JP2000222306A - 電子メール送受支援装置と方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 日々やりとりする電子メールの数が多くなっ
てくると、多くの受信メールのなかから早急な返信を要
する重要な受信メールをユーザ自ら判断し早急な返信対
応をとる必要があり、ユーザの負担が大きくなるという
課題があった。 【解決手段】 電子メール送受システム１０で受信され
た電子メールのヘッダ情報に基づいて、前記受信された
電子メールに対して返信を行うべき時期を決定し、決定
された返信の時期をユーザに通知する。また、受信メー
ルの差出人毎の受信頻度に基づいて該差出人宛の返信の
要否や返信の時期を決定し、決定した結果をユーザに通
知する。さらに、受信メールのヘッダ情報に基づいて返
信用の定型文を自動検索してユーザに提供する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールを送受
信するシステムと連携して用いられる電子メール送受支
援装置とその方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークに接続したコンピュ
ータ同士でメッセージをやり取りするシステムとして電
子メールが多用されるようになった。電子メールの一般
化により日常的に大量の電子メールをやりとりするユー
ザの数も著しく増加し、ユーザ単位での電子メールの管
理が容易ならない状況が多く発生する。

【０００３】たとえば、早急な返信を要する内容の電子
メールが大量の受信メールの中に埋もれている場合、そ
の早急な返信を要する電子メールの重要性を大量の受信
メールのリストの中から識別することは難しい。すなわ
ち、受信メールを一つ一つ開いてその内容を見るまで
は、その電子メールが早急な返信を要する重要な電子メ
ールであるかどうかは分からない。このため、電子メー
ルの差出人と受取人との間で、リアルタイム性が要求さ
れるメッセージの伝達に大きな時間のずれが生じてしま
う危険がある。

【０００４】また、電子メールは、本文の先頭に慣習的
な挨拶文等が付加されたかたちで送信される場合が多い
が、このような挨拶文の作成に時間が費やされることを
嫌うユーザも少なくない。そこで定型文の貼り付け等に
よる方法が考えられる。ところが、あらゆるパターンの
定型文が用意された環境においても、それを選択するの
はユーザ自身であり、適当な定型文の選択に時間がとら
れることも多い。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このように、日々多く
の電子メールをやりとりしているユーザは、多くの受信
メールのなかから早急な返信を要する重要な受信メール
を自ら判断して早急な対応をとる必要があり、そのため
の大きな負担を背負わざるを得ないという問題があっ
た。また、ユーザはメール本文に挿入する定型的な挨拶
文を自ら作成したり、数ある定型文のなかから選択する
必要があり、このような挨拶文等の定型文の挿入作業に
よってメール送信の高効率化が妨げられているという問
題があった。

【０００６】本発明はこのような課題を解決するための
もので、電子メールの送受作業を適切に支援することの
できる電子メール送受支援装置と方法の提供を目的とす
る。

【０００７】特に、本発明は、返信を要する受信メール
の判断にユーザが費やす手間を解消することのできる電
子メール送受支援装置と方法の提供を目的とする。

【０００８】また、本発明は、受信メールに対する最適
な返信の時期の判断や、早急な返信を要する受信メール
の判断にユーザが費やす手間を解消することのできる電
子メール送受支援装置と方法の提供を目的とする。

【０００９】さらに、本発明は、電子メールに挿入する
定型文の作成や選択にユーザが費やす手間を軽減するこ
とのできる電子メール送受支援装置と方法の提供を目的
とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１記載の電子メール送受支援装置は、電子メ
ールを送受するシステムと連携された電子メール送受支
援装置において、前記電子メール送受システムで受信さ
れた電子メールのヘッダ情報に基づいて該受信された電
子メールに対して返信を行うべき時期を決定する決定手
段と、前記決定された返信の時期を表示する表示手段と
を有することを特徴とする。

【００１１】本発明では、電子メールのヘッダ情報に基
づいて受信メールに対して返信を行うべき時期を決定
し、この返信の時期を表示することによって、たとえ
ば、早急な返信を要する受信メールに対して早急な返信
の時期をユーザに通知することができる。これにより、
たとえば受信メールに対する返信の時期の判断にユーザ
が手間を費やすことがなくなり、日常的に大量の電子メ
ールをやりとりするユーザのメール管理の効率化を図る
ことができる。

【００１２】また、請求項２記載の電子メール送受支援
装置は、電子メールを送受するシステムと連携された電
子メール送受支援装置において、前記電子メール送受シ
ステムで受信された電子メールの差出人毎の受信頻度に
基づいて該差出人宛に返信を行うべき時期を決定する決
定手段と、前記決定された返信の時期を表示する表示手
段とを有することを特徴とする。

【００１３】本発明では、電子メールの差出人毎の受信
頻度に基づいて該差出人宛に返信を行うべき時期を決定
し、この返信の時期を表示することによって、たとえ
ば、早急な返信を要する差出人からの受信メールに対し
て早急な返信の時期をユーザに通知することができる。
これにより、たとえば受信メールに対する返信の時期の
判断にユーザが手間を費やすことがなくなり、日常的に
大量の電子メールをやりとりするユーザのメール管理の
効率化を図ることができる。

【００１４】さらに、請求項３記載の電子メール送受支
援装置は、電子メールを送受するシステムと連携された
電子メール送受支援装置において、前記電子メール送受
システムで受信された電子メールの差出人毎の受信頻度
に基づいて該差出人宛の返信の要否を決定する決定手段
と、前記決定された返信の要否を表示する表示手段とを
有することを特徴とする。

【００１５】本発明では、電子メールの差出人毎の受信
頻度に基づいて該差出人宛の返信の要否を決定し、この
返信の要否を表示することによって、たとえば、早急な
返信を要する差出人からの受信メールに対して早急な返
信を行うことをユーザに促すことができる。これによ
り、たとえば受信メールに対する返信の時期の判断にユ
ーザが手間を費やすことがなくなり、日常的に大量の電
子メールをやりとりするユーザのメール管理の効率化を
図ることができる。

【００１６】さらに、請求項４記載の電子メール送受支
援装置は、電子メールを送受するシステムと連携された
電子メール送受支援装置において、電子メールの定型文
が蓄積された定型文蓄積部と、少なくとも前記電子メー
ル送受システムで受信された電子メールのヘッダ情報に
基づいて、該受信された電子メールに対する返信用の定
型文を前記定型文蓄積部より検索する検索手段と、この
検索手段によって検索された定型文を出力する出力手段
とを有することを特徴とする。

【００１７】本発明では、受信された電子メールに対し
て最適な返信用の定型文が自動的に検索されることによ
って、電子メールに挿入する定型文の作成や選択にユー
ザが費やす手間が軽減され、日常的に大量の電子メール
をやりとりするユーザのメール返信作業の効率化を図る
ことができる。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づき説明する。

【００１９】図１は、本実施形態の電子メール送受支援
装置の構成を示すブロック図である。

【００２０】同図に示すように、本実施形態の電子メー
ル送受支援装置１０は、公衆回線に対して電子メールの
送受信を行うシステム１と連携して動作する。

【００２１】本電子メール送受支援装置１０は、上記の
電子メール送受信システム１より転送された、受信され
た電子メール（以下、受信メールと称す）からヘッダ情
報を抽出するヘッダ抽出部１１と、ヘッダ抽出部１１に
より抽出されたヘッダ情報を解析するヘッダ解析部１２
と、ヘッダ解析部１２により得られたヘッダ情報の解析
結果に基づきメール管理情報データベース１３に上記受
信メールの管理情報を登録するメール管理情報登録部１
４と、メール管理情報データベース１３に登録された受
信メール管理情報に基づいて受信メールに対して返信を
行うべき時期を決定してユーザに通知する返信時期通知
処理部１５と、返信用の定型文が蓄積された定型文デー
タベース１６と、メール管理情報データベース１３に登
録された受信メール管理情報等に基づいて返信用の定型
文を定型文データベース１６より検索する定型文検索部
１７と、返信時期通知処理部１５より発行された返信の
時期および定型文検索部１７によって検索された定型文
を出力するＣＲＴやプリンター等により構成される出力
部１９とを有している。

【００２２】次に、この実施形態の動作を説明する。図
２に本実施形態の電子メール送受支援装置の動作の手順
を示す。

【００２３】本実施形態の電子メール送受支援装置１０
は、電子メール送受信システム１より転送された受信メ
ールをまずヘッダ抽出部１１で受け取る（ステップ２０
１）。電子メールにはメール本文とともに次のようなヘ
ッダ情報が含まれている。図３にヘッダ情報の例を示
す。同図に示すように、ヘッダ情報は、受取人アドレス
２１、メール内容を表すサブジェクト２２、受信日時２
３、差出人アドレス２４を少なくとも含んでいる。ヘッ
ダ抽出部１１は、このようなヘッダ情報を受信メールよ
り抽出してヘッダ解析部１２に出力する（ステップ２０
２）。

【００２４】ヘッダ解析部１２は、ヘッダ抽出部１１に
より抽出されたヘッダ情報を解析し（ステップ２０
３）、解析結果をメール管理情報登録部１４に出力す
る。メール管理情報登録部１４はヘッダ情報の解析結果
に基づいてメール管理情報データベース１３に受信メー
ルの管理情報を次のように登録する（ステップ２０
４）。

【００２５】図４に、メール管理情報データベース１３
に登録された受信メール管理情報の例を示す。同図に示
すように、メール管理情報データベース１３には、受信
された電子メール毎に登録ナンバー４１、受領日付４
２、差出人データ４３、返信の要否４４、返信の時期４
５などが登録される。ここで受領日付４２は受信メール
のヘッダ情報に含まれる受信日時２３に従って生成され
る。差出人データ４３は受信メールのヘッダ情報に含ま
れる差出人アドレス２４に従って生成される。返信の要
否４４は設定期間内における同一差出人からの電子メー
ルの受信回数（受信頻度）に応じて決められる。返信の
時期４５は受信メールのヘッダ情報に含まれるサブジェ
クト２２を構成している単語などに応じて生成される。

【００２６】ここで、返信の要否４４と返信の時期４５
の決定方法の詳細を説明する。図５に返信の要否４４と
返信の時期４５を決定するために用いられるルールの例
を示す。メール管理情報登録部１４は、返信の要否４４
を決定するために、既存のメール管理情報データベース
１３を参照し、今回受信された電子メールの差出人につ
いての設定期間内のメール受信回数（今回の受信も含
む）を調べる。たとえば、当メール差出人からのメール
受信回数が１０回以上であるなら当メール差出人が返信
を希望している可能性が高いものとして返信の要否４４
の値を「返信要（優）」にセットする。さらにメール受
信回数の基準を５回以上、３回以上、１回のように段階
的に設定しておくことで、返信の要否４４の度合を「返
信要（普通）」「返信要（急がず）」「返信未定（検
討）」といったように段階的に示すことができる。

【００２７】また、メール管理情報登録部１４は返信の
時期４５を決定するために、ヘッダ情報に含まれるサブ
ジェクト２２を構成する個々の単語について、これがメ
ール差出人が早急な返信を希望していることを示唆する
単語であるかどうかを調べる。たとえば、受信メールの
サブジェクト２２に「至急」「返事」等の単語が存在す
る場合、差出人が早急な返信を希望しているものとして
返信の時期４５の値を「早急」にセットする。ここで、
「至急」「返事」等の単語は返信の時期４５の値を決定
するための基準単語として予め用意されたものである。
さらに、１日以内、３日以内、１週間以内といった返信
の時期４５の値を決めるための基準単語をそれぞれ用意
しておくことによって、早急度の異なる各受信メールに
対してそれぞれ最適な返信の時期４５を決定することが
できる。

【００２８】以上のようにしてメール管理情報データベ
ース１３に受信メールの管理情報が登録された後、或い
は、ユーザから任意に与えられた指令に応じて、返信時
期通知処理部１５が起動される。返信時期通知処理部１
５は、メール管理情報データベース１３に登録された受
信メール管理情報を参照して、各受信メールに対する返
信の要否４４と返信の時期４５を調べその結果をユーザ
に通知したり、或いは、返信の時期４５が近づいてきた
（早急な返信を要する）受信メールがあることをユーザ
に通知することができる。

【００２９】なお、返信の要否４４と返信の時期４５の
ユーザへの通知はユーザからの要求に応じて別々に行わ
れることが可能である。返信の要否４４の値は電子メー
ルの受信毎に更新されるので、電子メールの受信毎に返
信時期通知処理部１５が起動されるように設定しておけ
ばよい。一方、返信の時期４５の値は日数の経過に伴い
自動的に更新されるので、本電子メール送受支援装置の
起動の都度、返信時期通知処理部１５が起動されるよう
に設定しておけばよい。

【００３０】返信の要否４４と返信の時期４５のユーザ
への通知方法としては、メール管理情報データベース１
３の全登録内容をキャラクタデータ化して表示する方
法、メール管理情報データベース１３の全登録内容のう
ち返信の要否４４の値が「返信要（優）」である部分の
みをキャラクタデータ化して表示する方法、同様にメー
ル管理情報データベース１３の全登録内容のうち返信の
時期４５の値が「早急」である部分のみをキャラクタデ
ータ化して表示する方法等が挙げられる。

【００３１】図２のフローチャートには、返信の要否４
４の値が「返信要（優）」の受信メールと返信の時期４
５の値が「早急」である受信メールのいずれをも「早急
な返信を要する受信メール」として判断するようにした
設定例の手順が示されている。

【００３２】さて、返信時期通知処理部１５は、上記の
早急な返信を要する受信メールがあることを判断すると
（ステップ２０５）、該受信メールに対して早急な返信
を行うことをユーザに促す内容のメッセージ文を出力部
１９を通してユーザに通知する（ステップ２０６）。

【００３３】また、早急な返信を要する受信メールがあ
ることが判断されると定型文検索部１７が起動される。
図１に示したように、本実施形態の電子メール送受支援
装置１０はメール文の先頭等に挿入される挨拶文等の定
型文が蓄積された定型文データベース１６をもってい
る。定型文検索部１７はメール管理情報データベース１
３に蓄積された、早急な返信を要する受信メールの管理
情報に含まれる単語、つまり当該受信メールのヘッダ情
報に含まれる単語のなかから、当該受信メールに対する
返信用の定型文を決めるうえでキーとなる単語を探し出
す。定型文データベース１６に蓄積された各定型文は上
記のキー単語と様々な形態で関連付けられており、キー
単語によって検索可能な構造を持つ。しかして定型文検
索部１７は、キー単語を抽出後、この抽出されたキー単
語を使って定型文データベース１６のなかから定型文を
検索する（ステップ２０７）。ここで、大量の定型文の
候補が検索された場合は定型文をさらに絞り込むために
ユーザは新たにキー単語を入力することができる。定型
文検索部１７は、ユーザから新たに与えられた単語をキ
ーに検索結果の絞り込みを行う。すなわち、定型文検索
部１７は、ユーザと対話的に定型文の検索の絞り込みを
進めて行く。

【００３４】このユーザとの対話的な定型文検索の例を
次に示す。図６は受信メールのサブジェクト２２に含ま
れる単語を基に定型文検索部１７が定型文を絞り込むた
めに必要な単語を抽出し、抽出した単語から特定の項目
毎の属性を推定した結果を示している。同図の例では、
定型文を決めるための属性項目として「季節」と「法人
／個人」が用意されている。それぞれの項目について、
定型文検索部１７が受信メールのサブジェクト２２に含
まれる単語を基に推定した結果が「季節＝夏」「法人／
個人＝個人」であったとする。この推定結果はそのまま
定型文の検索条件として採用してもよいし、必要ならば
ユーザ自身が修正を加えたものを定型文の検索条件とし
て採用することができる。たとえば、「法人／個人＝個
人」を「法人／個人＝法人」のように修正することがで
きる。

【００３５】図６の推定結果をそのまま定型文の検索条
件として採用することによって定型文検索部１７が定型
文データベース１６から検索した定型文の例を図７に示
す。この検索された定型文は出力部１９を通してユーザ
に掲示される。さらに、出力部１９に掲示された定型文
を返信メールに採用することをユーザが指定することに
よって、その定型文は電子メールの作成環境に転送され
る（定型文の掲示画面をそのまま電子メールの作成環境
としてもよい。）。そして電子メールの作成環境におい
て定型文へのメール本文の追加等が行われ、返信用の電
子メールの作成が行われる。以上により作成された電子
メールは電子メール送受信システム１に渡されて目的の
返信先へ送信される。

【００３６】この定型文の検索例は、ユーザとの対話的
な定型文の絞り込みを要するものであるが、定型文検索
部１７が受信メールから抽出した単語を基に定型文デー
タベース１６を検索して条件に見合った返信用の定型文
を直接検索してユーザに定型文内容を掲示するようにし
てもよい。この方法において、複数の返信用の定型文の
候補が検索された場合は、その中からユーザが希望する
ものを選択する。

【００３７】以上説明したように本実施形態の電子メー
ル送受支援装置は、電子メールの送受作業を適切に支援
することのできる。たとえば、大量の電子メールを日常
的にやりとりしているユーザなどに、個々の受信メール
の内容の重要度に応じて返信の要否や返信の時期を知ら
せることができ、受信メールに対する最適な返信の時期
の判断や早急な返信を要する受信メールの判断にユーザ
が費やす手間を軽減することができる。また、受信メー
ルに対する返信用の定型文を自動的かつユーザとの対話
を通して半自動的に検索してユーザに提供し、これを返
信メールの作成にそのまま供することができ、返信メー
ルの作成効率を高めることができる。

【００３８】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、電
子メールのヘッダ情報に基づいて受信メールに対して返
信を行うべき時期を決定し、この返信の時期を表示する
ことによって、たとえば、早急な返信を要する受信メー
ルに対して早急な返信の時期をユーザに通知することが
できる。これにより、たとえば受信メールに対する返信
の時期の判断にユーザが手間を費やすことがなくなり、
日常的に大量の電子メールをやりとりするユーザのメー
ル管理の効率化を図ることができる。

【００３９】また、本発明によれば、電子メールの差出
人毎の受信頻度に基づいて該差出人宛に返信を行うべき
時期を決定し、この返信の時期を表示することによっ
て、たとえば、早急な返信を要する差出人からの受信メ
ールに対して早急な返信の時期をユーザに通知すること
ができる。これにより、たとえば受信メールに対する返
信の時期の判断にユーザが手間を費やすことがなくな
り、日常的に大量の電子メールをやりとりするユーザの
メール管理の効率化を図ることができる。

【００４０】さらに、本発明によれば、電子メールの差
出人毎の受信頻度に基づいて該差出人宛の返信の要否を
決定し、この返信の要否を表示することによって、たと
えば、早急な返信を要する差出人からの受信メールに対
して早急な返信を行うことをユーザに促すことができ
る。これにより、たとえば受信メールに対する返信の時
期の判断にユーザが手間を費やすことがなくなり、日常
的に大量の電子メールをやりとりするユーザのメール管
理の効率化を図ることができる。

【００４１】さらに、本発明によれば、受信された電子
メールに対して最適な返信用の定型文が自動的に検索さ
れることによって、電子メールに挿入する定型文の作成
や選択にユーザが費やす手間が軽減され、日常的に大量
の電子メールをやりとりするユーザのメール返信作業の
効率化を図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態の電子メール送受支援装置の構成を
示すブロック図である。

【図２】本実施形態の電子メール送受支援装置の動作の
手順を示すフローチャートである。

【図３】電子メールのヘッダ情報の構成を示す図であ
る。

【図４】メール管理情報データベースに登録された受信
メール管理情報の例を示す図である。

【図５】返信の要否と返信の時期を決定するために用い
られるルールの例を示す図である。

【図６】ユーザとの対話的な定型文検索の例を示す図で
ある。

【図７】定型文の検索結果を示す図である。

【符号の説明】

１ 電子メール送受信システム １０ 電子メール送受支援装置 １１ ヘッダ抽出部 １２ ヘッダ解析部 １３ メール管理情報データベース １４ メール管理情報登録部 １５ 返信時期通知処理部 １６ 定型文データベース １７ 定型文検索部 １９ 出力部

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールを送受するシステムと連携さ
   れた電子メール送受支援装置において、 前記電子メール送受システムで受信された電子メールの
   ヘッダ情報に基づいて該受信された電子メールに対して
   返信を行うべき時期を決定する決定手段と、 前記決定された返信の時期を表示する表示手段とを有す
   ることを特徴とする電子メール送受支援装置。
2. 【請求項２】 電子メールを送受するシステムと連携さ
   れた電子メール送受支援装置において、 前記電子メール送受システムで受信された電子メールの
   差出人毎の受信頻度に基づいて該差出人宛に返信を行う
   べき時期を決定する決定手段と、 前記決定された返信の時期を表示する表示手段とを有す
   ることを特徴とする電子メール送受支援装置。
3. 【請求項３】 電子メールを送受するシステムと連携さ
   れた電子メール送受支援装置において、 前記電子メール送受システムで受信された電子メールの
   差出人毎の受信頻度に基づいて該差出人宛の返信の要否
   を決定する決定手段と、 前記決定された返信の要否を表示する表示手段とを有す
   ることを特徴とする電子メール送受支援装置。
4. 【請求項４】 電子メールを送受するシステムと連携さ
   れた電子メール送受支援装置において、 電子メールの定型文が蓄積された定型文蓄積部と、 少なくとも前記電子メール送受システムで受信された電
   子メールのヘッダ情報に基づいて、該受信された電子メ
   ールに対する返信用の定型文を前記定型文蓄積部より検
   索する検索手段と、 この検索手段によって検索された定型文を出力する出力
   手段とを有することを特徴とする電子メール送受支援装
   置。
5. 【請求項５】 電子メールを送受するシステムで受信さ
   れた電子メールのヘッダ情報に基づいて、前記受信され
   た電子メールに対して返信を行うべき時期を決定し、前
   記決定された返信の時期を表示することを特徴とする電
   子メール送受支援方法。
6. 【請求項６】 電子メールを送受するシステムで受信さ
   れた電子メールの差出人毎の受信頻度に基づいて該差出
   人宛に返信を行うべき時期を決定し、前記決定された返
   信の時期を表示することを特徴とする電子メール送受支
   援方法。
7. 【請求項７】 電子メールを送受するシステムで受信さ
   れた電子メールの差出人毎の受信頻度に基づいて該差出
   人宛の返信の要否を決定し、前記決定された返信の要否
   を表示することを特徴とする電子メール送受支援方法。
8. 【請求項８】 電子メールの定型文が蓄積されたデータ
   ベースから、少なくとも前記電子メール送受システムで
   受信された電子メールのヘッダ情報に基づいて、該受信
   された電子メールに対する返信用の定型文を前記定型文
   蓄積部より検索し、この検索された定型文を出力するこ
   とを特徴とする電子メール送受支援方法。