図７】検索結果表示画面の一例を示す図である。
【図８】図２のＰＣ上に構築された画像管理システムにおける全体動作を示すフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ８０３のスキーマ登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１０】図８のステップＳ８０４の属性値登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】図８のステップＳ８０５の文書検索処理の手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１スキーマ登録フォルダ選択手段
１０２スキーマ登録手段
１０３スキーマ記憶手段
１０４属性登録文書選択手段
１０５属性値登録手段
１０６属性値記憶手段
１０７文書検索フォルダ選択手段
１０８検索属性値入力手段
１０９文書検索手段
１１０検索結果表示手段
２０１ＣＰＵ
２０２キーボード
２０３マウス
２０４表示装置
２０５ＦＤＤ
２０７ＲＯＭ
２０８ＲＡＭ
２０９ＨＤＤ

Claims

少なくとも１つの文書が含まれる複数のフォルダおよび該複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書を管理する文書管理装置であって、
前記複数のフォルダの中から選択されたフォルダに対して、属性が定義されているスキーマを登録するスキーマ登録手段と、
属性値の登録対象として選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録する属性値登録手段と、
検索対象となるフォルダを指定する検索対象フォルダ指定手段と、
前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダに対して、親フォルダがあるかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがあると判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に加え、前記親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示し、前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがないと判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性のみに関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示する表示手段と、
前記検索条件入力画面を介して入力された文書検索条件となる属性値を受け付ける検索属性値入力手段と、
前記検索属性値入力手段で受け付けた属性値と前記属性値登録手段に登録されている属性値とを照合することにより該当文書の検索を行う検索手段と、
前記検索手段による検索結果を出力する検索結果出力手段とを備え、
前記属性値登録手段は、前記属性値の登録対象として選択された文書に対して、当該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値と、当該文書が含まれるフォルダの親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値とを登録することを特徴とする文書管理装置。
前記複数のフォルダの中から前記スキーマの登録対象となるフォルダを選択するフォルダ選択手段と、
前記選択されたフォルダから前記属性値の登録対象となる文書を選択する文書選択手段とを更に備え、
前記スキーマ登録手段は、前記フォルダ選択手段で選択されたフォルダに対して、前記スキーマを登録し、
前記属性値登録手段は、前記文書選択手段で選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダ及び、該指定されたフォルダの親フォルダに対して、スキーマが登録されているか否かを判定するスキーマ判定手段を更に備え、
前記検索手段は、前記検索対象として指定されたフォルダ及び前記親フォルダのいずれに対してもスキーマが登録されていないと前記スキーマ判定手段で判定したときには、前記検索属性値入力手段による属性値の受け付けと前記検索手段による検索とを中止することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理装置。
少なくとも１つの文書が含まれる複数のフォルダおよび該複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書を管理する文書管理方法であって、
スキーマ登録手段が、前記複数のフォルダの中から選択されたフォルダに対して、属性が定義されているスキーマを登録するスキーマ登録工程と、
属性値登録手段が、属性値の登録対象として選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録する属性値登録工程と、
検索対象フォルダ指定手段が、検索対象となるフォルダを指定する検索対象フォルダ指定工程と、
判定手段が、前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダに対して、親フォルダがあるかどうかを判定する判定工程と、
表示手段が、前記判定工程で前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがあると判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に加え、前記親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示し、前記判定工程で前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがないと判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性のみに関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示する表示工程と、
検索属性値入力手段が、前記検索条件入力画面を介して入力された文書検索条件となる属性値を受け付ける検索属性値入力工程と、
検索手段が、前記検索属性値入力工程で受け付けた属性値と前記属性値登録工程で登録された属性値とを照合することにより該当文書の検索を行う検索工程と、
検索結果出力手段が、前記検索手段による検索結果を出力する検索結果出力工程とを有し、
前記属性値登録工程では、前記属性値の登録対象として選択された文書に対して、当該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値と、当該文書が含まれるフォルダの親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値とを登録することを特徴とする文書管理方法。
フォルダ選択手段が、前記複数のフォルダの中から前記スキーマの登録対象となるフォルダを選択するフォルダ選択工程と、
文書選択手段が、前記フォルダ選択工程で選択されたフォルダから前記属性値の登録対象となる文書を選択する文書選択工程とを更に有し、
前記スキーマ登録工程では、前記フォルダ選択工程で選択されたフォルダに対して、前記スキーマを登録し、
前記属性値登録工程では、前記文書選択工程で選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録することを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
スキーマ判定手段が、前記検索対象フォルダ指定工程で検索対象として指定されたフォルダ及び、該指定されたフォルダの親フォルダに対して、スキーマが登録されているか否かを判定するスキーマ判定工程を更に有し、
前記検索工程では、前記検索対象として指定されたフォルダ及び前記親フォルダのいずれに対してもスキーマが登録されていないと前記スキーマ判定工程で判定したときには、前記検索属性値入力工程での属性値の受け付けと前記検索工程での検索とを中止することを特徴とする請求項４または５記載の文書管理方法。
少なくとも１つの文書が含まれる複数のフォルダおよび該複数のフォルダにそれぞれ含まれる文書を管理する文書管理システムを構築するためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体であって、
前記プログラムは、コンピュータを、
前記複数のフォルダの中から選択されたフォルダに対して、属性が定義されているスキーマを登録するスキーマ登録手段と、
属性値の登録対象として選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録する属性値登録手段と、
検索対象となるフォルダを指定する検索対象フォルダ指定手段と、
前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダに対して、親フォルダがあるかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがあると判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に加え、前記親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示し、前記判定手段により前記検索対象として指定されたフォルダに対して親フォルダがないと判定された場合に、前記検索対象として指定されたフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性のみに関する属性値を文書検索条件として入力するようユーザに促す検索条件入力画面を表示する表示手段と、
前記検索条件入力画面を介して入力された文書検索条件となる属性値を受け付ける検索属性値入力手段と、
前記検索属性値入力手段で受け付けた属性値と前記属性値登録手段に登録されている属性値とを照合することにより該当文書の検索を行う検索手段と、
前記検索手段による検索結果を出力する検索結果出力手段と、
して機能させ、
前記属性値登録手段は、前記属性値の登録対象として選択された文書に対して、当該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値と、当該文書が含まれるフォルダの親フォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値とを登録することを特徴とする記憶媒体。
前記プログラムは、前記コンピュータを、
前記複数のフォルダの中から前記スキーマの登録対象となるフォルダを選択するフォルダ選択手段と、
前記選択されたフォルダから前記属性値の登録対象となる文書を選択する文書選択手段として更に機能させ、
前記スキーマ登録手段は、前記フォルダ選択手段で選択されたフォルダに対して、前記スキーマを登録し、
前記属性値登録手段は、前記文書選択手段で選択された文書に対して、該文書が含まれるフォルダに登録されたスキーマによって定義されている属性に関する属性値を登録することを特徴とする請求項７記載の記憶媒体。
前記プログラムは、前記コンピュータを、
前記検索対象フォルダ指定手段により検索対象として指定されたフォルダに対して、スキーマが登録されているか否かを判定するスキーマ判定手段として更に機能させ、
前記検索手段は、前記検索対象として指定されたフォルダ及び前記親フォルダのいずれに対してもスキーマが登録されていないと前記スキーマ判定手段で判定したときには、前記検索属性値入力手段による属性値の受け付けと前記検索手段による検索とを中止することを特徴とする請求項７または８記載の記憶媒体。