JP2001229315A - フォーマット生成装置ならびに方法および同方法がプログラムされ記録される記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザ独自の申請処理を容易に追加できる汎
用的な仕組みを提供することにより、フォーマット定義
の概念をシステム管理者の枠組みにとらわれることなく
ユーザに開放し、クライアント毎定義フォーマットを自
動生成する。 【解決手段】 業務に関連する情報を共有し、あらかじ
め定義されたワークフローに従って情報の流れを管理す
るクライアントサーバシステム１０において、クライア
ントコンピュータ２（３、４、５）毎あらかじめ定義フ
ォーマットを作成し、申請事項毎に作成されたいずれの
定義フォーマットを使用して入力するかを設定登録し、
その定義フォーマットを使用して申請入力する際、申請
事項を指定することによってその定義フォーマットに従
う情報入力を行い、ワークフロー（サーバ１０）にその
入力情報を引き渡すか、もしくは入力データ保管ＤＢ
（１３２３）にその入力情報を保管する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特に、有用な情報
を蓄積して共有するワークフローシステムに用いて好適
な、フォーマット生成装置ならびに方法及び同方法がプ
ログラムされ記録される記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワークフロー管理システムは、オフィス
の業務に関連する情報を部門等で共有し、その情報の流
れを管理することを目的とする。このワークフロー管理
システムを業務形態に合わせて用いることによって、企
業内における部門毎に異なる業務の流れ、部門間を結ぶ
業務の流れ等の様々な業務の流れを、業務の実態に合わ
せて構築・管理し、迅速な文書の配送、確実な業務管理
等を電子化することが可能となる。その結果、紙の文書
若しくは伝票のやりとり、管理等の煩わしさ、書類の停
滞、及び誤送や紛失に伴う時間の浪費を省くことができ
る。さらに、業務の流れが電子化されたことで、業務全
体の流れ及び状況を把握できるようになる。

【０００３】このワークフロー管理システムを用いる場
合、最初に業務に適したワークフローを定義するととも
に、各業者の担当者と仕事の受け渡しの順序、受け渡し
の条件等を定義する。このワークフローの実行時にはそ
の定義に沿って自動的に各社員のクライアント端末によ
ってシステムが起動され、次の担当者に引き渡される。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記したワークフロー
システムは、物品の購入申請、稟議書等承認申請業務に
おける決裁処理、技術文書管理等の業務に用いられるこ
とが知られている。ところで、上記したワークフローシ
ステムに限らず、データを蓄積して部門間で共有し、デ
ータの流れを管理するシステムにおいて、例えば、申請
書類等に関し、あらかじめシステム管理者によって定義
フォーマットの枠組みが固定されており、クライアント
（ユーザ）がフリーに記述できる事項は限られていた。
従ってユーザは、そのフォーマットに従い入力申請せざ
るを得ず、非常に使い勝手の悪いものであった。

【０００５】本発明は上記事情に鑑みてなされたもので
あり、ユーザ独自の申請処理を容易に追加できる汎用的
な仕組みを提供することにより、フォーマット定義の概
念をシステム管理者の枠組みにとらわれることなくユー
ザに開放し、クライアント毎定義フォーマットを自動生
成し、再利用可能なフォーマット生成装置ならびに方法
および同方法がプログラムされ記録される記録媒体を提
供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上述した課題を解決する
ために請求項１に記載のフォーマット生成方法は、業務
に関連する情報を蓄積し、その情報を共有するクライア
ントサーバシステムに使用されるフォーマット生成方法
であって、クライアント毎、前記情報の定義フォーマッ
トを作成し、情報の内容毎に前記作成されたいずれの定
義フォーマットを使用して入力するかを設定登録し、前
記定義フォーマットを使用して情報を入力する際、前記
情報内容を指定することによってその定義フォーマット
に従う情報入力を行い、サーバにその入力情報を引き渡
すか、もしくはその入力情報を保管することとした。

【０００７】稟議書や報告書等書式が決まっている書類
は多数あるが、パッケージソフトウェアで色々な書式を
作成しても全てのユーザ要求にこたえることはできな
い。上記のようにクライアント毎書式を定義しておいて
入力画面を自動生成することにより、使い勝手の向上を
はかることができる。

【０００８】請求項２に記載のフォーマット生成方法
は、請求項１に記載の同方法において、前記情報を共有
するクライアントサーバシステムは、業務に関連する情
報を部門で共有し、その情報の流れを管理するワークフ
ローが定義されて成ることとした。ワークフローシステ
ムに上記書式の自動生成機能を付加することにより、ク
ライアントの全てが独自の入力フォームを作成でき、こ
のことにより情報の流れが円滑になる。また、これをデ
ータベース化することによって再利用が可能となる。

【０００９】請求項３に記載のフォーマット生成方法
は、請求項１に記載の同方法において、 前記入力情報
を前記ワークフローへ引き渡すか、保管するかの選択
は、前記定義フォーマットの設定登録時にあらかじめ設
定登録された内容に従うこととした。このことにより、
ユーザ独自の申請処理を容易に追加できる汎用的な仕組
みを提供でき、稟議書等決裁処理を要するものとの連携
は勿論のこと、単なる報告等のためのデータ保存にも適
用できる。

【００１０】請求項４に記載のフォーマット生成方法
は、請求項１に記載の同方法において、 前記定義フォ
ーマットにデフォルト文字を設定して本文の標準化をは
かることとした。このことにより、ユーザの申請入力に
対する負荷の軽減がはかれ、本文の標準化はもとより、
起案作業の効率化がはかれる。

【００１１】請求項５に記載のフォーマット生成方法
は、請求項１または２に記載の同方法において、前記定
義フォーマットを使用して情報を入力する際、あらかじ
め設定登録された情報の内容を一覧表示し、その中から
選択指定することによって指定の定義フォーマットで情
報入力画面を表示することとした。このことにより、例
えば稟議事項を一覧から選択し、希望するフォーマット
で入力申請を行うＧＵＩ環境が提供でき、使い勝手の向
上がはかれる。

【００１２】請求項６に記載のフォーマット生成装置
は、業務に関連する情報を共有し、あらかじめ定義され
たワークフローに従って情報の流れを管理するクライア
ントサーバシステムを用いたフォーマット生成装置であ
って、前記クライアントサーバシステムは、前記情報の
定義フォーマットを作成し、情報の内容毎に前記作成さ
れたいずれの定義フォーマットを使用して入力するかを
設定登録する定義フォーマット登録手段と、前記定義フ
ォーマットを使用して情報を入力する際、前記情報内容
を指定することによってその定義フォーマットに従う情
報入力を行うことにより文書を作成する文書生成手段
と、前記作成した文書をワークフローに引き渡すか、も
しくはその入力情報を保管する制御手段とを備えて成る
こととした。

【００１３】上記構成により、ワークフローシステムに
書式の自動生成機能を付加することができ、このことに
より、クライアントの全てが独自の入力フォームを作成
でき、情報の流れが円滑になる。また、フォーマット定
義の概念をシステム管理者の枠組みにとらわれることな
くユーザに開放し、クライアント毎定義フォーマットを
自動生成し、これを再利用可能となる。

【００１４】請求項７に記載のフォーマット生成装置
は、請求項６に記載の同装置において、前記文書作成手
段は、前記定義フォーマットを使用して情報を入力する
際、あらかじめ設定登録された情報の内容を一覧表示
し、その中から選択指定することによって指定の定義フ
ォーマットで情報入力画面を表示するＧＵＩ手段を備え
ることとした。また、請求項８に記載のフォーマット生
成装置は、請求項６に記載の同装置において、前記文書
作成手段は、更に、画面表示されたデフォルト文字を含
む定義フォーマットに従い、その指定フィールドに項目
入力することによって所望の文書を生成する文書生成手
段を更に備えることとした。更に、請求項９に記載のフ
ォーマット生成装置は、請求項６に記載の同装置におい
て、前記制御手段は、前記定義フォーマットの設定登録
の内容がセットされるフラグを有し、該フラグに従い前
記入力情報を前記ワークフローへ引き渡すかもしくは保
管することとした。

【００１５】上記構成により、例えば稟議事項を一覧か
ら選択し、希望するフォーマットで入力申請を行うＧＵ
Ｉ環境が提供でき、使い勝手の向上がはかれる。また、
デフォルト文字の設定により、ユーザの申請入力に対す
る負荷の軽減がはかれ、本文の標準化はもとより、起案
作業の効率化がはかれる。更に、ユーザ独自の申請処理
を容易に追加できる汎用的な仕組みを提供でき、稟議書
等決裁処理を要するものとの連携は勿論のこと、単なる
報告等のためのデータ保存にも適用できる。

【００１６】請求項１０に記載の記録媒体は、業務に関
連する情報を共有し、あらかじめ定義されたワークフロ
ーに従って情報の流れを管理するクライアントサーバシ
ステムに用いられ、クライアント毎定義フォーマットを
作成し、申請事項毎に前記作成されたいずれの定義フォ
ームを使用するかを設定登録するステップと、前記定義
フォーマットを使用して情報を入力する際、前記申請事
項を指定することによってその定義フォーマットに従う
入力申請を行うステップと、前記設定登録ステップで設
定登録された内容に従い、前記ワークフローに入力申請
データを引き渡すか、もしくはその入力申請データを保
管するステップとがプログラムされ記録されることとし
た。

【００１７】上記プログラムステップを実行することに
より、ユーザ独自の申請処理を容易に追加できる汎用的
な仕組みを提供でき、このことにより、フォーマット定
義の概念をシステム管理者の枠組みにとらわれることな
くユーザに開放し、クライアント毎定義フォーマットを
自動生成できシステムの使い勝手が向上する。

【００１８】請求項１１に記載の記録媒体は、請求項１
０に記載の同媒体において、前記設定登録するステップ
は、定義フォーマットを作成するにあたり、少なくとも
フォーマット名称、その形式、及びデフォルト文字列を
設定入力するステップが更にプログラムされ記録される
こととした。また、請求項１２に記載の記録媒体は、請
求項１０に記載の同媒体において、前記設定登録するス
テップは、各申請事項毎どの定義フォームを使用するか
を、分類をキーとして、少なくともフォーマット名称な
らびにそのフォーマット、更には、ワークフローに申請
データを渡すか否かを入力することによって定義するス
テップが更にプログラムされ記録されることとした。更
に、請求項１３に記載の記録媒体は、請求項１１に記載
の同媒体において、前記設定登録した定義フォーマット
をプレビュー表示して前記定義したフォーマットを確認
するステップが更にプログラムされ記録されることとし
た。また、請求項１４に記載の記録媒体は、請求項１０
に記載の同媒体において、前記入力申請を行うステップ
は、分類を入力することによって申請事項の一覧を表示
するステップと、前記一覧の中から必要なものを選択指
定することにより申請入力画面を表示するステップと、
前記申請入力画面の指定フィールドに項目入力を行うス
テップとが更にプログラムされ記録されることとした。

【００１９】上記各プログラムステップを実行すること
によりユーザが独自の入力フォーマットが作成でき、ま
た、申請入力時に本文作成のためのユーザの負荷軽減が
はかれ、使い勝手の向上のほかに業務効率の改善もはか
れる。

【００２０】請求項１５に記載の記録媒体は、業務に関
連する情報を共有し、あらかじめ定義されたワークフロ
ーに従って情報の流れを管理するクライアントサーバシ
ステムに用いられ、クライアント毎定義フォーマットを
作成し、申請事項毎に前記作成されたいずれの定義フォ
ームを使用するかを設定登録するステップと、前記定義
フォーマットを使用して情報を入力する際、前記申請事
項を指定することによってその定義フォーマットに従う
入力申請を行うステップと、前記設定登録ステップで設
定登録された内容に従い、前記ワークフローに入力申請
データを引き渡すか、もしくはその入力申請データを保
管するステップと、前記申請事項毎に作成された定義フ
ォーマットをデータベース化して開放し、再利用するス
テップとがプログラムされ記録されることとした。

【００２１】上記プログラムステップを実行することに
より、ユーザ独自の申請処理を容易に追加できる汎用的
な仕組みが提供でき、フォーマット定義の概念をシステ
ム管理者の枠組みにとらわれることなくユーザに開放
し、クライアント毎定義フォーマットを自動生成する
他、これをデータベース化してシステムに開放すること
で再利用でき、業務効率の改善がはかれる。

【００２２】

【発明の実施の形態】図１は本発明におけるシステム構
成を示した図である。図１において、１０、２０はそれ
ぞれクライアントサーバシステムを示す。クライアント
サーバシステム１０において、１はサーバコンピュー
タ、２、３、４及び５はそれぞれクライアントコンピュ
ータを示す。クライアントサーバシステム１０におい
て、サーバコンピュータ１及びクライアントコンピュー
タ２からクライアントコンピュータ５の各端末を通信回
線３０で結ぶことによりＬＡＮ（Local Area Networ
k）が構築される。同様に、クライアントサーバシステ
ム２０において、１ａはサーバコンピュータ、２ａ、３
ａ及び４ａはそれぞれクライアントコンピュータを示
し、３０ａはＬＡＮ等の通信回線を示す。サーバコンピ
ュータ１ａ及びクライアントコンピュータ２ａからクラ
イアント４ａの各端末を通信回線３０ａで結ぶことによ
りＬＡＮが構築されている。ここでは、クライアントサ
ーバシステム１０を本社、クライアントサーバシステム
２０を遠隔地の支社に設置することを想定している。

【００２３】４０は公衆回線網を示し、公衆回線網４０
は、通信事業者が提供する交換接続型の加入電話網、パ
ケット交換網、若しくはＩＳＤＮ（Integrated Servic
esDigital Network）等の電気通信回線である。クライ
アントサーバシステム１０及び２０は、ルータ若しくは
ブルータ等のＬＡＮ同士を相互に接続するための装置と
公衆回線網４０とを介して接続されている。このような
構成にすることにより、遠隔地からの処理要求にも対応
することができる。また、公衆回線網４０をインターネ
ットに置き換える、若しくは、公衆回線網４０とインタ
ーネットを併用するというような実施形態とすることも
できる。

【００２４】サーバコンピュータ１は本社のサーバを示
し、サーバコンピュータ１は本社で管理するデータベー
ス（以下、「ＤＢ」ともいう）であるＤＢ５０を有する。
なお、本実施形態においてこのＤＢ５０の格納場所は、
サーバ１の端末の記憶装置と定義しているが、別サーバ
の記憶装置としても差し支えない。

【００２５】図２は、図１に示すサーバコンピュータ１
（１ａ）の内部構成を示すブロック図である。サーバコ
ンピュータ１（１ａ）は、ＣＰＵ１１を制御中枢とし
て、主記憶装置１２、ハードディスク装置（ＨＤＤ）１
３、入力装置１４、表示装置１５、ＬＡＮコントローラ
（モデム）１６がシステムバス１７に共通接続される。

【００２６】主記憶装置１２にはＯＳ（基本ソフトウェ
ア）として、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓＮ
Ｔ（１２１）が使用され、グラフィックユーザインタフ
ェース（ＧＵＩ）１２２、ワークフローエンジン１２
３、定義フォーム管理モジュール１２４が割り付けられ
記憶される。

【００２７】ワークフローエンジン１２３は、業務に適
したワークフローを定義するとともに、各業務の担当者
と仕事の受け渡しの順序、受け渡しの条件等を定義し、
ワークフローの実行時にはその定義に沿って自動的に各
社員のクライアント端末によってシステムが起動され、
次の担当者に引き渡されるものであり、本発明要旨とは
直接関係しないためこれ以上の説明は要しない。定義フ
ォーム管理モジュール１２４は、クライアントで定義作
成される、例えば申請書の定義フォームをデータベース
管理するために用意されたプログラムである。１２５
は、上記各プログラムによって使用されるワーク領域で
ある。

【００２８】ＨＤＤ装置１３には、文書保管ＤＢ１３
１、定義フォーム管理ＤＢ１３２が蓄積される。文書保
管ＤＢ１３１には、後述する稟議書、申請書他、クレー
ム報告等各種データファイルが蓄積される。定義フォー
ム管理ＤＢ（１３２）のみ、そのエリア割付の例が示さ
れている。すなわち、定義フォームＤＢ（１３２１）、
申請事項ＤＢ（１３２２）、入力データ保管ＤＢ（１３
２３）が割り付けられる。図３に上記した各ＤＢ（１３
２１、１３２２、１３２３）のファイル構造が示されて
いる。

【００２９】図３において、定義フォームＤＢ（１３２
１）は、（ａ）（ｂ）（ｃ）３つのファイル構造からな
り、（ａ）は、１エントリが、フォーマッド番号、名称
の各フィールドから構成され、（ｂ）は、フォーマット
番号、明細、明細形式、入力行桁数、デフォルト文字、
前リテラル、後リテラル、選択肢番号、明細世代番号等
各定義項目のフィールドから構成され、（ｃ）は、選択
肢番号、選択項目番号、名称等選択肢を管理する各フィ
ールドから構成される。

【００３０】申請事項ＤＢ（１３２２）は、大分類、中
分類、小分類、名称、申請様式、申請有無、参照権限、
フォーマット番号の各フィールドから構成される。大中
小の各分類は、図１３に（表１）として示すように、ユ
ーザがあらかじめ各申請事項を分類定義することにより
管理するものであって、ここでは小分類が実際の申請事
項に相当するものとする。また、名称は申請事項（小分
類）のタイトルのことをいい、申請の有無はワークフロ
ーシステムに連携するか否かを示す。また、参照権限は
入力データに関するアクセス権限であり、当該フィール
ドにより部門、あるいはユーザ毎のセキュリティが確立
されているものとする。更に、フォーマット番号は使用
する定義フォームを示す。

【００３１】入力データ保管ＤＢ（１３２３）は、
（ｅ）（ｆ）の２つのファイル構造から成る、（ｅ）
は、入力管理番号、起案番号、件名、申請日、大分類、
中分類、小分類、フォーマット番号で構成される。入力
管理番号は入力データを一意に識別するたに付される番
号であり、起案番号はワークフローの起案番号である。
また、大中小分類は申請事項ＤＢ（１３２２）の一部写
しであり、（ｅ）に示す核フィールドにより入力データ
の親ＤＢを構成する。（ｆ）は、入力管理番号、明細、
入力内容、世代番号の各フィールドから構成され、入力
データが各項目毎に保管される。

【００３２】説明を図２に戻す。入力装置１４として、
キーボード、マウスが、表示装置１５として、例えば高
精細液晶モニタが用意され、これら入出力装置でＧＵＩ
装置を構成する。主記憶装置１２に割り付けられたＧＵ
Ｉ（１２２）と協同して図８〜図１２に示す表示入力画
面を生成し、また、入出力処理を実行する。ＬＡＮコン
トローラ１６は、公衆回線網４０もしくはインターネッ
ト経由で接続されるクライアントとの通信を行う通信制
御ボードである。

【００３３】図４は、図１に示すクライアントコンピュ
ータ２〜５（２ａ〜５ａ）の内部構成を示すブロック図
である。

【００３４】クライアントコンピュータ２〜５（２ａ〜
５ａ）は、ＣＰＵ２１を制御中枢として、主記憶装置２
２、ハードディスク装置（ＨＤＤ）１３、入力装置２
４、表示装置２５、ＬＡＮコントローラ（モデム）２６
がシステムバス２７に共通接続される。

【００３５】主記憶装置２２にはＯＳ（基本ソフトウェ
ア）として、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ９
８（２２１）が使用され、ブラウザ２２２及び本発明が
具現化されるファイルジェネレータ（ＦＧ）２２３が割
り付けられ記憶される。主記憶装置２２には更に、ブラ
ウザ２２２及びＦＧ２２３によって使用されるワーク領
域２２３も割り付けられる。

【００３６】ローカルディスク装置２３には、上述した
サーバコンピュータ１（１ａ）から送られる情報の一部
写しを格納したり、ブラウザ２２２を介して外部をアク
セスしたときのキャッシュデータならびにＦＧ２２３に
よって生成される定義フォーマット情報等がテンポラリ
に格納される。また、入力装置２４として、キーボー
ド、マウスが、表示装置２５として例えば液晶モニタが
用意され、これら入出力装置でＧＵＩ装置を構成する。
主記憶装置１２に用意されるＯＳ（図示せぬドライバソ
フトウェア）２２１と協同して図８〜図１２に示す表示
入力画面を生成し、また、入出力処理を実行する。ＬＡ
Ｎコントローラ２６は、公衆回線網４０もしくはインタ
ーネット経由で接続されるサーバコンピュータ１（１
ａ）との通信を行う通信制御ボードである。

【００３７】上記したクライアントコンピュータがユー
ザによって操作され、ＦＧ（２２３）が起動されたとき
の機能展開図を図１４に示す。ここでは、フォーマット
生成装置として示すが、ハードウェア的には主記憶装置
２２に格納されたＦＧ２２３を実行するＣＰＵ２１であ
る。図１４において、フォーマット生成装置は、定義フ
ォーマット登録部２２３１、制御部２２３２、文書作成
部２２３３、そして入力データ保管ＤＢ（１３２３）で
構成される。

【００３８】定義フォーマット登録部２２３１は、後述
する定義フォーマットを作成し、申請事項毎に作成され
たいずれの定義フォーマットを使用して入力するかを設
定登録する部分である。文書作成部２２３３は、定義フ
ォーマットを使用して入力申請する際、申請事項を指定
することによってその定義フォーマットに従う入力申請
を行う。制御部２２３２はフラグ２０００を内蔵し該フ
ラグに設定された値に従い作成した文書をワークフロー
に引き渡すか、もしくはその入力情報を入力データ保管
ＤＢ（１３２３）に保管するいずれかのルートを決定し
制御する。

【００３９】また、文書作成部２２３３は、ＧＵＩ（Gr
aphical User Interface）部３０００と文書生成部４
０００から構成される。ここでは、ＧＵＩ部３０００に
よって定義フォーマットを使用して情報を入力する際、
あらかじめ設定登録された情報の内容を一覧表示し、そ
の中から選択指定することによって指定の定義フォーマ
ットで情報入力画面を表示し、文書生成部４０００によ
って、画面表示されたデフォルト文字を含む定義フォー
マットに従い、その指定フィールドに項目入力すること
によって所望の文書を生成する。

【００４０】図５は、本発明実施形態の動作を説明する
ために引用した図であり、全体の概略動作の流れを示す
フローチャートである。

【００４１】以下、図５に示すフローチャートを参照し
ながら図１乃至図４に示す本発明実施形態の概略動作に
ついて説明する。まず、ユーザは、クライアントコンピ
ュータ２〜５（２ａ〜５ａ）を操作してＦＧ２２３を起
動して定義フォームの作成を行う（ステップＳ５１）。
ここでは、フォーマット名を定義して定義フォームＤＢ
（１３２１）を構成する各フィールドデータを入力す
る。次に、申請事項の設定を行い、申請事項ＤＢ（１３
２２）を構成する各フィールドデータを設定入力する
（ステップＳ５２）。以上で入力申請前の保守作業が完
了し、実際に定義画面を表示して入力申請処理が開始さ
れる（ステップＳ５３）、次に、ステップＳ５４で、先
のステップＳ５２における申請事項の設定処理におい
て、入力申請されたデータをワークフローに渡すか否か
のデータがフラグ設定されているため、これを参照す
る。そしてフラグがＯＮしていた場合に入力データをワ
ークフローに渡し、一旦その入力データを保管し（ステ
ップＳ５５）て決裁処理（ステップＳ５６）を実行す
る。フラグがＯＮしていなかった場合は、入力データ保
管ＤＢ（１３２３）に保管する処理（ステップＳ５７）
を実行する。そしていずれの場合においても作成された
文書を文書保管ＤＢ（１３１）に保管する。このことに
より、定義フォームのみならず、保管した入力データ、
すなわち申請文を参照することによって再利用可能とな
る。

【００４２】図６、図７は、本発明実施形態の動作を詳
細に説明するために引用した図であり、更に詳しくは、
クライアントコンピュータ２（３、４、５）に実装され
るＦＧ２２３による、定義ファイルの作成処理、入力申
請処理におけるそれぞれのプログラム処理手順がフロー
チャートで示されている。なお、図６に示す定義ファイ
ル作成処理のうち、（ａ）はフォーマット作成、（ｂ）
は分類登録処理の手ジョンを示す。また、図８乃至図１
２は、定義フォーマット作成画面、プレビュー画面、入
力分類の登録画面、申請事項の一覧表示画面、定義フォ
ームによる申請入力画面のそれぞれの画面構成を示す図
である。

【００４３】以下、図６乃至図１２を参照しながら図１
乃至図４ならびに図１４に示す本発明実施形態の動作に
ついて詳細に説明する。

【００４４】先に説明したように、まず、ユーザは自身
のクライアントコンピュータ２〜５（２ａ〜５ａ）を操
作することによってＦＧ（２２３）を起動し、フォーマ
ット名を入力（図６（ａ）のステップＳ６１）すること
により図８に示す入力フォーマットの作成画面を表示す
る。この画面に表示されるボックスに従って新規のデー
タを逐次入力することで所定の入力フォーマットが定義
される。ここでは、明細、名称、形式、表示行数、表示
桁数、チェック関数、選択肢、デフォルト文字列、前リ
テラル、後リテラル、数値条件判定等の定義項目を入力
すべくフィールト入力が促される。ユーザが逐次この各
項目を入力する（ステップＳ５１１〜Ｓ５１４）ことで
定義フォーマットが作成され、定義フォームＤＢ（１３
２１）が構築される。また、画面上には図に示すように
表形式で定義フォーマットが明細順に表示される。ま
た、プレビュー釦をクリックする（ステップＳ６３）こ
とによって図９に示すプレビュー画面が表示され（ステ
ップＳ６４）、定義されたフォーマットを確認すること
ができる。

【００４５】次にユーザは、定義フォーマットを使用し
て申請する各申請事項を個別に設定する。ここでは各申
請事項毎にどの定義フォームを使うか、また、ワークフ
ローシステムに申請データを引き渡すか否かを設定入力
する。すなわち、はじめに図１０に示す入力分類の登録
画面が表示される。ユーザは、この入力分類の登録操作
前に申請書類の書式分類を所定の体系に従い分類してお
く必要がある。ここでは図１３に（表１）として示す体
系を使用するものとする。なお、分類体系は任意に設定
可能である。

【００４６】ここでは図１０に示す入力分類の登録画面
に表示されるボックスに従って新規のデータを逐次入力
することで所定の入力分類が設定登録される。この画面
によれば、中分類、小分類、名称、フォーマット、申請
処理の有無、申請様式、区分、ルート変更、起動アプリ
ケーション、備考の各設定項目を定義すべくフィールド
入力が促される。ユーザが逐次この各項目を入力する
（図６（ｂ）のステップＳ５２１〜Ｓ５２４）ことで各
申請事項毎にどの定義フォーマットを使用するか設定登
録され、また、申請事項ＤＢ（１３２２）が構築され
る。また、画面上には図に示すように表形式で入力分類
の登録項目が中分類に従って表示される。

【００４７】以上の準備を行ってはじめてシステムとし
て運用させることができる。図７にその処理手順が、図
１１、図１２にその処理画面が示されている。図１１は
稟議書、報告書の作成画面である。ユーザはまずこの画
面を表示した後、稟議分類のボックスに例えば与信稟議
を入力する。このことにより、既に登録されている与信
稟議の定義フォームは図１０に示す４種類であるため、
それらが一覧表示される。この中から所望の稟議事項を
クリックすることによって図１２に示す定義フォームに
よる申請入力画面が表示される（ステップＳ５３１〜ス
テップＳ５３４）。なお、ここでは稟議分類になってい
るが、報告書等稟議以外にも使用できることはいうまで
もない。

【００４８】そして図１２に示す申請入力画面に必要事
項を入力することにより定義フォーマットに従う稟議
書、あるいは報告書の作成が可能となる。また、フリー
入力領域Ｘも用意され、ここに添付書類を貼り付けた
り、あるいは追加報告が可能となる。ここで入力され、
作成される稟議書、報告書はサーバコンピュータ１（１
ａ）の定義フォーム管理モジュール１２４によってハー
ドディスク装置１３に文書保管ＤＢ（１３１）として蓄
積される。ここではこれら書式の単なる作成、申請の他
に、先の文書保管ＤＢ（１３１）を検索することにより
定義フォームも含めた入力データの照会、活用（再利
用）が可能となる。

【００４９】蓄積された文書を利用しようとするユーザ
は、自身のクライアントコンピュータ２〜５（２ａ〜５
ａ）を操作して文書保管ＤＢ（１３１）をアクセスして
情報検索を行なう。更に、検索画面にあるタイトルなら
びに概要を参考に、活用したい文書を選択し、そのタイ
トルをクリックすることにより、その詳細文書がダウン
ロードされ表示される。

【００５０】なお、上述したフォーマット生成のための
処理をコンピュータに実行させるためのプログラム、す
なわち、ＦＧ２２３は、ＣＤ―ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤー
ＲＯＭ等の記録媒体に記録されて配布され、または、イ
ンターネットでのダウンロードにより配布され、サーバ
コンピュータ１（１ａ）にインストールされ使用され
る。このプログラムファイルが起動されることにより、
定義フォーマットの作成、ならびに申請入力処理が可能
となる。なお、本実施形態においては、図１のクライア
ントサーバシステム１０におけるサーバコンピュータ１
の端末にインストールされている。また、上述した本実
施形態では、文書をＨＴＭＬ(hypertextmarkup langua
ge)形式にて作成しているので、申請文書内容データ中
の命令データは、「＜」と「＞」で挟まれた予約語であるタ
グに相当する。命令データが規定する表示形式にて表示
する表示手段としてはブラウザを用いている。また、Ｈ
ＴＭＬとは、ＷＷＷ（world wide web）で使用されて
いるホームページを公正する文書を記述するためのプロ
グラム言語である。一方、ブラウザとは、インターネッ
トのホームページ等を眺めるためのソフトウェアであ
り、このブラウザのＨＴＭＬのタグで規定された表示形
式にて表示するという機能は公知技術である。なお、本
実施例の形態では、ＨＴＭＬ形式にて申請文書を作成し
ているが、本発明はこれに限定するものではなく、ＸＭ
Ｌ（extensible markup language）形式、ＳＧＭＬ
（standard generalized markup language）形式等
により申請文書を作成することもできる。

【００５１】ブラウザとしては、マイクロソフト社の「I
nternet Explorer」及びネットスケープコミュニケーシ
ョンズ社の「Netscape Navigator」等が知られている。
さらに、ブラウザにはあらゆるコンピュータとネットワ
ークにおいてＴＣＰ／ＩＰによって動作可能にするとい
う機能、及びネットワークコンピュータの処理能力を利
用することを可能とする機能を有し、ブラウザを用いる
ことでこれらの機能も利用することが可能となる。

【００５２】従って、本実施形態においては、ブラウザ
が表示手段として、図１に示す各クライアント端末及び
サーバ端末に予め実行可能な状態で用意され、ＨＴＭＬ
形式にて作成された申請文書情報の申請文書内容データ
をブラウザに出力させることにより、文書情報の内容を
容易に表示させることができる。

【００５３】

【発明の効果】以上説明のように本発明によれば、ユー
ザ独自の申請処理を容易に追加できる汎用的な仕組みを
提供することにより、フォーマット定義の概念をシステ
ム管理者の枠組みにとらわれることなくユーザに開放
し、クライアント毎定義フォーマットを自動生成し、再
利用可能なフォーマット生成装置ならびに方法および同
方法がプログラムされ記録される記録媒体を提供するこ
とができる。

【００５４】また、ワークフローシステムに限らず情報
を部門間で共有するシステムに対し書式の自動生成機能
を付加することができ、このことにより、クライアント
の全てが独自の入力フォームを作成でき、情報の流れが
円滑になると共に使い勝手が向上する。更に、稟議書等
決裁処理を要するものとの連携は勿論のこと、単なる報
告等のためのデータ保存にも適用できる。また、あらか
じめ書式を作成し、例えば稟議書の申請事項毎に作成さ
れたいずれの定義フォーマットを使用して入力するかを
設定登録し、この定義フォーマットを使用して申請書類
を作成しデータベース化しておくことにより再利用を行
うことができ業務効率の改善がはかれる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のフォーマット生成方法が実現されるク
ライアントサーバシステムの実施形態を示すブロック図
である。

【図２】図１に示すサーバコンピュータの内部構成を示
すブロック図である。

【図３】図２に示す定義フォーム管理ＤＢのデータ構造
を示す図である。

【図４】図１に示すクライアントコンピュータの内部構
成を示すブロック図である。

【図５】本発明実施形態における全体の流れをフローチ
ャートで示した図である。

【図６】定義フォーム作成処理のための処理手順をフロ
ーチャートで示した図である。

【図７】入力申請処理のための処理手順をフローチャー
トで示した図である。

【図８】入力フォーマットの作成画面を示す図である。

【図９】定義フォーマットのプレビュー画面を示す図で
ある。

【図１０】入力分類の登録画面を示す図である。

【図１１】稟議書、報告書の作成画面を示す図である。

【図１２】定義フォーマットによる申請入力画面を示す
図である。

【図１３】本発明実施形態において使用される申請書類
の分類体系を例示した表である。

【図１４】本発明のフォーマット生成装置の実施形態を
示す図である。

【符号の説明】

１ サーバコンピュータ ２（３、４、５） クライアントコンピュータ １０（２０） クライアントサーバシステム １１（２１） ＣＰＵ １２（２２） 主記憶装置 １３ ハードディスク装置 １４（２４） 入力装置 １５（２５） 表示装置 １６（２６） ＬＡＮコントローラ １７（２７） システムバス ２３ ローカルディスク装置 ３０ ＬＡＮ回線 ４０ 公衆回線網 １２１（２２１） ＯＳ １２２ ＧＵＩ １２３ ワークフローエンジン １２４ 定義フォーム管理モジュール １２５ ワーク領域 １３１ 文書保管ＤＢ １３２ 定義フォーム管理ＤＢ ２２２ ブラウザ ２２３ ファイルジェネレータ（ＦＧ） １３２１ 定義フォームＤＢ １３２２ 申請事項ＤＢ １３２３ 入力データ保管ＤＢ

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 業務に関連する情報を蓄積し、その情報
   を共有するクライアントサーバシステムに使用されるフ
   ォーマット生成方法であって、 クライアント毎、前記情報の定義フォーマットを作成
   し、情報の内容毎に前記作成されたいずれの定義フォー
   マットを使用して入力するかを設定登録し、 前記定義フォーマットを使用して情報を入力する際、前
   記情報内容を指定することによってその定義フォーマッ
   トに従う情報入力を行い、サーバにその入力情報を引き
   渡すか、もしくはその入力情報を保管することを特徴と
   するフォーマット生成方法。
2. 【請求項２】 前記情報を共有するクライアントサーバ
   システムは、業務に関連する情報を部門で共有し、その
   情報の流れを管理するワークフローが定義されて成るこ
   とを特徴とする請求項１に記載のフォーマット生成方
   法。
3. 【請求項３】 前記入力情報を前記ワークフローへ引き
   渡すか、保管するかの選択は、前記定義フォーマットの
   設定登録時にあらかじめ設定登録された内容に従うこと
   を特徴とする請求項２に記載のフォーマット生成方法。
4. 【請求項４】 前記定義フォーマットにデフォルト文字
   を設定して本文の標準化をはかることを特徴とする請求
   項１または２に記載のフォーマット生成方法。
5. 【請求項５】 前記定義フォーマットを使用して情報を
   入力する際、あらかじめ設定登録された情報の内容を一
   覧表示し、その中から選択指定することによって指定の
   定義フォーマットで情報入力画面を表示することを特徴
   とする請求項１または２に記載のフォーマット生成方
   法。
6. 【請求項６】 業務に関連する情報を共有し、あらかじ
   め定義されたワークフローに従って情報の流れを管理す
   るクライアントサーバシステムを用いたフォーマット生
   成装置であって、 前記クライアントサーバシステムは、前記情報の定義フ
   ォーマットを作成し、情報の内容毎に前記作成されたい
   ずれの定義フォーマットを使用して入力するかを設定登
   録する定義フォーマット登録手段と、 前記定義フォーマットを使用して情報を入力する際、前
   記情報内容を指定することによってその定義フォーマッ
   トに従う情報入力を行うことにより文書を作成する文書
   生成手段と、 前記作成した文書をワークフローに引き渡すか、もしく
   はその入力情報を保管する制御手段とを備えて成ること
   を特徴とするフォーマット生成装置。
7. 【請求項７】 前記文書作成手段は、前記定義フォーマ
   ットを使用して情報を入力する際、あらかじめ設定登録
   された情報の内容を一覧表示し、その中から選択指定す
   ることによって指定の定義フォーマットで情報入力画面
   を表示するＧＵＩ手段を備えることを特徴とする請求項
   ６に記載のフォーマット生成装置。
8. 【請求項８】 前記文書作成手段は、更に、画面表示さ
   れたデフォルト文字を含む定義フォーマットに従い、そ
   の指定フィールドに項目入力することによって所望の文
   書を生成する文書生成手段を更に備えることを特徴とす
   る請求項６に記載のフォーマット生成装置。
9. 【請求項９】 前記制御手段は、前記定義フォーマット
   の設定登録の内容がセットされるフラグを有し、該フラ
   グに従い前記入力情報を前記ワークフローへ引き渡すか
   もしくは保管することを特徴とする請求項６に記載のフ
   ォーマット生成装置。
10. 【請求項１０】 業務に関連する情報を共有し、あらか
    じめ定義されたワークフローに従って情報の流れを管理
    するクライアントサーバシステムに用いられ、 クライアント毎定義フォーマットを作成し、申請事項毎
    に前記作成されたいずれの定義フォームを使用するかを
    設定登録するステップと、 前記定義フォーマットを使用して情報を入力する際、前
    記申請事項を指定することによってその定義フォーマッ
    トに従う入力申請を行うステップと、 前記設定登録ステップで設定登録された内容に従い、前
    記ワークフローに入力申請データを引き渡すか、もしく
    はその入力申請データを保管するステップとがプログラ
    ムされ記録されるコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。
11. 【請求項１１】 前記設定登録するステップは、定義フ
    ォーマットを作成するにあたり、少なくともフォーマッ
    ト名称、その形式、及びデフォルト文字列を設定入力す
    るステップが更にプログラムされ記録されることを特徴
    とする請求項１０に記載の記録媒体。
12. 【請求項１２】 前記設定登録するステップは、各申請
    事項毎どの定義フォームを使用するかを、分類をキーと
    して、少なくともフォーマット名称ならびにそのフォー
    マット、更には、ワークフローに申請データを渡すか否
    かを入力することによって定義するステップが更にプロ
    グラムされ記録される請求項１０に記載の記録媒体。
13. 【請求項１３】 前記設定登録した定義フォーマットを
    プレビュー表示して前記定義したフォーマットを確認す
    るステップが更にプログラムされ記録される請求項１１
    に記載の記録媒体。
14. 【請求項１４】 前記入力申請を行うステップは、分類
    を入力することによって申請事項の一覧を表示するステ
    ップと、前記一覧の中から必要なものを選択指定するこ
    とにより申請入力画面を表示するステップと、前記申請
    入力画面の指定フィールドに項目入力を行うステップと
    が更にプログラムされ記録される請求項１０に記載の記
    録媒体。
15. 【請求項１５】 業務に関連する情報を共有し、あらか
    じめ定義されたワークフローに従って情報の流れを管理
    するクライアントサーバシステムに用いられ、 クライアント毎定義フォーマットを作成し、申請事項毎
    に前記作成されたいずれの定義フォームを使用するかを
    設定登録するステップと、 前記定義フォーマットを使用して情報を入力する際、前
    記申請事項を指定することによってその定義フォーマッ
    トに従う入力申請を行うステップと、 前記設定登録ステップで設定登録された内容に従い、前
    記ワークフローに入力申請データを引き渡すか、もしく
    はその入力申請データを保管するステップと、 前記申請事項毎に作成された定義フォーマットをデータ
    ベース化して開放し、再利用するステップと、がプログ
    ラムされ記録されるコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。