JP2000348023A - 文書版管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 派生版のない直線系列の改版のみ行う版管理
方法を提供するよう、このような改版制限の指定を可能
とすると共に、該指定以後では直線系列改版の改版のみ
が行われるように改版を確実に制限する。 【解決手段】 文書記憶装置１は、文書名と共に版名を
付与して電子的に文書を保存する。付加情報管理装置２
は、改版文書保存に際しては、どの文書が最新版である
か示す情報を更新し、又直線系列改版を指定するオプシ
ョンを設定する。改版制限装置３は、該直線系列改版オ
プションが設定されていた場合には、最新版の場合の
み、今回の改版を許可し、改版前の文書はそのまま保存
しておいて、改版前の文書と同一の文書名、及び異なる
版名を付与して改版後の文書を保存させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書名と共に版名
を付与して電子的に文書を保存する文書版管理システム
に係り、特に、派生版のない直線系列の改版のみ行う版
管理方法を提供するよう、このような改版制限の指定を
可能とすると共に、該指定以後では直線系列改版の改版
のみが行われるように改版を確実に制限することができ
る文書版管理方法、文書版管理装置、及び該文書版管理
装置に係るコンピュータプログラムを記録したコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書管理において、作成後に一旦配布し
てからも、何らかの訂正などが生じる場合がある。この
ような場合は、古い版を新しい版に差し替えるよう、新
しい版を再配布する必要があり、何らかの版管理が必要
になる。

【０００３】従来、版管理方法には標準的なものがな
く、様々な形態のものがある。例えば、旧版の文書を保
存する方法もあれば、保存しない方法もある。又、複数
版の併存を許す方法もあれば、許さない方法もあり、こ
のように様々であった。

【０００４】その中で特開平８−４４７６６は、複数の
版の文書管理情報を保存し、更に、任意の版からの新た
な版の派生を許している。他の版管理方法は、言うなれ
ばすべてこの特開平８−４４７６６の特殊な場合と考え
ることができる。従って、該特開平８−４４７６６は、
版管理方法としては現在、最も基本的と言える。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、この特
開平８−４４７６６は基本的ではあるものの、特殊化し
た版管理を行う場合が考慮されていない。

【０００６】例えば、派生版を許さず、１つの最新版の
みを有効として維持するのは、比較的一般に行われる版
管理方法である。しかしながら、特開平８−４４７６６
では、派生版のないことを文書管理システムが保証する
ことはできない。なお、このように派生版の作成を許さ
ず、直前の版が最新版の場合のみ、今回の改版を許可す
ると共に、以後、改版は最新版からだけ可能とする改版
を、以下、直線系列改版と呼ぶ。

【０００７】本発明は、前記従来の問題点を解決するべ
くなされたもので、特開平８−４４７６６の開示する基
本的な版管理を実現しながらも、必要に応じて派生版の
ない直線系列の改版のみ行う版管理方法を提供するよ
う、このような改版制限の指定を可能とすると共に、該
指定以後では直線系列改版の改版のみが行われるように
改版を確実に制限することができる文書版管理システム
を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】まず、本願の第１発明の
文書アクセス管理方法は、電子的に文書を保存する際
に、文書名と共に版名を付与するようにし、改版した文
書を保存する際には、改版前の文書はそのまま保存して
おいて、改版前の文書と同一の文書名、及び異なる版名
を付与して改版後の文書を保存すると共に、該改版文書
保存に際しては、どの文書が最新版であるか示す情報を
更新し、又直線系列改版を指定するオプションを設定で
きるようにし、更に、該直線系列改版オプションが設定
されていた場合には、改版は最新版からだけ可能とした
ことにより、前記課題を解決したものである。

【０００９】次に、本願の第２発明の文書アクセス管理
装置は、文書名と共に版名を付与して電子的に文書を保
存する文書記憶装置と、改版文書保存に際しては、どの
文書が最新版であるか示す情報を更新し、又直線系列改
版を指定するオプションを設定する付加情報管理装置
と、該直線系列改版オプションが設定されていた場合に
は、最新版の場合のみ、今回の改版を許可し、改版前の
文書はそのまま保存しておいて、改版前の文書と同一の
文書名、及び異なる版名を付与して改版後の文書を保存
させる改版制限装置と、を備えるようにしたことによ
り、前記課題を解決したものである。なお、上記の文書
記憶装置、付加情報管理装置及び改版制限装置は、実体
としてはコンピュータプログラムによって実現すること
も可能である。

【００１０】更に、本願の第３発明のコンピュータ読み
取り可能な記録媒体は、上記第２発明に記載の前記文書
記憶装置、前記付加情報管理装置及び前記改版制限装置
を制御するコンピュータプログラムを記録したコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体を提供することで、前記課
題を解決したものである。

【００１１】以下、本発明の作用について、簡単に説明
する。

【００１２】図１は、本発明に係る典型的な文書版管理
装置の構成を示すブロック図である。

【００１３】図１に示す文書版管理装置は、文書名と共
に版名を付与して電子的に文書を保存する。又、本発明
の文書版管理装置では、文書記憶装置１と、付加情報管
理装置２と、改版制限装置３とを有する。又、符号７
は、版管理する対象となる文書である。

【００１４】又、関係する最新版判定情報５、及び直線
系列改版オプション情報６は、いずれについても、専用
の記憶装置に保存してもよい。あるいは版管理する文書
と共に、文書記憶装置１に保存してもよい。

【００１５】ここで、最新版判定情報５は、どの文書が
最新版であるか示す情報である。又、直線系列改版オプ
ション情報６は、直線系列改版を指定するオプションを
設定する情報である。この情報において、直線系列改版
オプションが設定されていた場合には、最新版の場合の
み、今回の改版を許可すると共に、以後、改版は最新版
からだけ可能とする。

【００１６】図１において、文書記憶装置１は、文書名
と共に版名を付与して電子的に文書を保存する。付加情
報管理装置２は、改版文書保存に際しては、これまで最
新版であった文書は最新ではないものとされ、かつ、今
回改版で新たに保存する文書は最新版であるとされるよ
うに、最新版判定情報５を更新する。又該付加情報管理
装置２は、ユーザの判断によって直線系列改版オプショ
ンが設定される場合、直線系列改版オプション情報６に
対して、該設定をする。改版制限装置３は、該直線系列
改版オプションが設定されていた場合には、最新版の場
合のみ、今回の改版を許可し、改版前の文書はそのまま
保存しておいて、改版前の文書と同一の文書名、及び異
なる版名を付与して改版後の文書を保存させるよう、改
版を制限する。

【００１７】以上のような構成において、本発明では、
電子的に文書を保存する際に、文書名と共に版名を付与
するようにしている。又、改版した文書を保存する際に
は、改版前の文書はそのまま保存しておいて、改版前の
文書と同一の文書名、及び異なる版名を付与して改版後
の文書を保存する。更にこれと共に、該改版文書保存に
際しては、どの文書が最新版であるか示す情報を更新
し、又直線系列改版を指定するオプションを設定できる
ようにする。更に、該直線系列改版オプションが設定さ
れていた場合には、最新版の場合のみ、今回の改版を許
可すると共に、以後、改版は最新版からだけ可能とす
る。

【００１８】従って、派生版のない直線系列の改版のみ
行う版管理方法を提供するよう、このような改版制限の
指定を可能とすると共に、該指定以後では直線系列改版
の改版のみが行われるように改版を確実に制限すること
ができる。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、図を用いて本発明の実施の
形態を詳細に説明する。

【００２０】図２は、本発明が適用された実施形態の文
書管理システムの構成を示すブロック図である。

【００２１】本実施形態は、文書管理サーバ装置２０及
び任意数のクライアント装置１０により構成される。ク
ライアント装置１０はネットワークにより、文書管理サ
ーバ装置２０に接続される。

【００２２】各クライアント装置１０にはＷＷＷ（worl
d wide web）ブラウザを搭載する。該クライアント装
置１０ではＷＷＷブラウザを用いて、表示画面１２や１
６のような画面表示を行う。又ＷＷＷブラウザは、表示
された画面上のボタン、例えば起動ボタン１３や１７を
操作しながら、必要な機能が実現できるようにしてい
る。

【００２３】文書管理サーバ装置２０には、サーバ・プ
ログラム接続機構部２１と、汎用文書管理機構部２３
と、文書管理以外のアプリケーション用処理記述２７や
２８と、これらアプリケーションに固有のプログラム・
ライブラリ、即ちアプリ固有プログラム・ライブラリ６
１や６２と、データベース５０及びデータベース・イン
タフェイス部５２と、検索部５５と、文書ファイル格納
部５６とを含んでいる。

【００２４】上記のサーバ・プログラム接続機構部２１
は、ＷＷＷサーバ・プログラムや、例えば米国ＩＢＭ社
のウェブ・スフェアなどが備えている、ＪＳＰ（Ｊａｖ
ａＳｅｒｖｅｒＰａｇｅ）実行管理部やServlet実行管
理部などの、ＷＷＷブラウザからの、ＷＷＷサーバ・プ
ログラム以外のプログラムへの処理要求メッセージを仲
介するミドルウェア・プログラムを含んでいる。これら
のミドルウエア・プログラムは、クライアント装置１０
側の表示画面を文書管理サーバ装置２０側から提供する
際にも用いられる。

【００２５】又、前述の汎用文書管理機構部２３は、符
号３１〜３８で示すような様々なアプリケーション・プ
ログラムを含むコア・プログラム・ライブラリ３０と、
クライアント装置１０との間の様々な処理を行うプログ
ラムである処理記述２５や２６とを含んでいる。

【００２６】コア・プログラム・ライブラリ３０には、
文書管理プログラム群として、文書属性管理部３４と、
文書アクセス管理部３５と、版管理部３６とを有してい
る。又該コア・プログラム・ライブラリ３０は、文書フ
ァイル操作部３８を介してアクセスする文書ファイル格
納部５６を検索対象とする、汎用の全文検索エンジンの
検索部５５を操作するための、全文検索操作部３７を有
している。更に、データベース・インタフェイス部５２
を介して、汎用のデータベースであるデータベース５０
にアクセスするための、データベースアクセス部３３を
有している。

【００２７】以下、本実施形態の作用について説明す
る。

【００２８】所望の機能の提供を受けるため利用者がク
ライアント装置１０を操作すると、該クライアント装置
１０上のＷＷＷブラウザから、文書管理サーバ装置２０
上にある文書管理プログラムの起動を要求するメッセー
ジを当該文書管理サーバ装置２０に送出する。

【００２９】すると、該文書管理サーバ装置２０におい
て、サーバ・プログラム接続機構部２１がメッセージの
要求に応じてこれに対応する処理記述２５を選択してこ
れを起動し、その中のサーバ処理記述に応じてコア・プ
ログラム・ライブラリ３０にある、要求された例えば符
号３４〜３６の文書管理プログラム、あるいはその他の
プログラムが起動される。起動されたプログラムによる
処理結果をクライアント装置１０において表示するた
め、該処理結果を表示する画面プログラムが、処理記述
２５中のクライアント画面記述に従って生成され、サー
バ・プログラム接続機構部２１によって、要求を出した
クライアント装置１０に送られる。そうしてから当該ク
ライアント装置１０で実行され、該実行によって上記の
処理結果が表示される。この画面プログラムの一例は、
図３〜図５に示すとおりである。

【００３０】このような画面プログラムによって例え
ば、表示画面１２が表示される。又、該表示画面１２に
は、関連する機能を実行するための起動ボタン１３など
が配置されている。

【００３１】次に利用者が、例えば表示画面１２の起動
ボタン１３をマウスなどのポインティング・デバイスで
指し示しながら、該ポインティング・デバイスのクリッ
ク・ボタンを押下するなどで、該起動ボタン１３を押下
する。すると、上述のように文書管理サーバ装置２０で
生成されクライアント装置１０に送られた画面プログラ
ムにより、該押下が検知されると共に、押下された起動
ボタン１３に対応するサーバ・プログラムの起動を要求
するメッセージが、クライアント装置１０から文書管理
サーバ装置２０に送り出される。

【００３２】該メッセージを受け取ると文書管理サーバ
装置２０において、要求された処理を行う。例えば、処
理記述２６を経由して、コア・プログラム・ライブラリ
３０の文書属性管理部３４により、文書管理データが特
定の値を持つ文書を検索することができる。あるいは、
全文検索操作部３７により、特定の文字列を含む文書を
検索することができる。

【００３３】該要求処理の結果は、前述した処理記述２
５や該処理記述２５以降の処理と同様に、例えば処理記
述２６などでクライアント装置１０において、例えば表
示画面１６として表示することができる。例えば、該要
求処理が文書検索であれば、該当する文書をクライアン
ト装置１０で、表示画面１６としてリスト表示すること
ができる。

【００３４】更には、表示画面１６に基づいて、利用者
が続く処理を実行させることもできる。例えば、このよ
うな文書リスト中の特定の文書をクライアント装置１０
側で利用者が選択して、文書管理サーバ装置２０側にあ
るその文書管理データを参照するといったような、一連
の文書管理操作を実行することができる。

【００３５】ここで、本実施形態において本発明は、主
として、版管理部３６でなされる、版管理において適用
される。又、関連して文書ファイル操作部３８などにお
ける、文書ファイル格納部５６に保存された文書の種々
の取り扱いにおいても適用されている。

【００３６】即ち、版管理部３６において、図１に示し
た付加情報管理装置２、及び改版制限装置３の機能を実
現するものが構成されている。又、文書ファイル格納部
５６において、文書記憶装置１が実現されている。デー
タベース５０において、最新版判定情報５及び直線系列
改版オプション情報６が保存されている。

【００３７】これら最新版判定情報５及び直線系列改版
オプション情報６については、具体的には、本実施形態
で利用している文書属性管理部３４で提供される機能で
ある、ユーザが定義し活用できる各文書の属性の設定を
利用している。即ち、最新版判定情報５、及び直線系列
改版オプション情報６それぞれについて、該機能で設定
できる属性を定義して利用している。従って、データベ
ース５０中の各文書の属性として、「版名」、「最新版
マーク」、及び後述するオプションを記入する「版管理
オプション記入欄」を設けることになる。

【００３８】本実施形態における版管理について、以下
に説明する。

【００３９】本実施形態においては、まず、版は各々独
立した文書として運用することを基本とし、並行して存
在させる方針とする。従って、新しい版に改版された場
合も、古い版は保存しておく。又、最新版のみを有効と
するような特殊な扱いは、オプションの設定で実現す
る。

【００４０】本実施形態において、改版に際しては、同
じ文書名、異なる版名で元の版の属性集合をコピーして
新しい属性集合を作成する。又、ファイルが登録されて
いれば、該ファイルもサーバ上でコピーする。改版は新
しい文書の作成であり、後の過程は同じである。

【００４１】又、オプションの設定による指定がない場
合は、どの版からでも新しい版が作れる。従って、版の
間の順序関係が必ずしも１系列でないため、版は番号で
はなく名称で識別する。

【００４２】以下に本実施形態において用いている、直
線系列改版に関するオプションのＡ１〜Ａ４について説
明する。

【００４３】（Ａ１）直線系列改版オプション：新規文
書作成時に指定する。全版共通であり、一旦設定した場
合は、以降の改版はすべて直線系列改版のみ可能とす
る。随時設定はできるが、一旦設定すると解除できな
い。このオプションが設定されている場合、改版は最新
版からのみ可能とする。最新版がどの文書であるかを記
録しておく。改版された文書の版名は、初版から通し番
号を自動的につける。版名は、解除時も変更不可。改版
の文書が承認された時に、旧版を全グループに対して参
照停止状態にする。

【００４４】ここで、上記のグループには、本実施形態
において扱う文書を用いるユーザが所属する。本実施形
態においては、文書を少なくとも参照するユーザは必
ず、いずれかのグループに所属するようにしている。

【００４５】（Ａ２）自動回収オプション：直線系列改
版オプションへの追加オプションである。随時、指定可
能であり、解除も可能である。このオプションが設定さ
れている場合、改版承認時に配布版をすべて回収（消
去）し、同じ配布先に新版を配布する。配布後は、配布
について配布ログに記入する。配布先からの受領確認は
別途必要である。

【００４６】（Ａ３）自動破棄オプション：自動回収オ
プションへの、更に追加のオプションである。随時指定
可能であり、解除可能である。このオプションが設定さ
れている場合、自動回収オプション実行後、自動的に旧
版を廃棄する。

【００４７】（Ａ４）改定中状態表示オプション：独立
オプション。版毎に設定する。随時指定可能であり、解
除可能である。このオプションが設定されている場合、
ある版に対して改版が起きた時、そのすべての配布版に
「改版中」の印をつける。印をつける期間は、その文書
が承認または削除されるまでである。

【００４８】なお、本実施形態において、改版の際には
以下のような処理を行う。

【００４９】即ち、文書を改定する際には、入力で指定
した文書と同じ属性を持つ文書を作成し、入力で指定さ
れた版名を与える。版名は重複チェックを行う。そうし
てから、文書共通属性の「元版」を記入する。又、ファイ
ルが登録されていればファイルもコピーし、登録ディレ
クトリに置く。

【００５０】改版に際して、入力で指定した文書に直線
系列改版オプションが指定されている時は、文書ＩＤ中
の版ＩＤを無視して最新版マークのついた版をコピー
し、新版名を無視して最新版の版名に書かれた数値に１
を加えた数値を版名とする。元版の最新版マークは消し
て、新版に最新版マークを記入する。ここで、上記のＩ
Ｄは、文書を識別するためのデータであり、本実施形態
が管理する文書では、文書間で重複しないように自動的
に設定している。

【００５１】更に自動回収オプションが指定されている
時は、元版の配布情報を検索し、元版はすべて回収す
る。そうしてから、同じ配布先に新版を配布して、この
処理を配布ログに記入する。

【００５２】更に自動破棄オプションが指定されている
時には、元版を廃棄する。

【００５３】改定中状態表示オプションが指定されてい
る時は、元版の配布情報を検索し、改版中フラグを立て
る。

【００５４】図６は、本実施形態における版管理を説明
するための線図である。

【００５５】この図において、符号Ａ〜Ｅは、ある文書
の異なる改定版を示す。これら版Ａ〜Ｅそれぞれの改版
の時期は、これらアルファベット順とする。

【００５６】ここで、版Ａの段階において、直線系列改
版オプションが設定された場合、これ以降は、派生版は
許されなくなる。従って、版Ｂの改版を得た後に、版Ｃ
の改版を得ることはできない。版Ｂを得た後は、版Ｃは
派生版となってしまう。又、版Ａにおいて、一旦直線系
列改版オプションが設定された場合、これ以降は該設定
を解除することはできず、従って派生版の改版はできな
くなる。

【００５７】以上のように本実施形態によれば、本発明
を効果的に適用することができる。従って、派生版のな
い直線系列の改版のみ行う版管理方法を提供するよう、
このような改版制限の指定を可能とすると共に、該指定
以後では直線系列改版の改版のみが行われるように改版
を確実に制限することができる。

【００５８】

【発明の効果】本発明によれば、派生版のない直線系列
の改版のみ行う版管理方法を提供するよう、このような
改版制限の指定を可能とすると共に、該指定以後では直
線系列改版の改版のみが行われるように改版を確実に制
限することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る典型的な文書版管理装置の構成を
示すブロック図

【図２】本発明が適用された実施形態の文書管理システ
ムの構成を示すブロック図

【図３】上記実施形態の文書管理サーバ装置で生成され
クライアント装置に送られる画面プログラムの一例の一
部分を示す第１の線図

【図４】上記第１の部分に続く画面プログラムの部分を
示す第２の線図

【図５】上記第２の部分に続く画面プログラムの部分を
示す第３の線図

【図６】前記本実施形態における版管理を説明するため
の線図

【符号の説明】

１…文書記憶装置 ２…付加情報管理装置 ３…改版制限装置 ５…最新版判定情報 ６…直線系列改版オプション情報 ７…改版する文書 ８…ユーザ １０…クライアント装置 １２、１６…表示画面 １３、１７…起動ボタン ２０…文書管理サーバ装置 ２１…サーバ・プログラム接続機構部 ２３…汎用文書管理機構部 ２５、２６…処理記述 ２７、２８…アプリケーション用処理記述 ３０…コア・プログラム・ライブラリ ３３…データベースアクセス部 ３４…文書属性管理部 ３５…文書アクセス管理部 ３６…版管理部 ３７…全文検索操作部 ３８…文書ファイル操作部 ５０…データベース ５２…データベース・インタフェイス部 ５５…検索部 ５６…文書ファイル格納部 ６１、６２…アプリ固有プログラム・ライブラリ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 波元 秀世 東京都江東区豊洲三丁目３番３号 川鉄情 報システム株式会社内 Ｆターム(参考） 5B009 SA12 SA14 5B075 ND03 ND26 NR02 NR20 UU05

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子的に文書を保存する際に、文書名と共
   に版名を付与するようにし、 改版した文書を保存する際には、改版前の文書はそのま
   ま保存しておいて、改版前の文書と同一の文書名、及び
   異なる版名を付与して改版後の文書を保存すると共に、 該改版文書保存に際しては、どの文書が最新版であるか
   示す情報を更新し、又直線系列改版を指定するオプショ
   ンを設定できるようにし、 更に、該直線系列改版オプションが設定されていた場合
   には、改版は最新版からだけ可能としたことを特徴とす
   る文書版管理方法。
2. 【請求項２】文書名と共に版名を付与して電子的に文書
   を保存する文書記憶装置と、 改版文書保存に際しては、どの文書が最新版であるか示
   す情報を更新し、又直線系列改版を指定するオプション
   を設定する付加情報管理装置と、 該直線系列改版オプションが設定されていた場合には、
   最新版の場合のみ、今回の改版を許可し、改版前の文書
   はそのまま保存しておいて、改版前の文書と同一の文書
   名、及び異なる版名を付与して改版後の文書を保存させ
   る改版制限装置と、を備えるようにしたことを特徴とす
   る文書版管理装置。
3. 【請求項３】請求項２に記載の前記文書記憶装置、前記
   付加情報管理装置及び前記改版制限装置を制御するコン
   ピュータプログラムを記録したコンピュータ読み取り可
   能な記録媒体。