JP2000339349A - 電子文書管理方法及び装置並びに記憶媒体 - Google Patents

電子文書管理方法及び装置並びに記憶媒体

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JP2000339349A
JP2000339349A JP2000123640A JP2000123640A JP2000339349A JP 2000339349 A JP2000339349 A JP 2000339349A JP 2000123640 A JP2000123640 A JP 2000123640A JP 2000123640 A JP2000123640 A JP 2000123640A JP 2000339349 A JP2000339349 A JP 2000339349A
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シャン リー ダー
Jonathan J Hull
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書のタイトル、内容、作成日付、サイズな
どが分からなくとも、公休日などの周知の事象又はユー
ザ定義事象と、文書との関連を手がかりとして文書を検
索できるようにする。 【解決手段】 例えば図２に示すように、文書又は文書
グループに対応したアイコン２１０を時間軸２００に沿
って表示することにより、文書作成の空白部を含む文書
ストリームを表示し、時間軸２００に文書作成の空白部
に対応したラベル２２０を表示し、また周知事象２３０
とユーザ定義事象２４０を表示したユーザインターフェ
ースを利用する。文書作成の空白部は、ある人に文書の
作成／修正を開始／終了させた事象（休暇、出張、会議
など）と対応しているであろうから、各空白部には、対
応した事象をラベルとして割り当てることができる。そ
のラベルを検索キューとして利用し、文書を検索でき
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書の管理方
法及び装置に係り、特に、文書作成の一時的な空白部
（gap）を利用する電子文書管理方法及び装置に関す
る。
【０００２】
【従来の技術】文書を作成する人又はグループは、通
常、文書の内容、修正／作成の日付、タイトルなどに従
って文書を保管する。ある人が、そのようにして保存し
たある文書を検索しようとする場合には、その文書を保
管体系に従って検索しなければならない。しかし、その
人が、その文書のタイトルや日付を思い出せないことも
あり、その場合には、多数の文書を調べなければ目的の
文書を探し出すことができない。
【０００３】人が１つ以上の所望文書を検索する作業を
支援するために多くの検索方式が開発されている。例え
ば、文書検索を支援するために、キーワード、フレー
ズ、作成日付、文書サイズ、その他の特徴を利用する検
索方式が実現されている。しかし、人は、どのような事
象のために文書が作成されたのか、あるいは、どのよう
な事象に呼応して文書が作成されたのかを憶えているこ
とが多い。前述の検索方式で事象に基づいて文書を検索
することは、その事象が検索特徴の１つと合致しない限
り不可能である。
【０００４】例えば、ある人が、ある会議に備えて、あ
る文書を印刷したかもしれない。その人は、その会議の
日付と文書の大まかな内容を憶えているが、文書のタイ
トルや保管場所を憶えていないことがある。したがっ
て、その人は、後日、同文書を再度取り出す必要が生じ
た場合には、おそらく目的の文書を見つけるまでに多く
の文書を調べることになろう。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】したがって、より自然
かつ合理的なやり方でユーザが文書を検索できる手段の
実現が望まれる。本発明は、文書作成の空白部（gap）
に着目することにより、文書のタイトル、内容、作成日
付、サイズなどが分からなくとも、公休日などの周知の
事象又はユーザ定義事象を手がかりとして目的の文書を
検索できる、より自然で合理的な電子文書管理方法及び
装置を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】本発明によれば、文書作
成の１つ以上の空白部（gap）が求められる。ここで、
文書作成の空白部とは、一連の文書を作成（修正も含
む）された順に時系列として見た場合に、文書が作成
（修正）されなかった期間のことである。そして、その
１つ以上の空白部に１つ以上のラベルが割り当てられ
る。このラベルの生成に、公休日などの周知の事象やユ
ーザが定義した事象が利用される。このラベルは文書を
アクセスするための検索キューとして用いられる。この
ような本発明には、以下に列挙するような特徴を持つ電
子文書管理方法及び装置と記憶媒体が包含される。
【０００７】（１）電子文書作成の１つ以上の空白部を
求めるステップ、及び、前記１つ以上の空白部を利用し
て電子文書を管理するステップを含む電子文書管理方
法。
【０００８】（２）前記（１）の電子文書管理方法であ
って、前記１つ以上の空白部にラベルを割り当てるステ
ップをさらに含む電子文書管理方法。
【０００９】（３）前記（１）の電子文書管理方法にお
いて、電子文書作成の１つ以上の空白部を求めるステッ
プが、所定の電子文書の集合に対し統計分析を行うステ
ップと所定の閾値を超える１つ以上の空白部を選択する
ステップを含む電子文書管理方法。
【００１０】（４）前記（１）の電子文書管理方法にお
いて、電子文書の１つ以上の空白部を求めるステップが
所定の空白部を除去するステップを含む電子文書管理方
法。 （５）前記（１）の電子文書管理方法であって、前記１
つ以上のラベルを検索キューとして利用するステップを
さらに含む電子文書管理方法。
【００１１】（６）前記（１）の電子文書管理方法であ
って、前記１つ以上の空白部を周知の事象の集合と比較
するステップをさらに含む電子文書管理方法。
【００１２】（７）前記（６）の電子文書管理方法であ
って、前記周知の事象を利用して対応する空白部のため
のラベルを生成するステップをさらに含む電子文書管理
方法。
【００１３】（８）前記（６）の電子文書管理方法にお
いて、前記周知の事象に１つ以上の休日が含まれる電子
文書管理方法。
【００１４】（９）前記（１）の電子文書管理方法であ
って、前記１つ以上の空白部をユーザが定義した１つ以
上の事象の集合と比較するステップをさらに含む電子文
書管理方法。
【００１５】（１０）前記（９）の電子文書管理方法で
あって、前記ユーザが定義した事象を利用して対応する
空白部のためのラベルを生成するステップをさらに含む
電子文書管理方法。
【００１６】（１１）前記（１）の電子文書管理方法で
あって、前記１つ以上の空白部を表す文書ストリームを
生成するステップをさらに含む電子文書管理方法。
【００１７】（１２）前記（１１）の電子文書管理方法
であって、前記文書ストリームを表示するステップをさ
らに含む電子文書管理方法。
【００１８】（１３）前記（１２）の電子文書管理方法
において、前記文書ストリームが１つ以上の空白部に関
連付けられたＨＴＭＬラベルを含む電子文書管理方法。
【００１９】（１４）前記（１）乃至（１３）のいずれ
かの電子文書管理方法のための処理をコンピュータに実
行させるためのプログラムが記録されたコンピュータ読
み取り可能な記憶媒体。
【００２０】（１５）電子装置によって電子文書作成の
１つ以上の空白部を求める手段と、前記電子装置によっ
て前記１つ以上の空白部を前記電子文書の管理のために
利用する手段を有する電子文書管理装置。
【００２１】（１６）前記（１５）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上の空白部にラベルを割り当てる
手段をさらに有する電子文書管理装置。
【００２２】（１７）前記（１６）の電子文書管理装置
において、電子文書作成の１つ以上の空白部を求める前
記手段が、所定の電子文書の集合に対する統計分析を行
う手段と、所定の閾値を超える１つ以上の空白部を選択
する手段を含む電子文書管理装置。
【００２３】（１８）前記（１６）の文書文書管理装置
において、電子文書作成の１つ以上の空白部を求める前
記手段が、所定の空白部を除去する手段を含む電子文書
管理装置。
【００２４】（１９）前記（１６）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上のラベルを検索キューとして利
用する手段をさらに有する電子文書管理装置。
【００２５】（２０）前記（１６）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上の空白部を周知の事象の集合と
比較する手段をさらに有する電子文書管理装置。
【００２６】（２１）前記（１６）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上の空白部をユーザが定義した１
つ以上の事象の集合と比較する手段をさらに有する電子
文書管理装置。
【００２７】（２２）前記（１６）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上の空白部を表す文書ストリーム
を生成する手段をさらに有する電子文書管理装置。
【００２８】（２３）前記（２２）の電子文書管理装置
であって、前記文書ストリームを表示する手段をさらに
有する電子文書管理装置。
【００２９】（２４）電子文書を記憶するメモリと、電
子文書作成の１つ以上の空白部を求め、その１つ以上の
空白部にラベルを割り当てるプロセッサを有する電子文
書管理装置。
【００３０】（２５）前記（２４）の電子文書管理装置
において、前記プロセッサが前記１つ以上のラベルを検
索キューとして利用して前記電子文書の１つ以上を検索
する電子文書管理装置。
【００３１】（２６）前記（２４）の電子文書管理装置
であって、前記１つ以上の空白部を表す文書ストリーム
を表示する表示装置をさらに有する電子文書管理装置。
【００３２】（２７）前記（２６）の電子文書管理装置
において、文書ストリームに前記１つ以上の空白部に関
連付けられたＨＴＭＬラベルが含まれる電子文書管理装
置。 （２８）前記（２４）の電子文書管理装置において、前
記ラベルを生成するために前記１つ以上の空白部が周知
の事象と比較される電子文書管理装置。
【００３３】（２９）前記（２４）の電子文書管理装置
において、前記ラベルを生成するために前記１つ以上の
空白部が周知の事象と比較される電子文書管理装置。
【００３４】
【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照して、本発
明の実施の形態を説明する。以下の記述中に、あくまで
説明のためのものであるが、本発明を完全に理解できる
ように様々な具体例が示される。しかし、当業者には、
そのような具体例によることなく本発明を実施し得るこ
とは明白であろう。他方、本発明を分かりにくくしない
ため、構造や装置はブロック図の形で表現される。本明
細書において、”一実施例”について述べる内容は、そ
の実施例に関連して説明した特定の特徴、構造もしくは
特性が本発明の少なくとも１つの実施例に含まれること
を意味する。本明細書の色々な場所に”一実施例では”
という表現が出てくるが、これは必ずしも常に同じ実施
例のことを言っているわけではない。
【００３５】以下の詳細な説明には、コンピュータ・メ
モリ内のデータビットに対する操作のアルゴリズム及び
記号表現によって表された部分がある。このようなアル
ゴリズム記述及び表現は、データ処理の分野において、
当業者が研究内容を他の当業者に最も効率的に伝えるた
めに用いる手段である。あるアルゴリズムがあり、それ
が概して期待した結果に至る筋の通ったステップの系列
だと理解されるとする。これらステップは、物理量の物
理的処理を要するものである。必ずという訳ではない
が、これらの物理量は記憶、転送、結合、比較、その他
処理が可能な電気的または磁気的信号の形をとるのが普
通である。これらの信号をビット、値、要素、記号、文
字、用語、数値等で表わすのが、主に慣用上の理由から
便利な場合があることが分かっている。
【００３６】しかしながら、このような用語や同様の用
語は、適切な物理量に関連付けられるべきであり、ま
た、これら物理量に付けた便宜上のラベルに過ぎないと
いうことに留意すべきである。以下の説明から明らかな
ように、特に断わらない限り、”処理”、”演算”、”
計算”、”判定”、”表示”等の用語によって論じられ
ることは、コンピュータシステムのレジスタ及びメモリ
の内部の物理的（電子的）な量として表現されたデータ
を処理して、コンピュータシステムのメモリやレジス
タ、その他同様の情報記憶装置、情報伝送装置又は表示
装置の内部の同様に物理量として表現された他のデータ
へ変換する、コンピュータシステムや同様の電子演算装
置の作用及びプロセスを意味する。
【００３７】本発明は、ここに述べる操作を実行するた
めの装置にも関係するものである。このような装置は、
所要目的のために専用に作られてもよいし、内蔵のコン
ピュータ・プログラムにより選択駆動もしくは再構成さ
れた汎用コンピュータであってもよい。そのようなコン
ピュータ・プログラムは、コンピュータが読み取り可能
な記憶媒体、限定するわけではないが例えば、フロッピ
ー（登録商標）ディスク、光ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、
光磁気ディスクなどの任意の種類のディスク、リードオ
ンリーメモリ（ＲＯＭ）やランダムアクセスメモリ（Ｒ
ＡＭ）、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、磁気カード又は光
カードなど、すなわち電子的命令の記憶に適したコンピ
ュータのシステムバスに接続された任意種類の記憶媒体
に格納してもよい。このようなコンピュータ・プログラ
ムが記録された記憶媒体も、本発明に包含される。
【００３８】また、以下に提示するアルゴリズム及び表
示は、本質的に、いかなる特定のコンピュータ、その他
の装置とも関わりがない。様々な汎用マシンを、ここに
述べる内容に従ったプログラムで使用し得るが、所要の
方法のステップの実行のために、より特化した装置を作
るほうが好都合であるかもしれない。これら多様なシス
テムに要求される構造は以下の説明から明らかになろ
う。さらに、どのような特定のプログラミング言語とも
関連付けることなく本発明を説明する。ここに述べるよ
うに、本発明の内容を実現するために様々なプログラミ
ング言語を使用し得ることが理解されよう。
【００３９】本発明による電子文書管理方法及び装置で
は、文書作成の空白部にラベルを割り当てる処理が含ま
れる。このような空白部は、人に文書の作成／修正を開
始及び／又は終了せしめた事象と対応している。そのよ
うな事象として、例えば、休暇、出張、会議などがあり
得る。それらラベルは、文書検索のために利用できる。
一実施例では、予め定義されたかユーザにより定義され
た所定の事象を利用して文書作成の空白部に自動的にラ
ベルが付けられる。一実施例では、文書作成の空白部に
対応した文書へのリンクを用意し、このリンクを文書検
索のために用いることができる。
【００４０】図１は、本発明の一実施例による文書管理
に利用するのに適した構成を示す。図１の構成には、ネ
ットワークで相互接続されたいくつかの装置が含まれて
いるが、それら装置の全部が本発明の実施に必須という
わけではない。例えば、ファクス装置は本発明による文
書管理に必須ではないが、ファクス装置により処理され
た文書を本発明により管理できる。
【００４１】ネットワーク１００は、いくつかの装置間
を相互接続する。ネットワーク１００は、例えば、ロー
カルエリアネットワーク（ＬＡＮ）でも、ワイドエリア
ネットワーク（ＷＡＮ）でも、それ以外の形式の電子装
置の相互接続でもよい。ネットワーク１００は、複数の
小ネットワーク、例えば１群のＬＡＮであってもよい。
ネットワーク１００は、当該技術分野で公知のどのよう
な方法で構築されてもよい。
【００４２】１つ以上のコンピュータシステム（例えば
コンピュータシステム１１０とコンピュータシステム１
２０）をネットワーク１００に接続できる。このコンピ
ュータシステムによって、ユーザは、本発明により管理
される文書の生成、修正、その他処理が可能になる。コ
ンピュータシステムにより処理される文書は、例えば、
電子メール、テキスト文書、グラフィック文書、印刷さ
れる文書、格納される文書、ファクシミリ送信される文
書などである。文書は当該技術分野で知られているどの
ような方法で処理されてもよく、例えば、Microsoft社
（ワシントン州レドモンド市）発売のＷｏｒｄのような
ワープロソフトによって処理してよい。以下に詳述する
ように、コンピュータシステムによって文書を検索する
ことができる。検索された文書は、その文書を検索する
コンピュータシステムにローカルに記憶することがで
き、あるいは、ネットワーク１００を経由してアクセス
される他の装置に記憶することができる。
【００４３】文書データベース１３０は、本発明により
管理される文書を格納している。一実施例では、文書デ
ータベース１３０はネットワーク１００に接続された装
置により処理された文書を格納している。例えば、コン
ピュータシステムに記憶された文書、印刷された文書、
ファクシミリ送受信された文書が文書データベース１３
０に格納される。これと別の実施例では、可能性のある
全文書の特定のサブセットを文書データベース１３０に
格納することができる。
【００４４】複写機１４０がネットワーク１００に接続
され、ユーザが文書を載せてコピーをとるという通常の
方法でコピーを作成することができる。複写機１４０に
より複写された文書は文書データベース１３０に格納さ
れる。複写機１４０は、文書データベース１３０に格納
されている文書のコピーも作成することができる。以下
に詳述するように、複写機１４０を利用して文書を検索
できる。
【００４５】プリンタ１５０がネットワーク１００に接
続され、コンピュータネットワーク又は文書データベー
ス１３０から与えられる文書のハードコピーを印刷す
る。同様に、ファクス装置１６０がネットワーク１００
に接続され、コンピュータシステム又は文書データベー
ス１３０から与えられる文書のファクシミリ送信を行
う。ファクス装置１６０によって受信された文書は文書
データベース１３０に格納される。以下に詳述するよう
に、プリンタ１５０及びファクス装置１６０によって文
書を検索することができる。
【００４６】以上のように、文書データベース１３０
は、ネットワーク１００に接続した装置により処理され
た文書の１つ以上のコピーを保持している。ネットワー
ク１００に接続した様々な装置のユーザは、文書データ
ベース１３０から文書を検索して再利用することができ
る。一実施例では、ユーザは、文書作成の空白部を表示
するインターフェースと対話することにより、あるい
は、文書作成及び／又は修正の空白部により文書を管理
できるようにする他の方法で、文書データベースから文
書を検索することができる。
【００４７】図２は、文書作成の空白部を表示するため
の典型的なグラフィカル・インターフェースを示す。図
２のインターフェースは１ヶ月の期間（７月）に対応し
ているが、これと異なる期間を使用可能である。対象と
する期間は、すくなくとも部分的には、検索のために利
用される空白部の大きさを基にして決定できる。例え
ば、空白部を日を単位として計る場合には多くの日数を
表示できる。しかし、時間単位で空白部を計る場合に
は、それより少ない日数しか表示できない。
【００４８】時間軸２００は、文書作成の空白部が表示
される期間に対応している。一実施例では、時間軸２０
０は、表示される期間の長さと、表示される開始日及び
／又は終了日の両方を、ユーザが変更できる。
【００４９】アイコン２１０は、時間軸２００で表され
る期間内に作成及び／又は修正された文書を表す。これ
らアイコン２１０の並びにより、文書作成の空白部を含
む文書ストリームが表現されることになる。各アイコン
２１０は、対応した文書又は文書のグループを任意の適
当な方法で表すことが出来る。一実施例では、カーソル
制御又はその他の装置でアイコンを選択すると、そのア
イコンに対応した文書（文書群）が検索される。別の実
施例では、アイコンを選択すると、対応した文書のプレ
ビュー画像が表示される。
【００５０】ラベル２２０は文書作成の空白部に対応し
ている。ラベル２２０は、周知の事象２３０（例えばワ
シントン大統領誕生日、戦没者記念日）、ユーザが定義
した事象２４０（例えば出張、会議）、又は、特に知ら
れていない事象（例えば、ユーザが文書の作成／修正を
行わずに文書のハードコピーを読んでいたこと）との関
連を表示することができる。
【００５１】一実施例では、ラベル２２０は文書管理装
置（例えば、コンピュータシステム、文書データベース
など）によって自動的に作成される。空白部と、周知の
事象２３０及びユーザ定義の事象２４０とが比較される
ことにより、識別された文書作成の空白部のどれかが、
それら事象の１つ以上に対応しているか判定される。対
応しているならば、その空白部に、それら事象の１つの
ラベルが付けられる。そうでなければ、その空白部に一
般ラベル（例えば、空白部１）が付けられる。一実施例
では、複数の人に関わる文書作成／修正の空白部が空白
部のラベル付けに利用される。したがって、チーム会
議、公休日、その他の事象を、より厳密に区別すること
ができる。しかし、このような”共同的なラベル付け”
は本発明の実施のために必須というわけではない。
【００５２】一実施例では、ある空白部の始まり又は終
わりに対応した日付及び／又は時刻を含んでいる文書
は、その空白部に関連があるとみなされる。例えば、あ
る時刻に開かれる会議について述べた電子メールのメッ
セージをユーザが作成した場合、そのメッセージは、そ
の空白部に関連しているとみなされ、その空白部にリン
クされるか、それ以外の方法によって同空白部に関連付
けされる。
【００５３】同様に、ある会議又は他の事象の場所や議
題が分かっているならば、関連したキーワードを持つ文
書を対応した空白部にリンクさせることができる。例え
ば、７月２０日のジョン及びスミスとの会合が本社であ
った場合、”本社”というフレーズ又は本社の住所に関
連した空白部の近くで作成又は修正された文書を、適切
な空白部によって割り出すことができる。
【００５４】ある人が電子式予定表、携帯情報端末（Ｐ
ＤＳ）、その他の事象を記録するための電子装置を所有
している場合には、その電子装置を文書作成の空白部の
ラベル付けに利用できる。例えば、ある人が電子式予定
表を使用しているならば、その電子式予定表に記録され
ている事象を、文書作成／修正の空白部のラベル付け用
のユーザ定義事象として利用することができる。
【００５５】一実施例では、ユーザは、ユーザ定義事象
を定義する場合に、その事象を拡大させる、同事象を囲
む時間窓を定義することもできる。例えば、ユーザが、
ある日の午前１０時に電話を掛け、その通話中に文書を
印刷又は複写する予定だとする。しかし、そのユーザ
は、ある空白部を、その通話に関連付けしたいとする。
その通話にある空白部を関連付けするため、ユーザは、
その空白部を所定時間（例えば１時間）だけ拡大するこ
とができる。
【００５６】図２の時間軸のような事象を表示する時間
軸の分解能は、ユーザが選択可能である。また、ユーザ
は、表示される空白部ラベルの数を変化させるために時
間軸を”拡大”又は”縮小”することもできる。表形式
の表示も同様にユーザが設定可能である。
【００５７】図３は、文書作成の空白部を表示するため
の典型的な表形式インターフェースを示す。図３の例に
おいて、下線が引かれたエントリはＨＴＭＬ（Hypertex
tMarkup Language）のリンクである。ただし、本発明の
実施のためにＨＴＭＬリンクやその他のリンクの使用が
必須というわけではない。
【００５８】図３の表には、空白部情報を表すための３
つの欄（空白部長、終了日、事象）がある。別の実施例
では、表に、もっと多くの欄及び／又は異なった欄を持
たせることができる。例えば、表に、グループ活動のた
めの欄、あるいは、空白部の前の文書の数の欄を含める
ことができる。
【００５９】空白部長(Gap Length in days)欄３００に
は、記載された各空白部の空白部長が入る。図３の例で
は、空白部長は日単位で記載されているが、これとは異
なった期間、例えば、時間、４時間、３０分の単位で空
白部長を記載することもできる。一実施例では、空白部
長の単位をユーザが調整できる。
【００６０】図３の例では、空白部長はリンクとしては
使用されていないが、空白部長はリンクとして使用可能
である。例えば、空白部長を、その空白部に対応した予
定表、文書などへリンクするために使用することができ
る。空白部長欄３００は、図２のインターフェースのよ
うなグラフィカル・インターフェースへリンクを張るこ
ともできる。
【００６１】一実施例では、終了日(End Date)欄３１０
に、空白部長欄３００に記載された各空白部の終了日が
入る。別の実施例では、終了日欄３１０に、空白部長欄
３００に記載された各空白部の開始日が入る。一実施例
では、終了日欄３１０に記載された日付は他の情報にリ
ンクされる。例えば、それら日付を、その空白部に対応
した予定表項目や文書、図２のインターフェースのよう
なグラフィカル・インターフェースにリンクさせること
ができる。別の実施例では、終了日欄３１０の日付は日
付情報を与えるが、他の文書、インターフェース、日付
などにリンクされない。
【００６２】一実施例では、事象欄３２０の項目の１つ
以上がリンクである。事象欄３２０に記載された情報
は、例えば、その文書の空白部が図３の表に記載されて
いる人（人たち）の予定表から取得することができる。
一実施例では、事象欄３２０のリンクは、そのリンクに
対応した空白部に関連した文書へのリンクである。例え
ば、”COMDEX”リンクは、このリンクに対応した空白部
の近くで作成及び／又は修正された文書の一部又は全部
へのリンクとすることができる。他の実施例では、COMD
EXリンクは、COMDEXに関連したＷＷＷページ又は他の文
書へのリンクである。
【００６３】一実施例では、空白部に対応した文書と事
象又はラベルとのマッチングが、余弦尺度を使って行わ
れる。余弦尺度は他のマッチング処理にも使用できる。
余弦尺度は書籍”Information Storage and Retrieva
l”（Robert R. Korfhage，Wiley Computer Publishin
g，1997）の８４ページから８６ページに詳述されてい
る。簡単に言えば、余弦尺度は、２つの文書（例えば、
文書と照会文書）を表すベクトル間の角度の尺度であ
る。余弦尺度は次式で表される。
【００６４】
【数１】 ここで、ｔｋは第１の文書におけるｋ項の値、ｑｋは第
２の文書におけるｋ項の値である。数学用語で言えば、
式（１）はベクトル長により正規化された第１と第２の
文書の内積である。余弦尺度は１（最高の類似度）から
０（最低の類似度）までの値をとる。
【００６５】一実施例では、事象欄３２０内のラベル
は、対応した空白部の前及び／又は後に作成された文書
を解析することにより自動的に生成される。ユーザにと
ってより有意義なラベルを得るため、事象欄３２０内の
ラベルをユーザが与えることもできる。また、自動ラベ
ルとユーザ作成のラベルを組み合わせたものを与えるこ
ともできる。
【００６６】自動ラベルは、キーワードに関するテキス
ト処理によって生成できる。例えば、”attended”，”
visit”，”meet”，”discuss”というようなキーワー
ドを、意図した文書を識別するために使用できる。例え
ば地名、個人名、事象の名前といった適当な名詞リスト
をキーワードとして使用することができる。空白部日付
に近い単語、句又は文の集合もラベルとして利用でき
る。
【００６７】一実施例では、自動生成された空白部ラベ
ルについて信頼度が計算される。この信頼度計算は、例
えば、キーワード・リストより取り出された単語の数を
含む、ヒューリスティックに導き出された重み値を用い
て行われる。例えば、”visit E1 Segundo”は”visit
El Segundo with Steve”より高い信頼度を持つ。後者
のフレーズは少なくとも文法的な変換を必要とするから
である。自動ラベルの生成のために、自然言語処理技術
を利用することもできる。
【００６８】一実施例では、空白部情報をユーザに提供
するために利用されるユーザ・インターフェース（例え
ば、図２のグラフィカル・インターフェース、図３の
表）に、自動ラベル、ユーザ定義ラベル、又はそれらの
組み合わせを選択するためのユーザが設定可能なコント
ロールが含まれる。予定表の事象又はユーザ定義の事象
を、ラベルの生成に利用できる。一実施例では、自動ラ
ベルに関して、ユーザが選択できる閾値を超える信頼度
がラベルとして利用される。
【００６９】図４は、本発明に利用するのに適したシス
テムのブロック図である。システム４００は、図１に関
連して説明したように、ネットワーク１００に接続され
た装置中のどの装置（例えば、コンピュータシステム、
文書データベース）であってよい。システム４００は、
図１に関連して説明しなかった他の電子装置（例えば、
電子式予定表、ＰＤＡ）であってもよい。
【００７０】システム４００は、バス４０１又は情報通
信のための他の装置と、このバス４０１に接続された情
報処理のためのプロセッサ４０２を有する。システム４
００は単一プロセッサのもとして図示されているが、シ
ステム４００は複数のプロセッサ及び／又はコプロセッ
サを有してもよい。システム４００にはさらに、情報及
びプロセッサ４０２により実行される命令を記憶するた
めの、バス４０１に接続されたランダムアクセスメモリ
（ＲＡＭ）、その他のダイナミックメモリ４０４（メイ
ンメモリと呼ぶ）がある。メインメモリ４０４は、プロ
セッサ４０２による命令実行中に一時的な変数又は中間
情報を記憶するためにも利用できる。
【００７１】システム４００にはさらに、プロセッサ４
０２のための静的な情報又は命令を記憶するための、バ
ス４０１に接続されたリードオンリーメモリ（ＲＯＭ）
又は他のスタティックメモリ４０６がある。情報及び命
令を記憶するためのデータ記憶装置４０７がバス４０１
に接続されている。このデータ記憶装置４０７は、磁気
ディスクや光ディスクとそのドライブであり、システム
４００に接続することができる。
【００７２】システム４００は、情報をコンピュータの
ユーザに表示するための陰極線管（ＣＲＴ）や液晶ディ
スプレイなどのディスプレイ装置４２１とも、バス４０
１を介して接続されている。プロセッサ４０２との情報
及びコマンド選択のやり取りのために、英数字キーとそ
れ以外のキーを有する英数字入力装置４２２が、通常、
バス４０１に接続されている。これとは別形式のユーザ
入力装置がトラックボール、カーソル方向キーなどのカ
ーソル制御装置４２３であり、これはプロセッサ４０２
と方向情報及びコマンド選択のやり取り、ディスプレイ
装置４２１上のカーソル移動の制御を行うためのもので
ある。
【００７３】本発明の一実施例は、文書作成及び／又は
修正の空白部に対するラベルを生成するためのシステム
４００の利用法に関する。一実施例によれば、プロセッ
サ４０２がメインメモリ４０４に格納された命令シーケ
ンスを実行することにより、システム４００によってラ
ベル生成が遂行される。命令はメインメモリ４０４へ、
磁気ディスク、リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）集積回
路（ＩＣ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤのような記憶装置か
ら供給されたり、遠隔接続経由（例えばネットワーク経
由）で供給されたりする。他の実施例では、本発明を実
施するために、ソフトウェア命令に代えて、又は、ソフ
トウェア命令と組み合わせて布線回路を使用することが
できる。このように、本発明は、ハードウェア回路とソ
フトウェア命令の特定の組み合わせに限定されるもので
はない。
【００７４】図５は、本発明の一実施例による空白部解
析の流れ図である。一実施例では、対象とする文書が特
定される（ステップ５１０）。対象とする文書は、例え
ば、あるユーザにより作成及び／又は修正された文書の
全部としたり、ある期間内に作成された文書としたり、
ある種類の文書としたりすることができる。
【００７５】その対象文書について、作成及び／又は修
正の日付／時刻が調べられる（ステップ５２０）。作成
及び／又は修正日付ならびに作成及び／又は修正時刻
と、文書作成及び／又は修正の空白部に関連した他の時
間的情報を任意に組み合わせて使用することができる。
対象文書に関連した日付及び／又は時刻に基づいて、空
白部が求められる。
【００７６】ある空白部閾値を超える空白部が求められ
る（ステップ５３０）。この空白部閾値は、予め定めら
れた値か、ユーザ設定値とすることができる。例えば、
ある人が出張に関心を持っているときには、空白部閾値
を１日に設定することができ、文書が作成及び／又は修
正されなかった期間が１日以上の空白部が求められる。
これ以外の閾値も使用可能である。
【００７７】一実施例では、循環的に発生する空白部
（例えば週末）は除去され、ラベルを生成させない。文
書の統計分析によって空白部閾値を決定することも可能
である。例えば、標準的な空白部サイズより標準偏差の
２倍以上長い空白部がラベルの生成に使用され、それ以
外の空白部は文書作成の空白部を表示するために使用さ
れる。
【００７８】空白部に対するラベルが生成される（ステ
ップ５４０）。前述のように、ラベルは自動的に生成す
ることができる。すなわち、少なくとも部分的にはユー
ザ入力を基にして、ラベルを生成することができる。ラ
ベルをユーザが修正することもできる。
【００７９】妥当ならば、リンクが生成される（ステッ
プ５５０）。詳しく前述したように、特定の文書へのリ
ンク、文書のプレビューへのリンク、ユーザ・インター
フェースへのリンク、表へのリンク、文書管理に役立つ
他の構成へのリンクが可能である。これらのリンクは、
ＨＴＭＬリンク又は他の種類のリンクとすることができ
る。本発明の実施にリンクは必須ではない。
【００８０】ラベルが表示される（ステップ５６０）。
ラベルは、図２の時間軸のようなグラフィカル・ユーザ
・インターフェースとして表示させるか、図３の表のよ
うな表として表示させることができる。別の方法でラベ
ルを表示させることも可能である。
【００８１】ラベルを、電子文書を管理するためのデー
タベースに対する照会文の一部として使用できる。例え
ば”within one week of COMDEX”（COMDEXから１週間
以内），”before COMDEX”（COMDEXの前），”after C
OMDEX"（COMDEXの後），”between ICDAR and COMDEX”
（ICDAR と COMDEXの間）などの照会文を文書検索に使
用できる。ラベルを、例えば、文書照会のための開始日
又は終了日として使用できる。
【００８２】その他の照会、例えば”near COMDEX”（C
OMDEXに近い）にも対応できる。”近い”とは、例え
ば、空白部の長さを基準とした（例えば空白部が長いほ
ど”near”期間が長い）、あるいは、統計分析を基準と
した（例えば１標準偏差内）、所定の期間（例えば１週
間、１ヶ月）として定義することができる。
【００８３】文書の照会を、ラベルを用いて、例えば”
between(gap COMDEX - 1 week) and (gap ICDAR + 1 we
ek)”のように定義することもできる。これらのラベル
は、文書管理に利用される算術演算のオペランドであ
る。他の照会も、ここに述べたようにラベルを使用して
実現できる。
【００８４】以上、本発明の実施例について説明した。
しかし、本発明の精神及び範囲から逸脱することなく、
前記実施例に対し多くの修正及び変更が可能であること
は明白であろう。したがって、本明細書及び添付図面
は、あくまで本発明を説明することを目的としたものと
理解すべきであって、限定的にとらえるべきでない。
【００８５】
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、文書作成の空白部に着目することにより、会
議、休日、旅行等々の様々な事象と文書との関連を利用
した、より自然で合理的な文書検索が可能になる等の効
果を得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例による文書管理に利用するの
に適した構成を示す図である。
【図２】文書作成の空白部を表示するための典型的なグ
ラフィカル・インターフェースを示す図である。
【図３】文書作成の空白部を表示するための典型的な表
形式インターフェースを示す図である。
【図４】本発明で利用するのに適したシステムの一例を
示すブロック図である。
【図５】本発明により空白部の解析を行うための処理フ
ローの一例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００ ネットワーク １１０，１２０ コンピュータシステム １３０ 文書データベース １４０ 複写機 １５０ プリンタ ２００ 時間軸 ２１０ アイコン ２２０ ラベル ２３０ 周知事象 ２４０ ユーザ定義事象 ３００ 空白部長欄 ３１０ 終了日欄 ３２０ 事象欄 ４０１ バス ４０２ プロセッサ ４０４ メインメモリ ４０６ スタティックメモリ ４０７ データ記憶装置 ４２１ ディスプレイ装置 ４２２ 英数字入力装置 ４２３ カーソル制御装置
フロントページの続き (72)発明者 カート ピアソル アメリカ合衆国 カリフォルニア州 94025 メンローパーク スィート 115 サンド ヒル ロード 2882 リコーコー ポレーション内 (72)発明者 ダー シャン リー アメリカ合衆国 カリフォルニア州 94025 メンローパーク スィート 115 サンド ヒル ロード 2882 リコーコー ポレーション内 (72)発明者 ジョナサン ジェー ハル アメリカ合衆国 カリフォルニア州 94025 メンローパーク スィート 115 サンド ヒル ロード 2882 リコーコー ポレーション内

Claims (29)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 電子文書作成の１つ以上の空白部を求め
    るステップ、及び、前記１つ以上の空白部を利用して電
    子文書を管理するステップを含むことを特徴とする電子
    文書管理方法。
  2. 【請求項２】 前記１つ以上の空白部にラベルを割り当
    てるステップをさらに含むことを特徴とする請求項１記
    載の電子文書管理方法。
  3. 【請求項３】 前記の電子文書作成の１つ以上の空白部
    を求めるステップは、所定の電子文書の集合に対し統計
    分析を行うステップと、所定の閾値を超える１つ以上の
    空白部を選択するステップを含むことを特徴する請求項
    １記載の電子文書管理方法。
  4. 【請求項４】 前記の電子文書の１つ以上の空白部を求
    めるステップは、所定の空白部を除去するステップを含
    むことを特徴とする請求項１記載の電子文書管理方法。
  5. 【請求項５】 前記１つ以上のラベルを検索キューとし
    て利用するステップをさらに含むことを特徴とする請求
    項１記載の電子文書管理方法。
  6. 【請求項６】 前記１つ以上の空白部を周知の事象の集
    合と比較するステップをさらに含むことを特徴とする請
    求項１記載の電子文書管理方法。
  7. 【請求項７】 前記周知の事象を利用して対応する空白
    部のためのラベルを生成するステップをさらに含むこと
    を特徴とする請求項６記載の電子文書管理方法。
  8. 【請求項８】 前記周知の事象に１つ以上の休日が含ま
    れることを特徴とする請求項６記載の電子文書管理方
    法。
  9. 【請求項９】 前記１つ以上の空白部をユーザが定義し
    た１つ以上の事象の集合と比較するステップをさらに含
    むことを特徴とする請求項１記載の電子文書管理方法。
  10. 【請求項１０】 前記ユーザが定義した事象を利用して
    対応する空白部のためのラベルを生成するステップをさ
    らに含むことを特徴とする請求項９記載の電子文書管理
    方法。
  11. 【請求項１１】 前記１つ以上の空白部を表す文書スト
    リームを生成するステップをさらに含むことを特徴とす
    る請求項１記載の電子文書管理方法。
  12. 【請求項１２】 前記文書ストリームを表示するステッ
    プをさらに含むことを特徴とする請求項１１記載の電子
    文書管理方法。
  13. 【請求項１３】 前記文書ストリームが１つ以上の空白
    部に関連付けられたＨＴＭＬラベルを含むことを特徴と
    する請求項１２記載の電子文書管理方法。
  14. 【請求項１４】 請求項１乃至１３のいずれか１項記載
    の電子文書管理方法のための処理をコンピュータに実行
    させるためのプログラムが記録されたコンピュータ読み
    取り可能な記憶媒体。
  15. 【請求項１５】 電子装置によって電子文書作成の１つ
    以上の空白部を求める手段と、前記電子装置によって前
    記１つ以上の空白部を利用して前記電子文書を管理する
    手段を有することを特徴とする電子文書管理装置。
  16. 【請求項１６】 前記１つ以上の空白部にラベルを割り
    当てる手段をさらに有することを特徴とする請求項１５
    記載の電子文書管理装置。
  17. 【請求項１７】 前記の電子文書作成の１つ以上の空白
    部を求める手段が、所定の電子文書の集合に対する統計
    分析を行う手段と、所定の閾値を超える１つ以上の空白
    部を選択する手段を含むことを特徴する請求項１６記載
    の電子文書管理装置。
  18. 【請求項１８】 前記の電子文書作成の１つ以上の空白
    部を求める手段が所定の空白部を除去する手段を含むこ
    とを特徴とする請求項１６記載の電子文書管理装置。
  19. 【請求項１９】 前記１つ以上のラベルを検索キューと
    して利用する手段をさらに有することを特徴とする請求
    項１６記載の電子文書管理装置。
  20. 【請求項２０】 前記１つ以上の空白部を周知の事象の
    集合と比較する手段をさらに有することを特徴とする請
    求項１６記載の電子文書管理装置。
  21. 【請求項２１】 前記１つ以上の空白部をユーザが定義
    した１つ以上の事象の集合と比較する手段をさらに有す
    ることを特徴とする請求項１６記載の電子文書管理装
    置。
  22. 【請求項２２】 前記１つ以上の空白部を表す文書スト
    リームを生成する手段をさらに有することを特徴とする
    請求項１６記載の電子文書管理装置。
  23. 【請求項２３】 前記文書ストリームを表示する手段を
    さらに有することを特徴とする請求項２２記載の電子文
    書管理装置。
  24. 【請求項２４】 電子文書を記憶するメモリと、電子文
    書作成の１つ以上の空白部を求め、その１つ以上の空白
    部にラベルを割り当てるプロセッサとを有することを特
    徴とする電子文書管理装置。
  25. 【請求項２５】 前記プロセッサは前記１つ以上のラベ
    ルを検索キューとして利用して前記電子文書の１つ以上
    を検索することを特徴とする請求項２４記載の電子文書
    管理装置。
  26. 【請求項２６】 前記１つ以上の空白部を表す文書スト
    リームを表示する表示装置をさらに有することを特徴と
    する請求項２４記載の電子文書管理装置。
  27. 【請求項２７】 前記文書ストリームに前記１つ以上の
    空白部に関連付けられたＨＴＭＬラベルが含まれること
    を特徴とする請求項２６記載の電子文書管理装置。
  28. 【請求項２８】 前記ラベルを生成するために前記１つ
    以上の空白部が周知の事象と比較されることを特徴とす
    る請求項２４記載の電子文書管理装置。
  29. 【請求項２９】 前記ラベルを生成するために前記１つ
    以上の空白部が周知の事象と比較されることを特徴とす
    る請求項２４記載の電子文書管理装置。
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